> Melhoria contínua de processos > Gestão de despesas > Expensify

Melhore a gestão de despesas

Guia em 6 etapas para otimizar a gestão de despesas no Expensify.
Melhore a gestão de despesas
Gestão de despesas
Expensify

Selecione um processo

Escolha um processo para continuar trabalhando no seu espaço de trabalho conectado.

Processos disponíveis
Processo genérico 1 Atendimento ao cliente 7 Ciclo de vida do desenvolvimento de software 6 Concessão de empréstimos 6 Contas a receber 7 Contratação à aposentadoria: ciclo de vida do colaborador 8 Contratação e desligamento: gestão de posições 4 Da compra ao pagamento: pedido de compra 8 Do lead ao recebimento 7 Gestão da cadeia de suprimentos 7 Gestão da qualidade 6 Gestão de armazém 6 Gestão de contratos 6 Gestão de crédito e cobrança 7 Gestão de despesas 6 Gestão de estoque 7 Gestão de incidentes 6 Gestão de mudanças 6 Gestão de problemas 6 Gestão de solicitações de serviço 7 Gestão de transportes 6 Gestão do ciclo de receita 6 Integração de clientes KYC 6 Integração de funcionários 6 Jornada do paciente 6 Manutenção de ativos 6 Order to Cash: processamento de pedidos de venda 8 Pedido ao recebimento: faturamento e emissão de notas fiscais 8 Planejamento da Produção 6 Processamento da folha de pagamento 7 Processamento de devoluções e reembolsos 7 Processamento de faturas a pagar 7 Processamento de faturas do pedido ao pagamento 8 Processamento de pagamentos 7 Processamento de pagamentos de Contas a pagar 7 Processamento de sinistros 6 Record to Report - lançamento contábil 7 Recrutamento e aquisição de talentos 6 Registro ao reporte: fechamento do período e reconciliação 7 Requisição de compra ao pagamento 8
Sistemas disponíveis
Desafios(10)Metas(12)6 etapasPréviaResultadosDadosPerguntas frequentes(4)

Otimize a gestão de despesas no Expensify e agilize os reembolsos

Os processos de gestão de despesas costumam enfrentar desafios como atrasos nas aprovações, descumprimento de políticas e retrabalho desnecessário. Nossa plataforma ajuda você a identificar esses gargalos e ineficiências e a entender suas causas raiz. Assim, você pode promover melhorias com base em dados, simplificar as operações, reduzir custos e aumentar a satisfação dos funcionários.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o guia do Template de dados para transformar suas operações.

Mostrar descrição detalhada

Por que vale a pena otimizar a gestão de despesas

Mesmo com sistemas robustos como o Expensify, gerenciar despesas com eficiência pode ser um desafio. Sem visibilidade clara dos fluxos reais do processo, as ineficiências podem passar despercebidas, aumentando os custos operacionais, atrasando reembolsos e reduzindo a satisfação dos funcionários. Imagine funcionários esperando semanas para receber o dinheiro ou equipes financeiras gastando horas cobrando aprovações e corrigindo erros. Esses problemas não só pressionam os recursos financeiros, como também afetam o ânimo e a produtividade em toda a organização. Melhorar ativamente a gestão de despesas não significa apenas simplificar uma tarefa financeira. É um investimento na eficiência, na conformidade e na confiança dos funcionários. Entender como melhorar a gestão de despesas se torna uma iniciativa estratégica essencial.

Como Process Mining revela insights sobre o processo de despesas

Process Mining oferece uma abordagem única, baseada em dados, para otimizar a gestão de despesas. Em vez de depender de suposições ou relatos isolados, a análise usa dados do Event Log diretamente do Expensify e de qualquer plataforma financeira integrada para reconstruir o percurso real de cada relatório de despesas. Essa técnica analítica mostra o processo completo, de ponta a ponta, revelando exatamente como os relatórios passam da criação ao reembolso e ao registro contábil. Você pode identificar onde ocorrem os gargalos, medir o tempo de ciclo real de cada atividade e descobrir desvios em relação ao processo planejado. Por exemplo, o Process Mining pode mostrar se determinados gerentes demoram sempre para aprovar, se certas categorias de despesas geram mais revisões ou se algumas verificações de política causam atrasos inesperados. Essa análise aprofundada dos dados operacionais oferece insights acionáveis que auditorias manuais ou relatórios tradicionais não conseguem fornecer.

Principais oportunidades para melhorar o processo de despesas

A aplicação de Process Mining à gestão de despesas no Expensify pode destacar várias oportunidades importantes de melhoria:

  • Simplificação do fluxo de aprovação: Identifique os aprovadores ou as etapas de aprovação que causam atrasos significativos. Entenda se as aprovações paralelas acontecem de fato ao mesmo tempo ou se etapas sequenciais estão prolongando o tempo de ciclo sem necessidade. Isso ajuda diretamente a reduzir o tempo de ciclo da gestão de despesas.
  • Cumprimento das políticas: Identifique os tipos mais comuns de violação de políticas e as etapas em que elas são introduzidas ou detectadas com mais frequência. Assim, você pode direcionar treinamentos ou ajustar regras do sistema para melhorar a conformidade de forma proativa.
  • Eficiência dos reembolsos: Analise a transferência entre a aprovação e a execução do reembolso. Determine se os atrasos ocorrem no agendamento, no processamento do pagamento ou na conciliação contábil.
  • Alocação de recursos: Entenda como a carga de trabalho se distribui entre as equipes financeira e de gestão envolvidas no processo de despesas. Use essa informação para planejar melhor os recursos e equilibrar a carga de trabalho.
  • Oportunidades de automação do processo: Descubra tarefas manuais repetitivas ou ciclos de retrabalho que poderiam ser automatizados ou simplificados, liberando tempo valioso da equipe.

Resultados esperados da otimização

A otimização proativa do processo de gestão de despesas com Process Mining traz benefícios mensuráveis e relevantes:

  • Reembolsos mais rápidos: Reduza significativamente o tempo de ciclo entre o envio da despesa e o reembolso, aumentando a satisfação dos funcionários e melhorando a gestão do fluxo de caixa.
  • Redução dos custos operacionais: Minimize erros manuais, reduza a necessidade de cobranças constantes e diminua os custos administrativos associados à gestão de despesas.
  • Mais conformidade: Garanta o cumprimento consistente das políticas de despesas da empresa, reduzindo riscos financeiros e simplificando as auditorias.
  • Mais satisfação dos funcionários: Um processo de reembolso simples, previsível e rápido melhora o ânimo dos funcionários e a confiança nas funções administrativas da organização.
  • Mais controle financeiro: Tenha mais transparência sobre os padrões de gastos e a performance do processo, o que permite fazer orçamentos e previsões mais precisos.

Com Process Mining, você deixa de usar o Expensify apenas para gerenciar despesas e passa a otimizar ativamente todo o processo de gestão de despesas.

Como começar a otimizar processos no Expensify

O primeiro passo para otimizar é entender o estado atual. Este guia oferece uma estrutura e ferramentas para analisar os dados do Expensify e revelar ineficiências ocultas no processo de gestão de despesas. Com uma abordagem baseada em dados, você pode tomar decisões fundamentadas e alcançar melhorias concretas. Comece a explorar seu processo hoje e descubra como tornar a gestão de despesas mais eficiente e em conformidade.

Gestão de despesas Aprovação de despesas Processo de reembolso Verificações de conformidade Departamento financeiro Despesas de funcionários Controle de custos Otimização do fluxo de trabalho Despesas de viagem Relatórios de despesas T&E

Problemas e desafios comuns

Identifique os desafios que afetam você

A demora na aprovação por gestores ou pela equipe financeira deixa os funcionários frustrados e à espera do reembolso. Isso prejudica a satisfação dos funcionários e mantém capital de giro imobilizado sem necessidade no processo de gestão de despesas. O ProcessMind analisa o processo de gestão de despesas de ponta a ponta no Expensify, mapeando todos os caminhos de aprovação e identificando exatamente onde estão os gargalos, além de quantificar o impacto deles no tempo de ciclo. A plataforma destaca etapas ou aprovadores que costumam causar atrasos, permitindo intervenções direcionadas para simplificar os fluxos de trabalho e melhorar a experiência dos funcionários.

Os funcionários frequentemente têm seus relatórios de despesas rejeitados, o que gera retrabalho e aumenta o tempo de processamento. Isso pode acontecer por falta de informações, descumprimento das políticas ou orientações pouco claras para o envio no sistema de gestão de despesas do Expensify. O ProcessMind visualiza todos os ciclos de retrabalho e pontos de rejeição no processo, identificando as causas raiz. Ao analisar os atributos dos relatórios rejeitados, como categorias específicas ou quem os enviou, a plataforma ajuda a identificar oportunidades para comunicar melhor as políticas ou oferecer treinamento, reduzindo o trabalho manual e acelerando as aprovações.

Mesmo com políticas definidas, as organizações têm dificuldade para aplicá-las de forma consistente, e despesas fora das regras acabam aprovadas. Isso expõe a empresa a riscos financeiros, possíveis problemas em auditorias e padrões de gastos inconsistentes entre os departamentos que usam o Expensify. O ProcessMind usa o atributo 'Policy Violation Flag' e os fluxos reais do processo para revelar desvios em relação à política de gestão de despesas definida. A plataforma mostra quando as verificações de políticas são ignoradas ou relatórios fora das regras são aprovados, ajudando a reforçar a aplicação das políticas e reduzir a exposição financeira.

Os funcionários esperam muito tempo pelo reembolso, o que causa insatisfação e problemas de fluxo de caixa. Muitas vezes, os atrasos surgem nas etapas finais do processo de gestão de despesas, como a análise financeira, o agendamento e a execução do pagamento em sistemas como o Expensify. O ProcessMind acompanha todo o ciclo do reembolso, de 'Reimbursement Scheduled' a 'Reimbursement Executed' e 'Accounting Posted'. A plataforma identifica atrasos nessas etapas críticas e mostra onde é possível acelerar o processo para garantir pagamentos no prazo e melhorar a saúde financeira dos funcionários.

As equipes financeiras e os funcionários gastam muito tempo e recursos corrigindo erros manualmente ou solicitando informações adicionais nos relatórios de despesas. Esse retrabalho, que exige muita mão de obra, aumenta os custos operacionais e afasta a equipe de atividades de maior valor no sistema de gestão de despesas do Expensify. O ProcessMind mapeia todas as ocorrências de 'Expense Report Sent Back for Revision' e 'Receipts Attached' após o envio inicial, quantificando o volume e as causas do retrabalho. A plataforma ajuda a identificar etapas do processo ou pontos de entrada de dados que geram mais erros, permitindo automatizar tarefas específicas ou simplificar o processo.

As partes interessadas não têm uma visão clara e completa do caminho dos relatórios de despesas, do envio ao reembolso, o que dificulta a identificação de ineficiências. Essa falta de visibilidade prejudica a tomada de decisões e os esforços de otimização no ambiente do Expensify. O ProcessMind reconstrói toda a jornada de gestão de despesas e mostra, com base em dados objetivos, todos os caminhos percorridos pelos relatórios. Essa visão abrangente revela variações reais do processo, gargalos ocultos e lacunas de conformidade, ajudando as equipes a implementar melhorias fundamentadas.

O custo total para processar cada relatório de despesas é maior do que o esperado, pressionando o orçamento e a alocação de recursos da área financeira. Isso pode ser causado por fluxos de trabalho ineficientes, excesso de intervenção manual ou tempos de ciclo prolongados no processo de gestão de despesas do Expensify. O ProcessMind relaciona métricas de performance do processo, como tempo de ciclo e taxa de retrabalho, aos custos operacionais. Ao identificar desvios onerosos e caminhos ineficientes, a plataforma ajuda a otimizar o uso de recursos e simplificar o processo, reduzindo o custo de processamento por relatório.

As políticas de despesas são aplicadas de forma desigual entre departamentos ou aprovadores, o que pode gerar injustiças e pontos críticos de não conformidade. Essa inconsistência compromete a integridade do sistema de gestão de despesas no Expensify e pode causar reclamações de funcionários ou apontamentos em auditorias. O ProcessMind analisa as decisões de aprovação e os resultados das verificações de políticas com base nos atributos 'Employee Department' e 'Approver'. A plataforma destaca diferenças nos padrões de aprovação e nos motivos de rejeição entre áreas da organização, ajudando a padronizar a aplicação das políticas e esclarecer as orientações.

Alguns gestores ou profissionais da área financeira ficam sobrecarregados com aprovações de despesas, enquanto outros têm menos demandas. Isso causa atrasos e pode levar ao esgotamento, prejudicando a eficiência e a equidade na estrutura de aprovação do Expensify. O ProcessMind identifica a distribuição da carga de trabalho de cada 'Approver' analisando o volume e a complexidade dos relatórios tratados. A plataforma mostra os gargalos causados por aprovadores sobrecarregados e oferece insights para redistribuir o trabalho ou ajustar as hierarquias de aprovação, melhorando o fluxo do processo.

Preparar auditorias internas ou externas de relatórios de despesas exige muito tempo e trabalho, além de uma busca e verificação manual de dados. Esse esforço sobrecarrega as equipes financeiras e pode gerar correria de última hora quando não há dados completos do processo prontamente disponíveis no Expensify. O ProcessMind oferece um registro de auditoria completo e imutável de cada relatório de despesas, de 'Expense Report Created' a 'Accounting Posted'. A plataforma reúne facilmente todas as atividades, decisões e verificações de políticas relacionadas a cada despesa, reduzindo muito o tempo e o esforço necessários para preparar auditorias e ajudando a garantir a conformidade.

Objetivos típicos

Defina como é o sucesso

A demora nas aprovações frustra os funcionários e atrasa os reembolsos. Este objetivo busca reduzir significativamente o período entre o envio da despesa e a aprovação final, melhorando a satisfação dos funcionários e o fluxo de caixa. Aprovações mais rápidas significam reembolsos mais ágeis, mais motivação e menos dúvidas.
O ProcessMind analisa os fluxos de aprovação no Expensify e identifica gargalos específicos, etapas redundantes ou aprovadores com baixa performance. A plataforma mostra onde os atrasos ocorrem com mais frequência, permitindo reconfigurar os fluxos de aprovação, introduzir automações ou otimizar a alocação de recursos para, por exemplo, reduzir em 30% o tempo médio de aprovação.

Uma taxa alta de rejeição pode indicar problemas de entendimento das políticas, qualidade do envio ou critérios de aprovação. Reduzir as rejeições economiza tempo tanto dos funcionários, que precisam reenviar os relatórios, quanto das equipes financeiras, que precisam analisá-los novamente. Isso aumenta a eficiência e ajuda a garantir o cumprimento das políticas desde o início.
O ProcessMind revela as causas raiz das rejeições no Expensify, como violações frequentes de políticas, informações ausentes ou aprovadores que rejeitam muitos relatórios. Ao visualizar os caminhos mais comuns de rejeição, você pode oferecer treinamentos direcionados, melhorar as orientações de envio ou ajustar as regras das políticas para reduzir as rejeições em até 40%.

O descumprimento das políticas pode gerar riscos financeiros, problemas em auditorias e gastos inconsistentes. Este objetivo busca aplicar rigorosamente as políticas de despesas da empresa a todos os envios, reduzindo possíveis fraudes e preservando a integridade financeira. A conformidade consistente fortalece a confiança e reduz os riscos em auditorias.
O ProcessMind detecta automaticamente desvios das políticas e lacunas de conformidade nos relatórios de despesas do Expensify, comparando a execução real do processo com regras predefinidas. A plataforma destaca casos específicos de descumprimento, permitindo agir preventivamente, ajustar políticas e reforçar sua aplicação de forma direcionada, com potencial para reduzir as violações em 25%.

Reembolsos no prazo são essenciais para a satisfação e o bem-estar financeiro dos funcionários. Este objetivo busca reduzir o tempo entre a aprovação final e o pagamento, para que os funcionários recebam os valores sem demora. Pagamentos mais rápidos melhoram a experiência dos funcionários e reduzem a carga administrativa.
O ProcessMind acompanha todo o ciclo do reembolso no Expensify, da aprovação à execução do pagamento. A plataforma identifica atrasos na análise financeira ou no agendamento do pagamento, revelando oportunidades para automatizar o acionamento de pagamentos ou otimizar o processamento em lote. Com isso, o tempo médio de reembolso pode ser reduzido em 20%.

O retrabalho manual, muitas vezes causado por erros ou envios incompletos, consome um tempo valioso dos funcionários e da equipe financeira. Este objetivo busca identificar e eliminar as causas dessas ineficiências, liberando recursos e melhorando a qualidade do fluxo do processo. Reduzir o retrabalho gera economia diretamente.
O ProcessMind mapeia todos os ciclos de retrabalho e as atividades recorrentes no processo do Expensify. A plataforma identifica exatamente onde e por que os relatórios de despesas são devolvidos para revisão, permitindo tratar causas raiz, como instruções pouco claras ou problemas de configuração do sistema, e reduzir o retrabalho manual ao eliminar fontes comuns de erro.

Sem uma visão clara de todo o processo de gestão de despesas, é difícil identificar ineficiências e oportunidades de melhoria. Este objetivo oferece uma compreensão abrangente e transparente de cada etapa, da criação ao registro contábil. A visibilidade completa ajuda a tomar decisões com base em dados.
O ProcessMind reconstrói automaticamente o fluxo real completo dos relatórios de despesas no Expensify. A plataforma visualiza todos os caminhos, desvios e gargalos, mostrando de forma imparcial como o processo funciona na prática. Assim, você pode descobrir ineficiências ocultas e otimizar toda a jornada, de ponta a ponta.

Custos operacionais altos podem afetar os resultados financeiros da empresa. Este objetivo busca identificar e eliminar ineficiências que aumentam o custo de processamento de cada relatório de despesas, gerando economias significativas. Otimizar os processos contribui diretamente para a saúde financeira.
O ProcessMind relaciona as atividades do processo aos custos associados e revela onde etapas desnecessárias, retrabalho ou tempos de ciclo prolongados aumentam as despesas no Expensify. Ao identificar os fatores que elevam os custos, você pode simplificar o processo e implementar medidas de economia, com potencial para reduzir em 15% a 20% o custo de processamento por relatório.

A aplicação inconsistente das políticas de despesas pode gerar injustiças, riscos de conformidade e confusão. Este objetivo busca garantir que todos os relatórios sejam analisados e processados segundo padrões uniformes e claramente definidos, promovendo consistência e previsibilidade.
O ProcessMind analisa as variações nos caminhos de aprovação e nos motivos de rejeição entre departamentos, aprovadores ou categorias de despesas no Expensify. A plataforma mostra onde as políticas são interpretadas ou aplicadas de forma inconsistente, permitindo aprimorar as orientações, automatizar verificações e garantir uma aplicação uniforme, com uma melhora de 30% na consistência.

Uma carga de trabalho desigual entre aprovadores pode criar gargalos, causar esgotamento em alguns e deixar outros ociosos, afetando a velocidade das aprovações. Este objetivo busca equilibrar a distribuição dos relatórios de despesas entre os aprovadores, garantindo o uso eficiente dos recursos e um processamento mais rápido.
O ProcessMind oferece insights sobre a performance e a carga de trabalho de cada aprovador no Expensify, identificando quem está sobrecarregado ou subutilizado. Com essas informações, você pode reconfigurar as atribuições de aprovação, implementar regras de balanceamento de carga ou recomendar treinamentos, distribuindo as tarefas de forma mais eficiente e equilibrada.

Preparar auditorias internas ou externas de relatórios de despesas pode ser uma tarefa manual e demorada. Este objetivo busca simplificar e acelerar a preparação, reduzindo o esforço e os recursos necessários. Preparar auditorias mais rapidamente economiza recursos valiosos e minimiza interrupções.
O ProcessMind oferece um registro transparente e imutável de cada ação realizada em um relatório de despesas do Expensify, incluindo datas e horários e os responsáveis. Esse registro de auditoria gerado automaticamente simplifica as verificações de conformidade e reduz muito o trabalho manual para reunir documentos e evidências para os auditores, diminuindo o tempo de preparação em até 50%.

A satisfação dos funcionários com o processo de gestão de despesas é essencial para a motivação e a produtividade. Este objetivo busca melhorar a experiência geral de envio e reembolso de despesas, resolvendo problemas como atrasos ou rejeições. Uma satisfação maior contribui para um ambiente de trabalho positivo.
O ProcessMind ajuda a identificar e quantificar o impacto das ineficiências do processo, como reembolsos demorados ou rejeições frequentes, que afetam diretamente a satisfação dos funcionários com o Expensify. Ao otimizar esses pontos críticos, por exemplo, reduzindo os atrasos nas aprovações em 25%, você pode melhorar diretamente os indicadores de experiência dos funcionários.

Dados imprecisos sobre despesas podem levar a relatórios financeiros incorretos, divergências em auditorias e decisões mal fundamentadas. Este objetivo busca aumentar a precisão e a completude de todas as informações relacionadas a despesas, garantindo dados confiáveis para análises financeiras. Dados de alta qualidade são essenciais para uma gestão financeira sólida.
O ProcessMind identifica padrões que levam a erros nos dados, como inconsistências na classificação por categoria ou informações ausentes nos envios pelo Expensify. Ao mostrar onde e por que surgem problemas de qualidade dos dados, a plataforma permite intervenções direcionadas e melhorias no sistema para garantir dados de entrada mais completos e confiáveis.

O caminho de melhoria da gestão de despesas em 6 etapas

1
Baixar o Template
2
Exportar seus dados
3
Carregar seu conjunto de dados
4
Analisar seu processo
5
Implementar melhorias
6
Monitorar seu processo
1

Baixar o Template

O que fazer

Obtenha o Template do Excel do ProcessMind, desenvolvido especificamente para dados de gestão de despesas e compatível com a estrutura de dados típica do Expensify.

Ver o guia do Template de dados Baixar Template

Por que isso importa

Usar o Template correto simplifica a preparação dos dados e facilita a extração e a formatação dos dados do Expensify para uma análise sem complicações.

Resultado esperado

Um Template estruturado do Excel, pronto para receber os dados dos relatórios de despesas do Expensify e compatível com o ProcessMind.

O QUE VOCÊ VAI OBTER

Descubra insights que passam despercebidos na gestão de despesas do Expensify

O ProcessMind mostra todo o fluxo de trabalho de despesas no Expensify, transformando dados brutos em insights claros e acionáveis. Descubra exatamente onde ocorrem os atrasos e como agilizar os reembolsos e melhorar a conformidade.
  • Visualize todo o processo de despesas no Expensify, do início ao fim
  • Identifique gargalos e atrasos específicos nas aprovações
  • Detecte violações de políticas e riscos de conformidade
  • Simplifique os reembolsos e reduza os custos operacionais
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS TÍPICOS

O que você pode alcançar na gestão de despesas

Estes resultados mostram as melhorias que as organizações costumam alcançar ao aplicar a mineração de processos à gestão de despesas. Ao analisar dados de sistemas como o Expensify, a mineração de processos ajuda a revelar gargalos e ineficiências, gerando melhorias operacionais significativas.

0 %
Redução do tempo de ciclo das despesas

Redução média do tempo total de processamento

Simplifique todo o processo de gestão de despesas, do envio ao reembolso, identificando e eliminando gargalos para economizar tempo.
0 %
Redução dos custos de retrabalho

Redução do retrabalho manual

Reduza o ciclo oneroso de devolução de relatórios de despesas para revisão. A mineração de processos revela as causas raiz do retrabalho, aumentando as aprovações na primeira análise e reduzindo os custos operacionais.
0 %
Mais conformidade com as políticas

Redução das violações de políticas detectadas

Identifique e resolva proativamente os envios de despesas fora das políticas. A mineração de processos ajuda a aplicar as políticas de despesas de forma consistente, reduzindo riscos em auditorias e divergências financeiras.
0 days
Reembolsos mais rápidos

Redução do tempo até o pagamento aos funcionários

Melhore a satisfação e a confiança dos funcionários acelerando significativamente os pagamentos de reembolsos. Identifique e reduza os atrasos entre a aprovação financeira e a execução do reembolso.
0 %
Menor taxa de rejeição

Redução das rejeições por gestores e pela equipe financeira

Reduza o número de relatórios de despesas rejeitados por gestores e pela equipe financeira, melhorando a qualidade dos envios e a eficiência geral do processo. Isso diminui os atrasos e a frustração de todas as pessoas envolvidas.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, as ineficiências existentes e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias comuns observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie a análise conforme necessário.
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos

Principais dados a coletar para análise

Identificador exclusivo de um relatório de despesas, que agrupa todas as atividades relacionadas, do envio ao reembolso.

Por que isso importa

Ele permite agrupar todos os eventos relacionados em uma única instância do processo, base de qualquer análise de Process Mining.

Nome do evento de negócio ocorrido em um momento específico no processo de um relatório de despesas.

Por que isso importa

Este atributo define as etapas do mapa do processo e permite visualizar e analisar o fluxo, as variações e os ciclos de retrabalho.

Data e hora em que uma atividade ou evento específico ocorreu no processo de um relatório de despesas.

Por que isso importa

As datas e horas são essenciais para todas as análises baseadas em tempo, incluindo o cálculo de tempos de ciclo, a identificação de gargalos e o monitoramento da performance do processo.

Valor monetário total do relatório de despesas.

Por que isso importa

Permite analisar relatórios de despesas de alto valor, ajuda a identificar tendências de gastos e é essencial para Dashboards financeiros e de conformidade.

Nome ou ID do usuário responsável por aprovar ou rejeitar o relatório de despesas.

Por que isso importa

Este atributo é essencial para analisar gargalos na aprovação, a distribuição da carga de trabalho e as taxas de rejeição de cada aprovador.

Funcionário que criou e enviou o relatório de despesas.

Por que isso importa

Permite analisar a performance do processo pela perspectiva do funcionário e identificar grupos que enfrentam problemas ou atrasos frequentes.

Departamento ou unidade de negócio à qual o solicitante pertence.

Por que isso importa

Permite aprofundar a análise para comparar a performance e a conformidade do processo entre diferentes unidades de negócio.

Indicador booleano que é verdadeiro quando o relatório é sinalizado por violação de política.

Por que isso importa

Mede diretamente a conformidade com as políticas e ajuda a identificar relatórios que precisam de uma análise mais detalhada, sendo um dado essencial para Dashboards de conformidade.

Atividades

Etapas do processo para acompanhar e otimizar

Marca o início de um novo relatório de despesas criado por um funcionário. Normalmente, esse evento é registrado explicitamente com a data e hora de criação, quando o relatório é salvo pela primeira vez no Expensify.

Por que isso importa

Esta atividade é o ponto de partida de toda análise do processo e é essencial para medir o tempo de ciclo total, da criação ao reembolso.

O funcionário envia oficialmente o relatório de despesas preenchido para iniciar o fluxo de aprovação. Essa etapa marca a transição da inserção de dados para a análise e costuma ser registrada por uma mudança de status e pela data e hora do envio.

Por que isso importa

Esta atividade é um marco crítico que inicia o ciclo de aprovação. Ela serve como ponto de partida para medir o tempo de análise por gestores e pela equipe financeira.

O gerente direto ou aprovador de primeiro nível analisou e aprovou o relatório de despesas. Esse evento é registrado no log do fluxo de aprovação, que guarda a ação do aprovador e a data e hora.

Por que isso importa

Um marco importante no processo de aprovação. Analisar o tempo entre o envio e esse evento ajuda a identificar gargalos relacionados aos gerentes e a calcular o KPI Tempo de ciclo da aprovação do gerente.

Um aprovador, gerente ou integrante da equipe financeira, devolve o relatório ao funcionário para correção ou para solicitar mais informações. Isso costuma ser identificado quando o status muda de 'Em processamento' para 'Aberto'.

Por que isso importa

Esta atividade representa retrabalho, uma das principais fontes de ineficiência. Acompanhar esse evento ajuda a quantificar os ciclos de retrabalho, calcular o KPI Taxa de retrabalho e identificar as causas raiz.

A equipe financeira ou o aprovador final analisou e deu a aprovação definitiva ao relatório de despesas. Essa ação é registrada no histórico do fluxo de trabalho e normalmente muda o status do relatório para 'Aprovado'.

Por que isso importa

Esta é a etapa final de aprovação antes do reembolso. O tempo gasto nela é fundamental para o tempo de ciclo geral e para o KPI Tempo médio de reembolso.

O pagamento foi enviado ao funcionário, concluindo a etapa de reembolso do processo. Esse evento é registrado nos logs de processamento de pagamentos ou em uma atualização final de status no Expensify.

Por que isso importa

Este é um marco importante para medir o tempo de ciclo do ponto de vista do funcionário. É fundamental para os KPIs Tempo médio de ciclo do relatório de despesas e Tempo médio de reembolso.

O relatório de despesas é encerrado formalmente no sistema após a conclusão de todas as ações, incluindo o reembolso e a sincronização contábil. Esse evento costuma ser identificado por um status final, como 'Encerrado'.

Por que isso importa

Define um ponto final claro para o processo, diferente do reembolso, e ajuda a analisar as etapas finais de contabilidade e arquivamento.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

A mineração de processos analisa seus dados do Expensify para criar um mapa objetivo, baseado em dados, da jornada real dos relatórios de despesas. Ela revela gargalos ocultos, desvios de conformidade e ineficiências que prejudicam o processo. Com essas informações, você pode acelerar os ciclos de aprovação, reduzir rejeições e otimizar a alocação de recursos.

A mineração de processos identifica as causas raiz de ciclos de aprovação demorados, rejeições frequentes de relatórios de despesas e aplicação inconsistente das políticas no Expensify. Ela também ajuda a encontrar as causas de reembolsos atrasados, retrabalho manual excessivo e custos operacionais altos. Ao visualizar o processo real, você entende onde concentrar os esforços de melhoria.

Para começar, você precisa principalmente dos dados do Event Log do Expensify, que registram cada etapa percorrida por um relatório de despesas. Eles incluem o 'Expense Report ID' como identificador do caso, nomes de atividades como "Submitted" ou "Approved" e as datas e horários precisos de cada atividade. Atributos adicionais, como aprovador, valor ou violações de políticas, podem enriquecer ainda mais a análise.

Você pode esperar uma visualização clara, baseada em dados, do processo de despesas de ponta a ponta, que revela todas as variações reais. Isso gera insights quantificados sobre gargalos, lacunas de conformidade e pontos de retrabalho manual. No fim, você obtém recomendações acionáveis para acelerar aprovações, reduzir rejeições e custos operacionais e melhorar a satisfação dos funcionários.

A extração de dados geralmente é feita pelos recursos de relatórios integrados do Expensify ou pela API. O objetivo é obter um histórico abrangente de todos os eventos dos relatórios de despesas. O fornecedor da plataforma de mineração de processos pode oferecer orientações específicas ou conectores para facilitar a obtenção desses dados.

Não. A mineração de processos é uma técnica de análise não invasiva. Ela usa apenas dados históricos exportados do Expensify. Assim, analisa eventos passados sem interagir com o sistema operacional em uso nem interromper os fluxos de trabalho dos usuários.

As primeiras visualizações do processo e a identificação de gargalos podem ficar prontas em poucas semanas após a ingestão e a modelagem bem-sucedidas dos dados. Para obter melhorias mensuráveis, como a redução do tempo de aprovação, geralmente é preciso analisar os dados, fazer mudanças no processo e monitorar os resultados ao longo de vários meses. O prazo exato depende da complexidade do processo atual e do alcance das melhorias.

Ter algum conhecimento técnico ajuda na extração inicial dos dados e na configuração, mas muitas plataformas modernas de mineração de processos são desenvolvidas para usuários de negócios. Elas oferecem interfaces intuitivas de análise, permitindo que analistas de negócios ou responsáveis pelos processos obtenham insights diretamente. Os fornecedores geralmente também oferecem suporte contínuo e treinamento.

O principal requisito técnico é ter acesso confiável aos dados de eventos do Expensify, geralmente por relatórios ou API, em um formato estruturado, como CSV ou tabela de banco de dados. Você também precisará de uma plataforma de mineração de processos para carregar, modelar e analisar esses dados. Ela pode ser baseada na nuvem ou instalada na sua própria infraestrutura.

Otimize a gestão de despesas: comece hoje seu teste gratuito

Simplifique a gestão de despesas no Expensify, reduza o tempo de ciclo em 30% e aumente a satisfação.

Comece seu teste grátis

Não é necessário informar cartão de crédito. Comece a otimizar hoje.