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Améliorez votre gestion des dépenses

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des dépenses dans Expensify.
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Optimisez la gestion des dépenses dans Expensify pour accélérer les remboursements

Les processus de gestion des dépenses rencontrent souvent des difficultés, notamment des délais d'approbation, le non-respect des politiques ou des reprises inutiles. Notre plateforme vous aide à repérer précisément ces goulots d'étranglement et ces inefficacités, tout en mettant en évidence leurs causes profondes. Vous pouvez ainsi améliorer vos processus à partir des données, réduire les coûts, optimiser les opérations et accroître la satisfaction des collaborateurs.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser la gestion des dépenses est important

Même avec des systèmes performants comme Expensify, la gestion efficace des dépenses peut présenter des difficultés importantes. Sans visibilité claire sur le fonctionnement réel de vos processus, les inefficacités peuvent rester cachées, entraînant une hausse des coûts opérationnels, des remboursements tardifs et une baisse de la satisfaction des employés. Imaginez des employés qui attendent leur remboursement pendant des semaines ou des équipes financières qui consacrent d’innombrables heures à rechercher des approbations ou à corriger des erreurs. Ces problèmes ne pèsent pas seulement sur vos ressources financières, ils affectent également la motivation et la productivité de toute l’organisation. En cherchant activement à améliorer la gestion des dépenses, vous ne simplifiez pas uniquement une tâche financière : vous investissez dans l’efficacité, la conformité et la confiance de vos employés. Comprendre comment améliorer la gestion des dépenses devient ainsi une initiative stratégique essentielle.

Comment le Process Mining révèle les possibilités d’amélioration de la gestion des dépenses

Le Process Mining propose une approche fondée sur les données pour optimiser la gestion des dépenses. Au lieu de s’appuyer sur des suppositions ou des témoignages ponctuels, il utilise directement les données du journal d’événements de votre système Expensify et des plateformes financières intégrées afin de reconstituer le parcours réel de chaque note de frais. Cette méthode d’analyse visualise le processus complet, de bout en bout, et montre précisément comment les notes de frais passent de la création au remboursement et à la comptabilisation. Vous pouvez identifier exactement les points où apparaissent les goulots d’étranglement, mesurer le temps de cycle réel de chaque activité et repérer les écarts par rapport au processus prévu. Le Process Mining peut par exemple montrer que certains responsables approuvent systématiquement les demandes avec retard, que certaines catégories de dépenses entraînent davantage de corrections ou que certains contrôles de politique provoquent des délais inattendus. Cette analyse détaillée de vos données opérationnelles fournit des éléments concrets que les audits manuels ou les rapports traditionnels ne peuvent tout simplement pas offrir.

Principaux axes d’amélioration du processus de gestion des dépenses

L’application du Process Mining à votre gestion des dépenses dans Expensify peut faire ressortir plusieurs domaines d’amélioration importants :

  • Simplification du flux de travail d’approbation : repérez les approbateurs ou les étapes d’approbation qui provoquent des retards importants. Vérifiez si les approbations parallèles sont réellement parallèles ou si des étapes séquentielles prolongent inutilement les temps de cycle. Vous pourrez ainsi réduire le temps de cycle de la gestion des dépenses.
  • Respect des politiques : identifiez les violations de politique les plus fréquentes et les étapes auxquelles elles sont le plus souvent introduites ou détectées. Vous pourrez mettre en place une formation ciblée ou ajuster les règles du système afin d’améliorer la conformité en amont.
  • Efficacité des remboursements : analysez le transfert entre l’approbation et l’exécution effective du remboursement. Déterminez si les retards surviennent lors de la planification, du traitement du paiement ou du rapprochement comptable.
  • Répartition des ressources : analysez la répartition de la charge de travail entre les équipes financières et les responsables qui interviennent dans le processus de dépenses, afin de mieux planifier les ressources et d’équilibrer la charge.
  • Possibilités d’automatisation des processus : repérez les tâches manuelles répétitives ou les boucles de reprise fréquentes qui pourraient être automatisées ou simplifiées, afin de libérer du temps pour vos équipes.

Résultats attendus de l’optimisation

L’optimisation proactive de votre processus de gestion des dépenses grâce au Process Mining apporte des bénéfices mesurables et significatifs :

  • Remboursements plus rapides : réduisez sensiblement le temps de cycle global entre la soumission d’une dépense et son remboursement, pour améliorer la satisfaction des employés et la gestion de la trésorerie.
  • Réduction des coûts opérationnels : limitez les erreurs manuelles, réduisez les relances nécessaires et diminuez la charge administrative liée à la gestion des dépenses.
  • Conformité renforcée : garantissez le respect cohérent des politiques de dépenses de l’entreprise, réduisez les risques financiers et simplifiez les audits.
  • Satisfaction accrue des employés : un processus de remboursement rapide, prévisible et simple renforce la motivation des employés et leur confiance dans les fonctions administratives de l’organisation.
  • Meilleur contrôle financier : bénéficiez d’une plus grande transparence sur les habitudes de dépenses et la performance des processus, afin d’établir des budgets et des prévisions plus précis.

Grâce au Process Mining, vous passez d’une simple gestion des dépenses dans Expensify à une optimisation active de l’ensemble du parcours de gestion des dépenses.

Premiers pas avec l’optimisation des processus Expensify

Cette démarche d’optimisation commence par une compréhension précise de votre situation actuelle. Ce guide fournit le cadre et les outils nécessaires pour analyser vos données Expensify et faire apparaître les inefficacités cachées de votre processus de gestion des dépenses. En adoptant une approche fondée sur les données, vous pouvez prendre des décisions éclairées et obtenir des améliorations concrètes. Commencez dès aujourd’hui à explorer votre processus et découvrez comment rendre votre gestion des dépenses plus efficace et plus conforme.

Gestion des dépenses Approbation des dépenses Processus de remboursement Contrôles de conformité Service financier Dépenses des employés Maîtrise des coûts Optimisation du flux de travail Frais de déplacement Notes de frais T&E

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards dans l’approbation par les responsables ou l’équipe financière frustrent les employés qui attendent leur remboursement. Ils nuisent à leur satisfaction et immobilisent inutilement le fonds de roulement dans le processus de gestion des dépenses. ProcessMind analyse de bout en bout le processus de gestion des dépenses dans Expensify, cartographie tous les parcours d’approbation et identifie précisément les goulots d’étranglement, en mesurant leur impact sur les temps de cycle. La plateforme met en évidence les étapes ou les approbateurs qui provoquent fréquemment des retards, afin de permettre des interventions ciblées, de simplifier les flux de travail et d’améliorer l’expérience des employés.

Les employés voient souvent leurs notes de frais rejetées, ce qui entraîne des reprises et allonge les délais de traitement. Ces rejets peuvent être dus à des informations manquantes, au non-respect des politiques ou à des consignes de soumission peu claires dans le système de Gestion des dépenses Expensify. ProcessMind visualise toutes les boucles de reprise et tous les points de rejet du processus de dépenses, afin d’en identifier les causes profondes. En analysant les Attributs associés aux notes rejetées, comme certaines catégories ou certains émetteurs, la plateforme aide à repérer les domaines nécessitant une meilleure communication des politiques ou une formation adaptée, ce qui réduit le travail manuel et accélère l’approbation.

Malgré l’existence de politiques, les organisations peinent à les faire respecter de manière constante, ce qui conduit à l’approbation de dépenses non conformes. L’entreprise s’expose ainsi à des risques financiers, à d’éventuelles difficultés lors des audits et à des pratiques de dépenses incohérentes entre les services utilisant Expensify. ProcessMind utilise l’Attribut « Policy Violation Flag » et les flux réels du processus pour révéler les écarts par rapport à la politique prévue de Gestion des dépenses. La plateforme met en évidence les cas où les contrôles sont contournés ou les notes non conformes malgré tout approuvées, afin d’améliorer l’application des règles et de réduire l’exposition financière.

Les employés attendent longtemps le remboursement de leurs dépenses, ce qui entraîne de l’insatisfaction et des difficultés de trésorerie individuelles. Ces retards proviennent souvent d’inefficacités dans les dernières étapes du processus de Gestion des dépenses, notamment lors de la vérification financière, de la planification et de l’exécution dans des systèmes comme Expensify. ProcessMind suit l’ensemble du cycle de remboursement, de « Reimbursement Scheduled » à « Reimbursement Executed » et « Accounting Posted ». La plateforme identifie les retards à ces étapes importantes et indique où accélérer le processus afin de garantir des paiements ponctuels et de préserver la santé financière des employés.

Les équipes financières et les employés consacrent beaucoup de temps et de ressources à corriger manuellement les erreurs ou à demander des informations supplémentaires pour les notes de frais. Ces reprises, qui mobilisent fortement les équipes, augmentent les coûts opérationnels et détournent les collaborateurs d’activités à plus forte valeur ajoutée dans le système de Gestion des dépenses Expensify. ProcessMind cartographie tous les cas de « Expense Report Sent Back for Revision » et de « Receipts Attached » après la soumission initiale, puis quantifie le volume et les causes des reprises. La plateforme aide à identifier les étapes du processus ou les points de saisie qui génèrent le plus d’erreurs, afin de mettre en place une automatisation ciblée ou de simplifier le processus.

Les parties prenantes ne disposent pas d’une vision claire et complète du parcours des notes de frais, de leur soumission à leur remboursement, ce qui complique l’identification des inefficacités. Ce manque de visibilité entrave la prise de décision et les efforts d’optimisation dans l’environnement de Gestion des dépenses Expensify. ProcessMind reconstitue l’intégralité du parcours de Gestion des dépenses et fournit une visualisation objective, fondée sur les données, de chaque chemin suivi par une note de frais. Cette vue globale met en lumière les variations réelles du processus, les goulots d’étranglement cachés et les écarts de conformité, afin d’aider les équipes à prendre des décisions d’amélioration éclairées.

Le coût global du traitement de chaque note de frais est supérieur aux prévisions, ce qui pèse sur le budget du service financier et la répartition des ressources. Cette situation peut s’expliquer par des flux de travail inefficaces, des interventions manuelles trop nombreuses ou des temps de cycle excessifs dans le processus de gestion des dépenses Expensify. ProcessMind met en relation les indicateurs de performance du processus, tels que les temps de cycle et les taux de reprises, avec les coûts opérationnels. En identifiant les écarts coûteux et les parcours inefficaces, la plateforme aide à optimiser l’utilisation des ressources et à simplifier le processus de gestion des dépenses afin de réduire le coût de traitement de chaque note de frais.

Les politiques de dépenses sont appliquées de manière inégale selon les services ou les approbateurs, ce qui crée des problèmes d’équité et des zones de risque en matière de conformité. Cette incohérence fragilise l’intégrité du système de Gestion des dépenses dans Expensify et peut entraîner des réclamations d’employés ou des observations d’audit. ProcessMind analyse les décisions d’approbation et les résultats des contrôles de politique à partir des Attributs « Employee Department » et « Approver ». La plateforme met en évidence les variations dans les schémas d’approbation et les motifs de rejet entre les différents segments de l’organisation, afin de standardiser l’application des politiques et de clarifier les consignes.

Certains managers ou collaborateurs du service financier croulent sous les demandes d’approbation de dépenses, tandis que d’autres ont une charge plus légère. Cette situation provoque des retards et peut entraîner de l’épuisement professionnel. Ce déséquilibre nuit à l’efficacité et à l’équité de la structure d’approbation de la Gestion des dépenses Expensify. ProcessMind identifie la répartition de la charge de chaque « Approver » en analysant le volume et la complexité des notes de frais traitées. La plateforme visualise les goulots d’étranglement créés par les approbateurs sursollicités et fournit des éléments pour rééquilibrer les charges ou ajuster les hiérarchies d’approbation afin d’améliorer le débit du processus.

La préparation des audits internes ou externes des notes de frais est longue et mobilise fortement les équipes, car elle nécessite de récupérer et de vérifier manuellement de nombreuses données. Cet effort pèse sur les équipes financières et peut provoquer une mobilisation de dernière minute lorsque les données complètes du processus ne sont pas facilement disponibles dans Expensify. ProcessMind fournit une piste d’audit complète et immuable pour chaque note de frais, de « Expense Report Created » à « Accounting Posted ». La plateforme fait rapidement apparaître toutes les activités, décisions et vérifications de politique associées à une dépense, ce qui réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à la préparation des audits et contribue à garantir la conformité.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les délais d’approbation trop longs frustrent les employés et retardent les remboursements. Cet objectif vise à réduire considérablement le délai entre la soumission d’une note de frais et son approbation finale, afin d’améliorer la satisfaction des employés et la trésorerie. Des approbations plus rapides permettent de rembourser les employés plus tôt, de renforcer leur satisfaction et de réduire les demandes de suivi.
ProcessMind analyse les flux de travail d’approbation dans Expensify afin d’identifier les goulots d’étranglement précis, les étapes redondantes ou les approbateurs dont les performances sont insuffisantes. La plateforme peut repérer les points où les retards surviennent le plus souvent, ce qui vous permet de reconfigurer les flux d’approbation, d’introduire l’automatisation ou d’optimiser la répartition des ressources pour atteindre, par exemple, une réduction de 30 % du temps d’approbation moyen.

Un taux de rejet élevé révèle des problèmes de compréhension des politiques, de qualité des soumissions ou de critères d’approbation. Réduire les rejets fait gagner du temps aux employés, qui doivent sinon soumettre à nouveau leur note, comme aux équipes financières, qui doivent procéder à une nouvelle vérification. Le processus gagne ainsi en efficacité et les politiques sont respectées dès le départ.
ProcessMind identifie les causes profondes des rejets dans Expensify, comme les violations fréquentes des politiques, les informations manquantes ou certains approbateurs ayant tendance à rejeter davantage de demandes. En visualisant les parcours de rejet les plus courants, vous pouvez mettre en place une formation ciblée, améliorer les consignes de soumission ou ajuster les règles afin de réduire le taux de rejet jusqu’à 40 %.

Le non-respect des politiques peut entraîner des risques financiers, des difficultés lors des audits et des pratiques de dépenses incohérentes. Cet objectif consiste à appliquer rigoureusement les politiques de dépenses de l’entreprise à toutes les soumissions, afin de réduire les risques de fraude et de préserver l’intégrité financière. Une conformité constante renforce la confiance et réduit les risques liés aux audits.
ProcessMind détecte automatiquement les écarts et les lacunes de conformité dans les notes de frais Expensify en comparant l’exécution réelle du processus à des règles prédéfinies. La plateforme met en évidence les cas précis de non-conformité, afin de permettre une intervention préventive, l’ajustement des politiques et une application ciblée des règles, avec la possibilité de réduire les violations de 25 %.

Des remboursements ponctuels sont essentiels à la satisfaction et au bien-être financier des employés. Cet objectif vise à réduire le délai entre l’approbation finale et le paiement effectif, afin que les employés reçoivent rapidement les sommes qui leur sont dues. Des paiements plus rapides améliorent l’expérience des employés et réduisent la charge administrative.
ProcessMind suit l’ensemble du cycle de remboursement dans Expensify, de l’approbation à l’exécution du paiement. La plateforme identifie les retards lors de la vérification financière ou de la planification des paiements, et révèle les possibilités d’automatiser les déclencheurs de paiement ou d’optimiser le traitement par lots, pour réduire de 20 % le délai moyen de remboursement.

Les reprises manuelles, souvent dues à des erreurs ou à des soumissions incomplètes, mobilisent un temps précieux des employés et des équipes financières. Cet objectif vise à identifier et à supprimer les causes de ces inefficacités, afin de libérer des ressources et d’améliorer la qualité globale du processus. La réduction des reprises se traduit directement par des économies.
ProcessMind cartographie toutes les boucles de reprise et les activités récurrentes du processus Expensify. La plateforme indique précisément où et pourquoi les notes de frais sont renvoyées pour révision, afin de traiter les causes profondes, comme des consignes peu claires ou des problèmes de configuration du système, et de réduire efficacement les reprises manuelles en éliminant les sources d’erreurs récurrentes.

Sans vision claire de l’ensemble du processus de Gestion des dépenses, il est difficile d’identifier les inefficacités et les possibilités d’amélioration. Cet objectif fournit une compréhension complète et transparente de chaque étape, de la création à la comptabilisation. Une visibilité totale permet de prendre des décisions fondées sur les données.
ProcessMind reconstitue automatiquement le flux réel complet des notes de frais dans Expensify. La plateforme visualise tous les parcours, écarts et goulots d’étranglement, offrant une vision objective du fonctionnement réel du processus. Vous pouvez ainsi révéler les inefficacités cachées et optimiser l’ensemble du parcours de bout en bout.

Des coûts opérationnels élevés peuvent peser sur les résultats d’une entreprise. Cet objectif consiste à identifier et à éliminer les inefficacités qui augmentent le coût de traitement de chaque note de frais, afin de réaliser des économies importantes. L’optimisation des processus contribue directement à la santé financière.
ProcessMind met en relation les activités du processus et les coûts associés, afin de révéler les étapes inutiles, les reprises ou les délais prolongés qui augmentent les dépenses dans Expensify. En identifiant ces facteurs de coût, vous pouvez optimiser le processus et mettre en place des mesures d’économie, avec la possibilité de réduire de 15 à 20 % le coût de traitement de chaque note.

L’application incohérente des politiques de dépenses peut entraîner des problèmes d’équité, des risques de non-conformité et de la confusion. Cet objectif vise à garantir que toutes les notes de frais sont examinées et traitées selon des normes uniformes et clairement définies, pour plus de cohérence et de prévisibilité.
ProcessMind analyse les variations des parcours d’approbation et des motifs de rejet entre les services, les approbateurs ou les catégories de dépenses dans Expensify. La plateforme met en évidence les cas où les politiques sont interprétées ou appliquées de manière incohérente, afin de vous permettre d’affiner les consignes, d’automatiser les contrôles et de garantir une application uniforme, avec une amélioration possible de 30 % de la cohérence.

Une charge inégalement répartie entre les approbateurs peut créer des goulots d’étranglement, de l’épuisement pour certains et des périodes d’inactivité pour d’autres, ce qui ralentit les approbations. Cet objectif vise à équilibrer la répartition des notes de frais entre les approbateurs, afin d’utiliser efficacement les ressources et d’accélérer le traitement global.
ProcessMind fournit des analyses sur les performances et la charge de chaque approbateur dans Expensify, en identifiant les personnes surchargées ou sous-utilisées. Vous pouvez ainsi reconfigurer les affectations d’approbation, mettre en place des règles de répartition de la charge ou proposer des formations, pour une distribution plus efficace et plus équitable des tâches.

La préparation des audits internes ou externes des notes de frais peut être une tâche manuelle et chronophage. Cet objectif vise à simplifier et à accélérer la préparation des audits, en réduisant les efforts et les ressources nécessaires. Une préparation plus rapide permet d’économiser des ressources précieuses et de limiter les perturbations.
ProcessMind fournit un enregistrement transparent et immuable de chaque action effectuée sur une note de frais Expensify, avec notamment les horodatages et les intervenants. Cette piste d’audit générée automatiquement simplifie les contrôles de conformité et réduit considérablement le travail manuel nécessaire pour réunir les documents et les éléments de preuve destinés aux auditeurs, avec une réduction possible de 50 % du temps de préparation.

La satisfaction des employés à l’égard du processus de Gestion des dépenses est essentielle au moral et à la productivité. Cet objectif vise à améliorer l’expérience globale de soumission et de remboursement des dépenses, en traitant les difficultés telles que les retards ou les rejets. Une satisfaction accrue contribue à une culture de travail positive.
ProcessMind aide à identifier et à quantifier l’impact des inefficacités du processus, comme les délais de remboursement prolongés ou les rejets fréquents, qui influencent directement la satisfaction des employés à l’égard d’Expensify. En optimisant ces points de contact importants, par exemple en réduisant de 25 % les retards d’approbation, vous pouvez améliorer directement les indicateurs d’expérience des employés.

Des données de dépenses inexactes peuvent entraîner des rapports financiers erronés, des écarts lors des audits et de mauvaises décisions. Cet objectif vise à améliorer la précision et l’exhaustivité de toutes les informations liées aux dépenses, afin de disposer de données fiables pour les analyses financières. Une qualité élevée des données constitue le fondement d’une gestion financière solide.
ProcessMind peut identifier les schémas à l’origine des erreurs, comme les incohérences dans l’affectation des catégories ou les informations manquantes souvent omises lors des soumissions dans Expensify. En mettant en évidence les points où les problèmes de qualité apparaissent et leurs causes, la plateforme permet de mener des interventions ciblées et d’améliorer les systèmes afin d’obtenir des données d’entrée plus propres et plus fiables.

Le parcours d’amélioration de la gestion des dépenses en 6 étapes

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Télécharger le modèle
2

Exporter vos données
3

Importer votre jeu de données
4

Analyser votre processus
5

Mettre en œuvre les améliorations
6

Suivre votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel ProcessMind spécialement conçu pour les données de gestion des dépenses, afin qu’il corresponde à la structure habituelle des données Expensify.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation du bon modèle simplifie la préparation des données et facilite l’extraction et le formatage de vos données Expensify pour une analyse simple.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré, prêt à recevoir vos données de notes de frais Expensify et compatible avec ProcessMind.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Révélez les analyses cachées de la gestion des dépenses dans Expensify

ProcessMind visualise l’intégralité de votre flux de travail de gestion des dépenses dans Expensify et transforme les données brutes en analyses claires et concrètes. Découvrez précisément où surviennent les retards et comment optimiser le processus pour accélérer les remboursements et renforcer la conformité.
  • Visualisez votre processus de dépenses dans Expensify de bout en bout
  • Identifiez précisément les goulots d'étranglement et les délais d'approbation
  • Détectez les violations des politiques et les risques de non-conformité
  • Optimisez les remboursements et réduisez les coûts opérationnels
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Ce que vous pouvez obtenir dans la Gestion des dépenses

Ces résultats illustrent les améliorations généralement obtenues par les organisations qui appliquent le process mining à leur processus de Gestion des dépenses. En analysant les données de systèmes comme Expensify, le process mining aide à révéler les goulots d’étranglement et les inefficacités, ce qui entraîne des améliorations opérationnelles importantes.

0 %
Réduire le délai du cycle des dépenses

Réduction moyenne du délai total de traitement

Optimisez l’ensemble de votre processus de Gestion des dépenses, de la soumission au remboursement, en identifiant et en supprimant les goulots d’étranglement afin de réaliser des gains de temps importants.
0 %
Réduire les coûts de reprise

Réduction du travail de reprise manuelle

Réduisez le cycle coûteux de renvoi des notes de frais pour révision. Le process mining révèle les causes profondes des reprises, ce qui permet d’augmenter le nombre d’approbations dès la première soumission et de réduire les dépenses opérationnelles.
0 %
Renforcer la conformité aux politiques

Réduction des violations de politique détectées

Identifiez et traitez de manière préventive les soumissions de dépenses non conformes. Le process mining garantit une application cohérente des politiques de dépenses, réduit les risques d’audit et limite les écarts financiers.
0 days
Accélérer les remboursements

Réduction du délai de paiement des employés

Améliorez la satisfaction et la confiance des employés en accélérant sensiblement les remboursements. Identifiez précisément les retards entre l’approbation financière et l’exécution effective du remboursement, puis optimisez ces étapes.
0 %
Réduire le taux de rejet

Réduction des rejets par les managers et le service financier

Réduisez le nombre de notes de frais rejetées par les managers et le service financier afin d’améliorer la qualité des soumissions et l’efficacité globale du processus. Vous limitez ainsi les retards et la frustration de toutes les parties concernées.

Les résultats varient selon la complexité du processus, les inefficacités existantes et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations couramment observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d'une note de frais, regroupant toutes les activités associées, de la soumission au remboursement.

Pourquoi c’est important

Il permet de regrouper tous les événements associés au sein d'une seule instance de processus, fondement de toute analyse de Process Mining.

Nom de l'événement métier survenu à un moment précis pour une note de frais.

Pourquoi c’est important

Cet attribut définit les étapes de la carte du processus et permet de visualiser et d'analyser le flux du processus, ses variantes et ses boucles de reprise.

Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement précis s'est produit pour une note de frais.

Pourquoi c’est important

Les horodatages sont essentiels à toutes les analyses fondées sur le temps, notamment pour calculer les temps de cycle, identifier les goulots d’étranglement et suivre les performances du processus.

Valeur monétaire totale de la note de frais.

Pourquoi c’est important

Il permet d'analyser les notes de frais d'un montant élevé, d'identifier les tendances de dépenses et d'alimenter les Dashboards financiers et de Conformité.

Nom ou identifiant de l'utilisateur chargé d'approuver ou de rejeter la note de frais.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel pour analyser les goulots d’étranglement liés aux approbations, la répartition de la charge de travail et les taux de rejet propres à chaque approbateur.

Salarié ayant créé et soumis la note de frais.

Pourquoi c’est important

Il permet d'analyser la performance du processus du point de vue du salarié et d'identifier les groupes qui rencontrent fréquemment des problèmes ou des retards.

Service ou unité opérationnelle auquel appartient le soumetteur.

Pourquoi c’est important

Il permet d'effectuer une analyse détaillée afin de comparer la performance et la Conformité du processus entre différentes unités opérationnelles.

Indicateur booléen égal à vrai si la note de frais a été signalée pour violation d'une politique.

Pourquoi c’est important

Il mesure directement la conformité aux politiques et aide à identifier les notes de frais nécessitant un contrôle supplémentaire. Il constitue donc une donnée d'entrée importante pour les Dashboards de Conformité.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Indique le lancement d’une nouvelle note de frais par un employé. Cet événement est généralement enregistré explicitement avec un horodatage de création lorsque la note est enregistrée pour la première fois dans Expensify.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue le point de départ de toute analyse du processus et est essentielle pour mesurer le délai total entre la création et le remboursement.

L’employé soumet officiellement la note de frais remplie afin de lancer le flux de travail d’approbation. Cette étape marque le passage de la saisie des données au processus de vérification. Elle est généralement enregistrée par un changement de statut et un horodatage de soumission.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue une étape importante qui déclenche le cycle d’approbation. Elle sert de point de départ pour mesurer les délais de vérification par le manager et le service financier.

Le responsable direct ou l’approbateur de premier niveau a vérifié et approuvé la note de frais. Cet événement est enregistré dans le journal du flux de travail d’approbation, qui conserve l’action de l’approbateur et son horodatage.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante du processus d’approbation. L’analyse du délai entre la soumission et cet événement permet d’identifier les goulots d’étranglement liés aux responsables et de mesurer le KPI Temps de cycle d’approbation du responsable.

Un approbateur, responsable ou membre de l'équipe financière, renvoie la note de frais au salarié afin qu'il la corrige ou fournisse des informations complémentaires. Cet événement est généralement déduit d'un changement de statut, de « En traitement » à « Ouverte ».

Pourquoi c’est important

Cette activité correspond à une reprise, qui constitue une source importante d'inefficacité. Son suivi permet de quantifier les boucles de reprise, de mesurer le KPI du taux de reprise et d'identifier les causes profondes.

Le service financier ou l’approbateur final a vérifié la note de frais et lui a accordé l’approbation finale. Cette action est enregistrée dans l’historique du flux de travail et modifie généralement le statut de la note de frais en « Approuvé ».

Pourquoi c’est important

Il s'agit de la dernière étape d'approbation avant le remboursement. Le temps consacré à cette étape est déterminant pour le délai global du cycle et pour le KPI du délai moyen de remboursement.

Le paiement a bien été envoyé au salarié, ce qui achève la partie remboursement du processus. Cet événement est extrait des journaux de traitement des paiements ou d'une mise à jour finale du statut dans Expensify.

Pourquoi c’est important

Il s'agit d'un point de terminaison important pour mesurer les délais du cycle du point de vue du salarié. Cet événement est essentiel pour les KPI du délai moyen du cycle de traitement des notes de frais et du délai moyen de remboursement.

La note de frais est officiellement clôturée dans le système une fois toutes les actions terminées, y compris le remboursement et la synchronisation comptable. Cet événement est généralement déduit d'un statut final tel que « Clôturée ».

Pourquoi c’est important

Cet événement fournit un point de terminaison définitif du processus, distinct du remboursement. Il est utile pour analyser les dernières étapes comptables et l'archivage.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse vos données Expensify pour créer une carte objective et fondée sur les données du parcours réel de vos notes de frais. Il révèle les goulots d’étranglement cachés, les écarts de conformité et les inefficacités qui entravent votre processus. Vous pouvez ainsi accélérer les cycles d’approbation, réduire les rejets et optimiser la répartition des ressources.

Le Process Mining peut déterminer les causes profondes des longs cycles d’approbation, des rejets fréquents de notes de frais et de l’application incohérente des politiques dans Expensify. Il aide également à identifier les sources des retards de remboursement, des reprises manuelles excessives et des coûts opérationnels élevés. La visualisation du processus réel vous permet de savoir clairement où concentrer vos efforts d’amélioration.

Pour commencer, vous avez principalement besoin des données du journal d’événements Expensify, qui enregistrent chaque étape suivie par une note de frais. Elles comprennent l’« Expense Report ID » comme identifiant de cas, des noms d’activités tels que « Submitted » ou « Approved », ainsi que des horodatages précis pour chaque activité. Des attributs supplémentaires, comme l’approbateur, le montant ou les violations de politiques, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez obtenir une visualisation claire et fondée sur les données de bout en bout de votre processus de dépenses, qui révèle toutes les variations réellement observées. Vous disposez ainsi d’analyses quantifiées sur les goulots d’étranglement, les écarts de conformité et les domaines de reprises manuelles. À terme, vous bénéficiez de recommandations concrètes pour accélérer les approbations, réduire les rejets, diminuer les coûts opérationnels et améliorer la satisfaction des employés.

L’extraction des données consiste généralement à utiliser les fonctions de reporting intégrées à Expensify ou son API. L’objectif est d’obtenir un historique complet de tous les événements liés aux notes de frais. Votre fournisseur de Process Mining peut souvent vous proposer des conseils précis ou des connecteurs pour simplifier cette acquisition de données.

Non, le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive. Il s’appuie uniquement sur des données historiques exportées depuis Expensify. Il analyse donc les événements passés sans interagir avec votre système opérationnel en production ni perturber vos flux de travail utilisateurs.

Les premières visualisations du processus et l’identification des goulots d’étranglement peuvent souvent être obtenues quelques semaines après l’intégration et la modélisation réussies des données. Les améliorations mesurables, comme la réduction des délais d’approbation, nécessitent généralement une démarche itérative associant analyse, changements de processus et suivi pendant plusieurs mois. Le calendrier exact dépend de la complexité de votre processus actuel et de l’ampleur des améliorations visées.

Une certaine maîtrise technique est utile pour l’extraction initiale des données et la configuration, mais de nombreuses plateformes modernes de Process Mining sont conçues pour les utilisateurs métier. Elles proposent des interfaces intuitives pour l’analyse, permettant à vos analystes métier ou responsables de processus d’obtenir directement des résultats. Les fournisseurs proposent généralement une assistance et des formations continues.

La principale exigence technique consiste à disposer d’un accès fiable aux données d’événements de votre compte Expensify, généralement via des rapports ou une API, dans un format structuré tel qu’un fichier CSV ou une table de base de données. Vous aurez également besoin d’une plateforme logicielle de Process Mining pour ingérer, modéliser et analyser ces données. Cette plateforme peut être hébergée dans le cloud ou installée sur votre propre infrastructure.

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