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Mejore la gestión de gastos

Guía de 6 pasos para optimizar los procesos de gastos en Brex

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Optimice la gestión de gastos en Brex para agilizar los reembolsos

La gestión de gastos puede ocultar ineficiencias que provocan demoras y riesgos de incumplimiento. Le ayudamos a localizar con precisión los cuellos de botella en los flujos de aprobación de gastos y a definir mejoras prácticas. Descubra cómo agilizar las operaciones, reducir los costes y mejorar la satisfacción del personal.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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Por qué es importante optimizar la gestión de gastos en Brex

La gestión de gastos es una función empresarial fundamental que influye directamente en la salud financiera, la satisfacción del personal y el cumplimiento. Incluso con plataformas avanzadas como Brex, que agilizan la gestión de tarjetas corporativas, gastos y pagos de facturas, pueden surgir ineficiencias ocultas en los flujos de trabajo de gestión de gastos. Las comprobaciones manuales, las demoras en las aprobaciones y las revisiones frecuentes pueden generar importantes costes operativos, frustrar al personal que espera reembolsos y exponer a su organización a riesgos de incumplimiento. Para detectar estos problemas costosos, es esencial comprender el recorrido real de los informes de gastos, desde su creación hasta su contabilización final.

Sin una visión clara basada en datos, las organizaciones suelen depender de impresiones o informes estáticos que solo muestran fragmentos del proceso completo. Esto dificulta identificar las causas de fondo de las demoras o los incumplimientos de las políticas. Un proceso ineficiente de gestión de gastos en Brex no solo añade trabajo a los equipos de finanzas, sino que también afecta al flujo de caja y puede reducir la confianza del personal. Optimizar la gestión de gastos no consiste únicamente en reducir costes: también permite mejorar toda la experiencia del personal y garantizar la precisión financiera.

Cómo Process Mining mejora la eficiencia de la gestión de gastos en Brex

Process Mining ofrece una nueva forma de mejorar la gestión de gastos en Brex. En lugar de basarse en suposiciones, utiliza datos del Registro de eventos, como los registros de las actividades realizadas en Brex, para reconstruir el proceso real de principio a fin. Al analizar la secuencia y el momento de los eventos, como «Informe de gastos creado», «Pendiente de revisión del gerente» y «Reembolso ejecutado», obtiene una visibilidad excepcional de las operaciones.

Esta capacidad de análisis permite identificar con precisión los cuellos de botella en los flujos de aprobación de gastos. Puede ver exactamente dónde se atasca con frecuencia un informe de gastos, ya sea por un gerente en particular, una categoría de gastos específica o una etapa como «Comprobación de políticas realizada». Process Mining ayuda a descubrir variaciones inesperadas del proceso, ciclos de revisión frecuentes en los que los informes se devuelven repetidamente para corregirlos y brechas de cumplimiento. Ofrece una respuesta basada en datos a la pregunta «¿cómo mejorar la gestión de gastos?», al mostrar el rendimiento y las variaciones reales para que pueda orientar las iniciativas de optimización.

Áreas clave para reducir el tiempo de ciclo de la gestión de gastos

El análisis de los datos de gastos de Brex con Process Mining revela numerosas oportunidades de mejora. Una prioridad es reducir el tiempo total de ciclo de los informes de gastos, desde su envío hasta el reembolso. Al visualizar los recorridos reales de los informes, puede detectar ineficiencias frecuentes, como las siguientes:

Cuellos de botella en las aprobaciones: Identifique a las personas o los departamentos que suelen causar demoras en las etapas de aprobación del gerente o de finanzas. Comprender estos cuellos de botella es fundamental para reducir el tiempo total de ciclo.
Revisiones y correcciones: Analice los casos en que los informes de gastos se devuelven con frecuencia para corregirlos, por ejemplo, cuando pasan de «Rechazado por finanzas» a «Informe de gastos devuelto para corrección». Esto ayuda a detectar errores frecuentes, información faltante o problemas de cumplimiento de las políticas.
Cumplimiento de las políticas: Detecte desviaciones de las rutas de aprobación estándar y casos en que se omiten o demoran las comprobaciones de políticas. Así podrá mejorar el cumplimiento y la preparación para las auditorías.
Oportunidades de automatización: Identifique los pasos manuales que podrían automatizarse dentro o fuera de Brex para agilizar aún más el proceso y reducir los errores humanos.

Al centrarse en estas áreas, puede reducir directamente el tiempo de ciclo de la gestión de gastos y lograr que el proceso sea más ágil y predecible para todas las personas involucradas.

Resultados esperados de las iniciativas de optimización de procesos

Optimizar el proceso de gestión de gastos en Brex mediante Process Mining ofrece beneficios importantes y cuantificables. Puede esperar lo siguiente:

Menor tiempo de ciclo de los reembolsos: Acelere los reembolsos al personal, mejore su satisfacción y reduzca las consultas al equipo de finanzas.
Menores costes operativos: Reduzca el tiempo y los recursos dedicados a gestionar, aprobar y auditar informes de gastos, para que los equipos de finanzas puedan centrarse en tareas de mayor valor.
Mayor cumplimiento: Garantice el cumplimiento constante de las políticas de gastos de la empresa y de los requisitos normativos, reduzca los riesgos financieros y mejore los resultados de las auditorías.
Mayor satisfacción del personal: Un proceso de gastos más rápido, transparente y predecible mejora considerablemente la experiencia del personal y fomenta la confianza y la motivación.
Mejor gestión del flujo de caja: Una mayor visibilidad de los próximos reembolsos y un procesamiento más ágil permiten planificar el flujo de caja con más precisión.

Estos resultados concretos muestran el valor empresarial de comprender y mejorar los flujos de trabajo de gastos. Así, podrá ir más allá del simple seguimiento de los gastos y optimizar de forma proactiva todo el proceso.

Cómo empezar a optimizar la gestión de gastos en Brex

Optimizar la gestión de gastos en Brex es más sencillo de lo que parece. Con Process Mining, puede convertir datos sin procesar en información útil para la acción y obtener una hoja de ruta clara para introducir mejoras. Este enfoque basado en datos elimina las conjeturas y le permite tomar decisiones fundamentadas que generan resultados concretos para el personal, el equipo de finanzas y los resultados de la empresa. Dé el primer paso hoy hacia una gestión de gastos más eficiente, con mayor cumplimiento y centrada en el personal.

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Problemas y desafíos frecuentes

Identifique los desafíos que le afectan

Los procesos de gestión de gastos suelen tener plazos de aprobación prolongados, lo que demora considerablemente los reembolsos al personal. Esto afecta a su satisfacción y motivación, y puede inmovilizar el flujo de caja más tiempo del necesario. En Brex, estos cuellos de botella pueden aparecer en distintas etapas, desde la revisión del gerente hasta la aprobación final de finanzas. ProcessMind detecta exactamente dónde se producen las demoras e identifica los pasos o las personas que las causan. Al visualizar el recorrido real de los informes de gastos, le ayuda a localizar las colas ineficientes y a agilizar las rutas de aprobación para que los usuarios de Brex reciban sus reembolsos más rápido y de forma más predecible.

Con frecuencia, se rechaza una cantidad considerable de informes de gastos o se devuelven para corregirlos, lo que genera trabajo adicional y frustración para el personal y los equipos de finanzas. Este intercambio constante aumenta los costes operativos y prolonga el tiempo total de procesamiento en Brex. A menudo, también revela problemas de fondo relacionados con la claridad de las políticas o la forma de presentar los informes. ProcessMind le ayuda a identificar las causas de estos rechazos, ya sean incumplimientos frecuentes de las políticas, información faltante o instrucciones poco claras. Al analizar los patrones de rechazo, podrá implementar formación específica o ajustar el proceso para reducir las revisiones y aumentar la tasa de aprobación en el primer intento.

Aunque existan directrices claras, las políticas de gastos suelen aplicarse de forma desigual entre los departamentos o las personas que aprueban informes en Brex. Esto puede dar lugar a un trato injusto, riesgos de incumplimiento y dificultades para controlar los gastos con precisión. Estas diferencias complican la gobernanza financiera y pueden exponer a la organización a auditorías. ProcessMind ofrece una visión objetiva de cómo se aplican realmente las políticas y señala las desviaciones respecto del proceso previsto. Identifica dónde y por qué surgen las diferencias, para que pueda estandarizar las comprobaciones de políticas, reducir los riesgos y garantizar un trato equitativo en todos los informes de gastos.

El personal y los equipos de finanzas suelen tener poca visibilidad del estado en tiempo real de los informes de gastos enviados en Brex. Esto genera consultas frecuentes, frustración e incertidumbre sobre la fecha de los reembolsos. Sin información clara, resulta difícil gestionar las expectativas y prever el flujo de caja. ProcessMind crea un mapa visual de principio a fin del recorrido de cada informe de gastos, para que su estado actual y los pasos siguientes queden claros de inmediato. Así elimina las conjeturas, ofrece una visión transparente del proceso y reduce la carga administrativa de responder consultas sobre el estado de los informes.

Aunque un informe de gastos ya tenga todas las aprobaciones en Brex, pueden producirse demoras inesperadas antes de ejecutar y contabilizar el reembolso. Esta brecha frustra al personal que espera recibir el pago a tiempo y puede complicar la conciliación financiera. Estas demoras pueden deberse a traspasos manuales o a pasos ineficientes posteriores a la aprobación. ProcessMind mide con precisión el tiempo transcurrido entre las distintas etapas, en especial entre la aprobación final y la ejecución del reembolso. Al identificar estas brechas, le ayuda a agilizar los flujos de trabajo posteriores a la aprobación y a facilitar el paso de la aprobación al pago.

Con el tiempo, los flujos de trabajo de gestión de gastos pueden acumular pasos redundantes o desvíos frecuentes, a menudo evitables, de los informes en Brex. Estas ineficiencias añaden tiempo y esfuerzo sin aportar valor, aumentan los costes operativos y demoran los reembolsos. A menudo, se deben a que el proceso ha evolucionado sin que se vuelva a evaluar. ProcessMind muestra los recorridos reales de los informes de gastos y señala las desviaciones respecto del proceso diseñado, incluidos los ciclos o pasos innecesarios. Al representar estos flujos reales, le ayuda a detectar y eliminar actividades superfluas y a optimizar las rutas de aprobación.

El esfuerzo manual, las revisiones causadas por los rechazos y las demoras en el procesamiento aumentan considerablemente los costes operativos de la gestión de gastos en Brex. Estos costes ocultos consumen recursos financieros y restan tiempo al personal para dedicarlo a actividades más estratégicas, lo que afecta a la eficiencia y la rentabilidad del departamento. ProcessMind cuantifica el impacto de las ineficiencias en sus recursos e identifica las actividades que generan costes o consumen tiempo de forma desproporcionada. Le ofrece información basada en datos para reducir las intervenciones manuales y optimizar la asignación de recursos, lo que permite ahorrar costes de forma significativa.

Cuando se realizan auditorías, a las organizaciones suele resultarles difícil demostrar con rapidez y exhaustividad el cumplimiento de todas las políticas de gastos y los requisitos normativos. Reconstruir el historial completo de un informe de gastos, en especial sus aprobaciones y comprobaciones de políticas en Brex, puede ser una tarea manual lenta y compleja, que podría dar lugar a observaciones de auditoría. ProcessMind proporciona un registro cronológico e inalterable de todas las acciones realizadas en cada informe de gastos, desde su envío hasta el reembolso. Este registro de auditoría transparente facilita la demostración del cumplimiento, ya que muestra cuándo se realizaron las comprobaciones de políticas y quién las llevó a cabo. Así, simplifica la preparación y los resultados de las auditorías.

El análisis suele revelar que ciertas personas, departamentos o niveles de aprobación causan demoras de forma recurrente en el proceso de informes de gastos de Brex. Estos cuellos de botella pueden ralentizar todo el proceso, generar acumulaciones y afectar de manera desproporcionada la velocidad de los reembolsos de determinadas personas o categorías de gastos. ProcessMind localiza exactamente dónde se producen e identifica a las personas o los equipos que aprueban informes y tienen tiempos de procesamiento inusualmente largos o altas tasas de rechazo. Estos datos permiten ofrecer formación específica, redistribuir la carga de trabajo o ajustar el proceso para aliviar los puntos de congestión.

Un problema habitual en la gestión de gastos es que se envíen con frecuencia informes con recibos faltantes, incompletos o ilegibles en Brex. Esto exige seguimientos manuales, provoca rechazos y prolonga considerablemente las aprobaciones, lo que genera ineficiencias y aumenta el riesgo de incumplimiento. ProcessMind puede hacer un seguimiento de la actividad «Recibos adjuntos» en relación con «Informe de gastos enviado» y con los rechazos o las correcciones posteriores. Al comprender los patrones relacionados con los recibos, podrá implementar medidas preventivas, como directrices de envío más claras o recordatorios automáticos, y mejorar la calidad de los datos desde el inicio.

La clasificación o codificación incorrecta o desigual de los gastos en Brex puede generar errores en los informes financieros, dificultar el análisis de costes y aumentar el tiempo que los equipos de finanzas dedican a corregirlos. Esto afecta a la precisión de los presupuestos y a las decisiones estratégicas de gasto, ya que los datos no reflejan la naturaleza real de los desembolsos. ProcessMind puede analizar los recorridos y las correcciones relacionados con los atributos «Categoría de gastos» y «Centro de costes» para identificar dónde se producen errores de clasificación con frecuencia. Al revelar estos patrones, le ayuda a agilizar las directrices de codificación y, potencialmente, automatizar la clasificación para mejorar la integridad de los datos y la claridad financiera.

Objetivos habituales

Defina cómo se ve el éxito

Este objetivo busca reducir considerablemente el tiempo que tardan en aprobarse los informes de gastos, desde su envío hasta la aprobación final del gerente y del equipo de finanzas. Las aprobaciones más rápidas permiten reembolsar antes al personal, mejorar su satisfacción y reducir la carga administrativa de los equipos. También liberan capital antes y mejoran la liquidez financiera general. ProcessMind identifica los cuellos de botella específicos del proceso de aprobación en Brex y señala dónde se producen las demoras y quiénes participan. Al analizar el tiempo de ciclo de cada actividad, como «Pendiente de revisión del gerente» o «Pendiente de revisión de finanzas», podrá detectar pasos ineficientes e implementar mejoras específicas que podrían reducir los tiempos de aprobación entre un 20 % y un 30 %.

Reducir los rechazos de informes de gastos disminuye las revisiones para el personal y las personas que los aprueban, y ahorra mucho tiempo y esfuerzo administrativo. Una tasa de rechazo elevada suele indicar políticas poco claras, falta de formación o problemas con la calidad de los informes enviados. Esto afecta a la motivación del personal y demora los reembolsos correspondientes. ProcessMind ayuda a encontrar las causas de fondo de los rechazos y a relacionarlas con actividades específicas, como «Comprobación de políticas realizada» o «Informe de gastos devuelto para corrección». También señala los motivos frecuentes, como recibos faltantes o incumplimientos de las políticas, para que pueda mejorar las directrices, reforzar la formación u optimizar el proceso de envío en Brex.

Aplicar las políticas de gastos de forma uniforme en todos los departamentos y para todo el personal es fundamental para garantizar el cumplimiento financiero y la equidad. Una aplicación desigual puede generar riesgos de auditoría, trato injusto y una percepción de favoritismo, lo que debilita la confianza y la integridad operativa de la gestión de gastos en Brex. ProcessMind representa visualmente los flujos reales de gastos y los compara con las reglas de sus políticas. Identifica desviaciones, como casos en que se señala una «Infracción de la política» pero el informe se aprueba, o en que ciertas personas que aprueban informes omiten las comprobaciones de forma recurrente. Esta claridad le permite reforzar los controles, ofrecer formación específica y automatizar el cumplimiento de las políticas para garantizar una aplicación uniforme.

Una mayor visibilidad en tiempo real del estado de cada informe de gastos reduce las consultas al equipo de finanzas, permite que el personal acceda a la información por su cuenta y ayuda a los gerentes a abordar las demoras de forma proactiva. Esta transparencia mejora la comunicación y reduce la frustración relacionada con los reembolsos de gastos en Brex. ProcessMind ofrece una visión objetiva y completa del recorrido de cada «ID del informe de gastos», desde «Informe de gastos creado» hasta «Reembolso ejecutado». Al visualizar los estados actuales y los recorridos anteriores, podrá detectar dónde las actualizaciones de estado son lentas o poco claras y mejorar las herramientas de comunicación o la integración de sistemas en su entorno de Brex.

Acelerar la ejecución de los reembolsos una vez aprobados mejora considerablemente la satisfacción del personal y la gestión del flujo de caja. Las demoras en esta etapa pueden erosionar la confianza y causar dificultades financieras al personal, incluso cuando los pasos anteriores en Brex se hayan completado con eficiencia. ProcessMind analiza el tiempo transcurrido entre «Aprobado por finanzas» y «Reembolso ejecutado». Puede revelar ineficiencias operativas en las etapas de traspaso o procesamiento e identificar demoras manuales o puntos de integración entre sistemas que causan retrasos. Esta información permite automatizar o rediseñar el proceso para reducir hasta un 40 % el tiempo de pago.

Agilizar los flujos de aprobación al eliminar pasos, desvíos o aprobaciones redundantes reduce directamente el tiempo de procesamiento y la carga administrativa. Un flujo de trabajo optimizado permite que los informes de gastos avancen eficientemente por Brex y solo involucra a las personas necesarias. Así se reducen los costes operativos y se acelera todo el ciclo. ProcessMind representa visualmente todas las variantes reales del proceso e identifica las desviaciones frecuentes respecto de la ruta ideal, como los ciclos innecesarios de «Informe de gastos devuelto para corrección». Cuantifica el impacto de estas desviaciones para que pueda simplificar rutas complejas, consolidar funciones de aprobación o incorporar automatización para procesar los casos de principio a fin sin intervención.

Reducir el coste total de procesar cada informe de gastos, incluidos la mano de obra, el uso de sistemas y las correcciones, repercute directamente en los resultados de la empresa. Una gestión eficiente de los gastos en Brex requiere menos recursos para tareas administrativas y permite dedicarlos a actividades más estratégicas. ProcessMind cuantifica el tiempo y los recursos que consume cada actividad, desde «Informe de gastos creado» hasta «Contabilización realizada». Al identificar las actividades que requieren mucho trabajo manual, generan correcciones frecuentes o tienen largos tiempos de inactividad, le ayuda a determinar dónde automatizar o rediseñar el proceso y a reducir considerablemente el coste por informe de gastos.

Es fundamental poder demostrar el cumplimiento pleno de las normativas financieras internas y externas para evitar sanciones, proteger la reputación y garantizar la integridad financiera. Un registro de auditoría sólido en Brex simplifica las auditorías y aporta confianza en las prácticas de gestión de gastos. ProcessMind crea un registro de auditoría inalterable de cada paso y decisión del proceso asociado al «ID del informe de gastos». Señala las infracciones de las políticas y las desviaciones de los procedimientos estándar, lo que facilita generar informes de cumplimiento y demostrar el respeto de las normativas mediante la secuencia exacta de acciones y las personas responsables.

Distribuir las tareas de aprobación de informes de gastos de manera más equitativa entre las personas disponibles evita los cuellos de botella causados por personas o equipos sobrecargados y permite mantener un ritmo de aprobación constante. Así se reducen las demoras y mejora la eficiencia de toda la cadena de aprobación de gastos en Brex, a la vez que se promueve una carga de trabajo más sostenible. ProcessMind identifica a las personas que aprueban informes y que suelen causar demoras o reciben un volumen desproporcionado de tareas «Pendiente de revisión del gerente» o «Pendiente de revisión de finanzas». Al visualizar la distribución de la carga de trabajo y el rendimiento individual, podrá reasignar recursos, ofrecer formación adicional o ajustar las jerarquías de aprobación para optimizar el flujo.

Reducir los casos de recibos faltantes o incompletos disminuye considerablemente las correcciones, evita problemas de cumplimiento y permite informar los gastos con precisión. Esto mejora la calidad de los datos en Brex y reduce la carga administrativa de solicitar documentación al personal, lo que agiliza el procesamiento general. ProcessMind puede identificar cuándo faltan o se demoran los eventos «Recibos adjuntos» en relación con «Informe de gastos enviado», así como los casos en que los informes se devuelven con frecuencia para corregirlos por problemas de documentación. Al analizar estos patrones, podrá implementar mejores comprobaciones iniciales, recordatorios para el personal o formación que mejore la calidad de los informes desde el primer envío.

La clasificación y codificación precisas de los gastos son fundamentales para elaborar informes financieros, presupuestos y declaraciones fiscales correctos. Los errores pueden provocar una asignación incorrecta de fondos, estados financieros inexactos y problemas durante las auditorías, lo que afecta directamente a las decisiones financieras estratégicas basadas en los datos de Brex. ProcessMind ayuda a analizar los patrones de los atributos «Categoría de gastos» y «Centro de costes» y a relacionarlos con las rutas de aprobación y los resultados de las auditorías. Puede señalar prácticas de codificación desiguales o casos frecuentes de reclasificación manual, para que pueda perfeccionar las reglas de clasificación, ofrecer directrices más claras o automatizar sugerencias de codificación.

La ruta de mejora de la gestión de gastos en 6 pasos

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Exportar los datos de Brex

Cargar el conjunto de datos

Analizar el proceso de gastos

Implementar mejoras clave

Supervisar el proceso de Brex

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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel con formato predefinido para los datos de gestión de gastos. Así, los datos de Brex tendrán la estructura adecuada para el análisis.

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Por qué es importante

Una estructura de datos estandarizada es fundamental para analizar los procesos con precisión y eficiencia, y constituye la base para obtener conclusiones fiables.

Resultado esperado

Un Template de Excel listo para completar con los datos de gastos de Brex.

SUS DESCUBRIMIENTOS

Descubra cómo agilizar los reembolsos con el análisis de gastos de Brex

ProcessMind muestra cómo se gestionan realmente los gastos en Brex: visualiza cada paso y deja al descubierto las ineficiencias. Obtenga información clara sobre las demoras y los riesgos de incumplimiento para tomar decisiones fundamentadas y optimizar el proceso.

Visualice las rutas reales de aprobación de gastos en Brex
Identifique los cuellos de botella y las demoras exactos en el flujo de trabajo
Detecte los informes de gastos que incumplen las políticas
Optimice el proceso para agilizar los reembolsos y reducir los costes

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

RESULTADOS HABITUALES

Logros de las organizaciones en la gestión de gastos

Al aplicar Process Mining a los datos de gastos de Brex, las organizaciones obtienen información clara sobre los patrones de gasto, identifican cuellos de botella y detectan oportunidades para agilizar los flujos de trabajo. Esto se traduce en mejoras importantes de eficiencia, control de costes y cumplimiento de las políticas.

0 % faster

Reembolsos más rápidos

Reducción del tiempo total de procesamiento

Los empleados reciben sus reembolsos mucho más rápido, lo que mejora su satisfacción y reduce la presión financiera. Esto se consigue al identificar y eliminar cuellos de botella en las etapas de aprobación y pago.

0 % decrease

Menos informes rechazados

Reducción de informes con errores o que incumplen las políticas

Se rechazan menos informes de gastos, lo que ahorra tiempo tanto a los empleados como a quienes los aprueban. También reduce el retrabajo y ayuda a que los informes cumplan las políticas desde el principio.

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Mayor cumplimiento de las políticas

Menos incumplimientos de las políticas detectados

Disminuye considerablemente la proporción de informes de gastos que incumplen las políticas de la empresa, lo que refuerza los controles internos y mejora la gobernanza financiera. Esto favorece el cumplimiento general y reduce los riesgos.

~ 0 x faster

Aprobaciones más ágiles

Flujos de aprobación más sencillos

Los procesos de aprobación se vuelven menos complejos: se eliminan pasos innecesarios y se reduce el tiempo promedio que los gerentes dedican a revisar los informes. Así, el proceso resulta más eficiente para todas las personas involucradas.

0 % reduction

Menores costes de retrabajo

Reducción de los informes devueltos para su revisión

Se necesitan menos revisiones de los informes de gastos, lo que permite ahorrar costes operativos y el tiempo que antes se dedicaba a corregir errores y volver a enviar los informes.

Los resultados varían según la complejidad del proceso de gastos, el nivel actual de automatización y la calidad de los datos. Estas cifras reflejan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.

Datos recomendados

Comience con los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario.

¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un Registro de eventos para Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de un informe de gastos, que sirve como identificador principal del caso para hacer seguimiento de su ciclo de vida.

Por qué es importante

Este ID es esencial para hacer un seguimiento del ciclo de vida completo de un informe de gastos y analizar los tiempos de ciclo, los cuellos de botella y las desviaciones del proceso.

Nombre de un evento o una tarea específicos que tuvieron lugar durante el ciclo de vida del informe de gastos.

Por qué es importante

Este Atributo es fundamental para crear el mapa del proceso y entender la secuencia de eventos por la que pasa cada informe de gastos.

Marca de tiempo que indica cuándo ocurrió una actividad o un evento específicos.

Por qué es importante

La marca de tiempo es esencial para calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y de espera, que son fundamentales para identificar demoras.

Valor monetario total del informe de gastos.

Por qué es importante

Este Atributo permite realizar análisis financieros, como identificar informes de gastos de importe elevado que podrían requerir una revisión más exhaustiva o tardar más en aprobarse.

Departamento del empleado que envió el informe de gastos.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar el rendimiento del proceso entre distintas unidades de negocio, y ayuda a identificar problemas o tendencias específicos de cada departamento.

Usuario que realizó la actividad, como el gerente que aprobó el informe.

Por qué es importante

Identifica a la persona responsable de una acción específica y permite analizar la carga de trabajo, hacer seguimiento del rendimiento e identificar cuellos de botella a nivel individual.

Estado actual del informe de gastos en su ciclo de vida.

Por qué es importante

Muestra el estado actual de un informe de gastos dentro del flujo de trabajo, algo esencial para los Dashboards operativos y el seguimiento de estados.

Indicador booleano que señala si el informe de gastos se marcó por incumplir una política.

Por qué es importante

Contribuye directamente al seguimiento del cumplimiento y ayuda a cuantificar el impacto de las infracciones de las políticas en la eficiencia del proceso y el retrabajo.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Esta actividad marca el inicio de un informe de gastos por parte de un empleado. El sistema registra el evento cuando se crea un nuevo informe, ya sea como borrador o con los primeros gastos añadidos.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde este momento hasta el envío permite entender el comportamiento de los empleados y detectar posibles demoras al declarar los gastos.

Esta actividad ocurre cuando el empleado envía formalmente el informe de gastos completo para su aprobación. Es una acción clave del usuario que cambia el estado del informe de «Borrador» o «Abierto» a «Pendiente de aprobación».

Por qué es importante

Este hito marca el inicio oficial del flujo de aprobación. El tiempo entre el envío y la aprobación final es un componente clave del tiempo de ciclo total.

El gerente de primer nivel revisó el informe de gastos y lo aprobó para que continúe su procesamiento. Esta decisión clave hace que el informe pase a la siguiente etapa, normalmente la revisión de Finanzas o la aprobación automática.

Por qué es importante

Este hito completa la etapa inicial de aprobación. Es esencial para hacer seguimiento de los tiempos del ciclo de aprobación, la carga de trabajo de los gerentes y la «Tasa de aprobación en el primer intento».

Quien aprueba el informe, ya sea un gerente o el área de Finanzas, lo devuelve al empleado para que lo corrija. A diferencia de un rechazo definitivo, esta acción inicia un ciclo de retrabajo.

Por qué es importante

Esta actividad es el principal indicador de retrabajo. Hacer un seguimiento de su frecuencia es esencial para el KPI «Tasa de retrabajo de informes de gastos» y el Dashboard «Análisis de incumplimientos de políticas y retrabajo».

El área de Finanzas completó la revisión y dio la aprobación final al informe de gastos. Esta es la última etapa de aprobación antes de procesar el reembolso.

Por qué es importante

Este hito clave autoriza el pago. Marca el final del ciclo completo de aprobación y el inicio de la medición del KPI «Demora en la ejecución del reembolso».

Esta actividad marca el momento en que se entrega el pago al empleado. Desde la perspectiva del empleado, es el último paso y representa la finalización satisfactoria del proceso.

Por qué es importante

Este es el principal evento de finalización satisfactoria del proceso. Es necesario para calcular los KPI «Tiempo de ciclo promedio de principio a fin» y «Demora en la ejecución del reembolso», que influyen directamente en la satisfacción de los empleados.

Representa el paso final, en el que los datos de gastos se registran correctamente en el libro mayor de la empresa o en su sistema ERP. Esto completa la conciliación financiera del informe de gastos.

Por qué es importante

Esta actividad confirma que el proceso ha finalizado desde el punto de vista de la contabilidad financiera. Las demoras entre el reembolso y el registro contable pueden indicar problemas de integración de sistemas o de los flujos de trabajo contables.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puede Process Mining mejorar la gestión de gastos en Brex?

Process Mining analiza los registros de transacciones de Brex para visualizar el recorrido real de los informes de gastos. Identifica cuellos de botella, revela desviaciones de las políticas y señala problemas como ciclos de aprobación prolongados o rechazos frecuentes. Esta información le permite optimizar los flujos de trabajo y reducir los costes de procesamiento.

¿Qué problemas concretos puede detectar Process Mining en el proceso de gastos de Brex?

Process Mining puede revelar los pasos exactos que demoran las aprobaciones y los reembolsos, identificar a las personas que aprueban informes y tienen una carga de trabajo elevada, y señalar la aplicación desigual de las políticas. También ayuda a encontrar las causas de fondo de las altas tasas de rechazo y los desvíos innecesarios, para mejorar la eficiencia y el cumplimiento generales.

¿Qué datos necesito de Brex para aplicar Process Mining de forma eficaz?

Principalmente, necesita datos del Registro de eventos que incluyan un identificador de caso, normalmente el ID del informe de gastos, el nombre de cada actividad y la fecha y hora en que se realizó. Estos datos permiten que la herramienta de Process Mining reconstruya el recorrido completo de cada informe de gastos.

¿Qué mejoras puedo esperar al aplicar Process Mining a los gastos de Brex?

Puede acelerar las aprobaciones de informes de gastos, reducir la tasa de rechazo y aplicar las políticas de forma más uniforme. Process Mining ayuda a optimizar los flujos de trabajo, reducir los costes de procesamiento y reforzar la preparación para auditorías de cumplimiento. En definitiva, permite gestionar los gastos de forma más eficiente y transparente.

¿Cómo extraigo de Brex los datos de eventos necesarios para aplicar Process Mining?

La extracción de datos de Brex suele realizarse mediante las funciones de informes o el acceso a la API, para obtener registros detallados de las actividades de los informes de gastos. Deberá identificar los campos correspondientes al ID del informe de gastos, el nombre de la actividad y la marca de tiempo de cada evento. Consulte la documentación o el soporte de Brex para conocer los métodos de extracción específicos.

¿Cuánto se tarda en obtener los primeros resultados al aplicar Process Mining a los datos de gastos de Brex?

A menudo es posible obtener las primeras conclusiones en unos días o semanas, según la disponibilidad y la complejidad de los datos. La mayor parte del tiempo se dedica a extraer, depurar y cargar los datos en una herramienta de Process Mining. Después, se realiza el análisis y se identifican recomendaciones útiles para la acción.

¿Se necesitan conocimientos técnicos o herramientas específicas para aplicar Process Mining a los datos de Brex?

Se necesita un software especializado en Process Mining, pero normalmente no hacen falta conocimientos avanzados de programación para analizar los datos una vez preparados. Es útil conocer los conceptos de análisis de datos y entender el proceso de gestión de gastos de Brex. Algunas herramientas ofrecen interfaces intuitivas para usuarios de negocio.

¿La implementación de Process Mining interrumpirá las operaciones de gestión de gastos de Brex?

No. Process Mining es una técnica de análisis no invasiva. Analiza las exportaciones históricas de datos de Brex, por lo que no interfiere con el sistema de gestión de gastos en uso ni con las actividades de los usuarios. El análisis se realiza de forma independiente y aporta información sin interrumpir las operaciones.

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