> Perbaikan proses berkelanjutan > Pengelolaan pengeluaran > Brex

Tingkatkan Pengelolaan Pengeluaran Anda

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan proses pengeluaran di Brex

Unduh templat data

Pengelolaan pengeluaran

Brex

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(11)Target(11)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(4)

Percepat penggantian biaya dengan meningkatkan pengelolaan pengeluaran di Brex

Pengelolaan pengeluaran bisa menyimpan inefisiensi yang memicu keterlambatan dan risiko kepatuhan. Kami membantu Anda menemukan hambatan dalam alur kerja persetujuan pengeluaran secara tepat, lalu menyarankan perbaikan yang praktis. Pelajari cara menyederhanakan operasional, menekan biaya, dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa optimalisasi proses pengelolaan pengeluaran Brex penting

Pengelolaan pengeluaran merupakan fungsi bisnis penting yang berdampak langsung pada kesehatan keuangan, kepuasan karyawan, dan kepatuhan. Platform canggih seperti Brex memang menyederhanakan pengelolaan kartu perusahaan, pengeluaran, dan pembayaran tagihan. Namun, inefisiensi yang tersembunyi tetap bisa muncul dalam alur kerja pengelolaan pengeluaran Anda. Pemeriksaan manual, persetujuan yang terlambat, dan pekerjaan ulang yang sering terjadi dapat meningkatkan biaya operasional, membuat karyawan frustrasi saat menunggu penggantian biaya, serta menimbulkan risiko kepatuhan bagi organisasi Anda. Untuk menemukan masalah yang merugikan ini, Anda perlu memahami alur nyata laporan pengeluaran, mulai dari dibuat hingga dicatat dalam pembukuan.

Tanpa gambaran yang jelas dan berbasis data, organisasi sering mengandalkan cerita dari mulut ke mulut atau laporan statis yang hanya menunjukkan sebagian kecil proses. Akibatnya, sulit menemukan penyebab utama keterlambatan atau pelanggaran kebijakan. Proses pengelolaan pengeluaran yang tidak efisien di Brex menambah beban kerja tim keuangan, mengganggu arus kas, dan dapat mengurangi kepercayaan karyawan. Mengoptimalkan pengelolaan pengeluaran bukan sekadar memangkas biaya. Tujuannya juga meningkatkan pengalaman karyawan secara menyeluruh dan memastikan pencatatan keuangan tetap akurat.

Cara process mining meningkatkan efisiensi pengelolaan pengeluaran Brex

Process mining membantu Anda meningkatkan pengelolaan pengeluaran di Brex dengan cara yang berbeda. Alih-alih mengandalkan asumsi, process mining menggunakan data log peristiwa, seperti catatan aktivitas di Brex, untuk menyusun kembali proses dari awal hingga akhir. Dengan menganalisis urutan dan waktu setiap peristiwa, seperti "Laporan Pengeluaran Dibuat", "Menunggu Tinjauan Manajer", dan "Penggantian Biaya Diproses", Anda dapat melihat operasional dengan lebih jelas.

Kemampuan analisis ini membantu Anda menemukan hambatan dalam alur persetujuan pengeluaran secara tepat. Anda bisa melihat di mana laporan pengeluaran berulang kali tertahan, baik karena manajer tertentu, kategori pengeluaran tertentu, maupun tahap seperti "Pemeriksaan Kebijakan Dilakukan". Process mining juga membantu menemukan variasi proses yang tidak terduga, pola pekerjaan ulang saat laporan berkali-kali dikembalikan untuk diperbaiki, serta celah kepatuhan. Anda mendapat jawaban berbasis data atas pertanyaan, "bagaimana cara meningkatkan pengelolaan pengeluaran?" Data tentang kinerja dan variasi proses yang terjadi membantu Anda menentukan perbaikan yang tepat sasaran.

Area utama untuk mempercepat siklus pengelolaan pengeluaran

Process mining pada data pengeluaran Brex dapat mengungkap banyak peluang perbaikan. Salah satu fokus utamanya adalah memperpendek waktu siklus laporan pengeluaran, dari pengajuan hingga penggantian biaya. Dengan melihat jalur yang benar-benar dilalui laporan, Anda dapat menemukan inefisiensi seperti:

Hambatan persetujuan: Temukan individu atau departemen tertentu yang berulang kali memperlambat persetujuan manajer atau tim keuangan. Memahami hambatan ini penting untuk memperpendek waktu siklus secara keseluruhan.
Pekerjaan ulang dan revisi: Analisis laporan yang sering dikembalikan untuk diperbaiki, misalnya dari "Ditolak oleh Keuangan" menjadi "Laporan Pengeluaran Dikembalikan untuk Revisi". Dengan begitu, Anda dapat menemukan kesalahan umum, informasi yang kurang, atau masalah kepatuhan terhadap kebijakan.
Kepatuhan terhadap kebijakan: Temukan penyimpangan dari jalur persetujuan standar atau pemeriksaan kebijakan yang dilewati maupun tertunda. Langkah ini membantu memastikan kepatuhan dan kesiapan audit.
Peluang otomatisasi: Temukan langkah manual yang dapat diotomatisasi di dalam atau di luar Brex untuk menyederhanakan proses dan mengurangi kesalahan manusia.

Dengan berfokus pada area ini, Anda dapat memperpendek waktu siklus pengelolaan pengeluaran dan membuat proses lebih lancar serta mudah diprediksi oleh semua pihak.

Hasil yang dapat dicapai dari upaya optimalisasi proses

Optimalisasi proses pengelolaan pengeluaran di Brex dengan process mining dapat memberikan manfaat nyata yang terukur. Anda dapat mengharapkan:

Waktu penggantian biaya lebih singkat: Karyawan menerima penggantian biaya lebih cepat. Kepuasan meningkat dan pertanyaan yang masuk ke tim keuangan berkurang.
Biaya operasional lebih rendah: Kurangi waktu dan sumber daya untuk mengelola, menyetujui, dan mengaudit laporan pengeluaran. Dengan begitu, tim keuangan dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih bernilai.
Kepatuhan yang lebih baik: Pastikan kebijakan pengeluaran perusahaan dan persyaratan peraturan dipatuhi secara konsisten. Hal ini mengurangi risiko keuangan dan membantu meningkatkan hasil audit.
Kepuasan karyawan meningkat: Proses pengeluaran yang lebih cepat, transparan, dan mudah diprediksi meningkatkan pengalaman karyawan serta menumbuhkan kepercayaan dan semangat kerja.
Pengelolaan arus kas yang lebih baik: Visibilitas yang lebih baik atas penggantian biaya mendatang dan pemrosesan yang lebih lancar membantu Anda merencanakan arus kas dengan lebih akurat.

Hasil nyata ini menunjukkan nilai bisnis dari memahami dan memperbaiki alur kerja pengeluaran. Anda tidak hanya melacak pengeluaran, tetapi juga mengoptimalkan seluruh proses secara proaktif.

Memulai optimalisasi pengelolaan pengeluaran Brex

Mengoptimalkan pengelolaan pengeluaran di Brex lebih mudah daripada yang Anda bayangkan. Dengan process mining, Anda dapat mengubah data mentah menjadi wawasan yang bisa ditindaklanjuti dan panduan yang jelas untuk melakukan perbaikan. Pendekatan berbasis data ini mengurangi tebakan dan membantu Anda mengambil keputusan yang menghasilkan perubahan nyata bagi karyawan, tim keuangan, dan keuntungan perusahaan. Mulailah hari ini untuk membangun pengelolaan pengeluaran yang lebih efisien, patuh, dan ramah bagi karyawan.

Pengelolaan pengeluaran Persetujuan pengeluaran Proses penggantian biaya Operasional keuangan Audit kepatuhan Pengendalian biaya Penggantian biaya karyawan Pengelolaan pengeluaran Biaya perjalanan Pengeluaran karyawan Pelaporan pengeluaran T&E

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Proses pengelolaan pengeluaran sering kali memiliki waktu persetujuan yang panjang sehingga penggantian biaya kepada karyawan tertunda. Hal ini mengurangi kepuasan dan semangat kerja karyawan, serta dapat membuat dana tertahan lebih lama dari yang diperlukan. Di Brex, hambatan dapat muncul di berbagai tahap, mulai dari tinjauan manajer hingga persetujuan akhir tim keuangan. ProcessMind menunjukkan dengan tepat lokasi keterlambatan dan langkah atau pihak yang menyebabkannya. Dengan memetakan alur nyata laporan pengeluaran, kami membantu Anda menemukan antrean yang tidak efisien dan menyederhanakan jalur persetujuan agar pengguna Brex menerima penggantian biaya dengan lebih cepat dan teratur.

Banyak laporan pengeluaran yang ditolak atau dikembalikan untuk diperbaiki. Akibatnya, karyawan dan tim keuangan harus mengulang pekerjaan yang sama. Proses bolak-balik ini meningkatkan biaya operasional dan memperpanjang waktu pemrosesan di Brex. Kondisi ini sering menunjukkan adanya masalah dalam kejelasan kebijakan atau cara pengajuan. ProcessMind membantu Anda menemukan penyebab utama penolakan, baik karena pelanggaran kebijakan yang umum, informasi yang kurang, maupun petunjuk yang tidak jelas. Dengan menganalisis pola penolakan, Anda dapat memberikan pelatihan yang tepat atau menyesuaikan proses untuk mengurangi pekerjaan ulang dan meningkatkan persetujuan pada pengajuan pertama.

Meski panduan sudah jelas, kebijakan pengeluaran sering diterapkan secara berbeda oleh departemen atau pemberi persetujuan di Brex. Hal ini dapat menimbulkan perlakuan yang tidak adil, risiko kepatuhan, dan kesulitan mengendalikan pengeluaran secara akurat. Ketidakkonsistenan juga menyulitkan pengelolaan keuangan dan dapat meningkatkan risiko saat audit. ProcessMind memberikan gambaran objektif tentang penerapan kebijakan yang sebenarnya dan menunjukkan penyimpangan dari proses yang ditetapkan. Kami membantu Anda menemukan lokasi dan penyebab ketidakkonsistenan agar pemeriksaan kebijakan dapat diseragamkan, risiko berkurang, dan setiap laporan pengeluaran diperlakukan secara adil.

Karyawan dan tim keuangan sering kesulitan mengetahui status terkini laporan pengeluaran yang diajukan di Brex. Akibatnya, mereka harus berulang kali menanyakan status, merasa frustrasi, dan tidak tahu kapan penggantian biaya akan diterima. Tanpa visibilitas yang jelas, sulit mengelola ekspektasi dan memperkirakan arus kas. ProcessMind memetakan perjalanan setiap laporan pengeluaran dari awal hingga akhir, sehingga status saat ini dan langkah berikutnya langsung terlihat. Anda tidak perlu lagi menebak-nebak. Proses menjadi transparan dan beban administrasi untuk menjawab pertanyaan tentang status pun berkurang.

Laporan pengeluaran yang sudah disetujui sepenuhnya di Brex masih dapat mengalami keterlambatan sebelum penggantian biaya diproses dan dicatat. Jeda ini membuat karyawan frustrasi karena mengharapkan pembayaran tepat waktu dan dapat menyulitkan rekonsiliasi keuangan. Keterlambatan tersebut bisa disebabkan oleh serah terima manual atau langkah setelah persetujuan yang tidak efisien. ProcessMind mengukur waktu antara setiap tahap, terutama antara persetujuan akhir dan pemrosesan penggantian biaya. Dengan menemukan jeda penting ini, kami membantu Anda menyederhanakan alur kerja setelah persetujuan agar proses dari persetujuan hingga pembayaran berjalan lebih lancar.

Seiring waktu, alur kerja pengelolaan pengeluaran dapat bertambah dengan langkah yang berulang atau laporan yang sering dialihkan ke jalur lain di Brex, meski sebenarnya tidak perlu. Inefisiensi ini menambah waktu dan upaya tanpa memberi nilai, meningkatkan biaya operasional, dan menunda penggantian biaya. Hal ini sering terjadi ketika proses berubah tanpa ditinjau kembali. ProcessMind menunjukkan jalur yang benar-benar dilalui laporan pengeluaran dan menandai penyimpangan dari proses yang dirancang, termasuk putaran atau langkah yang tidak perlu. Dengan memetakan alur nyata, kami membantu Anda menghapus aktivitas yang tidak diperlukan dan mengoptimalkan alur persetujuan.

Upaya manual, pekerjaan ulang akibat penolakan, dan pemrosesan yang tertunda secara keseluruhan meningkatkan biaya operasional pengelolaan pengeluaran di Brex. Biaya tersembunyi ini menguras sumber daya keuangan dan menyita waktu staf yang seharusnya dapat digunakan untuk pekerjaan strategis. Dampaknya terasa pada efisiensi dan profitabilitas departemen. ProcessMind mengukur dampak inefisiensi terhadap sumber daya Anda dan menemukan aktivitas yang memakan biaya atau waktu secara tidak proporsional. Wawasan berbasis data membantu Anda mengurangi intervensi manual dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik sehingga biaya dapat ditekan.

Saat audit berlangsung, organisasi sering kesulitan menunjukkan dengan cepat dan menyeluruh bahwa semua kebijakan pengeluaran dan persyaratan peraturan telah dipatuhi. Menyusun kembali riwayat lengkap laporan pengeluaran di Brex, terutama persetujuan dan pemeriksaan kebijakannya, dapat memakan waktu dan memerlukan banyak pekerjaan manual. Hal ini juga berisiko menimbulkan temuan audit. ProcessMind menyediakan catatan kronologis yang tidak dapat diubah untuk setiap tindakan pada laporan pengeluaran, mulai dari pengajuan hingga penggantian biaya. Jejak audit yang transparan ini memudahkan Anda membuktikan kepatuhan, termasuk kapan pemeriksaan kebijakan dilakukan dan siapa yang melakukannya, sehingga persiapan dan pelaksanaan audit menjadi lebih mudah.

Analisis sering menunjukkan bahwa individu, departemen, atau tingkat persetujuan tertentu berulang kali memperlambat proses laporan pengeluaran di Brex. Hambatan ini dapat memperlambat seluruh proses, menimbulkan penumpukan, dan membuat penggantian biaya bagi karyawan atau kategori pengeluaran tertentu tertunda lebih lama. ProcessMind menunjukkan lokasi hambatan secara tepat dan menemukan pemberi persetujuan atau tim dengan waktu pemrosesan yang sangat lama atau tingkat penolakan yang tinggi. Data ini membantu Anda menentukan pelatihan, menyeimbangkan beban kerja, atau menyesuaikan proses untuk mengatasi titik yang menghambat.

Salah satu masalah umum dalam pengelolaan pengeluaran adalah laporan di Brex sering diajukan tanpa tanda terima, dengan tanda terima yang tidak lengkap, atau dengan tanda terima yang sulit dibaca. Tim harus menindaklanjuti secara manual, laporan dapat ditolak, dan proses persetujuan menjadi jauh lebih lama. Hal ini menambah inefisiensi dan risiko ketidakpatuhan. ProcessMind dapat melacak aktivitas 'Tanda Terima Dilampirkan' dibandingkan dengan 'Laporan Pengeluaran Diajukan' serta penolakan atau revisi berikutnya. Dengan memahami pola masalah tanda terima, Anda dapat menerapkan langkah pencegahan seperti panduan pengajuan yang lebih jelas atau pengingat otomatis, sehingga kualitas data meningkat sejak awal.

Kategorisasi dan pengodean pengeluaran yang tidak akurat atau tidak konsisten di Brex dapat menyebabkan kesalahan dalam laporan keuangan, menyulitkan analisis biaya, dan menambah waktu yang dibutuhkan tim keuangan untuk melakukan koreksi. Hal ini mengganggu akurasi anggaran dan keputusan belanja strategis karena data tidak mencerminkan sifat pengeluaran yang sebenarnya. ProcessMind dapat menganalisis jalur dan revisi terkait atribut 'Kategori Pengeluaran' dan 'Pusat Biaya' untuk menemukan kesalahan kategorisasi yang sering terjadi. Dengan mengetahui polanya, Anda dapat menyederhanakan panduan pengodean dan mempertimbangkan otomatisasi kategorisasi agar data lebih akurat dan kondisi keuangan lebih jelas.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Tujuan ini berfokus pada pengurangan waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui laporan pengeluaran, mulai dari pengajuan hingga persetujuan akhir manajer dan tim keuangan. Persetujuan yang lebih cepat membuat karyawan menerima penggantian biaya lebih awal, meningkatkan kepuasan, dan mengurangi beban administrasi tim. Dana juga dapat digunakan kembali lebih cepat dan likuiditas keuangan meningkat. ProcessMind menemukan hambatan dalam proses persetujuan Brex dan menunjukkan lokasi keterlambatan serta pihak yang terlibat. Dengan menganalisis waktu siklus setiap aktivitas, seperti "Menunggu Tinjauan Manajer" atau "Menunggu Tinjauan Keuangan", Anda dapat menemukan langkah yang tidak efisien dan menerapkan perbaikan yang tepat sasaran. Waktu persetujuan berpotensi berkurang 20-30%.

Mengurangi jumlah laporan pengeluaran yang ditolak dapat mengurangi pekerjaan ulang bagi karyawan dan pemberi persetujuan, sekaligus menghemat banyak waktu dan upaya administrasi. Tingkat penolakan yang tinggi sering menunjukkan kebijakan yang kurang jelas, pelatihan yang belum memadai, atau kualitas pengajuan awal yang rendah. Hal ini mengurangi semangat kerja karyawan dan menunda penggantian biaya yang seharusnya diterima. ProcessMind membantu menemukan penyebab utama penolakan dengan mengaitkannya ke aktivitas tertentu, seperti "Pemeriksaan Kebijakan Dilakukan" atau "Laporan Pengeluaran Dikembalikan untuk Revisi". Anda dapat melihat alasan umum, seperti tanda terima yang tidak disertakan atau pelanggaran kebijakan, lalu memperjelas panduan, meningkatkan pelatihan, atau menyempurnakan proses pengajuan di Brex.

Penerapan kebijakan pengeluaran yang konsisten di semua departemen dan bagi seluruh karyawan penting untuk menjaga kepatuhan keuangan dan keadilan. Penerapan yang berbeda-beda dapat menimbulkan risiko audit, perlakuan yang tidak setara, dan kesan pilih kasih. Hal ini mengurangi kepercayaan dan mengganggu integritas operasional dalam pengelolaan pengeluaran di Brex. ProcessMind memetakan alur pengeluaran yang sebenarnya dan membandingkannya dengan aturan kebijakan yang Anda tetapkan. Sistem ini menunjukkan penyimpangan, misalnya saat "Penanda Pelanggaran Kebijakan" muncul tetapi laporan tetap disetujui, atau saat pemberi persetujuan tertentu berulang kali melewati pemeriksaan. Informasi ini membantu Anda memperkuat kontrol, memberikan pelatihan yang tepat, dan mengotomatiskan kepatuhan terhadap kebijakan agar penerapannya seragam.

Visibilitas status terkini setiap laporan pengeluaran mengurangi pertanyaan kepada tim keuangan, memberi karyawan akses ke informasi secara mandiri, dan membantu manajer menangani keterlambatan lebih awal. Transparansi ini memperlancar komunikasi dan mengurangi frustrasi terkait penggantian biaya di Brex. ProcessMind memberikan gambaran objektif dari awal hingga akhir tentang perjalanan setiap "ID Laporan Pengeluaran", mulai dari "Laporan Pengeluaran Dibuat" hingga "Penggantian Biaya Diproses". Dengan melihat status saat ini dan jalur sebelumnya, Anda dapat menemukan pembaruan status yang lambat atau kurang jelas, lalu memperbaiki sarana komunikasi atau integrasi sistem di lingkungan Brex.

Mempercepat pemrosesan penggantian biaya setelah persetujuan dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan membantu pengelolaan arus kas. Keterlambatan pada tahap ini dapat mengurangi kepercayaan dan menyulitkan karyawan secara finansial, meski tahap sebelumnya di Brex berjalan efisien. ProcessMind menganalisis jeda waktu antara "Disetujui Keuangan" dan "Penggantian Biaya Diproses". Sistem ini dapat menemukan inefisiensi operasional dalam serah terima atau tahap pemrosesan, termasuk keterlambatan manual atau titik integrasi sistem yang memperlambat proses. Wawasan ini membantu Anda mengotomatiskan atau merancang ulang proses untuk memangkas waktu pembayaran hingga 40%.

Menyederhanakan alur kerja persetujuan dengan menghapus langkah, pengalihan, atau persetujuan berulang yang tidak perlu dapat mengurangi waktu pemrosesan dan beban administrasi. Alur kerja yang optimal memastikan laporan pengeluaran diproses secara efisien di Brex dan hanya melibatkan pihak yang diperlukan. Hasilnya, biaya operasional turun dan seluruh siklus menjadi lebih cepat. ProcessMind memetakan semua variasi proses yang terjadi dan menemukan penyimpangan umum dari jalur ideal, seperti putaran "Laporan Pengeluaran Dikembalikan untuk Revisi" yang tidak diperlukan. Sistem ini mengukur dampak penyimpangan tersebut agar Anda dapat menyederhanakan jalur yang rumit, menggabungkan peran persetujuan, atau menerapkan otomatisasi untuk pemrosesan langsung.

Mengurangi total biaya pemrosesan setiap laporan pengeluaran, termasuk biaya tenaga kerja, penggunaan sistem, dan upaya koreksi, berdampak langsung pada keuntungan perusahaan. Pengelolaan pengeluaran yang efisien di Brex mengurangi sumber daya yang tersita untuk tugas administrasi sehingga staf dapat berfokus pada pekerjaan yang lebih strategis. ProcessMind mengukur waktu dan penggunaan sumber daya pada setiap aktivitas, mulai dari "Laporan Pengeluaran Dibuat" hingga "Dicatat dalam Pembukuan". Dengan menemukan aktivitas yang membutuhkan banyak pekerjaan manual, sering diulang, atau lama tidak diproses, Anda dapat menentukan area yang perlu diotomatisasi atau dirancang ulang sehingga biaya setiap laporan pengeluaran dapat ditekan.

Kemampuan untuk membuktikan kepatuhan terhadap peraturan keuangan internal dan eksternal penting untuk menghindari sanksi, menjaga reputasi, dan memastikan integritas keuangan. Jejak audit yang kuat di Brex mempermudah audit dan meningkatkan keyakinan terhadap praktik pengelolaan pengeluaran. ProcessMind mencatat setiap langkah dan keputusan dalam proses "ID Laporan Pengeluaran" dengan jejak audit yang tidak dapat diubah. Sistem ini menandai pelanggaran kebijakan atau penyimpangan dari prosedur standar, sehingga Anda dapat membuat laporan kepatuhan dan membuktikan kepatuhan terhadap peraturan dengan menunjukkan urutan kejadian dan pihak yang bertanggung jawab.

Membagi tugas persetujuan laporan pengeluaran secara merata di antara pemberi persetujuan yang tersedia dapat mencegah hambatan akibat individu atau tim yang kelebihan beban. Dengan begitu, persetujuan berjalan lebih konsisten, keterlambatan berkurang, dan seluruh proses persetujuan pengeluaran di Brex menjadi lebih efisien. Beban kerja staf pun lebih berkelanjutan. ProcessMind menemukan entitas "Pemberi Persetujuan" yang sering menyebabkan keterlambatan atau menangani jumlah tugas "Menunggu Tinjauan Manajer" maupun "Menunggu Tinjauan Keuangan" yang jauh lebih tinggi. Dengan melihat pembagian beban kerja dan kinerja tiap orang, Anda dapat mengalokasikan ulang sumber daya, memberikan pelatihan tambahan, atau menyesuaikan hierarki persetujuan untuk memperlancar proses.

Mengurangi laporan dengan tanda terima yang hilang atau tidak lengkap dapat menekan pekerjaan ulang, mencegah masalah kepatuhan, dan memastikan laporan pengeluaran akurat. Kualitas data di Brex meningkat dan beban administrasi untuk meminta dokumen dari karyawan berkurang, sehingga pemrosesan lebih cepat. ProcessMind dapat menemukan aktivitas "Tanda Terima Dilampirkan" yang hilang atau terlambat dibandingkan dengan "Laporan Pengeluaran Diajukan", serta laporan yang sering berstatus "Dikembalikan untuk Revisi" karena masalah dokumentasi. Dengan menganalisis pola ini, Anda dapat menerapkan pemeriksaan awal yang lebih baik, pengingat bagi karyawan, atau pelatihan untuk meningkatkan kualitas pengajuan sejak awal.

Kategorisasi dan pengodean pengeluaran yang akurat menjadi dasar laporan keuangan, penganggaran, dan kepatuhan pajak yang tepat. Kesalahan dapat menyebabkan alokasi dana yang keliru, laporan keuangan yang tidak akurat, dan masalah saat audit. Dampaknya langsung terasa pada keputusan keuangan strategis yang dibuat berdasarkan data Brex. ProcessMind membantu menganalisis pola pada atribut "Kategori Pengeluaran" dan "Pusat Biaya", lalu mengaitkannya dengan jalur persetujuan dan hasil audit. Sistem ini dapat menunjukkan praktik pengodean yang tidak konsisten atau area yang sering memerlukan pengategorian ulang secara manual. Anda dapat menyempurnakan aturan kategorisasi, memperjelas panduan, atau mengotomatiskan saran pengodean.

6 langkah untuk memperbaiki pengelolaan pengeluaran

Unduh templat

Ekspor data Brex Anda

Unggah kumpulan data Anda

Analisis proses pengeluaran Anda

Terapkan perbaikan utama

Pantau proses Brex Anda

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Gunakan templat Excel yang sudah diformat untuk data pengelolaan pengeluaran. Templat ini membantu memastikan data dari Brex tersusun dengan benar untuk dianalisis.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang seragam penting untuk analisis proses yang akurat dan efisien. Struktur ini menjadi dasar bagi wawasan yang dapat diandalkan.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel siap isi untuk data pengeluaran Brex Anda.

TEMUAN ANDA

Temukan Cara Mempercepat Penggantian Biaya dari Data Pengeluaran Brex

ProcessMind menampilkan alur pengelolaan pengeluaran Brex yang sebenarnya, memetakan setiap langkah dan menunjukkan inefisiensi. Anda dapat melihat keterlambatan dan risiko kepatuhan dengan jelas, lalu menentukan perbaikan berdasarkan data.

Lihat jalur persetujuan pengeluaran Brex yang sebenarnya
Temukan hambatan dan keterlambatan dalam alur kerja
Temukan pengajuan pengeluaran yang tidak mematuhi kebijakan
Percepat penggantian biaya dan tekan pengeluaran

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Hasil yang dicapai organisasi dalam pengelolaan pengeluaran

Dengan menerapkan process mining pada data pengeluaran Brex, organisasi dapat memahami pola belanja, menemukan hambatan, dan melihat peluang untuk menyederhanakan alur kerja. Wawasan ini membantu meningkatkan efisiensi, mengendalikan biaya, dan memperkuat kepatuhan terhadap kebijakan.

0 % faster

Penggantian biaya lebih cepat

Waktu pemrosesan dari awal hingga akhir berkurang

Karyawan menerima penggantian biaya lebih cepat. Hal ini meningkatkan kepuasan dan mengurangi tekanan keuangan. Caranya dengan menemukan dan mengatasi hambatan pada tahap persetujuan dan pembayaran.

0 % decrease

Tingkat penolakan menurun

Lebih sedikit laporan yang melanggar kebijakan atau berisi kesalahan

Lebih sedikit laporan pengeluaran yang ditolak. Karyawan dan pemberi persetujuan menghemat waktu karena pekerjaan ulang berkurang dan laporan sejak awal sudah sesuai dengan kebijakan.

0 % improvement

Kepatuhan terhadap kebijakan meningkat

Pelanggaran kebijakan yang terdeteksi berkurang

Porsi laporan pengeluaran yang melanggar kebijakan perusahaan turun secara signifikan. Kontrol internal menjadi lebih kuat dan tata kelola keuangan membaik. Kepatuhan pun meningkat dan risiko berkurang.

~ 0 x faster

Persetujuan lebih lancar

Alur persetujuan lebih sederhana

Proses persetujuan menjadi lebih sederhana karena langkah yang tidak perlu dihilangkan. Waktu rata-rata yang digunakan manajer untuk meninjau laporan pun berkurang. Proses ini menjadi lebih efisien bagi semua pihak.

0 % reduction

Biaya pekerjaan ulang berkurang

Lebih sedikit laporan yang dikembalikan untuk diperbaiki

Lebih sedikit laporan pengeluaran yang perlu diperbaiki. Ini menghemat biaya operasional dan waktu yang sebelumnya digunakan untuk memperbaiki kesalahan serta mengirim ulang laporan.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses pengeluaran, tingkat otomatisasi saat ini, dan kualitas data. Angka ini menunjukkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk laporan pengeluaran yang digunakan sebagai ID utama kasus untuk melacak seluruh siklusnya.

Mengapa ini penting

ID ini penting untuk melacak seluruh siklus laporan pengeluaran dan menganalisis waktu siklus, hambatan, serta penyimpangan proses.

Nama peristiwa atau tugas tertentu yang terjadi selama siklus laporan pengeluaran.

Mengapa ini penting

Atribut ini penting untuk menyusun peta proses dan memahami urutan peristiwa yang dilalui setiap laporan pengeluaran.

Stempel waktu yang menunjukkan kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu diperlukan untuk menghitung semua metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus dan waktu tunggu, yang penting untuk menemukan keterlambatan.

Nilai total pengeluaran dalam laporan.

Mengapa ini penting

Atribut ini mendukung analisis keuangan, misalnya untuk menemukan laporan pengeluaran bernilai tinggi yang mungkin perlu diperiksa lebih teliti atau memerlukan waktu persetujuan lebih lama.

Departemen tempat karyawan yang mengirim laporan pengeluaran bekerja.

Mengapa ini penting

Memungkinkan Anda memfilter dan membandingkan kinerja proses di berbagai unit bisnis untuk menemukan masalah atau tren khusus di tiap departemen.

Pengguna yang melakukan aktivitas, misalnya manajer yang menyetujui laporan.

Mengapa ini penting

Menunjukkan orang yang bertanggung jawab atas suatu tindakan, sehingga beban kerja dan kinerja dapat dianalisis serta hambatan dapat ditemukan hingga tingkat individu.

Status laporan pengeluaran saat ini dalam siklus prosesnya.

Mengapa ini penting

Menunjukkan posisi terkini laporan pengeluaran dalam alur kerja, yang penting untuk dashboard operasional dan pemantauan status.

Tanda boolean yang menunjukkan apakah laporan pengeluaran ditandai karena melanggar kebijakan.

Mengapa ini penting

Mendukung pemantauan kepatuhan dan membantu mengukur dampak pelanggaran kebijakan terhadap efisiensi proses dan pekerjaan ulang.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai saat karyawan mulai membuat laporan pengeluaran. Sistem mencatat peristiwa ini ketika data laporan baru dibuat, baik sebagai draf maupun setelah item pengeluaran pertama ditambahkan.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama dalam proses. Dengan menganalisis waktu dari tahap ini hingga laporan dikirim, Anda dapat memahami kebiasaan karyawan dan kemungkinan keterlambatan pelaporan pengeluaran.

Aktivitas ini terjadi saat karyawan mengirim laporan pengeluaran yang telah selesai untuk disetujui. Tindakan pengguna ini mengubah status laporan dari 'Draf' atau 'Terbuka' menjadi 'Menunggu Persetujuan'.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang secara resmi memulai alur persetujuan. Waktu antara pengiriman dan persetujuan akhir menjadi bagian penting dari keseluruhan waktu siklus.

Manajer tingkat pertama telah meninjau dan menyetujui laporan pengeluaran untuk diproses lebih lanjut. Keputusan ini membawa laporan ke tahap berikutnya, biasanya peninjauan keuangan atau persetujuan otomatis.

Mengapa ini penting

Tonggak ini menuntaskan tahap persetujuan awal. Data ini penting untuk melacak waktu siklus persetujuan, beban kerja manajer, dan 'Tingkat Persetujuan Sekali Ajukan'.

Pemberi persetujuan, baik manajer maupun tim keuangan, mengembalikan laporan kepada karyawan untuk diperbaiki. Berbeda dengan penolakan langsung, tindakan ini memulai siklus pekerjaan ulang.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menjadi penanda utama pekerjaan ulang. Frekuensinya perlu dilacak untuk KPI 'Tingkat Pekerjaan Ulang Laporan Pengeluaran' dan dashboard 'Analisis Pelanggaran Kebijakan dan Pekerjaan Ulang'.

Tim keuangan telah menyelesaikan peninjauan dan memberikan persetujuan akhir atas laporan pengeluaran. Ini adalah tahap persetujuan terakhir sebelum penggantian biaya diproses.

Mengapa ini penting

Tonggak penting ini memberikan izin untuk melakukan pembayaran. Tahap ini menjadi titik akhir pengukuran seluruh siklus persetujuan dan titik awal pengukuran KPI 'Jeda Pelaksanaan Penggantian Biaya'.

Aktivitas ini menandai saat pembayaran benar-benar disalurkan kepada karyawan. Dari sudut pandang karyawan, ini adalah tahap terakhir dan menandakan proses berhasil diselesaikan.

Mengapa ini penting

Ini adalah titik akhir utama yang menandakan proses berhasil. Data ini diperlukan untuk menghitung KPI 'Rata-rata Waktu Siklus dari Awal hingga Akhir' dan 'Jeda Pelaksanaan Penggantian Biaya', yang berdampak langsung pada kepuasan karyawan.

Ini adalah tahap akhir saat data pengeluaran berhasil dicatat dalam buku besar perusahaan atau sistem ERP. Tahap ini menuntaskan rekonsiliasi keuangan laporan pengeluaran.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini memastikan proses telah selesai dari sisi akuntansi keuangan. Keterlambatan antara penggantian biaya dan pencatatan dapat menunjukkan masalah integrasi sistem atau alur kerja akuntansi.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana process mining dapat meningkatkan pengelolaan pengeluaran saya di Brex?

Process mining menganalisis log transaksi Brex untuk memetakan alur laporan pengeluaran yang sebenarnya. Sistem ini menemukan hambatan, menunjukkan penyimpangan dari kebijakan, dan mengidentifikasi masalah seperti siklus persetujuan yang panjang atau penolakan yang sering terjadi. Wawasan ini membantu Anda mengoptimalkan alur kerja dan mengurangi biaya pemrosesan.

Masalah apa saja dalam proses pengeluaran Brex yang dapat ditemukan dengan process mining?

Process mining dapat menunjukkan langkah yang menyebabkan keterlambatan persetujuan dan penggantian biaya, menemukan pemberi persetujuan dengan beban kerja tinggi, serta menandai penerapan kebijakan yang tidak konsisten. Process mining juga membantu menemukan penyebab utama tingginya tingkat penolakan dan pengalihan yang tidak perlu, sehingga efisiensi dan kepatuhan meningkat.

Data apa yang saya perlukan dari Brex untuk menjalankan process mining secara efektif?

Anda terutama memerlukan data log peristiwa yang mencakup pengenal kasus, biasanya ID Laporan Pengeluaran, nama aktivitas untuk setiap langkah, dan stempel waktu setiap aktivitas. Data ini memungkinkan alat process mining menyusun kembali perjalanan lengkap setiap laporan pengeluaran.

Perbaikan apa yang dapat saya harapkan setelah menerapkan process mining pada data pengeluaran Brex?

Anda dapat mempercepat persetujuan laporan pengeluaran, menurunkan tingkat penolakan, dan menerapkan kebijakan secara lebih konsisten. Process mining membantu mengoptimalkan alur kerja, mengurangi biaya pemrosesan, dan memperkuat kesiapan audit. Hasil akhirnya, proses pengelolaan pengeluaran menjadi lebih efisien dan transparan.

Bagaimana cara mengekstrak data peristiwa yang diperlukan dari Brex untuk process mining?

Ekstraksi data dari Brex biasanya dilakukan melalui fitur pelaporan atau akses API untuk mendapatkan log terperinci tentang aktivitas laporan pengeluaran. Identifikasi kolom yang memuat ID laporan pengeluaran, nama aktivitas, dan stempel waktu setiap peristiwa. Dokumentasi atau tim dukungan Brex dapat membantu menjelaskan metode ekstraksi yang tersedia.

Berapa lama sampai saya bisa melihat hasil awal process mining pada data pengeluaran Brex?

Wawasan awal biasanya bisa diperoleh dalam beberapa hari hingga beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Sebagian besar waktu digunakan untuk mengekstrak, membersihkan, dan memuat data ke alat process mining. Setelah itu, Anda dapat menganalisis data dan menentukan rekomendasi yang bisa diterapkan.

Apakah process mining data Brex memerlukan keterampilan teknis atau alat tertentu?

Anda memerlukan perangkat lunak process mining khusus, tetapi biasanya tidak perlu menguasai pemrograman untuk menganalisis data yang sudah disiapkan. Pengetahuan dasar analisis data dan pemahaman tentang proses pengeluaran di Brex akan membantu. Beberapa alat menyediakan antarmuka yang mudah digunakan oleh pengguna bisnis.

Apakah penerapan process mining akan mengganggu operasional pengeluaran Brex yang sedang berjalan?

Tidak. Process mining menganalisis data historis yang diekspor dari Brex, sehingga tidak mengganggu sistem pengelolaan pengeluaran yang sedang digunakan atau aktivitas pengguna. Analisis berjalan secara terpisah dan memberikan wawasan tanpa menghambat operasional.

Optimalkan Pengelolaan Pengeluaran Brex Hari Ini

Pangkas waktu siklus persetujuan hingga 30% dan tingkatkan kepuasan karyawan.

Mulai Uji Coba Gratis

Tidak perlu kartu kredit. Penyiapan hanya beberapa menit.