> Folyamatos folyamatfejlesztés > Költségkezelés > Expensify

Fejlessze költségelszámolási folyamatát

6 lépéses útmutató az Expensify költségelszámolási folyamatának optimalizálásához.

Adatsablon letöltése

Költségkezelés

Expensify

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok

Elérhető rendszerek

Kihívások(10)Célok(12)6 lépés Előnézet Eredmények Adatok GYIK(4)

Optimalizálja az Expensify költségkezelését a gyorsabb visszatérítésekért

A költségelszámolási folyamatban gyakoriak a jóváhagyási késedelmek, a szabályzatok megsértése és a felesleges újramunka. Platformunk megmutatja, hol vannak ezek a szűk keresztmetszetek és hatékonysági problémák, valamint feltárja a kiváltó okaikat. Az adatokra épülő fejlesztésekkel egyszerűsítheti a működést, csökkentheti a költségeket és javíthatja a munkavállalói elégedettséget.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a költségkezelést?

A jól működő rendszerek, például az Expensify használata mellett is komoly kihívást jelenthet a költségek hatékony kezelése. Ha nem látja pontosan, hogyan zajlik a folyamat, rejtve maradhatnak a hatékonysági problémák. Ezek növelik a működési költségeket, késleltetik a visszatérítéseket, és rontják a munkatársak elégedettségét. Előfordulhat, hogy a dolgozók heteket várnak a pénzükre, a pénzügyi csapat pedig órákat tölt a jóváhagyások sürgetésével vagy a hibák javításával. Ez nemcsak a pénzügyi erőforrásokat terheli, hanem a szervezet egészében rontja a hangulatot és a termelékenységet is. A költségkezelés fejlesztésével nem csupán egy pénzügyi feladatot tesz hatékonyabbá, hanem a vállalat működésébe, megfelelésébe és a munkatársak bizalmába is befektet. Ezért érdemes stratégiai feladatként kezelni a költségkezelési folyamat javítását.

Hogyan tárja fel a process mining a költségkezelési folyamatot?

A process mining adatvezérelt módszert kínál a költségkezelés optimalizálásához. Feltételezések és egyedi tapasztalatok helyett közvetlenül az Expensify és az integrált pénzügyi rendszerek eseménynaplóit használja fel, hogy rekonstruálja az egyes költségjelentések tényleges útját. A teljes folyamatot megjeleníti a jelentés létrehozásától a visszatérítésig és a könyvelésig. Pontosan láthatja, hol alakulnak ki szűk keresztmetszetek, mennyi az egyes tevékenységek tényleges átfutási ideje, és hol tér el a működés a tervezett folyamattól. Kiderülhet például, hogy egyes vezetők rendszeresen lassan hagyják jóvá a jelentéseket, bizonyos költségkategóriák gyakrabban igényelnek módosítást, vagy egyes szabályzati ellenőrzések váratlan késedelmet okoznak. A működési adatok ilyen elemzése olyan használható eredményeket ad, amelyekhez kézi ellenőrzéssel vagy hagyományos jelentésekkel nehéz hozzájutni.

A költségkezelési folyamat fejlesztésének fő területei

Az Expensify költségkezelési folyamatának process mining elemzése több fejlesztési lehetőséget is feltárhat:

A jóváhagyási munkafolyamat egyszerűsítése: Azonosítsa azokat a jóváhagyókat vagy jóváhagyási szakaszokat, amelyek jelentős késedelmet okoznak. Vizsgálja meg, hogy a párhuzamos jóváhagyások valóban párhuzamosan zajlanak-e, vagy a szükségtelenül egymásra épülő lépések növelik az átfutási időt. Ezzel közvetlenül csökkentheti a költségkezelési folyamat átfutási idejét.
A szabályzatok betartásának biztosítása: Tárja fel a gyakori szabályzati eltéréseket, és azonosítsa, hogy a folyamat mely szakaszaiban fordulnak elő vagy derülnek ki leggyakrabban. Így célzott képzéssel vagy a rendszer szabályainak módosításával javíthatja a megfelelést.
A visszatérítések hatékonyabbá tétele: Elemezze a jóváhagyás és a tényleges visszatérítés közötti átadást. Állapítsa meg, hogy az ütemezés, a kifizetés feldolgozása vagy a könyvelési egyeztetés okozza-e a késedelmet.
Erőforrások elosztása: Ismerje meg, hogyan oszlik meg a költségkezelésben részt vevő pénzügyi és vezetői csapatok munkaterhelése. Ez segíti a jobb erőforrás-tervezést és a terhelés kiegyensúlyozását.
Folyamatautomatizálási lehetőségek: Keresse meg az ismétlődő kézi feladatokat és a gyakori utómunka-köröket, amelyek automatizálhatók vagy egyszerűsíthetők, így értékes munkaidő szabadítható fel.

Az optimalizálás várható eredményei

A költségkezelési folyamat process mining segítségével történő fejlesztése mérhető eredményeket hozhat:

Gyorsabb visszatérítések: Csökkentse a költség benyújtásától a visszatérítésig tartó teljes átfutási időt. Ez javítja a munkatársak elégedettségét és a pénzforgalom kezelését.
Alacsonyabb működési költségek: Mérsékelje a kézi hibák számát, csökkentse az állandó utánkövetés szükségességét, és faragja le a költségkezelés adminisztrációs terheit.
Jobb megfelelés: Biztosítsa a vállalati költségszabályzatok következetes betartását, mérsékelje a pénzügyi kockázatot, és egyszerűsítse az ellenőrzéseket.
Elégedettebb munkatársak: A gördülékeny, kiszámítható és gyors visszatérítési folyamat javítja a munkatársak hangulatát és a szervezet adminisztratív működésébe vetett bizalmát.
Jobb pénzügyi kontroll: Lássa tisztábban a költési mintákat és a folyamat teljesítményét, így pontosabban tervezheti a költségvetést és az előrejelzéseket.

A process mining segítségével az Expensify használata nem merül ki a költségek kezelésében: a teljes költségkezelési folyamatot folyamatosan fejlesztheti.

Az Expensify folyamatának fejlesztése

A fejlesztés első lépése a jelenlegi működés megismerése. Ez az útmutató keretet és eszközöket ad az Expensify-adatok elemzéséhez és a költségkezelési folyamat rejtett hatékonysági problémáinak feltárásához. Az adatokra támaszkodva megalapozott döntéseket hozhat, amelyek kézzelfogható javulást eredményeznek. Kezdje el feltárni a folyamatot, és nézze meg, hogyan teheti hatékonyabbá és szabálykövetőbbé a költségkezelést.

Költségkezelés Költségek jóváhagyása Visszatérítési folyamat Megfelelési ellenőrzések Pénzügyi osztály Munkatársi költségek Költségkontroll Munkafolyamat optimalizálása Utazási költségek Költségelszámolás T&E

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A vezetői vagy pénzügyi jóváhagyás késése miatt a munkatársak elégedetlenül várnak a költségtérítésükre. Ez rontja a munkatársi elégedettséget, és szükségtelenül köti le a vállalat forgótőkéjét a költségelszámolási folyamatban. A ProcessMind végigköveti az Expensify teljes költségelszámolási folyamatát, feltérképezi az összes jóváhagyási útvonalat, és megmutatja, hol alakulnak ki szűk keresztmetszetek, illetve hogyan hatnak az átfutási időre. Kiemeli azokat a lépéseket és jóváhagyókat, amelyek rendszeresen késedelmet okoznak, így célzott intézkedésekkel egyszerűsítheti a munkafolyamatokat és javíthatja a munkatársi élményt.

A munkatársak költségelszámolásait gyakran elutasítják, ami ismételt munkához és hosszabb feldolgozási időhöz vezet. Ennek oka lehet hiányzó adat, a szabályzat megsértése vagy az Expensify költségelszámolási rendszerében nem egyértelmű benyújtási útmutató. A ProcessMind megjeleníti az ismételt feldolgozási köröket és az elutasítások helyét, így feltárja azok kiváltó okait. Az elutasított elszámolások jellemzőinek, például a kategóriáknak vagy a benyújtóknak az elemzésével segít meghatározni, hol van szükség a szabályzat jobb ismertetésére vagy képzésre. Így csökkentheti a kézi munkát és gyorsíthatja a jóváhagyást.

A szabályzatok megléte önmagában nem garantálja azok következetes betartását, ezért előfordulhat, hogy a vállalat nem megfelelő költségeket is jóváhagy. Ez pénzügyi kockázatot, esetleges auditproblémákat és az Expensify-t használó részlegek között eltérő költési gyakorlatot eredményezhet. A ProcessMind a „Policy Violation Flag” attribútum és a tényleges folyamatmenetek alapján tárja fel az eltéréseket a költségelszámolási szabályzattól. Megmutatja, ha megkerülik az ellenőrzéseket, vagy nem megfelelő elszámolásokat hagynak jóvá, így javíthatja a szabályok érvényesítését és mérsékelheti a pénzügyi kockázatot.

A munkatársak sokáig várnak a költségtérítésükre, ami elégedetlenséget és személyes pénzügyi nehézségeket okozhat. A késedelem gyakran a költségelszámolási folyamat utolsó szakaszainak, például a pénzügyi ellenőrzésnek, az ütemezésnek vagy a kifizetésnek a hiányosságaiból ered az Expensify-hoz hasonló rendszerekben. A ProcessMind a „Reimbursement Scheduled” lépéstől a „Reimbursement Executed” és az „Accounting Posted” lépésig követi a teljes térítési folyamatot. Feltárja a kritikus lépések késedelmeit, így felgyorsíthatja a folyamatot, időben kifizetheti a munkatársakat, és javíthatja pénzügyi helyzetüket.

A pénzügyi csapatok és a munkatársak jelentős időt és erőforrást fordítanak a hibák kézi javítására vagy a költségelszámolások kiegészítésének kérésére. Ez a munka növeli a működési költségeket, és elvonja a munkatársakat az értékesebb feladatoktól az Expensify költségelszámolási rendszerében. A ProcessMind feltérképezi az összes „Expense Report Sent Back for Revision” és az első benyújtás után rögzített „Receipts Attached” eseményt, valamint számszerűsíti az utómunka mennyiségét és okait. Segít azonosítani azokat a folyamatlépéseket és adatbeviteli pontokat, ahol a legtöbb hiba keletkezik, így célzott automatizálással vagy a folyamat egyszerűsítésével csökkentheti az utómunkát.

Az érintettek nem látják át, hogyan jut el a költségelszámolás a benyújtástól a térítésig, ezért nehéz azonosítani a hiányosságokat. Ez az átláthatatlanság megnehezíti a megalapozott döntéseket és a folyamat fejlesztését az Expensify környezetében. A ProcessMind rekonstruálja a teljes költségelszámolási folyamatot, és objektív, adatokon alapuló képet ad az elszámolások útjáról. Ez a teljes kép megmutatja a folyamat tényleges változatait, a rejtett szűk keresztmetszeteket és a megfelelési hiányosságokat, így a csapatok megalapozott fejlesztéseket végezhetnek.

Az egyes költségelszámolások feldolgozása a vártnál többe kerül, ami terheli a pénzügyi részleg költségkeretét, és megnehezíti az erőforrások elosztását. Ennek oka lehet a nem hatékony munkafolyamat, a túl sok kézi beavatkozás vagy a hosszú átfutási idő az Expensify költségelszámolási folyamatában. A ProcessMind összefüggésbe hozza a folyamatmutatókat, például az átfutási időt és az utómunka arányát a működési költségekkel. Feltárja a költséges eltéréseket és a nem hatékony útvonalakat, így jobban használhatja ki az erőforrásokat, egyszerűsítheti a folyamatot, és csökkentheti az egy elszámolásra jutó feldolgozási költséget.

A költségelszámolási szabályokat a különböző részlegek vagy jóváhagyók eltérően alkalmazzák, ami méltánytalansághoz és a szabályszegések gócpontjainak kialakulásához vezethet. Ez gyengíti az Expensify költségelszámolási rendszerének megbízhatóságát, és munkatársi panaszokat vagy auditmegállapításokat eredményezhet. A ProcessMind a „Employee Department” és az „Approver” attribútumok alapján elemzi a jóváhagyási döntéseket és a szabályzati ellenőrzések eredményeit. Megmutatja, hogyan térnek el a jóváhagyási minták és az elutasítások indokai a szervezet különböző részein, így egységesítheti a szabályok alkalmazását és egyértelműbb útmutatást adhat.

Egyes vezetőkre vagy pénzügyi munkatársakra túl sok költségelszámolás jóváhagyása jut, míg mások terhelése kisebb. Ez késedelmet és túlterheltséget okozhat. Az egyenlőtlen terhelés rontja a hatékonyságot és a méltányosságot az Expensify jóváhagyási rendszerében. A ProcessMind az egyes „Approver” jóváhagyók által kezelt elszámolások mennyisége és összetettsége alapján mutatja meg a terhelés eloszlását. Láthatóvá teszi a túlterhelt jóváhagyók miatt kialakuló szűk keresztmetszeteket, így kiegyensúlyozhatja a munkaterhelést vagy módosíthatja a jóváhagyási hierarchiát a gyorsabb feldolgozás érdekében.

A költségelszámolások belső vagy külső auditjára való felkészülés időigényes, sok kézi adatgyűjtést és ellenőrzést igényel. Ez megterheli a pénzügyi csapatot, és az Expensify-ban könnyen elérhető, teljes folyamatadatok hiányában az utolsó pillanatra hagyott kapkodáshoz vezethet. A ProcessMind minden költségelszámolásról teljes, utólag nem módosítható auditnyomvonalat biztosít a „Expense Report Created” eseménytől az „Accounting Posted” eseményig. Bármely elszámoláshoz gyorsan megjeleníti a kapcsolódó tevékenységeket, döntéseket és szabályzati ellenőrzéseket, így jelentősen csökkenti az auditfelkészülés idejét és munkáját, és támogatja a megfelelést.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A hosszú jóváhagyási idő bosszantja a munkatársakat és késlelteti a költségtérítést. A cél a költségelszámolás benyújtása és végső jóváhagyása közötti idő jelentős csökkentése, a munkatársi elégedettség és a pénzforgalom javítása érdekében. A gyorsabb jóváhagyás hamarabb juttatja el a térítést a munkatársakhoz, javítja a hangulatot és csökkenti az érdeklődő megkereséseket.
A ProcessMind elemzi az Expensify jóváhagyási munkafolyamatait, és feltárja a szűk keresztmetszeteket, a felesleges lépéseket és a gyengén teljesítő jóváhagyókat. Megmutatja, hol fordul elő leggyakrabban késedelem, így átalakíthatja a jóváhagyási folyamatot, automatizálást vezethet be vagy jobban oszthatja el az erőforrásokat. Ezzel például 30%-kal csökkentheti az átlagos jóváhagyási időt.

A sok elutasítás arra utalhat, hogy a munkatársak nem ismerik eléggé a szabályzatot, hiányosak a benyújtott elszámolások, vagy nem egyértelműek a jóváhagyási feltételek. Az elutasítások csökkentésével a munkatársaknak nem kell újra benyújtaniuk az elszámolást, a pénzügyi csapatnak pedig ismételten ellenőriznie azt. Ez hatékonyabbá teszi a folyamatot, és már az elejétől támogatja a szabályok betartását.
A ProcessMind feltárja az Expensify-ban előforduló elutasítások kiváltó okait, például a gyakori szabályszegéseket, a hiányzó adatokat vagy azokat a jóváhagyókat, akik az átlagosnál többször utasítanak el elszámolásokat. Az elutasítások jellemző útvonalainak megjelenítésével célzott képzést tarthat, javíthatja a benyújtási útmutatót vagy módosíthatja a szabályokat. Így akár 40%-kal is csökkentheti az elutasítások arányát.

A szabályok megsértése pénzügyi kockázatot, auditproblémákat és következetlen költési gyakorlatot eredményezhet. A cél a vállalati költségelszámolási szabályok szigorú érvényesítése minden benyújtott elszámolásnál, a lehetséges visszaélések csökkentése és a pénzügyi integritás megőrzése. A következetes megfelelés erősíti a bizalmat és mérsékli az auditkockázatot.
A ProcessMind az előre meghatározott szabályokkal összevetve automatikusan felismeri az Expensify költségelszámolásaiban a szabályzattól való eltéréseket és a megfelelési hiányosságokat. Megmutatja a konkrét szabályszegéseket, így időben beavatkozhat, módosíthatja a szabályokat és célzottan érvényesítheti azokat. Ezzel akár 25%-kal is csökkentheti a szabályszegések számát.

A munkatársak elégedettségéhez és pénzügyi biztonságához elengedhetetlen, hogy időben megkapják a költségtérítést. A cél a végső jóváhagyás és a tényleges kifizetés közötti idő csökkentése. A gyorsabb kifizetés javítja a munkatársi élményt és csökkenti az adminisztrációs terheket.
A ProcessMind az Expensify-ban a jóváhagyástól a kifizetésig követi a teljes térítési folyamatot. Feltárja a pénzügyi ellenőrzés vagy a kifizetés ütemezésének késedelmeit, és megmutatja, hol automatizálhatók a kifizetési folyamatok vagy optimalizálható a kötegelt feldolgozás. Így átlagosan 20%-kal gyorsabban történhet meg a költségtérítés.

A hibák vagy hiányos benyújtások miatt szükségessé váló kézi utómunka értékes időt vesz el a munkatársaktól és a pénzügyi csapattól. A cél a hiányosságok okainak feltárása és megszüntetése, hogy az erőforrások más feladatokra összpontosulhassanak, és gördülékenyebbé váljon a folyamat. Az utómunka csökkentése közvetlen költségmegtakarítást eredményez.
A ProcessMind feltérképezi az Expensify folyamatában az összes ismételt feldolgozási kört és visszatérő tevékenységet. Pontosan megmutatja, hol és miért küldik vissza javításra a költségelszámolásokat, így kezelheti a kiváltó okokat, például a nem egyértelmű útmutatást vagy a rendszer beállítási problémáit. A gyakori hibaforrások megszüntetésével csökkentheti a kézi utómunkát.

Ha nem látja át a teljes költségelszámolási folyamatot, nehéz felismerni a hiányosságokat és a fejlesztési lehetőségeket. A cél, hogy a létrehozástól a könyvelésig minden lépés átlátható legyen. A teljes rálátás megalapozott, adatokon alapuló döntéseket tesz lehetővé.
A ProcessMind automatikusan rekonstruálja a költségelszámolások tényleges folyamatát az Expensify-ban. Megjeleníti az összes útvonalat, eltérést és szűk keresztmetszetet, így elfogulatlan képet ad a folyamat valós működéséről. Ezzel feltárhatja a rejtett hiányosságokat, és fejlesztheti a teljes folyamatot.

A magas működési költségek ronthatják a vállalat eredményét. A cél azoknak a hiányosságoknak a feltárása és megszüntetése, amelyek növelik az egyes költségelszámolások feldolgozási költségét. A folyamatok fejlesztése közvetlenül javítja a pénzügyi eredményeket.
A ProcessMind összekapcsolja a folyamatlépéseket a hozzájuk tartozó költségekkel, így megmutatja, hogy a felesleges lépések, az utómunka vagy a hosszú átfutási idő hol növeli a kiadásokat az Expensify-ban. A költségnövelő tényezők feltárásával egyszerűsítheti a folyamatot és költségcsökkentő intézkedéseket vezethet be. Az egy elszámolásra jutó feldolgozási költség akár 15–20%-kal is csökkenhet.

A költségelszámolási szabályok következetlen alkalmazása méltánytalansághoz, megfelelési kockázatokhoz és bizonytalansághoz vezethet. A cél, hogy minden elszámolást egységes, egyértelműen meghatározott szabályok szerint ellenőrizzenek és dolgozzanak fel, kiszámíthatóbbá téve a folyamatot.
A ProcessMind elemzi, hogyan térnek el a jóváhagyási útvonalak és az elutasítások indokai a különböző részlegek, jóváhagyók és költségkategóriák között az Expensify-ban. Megmutatja, hol értelmezik vagy alkalmazzák eltérően a szabályokat, így pontosíthatja az útmutatást, automatizálhatja az ellenőrzéseket és egységesítheti a szabályok érvényesítését. Ezzel 30%-kal javíthatja a következetességet.

A jóváhagyók közötti egyenlőtlen munkaterhelés szűk keresztmetszeteket, egyeseknél túlterheltséget, másoknál pedig kihasználatlan időt okozhat, és lassíthatja a jóváhagyást. A cél a költségelszámolások egyenletesebb elosztása, az erőforrások hatékonyabb kihasználása és a feldolgozás felgyorsítása.
A ProcessMind megmutatja az egyes jóváhagyók teljesítményét és munkaterhelését az Expensify-ban, így azonosíthatja a túlterhelt vagy kihasználatlan munkatársakat. Átalakíthatja a jóváhagyási feladatok kiosztását, terheléskiegyenlítő szabályokat vezethet be, vagy képzést javasolhat. Így a feladatok hatékonyabban és méltányosabban oszlanak el.

A költségelszámolások belső vagy külső auditjára való felkészülés kézi munkát igényelhet és sok időt vehet igénybe. A cél a felkészülés egyszerűsítése és felgyorsítása, valamint a szükséges munka és erőforrások csökkentése. A gyorsabb felkészülés értékes erőforrásokat takarít meg, és kevésbé zavarja a napi működést.
A ProcessMind átlátható, utólag nem módosítható nyilvántartást készít az Expensify költségelszámolásain végrehajtott minden műveletről, az időbélyegekkel és a végrehajtókkal együtt. Az automatikusan létrehozott auditnyomvonal egyszerűsíti a megfelelési ellenőrzéseket, és jelentősen csökkenti az auditoroknak szánt dokumentumok és bizonyítékok összeállításához szükséges kézi munkát. A felkészülési idő akár 50%-kal is csökkenhet.

A költségelszámolási folyamatban szerzett munkatársi tapasztalat hatással van a hangulatra és a teljesítményre. A cél a költségek benyújtásának és megtérítésének javítása, valamint az olyan problémák kezelése, mint a késedelem vagy az elutasítás. A nagyobb elégedettség hozzájárul a pozitív munkahelyi légkörhöz.
A ProcessMind segít feltárni és számszerűsíteni, hogyan hatnak a folyamat hiányosságai, például a hosszú térítési idő vagy a gyakori elutasítások, az Expensify-t használó munkatársak elégedettségére. A kritikus pontok fejlesztésével, például a jóváhagyási késedelmek 25%-os csökkentésével, közvetlenül javíthatja a munkatársi élményt mérő mutatókat.

A pontatlan költségadatok hibás pénzügyi jelentésekhez, auditeltérésekhez és rossz döntésekhez vezethetnek. A cél a költségekkel kapcsolatos adatok pontosságának és teljességének javítása, hogy megbízható alapot nyújtsanak a pénzügyi elemzéshez. A jó adatminőség a megbízható pénzügyi irányítás alapja.
A ProcessMind feltárhatja az adathibákhoz vezető mintákat, például a kategóriák következetlen megadását vagy az Expensify-ban gyakran hiányzó adatokat. Megmutatja, hol és miért merülnek fel adatminőségi problémák, így célzott intézkedéseket és rendszerfejlesztéseket vezethet be a pontosabb, megbízhatóbb adatok érdekében.

A költségelszámolási folyamat fejlesztésének 6 lépése

Töltse le a sablont

Exportálja az adatokat

Töltse fel az adatkészletet

Elemezze a folyamatot

Vezesse be a fejlesztéseket

Kövesse nyomon a folyamatot

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a ProcessMind kifejezetten a költségelszámolási adatokhoz készült Excel-sablonját. A sablon az Expensify jellemző adatszerkezetéhez igazodik.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

A megfelelő sablon leegyszerűsíti az adatok előkészítését, így könnyebben kinyerheti és formázhatja az Expensify adatait az elemzéshez.

Várható eredmény

Az Expensify költségelszámolási adatainak fogadására előkészített, strukturált Excel-sablon, amely kompatibilis a ProcessMinddal.

MIT KAP

Tárja fel az Expensify költségelszámolásának rejtett összefüggéseit

A ProcessMind megjeleníti az Expensify költségelszámolási munkafolyamatának teljes menetét, és a nyers adatokat érthető, felhasználható információvá alakítja. Pontosan láthatja, hol keletkeznek késedelmek, és hogyan gyorsíthatja fel a visszatérítéseket, illetve javíthatja a megfelelést.

Kövesse végig az Expensify költségelszámolásának teljes folyamatát
Azonosítsa a jóváhagyás pontos szűk keresztmetszeteit és késedelmeit
Tárja fel a szabályzatsértéseket és a megfelelési kockázatokat
Egyszerűsítse a visszatérítéseket és csökkentse a működési költségeket

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Milyen eredményeket érhet el a költségelszámolásban?

Ezek az eredmények azt mutatják, milyen fejlesztéseket érhetnek el a szervezetek, ha process mininget alkalmaznak a költségelszámolási folyamatban. Az olyan rendszerek adatainak elemzésével, mint az Expensify, a process mining feltárja a szűk keresztmetszeteket és a hiányosságokat, ami jelentős működési javulást eredményezhet.

0 %

Rövidebb költségelszámolási átfutási idő

A teljes feldolgozási idő átlagos csökkenése

Egyszerűsítse a teljes költségelszámolási folyamatot a benyújtástól a térítésig. A szűk keresztmetszetek feltárásával és megszüntetésével jelentősen csökkentheti az átfutási időt.

0 %

Alacsonyabb utómunka-költségek

A kézi utómunka csökkenése

Csökkentse a költségelszámolások javításra való visszaküldésével járó költséges ismételt munkát. A process mining feltárja az utómunka kiváltó okait, így több elszámolást hagyhatnak jóvá elsőre, és mérséklődhetnek a működési költségek.

0 %

Jobb megfelelés a szabályzatnak

A feltárt szabályszegések számának csökkenése

Ismerje fel és kezelje időben a szabályzatnak nem megfelelő költségelszámolásokat. A process mining támogatja a költségelszámolási szabályok következetes alkalmazását, csökkentve az auditkockázatot és a pénzügyi eltéréseket.

0 days

Gyorsabb költségtérítés

A munkatársi kifizetés átfutási idejének csökkenése

Gyorsítsa fel jelentősen a költségtérítéseket, és javítsa a munkatársak elégedettségét, valamint bizalmát. Tárja fel és csökkentse a pénzügyi jóváhagyás és a tényleges kifizetés közötti késedelmeket.

0 %

Kevesebb elutasítás

A vezetői és pénzügyi elutasítások számának csökkenése

Csökkentse a vezetők és a pénzügyi csapat által elutasított költségelszámolások számát, javítva a benyújtások minőségét és a folyamat hatékonyságát. Ezzel mérsékelheti a késedelmeket és az érintettek elégedetlenségét.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, a meglévő hiányosságoktól és az adatok minőségétől függnek. A feltüntetett értékek különböző bevezetések során tapasztalt, jellemző javulást mutatnak.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd szükség szerint bővítse a kört.

Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

A költségelszámolás egyedi azonosítója, amely a benyújtástól a költségtérítésig összekapcsolja a kapcsolódó tevékenységeket.

Miért fontos?

Segítségével az összes kapcsolódó esemény egyetlen folyamatpéldányba rendezhető. Ez minden process mining elemzés alapja.

A költségelszámolással kapcsolatban egy adott időpontban történt üzleti esemény neve.

Miért fontos?

Ez az attribútum határozza meg a folyamattérkép lépéseit, így megjeleníthető és elemezhető a folyamat menete, annak változatai és az utómunka ismétlődése.

Az az időbélyeg, amely megadja, mikor történt egy adott tevékenység vagy esemény a költségelszámolásban.

Miért fontos?

Az időbélyegek minden időalapú elemzéshez szükségesek, többek között a ciklusidők kiszámításához, a szűk keresztmetszetek feltárásához és a folyamat teljesítményének nyomon követéséhez.

A költségelszámolás teljes pénzösszege.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a nagy összegű költségelszámolások és a költési trendek elemzését, valamint fontos adatot szolgáltat a pénzügyi és megfelelési dashboardokhoz.

A költségelszámolás jóváhagyásáért vagy elutasításáért felelős felhasználó neve vagy azonosítója.

Miért fontos?

Ez az attribútum segít elemezni a jóváhagyás szűk keresztmetszeteit, a munkaterhelés eloszlását és az egyes jóváhagyók elutasítási arányát.

A költségelszámolást létrehozó és benyújtó munkavállaló.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének munkavállalói szempontú elemzését, és segít feltárni azokat a csoportokat, amelyeknél gyakoriak a problémák vagy késedelmek.

Az üzleti részleg vagy szervezeti egység, amelyhez a benyújtó tartozik.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének és a megfelelésnek a részletes összehasonlítását az üzleti egységek között.

Logikai jelző, amelynek értéke igaz, ha a költségelszámolást szabályzatsértés miatt megjelölték.

Miért fontos?

Közvetlenül méri a szabályzatok betartását, és segít azonosítani a további ellenőrzést igénylő elszámolásokat. Ezért fontos adat a megfelelési dashboardokhoz.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

Azt jelzi, hogy a munkatárs új költségelszámolást hozott létre. Az Expensify rendszerint külön eseményként rögzíti az első mentés időpontját.

Miért fontos?

Ez a tevékenység a folyamat elemzésének kiindulópontja, és elengedhetetlen a létrehozástól a költségtérítésig tartó teljes átfutási idő méréséhez.

A munkatárs hivatalosan benyújtja a kitöltött költségelszámolást, ezzel elindítva a jóváhagyási folyamatot. Ez fontos váltás az adatrögzítés és az ellenőrzés között, amelyet általában az állapotváltozás és a benyújtás időbélyege jelez.

Miért fontos?

Ez a tevékenység fontos mérföldkő, amely elindítja a jóváhagyási folyamatot. Kiindulópontként szolgál a vezetői és pénzügyi ellenőrzés idejének méréséhez.

A közvetlen vezető vagy az első szintű jóváhagyó ellenőrizte és jóváhagyta a költségelszámolást. Az eseményt a jóváhagyási munkafolyamat naplója rögzíti a jóváhagyó műveletével és annak időpontjával együtt.

Miért fontos?

A jóváhagyási folyamat fontos mérföldköve. A benyújtástól eddig az eseményig eltelt idő elemzésével feltárhatók a vezetői jóváhagyás szűk keresztmetszetei, és kiszámítható a vezetői jóváhagyási ciklusidő KPI.

A vezető vagy a pénzügyi osztály egyik jóváhagyója visszaküldi a költségelszámolást a munkavállalónak javításra vagy további információért. Ez rendszerint abból állapítható meg, hogy az állapot „Feldolgozás alatt” értékről „Nyitott” értékre változik.

Miért fontos?

Ez a tevékenység az utómunkát jelzi, amely jelentős hatékonyságvesztést okozhat. Követésével mérhető az utómunka ismétlődése és az utómunka arányának KPI-ja, valamint feltárhatók a kiváltó okok.

A pénzügyi osztály vagy a végső jóváhagyó ellenőrizte és véglegesen jóváhagyta a költségelszámolást. A műveletet a munkafolyamat előzményei rögzítik, az elszámolás állapota pedig rendszerint „Jóváhagyva” értékre változik.

Miért fontos?

Ez az utolsó jóváhagyási lépés a költségtérítés előtt. Az itt eltelt idő meghatározó a teljes ciklusidő és az átlagos költségtérítési átfutási idő KPI szempontjából.

A kifizetés sikeresen megérkezett a munkavállalóhoz, ezzel lezárult a folyamat költségtérítési része. Az esemény a fizetési feldolgozás naplóiból vagy az Expensify végső állapotfrissítéséből nyerhető ki.

Miért fontos?

Ez fontos végpont a munkavállalói szempontú ciklusidők méréséhez. Meghatározó az átlagos költségelszámolási ciklusidő és az átlagos költségtérítési átfutási idő KPI szempontjából.

A költségelszámolást a rendszer hivatalosan lezárja, miután minden művelet, köztük a költségtérítés és a könyvelési szinkronizálás is befejeződött. Ez az esemény rendszerint egy végleges, lezárt állapotból, például a „Lezárva” értékből következtethető ki.

Miért fontos?

Egyértelműen jelzi a folyamat végét, külön a költségtérítéstől. Ez hasznos a végső könyvelési és archiválási lépések elemzéséhez.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

Hogyan javíthatja a process mining az Expensify költségelszámolási folyamatát?

A process mining elemzi az Expensify adatait, és objektív, adatokon alapuló térképet készít a költségelszámolások tényleges útjáról. Feltárja a rejtett szűk keresztmetszeteket, a megfelelési eltéréseket és a folyamatot hátráltató hiányosságokat. Ennek alapján felgyorsíthatja a jóváhagyást, csökkentheti az elutasítások számát, és hatékonyabban oszthatja el az erőforrásokat.

Milyen konkrét Expensify-problémák megoldásában segíthet a process mining?

A process mining feltárhatja az Expensify-ban a lassú jóváhagyás, a gyakran elutasított költségelszámolások és a szabályzat következetlen alkalmazásának kiváltó okait. Segít azonosítani a késedelmes költségtérítések, a túl sok kézi utómunka és a magas működési költségek forrásait is. A tényleges folyamat megjelenítésével világosan láthatja, mire érdemes összpontosítani a fejlesztés során.

Milyen Expensify-adatokra van szükség a process mining elindításához?

Elsősorban az Expensify eseménynaplójára van szükség, amely rögzíti a költségelszámolások minden lépését. Ennek tartalmaznia kell az „Expense Report ID” mezőt az eset azonosítójaként, a tevékenységek nevét, például a „Submitted” vagy az „Approved” értéket, valamint az egyes tevékenységek pontos időbélyegét. A jóváhagyóra, az összegre vagy a szabályzati eltérésekre vonatkozó további attribútumok részletesebbé tehetik az elemzést.

Milyen eredményeket várhatunk a költségelszámolási folyamat process mining elemzésétől?

A teljes költségelszámolási folyamatról világos, adatokon alapuló képet kaphat, amely megmutatja a folyamat összes tényleges változatát. Számszerűsítheti a szűk keresztmetszeteket, a megfelelési hiányosságokat és a kézi utómunka mértékét. Végül olyan megvalósítható javaslatokat kap, amelyekkel felgyorsíthatja a jóváhagyást, csökkentheti az elutasításokat és a működési költségeket, valamint javíthatja a munkatársi elégedettséget.

Hogyan nyerhetjük ki az Expensify-ból a process mininghez szükséges adatokat?

Az adatok kinyeréséhez általában az Expensify beépített jelentései vagy API-ja használható. A cél a költségelszámolások összes eseményének teljes, korábbi adatokra kiterjedő nyilvántartása. A process mining szolgáltatója útmutatással vagy csatlakozókkal is segítheti az adatok kinyerését.

A process mining befolyásolja az Expensify éles működését?

Nem. A process mining nem avatkozik be a működésbe, hanem kizárólag az Expensify-ból exportált korábbi adatokat elemzi. A múltbeli események vizsgálata nem lép kapcsolatba az éles rendszerrel, és nem zavarja meg a felhasználók munkafolyamatait.

Mennyi idő alatt láthatók a process mining kézzelfogható eredményei?

Az adatok sikeres betöltése és a folyamat modellezése után gyakran néhány héten belül elkészülhetnek az első folyamattérképek, és azonosíthatók a szűk keresztmetszetek. A mérhető eredmények, például a rövidebb jóváhagyási idő eléréséhez általában több hónapon át tartó, ismétlődő elemzésre, folyamatmódosításra és nyomon követésre van szükség. A pontos időtartam a jelenlegi folyamat összetettségétől és a fejlesztések körétől függ.

Szükség van külön műszaki csapatra a process mining működtetéséhez?

Az adatok kezdeti kinyeréséhez és a beállításhoz hasznos a műszaki ismeret, de sok mai process mining platformot üzleti felhasználóknak terveztek. Az elemzéshez könnyen használható felületet kínálnak, így az üzleti elemzők és a folyamatgazdák közvetlenül is feltárhatják az összefüggéseket. A szolgáltatók általában folyamatos támogatást és képzést is biztosítanak.

Milyen műszaki feltételek szükségesek az Expensify-adatok process mining elemzéséhez?

A legfontosabb feltétel, hogy megbízhatóan hozzáférjen az Expensify eseményadataihoz, általában jelentéseken vagy API-n keresztül, strukturált formátumban, például CSV-fájlként vagy adatbázistáblaként. Szüksége lesz egy process mining platformra is, amely betölti, modellezi és elemzi ezeket az adatokat. A platform felhőalapú lehet, vagy telepíthető a saját infrastruktúrájára.

Optimalizálja a költségelszámolást, indítsa el a próbaverziót még ma

Egyszerűsítse az Expensify költségelszámolását, csökkentse 30%-kal az átfutási időt, és növelje az elégedettséget.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára, kezdje el még ma az optimalizálást.