Tingkatkan proses pencatatan hingga pelaporan untuk entri jurnal

Mengapa mengoptimalkan Record to Report - Entri Jurnal di Microsoft Dynamics 365

Entri jurnal menjadi dasar pelaporan keuangan dan berpengaruh langsung pada akurasi serta ketepatan waktu laporan keuangan Anda. Dalam sistem kompleks seperti Microsoft Dynamics 365, pengelolaan proses Record to Report - Entri Jurnal dapat menghadirkan berbagai tantangan, mulai dari kesalahan manual hingga siklus persetujuan yang panjang. Inefisiensi dalam proses penting ini dapat menunda penutupan keuangan, meningkatkan pemeriksaan audit, dan menimbulkan risiko ketidakpatuhan. Semua itu menambah biaya dan mengurangi kepercayaan terhadap data keuangan. Organisasi sering kesulitan melihat alur kerja yang sebenarnya, sehingga sulit mengetahui penyebab keterlambatan atau alasan entri tertentu berulang kali perlu dikerjakan ulang. Mengoptimalkan proses ini bukan sekadar mempercepat pekerjaan. Tujuannya juga memastikan akurasi, menjaga kepatuhan, dan membantu tim keuangan menyajikan wawasan yang akurat dan tepat waktu untuk mendukung keputusan bisnis.

Cara process mining membantu meningkatkan alur kerja Entri Jurnal

Process mining memberi Anda gambaran berdasarkan data tentang proses Record to Report - Entri Jurnal di Microsoft Dynamics 365. Anda tidak perlu mengandalkan cerita dari mulut ke mulut atau pengamatan manual. Process mining merekonstruksi jalur yang dilalui setiap entri jurnal, mulai dari pembuatan hingga pembukuan dan rekonsiliasi. Dengan mengambil data peristiwa langsung dari modul General Ledger, termasuk entitas seperti GeneralJournal dan LedgerEntry, Anda dapat memahami proses yang benar-benar berjalan. Pendekatan analitis ini membantu Anda:

• Menemukan proses yang sebenarnya: Temukan semua variasi alur kerja Entri Jurnal, termasuk penyimpangan tersembunyi dan jalan pintas tidak resmi yang memengaruhi efisiensi dan kepatuhan.
• Menemukan hambatan secara akurat: Ketahui tahap atau pengguna tertentu yang menyebabkan keterlambatan. Misalnya, aktivitas "Journal Entry Approved" mungkin selalu memakan waktu terlalu lama untuk jenis entri atau departemen tertentu.
• Menganalisis kinerja: Ukur indikator kinerja utama seperti waktu siklus, jumlah penyelesaian, dan tingkat pengerjaan ulang untuk setiap aktivitas. Data ini menunjukkan kinerja proses Anda secara nyata.
• Menganalisis akar penyebab: Hubungkan data proses dengan atribut seperti "Journal Entry Type", "Company Code", atau "Created By User" untuk memahami penyebab inefisiensi, penolakan, atau penyimpangan.

Gambaran menyeluruh ini membantu Anda mengoptimalkan proses secara efektif. Anda dapat meninggalkan asumsi dan berfokus pada perbaikan yang didukung data.

Area utama untuk meningkatkan proses Entri Jurnal

Dengan menggunakan process mining pada proses Record to Report - Entri Jurnal di Microsoft Dynamics 365, Anda dapat menemukan peluang perbaikan yang spesifik:

• Kurangi waktu siklus Entri Jurnal: Temukan dan hilangkan keterlambatan yang tidak perlu dalam tahap peninjauan dan persetujuan. Dengan begitu, waktu dari pembuatan entri hingga pembukuan dapat dipersingkat. Langkah ini membantu mengurangi waktu siklus Record to Report - Entri Jurnal.
• Tingkatkan kepatuhan dan kesiapan audit: Pastikan semua entri jurnal mengikuti kebijakan internal dan persyaratan peraturan. Process mining menyediakan jejak audit yang transparan dan membantu memastikan langkah penting, seperti persetujuan berjenjang untuk entri bernilai tinggi, selalu dijalankan. Ini juga mempermudah audit eksternal.
• Kurangi pengerjaan ulang dan kesalahan: Analisis pola entri jurnal yang ditolak atau dikoreksi untuk mengetahui penyebab umum. Wawasan ini membantu Anda memberikan pelatihan yang tepat sasaran, memperbaiki kontrol entri data, atau menyempurnakan kriteria persetujuan di Microsoft Dynamics 365 agar kesalahan serupa tidak terulang.
• Optimalkan alokasi sumber daya: Cari tahu bagian proses yang menggunakan sumber daya manusia secara berlebihan atau belum optimal. Hasilnya dapat membantu Anda membagi beban kerja dengan lebih baik atau menemukan tugas yang cocok untuk otomatisasi.
• Temukan peluang otomatisasi: Identifikasi langkah berulang yang mengikuti aturan dan dapat diotomatisasi. Dengan begitu, tenaga profesional di bidang keuangan dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih kompleks dan strategis.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi proses Entri Jurnal

Dengan menerapkan process mining secara terarah pada proses Record to Report - Entri Jurnal, Anda dapat memperoleh manfaat yang nyata dan terukur:

• Percepat penutupan keuangan: Persingkat siklus penutupan secara signifikan agar pemangku kepentingan mendapat wawasan keuangan tepat waktu.
• Tingkatkan akurasi data: Kurangi kesalahan dan pastikan standar akuntansi diterapkan secara konsisten untuk menjaga keandalan data keuangan.
• Tingkatkan efisiensi operasional: Sederhanakan alur kerja, kurangi pekerjaan manual, dan gunakan sumber daya dengan lebih optimal untuk meningkatkan produktivitas.
• Tingkatkan kepatuhan dan kurangi risiko: Perkuat tata kelola, pastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan kurangi risiko akibat ketidakpatuhan.
• Hemat biaya secara signifikan: Kurangi biaya pengerjaan ulang manual, temuan audit, dan proses yang tidak efisien.

Hasil ini membantu Anda meningkatkan proses Record to Report - Entri Jurnal dan memberikan manfaat nyata bagi organisasi.

Memulai process mining untuk Record to Report - Entri Jurnal

Untuk mulai meningkatkan proses Record to Report - Entri Jurnal di Microsoft Dynamics 365, manfaatkan data yang sudah Anda miliki. Ekstrak event log dari modul General Ledger dengan berfokus pada entitas transaksi utama untuk mendapatkan gambaran proses operasional saat ini. Pendekatan berbasis data ini membantu Anda melihat proses yang sebenarnya, menemukan area penting untuk diperbaiki, dan menerapkan perubahan terarah yang memberikan hasil nyata. Gunakan process mining untuk beralih dari penanganan masalah setelah terjadi ke perbaikan berkelanjutan yang proaktif. Dengan begitu, Anda dapat menjaga efisiensi dan akurasi operasional keuangan.