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Améliorez la gestion de vos dépenses

Guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des dépenses dans Expensify.
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez la gestion des dépenses dans Expensify pour accélérer les remboursements

Les processus de gestion des dépenses sont souvent ralentis par des approbations tardives, le non-respect des règles ou des reprises inutiles. Notre plateforme vous aide à repérer précisément ces goulots d’étranglement et ces inefficacités, et à en comprendre les causes. Vous pouvez ainsi apporter des améliorations fondées sur les données, réduire les coûts, optimiser les opérations et améliorer la satisfaction des employés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des dépenses

Même avec un système performant comme Expensify, la gestion des dépenses peut poser des difficultés importantes. Sans visibilité sur le déroulement réel des processus, des inefficacités peuvent passer inaperçues et entraîner une hausse des coûts opérationnels, des retards de remboursement et une baisse de la satisfaction des employés. Imaginez des employés qui attendent plusieurs semaines leur remboursement, ou des équipes financières qui passent des heures à relancer les approbateurs et à corriger des erreurs. Ces problèmes mobilisent vos ressources financières et pèsent aussi sur le moral et la productivité de l’ensemble de l’organisation. Améliorer la gestion des dépenses ne consiste pas seulement à simplifier une tâche financière : c’est aussi investir dans l’efficacité de votre entreprise, sa conformité et la confiance de ses employés. Comprendre comment améliorer la gestion des dépenses devient alors une priorité stratégique.

Comment le Process Mining révèle le fonctionnement des dépenses

Le Process Mining permet d’optimiser la gestion des dépenses en s’appuyant sur les données. Plutôt que de partir d’hypothèses ou de témoignages isolés, il utilise les données du journal d’événements directement issues d’Expensify et de toute plateforme financière intégrée pour reconstituer le parcours réel de chaque note de frais. Cette méthode d’analyse représente le processus de bout en bout et montre précisément le cheminement des notes, de leur création jusqu’au remboursement et à leur comptabilisation. Vous pouvez repérer les goulots d’étranglement, mesurer le temps de cycle réel de chaque activité et détecter les écarts par rapport au processus prévu. Le Process Mining peut, par exemple, révéler si certains responsables tardent régulièrement à approuver les notes, si certaines catégories de dépenses entraînent davantage de demandes de révision ou si des contrôles de conformité provoquent des retards inattendus. L’analyse détaillée des données opérationnelles met en évidence des éléments que les audits manuels ou les rapports classiques ne permettent pas de voir.

Principaux axes d’amélioration du processus de gestion des dépenses

Le Process Mining appliqué à la gestion des dépenses dans Expensify peut faire ressortir plusieurs axes d’amélioration importants :

  • Simplifier le processus d’approbation : Repérez les approbateurs ou les étapes d’approbation qui entraînent des retards importants. Vérifiez si les approbations parallèles se déroulent réellement en parallèle ou si des étapes successives allongent inutilement les temps de cycle. Vous pourrez ainsi réduire le temps de cycle de la gestion des dépenses.
  • Veiller au respect des règles internes : Repérez les manquements les plus fréquents et les étapes où ils surviennent ou sont détectés. Vous pourrez alors cibler les formations ou ajuster les règles du système pour améliorer la conformité en amont.
  • Améliorer l’efficacité des remboursements : Analysez le passage entre l’approbation et l’exécution du remboursement. Déterminez si les retards surviennent lors de la planification, du traitement du paiement ou du rapprochement comptable.
  • Répartir les ressources : Examinez la répartition de la charge de travail entre les équipes financières et les responsables concernés par le processus de gestion des dépenses, afin de mieux planifier les ressources et équilibrer la charge.
  • Repérer les possibilités d’automatisation : Identifiez les tâches manuelles répétitives ou les boucles de reprise fréquentes qui pourraient être automatisées ou simplifiées, afin de dégager du temps pour les équipes.

Résultats attendus de l’optimisation

L’optimisation proactive du processus de gestion des dépenses grâce au Process Mining apporte des bénéfices mesurables :

  • Des remboursements plus rapides : Réduisez nettement le temps de cycle entre la soumission d’une dépense et son remboursement, pour améliorer la satisfaction des employés et la gestion de la trésorerie.
  • Une baisse des coûts opérationnels : Limitez les erreurs manuelles, les relances répétées et les frais administratifs liés à la gestion des dépenses.
  • Une meilleure conformité : Veillez au respect constant des règles de dépenses de l’entreprise, réduisez les risques financiers et simplifiez les audits.
  • Une meilleure satisfaction des employés : Un processus de remboursement rapide, prévisible et simple renforce le moral des employés et leur confiance dans les fonctions administratives de l’organisation.
  • Un meilleur contrôle financier : Gagnez en visibilité sur les habitudes de dépenses et les performances des processus pour établir des budgets et des prévisions plus précis.

Avec le Process Mining, vous passez d’une simple gestion des dépenses dans Expensify à l’amélioration active de l’ensemble du processus.

Premiers pas dans l’optimisation des processus Expensify

Pour commencer cette démarche d’optimisation, il faut d’abord comprendre la situation actuelle. Ce guide vous fournit un cadre et des outils pour analyser les données Expensify et repérer les inefficacités cachées dans votre processus de gestion des dépenses. En vous appuyant sur les données, vous pourrez prendre des décisions éclairées et obtenir des améliorations concrètes. Commencez dès aujourd’hui à examiner votre processus pour découvrir comment rendre la gestion de vos dépenses plus efficace et conforme.

Gestion des dépenses Approbation des dépenses Processus de remboursement Contrôles de conformité Service financier Dépenses des employés Maîtrise des coûts Optimisation des flux de travail Frais de déplacement Déclaration des dépenses T&E

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans l’approbation par les responsables ou les équipes financières frustrent les employés qui attendent leur remboursement. Ils nuisent à leur satisfaction et immobilisent inutilement le fonds de roulement dans le processus de gestion des dépenses. ProcessMind analyse de bout en bout le processus de gestion des dépenses dans Expensify, cartographie les différents circuits d’approbation et repère précisément les goulots d’étranglement, tout en mesurant leur effet sur les temps de cycle. La plateforme met en évidence les étapes ou les approbateurs qui provoquent fréquemment des retards, afin de cibler les interventions, d’optimiser les flux de travail et d’améliorer l’expérience des employés.

Les employés voient souvent leurs notes de frais rejetées, ce qui entraîne des reprises et allonge les délais de traitement. Ces rejets peuvent être dus à des informations manquantes, au non-respect des règles ou à des consignes de soumission peu claires dans le système de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind visualise les boucles de reprise et les points de rejet dans le processus, et en identifie les causes profondes. L’analyse des attributs associés aux notes rejetées, comme certaines catégories ou certains déclarants, permet de repérer les besoins en matière de communication des règles ou de formation, de réduire les tâches manuelles et d’accélérer les approbations.

Même lorsqu’elles disposent de règles, les organisations peinent à les appliquer systématiquement, et des dépenses non conformes peuvent ainsi être approuvées. L’entreprise s’expose alors à des risques financiers et à des difficultés lors des audits, tandis que les pratiques de dépenses varient d’un service à l’autre dans Expensify. ProcessMind s’appuie sur l’attribut « Policy Violation Flag » et sur les flux réels du processus pour repérer les écarts par rapport aux règles de gestion des dépenses prévues. La plateforme révèle les cas où les contrôles sont contournés ou des notes non conformes tout de même approuvées, afin d’améliorer l’application des règles et de réduire l’exposition financière.

Les employés attendent longtemps leur remboursement, ce qui nuit à leur satisfaction et peut fragiliser leur trésorerie personnelle. Les retards proviennent souvent d’inefficacités dans les dernières étapes du processus de gestion des dépenses, notamment l’examen par les équipes financières, la planification et l’exécution du paiement dans des systèmes comme Expensify. ProcessMind suit tout le cycle de remboursement, de « Reimbursement Scheduled » à « Reimbursement Executed » puis « Accounting Posted ». La plateforme repère les retards à ces étapes importantes et indique où accélérer le processus pour verser les remboursements à temps et améliorer la situation financière des employés.

Les équipes financières et les employés consacrent beaucoup de temps et de ressources à corriger manuellement les erreurs ou à demander des informations complémentaires sur les notes de frais. Ces reprises, qui mobilisent beaucoup de main-d’œuvre, augmentent les coûts opérationnels et détournent les équipes de tâches à plus forte valeur ajoutée dans le système de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind cartographie chaque cas de « Expense Report Sent Back for Revision » et de « Receipts Attached » après la soumission initiale, et mesure le volume et les causes des reprises. La plateforme aide à repérer les étapes du processus ou les champs de saisie qui génèrent le plus d’erreurs, afin de cibler l’automatisation ou de simplifier le processus.

Les parties prenantes ne disposent pas d’une vision claire et complète du parcours d’une note de frais, de sa soumission à son remboursement, ce qui complique l’identification des inefficacités. Ce manque de visibilité nuit à la prise de décision et aux efforts d’optimisation dans l’environnement de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind reconstitue l’ensemble du parcours et fournit une représentation objective, fondée sur les données, de tous les chemins suivis par les notes de frais. Cette vue d’ensemble révèle les variations réelles du processus, les goulots d’étranglement cachés et les écarts de conformité, afin d’aider les équipes à décider des améliorations à apporter.

Le coût total de traitement de chaque note de frais dépasse les prévisions, ce qui pèse sur le budget et l’affectation des ressources du service financier. Des flux de travail inefficaces, des interventions manuelles trop nombreuses ou des temps de cycle prolongés dans le processus de gestion des dépenses Expensify peuvent en être la cause. ProcessMind met en relation les indicateurs de performance du processus, comme les temps de cycle et les taux de reprise, avec les coûts opérationnels. En repérant les écarts coûteux et les parcours inefficaces, la plateforme aide à mieux répartir les ressources et à optimiser le processus de gestion des dépenses pour réduire le coût de traitement de chaque note.

Les règles de dépenses ne sont pas appliquées de la même manière selon les services ou les approbateurs, ce qui peut créer un sentiment d’injustice et des risques de non-conformité. Ces écarts fragilisent le système de gestion des dépenses dans Expensify et peuvent entraîner des réclamations d’employés ou des constats d’audit. ProcessMind analyse les décisions d’approbation et les résultats des contrôles selon les attributs « Employee Department » et « Approver ». La plateforme met en évidence les différences dans les pratiques d’approbation et les motifs de rejet entre les différentes entités de l’organisation, afin de favoriser une application uniforme des règles et des consignes plus claires.

Certains responsables ou membres des équipes financières croulent sous les demandes d’approbation, tandis que d’autres en traitent beaucoup moins. Ce déséquilibre entraîne des retards et peut favoriser l’épuisement professionnel. Il nuit à l’efficacité et à l’équité du circuit d’approbation des dépenses dans Expensify. ProcessMind analyse le volume et la complexité des notes traitées par chaque « Approver » pour visualiser la répartition de la charge. La plateforme met en évidence les goulots d’étranglement dus aux approbateurs surchargés et aide à rééquilibrer les tâches ou à revoir les niveaux d’approbation pour accélérer le traitement.

La préparation des audits internes ou externes des notes de frais prend du temps et mobilise beaucoup de ressources, car elle exige de rechercher et de vérifier manuellement de nombreuses données. Cette charge pèse sur les équipes financières et peut provoquer une course de dernière minute lorsque les données complètes sur le processus ne sont pas facilement accessibles dans Expensify. ProcessMind fournit une piste d’audit complète et inaltérable pour chaque note de frais, de « Expense Report Created » à « Accounting Posted ». La plateforme fait facilement ressortir les activités, les décisions et les contrôles associés à chaque dépense, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à la préparation des audits et contribue à la conformité.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les délais d’approbation frustrent les employés et retardent leurs remboursements. Cet objectif consiste à raccourcir sensiblement le délai entre la soumission d’une dépense et son approbation finale, afin d’améliorer la satisfaction des employés et leur trésorerie. Des approbations plus rapides permettent de rembourser les employés plus tôt, de renforcer leur moral et de réduire les demandes de suivi.
ProcessMind analyse les flux d’approbation dans Expensify pour repérer les goulots d’étranglement, les étapes redondantes et les approbateurs dont les résultats sont insuffisants. La plateforme indique où les retards surviennent le plus souvent, afin que vous puissiez revoir les circuits d’approbation, introduire l’automatisation ou mieux répartir les ressources et, par exemple, réduire de 30 % le temps moyen d’approbation.

Un taux de rejet élevé peut révéler une mauvaise compréhension des règles, des dossiers incomplets ou des critères d’approbation peu clairs. Réduire les rejets fait gagner du temps aux employés, qui doivent sinon soumettre à nouveau leur note, et aux équipes financières, qui doivent la réexaminer. Le processus gagne en efficacité et les règles sont respectées dès le départ.
ProcessMind identifie les causes profondes des rejets dans Expensify, comme les infractions fréquentes aux règles, les informations manquantes ou les approbateurs qui rejettent souvent les demandes. En visualisant les parcours de rejet les plus courants, vous pouvez proposer des formations ciblées, clarifier les consignes de soumission ou ajuster les règles pour réduire le taux de rejet jusqu’à 40 %.

Le non-respect des règles peut entraîner des risques financiers, des difficultés lors des audits et des dépenses inégales. Cet objectif vise à appliquer rigoureusement les règles de dépenses de l’entreprise à toutes les demandes, afin de limiter les risques de fraude et de préserver l’intégrité financière. Une conformité constante renforce la confiance et réduit les risques liés aux audits.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts par rapport aux règles et les lacunes de conformité dans les notes de frais Expensify, en comparant le déroulement réel du processus aux règles définies. La plateforme met en évidence les cas de non-conformité pour permettre une intervention préventive, l’ajustement des règles et des contrôles ciblés, avec une réduction potentielle de 25 % des infractions.

Des remboursements versés à temps contribuent à la satisfaction des employés et à leur bien-être financier. Cet objectif vise à réduire le délai entre l’approbation finale et le paiement effectif, afin que les employés reçoivent rapidement les sommes qui leur sont dues. Des versements plus rapides améliorent leur expérience et réduisent la charge administrative.
ProcessMind suit l’ensemble du cycle de remboursement dans Expensify, de l’approbation à l’exécution du paiement. La plateforme repère les retards lors de l’examen financier ou de la planification des paiements, et met en évidence les possibilités d’automatiser le déclenchement des paiements ou d’optimiser leur traitement par lots. Le délai moyen de remboursement peut ainsi être réduit de 20 %.

Les reprises manuelles, souvent dues à des erreurs ou à des dossiers incomplets, mobilisent un temps précieux des employés et des équipes financières. Cet objectif consiste à repérer et à éliminer les causes de ces inefficacités, pour libérer des ressources et améliorer le déroulement global du processus. La réduction des reprises se traduit directement par des économies.
ProcessMind cartographie les boucles de reprise et les activités récurrentes dans le processus Expensify. La plateforme indique précisément où et pourquoi les notes de frais sont renvoyées pour correction, afin que vous puissiez traiter les causes profondes, comme des consignes peu claires ou des problèmes de configuration du système, et réduire les reprises manuelles en éliminant les sources d’erreurs courantes.

Sans vision claire de l’ensemble du processus de gestion des dépenses, il est difficile de repérer les inefficacités et les possibilités d’amélioration. Cet objectif consiste à obtenir une compréhension complète et transparente de chaque étape, de la création à la comptabilisation. Une visibilité complète permet de prendre des décisions fondées sur les données.
ProcessMind reconstitue automatiquement le déroulement réel du processus de traitement des notes de frais dans Expensify. La plateforme visualise tous les parcours, les écarts et les goulots d’étranglement, et montre objectivement comment le processus fonctionne réellement. Vous pouvez ainsi repérer les inefficacités cachées et optimiser le parcours de bout en bout.

Des coûts opérationnels élevés peuvent peser sur les résultats de l’entreprise. Cet objectif consiste à repérer et à éliminer les inefficacités qui augmentent le coût de traitement de chaque note de frais, afin de réaliser des économies importantes. L’optimisation des processus contribue directement à la santé financière de l’entreprise.
ProcessMind met en relation les activités du processus et les coûts associés, révélant les étapes inutiles, les reprises ou les temps de cycle prolongés qui augmentent les dépenses dans Expensify. En identifiant ces facteurs de coût, vous pouvez optimiser le processus et mettre en place des mesures d’économie, avec une réduction potentielle de 15 à 20 % du coût de traitement par note.

L’application inégale des règles de dépenses peut créer un sentiment d’injustice, des risques de non-conformité et de la confusion. Cet objectif vise à faire en sorte que toutes les notes de frais soient examinées et traitées selon des critères uniformes et clairement définis, pour garantir cohérence et prévisibilité.
ProcessMind analyse les différences entre les circuits d’approbation et les motifs de rejet selon les services, les approbateurs ou les catégories de dépenses dans Expensify. La plateforme met en évidence les règles interprétées ou appliquées de manière inégale, afin que vous puissiez préciser les consignes, automatiser les contrôles et assurer une application uniforme. La cohérence peut ainsi s’améliorer de 30 %.

Une charge inégalement répartie entre les approbateurs peut créer des goulots d’étranglement, épuiser certains collaborateurs et laisser d’autres inoccupés, ce qui ralentit les approbations. Cet objectif consiste à mieux répartir les notes de frais entre les approbateurs, pour utiliser les ressources efficacement et accélérer le traitement global.
ProcessMind fournit des analyses sur la performance et la charge de chaque approbateur dans Expensify, et repère les personnes surchargées ou sous-utilisées. Vous pouvez revoir l’attribution des approbations, mettre en place des règles de répartition de la charge ou proposer des formations, afin de mieux répartir les tâches de manière équitable et efficace.

La préparation des audits internes ou externes des notes de frais peut être une tâche manuelle et chronophage. Cet objectif vise à simplifier et à accélérer cette préparation, en réduisant les efforts et les ressources nécessaires. Des audits préparés plus rapidement mobilisent moins de ressources et perturbent moins les activités.
ProcessMind fournit un historique transparent et inaltérable de toutes les actions effectuées sur une note de frais Expensify, avec les horodatages et les personnes concernées. Cette piste d’audit générée automatiquement simplifie les contrôles de conformité et réduit considérablement le travail manuel nécessaire pour réunir les documents et les justificatifs destinés aux auditeurs. Le temps de préparation peut ainsi diminuer jusqu’à 50 %.

La satisfaction des employés à l’égard du processus de gestion des dépenses est essentielle à leur moral et à leur productivité. Cet objectif vise à améliorer leur expérience globale, de la soumission des dépenses au remboursement, en traitant les difficultés comme les retards et les rejets. Une satisfaction accrue contribue à une culture de travail positive.
ProcessMind aide à repérer et à mesurer les effets des inefficacités du processus, comme les longs délais de remboursement ou les rejets fréquents, qui influent directement sur la satisfaction des employés utilisant Expensify. En optimisant ces étapes importantes, par exemple en réduisant de 25 % les retards d’approbation, vous pouvez améliorer directement les indicateurs liés à leur expérience.

Des données de dépenses inexactes peuvent fausser les rapports financiers, créer des écarts lors des audits et nuire à la prise de décision. Cet objectif vise à améliorer la précision et l’exhaustivité de toutes les informations relatives aux dépenses, afin de disposer de données fiables pour les analyses financières. Une bonne qualité des données est indispensable à une gestion financière rigoureuse.
ProcessMind peut repérer les schémas à l’origine d’erreurs, comme les incohérences dans l’attribution des catégories ou les informations souvent manquantes dans les notes soumises dans Expensify. En indiquant où et pourquoi les problèmes de qualité des données surviennent, la plateforme permet de cibler les interventions et d’améliorer les systèmes pour obtenir des données plus fiables et mieux renseignées.

Les six étapes pour améliorer la gestion des dépenses

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus
5
Mettre en œuvre les améliorations
6
Suivre votre processus
1

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Que faire

Récupérez le modèle Excel ProcessMind conçu pour les données de gestion des dépenses et vérifiez qu’il correspond à la structure habituelle des données d’Expensify.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Le bon modèle simplifie la préparation des données et facilite leur extraction et leur mise en forme depuis Expensify pour les analyser.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré, prêt à recevoir les données de vos notes de frais Expensify et compatible avec ProcessMind.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les problèmes cachés dans la gestion des dépenses avec Expensify

ProcessMind représente l’ensemble de votre flux de travail de gestion des dépenses dans Expensify et transforme les données brutes en analyses claires et concrètes. Repérez précisément les retards et les moyens de réduire les délais de remboursement tout en respectant les règles.
  • Visualisez de bout en bout le parcours de vos dépenses dans Expensify
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement et les retards liés aux approbations
  • Détectez les violations des règles et les risques de non-conformité
  • Optimisez les remboursements et réduisez les coûts opérationnels
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Les résultats que vous pouvez obtenir dans la gestion des dépenses

Ces résultats illustrent les améliorations généralement obtenues par les organisations qui appliquent le Process Mining à leur processus de gestion des dépenses. En analysant les données de systèmes comme Expensify, le Process Mining aide à repérer les goulots d’étranglement et les inefficacités, et à améliorer sensiblement les opérations.

0 %
Réduire le temps de cycle des dépenses

Réduction moyenne du temps total de traitement

Optimisez l’ensemble du processus de gestion des dépenses, de la soumission au remboursement, en repérant et en éliminant les goulots d’étranglement pour réduire sensiblement les délais.
0 %
Réduire les coûts liés aux reprises

Réduction des reprises manuelles

Réduisez les retours coûteux de notes de frais pour correction. Le Process Mining révèle les causes profondes des reprises, ce qui permet d’obtenir davantage d’approbations dès la première soumission et de réduire les dépenses opérationnelles.
0 %
Améliorer la conformité aux règles

Réduction des infractions aux règles détectées

Repérez et traitez de manière préventive les notes de frais non conformes. Le Process Mining contribue à appliquer les règles de dépenses de façon cohérente, à réduire les risques liés aux audits et à limiter les écarts financiers.
0 days
Accélérer les remboursements

Réduction du délai de versement aux employés

Améliorez la satisfaction et la confiance des employés en accélérant sensiblement le versement des remboursements. Repérez et réduisez les retards entre l’approbation par les équipes financières et l’exécution du remboursement.
0 %
Réduire le taux de rejet

Réduction des rejets par les responsables et les équipes financières

Réduisez le nombre de notes de frais rejetées par les responsables et les équipes financières, pour améliorer la qualité des soumissions et l’efficacité globale du processus. Vous limiterez ainsi les retards et la frustration de toutes les personnes concernées.

Les résultats varient selon la complexité du processus, les inefficacités existantes et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations couramment observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une note de frais, qui regroupe toutes les activités associées, de la soumission au remboursement.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de regrouper tous les événements associés dans une seule instance de processus, base de toute analyse de Process Mining.

Nom de l’événement métier survenu à un moment précis pour une note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d’analyser le flux du processus, ses variantes et ses boucles de reprise.

Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement précis s’est produit pour une note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Les horodatages sont indispensables à toute analyse temporelle, notamment au calcul des temps de cycle, à la détection des goulots d’étranglement et au suivi des performances du processus.

Montant total de la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’analyser les notes de frais d’un montant élevé, de repérer les tendances de dépenses et d’alimenter les Dashboards financiers et de conformité.

Nom ou identifiant de l’utilisateur chargé d’approuver ou de rejeter la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour analyser les goulots d’étranglement liés à l’approbation, la répartition de la charge de travail et les taux de rejet par approbateur.

Salarié qui a créé et soumis la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’analyser les performances du processus du point de vue des salariés et de repérer les groupes qui rencontrent souvent des problèmes ou des retards.

Service ou unité opérationnelle auquel appartient la personne ayant soumis la note.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’examiner en détail les performances du processus et la conformité dans les différentes unités opérationnelles.

Indicateur booléen qui prend la valeur vraie si une violation des règles a été signalée pour la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut mesure directement le respect des règles et aide à repérer les notes de frais qui nécessitent un examen approfondi. Il constitue donc une donnée importante pour les Dashboards de conformité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique qu’un employé a créé une nouvelle note de frais. Cet événement est généralement enregistré avec un horodatage au moment où la note est enregistrée pour la première fois dans Expensify.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début de l’analyse du processus et permet de mesurer le temps de cycle total entre la création de la note et son remboursement.

L’employé soumet officiellement la note de frais remplie, ce qui lance le circuit d’approbation. Cette étape marque le passage de la saisie des données à leur examen. Elle est généralement enregistrée par un changement de statut et un horodatage de soumission.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une étape importante qui déclenche le cycle d’approbation. Elle sert de point de départ pour mesurer les délais d’examen par les responsables et les équipes financières.

Le responsable direct ou le premier approbateur a examiné et approuvé la note de frais. Cet événement est enregistré dans le journal du flux de validation, qui consigne l’action de l’approbateur et son horodatage.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante du processus de validation permet de repérer les goulots d’étranglement liés aux responsables en analysant le délai entre la soumission et cet événement. Elle sert également à calculer le KPI du temps de cycle de validation par le responsable.

Un approbateur, responsable ou membre de l’équipe financière, renvoie la note de frais au salarié pour qu’il la corrige ou fournisse des informations complémentaires. Cet événement est généralement déduit du passage du statut « Processing » à « Open ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité correspond à une reprise, une source importante d’inefficacité. Son suivi permet de quantifier les boucles de reprise, de mesurer le KPI du taux de reprise et d’en déterminer les causes.

L’équipe financière ou l’approbateur final a examiné la note de frais et donné son approbation définitive. Cette action est consignée dans l’historique du flux de validation et fait généralement passer le statut de la note à « Approved ».

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de la dernière étape de validation avant le remboursement. Sa durée influe directement sur le temps de cycle global et sur le KPI du délai moyen de remboursement.

Le paiement a été envoyé au salarié, ce qui clôt la partie remboursement du processus. L’événement est enregistré dans les journaux de traitement des paiements ou lors de la mise à jour finale du statut dans Expensify.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape constitue un repère essentiel pour mesurer les temps de cycle du point de vue des salariés. Elle est déterminante pour les KPI du temps de cycle moyen des notes de frais et du délai moyen de remboursement.

La note de frais est officiellement clôturée dans le système une fois toutes les opérations terminées, y compris le remboursement et la synchronisation comptable. Cet événement est généralement déduit d’un statut final, tel que « Closed ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement marque sans ambiguïté la fin du processus, indépendamment du remboursement. Il est utile pour analyser les dernières étapes comptables et l’archivage.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse vos données Expensify pour représenter objectivement, à partir des données, le parcours réel de vos notes de frais. Il révèle les goulots d’étranglement cachés, les écarts de conformité et les inefficacités qui freinent le processus. Vous pouvez ainsi accélérer les cycles d’approbation, réduire les rejets et mieux répartir les ressources.

Le Process Mining peut identifier les causes profondes des cycles d’approbation trop longs, des rejets fréquents de notes de frais et de l’application inégale des règles dans Expensify. Il aide également à repérer les causes des retards de remboursement, des reprises manuelles excessives et des coûts opérationnels élevés. La visualisation du processus réel vous permet de savoir où concentrer vos efforts d’amélioration.

Pour commencer, vous avez principalement besoin des données du journal d’événements d’Expensify, qui consignent chaque étape du parcours d’une note de frais. Elles comprennent l’« Expense Report ID » comme identifiant du cas, les noms des activités, comme « Submitted » ou « Approved », ainsi que l’horodatage précis de chaque activité. Des attributs complémentaires, comme l’approbateur, le montant ou les infractions aux règles, peuvent enrichir l’analyse.

Vous obtiendrez une représentation claire, fondée sur les données, de votre processus de gestion des dépenses de bout en bout, qui fera apparaître toutes ses variations réelles. Vous pourrez ainsi mesurer les goulots d’étranglement, les lacunes de conformité et les reprises manuelles. Enfin, vous disposerez de recommandations concrètes pour accélérer les approbations, réduire les rejets et les coûts opérationnels, et améliorer la satisfaction des employés.

L’extraction des données s’effectue généralement à l’aide des fonctions de reporting intégrées à Expensify ou de son API. Il s’agit d’obtenir un historique complet des événements liés aux notes de frais. Votre fournisseur de Process Mining peut souvent vous proposer des consignes précises ou des connecteurs pour simplifier cette collecte.

Non. Le Process Mining est une méthode d’analyse non intrusive qui utilise uniquement les données historiques exportées depuis Expensify. Il examine les événements passés sans interagir avec votre système opérationnel en service ni perturber les flux de travail des utilisateurs.

Les premières visualisations du processus et l’identification des goulots d’étranglement sont souvent possibles quelques semaines après l’importation et la modélisation des données. Pour obtenir des améliorations mesurables, comme la réduction des délais d’approbation, il faut généralement procéder par étapes : analyser le processus, le modifier, puis suivre les résultats pendant plusieurs mois. Le délai exact dépend de la complexité de votre processus actuel et de l’ampleur des améliorations envisagées.

Une certaine expertise technique peut être utile pour l’extraction initiale des données et la configuration, mais de nombreuses plateformes modernes de Process Mining sont conçues pour les utilisateurs métier. Leurs interfaces intuitives permettent aux analystes métier et aux responsables de processus d’effectuer directement leurs analyses. Les fournisseurs proposent généralement une assistance et des formations.

La principale exigence technique est de pouvoir accéder de manière fiable aux données d’événements Expensify, généralement par des rapports ou une API, dans un format structuré comme un fichier CSV ou une table de base de données. Vous aurez également besoin d’une plateforme de Process Mining pour importer, modéliser et analyser ces données. Elle peut être hébergée dans le cloud ou installée sur votre propre infrastructure.

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