> Continue verbetering > Expense Management > Expensify

Verbeter Uw Expense Management

Uw 6-stappen gids voor het optimaliseren van Expensify onkostenbeheer.
Download datatemplate
Verbeter Uw Expense Management
Uitdagingen (10) Doelen (12) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer Expensify Onkostenbeheer voor Snellere Vergoedingen

Processen voor onkostenbeheer worden vaak geconfronteerd met uitdagingen zoals vertragingen bij goedkeuring, policy non-compliance of onnodig rework. Ons platform helpt u deze exacte bottlenecks en inefficiënties te identificeren, en biedt duidelijke inzichten in de hoofdoorzaken. Dit maakt datagedreven verbeteringen mogelijk, wat leidt tot gestroomlijnde operations, lagere kosten en een verbeterde medewerkerstevredenheid.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het optimaliseren van onkostenbeheer belangrijk is

Zelfs met robuuste systemen zoals Expensify kan het effectief beheren van onkosten aanzienlijke uitdagingen met zich meebrengen. Zonder duidelijk inzicht in uw werkelijke processtromen, kunnen inefficiënties verborgen blijven, wat leidt tot hogere operationele kosten, vertraagde terugbetalingen en een lagere medewerkerstevredenheid. Stelt u zich eens voor dat medewerkers weken wachten op hun geld, of dat financiële teams talloze uren besteden aan het najagen van goedkeuringen of het corrigeren van fouten. Deze problemen belasten niet alleen uw financiële middelen, maar beïnvloeden ook het moreel en de productiviteit binnen de organisatie. Door actief te streven naar verbetering van Expense Management, stroomlijnt u niet alleen een financiële taak, u investeert in de efficiëntie, compliance en het vertrouwen van uw bedrijf. Inzicht in "hoe Expense Management te verbeteren" wordt een kritiek strategisch initiatief.

Hoe process mining inzichten in onkostenprocessen ontsluit

Process mining biedt een unieke, datagedreven aanpak voor de optimalisatie van Expense Management. In plaats van te vertrouwen op aannames of anekdotisch bewijs, gebruikt het event log data direct uit uw Expensify systeem en eventuele geïntegreerde financiële platforms om de daadwerkelijke reis van elk onkostenrapport te reconstrueren. Deze krachtige analytische techniek visualiseert het complete, end-to-end proces en onthult precies hoe onkostenrapporten stromen van aanmaak tot uiteindelijke terugbetaling en boekhouding. U kunt precies identificeren waar bottlenecks optreden, de werkelijke doorlooptijd van elke activiteit meten en afwijkingen van uw beoogde proces blootleggen. Process mining kan u bijvoorbeeld laten zien of bepaalde managers consequent traag zijn in goedkeuringen, of specifieke onkostencategorieën meer herzieningen veroorzaken, of dat bepaalde policy checks tot onverwachte vertragingen leiden. Deze diepgaande analyse van uw operationele data biedt bruikbare inzichten die handmatige audits of traditionele rapportage simpelweg niet kunnen.

Belangrijkste gebieden voor verbetering van het onkostenproces

Het toepassen van process mining op uw Expensify Expense Management kan verschillende kritieke verbeterpunten aan het licht brengen:

  • Stroomlijning van goedkeuringsworkflows: Identificeer specifieke goedkeurders of goedkeuringsfasen die aanzienlijke vertragingen veroorzaken. Begrijp of parallelle goedkeuringen werkelijk parallel zijn of dat sequentiële stappen de doorlooptijden onnodig verlengen. Dit helpt direct de "Expense Management cycle time te verkorten."
  • Handhaving van compliance: Identificeer veelvoorkomende soorten policy violations en de fasen waarin deze het meest frequent worden geïntroduceerd of gedetecteerd. Dit maakt gerichte training of systeemregel aanpassingen mogelijk om compliance proactief te verbeteren.
  • Efficiëntie van terugbetalingen: Analyseer de overdracht tussen goedkeuring en de daadwerkelijke uitvoering van de terugbetaling. Bepaal of vertragingen optreden in de planning, betalingsverwerking of boekhoudkundige reconciliatie.
  • Resource Allocatie: Krijg inzicht in de werkbelastingverdeling over uw financiële en managementteams die betrokken zijn bij het onkostenproces, wat een betere resource planning en load balancing mogelijk maakt.
  • Mogelijkheden voor procesautomatisering: Ontdek repetitieve handmatige taken of veelvoorkomende rework loops die geautomatiseerd of vereenvoudigd kunnen worden, waardoor waardevolle personeelstijd vrijkomt.

Verwachte resultaten van optimalisatie

De proactieve optimalisatie van uw Expense Management proces door process mining levert meetbare en impactvolle voordelen op:

  • Snellere terugbetalingen: Verminder de totale doorlooptijd van het indienen van onkosten tot terugbetaling aanzienlijk, wat leidt tot tevredener medewerkers en een verbeterd cashflowbeheer.
  • Verlaagde operationele kosten: Minimaliseer handmatige fouten, verminder de noodzaak van constante follow-ups en verlaag de administratieve overhead die gepaard gaat met het beheren van onkosten.
  • Verbeterde compliance: Zorg voor consistente naleving van het bedrijfs onkostenbeleid, waardoor financiële risico's worden beperkt en auditprocessen worden vereenvoudigd.
  • Verbeterde medewerkerstevredenheid: Een soepel, voorspelbaar en snel terugbetalingsproces verhoogt het moreel en het vertrouwen van medewerkers in de administratieve functies van de organisatie.
  • Betere financiële controle: Krijg meer transparantie in uitgavenpatronen en procesprestaties, wat nauwkeurigere budgettering en forecasting mogelijk maakt.

Door process mining in te zetten, transformeert u uw Expensify-gebruik van louter onkostenbeheer naar het actief optimaliseren van de gehele Expense Management reis.

Aan de slag met Expensify procesoptimalisatie

Het starten van deze optimalisatiereis begint met het begrijpen van uw huidige situatie. Deze gids biedt het framework en de tools om uw Expensify data te analyseren en de verborgen inefficiënties in uw Expense Management proces te ontdekken. Door een datagedreven aanpak te omarmen, bent u in staat weloverwogen beslissingen te nemen die leiden tot tastbare verbeteringen. Begin vandaag nog met het verkennen van uw proces en ontdek hoeveel efficiënter en compliant uw onkostenbeheer kan worden.

Expense Management Onkostengoedkeuring Vergoedingsproces Compliance Checks Financiële afdeling Onkosten Medewerkers Kostenbeheersing Workflow Optimalisatie

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Vertragingen bij goedkeuringen door managers of finance leiden tot gefrustreerde medewerkers die wachten op terugbetalingen. Dit heeft een negatieve invloed op de medewerkerstevredenheid en legt onnodig beslag op werkkapitaal binnen het Expense Management proces. ProcessMind analyseert het end-to-end Expense Management proces binnen Expensify, brengt alle goedkeuringstrajecten in kaart en identificeert precies waar bottlenecks optreden, waarbij de impact op cycle times wordt gekwantificeerd. Het belicht specifieke stappen of approvers die frequent vertragingen veroorzaken, waardoor gerichte interventies mogelijk zijn om workflows te stroomlijnen en de medewerkerstevredenheid te verbeteren.

Medewerkers zien vaak dat hun onkostenrapporten worden afgewezen, wat leidt tot rework en langere verwerkingstijden. Dit kan te wijten zijn aan ontbrekende informatie, policy non-compliance of onduidelijke indieningsrichtlijnen binnen het Expensify Expense Management systeem. ProcessMind visualiseert alle rework loops en rejection points in het onkostenproces en lokaliseert de hoofdoorzaken van rejections. Door de attributes te analyseren die gekoppeld zijn aan afgewezen rapporten, zoals specifieke categorieën of indieners, helpt het bij het identificeren van gebieden voor betere policy communicatie of training, waardoor handmatige inspanning wordt verminderd en de goedkeuring wordt versneld.

Ondanks het hebben van policies, worstelen organisaties met het consistent handhaven ervan, wat leidt tot de goedkeuring van niet-compliant onkosten. Dit stelt het bedrijf bloot aan financiële risico's, potentiële auditproblemen en inconsistente uitgavenpatronen tussen afdelingen die Expensify gebruiken. ProcessMind maakt gebruik van de 'Policy Violation Flag' attribute en actuele processtromen om afwijkingen van het beoogde Expense Management beleid te ontdekken. Het onthult gevallen waarin policy checks worden omzeild of waar niet-compliant rapporten toch worden goedgekeurd, wat handhavingsverbeteringen mogelijk maakt en de financiële blootstelling vermindert.

Medewerkers ervaren langere wachttijden voor hun terugbetalingen, wat leidt tot ontevredenheid en cashflowproblemen voor individuen. Dit komt vaak voort uit inefficiënties in de laatste fasen van het Expense Management proces, inclusief financiële review, planning en uitvoering binnen systemen zoals Expensify. ProcessMind volgt de gehele terugbetalingslevenscyclus van 'Reimbursement Scheduled' tot 'Reimbursement Executed' en 'Accounting Posted'. Het identificeert vertragingen in deze kritieke stappen, en belicht waar het proces kan worden versneld om tijdige uitbetalingen te garanderen en het financiële welzijn van medewerkers te verbeteren.

Financiële teams en medewerkers besteden aanzienlijk veel tijd en middelen aan het handmatig corrigeren van fouten of het aanvragen van aanvullende informatie voor onkostenrapporten. Dit arbeidsintensieve herwerk verhoogt de operationele kosten en leidt personeel af van activiteiten met een hogere waarde binnen het Expensify Onkostenbeheer systeem. ProcessMind brengt alle gevallen van 'Rapport Teruggestuurd voor Revisie' en 'Bonnen Bijgevoegd' na de eerste indiening in kaart, waarbij het volume en de oorzaken van herwerk worden gekwantificeerd. Het helpt specifieke processtappen of data-invoerpunten te identificeren die de meeste fouten genereren, wat gerichte automatisering of procesvereenvoudiging mogelijk maakt.

Stakeholders missen een helder, uitgebreid inzicht in hoe onkostenrapporten van indiening tot vergoeding stromen, wat het moeilijk maakt om inefficiënties te identificeren. Deze ondoorzichtigheid belemmert effectieve besluitvorming en optimalisatie-inspanningen binnen de Expensify Onkostenbeheeromgeving. ProcessMind reconstrueert het gehele Onkostenbeheer traject en biedt een objectieve, datagedreven visualisatie van elk pad dat een onkostenrapport aflegt. Deze holistische visie belicht werkelijke procesvariaties, verborgen knelpunten en nalevingstekorten, waardoor teams in staat worden gesteld om geïnformeerde verbeteringen aan te brengen.

De totale kosten voor het verwerken van elk onkostenrapport zijn hoger dan verwacht, wat van invloed is op het budget en de middelenallocatie van de financiële afdeling. Dit kan te wijten zijn aan inefficiënte workflows, buitensporige handmatige interventie of langere doorlooptijden binnen het Expensify Onkostenbeheerproces. ProcessMind correleert procesprestatiemetrics, zoals doorlooptijden en herwerkpercentages, met operationele kosten. Door kostbare afwijkingen en inefficiënte paden te identificeren, helpt het de inzet van middelen te optimaliseren en het Onkostenbeheerproces te stroomlijnen om de verwerkingskosten per rapport te verlagen.

Onkostenpolicies worden ongelijkmatig toegepast over verschillende afdelingen of approvers, wat leidt tot problemen met billijkheid en potentiële non-compliance hotspots. Deze inconsistentie ondermijnt de integriteit van het Expense Management systeem in Expensify en kan leiden tot klachten van medewerkers of auditbevindingen. ProcessMind analyseert goedkeuringsbeslissingen en policy check uitkomsten op basis van 'Employee Department' en 'Approver' attributes. Het belicht variaties in approval patronen en rejection redenen tussen verschillende organisatorische segmenten, waardoor gestandaardiseerde policy handhaving en duidelijkere richtlijnen mogelijk worden.

Sommige managers of financiële medewerkers zijn overbelast met onkostengoedkeuringen, terwijl anderen lichtere werkbelastingen hebben, wat vertragingen en potentiële burn-out veroorzaakt. Deze onbalans beïnvloedt de efficiëntie en eerlijkheid binnen de goedkeuringsstructuur van Expensify Onkostenbeheer. ProcessMind identificeert de werkbelastingverdeling voor elke 'Goedkeurder' door het volume en de complexiteit van de onkostenrapporten die zij behandelen te analyseren. Het visualiseert de knelpunten die ontstaan door overbelaste goedkeurders, wat inzichten biedt voor het herbalanceren van werkbelastingen of het aanpassen van goedkeuringshiërarchieën om de doorvoer te verbeteren.

De voorbereiding op interne of externe audits van onkostenrapporten is een tijdrovend en arbeidsintensief proces, dat aanzienlijke handmatige data-extractie en -verificatie vereist. Deze inspanning belast financiële teams en kan leiden tot last-minute haastwerk door een gebrek aan direct beschikbare, uitgebreide procesdata in Expensify. ProcessMind biedt een compleet, onveranderlijk audit trail van elk onkostenrapport, van 'Onkostenrapport Aangemaakt' tot 'Geboekt naar Accounting'. Het brengt eenvoudig alle activiteiten, beslissingen en beleidscontroles naar voren die verband houden met een uitgave, waardoor de tijd en inspanning die nodig zijn voor auditvoorbereiding drastisch worden verminderd en compliance wordt gewaarborgd.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringstijden frustreren medewerkers en vertragen terugbetalingen. Dit doel is erop gericht de periode van indiening van onkosten tot definitieve goedkeuring aanzienlijk te verkorten, waardoor de medewerkerstevredenheid en cashflow verbeteren. Snellere goedkeuringen betekenen dat medewerkers sneller worden terugbetaald, wat het moreel verhoogt en het aantal vragen vermindert.
ProcessMind analyseert approval workflows in Expensify, en identificeert specifieke bottlenecks, redundante stappen of onderpresterende approvers. Het kan precies aangeven waar vertragingen het meest frequent optreden, waardoor u approval flows kunt herconfigureren, automatisering kunt introduceren of resource allocation kunt optimaliseren om bijvoorbeeld een reductie van 30% in de gemiddelde approval time te realiseren.

Hoge afwijzingspercentages duiden op problemen met policy begrip, submission kwaliteit of goedkeuringscriteria. Het verminderen van rejections bespaart tijd voor zowel medewerkers, die opnieuw moeten indienen, als finance teams, die opnieuw moeten reviewen. Dit verbetert de efficiëntie en waarborgt policy naleving vanaf het begin.
ProcessMind onthult de hoofdoorzaken van rejections binnen Expensify, zoals veelvoorkomende policy violations, ontbrekende informatie, of specifieke approvers met hoge afwijzingsneigingen. Door veelvoorkomende rejection paden te visualiseren, kunt u gerichte training implementeren, submission richtlijnen verbeteren, of policy regels aanpassen om de rejection rates met wel 40% te verminderen.

Niet-naleving kan leiden tot financiële risico's, auditproblemen en inconsistente uitgaven. Dit doel richt zich op het strikt handhaven van het bedrijfsbeleid voor onkosten bij alle declaraties, het verminderen van mogelijke fraude en het handhaven van financiële integriteit. Consistente naleving bevordert vertrouwen en vermindert auditrisico's.
ProcessMind detecteert automatisch beleidsafwijkingen en nalevingstekorten in Expensify onkostenrapporten door de feitelijke procesuitvoering te vergelijken met vooraf gedefinieerde regels. Het identificeert specifieke gevallen van niet-naleving, wat proactieve interventie, beleidsaanpassingen en gerichte handhaving mogelijk maakt, en potentieel leidt tot een reductie van 25% in beleidsovertredingen.

Tijdige vergoedingen zijn cruciaal voor werknemerstevredenheid en financieel welzijn. Dit doel is om de tijd tussen definitieve goedkeuring en feitelijke betaling te verkorten, waarborgend dat medewerkers hun geld snel ontvangen. Snellere uitbetalingen verbeteren de werknemerservaring en verminderen de administratieve lasten.
ProcessMind volgt de gehele vergoedingslevenscyclus in Expensify, van goedkeuring tot betalingsuitvoering. Het identificeert vertragingen in de financiële beoordelings- of betalingsplanningsstappen, wat kansen onthult om betaaltriggers te automatiseren of batchverwerking te optimaliseren, wat leidt tot een 20% snellere gemiddelde vergoedingstijd.

Handmatige rework, vaak veroorzaakt door fouten of onvolledige submissions, kost waardevolle tijd voor medewerkers en financieel personeel. Dit doel is gericht op het identificeren en wegnemen van de oorzaken van deze inefficiënties, waardoor resources worden vrijgemaakt en de algehele kwaliteit van de procesflow verbetert. Het verminderen van rework vertaalt zich direct in kostenbesparingen.
ProcessMind brengt alle rework loops en terugkerende activiteiten binnen het Expensify proces in kaart. Het lokaliseert precies waar onkostenrapporten teruggestuurd worden voor revisie en waarom, waardoor u de hoofdoorzaken zoals onduidelijke instructies of systeemconfiguratieproblemen kunt aanpakken, en zo handmatige rework effectief kunt verminderen door veelvoorkomende foutbronnen te elimineren.

Zonder een helder beeld van het gehele onkostenbeheerproces is het identificeren van inefficiënties en verbetermogelijkheden een uitdaging. Dit doel biedt een uitgebreid, transparant inzicht in elke stap, van creatie tot boekhouding. Volledige zichtbaarheid maakt datagedreven besluitvorming mogelijk.
ProcessMind reconstrueert automatisch de complete, werkelijke processtroom van onkostenrapporten in Expensify. Het visualiseert alle paden, afwijkingen en knelpunten, en biedt een onbevooroordeeld beeld van hoe het proces werkelijk functioneert, waardoor u verborgen inefficiënties kunt opsporen en het gehele end-to-end traject kunt optimaliseren.

Hoge operationele kosten kunnen de bedrijfsresultaten beïnvloeden. Dit doel richt zich op het identificeren en elimineren van inefficiënties die de kosten van het verwerken van elk onkostenrapport opdrijven, wat leidt tot aanzienlijke besparingen. Het optimaliseren van processen draagt direct bij aan de financiële gezondheid.
ProcessMind correleert procesactiviteiten met bijbehorende kosten, en onthult gebieden waar onnodige stappen, rework of langere cycle times de kosten binnen Expensify verhogen. Door deze kostendrijvers te identificeren, kunt u het proces stroomlijnen en kostenbesparende maatregelen implementeren, waardoor de verwerkingskosten per rapport mogelijk met 15-20% worden verlaagd.

Inconsistente toepassing van onkostenpolicies kan leiden tot problemen met billijkheid, compliance risico's en verwarring. Dit doel richt zich op het waarborgen dat alle onkostenrapporten worden beoordeeld en verwerkt volgens uniforme, duidelijk gedefinieerde standaarden, wat consistentie en voorspelbaarheid bevordert.
ProcessMind analyseert variaties in approval paden en rejection redenen tussen verschillende afdelingen, approvers of onkostencategorieën in Expensify. Het belicht waar policies inconsistent worden geïnterpreteerd of toegepast, waardoor u richtlijnen kunt verfijnen, checks kunt automatiseren en uniforme handhaving kunt waarborgen, waardoor de consistentie met 30% verbetert.

Onevenwichtige werkbelasting onder goedkeurders kan knelpunten, burn-out voor sommigen en inactiviteit voor anderen veroorzaken, wat de goedkeuringssnelheid beïnvloedt. Dit doel is om de verdeling van onkostenrapporten onder goedkeurders in balans te brengen, waardoor efficiënt gebruik van middelen en snellere algehele verwerking worden gewaarborgd.
ProcessMind biedt inzichten in de individuele prestaties en werkbelasting van goedkeurders binnen Expensify, waarbij overbelaste of onderbenutte goedkeurders worden geïdentificeerd. Het stelt u in staat om goedkeuringsopdrachten opnieuw te configureren, load-balancing regels te implementeren of training voor te stellen, wat leidt tot een efficiëntere en eerlijkere taakverdeling.

De voorbereiding op interne of externe audits van onkostenrapporten kan een handmatige, tijdrovende taak zijn. Dit doel is om het auditvoorbereidingsproces te vereenvoudigen en te versnellen, waardoor de benodigde inspanning en middelen afnemen. Snellere auditvoorbereiding bespaart waardevolle middelen en minimaliseert verstoring.
ProcessMind biedt een transparant, onveranderlijk overzicht van elke actie op een Expensify onkostenrapport, inclusief timestamps en actoren. Dit automatisch gegenereerde audit trail vereenvoudigt compliance checks en vermindert drastisch de handmatige inspanning die nodig is om documentatie en bewijsmateriaal voor auditors te verzamelen, waardoor de voorbereidingstijd met maximaal 50% wordt verkort.

Medewerkerstevredenheid over het onkostenbeheerproces is essentieel voor het moreel en de productiviteit. Dit doel richt zich op het verbeteren van de algehele ervaring met het indienen en terugbetaald krijgen van onkosten, door pijnpunten zoals vertragingen of rejections aan te pakken. Een hogere tevredenheid draagt bij aan een positieve werkcultuur.
ProcessMind helpt bij het identificeren en kwantificeren van de impact van procesinefficiënties, zoals langere terugbetalingstijden of frequente rejections, die direct van invloed zijn op de medewerkerstevredenheid met Expensify. Door deze kritieke touchpoints te optimaliseren, zoals het verminderen van goedkeuringsvertragingen met 25%, kunt u de employee experience metrics direct verbeteren.

Onnauwkeurige onkosten data kan leiden tot incorrecte financiële rapportage, auditverschillen en slechte besluitvorming. Dit doel richt zich op het verbeteren van de precisie en volledigheid van alle onkosten-gerelateerde informatie, waardoor betrouwbare data voor financiële analyse wordt gegarandeerd. Hoge data kwaliteit is fundamenteel voor robuust financieel beheer.
ProcessMind kan patronen identificeren die leiden tot datafouten, zoals inconsistenties in categorietags of ontbrekende informatiepunten die vaak over het hoofd worden gezien bij Expensify submissions. Door te benadrukken waar en waarom data kwaliteitsproblemen ontstaan, maakt het gerichte interventies en systeemverbeteringen mogelijk om schonere, betrouwbaardere data inputs te garanderen.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Onkostenbeheer

1

Download het template
2

Exporteer je data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer je proces
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Monitor je proces
1

Download het template

Wat te doen

Verkrijg de ProcessMind Excel template, specifiek ontworpen voor data van onkostenbeheer, en zorg ervoor dat deze aansluit bij de typische datastructuur van Expensify.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Het gebruik van de juiste template vereenvoudigt de data voorbereiding, waardoor het gemakkelijker wordt om uw Expensify data te extraheren en te formatteren voor naadloze analyse.

Verwacht resultaat

Een gestructureerd Excel template, klaar om uw Expensify onkostenrapport data te ontvangen, en zo compatibiliteit met ProcessMind te garanderen.

DIT LEVERT HET OP

Onthul Verborgen Inzichten in Expensify Onkostenbeheer

ProcessMind visualiseert uw gehele Expensify onkosten workflow, zet ruwe data om in duidelijke, bruikbare inzichten. Ontdek precies waar vertragingen optreden en hoe u kunt optimaliseren voor snellere vergoedingen en compliance.
  • Visualiseer uw Expensify onkosten traject end-to-end
  • Identificeer exacte goedkeuringsbottlenecks en vertragingen
  • Detecteer policy violations en compliance risico's
  • Stroomlijn vergoedingen en verlaag operationele kosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat U Kunt Bereiken met Onkostenbeheer

Deze resultaten benadrukken de typische verbeteringen die organisaties realiseren door process mining toe te passen op hun Onkostenbeheerproces. Door data van systemen zoals Expensify te analyseren, helpt process mining knelpunten en inefficiënties bloot te leggen, wat leidt tot aanzienlijke operationele verbeteringen.

0 %
Snellere Onkosten Doorlooptijd

Gemiddelde vermindering van de totale verwerkingstijd

Stroomlijn uw gehele onkostenbeheerproces, van indiening tot vergoeding, door knelpunten te identificeren en te verwijderen om aanzienlijke tijdsbesparingen te realiseren.
0 %
Verlaagde Herwerkkosten

Afname van handmatige herstelwerkzaamheden

Minimaliseer de kostbare cyclus van het terugsturen van onkostenrapporten voor revisies. Process mining onthult de hoofdoorzaken van rework, wat leidt tot meer first-pass approvals en lagere operationele expenses.
0 %
Verbeterde Beleidsnaleving

Reductie in gedetecteerde beleidsovertredingen

Identificeer en pak proactief niet-conforme onkostendeclaraties aan. Process mining zorgt voor een consistente toepassing van het onkostenbeleid, waardoor auditrisico's en financiële afwijkingen worden verminderd.
0 days
Snellere Vergoedingen

Snellere doorlooptijd uitbetaling medewerker

Verbeter medewerkerstevredenheid en vertrouwen door uitbetalingen van terugbetalingen aanzienlijk te versnellen. Lokaliseer en optimaliseer vertragingen tussen financiële goedkeuring en daadwerkelijke uitvoering van de terugbetaling.
0 %
Lager Afwijzingspercentage

Daling van manager- en finance rejections

Verminder het aantal onkostenrapporten dat door managers en financiën wordt afgewezen, waardoor de indieningskwaliteit en de algehele procesefficiëntie verbeteren. Dit minimaliseert vertragingen en vermindert frustratie voor alle betrokkenen.

Resultaten variëren op basis van procescomplexiteit, bestaande inefficiënties en datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen veelvoorkomende verbeteringen die zijn waargenomen bij verschillende implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatie voor een onkostenrapport, die alle gerelateerde activiteiten van indiening tot vergoeding groepeert.

Het belang

Het maakt de aggregatie van alle gerelateerde events in één proces instance mogelijk, wat de basis vormt van elke process mining analyse.

De naam van het business event dat op een specifiek tijdstip plaatsvond voor een onkostenrapport.

Het belang

Dit attribuut definieert de stappen in de proceskaart, waardoor het mogelijk wordt om de processtroom, variaties en herwerklussen te visualiseren en analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event plaatsvond voor een onkostenrapport.

Het belang

Timestamps zijn essentieel voor alle tijdgebaseerde analyse, inclusief het berekenen van doorlooptijden, het identificeren van knelpunten en het monitoren van procesprestaties.

De totale monetaire waarde van het onkostenrapport.

Het belang

Maakt analyse van high-value onkostenrapporten mogelijk, helpt bij het identificeren van uitgavetrends en is cruciaal voor financiële en compliance dashboards.

De naam of het ID van de gebruiker die verantwoordelijk is voor het goedkeuren of afwijzen van het onkostenrapport.

Het belang

Dit attribuut is essentieel voor het analyseren van goedkeuringsknelpunten, werkbelastingverdeling en goedkeurderspecifieke afwijzingspercentages.

De medewerker die het onkostenrapport heeft aangemaakt en ingediend.

Het belang

Maakt analyse van procesprestaties vanuit het perspectief van de medewerker mogelijk, wat helpt bij het identificeren van groepen met frequente problemen of vertragingen.

De afdeling of eenheid waartoe de indiener behoort.

Het belang

Maakt krachtige drill-down analyse mogelijk om procesprestaties en compliance te vergelijken tussen verschillende bedrijfsonderdelen.

Een boolean indicator die 'true' is als het rapport is gemarkeerd voor een policy violation.

Het belang

Meet direct de policy compliance en helpt bij het identificeren van rapporten die extra controle vereisen, waardoor het een belangrijke input is voor compliance dashboards.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Markeren van de initiatie van een nieuw onkostenrapport door een medewerker. Dit wordt doorgaans vastgelegd als een expliciete event met een creation timestamp wanneer het rapport voor het eerst wordt opgeslagen in Expensify.

Het belang

Deze activiteit is het startpunt voor alle procesanalyse en is cruciaal voor het meten van de totale doorlooptijd van creatie tot vergoeding.

De medewerker dient het voltooide onkostenrapport officieel in zodat de goedkeuringsworkflow kan starten. Dit is een belangrijke overgang van data-invoer naar het beoordelingsproces, meestal vastgelegd door een statuswijziging en een indienings-timestamp.

Het belang

Deze activiteit is een kritieke mijlpaal die de goedkeuringscyclus triggert. Het dient als startpunt voor het meten van de beoordelingstijden van managers en financiën.

De directe manager of eerstelijns goedkeurder heeft het onkostenrapport beoordeeld en goedgekeurd. Dit event wordt vastgelegd in het goedkeuringsworkflow logboek, dat de actie en timestamp van de goedkeurder registreert.

Het belang

Een kritieke mijlpaal in het goedkeuringsproces. Het analyseren van de tijd vanaf indiening tot dit event helpt manager-gerelateerde bottlenecks te identificeren en meet de Manager Approval Cycle Time KPI.

Een approver, manager of van finance, stuurt het rapport terug naar de medewerker voor correctie of meer informatie. Dit wordt doorgaans afgeleid uit een statuswijziging naar 'Open' nadat deze 'Processing' was.

Het belang

Deze activiteit vertegenwoordigt herwerk, wat een belangrijke bron van inefficiëntie is. Het volgen ervan helpt bij het kwantificeren van herwerklussen, het meten van de Rework Rate KPI en het identificeren van grondoorzaken.

De financiële afdeling of uiteindelijke goedkeurder heeft het onkostenrapport beoordeeld en definitieve goedkeuring gegeven. Deze actie wordt vastgelegd in de workflow geschiedenis en wijzigt doorgaans de rapportstatus naar 'Goedgekeurd'.

Het belang

Dit is de laatste goedkeuringspoort vóór vergoeding. De tijd die voor deze stap nodig is, is cruciaal voor de algehele doorlooptijd en de KPI Gemiddelde Doorlooptijd Vergoeding.

De betaling is succesvol naar de medewerker verzonden, waardoor het vergoedingsgedeelte van het proces is voltooid. Dit wordt vastgelegd vanuit betaalverwerkingslogboeken of een definitieve statusupdate in Expensify.

Het belang

Dit is een belangrijk eindpunt voor het meten van werknemersgerichte doorlooptijden. Het is cruciaal voor de KPI's Gemiddelde Doorlooptijd Onkostenrapport en Gemiddelde Doorlooptijd Vergoeding.

Het onkostenrapport is formeel gesloten in het systeem nadat alle acties, inclusief vergoeding en accounting sync, zijn voltooid. Dit event wordt doorgaans afgeleid uit een definitieve, terminale status zoals 'Gesloten'.

Het belang

Biedt een definitief eindpunt voor het proces, los van vergoeding, wat nuttig is voor de analyse van de laatste boekhoud- en archiveringsstappen.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert uw Expensify data om een objectieve, datagedreven kaart van het werkelijke traject van uw onkostenrapporten te creëren. Het onthult verborgen knelpunten, nalevingsafwijkingen en inefficiënties die uw proces belemmeren. Dit stelt u in staat om goedkeuringscycli te versnellen, afwijzingen te verminderen en de toewijzing van middelen te optimaliseren.

Process mining kan de grondoorzaken identificeren van trage goedkeuringscycli, frequente afwijzingen van onkostenrapporten en inconsistente beleidstoepassing binnen Expensify. Het helpt ook de bronnen te vinden van vertraagde werknemersvergoedingen, buitensporig handmatig herwerk en hoge operationele kosten. Door het ware proces te visualiseren, krijgt u helderheid over waar u uw verbeteringsinspanningen op moet richten.

Om te beginnen heeft u primair event log data van Expensify nodig, die elke stap vastlegt die een onkostenrapport doorloopt. Dit omvat het 'Onkostenrapport ID' als case-identificatie, activiteitsnamen zoals "Ingediend" of "Goedgekeurd", en precieze timestamps voor elke activiteit. Aanvullende attributen zoals goedkeurder, bedrag of beleidsovertredingen kunnen de analyse verder verrijken.

U kunt een heldere, datagedreven visualisatie van uw end-to-end onkostenproces verwachten, die alle werkelijke procesvariaties onthult. Dit leidt tot gekwantificeerde inzichten in knelpunten, nalevingstekorten en gebieden van handmatig herwerk. Uiteindelijk verkrijgt u bruikbare aanbevelingen om goedkeuringen te versnellen, afwijzingen te minimaliseren, operationele kosten te verlagen en de werknemerstevredenheid te verbeteren.

Data-extractie omvat doorgaans het gebruik van Expensify's ingebouwde rapportagefunctionaliteiten of de API. Het doel is om een uitgebreide historische record van alle onkostenrapport events te verkrijgen. Uw process mining leverancier kan vaak specifieke begeleiding of connectors bieden om deze data-acquisitie te stroomlijnen.

Nee, process mining is een niet-invasieve analysetechniek. Het werkt uitsluitend met historische data die uit Expensify is geëxporteerd. Dit betekent dat het gebeurtenissen uit het verleden analyseert zonder uw live operationele systeem of gebruikersworkflows te beïnvloeden of te verstoren.

Initiële procesvisualisaties en bottleneck identificatie kunnen vaak binnen enkele weken na succesvolle data-ingestie en -modellering worden gerealiseerd. Het realiseren van meetbare verbeteringen, zoals verkorte goedkeuringstijden, omvat doorgaans een iteratieve aanpak van analyse, proceswijzigingen en daaropvolgende monitoring gedurende enkele maanden. De exacte tijdlijn is afhankelijk van de complexiteit van uw huidige proces en de reikwijdte van de verbeteringen.

Hoewel enige technische bekwaamheid nuttig is voor initiële data-extractie en setup, zijn veel moderne process mining platforms ontworpen voor zakelijke gebruikers. Ze bieden intuïtieve interfaces voor analyse, waardoor uw business analisten of proceseigenaren direct inzichten kunnen verkrijgen. Voortdurende ondersteuning en training zijn meestal beschikbaar bij leveranciers.

De essentiële technische vereiste is betrouwbare toegang tot uw Expensify event data, meestal via rapporten of API, in een gestructureerd formaat zoals CSV of een databasetabel. U heeft ook een process mining software platform nodig om deze data te importeren, modelleren en analyseren. Dit platform kan cloud-gebaseerd zijn of geïnstalleerd op uw eigen infrastructuur.

Optimaliseer Onkostenbeheer: Start Vandaag Nog Uw Gratis Proefperiode

Stroomlijn Expensify-uitgaven, verkort de doorlooptijd met 30% en verhoog de tevredenheid.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig, begin vandaag nog met optimaliseren.