> Perbaikan proses berkelanjutan > Pengelolaan pengeluaran > Expensify

Tingkatkan pengelolaan pengeluaran Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan pengelolaan pengeluaran di Expensify.

Unduh templat data

Pengelolaan pengeluaran

Expensify

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(10)Target(12)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(4)

Optimalkan pengelolaan pengeluaran di Expensify agar penggantian biaya lebih cepat

Proses pengelolaan pengeluaran sering menghadapi kendala, seperti persetujuan yang terlambat, ketidakpatuhan terhadap kebijakan, atau pekerjaan ulang yang tidak perlu. Platform kami membantu Anda menemukan hambatan dan inefisiensi tersebut serta memahami penyebabnya. Dengan begitu, Anda dapat melakukan perbaikan berdasarkan data, menyederhanakan operasional, menekan biaya, dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa pengelolaan pengeluaran perlu dioptimalkan

Meski menggunakan sistem andal seperti Expensify, pengelolaan pengeluaran tetap bisa menghadirkan tantangan. Tanpa gambaran yang jelas tentang alur proses sebenarnya, inefisiensi dapat luput dari perhatian. Akibatnya, biaya operasional meningkat, penggantian biaya tertunda, dan kepuasan karyawan menurun. Bayangkan karyawan menunggu berminggu-minggu untuk menerima uang mereka, sementara tim keuangan menghabiskan waktu berjam-jam mengejar persetujuan atau memperbaiki kesalahan. Masalah ini bukan hanya membebani sumber daya keuangan, tetapi juga memengaruhi semangat dan produktivitas di seluruh organisasi. Dengan aktif memperbaiki pengelolaan pengeluaran, Anda tidak sekadar menyederhanakan tugas keuangan. Anda juga meningkatkan efisiensi perusahaan, kepatuhan, dan kepercayaan karyawan. Karena itu, memahami cara memperbaiki pengelolaan pengeluaran menjadi langkah strategis yang penting.

Cara process mining mengungkap wawasan tentang proses pengeluaran

Process mining membantu mengoptimalkan pengelolaan pengeluaran dengan pendekatan berbasis data. Alih-alih mengandalkan asumsi atau cerita dari beberapa orang, process mining menggunakan data event log langsung dari sistem Expensify dan platform keuangan terintegrasi untuk merekonstruksi perjalanan setiap laporan pengeluaran. Teknik analisis ini menampilkan seluruh proses dari awal hingga akhir, sehingga Anda dapat melihat bagaimana laporan bergerak dari pembuatan hingga penggantian biaya dan pencatatan akuntansi. Anda dapat menemukan lokasi hambatan, mengukur waktu siklus setiap aktivitas, dan melihat penyimpangan dari proses yang direncanakan. Misalnya, process mining dapat menunjukkan apakah persetujuan dari manajer tertentu selalu lambat, apakah kategori pengeluaran tertentu lebih sering memicu revisi, atau apakah pemeriksaan kebijakan menyebabkan penundaan yang tidak terduga. Analisis mendalam atas data operasional ini menghasilkan wawasan yang bisa ditindaklanjuti, yang sulit diperoleh dari audit manual atau laporan biasa.

Area utama untuk memperbaiki proses pengeluaran

Process mining pada pengelolaan pengeluaran Expensify dapat membantu Anda menemukan beberapa area penting untuk diperbaiki:

Sederhanakan alur persetujuan: Temukan pemberi persetujuan atau tahap persetujuan tertentu yang menyebabkan penundaan. Periksa apakah persetujuan paralel benar-benar berjalan bersamaan atau justru memperpanjang waktu siklus karena dilakukan berurutan. Langkah ini membantu mengurangi waktu siklus pengelolaan pengeluaran.
Tingkatkan kepatuhan terhadap kebijakan: Temukan jenis pelanggaran kebijakan yang umum dan tahap saat pelanggaran paling sering terjadi atau terdeteksi. Dengan begitu, Anda dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran atau menyesuaikan aturan sistem untuk meningkatkan kepatuhan sejak awal.
Percepat penggantian biaya: Analisis perpindahan proses dari persetujuan hingga penggantian biaya dilakukan. Cari tahu apakah penundaan terjadi saat penjadwalan, pemrosesan pembayaran, atau rekonsiliasi akuntansi.
Atur sumber daya: Pahami pembagian beban kerja di antara tim keuangan dan manajemen yang terlibat dalam proses pengeluaran. Informasi ini membantu Anda merencanakan sumber daya dan membagi beban kerja dengan lebih baik.
Temukan peluang otomatisasi proses: Temukan tugas manual berulang atau siklus pengerjaan ulang yang umum untuk disederhanakan atau diotomatisasi, sehingga staf memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan lain.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi

Optimalisasi pengelolaan pengeluaran secara proaktif dengan process mining dapat memberikan manfaat yang terukur dan berdampak nyata:

Penggantian biaya lebih cepat: Kurangi waktu siklus dari pengajuan pengeluaran hingga penggantian biaya. Karyawan pun lebih puas dan arus kas lebih mudah dikelola.
Biaya operasional lebih rendah: Kurangi kesalahan manual, tindak lanjut berulang, dan beban administrasi dalam mengelola pengeluaran.
Kepatuhan meningkat: Pastikan kebijakan pengeluaran perusahaan diterapkan secara konsisten, kurangi risiko keuangan, dan sederhanakan proses audit.
Kepuasan karyawan meningkat: Proses penggantian biaya yang lancar, mudah diprediksi, dan cepat meningkatkan semangat karyawan serta kepercayaan terhadap fungsi administrasi organisasi.
Pengendalian keuangan lebih baik: Dapatkan gambaran yang lebih jelas tentang pola pengeluaran dan kinerja proses untuk menyusun anggaran dan perkiraan dengan lebih akurat.

Dengan process mining, penggunaan Expensify tidak hanya membantu mengelola pengeluaran. Anda juga dapat terus memperbaiki seluruh proses pengelolaan pengeluaran.

Memulai optimalisasi proses Expensify

Mulailah dengan memahami kondisi proses saat ini. Panduan ini menyediakan kerangka dan alat untuk menganalisis data Expensify serta menemukan inefisiensi yang tersembunyi dalam proses pengelolaan pengeluaran. Dengan pendekatan berbasis data, Anda dapat mengambil keputusan yang tepat dan menghasilkan perbaikan nyata. Mulai telusuri proses Anda hari ini dan lihat bagaimana pengelolaan pengeluaran dapat menjadi lebih efisien dan patuh.

Pengelolaan pengeluaran Persetujuan pengeluaran Proses penggantian biaya Pemeriksaan kepatuhan Departemen keuangan Pengeluaran karyawan Pengendalian biaya Optimalisasi alur kerja Biaya perjalanan Pelaporan pengeluaran T&E

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Keterlambatan persetujuan dari manajer atau tim keuangan membuat karyawan harus menunggu penggantian biaya dan merasa frustrasi. Hal ini menurunkan kepuasan karyawan dan membuat modal kerja tertahan tanpa perlu dalam proses pengelolaan biaya. ProcessMind menganalisis seluruh proses pengelolaan biaya di Expensify, memetakan setiap jalur persetujuan dan menunjukkan titik terjadinya hambatan beserta dampaknya terhadap waktu siklus. ProcessMind juga menyoroti langkah atau pemberi persetujuan yang sering menyebabkan keterlambatan. Dengan begitu, Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran, menyederhanakan alur kerja, dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Karyawan sering menghadapi penolakan laporan biaya, sehingga harus mengerjakan ulang dan menunggu lebih lama hingga laporan diproses. Penyebabnya bisa berupa informasi yang kurang, ketidakpatuhan terhadap kebijakan, atau panduan pengajuan yang tidak jelas di sistem pengelolaan biaya Expensify. ProcessMind memvisualisasikan setiap proses pengerjaan ulang dan titik penolakan, lalu menunjukkan penyebab utamanya. Analisis atribut laporan yang ditolak, seperti kategori tertentu atau pengaju, membantu Anda mengetahui bagian yang perlu diperjelas melalui komunikasi kebijakan atau pelatihan. Hasilnya, pekerjaan manual berkurang dan persetujuan dapat diproses lebih cepat.

Meski sudah memiliki kebijakan, organisasi sering kesulitan menerapkannya secara konsisten. Akibatnya, biaya yang tidak sesuai kebijakan tetap disetujui. Hal ini menimbulkan risiko keuangan, potensi masalah audit, dan pola pengeluaran yang tidak konsisten antar departemen pengguna Expensify. ProcessMind menggunakan atribut 'Policy Violation Flag' dan alur proses yang terjadi untuk menemukan penyimpangan dari kebijakan pengelolaan biaya. ProcessMind menunjukkan saat pemeriksaan kebijakan dilewati atau laporan yang tidak patuh tetap disetujui. Temuan ini membantu Anda memperkuat penerapan kebijakan dan mengurangi risiko keuangan.

Karyawan harus menunggu lama untuk menerima penggantian biaya. Hal ini menurunkan kepuasan dan dapat mengganggu arus kas pribadi. Penyebabnya sering berada di tahap akhir proses pengelolaan biaya, seperti pemeriksaan keuangan, penjadwalan, dan pembayaran melalui sistem seperti Expensify. ProcessMind melacak seluruh siklus penggantian biaya, mulai dari 'Reimbursement Scheduled' hingga 'Reimbursement Executed' dan 'Accounting Posted'. ProcessMind menunjukkan keterlambatan pada langkah-langkah penting ini agar Anda dapat mempercepat proses, membayar karyawan tepat waktu, dan mendukung kesejahteraan keuangan mereka.

Tim keuangan dan karyawan menghabiskan banyak waktu dan sumber daya untuk memperbaiki kesalahan secara manual atau meminta informasi tambahan pada laporan biaya. Pengerjaan ulang yang menyita waktu ini meningkatkan biaya operasional dan mengalihkan staf dari pekerjaan yang lebih bernilai di sistem pengelolaan biaya Expensify. ProcessMind memetakan setiap kejadian 'Expense Report Sent Back for Revision' dan 'Receipts Attached' setelah pengajuan awal, lalu menghitung jumlah serta penyebab pengerjaan ulang. Anda dapat mengetahui langkah proses atau titik entri data yang paling sering menimbulkan kesalahan, kemudian menerapkan otomatisasi yang tepat sasaran atau menyederhanakan proses.

Pemangku kepentingan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang alur laporan biaya, mulai dari pengajuan hingga penggantian biaya. Akibatnya, mereka sulit menemukan inefisiensi. Kurangnya visibilitas ini menghambat pengambilan keputusan dan upaya perbaikan di lingkungan pengelolaan biaya Expensify. ProcessMind merekonstruksi seluruh perjalanan pengelolaan biaya dan menyajikan visualisasi objektif berbasis data untuk setiap jalur yang dilalui laporan. Gambaran menyeluruh ini memperlihatkan variasi proses yang terjadi, hambatan tersembunyi, dan celah kepatuhan agar tim dapat menentukan perbaikan berdasarkan informasi yang jelas.

Biaya untuk memproses setiap laporan biaya lebih tinggi dari perkiraan, sehingga memengaruhi anggaran dan alokasi sumber daya departemen keuangan. Penyebabnya bisa berupa alur kerja yang tidak efisien, terlalu banyak campur tangan manual, atau waktu siklus yang panjang dalam proses pengelolaan biaya Expensify. ProcessMind menghubungkan metrik kinerja proses, seperti waktu siklus dan tingkat pengerjaan ulang, dengan biaya operasional. Dengan menemukan penyimpangan yang mahal dan jalur yang tidak efisien, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan menyederhanakan proses pengelolaan biaya untuk menekan biaya pemrosesan setiap laporan.

Kebijakan biaya diterapkan secara berbeda antar departemen atau pemberi persetujuan. Hal ini dapat menimbulkan ketidakadilan dan area yang rawan ketidakpatuhan. Ketidakkonsistenan ini mengurangi keandalan sistem pengelolaan biaya Expensify dan dapat memicu keluhan karyawan atau temuan audit. ProcessMind menganalisis keputusan persetujuan dan hasil pemeriksaan kebijakan berdasarkan atribut 'Employee Department' dan 'Approver'. ProcessMind menunjukkan perbedaan pola persetujuan dan alasan penolakan di berbagai bagian organisasi, sehingga Anda dapat menerapkan kebijakan secara seragam dan memberikan panduan yang lebih jelas.

Sebagian manajer atau staf keuangan kewalahan menangani persetujuan biaya, sementara yang lain memiliki beban lebih ringan. Ketimpangan ini menyebabkan keterlambatan dan berisiko membuat staf kelelahan. Hal ini mengurangi efisiensi dan keadilan dalam struktur persetujuan pengelolaan biaya Expensify. ProcessMind menganalisis jumlah dan tingkat kerumitan laporan yang ditangani setiap 'Approver' untuk menunjukkan pembagian beban kerja. Visualisasi hambatan akibat pemberi persetujuan yang kelebihan beban membantu Anda menyeimbangkan pekerjaan atau menyesuaikan hierarki persetujuan agar proses berjalan lebih lancar.

Persiapan audit internal atau eksternal atas laporan biaya memakan banyak waktu dan tenaga karena data harus dicari dan diverifikasi secara manual. Beban ini menyulitkan tim keuangan dan dapat memicu pekerjaan mendadak menjelang audit karena data proses yang lengkap tidak tersedia dengan mudah di Expensify. ProcessMind menyediakan jejak audit lengkap yang tidak dapat diubah untuk setiap laporan biaya, mulai dari 'Expense Report Created' hingga 'Accounting Posted'. Anda dapat melihat semua aktivitas, keputusan, dan pemeriksaan kebijakan terkait suatu biaya dengan mudah. Ini memangkas waktu dan tenaga untuk persiapan audit sekaligus membantu memastikan kepatuhan.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Persetujuan yang lama membuat karyawan frustrasi dan menunda penggantian biaya. Sasaran ini berfokus pada pemangkasan waktu secara signifikan, mulai dari pengajuan biaya hingga persetujuan akhir, untuk meningkatkan kepuasan karyawan dan memperbaiki arus kas. Persetujuan yang lebih cepat berarti karyawan menerima penggantian biaya lebih awal, semangat kerja meningkat, dan pertanyaan tentang status pengajuan berkurang.
ProcessMind menganalisis alur persetujuan di Expensify untuk menemukan hambatan tertentu, langkah yang berulang, atau pemberi persetujuan yang kinerjanya kurang baik. Anda dapat mengetahui titik yang paling sering menyebabkan keterlambatan, lalu menyesuaikan alur persetujuan, menerapkan otomatisasi, atau mengoptimalkan alokasi sumber daya. Langkah ini dapat membantu, misalnya, mengurangi rata-rata waktu persetujuan sebesar 30%.

Tingkat penolakan yang tinggi menunjukkan adanya masalah dalam pemahaman kebijakan, kualitas pengajuan, atau kriteria persetujuan. Mengurangi penolakan menghemat waktu karyawan yang harus mengajukan ulang dan tim keuangan yang harus memeriksa kembali. Proses pun lebih efisien dan kebijakan dapat dipatuhi sejak awal.
ProcessMind menemukan penyebab utama penolakan di Expensify, seperti pelanggaran kebijakan yang sering terjadi, informasi yang kurang, atau pemberi persetujuan tertentu yang sering menolak laporan. Dengan melihat pola jalur penolakan, Anda dapat memberikan pelatihan yang tepat sasaran, memperjelas panduan pengajuan, atau menyesuaikan aturan kebijakan untuk mengurangi tingkat penolakan hingga 40%.

Ketidakpatuhan dapat menimbulkan risiko keuangan, masalah audit, dan pengeluaran yang tidak konsisten. Sasaran ini berfokus pada penerapan kebijakan biaya perusahaan secara ketat untuk semua pengajuan, mengurangi potensi kecurangan, dan menjaga integritas keuangan. Kepatuhan yang konsisten membangun kepercayaan dan mengurangi risiko audit.
ProcessMind mendeteksi penyimpangan dari kebijakan dan celah kepatuhan pada laporan biaya Expensify dengan membandingkan pelaksanaan proses aktual dengan aturan yang telah ditetapkan. ProcessMind menunjukkan kasus ketidakpatuhan tertentu agar Anda dapat mengambil tindakan lebih awal, menyesuaikan kebijakan, dan menerapkannya secara tepat sasaran. Langkah ini berpotensi mengurangi pelanggaran kebijakan sebesar 25%.

Penggantian biaya tepat waktu penting bagi kepuasan dan kesejahteraan keuangan karyawan. Sasaran ini berfokus pada pengurangan waktu dari persetujuan akhir hingga pembayaran, agar karyawan segera menerima dana. Pembayaran yang lebih cepat meningkatkan pengalaman karyawan dan mengurangi beban administrasi.
ProcessMind melacak seluruh siklus penggantian biaya di Expensify, dari persetujuan hingga pembayaran. ProcessMind menemukan keterlambatan dalam pemeriksaan keuangan atau penjadwalan pembayaran, sehingga Anda dapat melihat peluang untuk mengotomatiskan pemicu pembayaran atau mengoptimalkan pemrosesan secara berkelompok. Hasilnya, rata-rata waktu penggantian biaya dapat berkurang 20%.

Pengerjaan ulang manual, yang sering disebabkan oleh kesalahan atau pengajuan yang tidak lengkap, menyita waktu berharga karyawan dan staf keuangan. Sasaran ini berupaya menemukan dan mengatasi penyebab inefisiensi tersebut, membebaskan sumber daya, dan meningkatkan kelancaran proses. Mengurangi pengerjaan ulang juga langsung menekan biaya.
ProcessMind memetakan semua proses pengerjaan ulang dan aktivitas berulang dalam proses Expensify. ProcessMind menunjukkan dengan tepat kapan dan mengapa laporan biaya dikembalikan untuk diperbaiki. Anda dapat mengatasi penyebab utama, seperti instruksi yang tidak jelas atau masalah konfigurasi sistem, dan mengurangi pengerjaan ulang manual dengan menghilangkan sumber kesalahan yang umum.

Tanpa gambaran yang jelas tentang seluruh proses pengelolaan biaya, sulit menemukan inefisiensi dan peluang perbaikan. Sasaran ini memberikan pemahaman yang transparan tentang setiap langkah, dari pembuatan laporan hingga pencatatan akuntansi. Visibilitas penuh mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
ProcessMind secara otomatis merekonstruksi alur aktual laporan biaya di Expensify secara menyeluruh. ProcessMind memvisualisasikan semua jalur, penyimpangan, dan hambatan, sehingga Anda dapat melihat proses yang benar-benar terjadi tanpa bias. Dengan begitu, Anda dapat menemukan inefisiensi tersembunyi dan memperbaiki seluruh proses dari awal hingga akhir.

Biaya operasional yang tinggi dapat mengurangi laba perusahaan. Sasaran ini berfokus pada pencarian dan penghapusan inefisiensi yang meningkatkan biaya pemrosesan setiap laporan biaya, sehingga menghasilkan penghematan yang berarti. Proses yang lebih efisien turut menjaga kesehatan keuangan perusahaan.
ProcessMind menghubungkan aktivitas proses dengan biaya terkait untuk menemukan langkah yang tidak perlu, pengerjaan ulang, atau waktu siklus panjang yang meningkatkan biaya di Expensify. Setelah mengetahui faktor pemicu biaya, Anda dapat menyederhanakan proses dan menerapkan langkah penghematan. Biaya pemrosesan setiap laporan berpotensi turun 15-20%.

Penerapan kebijakan biaya yang tidak konsisten dapat menimbulkan ketidakadilan, risiko kepatuhan, dan kebingungan. Sasaran ini memastikan semua laporan biaya diperiksa dan diproses berdasarkan standar yang seragam dan jelas, sehingga hasilnya konsisten dan dapat diperkirakan.
ProcessMind menganalisis perbedaan jalur persetujuan dan alasan penolakan antar departemen, pemberi persetujuan, atau kategori biaya di Expensify. ProcessMind menunjukkan bagian yang menafsirkan atau menerapkan kebijakan secara berbeda. Anda dapat memperjelas panduan, mengotomatiskan pemeriksaan, dan memastikan kebijakan diterapkan secara seragam. Konsistensi dapat meningkat 30%.

Beban kerja pemberi persetujuan yang tidak merata dapat menimbulkan hambatan, membuat sebagian orang kelelahan dan sebagian lainnya kurang sibuk. Akibatnya, persetujuan menjadi lebih lambat. Sasaran ini berupaya membagi laporan biaya secara seimbang agar sumber daya digunakan dengan efisien dan seluruh proses berjalan lebih cepat.
ProcessMind memberikan gambaran tentang kinerja dan beban kerja setiap pemberi persetujuan di Expensify, serta menunjukkan siapa yang kelebihan beban atau kurang dimanfaatkan. Anda dapat mengatur ulang penugasan persetujuan, menerapkan aturan pembagian beban, atau menyarankan pelatihan agar tugas terbagi lebih efisien dan merata.

Persiapan audit internal atau eksternal atas laporan biaya dapat menjadi pekerjaan manual yang memakan waktu. Sasaran ini menyederhanakan dan mempercepat persiapan audit, sehingga tenaga dan sumber daya yang dibutuhkan berkurang. Persiapan yang lebih cepat menghemat sumber daya dan mengurangi gangguan pada pekerjaan sehari-hari.
ProcessMind menyediakan catatan transparan yang tidak dapat diubah untuk setiap tindakan pada laporan biaya Expensify, termasuk waktu dan pelakunya. Jejak audit yang dibuat secara otomatis ini menyederhanakan pemeriksaan kepatuhan dan memangkas pekerjaan manual untuk mengumpulkan dokumen serta bukti bagi auditor. Waktu persiapan dapat berkurang hingga 50%.

Kepuasan karyawan terhadap proses pengelolaan biaya penting bagi semangat kerja dan produktivitas. Sasaran ini meningkatkan pengalaman karyawan saat mengajukan biaya dan menerima penggantian, dengan mengatasi kendala seperti keterlambatan atau penolakan. Kepuasan yang lebih tinggi turut membangun budaya kerja yang positif.
ProcessMind membantu menemukan dan mengukur dampak inefisiensi proses, seperti waktu penggantian yang lama atau penolakan yang sering terjadi, terhadap kepuasan karyawan pengguna Expensify. Dengan memperbaiki titik-titik penting ini, misalnya mengurangi keterlambatan persetujuan sebesar 25%, Anda dapat meningkatkan metrik pengalaman karyawan secara langsung.

Data biaya yang tidak akurat dapat menyebabkan laporan keuangan keliru, perbedaan dalam audit, dan keputusan yang kurang tepat. Sasaran ini meningkatkan ketepatan dan kelengkapan semua informasi terkait biaya agar analisis keuangan menggunakan data yang andal. Kualitas data yang tinggi menjadi dasar pengelolaan keuangan yang baik.
ProcessMind dapat menemukan pola yang menyebabkan kesalahan data, seperti kategori yang tidak konsisten atau informasi yang sering tidak dicantumkan dalam pengajuan Expensify. Dengan menunjukkan kapan dan mengapa masalah kualitas data terjadi, ProcessMind membantu Anda mengambil tindakan yang tepat sasaran dan memperbaiki sistem agar data yang dimasukkan lebih akurat dan andal.

6 langkah perbaikan proses pengelolaan biaya

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel ProcessMind yang dirancang khusus untuk data pengelolaan biaya dan disesuaikan dengan struktur data Expensify.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Templat yang tepat menyederhanakan persiapan data. Anda dapat mengekstrak dan memformat data Expensify dengan lebih mudah untuk dianalisis.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel terstruktur yang siap diisi dengan data laporan biaya Expensify dan kompatibel dengan ProcessMind.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Temukan insight tersembunyi dalam pengelolaan pengeluaran Expensify

ProcessMind memvisualisasikan seluruh alur kerja pengeluaran di Expensify dan mengubah data mentah menjadi insight yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Temukan titik terjadinya keterlambatan dan cara mempercepat penggantian biaya serta meningkatkan kepatuhan.

Lihat seluruh alur pengeluaran Expensify dari awal hingga akhir
Temukan hambatan dan keterlambatan dalam persetujuan
Deteksi pelanggaran kebijakan dan risiko kepatuhan
Sederhanakan penggantian biaya dan kurangi biaya operasional

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Hasil yang dapat dicapai dalam pengelolaan biaya

Hasil ini menunjukkan perbaikan yang umumnya dicapai organisasi dengan menerapkan process mining pada proses pengelolaan biaya. Dengan menganalisis data dari sistem seperti Expensify, process mining membantu menemukan hambatan dan inefisiensi sehingga operasional dapat meningkat secara signifikan.

0 %

Waktu siklus biaya lebih cepat

Rata-rata pengurangan total waktu pemrosesan

Sederhanakan seluruh proses pengelolaan biaya, dari pengajuan hingga penggantian, dengan menemukan dan mengatasi hambatan agar waktu pemrosesan berkurang secara signifikan.

0 %

Biaya pengerjaan ulang berkurang

Pengurangan pekerjaan pengerjaan ulang manual

Kurangi siklus mahal saat laporan biaya dikembalikan untuk diperbaiki. Process mining menemukan penyebab utama pengerjaan ulang, sehingga lebih banyak laporan disetujui pada pengajuan pertama dan biaya operasional menurun.

0 %

Kepatuhan kebijakan meningkat

Pengurangan pelanggaran kebijakan yang terdeteksi

Temukan dan tangani lebih awal pengajuan biaya yang tidak sesuai kebijakan. Process mining membantu memastikan kebijakan biaya diterapkan secara konsisten, mengurangi risiko audit dan selisih keuangan.

0 days

Penggantian biaya lebih cepat

Waktu tunggu pembayaran kepada karyawan lebih singkat

Tingkatkan kepuasan dan kepercayaan karyawan dengan mempercepat pembayaran penggantian biaya secara signifikan. Temukan dan atasi keterlambatan antara persetujuan keuangan dan pembayaran.

0 %

Tingkat penolakan lebih rendah

Pengurangan penolakan oleh manajer dan tim keuangan

Kurangi jumlah laporan biaya yang ditolak manajer dan tim keuangan untuk meningkatkan kualitas pengajuan dan efisiensi proses secara keseluruhan. Langkah ini mengurangi keterlambatan dan rasa frustrasi semua pihak.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kerumitan proses, inefisiensi yang ada, dan kualitas data. Angka ini menunjukkan perbaikan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk laporan pengeluaran yang mengelompokkan semua aktivitas terkait, dari pengajuan hingga penggantian biaya.

Mengapa ini penting

Atribut ini menggabungkan semua peristiwa terkait ke dalam satu instans proses. Inilah dasar analisis process mining.

Nama peristiwa bisnis yang terjadi pada waktu tertentu dalam proses laporan pengeluaran.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga alur proses, variasi, dan siklus pengerjaan ulang dapat dilihat dan dianalisis.

Waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi pada laporan pengeluaran.

Mengapa ini penting

Cap waktu diperlukan untuk semua analisis berbasis waktu, termasuk menghitung waktu siklus, menemukan hambatan, dan memantau kinerja proses.

Jumlah nilai uang seluruh pengeluaran dalam laporan.

Mengapa ini penting

Membantu menganalisis laporan pengeluaran bernilai tinggi dan menemukan tren belanja. Atribut ini juga penting untuk dasbor keuangan dan kepatuhan.

Nama atau ID pengguna yang bertanggung jawab menyetujui atau menolak laporan pengeluaran.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk menganalisis hambatan persetujuan, pembagian beban kerja, dan tingkat penolakan tiap pemberi persetujuan.

Karyawan yang membuat dan mengajukan laporan pengeluaran.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja proses dari sudut pandang karyawan dan membantu menemukan kelompok yang sering mengalami masalah atau keterlambatan.

Departemen atau unit bisnis tempat pengaju bekerja.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda menelusuri analisis lebih dalam untuk membandingkan kinerja proses dan kepatuhan di berbagai unit bisnis.

Indikator boolean yang bernilai benar jika laporan ditandai karena pelanggaran kebijakan.

Mengapa ini penting

Mengukur kepatuhan terhadap kebijakan secara langsung dan membantu menemukan laporan yang perlu ditinjau lebih lanjut. Atribut ini menjadi masukan penting untuk dasbor kepatuhan.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Menandai saat karyawan mulai membuat laporan biaya baru. Biasanya, peristiwa ini tercatat dengan waktu pembuatan ketika laporan pertama kali disimpan di Expensify.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi titik awal analisis proses dan penting untuk mengukur total waktu siklus, dari pembuatan hingga penggantian biaya.

Karyawan secara resmi mengajukan laporan biaya yang telah selesai agar alur persetujuan dimulai. Ini menandai peralihan penting dari entri data ke proses pemeriksaan, yang biasanya tercatat melalui perubahan status dan waktu pengajuan.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini merupakan tonggak penting yang memulai siklus persetujuan. Aktivitas ini menjadi titik awal untuk mengukur waktu pemeriksaan oleh manajer dan tim keuangan.

Manajer langsung atau pemberi persetujuan tingkat pertama telah meninjau dan menyetujui laporan pengeluaran. Peristiwa ini tercatat dalam log alur kerja persetujuan, yang memuat tindakan pemberi persetujuan beserta waktunya.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting dalam proses persetujuan. Dengan menganalisis waktu sejak laporan diajukan hingga tahap ini, Anda dapat menemukan hambatan terkait manajer dan mengukur KPI Waktu Siklus Persetujuan Manajer.

Pemberi persetujuan, baik manajer maupun staf keuangan, mengembalikan laporan kepada karyawan untuk diperbaiki atau dilengkapi informasinya. Peristiwa ini biasanya disimpulkan dari perubahan status menjadi 'Terbuka' setelah sebelumnya berstatus 'Sedang Diproses'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menunjukkan adanya pengerjaan ulang, salah satu sumber utama inefisiensi. Dengan melacaknya, Anda dapat menghitung siklus pengerjaan ulang, mengukur KPI Tingkat Pengerjaan Ulang, dan menemukan akar masalah.

Bagian keuangan atau pemberi persetujuan akhir telah meninjau dan memberikan persetujuan akhir atas laporan pengeluaran. Tindakan ini tercatat dalam riwayat alur kerja dan biasanya mengubah status laporan menjadi 'Disetujui'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tahap persetujuan terakhir sebelum penggantian biaya. Lama waktu yang dibutuhkan pada tahap ini berpengaruh besar terhadap waktu siklus keseluruhan dan KPI Rata-rata Waktu Tunggu Penggantian Biaya.

Pembayaran berhasil dikirim kepada karyawan, sehingga tahap penggantian biaya selesai. Peristiwa ini tercatat dalam log pemrosesan pembayaran atau melalui pembaruan status akhir di Expensify.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik akhir penting untuk mengukur waktu siklus dari sudut pandang karyawan. Data ini penting untuk KPI Rata-rata Waktu Siklus Laporan Pengeluaran dan Rata-rata Waktu Tunggu Penggantian Biaya.

Laporan pengeluaran resmi ditutup di sistem setelah semua tindakan, termasuk penggantian biaya dan sinkronisasi akuntansi, selesai. Peristiwa ini biasanya disimpulkan dari status akhir seperti 'Ditutup'.

Mengapa ini penting

Menetapkan titik akhir proses yang pasti, terpisah dari penggantian biaya. Ini berguna untuk menganalisis tahap akhir akuntansi dan pengarsipan.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining dapat memperbaiki proses pengelolaan biaya kami di Expensify?

Process mining menganalisis data Expensify untuk membuat peta objektif berbasis data tentang perjalanan aktual laporan biaya Anda. Peta ini menunjukkan hambatan tersembunyi, penyimpangan kepatuhan, dan inefisiensi yang menghambat proses. Dengan begitu, Anda dapat mempercepat siklus persetujuan, mengurangi penolakan, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya.

Masalah apa saja di Expensify yang dapat dibantu oleh process mining?

Process mining dapat menemukan penyebab utama siklus persetujuan yang lambat, laporan biaya yang sering ditolak, dan penerapan kebijakan yang tidak konsisten di Expensify. Process mining juga membantu menemukan penyebab keterlambatan penggantian biaya karyawan, pengerjaan ulang manual yang berlebihan, dan biaya operasional yang tinggi. Visualisasi proses yang sebenarnya memperjelas bagian yang perlu menjadi fokus perbaikan.

Data apa yang kami perlukan dari Expensify untuk memulai process mining?

Untuk memulai, Anda terutama memerlukan data log peristiwa dari Expensify yang mencatat setiap langkah dalam perjalanan laporan biaya. Data ini mencakup 'Expense Report ID' sebagai pengenal kasus, nama aktivitas seperti "Submitted" atau "Approved", serta waktu yang tepat untuk setiap aktivitas. Atribut tambahan seperti pemberi persetujuan, jumlah biaya, atau pelanggaran kebijakan dapat memperkaya analisis.

Hasil apa yang dapat kami harapkan setelah menerapkan process mining pada proses biaya?

Anda akan mendapatkan visualisasi proses biaya dari awal hingga akhir yang jelas dan berbasis data, termasuk semua variasi proses yang terjadi. Hasilnya, Anda dapat mengukur hambatan, celah kepatuhan, dan pengerjaan ulang manual. Selanjutnya, Anda memperoleh rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti untuk mempercepat persetujuan, mengurangi penolakan, menekan biaya operasional, dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Bagaimana cara mengekstrak data yang diperlukan dari Expensify untuk process mining?

Ekstraksi data biasanya dilakukan menggunakan fitur pelaporan bawaan Expensify atau API-nya. Tujuannya adalah mendapatkan catatan historis yang lengkap tentang semua peristiwa pada laporan biaya. Penyedia process mining Anda biasanya dapat memberikan panduan khusus atau konektor untuk mempermudah pengambilan data.

Apakah process mining mengganggu operasional Expensify yang sedang berjalan?

Tidak. Process mining adalah teknik analisis yang tidak mengganggu sistem. Analisis hanya menggunakan data historis yang telah diekspor dari Expensify. Artinya, process mining menganalisis kejadian yang sudah berlalu tanpa berinteraksi dengan atau mengganggu sistem operasional maupun alur kerja pengguna.

Berapa lama biasanya sampai terlihat perbaikan nyata setelah process mining dimulai?

Visualisasi proses awal dan identifikasi hambatan biasanya dapat dilakukan dalam beberapa minggu setelah data berhasil dimasukkan dan dimodelkan. Untuk mendapatkan hasil yang terukur, seperti waktu persetujuan yang lebih singkat, biasanya diperlukan proses berulang yang mencakup analisis, perubahan proses, dan pemantauan lanjutan selama beberapa bulan. Waktu yang dibutuhkan bergantung pada kerumitan proses saat ini dan cakupan perbaikan.

Apakah kami memerlukan tim teknis khusus untuk menjalankan process mining?

Keahlian teknis dapat membantu saat mengekstrak data dan melakukan penyiapan awal. Namun, banyak platform process mining modern dirancang untuk pengguna bisnis. Antarmukanya memudahkan analisis sehingga analis bisnis atau pemilik proses dapat memperoleh wawasan secara langsung. Penyedia biasanya juga menyediakan dukungan dan pelatihan berkelanjutan.

Apa persyaratan teknis utama untuk menerapkan process mining pada data Expensify?

Persyaratan teknis utamanya adalah akses yang andal ke data peristiwa Expensify, biasanya melalui laporan atau API, dalam format terstruktur seperti CSV atau tabel database. Anda juga memerlukan platform perangkat lunak process mining untuk memasukkan, memodelkan, dan menganalisis data tersebut. Platform ini dapat berbasis cloud atau dipasang di infrastruktur Anda sendiri.

Optimalkan pengelolaan pengeluaran: mulai uji coba gratis hari ini

Sederhanakan pengelolaan pengeluaran di Expensify, kurangi waktu siklus hingga 30%, dan tingkatkan kepuasan.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai optimalkan proses hari ini.