Fejlessze a főkönyvi zárási folyamatot a naplóbejegyzéseknél
Válasszon folyamatot
Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.
Optimalizálja a naplókönyvelést a Microsoft Dynamics 365-ben a gyorsabb pénzügyi beszámolókért
Az ellenőrzés és a jóváhagyás késései gyakran elhúzzák a pénzügyi zárást. Ez a platform segít megtalálni a folyamatok konkrét szűk keresztmetszeteit és a megfelelési hiányosságokat. Ismerje meg, hogyan egyszerűsítheti a működést, javíthatja a pontosságot és gyorsíthatja fel a jelentéskészítést.
Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.
Részletes leírás megjelenítése
Miért érdemes optimalizálni a Record to Report naplókönyvelési folyamatát a Microsoft Dynamics 365-ben
A naplóbejegyzések alapvetően meghatározzák a pénzügyi beszámolók pontosságát és időzítését. Egy összetett rendszerben, például a Microsoft Dynamics 365-ben, a Record to Report naplókönyvelési folyamat kezelése számos nehézséget okozhat, a manuális hibáktól a hosszan tartó jóváhagyásig. A folyamat hiányosságai késleltetik a pénzügyi zárást, fokozzák az auditok terhelését, és megfelelési problémákhoz vezethetnek. Mindez jelentős költségekkel jár, és csökkenti a pénzügyi adatokba vetett bizalmat. Sok szervezet nem látja pontosan, hogyan zajlik a munkafolyamat, ezért nehéz megállapítani, hol és miért keletkeznek késedelmek, illetve miért kell bizonyos bejegyzéseket újra és újra javítani. A folyamat optimalizálása nem pusztán a gyorsaságról szól. A pontosság és a megfelelés fenntartása mellett a pénzügyi csapat is megbízható, időben rendelkezésre álló információkkal segítheti az üzleti döntéseket.
Hogyan segíti a process mining a naplókönyvelési munkafolyamatok fejlesztését
A process mining részletes képet ad a Microsoft Dynamics 365-ben zajló Record to Report naplókönyvelési folyamatról. A feltételezések és manuális megfigyelések helyett automatikusan rekonstruálja a naplóbejegyzések tényleges útját a létrehozástól a könyvelésig és az egyeztetésig. Ha közvetlenül a főkönyvi modulból nyeri ki az eseményadatokat, például a GeneralJournal és LedgerEntry entitásokból, adatok alapján ismerheti meg a folyamat jelenlegi működését. Az elemzés segítségével:
- Feltárhatja a tényleges folyamatot: Megismerheti a naplókönyvelési munkafolyamat összes változatát, beleértve a hatékonyságot és a megfelelést befolyásoló rejtett eltéréseket és nem hivatalos kerülőutakat.
- Pontosan azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket: Megállapíthatja, melyik szakasz vagy felhasználó okoz késedelmet. Például kiderülhet, ha a „Naplóbejegyzés jóváhagyva” tevékenység bizonyos bejegyzéstípusoknál vagy részlegeknél rendszeresen túl sokáig tart.
- Elemezheti a teljesítményt: Minden tevékenységnél mérheti a fontos KPI-kat, például a ciklusidőt, az átbocsátást és az ismételt munkavégzés arányát. Így konkrét adatok alapján láthatja, hogyan teljesít a folyamat.
- Feltárhatja a kiváltó okokat: A folyamatadatokat olyan attribútumokkal összekapcsolva, mint a „Naplóbejegyzés típusa”, a „Vállalatkód” vagy a „Létrehozó felhasználó”, megértheti a hatékonysági problémák, elutasítások és eltérések hátterét.
Ez a teljes folyamatra kiterjedő kép segít abban, hogy feltételezések helyett adatok alapján válassza ki a fejlesztési lépéseket.
A naplókönyvelési folyamat fejlesztésének fő területei
A Microsoft Dynamics 365 Record to Report naplókönyvelési folyamatának process mining elemzése konkrét fejlesztési lehetőségeket tár fel:
- Csökkentse a naplókönyvelés ciklusidejét: Azonosítsa és szüntesse meg az ellenőrzés és jóváhagyás szükségtelen késedelmeit. Így a bejegyzés létrehozásától a könyvelésig rövidebb lesz a teljes átfutási idő. Ez közvetlenül segít csökkenteni a Record to Report naplókönyvelési folyamat ciklusidejét.
- Javítsa a megfelelést és az auditokra való felkészültséget: Ellenőrizze, hogy minden naplóbejegyzés megfelel-e a belső szabályzatoknak és a jogszabályi követelményeknek. A process mining átlátható ellenőrzési nyomvonalat biztosít, így ellenőrizheti például, hogy a nagy értékű bejegyzések többszintű jóváhagyása minden esetben megtörténik-e. Ez az auditokat is egyszerűsíti.
- Csökkentse az ismételt munkát és a hibákat: Elemezze az elutasított vagy javított bejegyzések mintázatait, és tárja fel a gyakori okokat. Az eredmények alapján célzott képzést tarthat, javíthatja az adatbeviteli ellenőrzéseket, vagy finomíthatja a Microsoft Dynamics 365 jóváhagyási feltételeit.
- Ossza be hatékonyabban az erőforrásokat: Lássa, hol használják túl vagy nem használják ki eléggé a munkatársakat. Ennek alapján kiegyensúlyozhatja a munkaterhelést, vagy azonosíthatja az automatizálható feladatokat.
- Tárja fel az automatizálási lehetőségeket: Keresse meg az ismétlődő, szabályalapú lépéseket, amelyek automatizálhatók, így a pénzügyi szakemberek összetettebb, stratégiai feladatokra fordíthatják az idejüket.
A naplókönyvelési folyamat optimalizálásának várható eredményei
Ha célzottan alkalmazza a process mininget a Record to Report naplókönyvelési folyamatban, jelentős, mérhető eredményeket érhet el:
- Gyorsabb pénzügyi zárás: Rövidebb zárási ciklussal a döntéshozók időben kapják meg a pénzügyi információkat.
- Pontosabb adatok: A hibák csökkentésével és a számviteli szabályok következetes betartásával javíthatja a pénzügyi adatok megbízhatóságát.
- Hatékonyabb működés: Egyszerűsítse a munkafolyamatokat, csökkentse a manuális munkát, és használja ki jobban az erőforrásokat a termelékenység növeléséhez.
- Jobb megfelelés és kisebb kockázat: Erősítse az irányítási kereteket, tartsa be a jogszabályi követelményeket, és mérsékelje a meg nem felelésből eredő kockázatokat.
- Jelentős költségmegtakarítás: Csökkentse a manuális javításokhoz, az auditmegállapításokhoz és a nem hatékony folyamatokhoz kapcsolódó kiadásokat.
Ezek az eredmények kézzelfogható értéket teremtenek, és közvetlenül segítik a Record to Report naplókönyvelési folyamat fejlesztését.
A Record to Report naplókönyvelési folyamat elemzésének megkezdése
A Microsoft Dynamics 365 Record to Report naplókönyvelési folyamatának fejlesztéséhez először használja fel a már rendelkezésre álló adatokat. Nyerje ki az eseménynaplókat a főkönyvi modulból, a fontos tranzakciós entitásokra összpontosítva, így gyorsan képet kaphat a jelenlegi működésről. Az adatok alapján megjelenítheti a tényleges folyamatokat, azonosíthatja a fejlesztendő területeket, és célzott változtatásokat vezethet be. A process mining segítségével a pénzügyi működés a problémák utólagos kezelése helyett a megelőző, folyamatos fejlesztésre épülhet, a hatékonyság és a pontosság megőrzése mellett.
A Record to Report naplóbejegyzési folyamatának fejlesztése 6 lépésben
Töltse le a sablont
Teendők
Töltse le a Microsoft Dynamics 365 rendszerből származó naplóbejegyzések adatainak kinyerésére szolgáló Excel-sablont. Az előre kialakított szerkezet megkönnyíti a folyamat elemzését.
Miért fontos?
Így egységes formában készítheti elő az adatokat, elkerülheti az adatok megfeleltetésével kapcsolatos problémákat, és gyorsabban beállíthatja a pontos process mining elemzést.
Várható eredmény
Azonnal használható Excel-sablon előre megadott oszlopokkal a naplóbejegyzések adatainak rögzítéséhez.
Exportálja az adatokat
Teendők
Nyerje ki az elmúlt 3–6 hónap naplóbejegyzési adatait a Microsoft Dynamics 365 Finance GL moduljából, majd töltse ki a letöltött sablont.
Miért fontos?
A megfelelő mennyiségű korábbi adat valós képet ad a folyamat teljesítményéről, és segít feltárni az ismétlődő mintákat, valamint a hatékonysági problémákat.
Várható eredmény
Kitöltött Excel-sablon a naplóbejegyzési folyamat korábbi adataival.
Töltse fel az adatkészletet
Teendők
Töltse fel biztonságosan a kitöltött naplóbejegyzési sablont a ProcessMindba. Ezzel elindul az adatok automatikus betöltése és elemzése.
Miért fontos?
Ebben a lépésben a nyers adatokból elemezhető folyamatmodell készül, így kézi adatfeldolgozás nélkül juthat gyorsan használható eredményekhez.
Várható eredmény
A ProcessMind sikeresen betöltötte és feldolgozta a naplóbejegyzési folyamat adatait. Az elemzés már megkezdhető.
Elemezze a folyamatot
Teendők
Tekintse át a naplóbejegyzési munkafolyamathoz automatikusan létrehozott dashboardokat és folyamatábrákat, valamint az AI-alapú javaslatokat.
Miért fontos?
Tárja fel a Record to Report ciklus szűk keresztmetszeteit, eltéréseit és megfelelési kockázatait, és azonosítsa a fejlesztési lehetőségeket.
Várható eredmény
Pontos képet kap a naplóbejegyzések jelenlegi teljesítményéről, a problémás pontokról és a javasolt fejlesztésekről.
Vezesse be a fejlesztéseket
Teendők
Állítsa fontossági sorrendbe a feltárt fejlesztési lehetőségeket, például egyszerűsítse a jóváhagyást a Dynamics 365 rendszerben, majd valósítsa meg a változtatásokat.
Miért fontos?
Az elemzés eredményei kézzelfogható folyamatfejlesztéssé válnak. A változtatások közvetlenül kezelik a hatékonysági problémákat, és csökkentik a naplóbejegyzések feldolgozásával járó kézi munkát.
Várható eredmény
Megvalósított folyamatváltoztatások, amelyek egyszerűbbé és hatékonyabbá teszik a naplóbejegyzések munkafolyamatát.
Kövesse nyomon a folyamatot
Teendők
Időnként töltse fel újra a Microsoft Dynamics 365 rendszerből származó, frissített naplóbejegyzési adatokat. Így nyomon követheti a változtatások hatását, és mérheti a KPI-k javulását.
Miért fontos?
A rendszeres nyomon követés segít megőrizni a folyamat megfelelő működését. Így reagálhat az új kihívásokra, és fenntarthatja a pénzügyi jelentéskészítés hatékonyságát.
Várható eredmény
A naplóbejegyzési folyamat fejlesztéseinek folyamatos mérése és a Record to Report működés tartós javítása.
FELTÁRT EREDMÉNYEK
Gyorsabb jelentéskészítés a naplóbejegyzések elemzésével
- A naplóbejegyzések folyamatának megjelenítése a Dynamics 365 rendszerben
- A jóváhagyási késések és szűk keresztmetszetek feltárása
- A megfelelési hiányosságok és az újramunkálási körök feltárása
- A jelentéskészítést gyorsító lépések azonosítása
JELLEMZŐ EREDMÉNYEK
Hatékonyabb naplóbejegyzési folyamat
Ezek az eredmények azt mutatják, milyen mérhető javulást érhetnek el a szervezetek, ha process mining segítségével elemzik a Microsoft Dynamics 365 naplóbejegyzési munkafolyamatát. A szűk keresztmetszetek és eltérések feltárásával egyszerűsíthető a működés, csökkenthetők a hibák, és felgyorsítható a Record to Report ciklus.
A jóváhagyási idő átlagos csökkenése
Egyszerűsítse a naplóbejegyzések jóváhagyási munkafolyamatát: tárja fel és szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket, hogy gyorsabban készüljenek el a pénzügyi jelentések. Így hatékonyabbá válhat a jóváhagyás.
A javítások és újbóli beküldések számának csökkenése
Az elutasítások és javítások kiváltó okainak feltárásával jelentősen csökkenthető a kézi utómunka. Ez javítja az adatok minőségét és a folyamat hatékonyságát.
A szabványos folyamat betartásának javulása
Gondoskodjon róla, hogy a naplóbejegyzések következetesen az előírt folyamat szerint haladjanak. Ezzel csökkentheti az eltéréseket és a megfelelési kockázatokat, valamint javíthatja az auditnyomvonalat és a belső kontrollokat.
A könyvelés átfutási idejének átlagos csökkenése
Csökkentse a naplóbejegyzés jóváhagyása és főkönyvi könyvelése közötti időt, hogy hamarabb elkészüljenek a pénzügyi zárás jelentései. Így a pénzügyi kimutatások időben és pontosan készülhetnek el.
A feldolgozási költségek összesített csökkenése
Használja hatékonyabban az erőforrásokat, és szüntesse meg a naplóbejegyzési folyamat egészében jelentkező hatékonysági problémákat. Így mérhetően csökkenhet az egyes bejegyzések feldolgozási költsége, a felszabaduló keret pedig stratégiai kezdeményezésekre fordítható.
Az eredmények a folyamat összetettségétől és az adatok minőségétől függően változnak. Az itt szereplő értékek a bevezetések során tapasztalt jellemző javulást mutatják.
Javasolt adatok
GYIK
Gyakran ismételt kérdések
A process mining megmutatja, hogyan haladnak ténylegesen a naplóbejegyzések a folyamaton. Feltárja például a lassú jóváhagyásokból vagy a gyakori elutasításokból adódó szűk keresztmetszeteket. Segít azonosítani a hatékonysági problémákat és a megfelelési hiányosságokat, így az adatok alapján fejlesztheti a folyamatot.
Általában a naplóbejegyzés-azonosítóhoz kapcsolódó eseménynaplókra van szükség. Ezek tartalmazzák a tevékenységek nevét, időbélyegét és az azokat végző felhasználót. Ezekből az adatokból állítható össze a folyamat teljes menete.
Az első eredmények gyakran néhány héten belül megjelennek az adatok kinyerése és a modell beállítása után. Az időtartam az adatok minőségétől és a folyamat összetettségétől függ. A teljes folyamatfejlesztési projektek jellemzően több hónapig tartanak, és folyamatos javulást eredményeznek.
Igen. A folyamat minden lépésének feltérképezésével pontosan megmutatja, hol és miért utasítják el a bejegyzéseket, illetve hol keletkezik ismételt munka. Így célzottan fejlesztheti az érintett lépéseket, csökkentve a hibákat és a kapcsolódó költségeket.
Elsőként érdemes tisztázni a folyamat céljait, és azonosítani a Microsoft Dynamics 365 rendszerben található fontos adatforrásokat. Ezt követi az adatok kinyerése és az első modell elkészítése, amely láthatóvá teszi a folyamatot.
A process mining különböző méretű szervezeteknél is alkalmazható. A kisebb csapatok is értékes képet kaphatnak folyamataikról, egyszerűsíthetik a működést, és gyors eredményeket érhetnek el.
Elsősorban hozzáférésre van szükség a Microsoft Dynamics 365 adataihoz, különösen az érintett táblák eseménynaplóihoz. A rendszerekre általában nem kell nagyobb szoftvereket telepíteni, mivel számos eszköz felhőalapú.
A process mining eszközök általában szabványos adatkapcsolatokon vagy nyers adatok exportálásával kapcsolódnak a Dynamics 365 rendszerhez, és nem módosítják közvetlenül azt. Így az elemzés nem avatkozik be a rendszer működésébe, és megőrzi az adatok sértetlenségét.
Gyorsítsa fel a naplóbejegyzéseket a Dynamics 365 rendszerben, készítsen jelentést hamarabb
Szüntesse meg a szűk keresztmetszeteket, és csökkentse 30%-kal a főkönyvi naplóbejegyzések R2R-ciklusidejét.
Nincs szükség bankkártyára, percek alatt elkezdheti.