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Mejore su gestión de gastos

Su guía de 6 pasos para optimizar los procesos de gastos en Brex
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Optimice la gestión de gastos en Brex para agilizar los reembolsos

La gestión de gastos puede ocultar ineficiencias que provocan retrasos y riesgos de cumplimiento. Le ayudamos a localizar con precisión los cuellos de botella en sus Workflow de aprobación de gastos y le orientamos hacia mejoras prácticas. Descubra cómo agilizar las operaciones, reducir costos y mejorar la satisfacción de sus empleados.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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Por qué es importante optimizar su proceso de gestión de gastos en Brex

La gestión de gastos es una función empresarial fundamental que influye directamente en la salud financiera, la satisfacción de los empleados y el cumplimiento. Incluso con plataformas avanzadas como Brex, que agilizan la gestión de tarjetas corporativas, gastos y pagos de facturas, pueden aparecer ineficiencias ocultas en sus Workflow de gestión de gastos. Las comprobaciones manuales, los retrasos en las aprobaciones y las revisiones frecuentes pueden generar costes operativos importantes, frustrar a los empleados que esperan sus reembolsos y exponer a su organización a riesgos de cumplimiento. Comprender el flujo real de sus informes de gastos, desde su creación hasta la contabilización final, es esencial para identificar estos problemas costosos.

Sin una visión clara basada en datos, las organizaciones suelen depender de indicios anecdóticos o informes estáticos que solo muestran fragmentos del proceso general. Esto dificulta localizar las causas raíz de los retrasos o las infracciones de las políticas. Un proceso de gestión de gastos ineficiente en Brex no solo sobrecarga a los equipos financieros con trabajo adicional, sino que también afecta al flujo de caja y puede reducir la confianza de los empleados. Optimizar la gestión de gastos no consiste únicamente en reducir costes, sino en mejorar toda la experiencia del empleado y garantizar la exactitud financiera.

Cómo Process Mining mejora la eficiencia de la gestión de gastos en Brex

Process Mining ofrece un enfoque innovador para mejorar la gestión de gastos en Brex. En lugar de basarse en suposiciones, Process Mining utiliza datos del registro de eventos, como los registros de actividades realizadas en Brex, para reconstruir el proceso real de principio a fin. Al analizar la secuencia y el momento de los eventos, como «Expense Report Created», «Manager Review Pending» y «Reimbursement Executed», obtiene una visibilidad excepcional de sus operaciones.

Esta potente capacidad analítica permite identificar con precisión los cuellos de botella en sus Workflow de aprobación de gastos. Puede ver exactamente dónde se detiene de forma recurrente el recorrido de un informe de gastos, ya sea en un responsable concreto, una categoría de gastos determinada o una etapa como «Policy Check Performed». Process Mining le ayuda a descubrir variaciones inesperadas del proceso, ciclos habituales de revisión en los que los informes se devuelven repetidamente para corregirlos y brechas de cumplimiento. Ofrece una respuesta basada en datos a la pregunta «¿cómo mejorar la gestión de gastos?», al mostrar el rendimiento y las variaciones reales, lo que permite orientar los esfuerzos de optimización del proceso.

Áreas clave para mejorar el tiempo de ciclo de la gestión de gastos

La aplicación de Process Mining a sus datos de Brex revela numerosas oportunidades de mejora. Una de las prioridades es reducir el tiempo total del ciclo del informe de gastos, desde su envío hasta el reembolso. Al visualizar las rutas reales que siguen los informes, puede descubrir ineficiencias habituales, como las siguientes:

  • Cuellos de botella en las aprobaciones: Identifique a las personas o departamentos concretos que provocan retrasos de forma recurrente en las etapas de aprobación del responsable o del área financiera. Comprender estos cuellos de botella es fundamental para reducir el tiempo total del ciclo.
  • Reprocesos y revisiones: Analice los casos en los que los informes de gastos se devuelven con frecuencia para su revisión, por ejemplo, de «Finance Rejected» a «Expense Report Sent Back for Revision». Esto ayuda a localizar errores habituales, información faltante o problemas de cumplimiento de las políticas.
  • Cumplimiento de las políticas: Detecte desviaciones de las rutas de aprobación estándar o casos en los que las comprobaciones de políticas se omiten o se retrasan, para reforzar el cumplimiento y la preparación para auditorías.
  • Oportunidades de automatización: Identifique los pasos manuales que pueden automatizarse dentro o fuera de Brex, agilizando aún más el proceso y reduciendo los errores humanos.

Al centrarse en estas áreas, puede influir directamente en la reducción del tiempo de ciclo de la gestión de gastos y hacer que el proceso sea más fluido y predecible para todas las personas involucradas.

Resultados esperados de sus iniciativas de optimización del proceso

La optimización de su proceso de gestión de gastos en Brex mediante Process Mining genera beneficios importantes y medibles. Puede esperar:

  • Menor tiempo de ciclo de los reembolsos: Acelere el tiempo que tardan los empleados en recibir sus reembolsos, mejore su satisfacción y reduzca las consultas al área financiera.
  • Menores costes operativos: Minimice el tiempo y los recursos dedicados a gestionar, aprobar y auditar informes de gastos, para que los equipos financieros puedan centrarse en tareas de mayor valor.
  • Mayor cumplimiento: Garantice el cumplimiento constante de las políticas de gastos de la empresa y de los requisitos normativos, reduzca los riesgos financieros y mejore los resultados de las auditorías.
  • Mayor satisfacción de los empleados: Un proceso de gastos más rápido, transparente y predecible mejora notablemente la experiencia del empleado y fomenta una mayor confianza y motivación.
  • Mejor gestión del flujo de caja: Una mayor visibilidad de los próximos reembolsos y un procesamiento más ágil pueden facilitar una planificación del flujo de caja más predecible.

Estos resultados tangibles demuestran el valor empresarial directo de comprender y mejorar sus Workflow de gastos. Así, pasará de limitarse a hacer un seguimiento de los gastos a optimizar de forma proactiva todo el proceso.

Cómo empezar a optimizar la gestión de gastos en Brex

Empezar a optimizar la gestión de gastos en Brex es más sencillo de lo que parece. Al aprovechar Process Mining, transforma los datos sin procesar en información útil que proporciona una hoja de ruta clara para las mejoras. Este enfoque basado en datos elimina las conjeturas y le permite tomar decisiones fundamentadas que generan resultados tangibles para sus empleados, su equipo financiero y sus resultados. Dé el primer paso hoy hacia un sistema de gestión de gastos más eficiente, conforme y centrado en los empleados.

Gestión de gastos Aprobación de gastos Proceso de reembolso Operaciones financieras Auditoría de cumplimiento Control de costes Reembolso a empleados Gestión del gasto Gastos de viaje Gastos de empleados Informes de gastos T&E

Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Los procesos de gestión de gastos suelen sufrir tiempos de aprobación prolongados, lo que provoca retrasos importantes en los reembolsos de los empleados. Esto no solo afecta a su satisfacción y motivación, sino que también puede inmovilizar el flujo de caja durante más tiempo del necesario. En Brex, estos cuellos de botella pueden aparecer en distintas etapas, desde la revisión del responsable hasta la aprobación final del área financiera. ProcessMind descubre con precisión dónde se producen estos retrasos e identifica los pasos o las personas concretas que los provocan. Al visualizar el flujo real de los informes de gastos, le ayudamos a localizar las colas ineficientes y le orientamos para agilizar las rutas de aprobación y garantizar reembolsos más rápidos y predecibles para los usuarios de Brex.

Una cantidad importante de informes de gastos se rechaza o se devuelve con frecuencia para su revisión, lo que genera reprocesos frustrantes para los empleados y los equipos financieros. Este intercambio constante no solo incrementa los costes operativos, sino que también prolonga el tiempo total de procesamiento en Brex. A menudo, indica problemas subyacentes relacionados con la claridad de las políticas o las prácticas de envío. ProcessMind le ayuda a identificar las causas raíz de estos rechazos, ya se deban a infracciones habituales de las políticas, información faltante o instrucciones poco claras. Al analizar los patrones de rechazo, puede implementar capacitaciones específicas o ajustes del proceso que reduzcan los reprocesos y mejoren la tasa de aprobación en el primer intento.

A pesar de contar con directrices claras, las políticas de gastos suelen aplicarse de forma incoherente entre los distintos departamentos o responsables de aprobación en Brex. Esto puede provocar un trato desigual, riesgos de cumplimiento y dificultades para controlar el gasto con precisión. Estas incoherencias dificultan mantener una gobernanza financiera adecuada y pueden exponer a la organización a posibles auditorías. ProcessMind ofrece una visión objetiva de cómo se aplican realmente las políticas y destaca las desviaciones respecto al proceso previsto. Identificamos dónde surgen las incoherencias y por qué, lo que le permite estandarizar las comprobaciones de políticas, reducir los riesgos y garantizar un trato equitativo para todos los informes de gastos enviados.

Los empleados y los equipos financieros suelen tener dificultades por la falta de transparencia sobre el estado en tiempo real de los informes de gastos enviados en Brex. Esto genera consultas frecuentes, frustración e incertidumbre sobre cuándo se efectuarán los reembolsos. Sin una visibilidad clara, resulta difícil gestionar las expectativas y prever el flujo de caja. ProcessMind crea un mapa visual de principio a fin del recorrido de cada informe de gastos, de modo que su estado actual y los siguientes pasos quedan claros de inmediato. Eliminamos las conjeturas, proporcionamos una transparencia completa del proceso y reducimos la carga administrativa de las consultas sobre el estado.

Incluso después de que un informe de gastos se apruebe por completo en Brex, pueden producirse retrasos inesperados antes de ejecutar y contabilizar el reembolso. Esta brecha genera frustración entre los empleados que esperan recibir el pago a tiempo y puede complicar la conciliación financiera. Estos retrasos pueden indicar traspasos manuales o pasos posteriores a la aprobación poco eficientes. ProcessMind mide con precisión el tiempo transcurrido entre las distintas etapas, especialmente entre la aprobación final y la ejecución del reembolso. Al identificar estas brechas críticas, le ayudamos a agilizar los Workflow posteriores a la aprobación y a garantizar una transición más fluida de la aprobación al pago.

Con el tiempo, los Workflow de gestión de gastos pueden acumular pasos redundantes o experimentar redireccionamientos frecuentes y, a menudo, evitables de los informes en Brex. Estas ineficiencias añaden tiempo y esfuerzo al proceso sin aportar valor, incrementan los costes operativos y ralentizan los reembolsos. A menudo, son consecuencia de la evolución del proceso sin una reevaluación posterior. ProcessMind muestra las rutas reales que siguen los informes de gastos y destaca las desviaciones respecto al proceso diseñado, incluidos los bucles o pasos innecesarios. Al representar estos flujos reales, le ayudamos a identificar y eliminar actividades superfluas y a optimizar el enrutamiento de las aprobaciones para lograr la máxima eficiencia.

El efecto acumulado del trabajo manual, los reprocesos derivados de los rechazos y los retrasos en el procesamiento incrementa considerablemente los costes operativos asociados a la gestión de gastos en Brex. Estos costes ocultos pueden consumir recursos financieros y desviar el tiempo del personal de actividades más estratégicas, lo que afecta a la eficiencia y la rentabilidad generales del departamento. ProcessMind cuantifica el impacto de las ineficiencias en sus recursos e identifica las actividades que resultan desproporcionadamente costosas o requieren demasiado tiempo. Le proporcionamos información basada en datos para reducir las intervenciones manuales y optimizar la asignación de recursos, lo que se traduce en un ahorro considerable de costes.

Cuando se realizan auditorías, las organizaciones suelen tener dificultades para demostrar de forma rápida y exhaustiva el cumplimiento de todas las políticas de gastos y los requisitos normativos. Reconstruir el historial completo de un informe de gastos, especialmente sus aprobaciones y comprobaciones de políticas en Brex, puede ser una tarea manual lenta y compleja, que puede dar lugar a hallazgos de auditoría. ProcessMind proporciona un registro inmutable y cronológico de cada acción realizada en un informe de gastos, desde su envío hasta el reembolso. Este registro de auditoría transparente facilita demostrar el cumplimiento, ya que muestra cuándo se realizaron las comprobaciones de políticas y quién las llevó a cabo, lo que simplifica la preparación y los resultados de las auditorías.

El análisis suele revelar que determinadas personas, departamentos o niveles de aprobación provocan retrasos de forma constante en el proceso de informes de gastos de Brex. Estos cuellos de botella específicos pueden ralentizar todo el sistema, generar acumulaciones y afectar de forma desproporcionada a la velocidad de los reembolsos de ciertos empleados o categorías de gastos. ProcessMind señala exactamente dónde se producen estos cuellos de botella e identifica a los aprobadores o equipos con tiempos de procesamiento inusualmente largos o tasas de rechazo elevadas. Estos datos permiten ofrecer formación específica, redistribuir la carga de trabajo o ajustar el proceso para aliviar los puntos críticos.

Un desafío habitual en la gestión de gastos es el envío frecuente de informes con recibos faltantes, incompletos o ilegibles en Brex. Esto requiere seguimientos manuales, provoca el rechazo de informes y prolonga considerablemente el proceso de aprobación, lo que genera ineficiencias y aumenta el riesgo de incumplimiento. ProcessMind puede realizar un seguimiento de la actividad «Receipts Attached» en relación con «Expense Report Submitted» y con los rechazos o revisiones posteriores. Al comprender los patrones relacionados con los problemas de los recibos, le ayudamos a implementar medidas preventivas, como instrucciones de envío más claras o recordatorios automáticos, para mejorar la calidad de los datos desde el inicio.

La categorización y codificación imprecisas o incoherentes de los gastos en Brex pueden provocar errores en los informes financieros, dificultades para analizar los costes y un aumento del tiempo que los equipos financieros necesitan para corregirlos. Esto afecta a la precisión presupuestaria y a las decisiones estratégicas de gasto, ya que los datos no reflejan fielmente la naturaleza del desembolso. ProcessMind puede analizar las rutas y revisiones relacionadas con los atributos «Expense Category» y «Cost Center», e identificar dónde se producen con frecuencia categorizaciones incorrectas. Al revelar estos patrones, le ayudamos a simplificar las directrices de codificación y, potencialmente, a automatizar la categorización para mejorar la integridad de los datos y la claridad financiera.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Este objetivo busca reducir considerablemente el tiempo necesario para aprobar los informes de gastos, desde su envío hasta la aprobación final del responsable y del equipo financiero. Las aprobaciones más rápidas se traducen directamente en reembolsos más ágiles para los empleados, mejoran su satisfacción y reducen la carga administrativa de los equipos. Además, liberan el capital antes y mejoran la liquidez financiera general. ProcessMind identifica los cuellos de botella específicos de su proceso de aprobación en Brex y señala dónde se producen los retrasos y quién participa en ellos. Al analizar los tiempos de ciclo de cada actividad, como «Manager Review Pending» o «Finance Review Pending», puede localizar los pasos ineficientes y aplicar mejoras específicas, con la posibilidad de reducir los tiempos de aprobación entre un 20 % y un 30 %.

Reducir el número de informes de gastos rechazados minimiza el retrabajo de empleados y aprobadores, y ahorra una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo administrativo. Una tasa de rechazo elevada suele indicar políticas poco claras, falta de formación o problemas en la calidad del envío inicial, lo que afecta a la motivación de los empleados y retrasa los reembolsos legítimos. ProcessMind ayuda a descubrir las causas raíz de los rechazos al relacionarlos con actividades específicas, como «Policy Check Performed» o «Expense Report Sent Back for Revision». También destaca los motivos de rechazo más frecuentes, como recibos faltantes o incumplimientos de políticas, para que pueda perfeccionar las directrices, mejorar la formación u optimizar la experiencia de envío en Brex.

Garantizar la aplicación coherente de las políticas de gastos en todos los departamentos y para todas las personas empleadas es fundamental para asegurar el cumplimiento financiero y la equidad. Una aplicación incoherente puede generar riesgos de auditoría, trato desigual y una percepción de favoritismo, lo que debilita la confianza y la integridad operativa de su gestión de gastos en Brex. ProcessMind representa visualmente los flujos reales de gastos frente a las reglas de políticas definidas. Identifica desviaciones en las que se activa «Policy Violation Flag» pero el informe se aprueba, o en las que determinados aprobadores omiten las comprobaciones de forma sistemática. Esta claridad le permite reforzar los controles, ofrecer formación específica y automatizar el cumplimiento de las políticas para garantizar una aplicación uniforme.

Una mayor visibilidad del estado en tiempo real de cada informe de gastos reduce las consultas al equipo financiero, proporciona a los empleados información de autoservicio y permite a los responsables abordar los retrasos de forma proactiva. Esta transparencia favorece una mejor comunicación y reduce la frustración relacionada con el proceso de reembolso de gastos en Brex. ProcessMind ofrece una visión objetiva y de principio a fin del recorrido de cada «Expense Report ID», desde «Expense Report Created» hasta «Reimbursement Executed». Al visualizar los estados actuales y las rutas históricas, puede identificar dónde las actualizaciones de estado son lentas o poco claras y mejorar las herramientas de comunicación o la integración de sistemas en su entorno de Brex.

Acelerar la ejecución efectiva de los reembolsos después de la aprobación mejora considerablemente la satisfacción de los empleados y la gestión del flujo de caja. Incluso después de la aprobación, los retrasos pueden erosionar la confianza y causar inconvenientes financieros a los empleados, a pesar de que las etapas anteriores de Brex funcionen de forma eficiente. ProcessMind analiza el intervalo entre «Finance Approved» y «Reimbursement Executed». Puede descubrir ineficiencias operativas en las etapas de traspaso o procesamiento, e identificar retrasos manuales o puntos de integración de sistemas que provocan demoras. Esta información permite automatizar o rediseñar el proceso para reducir hasta un 40 % los tiempos de pago.

Simplificar los Workflow de aprobación mediante la eliminación de pasos, redirecciones o aprobaciones redundantes reduce directamente el tiempo de procesamiento y la carga administrativa. Un Workflow optimizado garantiza que los informes de gastos avancen de forma eficiente por Brex e involucra únicamente a las partes necesarias, lo que reduce los costes operativos y acelera todo el ciclo. ProcessMind representa visualmente todas las variantes reales del proceso e identifica las desviaciones frecuentes respecto a la ruta ideal, como los bucles innecesarios de «Expense Report Sent Back for Revision». Cuantifica el impacto de estas desviaciones para que pueda simplificar rutas complejas, consolidar funciones de aprobación o introducir automatización para un procesamiento directo.

Reducir el coste total asociado al procesamiento de cada informe de gastos, incluidos el trabajo, el uso de sistemas y las tareas de corrección, repercute directamente en los resultados de la empresa. Una gestión eficiente de los gastos en Brex implica dedicar menos recursos a tareas administrativas y liberarlos para actividades más estratégicas. ProcessMind cuantifica el consumo de tiempo y recursos en cada actividad, desde «Expense Report Created» hasta «Accounting Posted». Al identificar las actividades que requieren mucho trabajo manual, generan retrabajo frecuente o presentan largos tiempos de inactividad, le ayuda a priorizar áreas para la automatización o el rediseño del proceso, lo que se traduce en un ahorro significativo por informe de gastos.

Reforzar la capacidad de demostrar el cumplimiento total de las normativas financieras internas y externas es esencial para evitar sanciones, proteger la reputación y garantizar la integridad financiera. Un registro de auditoría sólido en Brex simplifica las auditorías y aporta confianza en las prácticas de gestión de gastos. ProcessMind crea un registro de auditoría inmutable de cada paso y decisión dentro del proceso «Expense Report ID». Destaca cualquier incumplimiento de políticas o desviación respecto a los procedimientos estándar, facilita la generación de informes de cumplimiento y permite demostrar la adhesión a las normativas mediante las secuencias exactas y las personas responsables.

Distribuir de forma más equilibrada las tareas de aprobación de informes de gastos entre los aprobadores disponibles evita los cuellos de botella causados por personas o equipos sobrecargados y garantiza un ritmo de aprobación constante. Esto previene retrasos y mejora la eficiencia de toda la cadena de aprobación de gastos de Brex, al tiempo que favorece una carga de trabajo más sostenible para el personal. ProcessMind identifica las entidades «Approver» que provocan retrasos con frecuencia o que concentran un volumen desproporcionadamente alto de tareas «Manager Review Pending» o «Finance Review Pending». Al visualizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento individual, puede reasignar recursos, ofrecer formación adicional o ajustar las jerarquías de aprobación para optimizar el flujo.

Reducir los casos de recibos faltantes o incompletos disminuye considerablemente el retrabajo, evita problemas de cumplimiento y garantiza informes de gastos precisos. Esto mejora la calidad de los datos en Brex y reduce la carga administrativa de solicitar documentación a los empleados, acelerando el procesamiento general. ProcessMind puede identificar dónde faltan o se retrasan los eventos «Receipts Attached» en relación con «Expense Report Submitted», o dónde los informes se envían con frecuencia mediante «Sent Back for Revision» debido a problemas de documentación. Al analizar estos patrones, puede implementar mejores comprobaciones iniciales, recordatorios para empleados o formación que mejoren la calidad del envío desde el principio.

La categorización y codificación precisas de los gastos son fundamentales para elaborar informes financieros exactos, preparar presupuestos y garantizar el cumplimiento fiscal. Los errores en este ámbito pueden provocar una asignación incorrecta de fondos, estados financieros erróneos y problemas durante las auditorías, lo que afecta directamente a las decisiones financieras estratégicas basadas en los datos de Brex. ProcessMind ayuda a analizar los patrones de «Expense Category» y «Cost Center», y los relaciona con las rutas de aprobación y los resultados de auditoría. Puede destacar prácticas de codificación incoherentes o áreas en las que la recategorización manual es frecuente, para que pueda perfeccionar las reglas de categorización, ofrecer directrices más claras o automatizar las sugerencias de codificación.

La ruta de mejora en 6 pasos para la gestión de gastos

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Descargar el Template
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Exporte sus datos de Brex
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Cargue su conjunto de datos
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Analice su proceso de gastos
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Implemente mejoras clave
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Supervise su proceso de Brex
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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel preformateado diseñado para los datos de gestión de gastos. Esto garantiza que sus datos de Brex estén estructurados correctamente para el análisis.

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Por qué es importante

Una estructura de datos estandarizada es fundamental para analizar los procesos con precisión y eficiencia, y sienta las bases para obtener información fiable.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para completar con sus datos de gastos de Brex.

SUS DESCUBRIMIENTOS

Descubra los secretos del flujo de gastos de Brex para lograr reembolsos rápidos

ProcessMind revela el flujo real de su gestión de gastos en Brex, visualiza cada paso y deja al descubierto las ineficiencias. Obtenga información clara sobre los retrasos y los riesgos de cumplimiento para optimizar el proceso con fundamento.
  • Visualice las rutas reales de aprobación de gastos en Brex
  • Identifique los cuellos de botella y retrasos exactos de su Workflow
  • Localice los envíos de gastos que no cumplen las políticas
  • Optimice el proceso para lograr reembolsos más rápidos y costos más bajos
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
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RESULTADOS HABITUALES

Lo que consiguen las organizaciones en la gestión de gastos

Al aplicar process mining a sus datos de gastos de Brex, las organizaciones obtienen información clara sobre los patrones de gasto, identifican cuellos de botella y localizan oportunidades para simplificar los Workflow. Esta información se traduce en mejoras significativas de eficiencia, control de costes y cumplimiento de políticas.

0 % faster
Reembolsos más rápidos

Reducción del tiempo de procesamiento de principio a fin

Los empleados reciben sus reembolsos mucho más rápido, lo que mejora su satisfacción y reduce la presión financiera. Esto se consigue identificando y eliminando los cuellos de botella en las etapas de aprobación y pago.
0 % decrease
Menor tasa de rechazo

Disminución de los informes que incumplen las políticas o contienen errores

Se rechazan menos informes de gastos, lo que ahorra tiempo tanto a los empleados como a los aprobadores al reducir el retrabajo y garantizar que los envíos cumplan las directrices desde el principio.
0 % improvement
Mayor adhesión a las políticas

Menos incumplimientos de políticas detectados

La proporción de informes de gastos que incumplen las políticas de la empresa disminuye considerablemente, lo que refuerza los controles internos y garantiza una mejor gobernanza financiera. Esto mejora el cumplimiento general y reduce el riesgo.
~ 0 x faster
Aprobaciones simplificadas

Workflow de aprobación simplificados

Los procesos de aprobación se vuelven menos complejos, eliminan pasos innecesarios y reducen el tiempo medio que los responsables dedican a revisar los informes. Esto hace que el proceso sea más eficiente para todas las personas implicadas.
0 % reduction
Menores costes de retrabajo

Disminución de los informes devueltos para revisión

Menos informes de gastos requieren revisiones, lo que genera un ahorro considerable en costes operativos y en el tiempo que antes se dedicaba a corregir errores y reenviar informes.

Los resultados varían según la complejidad de su proceso de gastos, el nivel actual de automatización y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Comience con los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de un informe de gastos, que actúa como identificador principal del caso para realizar el seguimiento de su ciclo de vida.

Por qué es importante

Este ID es esencial para realizar el seguimiento del ciclo de vida completo de un informe de gastos y permite analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las desviaciones del proceso.

Nombre de un evento o tarea específicos que tuvieron lugar durante el ciclo de vida del informe de gastos.

Por qué es importante

Este atributo es fundamental para crear el mapa del proceso y comprender la secuencia de eventos por la que pasa cada informe de gastos.

La marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o evento específicos.

Por qué es importante

La marca de tiempo es esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y de espera, que son fundamentales para identificar retrasos.

El valor monetario total del informe de gastos.

Por qué es importante

Este atributo permite realizar análisis financieros, como identificar informes de gastos de importe elevado que pueden requerir una revisión más exhaustiva o tener tiempos de aprobación más largos.

El departamento del empleado que envió el informe de gastos.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio, lo que ayuda a identificar problemas o tendencias específicos de cada departamento.

El usuario que realizó la actividad, como el gerente que aprobó el informe.

Por qué es importante

Identifica a la persona concreta responsable de una acción y permite analizar la carga de trabajo, realizar el seguimiento del rendimiento e identificar cuellos de botella a nivel individual.

El estado actual del informe de gastos en su ciclo de vida.

Por qué es importante

Proporciona una visión actual de la posición de un informe de gastos en el flujo de trabajo, algo fundamental para los Dashboards operativos y la supervisión del estado.

Indicador booleano que señala si el informe de gastos se marcó por una infracción de la política.

Por qué es importante

Apoya directamente la supervisión del Cumplimiento y ayuda a cuantificar el impacto de las infracciones de políticas en la eficiencia del proceso y el retrabajo.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Esta actividad marca el inicio de un informe de gastos por parte de un empleado. El sistema captura este evento cuando se genera un nuevo registro de informe de gastos, ya sea como borrador o con los primeros conceptos de gasto añadidos.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde este punto hasta el envío ayuda a comprender el comportamiento de los empleados y los posibles retrasos al informar de los gastos.

Esta actividad se produce cuando el empleado envía formalmente el informe de gastos completado para su aprobación. Es una acción clave iniciada por el usuario que cambia el estado del informe de «Draft» u «Open» a «Pending Approval».

Por qué es importante

Este es un hito importante que inicia oficialmente el Workflow de aprobación. El tiempo entre el envío y la aprobación final es un componente fundamental del tiempo de ciclo general.

El responsable de primer nivel ha revisado el informe de gastos y lo ha aprobado para continuar el procesamiento. Este es un punto de decisión clave que lleva el informe a la siguiente etapa, normalmente la revisión financiera o la aprobación automática.

Por qué es importante

Este hito completa el paso de aprobación inicial. Es esencial para realizar un seguimiento de los tiempos del ciclo de aprobación, la carga de trabajo de los responsables y la «First-Pass Approval Rate».

Un aprobador, ya sea un responsable o una persona del equipo financiero, devuelve el informe al empleado para que lo corrija. Esto se diferencia de un rechazo definitivo e inicia un bucle de retrabajo.

Por qué es importante

Esta actividad es el principal indicador de retrabajo. Realizar un seguimiento de su frecuencia es esencial para el KPI «Expense Report Rework Rate» y el Dashboard «Policy Violation & Rework Analysis».

El departamento financiero ha completado su revisión y ha otorgado la aprobación final del informe de gastos. Esta es la última puerta de aprobación antes de procesar el reembolso.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que autoriza el pago. Es el punto final para medir el ciclo completo de aprobación y el punto de inicio para medir el KPI «Reimbursement Execution Lag».

Esta actividad marca el momento en que el pago se desembolsa efectivamente al empleado. Desde el punto de vista del empleado, este es el paso final y representa la finalización satisfactoria del proceso.

Por qué es importante

Este es el punto final principal del proceso cuando todo se completa correctamente. Es necesario para calcular los KPI «Tiempo medio de ciclo de extremo a extremo» y «Retraso en la ejecución del reembolso», que influyen directamente en la satisfacción de los empleados.

Representa el paso final en el que los datos del gasto se contabilizan correctamente en el libro mayor o el sistema ERP de la empresa. Esto concluye la conciliación financiera del informe de gastos.

Por qué es importante

Esta actividad confirma que el proceso ha finalizado desde la perspectiva de la contabilidad financiera. Los retrasos entre el reembolso y la contabilización pueden indicar problemas de integración de sistemas o de los flujos de trabajo contables.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining analiza sus registros de transacciones de Brex para visualizar el flujo real de los informes de gastos. Identifica cuellos de botella, descubre desviaciones respecto a las políticas y señala áreas como los ciclos de aprobación prolongados o los rechazos frecuentes. Esta información permite optimizar los Workflows y reducir los costes de procesamiento.

Process Mining puede revelar los pasos exactos que provocan retrasos en las aprobaciones y los reembolsos, identificar a las personas aprobadoras con una carga de trabajo elevada y destacar la aplicación incoherente de las políticas. También ayuda a localizar las causas raíz de las altas tasas de rechazo y de los reenvíos innecesarios, mejorando la eficiencia y el cumplimiento generales.

Principalmente necesita datos de un registro de eventos que incluyan un identificador de caso, normalmente el ID del informe de gastos, el nombre de una actividad para cada paso y una marca de tiempo que indique cuándo se produjo cada actividad. Estos datos permiten que la herramienta de Process Mining reconstruya el recorrido completo de cada informe de gastos.

Puede esperar aprobaciones más rápidas de los informes de gastos, una menor tasa de rechazo y una aplicación más coherente de las políticas. Process Mining ayuda a optimizar los Workflows, lo que reduce los costes de procesamiento y refuerza la preparación para las auditorías de cumplimiento. En última instancia, ofrece un proceso de gestión de gastos más eficiente y transparente.

La extracción de datos de Brex suele realizarse mediante sus funciones de generación de informes o el acceso a la API, para obtener registros detallados de las actividades de los informes de gastos. Deberá identificar los campos correspondientes al ID del informe de gastos, el nombre de la actividad y la marca de tiempo de cada evento. Consultar la documentación o el soporte de Brex puede proporcionar métodos de extracción específicos.

A menudo es posible generar las primeras conclusiones en unos días o semanas, según la disponibilidad y la complejidad de los datos. El plazo depende principalmente de la extracción, limpieza y carga de los datos en una herramienta de Process Mining. Después se realiza el análisis y se identifican recomendaciones útiles para la acción.

Aunque se necesita un software especializado de Process Mining, normalmente no se requieren conocimientos avanzados de programación para el análisis una vez preparados los datos. Es útil conocer los conceptos de análisis de datos y comprender su proceso de gastos en Brex. Algunas herramientas ofrecen interfaces intuitivas para las personas usuarias de negocio.

No. Process Mining es una técnica analítica no invasiva. Funciona mediante el análisis de exportaciones históricas de datos de Brex, por lo que no interfiere con su sistema activo de gestión de gastos ni con las actividades en curso de las personas usuarias. El análisis se realiza de forma independiente y proporciona información sin interrumpir las operaciones.

Optimice hoy su gestión de gastos en Brex

Reduzca un 30 % el tiempo del ciclo de aprobación y aumente la satisfacción de sus empleados.

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