> Continu verbeteren van processen > Record to Report journaalposten > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je proces van registratie tot rapportage voor journaalposten

Optimaliseer journaalposten met onze 6-stappengids voor Dynamics 365

Datatemplate downloaden

Verbeter je proces van registratie tot rapportage voor journaalposten

Record to Report - journaalposten

Microsoft Dynamics 365

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(10)Doelen(10)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verwerk journaalposten in Microsoft Dynamics 365 efficiënter voor snellere rapportages

Vertragingen bij beoordeling en goedkeuring hebben vaak gevolgen voor de financiële afsluiting. Dit platform helpt specifieke bottlenecks en complianceproblemen in processen op te sporen. Je krijgt concrete stappen om de bedrijfsvoering efficiënter te maken, de nauwkeurigheid te verhogen en rapportages sneller af te ronden.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Record to Report - journaalposten in Microsoft Dynamics 365 verbeteren

Journaalposten vormen de basis van financiële rapportages en zijn rechtstreeks van invloed op de nauwkeurigheid en tijdigheid van financiële overzichten. In een complex systeem als Microsoft Dynamics 365 brengt het beheer van het Record to Report-proces voor journaalposten allerlei uitdagingen met zich mee, van handmatige fouten tot lange goedkeuringsrondes. Inefficiënties in dit belangrijke proces vertragen de financiële afsluiting, leiden tot meer aandacht tijdens audits en kunnen complianceproblemen veroorzaken. Dat brengt aanzienlijke kosten met zich mee en tast het vertrouwen in financiële data aan. Organisaties hebben vaak weinig zicht op de werkelijke workflow. Daardoor is het lastig te bepalen waar vertragingen ontstaan en waarom bepaalde posten steeds opnieuw moeten worden aangepast. Dit proces verbeteren gaat niet alleen om snelheid. Het draait ook om nauwkeurigheid, compliance en financiële teams die tijdige, betrouwbare inzichten leveren voor zakelijke beslissingen.

Hoe process mining workflows voor journaalposten verbetert

Process mining geeft een helder beeld van het Record to Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. In plaats van af te gaan op verhalen of handmatige observaties, brengt process mining automatisch de werkelijke route van elke journaalpost in kaart, van aanmaak tot definitieve boeking en afstemming. Door event data rechtstreeks uit de grootboekmodule te halen, waaronder gegevens uit entiteiten als GeneralJournal en LedgerEntry, krijg je inzicht in hoe het proces daadwerkelijk verloopt. Met deze analysemethode kun je:

Het werkelijke proces ontdekken: Breng alle varianten van de workflow voor journaalposten in kaart, inclusief verborgen afwijkingen en informele omwegen die de efficiëntie en compliance beïnvloeden.
Bottlenecks precies opsporen: Bepaal in welke fase of bij welke gebruikers vertraging ontstaat. Zo kan de activiteit "Journaalpost goedgekeurd" voor bepaalde soorten posten of afdelingen steeds te lang duren.
Prestaties analyseren: Meet KPI’s zoals doorlooptijd, doorvoer en herstelwerk per activiteit. Zo zie je concreet hoe het proces ervoor staat.
Oorzaakanalyse uitvoeren: Leg procesdata naast attributen zoals "Journaalposttype", "Bedrijfscode" of "Gemaakt door gebruiker" om te achterhalen waarom inefficiënties, afwijzingen of afwijkingen ontstaan.

Dit volledige beeld helpt je het proces gericht te verbeteren. Je hoeft niet op aannames af te gaan, maar kunt verbeteringen baseren op data.

Belangrijke verbeterpunten voor het proces van journaalposten

Process mining brengt concrete verbeterkansen aan het licht in het Record to Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365:

Verkort de doorlooptijd van journaalposten: Spoor onnodige vertragingen bij controles en goedkeuringen op en pak ze aan. Zo verloopt het proces van aanmaak tot boeking sneller. Daarmee verkort je de doorlooptijd van Record to Report - journaalposten.
Verbeter compliance en bereid audits voor: Controleer of journaalposten voldoen aan intern beleid en wettelijke vereisten. Process mining biedt een transparant auditspoor. Zo kun je nagaan of belangrijke stappen, zoals goedkeuringen op meerdere niveaus voor hoge bedragen, steeds worden gevolgd. Dat maakt externe audits eenvoudiger.
Beperk herstelwerk en fouten: Analyseer patronen in afgewezen of gecorrigeerde journaalposten om veelvoorkomende oorzaken te achterhalen. Met die informatie kun je gerichte trainingen geven, controles bij gegevensinvoer verbeteren of goedkeuringscriteria in Microsoft Dynamics 365 aanscherpen.
Verdeel de inzet van medewerkers beter: Ontdek waar medewerkers te veel of juist te weinig worden ingezet. Zo kun je de werkdruk beter verdelen of taken vinden die geschikt zijn voor automatisering.
Spoor kansen voor automatisering op: Breng herhalende stappen op basis van vaste regels in beeld die je mogelijk kunt automatiseren. Zo houden financiële medewerkers meer tijd over voor complexer en strategischer werk.

Verwachte resultaten van procesverbetering voor journaalposten

Door process mining gericht in te zetten voor het Record to Report-proces voor journaalposten, kun je duidelijke en meetbare resultaten verwachten:

Snellere financiële afsluiting: Rond de afsluiting aanzienlijk sneller af, zodat belanghebbenden op tijd over financiële inzichten beschikken.
Nauwkeurigere data: Verhoog de betrouwbaarheid van financiële data door fouten te beperken en boekhoudnormen consequent toe te passen.
Efficiëntere bedrijfsvoering: Verbeter workflows, beperk handmatig werk en zet medewerkers doelgerichter in. Dat verhoogt de productiviteit.
Betere compliance en minder risico: Versterk de governance, voldoe aan wettelijke vereisten en beperk de risico’s van non-compliance.
Lagere kosten: Bespaar op handmatig herstelwerk, auditbevindingen en inefficiënte processen.

Deze resultaten helpen je het Record to Report-proces voor journaalposten te verbeteren en leveren concrete waarde op voor je organisatie.

Aan de slag met process mining voor Record to Report - journaalposten

Begin met de data die al beschikbaar is om het Record to Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 te verbeteren. Haal event logs uit de grootboekmodule en richt je op de belangrijkste transactie-entiteiten. Zo krijg je snel een volledig beeld van de huidige bedrijfsvoering. Met deze aanpak kun je werkelijke processen visualiseren, verbeterpunten opsporen en gerichte aanpassingen doorvoeren die resultaat opleveren. Met process mining kun je financiële processen niet alleen achteraf bijsturen, maar ook voortdurend verbeteren, met aandacht voor zowel efficiëntie als nauwkeurigheid.

Record to Report - journaalposten Proces voor journaalposten Financiële rapportage Grootboekmodule Financieel team Boekhoudkundige bedrijfsvoering Compliancebeheer Procesefficiëntie R2R Grootboek Financiële afsluiting Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Veel journaalposten wachten lang op controle en goedkeuring. Daardoor loopt het Record to Report-proces vertraging op. Deze bottlenecks hebben rechtstreeks invloed op de financiële afsluiting en tijdige rapportages, met gevolgen voor de hele financiële bedrijfsvoering. ProcessMind laat precies zien waar de vertragingen ontstaan in het proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke gebruikers, teams of soorten posten voor bottlenecks zorgen. De inzichten helpen je medewerkers anders in te zetten of goedkeuringsworkflows te verbeteren, zodat posten sneller worden verwerkt.

Veel journaalposten worden tijdens de controle of goedkeuring afgewezen en moeten daarna worden aangepast en opnieuw ingediend. Dit voortdurende heen en weer kost tijd en middelen, vergroot de kans op fouten en vertraagt de boeking van belangrijke financiële data. Dat gaat ten koste van de nauwkeurigheid en efficiëntie. ProcessMind analyseert afwijzingen in de workflow voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet wat de meest voorkomende redenen zijn, in welke fase afwijzingen ontstaan en welke gebruikers erbij betrokken zijn. Met die informatie kun je richtlijnen aanscherpen, trainingen verbeteren of de eerste invoer optimaliseren en zo herstelwerk flink beperken.

Journaalposten worden na de eerste indiening vaak meerdere keren handmatig gecorrigeerd. Dat wijst op problemen bij de gegevensinvoer of de eerste controle. Dit kost veel tijd, vergroot de kans op menselijke fouten en verhoogt de bedrijfskosten. Ook wordt de definitieve boeking van financiële transacties vertraagd. ProcessMind brengt alle herstelrondes in het Record to Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet waar posten herhaaldelijk worden gecorrigeerd of opnieuw ingediend. Met dit overzicht kun je gerichte verbeteringen aanbrengen in de datakwaliteitscontroles en de nauwkeurigheid van de eerste invoer.

Het is belangrijk dat alle journaalposten voldoen aan intern beleid en wettelijke vereisten. Door verschillen in de werkwijze is dat niet altijd eenvoudig. Onopgemerkte tekortkomingen in de compliance kunnen leiden tot mislukte audits, boetes en reputatieschade, vooral bij gevoelige Record to Report-activiteiten. ProcessMind geeft een transparant beeld van elke processtroom voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Afwijkingen van de afgesproken route en ongeautoriseerde omwegen vallen zo op. Met dit overzicht kun je controles aanscherpen, functiescheiding bewaken en problemen met compliance aanpakken voordat ze groter worden.

Sommige medewerkers of teams krijgen mogelijk te veel controles of goedkeuringen van journaalposten op hun bord, terwijl anderen nog capaciteit hebben. Die scheve verdeling leidt tot ongelijke werkdruk, vertragingen en mogelijk overbelasting. Dat gaat ten koste van de efficiëntie van de boekhouding. ProcessMind analyseert gebruikersactiviteit en de verdeling van het werk in het Record to Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar medewerkers te veel of te weinig worden ingezet. Zo kun je op basis van data de werkdruk beter verdelen en de productiviteit van teams verhogen.

De tijd tussen het aanmaken en definitief boeken van een journaalpost is vaak langer dan nodig. Dat vertraagt de financiële afsluiting en rapportage. Door deze lange doorlooptijd hebben financiële teams minder zicht op de actuele financiële situatie en kunnen ze minder snel beslissingen nemen. ProcessMind volgt elke journaalpost in Microsoft Dynamics 365 van aanmaak tot boeking. Je ziet welke fasen of activiteiten de meeste vertraging veroorzaken en kunt gericht ingrijpen om de hele boekingscyclus te versnellen.

Journaalposten van verschillende typen, afdelingen of gebruikers kunnen heel uiteenlopende routes volgen, ook als het om hetzelfde proces gaat. Dat leidt tot inefficiëntie en verwarring. Door die verschillen is het lastig om de bedrijfsvoering te standaardiseren, prestaties te meten en overal dezelfde kwaliteit en compliance te waarborgen. ProcessMind brengt alle werkelijke procesvarianten in de workflow voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 in kaart, hoe complex ze ook zijn. Je ziet welke routes het vaakst voorkomen, het efficiëntst zijn en de meeste problemen opleveren. Dat geeft een duidelijk uitgangspunt om processen te standaardiseren en te verbeteren.

Financiële teams weten vaak niet wat de actuele status van afzonderlijke journaalposten is. Daardoor is het lastig om de voortgang te volgen of te zien waar een post vastloopt. Dit gebrek aan overzicht leidt tot veel vragen, gemiste deadlines en weinig mogelijkheden om de werkvoorraad voor Record to Report proactief te beheren. ProcessMind geeft een dynamisch realtime overzicht van het volledige proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet de status en locatie van elke post. Zo hoef je niet te gissen, verloopt de communicatie beter en kunnen teams de financiële afsluiting goed volgen en beheren.

De totale kosten voor het verwerken van een journaalpost, waaronder arbeidskosten, herstelwerk en vertraagde goedkeuringen, kunnen veel hoger uitvallen dan verwacht. Deze verborgen kosten lopen op en drukken op het budget en de efficiëntie van de financiële afdeling. Dat gaat ten koste van de winstgevendheid. ProcessMind brengt de activiteiten en bestede tijd per stap in het Record to Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Zo zie je waar de kosten hoog zijn. Door inefficiënte stappen te verbeteren en herstelwerk te beperken, kun je de verwerkingskosten per journaalpost flink verlagen.

Vertragingen bij de verwerking, goedkeuring en afstemming van journaalposten hebben samen rechtstreeks invloed op de tijdigheid van financiële rapportages. Belanghebbenden ontvangen financiële overzichten daardoor later, wat zakelijke beslissingen bemoeilijkt en problemen met rapportagedeadlines kan veroorzaken. ProcessMind laat zien hoe het proces voor journaalposten bijdraagt aan de totale doorlooptijd van Record to Report in Microsoft Dynamics 365. Door bottlenecks in elke fase op te sporen en aan te pakken, kun je de afsluiting versnellen en rapportages op tijd opleveren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het flink verkorten van de tijd die journaalposten nodig hebben voor controle en goedkeuring. Daarmee wordt ook de financiële afsluiting korter. Je beschikt sneller over nauwkeurige financiële overzichten en de organisatie kan sneller reageren. Zo voorkom je vertragingen in belangrijke financiële rapportages.
ProcessMind spoort bottlenecks op in de goedkeuringsworkflow voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar posten blijven liggen, wie voor vertraging zorgt en of bepaalde soorten posten steeds langer op goedkeuring wachten. Op basis van historische data kun je de routering verbeteren en kansen voor workflowautomatisering of parallelle verwerking opsporen.

Minder afgewezen journaalposten betekent meer efficiëntie en nauwkeurigheid. Elke afwijzing leidt tot herstelwerk, kost extra middelen en kan de boeking van financiële gegevens vertragen. Dit doel richt zich op betere eerste inzendingen, zodat posten vóór indiening aan alle vereisten voldoen.
ProcessMind achterhaalt veelvoorkomende redenen voor afwijzingen door deze te vergelijken met attributen zoals journaalposttype, gebruiker die de post heeft aangemaakt of ontbrekende ondersteunende documentatie. Je ziet terugkerende fouten en tekortkomingen in de compliance binnen Microsoft Dynamics 365. Zo kun je gerichte trainingen geven of controles vooraf invoeren om nieuwe afwijzingen te voorkomen.

Veel handmatige correcties en herstelwerk verhogen niet alleen de bedrijfskosten, maar vergroten ook de kans op nieuwe fouten en verlagen de productiviteit van medewerkers. Dit doel richt zich op het opsporen en wegnemen van de oorzaken van herstelwerk, zodat journaalposten in één keer goed zijn.
ProcessMind brengt de werkelijke route van journaalposten in kaart en laat zien wanneer posten in Microsoft Dynamics 365 meerdere keren worden gecorrigeerd of teruggestuurd voor herstel. Je ontdekt waar en waarom herstelwerk ontstaat, bijvoorbeeld door correcties na goedkeuring. Daarmee kun je het proces opnieuw inrichten of veelvoorkomende aanpassingen automatiseren.

Strikte naleving van intern beleid en externe regelgeving is belangrijk voor betrouwbare financiële gegevens en een goede voorbereiding op audits. Dit doel richt zich op het dichten van tekortkomingen in controles en het nagaan of alle journaalposten voldoen aan de afgesproken regels en goedkeuringsmatrices.
ProcessMind geeft de werkelijke processtroom van journaalposten in Microsoft Dynamics 365 visueel weer en vergelijkt deze met de afgesproken route die aan de compliance-eisen voldoet. Afwijkingen, ongeautoriseerde stappen en overgeslagen goedkeuringen worden automatisch gemarkeerd. Zo zie je duidelijk waar activiteiten niet aan de regels voldoen en kun je risico’s proactief aanpakken.

Een inefficiënte verdeling van werk kan leiden tot bottlenecks, overbelasting en hogere bedrijfskosten. Dit doel richt zich op een effectieve inzet van boekhoudteams, een evenwichtige werkverdeling en meer productiviteit bij de verwerking van journaalposten.
ProcessMind analyseert de werkverdeling tussen gebruikers en afdelingen die betrokken zijn bij het proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar medewerkers te veel of te weinig werk hebben en waar vertraging door menselijk handelen ontstaat. Op basis van deze data kun je taken anders verdelen of medewerkers breder opleiden om de doorvoer te verbeteren.

Een kortere tijd tussen het aanmaken en definitief boeken van journaalposten is belangrijk voor tijdige financiële rapportages en betere beslissingen. Met een kortere doorlooptijd zijn financiële gegevens sneller actueel en beschikbaar, waardoor de financiële functie sneller kan reageren.
ProcessMind volgt elke journaalpost in Microsoft Dynamics 365 van aanmaak tot definitieve boeking. Je ziet welke fasen of activiteiten de meeste vertraging veroorzaken en waar je het proces kunt verbeteren, wachttijden kunt verkorten of stappen kunt automatiseren om de boeking te versnellen.

Verschillende procesvarianten leiden tot fouten, compliancerisico’s en problemen bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Dit doel richt zich op één geoptimaliseerde standaardwerkwijze die voor alle typen journaalposten consequent wordt gevolgd. Dat maakt het proces efficiënter en voorspelbaarder.
ProcessMind brengt automatisch alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet waar het proces afwijkt van de gewenste route en welke activiteiten of volgordes niet standaard zijn. Zo kunnen organisaties voor alle teams en entiteitstypen één best practice vaststellen en toepassen.

Weinig zicht op de status van journaalposten zorgt voor onzekerheid, maakt het lastig om werk te prioriteren en belemmert het proactief oplossen van problemen. Dit doel is gericht op volledig realtime inzicht in de route van elke post, van begin tot eind.
ProcessMind biedt een realtime dashboard met alle journaalposten die in Microsoft Dynamics 365 worden verwerkt. Je ziet de status van elke post, actuele bottlenecks en informatie over de doorvoer en ouderdom. Zo kunnen managers de prestaties volgen en snel ingrijpen.

Hoge verwerkingskosten per journaalpost kunnen de winstgevendheid drukken. Dit doel richt zich op het opsporen en wegnemen van inefficiënties, herstelwerk en handmatige handelingen die onnodige kosten veroorzaken bij de verwerking van journaalposten.
ProcessMind maakt verborgen kosten zichtbaar door de gevolgen van vertragingen, afwijzingen en herstelrondes in het proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 te berekenen. Je ziet welke activiteiten onnodig veel tijd en middelen kosten. Zo kun je gericht ingrijpen, processen verbeteren en de kosten per post flink verlagen.

Vertraagde financiële rapportage bemoeilijkt strategische besluitvorming en kan het vertrouwen van stakeholders schaden. Het doel is om de volledige financiële afsluiting te versnellen door het onderdeel journaalposten veel sneller en nauwkeuriger te maken.
ProcessMind geeft inzicht in het proces van journaalposten binnen de bredere Record to Report-cyclus in Microsoft Dynamics 365. Door bottlenecks bij het aanmaken, beoordelen, goedkeuren en boeken van journaalposten op te sporen en aan te pakken, help je de totale afsluitduur te verkorten en rapportages eerder beschikbaar te maken.

Verbetertraject in 6 stappen voor Record to Report: journaalposten

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de gespecialiseerde Excel-template voor het ophalen van journaalpostgegevens uit Microsoft Dynamics 365. Zo gebruik je de juiste structuur voor procesanalyse.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Zo bereid je de data op een uniforme manier voor, voorkom je problemen met datamapping en kun je sneller aan de slag met nauwkeurige process mining.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare Excel-template met vooraf bepaalde kolommen voor journaalpostgegevens.

WAT JE ONTDEKT

Rapporteer sneller met inzichten in journaalposten

ProcessMind brengt het volledige verloop van het journaalpostproces in beeld met heldere visualisaties. Zie precies waar vertragingen en complianceproblemen ontstaan en waar je de financiële afsluiting kunt versnellen.

Breng de stroom van journaalposten in Dynamics 365 in beeld
Spoor vertragingen en bottlenecks in goedkeuringen op
Breng complianceproblemen en herstelwerk in kaart
Ontdek welke stappen de rapportage versnellen

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Het journaalpostproces efficiënter maken

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties doorgaans bereiken met process mining voor de workflow van journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Door bottlenecks en afwijkingen op te sporen, kunnen organisaties hun bedrijfsvoering efficiënter maken, fouten verminderen en de Record to Report-cyclus versnellen.

0 %

Snellere goedkeuring van journaalposten

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Maak de workflow voor het goedkeuren van journaalposten efficiënter. Spoor bottlenecks op en haal ze weg om de financiële rapportage te versnellen. Zo worden journaalposten sneller goedgekeurd.

0 %

Minder handmatig herstelwerk

Minder correcties en nieuwe inzendingen

Door de oorzaken van afwijzingen en correcties op te sporen, kunnen organisaties handmatig herstelwerk flink verminderen. Dat verbetert de datakwaliteit en de efficiëntie van het proces.

0 %

Betere naleving van het proces

Meer naleving van het standaardproces

Zorg dat journaalposten de afgesproken processtappen volgen. Zo beperk je afwijkingen en compliancerisico’s en verbeter je auditsporen en interne controles.

0 days

Journaalposten sneller boeken

Gemiddelde verkorting van de doorlooptijd tot het boeken

Verkort de tijd tussen de goedkeuring van een journaalpost en de boeking in het grootboek. Zo kun je de financiële afsluiting sneller rapporteren en zijn financiële overzichten eerder en nauwkeuriger beschikbaar.

0 %

Lagere kosten per journaalpost

Totale daling van de verwerkingskosten

Zet middelen efficiënter in en pak inefficiënties in het hele journaalpostproces aan. Zo dalen de operationele kosten per journaalpost meetbaar en komt er budget vrij voor strategische initiatieven.

De resultaten verschillen per proces en datakwaliteit. Deze cijfers geven een beeld van verbeteringen die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de selectie daarna zo nodig uit.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een journaalpost, die als primaire case-ID dient.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de sleutel waarmee je een journaalpost van begin tot eind volgt en de volledige processtroom per case analyseert.

De naam van de specifieke processtap of gebeurtenis die heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Daarmee vormt het de basis van de proceskaart en kun je de processtroom en variaties analyseren.

De precieze timestamp waarop een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen in de juiste volgorde te zetten en alle tijdsgebonden KPI’s te berekenen, zoals doorlooptijden en vertragingen in de verwerking.

De timestamp waarop een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om nauwkeurig te berekenen hoelang elke activiteit duurt. Zo kun je gebruikersprestaties analyseren en taken opsporen die veel middelen vragen.

De naam van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen. Zo kun je gebruikersprestaties, werkverdeling en de inzet van middelen analyseren.

De classificatie van de journaalpost, bijvoorbeeld algemeen journaal of transitorische post.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de analyse opdelen en processen voor verschillende bedrijfsdoelen vergelijken. Die kunnen elk hun eigen procesroute, doorlooptijd en goedkeuringsvereisten hebben.

De huidige of definitieve status van de journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Geeft voor elke journaalpost een duidelijke uitkomst. Zo kun je slagings- en afwijzingspercentages analyseren en zien hoeveel werk zich in elke fase bevindt.

De reden die wordt opgegeven wanneer een journaalpost tijdens het goedkeuringsproces wordt afgewezen.

Waarom dit belangrijk is

Laat zien waarom herstelwerk nodig is. Zo kun je afwijzingen verminderen en journaalposten vaker in één keer goedgekeurd krijgen.

De rechtspersoon of bedrijfscode waarvoor de journaalpost wordt vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de procesprestaties van verschillende bedrijven of bedrijfseenheden te vergelijken en verschillen en verbeterkansen zichtbaar te maken.

De totale geldwaarde van de journaalpost, meestal de som van de debetbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om het proces op financiële waarde in te delen. Die waarde hangt vaak samen met de complexiteit, risico’s en goedkeuringsworkflows.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het begin van een nieuwe journaalpost. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuwe journaalkop in het systeem aanmaakt. Daarbij krijgt de journaalpost een uniek ID dat als case-ID dient voor procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. Door de tijd vanaf dit moment tot aan het boeken te analyseren, kun je de totale doorlooptijd meten en vertragingen bij de eerste gegevensinvoer opsporen.

Dit is het formeel indienen van een voltooide journaalpost voor beoordeling en goedkeuring. Meestal wordt dit afgeleid uit een statuswijziging van de journaalkop, bijvoorbeeld van 'Concept' naar 'In beoordeling' of 'Ingediend'.

Waarom dit belangrijk is

Dit belangrijke moment start de goedkeuringscyclus. Door de tijd tussen indiening en definitieve goedkeuring te meten, kun je bottlenecks in het beoordelingsproces opsporen en de naleving van SLA’s volgen.

De aangewezen verantwoordelijke heeft de journaalpost goedgekeurd. Daarmee is de laatste stap van de goedkeuringsworkflow afgerond. Dit wordt meestal vastgelegd als een statuswijziging van de journaalkop, bijvoorbeeld naar 'Goedgekeurd'.

Waarom dit belangrijk is

Dit belangrijke moment sluit het goedkeuringsproces af en maakt het boeken mogelijk. Het is nodig om de doorlooptijd van de goedkeuring, de tijd tot het boeken en het percentage in één keer goed te berekenen.

Een beoordelaar of goedkeurder heeft de journaalpost afgewezen en er zijn correcties nodig. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd als een statuswijziging van de journaalpost, bijvoorbeeld naar 'Rejected' of 'Needs Correction'.

Waarom dit belangrijk is

Door afwijzingen te volgen, kun je het afwijzingspercentage berekenen en de oorzaken van herstelwerk opsporen. Zo worden problemen met datakwaliteit, compliance of gebruikerstraining zichtbaar.

Deze activiteit markeert het succesvol boeken van de journaalpost in het grootboek. Daarmee wordt het een officieel financieel record. De gebeurtenis wordt vastgelegd wanneer de status van de journaalkop wordt bijgewerkt naar 'Posted'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis bij een geslaagd proces. Je gebruikt deze om de totale doorlooptijd en de tijd tot het boeken te berekenen, belangrijke indicatoren voor de efficiëntie van de financiële afsluiting.

Veelgestelde vragen

Hoe kan process mining het Record to Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 verbeteren?

Process mining brengt de werkelijke stroom van journaalposten in beeld en laat bottlenecks zien, zoals trage goedkeuringen of veel afwijzingen. Zo spoor je inefficiënties en tekortkomingen in compliance op en krijg je data voor gerichte verbeteringen.

Welke data uit Microsoft Dynamics 365 hebben we nodig om journaalposten met process mining te analyseren?

Meestal heb je event logs nodig met het ID van de journaalpost, de activiteitsnamen, timestamps en de gebruiker die de activiteit uitvoerde. Met deze data kun je de volledige processtroom reconstrueren.

Hoe snel zien we resultaat als we process mining toepassen op ons journaalpostproces?

Vaak krijg je binnen enkele weken na het ophalen van de data en het opzetten van het model de eerste inzichten. Hoe snel dat gaat, hangt af van de datakwaliteit en de complexiteit van het proces. Volledige optimalisatietrajecten duren meestal enkele maanden en leveren doorlopend verbeteringen op.

Kan process mining helpen om afwijzingen en herstelwerk bij journaalposten te verminderen?

Ja. Process mining brengt elke stap in kaart en laat precies zien waar en waarom journaalposten worden afgewezen en waar herstelwerk ontstaat. Zo kun je gerichte stappen verbeteren en fouten en bijbehorende kosten beperken.

Wat is meestal de eerste stap om process mining voor ons journaalpostproces te starten?

Meestal begin je met een verkenning van de doelen voor het proces en de belangrijkste databronnen in Microsoft Dynamics 365. Daarna volgen data-extractie en een eerste model, zodat je het proces in beeld krijgt.

Is process mining alleen geschikt voor grote organisaties, of heeft ons team er ook iets aan?

Process mining is geschikt voor organisaties van elke omvang. Ook kleinere teams krijgen waardevol inzicht in hun processen en kunnen bedrijfsvoering efficiënter maken en snel verbeteringen doorvoeren.

Wat zijn de technische vereisten voor process mining van Record to Report: journaalposten?

Je hebt vooral toegang nodig tot de Microsoft Dynamics 365-data, met name event logs uit relevante tabellen. Meestal hoef je geen zware software op je systemen te installeren, omdat veel tools in de cloud werken.

Kan process mining worden gekoppeld aan onze bestaande Microsoft Dynamics 365-omgeving?

Process mining-tools maken meestal verbinding met Dynamics 365 via standaarddatakoppelingen of door ruwe data te exporteren. Ze wijzigen je systeem niet rechtstreeks. Zo blijft de data intact en verloopt de analyse zonder ingrepen in het systeem.

Verbeter journaalposten in Dynamics 365 en rapporteer sneller

Verwijder bottlenecks en verkort de doorlooptijd van journaalposten in R2R met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.