Mejore su proceso de registro a informe: asiento contable
Optimice los asientos contables en Microsoft Dynamics 365 para generar informes más rápidos
Los retrasos en la revisión y la aprobación suelen afectar a los ciclos de cierre financiero. Esta plataforma ayuda a identificar cuellos de botella concretos y brechas de cumplimiento en sus procesos. Obtenga pasos claros para agilizar las operaciones, mejorar la precisión y acelerar los informes.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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Por qué optimizar Record to Report - Journal Entry en Microsoft Dynamics 365
Los asientos contables son la base de los informes financieros y afectan directamente a la precisión y puntualidad de los estados financieros. En un sistema complejo como Microsoft Dynamics 365, gestionar el proceso Record to Report - Journal Entry puede plantear numerosos desafíos, desde errores manuales hasta ciclos de aprobación prolongados. Las ineficiencias en este proceso crítico provocan cierres financieros tardíos, un mayor escrutinio de auditoría y posibles incumplimientos, todo ello con costes importantes y una menor confianza en los datos financieros. A menudo, las organizaciones no tienen visibilidad del Workflow real, lo que dificulta localizar los retrasos o entender por qué determinados asientos requieren retrabajo de forma recurrente. Optimizar este proceso no consiste solo en ganar velocidad: también implica garantizar la precisión, mantener el cumplimiento y proporcionar al equipo financiero información exacta y oportuna para tomar decisiones empresariales estratégicas.
Cómo ayuda Process Mining a mejorar los Workflows de asientos contables
Process Mining ofrece una perspectiva excepcional de su proceso Record to Report - Journal Entry en Microsoft Dynamics 365. En lugar de depender de percepciones aisladas u observaciones manuales, Process Mining reconstruye automáticamente las rutas reales que sigue cada asiento contable, desde su creación inicial hasta la contabilización y conciliación finales. Al extraer los datos de eventos directamente del módulo General Ledger, incluidas entidades como GeneralJournal y LedgerEntry, obtiene una visión basada en datos del proceso «tal como es». Este potente enfoque analítico le permite:
- Descubrir el proceso real: detectar todas las variantes de su Workflow de asientos contables, incluidas desviaciones ocultas y atajos no oficiales que afectan a la eficiencia y al cumplimiento.
- Identificar cuellos de botella con precisión: localizar las etapas exactas o los usuarios concretos responsables de los retrasos, por ejemplo, si la actividad «Journal Entry Approved» tarda sistemáticamente demasiado para determinados tipos de asiento o departamentos.
- Analizar el rendimiento: medir indicadores clave de rendimiento como el tiempo de ciclo, el volumen procesado y las tasas de retrabajo de cada actividad, con datos concretos sobre el estado del proceso.
- Analizar las causas raíz: al relacionar los datos del proceso con atributos como «Journal Entry Type», «Company Code» o «Created By User», comprender las razones subyacentes de las ineficiencias, los rechazos o las desviaciones.
Esta visión integral es esencial para optimizar el proceso de forma eficaz, ya que permite dejar atrás las suposiciones y centrarse en iniciativas de mejora respaldadas por datos.
Principales áreas de mejora para optimizar el proceso de asientos contables
La aplicación de Process Mining a su proceso Record to Report - Journal Entry en Microsoft Dynamics 365 revela oportunidades concretas de mejora:
- Reducir el tiempo de ciclo de los asientos contables: identificar y eliminar retrasos innecesarios en las etapas de revisión y aprobación para completar antes el proceso, desde la creación del asiento hasta su contabilización. Esto contribuye directamente a reducir el tiempo de ciclo de Record to Report - Journal Entry.
- Mejorar el cumplimiento y la preparación para auditorías: verificar que todos los asientos contables cumplen las políticas internas y los requisitos normativos. Process Mining proporciona un registro de auditoría transparente y garantiza que los pasos críticos, como las aprobaciones multinivel para asientos de alto valor, se sigan de forma coherente, lo que simplifica las auditorías externas.
- Minimizar el retrabajo y los errores: analizar los patrones de los asientos rechazados o corregidos para comprender sus causas habituales. Esta información permite aplicar formación específica, mejorar los controles de entrada de datos o ajustar los criterios de aprobación en Microsoft Dynamics 365 para reducir futuros errores.
- Optimizar la asignación de recursos: comprender dónde se utilizan en exceso o por debajo de su capacidad los recursos humanos del proceso. Esto puede mejorar la distribución de la carga de trabajo o ayudar a identificar tareas aptas para la automatización.
- Identificar oportunidades de automatización: detectar pasos repetitivos y basados en reglas que podrían automatizarse, para que el personal financiero pueda centrarse en actividades más complejas y estratégicas.
Resultados esperados de la optimización del proceso de asientos contables
Al aplicar Process Mining de forma estratégica a su proceso Record to Report - Journal Entry, puede obtener beneficios importantes y medibles:
- Cierre financiero más rápido: complete el ciclo de cierre en mucho menos tiempo y proporcione a las partes interesadas información financiera oportuna.
- Mayor precisión de los datos: mejore la integridad de los datos financieros al reducir los errores y garantizar el cumplimiento coherente de las normas contables.
- Mayor eficiencia operativa: agilice los Workflows, reduzca el esfuerzo manual y optimice el uso de los recursos para lograr importantes mejoras de productividad.
- Mejor cumplimiento y menor riesgo: refuerce su marco de gobierno, garantice el cumplimiento normativo y reduzca los riesgos asociados al incumplimiento.
- Ahorro significativo de costes: reduzca los gastos relacionados con el retrabajo manual, los hallazgos de auditoría y los procesos ineficientes.
Estos resultados responden directamente a cómo mejorar Record to Report - Journal Entry y aportan un valor tangible a su organización.
Cómo comenzar con Process Mining para Record to Report - Journal Entry
Para empezar a transformar su proceso Record to Report - Journal Entry en Microsoft Dynamics 365, el primer paso consiste en aprovechar los datos que ya tiene. Al extraer los Registros de eventos del módulo General Ledger y centrarse en las entidades transaccionales clave, podrá crear rápidamente una visión completa de sus operaciones actuales. Este enfoque basado en datos le permite visualizar los procesos reales, identificar áreas críticas de mejora y aplicar cambios específicos que generen beneficios tangibles. Adopte Process Mining para pasar de una resolución reactiva de problemas a una optimización proactiva y continua de sus operaciones financieras, con eficiencia y precisión.
La ruta de mejora de 6 pasos para Record to Report - Asiento contable
Descargue el Template
Qué hacer
Obtenga el Template especializado de Excel diseñado para extraer datos de asientos contables de Microsoft Dynamics 365, con la estructura correcta para analizar el proceso.
Por qué es importante
Esto garantiza que sus datos estén preparados de forma uniforme, evita problemas de mapeo de datos y acelera la configuración para realizar un Process Mining preciso.
Resultado esperado
Un Template de Excel listo para usar, con columnas predefinidas para sus datos de asientos contables.
Exporte sus datos
Qué hacer
Extraiga entre 3 y 6 meses de datos históricos de asientos contables del módulo GL de Microsoft Dynamics 365 Finance y complete el Template descargado.
Por qué es importante
Contar con un conjunto sólido de datos históricos proporciona una visión realista del rendimiento anterior, fundamental para identificar patrones recurrentes e ineficiencias.
Resultado esperado
Un Template de Excel completado con los datos históricos de su proceso de asientos contables.
Cargue su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue de forma segura su Template de datos de asientos contables completado en ProcessMind para iniciar el análisis automático y la ingesta de datos.
Por qué es importante
Este paso transforma los datos sin procesar en un modelo de proceso útil para la acción y permite obtener conclusiones inmediatas sin manipular los datos manualmente.
Resultado esperado
Los datos de su proceso de asientos contables se han cargado y procesado correctamente en ProcessMind y están listos para el análisis.
Analice su proceso
Qué hacer
Explore los Dashboards generados automáticamente y los mapas visuales del proceso de su Workflow de asientos contables, aprovechando las recomendaciones basadas en IA.
Por qué es importante
Obtenga información detallada sobre los cuellos de botella, las desviaciones y los riesgos de cumplimiento de su ciclo de Record to Report, y descubra oportunidades de optimización.
Resultado esperado
Una comprensión clara del rendimiento actual de sus asientos contables, los puntos problemáticos identificados y las mejoras recomendadas.
Implemente mejoras
Qué hacer
Priorice las oportunidades de mejora identificadas, como agilizar las aprobaciones en Dynamics 365, y póngalas en práctica.
Por qué es importante
Esto convierte las conclusiones en mejoras tangibles del proceso, aborda directamente las ineficiencias y reduce el esfuerzo manual en el procesamiento de asientos contables.
Resultado esperado
Cambios específicos implementados en el proceso, que dan lugar a un Workflow de asientos contables más ágil y eficiente.
Supervise su proceso
Qué hacer
Vuelva a cargar periódicamente los datos actualizados de asientos contables de Microsoft Dynamics 365 para realizar un seguimiento del impacto de los cambios implementados y medir las mejoras en los KPI.
Por qué es importante
La supervisión continua garantiza la salud sostenida del proceso, permite adaptarse a nuevos desafíos y mantener una eficiencia óptima en la generación de informes financieros.
Resultado esperado
Medición continua de las mejoras del proceso de asientos contables y excelencia operativa sostenida en Record to Report.
SUS DESCUBRIMIENTOS
Acelere sus informes con información sobre los asientos contables
- Visualice el flujo de asientos contables en Dynamics 365
- Identifique con precisión los retrasos y cuellos de botella de aprobación
- Descubra brechas de cumplimiento y ciclos de retrabajo
- Identifique los pasos para acelerar los informes
RESULTADOS HABITUALES
Optimice su proceso de Journal Entry para lograr una mayor eficiencia
Estos resultados muestran las mejoras medibles que las organizaciones suelen conseguir al aplicar Process Mining a su Workflow de Journal Entry en Microsoft Dynamics 365. Al identificar cuellos de botella y desviaciones, las empresas pueden agilizar sus operaciones, reducir errores y acelerar su ciclo Record to Report.
Reducción media del tiempo de aprobación
Agilice el Workflow de aprobación de asientos contables, identifique y elimine cuellos de botella para acelerar la elaboración de informes financieros. Así, las aprobaciones se completan de forma más eficiente.
Disminución de las correcciones y los reenvíos
Al identificar las causas raíz de los rechazos y las correcciones, las organizaciones pueden reducir considerablemente la necesidad de retrabajo manual. Esto mejora la calidad de los datos y la eficiencia del proceso.
Aumento del cumplimiento del proceso estándar
Garantice que los asientos contables sigan de forma coherente los flujos de proceso predefinidos para minimizar las desviaciones y los riesgos de cumplimiento. Esto refuerza los registros de auditoría y los controles internos.
Reducción media del tiempo de contabilización
Reduzca el tiempo entre la aprobación del asiento contable y su contabilización efectiva en el libro mayor para acelerar los informes de cierre financiero. Así, los estados financieros serán más oportunos y precisos.
Disminución general de los costes de procesamiento
Optimice el uso de los recursos y elimine las ineficiencias en todo el proceso de Journal Entry para reducir de forma medible el coste operativo de cada asiento. Así, liberará presupuesto para iniciativas estratégicas.
Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
El Process Mining visualiza el flujo real de sus asientos contables e identifica cuellos de botella como aprobaciones lentas o rechazos frecuentes. Ayuda a descubrir ineficiencias y brechas de cumplimiento, y proporciona conclusiones basadas en datos para la optimización.
Normalmente, necesitará registros de eventos relacionados con el ID del asiento contable, incluidos los nombres de las actividades, las marcas de tiempo y el usuario que realiza la actividad. Estos datos constituyen la base para reconstruir el flujo completo del proceso.
Los primeros resultados suelen obtenerse en unas semanas desde la extracción de datos y la configuración del modelo, según la calidad de los datos y la complejidad del proceso. Los proyectos completos de optimización suelen desarrollarse durante varios meses y generan mejoras continuas.
Sí. Al mapear cada paso, el Process Mining muestra con precisión dónde y por qué se producen los rechazos y dónde se introduce el retrabajo. Esto permite centrarse en pasos específicos para mejorarlos y minimizar los errores y los costes asociados.
El primer paso suele ser una fase de descubrimiento para comprender los objetivos específicos de su proceso e identificar las fuentes de datos clave en Microsoft Dynamics 365. Después se realiza la extracción de datos y el modelado inicial para visualizar el proceso.
El Process Mining es escalable y beneficioso para organizaciones de cualquier tamaño. Incluso los equipos pequeños pueden obtener información valiosa sobre sus procesos, agilizar las operaciones y conseguir mejoras rápidas.
El principal requisito técnico es tener acceso a sus datos de Microsoft Dynamics 365, concretamente a los registros de eventos de las tablas pertinentes. Normalmente no es necesario instalar software complejo en sus sistemas, ya que muchas herramientas funcionan en la nube.
Normalmente, las herramientas de Process Mining se conectan a Dynamics 365 mediante conectores de datos estándar o exportando datos sin procesar, sin modificar directamente su sistema. Esto garantiza la integridad de los datos y un análisis no invasivo.
Mejore los asientos contables en Dynamics 365 y genere informes más rápido
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