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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement

Ihr 6-Schritte-Leitfaden zur Optimierung der Spesenprozesse in Brex
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Verbessern Sie Ihr Spesenmanagement
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (4)

Spesenmanagement in Brex für schnellere Erstattungen optimieren

Das Spesenmanagement kann Ineffizienzen verbergen, die zu Verzögerungen und Compliance-Risiken führen. Wir helfen Ihnen, Engpässe in Ihren Spesenfreigabe-Workflows präzise zu identifizieren und leiten Sie zu praktischen Verbesserungen an. Entdecken Sie, wie Sie Abläufe optimieren, Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern können.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

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Warum die Optimierung Ihres Brex-Spesenmanagementprozesses entscheidend ist

Spesenmanagement ist eine kritische Geschäftsfunktion, die sich direkt auf die finanzielle Gesundheit, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Compliance auswirkt. Selbst mit fortschrittlichen Plattformen wie Brex, die Firmenkarten, Spesen und Rechnungszahlungen optimieren, können versteckte Ineffizienzen in Ihren Spesenmanagement-Workflows auftreten. Manuelle Prüfungen, Genehmigungsverzögerungen und häufige Nacharbeiten können zu erheblichen Betriebskosten führen, Mitarbeiter, die auf Erstattungen warten, frustrieren und Ihr Unternehmen Compliance-Risiken aussetzen. Das Verständnis des tatsächlichen Ablaufs Ihrer Spesenabrechnungen, von der Erstellung bis zur endgültigen Buchung, ist unerlässlich, um diese kostspieligen Probleme zu identifizieren.

Ohne eine klare, datengesteuerte Sicht verlassen sich Unternehmen oft auf anekdotische Evidenz oder statische Berichte, die nur Fragmente des Gesamtprozesses zeigen. Dies macht es schwierig, die Ursachen von Verzögerungen oder Richtlinienverstößen genau zu bestimmen. Ein ineffizienter Spesenmanagementprozess in Brex belastet Finanzteams nicht nur mit zusätzlicher Arbeit, sondern wirkt sich auch auf den Cashflow aus und kann das Vertrauen der Mitarbeiter mindern. Die Optimierung der Spesenverwaltung geht nicht nur darum, Kosten zu senken, sondern auch darum, das gesamte Mitarbeitererlebnis zu verbessern und die finanzielle Genauigkeit zu gewährleisten.

Wie Process Mining die Effizienz des Brex-Spesenmanagements freisetzt

Process Mining bietet einen revolutionären Ansatz zur Verbesserung Ihres Spesenmanagements in Brex. Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, nutzt Process Mining Event-Log-Daten, wie Aufzeichnungen von Aktivitäten, die innerhalb von Brex durchgeführt wurden, um den tatsächlichen End-to-End-Prozess zu rekonstruieren. Durch die Analyse der Reihenfolge und des Zeitpunkts von Ereignissen, wie „Spesenabrechnung erstellt“, „Managerprüfung ausstehend“ und „Erstattung ausgeführt“, erhalten Sie eine unübertroffene Transparenz Ihrer Operationen.

Diese leistungsstarke Analysefähigkeit ermöglicht es Ihnen, Engpässe in Ihren Spesenfreigabe-Workflows präzise zu identifizieren. Sie können genau sehen, wo der Weg einer Spesenabrechnung konsequent ins Stocken gerät, sei es ein bestimmter Manager, eine bestimmte Spesenkategorie oder eine Phase wie „Richtlinienprüfung durchgeführt“. Process Mining hilft Ihnen, unerwartete Prozessvarianten, häufige Nacharbeitszyklen, bei denen Berichte wiederholt zur Überarbeitung zurückgesandt werden, und Compliance-Lücken aufzudecken. Es liefert eine datengesteuerte Antwort auf die Frage, „wie das Spesenmanagement verbessert werden kann“, indem es Ihnen die reale Performance und Variationen zeigt und gezielte Prozessoptimierungsbemühungen ermöglicht.

Schlüsselbereiche zur Verbesserung der Durchlaufzeit Ihres Spesenmanagementzyklus

Die Anwendung von Process Mining auf Ihre Brex-Spesendaten offenbart zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten. Ein Hauptaugenmerk liegt auf der Reduzierung der gesamten Durchlaufzeit der Spesenabrechnung, von der Einreichung bis zur Erstattung. Durch die Visualisierung der tatsächlichen Wege, die Spesenabrechnungen nehmen, können Sie häufige Ineffizienzen aufdecken, wie zum Beispiel:

  • Genehmigungsengpässe: Identifizieren Sie bestimmte Personen oder Abteilungen, die regelmäßig Verzögerungen bei der Genehmigung durch Manager oder die Finanzabteilung verursachen. Das Verständnis dieser Engpässe ist entscheidend für die Reduzierung der gesamten Durchlaufzeit.
  • Nacharbeiten und Überarbeitungen: Analysieren Sie Fälle, in denen Spesenabrechnungen häufig zur Überarbeitung zurückgesandt werden, z. B. von „Finanzabteilung abgelehnt“ zu „Spesenabrechnung zur Überarbeitung zurückgesandt“. Dies hilft, häufige Fehler, fehlende Informationen oder Probleme bei der Einhaltung von Richtlinien zu identifizieren.
  • Richtlinien-Compliance: Erkennen Sie Abweichungen von Standard-Genehmigungspfaden oder Fälle, in denen Richtlinienprüfungen umgangen oder verzögert werden, um eine bessere Einhaltung und Audit-Bereitschaft zu gewährleisten.
  • Automatisierungsmöglichkeiten: Identifizieren Sie manuelle Schritte, die für die Automatisierung innerhalb oder außerhalb von Brex in Frage kommen, um den Prozess weiter zu optimieren und menschliche Fehler zu reduzieren.

Indem Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren, können Sie direkt beeinflussen, wie die Durchlaufzeit des Spesenmanagements reduziert wird, wodurch der Prozess für alle Beteiligten reibungsloser und vorhersehbarer wird.

Erwartete Ergebnisse Ihrer Prozessoptimierungsbemühungen

Die Optimierung Ihres Spesenmanagementprozesses in Brex durch Process Mining liefert erhebliche, messbare Vorteile. Sie können Folgendes erwarten:

  • Reduzierte Erstattungsdurchlaufzeit: Beschleunigen Sie die Zeit, die Mitarbeiter für die Erstattung benötigen, verbessern Sie die Zufriedenheit und reduzieren Sie Anfragen an die Finanzabteilung.
  • Niedrigere Betriebskosten: Minimieren Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung, Genehmigung und Prüfung von Spesenabrechnungen, sodass Finanzteams sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.
  • Verbesserte Compliance: Sorgen Sie für eine konsistente Einhaltung der Unternehmensspesenrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen, reduzieren Sie finanzielle Risiken und verbessern Sie die Auditergebnisse.
  • Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Ein schnellerer, transparenterer und vorhersehbarer Spesenprozess verbessert das Mitarbeitererlebnis erheblich und fördert größeres Vertrauen und höhere Moral.
  • Verbessertes Cashflow-Management: Eine bessere Sichtbarkeit bevorstehender Erstattungen und eine optimierte Verarbeitung können zu einer vorhersehbareren Cashflow-Planung führen.

Diese greifbaren Ergebnisse zeigen den direkten Geschäftswert des Verständnisses und der Verbesserung Ihrer Spesen-Workflows, indem Sie über die bloße Erfassung von Spesen hinausgehen und den gesamten Prozess proaktiv optimieren.

Starten Sie mit der Brex-Spesenmanagement-Optimierung

Die Reise zur Optimierung Ihres Spesenmanagements in Brex ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Durch den Einsatz von Process Mining verwandeln Sie Rohdaten in umsetzbare Erkenntnisse und erhalten einen klaren Fahrplan für Verbesserungen. Dieser datengesteuerte Ansatz beseitigt das Rätselraten und ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, die zu greifbaren Ergebnissen führen, zum Nutzen Ihrer Mitarbeiter, Ihres Finanzteams und Ihres Endergebnisses. Machen Sie noch heute den ersten Schritt zu einem effizienteren, compliant-konformen und mitarbeiterfreundlichen Spesenmanagementsystem.

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Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Spesenmanagementprozesse leiden oft unter verlängerten Genehmigungszeiten, was zu erheblichen Verzögerungen bei den Mitarbeitererstattungen führt. Dies beeinträchtigt nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit und -moral, sondern kann auch den Cashflow länger als nötig binden. In Brex können diese Engpässe in verschiedenen Phasen auftreten, von der Managerprüfung bis zur endgültigen Finanzgenehmigung.ProcessMind deckt präzise auf, wo diese Verzögerungen auftreten, und identifiziert die spezifischen Schritte oder Personen, die Engpässe verursachen. Durch die Visualisierung des tatsächlichen Ablaufs von Spesenabrechnungen helfen wir Ihnen, ineffiziente Warteschlangen genau zu identifizieren und Sie bei der Optimierung Ihrer Genehmigungswege zu unterstützen, um schnellere, vorhersehbarere Erstattungen für Brex-Nutzer zu gewährleisten.

Eine beträchtliche Anzahl von Spesenabrechnungen wird häufig abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgesandt, was zu frustrierenden Nacharbeiten für Mitarbeiter und Finanzteams führt. Dieses ständige Hin und Her erhöht nicht nur die Betriebskosten, sondern verlängert auch die gesamte Bearbeitungszeit innerhalb von Brex. Es deutet oft auf zugrunde liegende Probleme mit der Richtlinienklarheit oder den Einreichungspraktiken hin.ProcessMind hilft Ihnen, die Ursachen dieser Ablehnungen zu identifizieren, sei es aufgrund häufiger Richtlinienverstöße, fehlender Informationen oder unklarer Anweisungen. Durch die Analyse von Ablehnungsmustern ermöglichen wir Ihnen, gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen zu implementieren, die Nacharbeiten reduzieren und die Genehmigungsquoten im ersten Durchlauf verbessern.

Trotz klarer Richtlinien werden Spesenrichtlinien in Brex oft inkonsistent über verschiedene Abteilungen oder Genehmiger hinweg angewendet. Dies kann zu unfairer Behandlung, Compliance-Risiken und der Unfähigkeit führen, Ausgaben präzise zu kontrollieren. Solche Inkonsistenzen erschweren die Aufrechterhaltung der Finanzverwaltung und können das Unternehmen potenziellen Audits aussetzen.ProcessMind bietet eine objektive Sicht darauf, wie Richtlinien tatsächlich durchgesetzt werden, und hebt Abweichungen vom beabsichtigten Prozess hervor. Wir identifizieren, wo und warum Inkonsistenzen entstehen, sodass Sie Richtlinienprüfungen standardisieren, Risiken reduzieren und eine gerechte Behandlung für alle Spesenabrechnungen gewährleisten können.

Mitarbeiter und Finanzteams kämpfen oft mit mangelnder Transparenz bezüglich des Echtzeitstatus eingereichter Spesenabrechnungen in Brex. Dies führt zu häufigen Anfragen, Frustration und Unsicherheit darüber, wann Erstattungen erfolgen werden. Ohne klare Sichtbarkeit wird das Management von Erwartungen und die Cashflow-Prognose schwierig.ProcessMind erstellt eine End-to-End-Visualisierung der Reise jeder Spesenabrechnung, wodurch deren aktueller Status und nächste Schritte sofort ersichtlich werden. Wir eliminieren das Rätselraten, bieten vollständige Prozesstransparenz und reduzieren den administrativen Aufwand für Statusanfragen.

Selbst nachdem eine Spesenabrechnung in Brex vollständig genehmigt wurde, kann es zu unerwarteten Verzögerungen kommen, bevor die tatsächliche Erstattung ausgeführt und verbucht wird. Diese Lücke führt zu Frustration bei Mitarbeitern, die eine pünktliche Zahlung erwarten, und kann die finanzielle Abstimmung erschweren. Solche Verzögerungen können auf manuelle Übergaben oder ineffiziente Schritte nach der Genehmigung hindeuten.ProcessMind misst präzise die verstrichene Zeit zwischen verschiedenen Phasen, insbesondere zwischen der endgültigen Genehmigung und der Ausführung der Erstattung. Durch die Identifizierung dieser kritischen Lücken helfen wir Ihnen, Post-Genehmigungs-Workflows zu optimieren und einen reibungsloseren Übergang von der Genehmigung zur Zahlung zu gewährleisten.

Im Laufe der Zeit können sich in Spesenmanagement-Workflows redundante Schritte ansammeln oder Berichte in Brex häufig und oft vermeidbar umgeleitet werden. Diese Ineffizienzen erhöhen den Zeit- und Arbeitsaufwand im Prozess, ohne Mehrwert zu schaffen, was die Betriebskosten steigert und Erstattungen verzögert. Dies ist oft die Folge einer Prozessevolution ohne Neubewertung. ProcessMind zeigt die tatsächlichen Wege auf, die Spesenabrechnungen nehmen, und deckt Abweichungen vom Soll-Prozess auf, einschließlich unnötiger Schleifen oder Schritte. Durch die Abbildung dieser tatsächlichen Abläufe unterstützen wir Sie dabei, überflüssige Aktivitäten zu identifizieren und zu eliminieren und Ihre Genehmigungswege für maximale Effizienz zu optimieren.

Die kumulierten Auswirkungen von manuellem Aufwand, Nacharbeiten aufgrund von Ablehnungen und verzögerter Bearbeitung erhöhen die operativen Kosten im Zusammenhang mit dem Spesenmanagement in Brex erheblich. Diese versteckten Kosten können finanzielle Ressourcen binden und die Zeit der Mitarbeiter von strategischeren Aktivitäten ablenken, was die Gesamteffizienz der Abteilung und die Rentabilität beeinträchtigt. ProcessMind quantifiziert die Auswirkungen von Ineffizienzen auf Ihre Ressourcen und identifiziert spezifische Aktivitäten, die unverhältnismäßig teuer oder zeitaufwendig sind. Wir liefern datengesteuerte Erkenntnisse, die Ihnen helfen, manuelle Eingriffe zu reduzieren und die Ressourcenzuweisung zu optimieren, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.

Bei Audits fällt es Organisationen oft schwer, Compliance mit allen Spesenrichtlinien und regulatorischen Anforderungen schnell und umfassend nachzuweisen. Die Rekonstruktion der vollständigen Historie eines Spesenberichts, insbesondere seiner Genehmigungen und Richtlinienprüfungen innerhalb von Brex, kann eine zeitaufwendige und herausfordernde manuelle Aufgabe sein, die potenziell zu Audit-Feststellungen führen kann. ProcessMind bietet eine unveränderliche, chronologische Aufzeichnung jeder Aktion, die an einem Spesenbericht vorgenommen wurde, von der Einreichung bis zur Erstattung. Dieser transparente Audit Trail macht es mühelos, die Compliance nachzuweisen, indem er zeigt, wann und von wem Richtlinienprüfungen durchgeführt wurden, wodurch Audit-Vorbereitungen und -Ergebnisse vereinfacht werden.

Die Analyse zeigt oft, dass bestimmte Personen, Abteilungen oder Genehmigungsebenen innerhalb von Brex konsequent Verzögerungen im Spesenabrechnungsprozess verursachen. Diese spezifischen Engpässe können das gesamte System verlangsamen, zu Rückständen führen und die Erstattungsgeschwindigkeit für bestimmte Mitarbeiter oder Spesenkategorien unverhältnismäßig beeinflussen.ProcessMind identifiziert genau, wo diese Engpässe auftreten, und erkennt spezifische Genehmiger oder Teams mit ungewöhnlich langen Bearbeitungszeiten oder hohen Ablehnungsquoten. Diese Daten ermöglichen gezielte Schulungen, eine Neuausrichtung der Arbeitslast oder Prozessanpassungen, um die Engpässe zu entschärfen.

Eine häufige Herausforderung im Spesenmanagement ist die häufige Einreichung von Berichten mit fehlenden, unvollständigen oder unleserlichen Belegen in Brex. Dies erfordert manuelle Nachverfolgungen, führt zu Berichtsablehnungen und verlängert den Genehmigungsprozess erheblich, was zu Ineffizienzen beiträgt und das Risiko der Nichteinhaltung erhöht.ProcessMind kann das Auftreten der Aktivität „Belege angehängt“ in Bezug auf „Spesenabrechnung eingereicht“ und nachfolgende Ablehnungen oder Überarbeitungen verfolgen. Durch das Verständnis von Mustern im Zusammenhang mit Belegproblemen helfen wir Ihnen, präventive Maßnahmen wie klarere Einreichungsrichtlinien oder automatisierte Erinnerungen zu implementieren und die Datenqualität von Anfang an zu verbessern.

Ungenaue oder inkonsistente Kategorisierung und Kodierung von Spesen in Brex kann zu Fehlern in der Finanzberichterstattung, Schwierigkeiten bei der Kostenanalyse und einem erhöhten Zeitaufwand für Finanzteams zur Korrektur führen. Dies beeinträchtigt die Budgetierungsgenauigkeit und strategische Ausgabenentscheidungen, da die Daten die Art der Ausgabe nicht wahrheitsgemäß widerspiegeln.ProcessMind kann die Pfade und Überarbeitungen im Zusammenhang mit den Attributen „Spesenkategorie“ und „Kostenstelle“ analysieren und identifizieren, wo häufig Fehlkategorisierungen auftreten. Indem wir diese Muster aufdecken, helfen wir Ihnen, Kodierungsrichtlinien zu optimieren und die Kategorisierung potenziell zu automatisieren, wodurch die Datenintegrität und finanzielle Klarheit verbessert werden.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Dieses Ziel zielt darauf ab, die für die Genehmigung von Spesenabrechnungen benötigte Zeit – von der Einreichung bis zur endgültigen Freigabe durch Manager und Finanzabteilung – erheblich zu reduzieren. Schnellere Genehmigungen führen direkt zu schnelleren Mitarbeitererstattungen, verbessern die Zufriedenheit und verringern den administrativen Aufwand für die Teams. Es setzt Kapital schneller frei und verbessert die gesamte Finanzliquidität. ProcessMind identifiziert spezifische Engpässe in Ihrem Brex-Genehmigungsprozess, hebt hervor, wo Verzögerungen auftreten und wer involviert ist. Durch die Analyse der Zykluszeiten für jede Activity wie „Managerprüfung ausstehend“ oder „Finanzprüfung ausstehend“ können Sie ineffiziente Schritte genau bestimmen und gezielte Verbesserungen implementieren, wodurch die Genehmigungszeiten potenziell um 20-30 % gesenkt werden.

Die Reduzierung der Anzahl abgelehnter Spesenabrechnungen minimiert Nacharbeiten für Mitarbeiter und Genehmiger und spart erheblichen administrativen Zeit- und Arbeitsaufwand. Eine hohe Ablehnungsquote deutet oft auf unklare Richtlinien, mangelnde Schulung oder Probleme bei der Qualität der Ersteinreichung hin, was die Mitarbeitermoral beeinträchtigt und legitime Erstattungen verzögert. ProcessMind hilft, die Ursachen für Ablehnungen aufzudecken, indem es diese mit spezifischen Aktivitäten wie „Richtlinienprüfung durchgeführt“ oder „Spesenabrechnung zur Überarbeitung zurückgesendet“ verknüpft. Es hebt häufige Ablehnungsgründe wie fehlende Belege oder Richtlinienverstöße hervor, wodurch Sie Richtlinien verfeinern, Schulungen verbessern oder das Brex-Einreichungserlebnis optimieren können.

Die Sicherstellung einer konsistenten Anwendung der Spesenrichtlinien über alle Abteilungen und Mitarbeiter hinweg ist entscheidend für die finanzielle Compliance und Fairness. Inkonsistente Durchsetzung kann zu Audit-Risiken, ungleicher Behandlung und dem Eindruck von Vetternwirtschaft führen, was das Vertrauen und die operative Integrität innerhalb Ihres Brex-Spesenmanagements untergräbt.ProcessMind visualisiert tatsächliche Spesenflüsse im Vergleich zu Ihren definierten Richtlinienregeln. Es identifiziert Abweichungen, bei denen ein „Richtlinienverstoß-Flag“ gesetzt, aber genehmigt wird, oder wo spezifische Genehmiger Prüfungen konsequent umgehen. Diese Klarheit ermöglicht es Ihnen, Kontrollen zu stärken, gezielte Schulungen anzubieten und die Richtlinieneinhaltung zu automatisieren, wodurch eine einheitliche Compliance gewährleistet wird.

Eine verbesserte Transparenz des Echtzeitstatus jeder Spesenabrechnung reduziert Anfragen an die Finanzabteilung, ermöglicht Mitarbeiter mit Self-Service-Informationen und ermöglicht Managern, Verzögerungen proaktiv anzugehen. Diese Transparenz fördert eine bessere Kommunikation und reduziert Frustrationen im Zusammenhang mit dem Spesenabrechnungsprozess in Brex.ProcessMind bietet eine objektive End-to-End-Ansicht des Verlaufs jeder „Spesenabrechnungs-ID“, von „Spesenabrechnung erstellt“ bis „Erstattung ausgeführt“. Durch die Visualisierung aktueller Zustände und historischer Pfade können Sie identifizieren, wo Statusaktualisierungen langsam oder unklar sind, was Verbesserungen bei Kommunikationstools oder der Systemintegration in Ihrer Brex-Umgebung ermöglicht.

Die Beschleunigung der tatsächlichen Ausführung von Erstattungen nach der Genehmigung steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und das Cashflow-Management erheblich. Verzögerungen hier, selbst nach der Genehmigung, können das Vertrauen untergraben und finanzielle Unannehmlichkeiten für Mitarbeiter verursachen, trotz effizienter vorheriger Schritte in Brex.ProcessMind analysiert die Zeitlücke zwischen „Finanzabteilung genehmigt“ und „Erstattung ausgeführt“. Es kann operative Ineffizienzen in den Übergabe- oder Bearbeitungsphasen aufdecken, manuelle Verzögerungen oder Systemintegrationspunkte identifizieren, die zu Verzögerungen führen. Diese Erkenntnis ermöglicht Automatisierung oder Prozessneugestaltung, um die Auszahlungszeiten um bis zu 40% zu verkürzen.

Die Straffung von Genehmigungs-Workflows durch die Eliminierung unnötiger Schritte, Umleitungen oder redundanter Genehmigungen reduziert direkt die Bearbeitungszeit und den administrativen Aufwand. Ein optimierter Workflow stellt sicher, dass Spesenabrechnungen effizient durch Brex laufen und nur notwendige Parteien involviert sind, was die Betriebskosten senkt und den gesamten Zyklus beschleunigt. ProcessMind bildet visuell alle tatsächlichen Prozessvarianten ab und identifiziert häufige Abweichungen vom Idealpfad, wie unnötige „Spesenabrechnung zur Überarbeitung gesendet“-Schleifen. Es quantifiziert die Auswirkungen dieser Abweichungen, sodass Sie komplexe Routen vereinfachen, Genehmigungsrollen konsolidieren oder Automatisierung für die Straight-Through-Verarbeitung einführen können.

Die Senkung der Gesamtkosten, die mit der Bearbeitung jeder Spesenabrechnung verbunden sind – einschließlich Arbeitsaufwand, Systemnutzung und Korrekturmaßnahmen – wirkt sich direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Effizientes Spesenmanagement in Brex bedeutet, dass weniger Ressourcen in administrativen Aufgaben gebunden sind und für strategischere Aktivitäten freigesetzt werden.ProcessMind quantifiziert den Zeit- und Ressourcenverbrauch bei jeder Aktivität, von „Spesenabrechnung erstellt“ bis „Buchung verbucht“. Durch die Identifizierung von Aktivitäten mit hohem manuellem Aufwand, häufigen Nacharbeiten oder langen Leerlaufzeiten hilft es Ihnen, Bereiche für Automatisierung oder Prozessneugestaltung gezielt anzugehen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen pro Spesenabrechnung führt.

Die Stärkung der Fähigkeit, die vollständige Compliance mit internen und externen Finanzvorschriften nachzuweisen, ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden, den Ruf zu wahren und die finanzielle Integrität sicherzustellen. Eine leistungsstarke Audit-Trail in Brex vereinfacht Prüfungen und schafft Vertrauen in die Spesenmanagementpraktiken. ProcessMind erstellt eine unveränderliche Audit-Trail jedes einzelnen Schrittes und jeder Entscheidung innerhalb des Prozesses „Spesenabrechnungs-ID“. Es hebt alle Richtlinienverstöße oder Abweichungen von Standardprozeduren hervor, wodurch die Erstellung von Compliance-Berichten und der Nachweis der Einhaltung von Vorschriften durch die Darstellung exakter Sequenzen und verantwortlicher Parteien mühelos wird.

Die gleichmäßigere Verteilung von Spesenabrechnungs-Genehmigungsaufgaben auf verfügbare Genehmiger verhindert Engpässe, die durch überlastete Personen oder Teams verursacht werden, und gewährleistet ein konsistentes Genehmigungstempo. Dies verhindert Verzögerungen und verbessert die Effizienz der gesamten Brex-Spesenfreigabekette, wodurch eine nachhaltigere Arbeitslast für die Mitarbeiter gefördert wird.ProcessMind identifiziert spezifische „Genehmiger“-Entitäten, die häufig Verzögerungen verursachen oder überproportional viele Aufgaben wie „Managerprüfung ausstehend“ oder „Finanzprüfung ausstehend“ haben. Durch die Visualisierung der Arbeitslastverteilung und der individuellen Leistung können Sie Ressourcen neu zuweisen, zusätzliche Schulungen anbieten oder Genehmigungshierarchien anpassen, um den Workflow zu optimieren.

Die Reduzierung fehlender oder unvollständiger Belege minimiert Nacharbeiten erheblich, vermeidet Compliance-Probleme und gewährleistet eine genaue Spesenabrechnung. Dies verbessert die Datenqualität in Brex und reduziert den administrativen Aufwand, Mitarbeitern Dokumente hinterherzulaufen, wodurch die Gesamtbearbeitung beschleunigt wird. ProcessMind kann identifizieren, wo „Belege angehängt“-Events im Verhältnis zu „Spesenabrechnung eingereicht“ fehlen oder verzögert sind oder wo Berichte aufgrund von Dokumentationsproblemen häufig „Zur Überarbeitung zurückgesendet“ werden. Durch die Analyse dieser Muster können Sie bessere Frontend-Prüfungen, Mitarbeitererinnerungen oder Schulungen implementieren, um die Qualität der Ersteinreichung zu verbessern.

Eine genaue Kategorisierung und Kodierung von Spesen ist grundlegend für eine präzise Finanzberichterstattung, Budgetierung und Steuer-Compliance. Fehler in diesem Bereich können zu falsch zugewiesenen Mitteln, unkorrekten Finanzberichten und Problemen bei Audits führen, was strategische Finanzentscheidungen auf Basis von Brex-Daten direkt beeinträchtigt.ProcessMind hilft, Muster in den Attributen „Spesenkategorie“ und „Kostenstelle“ zu analysieren und diese mit Genehmigungspfaden und Auditergebnissen zu korrelieren. Es kann inkonsistente Kodierungspraktiken oder Bereiche hervorheben, in denen eine manuelle Umkategorisierung häufig vorkommt, sodass Sie Kategorisierungsregeln verfeinern, klarere Richtlinien bereitstellen oder Kodierungsvorschläge automatisieren können.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für das Spesenmanagement

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Exportieren Sie Ihre Brex-Daten
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Laden Sie Ihren Datensatz hoch
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Analysieren Sie Ihren Spesenprozess
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Zentrale Verbesserungen umsetzen
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Überwachen Sie Ihren Brex-Prozess
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Was ist zu tun

Holen Sie sich die vorformatierte Excel-Vorlage, die für Spesenmanagement-Daten konzipiert ist. Dies stellt sicher, dass Ihre Daten von Brex korrekt für die Analyse strukturiert sind.

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Bedeutung

Eine standardisierte Datenstruktur ist entscheidend für eine genaue und effiziente Prozessanalyse und legt den Grundstein für zuverlässige Erkenntnisse.

Erwartetes Ergebnis

Eine vorgefertigte Excel-Vorlage für Ihre Brex-Spesendaten.

IHRE ERKENNTNISSE

Brex Spesenfluss-Geheimnisse für schnelle Erstattungen aufdecken

ProcessMind enthüllt den wahren Fluss Ihres Brex-Spesenmanagements, visualisiert jeden Schritt und deckt Ineffizienzen auf. Gewinnen Sie klare Einblicke in Verzögerungen und Compliance-Risiken und ermöglichen Sie so eine fundierte Optimierung.
  • Tatsächliche Brex Spesenfreigabepfade visualisieren
  • Genaue Workflow-Engpässe und Verzögerungen identifizieren
  • Nicht konforme Speseneinreichungen identifizieren
  • Für schnellere Erstattungen und geringere Kosten optimieren
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen im Spesenmanagement erreichen

Durch den Einsatz von Process Mining für Ihre Brex-Spesendaten gewinnen Unternehmen klare Einblicke in Ausgabenmuster, identifizieren Engpässe und erkennen Möglichkeiten zur Optimierung von Workflows. Diese Erkenntnisse führen zu erheblichen Verbesserungen bei Effizienz, Kostenkontrolle und Compliance.

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Schnellere Erstattungen

Reduzierung der End-to-End-Bearbeitungszeit

Mitarbeiter erhalten ihre Erstattungen viel schneller, was die Zufriedenheit verbessert und die finanzielle Belastung reduziert. Dies wird erreicht, indem Engpässe in den Genehmigungs- und Auszahlungsphasen identifiziert und beseitigt werden.
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Reduzierte Ablehnungsquote

Abnahme nicht-konformer oder fehlerhafter Berichte

Weniger Spesenabrechnungen werden abgelehnt, was Zeit für Mitarbeiter und Genehmiger spart, indem Nacharbeiten reduziert und sichergestellt wird, dass Einreichungen von Anfang an den Richtlinien entsprechen.
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Bessere Richtlinientreue

Weniger Richtlinienverstöße erkannt

Der Anteil der Spesenabrechnungen, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, sinkt erheblich, wodurch interne Kontrollen gestärkt und eine bessere Finanzführung gewährleistet wird. Dies verbessert die Gesamt-Compliance und reduziert Risiken.
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Optimierte Genehmigungen

Vereinfachte Genehmigungs-Workflows

Genehmigungsprozesse werden weniger komplex, unnötige Schritte werden eliminiert und die durchschnittliche Zeit, die Manager mit der Überprüfung von Berichten verbringen, wird reduziert. Dies macht den Prozess für alle Beteiligten effizienter.
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Geringere Nacharbeitskosten

Abnahme der zur Überarbeitung zurückgesandten Berichte

Weniger Spesenabrechnungen erfordern Überarbeitungen, was zu erheblichen Einsparungen bei Betriebskosten und Zeit führt, die zuvor für die Korrektur von Fehlern und erneute Einreichungen aufgewendet wurden.

Die Ergebnisse variieren je nach Komplexität Ihres Spesenprozesses, dem aktuellen Automatisierungsgrad und der Datenqualität. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für einen Spesenbericht, der als primärer Case-Identifikator zur Verfolgung seines Lebenszyklus dient.

Bedeutung

Diese ID ist entscheidend für die Verfolgung des vollständigen Lebenszyklus eines Spesenberichts und ermöglicht die Analyse von Zykluszeiten, Engpässen und Prozessabweichungen.

Der Name eines spezifischen Events oder einer Aufgabe, die innerhalb des Spesenbericht-Lebenszyklus aufgetreten ist.

Bedeutung

Dieses Attribut ist entscheidend für den Aufbau der Prozesslandkarte und das Verständnis der Abfolge von Events, die jeder Spesenbericht durchläuft.

Der Zeitstempel, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Bedeutung

Der Timestamp ist wesentlich für die Berechnung aller zeitbasierten Metriken, wie Zykluszeiten und Wartezeiten, die für die Identifizierung von Verzögerungen entscheidend sind.

Der monetäre Gesamtwert des Spesenberichts.

Bedeutung

Dieses Attribut ermöglicht Finanzanalysen, wie die Identifizierung hochwertiger Spesenberichte, die möglicherweise einer genaueren Prüfung bedürfen oder längere Genehmigungszeiten aufweisen.

Die Abteilung des Mitarbeiters, der den Spesenbericht eingereicht hat.

Bedeutung

Ermöglicht das Filtern und Vergleichen der Prozessleistung über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg, was hilft, abteilungsspezifische Probleme oder Trends zu identifizieren.

Der Benutzer, der die Activity durchgeführt hat, z. B. der Manager, der den Bericht genehmigt hat.

Bedeutung

Identifiziert die spezifische Person, die für eine Aktion verantwortlich ist, was eine Arbeitslastanalyse, Leistungsverfolgung und Engpassidentifizierung auf individueller Ebene ermöglicht.

Der aktuelle Status des Spesenberichts in seinem Lebenszyklus.

Bedeutung

Liefert einen aktuellen Überblick über die Position eines Spesenberichts im Workflow, was für operative Dashboards und die Statusüberwachung unerlässlich ist.

Ein boolesches Kennzeichen, das angibt, ob die Spesenabrechnung wegen eines Richtlinienverstoßes gekennzeichnet wurde.

Bedeutung

Unterstützt direkt die Compliance-Überwachung und hilft, die Auswirkungen von Richtlinienverstößen auf die Prozesseffizienz und Nacharbeiten zu quantifizieren.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Diese Activity markiert die Initiierung eines Spesenberichts durch einen Mitarbeiter. Das System erfasst dieses Event, wenn ein neuer Spesenberichtseintrag generiert wird, entweder als Entwurf oder mit ersten Spesenpositionen.

Bedeutung

Dies ist das primäre Start-Event für den Prozess. Die Analyse der Zeit von diesem Punkt bis zur Einreichung hilft, das Mitarbeiterverhalten und potenzielle Verzögerungen bei der Meldung von Spesen zu verstehen.

Diese Activity tritt auf, wenn der Mitarbeiter den vollständig ausgefüllten Spesenbericht formell zur Genehmigung einreicht. Es ist eine wichtige benutzergesteuerte Aktion, die den Status des Berichts von 'Entwurf' oder 'Offen' in 'Wartet auf Genehmigung' ändert.

Bedeutung

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der den Genehmigungs-Workflow offiziell startet. Die Zeit zwischen Einreichung und endgültiger Genehmigung ist ein kritischer Bestandteil der gesamten Zykluszeit.

Der Erstlinienmanager hat den Spesenbericht geprüft und zur weiteren Bearbeitung genehmigt. Dies ist ein wichtiger Entscheidungspunkt, der den Bericht in die nächste Phase verschiebt, typischerweise die Finanzprüfung oder automatische Genehmigung.

Bedeutung

Dieser Meilenstein schließt den ersten Genehmigungsschritt ab. Er ist wesentlich für die Verfolgung von Genehmigungszykluszeiten, Manager-Arbeitslast und der 'Erstgenehmigungsrate'.

Ein Genehmiger, entweder ein Manager oder die Finanzabteilung, sendet den Bericht zur Korrektur an den Mitarbeiter zurück. Dies unterscheidet sich von einer endgültigen Ablehnung und leitet einen Nacharbeitszyklus ein.

Bedeutung

Diese Activity ist der primäre Indikator für Nacharbeit. Die Verfolgung ihrer Häufigkeit ist essenziell für den KPI 'Nacharbeitsquote bei Spesenabrechnungen' und das Dashboard 'Richtlinienverstoß- & Nacharbeitsanalyse'.

Die Finanzabteilung hat ihre Prüfung abgeschlossen und die endgültige Genehmigung für den Spesenbericht erteilt. Dies ist die letzte Genehmigungsinstanz, bevor die Erstattung bearbeitet wird.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der die Zahlung autorisiert. Es ist der Endpunkt zur Messung des vollständigen Genehmigungszyklus und der Startpunkt zur Messung des KPI 'Erstattungs-Ausführungsverzögerung'.

Diese Activity markiert den Moment, in dem die Zahlung tatsächlich an den Mitarbeiter ausgezahlt wird. Dies ist der letzte Schritt aus Sicht des Mitarbeiters und ein erfolgreiches Ende des Prozesses.

Bedeutung

Dies ist der primäre Erfolgs-Endpunkt des Prozesses. Er ist erforderlich, um die KPIs 'Durchschnittliche End-to-End-Zykluszeit' und 'Erstattungs-Ausführungsverzögerung' zu berechnen, die sich direkt auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken.

Stellt den letzten Schritt dar, bei dem die Speseninformationen erfolgreich in das Hauptbuch oder ERP-System des Unternehmens gebucht werden. Damit ist die finanzielle Abstimmung des Spesenberichts abgeschlossen.

Bedeutung

Diese Activity bestätigt den Abschluss des Prozesses aus finanzbuchhalterischer Sicht. Verzögerungen zwischen Erstattung und Buchung können auf Probleme mit der Systemintegration oder den Buchhaltungs-Workflows hinweisen.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Brex-Transaktionsprotokolle, um den tatsächlichen Fluss der Spesenabrechnungen zu visualisieren. Es identifiziert Engpässe, deckt Richtlinienabweichungen auf und lokalisiert Bereiche wie lange Genehmigungszyklen oder häufige Ablehnungen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, Workflows zu optimieren und Bearbeitungskosten zu senken.

Process Mining kann genau die Schritte aufzeigen, die Verzögerungen bei Genehmigungen und Erstattungen verursachen, Genehmiger mit hoher Arbeitsbelastung identifizieren und inkonsistente Richtlinienanwendung hervorheben. Es hilft auch, die Ursachen für hohe Ablehnungsquoten und unnötige Umleitungen zu ermitteln, wodurch die Gesamteffizienz und Compliance verbessert werden.

Sie benötigen primär Event Log-Daten, die einen Case-Identifier – typischerweise die Spesenabrechnungs-ID –, einen Aktivitätsnamen für jeden Schritt und einen Timestamp für den Zeitpunkt jeder Aktivität enthalten. Diese Daten ermöglichen es dem Process Mining-Tool, den gesamten Verlauf jeder Spesenabrechnung zu rekonstruieren.

Sie können eine beschleunigte Genehmigung von Spesenabrechnungen, eine geringere Ablehnungsquote und eine konsistentere Durchsetzung der Richtlinien erwarten. Process Mining hilft, Workflows zu optimieren, was zu reduzierten Bearbeitungskosten und einer gestärkten Audit-Compliance führt. Letztendlich sorgt es für einen effizienteren und transparenteren Spesenmanagementprozess.

Die Datenextraktion aus Brex erfolgt typischerweise durch die Nutzung seiner Berichtsfunktionen oder den API-Zugriff, um detaillierte Protokolle der Spesenabrechnungsaktivitäten zu erhalten. Sie müssen Felder identifizieren, die der Spesenabrechnungs-ID, dem Aktivitätsnamen und dem Zeitstempel für jedes Ereignis entsprechen. Die Konsultation der Brex-Dokumentation oder des Supports kann spezifische Extraktionsmethoden liefern.

Erste Erkenntnisse können oft innerhalb weniger Tage bis Wochen generiert werden, abhängig von der Datenverfügbarkeit und Komplexität. Die Zeit umfasst hauptsächlich die Datenextraktion, -bereinigung und das Laden in ein Process Mining Tool. Anschließende Analysen und die Identifizierung umsetzbarer Empfehlungen folgen dann.

Obwohl spezialisierte Process Mining Software erforderlich ist, sind für die Analyse nach der Datenaufbereitung typischerweise keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse erforderlich. Vertrautheit mit Datenanalysekonzepten und ein Verständnis Ihres Brex-Spesenprozesses sind vorteilhaft. Einige Tools bieten intuitive Schnittstellen für Geschäftsanwender.

Nein, Process Mining ist eine nicht-invasive Analysetechnik. Es funktioniert durch die Analyse historischer Datenexporte von Brex und beeinträchtigt daher weder Ihr aktives Spesenmanagementsystem noch laufende Benutzeraktivitäten. Die Analyse erfolgt unabhängig und liefert Erkenntnisse ohne den operativen Betrieb zu stören.

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