> Continu verbeteren van processen > Onkostenbeheer > Expensify

Verbeter het onkostenbeheer

Optimaliseer het onkostenbeheer in Expensify met deze gids in 6 stappen.
Verbeter het onkostenbeheer
Onkostenbeheer
Expensify

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (10) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Verbeter het onkostenbeheer in Expensify en betaal declaraties sneller terug

Bij onkostenbeheer ontstaan vaak vertragingen bij goedkeuringen, overtredingen van het beleid en onnodig herstelwerk. Ons platform laat zien waar deze bottlenecks en inefficiënties zitten en wat de oorzaken zijn. Zo kun je verbeteringen doorvoeren op basis van data, kosten verlagen en de tevredenheid van medewerkers verhogen.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom verbetering van onkostenbeheer belangrijk is

Ook met een systeem als Expensify kan goed onkostenbeheer een uitdaging zijn. Zonder helder zicht op het werkelijke proces blijven inefficiënties verborgen. Dat leidt tot hogere bedrijfskosten, vertraagde terugbetalingen en ontevreden medewerkers. Denk aan medewerkers die weken op hun geld wachten, of financiële teams die uren kwijt zijn aan goedkeuringen najagen en fouten herstellen. Dat kost niet alleen geld, maar gaat ook ten koste van de motivatie en productiviteit binnen de organisatie. Door onkostenbeheer actief te verbeteren, maak je niet alleen een financiële taak efficiënter. Je investeert ook in de bedrijfsvoering, compliance en het vertrouwen van medewerkers. Weten hoe je onkostenbeheer verbetert, wordt zo een belangrijk strategisch aandachtspunt.

Hoe process mining inzicht geeft in onkostenprocessen

Process mining biedt een datagedreven manier om onkostenbeheer te verbeteren. In plaats van af te gaan op aannames of losse voorbeelden, gebruikt het eventlogdata uit Expensify en gekoppelde financiële systemen om het werkelijke verloop van elke declaratie in kaart te brengen. Zo zie je het hele proces, van het aanmaken van een declaratie tot de uiteindelijke terugbetaling en boeking. Je ziet waar bottlenecks ontstaan, meet de werkelijke doorlooptijd van activiteiten en ontdekt waar het proces afwijkt van de afspraken. Process mining kan bijvoorbeeld laten zien of bepaalde managers structureel traag goedkeuren, of bepaalde onkostencategorieën vaker tot aanpassingen leiden, en of beleidscontroles onverwachte vertraging veroorzaken. Deze analyse van procesdata levert concrete inzichten op die je niet uit handmatige controles of standaardrapportages haalt.

Waar je onkostenprocessen kunt verbeteren

Process mining op het onkostenbeheer in Expensify kan verschillende verbeterpunten zichtbaar maken:

  • Goedkeuringsworkflow verbeteren: Spoor specifieke goedkeurders of goedkeuringsstappen op die voor vertraging zorgen. Ga na of parallelle goedkeuringen echt parallel verlopen, of dat opeenvolgende stappen de doorlooptijd onnodig verlengen. Zo kun je de doorlooptijd van onkostenbeheer verkorten.
  • Naleving van beleid verbeteren: Breng veelvoorkomende overtredingen van beleid in kaart en kijk in welke processtappen ze ontstaan of worden ontdekt. Zo kun je gerichte training geven of systeemregels aanpassen om compliance te verbeteren.
  • Terugbetalingen versnellen: Analyseer de overdracht van goedkeuring naar daadwerkelijke terugbetaling. Ga na of vertraging ontstaat bij het inplannen, verwerken of afstemmen van betalingen.
  • Middelen verdelen: Krijg zicht op de werkverdeling binnen de financiële en managementteams die bij het onkostenproces betrokken zijn. Dat helpt bij het plannen van capaciteit en het verdelen van de werklast.
  • Kansen voor procesautomatisering vinden: Ontdek terugkerende handmatige taken of herstelwerk dat je kunt automatiseren of vereenvoudigen. Zo houden medewerkers meer tijd over.

Wat je van optimalisatie kunt verwachten

Door onkostenbeheer met process mining proactief te verbeteren, kun je meetbare resultaten behalen:

  • Snellere terugbetalingen: Verkort de totale doorlooptijd van het indienen van een declaratie tot de terugbetaling. Dat maakt medewerkers tevredener en helpt de kasstroom beter te beheren.
  • Lagere bedrijfskosten: Beperk handmatige fouten, verminder het aantal herinneringen en verlaag de administratieve lasten van onkostenbeheer.
  • Betere compliance: Zorg dat het onkostenbeleid consequent wordt nageleefd. Zo beperk je financiële risico’s en vereenvoudig je audits.
  • Tevreden medewerkers: Een voorspelbaar en snel terugbetalingsproces vergroot de motivatie en het vertrouwen in de administratieve processen van de organisatie.
  • Meer grip op financiën: Krijg beter zicht op uitgavenpatronen en procesprestaties. Dat helpt bij nauwkeuriger budgetteren en voorspellen.

Met process mining ga je in Expensify verder dan alleen onkosten beheren: je kunt het hele onkostenproces actief verbeteren.

Aan de slag met procesoptimalisatie in Expensify

Begin met inzicht in de huidige situatie. Deze gids biedt een aanpak en hulpmiddelen om Expensify-data te analyseren en verborgen inefficiënties in het onkostenproces op te sporen. Met een datagedreven aanpak kun je onderbouwde beslissingen nemen en concrete verbeteringen doorvoeren. Bekijk het proces en ontdek hoe je onkostenbeheer efficiënter kunt maken en beleid beter kunt naleven.

Onkostenbeheer Goedkeuring van onkosten Terugbetalingsproces Compliancecontroles Financiële afdeling Onkosten van medewerkers Kostenbeheersing Workflowoptimalisatie Reiskosten Onkostendeclaraties T&E

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertraging bij de goedkeuring door managers of de financiële afdeling zorgt ervoor dat medewerkers gefrustreerd wachten op hun terugbetaling. Dit verlaagt de medewerkerstevredenheid en houdt onnodig werkkapitaal vast binnen het onkostenbeheerproces. ProcessMind analyseert het volledige onkostenbeheerproces in Expensify, brengt alle goedkeuringsroutes in kaart en laat precies zien waar bottlenecks ontstaan en wat hun effect is op de doorlooptijden. Zo zie je welke stappen of goedkeurders vaak vertraging veroorzaken en kun je gericht ingrijpen om workflows efficiënter te maken en de ervaring van medewerkers te verbeteren.

Medewerkers krijgen regelmatig hun onkostenrapport afgewezen. Daardoor moeten ze herstelwerk doen en duurt de verwerking langer. Dit kan komen door ontbrekende informatie, het niet naleven van beleid of onduidelijke indieningsrichtlijnen in het onkostenbeheersysteem van Expensify. ProcessMind brengt alle herstelrondes en afwijzingen in het onkostenproces in beeld en wijst de oorzaken aan. Door kenmerken van afgewezen rapporten te analyseren, zoals bepaalde categorieën of indieners, zie je waar betere uitleg van het beleid of extra training nodig is. Zo neemt het handmatige werk af en verloopt de goedkeuring sneller.

Ook met beleid op papier vinden organisaties het lastig om dit consequent te handhaven. Daardoor worden onkosten goedgekeurd die niet aan de regels voldoen. Dat brengt financiële risico’s en mogelijke auditproblemen met zich mee en leidt tot verschillen in uitgaven tussen afdelingen die Expensify gebruiken. ProcessMind gebruikt het attribuut ‘Policy Violation Flag’ en de werkelijke processtromen om afwijkingen van het onkostenbeleid zichtbaar te maken. Je ziet wanneer beleidscontroles worden overgeslagen of rapporten die niet aan de regels voldoen toch worden goedgekeurd. Zo kun je de handhaving verbeteren en financiële risico’s beperken.

Medewerkers moeten lang wachten op hun terugbetaling. Dat leidt tot ontevredenheid en kan hun persoonlijke financiën onder druk zetten. Vaak ontstaan de vertragingen in de laatste stappen van het onkostenbeheerproces, zoals de controle door Finance, de planning en de betaling in systemen als Expensify. ProcessMind volgt het hele terugbetalingsproces, van ‘Reimbursement Scheduled’ tot ‘Reimbursement Executed’ en ‘Accounting Posted’. Zo zie je waar vertraging ontstaat en waar het proces sneller kan, zodat medewerkers op tijd worden terugbetaald.

Financiële teams en medewerkers besteden veel tijd aan het handmatig corrigeren van fouten of opvragen van ontbrekende informatie bij onkostenrapporten. Dit arbeidsintensieve herstelwerk verhoogt de bedrijfskosten en leidt medewerkers af van werk met meer toegevoegde waarde in het onkostenbeheersysteem van Expensify. ProcessMind brengt alle gevallen van ‘Expense Report Sent Back for Revision’ en ‘Receipts Attached’ na de eerste indiening in kaart en laat zien hoeveel herstelwerk er is en waardoor het ontstaat. Zo zie je welke processtappen of invoervelden de meeste fouten opleveren en kun je gericht automatiseren of het proces vereenvoudigen.

Betrokkenen hebben geen helder, volledig beeld van de route die onkostenrapporten afleggen van indiening tot terugbetaling. Daardoor is het lastig om inefficiënties aan te wijzen. Dit gebrek aan inzicht bemoeilijkt goede besluitvorming en procesverbetering in Expensify. ProcessMind reconstrueert het volledige onkostenbeheerproces en laat op basis van data objectief zien welke routes rapporten afleggen. Zo worden verschillen in de praktijk, verborgen bottlenecks en hiaten in compliance zichtbaar en kunnen teams gericht verbeteringen doorvoeren.

De kosten voor de verwerking van elk onkostenrapport zijn hoger dan verwacht. Dat heeft gevolgen voor het budget en de inzet van middelen van de financiële afdeling. Mogelijke oorzaken zijn inefficiënte workflows, veel handmatig werk of lange doorlooptijden in het onkostenbeheerproces van Expensify. ProcessMind brengt prestatiegegevens, zoals doorlooptijden en herstelwerkpercentages, in verband met de bedrijfskosten. Zo zie je welke afwijkingen en procesroutes veel kosten en kun je de inzet van middelen verbeteren en de verwerkingskosten per rapport verlagen.

Onkostenbeleid wordt niet in alle afdelingen of door alle goedkeurders op dezelfde manier toegepast. Dat kan leiden tot oneerlijke beslissingen en plekken waar de regels niet worden nageleefd. Deze verschillen ondermijnen de betrouwbaarheid van het onkostenbeheersysteem in Expensify en kunnen leiden tot klachten van medewerkers of bevindingen bij een audit. ProcessMind analyseert goedkeuringsbesluiten en uitkomsten van beleidscontroles op basis van de attributen ‘Employee Department’ en ‘Approver’. Zo zie je verschillen in goedkeuringen en afwijzingsredenen tussen organisatieonderdelen en kun je het beleid eenduidig handhaven en de richtlijnen verduidelijken.

Sommige managers of medewerkers van Finance krijgen te veel onkostenrapporten ter goedkeuring, terwijl anderen minder werk hebben. Dat veroorzaakt vertraging en kan tot overbelasting leiden. Deze scheve verdeling belemmert de efficiëntie en eerlijkheid van de goedkeuringsstructuur in Expensify. ProcessMind analyseert het aantal en de complexiteit van de rapporten per ‘Approver’ en laat zien hoe het werk is verdeeld. Je ziet welke goedkeurders bottlenecks veroorzaken doordat ze te veel werk hebben. Dat helpt om de werkdruk beter te verdelen of de goedkeuringshiërarchie aan te passen.

De voorbereiding op interne of externe audits van onkostenrapporten kost veel tijd en handmatig werk. Financiële teams moeten gegevens opvragen en controleren. Dat legt druk op het team en kan leiden tot haastwerk op het laatste moment, omdat volledige procesgegevens in Expensify niet direct beschikbaar zijn. ProcessMind biedt een volledig, onveranderlijk auditspoor van elk onkostenrapport, van ‘Expense Report Created’ tot ‘Accounting Posted’. Je ziet eenvoudig alle activiteiten, besluiten en beleidscontroles voor een onkostenrapport. Zo kost de voorbereiding op een audit veel minder tijd en moeite en kun je compliance aantonen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringstijden frustreren medewerkers en vertragen terugbetalingen. Met dit doel verkort je de tijd tussen het indienen van onkosten en de definitieve goedkeuring. Dat verbetert de medewerkerstevredenheid en de kasstroom. Snellere goedkeuring betekent dat medewerkers eerder hun geld terugkrijgen en minder vragen stellen.
ProcessMind analyseert de goedkeuringsworkflows in Expensify en wijst specifieke bottlenecks, overbodige stappen en goedkeurders die achterblijven aan. Je ziet waar vertraging het vaakst ontstaat. Vervolgens kun je goedkeuringsroutes aanpassen, automatisering invoeren of middelen anders inzetten om bijvoorbeeld de gemiddelde goedkeuringstijd met 30% te verkorten.

Veel afwijzingen wijzen op problemen met kennis van het beleid, de kwaliteit van indieningen of de goedkeuringscriteria. Minder afwijzingen besparen tijd voor medewerkers die rapporten opnieuw moeten indienen en voor financiële teams die ze opnieuw moeten controleren. Zo wordt het proces efficiënter en voldoen rapporten vanaf het begin aan het beleid.
ProcessMind brengt de oorzaken van afwijzingen in Expensify aan het licht, zoals veelvoorkomende beleidsovertredingen, ontbrekende informatie of goedkeurders die vaak afwijzen. Door veelvoorkomende afwijzingsroutes in beeld te brengen, kun je gerichte training geven, indieningsrichtlijnen verbeteren of beleidsregels aanpassen. Zo kun je het aantal afwijzingen met maximaal 40% verlagen.

Het niet naleven van beleid kan leiden tot financiële risico’s, problemen bij audits en verschillen in uitgaven. Met dit doel handhaaf je het onkostenbeleid consequent voor alle indieningen, beperk je het risico op fraude en bescherm je de financiële integriteit. Consequente naleving versterkt het vertrouwen en verkleint auditrisico’s.
ProcessMind vergelijkt de werkelijke uitvoering van processen in Expensify met vooraf vastgestelde regels en signaleert afwijkingen en hiaten in compliance. Je ziet precies waar het beleid niet wordt nageleefd en kunt tijdig ingrijpen, het beleid aanpassen en de handhaving gericht verbeteren. Zo kun je beleidsovertredingen mogelijk met 25% terugdringen.

Tijdige terugbetaling is belangrijk voor de tevredenheid en financiële gezondheid van medewerkers. Met dit doel verkort je de tijd tussen de definitieve goedkeuring en de betaling, zodat medewerkers hun geld snel ontvangen. Snellere betalingen verbeteren de ervaring van medewerkers en verminderen administratief werk.
ProcessMind volgt het volledige terugbetalingsproces in Expensify, van goedkeuring tot betaling. Je ziet waar vertraging ontstaat bij de controle door Finance of bij het inplannen van betalingen. Zo ontdek je mogelijkheden om betalingsopdrachten te automatiseren of batchverwerking te verbeteren. De gemiddelde terugbetalingstijd kan daardoor 20% korter worden.

Handmatig herstelwerk door fouten of onvolledige indieningen kost medewerkers en financiële teams veel tijd. Met dit doel spoor je de oorzaken van deze inefficiënties op en pak je ze aan. Zo komt er tijd vrij en verbetert het proces. Minder herstelwerk leidt rechtstreeks tot lagere kosten.
ProcessMind brengt alle herstelrondes en terugkerende activiteiten in het Expensify-proces in kaart. Je ziet precies wanneer en waarom onkostenrapporten worden teruggestuurd. Zo kun je de oorzaken aanpakken, zoals onduidelijke instructies of problemen met de systeemconfiguratie, en veelvoorkomende fouten voorkomen.

Zonder een helder beeld van het volledige onkostenbeheerproces is het lastig om inefficiënties en verbeterkansen te vinden. Met dit doel krijg je inzicht in elke stap, van het aanmaken van een rapport tot de boekhouding. Dat helpt je om besluiten te nemen op basis van data.
ProcessMind reconstrueert automatisch de volledige, werkelijke processtroom van onkostenrapporten in Expensify. Je ziet alle routes, afwijkingen en bottlenecks en krijgt een objectief beeld van hoe het proces in de praktijk verloopt. Zo ontdek je verborgen inefficiënties en kun je het hele proces verbeteren.

Hoge bedrijfskosten drukken op het resultaat van een organisatie. Met dit doel spoor je inefficiënties op die de verwerking van elk onkostenrapport duurder maken en pak je ze aan. Zo bespaar je aanzienlijk. Een beter proces draagt rechtstreeks bij aan de financiële gezondheid.
ProcessMind brengt procesactiviteiten en bijbehorende kosten met elkaar in verband. Zo zie je waar onnodige stappen, herstelwerk of lange doorlooptijden de kosten in Expensify verhogen. Door deze kostenfactoren aan te pakken, kun je het proces verbeteren en maatregelen nemen om kosten te besparen. De verwerkingskosten per rapport kunnen zo mogelijk met 15 tot 20% dalen.

Als het onkostenbeleid niet overal hetzelfde wordt toegepast, kan dat leiden tot oneerlijke beslissingen, compliancerisico’s en verwarring. Met dit doel zorg je ervoor dat alle onkostenrapporten volgens dezelfde, duidelijk omschreven normen worden gecontroleerd en verwerkt. Dat maakt het proces voorspelbaarder.
ProcessMind analyseert verschillen in goedkeuringsroutes en afwijzingsredenen tussen afdelingen, goedkeurders en onkostencategorieën in Expensify. Je ziet waar het beleid verschillend wordt uitgelegd of toegepast. Zo kun je richtlijnen aanscherpen, controles automatiseren en het beleid overal op dezelfde manier handhaven. De consistentie kan met 30% verbeteren.

Een ongelijke werkverdeling onder goedkeurders kan bottlenecks en overbelasting veroorzaken, terwijl anderen weinig te doen hebben. Dat vertraagt de goedkeuring. Met dit doel verdeel je onkostenrapporten evenwichtiger, zodat middelen goed worden ingezet en rapporten sneller worden verwerkt.
ProcessMind geeft inzicht in de prestaties en werkdruk van afzonderlijke goedkeurders in Expensify. Je ziet wie te veel werk heeft en wie niet volledig wordt ingezet. Vervolgens kun je goedkeuringen anders toewijzen, regels voor een evenwichtige werkverdeling invoeren of training voorstellen. Zo wordt het werk efficiënter en eerlijker verdeeld.

De voorbereiding op interne of externe audits van onkostenrapporten kan veel handmatig werk en tijd kosten. Met dit doel maak je de auditvoorbereiding eenvoudiger en sneller, zodat er minder inspanning en middelen nodig zijn. Een snellere voorbereiding bespaart tijd en beperkt de verstoring van het dagelijkse werk.
ProcessMind biedt een transparant, onveranderlijk overzicht van elke actie op een onkostenrapport in Expensify, inclusief timestamps en betrokken medewerkers. Dit automatisch aangemaakte auditspoor vereenvoudigt compliancecontroles en vermindert het handmatige werk voor het verzamelen van documenten en bewijs voor auditors. De voorbereidingstijd kan met maximaal 50% dalen.

Tevredenheid over het onkostenbeheerproces is belangrijk voor het moreel en de productiviteit van medewerkers. Met dit doel verbeter je de ervaring van het indienen en terugbetaald krijgen van onkosten. Je pakt problemen aan zoals vertragingen en afwijzingen. Meer tevredenheid draagt bij aan een prettige werkomgeving.
ProcessMind helpt je de gevolgen van inefficiënties in het proces vast te stellen en te meten. Denk aan lange terugbetalingstijden of veel afwijzingen, die de ervaring van medewerkers met Expensify rechtstreeks beïnvloeden. Door belangrijke stappen te verbeteren, bijvoorbeeld door goedkeuringsvertragingen met 25% te verkorten, kun je de ervaring van medewerkers verbeteren.

Onjuiste onkostengegevens kunnen leiden tot fouten in financiële rapportages, verschillen bij audits en slechte besluitvorming. Met dit doel verbeter je de nauwkeurigheid en volledigheid van alle onkosteninformatie, zodat financiële analyses op betrouwbare data zijn gebaseerd. Goede datakwaliteit vormt de basis voor goed financieel beheer.
ProcessMind kan patronen opsporen die tot datafouten leiden, zoals verschillen in categorisering of ontbrekende informatie in indieningen via Expensify. Je ziet waar en waarom problemen met datakwaliteit ontstaan. Zo kun je gericht ingrijpen en het systeem verbeteren, zodat gegevens vollediger en betrouwbaarder worden ingevoerd.

Het verbetertraject in 6 stappen voor onkostenbeheer

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Volg het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de ProcessMind Excel-template voor onkostengegevens. Deze is afgestemd op de gebruikelijke gegevensstructuur van Expensify.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template bereid je data eenvoudiger voor. Zo kun je gegevens uit Expensify makkelijker ophalen en opmaken voor analyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die klaarstaat voor onkostenrapportgegevens uit Expensify en compatibel is met ProcessMind.

WAT JE KRIJGT

Verborgen patronen in het onkostenbeheer van Expensify zichtbaar maken

ProcessMind brengt de volledige onkostenworkflow in Expensify in beeld en zet ruwe data om in heldere inzichten waar je mee aan de slag kunt. Zie waar vertragingen ontstaan en hoe je terugbetalingen sneller kunt verwerken en compliance kunt verbeteren.
  • Breng het volledige onkostentraject in Expensify in beeld
  • Spoor bottlenecks en vertragingen bij goedkeuringen precies op
  • Spoor beleidsovertredingen en compliancerisico’s op
  • Vereenvoudig terugbetalingen en verlaag de bedrijfskosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Wat je kunt bereiken met onkostenbeheer

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties doorgaans bereiken met process mining voor onkostenbeheer. Door data uit systemen zoals Expensify te analyseren, brengt process mining bottlenecks en inefficiënties aan het licht. Dat leidt tot merkbare verbeteringen in de bedrijfsvoering.

0 %
Kortere doorlooptijd van onkostenrapporten

Gemiddelde verkorting van de totale verwerkingstijd

Verbeter het volledige onkostenbeheerproces, van indiening tot terugbetaling. Spoor bottlenecks op en pak ze aan om flink tijd te besparen.
0 %
Lagere kosten voor herstelwerk

Minder handmatig herstelwerk

Beperk de kostbare rondes waarin onkostenrapporten worden teruggestuurd voor aanpassing. Process mining brengt de oorzaken van herstelwerk aan het licht. Daardoor worden meer rapporten in één keer goedgekeurd en dalen de bedrijfskosten.
0 %
Betere naleving van beleid

Minder vastgestelde beleidsovertredingen

Spoor indieningen op die niet aan het beleid voldoen en pak ze tijdig aan. Process mining helpt het onkostenbeleid consequent toe te passen, zodat auditrisico’s en financiële verschillen afnemen.
0 days
Snellere terugbetalingen

Kortere tijd tot terugbetaling aan medewerkers

Verbeter de tevredenheid en het vertrouwen van medewerkers door onkosten sneller terug te betalen. Spoor vertragingen tussen goedkeuring door Finance en de daadwerkelijke betaling op en pak ze aan.
0 %
Minder afwijzingen

Minder afwijzingen door managers en Finance

Verminder het aantal onkostenrapporten dat door managers en Finance wordt afgewezen. Zo verbetert de kwaliteit van indieningen en verloopt het proces efficiënter. Dit beperkt vertragingen en frustratie voor alle betrokkenen.

De resultaten verschillen per organisatie en hangen af van de complexiteit van het proces, bestaande inefficiënties en de datakwaliteit. De cijfers geven verbeteringen weer die bij verschillende implementaties vaak voorkomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en voeg zo nodig meer toe.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een onkostendeclaratieverslag. Hiermee groepeer je alle bijbehorende activiteiten, van indiening tot terugbetaling.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee voeg je alle bijbehorende gebeurtenissen samen tot één procesinstantie. Dat vormt de basis van elke process mining-analyse.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis die op een bepaald moment plaatsvond voor een onkostendeclaratieverslag.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Zo kun je de processtroom, variaties en herstelwerkloops visualiseren en analyseren.

Het tijdstip waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis voor een onkostendeclaratieverslag plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Tijdstempels zijn nodig voor alle tijdsanalyses, zoals het berekenen van doorlooptijden, het opsporen van bottlenecks en het volgen van de procesprestaties.

Het totale geldbedrag van het onkostendeclaratieverslag.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee analyseer je verslagen met hoge bedragen en herken je uitgaventrends. Ook is dit attribuut belangrijk voor dashboards over financiën en compliance.

De naam of het ID van de gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren of afwijzen van het onkostendeclaratieverslag.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is belangrijk om bottlenecks in de goedkeuring, de werkverdeling en afwijzingspercentages per beoordelaar te analyseren.

De medewerker die het onkostendeclaratieverslag heeft aangemaakt en ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee analyseer je de procesprestaties vanuit het perspectief van de medewerker en herken je groepen die vaak problemen of vertragingen ervaren.

De afdeling of bedrijfseenheid waar de indiener werkt.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de procesprestaties en compliance per bedrijfseenheid vergelijken.

Een booleaanse indicator die waar is als het verslag is gemarkeerd wegens een beleidsovertreding.

Waarom dit belangrijk is

Meet rechtstreeks of onkosten aan het beleid voldoen en helpt verslagen te herkennen die extra controle nodig hebben. Daarmee is het een belangrijke invoer voor compliancedashboards.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit markeert het moment waarop een medewerker een nieuw onkostenrapport aanmaakt. Meestal wordt dit vastgelegd als een expliciete gebeurtenis met een aanmaaktimestamp, wanneer het rapport voor het eerst in Expensify wordt opgeslagen.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is het startpunt voor alle procesanalyses en is belangrijk om de totale doorlooptijd van aanmaak tot terugbetaling te meten.

De medewerker dient het ingevulde onkostenrapport officieel in, waarna de goedkeuringsworkflow begint. Dit is de overgang van gegevens invoeren naar controle. Meestal wordt die vastgelegd met een statuswijziging en een indieningstimestamp.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk moment waarop de goedkeuringsronde begint. Het is het startpunt voor het meten van de controleduur door managers en Finance.

De direct leidinggevende of eerste beoordelaar heeft het onkostendeclaratieverslag gecontroleerd en goedgekeurd. Deze gebeurtenis komt uit het logboek van de goedkeuringsworkflow, waarin de actie van de beoordelaar en het tijdstip zijn vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Een belangrijk moment in het goedkeuringsproces. Door de tijd tussen indiening en deze gebeurtenis te analyseren, zie je waar goedkeuring door managers vertraging oploopt. Ook meet je hiermee de KPI Doorlooptijd managergoedkeuring.

Een manager of medewerker van de financiële afdeling stuurt het verslag terug naar de medewerker voor aanpassing of aanvullende informatie. Dit is meestal af te leiden uit een statuswijziging van ‘In behandeling’ naar ‘Open’.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit staat voor herstelwerk, een belangrijke bron van inefficiëntie. Door dit bij te houden, kun je herstelwerkloops tellen, de KPI Herstelwerkpercentage meten en oorzaken achterhalen.

De financiële afdeling of de laatste beoordelaar heeft het onkostendeclaratieverslag gecontroleerd en definitief goedgekeurd. Deze actie staat in de workflowgeschiedenis en verandert de status van het verslag meestal in ‘Goedgekeurd’.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de laatste goedkeuringsstap vóór de terugbetaling. De tijd die deze stap kost, heeft veel invloed op de totale doorlooptijd en de KPI Gemiddelde doorlooptijd tot terugbetaling.

De betaling is naar de medewerker overgemaakt. Daarmee is de terugbetaling afgerond. Dit is af te leiden uit betalingslogboeken of een laatste statusupdate in Expensify.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk eindpunt voor het meten van doorlooptijden vanuit het perspectief van medewerkers. Het is essentieel voor de KPI’s Gemiddelde doorlooptijd onkostendeclaratie en Gemiddelde doorlooptijd tot terugbetaling.

Het onkostendeclaratieverslag wordt formeel afgesloten in het systeem zodra alle acties, waaronder de terugbetaling en de synchronisatie met de boekhouding, zijn afgerond. Dit is meestal af te leiden uit een laatste status, zoals ‘Afgesloten’.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft een duidelijk eindpunt van het proces, los van de terugbetaling. Dat is handig om de laatste boekhoudkundige en archiveringsstappen te analyseren.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de data uit Expensify en maakt een objectieve proceskaart op basis van de werkelijke route van onkostenrapporten. Je ziet verborgen bottlenecks, afwijkingen van compliance en inefficiënties die het proces vertragen. Zo kun je goedkeuringsrondes versnellen, afwijzingen verminderen en middelen beter inzetten.

Met process mining spoor je de oorzaken op van trage goedkeuringsrondes, vaak afgewezen onkostenrapporten en een wisselende toepassing van beleid in Expensify. Je ziet ook waardoor terugbetalingen vertraging oplopen, handmatig herstelwerk nodig is en de bedrijfskosten hoog zijn. Door het werkelijke proces in beeld te brengen, zie je waar verbeteringen nodig zijn.

Om te beginnen heb je vooral event log-data uit Expensify nodig. Daarin staat elke stap die een onkostenrapport doorloopt. Dit omvat de ‘Expense Report ID’ als case-ID, activiteitsnamen zoals ‘Submitted’ of ‘Approved’ en de exacte timestamps van elke activiteit. Extra attributen, zoals de goedkeurder, het bedrag of beleidsovertredingen, kunnen de analyse verder aanvullen.

Je krijgt een helder beeld op basis van data van het volledige onkostenproces en alle routes die rapporten in de praktijk afleggen. Zo zie je hoe groot de bottlenecks, hiaten in compliance en hoeveelheden handmatig herstelwerk zijn. Uiteindelijk krijg je concrete aanbevelingen om goedkeuringen te versnellen, afwijzingen te beperken, bedrijfskosten te verlagen en medewerkers tevredener te maken.

Meestal haal je data op met de ingebouwde rapportagefuncties van Expensify of via de API. Het doel is een volledig historisch overzicht van alle gebeurtenissen rond onkostenrapporten. Je leverancier van process mining kan vaak specifieke uitleg of connectors bieden om de data makkelijker op te halen.

Nee. Process mining is een analysemethode die het systeem niet aanpast. De analyse gebruikt alleen historische data die uit Expensify is geëxporteerd. Zo analyseer je gebeurtenissen uit het verleden zonder het live systeem of de workflows van gebruikers te beïnvloeden.

De eerste procesvisualisaties en bottlenecks zijn vaak binnen enkele weken zichtbaar, zodra de data succesvol is ingelezen en het procesmodel is gemaakt. Meetbare verbeteringen, zoals kortere goedkeuringstijden, vragen meestal om een herhaald proces van analyse, wijzigingen en vervolgmetingen over meerdere maanden. De precieze doorlooptijd hangt af van de complexiteit van het huidige proces en de omvang van de verbeteringen.

Technische kennis is handig voor het ophalen van data en de eerste inrichting, maar veel moderne process mining-platforms zijn gemaakt voor zakelijke gebruikers. Met gebruiksvriendelijke interfaces kunnen businessanalisten en proceseigenaren zelf analyses uitvoeren en inzichten opdoen. Leveranciers bieden meestal ook ondersteuning en training.

De belangrijkste technische vereiste is betrouwbare toegang tot gebeurtenisgegevens uit Expensify, meestal via rapporten of de API. De data moet een gestructureerde vorm hebben, zoals CSV of een databasetabel. Daarnaast heb je een process mining-platform nodig om de data in te lezen, te modelleren en te analyseren. Dit platform kan in de cloud draaien of op je eigen infrastructuur worden geïnstalleerd.

Verbeter het onkostenbeheer: start vandaag je gratis proefperiode

Vereenvoudig het onkostenbeheer in Expensify, verkort de doorlooptijd met 30% en verhoog de tevredenheid.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Begin vandaag met verbeteren.