> Sürekli Süreç İyileştirme > Gider Yönetimi > Expensify

Gider Yönetiminizi Geliştirin

Expensify masraf yönetimini optimize etmek için 6 adımlı rehberiniz.
Veri Şablonunu İndir
Gider Yönetiminizi Geliştirin
Zorluklar (10) Hedefler (12) 6 Adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (4)

Daha Hızlı Geri Ödemeler İçin Expensify Masraf Yönetimini Optimize Edin

Gider yönetimi süreçleri genellikle onay gecikmeleri, politika uyumsuzluğu veya gereksiz yeniden işleme gibi zorluklarla karşılaşır. Platformumuz, bu kesin darboğazları ve verimsizlikleri belirlemenize yardımcı olur, temel nedenlere ilişkin net içgörüler sağlar. Bu, veriye dayalı iyileştirmeleri mümkün kılarak, kolaylaştırılmış operasyonlara, azaltılmış maliyetlere ve iyileştirilmiş çalışan memnuniyetine yol açar.

Önceden yapılandırılmış veri şablonumuzu indirin ve verimlilik hedeflerinize ulaşmak için yaygın zorlukların üstesinden gelin. Altı adımlı iyileştirme planımızı takip edin ve operasyonlarınızı dönüştürmek için Veri Şablonu Rehberi'ne başvurun.

Detaylı açıklamayı göster

Neden Gider Yönetimi Optimizasyonu Önemli?

Expensify gibi güçlü sistemlere rağmen, giderleri etkin bir şekilde yönetmek önemli zorluklar ortaya çıkarabilir. Gerçek süreç akışlarınız hakkında net bir görünürlük olmadan, verimsizlikler gizlenebilir; bu da artan operasyonel maliyetlere, gecikmiş geri ödemelere ve azalan çalışan memnuniyetine yol açar. Çalışanların paraları için haftalarca beklediğini veya finans ekiplerinin onayların peşinden koşarak ya da hataları düzelterek sayısız saat harcadığını hayal edin. Bu sorunlar sadece finansal kaynaklarınızı zorlamakla kalmaz, aynı zamanda kuruluş genelinde morali ve üretkenliği de etkiler. Gider Yönetimi'ni aktif olarak iyileştirmeye çalışarak, sadece finansal bir görevi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda şirketinizin verimliliğine, uyumluluğuna ve çalışan güvenine yatırım yaparsınız. "Gider Yönetimi nasıl iyileştirilir" sorusunu anlamak kritik bir stratejik girişim haline gelir.

Process Mining Gider Süreci İçgörülerini Nasıl Ortaya Çıkarır?

Process Mining, Gider Yönetimi optimizasyonuna benzersiz, veriye dayalı bir yaklaşım sunar. Varsayımlara veya anekdot niteliğindeki kanıtlara dayanmak yerine, Expensify sisteminizden ve entegre herhangi bir finansal platformdan gelen event log verilerini doğrudan kullanarak her gider raporunun gerçek yolculuğunu yeniden inşa eder. Bu güçlü analitik teknik, gider raporlarının oluşturulmasından nihai geri ödeme ve muhasebe işlemlerine kadar tüm uçtan uca süreci görselleştirir. Darboğazların nerede meydana geldiğini tam olarak belirleyebilir, her aktivitenin gerçek döngü süresini ölçebilir ve amaçlanan sürecinizden sapmaları ortaya çıkarabilirsiniz. Örneğin, Process Mining belirli yöneticilerin onaylarda sürekli yavaş olup olmadığını, belirli gider kategorilerinin daha fazla revizyon tetikleyip tetiklemediğini veya belirli politika kontrollerinin beklenmedik gecikmelere neden olup olmadığını size gösterebilir. Operasyonel verilerinize yönelik bu derinlemesine inceleme, manuel denetimlerin veya geleneksel raporlamanın sunamadığı uygulanabilir içgörüler sağlar.

Gider Süreci İyileştirmesi İçin Temel Alanlar

Expensify Gider Yönetiminize Process Mining uygulamak, iyileştirme için birkaç kritik alanı vurgulayabilir:

  • Onay Workflow Akışı: Önemli gecikmelere neden olan belirli onaycıları veya onay aşamalarını belirleyin. Paralel onayların gerçekten paralel olup olmadığını veya sıralı adımların gereksiz yere döngü sürelerini uzatıp uzatmadığını anlayın. Bu, doğrudan "Gider Yönetimi döngü süresini azaltmaya" yardımcı olur.
  • Politika Uyumluluğu Uygulaması: Sık görülen politika ihlali türlerini ve en sık hangi aşamalarda tanıtıldığını veya tespit edildiğini belirleyin. Bu, uyumluluğu proaktif olarak iyileştirmek için hedeflenmiş eğitim veya sistem kuralı ayarlamaları yapmayı sağlar.
  • Geri Ödeme Verimliliği: Onay ile gerçek geri ödeme yürütme arasındaki geçişi analiz edin. Gecikmelerin planlama, ödeme işleme veya muhasebe mutabakatında meydana gelip gelmediğini belirleyin.
  • Kaynak Tahsisi: Gider sürecine dahil olan finans ve yönetim ekiplerinizdeki iş yükü dağılımı hakkında içgörü elde edin, bu da daha iyi kaynak planlaması ve yük dengeleme sağlar.
  • Süreç Otomasyon Fırsatları: Tekrarlayan manuel görevleri veya değerli personel zamanını boşaltabilecek otomasyon veya basitleştirme potansiyeli olan yaygın yeniden işleme döngülerini keşfedin.

Optimizasyonun Beklenen Sonuçları

Process Mining aracılığıyla Gider Yönetimi sürecinizin proaktif optimizasyonu, ölçülebilir ve etkili faydalar sağlar:

  • Daha Hızlı Geri Ödemeler: Gider gönderiminden geri ödemeye kadar genel döngü süresini önemli ölçüde azaltır, bu da daha mutlu çalışanlara ve iyileştirilmiş nakit akışı yönetimine yol açar.
  • Azalan Operasyonel Maliyetler: Manuel hataları en aza indirir, sürekli takip ihtiyacını azaltır ve giderleri yönetmeyle ilişkili idari giderleri düşürür.
  • Gelişmiş Uyumluluk: Şirket gider politikalarına tutarlı uyumu sağlar, finansal riski azaltır ve denetim süreçlerini basitleştirir.
  • İyileştirilmiş Çalışan Memnuniyeti: Sorunsuz, tahmin edilebilir ve hızlı bir geri ödeme süreci, çalışan moralini ve kuruluşun idari işlevlerine olan güvenini artırır.
  • Daha İyi Finansal Kontrol: Harcama modelleri ve süreç performansı hakkında daha fazla şeffaflık elde ederek daha doğru bütçeleme ve tahminlemeyi mümkün kılar.

Process Mining'den yararlanarak, Expensify kullanımınızı sadece giderleri yönetmekten, tüm Gider Yönetimi yolculuğunu aktif olarak optimize etmeye dönüştürürsünüz.

Expensify Süreç Optimizasyonuna Başlarken

Bu optimizasyon yolculuğuna başlamak, mevcut durumunuzu anlamakla başlar. Bu kılavuz, Expensify verilerinizi analiz etmek ve Gider Yönetimi sürecinizdeki gizli verimsizlikleri ortaya çıkarmak için bir çerçeve ve araçlar sağlar. Veriye dayalı bir yaklaşım benimseyerek, somut iyileştirmelere yol açan bilinçli kararlar vermeye yetkili olursunuz. Sürecinizi bugün keşfetmeye başlayın ve gider yönetiminizin ne kadar daha verimli ve uyumlu hale gelebileceğini görün.

Gider Yönetimi Gider Onayı Geri Ödeme Süreci Uyumluluk Kontrolleri Finans Departmanı Çalışan Giderleri Maliyet Kontrolü Workflow Optimizasyonu

Yaygın Sorunlar ve Zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Yönetici veya finans onaylarındaki gecikmeler, geri ödemelerini bekleyen çalışanların hayal kırıklığına uğramasına yol açar. Bu durum, çalışan memnuniyetini olumsuz etkiler ve Gider Yönetimi süreci içinde gereksiz yere işletme sermayesini bağlar. ProcessMind, Expensify içindeki uçtan uca Gider Yönetimi sürecini analiz eder, tüm onay yollarını haritalandırır ve darboğazların nerede meydana geldiğini tam olarak belirleyerek, bunların döngü süreleri üzerindeki etkisini nicel olarak ölçer. Sıkça gecikmelere neden olan belirli adımları veya onaycıları vurgulayarak, workflow'ları kolaylaştırmak ve çalışan deneyimini iyileştirmek için hedeflenmiş müdahaleler sağlar.

Çalışanlar genellikle gider raporlarının reddedilmesiyle karşılaşır, bu da yeniden işleme ve uzayan işleme sürelerine yol açar. Bu durum, Expensify Gider Yönetimi sistemi içinde eksik bilgi, politika uyumsuzluğu veya net olmayan gönderim yönergelerinden kaynaklanabilir. ProcessMind, gider sürecindeki tüm yeniden işleme döngülerini ve ret noktalarını görselleştirerek reddetmelerin temel nedenlerini belirler. Reddedilen raporlarla ilişkili öznitelikleri, örneğin belirli kategorileri veya gönderenleri analiz ederek, daha iyi politika iletişimi veya eğitim alanlarını belirlemeye yardımcı olur, manuel çabayı azaltır ve onayı hızlandırır.

Politikalara sahip olmalarına rağmen, kuruluşlar bunları tutarlı bir şekilde uygulamakta zorlanır, bu da uyumsuz giderlerin onaylanmasına yol açar. Bu durum, şirketi finansal riske, potansiyel denetim sorunlarına ve Expensify kullanan departmanlar arasında tutarsız harcama modellerine maruz bırakır. ProcessMind, 'Policy Violation Flag' özniteliğini ve gerçek süreç akışlarını kullanarak amaçlanan Gider Yönetimi politikasından sapmaları ortaya çıkarır. Politika kontrollerinin atlandığı veya uyumsuz raporların hala onaylandığı durumları ortaya çıkararak, uygulama iyileştirmeleri sağlar ve finansal riski azaltır.

Çalışanlar, geri ödemeleri için uzun süre beklemeler yaşar, bu da memnuniyetsizliğe ve bireyler için nakit akışı sorunlarına yol açar. Bu durum genellikle Expensify gibi sistemlerde finans incelemesi, planlama ve yürütme dahil olmak üzere Gider Yönetimi sürecinin son aşamalarındaki verimsizliklerden kaynaklanır. ProcessMind, 'Reimbursement Scheduled'dan 'Reimbursement Executed' ve 'Accounting Posted'a kadar tüm geri ödeme yaşam döngüsünü takip eder. Bu kritik adımlardaki gecikmeleri belirleyerek, zamanında ödemeleri sağlamak ve çalışanların finansal refahını artırmak için sürecin nerede hızlandırılabileceğini vurgular.

Finans ekipleri ve çalışanlar, masraf raporlarındaki hataları manuel olarak düzeltmek veya ek bilgi istemek için önemli ölçüde zaman ve kaynak harcamaktadır. Bu yoğun emek gerektiren yeniden işleme, operasyonel maliyetleri artırır ve personeli Expensify Masraf Yönetimi sistemi içindeki daha yüksek değerli faaliyetlerden uzaklaştırır. ProcessMind, ilk gönderimden sonra 'Revizyon İçin Geri Gönderilen Masraf Raporu' ve 'Makbuzlar Eklendi' örneklerinin tümünü haritalandırarak yeniden işleme hacmini ve nedenlerini nicelleştirir. En çok hatayı oluşturan belirli süreç adımlarını veya veri giriş noktalarını belirlemeye yardımcı olarak hedeflenmiş otomasyona veya süreç basitleştirmesine olanak tanır.

Paydaşlar, masraf raporlarının gönderimden geri ödemeye nasıl aktığına dair net, kapsamlı bir anlayışa sahip olmadığından, verimsizlikleri tespit etmek zorlaşmaktadır. Bu belirsizlik, Expensify Masraf Yönetimi ortamında etkili karar alma ve optimizasyon çabalarını engeller. ProcessMind, tüm Masraf Yönetimi yolculuğunu yeniden yapılandırır, bir masraf raporunun izlediği her yolun objektif, veriye dayalı bir görselleştirmesini sunar. Bu bütünsel bakış açısı, gerçek süreç varyasyonlarını, gizli darboğazları ve uyumluluk boşluklarını aydınlatarak ekiplerin bilinçli iyileştirmeler yapmasını sağlar.

Her masraf raporunun işlenme genel maliyeti beklenenden daha yüksek olup, finans departmanının bütçesini ve kaynak tahsisini etkilemektedir. Bu durum, verimsiz iş akışları, aşırı manuel müdahale veya Expensify Masraf Yönetimi sürecindeki uzun döngü sürelerinden kaynaklanabilir. ProcessMind, döngü süreleri ve yeniden işleme oranları gibi süreç performans metriklerini operasyonel maliyetlerle ilişkilendirir. Maliyetli sapmaları ve verimsiz yolları belirleyerek, kaynak kullanımını optimize etmeye ve rapor başına işleme maliyetlerini azaltmak için Masraf Yönetimi sürecini düzene sokmaya yardımcı olur.

Gider politikaları farklı departmanlar veya onaycılar arasında eşit olmayan bir şekilde uygulanır, bu da adalet sorunlarına ve potansiyel uyumsuzluk noktalarına yol açar. Bu tutarsızlık, Expensify'daki Gider Yönetimi sisteminin bütünlüğünü zayıflatır ve çalışan şikayetlerine veya denetim bulgularına yol açabilir. ProcessMind, 'Çalışan Departmanı' ve 'Onaycı' özniteliklerine dayanarak onay kararlarını ve politika kontrol sonuçlarını analiz eder. Farklı organizasyonel segmentler arasında onay modellerindeki ve ret nedenlerindeki varyasyonları vurgulayarak, standartlaştırılmış politika uygulamasını ve daha net yönergeleri mümkün kılar.

Bazı yöneticiler veya finans personeli masraf onaylarıyla aşırı yüklenirken, diğerleri daha hafif iş yüklerine sahip olmakta, bu da gecikmelere ve potansiyel tükenmişliğe neden olmaktadır. Bu dengesizlik, Expensify Masraf Yönetimi onay yapısı içindeki verimliliği ve adaleti etkiler. ProcessMind, her bir 'Onaylayanın' iş yükü dağılımını, ele aldıkları masraf raporlarının hacmini ve karmaşıklığını analiz ederek belirler. Aşırı kullanılan onaylayıcıların yarattığı darboğazları görselleştirir, iş yüklerini yeniden dengelemek veya onay hiyerarşilerini ayarlayarak verimi artırmak için içgörüler sağlar.

Masraf raporlarının iç veya dış denetimlerine hazırlanmak, önemli ölçüde manuel veri alımı ve doğrulama gerektiren, zaman alıcı ve yoğun emek isteyen bir süreçtir. Bu çaba, finans ekiplerini zorlar ve Expensify'da kolayca erişilebilir, kapsamlı süreç verilerinin eksikliği nedeniyle son dakika telaşına yol açabilir. ProcessMind, 'Masraf Raporu Oluşturuldu'dan 'Muhasebeye İşlendi'ye kadar her masraf raporunun eksiksiz, değiştirilemez bir denetim izini sağlar. Herhangi bir masrafla ilgili tüm faaliyetleri, kararları ve politika kontrollerini kolayca ortaya çıkararak denetim hazırlığı için gereken süreyi ve çabayı büyük ölçüde azaltır ve uyumluluğu garanti eder.

Tipik Hedefler

Başarının neye benzediğini tanımlayın

Uzun onay süreleri çalışanları hayal kırıklığına uğratır ve geri ödemeleri geciktirir. Bu hedef, gider gönderiminden nihai onaya kadar geçen süreyi önemli ölçüde kısaltmayı, çalışan memnuniyetini ve nakit akışını iyileştirmeyi amaçlar. Daha hızlı onaylar, çalışanların daha hızlı geri ödeme alması, moralin yükselmesi ve sorguların azalması anlamına gelir.
ProcessMind, Expensify'daki onay workflow'larını analiz eder, belirli darboğazları, gereksiz adımları veya düşük performanslı onaycıları belirler. Gecikmelerin en sık nerede meydana geldiğini kesin olarak tespit edebilir, bu da onay akışlarını yeniden yapılandırmanıza, otomasyonu tanıtmanıza veya kaynak tahsisini optimize ederek, örneğin ortalama onay süresinde %30 azalma gibi sonuçlar elde etmenize olanak tanır.

Yüksek ret oranları, politika anlayışı, gönderim kalitesi veya onay kriterleriyle ilgili sorunları gösterir. Reddetmeleri azaltmak, hem yeniden göndermek zorunda kalan çalışanlar hem de yeniden incelemek zorunda kalan finans ekipleri için zaman kazandırır. Bu, verimliliği artırır ve başlangıçtan itibaren politika uyumunu sağlar.
ProcessMind, Expensify içindeki reddetmelerin temel nedenlerini, örneğin yaygın politika ihlallerini, eksik bilgileri veya yüksek ret eğilimli belirli onaycıları ortaya çıkarır. Ortak ret yollarını görselleştirerek, hedeflenmiş eğitim uygulayabilir, gönderim yönergelerini iyileştirebilir veya politika kurallarını ayarlayarak ret oranlarını %40'a kadar düşürebilirsiniz.

Uyumluluk eksikliği finansal risklere, denetim sorunlarına ve tutarsız harcamalara yol açabilir. Bu hedef, tüm masraf bildirimlerinde şirket harcama politikalarını titizlikle uygulayarak potansiyel dolandırıcılığı azaltmayı ve finansal bütünlüğü korumayı amaçlamaktadır. Tutarlı uyumluluk güveni artırır ve denetim risklerini azaltır.
ProcessMind, Expensify masraf raporlarında fiili süreç yürütmesini önceden tanımlanmış kurallarla karşılaştırarak politika sapmalarını ve uyumluluk boşluklarını otomatik olarak tespit eder. Belirli uyumsuzluk örneklerini vurgulayarak proaktif müdahaleye, politika ayarlamalarına ve hedefli uygulamaya olanak tanır ve politika ihlallerini potansiyel olarak %25 oranında azaltabilir.

Zamanında geri ödemeler, çalışan memnuniyeti ve finansal refah için hayati öneme sahiptir. Bu hedef, nihai onaydan gerçek ödemeye kadar geçen süreyi azaltmayı, çalışanların fonlarını derhal almasını sağlamayı amaçlar. Daha hızlı ödemeler çalışan deneyimini geliştirir ve idari yükü azaltır.
ProcessMind, Expensify'da tüm geri ödeme yaşam döngüsünü, onaydan ödeme yürütmeye kadar izler. Finans incelemesi veya ödeme planlama adımlarındaki gecikmeleri belirleyerek ödeme tetikleyicilerini otomatikleştirmek veya toplu işlemeyi optimize etmek için fırsatlar ortaya çıkarır ve ortalama geri ödeme süresini %20 oranında hızlandırır.

Genellikle hatalar veya eksik gönderimlerden kaynaklanan manuel yeniden işleme, çalışanlar ve finans personeli için değerli zamanı tüketir. Bu hedef, bu verimsizliklerin nedenlerini belirlemeyi ve ortadan kaldırmayı, kaynakları serbest bırakmayı ve genel süreç akışı kalitesini iyileştirmeyi amaçlar. Yeniden işlemeyi azaltmak, doğrudan maliyet tasarrufuna dönüşür.
ProcessMind, Expensify süreci içindeki tüm rework döngülerini ve tekrar eden aktiviteleri haritalandırır. Gider raporlarının revizyon için tam olarak nereye geri gönderildiğini ve nedenini kesin olarak belirleyerek, belirsiz talimatlar veya sistem yapılandırma sorunları gibi temel nedenleri ele almanızı sağlar, böylece yaygın hata kaynaklarını ortadan kaldırarak manuel rework'ü etkin bir şekilde azaltır.

Tüm masraf yönetimi sürecine dair net bir görünüm olmadan, verimsizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek zordur. Bu hedef, oluşturmadan muhasebeye kadar her adımın kapsamlı, şeffaf bir şekilde anlaşılmasını sağlar. Tam görünürlük, veriye dayalı karar almayı güçlendirir.
ProcessMind, Expensify'daki masraf raporlarının tam, gerçek süreç akışını otomatik olarak yeniden yapılandırır. Tüm yolları, sapmaları ve darboğazları görselleştirerek sürecin gerçekte nasıl işlediğine dair tarafsız bir görünüm sunar ve gizli verimsizlikleri ortaya çıkarmanıza ve tüm uçtan uca yolculuğu optimize etmenize olanak tanır.

Yüksek operasyonel maliyetler, bir şirketin kar marjını etkileyebilir. Bu hedef, her gider raporunu işleme maliyetini artıran verimsizlikleri belirlemeye ve ortadan kaldırmaya odaklanarak önemli tasarruflar sağlar. Süreçleri optimize etmek, finansal sağlığa doğrudan katkıda bulunur.
ProcessMind, süreç aktivitelerini ilişkili maliyetlerle ilişkilendirerek, gereksiz adımların, yeniden işleme veya uzayan döngü sürelerinin Expensify içindeki giderleri artırdığı alanları ortaya çıkarır. Bu maliyet sürücülerini belirleyerek, süreci kolaylaştırabilir ve maliyet tasarrufu önlemlerini uygulayabilir, rapor başına işleme maliyetlerini potansiyel olarak %15-20 oranında azaltabilirsiniz.

Gider politikalarının tutarsız uygulanması, adalet sorunlarına, uyumluluk risklerine ve kafa karışıklığına yol açabilir. Bu hedef, tüm gider raporlarının tek tip, açıkça tanımlanmış standartlara göre incelenmesini ve işlenmesini sağlamayı, tutarlılık ve öngörülebilirlik oluşturmayı amaçlar.
ProcessMind, Expensify'da farklı departmanlar, onaycılar veya gider kategorileri arasındaki onay yolları ve ret nedenlerindeki varyasyonları analiz eder. Politikaların tutarsız bir şekilde yorumlandığı veya uygulandığı yerleri vurgulayarak, yönergeleri iyileştirmenizi, kontrolleri otomatikleştirmenizi ve tek tip uygulamayı sağlamanızı mümkün kılar, tutarlılığı %30 oranında iyileştirir.

Onaylayanlar arasındaki düzensiz iş yükü, darboğazlar yaratabilir, bazıları için tükenmişliğe, diğerleri için ise boşta kalma süresine neden olabilir ve onay hızını etkiler. Bu hedef, masraf raporlarının onaylayanlar arasında dengeli dağıtımını sağlayarak kaynakların verimli kullanımını ve daha hızlı genel işlemeyi hedeflemektedir.
ProcessMind, Expensify içinde bireysel onaylayan performansına ve iş yüküne ilişkin içgörüler sunarak aşırı yüklenmiş veya yeterince kullanılmayan onaylayanları belirler. Onay atamalarını yeniden yapılandırmanıza, yük dengeleme kuralları uygulamanıza veya eğitim önermenize olanak tanıyarak daha verimli ve adil bir görev dağılımına yol açar.

Masraf raporlarının iç veya dış denetimlerine hazırlanmak manuel ve zaman alıcı bir görev olabilir. Bu hedef, denetim hazırlık sürecini basitleştirmeyi ve hızlandırmayı, gereken çaba ve kaynakları azaltmayı amaçlamaktadır. Daha hızlı denetim hazırlığı değerli kaynaklardan tasarruf sağlar ve kesintiyi en aza indirir.
ProcessMind, Expensify masraf raporunda yapılan her eylemin, zaman damgaları ve aktörler dahil olmak üzere şeffaf, değiştirilemez bir kaydını sunar. Bu otomatik olarak oluşturulan denetim izi, uyumluluk kontrollerini basitleştirir ve denetçiler için dokümantasyon ve kanıt derlemek için gereken manuel çabayı büyük ölçüde azaltarak hazırlık süresini %50'ye kadar kısaltır.

Gider yönetimi sürecinden çalışan memnuniyeti, moral ve üretkenlik için hayati öneme sahiptir. Bu hedef, giderleri gönderme ve geri ödeme alma genel deneyimini iyileştirmeyi, gecikmeler veya reddedilmeler gibi sorunlu noktaları ele almayı amaçlar. Daha yüksek memnuniyet, olumlu bir işyeri kültürüne katkıda bulunur.
ProcessMind, uzayan geri ödeme süreleri veya sık reddedilmeler gibi süreç verimsizliklerinin etkisini belirlemeye ve nicel olarak ölçmeye yardımcı olur, bunlar doğrudan Expensify'dan çalışan memnuniyetini etkiler. Onay gecikmelerini %25 azaltmak gibi bu kritik temas noktalarını optimize ederek, çalışan deneyimi metriklerini doğrudan iyileştirebilirsiniz.

Yanlış gider dataları, hatalı finansal raporlamaya, denetim farklılıklarına ve kötü karar alma süreçlerine yol açabilir. Bu hedef, tüm giderle ilgili bilgilerin doğruluğunu ve eksiksizliğini artırmaya odaklanarak finansal analiz için güvenilir datalar sağlar. Yüksek data kalitesi, sağlam finansal yönetim için temeldir.
ProcessMind, kategori etiketlemede tutarsızlıklar veya Expensify gönderimlerinde sıklıkla gözden kaçan eksik bilgi noktaları gibi data hatalarına yol açan kalıpları belirleyebilir. Data kalitesi sorunlarının nerede ve neden ortaya çıktığını vurgulayarak, daha temiz, daha güvenilir data girişleri sağlamak için hedeflenmiş müdahaleleri ve sistem iyileştirmelerini mümkün kılar.

Masraf Yönetimi İçin 6 Adımlı İyileştirme Yolu

1

Şablonu İndir
2

Verilerinizi Dışa Aktarın
3

Veri Setinizi Yükleyin
4

Sürecinizi Analiz Edin
5

İyileştirmeleri Uygula
6

Sürecinizi İzleyin
1

Şablonu İndir

Ne yapmalı

Expensify'ın tipik veri yapısıyla uyumlu olduğundan emin olmak için Masraf Yönetimi verileri için özel olarak tasarlanmış ProcessMind Excel şablonunu edinin.

Veri Şablonu Rehberini Görüntüle Şablonu İndir
Neden önemli

Doğru şablonu kullanmak, veri hazırlığını basitleştirir, Expensify verilerinizi sorunsuz analiz için ayıklamayı ve formatlamayı kolaylaştırır.

Beklenen sonuç

Expensify gider raporu verilerinizi almaya hazır, ProcessMind ile uyumluluğu sağlayan yapılandırılmış bir Excel şablonu.

NE KAZANACAKSINIZ?

Expensify Masraf Yönetimindeki Gizli İçgörüleri Ortaya Çıkarın

ProcessMind, tüm Expensify masraf iş akışınızı görselleştirerek ham verileri net, eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürür. Gecikmelerin tam olarak nerede meydana geldiğini ve daha hızlı geri ödemeler ile uyumluluk için nasıl optimize edeceğinizi keşfedin.
  • Expensify masraf yolculuğunuzu baştan sona görselleştirin
  • Kesin onay darboğazlarını ve gecikmeleri belirleyin
  • Politika ihlallerini ve uyumluluk risklerini tespit edin
  • Geri ödemeleri düzene sokun ve operasyonel maliyetleri azaltın
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEKLENEN SONUÇLAR

Masraf Yönetiminde Neler Başarabilirsiniz

Bu sonuçlar, kuruluşların Masraf Yönetimi süreçlerine Process Mining uygulayarak elde ettikleri tipik iyileştirmeleri vurgulamaktadır. Expensify gibi sistemlerden gelen verileri analiz ederek, Process Mining darboğazları ve verimsizlikleri ortaya çıkarmaya yardımcı olur ve önemli operasyonel iyileştirmelere yol açar.

0 %
Daha Hızlı Gider Döngüsü Süresi

Toplam işleme süresinde ortalama azalma

Tüm masraf yönetimi sürecinizi, gönderimden geri ödemeye kadar, darboğazları belirleyip ortadan kaldırarak önemli zaman tasarrufu sağlamak üzere düzene sokun.
0 %
Azaltılmış Yeniden İşleme Maliyetleri

Manuel yeniden işleme çabalarında azalma

Gider raporlarını revizyon için geri göndermenin maliyetli döngüsünü en aza indirin. Process Mining, rework'ün temel nedenlerini ortaya çıkararak daha fazla first-pass onayları ve daha düşük operasyonel giderler sağlar.
0 %
Geliştirilmiş Politika Uyumluluğu

Tespit Edilen Politika İhlallerinde Azalma

Politikaya uygun olmayan masraf bildirimlerini proaktif olarak tespit edin ve ele alın. Process Mining, masraf politikalarının tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlayarak denetim risklerini ve finansal tutarsızlıkları azaltır.
0 days
Daha Hızlı Geri Ödemeler

Daha hızlı çalışan ödeme teslim süresi

Geri ödeme ödemelerini önemli ölçüde hızlandırarak çalışan memnuniyetini ve güvenini artırın. Finans onayı ile gerçek geri ödeme yürütme arasındaki gecikmeleri belirleyin ve optimize edin.
0 %
Daha Düşük Ret Oranı

Yönetici ve finans redlerinde azalma

Yöneticiler ve finans tarafından reddedilen masraf raporlarının sayısını azaltarak gönderim kalitesini ve genel süreç verimliliğini artırın. Bu, gecikmeleri en aza indirir ve tüm taraflar için hayal kırıklığını azaltır.

Sonuçlar süreç karmaşıklığına, mevcut verimsizliklere ve veri kalitesine göre değişir. Bu rakamlar, çeşitli uygulamalarda gözlemlenen yaygın iyileştirmeleri temsil etmektedir.

Önerilen Veriler

En önemli nitelikler ve aktivitelerle başlayın, ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Event log'lara yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log'u nasıl oluşturulur.

Öznitelikler

Analiz için yakalanacak temel veri noktaları

Gönderimden geri ödemeye kadar tüm ilgili faaliyetleri gruplandıran, bir masraf raporu için benzersiz tanımlayıcı.

Neden önemli

İlgili tüm event'lerin tek bir process instance'ında toplanmasını sağlar, bu da herhangi bir Process Mining analizinin temelini oluşturur.

Bir masraf raporu için belirli bir zamanda gerçekleşen iş olayının adı.

Neden önemli

Bu öznitelik, süreç haritasındaki adımları tanımlar, böylece süreç akışını, varyasyonları ve yeniden işleme döngülerini görselleştirmeyi ve analiz etmeyi mümkün kılar.

Bir masraf raporu için belirli bir faaliyet veya olayın ne zaman gerçekleştiğini gösteren zaman damgası.

Neden önemli

Zaman damgaları, döngü sürelerini hesaplama, darboğazları belirleme ve süreç performansını izleme dahil olmak üzere tüm zaman tabanlı analizler için esastır.

Masraf raporunun toplam parasal değeri.

Neden önemli

Yüksek değerli gider raporlarının analizini sağlar, harcama eğilimlerini belirlemeye yardımcı olur ve finansal ve uyumluluk Dashboard'ları için kritik öneme sahiptir.

Masraf raporunu onaylamaktan veya reddetmekten sorumlu kullanıcının adı veya kimliği.

Neden önemli

Bu öznitelik, onay darboğazlarını, iş yükü dağılımını ve onaylayana özgü ret oranlarını analiz etmek için anahtardır.

Masraf raporunu oluşturan ve gönderen çalışan.

Neden önemli

Süreç performansının çalışanın bakış açısından analiz edilmesini sağlar, sık sorunlar veya gecikmeler yaşayan grupların belirlenmesine yardımcı olur.

Gönderenin ait olduğu iş birimi veya departmanı.

Neden önemli

Farklı iş birimleri arasında süreç performansını ve uyumluluğu karşılaştırmak için güçlü detaylı analizler sağlar.

Raporun bir politika ihlali nedeniyle işaretlendiği durumda doğru olan bir boolean gösterge.

Neden önemli

Politika uyumluluğunu doğrudan ölçer ve ek inceleme gerektiren raporları belirlemeye yardımcı olur, bu da uyumluluk Dashboard'ları için önemli bir girdidir.

Aktiviteler

İzlenecek ve optimize edilecek süreç adımları

Bir çalışan tarafından yeni bir gider raporunun başlatılmasını işaretler. Bu, genellikle rapor Expensify'da ilk kaydedildiğinde bir creation timestamp'i ile açık bir event olarak yakalanır.

Neden önemli

Bu faaliyet, tüm süreç analizleri için başlangıç noktasıdır ve oluşturmadan geri ödemeye kadar toplam döngü süresini ölçmek için çok önemlidir.

Çalışan, onay iş akışının başlaması için tamamlanmış masraf raporunu resmi olarak gönderir. Bu, veri girişinden inceleme sürecine önemli bir geçiştir ve genellikle bir durum değişikliği ve gönderim zaman damgasıyla yakalanır.

Neden önemli

Bu faaliyet, onay döngüsünü tetikleyen kritik bir dönüm noktasıdır. Yönetici ve finans inceleme sürelerini ölçmek için başlangıç noktası olarak hizmet eder.

Doğrudan yönetici veya birinci düzey onaylayıcı, masraf raporunu incelemiş ve onaylamıştır. Bu olay, onaylayanın eylemini ve zaman damgasını kaydeden onay iş akışı günlüğünden yakalanır.

Neden önemli

Onay sürecinde kritik bir dönüm noktası. Gönderimden bu olaya kadar geçen sürenin analiz edilmesi, yöneticiyle ilgili darboğazları belirlemeye ve Yönetici Onay Döngüsü Süresi KPI'sını ölçmeye yardımcı olur.

Bir onaycı, yönetici veya finans bölümünden, raporu düzeltme veya daha fazla bilgi için çalışana geri gönderir. Bu, genellikle 'İşlemde' durumundan sonra 'Açık' durumuna yapılan bir değişiklikten çıkarılır.

Neden önemli

Bu faaliyet, büyük bir verimsizlik kaynağı olan yeniden işlemeyi temsil eder. Bunu izlemek, yeniden işleme döngülerini nicelleştirmeye, Yeniden İşleme Oranı KPI'sını ölçmeye ve temel nedenleri belirlemeye yardımcı olur.

Finans departmanı veya son onaylayan, masraf raporunu incelemiş ve nihai onayını vermiştir. Bu eylem, iş akışı geçmişine kaydedilir ve genellikle rapor durumunu 'Onaylandı' olarak değiştirir.

Neden önemli

Bu, geri ödemeden önceki son onay kapısıdır. Bu adım için harcanan süre, genel döngü süresi ve Ortalama Geri Ödeme Süresi KPI'sı için kritiktir.

Ödeme, çalışana başarıyla gönderildi ve sürecin geri ödeme kısmı tamamlandı. Bu, ödeme işleme günlüklerinden veya Expensify'daki son bir durum güncellemesinden yakalanır.

Neden önemli

Bu, çalışan odaklı döngü sürelerini ölçmek için kilit bir bitiş noktasıdır. Ortalama Masraf Raporu Döngü Süresi ve Ortalama Geri Ödeme Süresi KPI'ları için kritiktir.

Masraf raporu, geri ödeme ve muhasebe senkronizasyonu dahil tüm işlemler tamamlandıktan sonra sistemde resmi olarak kapatılır. Bu olay genellikle 'Kapalı' gibi son, nihai bir durumdan çıkarılır.

Neden önemli

Süreç için, geri ödemeden ayrı, son muhasebe ve arşivleme adımlarını analiz etmek için faydalı olan kesin bir bitiş noktası sağlar.

SSS

Sıkça sorulan sorular

Process Mining, Expensify verilerinizi analiz ederek gerçek masraf raporu yolculuğunuzun objektif, veriye dayalı bir haritasını oluşturur. Sürecinizi engelleyen gizli darboğazları, uyumluluk sapmalarını ve verimsizlikleri ortaya çıkarır. Bu sayede onay döngülerini hızlandırabilir, retleri azaltabilir ve kaynak tahsisini optimize edebilirsiniz.

Process Mining, Expensify içindeki yavaş onay döngülerinin, sık masraf raporu retlerinin ve tutarsız politika uygulamasının temel nedenlerini belirleyebilir. Ayrıca gecikmeli çalışan geri ödemelerinin, aşırı manuel yeniden işleme ve yüksek operasyonel maliyetlerin kaynaklarını belirlemeye yardımcı olur. Gerçek süreci görselleştirerek, iyileştirme çabalarını nereye odaklayacağınız konusunda netlik kazanırsınız.

Başlamak için, öncelikle Expensify'dan bir masraf raporunun attığı her adımı yakalayan olay günlüğü verilerine ihtiyacınız var. Bu, 'Masraf Raporu Kimliği'ni vaka tanımlayıcısı olarak, "Gönderildi" veya "Onaylandı" gibi etkinlik adlarını ve her etkinlik için kesin zaman damgalarını içerir. Onaylayan, tutar veya politika ihlalleri gibi ek öznitelikler analizi daha da zenginleştirebilir.

Uçtan uca masraf sürecinizin net, veriye dayalı bir görselleştirmesini bekleyebilirsiniz; bu da tüm gerçek süreç varyasyonlarını ortaya çıkarır. Bu, darboğazlara, uyumluluk boşluklarına ve manuel yeniden işleme alanlarına ilişkin nicelleştirilmiş içgörüler sağlar. Nihayetinde, onayları hızlandırmak, retleri en aza indirmek, operasyonel maliyetleri azaltmak ve çalışan memnuniyetini artırmak için eyleme geçirilebilir öneriler elde edersiniz.

Data extraction işlemi genellikle Expensify'ın yerleşik raporlama özelliklerini veya API'sini kullanmayı içerir. Amaç, tüm gider raporu event'lerinin kapsamlı bir geçmiş kaydını elde etmektir. Process Mining tedarikçiniz, bu veri toplama sürecini kolaylaştırmak için genellikle özel rehberlik veya konektörler sağlayabilir.

Hayır, Process Mining invaziv olmayan bir analitik tekniktir. Sadece Expensify'dan dışa aktarılmış geçmiş veriler üzerinde çalışır. Bu, canlı operasyonel sisteminizle veya kullanıcı iş akışlarınızla etkileşime girmeden veya bunları bozmadan geçmiş olayları analiz ettiği anlamına gelir.

İlk süreç görselleştirmeleri ve darboğaz belirleme, başarılı data alımı ve modellemeden sonra genellikle birkaç hafta içinde elde edilebilir. Azaltılmış onay süreleri gibi ölçülebilir iyileştirmeleri gerçekleştirmek, genellikle analiz, süreç değişiklikleri ve sonraki birkaç ay boyunca izleme şeklinde yinelemeli bir yaklaşım gerektirir. Kesin zaman çizelgesi, mevcut sürecinizin karmaşıklığına ve iyileştirmelerin kapsamına bağlıdır.

İlk veri çekimi ve kurulum için bazı teknik yeterlilik yardımcı olsa da, birçok modern Process Mining platformu iş kullanıcıları için tasarlanmıştır. Analiz için sezgisel arayüzler sunarak iş analistlerinize veya süreç sahiplerinize doğrudan içgörüler kazanma imkanı tanır. Sürekli destek ve eğitim genellikle satıcılardan sağlanır.

Temel teknik gereksinim, genellikle raporlar veya API aracılığıyla, CSV veya bir veritabanı tablosu gibi yapılandırılmış bir formatta Expensify olay verilerinize güvenilir erişimdir. Ayrıca bu verileri almak, modellemek ve analiz etmek için bir Process Mining yazılım platformuna ihtiyacınız olacaktır. Bu platform bulut tabanlı olabilir veya kendi altyapınıza kurulabilir.

Masraf Yönetimini Optimize Edin: Ücretsiz Denemenizi Bugün Başlatın

Expensify masraflarını düzene sokun, döngü süresini %30 azaltın ve memnuniyeti artırın.

Ücretsiz Denemenizi Başlatın

Kredi kartı gerekmez, bugün optimize etmeye başlayın.