Cải tiến quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Vì sao nên tối ưu quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trong Microsoft Dynamics 365

Bút toán nhật ký là nền tảng của báo cáo tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác và tính kịp thời của báo cáo tài chính. Trong một hệ thống phức tạp như Microsoft Dynamics 365, quản lý quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký có thể phát sinh nhiều thách thức, từ sai sót thủ công đến chu kỳ phê duyệt kéo dài. Quy trình kém hiệu quả này có thể làm chậm việc khóa sổ, khiến hoạt động kiểm toán bị soi xét kỹ hơn và dẫn đến nguy cơ không tuân thủ. Tất cả đều làm tăng chi phí và giảm độ tin cậy của dữ liệu tài chính. Nhiều tổ chức không nắm rõ quy trình thực tế, nên khó xác định chậm trễ xảy ra ở đâu và vì sao một số bút toán liên tục phải làm lại. Tối ưu quy trình không chỉ là tăng tốc. Mục tiêu còn là đảm bảo độ chính xác, duy trì tuân thủ và giúp nhóm tài chính cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Process mining giúp cải thiện quy trình làm việc với bút toán nhật ký như thế nào

Process mining cho bạn góc nhìn rõ ràng về quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trong Microsoft Dynamics 365. Thay vì dựa vào lời kể hoặc quan sát thủ công, process mining tự động dựng lại các luồng thực tế của từng bút toán, từ lúc tạo đến khi ghi sổ và đối chiếu. Khi trích xuất dữ liệu sự kiện trực tiếp từ phân hệ sổ cái, bao gồm các thực thể như GeneralJournal và LedgerEntry, bạn có thể hiểu quy trình đang diễn ra dựa trên dữ liệu thực tế. Cách phân tích này giúp bạn:

• Khám phá quy trình thực tế: Tìm ra mọi biến thể trong quy trình làm việc với bút toán nhật ký, kể cả những sai lệch khó thấy và lối tắt không chính thức ảnh hưởng đến hiệu quả và tuân thủ.
• Xác định chính xác điểm nghẽn: Tìm đúng công đoạn hoặc người dùng cụ thể gây chậm trễ. Ví dụ, hoạt động "Journal Entry Approved" có thể thường xuyên mất quá nhiều thời gian với một số loại bút toán hoặc phòng ban.
• Phân tích hiệu suất: Đo các KPI như thời gian chu kỳ, thông lượng và tỷ lệ làm lại cho từng hoạt động để biết quy trình đang vận hành ra sao.
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Đối chiếu dữ liệu quy trình với các thuộc tính như "Journal Entry Type", "Company Code" hoặc "Created By User" để hiểu nguyên nhân dẫn đến kém hiệu quả, bị từ chối hoặc sai lệch.

Góc nhìn tổng thể này giúp bạn tối ưu quy trình dựa trên dữ liệu thay vì giả định, đồng thời tập trung vào những cải tiến có căn cứ rõ ràng.

Những điểm cần cải thiện trong quy trình bút toán nhật ký

Dùng process mining để phân tích quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trong Microsoft Dynamics 365 giúp bạn tìm ra các cơ hội cải thiện cụ thể:

• Rút ngắn thời gian xử lý bút toán nhật ký: Tìm và loại bỏ thời gian chờ không cần thiết ở khâu rà soát và phê duyệt, từ đó rút ngắn thời gian từ lúc tạo bút toán đến khi ghi sổ. Đây là cách giảm thời gian chu kỳ của quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký.
• Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng cho kiểm toán: Kiểm tra xem mọi bút toán có tuân thủ chính sách nội bộ và yêu cầu pháp lý hay không. Process mining cung cấp dấu vết kiểm toán minh bạch, giúp đảm bảo các bước quan trọng như phê duyệt nhiều cấp cho bút toán giá trị lớn được thực hiện nhất quán, đồng thời đơn giản hóa kiểm toán bên ngoài.
• Giảm làm lại và sai sót: Phân tích các bút toán bị từ chối hoặc chỉnh sửa để tìm nguyên nhân phổ biến. Từ đó, bạn có thể tổ chức đào tạo phù hợp, cải thiện kiểm soát nhập liệu hoặc điều chỉnh tiêu chí phê duyệt trong Microsoft Dynamics 365 để hạn chế sai sót về sau.
• Phân bổ tài nguyên hợp lý: Tìm hiểu nhân sự đang bị quá tải hay chưa được sử dụng hết trong quy trình. Kết quả có thể giúp phân bổ công việc tốt hơn hoặc xác định tác vụ phù hợp để tự động hóa.
• Tìm cơ hội tự động hóa: Xác định các bước lặp lại theo quy tắc có thể tự động hóa, để nhân viên tài chính dành thời gian cho công việc phức tạp và mang tính chiến lược hơn.

Kết quả kỳ vọng khi tối ưu quy trình bút toán nhật ký

Khi áp dụng process mining có định hướng vào quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký, bạn có thể đạt được những lợi ích rõ rệt và đo lường được:

• Khóa sổ tài chính nhanh hơn: Rút ngắn đáng kể chu kỳ khóa sổ để các bên liên quan sớm có thông tin tài chính.
• Dữ liệu chính xác hơn: Giảm sai sót và đảm bảo tuân thủ nhất quán các chuẩn mực kế toán, qua đó nâng cao độ tin cậy của dữ liệu tài chính.
• Vận hành hiệu quả hơn: Tinh gọn quy trình làm việc, giảm công sức thủ công và sử dụng tài nguyên hợp lý để tăng năng suất.
• Tăng cường tuân thủ, giảm rủi ro: Củng cố cơ chế quản trị, đảm bảo tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro do không tuân thủ.
• Tiết kiệm đáng kể chi phí: Giảm chi phí làm lại thủ công, phát hiện kiểm toán và quy trình kém hiệu quả.

Những kết quả này giúp cải thiện quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký và mang lại giá trị thiết thực cho tổ chức.

Bắt đầu process mining cho quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Để bắt đầu cải thiện quy trình từ ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký trong Microsoft Dynamics 365, trước tiên hãy tận dụng dữ liệu sẵn có. Trích xuất event log từ phân hệ sổ cái, tập trung vào các thực thể giao dịch chính, sẽ giúp bạn nhanh chóng có được bức tranh rõ ràng về hoạt động hiện tại. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này giúp bạn trực quan hóa quy trình thực tế, xác định điểm cần cải thiện và thực hiện thay đổi có mục tiêu để đạt kết quả cụ thể. Dùng process mining để chuyển từ xử lý vấn đề khi đã xảy ra sang cải tiến liên tục, chủ động, đồng thời đảm bảo hiệu quả và độ chính xác.