> Sürekli Süreç İyileştirme > Masraf Yönetimi > Brex

Masraf Yönetiminizi İyileştirin

Brex'te harcama süreçlerini optimize etmek için 6 adımlı rehberiniz
Veri Şablonunu İndir
Masraf Yönetiminizi İyileştirin
Zorluklar (11) Hedefler (11) 6 Adım Önizleme Sonuçlar Veri SSS (4)

Daha Hızlı Geri Ödemeler için Brex Harcama Yönetimini Optimize Edin

Masraf yönetimi, gecikmelere ve uyumluluk risklerine yol açan verimsizlikleri gizleyebilir. Masraf onay workflow'larınızdaki darboğazları hassas bir şekilde belirlemenize ve pratik iyileştirmeler için size rehberlik etmenize yardımcı oluyoruz. Operasyonları nasıl kolaylaştıracağınızı, maliyetleri nasıl azaltacağınızı ve çalışan memnuniyetini nasıl artıracağınızı keşfedin.

Önceden yapılandırılmış veri şablonumuzu indirin ve verimlilik hedeflerinize ulaşmak için yaygın zorlukların üstesinden gelin. Altı adımlı iyileştirme planımızı takip edin ve operasyonlarınızı dönüştürmek için Veri Şablonu Rehberi'ne başvurun.

Detaylı açıklamayı göster

Brex Masraf Yönetimi Sürecinizi Optimize Etmek Neden Önemli?

Masraf yönetimi, finansal sağlığı, çalışan memnuniyetini ve uyumluluğu doğrudan etkileyen kritik bir iş fonksiyonudur. Kurumsal kartları, masrafları ve fatura ödemelerini kolaylaştıran Brex gibi gelişmiş platformlarda bile, Masraf Yönetimi workflow'larınızda gizli verimsizlikler ortaya çıkabilir. Manuel kontroller, onaylardaki gecikmeler ve sık tekrarlanan işler, önemli operasyonel maliyetlere yol açabilir, geri ödemeleri bekleyen çalışanları hayal kırıklığına uğratabilir ve kuruluşunuzu uyumluluk risklerine maruz bırakabilir. Masraf raporlarınızın oluşturulmasından nihai muhasebeye kadar gerçek akışını anlamak, bu maliyetli sorunları belirlemek için esastır.

Net, veriye dayalı bir görünüm olmadan, kuruluşlar genellikle sadece genel sürecin parçalarını gösteren anekdot niteliğindeki kanıtlara veya statik raporlara güvenirler. Bu durum, gecikmelerin veya politika ihlallerinin temel nedenlerini belirlemeyi zorlaştırır. Brex'teki verimsiz bir Masraf Yönetimi süreci, sadece finans ekiplerine ek yük bindirmekle kalmaz, aynı zamanda nakit akışını da etkiler ve çalışanlar arasındaki güveni azaltabilir. Masraflarınızı nasıl yönettiğinizi optimize etmek, sadece maliyetleri düşürmekle ilgili değil, aynı zamanda tüm çalışan deneyimini geliştirmek ve finansal doğruluğu sağlamakla ilgilidir.

Process Mining Brex Masraf Yönetimi Verimliliğini Nasıl Artırır?

Process Mining, Brex'teki Masraf Yönetiminizi iyileştirmek için devrim niteliğinde bir yaklaşım sunar. Varsayımlara dayanmak yerine, Process Mining, Brex içinde gerçekleştirilen aktivitelerin kayıtları gibi event log verilerini kullanarak gerçek uçtan uca süreci yeniden yapılandırır. "Masraf Raporu Oluşturuldu," "Yönetici İncelemesi Bekleniyor" ve "Geri Ödeme Gerçekleştirildi" gibi olayların sırasını ve zamanlamasını analiz ederek, operasyonlarınıza benzersiz bir görünürlük kazanırsınız.

Bu güçlü analitik yetenek, masraf onay workflow'larınızdaki darboğazları hassas bir şekilde belirlemenizi sağlar. Bir masraf raporunun yolculuğunun tutarlı bir şekilde nerede tıkandığını, bunun belirli bir yönetici mi, belirli bir masraf kategorisi mi, yoksa "Politika Kontrolü Yapıldı" gibi bir aşama mı olduğunu tam olarak görebilirsiniz. Process Mining, beklenmedik süreç varyasyonlarını, raporların tekrar tekrar revizyona gönderildiği yaygın yeniden işleme döngülerini ve uyumluluk açıklarını keşfetmenize yardımcı olur. Size gerçek dünya performansını ve varyasyonları göstererek, hedefe yönelik süreç optimizasyon çabalarını mümkün kılarak, "Masraf Yönetimi nasıl iyileştirilir?" sorusuna veriye dayalı bir yanıt sunar.

Masraf Yönetimi İşlem Sürenizi İyileştirmek İçin Temel Alanlar

Brex masraf verilerinize Process Mining uygulamak, sayısız iyileştirme fırsatı ortaya çıkarır. Birincil odak noktalarından biri, gönderimden geri ödemeye kadar genel masraf raporu işlem süresini azaltmaktır. Masraf raporlarının izlediği gerçek yolları görselleştirerek, aşağıdaki gibi yaygın verimsizlikleri ortaya çıkarabilirsiniz:

  • Onay Darboğazları: Yönetici veya finans onay adımlarında sürekli gecikmelere neden olan belirli kişi veya departmanları belirleyin. Bu darboğazları anlamak, genel işlem süresini azaltmak için anahtardır.
  • Yeniden İşleme ve Revizyonlar: "Finans Reddedildi"den "Masraf Raporu Revizyon İçin Geri Gönderildi"ye gibi, masraf raporlarının sık sık revizyona gönderildiği durumları analiz edin. Bu, yaygın hataları, eksik bilgileri veya politika uyumluluk sorunlarını tespit etmeye yardımcı olur.
  • Politika Uyumluluğu: Standart onay yollarından sapmaları veya politika kontrollerinin atlandığı veya geciktiği durumları tespit ederek daha iyi uyum ve denetime hazırlıklı olmayı sağlayın.
  • Otomasyon Fırsatları: Brex içinde veya dışında otomasyon için aday olan manuel adımları belirleyerek süreci daha da kolaylaştırın ve insan hatasını azaltın.

Bu alanlara odaklanarak, Masraf Yönetimi işlem süresini nasıl azaltacağınızı doğrudan etkileyebilir, süreci herkes için daha sorunsuz ve öngörülebilir hale getirebilirsiniz.

Süreç Optimizasyon Çabalarınızın Beklenen Sonuçları

Brex'teki Masraf Yönetimi sürecinizi Process Mining aracılığıyla optimize etmek, önemli, ölçülebilir faydalar sağlar. Aşağıdaki sonuçları görmeyi bekleyebilirsiniz:

  • Azaltılmış Geri Ödeme İşlem Süresi: Çalışanların geri ödeme alması için geçen süreyi hızlandırarak memnuniyeti artırın ve finans departmanına gelen sorguları azaltın.
  • Daha Düşük Operasyonel Maliyetler: Masraf raporlarını yönetmek, onaylamak ve denetlemek için harcanan zaman ve kaynakları en aza indirerek finans ekiplerinin daha yüksek değerli görevlere odaklanmasını sağlayın.
  • Gelişmiş Uyumluluk: Şirket masraf politikalarına ve yasal gerekliliklere tutarlı bir şekilde uyumu sağlayarak finansal riskleri azaltın ve denetim sonuçlarını iyileştirin.
  • Artan Çalışan Memnuniyeti: Daha hızlı, daha şeffaf ve öngörülebilir bir masraf süreci, çalışan deneyimini önemli ölçüde iyileştirerek daha fazla güven ve moral sağlar.
  • İyileştirilmiş Nakit Akışı Yönetimi: Yaklaşan geri ödemelere daha iyi görünürlük ve kolaylaştırılmış işlem, daha öngörülebilir nakit akışı planlamasına yol açabilir.

Bu somut sonuçlar, masraf workflow'larınızı anlamanın ve iyileştirmenin doğrudan iş değerini gösterir, masrafları sadece takip etmekten, tüm süreci proaktif olarak optimize etmeye geçmenizi sağlar.

Brex Masraf Yönetimi Optimizasyonuna Başlamak

Brex'teki Masraf Yönetiminizi optimize etme yolculuğuna çıkmak, düşündüğünüzden daha erişilebilirdir. Process Mining'i kullanarak, ham verileri eyleme dönüştürülebilir içgörülere dönüştürürsünüz, iyileştirmeler için net bir yol haritası sağlarsınız. Bu veriye dayalı yaklaşım, tahmini ortadan kaldırarak, çalışanlarınıza, finans ekibinize ve kârınıza fayda sağlayacak somut sonuçlara yol açan bilinçli kararlar vermenizi sağlar. Daha verimli, uyumlu ve çalışan dostu bir masraf yönetim sistemine doğru ilk adımı bugün atın.

Masraf Yönetimi Masraf Onayı Geri Ödeme Süreci Finansal Operasyonlar Uyumluluk Denetimi Maliyet Kontrolü Çalışan Geri Ödemesi Harcama Yönetimi

Yaygın Sorunlar ve Zorluklar

Sizi etkileyen zorlukları belirleyin

Masraf yönetimi süreçleri genellikle uzun onay sürelerinden muzdariptir, bu da çalışan geri ödemelerinde önemli gecikmelere neden olur. Bu durum, sadece çalışan memnuniyetini ve moralini etkilemekle kalmaz, aynı zamanda nakit akışını gerekenden daha uzun süre bağlayabilir. Brex'te, bu darboğazlar yönetici incelemesinden nihai finans onayına kadar çeşitli aşamalarda ortaya çıkabilir. ProcessMind, bu gecikmelerin tam olarak nerede meydana geldiğini ortaya çıkarır, gecikmelere neden olan belirli adımları veya kişileri belirler. Masraf raporlarının gerçek akışını görselleştirerek, verimsiz kuyrukları tespit etmenize yardımcı olur ve Brex kullanıcıları için daha hızlı, daha öngörülebilir geri ödemeler sağlamak için onay yollarınızı kolaylaştırmaya yönlendiririz.

Önemli sayıda masraf raporu sık sık reddedilmekte veya revizyon için geri gönderilmekte, bu da çalışanlar ve finans ekipleri için sinir bozucu yeniden işlere yol açmaktadır. Bu sürekli gidiş-dönüş, sadece operasyonel maliyetleri artırmakla kalmaz, aynı zamanda Brex içindeki genel işlem süresini de uzatır. Genellikle politika netliği veya gönderim uygulamalarındaki temel sorunlara işaret eder. ProcessMind, bu retlerin temel nedenlerini belirlemenize yardımcı olur; ister yaygın politika ihlallerinden, ister eksik bilgilerden, isterse belirsiz talimatlardan kaynaklansın. Ret kalıplarını analiz ederek, yeniden işi azaltan ve ilk geçiş onay oranlarını iyileştiren hedefe yönelik eğitim veya süreç ayarlamaları uygulamanızı sağlarız.

Net yönergelere rağmen, Brex içinde masraf politikaları farklı departmanlar veya onaylayıcılar arasında genellikle tutarsız bir şekilde uygulanır. Bu durum, haksız muameleye, uyumluluk risklerine ve harcamaların doğru bir şekilde kontrol edilememesine yol açabilir. Bu tür tutarsızlıklar, finansal yönetişimi sürdürmeyi zorlaştırır ve kuruluşu potansiyel denetimlere maruz bırakabilir. ProcessMind, politikaların gerçekte nasıl uygulandığına dair nesnel bir görünüm sunarak, amaçlanan süreçten sapmaları vurgular. Tutarsızlıkların nerede ve neden ortaya çıktığını belirleyerek, politika kontrollerini standartlaştırmanıza, riskleri azaltmanıza ve tüm masraf raporu gönderimleri için eşit muameleyi sağlamanıza olanak tanırız.

Çalışanlar ve finans ekipleri, Brex'te gönderilen masraf raporlarının gerçek zamanlı durumu hakkında şeffaflık eksikliğiyle sık sık mücadele eder. Bu durum, sık sorgulamalara, hayal kırıklığına ve geri ödemelerin ne zaman yapılacağı konusunda belirsizliğe yol açar. Net bir görünürlük olmadan, beklentileri yönetmek ve nakit akışını tahmin etmek zorlaşır. ProcessMind, her masraf raporunun yolculuğunun uçtan uca görsel bir haritasını oluşturarak, mevcut durumunu ve sonraki adımlarını anında netleştirir. Tahmin yürütmeyi ortadan kaldırırız, sürece tam şeffaflık sağlarız ve durum sorgularının idari yükünü azaltırız.

Brex'te bir masraf raporu tamamen onaylandıktan sonra bile, gerçek geri ödeme yapılmadan ve muhasebeleştirilmeden önce beklenmedik gecikmeler yaşanabilir. Bu boşluk, zamanında ödeme bekleyen çalışanlar için hayal kırıklığı yaratır ve finansal mutabakatı karmaşık hale getirebilir. Bu tür gecikmeler, manuel geçişlere veya verimsiz onay sonrası adımlara işaret edebilir. ProcessMind, farklı aşamalar, özellikle nihai onay ve geri ödeme yürütmesi arasındaki geçen süreyi hassas bir şekilde ölçer. Bu kritik boşlukları belirleyerek, onay sonrası workflow'ları kolaylaştırmanıza yardımcı oluruz, böylece onaydan ödemeye daha sorunsuz bir geçiş sağlarsınız.

Zamanla, harcama yönetimi iş akışları gereksiz adımlar biriktirebilir veya Brex'te raporların sık, çoğu zaman önlenebilir, yeniden yönlendirilmesiyle karşılaşabilir. Bu verimsizlikler, sürece değer katmadan ekstra zaman ve çaba ekler, operasyonel maliyetleri artırır ve geri ödemeleri yavaşlatır. Bu durum genellikle sürecin yeniden değerlendirilmeden evrimleşmesinden kaynaklanır. ProcessMind, harcama raporlarının izlediği gerçek yolları ortaya çıkarır ve tasarlanan süreçten gereksiz döngüler veya adımlar dahil olmak üzere herhangi bir sapmayı vurgular. Bu gerçek akışları haritalayarak, gereksiz etkinlikleri belirlemenize ve ortadan kaldırmanıza yardımcı olur, onay yönlendirmelerinizi maksimum verimlilik için optimize ederiz.

Manuel çaba, retler nedeniyle yeniden işleme ve gecikmiş işlemlerin kümülatif etkisi, Brex'teki harcama yönetimiyle ilişkili operasyonel maliyetleri önemli ölçüde artırır. Bu gizli maliyetler, finansal kaynakları tüketebilir ve personel zamanını daha stratejik faaliyetlerden uzaklaştırarak genel departman verimliliğini ve karlılığını etkileyebilir. ProcessMind, verimsizliklerin kaynaklarınız üzerindeki etkisini ölçer ve orantısız derecede pahalı veya zaman alıcı olan belirli etkinlikleri belirler. Manuel müdahaleleri azaltmanıza ve kaynak tahsisini optimize etmenize yardımcı olmak için veriye dayalı içgörüler sunarak önemli maliyet tasarrufları sağlarız.

Denetimler gerçekleştiğinde, kuruluşlar genellikle tüm harcama politikaları ve düzenleyici gerekliliklerle uyumu hızlı ve kapsamlı bir şekilde göstermekte zorlanırlar. Bir harcama raporunun tam geçmişini, özellikle Brex içindeki onaylarını ve politika kontrollerini yeniden oluşturmak, zaman alıcı ve zorlu manuel bir görev olabilir, potansiyel olarak denetim bulgularına yol açabilir. ProcessMind, bir harcama raporu üzerinde gönderimden geri ödemeye kadar atılan her eylemin değişmez, kronolojik bir kaydını sağlar. Bu şeffaf denetim izi, politika kontrollerinin ne zaman ve kim tarafından yapıldığını göstererek uyumu kanıtlamayı zahmetsiz hale getirir ve böylece denetim hazırlıklarını ve sonuçlarını basitleştirir.

Analizler genellikle Brex içindeki masraf raporu sürecinde belirli kişilerin, departmanların veya onay seviyelerinin sürekli olarak gecikmelere neden olduğunu ortaya koymaktadır. Bu özel darboğazlar tüm sistemi yavaşlatabilir, birikmelere yol açabilir ve belirli çalışanlar veya masraf kategorileri için geri ödeme hızını orantısız şekilde etkileyebilir. ProcessMind, bu darboğazların tam olarak nerede meydana geldiğini belirleyerek, olağanüstü uzun işlem sürelerine veya yüksek ret oranlarına sahip belirli onaylayıcıları veya ekipleri tespit eder. Bu veri, darboğazları hafifletmek için hedefe yönelik eğitim, iş yükü dengeleme veya süreç ayarlamalarına olanak tanır.

Masraf yönetiminde yaygın bir sorun, Brex'te eksik, tamamlanmamış veya okunamayan fişlerle sık sık rapor gönderilmesidir. Bu durum, manuel takiplere, rapor reddedilmelerine ve onay sürecinin önemli ölçüde uzamasına yol açarak verimsizliklere katkıda bulunur ve uyumsuzluk riskini artırır. ProcessMind, 'Fişler Eklendi' aktivitesinin 'Masraf Raporu Gönderildi' ile ilişkisini ve sonraki ret veya revizyonları takip edebilir. Fiş sorunlarıyla ilgili kalıpları anlayarak, daha net gönderim yönergeleri veya otomatik hatırlatıcılar gibi önleyici tedbirler uygulamanıza yardımcı oluruz, böylece veri kalitesini baştan itibaren iyileştiririz.

Brex'te masrafların yanlış veya tutarsız kategorize edilmesi ve kodlanması, finansal raporlamada hatalara, maliyet analizinde zorluklara ve finans ekipleri için düzeltme süresinin artmasına yol açabilir. Bu durum, veriler harcamanın doğasını gerçekten yansıtmadığı için bütçeleme doğruluğunu ve stratejik harcama kararlarını etkiler. ProcessMind, 'Masraf Kategorisi' ve 'Maliyet Merkezi' öznitelikleriyle ilgili yolları ve revizyonları analiz ederek, yanlış kategorizasyonların sıkça meydana geldiği yerleri belirleyebilir. Bu kalıpları ortaya çıkararak, kodlama yönergelerini kolaylaştırmanıza ve potansiyel olarak kategorizasyonu otomatikleştirmenize yardımcı oluruz, böylece veri bütünlüğünü ve finansal netliği iyileştiririz.

Tipik Hedefler

Başarının neye benzediğini tanımlayın

Bu hedef, harcama raporlarının gönderimden son yönetici ve finans onayına kadar onaylanma süresini önemli ölçüde azaltmayı amaçlamaktadır. Daha hızlı onaylar, doğrudan daha hızlı çalışan geri ödemelerine yol açar, memnuniyeti artırır ve ekipler üzerindeki idari yükü azaltır. Sermayeyi daha erken serbest bırakır ve genel finansal likiditeyi artırır. ProcessMind, Brex onay sürecinizdeki belirli darboğazları belirler, gecikmelerin nerede meydana geldiğini ve kimlerin dahil olduğunu vurgular. "Yönetici İncelemesi Bekleniyor" veya "Finans İncelemesi Bekleniyor" gibi her etkinlik için döngü sürelerini analiz ederek, verimsiz adımları tespit edebilir ve hedefe yönelik iyileştirmeler uygulayabilir, potansiyel olarak onay sürelerini %20-30 oranında azaltabilirsiniz.

Reddedilen harcama raporlarının sayısını azaltmak, çalışanlar ve onaylayıcılar için yeniden işleme yükünü en aza indirir, önemli ölçüde idari zaman ve çaba tasarrufu sağlar. Yüksek bir ret oranı genellikle belirsiz politikaları, eğitim eksikliğini veya başlangıçtaki gönderim kalitesiyle ilgili sorunları işaret eder; bu da çalışan moralini etkiler ve meşru geri ödemeleri geciktirir. ProcessMind, retlerin temel nedenlerini, "Politika Kontrolü Yapıldı" veya "Harcama Raporu Revizyon İçin Geri Gönderildi" gibi belirli etkinliklere geri bağlayarak ortaya çıkarmaya yardımcı olur. Eksik makbuzlar veya politika ihlalleri gibi yaygın ret nedenlerini vurgular, böylece yönergeleri iyileştirmenize, eğitimi geliştirmenize veya Brex gönderim deneyimini optimize etmenize olanak tanır.

Masraf politikalarının tüm departmanlar ve çalışanlar arasında tutarlı bir şekilde uygulanmasını sağlamak, finansal uyumluluk ve adalet için çok önemlidir. Tutarsız uygulama, denetim risklerine, eşitsiz muameleye ve kayırmacılık algısına yol açarak Brex masraf yönetiminizdeki güveni ve operasyonel bütünlüğü zayıflatabilir. ProcessMind, gerçek masraf akışlarını tanımlanmış politika kurallarınıza göre görsel olarak eşler. "Politika İhlali Bayrağı" yükseltildiği ancak onaylandığı veya belirli onaylayıcıların kontrolleri sürekli olarak atladığı sapmaları belirler. Bu netlik, kontrolleri güçlendirmenize, hedefe yönelik eğitim sağlamanıza ve politika uyumluluğunu otomatikleştirmenize olanak tanır, böylece tek tip uyumluluğu garanti eder.

Her masraf raporunun gerçek zamanlı durumu hakkında artan görünürlük, finans departmanına gelen sorguları azaltır, çalışanları self-service bilgilerle güçlendirir ve yöneticilerin gecikmeleri proaktif olarak ele almasına olanak tanır. Bu şeffaflık, daha iyi iletişimi teşvik eder ve Brex'teki masraf geri ödeme süreciyle ilgili hayal kırıklığını azaltır. ProcessMind, her bir "Masraf Raporu Kimliği" yolculuğunun "Masraf Raporu Oluşturuldu"dan "Geri Ödeme Gerçekleştirildi"ye kadar nesnel, uçtan uca bir görünümünü sunar. Mevcut durumları ve geçmiş yolları görselleştirerek, durum güncellemelerinin yavaş veya belirsiz olduğu yerleri belirleyebilir, Brex ortamınızdaki iletişim araçlarında veya sistem entegrasyonunda iyileştirmeler sağlayabilirsiniz.

Onaydan sonra geri ödemelerin gerçek yürütülmesini hızlandırmak, çalışan memnuniyetini ve nakit akışı yönetimini önemli ölçüde artırır. Brex'teki önceki verimli adımlara rağmen, onaydan sonra bile buradaki gecikmeler güveni zedeleyebilir ve çalışanlar için finansal rahatsızlıklara neden olabilir. ProcessMind, "Finans Onaylandı" ve "Geri Ödeme Gerçekleştirildi" arasındaki zaman farkını analiz eder. Devir teslim veya işleme aşamalarındaki operasyonel verimsizlikleri ortaya çıkarabilir, manuel gecikmeleri veya gecikmeye neden olan sistem entegrasyon noktalarını belirleyebilir. Bu içgörü, ödeme sürelerini %40'a kadar azaltmak için otomasyon veya süreç yeniden tasarımını mümkün kılar.

Gereksiz adımları, yeniden yönlendirmeleri veya mükerrer onayları ortadan kaldırarak onay iş akışlarını kolaylaştırmak, işlem süresini ve idari yükü doğrudan azaltır. Optimize edilmiş bir iş akışı, harcama raporlarının Brex üzerinden yalnızca gerekli tarafları dahil ederek verimli bir şekilde ilerlemesini sağlar, bu da operasyonel maliyetleri düşürür ve tüm döngüyü hızlandırır. ProcessMind, tüm gerçek süreç varyantlarını görsel olarak haritalar ve "Harcama Raporu Revizyon İçin Geri Gönderildi" gibi gereksiz döngüler de dahil olmak üzere ideal yoldan yaygın sapmaları belirler. Bu sapmaların etkisini ölçerek, karmaşık rotaları basitleştirmenize, onay rollerini birleştirmenize veya kesintisiz işlem için otomasyonu tanıtmanıza olanak tanır.

Her masraf raporunu işlemekle ilişkili toplam maliyeti, işçilik, sistem kullanımı ve düzeltme çabaları dahil olmak üzere düşürmek, şirketin kar marjını doğrudan etkiler. Brex'te verimli masraf yönetimi, daha az kaynağın idari görevlere bağlı kalması ve bu kaynakları daha stratejik aktivitelere ayırabilmesi anlamına gelir. ProcessMind, "Masraf Raporu Oluşturuldu"dan "Muhasebe Kaydedildi"ye kadar her aktivitede zaman ve kaynak tüketimini nicelleştirir. Yüksek manuel çaba, sık yeniden işleme veya uzun bekleme süreleri olan aktiviteleri belirleyerek, otomasyon veya süreç yeniden tasarımı için alanları hedeflemenize yardımcı olur, bu da masraf raporu başına önemli maliyet tasarrufu sağlar.

İç ve dış finansal düzenlemelere tam uyumu kanıtlama yeteneğini güçlendirmek, cezaları önlemek, itibarı korumak ve finansal bütünlüğü sağlamak için hayati öneme sahiptir. Brex'teki sağlam bir denetim izi, denetimleri basitleştirir ve harcama yönetimi uygulamalarına güven sağlar. ProcessMind, "Harcama Raporu Kimliği" süreci içindeki her adımı ve kararı değişmez bir denetim izi olarak oluşturur. Politika ihlallerini veya standart prosedürlerden sapmaları vurgulayarak, uyumluluk raporları oluşturmayı ve tam sıralamaları ve sorumlu tarafları göstererek düzenlemelere uygunluğu kanıtlamayı kolaylaştırır.

Masraf raporu onay görevlerini mevcut onaylayıcılar arasında daha eşit bir şekilde dağıtmak, aşırı çalışmaktan kaynaklanan darboğazları önler ve tutarlı bir onay hızı sağlar. Bu, gecikmeleri önler ve tüm Brex masraf onay zincirinin verimliliğini artırarak personel için daha sürdürülebilir bir iş yükü oluşturur. ProcessMind, sık sık gecikmelere neden olan veya orantısız derecede yüksek "Yönetici İncelemesi Bekleniyor" veya "Finans İncelemesi Bekleniyor" görev hacmine sahip belirli "Onaylayıcı" varlıklarını belirler. İş yükü dağılımını ve bireysel performansı görselleştirerek, kaynakları yeniden tahsis edebilir, ek eğitim sağlayabilir veya onay hiyerarşilerini akışı optimize etmek için ayarlayabilirsiniz.

Eksik veya eksik makbuz durumlarını azaltmak, yeniden işleme sürelerini önemli ölçüde düşürür, uyumluluk sorunlarını önler ve doğru harcama raporlamasını sağlar. Bu durum, Brex içindeki verinin kalitesini artırır ve çalışanlardan belge toplama konusundaki idari yükü azaltarak genel işlemeyi hızlandırır. ProcessMind, "Makbuzlar Eklendi" olaylarının "Harcama Raporu Gönderildi" ile ilişkili olarak eksik veya gecikmeli olduğu ya da raporların belge sorunları nedeniyle sık sık "Revizyon için Geri Gönderildi" durumuna düştüğü yerleri belirleyebilir. Bu kalıpları analiz ederek, başlangıçtaki gönderim kalitesini artırmak için daha iyi ön kontroller, çalışan hatırlatıcıları veya eğitimler uygulayabilirsiniz.

Masrafların doğru kategorize edilmesi ve kodlanması, hassas finansal raporlama, bütçeleme ve vergi uyumluluğu için esastır. Buradaki hatalar, yanlış tahsis edilmiş fonlara, yanlış finansal tablolara ve denetimler sırasında sorunlara yol açarak Brex verilerinden alınan stratejik finansal kararları doğrudan etkileyebilir. ProcessMind, "Masraf Kategorisi" ve "Maliyet Merkezi" özniteliklerindeki kalıpları analiz etmeye, bunları onay yolları ve denetim sonuçlarıyla ilişkilendirmeye yardımcı olur. Tutarsız kodlama uygulamalarını veya manuel yeniden kategorizasyonun sık olduğu alanları vurgulayabilir, böylece kategorizasyon kurallarını iyileştirmenizi, daha net yönergeler sağlamanızı veya kodlama önerilerini otomatikleştirmenizi sağlar.

Harcama Yönetimi için 6 Adımlı İyileştirme Yolu

1

Şablonu İndir
2

Brex Verilerinizi Dışa Aktarın
3

Veri Setinizi Yükleyin
4

Masraf Sürecinizi Analiz Edin
5

Temel İyileştirmeleri Uygulayın
6

Brex Sürecinizi İzleyin
1

Şablonu İndir

Ne yapmalı

Masraf yönetimi verileri için tasarlanmış önceden biçimlendirilmiş Excel şablonunu edinin. Bu, Brex'ten gelen verilerinizin analiz için doğru şekilde yapılandırılmasını sağlar.

Veri Şablonu Rehberini Görüntüle Şablonu İndir
Neden önemli

Standartlaştırılmış bir veri yapısı, doğru ve verimli süreç analizi için çok önemlidir ve güvenilir içgörüler için zemin hazırlar.

Beklenen sonuç

Brex masraf verileriniz için doldurulmaya hazır bir Excel şablonu.

KEŞİFLERİNİZ

Hızlı Geri Ödemeler için Brex Harcama Akışının Sırlarını Ortaya Çıkarın

ProcessMind, Brex harcama yönetiminizin gerçek akışını ortaya çıkarır, her adımı görselleştirir ve verimsizlikleri açığa çıkarır. Gecikmeler ve uyumluluk riskleri hakkında net içgörüler edinerek bilinçli optimizasyon yapmanızı sağlar.
  • Gerçek Brex harcama onay yollarını görselleştirin
  • Kesin workflow darboğazlarını ve gecikmeleri belirleyin
  • Politikaya Uymayan Harcama Bildirimlerini Belirleyin
  • Daha hızlı geri ödemeler ve daha düşük maliyetler için optimize edin
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

BEKLENEN SONUÇLAR

Kuruluşların Harcama Yönetiminde Elde Ettikleri

Brex masraf verileriniz üzerinde Process Mining kullanarak, kuruluşlar harcama kalıpları hakkında net içgörüler elde eder, darboğazları belirler ve workflow'ları kolaylaştırmak için fırsatları tespit eder. Bu içgörüler, verimlilikte, maliyet kontrolünde ve politika uyumluluğunda önemli iyileştirmelere yol açar.

0 % faster
Daha Hızlı Geri Ödemeler

Uçtan Uca İşlem Süresinde Azalma

Çalışanlar geri ödemelerini çok daha hızlı alır, bu da memnuniyeti artırır ve finansal yükü azaltır. Bu, onay ve ödeme aşamalarındaki darboğazların belirlenmesi ve ortadan kaldırılmasıyla başarılır.
0 % decrease
Azaltılmış Ret Oranı

Uyumsuz veya hatalı raporlarda azalma

Daha az masraf raporu reddedilir, bu da yeniden işi azaltarak ve gönderimlerin başlangıçtan itibaren politika yönergelerini karşılamasını sağlayarak hem çalışanlar hem de onaylayıcılar için zaman kazandırır.
0 % improvement
Politika Uygunluğunun Artırılması

Daha az politika ihlali tespit edildi

Şirket politikasını ihlal eden harcama raporlarının oranı önemli ölçüde azalır, dahili kontroller güçlenir ve daha iyi finansal yönetişim sağlanır. Bu, genel uyumluluğu artırır ve riski azaltır.
~ 0 x faster
Kolaylaştırılmış Onaylar

Basitleştirilmiş onay iş akışları

Onay süreçleri daha az karmaşık hale gelir, gereksiz adımlar ortadan kalkar ve yöneticilerin raporları gözden geçirmek için harcadığı ortalama süre azalır. Bu, süreci ilgili herkes için daha verimli hale getirir.
0 % reduction
Yeniden İşleme Maliyetlerini Düşürme

Revizyon için geri gönderilen raporlarda azalma

Daha az masraf raporu revizyon gerektirir, bu da operasyonel maliyetlerde ve daha önce hataları düzeltme ve yeniden gönderimlere harcanan zamanda önemli tasarruflara yol açar.

Sonuçlar, harcama sürecinizin karmaşıklığına, mevcut otomasyon seviyelerine ve veri kalitesine göre değişir. Bu rakamlar, çeşitli uygulamalarda gözlemlenen tipik iyileşmeleri temsil etmektedir.

Önerilen Veriler

En önemli nitelikler ve aktivitelerle başlayın, ihtiyaç duydukça kapsamı genişletin.
Event log'lara yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log'u nasıl oluşturulur.

Öznitelikler

Analiz için yakalanacak temel veri noktaları

Harcama raporu için benzersiz tanımlayıcı, yaşam döngüsünü takip etmek için birincil vaka tanımlayıcısı olarak hizmet eder.

Neden önemli

Bu Kimlik, bir harcama raporunun tüm yaşam döngüsünü takip etmek, döngü süreleri, darboğazlar ve süreç sapmalarını analiz etmek için hayati öneme sahiptir.

Harcama raporu yaşam döngüsü içinde meydana gelen belirli bir olayın veya görevin adı.

Neden önemli

Bu öznitelik, süreç haritasını oluşturmak ve her bir harcama raporunun geçtiği olay dizisini anlamak için kritik öneme sahiptir.

Belirli bir faaliyetin veya event'in ne zaman gerçekleştiğini gösteren zaman damgasıdır.

Neden önemli

Zaman damgası, döngü süreleri ve bekleme süreleri gibi tüm zaman tabanlı metrikleri hesaplamak için hayati öneme sahiptir ve gecikmeleri belirlemek için kritik öneme sahiptir.

Harcama raporunun toplam parasal değeri.

Neden önemli

Bu öznitelik, daha fazla inceleme gerektirebilecek veya daha uzun onay sürelerine sahip yüksek değerli harcama raporlarını belirlemek gibi finansal analizlere olanak tanır.

Harcama raporunu gönderen çalışanın departmanı.

Neden önemli

Farklı iş birimleri arasındaki süreç performansını filtrelemeye ve karşılaştırmaya olanak tanır, departmana özgü sorunları veya eğilimleri belirlemeye yardımcı olur.

Etkinliği gerçekleştiren kullanıcı, örneğin raporu onaylayan yönetici.

Neden önemli

Bir eylemden sorumlu belirli kişiyi belirler, bu da bireysel düzeyde iş yükü analizini, performans takibini ve darboğaz tespitini mümkün kılar.

Harcama raporunun yaşam döngüsündeki mevcut durumu.

Neden önemli

Bir harcama raporunun iş akışındaki mevcut konumunun anlık görüntüsünü sağlar; bu, operasyonel dashboard'lar ve durum izleme için hayati öneme sahiptir.

Masraf raporunun bir politika ihlali nedeniyle işaretlenip işaretlenmediğini gösteren bir boolean bayrak.

Neden önemli

Uyumluluk izlemeyi doğrudan destekler ve politika ihlallerinin süreç verimliliği ve yeniden işleme üzerindeki etkisini ölçmeye yardımcı olur.

Aktiviteler

İzlenecek ve optimize edilecek süreç adımları

Bu etkinlik, bir çalışan tarafından bir harcama raporunun başlatılmasını işaret eder. Sistem, yeni bir harcama raporu kaydı taslak olarak veya başlangıçtaki harcama kalemleri eklenmiş olarak oluşturulduğunda bu olayı yakalar.

Neden önemli

Bu, sürecin birincil başlangıç olayıdır. Bu noktadan gönderime kadar geçen süreyi analiz etmek, çalışan davranışlarını ve harcamaların raporlanmasındaki potansiyel gecikmeleri anlamaya yardımcı olur.

Bu etkinlik, çalışanın tamamlanmış harcama raporunu onay için resmi olarak göndermesiyle gerçekleşir. Raporun durumunu 'Taslak' veya 'Açık'tan 'Onay Bekleniyor'a geçiren önemli bir kullanıcı odaklı eylemdir.

Neden önemli

Bu, onay iş akışını resmi olarak başlatan önemli bir kilometre taşıdır. Gönderim ve nihai onay arasındaki süre, genel döngü süresinin kritik bir bileşenidir.

Birinci seviye yönetici harcama raporunu inceledi ve daha fazla işlem için onayladı. Bu, raporu bir sonraki aşamaya, genellikle finans incelemesine veya otomatik onaya taşıyan önemli bir karar noktasıdır.

Neden önemli

Bu kilometre taşı, ilk onay adımını tamamlar. Onay döngüsü sürelerini, yönetici iş yükünü ve 'İlk Geçiş Onay Oranı'nı takip etmek için hayati öneme sahiptir.

Bir onaylayıcı, yönetici veya finans, raporu düzeltilmesi için çalışana geri gönderir. Bu, kesin bir ret işleminden farklıdır ve bir yeniden işleme döngüsü başlatır.

Neden önemli

Bu etkinlik, yeniden işleme (rework) nin birincil göstergesidir. Sıklığını takip etmek, 'Harcama Raporu Yeniden İşleme Oranı' KPI'ı ve 'Politika İhlali ve Yeniden İşleme Analizi' dashboard'u için hayati öneme sahiptir.

Finans departmanı incelemesini tamamladı ve harcama raporu için son onayı verdi. Bu, geri ödeme işlemi yapılmadan önceki son onay kapısıdır.

Neden önemli

Bu, ödemeyi yetkilendiren kritik bir kilometre taşıdır. Tam onay döngüsünü ölçmek için bitiş noktası ve 'Geri Ödeme Yürütme Gecikmesi' KPI'sını ölçmek için başlangıç noktasıdır.

Bu etkinlik, ödemenin çalışana fiilen ödendiği anı işaret eder. Bu, çalışanın bakış açısından son adım ve sürecin başarılı bir sonudur.

Neden önemli

Bu, sürecin birincil başarı bitiş noktasıdır. 'Ortalama Uçtan Uca Döngü Süresi' ve 'Geri Ödeme Yürütme Gecikmesi' KPI'larını hesaplamak için gereklidir ve çalışan memnuniyetini doğrudan etkiler.

Harcama verilerinin şirketin genel muhasebesine veya ERP sistemine başarıyla gönderildiği son adımı temsil eder. Bu, harcama raporunun finansal mutabakatını tamamlar.

Neden önemli

Bu etkinlik, finansal muhasebe perspektifinden sürecin tamamlandığını doğrular. Geri ödeme ve kaydetme arasındaki gecikmeler, sistem entegrasyonu veya muhasebe iş akışlarıyla ilgili sorunlara işaret edebilir.

SSS

Sıkça sorulan sorular

Süreç madenciliği, Brex işlem günlüklerinizi analiz ederek harcama raporlarının gerçek akışını görselleştirir. Darboğazları belirler, politika sapmalarını ortaya çıkarır ve uzun onay döngüleri veya sık retler gibi alanları tespit eder. Bu içgörü, iş akışlarını optimize etmenize ve işlem maliyetlerini düşürmenize olanak tanır.

Süreç madenciliği, onay ve geri ödemelerde gecikmelere neden olan kesin adımları ortaya çıkarabilir, yoğun iş yüküne sahip onaylayıcıları belirleyebilir ve tutarsız politika uygulamasını vurgulayabilir. Ayrıca yüksek ret oranlarının ve gereksiz yeniden yönlendirmelerin temel nedenlerini tespit etmeye yardımcı olarak genel verimliliği ve uyumluluğu artırır.

Öncelikli olarak, genellikle Harcama Raporu ID'si olan bir durum tanımlayıcı (case identifier), her adım için bir aktivite adı ve her aktivitenin gerçekleştiği zamana ait bir zaman damgası (timestamp) barındıran Event Log verisine ihtiyacınız vardır. Bu veri, Process Mining aracının her bir harcama raporunun tüm yolculuğunu yeniden oluşturmasını sağlar.

Hızlandırılmış harcama raporu onayları, daha düşük ret oranları ve daha tutarlı politika uygulaması bekleyebilirsiniz. Process Mining, iş akışlarını optimize ederek işlem maliyetlerini azaltmaya ve denetim uyumluluğu hazırlığını güçlendirmeye yardımcı olur. Sonuç olarak, daha verimli ve şeffaf bir harcama yönetimi süreci sağlar.

Brex'ten veri çıkarma, genellikle masraf raporu aktivitelerinin detaylı loglarını elde etmek için raporlama özelliklerini veya API erişimini kullanmayı içerir. Her olay için masraf raporu kimliği, aktivite adı ve zaman damgasına karşılık gelen alanları belirlemeniz gerekecektir. Brex dokümantasyonuna veya desteğine başvurmak, özel çıkarma yöntemleri sağlayabilir.

İlk içgörüler, veri kullanılabilirliği ve karmaşıklığına bağlı olarak genellikle birkaç gün ila birkaç hafta içinde oluşturulabilir. Süre, temel olarak veri çıkarma, temizleme ve bir Process Mining aracına yükleme işlemlerini içerir. Daha sonra analiz ve eyleme geçirilebilir önerilerin belirlenmesi takip edecektir.

Uzmanlaşmış süreç madenciliği yazılımı gerekmekle birlikte, veri hazırlandıktan sonra analiz için genellikle derin kodlama becerilerine ihtiyaç duyulmaz. Veri analizi kavramlarına aşinalık ve Brex harcama sürecinizi anlamak faydalıdır. Bazı araçlar iş kullanıcıları için sezgisel arayüzler sunar.

Hayır, süreç madenciliği invaziv olmayan bir analiz tekniğidir. Brex'ten alınan geçmiş veri dışa aktarımlarını analiz ederek çalışır, bu nedenle canlı harcama yönetimi sisteminizi veya devam eden kullanıcı etkinliklerini etkilemez. Analiz bağımsız olarak gerçekleşir ve operasyonel bir kesinti olmadan içgörüler sağlar.

Brex Harcama Yönetiminizi Bugün Optimize Edin

Onay döngüsü süresini %30 azaltın ve çalışan memnuniyetini artırın.

Ücretsiz Denemenizi Başlatın

Kredi kartı gerekmez. Dakikalar içinde kurulum.