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Verbessern Sie Ihr Ausgabenmanagement

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung von Ausgabenprozessen in Brex
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Optimieren Sie das Spesenmanagement in Brex und beschleunigen Sie Erstattungen

Im Ausgabenmanagement bleiben oft Ineffizienzen verborgen, die zu Verzögerungen und Compliance-Risiken führen. Wir helfen Ihnen, Engpässe in Ihren Freigabe-Workflows für Ausgaben genau zu lokalisieren und konkrete Verbesserungen abzuleiten. Entdecken Sie, wie Sie Abläufe vereinfachen, Kosten senken und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum es sich lohnt, Ihren Brex-Spesenprozess zu optimieren

Das Spesenmanagement ist eine zentrale Unternehmensaufgabe. Es wirkt sich unmittelbar auf die finanzielle Gesundheit, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Compliance aus. Auch bei modernen Plattformen wie Brex, die Firmenkarten, Spesenabrechnungen und Rechnungszahlungen vereinfachen, können sich in den Workflows des Spesenmanagements unbemerkt Ineffizienzen einschleichen. Manuelle Prüfungen, verzögerte Freigaben und häufige Nacharbeiten verursachen erhebliche Betriebskosten, frustrieren Mitarbeitende, die auf ihre Erstattung warten, und setzen Ihr Unternehmen Compliance-Risiken aus. Um diese kostspieligen Probleme zu erkennen, müssen Sie den tatsächlichen Ablauf Ihrer Spesenabrechnungen verstehen, von der Erstellung bis zur abschließenden Buchung.

Ohne eine klare, datengetriebene Sicht stützen sich Unternehmen oft auf Einzelfallberichte oder statische Auswertungen, die nur Ausschnitte des Gesamtprozesses zeigen. Dadurch lassen sich die Ursachen von Verzögerungen oder Richtlinienverstößen nur schwer ermitteln. Ein ineffizienter Spesenprozess in Brex belastet nicht nur die Finanzteams mit zusätzlichem Aufwand, sondern wirkt sich auch auf den Cashflow aus und kann das Vertrauen der Mitarbeitenden beeinträchtigen. Bei der Optimierung des Spesenmanagements geht es nicht allein darum, Kosten zu senken. Sie verbessert auch die gesamte Employee Experience und trägt zu korrekten Finanzdaten bei.

Wie Process Mining das Spesenmanagement in Brex effizienter macht

Process Mining bietet einen neuen Ansatz, um das Spesenmanagement in Brex zu verbessern. Statt sich auf Annahmen zu verlassen, wertet Process Mining Event-Log-Daten aus, etwa Aufzeichnungen von Aktivitäten in Brex, und rekonstruiert damit den tatsächlichen End-to-End-Prozess. Wenn Sie die Abfolge und Zeitpunkte von Ereignissen wie „Spesenabrechnung erstellt“, „Prüfung durch Führungskraft ausstehend“ und „Erstattung ausgeführt“ analysieren, erhalten Sie einen detaillierten Einblick in Ihre Abläufe.

So lassen sich Engpässe in den Freigabe-Workflows für Spesenabrechnungen genau erkennen. Sie sehen, an welcher Stelle eine Abrechnung regelmäßig ins Stocken gerät: bei einer bestimmten Führungskraft, einer Spesenkategorie oder einem Schritt wie „Richtlinienprüfung durchgeführt“. Process Mining macht auch unerwartete Prozessvarianten, häufige Nacharbeitsschleifen, in denen Abrechnungen wiederholt zur Überarbeitung zurückgeschickt werden, und Compliance-Lücken sichtbar. Es liefert eine datenbasierte Antwort auf die Frage, wie sich das Spesenmanagement verbessern lässt: Die tatsächliche Leistung und die Prozessvarianten werden sichtbar, sodass Sie gezielte Optimierungen vornehmen können.

Wichtige Ansatzpunkte für kürzere Durchlaufzeiten im Spesenprozess

Die Analyse Ihrer Brex-Spesendaten mit Process Mining zeigt zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten. Ein wichtiger Ansatzpunkt ist, die gesamte Durchlaufzeit einer Spesenabrechnung von der Einreichung bis zur Erstattung zu verkürzen. Wenn Sie die tatsächlichen Abläufe der Abrechnungen visualisieren, werden häufige Ineffizienzen sichtbar, zum Beispiel:

  • Engpässe bei Freigaben: Ermitteln Sie, welche Personen oder Abteilungen regelmäßig Verzögerungen bei der Freigabe durch Führungskräfte oder die Finanzabteilung verursachen. Diese Engpässe zu verstehen, ist entscheidend, um die gesamte Durchlaufzeit zu verkürzen.
  • Nacharbeit und Überarbeitungen: Analysieren Sie Fälle, in denen Spesenabrechnungen häufig zur Überarbeitung zurückgeschickt werden, etwa von „Von der Finanzabteilung abgelehnt“ zu „Spesenabrechnung zur Überarbeitung zurückgeschickt“. So erkennen Sie wiederkehrende Fehler, fehlende Angaben oder Probleme bei der Einhaltung von Richtlinien.
  • Einhaltung von Richtlinien: Erkennen Sie Abweichungen von den vorgesehenen Freigabewegen sowie Fälle, in denen Richtlinienprüfungen umgangen oder verzögert werden. So verbessern Sie die Einhaltung und schaffen bessere Voraussetzungen für Audits.
  • Automatisierungsmöglichkeiten: Ermitteln Sie manuelle Schritte, die sich innerhalb oder außerhalb von Brex automatisieren lassen. Das kann den Prozess weiter vereinfachen und menschliche Fehler reduzieren.

Wenn Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren, können Sie die Durchlaufzeit im Spesenmanagement gezielt verkürzen und den Prozess für alle Beteiligten reibungsloser und planbarer gestalten.

Welche Ergebnisse Sie von der Prozessoptimierung erwarten können

Die Optimierung Ihres Spesenprozesses in Brex mit Process Mining bringt messbare Vorteile. Sie können mit folgenden Ergebnissen rechnen:

  • Kürzere Erstattungszeiten: Mitarbeitende erhalten ihre Erstattung schneller. Das steigert die Zufriedenheit und verringert Rückfragen an die Finanzabteilung.
  • Niedrigere Betriebskosten: Der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Verwaltung, Freigabe und Prüfung von Spesenabrechnungen sinkt. So können sich Finanzteams auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.
  • Bessere Compliance: Die konsequente Einhaltung interner Spesenrichtlinien und gesetzlicher Vorgaben senkt finanzielle Risiken und verbessert die Ergebnisse von Audits.
  • Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Ein schnellerer, transparenter und planbarer Spesenprozess verbessert die Employee Experience und stärkt Vertrauen und Motivation.
  • Bessere Cashflow-Planung: Mehr Transparenz über anstehende Erstattungen und eine effizientere Bearbeitung machen die Cashflow-Planung verlässlicher.

Diese konkreten Ergebnisse zeigen den direkten geschäftlichen Nutzen, wenn Sie Ihre Spesen-Workflows verstehen und verbessern. Statt Ausgaben lediglich nachzuverfolgen, können Sie den gesamten Prozess vorausschauend optimieren.

So starten Sie mit der Optimierung des Spesenmanagements in Brex

Der Einstieg in die Optimierung Ihres Spesenmanagements in Brex ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Mit Process Mining machen Sie aus Rohdaten konkrete Erkenntnisse und erhalten eine klare Grundlage für Verbesserungen. Dieser datengetriebene Ansatz ersetzt Vermutungen durch fundierte Entscheidungen, die messbare Ergebnisse bringen und Ihren Mitarbeitenden, Ihrem Finanzteam und Ihrem Unternehmen zugutekommen. Machen Sie noch heute den ersten Schritt zu einem effizienteren, regelkonformen und mitarbeiterfreundlichen Spesenmanagement.

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Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Bei Spesenprozessen dauern Freigaben oft zu lange. Dadurch verzögern sich Erstattungen für Mitarbeitende erheblich. Das beeinträchtigt nicht nur Zufriedenheit und Motivation, sondern bindet auch länger als nötig Liquidität. In Brex können solche Engpässe an verschiedenen Stellen auftreten, von der Prüfung durch eine Führungskraft bis zur abschließenden Freigabe durch die Finanzabteilung. ProcessMind zeigt genau, wo diese Verzögerungen entstehen, und ermittelt die dafür verantwortlichen Schritte oder Personen. Die Visualisierung des tatsächlichen Ablaufs der Spesenabrechnungen macht ineffiziente Warteschlangen sichtbar und hilft Ihnen, die Freigabewege zu vereinfachen. So erhalten Brex-Benutzer ihre Erstattungen schneller und verlässlicher.

Viele Spesenabrechnungen werden abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgeschickt. Das führt bei Mitarbeitenden und Finanzteams zu frustrierender Nacharbeit. Dieses ständige Hin und Her erhöht die Betriebskosten und verlängert die Bearbeitungszeit in Brex. Häufig liegen die Ursachen in unklaren Richtlinien oder fehlerhaften Einreichungen. ProcessMind hilft Ihnen, die Gründe für Ablehnungen zu ermitteln, etwa wiederkehrende Richtlinienverstöße, fehlende Angaben oder unklare Anweisungen. Die Analyse der Ablehnungsmuster zeigt, wo gezielte Schulungen oder Prozessanpassungen die Nacharbeit verringern und die Freigabequote beim ersten Durchlauf verbessern können.

Trotz klarer Vorgaben werden Spesenrichtlinien in Brex von verschiedenen Abteilungen oder Freigebenden oft unterschiedlich angewendet. Das kann zu unfairer Behandlung und Compliance-Risiken führen und erschwert die zuverlässige Ausgabenkontrolle. Zudem wird es schwieriger, eine wirksame Finanzsteuerung sicherzustellen, und das Unternehmen kann bei Audits stärker in den Fokus geraten. ProcessMind zeigt objektiv, wie die Richtlinien tatsächlich umgesetzt werden, und macht Abweichungen vom vorgesehenen Prozess sichtbar. Sie erkennen, wo und warum die Anwendung uneinheitlich ist. So können Sie Richtlinienprüfungen standardisieren, Risiken senken und alle Spesenabrechnungen gleich behandeln.

Mitarbeitenden und Finanzteams fehlt oft der Überblick über den aktuellen Status eingereichter Spesenabrechnungen in Brex. Das führt zu häufigen Rückfragen, Frustration und Unsicherheit darüber, wann die Erstattung erfolgt. Ohne klare Statusinformationen lassen sich Erwartungen und Cashflow nur schwer planen. ProcessMind visualisiert den gesamten Ablauf jeder Spesenabrechnung. So sind der aktuelle Status und die nächsten Schritte sofort ersichtlich. Das schafft Transparenz, macht Vermutungen überflüssig und verringert den Verwaltungsaufwand für Statusanfragen.

Auch nach der vollständigen Freigabe einer Spesenabrechnung in Brex kann es zu unerwarteten Verzögerungen kommen, bevor die Erstattung ausgeführt und verbucht wird. Das frustriert Mitarbeitende, die mit einer zeitnahen Zahlung rechnen, und erschwert den finanziellen Abgleich. Solche Verzögerungen können auf manuelle Übergaben oder ineffiziente Schritte nach der Freigabe hindeuten. ProcessMind misst genau, wie viel Zeit zwischen den einzelnen Prozessschritten vergeht, insbesondere zwischen der abschließenden Freigabe und der Auszahlung der Erstattung. Wenn Sie diese kritischen Lücken erkennen, können Sie die nachgelagerten Workflows vereinfachen und den Übergang von der Freigabe zur Zahlung verbessern.

Im Laufe der Zeit sammeln sich in Spesen-Workflows oft überflüssige Schritte an. Außerdem werden Abrechnungen in Brex häufig und vermeidbar umgeleitet. Diese Ineffizienzen verlängern den Prozess und verursachen zusätzlichen Aufwand, ohne einen Mehrwert zu schaffen. Dadurch steigen die Betriebskosten und Erstattungen verzögern sich. Oft entstehen solche Abläufe, wenn sich Prozesse weiterentwickeln, ohne regelmäßig überprüft zu werden. ProcessMind zeigt die tatsächlichen Wege der Spesenabrechnungen und macht Abweichungen vom vorgesehenen Prozess sichtbar, darunter unnötige Schleifen und Schritte. Anhand dieser Abläufe können Sie überflüssige Aktivitäten erkennen und beseitigen sowie die Freigabewege effizienter gestalten.

Manueller Aufwand, Nacharbeit nach Ablehnungen und verzögerte Bearbeitung treiben die Betriebskosten des Spesenmanagements in Brex in die Höhe. Diese versteckten Kosten belasten das Budget und binden Mitarbeitende, die sich dadurch weniger strategischen Aufgaben widmen können. Das beeinträchtigt die Effizienz und Rentabilität der Abteilungen. ProcessMind beziffert die Auswirkungen von Ineffizienzen auf Ihre Ressourcen und zeigt, welche Aktivitäten unverhältnismäßig teuer oder zeitaufwendig sind. Die datenbasierten Erkenntnisse helfen Ihnen, manuelle Eingriffe zu reduzieren und Ressourcen gezielter einzusetzen. So können Sie erhebliche Kosten einsparen.

Bei Audits fällt es Unternehmen oft schwer, die Einhaltung aller Spesenrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben schnell und vollständig nachzuweisen. Die gesamte Historie einer Spesenabrechnung in Brex zu rekonstruieren, insbesondere ihre Freigaben und Richtlinienprüfungen, kann manuell sehr zeitaufwendig und anspruchsvoll sein. Dadurch drohen Beanstandungen beim Audit. ProcessMind erstellt für jede Spesenabrechnung eine unveränderliche, chronologische Aufzeichnung aller Aktionen, von der Einreichung bis zur Erstattung. Dieser transparente Prüfpfad erleichtert den Compliance-Nachweis: Sie sehen, wann Richtlinienprüfungen stattgefunden haben und wer sie durchgeführt hat. Das vereinfacht die Vorbereitung auf Audits und kann zu besseren Ergebnissen beitragen.

Analysen zeigen oft, dass bestimmte Personen, Abteilungen oder Freigabestufen den Ablauf von Spesenabrechnungen in Brex regelmäßig verzögern. Diese Engpässe bremsen den gesamten Prozess aus. Es entstehen Rückstände, die sich besonders stark auf die Erstattung bestimmter Mitarbeitender oder Spesenkategorien auswirken. ProcessMind zeigt genau, wo diese Engpässe auftreten, und ermittelt Freigebende oder Teams mit ungewöhnlich langen Bearbeitungszeiten oder hohen Ablehnungsquoten. Auf dieser Datengrundlage können Sie gezielte Schulungen anbieten, die Arbeitslast neu verteilen oder Prozesse anpassen, um die Engpässe zu beseitigen.

Bei Spesenabrechnungen in Brex fehlen häufig Belege, sie sind unvollständig oder unleserlich. Das erfordert manuelle Rückfragen, führt zu Ablehnungen und verlängert den Freigabeprozess erheblich. Dadurch sinkt die Effizienz und das Risiko von Compliance-Verstößen steigt. ProcessMind kann nachverfolgen, ob die Aktivität „Belege angehängt“ vor oder nach „Spesenabrechnung eingereicht“ stattfindet und ob darauf Ablehnungen oder Überarbeitungen folgen. Wenn Sie die Muster hinter den Belegproblemen verstehen, können Sie vorbeugende Maßnahmen einführen, etwa klarere Einreichungsrichtlinien oder automatische Erinnerungen. So verbessern Sie die Datenqualität von Anfang an.

Ungenaue oder uneinheitliche Kategorisierung und Kontierung von Spesen in Brex können zu Fehlern in der Finanzberichterstattung, Schwierigkeiten bei der Kostenanalyse und zusätzlichem Korrekturaufwand für Finanzteams führen. Das beeinträchtigt die Genauigkeit der Budgetplanung und strategische Ausgabenentscheidungen, weil die Daten die tatsächliche Art der Ausgaben nicht korrekt abbilden. ProcessMind analysiert Abläufe und Überarbeitungen im Zusammenhang mit den Attributen „Spesenkategorie“ und „Kostenstelle“. So erkennen Sie, wo es häufig zu falschen Zuordnungen kommt. Diese Muster helfen Ihnen, Kontierungsrichtlinien zu vereinfachen und die Kategorisierung gegebenenfalls zu automatisieren. Das verbessert die Datenintegrität und schafft Klarheit über die Finanzen.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Zeit von der Einreichung bis zur abschließenden Freigabe durch Führungskraft und Finanzabteilung deutlich zu verkürzen. Schnellere Freigaben führen zu rascheren Erstattungen, steigern die Zufriedenheit und verringern den Verwaltungsaufwand der Teams. Außerdem steht Kapital früher wieder zur Verfügung und die Liquidität verbessert sich. ProcessMind ermittelt konkrete Engpässe im Freigabeprozess von Brex und zeigt, wo Verzögerungen auftreten und wer daran beteiligt ist. Wenn Sie die Durchlaufzeiten einzelner Aktivitäten wie „Prüfung durch Führungskraft ausstehend“ oder „Prüfung durch Finanzabteilung ausstehend“ analysieren, können Sie ineffiziente Schritte erkennen und gezielt verbessern. So lassen sich die Freigabezeiten möglicherweise um 20-30 % verkürzen.

Weniger abgelehnte Spesenabrechnungen bedeuten weniger Nacharbeit für Mitarbeitende und Freigebende und sparen erheblich Zeit und Aufwand. Eine hohe Ablehnungsquote deutet oft auf unklare Richtlinien, fehlende Schulungen oder Mängel bei der ursprünglichen Einreichung hin. Das belastet die Motivation der Mitarbeitenden und verzögert berechtigte Erstattungen. ProcessMind hilft Ihnen, die Ursachen von Ablehnungen zu ermitteln, indem die Fälle mit bestimmten Aktivitäten wie „Richtlinienprüfung durchgeführt“ oder „Spesenabrechnung zur Überarbeitung zurückgeschickt“ verknüpft werden. Häufige Ablehnungsgründe, etwa fehlende Belege oder Richtlinienverstöße, werden sichtbar. So können Sie Vorgaben präzisieren, Schulungen verbessern oder die Einreichung in Brex optimieren.

Spesenrichtlinien in allen Abteilungen und für alle Mitarbeitenden einheitlich anzuwenden, ist entscheidend für Compliance und Fairness. Eine uneinheitliche Umsetzung kann zu Audit-Risiken und ungleicher Behandlung führen. Sie kann außerdem den Eindruck von Bevorzugung erwecken und so Vertrauen und Integrität im Spesenmanagement mit Brex beeinträchtigen. ProcessMind visualisiert die tatsächlichen Spesenabläufe im Vergleich zu Ihren festgelegten Richtlinien. Das System zeigt Abweichungen, etwa wenn trotz eines Hinweises auf einen „Richtlinienverstoß“ eine Freigabe erfolgt oder bestimmte Freigebende Prüfungen regelmäßig umgehen. Diese Transparenz hilft Ihnen, Kontrollen zu verstärken, gezielte Schulungen anzubieten und die Einhaltung von Richtlinien zu automatisieren.

Wenn der aktuelle Status jeder Spesenabrechnung transparent ist, gehen weniger Rückfragen bei der Finanzabteilung ein. Mitarbeitende können sich selbst informieren und Führungskräfte Verzögerungen frühzeitig angehen. Das verbessert die Kommunikation und verringert Frustration rund um die Erstattung von Spesen in Brex. ProcessMind zeigt den gesamten Ablauf jeder „Spesenabrechnungs-ID“, von „Spesenabrechnung erstellt“ bis „Erstattung ausgeführt“. Die Visualisierung aktueller Status und vergangener Abläufe macht sichtbar, wo Statusmeldungen verspätet oder unklar sind. So können Sie die Kommunikation oder die Systemintegration in Ihrer Brex-Umgebung verbessern.

Wenn Erstattungen nach der Freigabe schneller ausgeführt werden, steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und der Cashflow lässt sich besser steuern. Verzögerungen nach der Freigabe können Vertrauen beeinträchtigen und Mitarbeitende finanziell belasten, selbst wenn die vorherigen Schritte in Brex effizient ablaufen. ProcessMind analysiert die Zeit zwischen „Von der Finanzabteilung freigegeben“ und „Erstattung ausgeführt“. So werden Ineffizienzen bei Übergaben oder in der Bearbeitung sichtbar, ebenso wie manuelle Verzögerungen und problematische Systemintegrationen. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für Automatisierung oder eine Neugestaltung des Prozesses. Dadurch lassen sich Auszahlungszeiten um bis zu 40 % verkürzen.

Wenn Sie unnötige Schritte, Umleitungen und überflüssige Freigaben aus den Freigabe-Workflows entfernen, verkürzen Sie die Bearbeitungszeit und verringern den Verwaltungsaufwand. In einem optimierten Workflow durchlaufen Spesenabrechnungen Brex effizient und beziehen nur die erforderlichen Personen ein. Das senkt die Betriebskosten und beschleunigt den gesamten Prozess. ProcessMind visualisiert alle tatsächlichen Prozessvarianten und zeigt häufige Abweichungen vom vorgesehenen Ablauf, etwa unnötige Schleifen mit dem Schritt „Spesenabrechnung zur Überarbeitung zurückgeschickt“. Sie sehen, welche Auswirkungen diese Abweichungen haben, und können komplexe Abläufe vereinfachen, Freigaberollen zusammenführen oder eine durchgängige Bearbeitung automatisieren.

Wenn die Gesamtkosten für die Bearbeitung jeder Spesenabrechnung sinken, wirkt sich das direkt auf das Unternehmensergebnis aus. Dazu zählen Personalkosten, Systemnutzung und Korrekturaufwand. Ein effizientes Spesenmanagement in Brex bindet weniger Ressourcen in Verwaltungsaufgaben und schafft mehr Kapazität für strategische Tätigkeiten. ProcessMind beziffert den Zeit- und Ressourcenaufwand für jede Aktivität, von „Spesenabrechnung erstellt“ bis „Buchung vorgenommen“. Wenn Sie Aktivitäten mit hohem manuellem Aufwand, häufiger Nacharbeit oder langen Wartezeiten erkennen, können Sie gezielt Automatisierungen oder Prozessänderungen einführen. So sinken die Kosten pro Spesenabrechnung deutlich.

Die vollständige Einhaltung interner und externer Finanzvorschriften nachweisen zu können, ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden, den guten Ruf zu wahren und die finanzielle Integrität sicherzustellen. Ein zuverlässiger Prüfpfad in Brex vereinfacht Audits und schafft Vertrauen in die Spesenprozesse. ProcessMind erstellt für jeden Schritt und jede Entscheidung im Prozess der „Spesenabrechnungs-ID“ einen unveränderlichen Prüfpfad. Das System macht Richtlinienverstöße und Abweichungen von den Standardverfahren sichtbar. So können Sie Compliance-Berichte erstellen und die Einhaltung von Vorschriften anhand der genauen Abläufe und der jeweils verantwortlichen Personen nachweisen.

Wenn Freigabeaufgaben für Spesenabrechnungen gleichmäßiger auf die verfügbaren Freigebenden verteilt werden, entstehen weniger Engpässe durch überlastete Personen oder Teams. Das sorgt für ein gleichmäßiges Tempo bei Freigaben, verhindert Verzögerungen und verbessert die Effizienz des gesamten Freigabeprozesses in Brex. Zugleich wird die Arbeitslast für Mitarbeitende besser planbar. ProcessMind ermittelt, welche „Freigebenden“ häufig Verzögerungen verursachen oder überdurchschnittlich viele Aufgaben wie „Prüfung durch Führungskraft ausstehend“ oder „Prüfung durch Finanzabteilung ausstehend“ bearbeiten. Die Visualisierung der Arbeitslast und der individuellen Leistung hilft Ihnen, Ressourcen neu zu verteilen, zusätzliche Schulungen anzubieten oder Freigabehierarchien anzupassen.

Weniger fehlende oder unvollständige Belege bedeuten weniger Nacharbeit, geringere Compliance-Risiken und genauere Spesenabrechnungen. Das verbessert die Datenqualität in Brex und verringert den Verwaltungsaufwand, Mitarbeitende an fehlende Unterlagen zu erinnern. Zugleich wird die Bearbeitung insgesamt schneller. ProcessMind zeigt, wo das Ereignis „Belege angehängt“ im Verhältnis zu „Spesenabrechnung eingereicht“ fehlt oder verspätet auftritt und ob Abrechnungen wegen fehlender Unterlagen häufig „Zur Überarbeitung zurückgeschickt“ werden. Anhand dieser Muster können Sie bessere Prüfungen bei der Einreichung, Erinnerungen oder Schulungen einführen und so die Qualität der ursprünglichen Einreichungen verbessern.

Spesen korrekt zu kategorisieren und zu kontieren, ist eine wichtige Voraussetzung für präzise Finanzberichte, verlässliche Budgets und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben. Fehler können zu falsch zugeordneten Mitteln, unzutreffenden Finanzberichten und Problemen bei Audits führen. Das wirkt sich unmittelbar auf strategische Finanzentscheidungen auf Grundlage der Brex-Daten aus. ProcessMind analysiert Muster in den Attributen „Spesenkategorie“ und „Kostenstelle“ und setzt sie mit Freigabewegen und Auditergebnissen in Beziehung. So werden uneinheitliche Kontierung und häufige manuelle Neukategorisierungen sichtbar. Sie können Kategorisierungsregeln überarbeiten, klarere Vorgaben machen oder Kontierungsvorschläge automatisieren.

Der Verbesserungsprozess für das Spesenmanagement in 6 Schritten

1

Template herunterladen
2

Brex-Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

Spesenprozess analysieren
5

Wichtige Verbesserungen umsetzen
6

Brex-Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Verwenden Sie das vorformatierte Excel-Template für Spesendaten. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Brex-Daten für die Analyse korrekt strukturiert sind.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine standardisierte Datenstruktur ist entscheidend für eine genaue und effiziente Prozessanalyse. Sie bildet die Grundlage für verlässliche Erkenntnisse.

Erwartetes Ergebnis

Ein ausfüllbereites Excel-Template für Ihre Brex-Spesendaten.

IHRE ERKENNTNISSE

Entdecken Sie, wie Ausgaben in Brex tatsächlich ablaufen, und beschleunigen Sie Rückerstattungen

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Ablauf Ihres Ausgabenmanagements in Brex. Die Visualisierung jedes Prozessschritts macht Ineffizienzen sichtbar. Sie erhalten klare Erkenntnisse zu Verzögerungen und Compliance-Risiken und können fundierte Optimierungen vornehmen.
  • Tatsächliche Freigabepfade für Ausgaben in Brex visualisieren
  • Engpässe und Verzögerungen im Workflow genau lokalisieren
  • Nicht konforme Ausgabeneinreichungen erkennen
  • Rückerstattungen beschleunigen und Kosten senken
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Was Unternehmen im Spesenmanagement erreichen

Mit Process Mining für Brex-Spesendaten gewinnen Unternehmen klare Erkenntnisse zu Ausgabenmustern, erkennen Engpässe und finden Möglichkeiten, Abläufe zu vereinfachen. Das verbessert die Effizienz und Kostenkontrolle und stärkt die Einhaltung von Richtlinien.

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Schnellere Erstattungen

Kürzere Durchlaufzeit von Anfang bis Ende

Mitarbeitende erhalten ihre Erstattungen deutlich schneller. Das steigert die Zufriedenheit und verringert die finanzielle Belastung. Möglich wird dies, indem Engpässe in den Genehmigungs- und Auszahlungsphasen erkannt und beseitigt werden.
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Weniger Ablehnungen

Weniger nicht konforme oder fehlerhafte Abrechnungen

Weniger Spesenabrechnungen werden abgelehnt. Das spart Mitarbeitenden und Genehmigenden Zeit, weil weniger Nacharbeit anfällt und die Einreichungen von Anfang an den Richtlinien entsprechen.
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Bessere Einhaltung der Richtlinien

Weniger festgestellte Richtlinienverstöße

Der Anteil der Spesenabrechnungen, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, sinkt deutlich. Das stärkt die internen Kontrollen und verbessert die finanzielle Steuerung. Zugleich steigt die Compliance und das Risiko sinkt.
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Einfachere Genehmigungen

Vereinfachte Genehmigungsabläufe

Genehmigungsprozesse werden weniger komplex: Unnötige Schritte entfallen und Führungskräfte verbringen im Durchschnitt weniger Zeit mit der Prüfung von Abrechnungen. So wird der Prozess für alle Beteiligten effizienter.
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Geringere Kosten durch Nacharbeit

Weniger Abrechnungen werden zur Überarbeitung zurückgesendet

Weniger Spesenabrechnungen müssen überarbeitet werden. Dadurch sinken die Betriebskosten und der Zeitaufwand für Fehlerkorrekturen und erneute Einreichungen erheblich.

Die Ergebnisse hängen von der Komplexität Ihres Spesenprozesses, dem aktuellen Automatisierungsgrad und der Datenqualität ab. Die Zahlen zeigen typische Verbesserungen aus verschiedenen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung einer Spesenabrechnung. Sie dient als primäre Case-ID, um den gesamten Prozessverlauf nachzuverfolgen.

Warum das wichtig ist

Diese ID ist erforderlich, um den gesamten Verlauf einer Spesenabrechnung nachzuverfolgen und Durchlaufzeiten, Engpässe und Prozessabweichungen zu analysieren.

Der Name eines bestimmten Ereignisses oder einer Aufgabe im Verlauf der Spesenabrechnung.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ist entscheidend, um den Prozessablauf zu erstellen und die Abfolge der Ereignisse für jede Spesenabrechnung nachzuvollziehen.

Der Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Der Timestamp ist für alle zeitbasierten Kennzahlen erforderlich, etwa für Durchlauf- und Wartezeiten, die entscheidend sind, um Verzögerungen zu erkennen.

Der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut ermöglicht Finanzanalysen, etwa die Ermittlung hoher Spesenabrechnungen, die möglicherweise genauer geprüft werden müssen oder längere Genehmigungszeiten haben.

Die Abteilung der mitarbeitenden Person, die die Spesenabrechnung eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht den Vergleich der Prozessleistung verschiedener Geschäftseinheiten und hilft, abteilungsspezifische Probleme oder Trends zu erkennen.

Der Benutzer, der die Aktivität ausgeführt hat, zum Beispiel die Führungskraft, die die Abrechnung genehmigt hat.

Warum das wichtig ist

Gibt die für eine Aktion verantwortliche Person an und ermöglicht so die Analyse der Arbeitslast, die Leistungsverfolgung und die Ermittlung individueller Engpässe.

Der aktuelle Status der Spesenabrechnung im Prozessverlauf.

Warum das wichtig ist

Zeigt den aktuellen Stand einer Spesenabrechnung im Workflow. Das ist wichtig für betriebliche Dashboards und die Statusüberwachung.

Ein boolesches Feld, das angibt, ob die Spesenabrechnung wegen eines Richtlinienverstoßes markiert wurde.

Warum das wichtig ist

Unterstützt die Überwachung der Compliance und hilft, die Auswirkungen von Richtlinienverstößen auf Prozesseffizienz und Nacharbeit zu quantifizieren.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität markiert den Beginn einer Spesenabrechnung durch eine mitarbeitende Person. Das System erfasst das Ereignis, wenn ein neuer Datensatz für eine Spesenabrechnung angelegt wird, entweder als Entwurf oder mit den ersten hinzugefügten Ausgaben.

Warum das wichtig ist

Dies ist das primäre Start-Event des Prozesses. Die Zeitspanne bis zur Einreichung zeigt, wie Mitarbeitende den Prozess nutzen und wo es möglicherweise zu Verzögerungen bei der Abrechnung kommt.

Diese Aktivität findet statt, wenn die mitarbeitende Person die ausgefüllte Spesenabrechnung offiziell zur Genehmigung einreicht. Dabei ändert sich der Status der Abrechnung von „Entwurf“ oder „Offen“ zu „Genehmigung ausstehend“.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein markiert den offiziellen Beginn des Genehmigungsablaufs. Die Zeit zwischen Einreichung und endgültiger Genehmigung ist ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Durchlaufzeit.

Die Führungskraft der ersten Genehmigungsstufe hat die Spesenabrechnung geprüft und zur weiteren Bearbeitung freigegeben. Diese Entscheidung führt die Abrechnung in die nächste Phase, in der Regel zur Prüfung durch die Finanzabteilung oder zur automatischen Genehmigung.

Warum das wichtig ist

Mit diesem Meilenstein ist der erste Genehmigungsschritt abgeschlossen. Er ist wichtig, um Genehmigungsdurchlaufzeiten, die Arbeitslast der Führungskräfte und die „Genehmigungsquote im ersten Durchlauf“ zu verfolgen.

Eine genehmigende Person aus der Führungskraft- oder Finanzabteilung sendet die Abrechnung zur Korrektur an die mitarbeitende Person zurück. Anders als bei einer endgültigen Ablehnung beginnt dadurch eine Nacharbeitsschleife.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist der wichtigste Indikator für Nacharbeit. Ihre Häufigkeit ist entscheidend für die Kennzahl „Nacharbeitsquote bei Spesenabrechnungen“ und das Dashboard „Analyse von Richtlinienverstößen und Nacharbeit“.

Die Finanzabteilung hat die Spesenabrechnung geprüft und endgültig genehmigt. Dies ist die letzte Genehmigungsstufe vor der Erstattung.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein gibt die Zahlung frei. Er markiert das Ende des gesamten Genehmigungsablaufs und den Startpunkt für die Kennzahl „Verzögerung bis zur Erstattung“.

Diese Aktivität markiert den Zeitpunkt, an dem die Zahlung tatsächlich an die mitarbeitende Person ausgezahlt wird. Aus Sicht der mitarbeitenden Person ist dies der letzte Schritt und der erfolgreiche Abschluss des Prozesses.

Warum das wichtig ist

Dies ist der zentrale erfolgreiche Endpunkt des Prozesses. Er ist erforderlich, um die Kennzahlen „Durchschnittliche Durchlaufzeit von Anfang bis Ende“ und „Verzögerung bis zur Erstattung“ zu berechnen, die sich direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden auswirken.

Dies ist der letzte Schritt: Die Spesendaten werden erfolgreich im Hauptbuch oder ERP-System des Unternehmens gebucht. Damit ist der finanzielle Abgleich der Spesenabrechnung abgeschlossen.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität bestätigt den Abschluss des Prozesses aus Sicht der Finanzbuchhaltung. Verzögerungen zwischen Erstattung und Buchung können auf Probleme bei der Systemintegration oder in den Buchhaltungsabläufen hinweisen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Transaktionsprotokolle aus Brex und visualisiert den tatsächlichen Ablauf der Spesenabrechnungen. Es ermittelt Engpässe, macht Abweichungen von Richtlinien sichtbar und zeigt Bereiche mit langen Freigabezyklen oder häufigen Ablehnungen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Workflows zu optimieren und Bearbeitungskosten zu senken.

Process Mining zeigt genau, welche Schritte Freigaben und Erstattungen verzögern, welche Freigebenden besonders stark ausgelastet sind und wo Richtlinien uneinheitlich angewendet werden. Außerdem hilft es, die Ursachen hoher Ablehnungsquoten und unnötiger Umleitungen zu ermitteln. So verbessern Sie Effizienz und Compliance.

Sie benötigen vor allem Event-Log-Daten mit einer Case-ID, in der Regel der Spesenabrechnungs-ID, dem Namen der jeweiligen Aktivität und einem Timestamp für jede Aktivität. Mit diesen Daten kann das Process-Mining-Tool den vollständigen Ablauf jeder Spesenabrechnung rekonstruieren.

Sie können mit schnelleren Freigaben von Spesenabrechnungen, einer niedrigeren Ablehnungsquote und einer einheitlicheren Umsetzung von Richtlinien rechnen. Process Mining hilft Ihnen, Workflows zu optimieren, Bearbeitungskosten zu senken und die Auditfähigkeit bei Compliance zu stärken. So wird das Spesenmanagement insgesamt effizienter und transparenter.

Für den Datenexport aus Brex können Sie in der Regel die Berichtsfunktionen oder den API-Zugriff verwenden, um detaillierte Protokolle zu Aktivitäten in Spesenabrechnungen abzurufen. Ermitteln Sie die Felder für die ID der Spesenabrechnung, den Aktivitätsnamen und den Timestamp jedes Ereignisses. Die Brex-Dokumentation oder der Support kann Ihnen konkrete Exportmethoden nennen.

Erste Erkenntnisse liegen häufig innerhalb weniger Tage bis Wochen vor. Wie lange es dauert, hängt von der Verfügbarkeit und Komplexität der Daten ab. Der größte Zeitaufwand entfällt auf den Datenexport, die Bereinigung und das Laden in ein Process-Mining-Tool. Anschließend folgen die Analyse und die Ermittlung konkreter Handlungsempfehlungen.

Spezielle Process-Mining-Software ist erforderlich. Sobald die Daten vorbereitet sind, benötigen Sie für die Analyse in der Regel keine umfassenden Programmierkenntnisse. Kenntnisse in der Datenanalyse und ein Verständnis Ihres Brex-Spesenprozesses sind hilfreich. Einige Tools bieten intuitive Oberflächen für Fachanwender.

Nein. Process Mining ist ein nicht invasives Analyseverfahren. Es wertet historische Datenexporte aus Brex aus und greift daher weder in Ihr laufendes Spesenmanagementsystem noch in aktuelle Benutzeraktivitäten ein. Die Analyse erfolgt unabhängig vom Betrieb und liefert Erkenntnisse, ohne den laufenden Prozess zu stören.

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