> Průběžné zlepšování procesů > Správa výdajů > Expensify

Zlepšete správu výdajů

Průvodce v 6 krocích, jak zlepšit správu výdajů v Expensify.

Stáhnout datovou šablonu

Správa výdajů

Expensify

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy

Dostupné systémy

Problémy(10)Cíle(12)6 kroků Náhled Výsledky Data Časté dotazy(4)

Zlepšete správu výdajů v Expensify a urychlete proplácení

Procesy správy výdajů často brzdí dlouhé schvalování, nedodržování pravidel nebo zbytečné opravy. Naše platforma vám pomůže přesně určit tato úzká místa a neefektivní postupy a odhalit jejich příčiny. Díky těmto poznatkům můžete zlepšovat proces na základě dat, zjednodušit provoz, snížit náklady a zvýšit spokojenost zaměstnanců.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč má smysl zlepšovat správu výdajů

I se zavedenými systémy, jako je Expensify, může být efektivní správa výdajů náročná. Pokud nevidíte, jak procesy skutečně probíhají, neefektivní postupy mohou zůstat skryté. Výsledkem jsou vyšší provozní náklady, pozdější proplácení a nižší spokojenost zaměstnanců. Zaměstnanci mohou čekat na peníze celé týdny a finanční týmy trávit hodiny urgováním schválení nebo opravami chyb. Tyto problémy zatěžují rozpočet a zároveň snižují motivaci i produktivitu v celé organizaci. Aktivním zlepšováním správy výdajů nezjednodušujete jen finanční agendu. Zvyšujete efektivitu, posilujete shodu s pravidly a důvěru zaměstnanců. Proto je otázka, jak zlepšit správu výdajů, důležitým strategickým tématem.

Jak process mining odhaluje, co se děje při zpracování výdajů

Process mining nabízí datový přístup ke zlepšování správy výdajů. Místo předpokladů a jednotlivých zkušeností využívá data ze záznamu událostí přímo ze systému Expensify a případně z propojených finančních systémů. Z nich sestaví skutečný průběh každého vyúčtování. Zobrazí celý proces od vytvoření vyúčtování až po proplacení a zaúčtování. Přesně tak zjistíte, kde vznikají úzká místa, změříte skutečnou dobu jednotlivých aktivit a odhalíte odchylky od zamýšleného postupu. Process mining například ukáže, zda někteří vedoucí schvalují pravidelně pomalu, zda určité kategorie výdajů vedou k častějším úpravám nebo zda kontroly pravidel způsobují nečekaná zpoždění. Díky podrobnému pohledu na provozní data získáte konkrétní poznatky, které běžné reporty ani ruční kontroly neposkytnou.

Kde lze proces správy výdajů zlepšit

Použití process mining na správu výdajů v Expensify může odhalit několik oblastí vhodných ke zlepšení:

Zjednodušení schvalovacího workflow: Určete konkrétní schvalovatele nebo fáze schvalování, které způsobují výrazná zpoždění. Zjistěte, zda souběžná schválení skutečně probíhají souběžně, nebo zda zbytečné navazující kroky prodlužují dobu průchodu procesem. Tím můžete přímo zkrátit dobu zpracování výdajů.
Dodržování pravidel: Zjistěte, k jakým porušením pravidel dochází nejčastěji a v jakých fázích vznikají nebo se odhalují. Na základě těchto poznatků můžete cíleně školit zaměstnance nebo upravit pravidla v systému a předcházet dalším problémům.
Efektivita proplácení: Analyzujte předání mezi schválením a samotným proplacením. Zjistěte, zda ke zpoždění dochází při plánování platby, zpracování platby nebo účetním odsouhlasení.
Rozdělení zdrojů: Získejte přehled o rozložení pracovní zátěže mezi finanční a vedoucí týmy zapojené do procesu správy výdajů. To vám pomůže lépe plánovat zdroje a vyrovnávat jejich vytížení.
Možnosti automatizace procesu: Odhalte opakující se ruční úkoly nebo časté cykly vracení k přepracování, které lze automatizovat nebo zjednodušit. Zaměstnancům tak zůstane více času na jinou práci.

Očekávané výsledky zlepšování

Systematické zlepšování procesu správy výdajů pomocí process mining přináší měřitelné výsledky:

Rychlejší proplácení: Výrazně zkraťte dobu od podání vyúčtování po proplacení. Zaměstnanci budou spokojenější a vy získáte lepší přehled o řízení peněžních toků.
Nižší provozní náklady: Omezte ruční chyby, opakované urgence a administrativní zátěž spojenou se správou výdajů.
Lepší shoda s pravidly: Zajistěte důsledné dodržování firemních pravidel pro výdaje, snižte finanční rizika a zjednodušte audity.
Vyšší spokojenost zaměstnanců: Plynulý, předvídatelný a rychlý proces proplácení zvyšuje motivaci zaměstnanců a jejich důvěru v administrativní procesy organizace.
Lepší finanční kontrola: Získejte přehled o výdajích a výkonnosti procesů, který vám pomůže přesněji plánovat rozpočet a prognózy.

Díky process mining můžete Expensify využívat nejen ke správě výdajů, ale také k průběžnému zlepšování celého procesu.

Jak začít se zlepšováním procesu v Expensify

Začněte tím, že zjistíte, jak proces funguje nyní. Tento průvodce vám poskytne rámec a nástroje k analýze dat z Expensify a odhalení skrytých neefektivních postupů ve správě výdajů. Díky rozhodování založenému na datech můžete zavádět konkrétní zlepšení. Prozkoumejte svůj proces a zjistěte, jak lze správu výdajů zefektivnit a lépe sladit s pravidly.

Správa výdajů Schvalování výdajů Proces proplácení výdajů Kontroly shody Finanční oddělení Výdaje zaměstnanců Kontrola nákladů Zlepšování workflow Cestovní výdaje Vyúčtování výdajů T&E

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Zpoždění při schvalování manažerem nebo finančním oddělením zaměstnance frustrují, protože čekají na proplacení výdajů. To snižuje jejich spokojenost a zbytečně váže provozní kapitál. ProcessMind analyzuje celý proces správy výdajů v Expensify, zmapuje všechny schvalovací cesty a určí, kde vznikají úzká místa a jak ovlivňují dobu zpracování. Upozorní na konkrétní kroky nebo schvalovatele, kteří často způsobují zpoždění. Díky tomu můžete cíleně upravit workflow a zlepšit zkušenost zaměstnanců.

Zaměstnancům bývají vyúčtování výdajů často zamítána, což vede k opravám a prodlužuje dobu zpracování. Důvodem mohou být chybějící údaje, nedodržení pravidel nebo nejasné pokyny k podání v systému správy výdajů Expensify. ProcessMind zobrazí všechny opakované průchody procesem i místa zamítnutí a pomůže určit jejich příčiny. Analýza údajů o zamítnutých vyúčtováních, například kategorií výdajů nebo jejich předkladatelů, ukáže, kde je třeba lépe vysvětlit pravidla nebo zajistit školení. Omezíte tak ruční práci a urychlíte schvalování.

Organizace mají pravidla, ale nedaří se jim je důsledně uplatňovat. Schválené výdaje tak mohou být s pravidly v rozporu. To firmu vystavuje finančním rizikům a problémům při auditu a vede k rozdílům ve výdajích mezi odděleními, která používají Expensify. ProcessMind využívá atribut „Policy Violation Flag“ a skutečný průběh procesu k odhalení odchylek od pravidel pro správu výdajů. Ukáže případy, kdy se kontroly obcházejí nebo se schvalují vyúčtování, která pravidla nesplňují. Můžete tak zlepšit jejich uplatňování a snížit finanční riziko.

Zaměstnanci dlouho čekají na proplacení výdajů, což snižuje jejich spokojenost a může jim způsobovat finanční potíže. Příčinou bývají neefektivní závěrečné kroky procesu správy výdajů, například kontrola finančním oddělením, plánování platby a její provedení v systémech, jako je Expensify. ProcessMind sleduje celý cyklus proplacení od „Reimbursement Scheduled“ přes „Reimbursement Executed“ až po „Accounting Posted“. Odhalí zpoždění v těchto důležitých krocích a ukáže, kde lze proces urychlit, aby zaměstnanci dostali peníze včas.

Finanční týmy a zaměstnanci tráví mnoho času opravami chyb a vyžadováním dalších údajů k vyúčtováním výdajů. Tato pracná činnost zvyšuje provozní náklady a odvádí zaměstnance od důležitější práce v systému správy výdajů Expensify. ProcessMind zmapuje všechny případy, kdy bylo „Expense Report Sent Back for Revision“ a kdy byly po prvním podání připojeny „Receipts Attached“. Změří rozsah oprav a určí jejich příčiny. Pomůže odhalit konkrétní kroky nebo místa zadávání údajů, kde vzniká nejvíce chyb, abyste mohli cíleně zavést automatizaci nebo proces zjednodušit.

Zainteresované strany nemají jasný a ucelený přehled o tom, jak vyúčtování postupuje od podání až po proplacení. Proto se obtížně hledají neefektivní místa. Tato neprůhlednost komplikuje rozhodování a zlepšování procesu správy výdajů v Expensify. ProcessMind zrekonstruuje celý průběh správy výdajů a přehledně zobrazí všechny cesty, kterými vyúčtování skutečně prochází. Ucelený pohled odhalí rozdíly v průběhu procesu, skrytá úzká místa i nedostatky v dodržování pravidel. Týmy tak mohou rozhodovat na základě dat.

Náklady na zpracování každého vyúčtování výdajů jsou vyšší, než se očekávalo, což zatěžuje rozpočet finančního oddělení a ovlivňuje rozdělení zdrojů. Příčinou mohou být neefektivní workflow, příliš mnoho ručních zásahů nebo dlouhá doba zpracování v procesu správy výdajů v Expensify. ProcessMind propojí ukazatele výkonnosti procesu, například dobu zpracování a míru oprav, s provozními náklady. Odhalí nákladné odchylky a neefektivní cesty, abyste mohli lépe využít zdroje a snížit náklady na zpracování každého vyúčtování.

Pravidla pro výdaje se v jednotlivých odděleních nebo u různých schvalovatelů uplatňují odlišně. To může vést k nespravedlivému zacházení a k místům, kde se pravidla často porušují. Nejednotný přístup oslabuje důvěryhodnost správy výdajů v Expensify a může vést ke stížnostem zaměstnanců nebo zjištěním při auditu. ProcessMind analyzuje rozhodnutí o schválení a výsledky kontrol pravidel podle atributů „Employee Department“ a „Approver“. Ukáže rozdíly ve schvalování a důvodech zamítnutí mezi jednotlivými částmi organizace, abyste mohli pravidla uplatňovat jednotně a zpřesnit pokyny.

Někteří manažeři nebo pracovníci finančního oddělení jsou zahlceni schvalováním výdajů, zatímco jiní mají práce méně. To způsobuje zpoždění a může vést k vyhoření. Nerovnoměrné rozložení práce snižuje efektivitu a spravedlivost schvalování v Expensify. ProcessMind analyzuje počet a složitost vyúčtování, která jednotliví „Approver“ zpracovávají, a zobrazí jejich pracovní vytížení. Ukáže úzká místa způsobená přetíženými schvalovateli a pomůže rozdělit práci rovnoměrněji nebo upravit schvalovací hierarchii.

Příprava interního nebo externího auditu vyúčtování výdajů je časově náročná a vyžaduje ruční vyhledávání a ověřování velkého množství údajů. Zatěžuje finanční týmy a kvůli nedostatku snadno dostupných a ucelených údajů o procesu v Expensify může vést k přípravám na poslední chvíli. ProcessMind poskytuje úplný a neměnný auditní záznam každého vyúčtování od „Expense Report Created“ po „Accounting Posted“. Snadno zobrazí všechny činnosti, rozhodnutí a kontroly pravidel související s konkrétním výdajem. Příprava na audit tak zabere méně času a práce a usnadní ověření shody.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Dlouhé schvalování zaměstnance frustruje a oddaluje proplacení výdajů. Cílem je výrazně zkrátit dobu od podání vyúčtování po jeho konečné schválení, zvýšit spokojenost zaměstnanců a zlepšit jejich finanční situaci. Rychlejší schválení znamená rychlejší proplacení a méně dotazů.
ProcessMind analyzuje schvalovací workflow v Expensify a odhalí konkrétní úzká místa, zbytečné kroky nebo schvalovatele, kteří proces zpomalují. Ukáže, kde ke zpožděním dochází nejčastěji. Můžete pak upravit schvalovací postupy, zavést automatizaci nebo lépe rozdělit zdroje a například zkrátit průměrnou dobu schválení o 30 %.

Časté zamítání ukazuje na problémy s porozuměním pravidlům, kvalitou podání nebo kritérii schvalování. Méně zamítnutí znamená méně práce pro zaměstnance, kteří musí vyúčtování podat znovu, i pro finanční týmy, které je musí znovu kontrolovat. Zvyšuje se tak efektivita a pravidla se dodržují hned od začátku.
ProcessMind odhalí příčiny zamítnutí v Expensify, například časté porušování pravidel, chybějící údaje nebo schvalovatele, kteří zamítají nadprůměrně často. Zobrazení typických cest vedoucích k zamítnutí vám pomůže zacílit školení, zpřesnit pokyny k podání nebo upravit pravidla. Míru zamítnutí tak můžete snížit až o 40 %.

Nedodržování pravidel může vést k finančním rizikům, problémům při auditu a nejednotným výdajům. Cílem je důsledně uplatňovat firemní pravidla pro všechny podané výdaje, omezit riziko podvodů a chránit finanční integritu. Důsledné dodržování pravidel posiluje důvěru a snižuje rizika při auditu.
ProcessMind automaticky odhalí odchylky od pravidel a nedostatky v jejich dodržování ve vyúčtováních v Expensify. Porovná skutečný průběh procesu s předem stanovenými pravidly a upozorní na konkrétní případy porušení. Můžete tak zasáhnout včas, upravit pravidla a cíleně zlepšit jejich uplatňování. Počet porušení pravidel můžete snížit až o 25 %.

Včasné proplacení výdajů je důležité pro spokojenost zaměstnanců i jejich finanční pohodu. Cílem je zkrátit dobu od konečného schválení po skutečnou platbu, aby zaměstnanci dostali peníze bez zbytečného čekání. Rychlejší platby zlepšují jejich zkušenost a snižují administrativní zátěž.
ProcessMind sleduje celý cyklus proplacení v Expensify od schválení po provedení platby. Odhalí zpoždění při kontrole finančním oddělením nebo plánování plateb a ukáže možnosti automatizace platebních pokynů či optimalizace dávkového zpracování. Průměrnou dobu proplacení tak můžete zkrátit o 20 %.

Ruční opravy, které často vznikají kvůli chybám nebo neúplným podáním, zabírají cenný čas zaměstnancům i pracovníkům finančního oddělení. Cílem je odhalit a odstranit příčiny této neefektivity, uvolnit zdroje a zlepšit průběh celého procesu. Méně oprav znamená nižší náklady.
ProcessMind zmapuje všechny opakované průchody procesem a činnosti, které se v procesu v Expensify opakují. Přesně ukáže, kdy a proč se vyúčtování vrací k opravě. Můžete tak řešit příčiny, například nejasné pokyny nebo nevhodné nastavení systému, a omezit ruční opravy odstraněním častých zdrojů chyb.

Bez přehledu o celém procesu správy výdajů se obtížně hledají neefektivní místa a příležitosti ke zlepšení. Cílem je získat ucelený a srozumitelný pohled na každý krok od založení vyúčtování po zaúčtování. Úplný přehled umožňuje rozhodovat na základě dat.
ProcessMind automaticky zrekonstruuje skutečný průběh vyúčtování výdajů v Expensify. Zobrazí všechny cesty, odchylky a úzká místa a poskytne nestranný pohled na to, jak proces skutečně funguje. Snadněji tak odhalíte skrytou neefektivitu a zlepšíte celý proces od začátku do konce.

Vysoké provozní náklady mohou negativně ovlivnit hospodářské výsledky firmy. Cílem je najít a odstranit neefektivní místa, která zvyšují náklady na zpracování každého vyúčtování, a dosáhnout tak významných úspor. Zlepšení procesů přímo přispívá k finanční stabilitě.
ProcessMind propojí činnosti v procesu s jejich náklady a odhalí, kde zbytečné kroky, opravy nebo dlouhá doba zpracování zvyšují náklady v Expensify. Když určíte jejich příčiny, můžete proces zjednodušit a zavést úsporná opatření. Náklady na zpracování jednoho vyúčtování tak můžete snížit o 15 až 20 %.

Nejednotné uplatňování pravidel pro výdaje může vést k nespravedlivému zacházení, rizikům pro shodu a nejasnostem. Cílem je zajistit, aby se všechna vyúčtování kontrolovala a zpracovávala podle jednotných, jasně stanovených pravidel. Tím se zvýší předvídatelnost a důslednost.
ProcessMind analyzuje rozdíly ve schvalovacích cestách a důvodech zamítnutí mezi odděleními, schvalovateli a kategoriemi výdajů v Expensify. Ukáže, kde se pravidla vykládají nebo uplatňují odlišně. Můžete tak zpřesnit pokyny, automatizovat kontroly a zajistit jednotné uplatňování pravidel. Důslednost můžete zlepšit o 30 %.

Nerovnoměrné pracovní vytížení schvalovatelů může vytvářet úzká místa, vést k vyhoření některých pracovníků a nevyužité kapacitě jiných. To zpomaluje schvalování. Cílem je rozdělit vyúčtování mezi schvalovatele rovnoměrněji, lépe využít zdroje a zrychlit zpracování.
ProcessMind zobrazí výkonnost a pracovní vytížení jednotlivých schvalovatelů v Expensify a odhalí přetížené i nedostatečně vytížené pracovníky. Můžete upravit přidělování schválení, zavést pravidla pro vyrovnání zátěže nebo doporučit školení. Úkoly tak budou rozděleny efektivněji a spravedlivěji.

Příprava interního nebo externího auditu vyúčtování výdajů může být zdlouhavá a vyžaduje mnoho ruční práce. Cílem je přípravu zjednodušit a urychlit a snížit potřebné úsilí i množství zdrojů. Rychlejší příprava šetří čas a omezuje narušení běžného provozu.
ProcessMind poskytuje přehledný a neměnný záznam všech činností s vyúčtováním v Expensify, včetně časových údajů a osob, které je provedly. Automaticky vytvořený auditní záznam usnadňuje kontroly shody a výrazně omezuje ruční sestavování dokumentace a podkladů pro auditory. Dobu přípravy můžete zkrátit až o 50 %.

Spokojenost zaměstnanců s procesem správy výdajů je důležitá pro jejich motivaci i produktivitu. Cílem je zlepšit zkušenost s podáváním vyúčtování a proplácením výdajů a řešit problémy, jako jsou zpoždění nebo zamítnutí. Vyšší spokojenost přispívá k lepšímu pracovnímu prostředí.
ProcessMind pomáhá určit a změřit dopad neefektivních míst v procesu, například dlouhého čekání na proplacení nebo častého zamítání, na spokojenost zaměstnanců s Expensify. Zlepšením těchto důležitých kroků, například zkrácením zpoždění při schvalování o 25 %, můžete přímo zlepšit ukazatele zkušenosti zaměstnanců.

Nepřesné údaje o výdajích mohou vést k chybnému finančnímu výkaznictví, nesrovnalostem při auditu a špatným rozhodnutím. Cílem je zvýšit přesnost a úplnost všech údajů o výdajích, aby byly spolehlivým podkladem pro finanční analýzu. Kvalitní údaje jsou základem dobrého finančního řízení.
ProcessMind dokáže odhalit vzorce vedoucí k chybám v údajích, například nesprávné zařazení do kategorií nebo chybějící informace, které se v podáních v Expensify často přehlédnou. Ukáže, kde a proč problémy s kvalitou údajů vznikají, abyste mohli cíleně zasáhnout a upravit systém. Získáte tak úplnější a spolehlivější údaje.

Šest kroků ke zlepšení správy výdajů

Stáhněte si šablonu

Exportujte data

Nahrajte datovou sadu

Analyzujte proces

Zaveďte zlepšení

Sledujte proces

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte excelovou šablonu ProcessMind určenou pro údaje o správě výdajů. Je připravena pro běžnou strukturu dat v Expensify.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná šablona usnadní přípravu údajů. Data z Expensify tak snadno vyexportujete a naformátujete pro analýzu.

Očekávaný výsledek

Strukturovaná excelová šablona připravená pro údaje o vyúčtováních z Expensify a kompatibilní s ProcessMind.

CO ZÍSKÁTE

Odhalte, co se děje při správě výdajů v Expensify

ProcessMind zobrazí celý workflow správy výdajů v Expensify a převede surová data na přehledné poznatky, podle kterých můžete jednat. Zjistěte, kde vznikají prodlevy, a jak zkrátit dobu proplácení a zlepšit shodu s pravidly.

Zobrazte si celý proces zpracování výdajů v Expensify od začátku do konce
Najděte konkrétní úzká místa a prodlevy ve schvalování
Odhalte porušení pravidel a rizika nesouladu
Zjednodušte proplácení výdajů a snižte provozní náklady

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Čeho můžete dosáhnout při správě výdajů

Tyto výsledky ukazují obvyklá zlepšení, kterých organizace dosahují při využití process mining ve správě výdajů. Analýza dat ze systémů, jako je Expensify, pomáhá odhalit úzká místa a neefektivní postupy a zlepšit provoz.

0 %

Zkrácení doby zpracování výdajů

Průměrné zkrácení celkové doby zpracování

Zlepšete celý proces správy výdajů od podání po proplacení. Odhalte a odstraňte úzká místa a výrazně zkraťte dobu zpracování.

0 %

Nižší náklady na opravy

Méně ručních oprav

Omezte nákladné vracení vyúčtování k opravě. Process mining odhalí příčiny opakovaných oprav, což povede k častějšímu schválení hned napoprvé a nižším provozním nákladům.

0 %

Lepší dodržování pravidel

Pokles počtu zjištěných porušení pravidel

Včas odhalte podání výdajů, která nejsou v souladu s pravidly, a řešte je. Process mining pomáhá zajistit jednotné uplatňování pravidel pro výdaje, omezit rizika při auditu a předejít finančním nesrovnalostem.

0 days

Rychlejší proplácení

Kratší doba do vyplacení peněz zaměstnancům

Zvyšte spokojenost a důvěru zaměstnanců tím, že výrazně urychlíte proplácení výdajů. Odhalte a zkraťte zpoždění mezi schválením finančním oddělením a skutečným provedením platby.

0 %

Méně zamítnutí

Pokles počtu zamítnutí manažery a finančním oddělením

Omezte počet vyúčtování výdajů, která zamítají manažeři a finanční oddělení. Zlepšíte kvalitu podání i efektivitu celého procesu, zkrátíte zpoždění a snížíte frustraci všech zúčastněných.

Výsledky se liší podle složitosti procesu, stávající neefektivity a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají běžným zlepšením zaznamenaným při různých nasazeních.

Doporučená data

Začněte nejdůležitějšími atributy a aktivitami a podle potřeby přidejte další.

Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor vyúčtování výdajů, který sdružuje všechny související aktivity od odeslání po proplacení.

Proč je to důležité

Umožňuje seskupit všechny související události do jedné instance procesu, což je základem každé analýzy process mining.

Název obchodní události, která v určitém okamžiku nastala v souvislosti s vyúčtováním výdajů.

Proč je to důležité

Tento atribut určuje kroky v procesní mapě a umožňuje zobrazit a analyzovat tok procesu, jeho varianty i opakované cykly úprav.

Časové razítko určující, kdy u vyúčtování výdajů nastala konkrétní aktivita nebo událost.

Proč je to důležité

Časová razítka jsou nezbytná pro veškeré časové analýzy, včetně výpočtu doby procesu, odhalování úzkých míst a sledování výkonnosti procesu.

Celková peněžní hodnota vyúčtování výdajů.

Proč je to důležité

Umožňuje analyzovat vyúčtování s vysokými částkami, pomáhá odhalovat výdajové trendy a je důležitý pro finanční dashboardy a dashboardy shody.

Jméno nebo ID uživatele, který odpovídá za schválení či zamítnutí vyúčtování výdajů.

Proč je to důležité

Tento atribut je důležitý pro analýzu úzkých míst při schvalování, rozložení pracovní zátěže a míry zamítnutí u jednotlivých schvalovatelů.

Zaměstnanec, který vytvořil a odeslal vyúčtování výdajů.

Proč je to důležité

Umožňuje hodnotit výkonnost procesu z pohledu zaměstnanců a odhalit skupiny, u kterých se často objevují problémy nebo zpoždění.

Obchodní oddělení nebo útvar, do kterého odesílatel patří.

Proč je to důležité

Umožňuje podrobně porovnávat výkonnost procesu a shodu v různých obchodních útvarech.

Logická hodnota, která je pravdivá, pokud bylo u vyúčtování označeno porušení pravidel.

Proč je to důležité

Přímo měří dodržování pravidel a pomáhá určit, která vyúčtování vyžadují důkladnější kontrolu. Je proto důležitým vstupem pro dashboardy shody.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Označuje založení nového vyúčtování výdajů zaměstnancem. Obvykle se zaznamenává jako samostatná událost s časovým údajem vytvoření při prvním uložení vyúčtování v Expensify.

Proč je to důležité

Tato činnost je výchozím bodem analýzy procesu a je důležitá pro měření celkové doby od založení vyúčtování po proplacení.

Zaměstnanec odešle dokončené vyúčtování výdajů a zahájí tak schvalovací workflow. Jde o důležitý přechod od zadávání údajů ke kontrole. Obvykle se zaznamenává změnou stavu a časovým údajem podání.

Proč je to důležité

Tato činnost je důležitým milníkem, který zahajuje schvalovací cyklus. Slouží jako výchozí bod pro měření doby kontroly manažerem a finančním oddělením.

Přímý nadřízený nebo schvalovatel na první úrovni zkontroloval a schválil vyúčtování výdajů. Událost se zaznamenává v protokolu schvalovacího workflow, který obsahuje akci schvalovatele a časové razítko.

Proč je to důležité

Důležitý milník schvalovacího procesu. Analýza doby od odeslání vyúčtování do této události pomáhá odhalit úzká místa při schvalování nadřízeným a měřit KPI doby schválení nadřízeným.

Schvalovatel, ať už nadřízený, nebo pracovník finančního oddělení, vrátí vyúčtování zaměstnanci k opravě nebo doplnění informací. Tuto událost lze obvykle odvodit ze změny stavu z „Zpracovává se“ na „Otevřeno“.

Proč je to důležité

Tato aktivita představuje přepracování, které je významným zdrojem neefektivity. Její sledování pomáhá vyčíslit opakované cykly úprav, měřit KPI míry přepracování a odhalit příčiny.

Finanční oddělení nebo konečný schvalovatel zkontroloval vyúčtování výdajů a udělil konečné schválení. Akce se zaznamená do historie workflow a stav vyúčtování se obvykle změní na „Schváleno“.

Proč je to důležité

Jde o poslední schvalovací krok před proplacením. Doba jeho trvání významně ovlivňuje celkovou dobu procesu a KPI průměrné doby proplacení.

Platba byla úspěšně odeslána zaměstnanci a část procesu týkající se proplacení je dokončena. Událost se zaznamenává v protokolech zpracování plateb nebo jako konečná změna stavu v Expensify.

Proč je to důležité

Jde o důležitý koncový bod při měření doby procesu z pohledu zaměstnance. Je zásadní pro KPI průměrné doby vyřízení vyúčtování výdajů a průměrné doby proplacení.

Vyúčtování výdajů se v systému formálně uzavře po dokončení všech kroků, včetně proplacení a synchronizace s účetnictvím. Událost lze obvykle odvodit z konečného stavu, například „Uzavřeno“.

Proč je to důležité

Označuje jednoznačný konec procesu, který se liší od proplacení. To se hodí při analýze závěrečných účetních a archivních kroků.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Jak může process mining zlepšit správu výdajů v Expensify?

Process mining analyzuje vaše data z Expensify a vytvoří objektivní mapu skutečného průběhu vyúčtování výdajů. Odhalí skrytá úzká místa, odchylky od pravidel a neefektivní místa, která proces zpomalují. Díky tomu můžete zkrátit dobu schvalování, omezit zamítání a lépe rozdělit zdroje.

Jaké konkrétní problémy v Expensify nám process mining pomůže řešit?

Process mining pomůže určit příčiny dlouhého schvalování, častého zamítání vyúčtování a nejednotného uplatňování pravidel v Expensify. Odhalí také příčiny zpožděného proplácení výdajů zaměstnancům, nadměrného množství ručních oprav a vysokých provozních nákladů. Díky přehledu o skutečném průběhu procesu zjistíte, na co se při zlepšování zaměřit.

Jaká data z Expensify potřebujeme, abychom mohli začít s process mining?

Nejprve potřebujete především záznam událostí z Expensify, který zachycuje každý krok vyúčtování. Zahrnuje „Expense Report ID“ jako identifikátor případu, názvy činností, například „Submitted“ nebo „Approved“, a přesné časové údaje každé činnosti. Analýzu mohou doplnit další atributy, například schvalovatel, částka nebo porušení pravidel.

Jaké výsledky můžeme očekávat po zavedení process mining pro správu výdajů?

Získáte přehledné zobrazení celého procesu správy výdajů založené na datech, které odhalí všechny skutečné varianty jeho průběhu. Uvidíte také vyčíslený dopad úzkých míst, nedostatků v dodržování pravidel a ručních oprav. Na základě těchto poznatků můžete zrychlit schvalování, omezit zamítání, snížit provozní náklady a zvýšit spokojenost zaměstnanců.

Jak z Expensify získáme potřebná data pro process mining?

Data se obvykle získávají pomocí vestavěných funkcí pro tvorbu reportů v Expensify nebo přes jeho API. Cílem je získat úplný historický záznam všech událostí souvisejících s vyúčtováním výdajů. Dodavatel platformy pro process mining vám často může poskytnout konkrétní pokyny nebo konektory, které získávání dat usnadní.

Ovlivní process mining provoz Expensify v reálném čase?

Ne. Process mining je neinvazivní analytická metoda. Pracuje pouze s historickými daty exportovanými z Expensify. Analyzuje tedy minulé události, aniž by zasahoval do běžného provozu systému nebo workflow uživatelů.

Za jak dlouho po zahájení process mining obvykle uvidíme konkrétní zlepšení?

První vizualizace procesu a identifikaci úzkých míst lze často získat během několika týdnů od úspěšného načtení a modelování dat. Měřitelné zlepšení, například kratší doba schvalování, obvykle vyžaduje opakovaný cyklus analýzy, změn procesu a následného sledování v průběhu několika měsíců. Přesná doba závisí na složitosti současného procesu a rozsahu plánovaných změn.

Potřebujeme pro provozování process mining samostatný technický tým?

Technické znalosti se hodí při počátečním získávání dat a nastavení, ale řada současných platforem pro process mining je určena i pro pracovníky z byznysu. Nabízejí přehledné rozhraní pro analýzu, takže poznatky mohou získávat přímo vaši analytici nebo vlastníci procesů. Dodavatelé obvykle poskytují průběžnou podporu a školení.

Jaké jsou hlavní technické požadavky pro process mining dat z Expensify?

Základem je spolehlivý přístup k údajům o událostech v Expensify, obvykle prostřednictvím reportů nebo API, ve strukturovaném formátu, například CSV nebo tabulce databáze. Potřebujete také platformu pro process mining, která data načte, namodeluje a analyzuje. Může běžet v cloudu nebo ve vaší vlastní infrastruktuře.

Zlepšete správu výdajů: začněte zkušební verzi ještě dnes

Zjednodušte zpracování výdajů v Expensify, zkraťte dobu cyklu o 30 % a zvyšte spokojenost.

Začněte zkušební verzi

Bez nutnosti zadávat platební kartu. Začněte zlepšovat proces ještě dnes.