> Continue procesverbetering > Van vastlegging tot rapportage journaalpost > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten

Optimaliseer journaalposten met onze 6-stappengids voor Dynamics 365
Datatemplate downloaden
Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten
Van vastlegging tot rapportage - journaalpost
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (10) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Journaalposten in Microsoft Dynamics 365 optimaliseren voor snellere rapportages

Vertragingen bij beoordeling en goedkeuring hebben vaak invloed op de financiële afsluiting. Dit platform helpt specifieke knelpunten en compliancehiaten in je processen te vinden. Krijg duidelijke vervolgstappen om de bedrijfsvoering efficiënter te maken, de nauwkeurigheid te verbeteren en rapportage te versnellen.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Record to Report - Journal Entry in Microsoft Dynamics 365 optimaliseren

Journaalposten vormen de basis van financiële rapportage. Ze hebben direct invloed op de nauwkeurigheid en tijdigheid van je financiële overzichten. In een complex systeem als Microsoft Dynamics 365 brengt het beheer van het Record-to-Report-proces voor journaalposten allerlei uitdagingen met zich mee, van handmatige fouten tot lange goedkeuringscycli. Inefficiënties in dit belangrijke proces leiden tot vertraagde financiële afsluitingen, extra aandacht tijdens audits en mogelijke non-compliance. Dat brengt aanzienlijke kosten met zich mee en vermindert het vertrouwen in financiële data. Organisaties hebben vaak weinig zicht op de werkelijke workflow. Daardoor is het lastig om te bepalen waar vertragingen ontstaan of waarom bepaalde posten steeds opnieuw moeten worden verwerkt. Dit proces optimaliseren gaat niet alleen om snelheid. Het gaat ook om nauwkeurigheid, compliance en een financieel team dat op tijd betrouwbare inzichten kan leveren voor betere bedrijfsbeslissingen.

Hoe process mining helpt bij betere workflows voor journaalposten

Process mining geeft je een helder beeld van je Record-to-Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. In plaats van af te gaan op aannames of handmatige observaties, reconstrueert process mining automatisch de werkelijke routes die elke journaalpost volgt, van aanmaak tot definitieve boeking en afstemming. Door event data rechtstreeks uit de General Ledger-module te halen, met entiteiten zoals GeneralJournal en LedgerEntry, krijg je een datagedreven beeld van het huidige proces. Hiermee kun je:

  • Het werkelijke proces ontdekken: breng alle varianten van je workflow voor journaalposten in kaart, inclusief verborgen afwijkingen en onofficiële snelkoppelingen die efficiëntie en compliance beïnvloeden.
  • Knelpunten precies vinden: zie in welke fase of bij welke gebruikers vertraging ontstaat. Misschien duurt de activiteit "Journal Entry Approved" bijvoorbeeld steeds te lang voor bepaalde soorten posten of afdelingen.
  • Prestaties analyseren: meet KPI's zoals doorlooptijd, verwerkingsvolume en herstelpercentages per activiteit. Zo zie je met concrete data hoe je proces ervoor staat.
  • Oorzaakanalyses uitvoeren: koppel procesdata aan attributen zoals "Journal Entry Type", "Company Code" of "Created By User" om de oorzaken van inefficiënties, afwijzingen en afwijkingen te begrijpen.

Met dit volledige overzicht kun je procesoptimalisatie baseren op data in plaats van aannames.

Belangrijke verbeterpunten voor het optimaliseren van het journaalpostproces

Process mining voor je Record-to-Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 maakt concrete verbeterkansen zichtbaar:

  • Verkort de doorlooptijd van journaalposten: vind en verwijder onnodige wachttijd tijdens controle en goedkeuring. Zo verloopt de periode van aanmaak tot boeking sneller. Dit helpt direct om de doorlooptijd van Record to Report - Journal Entry te verkorten.
  • Verbeter compliance en auditvoorbereiding: controleer of alle journaalposten voldoen aan interne beleidsregels en wettelijke eisen. Process mining biedt een transparant auditspoor. Zo kun je controleren of belangrijke stappen, zoals goedkeuring op meerdere niveaus voor posten met een hoge waarde, steeds worden gevolgd.
  • Beperk herstelwerk en fouten: analyseer patronen in afgewezen of gecorrigeerde journaalposten om veelvoorkomende oorzaken te vinden. Gebruik deze inzichten voor gerichte training, betere controles bij data-invoer of aangepaste goedkeuringscriteria in Microsoft Dynamics 365.
  • Verbeter de inzet van medewerkers: zie waar medewerkers te veel of juist te weinig worden ingezet. Dat helpt bij een betere verdeling van het werk en bij het vinden van taken die je kunt automatiseren.
  • Vind mogelijkheden voor automatisering: breng herhalende stappen met vaste regels in kaart die je kunt automatiseren. Zo houdt je financiële team tijd over voor complexer en strategischer werk.

Verwachte resultaten van optimalisatie van het journaalpostproces

Door process mining gericht in te zetten voor je Record-to-Report-proces voor journaalposten kun je duidelijke, meetbare resultaten verwachten:

  • Snellere financiële afsluiting: rond de afsluitingscyclus aanzienlijk sneller af en geef belanghebbenden eerder inzicht in de financiële situatie.
  • Nauwkeurigere data: verbeter de kwaliteit van je financiële data door fouten te verminderen en boekhoudkundige standaarden consequent te volgen.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: maak workflows eenvoudiger, verminder handmatig werk en zet capaciteit beter in. Dat levert productiviteitswinst op.
  • Betere compliance en minder risico: versterk je beheersingskader, voldoe aan wettelijke eisen en beperk de risico's van non-compliance.
  • Aanzienlijke kostenbesparing: verlaag kosten voor handmatig herstelwerk, auditbevindingen en inefficiënte processen.

Deze resultaten helpen je Record to Report - Journal Entry aantoonbaar te verbeteren.

Aan de slag met process mining voor Record to Report - Journal Entry

Gebruik om te beginnen je bestaande data. Door event logs uit de General Ledger-module te halen en je te richten op belangrijke transactie-entiteiten, krijg je snel een volledig beeld van je huidige bedrijfsvoering. Met deze datagedreven aanpak visualiseer je werkelijke processen, vind je de belangrijkste verbeterpunten en voer je gerichte wijzigingen door die resultaat opleveren. Met process mining verschuif je van reactief problemen oplossen naar proactief en continu verbeteren, met aandacht voor zowel efficiëntie als nauwkeurigheid.

Van vastlegging tot rapportage - journaalpost Journaalpostproces Financiële rapportage Grootboekmodule Financieel team Boekhoudkundige bedrijfsvoering Compliancebeheer Procesefficiëntie R2R Grootboek Financiële afsluiting Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Veel journaalposten blijven lang wachten tijdens controle en goedkeuring. Daardoor loopt het Record-to-Report-proces als geheel aanzienlijke vertraging op. Deze knelpunten hebben direct gevolgen voor de financiële afsluitingscyclus en tijdige rapportage, met effecten op de hele financiële bedrijfsvoering. ProcessMind laat precies zien waar de vertraging ontstaat in je journaalpostproces in Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke gebruikers, teams of soorten posten voor knelpunten zorgen. Zo kun je capaciteit anders verdelen of goedkeuringsworkflows efficiënter maken en de doorlooptijd verkorten.

Veel journaalposten worden tijdens controle of goedkeuring afgewezen en moeten opnieuw worden verwerkt en ingediend. Dit voortdurende heen-en-weer kost capaciteit, veroorzaakt fouten en verlengt de tijd die nodig is om belangrijke financiële data te boeken. Dat gaat ten koste van nauwkeurigheid en efficiëntie. ProcessMind analyseert patronen in afwijzingen binnen je journaalpostworkflow in Microsoft Dynamics 365. Je ziet veelvoorkomende redenen, de fasen waarin afwijzingen ontstaan en de betrokken gebruikers. Daarmee kun je richtlijnen aanscherpen, training verbeteren of de eerste invoer optimaliseren en herstelwerk sterk verminderen.

Journaalposten worden na de eerste indiening vaak meerdere keren handmatig gecorrigeerd en opnieuw verwerkt. Dat wijst op problemen bij de data-invoer of de eerste controle. Dit iteratieve proces kost tijd, is foutgevoelig en verhoogt de operationele kosten. Ook wordt de definitieve boeking van financiële transacties vertraagd. ProcessMind brengt alle herstel­lussen in je Record-to-Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet waar posten steeds opnieuw worden gecorrigeerd of ingediend. Met dit overzicht kun je gerichte verbeteringen doorvoeren in datakwaliteitscontroles en de nauwkeurigheid van de eerste invoer.

Het is belangrijk dat alle journaalposten voldoen aan interne beleidsregels en wettelijke eisen. Door verschillen in de uitvoering is dat vaak lastig. Onzichtbare compliancehiaten kunnen leiden tot mislukte audits, financiële sancties en reputatieschade, vooral bij gevoelige Record-to-Report-activiteiten. ProcessMind geeft een transparant beeld van elke procesflow voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet afwijkingen van vastgestelde routes en ongeautoriseerde snelkoppelingen. Daarmee kun je strengere controles invoeren, functiescheiding bewaken en non-compliance aanpakken voordat het probleem groter wordt.

Bepaalde medewerkers of teams kunnen worden overladen met controles of goedkeuringen van journaalposten, terwijl anderen capaciteit overhouden. Deze scheve verdeling leidt tot ongelijke werkdruk, vertragingen en mogelijk overbelasting. Dat heeft gevolgen voor de efficiëntie van je boekhoudkundige bedrijfsvoering. ProcessMind analyseert gebruikersactiviteiten en de verdeling van de werkdruk binnen het Record-to-Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar capaciteit te veel of te weinig wordt ingezet. Zo kun je de werkdruk onderbouwd opnieuw verdelen en de productiviteit van je team verbeteren.

De tijd tussen het aanmaken van een journaalpost en de definitieve boeking is vaak langer dan nodig. Dat vertraagt de financiële afsluiting en rapportage. Door deze lange doorlooptijd heeft je financiële team minder zicht op de actuele financiële situatie en minder tijd om beslissingen te nemen. ProcessMind volgt de volledige doorlooptijd van elke journaalpost in Microsoft Dynamics 365, van aanmaak tot daadwerkelijke boeking. Je ziet welke fasen of activiteiten de meeste vertraging veroorzaken en kunt gericht ingrijpen om de hele boekingscyclus te versnellen.

Verschillende soorten journaalposten, afdelingen of gebruikers kunnen voor hetzelfde proces sterk uiteenlopende routes volgen. Dat leidt tot inefficiëntie en verwarring. Ook wordt het lastiger om de bedrijfsvoering te standaardiseren, prestaties te meten en overal dezelfde kwaliteit en compliance te bewaken. ProcessMind ontdekt alle werkelijke procesvarianten binnen je Record-to-Report-workflow voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365, hoe complex het proces ook is. Je ziet de meest voorkomende, efficiëntste en problematische routes. Dat geeft je een duidelijke basis voor standaardisatie en optimalisatie.

Financiële teams hebben vaak geen actueel zicht op de status van afzonderlijke journaalposten. Daardoor is het lastig om de voortgang te volgen of te zien waar een post vastloopt. Dit gebrek aan transparantie leidt tot voortdurende vragen, gemiste deadlines en weinig mogelijkheden om de Record-to-Report-werkdruk proactief te beheren. ProcessMind geeft je een dynamische realtime-röntgenfoto van je volledige journaalpostproces in Microsoft Dynamics 365. Je ziet de exacte status en locatie van elke post. Zo hoef je niet meer te gissen, verbetert de communicatie en kunnen teams hun financiële afsluiting beter volgen en beheren.

De totale kosten voor het verwerken van elke journaalpost, inclusief arbeid, herstelwerk en vertraagde goedkeuringen, kunnen veel hoger zijn dan verwacht. Deze verborgen kosten stapelen zich op en drukken op het budget en de efficiëntie van de financiële afdeling. Dat gaat ten koste van de winstgevendheid. ProcessMind maakt zichtbaar hoeveel activiteiten en tijd elke stap van het Record-to-Report-proces voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 kost. Zo vind je de kostbare onderdelen. Door inefficiënte stappen te verbeteren en herstelwerk te verminderen, verlaag je de verwerkingskosten per journaalpost.

De opgetelde vertragingen bij het verwerken, goedkeuren en afstemmen van journaalposten hebben direct gevolgen voor de tijdigheid van financiële rapportage. Belanghebbenden ontvangen financiële overzichten daardoor later. Dat belemmert strategische besluitvorming en kan leiden tot problemen met rapportagedeadlines. ProcessMind geeft een volledig beeld van de bijdrage van het journaalpostproces aan de totale Record-to-Report-doorlooptijden in Microsoft Dynamics 365. Door knelpunten in elke fase te vinden en weg te nemen, kun je sneller afsluiten en rapporten op tijd opleveren.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel richt zich op het sterk verkorten van de tijd die journaalposten nodig hebben voor controle en goedkeuring. Daarmee verkort je de financiële afsluitingscyclus en krijgen teams sneller toegang tot nauwkeurige financiële overzichten. Ook voorkom je vertraging bij belangrijke financiële rapportage.
ProcessMind brengt specifieke knelpunten in de goedkeuringsworkflow voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet waar posten blijven hangen, wie vertraging veroorzaakt en of bepaalde soorten posten steeds langer op goedkeuring wachten. Op basis van historische data doet ProcessMind suggesties voor een betere routering en laat het zien waar workflowautomatisering of parallelle verwerking mogelijk is.

Minder afgewezen journaalposten betekent meer efficiëntie en nauwkeurigheid. Elke afwijzing vraagt om herstelwerk, kost extra capaciteit en kan financiële boekingen vertragen. Dit doel richt zich op een betere kwaliteit van de eerste indiening, zodat posten vóór verzending aan alle vereisten voldoen.
ProcessMind brengt veelvoorkomende redenen voor afwijzingen in kaart door afwijzingen te koppelen aan attributen zoals Journal Entry Type, Created By User of ontbrekende Supporting Documentation. Je ziet terugkerende fouten en compliancehiaten in Microsoft Dynamics 365. Daarmee kun je gerichte training of validatieregels vooraf inzetten om nieuwe afwijzingen te voorkomen.

Te veel handmatige correcties en herstelwerk verhogen niet alleen de operationele kosten, maar vergroten ook de kans op nieuwe fouten en verminderen de productiviteit van medewerkers. Dit doel richt zich op het vinden en wegnemen van de oorzaken van herstelwerk, zodat journaalposten vaker in één keer goed zijn.
ProcessMind brengt de werkelijke flow van journaalposten in kaart. Je ziet precies wanneer posten meerdere keren worden gecorrigeerd of binnen Microsoft Dynamics 365 teruggaan voor herstelwerk. Ook worden patronen zichtbaar, zoals veelvuldige correcties na goedkeuring. Daarmee kun je het proces opnieuw ontwerpen of veelvoorkomende aanpassingen automatiseren.

Strikte naleving van interne beleidsregels en externe regelgeving is belangrijk voor financiële integriteit en een goede auditvoorbereiding. Dit doel richt zich op het dichten van hiaten in beheersmaatregelen en het controleren of alle journaalposten voldoen aan vastgestelde regels en goedkeuringsmatrices.
ProcessMind geeft een visuele weergave van de werkelijke procesflow voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365 en vergelijkt die met de vastgestelde compliant route. Het systeem markeert automatisch afwijkingen, ongeautoriseerde stappen en overgeslagen goedkeuringen. Zo zie je welke activiteiten niet compliant zijn en kun je risico's proactief beheren.

Een inefficiënte verdeling van capaciteit kan leiden tot knelpunten, overbelasting en hogere operationele kosten. Dit doel zorgt ervoor dat boekhoudteams effectief worden ingezet, de werkdruk evenwichtig wordt verdeeld en de productiviteit in het journaalpostproces stijgt.
ProcessMind analyseert de verdeling van de werkdruk over gebruikers en afdelingen die betrokken zijn bij het journaalpostproces in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar capaciteit te veel of te weinig wordt ingezet en waar vertraging door medewerkers ontstaat. Op basis daarvan kun je taken anders verdelen of medewerkers breder opleiden om de totale verwerkingscapaciteit te verbeteren.

Een kortere totale doorlooptijd van het aanmaken van een journaalpost tot de definitieve boeking is belangrijk voor tijdige financiële rapportage en betere besluitvorming. Met kortere doorlooptijden is financiële data sneller actueel en beschikbaar, waardoor de financiële functie sneller kan reageren.
ProcessMind volgt de volledige levenscyclus van elke journaalpost, van de eerste aanmaak tot de definitieve boeking in Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke fasen of activiteiten de meeste vertraging veroorzaken. Zo vind je mogelijkheden om het proces te verbeteren, wachttijden te verminderen of stappen te automatiseren.

Inconsistente procesvarianten leiden tot fouten, compliancerisico's en problemen bij het inwerken van nieuwe medewerkers. Dit doel richt zich op één geoptimaliseerde standaardwerkwijze die voor alle soorten journaalposten consequent wordt gevolgd. Dat zorgt voor meer efficiëntie en voorspelbaarheid.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten in Microsoft Dynamics 365. Je ziet waar het proces afwijkt van de ideale route en welke activiteiten of volgordes niet standaard zijn. Daarmee kun je één best practice voor alle teams en entiteitstypen vaststellen en handhaven.

Beperkt zicht op de status van journaalposten zorgt voor onzekerheid, maakt het lastig om werk te prioriteren en belemmert een proactieve oplossing van problemen. Dit doel geeft je volledige realtime-transparantie over de route van elke post, van begin tot eind.
ProcessMind biedt een realtime-dashboard met alle journaalposten die in Microsoft Dynamics 365 in behandeling zijn. Je ziet waar elke post staat, welke knelpunten spelen en hoe het verwerkingsvolume en de ouderdom zich ontwikkelen. Zo kunnen managers de prestaties volgen en snel ingrijpen.

Hoge operationele kosten voor het verwerken van elke journaalpost kunnen de winstgevendheid drukken. Dit doel richt zich op het vinden en wegnemen van inefficiënties, herstelwerk en handmatige inspanningen die onnodige kosten veroorzaken in het journaalpostproces.
ProcessMind maakt verborgen kosten zichtbaar door de impact van vertragingen, afwijzingen en herstel­lussen op het journaalpostproces in Microsoft Dynamics 365 te berekenen. Je ziet welke activiteiten te veel tijd en capaciteit kosten. Daarmee kun je gericht ingrijpen en de kosten per journaalpost aanzienlijk verlagen.

Vertraagde financiële rapportage heeft gevolgen voor strategische besluitvorming en het vertrouwen van belanghebbenden. Dit overkoepelende doel richt zich op het versnellen van de volledige financiële afsluiting door het onderdeel voor journaalposten sneller en nauwkeuriger te maken.
ProcessMind geeft een volledig beeld van het journaalpostproces binnen de bredere Record-to-Report-cyclus in Microsoft Dynamics 365. Door knelpunten bij het aanmaken, controleren, goedkeuren en boeken van journaalposten te vinden en op te lossen, verkort je de totale afsluitingstijd en zijn rapporten eerder beschikbaar.

Het 6-stappenverbeterpad voor Record to Report - journaalposten

1

De template downloaden
2

De data exporteren
3

De dataset uploaden
4

Het proces analyseren
5

Verbeteringen implementeren
6

Het proces monitoren
1

De template downloaden

Wat je moet doen

Gebruik de gespecialiseerde Excel-template voor data-extractie van journaalposten uit Microsoft Dynamics 365. Zo heeft de data de juiste structuur voor procesanalyse.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Hierdoor wordt de data uniform voorbereid, voorkom je problemen met datamapping en kun je de inrichting voor nauwkeurige process mining sneller uitvoeren.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken Excel-template met vooraf gedefinieerde kolommen voor data over journaalposten.

JOUW ONTDEKKINGEN

Versnel je rapportage met inzichten in journaalposten

ProcessMind laat de volledige route van je journaalpostproces zien in duidelijke visualisaties. Vind precies waar vertragingen en complianceproblemen ontstaan en waar je de financiële afsluiting kunt versnellen.
  • Visualiseer de stroom van journaalposten in Dynamics 365
  • Vind vertragingen en knelpunten in goedkeuringen
  • Breng compliancehiaten en herstellussen aan het licht
  • Vind stappen om rapportage te versnellen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Je journaalpostproces efficiënter maken

Deze resultaten laten zien welke meetbare verbeteringen organisaties meestal bereiken door process mining toe te passen op hun journaalpostworkflow in Microsoft Dynamics 365. Door bottlenecks en afwijkingen te vinden, kunnen bedrijven hun processen efficiënter maken, fouten verminderen en hun Record to Report-cyclus versnellen.

0 %
Snellere goedkeuring van journaalposten

Gemiddelde afname van de goedkeuringstijd

Maak de goedkeuringsworkflow voor journaalposten efficiënter door bottlenecks te vinden en weg te nemen. Zo versnel je de financiële rapportage en worden goedkeuringen sneller afgerond.
0 %
Minder handmatig herstelwerk

Afname van correcties en opnieuw ingediende journaalposten

Door de oorzaken van afwijzingen en correcties te vinden, kunnen organisaties de behoefte aan handmatig herstelwerk sterk verminderen. Dat verbetert de datakwaliteit en procesefficiëntie.
0 %
Betere procescompliance

Toename van het volgen van het standaardproces

Zorg dat journaalposten het vooraf gedefinieerde proces consequent volgen. Zo beperk je afwijkingen en compliance-risico's en versterk je audit trails en interne controles.
0 days
Snellere verwerking van journaalposten

Gemiddelde afname van de doorlooptijd tot boeken

Verkort de tijd tussen goedkeuring van een journaalpost en het daadwerkelijk boeken in het grootboek. Zo rapporteer je sneller over de financiële afsluiting en zijn financiële overzichten tijdiger en nauwkeuriger beschikbaar.
0 %
Lagere kosten per journaalpost

Totale afname van de verwerkingskosten

Gebruik je bronnen efficiënter en verwijder inefficiënties uit het volledige journaalpostproces. Zo dalen de operationele kosten per journaalpost meetbaar en komt budget vrij voor strategische initiatieven.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die bij implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de analyse daarna uit als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een journaalpost, die als primaire case-identificatie dient.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële sleutel om een journaalpost van begin tot eind te volgen. Zo kun je de volledige processtroom per case analyseren.

De naam van de specifieke stap of gebeurtenis in het bedrijfsproces die heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut definieert de processtappen. Daarmee vormt het de basis van de proceskaart en kun je de processtroom en varianten analyseren.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is essentieel om gebeurtenissen correct te ordenen en alle doorlooptijd-KPI's te berekenen, zoals de cyclustijd en vertragingen in de verwerking.

De timestamp die aangeeft wanneer een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt een nauwkeurige berekening mogelijk van de tijd die elke activiteit kost. Dat is belangrijk voor het analyseren van gebruikersprestaties en het vinden van taken die veel bronnen vragen.

De naam van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke personen. Zo kun je gebruikersprestaties, werkverdeling en de inzet van bronnen analyseren.

De classificatie van de journaalpost, zoals General Journal of Accrual.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk de analyse op te splitsen naar verschillende bedrijfsdoelen. Die kunnen elk hun eigen procespad, doorlooptijden en goedkeuringsvereisten hebben.

De huidige of definitieve status van de journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Geeft voor elke journaalpost een duidelijke uitkomst. Zo kun je succespercentages, afwijzingspercentages en het werkvolume in verschillende fasen analyseren.

De reden die wordt opgegeven wanneer een journaalpost tijdens het goedkeuringsproces wordt afgewezen.

Waarom dit belangrijk is

Legt uit waarom herstelwerk ontstaat. Zo krijg je de informatie die nodig is om afwijzingspercentages te verlagen en goedkeuring in één keer goed te laten verlopen.

De juridische entiteit of bedrijfscode waarvoor de journaalpost wordt vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de procesprestaties van verschillende bedrijven of bedrijfseenheden vergelijken en verschillen en verbetermogelijkheden zichtbaar maken.

De totale geldwaarde van de journaalpost, meestal de som van de debetbedragen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces indelen op financiële waarde. Die hangt vaak samen met procescomplexiteit, risico en goedkeuringsworkflows.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert de start van een nieuwe journaalpost. De activiteit wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw journaalkoprecord aanmaakt. Daarbij ontstaat een uniek Journal Entry ID dat als case-identificatie dient voor procesanalyse.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire startgebeurtenis van het proces. Door de tijd vanaf dit moment tot het boeken te analyseren, kun je de end-to-end-doorlooptijd meten en vertragingen bij de eerste data-invoer vinden.

Dit is het formeel indienen van een voltooide journaalpost voor beoordeling en goedkeuring. Meestal wordt dit afgeleid uit een statuswijziging op de journaalkop, bijvoorbeeld van 'Draft' naar 'In Review' of 'Submitted'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk mijlpaalmoment dat de goedkeuringscyclus start. Door de tijd tussen indienen en definitieve goedkeuring te meten, vind je bottlenecks in het beoordelingsproces en kun je SLA-compliance volgen.

De aangewezen bevoegde persoon heeft de journaalpost goedgekeurd. Daarmee is de laatste stap in de goedkeuringsworkflow afgerond. Meestal wordt dit vastgelegd via een statuswijziging op de journaalkop, bijvoorbeeld naar 'Approved'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk mijlpaalmoment dat het goedkeuringsproces afsluit en boeken mogelijk maakt. Je gebruikt het om de doorlooptijd van goedkeuring, de doorlooptijd tot boeken en het first-time-right-percentage te berekenen.

Een beoordelaar of goedkeurder heeft de journaalpost afgewezen en correctie is nodig. Deze gebeurtenis wordt vastgelegd via een statuswijziging op de journaalpost, bijvoorbeeld naar 'Rejected' of 'Needs Correction'.

Waarom dit belangrijk is

Door afwijzingen te volgen, kun je het afwijzingspercentage berekenen en de oorzaken van herstelwerk vinden. Zo worden problemen met datakwaliteit, compliance of gebruikerstraining zichtbaar.

Deze activiteit markeert het succesvol boeken van de journaalpost in het grootboek, waarmee deze een officieel financieel record wordt. Dit is een belangrijke gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer de status van de journaalkop wordt bijgewerkt naar 'Posted'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de primaire succesvolle eindgebeurtenis van het proces. Je gebruikt deze om de end-to-end-doorlooptijd en de doorlooptijd tot boeken te berekenen, belangrijke indicatoren voor de efficiëntie van de financiële afsluiting.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining visualiseert de werkelijke stroom van journaalposten en brengt bottlenecks zoals trage goedkeuringen of veelvuldige afwijzingen in beeld. Je ontdekt inefficiënties en hiaten in compliance en krijgt datagedreven inzichten voor optimalisatie.

Je hebt meestal event logs nodig die betrekking hebben op de ID van de journaalpost, met activiteitsnamen, timestamps en de gebruiker die de activiteit uitvoert. Deze data vormt de basis voor het reconstrueren van de end-to-end-processtroom.

De eerste inzichten zijn vaak binnen enkele weken na data-extractie en modelinrichting beschikbaar, afhankelijk van de datakwaliteit en complexiteit van het proces. Volledige optimalisatieprojecten lopen meestal enkele maanden en leveren doorlopend verbeteringen op.

Ja. Door elke stap in kaart te brengen, laat process mining precies zien waar en waarom afwijzingen ontstaan en waar herstelwerk wordt toegevoegd. Zo kun je specifieke stappen gericht verbeteren en fouten en bijbehorende kosten beperken.

Meestal start je met een verkenningsfase om de specifieke procesdoelen te begrijpen en de belangrijkste databronnen binnen Microsoft Dynamics 365 te identificeren. Daarna volgen data-extractie en een eerste model om het proces te visualiseren.

Process mining is schaalbaar en nuttig voor organisaties van elke omvang. Ook kleinere teams krijgen waardevolle inzichten in hun processen, kunnen de bedrijfsvoering efficiënter maken en snel verbeteringen doorvoeren.

De belangrijkste technische vereiste is toegang tot je Microsoft Dynamics 365-data, specifiek event logs uit relevante tabellen. Meestal is geen zware software-installatie op je systemen nodig, omdat veel tools in de cloud werken.

Process mining-tools maken meestal verbinding met Dynamics 365 via standaarddataconnectors of door ruwe data te exporteren, zonder het systeem rechtstreeks te wijzigen. Zo blijft de data intact en vindt de analyse plaats zonder ingrijpende aanpassingen.

Verbeter journaalposten in Dynamics 365 en rapporteer sneller

Verwijder knelpunten en verkort de doorlooptijd van R2R-journaalposten met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.