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Améliorez votre Gestion des dépenses

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les processus de dépenses dans Brex
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Optimisez la gestion des dépenses dans Brex pour accélérer les remboursements

La gestion des dépenses peut dissimuler des inefficacités à l’origine de retards et de risques de non-conformité. Nous vous aidons à localiser précisément les goulots d’étranglement de vos flux de travail d’approbation des dépenses et à définir des améliorations concrètes. Découvrez comment optimiser vos opérations, réduire vos coûts et améliorer la satisfaction de vos collaborateurs.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus de gestion des dépenses dans Brex ?

La gestion des dépenses est une fonction essentielle qui a une incidence directe sur la santé financière, la satisfaction des collaborateurs et la conformité. Même avec une plateforme avancée comme Brex, qui simplifie la gestion des cartes professionnelles, des dépenses et du paiement des factures, des inefficacités peuvent apparaître dans vos flux de travail de gestion des dépenses. Les contrôles manuels, les retards d’approbation et les reprises fréquentes peuvent entraîner des coûts opérationnels importants, frustrer les collaborateurs qui attendent leur remboursement et exposer votre organisation à des risques de non-conformité. Pour identifier ces problèmes coûteux, il est essentiel de comprendre le déroulement réel de vos notes de frais, de leur création jusqu’à leur comptabilisation finale.

Sans vision claire fondée sur les données, les organisations s’appuient souvent sur des témoignages isolés ou des rapports statiques qui ne montrent que des fragments du processus global. Il devient alors difficile de localiser les causes profondes des retards ou des violations de règles. Un processus de gestion des dépenses inefficace dans Brex impose une charge supplémentaire aux équipes financières, affecte la trésorerie et peut réduire la confiance des collaborateurs. Optimiser la gestion des dépenses ne consiste pas uniquement à réduire les coûts. Il s’agit aussi d’améliorer l’expérience des collaborateurs et de garantir l’exactitude des données financières.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité de la gestion des dépenses dans Brex

Le Process Mining offre une nouvelle approche pour améliorer la gestion des dépenses dans Brex. Plutôt que de s’appuyer sur des suppositions, il utilise les données du journal d’événements, notamment les enregistrements des activités réalisées dans Brex, pour reconstituer le processus réel de bout en bout. En analysant la séquence et le moment des événements, comme « Expense Report Created », « Manager Review Pending » et « Reimbursement Executed », vous obtenez une visibilité détaillée sur vos opérations.

Cette capacité d’analyse vous permet de localiser précisément les goulots d’étranglement de vos flux de travail d’approbation des dépenses. Vous voyez exactement à quel endroit une note de frais reste régulièrement bloquée, qu’il s’agisse d’un responsable précis, d’une catégorie de dépenses particulière ou d’une étape comme « Policy Check Performed ». Le Process Mining vous aide à repérer les variations inattendues, les boucles de reprise fréquentes dans lesquelles les notes de frais sont renvoyées plusieurs fois pour correction, ainsi que les écarts de conformité. Il répond concrètement à la question « comment améliorer la gestion des dépenses ? » en montrant les performances et les variations réelles du processus, afin de cibler les efforts d’optimisation.

Principaux leviers pour réduire le temps de cycle de la gestion des dépenses

L’application du Process Mining à vos données Brex révèle de nombreuses possibilités d’amélioration. L’un des principaux objectifs consiste à réduire le temps de cycle global d’une note de frais, de sa soumission à son remboursement. En visualisant les parcours réellement suivis, vous pouvez mettre au jour des inefficacités fréquentes, notamment :

  • Goulots d’étranglement des approbations : identifiez les personnes ou les services qui provoquent régulièrement des retards lors des étapes d’approbation par le responsable ou par les équipes financières. Comprendre ces goulots d’étranglement est essentiel pour réduire le temps de cycle global.
  • Reprises et révisions : analysez les cas où les notes de frais sont souvent renvoyées pour correction, par exemple lorsqu’elles passent de « Finance Rejected » à « Expense Report Sent Back for Revision ». Vous pourrez ainsi repérer les erreurs fréquentes, les informations manquantes ou les problèmes de respect des règles.
  • Conformité aux règles : détectez les écarts par rapport aux parcours d’approbation standard ou les cas où les contrôles sont contournés ou retardés, afin de renforcer la conformité et la préparation aux audits.
  • Possibilités d’automatisation : repérez les étapes manuelles qui pourraient être automatisées dans Brex ou en dehors de Brex, afin de simplifier davantage le processus et de réduire les erreurs humaines.

En vous concentrant sur ces leviers, vous pouvez agir directement sur la réduction du temps de cycle de la gestion des dépenses et rendre le processus plus simple et plus prévisible pour toutes les personnes concernées.

Résultats attendus de vos efforts d’optimisation des processus

L’optimisation de votre processus de gestion des dépenses dans Brex grâce au Process Mining produit des bénéfices importants et mesurables. Vous pouvez notamment obtenir :

  • Un temps de cycle de remboursement réduit : accélérez le remboursement des collaborateurs, améliorez leur satisfaction et réduisez les demandes adressées aux équipes financières.
  • Des coûts opérationnels réduits : diminuez le temps et les ressources consacrés à la gestion, à l’approbation et à l’audit des notes de frais, afin que les équipes financières puissent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.
  • Une conformité renforcée : assurez le respect constant des règles internes relatives aux dépenses et des exigences réglementaires, réduisez les risques financiers et améliorez les résultats des audits.
  • Une satisfaction accrue des collaborateurs : un processus de gestion des dépenses plus rapide, transparent et prévisible améliore sensiblement l’expérience des collaborateurs et renforce la confiance ainsi que la motivation.
  • Une meilleure gestion de la trésorerie : une visibilité accrue sur les remboursements à venir et un traitement simplifié permettent de planifier la trésorerie de façon plus prévisible.

Ces résultats concrets montrent la valeur métier directe d’une compréhension et d’une amélioration de vos flux de travail de gestion des dépenses. Vous ne vous contentez plus de suivre les dépenses : vous optimisez activement l’ensemble du processus.

Commencer à optimiser la gestion des dépenses dans Brex

Optimiser la gestion des dépenses dans Brex est plus accessible qu’il n’y paraît. Grâce au Process Mining, vous transformez les données brutes en analyses concrètes et disposez d’une feuille de route claire pour vos améliorations. Cette approche fondée sur les données réduit les incertitudes et vous permet de prendre des décisions éclairées qui produisent des résultats tangibles pour vos collaborateurs, vos équipes financières et vos résultats. Faites dès aujourd’hui le premier pas vers un système de gestion des dépenses plus efficace, conforme et adapté aux besoins des collaborateurs.

Gestion des dépenses Approbation des dépenses Processus de remboursement Opérations financières Audit de conformité Maîtrise des coûts Remboursement des employés Gestion des dépenses Frais de déplacement Dépenses des employés Notes de frais T&E

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les processus de gestion des dépenses souffrent souvent de délais d’approbation prolongés, ce qui retarde considérablement le remboursement des collaborateurs. Cette situation affecte leur satisfaction et leur motivation, tout en immobilisant la trésorerie plus longtemps que nécessaire. Dans Brex, ces goulots d’étranglement peuvent apparaître à différentes étapes, de l’examen par le responsable jusqu’à l’approbation finale par les équipes financières. ProcessMind localise précisément ces retards et identifie les étapes ou les personnes à l’origine des blocages. En visualisant le déroulement réel des notes de frais, nous vous aidons à repérer les files d’attente inefficaces et à optimiser vos parcours d’approbation pour garantir des remboursements plus rapides et plus prévisibles aux utilisateurs de Brex.

Un nombre important de notes de frais sont régulièrement rejetées ou renvoyées pour correction, ce qui entraîne des reprises frustrantes pour les collaborateurs et les équipes financières. Ces échanges répétés augmentent les coûts opérationnels et prolongent le délai global de traitement dans Brex. Ils révèlent souvent des problèmes sous-jacents liés à la clarté des politiques ou aux pratiques de soumission. ProcessMind vous aide à identifier les causes profondes de ces rejets, qu’il s’agisse de violations fréquentes des politiques, d’informations manquantes ou d’instructions peu claires. En analysant les schémas de rejet, vous pouvez mettre en place des formations ciblées ou ajuster le processus afin de réduire les reprises et d’améliorer le taux d’approbation dès la première soumission.

Malgré des directives claires, les politiques de dépenses sont souvent appliquées de manière incohérente selon les services ou les approbateurs dans Brex. Cette situation peut entraîner un traitement inéquitable, des risques de non-conformité et une maîtrise imprécise des dépenses. Ces écarts compliquent la gouvernance financière et peuvent exposer l’organisation à des audits. ProcessMind fournit une vision objective de l’application réelle des politiques et met en évidence les écarts par rapport au processus prévu. Nous identifions les points où ces incohérences apparaissent et leurs causes, afin de vous aider à standardiser les contrôles de politique, à réduire les risques et à garantir un traitement équitable de toutes les notes de frais.

Les collaborateurs et les équipes financières ont souvent du mal à connaître le statut en temps réel des notes de frais soumises dans Brex. Cette situation entraîne de nombreuses demandes, de la frustration et de l’incertitude quant à la date du remboursement. Sans visibilité claire, il devient difficile de gérer les attentes et de prévoir la trésorerie. ProcessMind crée une cartographie visuelle de bout en bout du parcours de chaque note de frais, afin de rendre immédiatement visibles son statut actuel et les prochaines étapes. Vous n’avez plus à vous fier aux suppositions : vous disposez d’une transparence complète sur le processus et réduisez la charge administrative liée aux demandes de suivi.

Même lorsqu’une note de frais est entièrement approuvée dans Brex, des retards inattendus peuvent survenir avant l’exécution et la comptabilisation du remboursement. Cet écart frustre les collaborateurs qui attendent un paiement rapide et peut compliquer le rapprochement financier. Ces retards peuvent révéler des transmissions manuelles ou des étapes inefficaces après l’approbation. ProcessMind mesure précisément le temps écoulé entre les différentes étapes, notamment entre l’approbation finale et l’exécution du remboursement. En identifiant ces écarts importants, nous vous aidons à optimiser les flux de travail postérieurs à l’approbation et à assurer une transition plus simple entre approbation et paiement.

Au fil du temps, les flux de travail de gestion des dépenses peuvent accumuler des étapes redondantes ou entraîner des réorientations fréquentes et souvent évitables des notes de frais dans Brex. Ces inefficacités ajoutent du temps et des efforts sans créer de valeur, augmentent les coûts opérationnels et ralentissent les remboursements. Elles résultent souvent de l’évolution du processus sans réévaluation régulière. ProcessMind révèle les parcours réellement suivis par les notes de frais et met en évidence les écarts par rapport au processus conçu, notamment les boucles ou les étapes inutiles. En cartographiant ces flux réels, nous vous aidons à repérer et à supprimer les activités superflues, afin d’optimiser le routage des approbations et d’obtenir une efficacité maximale.

L’effet cumulé du travail manuel, des reprises liées aux rejets et des retards de traitement augmente fortement les coûts opérationnels associés à la Gestion des dépenses dans Brex. Ces coûts cachés mobilisent des ressources financières et détournent le temps des équipes de tâches plus stratégiques, ce qui affecte l’efficacité et la rentabilité globales du service. ProcessMind quantifie l’incidence des inefficacités sur vos ressources et identifie les activités particulièrement coûteuses ou chronophages. Nous vous fournissons des analyses fondées sur les données pour réduire les interventions manuelles et mieux répartir les ressources, avec à la clé des économies substantielles.

Lors des audits, les organisations ont souvent du mal à démontrer rapidement et de manière exhaustive leur conformité à l’ensemble des politiques de dépenses et des exigences réglementaires. Reconstituer l’historique complet d’une note de frais, notamment ses approbations et ses contrôles de conformité dans Brex, peut être une tâche manuelle longue et complexe, susceptible d’entraîner des constats d’audit. ProcessMind fournit un enregistrement immuable et chronologique de chaque action effectuée sur une note de frais, de sa soumission à son remboursement. Cette piste d’audit transparente permet de prouver facilement la conformité, en indiquant quand les contrôles de politique ont été réalisés et par qui, ce qui simplifie la préparation et le déroulement des audits.

L’analyse révèle souvent que certaines personnes, certains services ou certains niveaux d’approbation entraînent régulièrement des retards dans le processus de notes de frais de Brex. Ces goulots d’étranglement spécifiques peuvent ralentir l’ensemble du système, créer des retards accumulés et affecter de manière disproportionnée la rapidité des remboursements pour certains collaborateurs ou certaines catégories de dépenses. ProcessMind localise précisément ces goulots d’étranglement et identifie les approbateurs ou les équipes dont les délais de traitement sont anormalement longs ou dont les taux de rejet sont élevés. Ces données permettent de cibler la formation, de mieux répartir la charge de travail ou d’adapter le processus afin de réduire ces points de blocage.

La gestion des dépenses se heurte souvent à la soumission de notes de frais accompagnées de justificatifs manquants, incomplets ou illisibles dans Brex. Cette situation nécessite des relances manuelles, entraîne le rejet de notes de frais et prolonge considérablement le processus d’approbation, ce qui réduit l’efficacité et augmente le risque de non-conformité. ProcessMind suit la fréquence de l’activité « Receipts Attached » par rapport à « Expense Report Submitted », ainsi que les rejets ou les révisions qui suivent. En comprenant les tendances liées aux justificatifs, vous pouvez mettre en place des mesures préventives, comme des consignes de soumission plus claires ou des rappels automatisés, afin d’améliorer la qualité des données dès le départ.

Une catégorisation ou une codification inexacte et incohérente des dépenses dans Brex peut entraîner des erreurs dans les rapports financiers, compliquer l’analyse des coûts et augmenter le temps consacré par les équipes financières aux corrections. La précision budgétaire et les décisions stratégiques en matière de dépenses s’en trouvent affectées, car les données ne reflètent pas fidèlement la nature des dépenses. ProcessMind analyse les parcours et les révisions associés aux attributs « Expense Category » et « Cost Center », afin d’identifier les situations de mauvaise catégorisation les plus fréquentes. En mettant ces tendances en évidence, vous pouvez clarifier les règles de codification et envisager l’automatisation de la catégorisation, pour améliorer l’intégrité des données et la lisibilité financière.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire sensiblement le délai d’approbation des notes de frais, de leur soumission à la validation finale du responsable et de l’équipe financière. Des approbations plus rapides permettent de rembourser les collaborateurs plus tôt, d’améliorer leur satisfaction et de réduire la charge administrative des équipes. Elles libèrent également les fonds plus rapidement et améliorent la liquidité financière globale. ProcessMind identifie les goulots d’étranglement du processus d’approbation dans Brex, en indiquant où les retards se produisent et quelles personnes sont impliquées. En analysant les temps de cycle de chaque activité, comme « Manager Review Pending » ou « Finance Review Pending », vous pouvez repérer les étapes inefficaces et mettre en œuvre des améliorations ciblées, avec la possibilité de réduire les délais d’approbation de 20 à 30 %.

Réduire le nombre de notes de frais rejetées limite les reprises pour les collaborateurs et les approbateurs, tout en économisant un temps et des efforts administratifs importants. Un taux de rejet élevé signale souvent des politiques peu claires, un manque de formation ou des problèmes liés à la qualité de la soumission initiale. Il affecte le moral des collaborateurs et retarde les remboursements légitimes. ProcessMind aide à identifier les causes profondes des rejets en les reliant à des activités précises, comme « Policy Check Performed » ou « Expense Report Sent Back for Revision ». La solution met en évidence les motifs de rejet récurrents, tels que les justificatifs manquants ou les violations de politique, afin de vous permettre d’affiner les consignes, d’améliorer la formation ou d’optimiser l’expérience de soumission dans Brex.

Garantir une application cohérente des politiques de dépenses à tous les services et à tous les collaborateurs est essentiel pour assurer la conformité financière et l’équité. Une application inégale peut entraîner des risques lors des audits, un traitement différencié et une impression de favoritisme, ce qui fragilise la confiance et l’intégrité opérationnelle de votre gestion des dépenses dans Brex. ProcessMind cartographie visuellement les flux réels de dépenses par rapport aux règles de politique définies. La solution identifie les écarts, par exemple lorsqu’un « Policy Violation Flag » est déclenché alors que la dépense est approuvée, ou lorsque certains approbateurs contournent régulièrement les contrôles. Cette visibilité vous permet de renforcer les contrôles, de proposer des formations ciblées et d’automatiser le respect des politiques, afin de garantir une conformité uniforme.

Une meilleure visibilité sur le statut en temps réel de chaque note de frais réduit les demandes adressées aux équipes financières, donne aux collaborateurs accès à des informations en libre-service et permet aux responsables d’intervenir rapidement en cas de retard. Cette transparence améliore la communication et réduit les frustrations liées au processus de remboursement des dépenses dans Brex. ProcessMind fournit une vue objective et de bout en bout du parcours de chaque « Expense Report ID », de « Expense Report Created » à « Reimbursement Executed ». En visualisant les états actuels et les parcours historiques, vous pouvez repérer les mises à jour de statut lentes ou peu claires et améliorer les outils de communication ou l’intégration des systèmes dans votre environnement Brex.

Accélérer l’exécution effective des remboursements après leur approbation améliore nettement la satisfaction des collaborateurs et la gestion de la trésorerie. Même après l’approbation, les retards peuvent éroder la confiance et créer des difficultés financières pour les collaborateurs, malgré l’efficacité des étapes précédentes dans Brex. ProcessMind analyse le délai entre « Finance Approved » et « Reimbursement Executed ». La solution peut révéler des inefficacités opérationnelles lors du transfert ou du traitement, en identifiant les retards manuels ou les points d’intégration qui ralentissent le processus. Ces analyses permettent d’automatiser ou de repenser le processus afin de réduire les délais de paiement jusqu’à 40 %.

La suppression des étapes inutiles, des réorientations et des approbations redondantes dans les flux de travail d’approbation réduit directement le temps de traitement et la charge administrative. Un flux de travail optimisé permet aux notes de frais de progresser efficacement dans Brex, en ne sollicitant que les personnes nécessaires. Les coûts opérationnels diminuent et l’ensemble du cycle s’accélère. ProcessMind cartographie visuellement toutes les variantes réelles du processus et identifie les écarts fréquents par rapport au parcours idéal, comme les boucles inutiles « Expense Report Sent Back for Revision ». Vous pouvez en mesurer l’impact, simplifier les parcours complexes, regrouper les rôles d’approbation ou introduire une automatisation pour un traitement de bout en bout.

Réduire le coût total associé au traitement de chaque note de frais, notamment la main-d’œuvre, l’utilisation des systèmes et les corrections, a un effet direct sur les résultats de l’entreprise. Une gestion efficace des dépenses dans Brex mobilise moins de ressources pour les tâches administratives et les rend disponibles pour des activités plus stratégiques. ProcessMind mesure le temps et les ressources consommés à chaque activité, de « Expense Report Created » à « Accounting Posted ». En identifiant les activités qui nécessitent beaucoup d’interventions manuelles, génèrent de nombreuses reprises ou comportent de longues périodes d’attente, la solution vous aide à cibler l’automatisation ou la refonte du processus et à réaliser des économies importantes sur chaque note de frais.

Renforcer la capacité à démontrer une conformité complète aux réglementations financières internes et externes est essentiel pour éviter les sanctions, préserver la réputation de l’entreprise et garantir l’intégrité financière. Une piste d’audit fiable dans Brex simplifie les audits et renforce la confiance dans les pratiques de gestion des dépenses. ProcessMind crée une piste d’audit immuable de chaque étape et de chaque décision du processus « Expense Report ID ». La solution met en évidence les violations de politique et les écarts par rapport aux procédures standard, ce qui facilite la génération de rapports de conformité et la démonstration du respect des réglementations grâce à la séquence exacte des actions et à l’identification des responsables.

Répartir plus équitablement les tâches d’approbation des notes de frais entre les approbateurs disponibles évite les goulots d’étranglement causés par des personnes ou des équipes surchargées et garantit un rythme d’approbation régulier. Cette approche limite les retards et améliore l’efficacité de l’ensemble de la chaîne d’approbation des dépenses dans Brex, tout en assurant une charge de travail plus soutenable pour les équipes. ProcessMind identifie les entités « Approver » qui entraînent régulièrement des retards ou reçoivent un volume disproportionné de tâches « Manager Review Pending » ou « Finance Review Pending ». En visualisant la répartition de la charge et les performances individuelles, vous pouvez réaffecter les ressources, proposer des formations supplémentaires ou ajuster les hiérarchies d’approbation afin d’optimiser le flux.

Réduire les cas de justificatifs manquants ou incomplets limite considérablement les reprises, évite les problèmes de conformité et garantit l’exactitude des rapports de dépenses. La qualité des données dans Brex s’améliore, tandis que la charge administrative liée aux relances auprès des collaborateurs diminue, ce qui accélère le traitement global. ProcessMind identifie les événements « Receipts Attached » manquants ou tardifs par rapport à « Expense Report Submitted », ainsi que les notes de frais fréquemment renvoyées avec le statut « Sent Back for Revision » en raison de problèmes documentaires. En analysant ces tendances, vous pouvez mettre en place de meilleurs contrôles en amont, des rappels aux collaborateurs ou des formations pour améliorer la qualité des soumissions initiales.

Une catégorisation et une codification précises des dépenses sont fondamentales pour établir des rapports financiers fiables, préparer les budgets et respecter les obligations fiscales. Les erreurs peuvent entraîner une mauvaise affectation des fonds, des états financiers inexacts et des difficultés lors des audits, avec un impact direct sur les décisions financières stratégiques prises à partir des données de Brex. ProcessMind analyse les tendances des attributs « Expense Category » et « Cost Center » et les met en relation avec les parcours d’approbation et les résultats des audits. La solution peut mettre en évidence les pratiques de codification incohérentes ou les situations de recatégorisation manuelle fréquente, afin de vous permettre d’affiner les règles, de fournir des consignes plus claires ou d’automatiser les suggestions de codification.

Le parcours d’amélioration de la gestion des dépenses en 6 étapes

1

Télécharger le modèle
2

Exporter vos données Brex
3

Importer votre jeu de données
4

Analyser votre processus de dépenses
5

Mettre en œuvre les améliorations prioritaires
6

Suivre votre processus Brex
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel préformaté conçu pour les données de gestion des dépenses. Il garantit que vos données Brex sont correctement structurées pour l’analyse.

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Pourquoi c’est important

Une structure de données standardisée est essentielle pour analyser les processus avec précision et efficacité. Elle constitue la base d’analyses fiables.

Résultat attendu

Un modèle Excel prêt à remplir pour vos données de dépenses Brex.

VOS DÉCOUVERTES

Découvrez les secrets du flux de dépenses Brex pour accélérer les remboursements

ProcessMind révèle le fonctionnement réel de votre Gestion des dépenses dans Brex, en visualisant chaque étape et en mettant au jour les inefficacités. Vous obtenez une vision claire des retards et des risques de Conformité, afin d'optimiser vos processus sur la base de faits.
  • Visualisez les parcours réels d'approbation des dépenses Brex
  • Identifiez précisément les goulots d’étranglement et les retards des flux de travail
  • Repérez les demandes de dépenses non conformes
  • Optimisez vos processus pour accélérer les remboursements et réduire les coûts
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RÉSULTATS HABITUELS

Ce que les organisations obtiennent dans la gestion des dépenses

En appliquant le Process Mining à vos données de dépenses Brex, vous obtenez une vision claire des habitudes de dépenses, identifiez les goulots d’étranglement et repérez les possibilités de simplification des flux de travail. Ces analyses améliorent sensiblement l’efficacité, le contrôle des coûts et la conformité aux règles.

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Des remboursements plus rapides

Réduction du délai de traitement de bout en bout

Les collaborateurs reçoivent leurs remboursements beaucoup plus rapidement, ce qui améliore leur satisfaction et réduit leurs difficultés financières. Ce résultat est obtenu en identifiant et en supprimant les goulots d’étranglement lors des étapes d’approbation et de paiement.
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Réduction du taux de rejet

Diminution des notes de frais non conformes ou erronées

Moins de notes de frais sont rejetées, ce qui fait gagner du temps aux collaborateurs comme aux approbateurs en réduisant les reprises et en garantissant la conformité des soumissions aux politiques dès le départ.
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Meilleur respect des politiques

Moins de violations de politique détectées

La proportion de notes de frais qui enfreignent les politiques de l’entreprise diminue sensiblement. Les contrôles internes sont renforcés et la gouvernance financière s’améliore. La conformité globale progresse et les risques diminuent.
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Des approbations simplifiées

Des flux de travail d’approbation simplifiés

Les processus d’approbation deviennent moins complexes : les étapes inutiles sont supprimées et le temps moyen consacré par les responsables à l’examen des notes de frais diminue. Le processus gagne ainsi en efficacité pour toutes les personnes concernées.
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Réduction des coûts de reprise

Diminution des notes de frais renvoyées pour révision

Moins de notes de frais nécessitent des révisions, ce qui permet de réaliser des économies importantes sur les coûts opérationnels et le temps auparavant consacré à la correction des erreurs et aux nouvelles soumissions.

Les résultats varient selon la complexité de votre processus de dépenses, le niveau actuel d’automatisation et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les Attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l'analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une note de frais, utilisé comme identifiant principal du dossier pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Cet identifiant est essentiel pour suivre l’ensemble du cycle de vie d’une note de frais et analyser les temps de cycle, les goulots d’étranglement et les écarts du processus.

Nom d’un événement ou d’une tâche spécifique survenu au cours du cycle de vie de la note de frais.

Pourquoi c’est important

Cet attribut est essentiel pour créer la cartographie du processus et comprendre la séquence d’événements que suit chaque note de frais.

Horodatage indiquant le moment où une activité ou un événement spécifique s’est produit.

Pourquoi c’est important

L’horodatage est essentiel au calcul de tous les indicateurs fondés sur le temps, notamment les durées de cycle et les temps d’attente, qui sont importants pour identifier les retards.

Valeur monétaire totale de la note de frais.

Pourquoi c’est important

Cet attribut permet d’effectuer des analyses financières, par exemple d’identifier les notes de frais à montant élevé qui peuvent nécessiter un contrôle plus approfondi ou des délais d’approbation plus longs.

Service auquel appartient le salarié ayant soumis la note de frais.

Pourquoi c’est important

Permet de filtrer et de comparer la performance du processus entre différentes unités opérationnelles, afin d’identifier les problèmes ou tendances propres à chaque service.

Utilisateur ayant effectué l’activité, par exemple le responsable qui a approuvé la note.

Pourquoi c’est important

Identifie la personne responsable d’une action et permet d’analyser la charge de travail, de suivre les performances et de repérer les goulots d’étranglement à l’échelle individuelle.

Statut actuel de la note de frais dans son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue actuelle de la position d’une note de frais dans le flux de travail, ce qui est essentiel pour les Dashboards opérationnels et le suivi des statuts.

Indicateur booléen précisant si la note de frais a été signalée pour violation de la politique.

Pourquoi c’est important

Contribue directement au suivi de la conformité et permet de mesurer l’impact des violations de la politique sur l’efficacité du processus et les reprises.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début d’une note de frais créée par un collaborateur. Le système enregistre cet événement lorsqu’un nouvel enregistrement de note de frais est généré, sous forme de brouillon ou avec les premiers éléments de dépense.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus. L’analyse du délai entre ce point et la soumission permet de mieux comprendre le comportement des collaborateurs et les éventuels retards dans la déclaration des dépenses.

Cette activité se produit lorsque le collaborateur soumet officiellement la note de frais complétée pour approbation. Il s’agit d’une action clé initiée par l’utilisateur, qui fait passer le statut de « Draft » ou « Open » à « Pending Approval ».

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui lance officiellement le flux de travail d’approbation. Le temps écoulé entre la soumission et l’approbation finale constitue une composante essentielle du temps de cycle global.

Le responsable de premier niveau a examiné la note de frais et l’a approuvée pour la suite du traitement. Il s’agit d’un point de décision important qui fait passer la note à l’étape suivante, généralement l’examen financier ou l’approbation automatique.

Pourquoi c’est important

Cette étape marque la fin de l’approbation initiale. Elle est essentielle pour suivre les temps de cycle des approbations, la charge de travail des responsables et le « First-Pass Approval Rate ».

Un approbateur, responsable ou membre de l’équipe financière, renvoie la note au collaborateur pour correction. Cette action se distingue d’un rejet définitif et déclenche une boucle de reprise.

Pourquoi c’est important

Cette activité est le principal indicateur de reprise. Le suivi de sa fréquence est essentiel pour le KPI « Expense Report Rework Rate » et le Dashboard « Policy Violation & Rework Analysis ».

Le service financier a terminé son examen et accordé l’approbation finale de la note de frais. Il s’agit de la dernière étape d’approbation avant le traitement du remboursement.

Pourquoi c’est important

Cette étape importante autorise le paiement. Elle constitue le point final pour mesurer le cycle complet d’approbation et le point de départ pour mesurer le KPI « Reimbursement Execution Lag ».

Cette activité marque le moment où le paiement est effectivement versé au salarié. Il s’agit de la dernière étape du point de vue du salarié et de la clôture réussie du processus.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du point de terminaison principal du processus en cas de réussite. Il est nécessaire pour calculer les KPI « Durée moyenne du cycle de bout en bout » et « Délai d’exécution du remboursement », qui ont un impact direct sur la satisfaction des salariés.

Représente la dernière étape, au cours de laquelle les données de dépenses sont correctement enregistrées dans le grand livre de l’entreprise ou dans son système ERP. Cette étape clôt le rapprochement financier de la note de frais.

Pourquoi c’est important

Cette activité confirme que le processus est terminé du point de vue de la comptabilité financière. Les retards entre le remboursement et la comptabilisation peuvent révéler des problèmes d’intégration des systèmes ou de flux de travail comptables.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les journaux de transactions Brex afin de visualiser le déroulement réel des notes de frais. Il identifie les goulots d’étranglement, révèle les écarts par rapport aux règles et localise les problèmes tels que les cycles d’approbation longs ou les rejets fréquents. Ces analyses vous permettent d’optimiser vos flux de travail et de réduire les coûts de traitement.

Le Process Mining peut révéler les étapes exactes qui retardent les approbations et les remboursements, identifier les approbateurs surchargés et mettre en évidence l’application incohérente des politiques. Il aide également à déterminer les causes profondes des taux de rejet élevés et des réorientations inutiles, pour améliorer l’efficacité globale et la conformité.

Vous avez principalement besoin de données de journal d’événements comprenant un identifiant de cas, généralement l’Expense Report ID, le nom d’une activité pour chaque étape et l’horodatage de chaque activité. Ces données permettent à l’outil de Process Mining de reconstituer le parcours complet de chaque note de frais.

Vous pouvez vous attendre à des approbations de notes de frais plus rapides, à un taux de rejet inférieur et à une application plus constante des règles. Le Process Mining aide à optimiser les flux de travail, à réduire les coûts de traitement et à mieux préparer les audits de conformité. Il contribue ainsi à un processus de gestion des dépenses plus efficace et plus transparent.

L’extraction des données depuis Brex consiste généralement à utiliser ses fonctions de reporting ou son accès API afin d’obtenir les journaux détaillés des activités liées aux notes de frais. Vous devrez repérer les champs correspondant à l’identifiant de la note de frais, au nom de l’activité et à l’horodatage de chaque événement. La documentation ou l’assistance Brex peut fournir des méthodes d’extraction précises.

Les premières analyses peuvent souvent être produites en quelques jours à quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Le délai concerne principalement l’extraction, le nettoyage et le chargement des données dans un outil de Process Mining. L’analyse complémentaire et l’identification de recommandations concrètes viennent ensuite.

Un logiciel spécialisé de Process Mining est nécessaire, mais une expertise approfondie en programmation n’est généralement pas requise pour l’analyse une fois les données préparées. Une connaissance des principes d’analyse des données et de votre processus de dépenses Brex est utile. Certains outils proposent des interfaces intuitives destinées aux utilisateurs métier.

Non. Le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive. Il analyse les exportations historiques de données provenant de Brex et n’interfère donc ni avec votre système de gestion des dépenses en production ni avec les activités en cours des utilisateurs. L’analyse s’effectue indépendamment, sans perturber les opérations.

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