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Améliorez la gestion de vos dépenses

Guide en 6 étapes pour optimiser la gestion des dépenses dans Brex
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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Optimisez la gestion des dépenses dans Brex pour accélérer les remboursements

La gestion des dépenses peut dissimuler des inefficacités qui entraînent des retards et des risques de non-conformité. Nous vous aidons à repérer précisément les goulots d’étranglement dans les flux de travail d’approbation des dépenses et à définir des améliorations concrètes. Découvrez comment optimiser les opérations, réduire les coûts et améliorer la satisfaction des employés.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de gestion des dépenses dans Brex

La gestion des dépenses est une fonction essentielle qui influe directement sur la santé financière de votre organisation, la satisfaction des employés et la conformité. Même avec une plateforme avancée comme Brex, qui simplifie la gestion des cartes d’entreprise, des dépenses et du paiement des factures, des inefficacités peuvent subsister dans vos flux de gestion des dépenses. Les vérifications manuelles, les retards d’approbation et les reprises fréquentes peuvent entraîner des coûts opérationnels importants, frustrer les employés qui attendent leur remboursement et exposer votre organisation à des risques de conformité. Pour repérer ces problèmes coûteux, il est essentiel de comprendre le parcours réel des notes de frais, de leur création à leur comptabilisation finale.

Sans vision claire fondée sur les données, les organisations s’appuient souvent sur des témoignages ponctuels ou des rapports statiques, qui ne montrent que des fragments du processus dans son ensemble. Il devient alors difficile de cerner les causes profondes des retards ou des écarts aux règles. Un processus de gestion des dépenses inefficace dans Brex alourdit la charge de travail des équipes financières, affecte la trésorerie et peut éroder la confiance des employés. Optimiser la gestion des dépenses ne consiste pas seulement à réduire les coûts : il s’agit aussi d’améliorer l’expérience des employés et de garantir l’exactitude des données financières.

Comment le Process Mining améliore la gestion des dépenses dans Brex

Le Process Mining offre une nouvelle approche pour améliorer la gestion des dépenses dans Brex. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions, il utilise les données du journal d’événements, comme les traces des activités réalisées dans Brex, pour reconstituer le processus réel de bout en bout. L’analyse de l’ordre et de la durée des événements, tels que « Note de frais créée », « En attente d’examen par le responsable » et « Remboursement effectué », vous donne une visibilité détaillée sur les opérations.

Cette capacité d’analyse vous permet de repérer précisément les goulots d’étranglement dans les circuits d’approbation des dépenses. Vous voyez où le traitement d’une note de frais s’interrompt régulièrement : auprès d’un responsable en particulier, pour une catégorie de dépenses donnée ou à une étape comme « Vérification des règles effectuée ». Le Process Mining met également en évidence les variations inattendues du processus, les boucles de reprise où les notes sont renvoyées plusieurs fois pour correction, ainsi que les écarts de conformité. Il répond à la question « comment améliorer la gestion des dépenses ? » en montrant les performances et les variations observées sur le terrain, afin de cibler les améliorations à apporter.

Principaux leviers pour réduire le temps de cycle de la gestion des dépenses

L’analyse des données de dépenses de Brex par le Process Mining révèle de nombreuses possibilités d’amélioration. L’un des principaux objectifs consiste à réduire le temps de cycle global des notes de frais, de leur soumission à leur remboursement. La visualisation de leurs parcours réels permet de repérer des inefficacités récurrentes, notamment :

  • Goulots d’étranglement dans les approbations : Repérez les personnes ou les services qui retardent régulièrement les étapes d’approbation par les responsables ou les équipes financières. Comprendre ces goulots d’étranglement est essentiel pour réduire le temps de cycle global.
  • Reprises et corrections : Analysez les cas où des notes de frais sont souvent renvoyées pour correction, par exemple lorsqu’elles passent de « Refusée par les finances » à « Note de frais renvoyée pour correction ». Vous pourrez ainsi repérer les erreurs récurrentes, les informations manquantes ou les problèmes de respect des règles.
  • Respect des règles : Détectez les écarts par rapport aux circuits d’approbation habituels et les cas où les vérifications sont contournées ou retardées, afin de mieux respecter les règles et de faciliter les audits.
  • Possibilités d’automatisation : Repérez les étapes manuelles qui pourraient être automatisées dans Brex ou en dehors de la plateforme, afin de simplifier davantage le processus et de réduire les erreurs humaines.

En vous concentrant sur ces leviers, vous pouvez réduire directement le temps de cycle de la gestion des dépenses et rendre le processus plus simple et prévisible pour toutes les personnes concernées.

Résultats attendus de vos efforts d’optimisation

L’optimisation de votre processus de gestion des dépenses dans Brex grâce au Process Mining peut apporter des bénéfices importants et mesurables. Vous pouvez notamment vous attendre à :

  • Réduire le temps de cycle des remboursements : Accélérez le remboursement des employés, améliorez leur satisfaction et réduisez les demandes adressées aux équipes financières.
  • Diminuer les coûts opérationnels : Réduisez le temps et les ressources consacrés à la gestion, à l’approbation et à l’audit des notes de frais, afin que les équipes financières puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Renforcer la conformité : Veillez au respect constant des règles internes relatives aux dépenses et des exigences réglementaires, réduisez les risques financiers et améliorez les résultats des audits.
  • Améliorer la satisfaction des employés : Un processus de gestion des dépenses plus rapide, transparent et prévisible améliore nettement l’expérience des employés et renforce la confiance et le moral des équipes.
  • Mieux gérer la trésorerie : Une meilleure visibilité sur les remboursements à venir et un traitement simplifié permettent de prévoir la trésorerie avec davantage de précision.

Ces résultats concrets montrent la valeur de la compréhension et de l’amélioration de vos flux de gestion des dépenses. Vous ne vous contentez plus de suivre les dépenses : vous optimisez le processus dans son ensemble.

Premiers pas vers l’optimisation de la gestion des dépenses dans Brex

Optimiser la gestion des dépenses dans Brex est plus accessible que vous ne le pensez. Le Process Mining transforme les données brutes en analyses concrètes et vous fournit une feuille de route claire pour apporter des améliorations. Cette approche fondée sur les données vous évite de devoir avancer à l’aveugle et vous aide à prendre des décisions éclairées, pour des résultats tangibles au bénéfice des employés, de l’équipe financière et des résultats de l’entreprise. Faites dès aujourd’hui le premier pas vers une gestion des dépenses plus efficace, conforme et adaptée aux employés.

Gestion des dépenses Approbation des dépenses Processus de remboursement Opérations financières Audit de conformité Maîtrise des coûts Remboursement des employés Gestion des dépenses Frais de déplacement Dépenses des employés Rapports de dépenses T&E

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les processus de gestion des dépenses souffrent souvent de délais d’approbation prolongés, ce qui retarde considérablement le remboursement des employés. Cela nuit à leur satisfaction et à leur moral, tout en immobilisant la trésorerie plus longtemps que nécessaire. Dans Brex, ces goulots d’étranglement peuvent apparaître à différentes étapes, de l’examen par un responsable à l’approbation finale par l’équipe financière. ProcessMind repère précisément l’origine de ces retards et identifie les étapes ou les personnes qui les provoquent. En visualisant le parcours réel des notes de frais, nous vous aidons à repérer les files d’attente inefficaces et à revoir les circuits d’approbation pour que les utilisateurs de Brex soient remboursés plus rapidement et de façon plus prévisible.

De nombreuses notes de frais sont régulièrement refusées ou renvoyées pour correction, ce qui entraîne des reprises frustrantes pour les employés et les équipes financières. Ces allers-retours augmentent les coûts opérationnels et prolongent le temps de traitement global dans Brex. Ils révèlent souvent des problèmes sous-jacents, comme des règles peu claires ou des pratiques de soumission inadaptées. ProcessMind vous aide à déterminer les causes profondes de ces refus : infractions récurrentes aux règles, informations manquantes ou consignes imprécises. L’analyse des motifs de refus vous permet de mettre en place des formations ciblées ou d’ajuster le processus pour réduire les reprises et augmenter le taux d’approbation dès la première soumission.

Même lorsque les consignes sont claires, les règles relatives aux dépenses sont souvent appliquées différemment selon les services ou les personnes chargées des approbations dans Brex. Cela peut entraîner un traitement inéquitable, des risques de conformité et une maîtrise insuffisante des dépenses. Ces écarts compliquent le contrôle financier et peuvent exposer l’organisation à des audits. ProcessMind montre de manière objective comment les règles sont réellement appliquées et met en évidence les écarts par rapport au processus prévu. Nous repérons où et pourquoi ces différences apparaissent, afin de vous aider à uniformiser les vérifications, à réduire les risques et à traiter équitablement toutes les notes de frais.

Les employés et les équipes financières manquent souvent de visibilité sur l’état en temps réel des notes de frais soumises dans Brex. Ils doivent alors demander fréquemment des nouvelles, ce qui génère de la frustration et de l’incertitude quant à la date des remboursements. Sans visibilité claire, il est difficile de gérer les attentes et de prévoir la trésorerie. ProcessMind crée une représentation visuelle de bout en bout du parcours de chaque note de frais, afin que son état actuel et les prochaines étapes soient immédiatement visibles. Vous n’avez plus à avancer à l’aveugle : le processus est transparent et les demandes de suivi qui alourdissent la charge administrative diminuent.

Même après l’approbation complète d’une note de frais dans Brex, le versement effectif et la comptabilisation du remboursement peuvent prendre du retard. Cet écart frustre les employés qui s’attendent à être payés rapidement et peut compliquer le rapprochement financier. Ces retards peuvent être dus à des transmissions manuelles ou à des étapes inefficaces après l’approbation. ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre les différentes étapes, notamment entre l’approbation finale et le versement du remboursement. En repérant ces délais, nous vous aidons à simplifier les flux de travail après approbation et à assurer une transition plus rapide vers le paiement.

Au fil du temps, les flux de travail de gestion des dépenses peuvent s’alourdir d’étapes redondantes ou entraîner des réorientations fréquentes et souvent évitables des notes de frais dans Brex. Ces inefficacités allongent le processus sans apporter de valeur, augmentent les coûts opérationnels et retardent les remboursements. Elles résultent souvent de l’évolution du processus sans réévaluation. ProcessMind révèle les parcours réels des notes de frais et met en évidence les écarts par rapport au processus prévu, notamment les boucles ou les étapes inutiles. En cartographiant ces flux, nous vous aidons à repérer et à supprimer les activités superflues, puis à optimiser le circuit d’approbation.

Les efforts manuels, les reprises dues aux refus et les retards de traitement font grimper les coûts opérationnels de la gestion des dépenses dans Brex. Ces coûts cachés mobilisent des ressources financières et détournent le personnel d’activités plus stratégiques, au détriment de l’efficacité et de la rentabilité du service. ProcessMind mesure l’incidence des inefficacités sur vos ressources et repère les activités particulièrement coûteuses ou chronophages. Nous vous fournissons des analyses fondées sur les données pour réduire les interventions manuelles et mieux répartir les ressources, ce qui peut générer des économies importantes.

Lors d’un audit, les organisations ont souvent du mal à démontrer rapidement et de manière exhaustive le respect des règles relatives aux dépenses et des exigences réglementaires. Reconstituer l’historique complet d’une note de frais, notamment ses approbations et les vérifications effectuées dans Brex, peut demander beaucoup de temps et de travail manuel, et entraîner des constats d’audit. ProcessMind fournit un historique chronologique inaltérable de toutes les actions effectuées sur une note de frais, de sa soumission à son remboursement. Cette piste d’audit transparente facilite la démonstration de la conformité en indiquant quand les vérifications ont été réalisées et par qui, ce qui simplifie la préparation et le déroulement des audits.

L’analyse révèle souvent que certaines personnes, certains services ou certains niveaux d’approbation retardent régulièrement le traitement des notes de frais dans Brex. Ces goulots d’étranglement ralentissent l’ensemble du processus, créent des retards accumulés et pénalisent davantage certains employés ou certaines catégories de dépenses. ProcessMind repère précisément leur origine et identifie les approbateurs ou les équipes dont les délais de traitement ou les taux de refus sont anormalement élevés. Ces données permettent de cibler les formations, de rééquilibrer la charge de travail ou d’ajuster le processus pour résorber les blocages.

Dans Brex, les notes de frais sont souvent soumises avec des justificatifs manquants, incomplets ou illisibles. Il faut alors effectuer des relances manuelles, les notes risquent d’être refusées et le processus d’approbation s’allonge, ce qui réduit l’efficacité et augmente les risques de non-conformité. ProcessMind peut suivre l’activité « Justificatifs joints » par rapport à l’événement « Note de frais soumise », ainsi que les refus ou les corrections qui suivent. En repérant les problèmes récurrents liés aux justificatifs, nous vous aidons à mettre en place des mesures préventives, comme des consignes de soumission plus claires ou des rappels automatiques, afin d’améliorer la qualité des données dès le départ.

Une catégorisation ou une codification inexacte ou incohérente des dépenses dans Brex peut fausser les rapports financiers, compliquer l’analyse des coûts et obliger les équipes financières à consacrer davantage de temps aux corrections. La précision des budgets et les décisions stratégiques en matière de dépenses en pâtissent, car les données ne reflètent pas fidèlement la nature des dépenses. ProcessMind analyse les parcours et les corrections associés aux attributs « Catégorie de dépense » et « Centre de coûts », afin de repérer les erreurs de catégorisation récurrentes. Ces tendances vous aident à clarifier les consignes de codification et, éventuellement, à automatiser la catégorisation pour améliorer l’intégrité des données et la lisibilité financière.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire nettement le délai d’approbation des notes de frais, de leur soumission à l’approbation finale par les responsables et les équipes financières. Des approbations plus rapides permettent de rembourser les employés plus tôt, d’améliorer leur satisfaction et de réduire la charge administrative des équipes. Les fonds sont ainsi libérés plus rapidement et la trésorerie s’améliore. ProcessMind repère les goulots d’étranglement dans votre processus d’approbation Brex et indique où les retards se produisent et qui est concerné. En analysant le temps de cycle de chaque activité, comme « En attente d’examen par le responsable » ou « En attente d’examen par l’équipe financière », vous pouvez cibler les étapes inefficaces et apporter des améliorations, avec une réduction potentielle des délais d’approbation de 20 à 30 %.

Réduire le nombre de notes de frais refusées limite les reprises pour les employés et les approbateurs, et permet d’économiser beaucoup de temps administratif. Un taux de refus élevé révèle souvent des règles peu claires, un manque de formation ou des problèmes de qualité lors de la soumission initiale. Il nuit au moral des employés et retarde les remboursements légitimes. ProcessMind vous aide à trouver les causes profondes des refus en les reliant à des activités précises, comme « Vérification des règles effectuée » ou « Note de frais renvoyée pour correction ». Il met en évidence les motifs fréquents, tels que les justificatifs manquants ou les infractions aux règles, afin que vous puissiez clarifier les consignes, améliorer les formations ou revoir le processus de soumission dans Brex.

L’application uniforme des règles relatives aux dépenses dans tous les services et pour tous les employés est essentielle à la conformité financière et à l’équité. Des pratiques inégales peuvent entraîner des risques lors des audits, un traitement inéquitable et un sentiment de favoritisme, ce qui nuit à la confiance et à l’intégrité opérationnelle de votre processus de gestion des dépenses dans Brex. ProcessMind compare visuellement les flux réels de dépenses aux règles que vous avez définies. Il repère les écarts, par exemple lorsqu’un « Indicateur d’infraction aux règles » est déclenché mais que la note est approuvée, ou lorsque certains approbateurs contournent régulièrement les vérifications. Vous pouvez ainsi renforcer les contrôles, proposer des formations ciblées et automatiser le respect des règles pour garantir une conformité uniforme.

Une meilleure visibilité en temps réel sur l’état de chaque note de frais réduit les demandes adressées aux équipes financières, permet aux employés de trouver eux-mêmes les informations dont ils ont besoin et aide les responsables à intervenir rapidement en cas de retard. Cette transparence améliore la communication et réduit la frustration liée au remboursement des dépenses dans Brex. ProcessMind fournit une vue objective de bout en bout du parcours de chaque « Identifiant de note de frais », de « Note de frais créée » à « Remboursement effectué ». En visualisant les états actuels et les parcours passés, vous pouvez repérer les mises à jour tardives ou peu claires et améliorer les outils de communication ou l’intégration des systèmes dans votre environnement Brex.

Accélérer le versement des remboursements après approbation améliore nettement la satisfaction des employés et la gestion de la trésorerie. Même après une approbation rapide dans Brex, les retards peuvent éroder la confiance et mettre les employés en difficulté financière. ProcessMind analyse le délai entre « Approuvée par l’équipe financière » et « Remboursement effectué ». L’analyse peut révéler des inefficacités dans les transmissions ou les étapes de traitement, ainsi que des retards manuels ou des problèmes d’intégration des systèmes. Ces résultats vous aident à automatiser ou à revoir le processus pour réduire les délais de versement jusqu’à 40 %.

La suppression des étapes, des réorientations et des approbations redondantes réduit directement le temps de traitement et la charge administrative. Un flux de travail optimisé permet aux notes de frais de progresser efficacement dans Brex, en ne faisant intervenir que les personnes nécessaires. Les coûts opérationnels diminuent et le cycle complet s’accélère. ProcessMind cartographie visuellement toutes les variantes réelles du processus et repère les écarts fréquents par rapport au parcours prévu, comme les boucles inutiles où une « Note de frais est renvoyée pour correction ». Il mesure l’incidence de ces écarts pour vous aider à simplifier les circuits complexes, à regrouper les rôles d’approbation ou à automatiser le traitement de bout en bout.

Réduire le coût total du traitement de chaque note de frais, notamment la main-d’œuvre, l’utilisation des systèmes et les corrections, a une incidence directe sur les résultats de l’entreprise. Une gestion efficace des dépenses dans Brex mobilise moins de ressources pour les tâches administratives et les libère pour des activités plus stratégiques. ProcessMind mesure le temps et les ressources consacrés à chaque activité, de « Note de frais créée » à « Comptabilisation effectuée ». En repérant les activités qui demandent beaucoup d’interventions manuelles, entraînent des reprises fréquentes ou comportent de longues périodes d’inactivité, vous pouvez cibler l’automatisation ou la refonte du processus et réduire sensiblement le coût de chaque note de frais.

La capacité à démontrer le respect intégral des règles financières internes et externes est essentielle pour éviter les sanctions, préserver la réputation de l’organisation et garantir l’intégrité financière. Dans Brex, une piste d’audit complète simplifie les audits et renforce la confiance dans les pratiques de gestion des dépenses. ProcessMind crée un historique inaltérable de chaque étape et de chaque décision du processus associé à l’« Identifiant de note de frais ». Il met en évidence les infractions aux règles et les écarts par rapport aux procédures habituelles, ce qui facilite la création de rapports de conformité et la démonstration du respect des exigences, grâce à l’historique précis des étapes et des personnes responsables.

Répartir plus équitablement les tâches d’approbation des notes de frais entre les approbateurs disponibles évite les goulots d’étranglement dus à la surcharge de certaines personnes ou équipes et contribue à maintenir un rythme d’approbation régulier. Les retards diminuent et l’ensemble de la chaîne d’approbation dans Brex gagne en efficacité, tout en assurant une charge de travail plus soutenable. ProcessMind repère les entités « Approbateur » qui provoquent souvent des retards ou traitent un volume disproportionné de tâches « En attente d’examen par le responsable » ou « En attente d’examen par l’équipe financière ». La visualisation de la répartition de la charge et des performances individuelles vous aide à réaffecter les ressources, à proposer des formations ou à ajuster les niveaux d’approbation.

Réduire les cas de justificatifs manquants ou incomplets limite considérablement les reprises, prévient les problèmes de conformité et garantit l’exactitude des notes de frais. La qualité des données dans Brex s’améliore, les équipes ont moins besoin de relancer les employés pour obtenir des documents et le traitement global s’accélère. ProcessMind repère les événements « Justificatifs joints » manquants ou tardifs par rapport à l’événement « Note de frais soumise », ainsi que les notes souvent « Renvoyées pour correction » en raison de problèmes de justificatifs. L’analyse de ces tendances vous aide à mettre en place de meilleurs contrôles en amont, des rappels aux employés ou des formations pour améliorer la qualité des soumissions dès le départ.

Une catégorisation et une codification exactes des dépenses sont indispensables à la fiabilité des rapports financiers, des budgets et de la conformité fiscale. Les erreurs peuvent entraîner une mauvaise affectation des fonds, des états financiers inexacts et des difficultés lors des audits, ce qui influe directement sur les décisions financières stratégiques prises à partir des données de Brex. ProcessMind analyse les tendances associées aux attributs « Catégorie de dépense » et « Centre de coûts », puis les compare aux circuits d’approbation et aux résultats des audits. Il peut repérer les pratiques de codification incohérentes ou les recatégorisations manuelles fréquentes, afin que vous puissiez préciser les règles, clarifier les consignes ou automatiser les suggestions de codification.

Les 6 étapes pour améliorer la gestion des dépenses

1
Télécharger le modèle
2
Exporter vos données Brex
3
Importer votre jeu de données
4
Analyser votre processus de gestion des dépenses
5
Mettre en œuvre les améliorations prioritaires
6
Suivre votre processus dans Brex
1

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Que faire

Téléchargez le modèle Excel préformaté pour les données de gestion des dépenses. Vous pourrez ainsi structurer correctement les données de Brex pour les analyser.

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Pourquoi est-ce important ?

Une structure de données normalisée est essentielle à une analyse précise et efficace des processus. Elle constitue le point de départ d’analyses fiables.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir pour vos données de dépenses Brex.

VOS DÉCOUVERTES

Découvrez comment accélérer les remboursements dans le processus de gestion des dépenses Brex

ProcessMind révèle le déroulement réel de la gestion des dépenses dans Brex, en visualisant chaque étape et en mettant en évidence les inefficacités. Vous obtenez une vision claire des retards et des risques de non-conformité, pour prendre des décisions éclairées sur les améliorations à apporter.
  • Visualisez les parcours réels d’approbation des dépenses dans Brex
  • Repérez précisément les goulots d’étranglement et les retards dans les flux de travail
  • Repérez les déclarations de dépenses non conformes
  • Optimisez le processus pour accélérer les remboursements et réduire les coûts
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS TYPIQUES

Les résultats obtenus en gestion des dépenses

En appliquant le Process Mining aux données de notes de frais Brex, les organisations comprennent mieux leurs habitudes de dépenses, repèrent les goulots d’étranglement et identifient les possibilités d’optimiser leurs flux de travail. Ces analyses peuvent améliorer sensiblement l’efficacité, la maîtrise des coûts et le respect des règles.

0 % faster
Remboursements plus rapides

Réduction du temps de traitement de bout en bout

Les employés reçoivent leurs remboursements beaucoup plus rapidement, ce qui améliore leur satisfaction et réduit les difficultés financières. Pour y parvenir, il faut repérer et éliminer les goulots d’étranglement lors des étapes d’approbation et de paiement.
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Baisse du taux de rejet

Moins de notes de frais non conformes ou erronées

Moins de notes de frais sont rejetées. Les employés et les approbateurs gagnent du temps, car les reprises diminuent et les demandes respectent les règles de l’entreprise dès leur envoi.
0 % improvement
Meilleur respect des règles

Moins de violations des règles détectées

La part des notes de frais qui ne respectent pas les règles de l’entreprise diminue nettement. Les contrôles internes s’en trouvent renforcés et la gestion financière mieux encadrée. La conformité s’améliore et les risques diminuent.
~ 0 x faster
Approbations simplifiées

Des flux d’approbation simplifiés

Les processus d’approbation gagnent en simplicité : les étapes superflues sont supprimées et les responsables consacrent moins de temps, en moyenne, à l’examen des notes de frais. Le processus devient ainsi plus efficace pour toutes les personnes concernées.
0 % reduction
Réduction des coûts liés aux reprises

Moins de notes de frais renvoyées pour correction

Moins de notes de frais nécessitent des corrections. Les coûts opérationnels diminuent, tout comme le temps consacré auparavant à corriger les erreurs et à traiter les nouveaux envois.

Les résultats varient selon la complexité de votre processus de gestion des dépenses, le niveau d’automatisation actuel et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une note de frais, utilisé comme identifiant principal du cas pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant est essentiel pour suivre tout le cycle de vie d’une note de frais et analyser les temps de cycle, les goulots d’étranglement et les écarts du processus.

Nom d’un événement ou d’une tâche précise survenu au cours du cycle de vie de la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour établir la cartographie du processus et comprendre la séquence des événements que traverse chaque note de frais.

Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement précis a eu lieu.

Pourquoi est-ce important ?

L’horodatage est essentiel au calcul de tous les indicateurs temporels, notamment les temps de cycle et les temps d’attente, qui permettent de repérer les retards.

Montant total de la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut permet d’effectuer des analyses financières, par exemple de repérer les notes de frais d’un montant élevé qui pourraient nécessiter un examen plus approfondi ou un délai d’approbation plus long.

Service de l’employé qui a envoyé la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de filtrer et de comparer les performances du processus entre différentes unités opérationnelles, afin de repérer les problèmes ou les tendances propres à chaque service.

Utilisateur ayant effectué l’activité, par exemple le responsable qui a approuvé la note.

Pourquoi est-ce important ?

Identifie la personne responsable d’une action et permet d’analyser la charge de travail, de suivre les performances et de repérer les goulots d’étranglement à l’échelle individuelle.

Statut actuel de la note de frais dans son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Donne une vue à jour de l’étape à laquelle se trouve une note de frais, une information essentielle pour les Dashboards opérationnels et le suivi des statuts.

Indicateur booléen précisant si la note de frais a été signalée pour une violation des règles.

Pourquoi est-ce important ?

Contribue directement au suivi de la conformité et aide à mesurer l’incidence des violations des règles sur l’efficacité du processus et les reprises.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité correspond au début de la création d’une note de frais par un employé. Le système enregistre l’événement lorsqu’une nouvelle note est créée, soit à l’état de brouillon, soit après l’ajout des premiers frais.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du temps écoulé entre cette étape et l’envoi de la note permet de mieux comprendre les habitudes des employés et les éventuels retards de déclaration des frais.

Cette activité a lieu lorsque l’employé envoie officiellement sa note de frais complétée pour approbation. Cette action, effectuée par l’utilisateur, fait passer le statut de la note de « Brouillon » ou « Ouvert » à « En attente d’approbation ».

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque le début du flux d’approbation. Le temps écoulé entre l’envoi et l’approbation finale constitue une part essentielle du temps de cycle global.

Le responsable de premier niveau a examiné et approuvé la note de frais pour qu’elle poursuive son traitement. Cette décision fait passer la note à l’étape suivante, généralement l’examen par le service financier ou l’approbation automatique.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape marque la fin de la première phase d’approbation. Elle est essentielle pour suivre les temps de cycle d’approbation, la charge de travail des responsables et le « Taux d’approbation dès le premier examen ».

Un approbateur, responsable ou membre du service financier, renvoie la note à l’employé pour correction. Contrairement à un rejet définitif, cette décision lance une boucle de reprise.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité est le principal indicateur des reprises. Il est essentiel d’en suivre la fréquence pour calculer le « Taux de reprise des notes de frais » et alimenter le Dashboard « Analyse des violations des règles et des reprises ».

Le service financier a terminé son examen et donné son approbation finale à la note de frais. Il s’agit de la dernière étape d’approbation avant le traitement du remboursement.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante autorise le paiement. Elle marque la fin du cycle d’approbation complet et le début de la mesure de l’indicateur « Délai d’exécution du remboursement ».

Cette activité marque le versement effectif du remboursement à l’employé. Du point de vue de celui-ci, il s’agit de la dernière étape et de la fin réussie du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’événement de fin qui marque la réussite du processus. Il est nécessaire pour calculer les indicateurs « Temps de cycle moyen de bout en bout » et « Délai d’exécution du remboursement », qui ont une incidence directe sur la satisfaction des employés.

Cette activité correspond à la dernière étape : les données de frais sont enregistrées dans le grand livre de l’entreprise ou dans son ERP. Elle clôt le rapprochement financier de la note de frais.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité confirme que le processus est terminé du point de vue de la comptabilité financière. Un délai entre le remboursement et l’enregistrement comptable peut signaler un problème d’intégration des systèmes ou de flux de travail comptable.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux de transactions de Brex pour visualiser le parcours réel des notes de frais. Il repère les goulots d’étranglement, révèle les écarts par rapport aux règles et met en évidence les problèmes, comme les longs délais d’approbation ou les refus fréquents. Ces analyses vous aident à optimiser les flux de travail et à réduire les coûts de traitement.

Le Process Mining peut révéler les étapes précises qui retardent les approbations et les remboursements, repérer les approbateurs surchargés et mettre en évidence les différences dans l’application des règles. Il aide également à trouver les causes profondes des taux de refus élevés et des réorientations inutiles, afin d’améliorer l’efficacité et la conformité globales.

Vous avez principalement besoin des données du journal d’événements, qui doivent comprendre un identifiant de cas, généralement l’identifiant de la note de frais, le nom de chaque activité et l’horodatage correspondant. Ces données permettent à l’outil de Process Mining de reconstituer le parcours complet de chaque note de frais.

Vous pouvez vous attendre à des approbations plus rapides des notes de frais, à un taux de refus plus faible et à une application plus uniforme des règles. Le Process Mining vous aide à optimiser les flux de travail, à réduire les coûts de traitement et à mieux préparer les audits de conformité. Au final, vous obtenez un processus de gestion des dépenses plus efficace et plus transparent.

L’extraction des données de Brex consiste généralement à utiliser ses fonctionnalités de rapports ou son API pour obtenir des journaux détaillés des activités liées aux notes de frais. Vous devez repérer les champs correspondant à l’identifiant de la note de frais, au nom de l’activité et à l’horodatage de chaque événement. La documentation de Brex ou son assistance peut vous renseigner sur les méthodes d’extraction disponibles.

Les premières analyses peuvent souvent être produites en quelques jours ou quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Le délai dépend principalement de leur extraction, de leur nettoyage et de leur chargement dans un outil de Process Mining. Vous pouvez ensuite analyser les résultats et repérer des pistes d’amélioration concrètes.

Un logiciel spécialisé de Process Mining est nécessaire, mais une fois les données préparées, l’analyse ne requiert généralement pas de compétences avancées en programmation. Une connaissance des principes d’analyse des données et du processus de gestion des notes de frais dans Brex est utile. Certains outils proposent une interface intuitive, adaptée aux équipes métier.

Non. Le Process Mining est une méthode d’analyse non intrusive. Il s’appuie sur les données historiques exportées depuis Brex et n’interfère donc ni avec votre système de gestion des dépenses en production ni avec les activités en cours des utilisateurs. L’analyse est menée indépendamment et fournit des résultats sans perturber les opérations.

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