> Sürekli süreç iyileştirme > Masraf yönetimi > Expensify

Masraf yönetiminizi iyileştirin

Expensify masraf yönetimini iyileştirmek için 6 adımlı rehberiniz.
Masraf yönetiminizi iyileştirin
Masraf yönetimi
Expensify

Bir süreç seçin

Bağlı çalışma alanınızda çalışmaya devam etmek için bir süreç seçin.

Kullanılabilir süreçler
Genel süreç 1 Alacaklar muhasebesi 7 Borçlar Muhasebesi Fatura İşleme 7 Borçlar Muhasebesi ödeme işlemleri 7 Bordro işlemleri 7 Çalışan işe alıştırma 6 Değişiklik yönetimi 6 Depo Yönetimi 6 Envanter yönetimi 7 Gelir döngüsü yönetimi 6 Hasar dosyası işlemleri 6 Hasta yolculuğu 6 Hizmet talebi yönetimi 7 İade ve geri ödeme işlemleri 7 İşe alım ve yetenek kazanımı 6 İşe Alımdan Emekliliğe - çalışan yaşam döngüsü 8 İşe Alımdan Emekliliğe - Pozisyon yönetimi 4 Kalite yönetimi 6 Kayıttan Raporlamaya - Dönem Sonu Kapanış ve Mutabakat 7 Kayıttan Raporlamaya - yevmiye kaydı 7 Kredi Tahsis 6 Kredi yönetimi ve tahsilat 7 KYC müşteri işe alımı 6 Masraf yönetimi 6 Müşteri hizmetleri 7 Ödeme işlemleri 7 Olay yönetimi 6 Satın Almadan Ödemeye - Borçlar Muhasebesi Fatura İşleme 8 Satın Almadan Ödemeye - Satın alma siparişi 8 Satın Almadan Ödemeye - Talep 8 Satıştan Tahsilata 7 Siparişten Tahsilata - Faturalandırma ve fatura düzenleme 8 Siparişten Tahsilata - Satış siparişi işleme 8 Sorun yönetimi 6 Sözleşme yönetimi 6 Taşıma Yönetimi 6 Tedarik zinciri yönetimi 7 Üretim planlama 6 Varlık bakımı 6 Yazılım geliştirme yaşam döngüsü 6
Kullanılabilir sistemler
Zorluklar(10)Hedefler(12)6 adımÖnizlemeSonuçlarVeriSSS(4)

Daha hızlı geri ödemeler için Expensify masraf yönetimini iyileştirin

Masraf yönetimi süreçlerinde sıkça onay gecikmeleri, politikalara uyumsuzluk ve gereksiz yeniden çalışma gibi sorunlar görülür. Platformumuz, bu darboğazları ve verimsizlikleri belirleyerek temel nedenleri açıkça görmenizi sağlar. Böylece veriye dayalı iyileştirmeler yapabilir, operasyonları kolaylaştırabilir, maliyetleri düşürebilir ve çalışan memnuniyetini artırabilirsiniz.

Önceden yapılandırılmış veri Templateimizi indirin, yaygın sorunları ele alın ve verimlilik hedeflerinize ulaşın. Operasyonlarınızı iyileştirmek için altı adımlı iyileştirme planımızı izleyin ve Veri Templatei rehberine başvurun.

Ayrıntılı açıklamayı gösterin

Masraf yönetimini iyileştirmek neden önemlidir?

Expensify gibi gelişmiş sistemler kullanılsa bile masrafları etkili biçimde yönetmek zor olabilir. Gerçek süreç akışınızı net biçimde göremediğinizde verimsizlikler gözden kaçabilir; bu da operasyonel maliyetleri artırır, geri ödemeleri geciktirir ve çalışan memnuniyetini düşürür. Çalışanların paralarını haftalarca beklediğini, finans ekiplerinin ise onayları takip etmek veya hataları düzeltmek için saatler harcadığını düşünün. Bu sorunlar yalnızca bütçenizi zorlamakla kalmaz, kuruluş genelindeki motivasyonu ve verimliliği de etkiler. Masraf yönetimini iyileştirmek için adım atmak, yalnızca finansal bir işi kolaylaştırmak değildir; şirketinizin verimliliğine, uyumluluğuna ve çalışanların güvenine yatırım yapmaktır. Masraf yönetimini nasıl iyileştireceğinizi anlamak, stratejik bir öncelik haline gelir.

Process Mining masraf süreçlerine ilişkin içgörüleri nasıl ortaya çıkarır?

Process Mining, masraf yönetimini iyileştirmek için veriye dayalı, farklı bir yaklaşım sunar. Varsayımlara veya kişisel gözlemlere dayanmak yerine Expensify sisteminizden ve entegre finans platformlarından alınan Event Log verilerini kullanarak her masraf raporunun gerçek akışını yeniden oluşturur. Bu analiz yöntemi, masraf raporlarının oluşturulmasından geri ödeme ve muhasebe işlemlerinin tamamlanmasına kadar tüm süreci görselleştirir. Darboğazların nerede oluştuğunu belirleyebilir, her etkinliğin gerçek çevrim süresini ölçebilir ve hedeflenen süreçten sapmaları ortaya çıkarabilirsiniz. Örneğin Process Mining, bazı yöneticilerin onayları sürekli geciktirip geciktirmediğini, belirli masraf kategorilerinin daha fazla düzeltmeye yol açıp açmadığını veya bazı politika kontrollerinin beklenmedik gecikmelere neden olup olmadığını gösterebilir. Operasyon verilerinizi ayrıntılı inceleyerek elde edeceğiniz bu içgörüler, elle yapılan denetimlerin veya geleneksel raporlamanın sunamayacağı ayrıntıları ortaya çıkarır.

Masraf sürecini iyileştirmek için temel alanlar

Expensify masraf yönetiminizde Process Mining kullanarak iyileştirme fırsatlarını şu alanlarda belirleyebilirsiniz:

  • Onay iş akışını kolaylaştırma: Önemli gecikmelere yol açan onaylayanları veya onay aşamalarını belirleyin. Paralel onayların gerçekten paralel ilerleyip ilerlemediğini, sıralı adımların çevrim sürelerini gereksiz yere uzatıp uzatmadığını inceleyin. Böylece masraf yönetimi çevrim süresini doğrudan azaltabilirsiniz.
  • Politikalara uyumu sağlama: Sık görülen politika ihlallerini ve bunların en çok hangi aşamalarda ortaya çıktığını veya tespit edildiğini belirleyin. Bu bilgiler, uyumluluğu proaktif biçimde artırmak için hedefli eğitimler veya sistem kurallarında düzenlemeler yapmanızı sağlar.
  • Geri ödeme verimliliği: Onay ile geri ödemenin gerçekleşmesi arasındaki devir teslimi analiz edin. Gecikmelerin zamanlama, ödeme işlemleri veya muhasebe mutabakatı aşamalarında oluşup oluşmadığını belirleyin.
  • Kaynak dağılımı: Masraf sürecinde görev alan finans ve yönetim ekiplerinin iş yükü dağılımını inceleyerek kaynak planlamasını ve iş yükü dengesini iyileştirin.
  • Süreç otomasyonu fırsatları: Otomatikleştirilebilecek veya basitleştirilebilecek tekrarlı manuel işleri ve sık yaşanan yeniden çalışma döngülerini belirleyerek çalışanların zamanını boşa harcamayın.

İyileştirmeden beklenen sonuçlar

Masraf yönetimi sürecinizi Process Mining ile proaktif biçimde iyileştirmek, ölçülebilir ve anlamlı faydalar sağlar:

  • Daha hızlı geri ödemeler: Masraf başvurusundan geri ödemeye kadar geçen toplam çevrim süresini önemli ölçüde kısaltarak çalışan memnuniyetini ve nakit akışı yönetimini iyileştirin.
  • Daha düşük operasyonel maliyetler: Manuel hataları ve sürekli takip ihtiyacını azaltın; masraf yönetimiyle ilgili idari yükü hafifletin.
  • Daha iyi uyumluluk: Şirket masraf politikalarına tutarlı biçimde uyulmasını sağlayarak finansal riskleri azaltın ve denetimleri kolaylaştırın.
  • Daha yüksek çalışan memnuniyeti: Akıcı, öngörülebilir ve hızlı bir geri ödeme süreci, çalışanların motivasyonunu ve kuruluşun idari işlevlerine duyduğu güveni artırır.
  • Daha iyi finansal kontrol: Harcama örüntülerini ve süreç performansını daha şeffaf biçimde izleyerek bütçeleme ve tahminlerin doğruluğunu artırın.

Process Mining sayesinde Expensify’ı yalnızca masrafları yönetmek için kullanmakla kalmaz, masraf yönetiminin tüm akışını da iyileştirebilirsiniz.

Expensify süreç iyileştirmesine başlayın

İyileştirme çalışmalarına mevcut durumunuzu anlayarak başlayın. Bu rehber, Expensify verilerinizi analiz etmeniz ve masraf yönetimi sürecinizdeki gizli verimsizlikleri ortaya çıkarmanız için gerekli çerçeveyi ve araçları sunar. Veriye dayalı bir yaklaşım benimseyerek somut iyileştirmeler sağlayacak bilinçli kararlar alabilirsiniz. Sürecinizi bugün incelemeye başlayın; masraf yönetiminizin ne kadar verimli ve uyumlu hale gelebileceğini keşfedin.

Masraf yönetimi Masraf onayı Geri ödeme süreci Uyumluluk kontrolleri Finans departmanı Çalışan masrafları Maliyet kontrolü İş akışını iyileştirme Seyahat masrafları Masraf raporlama T&E

Yaygın sorunlar ve zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Yönetici veya finans onayındaki gecikmeler, masraflarının geri ödenmesini bekleyen çalışanları hayal kırıklığına uğratır. Bu durum çalışan memnuniyetini düşürür ve Masraf Yönetimi sürecinde işletme sermayesini gereksiz yere bağlar. ProcessMind, Expensify içindeki Masraf Yönetimi sürecini baştan sona analiz eder, tüm onay yollarını haritalar ve darboğazların nerede oluştuğunu belirleyerek çevrim sürelerine etkisini ölçer. Sık sık gecikmeye yol açan adımları veya onaylayanları gösterir; böylece iş akışlarını iyileştirmek ve çalışan deneyimini geliştirmek için hedefli müdahalelerde bulunabilirsiniz.

Çalışanların masraf raporları sık sık reddedilir. Bu da yeniden çalışmaya ve işlem sürelerinin uzamasına yol açar. Expensify Masraf Yönetimi sisteminde eksik bilgi, politikalara uyulmaması veya başvuru yönergelerinin net olmaması bu duruma neden olabilir. ProcessMind, masraf sürecindeki tüm yeniden çalışma döngülerini ve ret noktalarını görselleştirerek retlerin temel nedenlerini ortaya çıkarır. Reddedilen raporlarla ilişkili kategori veya başvuru sahibi gibi öznitelikleri analiz ederek politikaların daha iyi anlatılması ya da eğitim verilmesi gereken alanları belirlemenize yardımcı olur. Böylece manuel iş yükünü azaltıp onay sürecini hızlandırabilirsiniz.

Kuruluşlar, politikaları olsa bile bunları tutarlı biçimde uygulamakta zorlanabilir ve politikalara uymayan masraflar onaylanabilir. Expensify kullanan şirketlerde bu durum finansal risk, olası denetim sorunları ve departmanlar arasında tutarsız harcama alışkanlıkları doğurur. ProcessMind, 'Policy Violation Flag' özniteliğini ve gerçek süreç akışlarını kullanarak Masraf Yönetimi politikasından sapmaları ortaya çıkarır. Politika kontrollerinin atlandığı veya kurallara uymayan raporların yine de onaylandığı durumları gösterir. Böylece uygulamayı iyileştirebilir ve finansal riskleri azaltabilirsiniz.

Çalışanlar masraflarının geri ödenmesi için uzun süre bekleyebilir. Bu durum memnuniyetsizliğe ve kişisel nakit akışı sorunlarına yol açar. Gecikmeler çoğu zaman Masraf Yönetimi sürecinin son aşamalarındaki verimsizliklerden, örneğin Expensify gibi sistemlerdeki finans incelemesi, ödeme planlaması ve ödeme işlemlerinden kaynaklanır. ProcessMind, geri ödeme sürecini 'Reimbursement Scheduled' adımından 'Reimbursement Executed' ve 'Accounting Posted' adımlarına kadar izler. Bu önemli adımlardaki gecikmeleri belirleyerek ödemelerin zamanında yapılması ve çalışanların finansal refahının iyileştirilmesi için süreci hızlandırabileceğiniz noktaları gösterir.

Finans ekipleri ve çalışanlar, hataları elle düzeltmek veya masraf raporları için ek bilgi istemek üzere önemli ölçüde zaman ve kaynak harcar. Bu yoğun yeniden çalışma, operasyon maliyetlerini artırır ve çalışanların Expensify Masraf Yönetimi sisteminde daha fazla değer yaratacak işlere ayırabileceği zamanı azaltır. ProcessMind, ilk gönderimden sonra 'Expense Report Sent Back for Revision' ve 'Receipts Attached' adımlarının gerçekleştiği tüm durumları haritalar, yeniden çalışmanın hacmini ve nedenlerini ölçer. En çok hataya yol açan süreç adımlarını veya veri giriş noktalarını belirlemenize yardımcı olur; böylece hedefli otomasyon uygulayabilir veya süreci basitleştirebilirsiniz.

Paydaşlar, masraf raporlarının gönderimden geri ödemeye kadar nasıl ilerlediğini net biçimde göremediğinden verimsizlikleri belirlemekte zorlanır. Expensify Masraf Yönetimi ortamındaki bu belirsizlik, etkili karar almayı ve iyileştirme çalışmalarını güçleştirir. ProcessMind, Masraf Yönetimi sürecinin tamamını yeniden oluşturarak her masraf raporunun izlediği yolu veriye dayalı ve tarafsız biçimde görselleştirir. Bu bütünsel görünüm, süreçteki gerçek farklılıkları, gizli darboğazları ve uyumluluk açıklarını ortaya çıkarır; ekiplerin bilinçli iyileştirmeler yapmasına yardımcı olur.

Her masraf raporunun işlem maliyeti beklenenden yüksek olabilir; bu da finans departmanının bütçesini ve kaynak dağılımını etkiler. Expensify Masraf Yönetimi sürecindeki verimsiz iş akışları, aşırı manuel müdahale veya uzun çevrim süreleri bu maliyetleri artırabilir. ProcessMind, çevrim süreleri ve yeniden çalışma oranları gibi süreç performans metriklerini operasyon maliyetleriyle ilişkilendirir. Maliyetli sapmaları ve verimsiz yolları belirleyerek kaynak kullanımını iyileştirmenize ve Masraf Yönetimi sürecini sadeleştirerek rapor başına işlem giderlerini azaltmanıza yardımcı olur.

Masraf politikaları farklı departmanlarda veya onaylayanlar tarafından farklı biçimlerde uygulanabilir. Bu durum adalet sorunlarına ve uyumluluk risklerinin yoğunlaştığı alanlara yol açar. Tutarsızlık, Expensify içindeki Masraf Yönetimi sisteminin güvenilirliğini zedeler; çalışan şikâyetlerine veya denetim bulgularına neden olabilir. ProcessMind, 'Employee Department' ve 'Approver' özniteliklerine göre onay kararlarını ve politika kontrolü sonuçlarını analiz eder. Kuruluşun farklı bölümlerindeki onay örüntülerini ve ret nedenlerini göstererek politikaların standart biçimde uygulanmasına ve yönergelerin netleştirilmesine yardımcı olur.

Bazı yöneticiler veya finans çalışanları masraf onaylarıyla aşırı yük altındayken diğerlerinin iş yükü daha hafif olabilir. Bu dengesizlik gecikmelere ve tükenmişliğe yol açabilir. Ayrıca Expensify Masraf Yönetimi onay yapısının verimliliğini ve adilliğini etkiler. ProcessMind, her 'Approver' için iş yükünü, ele aldığı masraf raporlarının hacmini ve karmaşıklığını analiz ederek belirler. Aşırı yüklenen onaylayanların yarattığı darboğazları görselleştirir; iş yükünü dengeleme veya onay hiyerarşisini düzenleme konusunda yol göstererek işlem hacmini artırmanıza yardımcı olur.

Masraf raporlarına yönelik iç veya dış denetimlere hazırlanmak, verileri elle bulup doğrulamayı gerektiren, zaman alan ve yoğun emek isteyen bir iştir. Expensify’da kolayca erişilebilen, kapsamlı süreç verilerinin bulunmaması finans ekiplerinin iş yükünü artırır ve son dakika telaşına yol açabilir. ProcessMind, her masraf raporu için 'Expense Report Created' adımından 'Accounting Posted' adımına kadar eksiksiz ve değiştirilemez bir denetim izi sunar. Her masrafla ilgili tüm etkinlikleri, kararları ve politika kontrollerini kolayca görüntüleyerek denetim hazırlığı için gereken zamanı ve emeği önemli ölçüde azaltır, uyumluluğu destekler.

Tipik hedefler

Başarının sizin için ne anlama geldiğini tanımlayın

Uzun onay süreleri çalışanları hayal kırıklığına uğratır ve geri ödemeleri geciktirir. Bu hedef, masrafın gönderilmesinden son onaya kadar geçen süreyi önemli ölçüde kısaltarak çalışan memnuniyetini ve nakit akışını iyileştirmeyi amaçlar. Onayların hızlanması, çalışanların masraflarını daha çabuk geri almasını sağlar, motivasyonu artırır ve durum sorgularını azaltır.
ProcessMind, Expensify içindeki onay iş akışlarını analiz ederek belirli darboğazları, gereksiz adımları veya düşük performans gösteren onaylayanları belirler. Gecikmelerin en sık nerede yaşandığını gösterir. Böylece onay akışlarını yeniden düzenleyebilir, otomasyon uygulayabilir veya kaynak dağılımını iyileştirerek ortalama onay süresini örneğin %30 azaltabilirsiniz.

Yüksek ret oranları, politikaların yeterince anlaşılmadığını, başvuruların kalitesinin düşük olduğunu veya onay ölçütlerinin net olmadığını gösterebilir. Retleri azaltmak, raporları yeniden göndermek zorunda kalan çalışanların ve raporları tekrar inceleyen finans ekiplerinin zaman kazanmasını sağlar. Böylece verimlilik artar ve politikalara en baştan uyulur.
ProcessMind, Expensify içindeki retlerin temel nedenlerini, örneğin sık karşılaşılan politika ihlallerini, eksik bilgileri veya sık ret kararı veren belirli onaylayanları ortaya çıkarır. Yaygın ret yollarını görselleştirerek hedefli eğitimler düzenleyebilir, başvuru yönergelerini iyileştirebilir veya politika kurallarını güncelleyebilir ve ret oranlarını %40'a kadar düşürebilirsiniz.

Politikalara uyulmaması finansal risklere, denetim sorunlarına ve tutarsız harcamalara yol açabilir. Bu hedef, olası suistimalleri azaltmak ve finansal bütünlüğü korumak için şirketin masraf politikalarını tüm başvurularda titizlikle uygulamaya odaklanır. Tutarlı uyumluluk güven oluşturur ve denetim risklerini azaltır.
ProcessMind, gerçek süreç yürütümünü önceden belirlenmiş kurallarla karşılaştırarak Expensify masraf raporlarındaki politika sapmalarını ve uyumluluk açıklarını otomatik olarak tespit eder. Kurallara uyulmayan durumları gösterir; böylece önleyici müdahalelerde bulunabilir, politikaları güncelleyebilir ve uygulamayı hedefli biçimde iyileştirerek politika ihlallerini %25'e kadar azaltabilirsiniz.

Masrafların zamanında geri ödenmesi, çalışan memnuniyeti ve finansal refah açısından önemlidir. Bu hedef, son onaydan ödemenin yapılmasına kadar geçen süreyi kısaltarak çalışanların paralarını gecikmeden almasını amaçlar. Daha hızlı ödemeler çalışan deneyimini iyileştirir ve idari iş yükünü azaltır.
ProcessMind, Expensify içindeki geri ödeme sürecini onaydan ödemenin yapılmasına kadar izler. Finans incelemesi veya ödeme planlamasındaki gecikmeleri belirleyerek ödeme tetikleyicilerini otomatikleştirme ya da toplu ödeme işlemlerini iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkarır. Böylece ortalama geri ödeme süresi %20 kısalabilir.

Hatalardan veya eksik başvurulardan kaynaklanan manuel yeniden çalışma, çalışanların ve finans ekiplerinin değerli zamanını alır. Bu hedef, verimsizliğin nedenlerini belirleyip ortadan kaldırarak kaynakları serbest bırakmayı ve genel süreç akışının kalitesini artırmayı amaçlar. Yeniden çalışmanın azalması doğrudan maliyet tasarrufu sağlar.
ProcessMind, Expensify sürecindeki tüm yeniden çalışma döngülerini ve tekrarlanan etkinlikleri haritalar. Masraf raporlarının tam olarak nerede ve neden düzeltme için geri gönderildiğini belirler. Böylece net olmayan yönergeler veya sistem yapılandırması sorunları gibi temel nedenleri ele alarak yaygın hata kaynaklarını ortadan kaldırabilir ve manuel yeniden çalışmayı azaltabilirsiniz.

Masraf yönetimi sürecinin tamamını net biçimde göremediğinizde verimsizlikleri ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek zorlaşır. Bu hedef, raporun oluşturulmasından muhasebe kaydına kadar her adımı şeffaf ve kapsamlı biçimde anlamanızı sağlar. Sürecin tamamını görmek, veriye dayalı karar almayı kolaylaştırır.
ProcessMind, Expensify içindeki masraf raporlarının gerçek süreç akışını otomatik olarak yeniden oluşturur. Tüm yolları, sapmaları ve darboğazları görselleştirerek sürecin gerçekte nasıl işlediğini tarafsız biçimde gösterir. Böylece gizli verimsizlikleri ortaya çıkarabilir ve sürecin tamamını iyileştirebilirsiniz.

Yüksek operasyon maliyetleri şirketin kârlılığını olumsuz etkileyebilir. Bu hedef, her masraf raporunun işlem maliyetini artıran verimsizlikleri belirleyip ortadan kaldırarak önemli ölçüde tasarruf sağlamaya odaklanır. Süreçleri iyileştirmek finansal sağlığa doğrudan katkıda bulunur.
ProcessMind, süreç etkinliklerini bunlarla ilişkili maliyetlerle eşleştirerek Expensify içindeki gereksiz adımların, yeniden çalışmanın veya uzun çevrim sürelerinin giderleri nerede artırdığını gösterir. Maliyet etkenlerini belirleyerek süreci sadeleştirebilir ve tasarruf önlemleri uygulayabilirsiniz. Böylece rapor başına işlem maliyetlerini %15-20 azaltabilirsiniz.

Masraf politikalarının tutarsız uygulanması adalet sorunlarına, uyumluluk risklerine ve kafa karışıklığına yol açabilir. Bu hedef, tutarlılık ve öngörülebilirlik sağlamak için tüm masraf raporlarının açıkça tanımlanmış, ortak standartlara göre incelenip işlenmesini amaçlar.
ProcessMind, Expensify içinde farklı departmanlar, onaylayanlar veya masraf kategorileri arasındaki onay yollarını ve ret nedenlerini analiz eder. Politikaların nerede farklı yorumlandığını veya uygulandığını gösterir. Böylece yönergeleri netleştirebilir, kontrolleri otomatikleştirebilir ve politikaların her yerde aynı biçimde uygulanmasını sağlayarak tutarlılığı %30 artırabilirsiniz.

Onaylayanlar arasındaki dengesiz iş yükü darboğazlara, bazı çalışanlarda tükenmişliğe ve diğerlerinde atıl zamana yol açarak onay süresini uzatabilir. Bu hedef, kaynakların verimli kullanılmasını ve işlemlerin genel olarak hızlanmasını sağlamak için masraf raporlarının onaylayanlar arasında dengeli dağıtılmasını amaçlar.
ProcessMind, Expensify içindeki onaylayanların performansı ve iş yükü hakkında bilgi sunarak aşırı yüklenen veya yeterince değerlendirilmeyen kişileri belirler. Onay görevlerini yeniden dağıtabilir, iş yükünü dengeleyen kurallar uygulayabilir veya eğitim önerebilirsiniz. Böylece görevler daha verimli ve adil biçimde dağıtılır.

Masraf raporlarına yönelik iç veya dış denetimlere hazırlanmak, elle yürütülen ve zaman alan bir iş olabilir. Bu hedef, denetim hazırlığını kolaylaştırıp hızlandırarak gereken emeği ve kaynakları azaltmayı amaçlar. Denetime daha hızlı hazırlanmak değerli kaynakları korur ve iş akışındaki kesintileri en aza indirir.
ProcessMind, Expensify masraf raporlarında yapılan her işlemi, zaman damgaları ve işlemi yapan kişilerle birlikte şeffaf ve değiştirilemez biçimde kaydeder. Otomatik oluşturulan bu denetim izi, uyumluluk kontrollerini kolaylaştırır ve denetçiler için belge ve kanıtları derlemek üzere gereken manuel işi önemli ölçüde azaltır. Hazırlık süresini %50'ye kadar kısaltabilir.

Masraf yönetimi sürecinden duyulan memnuniyet, çalışan motivasyonu ve verimliliği açısından önemlidir. Bu hedef, gecikmeler veya retler gibi sorunları ele alarak masraf gönderme ve geri ödeme alma deneyimini iyileştirmeyi amaçlar. Memnuniyetin artması, iş yerinde olumlu bir kültür oluşmasına katkıda bulunur.
ProcessMind, Expensify kullanımında çalışan memnuniyetini doğrudan etkileyen uzun geri ödeme süreleri veya sık retler gibi süreç verimsizliklerini belirlemenize ve etkilerini ölçmenize yardımcı olur. Onay gecikmelerini %25 azaltmak gibi önemli temas noktalarını iyileştirerek çalışan deneyimi metriklerini doğrudan geliştirebilirsiniz.

Masraf verilerindeki hatalar yanlış finansal raporlamaya, denetim tutarsızlıklarına ve hatalı kararlara yol açabilir. Bu hedef, finansal analizlerde güvenilir veri kullanabilmek için masraflarla ilgili tüm bilgilerin doğruluğunu ve eksiksizliğini artırmaya odaklanır. Yüksek veri kalitesi, güvenilir finansal yönetimin temelidir.
ProcessMind, Expensify başvurularında sıkça gözden kaçan kategori etiketlerindeki tutarsızlıklar veya eksik bilgiler gibi veri hatalarına yol açan örüntüleri belirleyebilir. Veri kalitesi sorunlarının nerede ve neden ortaya çıktığını göstererek hedefli müdahalelerde bulunmanıza ve sistem iyileştirmeleri yapmanıza yardımcı olur. Böylece daha temiz ve güvenilir veri girişi sağlayabilirsiniz.

Masraf yönetimini iyileştirmek için 6 adım

1
Templatei indirin
2
Verilerinizi dışa aktarın
3
Veri setinizi yükleyin
4
Sürecinizi analiz edin
5
İyileştirmeleri uygulayın
6
Sürecinizi izleyin
1

Templatei indirin

Yapılacaklar

Masraf Yönetimi verileri için özel olarak hazırlanmış ProcessMind Excel Templateini edinin. Templatein Expensify’ın tipik veri yapısıyla uyumlu olduğundan emin olun.

Veri Templatei rehberini görüntüleyin Templatei indirin

Neden önemli?

Doğru Template, veri hazırlığını kolaylaştırır. Böylece Expensify verilerinizi analiz için kolayca çıkarıp biçimlendirebilirsiniz.

Beklenen sonuç

Expensify masraf raporu verilerinizi almaya hazır, ProcessMind ile uyumlu ve düzenli bir Excel Template.

NELER ELDE EDECEKSİNİZ

Expensify masraf yönetimindeki görünmeyen sorunları ortaya çıkarın

ProcessMind, Expensify masraf iş akışınızın tamamını görselleştirerek ham verileri açık ve uygulanabilir içgörülere dönüştürür. Gecikmelerin tam olarak nerede yaşandığını görün, geri ödemeleri hızlandırmak ve uyumluluğu artırmak için neleri iyileştirebileceğinizi keşfedin.
  • Expensify masraf sürecinizi baştan sona görselleştirin
  • Onay sürecindeki darboğazları ve gecikmeleri belirleyin
  • Politika ihlallerini ve uyumluluk risklerini tespit edin
  • Geri ödemeleri kolaylaştırın, operasyonel maliyetleri düşürün
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEKLENEN SONUÇLAR

Masraf yönetiminde neler başarabilirsiniz?

Bu sonuçlar, kuruluşların Masraf Yönetimi süreçlerinde Process Mining uygulayarak elde ettiği tipik iyileşmeleri gösterir. Expensify gibi sistemlerden alınan verileri analiz eden Process Mining, darboğazları ve verimsizlikleri ortaya çıkararak operasyonlarda önemli iyileşmeler sağlar.

0 %
Masraf çevrim süresini kısaltın

Toplam işlem süresindeki ortalama azalma

Önemli ölçüde zaman kazanmak için darboğazları belirleyip ortadan kaldırarak masraf yönetimi sürecinizin tamamını, gönderimden geri ödemeye kadar iyileştirin.
0 %
Yeniden çalışma maliyetlerini azaltın

Manuel yeniden çalışma çabasındaki azalma

Masraf raporlarını düzeltme için geri gönderme döngüsünün maliyetini azaltın. Process Mining, yeniden çalışmanın temel nedenlerini ortaya çıkarır; böylece ilk incelemede daha fazla rapor onaylanır ve operasyon giderleri düşer.
0 %
Politikalara uyumu artırın

Tespit edilen politika ihlallerinde azalma

Politikalara uymayan masraf başvurularını önceden belirleyip ele alın. Process Mining, masraf politikalarının tutarlı uygulanmasını sağlayarak denetim risklerini ve finansal tutarsızlıkları azaltır.
0 days
Geri ödemeleri hızlandırın

Çalışanlara ödeme için gereken sürenin kısalması

Geri ödemeleri önemli ölçüde hızlandırarak çalışan memnuniyetini ve güvenini artırın. Finans onayı ile geri ödemenin yapılması arasındaki gecikmeleri belirleyip azaltın.
0 %
Ret oranını düşürün

Yönetici ve finans retlerinde azalma

Yöneticiler ve finans ekipleri tarafından reddedilen masraf raporlarının sayısını azaltarak başvuru kalitesini ve genel süreç verimliliğini artırın. Böylece gecikmeler ve tüm tarafların yaşadığı hayal kırıklığı azalır.

Sonuçlar süreç karmaşıklığına, mevcut verimsizliklere ve veri kalitesine göre değişir. Bu rakamlar, farklı uygulamalarda sıkça gözlemlenen iyileşmeleri gösterir.

Önerilen veriler

En önemli öznitelik ve etkinliklerle başlayın, ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Olay günlüklerine yeni misiniz? Process Mining için nasıl Event Log oluşturacağınızı öğrenin.

Öznitelikler

Analiz için kaydedilmesi gereken temel veri noktaları

Gönderimden geri ödemeye kadar ilgili tüm etkinlikleri bir araya getiren, masraf raporuna ait benzersiz tanımlayıcı.

Neden önemli?

İlgili tüm olayları tek bir süreç örneğinde bir araya getirir. Bu, her Process Mining analizinin temelini oluşturur.

Masraf raporu için belirli bir zamanda gerçekleşen iş olayının adı.

Neden önemli?

Bu öznitelik, süreç haritasındaki adımları tanımlar ve süreç akışını, farklılıkları ve yeniden çalışma döngülerini görselleştirip incelemeyi sağlar.

Masraf raporundaki belirli bir etkinliğin veya olayın ne zaman gerçekleştiğini gösteren zaman damgası.

Neden önemli?

Zaman damgaları, çevrim sürelerini hesaplamak, darboğazları belirlemek ve süreç performansını izlemek dahil zamana dayalı tüm analizler için gereklidir.

Masraf raporunun toplam parasal değeri.

Neden önemli?

Yüksek tutarlı masraf raporlarını incelemeyi ve harcama eğilimlerini belirlemeyi sağlar. Finans ve uyumluluk Dashboardları için de önemlidir.

Masraf raporunu onaylamak veya reddetmekle sorumlu kullanıcının adı ya da kimliği.

Neden önemli?

Onay sürecindeki darboğazları, iş yükü dağılımını ve onaylayana göre ret oranlarını incelemek için temel bir özniteliktir.

Masraf raporunu oluşturup gönderen çalışan.

Neden önemli?

Süreç performansını çalışanın bakış açısından incelemeyi ve sık sık sorun ya da gecikme yaşayan grupları belirlemeyi sağlar.

Raporu gönderen kişinin bağlı olduğu departman veya iş birimi.

Neden önemli?

Farklı iş birimlerinin süreç performansını ve uyumluluğunu karşılaştırmak için ayrıntılı inceleme yapmayı sağlar.

Raporun politika ihlali nedeniyle işaretlenip işaretlenmediğini belirten mantıksal değer.

Neden önemli?

Politikalara uyumu doğrudan ölçer ve ek inceleme gerektiren raporları belirlemeye yardımcı olur. Bu nedenle uyumluluk Dashboardları için temel bir veridir.

Etkinlikler

İzlenecek ve iyileştirilecek süreç adımları

Bir çalışanın yeni masraf raporu oluşturduğunu gösterir. Rapor Expensify’a ilk kez kaydedildiğinde, oluşturulma zaman damgasıyla birlikte açık bir olay olarak kaydedilir.

Neden önemli?

Bu etkinlik, tüm süreç analizlerinin başlangıç noktasıdır. Oluşturulmadan geri ödemeye kadar geçen toplam çevrim süresini ölçmek için önemlidir.

Çalışan, onay iş akışını başlatmak için tamamlanmış masraf raporunu resmen gönderir. Bu, veri girişinden inceleme sürecine geçişi gösteren önemli bir adımdır ve genellikle durum değişikliğiyle birlikte gönderim zaman damgası olarak kaydedilir.

Neden önemli?

Bu etkinlik, onay döngüsünü başlatan önemli bir dönüm noktasıdır. Yönetici ve finans inceleme sürelerini ölçmek için başlangıç noktası olarak kullanılır.

Doğrudan yönetici veya ilk düzey onaylayıcı, masraf raporunu inceleyip onaylamıştır. Bu olay, onaylayanın işlemini ve zaman damgasını kaydeden onay iş akışı günlüğünden alınır.

Neden önemli?

Onay sürecindeki önemli bir kilometre taşıdır. Gönderimden bu olaya kadar geçen süreyi incelemek, yönetici onayındaki darboğazları belirlemeye ve Yönetici Onay Çevrim Süresi KPI’ını ölçmeye yardımcı olur.

Yönetici veya finans ekibinden bir onaylayıcı, düzeltme ya da ek bilgi için raporu çalışana geri gönderir. Bu durum genellikle raporun durumu 'İşleniyor' iken 'Açık' olarak değiştiğinde anlaşılır.

Neden önemli?

Bu etkinlik, verimsizliğin başlıca nedenlerinden biri olan yeniden çalışmayı gösterir. İzlenmesi, yeniden çalışma döngülerini saymaya, Yeniden Çalışma Oranı KPI’ını ölçmeye ve temel nedenleri belirlemeye yardımcı olur.

Finans departmanı veya son onaylayıcı, masraf raporunu inceleyip nihai onayı vermiştir. Bu işlem iş akışı geçmişine kaydedilir ve raporun durumu genellikle 'Onaylandı' olarak değişir.

Neden önemli?

Bu, geri ödeme öncesindeki son onay aşamasıdır. Bu adımın süresi, toplam çevrim süresi ve Ortalama Geri Ödeme Bekleme Süresi KPI’ı açısından önemlidir.

Ödeme çalışana başarıyla gönderilmiş ve sürecin geri ödeme aşaması tamamlanmıştır. Bu bilgi, ödeme işlem günlüklerinden veya Expensify’daki son durum güncellemesinden alınır.

Neden önemli?

Çalışan açısından çevrim süresini ölçmek için önemli bir bitiş noktasıdır. Ortalama Masraf Raporu Çevrim Süresi ve Ortalama Geri Ödeme Bekleme Süresi KPI’ları için gereklidir.

Geri ödeme ve muhasebe sistemine aktarım dahil tüm işlemler tamamlandıktan sonra masraf raporu sistemde resmen kapatılır. Bu olay genellikle 'Kapalı' gibi son bir durumdan anlaşılır.

Neden önemli?

Geri ödeme aşamasından ayrı olarak sürecin kesin bitiş noktasını gösterir. Son muhasebe ve arşivleme adımlarını incelemeye yardımcı olur.

SSS

Sık sorulan sorular

Process Mining, Expensify verilerinizi analiz ederek masraf raporlarınızın gerçekte izlediği yolu nesnel ve veriye dayalı biçimde haritalar. Sürecinizi yavaşlatan gizli darboğazları, uyumluluk sapmalarını ve verimsizlikleri ortaya çıkarır. Böylece onay döngülerini hızlandırabilir, retleri azaltabilir ve kaynak dağılımını iyileştirebilirsiniz.

Process Mining, Expensify içindeki yavaş onay döngülerinin, sık masraf raporu retlerinin ve politikaların tutarsız uygulanmasının temel nedenlerini belirleyebilir. Ayrıca çalışanlara yapılan geri ödemelerdeki gecikmelerin, aşırı manuel yeniden çalışmanın ve yüksek operasyon maliyetlerinin kaynaklarını ortaya çıkarır. Gerçek süreci görselleştirerek iyileştirme çalışmalarınızı nereye odaklamanız gerektiğini netleştirir.

Başlamak için öncelikle Expensify’daki her masraf raporunun adımlarını kaydeden Event Log verilerine ihtiyacınız vardır. Bu verilerde vaka tanımlayıcısı olarak 'Expense Report ID', "Submitted" veya "Approved" gibi etkinlik adları ve her etkinliğe ait kesin zaman damgaları bulunmalıdır. Onaylayan, tutar veya politika ihlalleri gibi ek öznitelikler analizi daha da zenginleştirebilir.

Masraf sürecinizin baştan sona net ve veriye dayalı bir görselleştirmesini elde edebilir, süreçteki tüm gerçek farklılıkları görebilirsiniz. Bu sayede darboğazlar, uyumluluk açıkları ve manuel yeniden çalışma alanları hakkında ölçülebilir içgörüler edinirsiniz. Sonuç olarak onayları hızlandırmak, retleri azaltmak, operasyon maliyetlerini düşürmek ve çalışan memnuniyetini artırmak için uygulanabilir öneriler elde edersiniz.

Veri çıkarma işlemi genellikle Expensify’ın yerleşik raporlama özellikleri veya API’si kullanılarak yapılır. Amaç, masraf raporlarına ait tüm olayların kapsamlı bir geçmiş kaydını almaktır. Process Mining sağlayıcınız, verileri edinme sürecini kolaylaştırmak için özel yönergeler veya bağlayıcılar sunabilir.

Hayır. Process Mining, operasyonlara müdahale etmeyen bir analiz tekniğidir. Yalnızca Expensify’dan dışa aktarılmış geçmiş veriler üzerinde çalışır. Böylece canlı operasyon sisteminizle veya kullanıcı iş akışlarınızla etkileşime girmeden geçmiş olayları analiz eder.

Verilerin başarıyla aktarılıp modellenmesinin ardından ilk süreç görselleştirmelerini oluşturmak ve darboğazları belirlemek çoğu zaman birkaç hafta içinde mümkündür. Onay sürelerinin kısalması gibi ölçülebilir iyileşmeler için analiz, süreç değişiklikleri ve sonraki izleme çalışmalarını birkaç ay boyunca yinelemeli biçimde yürütmek gerekir. Kesin süre, mevcut sürecinizin karmaşıklığına ve iyileştirmelerin kapsamına bağlıdır.

İlk veri çıkarma ve kurulum aşamalarında teknik bilgi yararlı olsa da günümüzdeki birçok Process Mining platformu iş kullanıcıları için tasarlanmıştır. Analiz için kullanımı kolay arayüzler sunar; iş analistlerinizin veya süreç sahiplerinizin doğrudan içgörü edinmesini sağlar. Sağlayıcılar genellikle sürekli destek ve eğitim de sunar.

Temel teknik gereksinim, Expensify olay verilerinize raporlar veya API aracılığıyla yapılandırılmış bir biçimde, genellikle CSV ya da veritabanı tablosu olarak güvenilir erişim sağlamaktır. Ayrıca bu verileri alıp modelleyecek ve analiz edecek bir Process Mining yazılım platformuna ihtiyacınız vardır. Platform bulutta çalışabilir veya kendi altyapınıza kurulabilir.

Masraf yönetimini iyileştirin: Ücretsiz denemenizi bugün başlatın

Expensify masraf süreçlerini kolaylaştırın, çevrim süresini %30 azaltın ve memnuniyeti artırın.

Ücretsiz denemenizi başlatın

Kredi kartı gerekmez, iyileştirmeye bugün başlayın.