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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung des Expensify Spesenmanagements.
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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement
Herausforderungen (10) Ziele (12) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

Expensify Expense Management optimieren für schnellere Erstattungen

Spesenmanagementprozesse stehen oft vor Herausforderungen wie Genehmigungsverzögerungen, Nichteinhaltung von Richtlinien oder unnötigen Nacharbeiten. Unsere Plattform hilft Ihnen, diese genauen Engpässe und Ineffizienzen zu identifizieren und liefert klare Einblicke in die Ursachen. Dies ermöglicht datengestützte Verbesserungen, die zu optimierten Abläufen, reduzierten Kosten und einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Optimierung des Spesenmanagements wichtig ist

Selbst mit leistungsstarken Systemen wie Expensify kann ein effektives Spesenmanagement erhebliche Herausforderungen mit sich bringen. Ohne klare Sicht auf Ihre tatsächlichen Prozessabläufe können Ineffizienzen unentdeckt bleiben, was zu höheren Betriebskosten, verzögerten Erstattungen und einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit führt. Stellen Sie sich vor, Mitarbeiter warten wochenlang auf ihr Geld, oder Finanzteams verbringen unzählige Stunden damit, Genehmigungen einzuholen oder Fehler zu korrigieren. Diese Probleme belasten nicht nur Ihre finanziellen Ressourcen, sondern wirken sich auch auf die Moral und Produktivität im gesamten Unternehmen aus. Indem Sie aktiv das Spesenmanagement verbessern, straffen Sie nicht nur eine Finanzaufgabe, sondern investieren in die Effizienz, Compliance und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter. Das Verständnis, „wie man das Spesenmanagement verbessert“, wird zu einer kritischen strategischen Initiative.

Wie Process Mining Einblicke in den Spesenprozess ermöglicht

Process Mining bietet einen einzigartigen, datengestützten Ansatz zur Optimierung des Spesenmanagements. Anstatt sich auf Annahmen oder anekdotische Beweise zu verlassen, nutzt es Event Log-Daten direkt aus Ihrem Expensify-System und allen integrianzten Finanzplattformen, um den tatsächlichen Verlauf jedes Spesenberichts zu rekonstruieren. Diese leistungsstarke Analysetechnik visualisiert den vollständigen End-to-End-Prozess und zeigt präzise auf, wie Spesenberichte von der Erstellung bis zur endgültigen Erstattung und Verbuchung ablaufen. Sie können genau erkennen, wo Engpässe auftreten, die tatsächliche Durchlaufzeit jeder Aktivität messen und Abweichungen von Ihrem beabsichtigten Prozess aufdecken. Process Mining kann Ihnen beispielsweise zeigen, ob bestimmte Manager bei Genehmigungen konstant langsam sind, ob spezifische Spesenkategorien mehr Überarbeitungen auslösen oder ob bestimmte Richtlinienprüfungen unerwartete Verzögerungen verursachen. Dieser tiefe Einblick in Ihre operativen Daten liefert umsetzbare Erkenntnisse, die manuelle Audits oder traditionelle Berichte einfach nicht bieten können.

Schlüsselbereiche für die Verbesserung des Spesenprozesses

Die Anwendung von Process Mining auf Ihr Expensify-Spesenmanagement kann mehrere kritische Verbesserungsbereiche hervorheben:

  • Optimierung des Genehmigungs-Workflows: Identifizieren Sie spezifische Genehmiger oder Genehmigungsphasen, die erhebliche Verzögerungen verursachen. Verstehen Sie, ob parallele Genehmigungen wirklich parallel sind oder ob sequentielle Schritte die Durchlaufzeiten unnötig verlängern. Dies hilft direkt dabei, die „Durchlaufzeit des Spesenmanagements zu reduzieren“.
  • Durchsetzung der Richtlinien-Compliance: Identifizieren Sie häufige Arten von Richtlinienverstößen und die Phasen, in denen sie am häufigsten eingeführt oder entdeckt werden. Dies ermöglicht gezielte Schulungen oder Systemanpassungen zur proaktiven Verbesserung der Compliance.
  • Effizienz der Erstattung: Analysieren Sie die Übergabe zwischen Genehmigung und tatsächlicher Erstattung. Ermitteln Sie, ob Verzögerungen bei der Planung, Zahlungsabwicklung oder Kontenabstimmung auftreten.
  • Ressourcenzuweisung: Gewinnen Sie Einblicke in die Arbeitslastverteilung Ihrer Finanz- und Managementteams, die am Spesenprozess beteiligt sind, und ermöglichen Sie so eine bessere Ressourcenplanung und Lastverteilung.
  • Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung: Entdecken Sie repetitive manuelle Aufgaben oder häufige Nacharbeitszyklen, die automatisiert oder vereinfacht werden könnten, wodurch wertvolle Mitarbeiterzeit freigesetzt wird.

Erwartete Ergebnisse der Optimierung

Die proaktive Optimierung Ihres Spesenmanagementprozesses durch Process Mining liefert messbare und wirkungsvolle Vorteile:

  • Schnellere Erstattungen: Reduzieren Sie die gesamte Durchlaufzeit von der Spesenübermittlung bis zur Erstattung erheblich, was zu zufriedeneren Mitarbeitern und einem verbesserten Cashflow-Management führt.
  • Geringere Betriebskosten: Minimieren Sie manuelle Fehler, reduzieren Sie den Bedarf an ständigen Nachfassaktionen und senken Sie den Verwaltungsaufwand, der mit der Verwaltung von Spesen verbunden ist.
  • Verbesserte Compliance: Stellen Sie die konsistente Einhaltung der Unternehmensspesenrichtlinien sicher, mindern Sie finanzielle Risiken und vereinfachen Sie Audit-Prozesse.
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Ein reibungsloser, vorhersehbarer und schneller Erstattungsprozess stärkt die Arbeitsmoral der Mitarbeiter und das Vertrauen in die Verwaltungsfunktionen des Unternehmens.
  • Bessere Finanzkontrolle: Gewinnen Sie mehr Transparenz über Ausgabenmuster und Prozessleistung, was eine genauere Budgetierung und Prognose ermöglicht.

Durch den Einsatz von Process Mining verwandeln Sie Ihre Expensify-Nutzung von der bloßen Spesenverwaltung in die aktive Optimierung des gesamten Spesenmanagementprozesses.

Starten Sie mit der Expensify Prozessoptimierung

Der Beginn dieser Optimierungsreise beginnt mit dem Verständnis Ihres aktuellen Zustands. Dieser Leitfaden bietet den Rahmen und die Tools, um Ihre Expensify-Daten zu analysieren und die verborgenen Ineffizienzen in Ihrem Spesenmanagementprozess aufzudecken. Durch einen datengestützten Ansatz sind Sie in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, die zu greifbaren Verbesserungen führen. Beginnen Sie noch heute mit der Erkundung Ihres Prozesses und entdecken Sie, wie viel effizienter und konformer Ihr Spesenmanagement werden kann.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Verzögerungen bei der Genehmigung durch Manager oder die Finanzabteilung führen zu frustrierten Mitarbeitern, die auf Erstattungen warten. Dies beeinträchtigt die Mitarbeiterzufriedenheit negativ und bindet unnötig Betriebskapital im Spesenmanagementprozess. ProcessMind analysiert den End-to-End-Spesenmanagementprozess innerhalb von Expensify, kartiert alle Genehmigungswege und identifiziert genau, wo Engpässe auftreten, wobei deren Auswirkungen auf die Durchlaufzeiten quantifiziert werden. Es hebt spezifische Schritte oder Genehmiger hervor, die häufig Verzögerungen verursachen, und ermöglicht so gezielte Interventionen zur Straffung von Workflows und zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.

Mitarbeiter sehen sich oft mit der Ablehnung ihrer Spesenberichte konfrontiert, was zu Nacharbeit und verlängerten Bearbeitungszeiten führt. Dies kann auf fehlende Informationen, Nichteinhaltung von Richtlinien oder unklare Einreichungsrichtlinien innerhalb des Expensify-Spesenmanagementsystems zurückzuführen sein. ProcessMind visualisiert alle Nacharbeitszyklen und Ablehnungspunkte im Spesenprozess und identifiziert die Ursachen von Ablehnungen. Durch die Analyse der mit abgelehnten Berichten verbundenen Attribute, wie z.B. spezifische Kategorien oder Einreicher, hilft es, Bereiche für eine bessere Richtlinienkommunikation oder Schulung zu identifizieren, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und die Genehmigung beschleunigt wird.

Obwohl Richtlinien existieren, fällt es Unternehmen schwer, diese konsequent durchzusetzen, was dazu führt, dass nicht-konforme Spesen genehmigt werden. Dies setzt das Unternehmen finanziellen Risiken, potenziellen Auditproblemen und inkonsistenten Ausgabenmustern in den Abteilungen aus, die Expensify nutzen. ProcessMind nutzt das Attribut „Policy Violation Flag“ und die tatsächlichen Prozessabläufe, um Abweichungen von der beabsichtigten Spesenmanagement-Richtlinie aufzudecken. Es zeigt Fälle auf, in denen Richtlinienprüfungen umgangen oder nicht-konforme Berichte dennoch genehmigt werden, was Verbesserungen bei der Durchsetzung ermöglicht und das finanzielle Risiko reduziert.

Mitarbeiter erleben lange Wartezeiten auf ihre Erstattungen, was zu Unzufriedenheit und Cashflow-Problemen für Einzelpersonen führt. Dies resultiert oft aus Ineffizienzen in den letzten Phasen des Spesenmanagementprozesses, einschließlich Finanzprüfung, Planung und Ausführung innerhalb von Systemen wie Expensify. ProcessMind verfolgt den gesamten Erstattungslebenszyklus von „Erstattung geplant“ über „Erstattung ausgeführt“ bis „Buchung verbucht“. Es identifiziert Verzögerungen in diesen kritischen Schritten und zeigt auf, wo der Prozess beschleunigt werden kann, um pünktliche Auszahlungen zu gewährleisten und das finanzielle Wohlbefinden der Mitarbeiter zu verbessern.

Erhebliche Zeit und Ressourcen werden von Finanzteams und Mitarbeitern für die manuelle Fehlerkorrektur oder die Anforderung zusätzlicher Informationen für Spesenabrechnungen aufgewendet. Dieser arbeitsintensive Rework erhöht die Betriebskosten und lenkt Mitarbeiter von höherwertigen Aktivitäten innerhalb des Expensify Expense Management-Systems ab. ProcessMind kartiert alle Instanzen von 'Spesenabrechnung zur Überarbeitung zurückgesandt' und 'Belege angehängt' nach der ersten Einreichung, quantifiziert das Volumen und die Ursachen des Reworks. Es hilft, spezifische Prozessschritte oder Dateneingabepunkte zu identifizieren, die die meisten Fehler erzeugen, was eine gezielte Automatisierung oder Prozessvereinfachung ermöglicht.

Den Stakeholdern fehlt ein klares, umfassendes Verständnis darüber, wie Spesenabrechnungen von der Einreichung bis zur Erstattung fließen, was es schwierig macht, Ineffizienzen zu identifizieren. Diese Intransparenz behindert effektive Entscheidungsfindung und Optimierungsbemühungen innerhalb der Expensify Expense Management-Umgebung. ProcessMind rekonstruiert die gesamte Expense Management-Reise und bietet eine objektive, datengestützte Visualisierung jedes Weges, den eine Spesenabrechnung nimmt. Diese umfassende Sichtweise beleuchtet tatsächliche Prozessabweichungen, versteckte Bottlenecks und Compliance-Lücken und ermöglicht Teams, fundierte Verbesserungen vorzunehmen.

Die Gesamtkosten für die Bearbeitung jeder Spesenabrechnung sind höher als erwartet, was sich auf das Budget und die Ressourcenallokation der Finanzabteilung auswirkt. Dies kann auf ineffiziente Workflows, übermäßigen manuellen Eingriff oder verlängerte Zykluszeiten im gesamten Expensify Expense Management-Prozess zurückzuführen sein. ProcessMind korreliert Prozessleistungsmetriken, wie Zykluszeiten und Rework-Raten, mit den Betriebskosten. Durch die Identifizierung kostspieliger Abweichungen und ineffizienter Pfade hilft es, die Ressourcennutzung zu optimieren und den Expense Management-Prozess zu rationalisieren, um die Bearbeitungskosten pro Bericht zu senken.

Spesenrichtlinien werden ungleichmäßig über verschiedene Abteilungen oder Genehmiger angewendet, was zu Fairnessproblemen und potenziellen Compliance-Risiken führt. Diese Inkonsistenz untergräbt die Integrität des Spesenmanagementsystems in Expensify und kann zu Mitarbeiterbeschwerden oder Auditbefunden führen. ProcessMind analysiert Genehmigungsentscheidungen und Ergebnisse von Richtlinienprüfungen basierend auf den Attributen „Mitarbeiterabteilung“ und „Genehmiger“. Es hebt Variationen in Genehmigungsmustern und Ablehnungsgründen über verschiedene Organisationssegmente hinweg hervor und ermöglicht so eine standardisierte Richtliniendurchsetzung und klarere Leitlinien.

Einige Manager oder Finanzmitarbeiter sind mit Spesenfreigaben überlastet, während andere eine geringere Arbeitsbelastung haben, was zu Verzögerungen und potenziellen Burnout führt. Dieses Ungleichgewicht beeinträchtigt die Effizienz und Fairness innerhalb der Expensify Expense Management Genehmigungsstruktur. ProcessMind identifiziert die Arbeitslastverteilung für jeden 'Genehmiger', indem es das Volumen und die Komplexität der von ihnen bearbeiteten Spesenabrechnungen analysiert. Es visualisiert die Bottlenecks, die durch überlastete Genehmiger entstehen, und liefert Erkenntnisse zur Neuausrichtung der Arbeitslasten oder zur Anpassung der Genehmigungshierarchien, um den Durchsatz zu verbessern.

Die Vorbereitung auf interne oder externe Audits von Spesenabrechnungen ist ein zeit- und arbeitsaufwändiger Prozess, der eine erhebliche manuelle Datenbeschaffung und -prüfung erfordert. Dieser Aufwand belastet Finanzteams und kann aufgrund fehlender leicht verfügbarer, umfassender Prozessdaten in Expensify zu Last-Minute-Aktionen führen. ProcessMind bietet einen vollständigen, unveränderlichen Audit Trail jeder Spesenabrechnung, von 'Spesenabrechnung erstellt' bis 'In Buchhaltung gebucht'. Es zeigt mühelos alle Aktivitäten, Entscheidungen und Richtlinienprüfungen im Zusammenhang mit jeder Ausgabe auf, wodurch der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Audit-Vorbereitung drastisch reduziert und die Compliance sichergestellt wird.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Lange Genehmigungszeiten frustrieren Mitarbeiter und verzögern Erstattungen. Dieses Ziel ist es, den Zeitraum von der Spesenübermittlung bis zur endgültigen Genehmigung erheblich zu verkürzen, was die Mitarbeiterzufriedenheit und den Cashflow verbessert. Schnellere Genehmigungen bedeuten, dass Mitarbeiter schneller entschädigt werden, was die Moral stärkt und Anfragen reduziert.
ProcessMind analysiert Genehmigungs-Workflows in Expensify, identifiziert spezifische Engpässe, redundante Schritte oder leistungsschwache Genehmiger. Es kann genau feststellen, wo Verzögerungen am häufigsten auftreten, sodass Sie Genehmigungsabläufe neu konfigurieren, Automatisierung einführen oder die Ressourcenzuweisung optimieren können, um beispielsweise eine Reduzierung der durchschnittlichen Genehmigungszeit um 30 % zu erreichen.

Hohe Ablehnungsraten deuten auf Probleme mit dem Richtlinienverständnis, der Einreichungsqualität oder den Genehmigungskriterien hin. Die Reduzierung von Ablehnungen spart Zeit sowohl für Mitarbeiter, die erneut einreichen müssen, als auch für Finanzteams, die erneut prüfen müssen. Dies verbessert die Effizienz und stellt die Einhaltung der Richtlinien von Anfang an sicher.
ProcessMind deckt die Ursachen von Ablehnungen innerhalb von Expensify auf, wie z.B. häufige Richtlinienverstöße, fehlende Informationen oder spezifische Genehmiger mit hoher Ablehnungstendenz. Durch die Visualisierung gängiger Ablehnungspfade können Sie gezielte Schulungen implementieren, Einreichungsrichtlinien verbessern oder Richtlinienregeln anpassen, um die Ablehnungsraten um bis zu 40 % zu senken.

Mangelnde Compliance kann zu finanziellen Risiken, Audit-Problemen und inkonsistenten Ausgaben führen. Dieses Ziel konzentriert sich auf die rigorose Durchsetzung der Spesenrichtlinien des Unternehmens bei allen Einreichungen, um potenziellen Betrug zu reduzieren und die finanzielle Integrität zu wahren. Konsistente Compliance fördert Vertrauen und mindert Audit-Risiken.
ProcessMind erkennt automatisch Richtlinienabweichungen und Compliance-Lücken in Expensify Spesenabrechnungen, indem es die tatsächliche Prozessausführung mit vordefinierten Regeln vergleicht. Es hebt spezifische Fälle von Non-Compliance hervor, ermöglicht proaktives Eingreifen, Richtlinienanpassungen und eine gezielte Durchsetzung, wodurch Richtlinienverstöße potenziellen um 25% reduziert werden.

Rechtzeitige Erstattungen sind entscheidend für die Mitarbeiterzufriedenheit und das finanzielle Wohlbefinden. Dieses Ziel ist es, die Zeit von der finalen Genehmigung bis zur tatsächlichen Zahlung zu verkürzen und so sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Gelder umgehend erhalten. Schnellere Auszahlungen verbessern die Mitarbeitererfahrung und reduzieren den administrativen Aufwand.
ProcessMind verfolgt den gesamten Erstattungslebenszyklus in Expensify, von der Genehmigung bis zur Zahlungsausführung. Es identifiziert Verzögerungen bei der Finanzprüfung oder den Zahlungsterminierungsschritten und zeigt Möglichkeiten auf, Zahlungsauslöser zu automatisieren oder die Stapelverarbeitung zu optimieren, was zu einer durchschnittlich 20% schnelleren Erstattungszeit führt.

Manuelle Nacharbeit, oft verursacht durch Fehler oder unvollständige Einreichungen, verbraucht wertvolle Zeit für Mitarbeiter und Finanzpersonal. Dieses Ziel ist es, die Ursachen dieser Ineffizienzen zu identifizieren und zu beseitigen, Ressourcen freizusetzen und die Qualität des gesamten Prozessablaufs zu verbessern. Die Reduzierung von Nacharbeit führt direkt zu Kosteneinsparungen.
ProcessMind kartiert alle Nacharbeitszyklen und wiederkehrenden Aktivitäten innerhalb des Expensify-Prozesses. Es identifiziert genau, wo Spesenberichte zur Überarbeitung zurückgesandt werden und warum, wodurch Sie Ursachen wie unklare Anweisungen oder Systemkonfigurationsprobleme angehen und den manuellen Nacharbeitsaufwand durch die Beseitigung häufiger Fehlerquellen effektiv reduzieren können.

Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Spesenmanagementprozess ist es schwierig, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dieses Ziel bietet ein umfassendes, transparentes Verständnis jedes Schritts, von der Erstellung bis zur Buchhaltung. Volle Transparenz ermöglicht datengestützte Entscheidungen.
ProcessMind rekonstruiert automatisch den vollständigen, tatsächlichen Prozessfluss von Spesenabrechnungen in Expensify. Es visualisiert alle Pfade, Abweichungen und Bottlenecks und bietet eine unvoreingenommene Sichtweise, wie der Prozess wirklich abläuft, wodurch Sie versteckte Ineffizienzen aufdecken und die gesamte End-to-End-Reise optimieren können.

Hohe Betriebskosten können das Unternehmensergebnis beeinträchtigen. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Identifizierung und Beseitigung von Ineffizienzen, die die Kosten für die Bearbeitung jedes Spesenberichts in die Höhe treiben, was zu erheblichen Einsparungen führt. Die Optimierung von Prozessen trägt direkt zur finanziellen Gesundheit bei.
ProcessMind korreliert Prozessaktivitäten mit den damit verbundenen Kosten und deckt Bereiche auf, in denen unnötige Schritte, Nacharbeiten oder verlängerte Durchlaufzeiten die Ausgaben innerhalb von Expensify erhöhen. Durch die Identifizierung dieser Kostentreiber können Sie den Prozess straffen und kostensparende Maßnahmen umsetzen, wodurch die Bearbeitungskosten pro Bericht potenziell um 15-20 % gesenkt werden.

Eine inkonsistente Anwendung von Spesenrichtlinien kann zu Fairnessproblemen, Compliance-Risiken und Verwirrung führen. Dieses Ziel besteht darin, sicherzustellen, dass alle Spesenberichte gemäß einheitlichen, klar definierten Standards überprüft und verarbeitet werden, um Konsistenz und Vorhersehbarkeit zu fördern.
ProcessMind analysiert Abweichungen in Genehmigungspfaden und Ablehnungsgründen über verschiedene Abteilungen, Genehmiger oder Spesenkategorien in Expensify. Es zeigt auf, wo Richtlinien inkonsistent interpretiert oder angewendet werden, und ermöglicht es Ihnen, Richtlinien zu verfeinern, Kontrollen zu automatisieren und eine einheitliche Durchsetzung sicherzustellen, wodurch die Konsistenz um 30 % verbessert wird.

Eine ungleichmäßige Arbeitslastverteilung unter den Genehmigern kann zu Bottlenecks, Burnout bei einigen und Leerlauf bei anderen führen, was die Genehmigungsgeschwindigkeit beeinträchtigt. Dieses Ziel ist es, die Verteilung der Spesenabrechnungen unter den Genehmigern auszugleichen, um eine effiziente Ressourcennutzung und eine schnellere Gesamtbearbeitung zu gewährleisten.
ProcessMind bietet Einblicke in die individuelle Leistung und Arbeitslast der Genehmiger innerhalb von Expensify, identifiziert überlastete oder unterausgelastete Genehmiger. Es ermöglicht Ihnen, Genehmigungszuweisungen neu zu konfigurieren, Load-Balancing-Regeln zu implementieren oder Schulungen vorzuschlagen, was zu einer effizienteren und gerechteren Aufgabenverteilung führt.

Die Vorbereitung auf interne oder externe Audits von Spesenabrechnungen kann eine manuelle, zeitaufwändige Aufgabe sein. Dieses Ziel ist es, den Audit-Vorbereitungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen, wodurch der benötigte Aufwand und die Ressourcen reduziert werden. Eine schnellere Audit-Vorbereitung spart wertvolle Ressourcen und minimiert Störungen.
ProcessMind bietet eine transparente, unveränderliche Aufzeichnung jeder Aktion, die an einer Expensify Spesenabrechnung vorgenommen wurde, einschließlich Timestamps und Akteuren. Dieser automatisch generierte Audit Trail vereinfacht Compliance-Prüfungen und reduziert den manuellen Aufwand für die Zusammenstellung von Dokumentation und Nachweisen für Auditoren erheblich, wodurch die Vorbereitungszeit um bis zu 50% verkürzt wird.

Die Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Spesenmanagementprozess ist entscheidend für Moral und Produktivität. Dieses Ziel zielt darauf ab, die Gesamterfahrung beim Einreichen und Erstatten von Spesen zu verbessern, indem Schmerzpunkte wie Verzögerungen oder Ablehnungen angegangen werden. Eine höhere Zufriedenheit trägt zu einer positiven Arbeitsplatzkultur bei.
ProcessMind hilft, die Auswirkungen von Prozessineffizienzen zu identifizieren und zu quantifizieren, wie z.B. verlängerte Erstattungszeiten oder häufige Ablehnungen, die sich direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit mit Expensify auswirken. Durch die Optimierung dieser kritischen Berührungspunkte, wie z.B. die Reduzierung von Genehmigungsverzögerungen um 25 %, können Sie die Kennzahlen zur Mitarbeitererfahrung direkt verbessern.

Ungenauigkeiten in den Spesendaten können zu fehlerhaften Finanzberichten, Audit-Diskrepanzen und schlechten Entscheidungen führen. Dieses Ziel konzentriert sich auf die Verbesserung der Präzision und Vollständigkeit aller spesenbezogenen Informationen, um zuverlässige Daten für die Finanzanalyse zu gewährleisten. Eine hohe Datenqualität ist die Grundlage für ein leistungsstarkes Finanzmanagement.
ProcessMind kann Muster identifizieren, die zu Datenfehlern führen, wie z.B. Inkonsistenzen bei der Kategorisierung oder fehlende Informationspunkte, die oft bei Expensify-Einreichungen übersehen werden. Indem es hervorhebt, wo und warum Datenqualitätsprobleme auftreten, ermöglicht es gezielte Interventionen und Systemverbesserungen, um sauberere, zuverlässigere Dateneingaben zu gewährleisten.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Spesenmanagement

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
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Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Laden Sie die ProcessMind Excel-Vorlage speziell für Expense Management-Daten herunter. Stellen Sie dabei sicher, dass sie mit der typischen Datenstruktur von Expensify übereinstimmt.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Vorlage vereinfacht die Datenvorbereitung und erleichtert das Extrahieren und Formatieren Ihrer Expensify-Daten für eine reibungslose Analyse.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, bereit für Ihre Expensify-Spesenberichtsdaten, um die Kompatibilität mit ProcessMind zu gewährleisten.

WAS SIE ERHALTEN

Verborgene Erkenntnisse im Expensify Spesenmanagement aufdecken

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Expensify Spesen-Workflow und verwandelt Rohdaten in klare, umsetzbare Erkenntnisse. Entdecken Sie genau, wo Verzögerungen auftreten und wie Sie für schnellere Erstattungen und Compliance optimieren können.
  • Visualisieren Sie Ihre Expensify-Spesenreise End-to-End
  • Genaue Genehmigungsengpässe und -verzögerungen identifizieren
  • Richtlinienverstöße und Compliance-Risiken erkennen
  • Erstattungen optimieren und Betriebskosten senken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Sie im Spesenmanagement erreichen können

Diese Ergebnisse zeigen die typischen Verbesserungen, die Organisationen durch die Anwendung von Process Mining auf ihren Expense Management-Prozess erzielen. Durch die Analyse von Daten aus Systemen wie Expensify hilft Process Mining, Bottlenecks und Ineffizienzen aufzudecken, was zu erheblichen operativen Verbesserungen führt.

0 %
Schnellere Spesen-Durchlaufzeit

Durchschnittliche Reduzierung der gesamten Bearbeitungszeit

Optimieren Sie Ihren gesamten Spesenmanagementprozess, von der Einreichung bis zur Erstattung, indem Sie Bottlenecks identifizieren und beseitigen, um erhebliche Zeitersparnisse zu erzielen.
0 %
Reduzierte Nacharbeitskosten

Reduzierung des manuellen Nachbearbeitungsaufwands

Minimieren Sie den kostspieligen Zyklus, Spesenberichte zur Überarbeitung zurückzusenden. Process Mining deckt die Ursachen für Nacharbeiten auf, was zu mehr Erstdurchlauf-Genehmigungen und niedrigeren Betriebskosten führt.
0 %
Verbesserte Richtlinien-Compliance

Reduzierung der erkannten Richtlinienverstöße

Nicht-konforme Spesenabrechnungen proaktiv identifizieren und adressieren. Process Mining gewährleistet eine konsistente Anwendung der Spesenrichtlinien, reduziert Audit-Risiken und finanzielle Diskrepanzen.
0 days
Schnellere Erstattungen

Kürzere Auszahlungszeit für Mitarbeiter

Verbessern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und das Vertrauen, indem Sie die Erstattungsauszahlungen erheblich beschleunigen. Identifizieren und optimieren Sie Verzögerungen zwischen der Genehmigung durch die Finanzabteilung und der tatsächlichen Ausführung der Erstattung.
0 %
Geringere Ablehnungsrate

Rückgang der Ablehnungen durch Manager und Finanzabteilung

Reduzieren Sie die Anzahl der von Managern und der Finanzabteilung abgelehnten Spesenabrechnungen, verbessern Sie die Einreichungsqualität und die gesamte Prozesseffizienz. Dies minimiert Verzögerungen und reduziert Frustrationen für alle Beteiligten.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, bestehenden Ineffizienzen und Datenqualität. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für eine Spesenabrechnung, der alle zugehörigen Aktivitäten von der Einreichung bis zur Erstattung gruppiert.

Bedeutung

Es ermöglicht die Aggregation aller verwandten Events zu einer einzigen Prozessinstanz, was die Grundlage jeder Process Mining-Analyse ist.

Der Name des Geschäfts-Events, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Spesenabrechnung aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut definiert die Schritte in der Prozesslandkarte und ermöglicht es, den Prozessfluss, Variationen und Rework-Schleifen zu visualisieren und zu analysieren.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Event für eine Spesenabrechnung aufgetreten ist.

Bedeutung

Timestamps sind essenziell für alle zeitbasierten Analysen, einschließlich der Berechnung von Zykluszeiten, der Identifizierung von Bottlenecks und der Überwachung der Prozessleistung.

Der monetäre Gesamtwert der Spesenabrechnung.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse hochwertiger Spesenberichte, hilft bei der Identifizierung von Ausgaben trends und ist entscheidend für Finanz- und Compliance-Dashboards.

Der Name oder die ID des Benutzers, der für die Genehmigung oder Ablehnung der Spesenabrechnung verantwortlich ist.

Bedeutung

Dieses Attribut ist entscheidend für die Analyse von Genehmigungs-Bottlenecks, der Arbeitslastverteilung und genehmigerspezifischen Ablehnungsraten.

Der Mitarbeiter, der die Spesenabrechnung erstellt und eingereicht hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung aus Sicht des Mitarbeiters und hilft, Gruppen mit häufigen Problemen oder Verzögerungen zu identifizieren.

Die Geschäftsbereich oder Einheit, zu der der Einreicher gehört.

Bedeutung

Ermöglicht eine leistungsstarke Drill-Down-Analyse zum Vergleich der Prozessleistung und Compliance über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg.

Ein boolescher Indikator, der „wahr“ ist, wenn der Bericht wegen eines Richtlinienverstoßes gekennzeichnet wurde.

Bedeutung

Misst direkt die Einhaltung von Richtlinien und hilft, Berichte zu identifizieren, die eine zusätzliche Überprüfung erfordern, was es zu einem wichtigen Input für Compliance-Dashboards macht.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Markiert die Initiierung eines neuen Spesenberichts durch einen Mitarbeiter. Dies wird typischerweise als explizites Event mit einem Erstellungszeitstempel erfasst, wenn der Bericht erstmalig in Expensify gespeichert wird.

Bedeutung

Diese Aktivität ist der Ausgangspunkt für alle Prozessanalysen und entscheidend für die Messung der gesamten Zykluszeit von der Erstellung bis zur Erstattung.

Der Mitarbeiter reicht die abgeschlossene Spesenabrechnung offiziell ein, damit der Genehmigungs-Workflow beginnen kann. Dies ist ein wichtiger Übergang von der Dateneingabe zum Überprüfungsprozess, der normalerweise durch eine Statusänderung und einen Einreichungs-Timestamp erfasst wird.

Bedeutung

Diese Aktivität ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungszyklus auslöst. Sie dient als Ausgangspunkt für die Messung der Überprüfungszeiten von Managern und der Finanzabteilung.

Der direkte Manager oder Erstantragsteller hat die Spesenabrechnung geprüft und genehmigt. Dieses Event wird aus dem Genehmigungs-Workflow-Log erfasst, das die Aktion und den Timestamp des Genehmigers aufzeichnet.

Bedeutung

Ein kritischer Meilenstein im Genehmigungsprozess. Die Analyse der Zeit von der Einreichung bis zu diesem Event hilft, Manager-bezogene Engpässe zu identifizieren und den KPI „Manager Approval Cycle Time“ zu messen.

Ein Genehmiger, entweder ein Manager oder aus dem Finanzbereich, sendet den Bericht zur Korrektur oder für weitere Informationen an den Mitarbeiter zurück. Dies wird typischerweise aus einer Statusänderung von „In Bearbeitung“ zu „Offen“ abgeleitet.

Bedeutung

Diese Aktivität stellt Rework dar, eine Hauptquelle für Ineffizienz. Ihre Verfolgung hilft, Rework-Schleifen zu quantifizieren, die Rework Rate KPI zu messen und Ursachen zu identifizieren.

Die Finanzabteilung oder der finale Genehmiger hat die Spesenabrechnung geprüft und die endgültige Genehmigung erteilt. Diese Aktion wird im Workflow-Verlauf protokolliert und ändert typischerweise den Berichtsstatus auf 'Genehmigt'.

Bedeutung

Dies ist das finale Genehmigungstor vor der Erstattung. Die für diesen Schritt benötigte Zeit ist entscheidend für die gesamte Zykluszeit und die KPI 'Durchschnittliche Erstattungs-Lead-Time'.

Die Zahlung wurde erfolgreich an den Mitarbeiter gesendet, womit der Erstattungsteil des Prozesses abgeschlossen ist. Dies wird aus Zahlungsbearbeitungs-Logs oder einer finalen Statusaktualisierung in Expensify erfasst.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Endpunkt zur Messung der mitarbeiterbezogenen Zykluszeiten. Er ist entscheidend für die KPIs 'Durchschnittliche Spesenabrechnungs-Zykluszeit' und 'Durchschnittliche Erstattungs-Lead-Time'.

Die Spesenabrechnung wird nach Abschluss aller Aktionen, einschließlich Erstattung und Buchhaltungssynchronisation, formell im System geschlossen. Dieses Event wird typischerweise von einem finalen Status wie 'Geschlossen' abgeleitet.

Bedeutung

Bietet einen definitiven Endpunkt für den Prozess, der sich von der Erstattung unterscheidet und nützlich ist, um die finalen Buchhaltungs- und Archivierungsschritte zu analysieren.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Expensify-Daten, um eine objektive, datengestützte Karte Ihrer tatsächlichen Spesenabrechnungsabläufe zu erstellen. Es deckt versteckte Bottlenecks, Compliance-Abweichungen und Ineffizienzen auf, die Ihren Prozess behindern. Dies ermöglicht Ihnen, Genehmigungszyklen zu beschleunigen, Ablehnungen zu reduzieren und die Ressourcenallokation zu optimieren.

Process Mining kann die Ursachen für langsame Genehmigungszyklen, häufige Ablehnungen von Spesenabrechnungen und inkonsistente Richtlinienanwendung innerhalb von Expensify genau bestimmen. Es hilft auch, Quellen für verzögerte Mitarbeitererstattungen, übermäßigen manuellen Rework und hohe Betriebskosten zu identifizieren. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Prozesses erhalten Sie Klarheit darüber, wo Sie Ihre Verbesserungsbemühungen ansetzen sollten.

Für den Anfang benötigen Sie in erster Linie Event Log-Daten aus Expensify, die jeden Schritt einer Spesenabrechnung erfassen. Dazu gehören die 'Spesenabrechnungs-ID' als Case-Identifikator, Aktivitätsnamen wie "Eingereicht" oder "Genehmigt" und präzise Timestamps für jede Aktivität. Zusätzliche Attribute wie Genehmiger, Betrag oder Richtlinienverstöße können die Analyse weiter anreichern.

Sie können eine klare, datengestützte Visualisierung Ihres End-to-End-Spesenprozesses erwarten, die alle tatsächlichen Prozessvariationen aufzeigt. Dies führt zu quantifizierten Erkenntnissen über Bottlenecks, Compliance-Lücken und Bereiche mit manuellem Rework. Letztendlich erhalten Sie umsetzbare Empfehlungen zur Beschleunigung von Genehmigungen, Minimierung von Ablehnungen, Reduzierung von Betriebskosten und Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Die Datenextraktion erfolgt typischerweise über die integrierten Berichtsfunktionen von Expensify oder dessen API. Ziel ist es, eine umfassende historische Aufzeichnung aller Spesenberichts-Events zu erhalten. Ihr Process Mining-Anbieter kann oft spezifische Anleitungen oder Konnektoren zur Verfügung stellen, um diese Datenerfassung zu optimieren.

Nein, Process Mining ist eine nicht-invasive Analysetechnik. Es arbeitet ausschließlich mit historischen Daten, die aus Expensify exportiert wurden. Das bedeutet, es analysiert vergangene Ereignisse, ohne Ihr operatives Live-System oder Benutzer-Workflows zu beeinflussen oder zu unterbrechen.

Erste Prozessvisualisierungen und Engpassidentifikationen können oft innerhalb weniger Wochen nach erfolgreicher Datenaufnahme und -modellierung erreicht werden. Die Realisierung messbarer Verbesserungen, wie z.B. reduzierte Genehmigungszeiten, beinhaltet in der Regel einen iterativen Ansatz aus Analyse, Prozessänderungen und anschließendem Monitoring über mehrere Monate. Der genaue Zeitrahmen hängt von der Komplexität Ihres aktuellen Prozesses und dem Umfang der Verbesserungen ab.

Während eine gewisse technische Kompetenz für die anfängliche Datenextraktion und Einrichtung hilfreich ist, sind viele moderne Process Mining Plattformen für Geschäftsanwender konzipiert. Sie bieten intuitive Analyse-Oberflächen, die es Ihren Business Analysts oder Prozesseigentümern ermöglichen, direkt Erkenntnisse zu gewinnen. Laufender Support und Schulungen sind in der Regel von den Anbietern verfügbar.

Die technische Kernanforderung ist ein zuverlässiger Zugriff auf Ihre Expensify Event-Daten, normalerweise über Berichte oder API, in einem strukturierten Format wie CSV oder einer Datenbanktabelle. Sie benötigen außerdem eine Process Mining Software-Plattform, um diese Daten zu erfassen, zu modellieren und zu analysieren. Diese Plattform kann Cloud-basiert sein oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur installiert werden.

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