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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung des Spesenmanagements mit Expensify.
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Optimieren Sie das Ausgabenmanagement in Expensify und erstatten Sie Auslagen schneller

Im Spesenmanagement kommt es häufig zu Verzögerungen bei Freigaben, Verstößen gegen Richtlinien oder unnötiger Nacharbeit. Unsere Plattform zeigt Ihnen, wo genau diese Engpässe und Ineffizienzen auftreten, und macht ihre Ursachen sichtbar. So können Sie datengetrieben Verbesserungen umsetzen, Abläufe vereinfachen, Kosten senken und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sich die Optimierung des Ausgabenmanagements lohnt

Auch mit leistungsstarken Systemen wie Expensify kann ein effizientes Ausgabenmanagement eine Herausforderung sein. Ohne klare Einblicke in die tatsächlichen Prozessabläufe bleiben Ineffizienzen oft unentdeckt. Die Folgen: höhere Betriebskosten, verspätete Erstattungen und unzufriedene Mitarbeitende. Stellen Sie sich vor, Mitarbeitende warten wochenlang auf ihr Geld oder Finanzteams verbringen unzählige Stunden damit, Genehmigungen nachzuverfolgen und Fehler zu korrigieren. Das belastet nicht nur Ihre finanziellen Ressourcen, sondern beeinträchtigt auch die Stimmung und Produktivität im gesamten Unternehmen. Wenn Sie Ihr Ausgabenmanagement gezielt verbessern, vereinfachen Sie nicht nur einen Finanzprozess. Sie investieren zugleich in die Effizienz Ihres Unternehmens, die Compliance und das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden. Die Frage, wie sich das Ausgabenmanagement verbessern lässt, wird damit zu einer wichtigen strategischen Aufgabe.

Wie Process Mining Erkenntnisse zu Ausgabenprozessen liefert

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz zur Optimierung des Ausgabenmanagements. Statt sich auf Annahmen oder Einzelfälle zu stützen, greift die Analyse auf Event-Log-Daten aus Expensify und angebundenen Finanzplattformen zurück. So lässt sich der tatsächliche Ablauf jeder Spesenabrechnung rekonstruieren. Die Analyse macht den gesamten Prozess von der Erstellung bis zur Erstattung und Buchung sichtbar. Sie erkennen genau, wo Engpässe auftreten, messen die tatsächliche Zykluszeit einzelner Aktivitäten und entdecken Abweichungen vom vorgesehenen Prozess. Process Mining kann beispielsweise zeigen, ob bestimmte Führungskräfte Genehmigungen regelmäßig verzögern, bestimmte Ausgabenkategorien häufiger Überarbeitungen auslösen oder einzelne Richtlinienprüfungen unerwartete Wartezeiten verursachen. Diese detaillierte Analyse Ihrer Prozessdaten liefert konkrete Erkenntnisse, die manuelle Prüfungen oder herkömmliche Berichte nicht bieten.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung von Ausgabenprozessen

Mit Process Mining können Sie im Ausgabenmanagement von Expensify mehrere wichtige Ansatzpunkte für Verbesserungen erkennen:

  • Genehmigungs-Workflow vereinfachen: Ermitteln Sie, welche Genehmigenden oder Genehmigungsstufen erhebliche Verzögerungen verursachen. Prüfen Sie, ob parallele Genehmigungen tatsächlich parallel ablaufen oder aufeinanderfolgende Schritte die Zykluszeit unnötig verlängern. So können Sie die Zykluszeit im Ausgabenmanagement direkt verkürzen.
  • Einhaltung von Richtlinien sicherstellen: Ermitteln Sie häufige Arten von Richtlinienverstößen und die Prozessschritte, in denen sie am häufigsten entstehen oder entdeckt werden. So können Sie gezielte Schulungen oder Anpassungen an Systemregeln vornehmen und die Compliance proaktiv verbessern.
  • Erstattungen effizient abwickeln: Analysieren Sie die Übergabe von der Genehmigung bis zur tatsächlichen Erstattung. Finden Sie heraus, ob Verzögerungen bei der Planung, Zahlungsabwicklung oder Kontenabstimmung entstehen.
  • Ressourcen gezielt einsetzen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Arbeitslast in den Finanz- und Führungsteams, die am Ausgabenprozess beteiligt sind. So können Sie Ressourcen besser planen und die Arbeitslast ausgewogener verteilen.
  • Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung erkennen: Finden Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben oder häufige Nachbearbeitungsschleifen, die sich automatisieren oder vereinfachen lassen. So gewinnen Ihre Mitarbeitenden wertvolle Zeit.

Welche Ergebnisse die Optimierung bringt

Die gezielte Optimierung Ihres Ausgabenmanagements mit Process Mining führt zu messbaren Verbesserungen:

  • Schnellere Erstattungen: Verkürzen Sie die Zykluszeit von der Einreichung bis zur Erstattung deutlich. Das steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und verbessert die Liquiditätsplanung.
  • Niedrigere Betriebskosten: Verringern Sie manuelle Fehler, reduzieren Sie den Aufwand für wiederholte Rückfragen und senken Sie den Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung von Ausgaben.
  • Mehr Compliance: Stellen Sie sicher, dass die Unternehmensrichtlinien für Ausgaben konsequent eingehalten werden. So verringern Sie finanzielle Risiken und vereinfachen Prüfungen.
  • Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Ein reibungsloser, planbarer und schneller Erstattungsprozess stärkt die Motivation und das Vertrauen in die Verwaltungsabläufe des Unternehmens.
  • Bessere Finanzkontrolle: Gewinnen Sie mehr Transparenz über Ausgabenmuster und Prozessleistung. So können Sie präziser planen und Prognosen erstellen.

Mit Process Mining entwickeln Sie die Nutzung von Expensify weiter: vom reinen Verwalten von Ausgaben hin zur gezielten Optimierung des gesamten Ausgabenprozesses.

Erste Schritte zur Prozessoptimierung mit Expensify

Am Anfang jeder Optimierung steht ein klares Bild des aktuellen Zustands. Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen Rahmen und die passenden Werkzeuge, um Ihre Expensify-Daten zu analysieren und verborgene Ineffizienzen im Ausgabenmanagement aufzudecken. Mit einem datengetriebenen Ansatz treffen Sie fundierte Entscheidungen und erzielen konkrete Verbesserungen. Analysieren Sie Ihren Prozess und entdecken Sie, wie effizienter und regelkonformer Ihr Ausgabenmanagement werden kann.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen bei der Freigabe durch Führungskräfte oder die Finanzabteilung frustrieren Mitarbeitende, die auf ihre Erstattung warten. Das beeinträchtigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und bindet im Spesenmanagement unnötig Betriebskapital. ProcessMind analysiert den gesamten Spesenmanagement-Prozess in Expensify, bildet alle Freigabewege ab und zeigt genau, wo Engpässe auftreten und wie sie sich auf die Durchlaufzeiten auswirken. Die Analyse macht einzelne Schritte oder Freigebende sichtbar, die häufig Verzögerungen verursachen. So können Sie gezielt eingreifen, Workflows vereinfachen und die Customer Experience der Mitarbeitenden verbessern.

Mitarbeitende erleben häufig, dass ihre Spesenabrechnungen abgelehnt werden. Das führt zu Nacharbeit und längeren Verarbeitungszeiten. Gründe dafür können fehlende Angaben, Verstöße gegen Richtlinien oder unklare Einreichungsvorgaben im Spesenmanagement-System Expensify sein. ProcessMind visualisiert alle Nacharbeitsschleifen und Ablehnungsstellen im Spesenprozess und ermittelt die Ursachen. Durch die Analyse von Attributen abgelehnter Abrechnungen, etwa bestimmten Kategorien oder Einreichenden, lassen sich Bereiche erkennen, in denen eine bessere Kommunikation der Richtlinien oder Schulungen helfen können. So sinkt der manuelle Aufwand und Freigaben erfolgen schneller.

Trotz vorhandener Richtlinien fällt es Organisationen oft schwer, diese konsequent durchzusetzen. Dadurch werden nicht konforme Ausgaben freigegeben. Das setzt das Unternehmen finanziellen Risiken und möglichen Beanstandungen bei Prüfungen aus und führt zu uneinheitlichen Ausgaben in den Abteilungen, die Expensify verwenden. ProcessMind nutzt das Attribut „Policy Violation Flag“ und die tatsächlichen Prozessabläufe, um Abweichungen von den vorgesehenen Spesenrichtlinien aufzudecken. Die Analyse zeigt, wann Richtlinienprüfungen umgangen werden oder nicht konforme Abrechnungen trotzdem eine Freigabe erhalten. So können Sie die Durchsetzung verbessern und finanzielle Risiken verringern.

Mitarbeitende warten lange auf ihre Erstattungen. Das führt zu Unzufriedenheit und kann ihre persönliche Liquidität belasten. Häufig liegen die Ursachen in ineffizienten Abläufen am Ende des Spesenmanagement-Prozesses, etwa bei der Prüfung durch die Finanzabteilung, der Zahlungsplanung und der Ausführung in Systemen wie Expensify. ProcessMind verfolgt den gesamten Erstattungsprozess von „Reimbursement Scheduled“ über „Reimbursement Executed“ bis „Accounting Posted“. Die Analyse macht Verzögerungen in diesen wichtigen Schritten sichtbar und zeigt, wo sich der Prozess beschleunigen lässt, damit Auszahlungen pünktlich erfolgen und die finanzielle Situation der Mitarbeitenden weniger belastet wird.

Finanzteams und Mitarbeitende wenden viel Zeit und Ressourcen dafür auf, Fehler manuell zu korrigieren oder zusätzliche Angaben zu Spesenabrechnungen anzufordern. Diese aufwendige Nacharbeit erhöht die Betriebskosten und hält Mitarbeitende von wertschöpfenderen Aufgaben im Expensify-Spesenmanagement ab. ProcessMind bildet alle Fälle ab, in denen eine Abrechnung zur Überarbeitung zurückgesendet oder nach der ersten Einreichung ein Beleg angehängt wird. Dabei werden Umfang und Ursachen der Nacharbeit quantifiziert. So erkennen Sie, welche Prozessschritte oder Dateneingaben die meisten Fehler verursachen, und können gezielt Automatisierungen einführen oder den Prozess vereinfachen.

Den Beteiligten fehlt ein klarer, umfassender Überblick darüber, wie Spesenabrechnungen von der Einreichung bis zur Erstattung durchlaufen. Dadurch lassen sich Ineffizienzen nur schwer erkennen. Diese mangelnde Transparenz erschwert fundierte Entscheidungen und Verbesserungen im Expensify-Spesenmanagement. ProcessMind rekonstruiert den gesamten Spesenmanagement-Prozess und visualisiert datengetrieben und objektiv alle Wege, die eine Abrechnung tatsächlich durchläuft. So werden Prozessvarianten, verborgene Engpässe und Compliance-Lücken sichtbar. Teams können dadurch gezielt und fundiert Verbesserungen umsetzen.

Die Kosten für die Verarbeitung jeder Spesenabrechnung liegen über den Erwartungen und belasten das Budget sowie die Ressourcenplanung der Finanzabteilung. Ursachen können ineffiziente Workflows, zu viele manuelle Eingriffe oder lange Durchlaufzeiten im Expensify-Spesenmanagement sein. ProcessMind setzt Kennzahlen zur Prozessleistung, etwa Durchlaufzeiten und Nacharbeitsquoten, mit den Betriebskosten in Beziehung. Die Analyse zeigt kostspielige Abweichungen und ineffiziente Prozesswege. So können Sie Ressourcen gezielter einsetzen und den Spesenmanagement-Prozess vereinfachen, um die Verarbeitungskosten pro Abrechnung zu senken.

Abteilungen und Freigebende wenden Spesenrichtlinien unterschiedlich an. Das kann zu Ungleichbehandlung und Bereichen mit erhöhtem Compliance-Risiko führen. Diese Uneinheitlichkeit beeinträchtigt die Integrität des Spesenmanagement-Systems in Expensify und kann Beschwerden von Mitarbeitenden oder Beanstandungen bei Prüfungen nach sich ziehen. ProcessMind analysiert Freigabeentscheidungen und Ergebnisse von Richtlinienprüfungen anhand der Attribute „Employee Department“ und „Approver“. Die Analyse zeigt Unterschiede bei Freigaben und Ablehnungsgründen in verschiedenen Organisationseinheiten. So können Sie Richtlinien einheitlich durchsetzen und klarere Vorgaben schaffen.

Einige Führungskräfte oder Mitarbeitende der Finanzabteilung sind mit Spesenfreigaben überlastet, während andere weniger zu tun haben. Das verursacht Verzögerungen und kann zu Überlastung führen. Diese Ungleichverteilung beeinträchtigt Effizienz und Fairness im Freigabeprozess von Expensify. ProcessMind analysiert Umfang und Komplexität der Abrechnungen, die jede freigebende Person bearbeitet, und zeigt so die Arbeitslast pro „Approver“. Die Visualisierung macht Engpässe durch überlastete Freigebende sichtbar und liefert Erkenntnisse für eine bessere Verteilung der Aufgaben oder angepasste Freigabehierarchien.

Die Vorbereitung interner oder externer Prüfungen von Spesenabrechnungen ist zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Sie erfordert umfangreiche manuelle Datenabfragen und Prüfungen. Das belastet die Finanzteams und kann zu hektischen Last-Minute-Aktionen führen, wenn in Expensify keine vollständigen Prozessdaten verfügbar sind. ProcessMind stellt einen vollständigen, unveränderlichen Prüfpfad für jede Spesenabrechnung bereit, von „Expense Report Created“ bis „Accounting Posted“. Alle Aktivitäten, Entscheidungen und Richtlinienprüfungen zu einer Ausgabe lassen sich schnell nachvollziehen. Das verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Prüfungsvorbereitung erheblich und unterstützt die Compliance.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Lange Freigabezeiten frustrieren Mitarbeitende und verzögern Erstattungen. Ziel ist es, den Zeitraum von der Einreichung einer Ausgabe bis zur endgültigen Freigabe deutlich zu verkürzen. Das verbessert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und den Cashflow. Schnellere Freigaben bedeuten, dass Mitarbeitende ihr Geld früher erhalten und weniger Rückfragen stellen.
ProcessMind analysiert die Freigabe-Workflows in Expensify und zeigt konkrete Engpässe, überflüssige Schritte und Freigebende mit langen Bearbeitungszeiten. Sie sehen, wo Verzögerungen besonders häufig auftreten, und können Freigabeabläufe neu gestalten, Automatisierungen einführen oder Ressourcen anders verteilen. So lässt sich beispielsweise die durchschnittliche Freigabezeit um 30 % senken.

Eine hohe Ablehnungsquote weist auf Probleme beim Verständnis der Richtlinien, bei der Qualität der Einreichungen oder bei den Freigabekriterien hin. Weniger Ablehnungen sparen sowohl Mitarbeitenden, die ihre Abrechnung erneut einreichen müssen, als auch den Finanzteams, die sie nochmals prüfen, Zeit. Das steigert die Effizienz und sorgt dafür, dass Richtlinien von Anfang an eingehalten werden.
ProcessMind ermittelt die Ursachen für Ablehnungen in Expensify, etwa häufige Richtlinienverstöße, fehlende Angaben oder einzelne Freigebende mit besonders vielen Ablehnungen. Die Visualisierung typischer Ablehnungswege hilft Ihnen, gezielte Schulungen anzubieten, Einreichungsvorgaben zu verbessern oder Richtlinien anzupassen. So können Sie die Ablehnungsquote um bis zu 40 % senken.

Verstöße gegen Richtlinien können finanzielle Risiken, Probleme bei Prüfungen und uneinheitliche Ausgaben nach sich ziehen. Ziel ist es, die Spesenrichtlinien des Unternehmens bei allen Einreichungen konsequent durchzusetzen, möglichen Betrug zu verringern und die finanzielle Integrität zu wahren. Eine einheitliche Anwendung der Richtlinien stärkt das Vertrauen und senkt Prüfungsrisiken.
ProcessMind erkennt Abweichungen von Richtlinien und Compliance-Lücken in Expensify-Spesenabrechnungen automatisch, indem die tatsächliche Prozessausführung mit vorgegebenen Regeln verglichen wird. Die Analyse zeigt konkrete Verstöße. So können Sie frühzeitig eingreifen, Richtlinien anpassen und gezielte Maßnahmen zur Durchsetzung ergreifen. Dadurch lassen sich Richtlinienverstöße möglicherweise um 25 % reduzieren.

Pünktliche Erstattungen sind wichtig für die Zufriedenheit und das finanzielle Wohlergehen der Mitarbeitenden. Ziel ist es, die Zeit zwischen der endgültigen Freigabe und der tatsächlichen Auszahlung zu verkürzen, damit Mitarbeitende ihr Geld zeitnah erhalten. Schnellere Auszahlungen verbessern die Customer Experience der Mitarbeitenden und verringern den Verwaltungsaufwand.
ProcessMind verfolgt den gesamten Erstattungsprozess in Expensify von der Freigabe bis zur Auszahlung. Die Analyse zeigt Verzögerungen bei der Prüfung durch die Finanzabteilung oder der Zahlungsplanung und macht Möglichkeiten sichtbar, Zahlungsauslöser zu automatisieren oder Sammelverarbeitungen zu optimieren. So kann sich die durchschnittliche Erstattungszeit um 20 % verkürzen.

Manuelle Nacharbeit, häufig verursacht durch Fehler oder unvollständige Einreichungen, kostet Mitarbeitende und Finanzteams wertvolle Zeit. Ziel ist es, die Ursachen dieser Ineffizienzen zu erkennen und zu beseitigen. So werden Ressourcen frei und der Prozessablauf verbessert sich. Weniger Nacharbeit senkt unmittelbar die Kosten.
ProcessMind bildet alle Nacharbeitsschleifen und wiederkehrenden Aktivitäten im Expensify-Prozess ab. Die Analyse zeigt genau, wann und warum Spesenabrechnungen zur Überarbeitung zurückgesendet werden. So können Sie Ursachen wie unklare Anweisungen oder Probleme bei der Systemkonfiguration beheben und manuelle Nacharbeit durch die Beseitigung häufiger Fehlerquellen verringern.

Ohne einen klaren Überblick über den gesamten Spesenmanagement-Prozess lassen sich Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten nur schwer erkennen. Ziel ist ein umfassendes, transparentes Verständnis aller Schritte von der Erstellung bis zur Buchung. Ein vollständiger Überblick ermöglicht datengetriebene Entscheidungen.
ProcessMind rekonstruiert automatisch den tatsächlichen Ablauf aller Spesenabrechnungen in Expensify. Die Visualisierung zeigt sämtliche Prozesswege, Abweichungen und Engpässe. So sehen Sie objektiv, wie der Prozess tatsächlich abläuft, erkennen verborgene Ineffizienzen und können den gesamten Prozess optimieren.

Hohe Betriebskosten können das Unternehmensergebnis belasten. Ziel ist es, Ineffizienzen zu erkennen und zu beseitigen, die die Kosten pro Spesenabrechnung erhöhen, und so erhebliche Einsparungen zu erzielen. Optimierte Prozesse stärken die finanzielle Leistungsfähigkeit.
ProcessMind setzt Prozessaktivitäten mit den zugehörigen Kosten in Beziehung. So wird sichtbar, wo unnötige Schritte, Nacharbeit oder lange Durchlaufzeiten die Kosten in Expensify erhöhen. Wenn Sie diese Kostentreiber kennen, können Sie den Prozess vereinfachen und Maßnahmen zur Kostensenkung umsetzen. Dadurch lassen sich die Verarbeitungskosten pro Abrechnung möglicherweise um 15 bis 20 % senken.

Eine uneinheitliche Anwendung von Spesenrichtlinien kann zu Ungleichbehandlung, Compliance-Risiken und Unklarheiten führen. Ziel ist es, alle Spesenabrechnungen nach einheitlichen, klar definierten Standards zu prüfen und zu bearbeiten. Das schafft Konsistenz und Vorhersehbarkeit.
ProcessMind analysiert Unterschiede bei Freigabewegen und Ablehnungsgründen zwischen Abteilungen, Freigebenden und Spesenkategorien in Expensify. Die Analyse zeigt, wo Richtlinien unterschiedlich ausgelegt oder angewendet werden. So können Sie Vorgaben präzisieren, Prüfungen automatisieren und eine einheitliche Durchsetzung sicherstellen. Dadurch lässt sich die Konsistenz um 30 % verbessern.

Eine ungleich verteilte Arbeitslast kann bei einigen Freigebenden zu Engpässen und Überlastung führen, während andere kaum ausgelastet sind. Das wirkt sich auf die Freigabegeschwindigkeit aus. Ziel ist es, Spesenabrechnungen gleichmäßiger auf die Freigebenden zu verteilen, Ressourcen effizient einzusetzen und die Bearbeitung insgesamt zu beschleunigen.
ProcessMind liefert Erkenntnisse zur Leistung und Arbeitslast einzelner Freigebender in Expensify und zeigt, wer überlastet oder nicht ausgelastet ist. Sie können Freigabezuweisungen anpassen, Regeln für einen Ausgleich der Arbeitslast einführen oder Schulungen vorschlagen. So verteilen sich die Aufgaben effizienter und gerechter.

Die Vorbereitung interner oder externer Prüfungen von Spesenabrechnungen kann manuell und zeitaufwendig sein. Ziel ist es, den Vorbereitungsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen und dadurch den erforderlichen Aufwand und Ressourceneinsatz zu verringern. Eine schnellere Vorbereitung spart Ressourcen und hält den laufenden Betrieb weniger auf.
ProcessMind stellt für jede Spesenabrechnung in Expensify einen transparenten, unveränderlichen Nachweis aller Aktivitäten mit Zeitstempeln und ausführenden Personen bereit. Dieser automatisch erstellte Prüfpfad vereinfacht Compliance-Prüfungen und verringert den manuellen Aufwand für das Zusammenstellen von Unterlagen und Nachweisen erheblich. Die Vorbereitungszeit kann so um bis zu 50 % sinken.

Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem Spesenmanagement ist wichtig für Motivation und Produktivität. Ziel ist es, die Erfahrung bei der Einreichung und Erstattung von Ausgaben zu verbessern und Probleme wie Verzögerungen oder Ablehnungen zu beheben. Eine höhere Zufriedenheit trägt zu einer positiven Arbeitskultur bei.
ProcessMind hilft, die Auswirkungen von Ineffizienzen zu erkennen und zu quantifizieren, etwa lange Erstattungszeiten oder häufige Ablehnungen, die sich direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit Expensify auswirken. Wenn Sie wichtige Kontaktpunkte optimieren und beispielsweise Freigabeverzögerungen um 25 % verringern, können Sie die Kennzahlen zur Customer Experience der Mitarbeitenden direkt verbessern.

Ungenaue Spesendaten können zu fehlerhaften Finanzberichten, Abweichungen bei Prüfungen und schlechten Entscheidungen führen. Ziel ist es, alle spesenbezogenen Angaben präziser und vollständiger zu erfassen, damit verlässliche Daten für Finanzanalysen vorliegen. Eine hohe Datenqualität ist die Grundlage für ein zuverlässiges Finanzmanagement.
ProcessMind erkennt Muster, die zu Datenfehlern führen, etwa uneinheitliche Kategorisierungen oder häufig fehlende Angaben in Expensify-Einreichungen. Die Analyse zeigt, wo und warum Probleme mit der Datenqualität auftreten. So können Sie gezielte Maßnahmen ergreifen und Systeme verbessern, um vollständigere und verlässlichere Daten zu erhalten.

Der Verbesserungsprozess für das Spesenmanagement in 6 Schritten

1

Template herunterladen
2

Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das Excel-Template von ProcessMind herunter, das speziell für Spesenmanagement-Daten entwickelt wurde und zur typischen Datenstruktur von Expensify passt.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit dem passenden Template bereiten Sie Ihre Daten einfacher vor und können sie für die Analyse aus Expensify extrahieren und formatieren.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, in das Sie Ihre Expensify-Daten zu Spesenabrechnungen eintragen können und das mit ProcessMind kompatibel ist.

DAS ERWARTET SIE

Verborgene Erkenntnisse im Spesenmanagement mit Expensify entdecken

ProcessMind visualisiert Ihren gesamten Spesen-Workflow in Expensify und macht aus Rohdaten klare, umsetzbare Erkenntnisse. Finden Sie heraus, wo Verzögerungen entstehen und wie Sie Erstattungen beschleunigen und die Compliance verbessern können.
  • Machen Sie Ihren gesamten Spesenprozess in Expensify sichtbar
  • Identifizieren Sie konkrete Engpässe und Verzögerungen bei Freigaben
  • Erkennen Sie Richtlinienverstöße und Compliance-Risiken
  • Vereinfachen Sie Erstattungen und senken Sie Betriebskosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Sie im Spesenmanagement erreichen können

Diese Ergebnisse zeigen typische Verbesserungen, die Organisationen durch Process Mining im Spesenmanagement erzielen. Die Analyse von Daten aus Systemen wie Expensify macht Engpässe und Ineffizienzen sichtbar und ermöglicht deutliche Verbesserungen im Betrieb.

0 %
Kürzere Durchlaufzeit bei Spesen

Durchschnittliche Verkürzung der gesamten Verarbeitungszeit

Vereinfachen Sie den gesamten Spesenmanagement-Prozess von der Einreichung bis zur Erstattung. Erkennen und beseitigen Sie Engpässe, um die Bearbeitungszeit deutlich zu verkürzen.
0 %
Weniger Kosten durch Nacharbeit

Rückgang des manuellen Nacharbeitsaufwands

Verringern Sie die kostspieligen Rücksendungen von Spesenabrechnungen zur Überarbeitung. Process Mining deckt die Ursachen der Nacharbeit auf. Das führt zu mehr Freigaben beim ersten Durchlauf und niedrigeren Betriebskosten.
0 %
Bessere Einhaltung von Richtlinien

Rückgang erkannter Richtlinienverstöße

Erkennen und beheben Sie nicht konforme Speseneinreichungen frühzeitig. Process Mining unterstützt die einheitliche Anwendung von Spesenrichtlinien und verringert Prüfungsrisiken sowie finanzielle Abweichungen.
0 days
Schnellere Erstattungen

Kürzere Zeit bis zur Auszahlung an Mitarbeitende

Verbessern Sie Zufriedenheit und Vertrauen der Mitarbeitenden, indem Sie Erstattungen deutlich schneller auszahlen. Erkennen und verkürzen Sie Verzögerungen zwischen der Freigabe durch die Finanzabteilung und der tatsächlichen Auszahlung.
0 %
Niedrigere Ablehnungsquote

Weniger Ablehnungen durch Führungskräfte und Finanzabteilung

Verringern Sie die Zahl der Spesenabrechnungen, die von Führungskräften oder der Finanzabteilung abgelehnt werden. Das verbessert die Qualität der Einreichungen und die Effizienz des gesamten Prozesses. Zugleich sinken Verzögerungen und Frustration bei allen Beteiligten.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, vorhandenen Ineffizienzen und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen häufig beobachtete Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie weitere Daten nach Bedarf.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung eines Spesenberichts. Sie fasst alle zugehörigen Aktivitäten von der Einreichung bis zur Erstattung zusammen.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich alle zugehörigen Ereignisse zu einer einzelnen Prozessinstanz zusammenfassen. Das ist die Grundlage jeder Process-Mining-Analyse.

Der Name des Geschäftsereignisses, das zu einem bestimmten Zeitpunkt für einen Spesenbericht eingetreten ist.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut legt die Schritte in der Prozesslandkarte fest und ermöglicht es, den Prozessfluss, Varianten und Nacharbeitsschleifen zu visualisieren und zu analysieren.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis für einen Spesenbericht eingetreten ist.

Warum das wichtig ist

Timestamps sind für alle zeitbezogenen Analysen erforderlich, etwa zur Berechnung von Zykluszeiten, zum Erkennen von Engpässen und zur Überwachung der Prozessleistung.

Der Gesamtbetrag des Spesenberichts.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse von Spesenberichten mit hohen Beträgen, hilft Ausgabentrends zu erkennen und ist wichtig für Finanz- und Compliance-Dashboards.

Der Name oder die ID des Benutzers, der für die Genehmigung oder Ablehnung des Spesenberichts zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist wichtig, um Engpässe bei Genehmigungen, die Arbeitsverteilung und Ablehnungsquoten einzelner genehmigender Personen zu analysieren.

Der Mitarbeitende, der den Spesenbericht erstellt und eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse der Prozessleistung aus Sicht der Mitarbeitenden und hilft, Gruppen mit häufigen Problemen oder Verzögerungen zu erkennen.

Die Fachabteilung oder Geschäftseinheit, der die einreichende Person angehört.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht detaillierte Analysen, um Prozessleistung und Compliance zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten zu vergleichen.

Ein boolescher Indikator, der den Wert „wahr“ hat, wenn für den Bericht ein Richtlinienverstoß gemeldet wurde.

Warum das wichtig ist

Misst direkt die Einhaltung von Richtlinien und hilft, Berichte zu erkennen, die genauer geprüft werden müssen. Damit ist das Attribut eine wichtige Grundlage für Compliance-Dashboards.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Kennzeichnet den Beginn einer neuen Spesenabrechnung durch eine mitarbeitende Person. In der Regel wird dieses Ereignis mit einem Erstellungszeitstempel erfasst, sobald die Abrechnung erstmals in Expensify gespeichert wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bildet den Ausgangspunkt für die Prozessanalyse und ist entscheidend, um die gesamte Durchlaufzeit von der Erstellung bis zur Erstattung zu messen.

Die mitarbeitende Person reicht die ausgefüllte Spesenabrechnung offiziell ein und startet damit den Freigabe-Workflow. Dieser wichtige Übergang von der Dateneingabe zur Prüfung wird in der Regel durch eine Statusänderung und einen Einreichungszeitstempel erfasst.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Meilenstein, der den Freigabezyklus auslöst. Sie bildet den Ausgangspunkt für die Messung der Prüfzeiten durch Führungskräfte und die Finanzabteilung.

Die direkte Führungskraft oder die erste genehmigende Person hat den Spesenbericht geprüft und genehmigt. Dieses Ereignis wird im Protokoll des Genehmigungs-Workflows erfasst, das die Aktion der genehmigenden Person samt Timestamp festhält.

Warum das wichtig ist

Ein wichtiger Meilenstein im Genehmigungsprozess. Die Zeitspanne zwischen Einreichung und diesem Ereignis zeigt Engpässe bei Führungskräften auf und dient zur Berechnung der KPI „Zykluszeit der Genehmigung durch Führungskräfte“.

Eine genehmigende Person aus dem Management oder der Finanzabteilung sendet den Bericht zur Korrektur oder für weitere Angaben an den Mitarbeitenden zurück. Dies lässt sich in der Regel an einem Statuswechsel zu „Offen“ erkennen, nachdem der Status zuvor „In Bearbeitung“ lautete.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität steht für Nacharbeit, eine wesentliche Ursache für Ineffizienz. Wenn Sie sie erfassen, können Sie Nacharbeitsschleifen quantifizieren, die KPI „Nacharbeitsquote“ messen und Ursachen ermitteln.

Die Finanzabteilung oder die abschließend genehmigende Person hat den Spesenbericht geprüft und endgültig genehmigt. Diese Aktion wird im Workflow-Verlauf protokolliert und ändert den Berichtsstatus in der Regel zu „Genehmigt“.

Warum das wichtig ist

Dies ist die letzte Genehmigungsstufe vor der Erstattung. Die Dauer dieses Schritts wirkt sich maßgeblich auf die gesamte Zykluszeit und die KPI „Durchschnittliche Erstattungsdurchlaufzeit“ aus.

Die Zahlung wurde erfolgreich an den Mitarbeitenden überwiesen. Damit ist der Erstattungsschritt abgeschlossen. Das Ereignis wird aus Zahlungsprotokollen oder einer abschließenden Statusaktualisierung in Expensify erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Endpunkt für die Messung der Zykluszeiten aus Sicht der Mitarbeitenden. Er ist entscheidend für die KPIs „Durchschnittliche Zykluszeit von Spesenberichten“ und „Durchschnittliche Erstattungsdurchlaufzeit“.

Der Spesenbericht wird im System offiziell geschlossen, nachdem alle Schritte einschließlich Erstattung und Buchhaltungssynchronisierung abgeschlossen sind. Dieses Ereignis lässt sich in der Regel aus einem abschließenden Status wie „Geschlossen“ ableiten.

Warum das wichtig ist

Liefert einen eindeutigen Endpunkt des Prozesses, der sich von der Erstattung unterscheidet. Das ist hilfreich, um die abschließenden Buchhaltungs- und Archivierungsschritte zu analysieren.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Expensify-Daten und erstellt eine objektive, datengetriebene Darstellung des tatsächlichen Ablaufs Ihrer Spesenabrechnungen. So werden verborgene Engpässe, Compliance-Abweichungen und Ineffizienzen sichtbar, die den Prozess beeinträchtigen. Auf dieser Grundlage können Sie Freigabezyklen verkürzen, Ablehnungen verringern und Ressourcen gezielter einsetzen.

Process Mining kann die Ursachen langer Freigabezyklen, häufiger Ablehnungen von Spesenabrechnungen und einer uneinheitlichen Anwendung von Richtlinien in Expensify aufdecken. Außerdem lassen sich Gründe für verspätete Erstattungen, übermäßige manuelle Nacharbeit und hohe Betriebskosten erkennen. Die Visualisierung des tatsächlichen Prozessablaufs zeigt Ihnen, wo Verbesserungen am meisten bewirken.

Zu Beginn benötigen Sie vor allem Event-Log-Daten aus Expensify, die jeden Schritt einer Spesenabrechnung erfassen. Dazu gehören die „Expense Report ID“ als Case-ID, Aktivitätsnamen wie „Submitted“ oder „Approved“ sowie genaue Zeitstempel für jede Aktivität. Weitere Attribute wie freigebende Person, Betrag oder Richtlinienverstöße können die Analyse ergänzen.

Sie erhalten eine klare, datengetriebene Visualisierung Ihres gesamten Spesenprozesses, die alle tatsächlichen Prozessvarianten zeigt. Daraus ergeben sich quantifizierte Erkenntnisse zu Engpässen, Compliance-Lücken und Bereichen mit manueller Nacharbeit. Außerdem erhalten Sie konkrete Empfehlungen, um Freigaben zu beschleunigen, Ablehnungen zu verringern, Betriebskosten zu senken und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern.

Für den Datenexport verwenden Sie in der Regel die integrierten Berichtsfunktionen oder die API von Expensify. Ziel ist ein vollständiger historischer Datensatz aller Ereignisse zu Spesenabrechnungen. Ihr Process-Mining-Anbieter kann Ihnen häufig konkrete Anleitungen oder Konnektoren für den Datenabruf bereitstellen.

Nein. Process Mining ist ein nicht invasives Analyseverfahren. Es arbeitet ausschließlich mit historischen Daten, die aus Expensify exportiert wurden. So werden vergangene Ereignisse analysiert, ohne das laufende System oder die Workflows der Benutzer zu beeinflussen.

Erste Prozessvisualisierungen und die Erkennung von Engpässen sind häufig innerhalb weniger Wochen möglich, nachdem die Daten erfolgreich importiert und modelliert wurden. Messbare Verbesserungen, etwa kürzere Freigabezeiten, erfordern in der Regel einen iterativen Ablauf aus Analyse, Prozessänderungen und anschließender Überwachung über mehrere Monate. Wie lange es genau dauert, hängt von der Komplexität Ihres aktuellen Prozesses und dem Umfang der geplanten Verbesserungen ab.

Technisches Know-how ist bei der anfänglichen Datenextraktion und Einrichtung hilfreich. Viele moderne Process-Mining-Plattformen richten sich jedoch auch an Fachanwender. Intuitive Analysefunktionen ermöglichen es Business-Analysten und Prozessverantwortlichen, selbst Erkenntnisse zu gewinnen. Anbieter stellen in der Regel laufenden Support und Schulungen bereit.

Entscheidend ist ein zuverlässiger Zugriff auf Ihre Expensify-Ereignisdaten, in der Regel über Berichte oder die API und in einem strukturierten Format wie CSV oder einer Datenbanktabelle. Außerdem benötigen Sie eine Process-Mining-Softwareplattform, die diese Daten importiert, modelliert und analysiert. Die Plattform kann in der Cloud betrieben oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur installiert werden.

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Vereinfachen Sie die Spesenabrechnung mit Expensify, verkürzen Sie die Zykluszeit um 30 % und steigern Sie die Zufriedenheit.

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