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Melhore sua gestão de despesas

Seu guia de 6 etapas para otimizar os processos de despesas na Brex
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Otimize a gestão de despesas no Brex para reembolsos mais rápidos

A gestão de despesas pode esconder ineficiências que causam atrasos e riscos de conformidade. Ajudamos você a identificar com precisão os gargalos nos Workflows de aprovação de despesas e orientamos você rumo a melhorias práticas. Descubra como simplificar as operações, reduzir custos e aumentar a satisfação dos funcionários.

Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.

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Por que otimizar seu processo de gestão de despesas no Brex é importante

A gestão de despesas é uma função empresarial essencial que afeta diretamente a saúde financeira, a satisfação dos funcionários e a Conformidade. Mesmo com plataformas avançadas como o Brex, que simplificam a gestão de cartões corporativos, despesas e pagamentos de contas, podem surgir ineficiências ocultas nos seus Workflows de gestão de despesas. Verificações manuais, atrasos nas aprovações e retrabalho frequente podem gerar custos operacionais significativos, frustrar funcionários que aguardam reembolsos e expor sua organização a riscos de Conformidade. Entender o fluxo real dos seus relatórios de despesas, desde a criação até a contabilização final, é essencial para identificar esses problemas dispendiosos.

Sem uma visão clara baseada em dados, as organizações costumam depender de evidências anedóticas ou relatórios estáticos, que mostram apenas fragmentos do processo geral. Isso dificulta a identificação das causas dos atrasos ou das violações de políticas. Um processo ineficiente de gestão de despesas no Brex não apenas sobrecarrega as equipes financeiras com trabalho extra, mas também afeta o fluxo de caixa e pode reduzir a confiança dos funcionários. Otimizar a gestão de despesas não significa apenas cortar custos, mas melhorar toda a experiência dos funcionários e garantir a precisão financeira.

Como o Process Mining aumenta a eficiência da gestão de despesas no Brex

O Process Mining oferece uma abordagem inovadora para melhorar a gestão de despesas no Brex. Em vez de depender de suposições, o Process Mining usa dados de Event Log, como registros das atividades realizadas no Brex, para reconstruir o processo real de ponta a ponta. Ao analisar a sequência e o momento dos eventos, como "Expense Report Created", "Manager Review Pending" e "Reimbursement Executed", você obtém uma visibilidade sem precedentes das operações.

Essa capacidade analítica permite identificar com precisão os gargalos nos seus Workflows de aprovação de despesas. Você consegue ver exatamente onde o percurso de um relatório de despesas costuma parar, seja com um gestor específico, em uma determinada categoria de despesa ou em uma etapa como "Policy Check Performed". O Process Mining ajuda você a descobrir variações inesperadas do processo, ciclos comuns de retrabalho em que os relatórios são enviados repetidamente para revisão e lacunas de Conformidade. Ele oferece uma resposta baseada em dados à pergunta "como melhorar a gestão de despesas?", mostrando a performance e as variações no mundo real para permitir esforços direcionados de otimização do processo.

Principais áreas para melhorar o tempo de ciclo da gestão de despesas

Aplicar Process Mining aos seus dados de despesas do Brex revela diversas oportunidades de melhoria. Um dos principais focos é reduzir o tempo total do ciclo do relatório de despesas, do envio ao reembolso. Ao visualizar os caminhos reais percorridos pelos relatórios, você pode descobrir ineficiências comuns, como:

  • Gargalos de aprovação: identifique pessoas ou departamentos específicos que causam atrasos constantes nas etapas de aprovação do gestor ou do financeiro. Entender esses gargalos é essencial para reduzir o tempo total do ciclo.
  • Retrabalho e revisões: analise os casos em que os relatórios de despesas são enviados frequentemente para revisão, como a transição de "Finance Rejected" para "Expense Report Sent Back for Revision". Isso ajuda a identificar erros comuns, informações ausentes ou problemas de aderência às políticas.
  • Conformidade com as políticas: detecte desvios dos caminhos padrão de aprovação ou situações em que as verificações de políticas são ignoradas ou atrasadas, garantindo maior aderência e preparação para auditorias.
  • Oportunidades de automação: identifique etapas manuais que podem ser automatizadas dentro ou fora do Brex, simplificando ainda mais o processo e reduzindo erros humanos.

Ao se concentrar nessas áreas, você pode reduzir diretamente o tempo de ciclo da gestão de despesas, tornando o processo mais simples e previsível para todos os envolvidos.

Resultados esperados dos seus esforços de otimização do processo

Otimizar seu processo de gestão de despesas no Brex usando Process Mining gera benefícios significativos e mensuráveis. Você pode esperar:

  • Redução do tempo de ciclo dos reembolsos: acelere o tempo necessário para que os funcionários recebam seus reembolsos, aumentando a satisfação e reduzindo as consultas ao financeiro.
  • Menores custos operacionais: minimize o tempo e os recursos gastos na gestão, aprovação e auditoria de relatórios de despesas, permitindo que as equipes financeiras se concentrem em tarefas de maior valor.
  • Conformidade aprimorada: garanta a aderência consistente às políticas de despesas da empresa e aos requisitos regulatórios, reduzindo riscos financeiros e melhorando os resultados das auditorias.
  • Maior satisfação dos funcionários: um processo de despesas mais rápido, transparente e previsível melhora significativamente a experiência dos funcionários, fortalecendo a confiança e o engajamento.
  • Melhor gestão do fluxo de caixa: maior visibilidade dos próximos reembolsos e um processamento simplificado podem tornar o planejamento do fluxo de caixa mais previsível.

Esses resultados concretos demonstram o valor direto para o negócio de entender e melhorar seus Workflows de despesas, indo além do simples acompanhamento de gastos para otimizar proativamente todo o processo.

Como começar a otimizar a gestão de despesas no Brex

Começar a otimizar a gestão de despesas no Brex é mais simples do que você imagina. Ao usar Process Mining, você transforma dados brutos em insights acionáveis e obtém um roteiro claro para as melhorias. Essa abordagem baseada em dados elimina as suposições e permite tomar decisões mais informadas, gerando resultados concretos para seus funcionários, sua equipe financeira e seus resultados. Dê hoje o primeiro passo rumo a um sistema de gestão de despesas mais eficiente, em conformidade e alinhado às necessidades dos funcionários.

Gestão de despesas Aprovação de despesas Processo de reembolso Operações financeiras Auditoria de conformidade Controle de custos Reembolso de funcionários Gestão de gastos Despesas de viagem Despesas de funcionários Relatórios de despesas T&E

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

Os processos de gestão de despesas costumam sofrer com tempos de aprovação prolongados, causando atrasos significativos nos reembolsos dos funcionários. Isso afeta a satisfação e o moral da equipe e também pode manter o fluxo de caixa comprometido por mais tempo do que o necessário. No Brex, esses gargalos podem surgir em várias etapas, desde a análise do gestor até a aprovação final do financeiro. O ProcessMind revela exatamente onde esses atrasos ocorrem, identificando as etapas ou pessoas específicas que causam as esperas. Ao visualizar o fluxo real dos relatórios de despesas, ajudamos você a identificar filas ineficientes e orientamos a simplificação dos caminhos de aprovação para garantir reembolsos mais rápidos e previsíveis para os usuários do Brex.

Um número significativo de relatórios de despesas é rejeitado ou enviado frequentemente para revisão, gerando retrabalho frustrante para funcionários e equipes financeiras. Esse vai e volta constante não apenas aumenta os custos operacionais, mas também prolonga o tempo total de processamento no Brex. Muitas vezes, isso indica problemas subjacentes na clareza das políticas ou nas práticas de envio. O ProcessMind ajuda você a identificar as causas dessas rejeições, sejam violações comuns de políticas, informações ausentes ou instruções pouco claras. Ao analisar os padrões de rejeição, você consegue implementar treinamentos direcionados ou ajustes no processo que reduzem o retrabalho e aumentam a taxa de aprovação na primeira análise.

Apesar das diretrizes claras, as políticas de despesas costumam ser aplicadas de forma inconsistente entre diferentes departamentos ou aprovadores no Brex. Isso pode gerar tratamento desigual, riscos de Conformidade e dificuldade para controlar os gastos com precisão. Essas inconsistências dificultam a manutenção da governança financeira e podem expor a organização a possíveis auditorias. O ProcessMind oferece uma visão objetiva de como as políticas são realmente aplicadas, destacando desvios do processo planejado. Identificamos onde e por que surgem as inconsistências, permitindo padronizar as verificações de políticas, reduzir riscos e garantir um tratamento justo para todos os relatórios de despesas enviados.

Funcionários e equipes financeiras costumam ter dificuldade com a falta de transparência sobre o status em tempo real dos relatórios de despesas enviados no Brex. Isso gera consultas frequentes, frustração e incerteza sobre quando os reembolsos serão realizados. Sem uma visibilidade clara, fica difícil gerenciar expectativas e prever o fluxo de caixa. O ProcessMind cria um mapa visual de ponta a ponta do percurso de cada relatório de despesas, deixando claro imediatamente o status atual e os próximos passos. Eliminamos as suposições, oferecemos transparência completa sobre o processo e reduzimos a carga administrativa das consultas sobre status.

Mesmo depois que um relatório de despesas é totalmente aprovado no Brex, podem ocorrer atrasos inesperados antes que o reembolso seja efetivamente executado e contabilizado. Essa lacuna frustra os funcionários que esperam receber o pagamento no prazo e pode complicar a conciliação financeira. Esses atrasos podem indicar transferências manuais ou etapas ineficientes após a aprovação. O ProcessMind mede com precisão o tempo decorrido entre as diferentes etapas, especialmente entre a aprovação final e a execução do reembolso. Ao identificar essas lacunas críticas, ajudamos você a simplificar os Workflows posteriores à aprovação, garantindo uma transição mais fluida da aprovação para o pagamento.

Com o tempo, os Workflows de gestão de despesas podem acumular etapas redundantes ou apresentar redirecionamentos frequentes e muitas vezes evitáveis dos relatórios no Brex. Essas ineficiências acrescentam tempo e esforço ao processo sem gerar valor, aumentando os custos operacionais e atrasando os reembolsos. Isso costuma resultar da evolução do processo sem uma reavaliação. O ProcessMind revela os caminhos reais percorridos pelos relatórios de despesas, destacando desvios do processo planejado, incluindo loops ou etapas desnecessárias. Ao mapear esses fluxos reais, ajudamos você a identificar e eliminar atividades supérfluas, otimizando o roteamento das aprovações para obter a máxima eficiência.

O impacto acumulado do esforço manual, do retrabalho causado por rejeições e do processamento atrasado aumenta significativamente os custos operacionais associados à gestão de despesas no Brex. Esses custos ocultos podem consumir recursos financeiros e desviar o tempo da equipe de atividades mais estratégicas, afetando a eficiência e a rentabilidade geral do departamento. O ProcessMind quantifica o impacto das ineficiências sobre seus recursos e identifica atividades desproporcionalmente caras ou demoradas. Oferecemos insights baseados em dados para ajudar você a reduzir intervenções manuais e otimizar a alocação de recursos, gerando economias substanciais.

Quando ocorrem auditorias, as organizações geralmente têm dificuldade para demonstrar de forma rápida e abrangente a conformidade com todas as políticas de despesas e exigências regulatórias. Reconstituir o histórico completo de um relatório de despesas, especialmente suas aprovações e verificações de políticas no Brex, pode ser uma tarefa manual demorada e complexa, potencialmente levando a apontamentos de auditoria. O ProcessMind fornece um registro imutável e cronológico de cada ação realizada em um relatório de despesas, desde o envio até o reembolso. Essa trilha de auditoria transparente facilita a comprovação da conformidade, mostrando quando as verificações de políticas foram realizadas e por quem, simplificando a preparação e os resultados das auditorias.

A análise geralmente revela que determinadas pessoas, departamentos ou níveis de aprovação causam atrasos de forma recorrente no processo de relatórios de despesas do Brex. Esses gargalos específicos podem desacelerar todo o sistema, gerar acúmulos e afetar de forma desproporcional a velocidade de reembolso de determinados funcionários ou categorias de despesas. O ProcessMind identifica exatamente onde esses gargalos ocorrem, apontando aprovadores ou equipes específicas com tempos de processamento excepcionalmente longos ou altas taxas de rejeição. Esses dados permitem direcionar treinamentos, redistribuir a carga de trabalho ou ajustar o processo para eliminar os pontos de estrangulamento.

Um desafio comum na gestão de despesas é o envio frequente de relatórios com recibos ausentes, incompletos ou ilegíveis no Brex. Isso exige acompanhamentos manuais, leva à rejeição de relatórios e prolonga significativamente o processo de aprovação, gerando ineficiências e aumentando o risco de não conformidade. O ProcessMind acompanha a ocorrência da atividade 'Receipts Attached' em relação a 'Expense Report Submitted' e às rejeições ou revisões posteriores. Ao entender os padrões relacionados a problemas com recibos, ajudamos você a implementar medidas preventivas, como orientações mais claras para o envio ou lembretes automatizados, melhorando a qualidade dos dados desde o início.

A categorização e a codificação imprecisas ou inconsistentes das despesas no Brex podem gerar erros nos relatórios financeiros, dificultar a análise de custos e aumentar o tempo que as equipes financeiras precisam dedicar às correções. Isso afeta a precisão do orçamento e as decisões estratégicas de gastos, pois os dados deixam de refletir corretamente a natureza da despesa. O ProcessMind pode analisar os caminhos e as revisões relacionados aos atributos 'Expense Category' e 'Cost Center', identificando onde ocorrem classificações incorretas com frequência. Ao revelar esses padrões, ajudamos você a simplificar as diretrizes de codificação e, potencialmente, automatizar a categorização, melhorando a integridade dos dados e a clareza financeira.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir significativamente o tempo necessário para aprovar relatórios de despesas, desde o envio até a aprovação final do gestor e do financeiro. Aprovações mais rápidas levam diretamente a reembolsos mais ágeis para os funcionários, aumentando a satisfação e reduzindo a carga administrativa das equipes. Isso libera capital mais cedo e melhora a liquidez financeira geral. O ProcessMind identifica gargalos específicos no processo de aprovação do Brex, destacando onde os atrasos ocorrem e quem está envolvido. Ao analisar os tempos de ciclo de cada atividade, como "Manager Review Pending" ou "Finance Review Pending", você pode localizar etapas ineficientes e implementar melhorias direcionadas, reduzindo potencialmente o tempo de aprovação em 20% a 30%.

Reduzir o número de relatórios de despesas rejeitados diminui o retrabalho para funcionários e aprovadores, economizando tempo e esforço administrativo significativos. Uma taxa de rejeição alta geralmente indica políticas pouco claras, falta de treinamento ou problemas na qualidade do envio inicial, afetando o moral dos funcionários e atrasando reembolsos legítimos. O ProcessMind ajuda a descobrir as causas raiz das rejeições, relacionando-as a atividades específicas, como "Policy Check Performed" ou "Expense Report Sent Back for Revision". Ele destaca motivos comuns de rejeição, como recibos ausentes ou violações de políticas, permitindo que você refine as diretrizes, melhore os treinamentos ou otimize a experiência de envio no Brex.

Garantir a aplicação consistente das políticas de despesas em todos os departamentos e para todos os funcionários é essencial para a conformidade financeira e a equidade. A aplicação inconsistente pode gerar riscos de auditoria, tratamento desigual e uma percepção de favorecimento, enfraquecendo a confiança e a integridade operacional da gestão de despesas no Brex. O ProcessMind mapeia visualmente os fluxos reais de despesas em comparação com as regras de políticas definidas. Ele identifica desvios em que "Policy Violation Flag" é acionado, mas o relatório é aprovado, ou em que determinados aprovadores ignoram as verificações de forma recorrente. Essa clareza permite fortalecer os controles, oferecer treinamentos direcionados e automatizar a adesão às políticas, garantindo conformidade uniforme.

Uma visibilidade maior do status em tempo real de cada relatório de despesas reduz as consultas ao financeiro, dá aos funcionários acesso a informações de autoatendimento e permite que os gestores atuem de forma proativa para resolver atrasos. Essa transparência melhora a comunicação e reduz a frustração relacionada ao processo de reembolso de despesas no Brex. O ProcessMind fornece uma visão objetiva e completa da jornada de cada "Expense Report ID", desde "Expense Report Created" até "Reimbursement Executed". Ao visualizar os estados atuais e os caminhos históricos, você pode identificar onde as atualizações de status são lentas ou pouco claras, permitindo melhorar as ferramentas de comunicação ou a integração de sistemas no seu ambiente Brex.

Acelerar a execução dos reembolsos após a aprovação aumenta significativamente a satisfação dos funcionários e melhora a gestão do fluxo de caixa. Atrasos nessa etapa, mesmo depois da aprovação, podem reduzir a confiança e causar dificuldades financeiras aos funcionários, apesar da eficiência das etapas anteriores no Brex. O ProcessMind analisa o intervalo entre "Finance Approved" e "Reimbursement Executed". Ele pode revelar ineficiências operacionais nas etapas de transferência ou processamento, identificando atrasos manuais ou pontos de integração de sistemas que causam lentidão. Esse insight permite automatizar ou redesenhar o processo, reduzindo o tempo de pagamento em até 40%.

Simplificar os Workflows de aprovação, eliminando etapas desnecessárias, redirecionamentos ou aprovações redundantes, reduz diretamente o tempo de processamento e a sobrecarga administrativa. Um Workflow otimizado garante que os relatórios de despesas avancem com eficiência pelo Brex, envolvendo apenas as pessoas necessárias, o que reduz os custos operacionais e acelera todo o ciclo. O ProcessMind mapeia visualmente todas as variantes reais do processo, identificando desvios comuns do caminho ideal, como ciclos desnecessários de "Expense Report Sent Back for Revision". Ele quantifica o impacto desses desvios, permitindo simplificar rotas complexas, consolidar funções de aprovação ou introduzir automação para o processamento direto.

Reduzir o custo total associado ao processamento de cada relatório de despesas, incluindo mão de obra, uso do sistema e esforços de correção, impacta diretamente os resultados da empresa. Uma gestão eficiente de despesas no Brex significa menos recursos dedicados a tarefas administrativas, liberando-os para atividades mais estratégicas. O ProcessMind quantifica o consumo de tempo e recursos em cada atividade, desde "Expense Report Created" até "Accounting Posted". Ao identificar atividades que exigem muito esforço manual, retrabalho frequente ou longos períodos de espera, ele ajuda você a direcionar iniciativas de automação ou redesenho do processo, gerando economias significativas por relatório de despesas.

Fortalecer a capacidade de demonstrar conformidade total com regulamentações financeiras internas e externas é essencial para evitar penalidades, preservar a reputação e garantir a integridade financeira. Uma trilha de auditoria robusta no Brex simplifica as auditorias e aumenta a confiança nas práticas de gestão de despesas. O ProcessMind cria uma trilha de auditoria imutável de cada etapa e decisão no processo de "Expense Report ID". Ele destaca violações de políticas ou desvios dos procedimentos padrão, facilitando a geração de relatórios de conformidade e a comprovação da adesão às regulamentações por meio da exibição das sequências exatas e das pessoas responsáveis.

Distribuir as tarefas de aprovação de relatórios de despesas de forma mais equilibrada entre os aprovadores disponíveis evita gargalos causados por pessoas ou equipes sobrecarregadas, garantindo um ritmo de aprovação consistente. Isso evita atrasos e melhora a eficiência de toda a cadeia de aprovação de despesas do Brex, promovendo uma carga de trabalho mais sustentável para a equipe. O ProcessMind identifica entidades específicas de "Approver" que causam atrasos com frequência ou concentram volumes desproporcionalmente altos de tarefas "Manager Review Pending" ou "Finance Review Pending". Ao visualizar a distribuição da carga de trabalho e a performance individual, você pode redistribuir recursos, oferecer treinamentos adicionais ou ajustar as hierarquias de aprovação para otimizar o fluxo.

Reduzir ocorrências de recibos ausentes ou incompletos diminui significativamente o retrabalho, evita problemas de conformidade e garante relatórios de despesas precisos. Isso melhora a qualidade dos dados no Brex e reduz a carga administrativa de cobrar documentos dos funcionários, acelerando o processamento geral. O ProcessMind pode identificar onde os eventos "Receipts Attached" estão ausentes ou atrasados em relação a "Expense Report Submitted", ou onde os relatórios são frequentemente enviados "Sent Back for Revision" devido a problemas de documentação. Ao analisar esses padrões, você pode implementar verificações melhores na entrada, lembretes aos funcionários ou treinamentos para melhorar a qualidade do envio inicial.

A categorização e a codificação precisas das despesas são fundamentais para relatórios financeiros, orçamentos e conformidade tributária corretos. Erros nessa etapa podem levar à alocação incorreta de recursos, demonstrações financeiras imprecisas e problemas durante auditorias, afetando diretamente as decisões financeiras estratégicas baseadas nos dados do Brex. O ProcessMind ajuda a analisar padrões em "Expense Category" e nos atributos "Cost Center", relacionando-os aos caminhos de aprovação e aos resultados de auditoria. Ele pode destacar práticas de codificação inconsistentes ou áreas em que a recategorização manual é frequente, permitindo refinar as regras de categorização, fornecer orientações mais claras ou automatizar sugestões de codificação.

A jornada de melhoria em 6 etapas para a gestão de despesas

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel pré-formatado para dados de gestão de despesas. Isso garante que seus dados do Brex estejam estruturados corretamente para análise.

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Por que isso importa

Uma estrutura de dados padronizada é essencial para uma análise de processos precisa e eficiente, criando a base para insights confiáveis.

Resultado esperado

Um Template do Excel pronto para preenchimento com seus dados de despesas do Brex.

SUAS DESCOBERTAS

Descubra os segredos do fluxo de despesas da Brex para reembolsos mais rápidos

O ProcessMind revela o fluxo real da sua gestão de despesas na Brex, visualizando cada etapa e expondo as ineficiências. Obtenha insights claros sobre atrasos e riscos de conformidade para otimizar o processo com mais segurança.
  • Visualize os caminhos reais de aprovação de despesas na Brex
  • Identifique os gargalos e atrasos exatos do Workflow
  • Identifique envios de despesas fora de conformidade
  • Otimize o processo para obter reembolsos mais rápidos e custos menores
Discover your actual process flow
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

O que as organizações alcançam na gestão de despesas

Ao aplicar process mining aos dados de despesas do Brex, as organizações obtêm insights claros sobre padrões de gastos, identificam gargalos e localizam oportunidades para simplificar os Workflows. Esses insights geram melhorias significativas em eficiência, controle de custos e conformidade com as políticas.

0 % faster
Reembolsos mais rápidos

Redução do tempo de processamento de ponta a ponta

Os funcionários recebem seus reembolsos muito mais rápido, aumentando a satisfação e reduzindo a pressão financeira. Isso é alcançado identificando e eliminando gargalos nas etapas de aprovação e pagamento.
0 % decrease
Taxa de rejeição reduzida

Redução de relatórios não conformes ou com erros

Menos relatórios de despesas são rejeitados, economizando tempo para funcionários e aprovadores ao reduzir o retrabalho e garantir que os envios atendam às diretrizes das políticas desde o início.
0 % improvement
Maior adesão às políticas

Menos violações de políticas identificadas

A proporção de relatórios de despesas que violam as políticas da empresa diminui significativamente, fortalecendo os controles internos e garantindo uma governança financeira melhor. Isso melhora a conformidade geral e reduz os riscos.
~ 0 x faster
Aprovações simplificadas

Workflows de aprovação simplificados

Os processos de aprovação ficam menos complexos, eliminando etapas desnecessárias e reduzindo o tempo médio que os gestores gastam revisando relatórios. Isso torna o processo mais eficiente para todos os envolvidos.
0 % reduction
Menores custos de retrabalho

Redução de relatórios enviados para revisão

Menos relatórios de despesas precisam de revisão, gerando economias significativas em custos operacionais e no tempo antes dedicado à correção de erros e ao reenvio.

Os resultados variam de acordo com a complexidade do seu processo de despesas, o nível atual de automação e a qualidade dos dados. Estes números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de um relatório de despesas, usado como identificador principal do caso para acompanhar seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Esse ID é essencial para acompanhar o ciclo de vida completo de um relatório de despesas, permitindo analisar tempos de ciclo, gargalos e desvios do processo.

O nome de um evento ou tarefa específico ocorrido durante o ciclo de vida do relatório de despesas.

Por que isso importa

Esse atributo é fundamental para criar o mapa do processo e entender a sequência de eventos pela qual cada relatório de despesas passa.

O carimbo de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

O carimbo de data e hora é essencial para calcular todas as métricas baseadas em tempo, como tempos de ciclo e de espera, que são fundamentais para identificar atrasos.

O valor monetário total do relatório de despesas.

Por que isso importa

Esse atributo permite análises financeiras, como a identificação de relatórios de despesas de alto valor que podem exigir uma análise mais detalhada ou ter tempos de aprovação maiores.

O departamento do funcionário que enviou o relatório de despesas.

Por que isso importa

Permite filtrar e comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio, ajudando a identificar problemas ou tendências específicos de cada departamento.

O usuário que realizou a atividade, como o gestor que aprovou o relatório.

Por que isso importa

Identifica a pessoa específica responsável por uma ação, permitindo analisar a carga de trabalho, acompanhar a performance e identificar gargalos no nível individual.

O status atual do relatório de despesas em seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Fornece uma visão atual da posição do relatório de despesas no Workflow, algo essencial para Dashboards operacionais e monitoramento de status.

Um indicador booleano que informa se o relatório de despesas foi sinalizado por violação de política.

Por que isso importa

Apoia diretamente o monitoramento de Conformidade e ajuda a quantificar o impacto das violações de política na eficiência do processo e no retrabalho.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta atividade marca o início de um relatório de despesas por um funcionário. O sistema registra esse evento quando um novo registro de relatório de despesas é gerado, seja como rascunho ou já com os itens de despesas iniciais adicionados.

Por que isso importa

Este é o principal evento de início do processo. Analisar o tempo entre este ponto e o envio ajuda a entender o comportamento dos funcionários e possíveis atrasos na comunicação das despesas.

Esta atividade ocorre quando o funcionário envia formalmente o relatório de despesas concluído para aprovação. É uma ação importante realizada pelo usuário, que altera o status do relatório de 'Draft' ou 'Open' para 'Pending Approval'.

Por que isso importa

Este é um marco importante que inicia oficialmente o Workflow de aprovação. O tempo entre o envio e a aprovação final é um componente essencial do tempo de ciclo geral.

O gestor de primeiro nível revisou o relatório de despesas e o aprovou para processamento posterior. Este é um ponto de decisão importante que leva o relatório à próxima etapa, normalmente a revisão financeira ou a aprovação automática.

Por que isso importa

Este marco conclui a etapa inicial de aprovação. Ele é essencial para acompanhar os tempos do ciclo de aprovação, a carga de trabalho dos gestores e a 'First-Pass Approval Rate'.

Um aprovador, seja gestor ou membro do financeiro, envia o relatório de volta ao funcionário para correção. Isso é diferente de uma rejeição definitiva e inicia um ciclo de retrabalho.

Por que isso importa

Esta atividade é o principal indicador de retrabalho. Acompanhar sua frequência é essencial para o KPI 'Expense Report Rework Rate' e para o Dashboard 'Policy Violation & Rework Analysis'.

O departamento financeiro concluiu a revisão e concedeu a aprovação final ao relatório de despesas. Este é o último ponto de aprovação antes do processamento do reembolso.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que autoriza o pagamento. Ele representa o ponto final para medir todo o ciclo de aprovação e o ponto inicial para medir o KPI 'Reimbursement Execution Lag'.

Esta atividade marca o momento em que o pagamento é efetivamente enviado ao funcionário. Do ponto de vista do funcionário, esta é a etapa final e representa a conclusão bem-sucedida do processo.

Por que isso importa

Este é o principal ponto de conclusão bem-sucedida do processo. Ele é necessário para calcular os KPIs 'Tempo médio de ciclo ponta a ponta' e 'Atraso na execução do reembolso', impactando diretamente a satisfação dos funcionários.

Representa a etapa final, em que os dados da despesa são lançados com sucesso no razão geral ou no sistema ERP da empresa. Isso conclui a reconciliação financeira do relatório de despesas.

Por que isso importa

Esta atividade confirma que o processo foi concluído do ponto de vista da contabilidade financeira. Atrasos entre o reembolso e o lançamento podem indicar problemas na integração de sistemas ou nos Workflows contábeis.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining analisa os logs de transações do Brex para visualizar o fluxo real dos relatórios de despesas. Ele identifica gargalos, revela desvios das políticas e mostra pontos como ciclos longos de aprovação ou rejeições frequentes. Esse insight permite otimizar Workflows e reduzir os custos de processamento.

O Process Mining pode revelar as etapas exatas que causam atrasos nas aprovações e nos reembolsos, identificar aprovadores com cargas de trabalho elevadas e destacar aplicações inconsistentes das políticas. Ele também ajuda a encontrar as causas raiz de altas taxas de rejeição e redirecionamentos desnecessários, melhorando a eficiência e a conformidade gerais.

Você precisa principalmente de dados de Event Log que incluam um identificador de caso, normalmente o Expense Report ID, um nome de atividade para cada etapa e um registro de data e hora de quando cada atividade ocorreu. Esses dados permitem que a ferramenta de Process Mining reconstrua a jornada completa de cada relatório de despesas.

Você pode esperar aprovações mais rápidas de relatórios de despesas, uma taxa de rejeição menor e uma aplicação mais consistente das políticas. O Process Mining ajuda a otimizar Workflows, reduzindo os custos de processamento e fortalecendo a preparação para auditorias de conformidade. No fim, ele proporciona um processo de gestão de despesas mais eficiente e transparente.

A extração de dados do Brex normalmente envolve o uso dos recursos de relatórios ou do acesso à API para obter logs detalhados das atividades dos relatórios de despesas. Você precisará identificar os campos correspondentes ao ID do relatório de despesas, ao nome da atividade e ao registro de data e hora de cada evento. Consultar a documentação ou o suporte do Brex pode fornecer métodos específicos de extração.

Os primeiros insights muitas vezes podem ser gerados em alguns dias ou semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. O prazo envolve principalmente a extração, a limpeza e o carregamento dos dados em uma ferramenta de Process Mining. Em seguida, vêm a análise e a identificação de recomendações acionáveis.

Embora seja necessário um software especializado de Process Mining, normalmente não são exigidos conhecimentos avançados de programação para a análise depois que os dados estão preparados. Familiaridade com conceitos de análise de dados e compreensão do seu processo de despesas no Brex são úteis. Algumas ferramentas oferecem interfaces intuitivas para usuários de negócio.

Não. O Process Mining é uma técnica analítica não invasiva. Ele analisa exportações históricas de dados do Brex e, portanto, não interfere no seu sistema ativo de gestão de despesas nem nas atividades em andamento dos usuários. A análise acontece de forma independente, fornecendo insights sem interromper as operações.

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