> Continue verbetering > Onkostenbeheer > Brex

Verbeter uw onkostenbeheer

Uw 6-stappenplan voor het optimaliseren van declaratieprocessen in Brex
Download datatemplate
Verbeter uw onkostenbeheer
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 Stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer onkostenbeheer in Brex voor snellere vergoedingen

Onkostenbeheer kan inefficiënties verbergen die leiden tot vertragingen en compliance-risico's. Wij helpen u nauwkeurig knelpunten in uw onkosten goedkeuringsworkflows te identificeren en begeleiden u naar praktische verbeteringen. Ontdek hoe u operaties kunt stroomlijnen, kosten kunt verlagen en de medewerkerstevredenheid kunt verbeteren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te bereiken. Volg ons stappenplan voor verbetering en raadpleeg de datatemplategids om je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Toon gedetailleerde beschrijving

Waarom het optimaliseren van uw Brex onkostenbeheerproces belangrijk is

Onkostenbeheer is een cruciale bedrijfsfunctie die direct van invloed is op de financiële gezondheid, medewerkerstevredenheid en compliance. Zelfs met geavanceerde platforms zoals Brex, die corporate cards, onkosten en factuurbetaling stroomlijnen, kunnen verborgen inefficiënties ontstaan in uw onkostenbeheerworkflows. Handmatige controles, vertragingen in goedkeuringen en frequent herstelwerk kunnen leiden tot aanzienlijke operationele kosten, medewerkers frustreren die wachten op vergoedingen, en uw organisatie blootstellen aan compliancerisico's. Inzicht in de daadwerkelijke flow van uw onkostenrapporten, van creatie tot definitieve boekhouding, is essentieel voor het identificeren van deze kostbare problemen.

Zonder een helder, datagedreven beeld vertrouwen organisaties vaak op anekdotisch bewijs of statische rapporten, die slechts fragmenten van het algehele proces tonen. Dit maakt het een uitdaging om de hoofdoorzaken van vertragingen of beleidsovertredingen vast te stellen. Een inefficiënt onkostenbeheerproces in Brex belast niet alleen financiële teams met extra werk, maar beïnvloedt ook de cash flow en kan het vertrouwen onder medewerkers verminderen. Het optimaliseren van de manier waarop u onkosten beheert, gaat niet alleen over kostenbesparing; het gaat om het verbeteren van de gehele medewerkerservaring en het waarborgen van financiële nauwkeurigheid.

Hoe Process Mining de efficiëntie van Brex onkostenbeheer ontsluit

Process mining biedt een revolutionaire benadering om uw onkostenbeheer in Brex te verbeteren. In plaats van te vertrouwen op aannames, gebruikt process mining event log data, zoals records van activiteiten uitgevoerd binnen Brex, om het daadwerkelijke end-to-end proces te reconstrueren. Door de volgorde en timing van events te analyseren, zoals "Onkostenrapport Aangemaakt," "Managerbeoordeling Afwachtend," en "Vergoeding Uitgevoerd," krijgt u ongekende zichtbaarheid in uw operaties.

Deze krachtige analytische mogelijkheid stelt u in staat om knelpunten in uw onkosten goedkeuringsworkflows nauwkeurig te identificeren. U kunt precies zien waar het traject van een onkostenrapport consequent stagneert, of het nu een specifieke manager, een bepaalde onkostencategorie, of een fase zoals "Beleidscontrole Uitgevoerd" betreft. Process mining helpt u onverwachte procesvarianten te ontdekken, veelvoorkomende herstelrondes waarbij rapporten herhaaldelijk ter revisie worden teruggestuurd, en compliance-lacunes. Het biedt een datagedreven antwoord op de vraag: "Hoe onkostenbeheer te verbeteren?" door u de daadwerkelijke prestaties en variaties te tonen, waardoor gerichte procesoptimalisatie-inspanningen mogelijk worden.

Belangrijke gebieden voor het verbeteren van uw doorlooptijd voor onkostenbeheer

Door process mining toe te passen op uw Brex onkosten data worden tal van verbetermogelijkheden zichtbaar. Een belangrijke focus is het verkorten van de totale doorlooptijd van onkostenrapporten, van indiening tot vergoeding. Door de daadwerkelijke paden te visualiseren die onkostenrapporten afleggen, kunt u veelvoorkomende inefficiënties blootleggen, zoals:

  • Goedkeuringsknelpunten: Identificeer specifieke personen of afdelingen die consequent vertragingen veroorzaken in de goedkeuringsstappen van managers of financiën. Inzicht in deze knelpunten is cruciaal voor het verkorten van de totale doorlooptijd.
  • Herstelwerk en revisies: Analyseer gevallen waarin onkostenrapporten regelmatig ter revisie worden teruggestuurd, zoals van "Financieel Afgewezen" naar "Onkostenrapport Teruggezonden voor Revisie". Dit helpt bij het identificeren van veelvoorkomende fouten, ontbrekende informatie of problemen met beleidsnaleving.
  • Beleidscompliance: Detecteer afwijkingen van standaard goedkeuringspaden of gevallen waarin beleidscontroles worden omzeild of vertraagd, wat zorgt voor betere naleving en audit-gereedheid.
  • Automatisatiemogelijkheden: Identificeer handmatige stappen die in aanmerking komen voor automatisering binnen of buiten Brex, wat het proces verder stroomlijnt en menselijke fouten vermindert.

Door u te richten op deze gebieden, kunt u direct beïnvloeden hoe u de doorlooptijd van onkostenbeheer verkort, waardoor het proces soepeler en voorspelbaarder wordt voor iedereen die erbij betrokken is.

Verwachte resultaten van uw procesoptimalisatie-inspanningen

Het optimaliseren van uw onkostenbeheerproces in Brex door middel van process mining levert aanzienlijke, meetbare voordelen op. U kunt de volgende resultaten verwachten:

  • Verkorte vergoeding doorlooptijd: Versnel de tijd die medewerkers nodig hebben om vergoed te worden, wat de tevredenheid verbetert en het aantal vragen aan financiën vermindert.
  • Lagere operationele kosten: Minimaliseer de tijd en middelen die worden besteed aan het beheren, goedkeuren en controleren van onkostenrapporten, waardoor financiële teams zich kunnen richten op taken met een hogere waarde.
  • Verbeterde compliance: Zorg voor consistente naleving van bedrijfsbeleid voor onkosten en wettelijke vereisten, wat financiële risico's vermindert en auditresultaten verbetert.
  • Verhoogde medewerkerstevredenheid: Een sneller, transparanter en voorspelbaarder onkostenproces verbetert de medewerkerservaring aanzienlijk, wat bijdraagt aan meer vertrouwen en een beter moreel.
  • Verbeterd cash flow beheer: Betere zichtbaarheid van toekomstige vergoedingen en gestroomlijnde verwerking kan leiden tot een voorspelbaardere cash flow planning.

Deze tastbare resultaten tonen de directe bedrijfswaarde aan van het begrijpen en verbeteren van uw onkostenworkflows, door verder te gaan dan alleen het volgen van onkosten naar het proactief optimaliseren van het gehele proces.

Aan de slag met Brex onkostenbeheer optimalisatie

De reis naar het optimaliseren van uw onkostenbeheer in Brex beginnen is toegankelijker dan u denkt. Door process mining in te zetten, transformeert u ruwe data in bruikbare inzichten, wat een duidelijke roadmap biedt voor verbeteringen. Deze datagedreven benadering elimineert giswerk, waardoor u weloverwogen beslissingen kunt nemen die leiden tot tastbare resultaten, waarvan uw medewerkers, uw financiële team en uw bedrijfsresultaat profiteren. Zet vandaag de eerste stap naar een efficiënter, compliant en medewerkersvriendelijker onkostenbeheersysteem.

Onkostenbeheer Onkostengoedkeuring Vergoedingsproces Financiële processen Compliance-auditing Kostenbeheersing Vergoeding medewerker `Spend Management`

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Identificeer welke uitdagingen je beïnvloeden

Onkostenbeheerprocessen kampen vaak met lange goedkeuringstijden, wat leidt tot aanzienlijke vertragingen bij de vergoedingen aan medewerkers. Dit heeft niet alleen invloed op de medewerkerstevredenheid en het moreel, maar kan ook de cash flow langer dan nodig vasthouden. In Brex kunnen deze knelpunten in verschillende fasen ontstaan, van managerbeoordeling tot definitieve financiële goedkeuring. ProcessMind onthult precies waar deze vertragingen optreden, door de specifieke stappen of individuen te identificeren die vertragingen veroorzaken. Door de ware flow van onkostenrapporten te visualiseren, helpen we u inefficiënte wachtrijen te identificeren en begeleiden we u naar het stroomlijnen van uw goedkeuringspaden om snellere, voorspelbaardere vergoedingen voor Brex-gebruikers te garanderen.

Een aanzienlijk aantal onkostenrapporten wordt frequent afgewezen of ter revisie teruggestuurd, wat leidt tot frustrerend herstelwerk voor medewerkers en financiële teams. Deze constante heen-en-weer-beweging verhoogt niet alleen de operationele kosten, maar verlengt ook de totale verwerkingstijd binnen Brex. Het duidt vaak op onderliggende problemen met beleidsduidelijkheid of indieningspraktijken. ProcessMind helpt u de hoofdoorzaken van deze afwijzingen te identificeren, of deze nu te wijten zijn aan veelvoorkomende beleidsovertredingen, ontbrekende informatie of onduidelijke instructies. Door afwijzingspatronen te analyseren, stellen we u in staat om gerichte training of procesaanpassingen te implementeren die herstelwerk verminderen en de first-pass goedkeuringspercentages verbeteren.

Ondanks duidelijke richtlijnen worden onkostenbeleidsregels vaak inconsistent toegepast in verschillende afdelingen of door verschillende goedkeurders binnen Brex. Dit kan leiden tot ongelijke behandeling, compliance-risico's en een onvermogen om uitgaven nauwkeurig te controleren. Dergelijke inconsistenties maken het moeilijk om financieel toezicht te handhaven en kunnen de organisatie blootstellen aan potentiële audits. ProcessMind biedt een objectieve kijk op hoe beleidsregels daadwerkelijk worden gehandhaafd, en belicht afwijkingen van het beoogde proces. We identificeren waar en waarom inconsistenties ontstaan, waardoor u beleidscontroles kunt standaardiseren, risico's kunt verminderen en een billijke behandeling voor alle ingediende onkostenrapporten kunt waarborgen.

Medewerkers en financiële teams kampen vaak met een gebrek aan transparantie over de real-time status van ingediende onkostenrapporten in Brex. Dit leidt tot frequente vragen, frustratie en onzekerheid over wanneer vergoedingen zullen plaatsvinden. Zonder heldere zichtbaarheid wordt het beheren van verwachtingen en het voorspellen van de cash flow een uitdaging. ProcessMind creëert een end-to-end visuele kaart van het traject van elk onkostenrapport, waardoor de huidige status en volgende stappen onmiddellijk duidelijk worden. Wij elimineren giswerk, bieden volledige transparantie in het proces en verminderen de administratieve last van statusvragen.

Zelfs nadat een onkostenrapport volledig is goedgekeurd in Brex, kunnen er onverwachte vertragingen optreden voordat de daadwerkelijke vergoeding wordt uitgevoerd en verantwoord. Deze kloof creëert frustratie bij medewerkers die een tijdige betaling verwachten en kan de financiële afstemming bemoeilijken. Dergelijke vertragingen kunnen wijzen op handmatige overdrachten of inefficiënte stappen na goedkeuring. ProcessMind meet precies de verstreken tijd tussen verschillende fasen, met name tussen definitieve goedkeuring en uitvoering van de vergoeding. Door deze kritieke hiaten te identificeren, helpen we u post-approval workflows te stroomlijnen, waardoor een soepelere overgang van goedkeuring naar betaling wordt gewaarborgd.

Na verloop van tijd kunnen workflows voor onkostenbeheer overtollige stappen accumuleren of leiden tot frequente, vaak vermijdbare, herroutering van declaraties in Brex. Deze inefficiënties voegen extra tijd en moeite toe aan het proces zonder waarde te creëren, wat de operationele kosten verhoogt en vergoedingen vertraagt. Dit komt vaak voort uit procesevolutie zonder herbeoordeling. ProcessMind onthult de daadwerkelijke paden die onkostendeclaraties volgen, en belicht afwijkingen van het ontworpen proces, inclusief onnodige lussen of stappen. Door deze daadwerkelijke stromen in kaart te brengen, helpen we u overbodige activiteiten te identificeren en elimineren, waardoor uw goedkeuringsroutering wordt geoptimaliseerd voor maximale efficiëntie.

De cumulatieve impact van handmatige inspanningen, herbewerking door afwijzingen en vertraagde verwerking verhoogt de operationele kosten die gepaard gaan met onkostenbeheer in Brex aanzienlijk. Deze verborgen kosten kunnen financiële middelen opslokken en personeelstijd weghalen van strategischere activiteiten, wat de algehele afdelingsefficiëntie en winstgevendheid beïnvloedt. ProcessMind kwantificeert de impact van inefficiënties op uw middelen en identificeert specifieke activiteiten die onevenredig duur of tijdrovend zijn. We bieden data-gedreven inzichten om u te helpen handmatige interventies te verminderen en resource-allocatie te optimaliseren, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen.

Wanneer audits plaatsvinden, worstelen organisaties vaak om snel en volledig compliance aan alle onkostenbeleid en wettelijke vereisten aan te tonen. Het reconstrueren van de volledige geschiedenis van een onkostendeclaratie, vooral de goedkeuringen en beleidscontroles binnen Brex, kan een tijdrovende en uitdagende handmatige taak zijn, wat potentieel kan leiden tot auditbevindingen. ProcessMind biedt een onveranderlijk, chronologisch overzicht van elke actie die is ondernomen op een onkostendeclaratie, van indiening tot vergoeding. Dit transparante audit trail maakt het moeiteloos om compliance te bewijzen, door aan te tonen wanneer beleidscontroles zijn uitgevoerd en door wie, waardoor auditvoorbereidingen en -uitkomsten worden vereenvoudigd.

Analyse toont vaak aan dat bepaalde personen, afdelingen of goedkeuringsniveaus consequent vertragingen veroorzaken in het onkostenrapportproces binnen Brex. Deze specifieke knelpunten kunnen het gehele systeem vertragen, leiden tot achterstanden en een onevenredige invloed hebben op de vergoedingssnelheid voor bepaalde medewerkers of onkostencategorieën. ProcessMind identificeert precies waar deze knelpunten zich voordoen, door specifieke goedkeurders of teams te identificeren die ongewoon lange verwerkingstijden of hoge afwijzingspercentages hebben. Deze data maakt gerichte training, herverdeling van werkdruk of procesaanpassingen mogelijk om de knelpunten te verlichten.

Een veelvoorkomende uitdaging in onkostenbeheer is de frequente indiening van rapporten met ontbrekende, onvolledige of onleesbare bonnen in Brex. Dit vereist handmatige follow-ups, leidt tot afwijzingen van rapporten en verlengt het goedkeuringsproces aanzienlijk, wat bijdraagt aan inefficiënties en het risico op non-compliance vergroot. ProcessMind kan het voorkomen van de activiteit 'Bonnen Bijgevoegd' volgen in relatie tot 'Onkostenrapport Ingediend' en daaropvolgende afwijzingen of revisies. Door patronen met betrekking tot bonproblemen te begrijpen, helpen we u preventieve maatregelen te implementeren, zoals duidelijkere indieningsrichtlijnen of geautomatiseerde herinneringen, waardoor de datakwaliteit vanaf het begin verbetert.

Onnauwkeurige of inconsistente categorisatie en codering van onkosten in Brex kan leiden tot fouten in financiële rapportage, moeilijkheden in kostenanalyse en verhoogde tijd voor financiële teams om te corrigeren. Dit beïnvloedt de nauwkeurigheid van de budgettering en strategische bestedingsbeslissingen, aangezien de data de aard van de uitgave niet echt weerspiegelt. ProcessMind kan de paden en revisies met betrekking tot de attributes 'Onkostencategorie' en 'Kostenplaats' analyseren, door te identificeren waar miscategorisaties frequent voorkomen. Door deze patronen te onthullen, helpen we u coderingsrichtlijnen te stroomlijnen en mogelijk categorisatie te automatiseren, waardoor de data-integriteit en financiële duidelijkheid verbeteren.

Typische doelen

Definieer hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het aanzienlijk verkorten van de tijd die nodig is om onkostendeclaraties goedgekeurd te krijgen, van indiening tot definitieve goedkeuring door manager en financiële afdeling. Snellere goedkeuringen leiden direct tot snellere vergoedingen voor medewerkers, wat de tevredenheid verhoogt en de administratieve last voor teams vermindert. Het maakt kapitaal eerder vrij en verbetert de algehele financiële liquiditeit. ProcessMind identificeert specifieke knelpunten in uw Brex-goedkeuringsproces, waarbij wordt benadrukt waar vertragingen optreden en wie erbij betrokken is. Door cyclustijden te analyseren voor elke activiteit zoals "Manager beoordeling in afwachting" of "Financiële beoordeling in afwachting", kunt u inefficiënte stappen opsporen en gerichte verbeteringen implementeren, wat de goedkeuringstijden potentieel met 20-30% kan verkorten.

Het verminderen van het aantal afgewezen onkostendeclaraties minimaliseert herbewerking voor medewerkers en goedkeurders, wat aanzienlijke administratieve tijd en moeite bespaart. Een hoog afwijzingspercentage duidt vaak op onduidelijk beleid, gebrek aan training of problemen met de initiële indieningskwaliteit, wat de medewerkersmoraal beïnvloedt en legitieme vergoedingen vertraagt. ProcessMind helpt de hoofdoorzaken van afwijzingen bloot te leggen door ze te koppelen aan specifieke activiteiten, zoals "Beleidscontrole uitgevoerd" of "Onkostendeclaratie teruggestuurd voor revisie". Het belicht veelvoorkomende afwijzingsredenen, zoals ontbrekende bonnen of beleidsovertredingen, waardoor u richtlijnen kunt verfijnen, training kunt verbeteren of de Brex indieningservaring kunt optimaliseren.

Het waarborgen van een consistente toepassing van onkostenbeleidsregels in alle afdelingen en voor alle medewerkers is cruciaal voor financiële compliance en eerlijkheid. Inconsistente handhaving kan leiden tot auditrisico's, ongelijke behandeling en een perceptie van vriendjespolitiek, wat het vertrouwen en de operationele integriteit binnen uw Brex onkostenbeheer ondermijnt. ProcessMind brengt de daadwerkelijke onkostenflows visueel in kaart ten opzichte van uw gedefinieerde beleidsregels. Het identificeert afwijkingen waarbij een "Beleidschending Flag" wordt geactiveerd maar toch wordt goedgekeurd, of waarbij specifieke goedkeurders consequent controles omzeilen. Deze duidelijkheid stelt u in staat om controles te versterken, gerichte training te bieden en beleidsnaleving te automatiseren, waardoor uniforme compliance wordt gewaarborgd.

Verbeterde zichtbaarheid van de real-time status van elk onkostenrapport vermindert vragen aan financiën, voorziet medewerkers van self-service informatie en stelt managers in staat om proactief vertragingen aan te pakken. Deze transparantie bevordert betere communicatie en vermindert frustratie met betrekking tot het onkostenvergoedingsproces in Brex. ProcessMind biedt een objectief, end-to-end beeld van het traject van elke "Onkostenrapport ID", van "Onkostenrapport Aangemaakt" tot "Vergoeding Uitgevoerd". Door huidige statussen en historische paden te visualiseren, kunt u identificeren waar statusupdates traag of onduidelijk zijn, wat verbeteringen in communicatietools of systeemintegratie binnen uw Brex-omgeving mogelijk maakt.

Het versnellen van de daadwerkelijke uitvoering van vergoedingen na goedkeuring verbetert de medewerkerstevredenheid en cash flow beheer aanzienlijk. Vertragingen hier, zelfs na goedkeuring, kunnen het vertrouwen ondermijnen en financiële ongemakken voor medewerkers veroorzaken, ondanks efficiënte eerdere stappen in Brex. ProcessMind analyseert het tijdsverschil tussen "Financieel Goedgekeurd" en "Vergoeding Uitgevoerd". Het kan operationele inefficiënties in de overdrachts- of verwerkingsfasen blootleggen, handmatige vertragingen of systeemintegratiepunten identificeren die achterstand veroorzaken. Dit inzicht maakt automatisering of procesherontwerp mogelijk om uitbetalingstijden met wel 40% te verkorten.

Het stroomlijnen van goedkeuringsworkflows door het elimineren van onnodige stappen, herrouteringen of overbodige goedkeuringen, vermindert direct de verwerkingstijd en administratieve last. Een geoptimaliseerde workflow zorgt ervoor dat onkostendeclaraties efficiënt door Brex bewegen, waarbij alleen de noodzakelijke partijen betrokken zijn, wat operationele kosten verlaagt en de gehele cyclus versnelt. ProcessMind brengt visueel alle daadwerkelijke procesvarianten in kaart, identificeert veelvoorkomende afwijkingen van het ideale pad, zoals onnodige "Onkostendeclaratie teruggestuurd voor revisie"-lussen. Het kwantificeert de impact van deze afwijkingen, waardoor u complexe routes kunt vereenvoudigen, goedkeuringsrollen kunt consolideren of automatisering kunt introduceren voor straight-through processing.

Het verlagen van de totale kosten die gepaard gaan met het verwerken van elk onkostenrapport, inclusief arbeid, systeemgebruik en correctie-inspanningen, heeft directe invloed op het bedrijfsresultaat. Efficiënt onkostenbeheer in Brex betekent dat er minder middelen vastzitten in administratieve taken, waardoor deze vrijkomen voor strategischere activiteiten. ProcessMind kwantificeert het tijds- en middelenverbruik bij elke activiteit, van "Onkostenrapport Aangemaakt" tot "Boekhouding Geboekt". Door activiteiten met hoge handmatige inspanning, frequent herstelwerk of lange wachttijden te identificeren, helpt het u gebieden voor automatisering of procesherontwerp aan te wijzen, wat leidt tot aanzienlijke kostenbesparingen per onkostenrapport.

Het versterken van het vermogen om volledige compliance met interne en externe financiële regelgeving aan te tonen, is van vitaal belang om boetes te voorkomen, de reputatie te behouden en financiële integriteit te waarborgen. Een robuust audit trail in Brex vereenvoudigt audits en biedt vertrouwen in onkostenbeheerpraktijken. ProcessMind creëert een onveranderlijk audit trail van elke afzonderlijke stap en beslissing binnen het "Onkostendeclaratie ID"-proces. Het benadrukt eventuele beleidsovertredingen of afwijkingen van standaardprocedures, waardoor het eenvoudig wordt om compliancerapporten te genereren en de naleving van regelgeving te bewijzen door exacte sequenties en verantwoordelijke partijen te tonen.

Het gelijkmatiger verdelen van taken voor goedkeuring van onkostenrapporten over beschikbare goedkeurders voorkomt knelpunten veroorzaakt door overwerkte individuen of teams, wat zorgt voor een consistent goedkeuringstempo. Dit voorkomt vertragingen en verbetert de efficiëntie van de gehele Brex onkosten goedkeuringsketen, wat zorgt voor een duurzamere werkdruk voor medewerkers. ProcessMind identificeert specifieke "Goedkeurder" entiteiten die frequent vertragingen veroorzaken of onevenredig grote volumes van "Managerbeoordeling Afwachtend" of "Financiële Beoordeling Afwachtend" taken hebben. Door de werkdrukverdeling en individuele prestaties te visualiseren, kunt u middelen herverdelen, aanvullende training bieden of goedkeuringshiërarchieën aanpassen om de flow te optimaliseren.

Het verminderen van gevallen van ontbrekende of onvolledige bonnen vermindert aanzienlijk herbewerking, voorkomt compliance-problemen en zorgt voor een nauwkeurige onkostendeclaratie. Dit verbetert de datakwaliteit binnen Brex en vermindert de administratieve last van het najagen van medewerkers voor documentatie, waardoor de algehele verwerking wordt versneld. ProcessMind kan identificeren waar "Bonnen bijgevoegd"-events ontbreken of vertraagd zijn ten opzichte van "Onkostendeclaratie ingediend" of waar declaraties frequent worden "Teruggestuurd voor revisie" vanwege documentatieproblemen. Door deze patronen te analyseren, kunt u betere front-end controles, herinneringen aan medewerkers of training implementeren om de kwaliteit van de eerste indiening te verbeteren.

Nauwkeurige categorisatie en codering van onkosten zijn fundamenteel voor precieze financiële rapportage, budgettering en belastingcompliance. Fouten hierin kunnen leiden tot verkeerd toegewezen fondsen, onjuiste financiële overzichten en problemen tijdens audits, wat direct van invloed is op strategische financiële beslissingen genomen op basis van Brex data. ProcessMind helpt bij het analyseren van patronen in "Onkostencategorie" en "Kostenplaats" attributes, en correleert deze met goedkeuringspaden en auditresultaten. Het kan inconsistente coderingspraktijken of gebieden waar handmatige hercategorisatie frequent voorkomt, benadrukken, waardoor u categorisatieregels kunt verfijnen, duidelijkere richtlijnen kunt bieden of coderingssuggesties kunt automatiseren.

Het 6-Stappen Verbeterpad voor Onkostenbeheer

1

Download het template
2

Exporteer uw Brex data
3

Dataset uploaden
4

Analyseer uw onkostenproces
5

Implementeer de belangrijkste verbeteringen
6

Monitor uw Brex proces
1

Download het template

Wat te doen

Ontvang de voorgeformatteerde Excel template, ontworpen voor onkostenbeheer data. Dit zorgt ervoor dat uw data uit Brex correct is gestructureerd voor analyse.

Bekijk datatemplategids Template downloaden
Het belang

Een gestandaardiseerde data structuur is cruciaal voor een nauwkeurige en efficiënte procesanalyse, en legt de basis voor betrouwbare inzichten.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klaar Excel template voor uw Brex onkosten data.

UW ONTDEKKINGEN

Ontdek Brex Onkostenstroom Geheimen voor Snelle Vergoedingen

ProcessMind onthult de ware stroom van uw Brex onkostenbeheer, visualiseert elke stap en legt inefficiënties bloot. Verkrijg heldere inzichten in vertragingen en compliance-risico's, wat gefundeerde optimalisatie mogelijk maakt.
  • Visualiseer daadwerkelijke Brex goedkeuringspaden voor onkosten
  • Identificeer exacte workflow knelpunten en vertragingen
  • Identificeer niet-compliant ingediende declaraties
  • Optimaliseer voor snellere vergoedingen en lagere kosten
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Wat organisaties bereiken in onkostenbeheer

Door process mining toe te passen op uw Brex onkosten data, krijgen organisaties heldere inzichten in bestedingspatronen, identificeren ze knelpunten en wijzen ze kansen aan om workflows te stroomlijnen. Deze inzichten leiden tot aanzienlijke verbeteringen in efficiëntie, kostenbeheersing en beleidscompliance.

0 % faster
Snellere vergoedingen

Reductie van de end-to-end verwerkingstijd

Medewerkers ontvangen hun vergoedingen veel sneller, wat de tevredenheid verbetert en de financiële druk vermindert. Dit wordt bereikt door knelpunten in de goedkeurings- en uitbetalingsfasen te identificeren en te elimineren.
0 % decrease
Verlaagd afwijzingspercentage

Daling van niet-compliant of foutieve rapporten

Minder onkostenrapporten worden afgewezen, wat tijd bespaart voor zowel medewerkers als goedkeurders door herstelwerk te verminderen en ervoor te zorgen dat indieningen vanaf het begin voldoen aan de beleidsrichtlijnen.
0 % improvement
Verbeterde naleving van het beleid

Minder beleidsovertredingen gedetecteerd

Het aandeel van onkostendeclaraties dat het bedrijfsbeleid schendt, neemt aanzienlijk af, wat de interne controles versterkt en zorgt voor een beter financieel beheer. Dit verbetert de algehele compliance en vermindert risico's.
~ 0 x faster
Gestroomlijnde goedkeuringen

Vereenvoudigde goedkeuringsworkflows

Goedkeuringsprocessen worden minder complex, door onnodige stappen te verwijderen en de gemiddelde tijd die managers besteden aan het beoordelen van rapporten te verkorten. Dit maakt het proces efficiënter voor alle betrokkenen.
0 % reduction
Lagere Herwerkkosten

Daling van rapporten die ter revisie zijn teruggestuurd

Minder onkostenrapporten vereisen revisies, wat leidt tot aanzienlijke besparingen in operationele kosten en tijd die voorheen werd besteed aan het corrigeren van fouten en opnieuw indienen.

De resultaten variëren afhankelijk van de complexiteit van uw onkostenproces, het huidige automatiseringsniveau en de datakwaliteit. Deze cijfers vertegenwoordigen typische verbeteringen die zijn waargenomen bij verschillende implementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten, en breid dit indien nodig uit.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Attributen

Belangrijke gegevenspunten om vast te leggen voor analyse

De unieke identificatiecode voor een onkostendeclaratie, dienend als de primaire case-identificatiecode voor het volgen van zijn levenscyclus.

Het belang

Deze ID is essentieel voor het volgen van de complete levenscyclus van een onkostendeclaratie, waardoor analyse van cyclustijden, knelpunten en procesafwijkingen mogelijk wordt.

De naam van een specifiek event of taak die heeft plaatsgevonden binnen de levenscyclus van de onkostendeclaratie.

Het belang

Dit attribuut is cruciaal voor het bouwen van de proceskaart en het begrijpen van de opeenvolging van events die elke onkostendeclaratie doorloopt.

De tijdstempel die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.

Het belang

De timestamp is essentieel voor het berekenen van alle tijdsgebaseerde metrics, zoals cyclustijden en wachttijden, die cruciaal zijn voor het identificeren van vertragingen.

De totale monetaire waarde van de onkostendeclaratie.

Het belang

Dit attribuut maakt financiële analyse mogelijk, zoals het identificeren van declaraties met een hoge waarde die mogelijk meer controle vereisen of langere goedkeuringstijden hebben.

De afdeling van de medewerker die de onkostendeclaratie heeft ingediend.

Het belang

Maakt filtering en vergelijking van procesprestaties over verschillende bedrijfseenheden mogelijk, wat helpt bij het identificeren van afdelingsspecifieke problemen of trends.

De gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd, zoals de manager die de declaratie heeft goedgekeurd.

Het belang

Identificeert de specifieke persoon die verantwoordelijk is voor een actie, waardoor werkdrukanalyse, prestatietracking en knelpuntidentificatie op individueel niveau mogelijk worden.

De huidige status van de onkostendeclaratie in zijn levenscyclus.

Het belang

Biedt een actueel overzicht van de positie van een onkostendeclaratie in de workflow, wat essentieel is voor operationele dashboards en statusmonitoring.

Een boolean flag die aangeeft of het onkostenrapport is gemarkeerd wegens een beleidsovertreding.

Het belang

Ondersteunt direct compliance monitoring en helpt de impact van beleidsovertredingen op procesefficiëntie en herstelwerk te kwantificeren.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de initiatie van een onkostendeclaratie door een medewerker. Het systeem legt dit event vast wanneer een nieuw onkostendeclaratierecord wordt gegenereerd, hetzij als concept of met initiële onkostenposten toegevoegd.

Het belang

Dit is het primaire start-event voor het proces. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt tot indiening helpt het gedrag van medewerkers te begrijpen en potentiële vertragingen bij het rapporteren van onkosten te identificeren.

Deze activiteit vindt plaats wanneer de medewerker de voltooide onkostendeclaratie formeel indient ter goedkeuring. Het is een belangrijke, door de gebruiker gestuurde actie die de status van de declaratie verandert van 'Concept' of 'Open' naar 'In afwachting van goedkeuring'.

Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die officieel de goedkeuringsworkflow start. De tijd tussen indiening en definitieve goedkeuring is een kritieke component van de totale cyclustijd.

De eerstelijnsmanager heeft de onkostendeclaratie beoordeeld en goedgekeurd voor verdere verwerking. Dit is een cruciaal beslissingspunt dat de declaratie naar de volgende fase brengt, doorgaans financiële beoordeling of automatische goedkeuring.

Het belang

Deze mijlpaal voltooit de initiële goedkeuringsstap. Het is essentieel voor het bijhouden van goedkeuringscyclustijden, de werkbelasting van managers en het 'First-Pass Goedkeuringspercentage'.

Een goedkeurder, zijnde een manager of financiën, stuurt het rapport terug naar de medewerker voor correctie. Dit verschilt van een harde afwijzing en initieert een herstelronde.

Het belang

Deze activiteit is de primaire indicator van herbewerking. Het bijhouden van de frequentie ervan is essentieel voor de 'Herwerkingspercentage onkostendeclaraties'-KPI en het 'Beleidsovertreding & Herwerk Analyse'-dashboard.

De financiële afdeling heeft de beoordeling voltooid en definitieve goedkeuring gegeven voor de onkostendeclaratie. Dit is de laatste goedkeuringspoort voordat de vergoeding wordt verwerkt.

Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die betaling autoriseert. Het is het eindpunt voor het meten van de volledige goedkeuringscyclus en het startpunt voor het meten van de 'Vergoeding Uitvoeringsvertraging'-KPI.

Deze activiteit markeert het moment waarop de betaling daadwerkelijk aan de medewerker wordt uitbetaald. Dit is de laatste stap vanuit het oogpunt van de medewerker en een succesvol einde van het proces.

Het belang

Dit is het primaire succesvolle eindpunt van het proces. Het is vereist om de KPI's 'Gemiddelde End-to-End Cyclustijd' en 'Vergoeding Uitvoeringsvertraging' te berekenen, wat direct van invloed is op de medewerkerstevredenheid.

Vertegenwoordigt de laatste stap waarbij de onkostendata succesvol wordt geboekt in het grootboek of ERP-systeem van het bedrijf. Dit rondt de financiële afstemming van de onkostendeclaratie af.

Het belang

Deze activiteit bevestigt dat het proces voltooid is vanuit financieel-boekhoudkundig oogpunt. Vertragingen tussen vergoeding en boeking kunnen duiden op problemen met systeemintegratie of boekhoudkundige workflows.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert uw Brex transactielogs om de daadwerkelijke stroom van onkostendeclaraties te visualiseren. Het identificeert knelpunten, ontdekt afwijkingen van het beleid en wijst gebieden aan zoals lange goedkeuringscycli of frequente afwijzingen. Dit inzicht stelt u in staat om workflows te optimaliseren en verwerkingskosten te verlagen.

Process mining kan exact de stappen onthullen die vertragingen veroorzaken bij goedkeuringen en vergoedingen, goedkeurders met zware werkbelastingen identificeren en inconsistente beleidstoepassing aan het licht brengen. Het helpt ook de hoofdoorzaken van hoge afwijzingspercentages en onnodige herroutering te achterhalen, waardoor de algehele efficiëntie en compliance verbeteren.

U heeft voornamelijk event log data nodig die een case-identificatie bevat, meestal het Declaratienummer, een activiteitsnaam voor elke stap en een timestamp van wanneer elke activiteit plaatsvond. Deze data stelt de process mining tool in staat om de volledige reis van elke declaratie te reconstrueren.

U kunt versnelde goedkeuringen van declaraties, een lager afwijzingspercentage en consistentere beleidshandhaving verwachten. Process mining helpt workflows te optimaliseren, wat leidt tot lagere verwerkingskosten en een verbeterde audit compliance. Uiteindelijk resulteert dit in een efficiënter en transparanter declaratiebeheerproces.

Data-extractie uit Brex omvat doorgaans het gebruik van de rapportagefuncties of API-toegang om gedetailleerde logs van onkostenrapportactiviteiten te verkrijgen. U moet velden identificeren die overeenkomen met de onkostenrapport-ID, activity name en timestamp voor elk event. Het raadplegen van Brex documentatie of support kan specifieke extractiemethoden bieden.

Initiële inzichten kunnen vaak binnen enkele dagen tot weken worden gegenereerd, afhankelijk van data beschikbaarheid en complexiteit. De tijd omvat voornamelijk data-extractie, -opschoning en -lading in een process mining tool. Daaropvolgende analyse en het identificeren van bruikbare aanbevelingen zullen dan volgen.

Hoewel gespecialiseerde process mining software vereist is, zijn diepgaande codeervaardigheden doorgaans niet nodig voor analyse zodra de data is voorbereid. Bekendheid met data-analyseconcepten en begrip van uw Brex-onkostenproces zijn gunstig. Sommige tools bieden intuïtieve interfaces voor zakelijke gebruikers.

Nee, process mining is een non-invasieve analysetechniek. Het werkt door historische data-exports van Brex te analyseren, waardoor het geen invloed heeft op uw live onkostenbeheersysteem of lopende gebruikersactiviteiten. De analyse vindt onafhankelijk plaats en biedt inzichten zonder operationele verstoring.

Optimaliseer uw Brex Onkostenbeheer Vandaag Nog

Verkort de goedkeuringscyclustijd met 30% en verhoog de medewerkerstevredenheid.

Start uw gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. `Setup` in enkele minuten.