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구매 대금 지급 요청 프로세스 개선하기

Dynamics 365에서 구매 요청을 최적화하는 6단계 가이드입니다.

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구매부터 지급까지: 구매 요청

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과제(11)목표(10)6단계 미리보기 결과 데이터 자주 묻는 질문(4)

Dynamics 365에서 구매 요청 승인 속도 높이기

구매 요청 프로세스에서는 승인 지연과 규정 준수 문제가 발생하기 쉽습니다. ProcessMind를 사용하면 요청 생성 및 승인 워크플로에서 병목이 발생하는 지점을 빠르게 찾을 수 있습니다. 비효율적인 부분을 파악해 실질적인 개선을 적용하면 효율성을 높이고 조직 전반에서 조달 업무를 적시에 진행할 수 있습니다.

사전 구성된 데이터 템플릿을 다운로드하고 일반적인 과제를 해결해 효율성 목표를 달성하세요. 6단계 개선 계획을 따르고 데이터 템플릿 가이드를 참고해 운영을 개선하세요.

자세한 설명 보기

구매 요청 프로세스 최적화가 중요한 이유

구매부터 지급까지 이어지는 프로세스에서 구매 요청은 조달 주기의 첫 단계입니다. 비즈니스 요구가 상품과 서비스에 대한 공식 요청으로 전환되는 단계이기도 합니다. 효율적이고 규정을 준수하며 투명한 구매 요청 프로세스는 효과적인 재무 관리와 유연한 운영을 뒷받침합니다. Microsoft Dynamics 365에서는 복잡한 워크플로, 여러 승인 단계, 많은 요청으로 인해 구매 요청을 효율적으로 관리하기 어려울 수 있습니다.

이 단계의 비효율은 구매부터 지급까지 전체 프로세스에 영향을 미칠 수 있습니다. 구매 요청 승인이 늦어지면 필요한 리소스 확보도 늦어져 프로젝트와 생산에 차질이 생기거나 고객 만족도가 낮아질 수 있습니다. 또한 가시성이 부족하면 규정을 따르지 않는 지출, 비용 절감 기회 상실, 불필요한 행정 업무로 이어질 수 있습니다. 구매 요청 프로세스를 파악하고 개선하면 업무 처리 속도를 높이고 비용을 줄이며 재무 통제를 강화할 수 있습니다.

process mining으로 구매 요청 분석하기

기존의 프로세스 성과 분석은 추정이나 수작업 데이터 수집에 의존하는 경우가 많아 전체 상황을 파악하기 어렵습니다. process mining은 Microsoft Dynamics 365의 실제 이벤트 로그 데이터를 활용해 프로세스를 분석합니다. 추측에 의존하지 않고 구매 요청 프로세스가 실제로 어떻게 진행되는지 객관적인 데이터로 확인할 수 있습니다.

ProcessMind는 구매 요청 생성부터 최종 처리까지 주요 활동과 속성을 추출해 각 요청의 전체 흐름을 시각화합니다. Dynamics 365 데이터를 자세히 분석하면 승인 경로의 차이를 정확히 파악하고, 진행을 늦추는 숨은 병목과 반복 작업, 눈에 띄지 않게 발생하는 승인되지 않은 변경을 찾아낼 수 있습니다. 실제 업무 흐름을 보여 주므로 경험에 따른 추정에서 벗어나 지연, 반려 또는 표준 운영 절차와 다른 흐름이 발생한 시점과 원인을 확인할 수 있습니다.

구매 요청 워크플로의 주요 개선 영역

process mining을 활용하면 구매 요청 프로세스의 여러 주요 영역에서 개선에 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.

승인 소요 시간 단축: 승인 과정에서 지연을 일으키는 단계와 담당자를 정확히 파악합니다. 복잡한 다단계 워크플로나 특정 승인자 때문에 승인을 기다리는 시간이 길어진 요청을 확인할 수 있습니다. 이를 바탕으로 승인 절차를 효율화할 수 있습니다.
규정 준수 확인: 필수 승인 단계를 건너뛰거나, 적절한 승인 없이 지출 한도를 초과하거나, 데이터를 잘못 입력하는 등 구매 정책에서 벗어난 사례를 자동으로 찾아냅니다. Microsoft Dynamics 365에서 모든 구매 요청이 조직의 내부 통제와 규제 요건을 따르는지 확인할 수 있습니다.
구매 요청 생성 간소화: 일부 요청이 여러 차례 수정되거나 초기에 자주 반려되는 이유를 파악합니다. 이를 통해 교육이 필요한 부분을 찾고, 제출 지침을 명확히 하거나, 양식 항목을 간소화해 P2P 주기 초반의 오류와 재작업을 줄일 수 있습니다.
리소스 배분 최적화: 프로세스 흐름을 시각화해 불필요한 수작업 개입, 반복 작업, 잦은 후속 확인 등으로 인력이 비효율적으로 투입되는 지점을 파악할 수 있습니다. 해당 영역을 개선하면 전략 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

측정 가능한 성과와 효과

process mining으로 얻은 분석 결과를 구매 요청 프로세스에 적용하면 다음과 같은 개선 효과를 측정할 수 있습니다.

구매 요청부터 구매 주문까지의 소요 시간 단축: 조달 프로세스 전반을 앞당겨 상품과 서비스를 더 빠르게 확보합니다.
운영 비용 절감: 행정 업무를 줄이고 재작업과 리소스 낭비를 없애 직접적인 비용 절감으로 이어지게 합니다.
규정 준수율 향상: 모든 구매 요청이 회사 정책과 규제 요건을 따르도록 사전에 관리해 감사 위험을 줄이고 거버넌스를 강화합니다.
이해관계자 만족도 향상: 승인 속도가 빨라지고 프로세스가 투명해져 요청자, 승인자, 조달팀의 만족도가 높아집니다.
더 나은 전략적 의사결정: 신뢰할 수 있는 데이터 기반 분석 결과를 활용해 Microsoft Dynamics 365의 향후 프로세스 설계와 기술 투자에 관한 의사결정을 지원합니다.

지금 구매 요청 프로세스 개선을 시작하세요

구매 요청 지연과 규정 준수 문제의 원인을 추측하는 대신, process mining으로 Microsoft Dynamics 365의 구매 요청 프로세스를 명확히 파악하고 개선에 필요한 정보를 얻으세요. 데이터를 활용해 조달 운영의 효율성을 높이고 규정을 준수하며 비용을 절감할 수 있습니다. 숨은 개선 기회를 찾고 조직 전반의 지속적인 개선을 추진하세요.

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일반적인 문제와 과제

현재 겪고 있는 과제 선택

구매 요청이 승인 대기열에 오래 머물면 기한을 놓치고 상품과 서비스의 조달 기간이 길어집니다. 이는 운영 효율을 떨어뜨리고 공급업체와의 관계를 해치거나 중요한 업무를 지연시킬 수 있습니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스에서 병목을 일으키는 승인 단계나 승인자를 찾아내고, Microsoft Dynamics 365에서 워크플로를 효율화해 요청을 더 빠르게 처리할 수 있는 지점을 보여 줍니다.

최초 제출 후 여러 차례 수정되는 구매 요청은 초기 오류나 정보 누락, 변경된 요구 사항을 나타낼 수 있습니다. 반복되는 재작업은 시간과 리소스를 소모해 조달 주기를 늘리고 행정 업무를 가중합니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스의 수정 반복 흐름과 일반적인 원인을 파악해 Microsoft Dynamics 365에서 양식 항목과 승인 조건을 개선하고 정확도를 높일 수 있도록 지원합니다.

구매 요청이 필수 승인 단계를 건너뛰거나 표준 경로를 벗어나면 규정 준수 위험, 승인되지 않은 지출, 감사 지적이 발생할 수 있습니다. 이는 내부 통제를 약화하고 조직을 재무 위험에 노출시키며 정책 준수 여부를 확인하기 어렵게 합니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스의 실제 경로를 정해진 정책과 비교해 시각화하고, Microsoft Dynamics 365에서 편차와 규정을 따르지 않은 승인을 보여 줍니다.

많은 구매 요청에 불필요한 수작업 개입이나 반복 입력이 발생해 자동으로 이어지는 처리가 어려워지고 오류 가능성도 커집니다. 이로 인해 비효율과 운영 비용이 늘고 전략 업무에 쓸 시간이 줄어듭니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스의 활동을 분석해 자동화 기회를 찾고, Microsoft Dynamics 365에서 수작업 접점을 줄여 요청 처리를 앞당길 수 있도록 지원합니다.

상당수 구매 요청이 여러 승인 단계에서 반려되어 요청자가 처음부터 다시 시작하거나 재제출해야 합니다. 이로 인해 모든 관계자가 불편을 겪고 필요한 품목의 조달이 늦어지며 요청자와 승인자의 업무가 낭비됩니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스에서 반려가 잦은 이유와 단계를 찾아 Microsoft Dynamics 365에서 맞춤형 교육이나 정책 조정을 추진할 수 있도록 지원합니다.

승인된 구매 요청도 해당 구매 주문이 생성되기까지 상당한 시간이 걸리는 경우가 많아 배송 일정과 공급업체와의 약속에 영향을 줍니다. 이 병목은 재고 부족과 기회 상실로 이어지고 운영의 연속성을 해칠 수 있습니다. ProcessMind는 구매 요청 승인부터 구매 주문 생성까지 걸리는 시간을 측정해 Microsoft Dynamics 365에서 이러한 지연의 근본 원인을 찾아냅니다.

특정 승인 단계나 승인자가 반복적으로 병목을 일으켜 구매 요청의 대기 시간이 지나치게 길어질 수 있습니다. 이로 인해 조달 주기 전체가 늦어지고 이해관계자의 불만이 커지며 구매 업무의 효율이 떨어집니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스의 승인 경로를 시각화하고 지연을 일으키는 단계나 담당자를 찾아 Microsoft Dynamics 365에서 집중적으로 개선할 수 있도록 지원합니다.

제출 후 또는 일부 승인된 뒤 철회되는 구매 요청이 많다면 비즈니스 요구 변경, 초기 요청 오류 또는 과도한 지연이 원인일 수 있습니다. 결국 진행되지 않은 요청에 리소스를 투입한 셈이므로 조달팀의 시간과 노력이 낭비됩니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스에서 철회로 이어지는 패턴을 분석해 근본 문제를 파악하고 Microsoft Dynamics 365에서 최초 요청의 품질을 높일 수 있도록 지원합니다.

구매 요청이 문서화되지 않은 비효율적인 경로를 따르며 정해진 표준 흐름에서 크게 벗어나는 경우가 많습니다. 표준화가 부족하면 예측이 어려워지고 규정 준수 위험과 운영 복잡성이 커져 성과 관리가 어려워집니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스의 실제 변형 경로를 모두 찾아 이상적인 경로와의 차이를 드러내고, Microsoft Dynamics 365에서 표준화가 필요한 영역을 파악합니다.

요청자가 실제로 긴급하지 않은 구매 요청에도 '긴급'으로 표시해 표준 대기열을 우회하고 우선 처리 채널에 부담을 주는 경우가 많습니다. 이로 인해 긴급 표시의 의미가 약해지고 실제 긴급 요청의 처리가 늦어지며 기존 우선순위 체계가 무너질 수 있습니다. ProcessMind는 Microsoft Dynamics 365의 구매 요청 프로세스에서 긴급도와 실제 처리 시간을 비교해 오용 패턴을 찾아냅니다.

구매 요청 과정에서 추가 정보 요청이나 반복 수정 등 요청자와 승인자 간의 확인이 여러 차례 오가는 경우가 많습니다. 이로 인해 처리 기간이 길어지고 관계자의 불만이 커지며 구매 프로세스에 대한 사용자 만족도가 낮아집니다. ProcessMind는 구매 요청 프로세스에서 반복 작업을 일으키는 단계와 속성을 찾아 Microsoft Dynamics 365의 요청자 경험을 개선할 수 있도록 지원합니다.

일반적인 목표

성공의 기준 정의

구매 요청 제출부터 최종 승인까지 걸리는 시간을 줄이는 것이 목표입니다. 승인 시간이 단축되면 조달 기간이 줄어 필요한 상품과 서비스를 더 빠르게 확보할 수 있으며, Microsoft Dynamics 365에서 프로젝트 일정과 운영의 연속성에도 긍정적인 영향을 줍니다.
ProcessMind는 구매 요청의 전체 승인 흐름을 분석해 지연을 일으키는 활동, 사용자, 부서를 찾아냅니다. 흐름의 차이를 시각화하고 병목을 파악해 승인 워크플로를 개선할 수 있습니다. 단계를 간소화하거나 리소스를 재배치할 기회를 찾아 승인 시간을 20-40% 줄일 수 있습니다.

수정이나 재제출 없이 한 번에 승인되는 구매 요청의 비율을 높이는 것이 목표입니다. 최초 승인율이 높아지면 재작업과 행정 부담이 줄고 구매부터 지급까지의 프로세스가 빨라져 Microsoft Dynamics 365에서 조달 업무를 효율적으로 운영할 수 있습니다.
ProcessMind는 이벤트 로그를 분석해 반려와 수정이 발생하는 일반적인 원인을 찾습니다. 특정 부서나 품목 범주처럼 규정 미준수 또는 제출 정보 누락으로 이어지는 패턴을 파악해 맞춤형 교육과 프로세스 조정을 추진하고 최초 승인율을 높일 수 있습니다.

공식 절차에서 벗어나거나 비공식적으로 진행되는 경로를 줄여 모든 구매 요청이 일관되고 효율적으로 처리되도록 하는 것이 목표입니다. 표준화된 프로세스는 예측 가능성을 높이고 오류를 줄이며 Microsoft Dynamics 365의 구매 요청 전체 주기에서 규정 준수를 강화합니다.
ProcessMind는 실제 프로세스의 모든 변형을 자동으로 찾아 이상적인 모델과 비교합니다. 각 편차의 빈도와 영향을 시각화해 표준에서 벗어나는 행동의 근본 원인을 파악할 수 있습니다. 이를 바탕으로 모범 사례를 정착시키고 더 견고하고 표준화된 구매 요청 워크플로를 설계할 수 있습니다.

구매 요청의 최종 승인부터 해당 구매 주문 생성까지 걸리는 시간을 줄이는 것이 목표입니다. 이 중요한 인계가 빨라지면 실제 구매가 지연되지 않고 비즈니스 요구를 제때 충족하며 Microsoft Dynamics 365에서 구매부터 지급까지의 프로세스 효율을 높일 수 있습니다.
ProcessMind는 승인된 구매 요청부터 구매 주문 생성까지의 전체 흐름을 매핑해 지연을 일으키는 대기열, 수동 전달, 특정 조건을 찾아냅니다. 전환 과정의 병목을 파악해 인계 절차를 효율화할 수 있으며, 전환 시간을 최대 30% 줄일 수 있습니다.

모든 구매 요청이 회사의 구매 정책과 규제 요건을 준수하도록 하는 것이 목표입니다. 규정 준수가 강화되면 재무 위험과 승인되지 않은 지출을 줄이고 Microsoft Dynamics 365의 구매 요청 프로세스에서 내부 통제를 강화할 수 있습니다.
ProcessMind는 사전에 정한 규칙과 정책에 따라 구매 요청의 전체 주기를 모니터링하고, 규정을 따르지 않는 경로나 활동을 자동으로 찾아냅니다. 필수 승인 단계를 건너뛰거나 데이터가 누락된 사례를 식별해 감사에 필요한 명확한 근거를 제공하고 규정 준수 기준을 선제적으로 적용할 수 있도록 지원합니다.

최초 제출 후 구매 요청을 수정하는 빈도를 줄이는 것이 목표입니다. 수정이 줄면 재작업이 감소하고 처리가 빨라지며 효율성이 높아져 Microsoft Dynamics 365를 사용하는 조달 부서의 시간과 리소스를 절약할 수 있습니다.
ProcessMind는 수정이 발생하는 프로세스 단계와 초기 데이터 입력 오류, 불명확한 요구 사항 등의 원인을 찾아냅니다. 이러한 패턴을 분석해 초기 데이터 품질, 양식 설계, 교육을 개선할 기회를 파악하고 근본 원인을 해결해 수정률을 낮출 수 있습니다.

Microsoft Dynamics 365 Finance GL 모듈의 구매 요청 프로세스에서 불필요한 수작업을 찾아 자동화된 워크플로로 대체하는 것이 목표입니다. 반복 작업을 자동화하면 사람의 실수를 줄이고 처리 속도를 높일 수 있으며, 직원이 더 높은 부가가치를 창출하는 업무에 집중할 수 있습니다.
ProcessMind는 구매 요청부터 대금 지급까지의 프로세스에서 수작업이 필요한 지점과 활동을 시각화합니다. 각 수작업에 소요되는 시간과 리소스를 측정해 자동화 우선순위를 정할 수 있도록 돕습니다. 자동화 도입의 효과도 측정해 효율성 개선 여부를 확인할 수 있습니다.

이 목표는 구매 요청 워크플로에서 반복적으로 지연을 일으키는 승인 단계나 담당자를 찾아 문제를 해결하는 데 중점을 둡니다. 해당 병목을 해소하면 승인 절차가 원활해지고 처리 속도가 빨라져 Microsoft Dynamics 365에서 구매 요청이 중요한 단계에 멈춰 서는 일을 줄일 수 있습니다.
ProcessMind는 각 활동의 처리 시간과 단계 간 대기 시간을 자세히 분석해 승인 워크플로의 병목 지점을 정확히 찾아냅니다. 구매 요청을 자주 지연시키는 승인 단계나 승인자를 확인하고, 업무량 재분배나 추가 교육과 같은 맞춤형 해결책을 마련할 수 있습니다.

구매 요청에 지정한 긴급도 등급을 적절하고 효과적으로 활용해, 정당한 사유 없이 신속 처리를 요청하는 일을 방지하는 것이 목표입니다. 긴급도 등급을 올바르게 적용하면 Microsoft Dynamics 365에서 중요한 구매는 신속히 처리하면서 모든 요청을 공정하게 다룰 수 있습니다.
ProcessMind는 지정된 긴급도 등급과 실제 처리 시간의 관계를 분석합니다. 높은 긴급도가 지정됐지만 처리가 빨라지지 않은 사례나, 낮은 긴급도 요청이 우선 처리된 사례를 확인할 수 있습니다. 오용 패턴을 파악하고 데이터에 근거해 정책을 개선하면 긴급도 등급이 실제 업무상 필요를 반영하도록 관리할 수 있습니다.

제출 후 철회되는 구매 요청의 수를 줄이는 것이 목표입니다. 철회율이 낮으면 초기 수요 파악이 정확하고 프로세스가 효율적으로 운영되고 있음을 보여줍니다. 이를 통해 Microsoft Dynamics 365의 구매 초기 단계에서 낭비되는 노력과 리소스를 줄일 수 있습니다.
ProcessMind는 철회된 구매 요청의 처리 경로를 추적해 철회 전에 자주 발생하는 활동이나 지연을 찾아냅니다. 승인 주기가 길거나 프로젝트 범위가 변경되는 등 철회의 근본 원인을 파악하면 철회율을 낮추기 위한 조치를 마련할 수 있습니다.

구매 요청부터 대금 지급까지, 6단계 개선 절차

데이터 템플릿 다운로드

수행할 작업

Microsoft Dynamics 365의 구매 요청 프로세스에 맞게 미리 구성된 Excel 데이터 추출 템플릿을 열고 다운로드합니다.

데이터 템플릿 가이드 보기 템플릿 다운로드

중요한 이유

이 템플릿을 사용하면 Microsoft Dynamics 365에서 필요한 데이터를 올바른 구조로 수집해 분석 준비를 간소화할 수 있습니다.

기대 효과

Microsoft Dynamics 365에서 데이터를 추출할 때 사용할 수 있도록 구성된 템플릿입니다.

제공 내용

Dynamics 365 구매 요청의 병목을 파악하세요

ProcessMind는 구매 요청이 실제로 처리되는 과정을 보여 주고, 지연이 발생하거나 승인이 멈추는 지점을 정확히 파악하도록 돕습니다. 요청 생성부터 완료까지 각 단계를 시각적으로 확인할 수 있습니다.

실제 구매 요청 프로세스 흐름 시각화
승인 지연과 병목 파악
구매 요청의 규정 준수 미비점 확인
구매부터 지급까지의 처리 시간 단축

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

일반적인 개선 효과

구매 요청 처리 효율 개선

이러한 결과는 Microsoft Dynamics 365에서 구매 요청부터 대금 지급까지의 워크플로를 process mining으로 분석하고 최적화할 때 조직이 일반적으로 얻는 개선 효과를 보여줍니다. 병목을 찾아 해소하면 구매 요청에서 주문까지의 주기를 간소화할 수 있습니다.

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승인 주기 단축

평균 승인 시간 감소

병목을 찾아 해소해 구매 요청 승인 절차를 간소화하고, 승인을 앞당겨 구매 활동을 더 빨리 시작할 수 있습니다.

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최초 승인율 향상

최초 제출 시 승인되는 구매 요청 증가

자주 발생하는 반려 사유를 파악해 구매 요청을 처음 제출할 때의 품질을 높이고, 요청자와 승인자의 재작업을 줄입니다. 이를 통해 업무 효율과 직원 만족도를 높일 수 있습니다.

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프로세스 규정 준수 개선

표준 경로를 벗어나는 사례 감소

구매 요청이 정해진 구매 정책과 표준 워크플로를 따르도록 관리합니다. process mining으로 편차를 찾아내면 필요한 교육과 통제 개선을 구체적으로 추진할 수 있습니다.

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구매 주문 전환 가속화

구매 요청에서 구매 주문까지 걸리는 시간 단축

승인된 구매 요청부터 구매 주문 생성까지의 주요 경로를 단축합니다. 이를 통해 구매를 앞당기고 상품과 서비스를 제때 공급할 수 있습니다.

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구매 요청 재작업 감소

수정 비율 감소

구매 요청의 수정이나 반려 횟수를 줄여 수작업과 처리 시간을 절감하고, 재작업에 따른 운영 비용을 낮춥니다.

결과는 프로세스 복잡성, 데이터 품질, 구체적인 도입 및 실행 방식에 따라 달라집니다. 아래 수치는 다양한 구매 요청부터 대금 지급까지의 프로세스 개선 사례에서 일반적으로 관찰된 수준입니다.

권장 데이터

먼저 중요한 속성과 활동을 수집하고, 필요에 따라 범위를 넓히세요.

이벤트 로그가 처음이신가요? 알아보기 process mining 이벤트 로그 만드는 방법.

속성

분석에 필요한 주요 데이터 항목

구매 요청을 식별하는 고유 ID로, 기본 케이스 식별자 역할을 합니다.

중요한 이유

관련된 모든 이벤트를 하나의 프로세스 인스턴스로 묶어 각 구매 요청의 전체 처리 과정을 분석할 수 있습니다.

구매 요청 프로세스에서 발생한 구체적인 업무 이벤트나 단계의 이름입니다.

중요한 이유

이 속성은 프로세스 맵의 단계를 정의하므로 구매 요청 워크플로를 시각화하고 분석해 이해할 수 있습니다.

특정 활동이나 이벤트가 발생한 정확한 타임스탬프입니다.

중요한 이유

이벤트의 시간순서를 제공하므로 프로세스 소요 시간 계산, 병목 식별, 시간에 따른 성과 분석에 필요합니다.

활동을 수행한 사람의 사용자 ID 또는 이름입니다.

중요한 이유

사용자별 행동, 업무량, 성과를 분석할 수 있어 리소스 관리와 교육 기회 파악에 도움이 됩니다.

요청자의 부서 또는 구매 요청과 연결된 비용 센터입니다.

중요한 이유

사업 부서별 프로세스 성과를 필터링하고 비교해 부서별 패턴, 병목, 비효율을 파악할 수 있습니다.

구매 요청의 현재 상태 또는 최종 상태입니다.

중요한 이유

각 케이스의 결과를 명확히 보여주므로 승인율, 거부율, 철회율과 같은 주요 성과 지표를 분석할 수 있습니다.

구매 요청의 총 금액입니다.

중요한 이유

분석에 재무 관점을 더해 고액 케이스의 우선순위를 정하고 금액이 프로세스 흐름에 미치는 영향을 파악할 수 있습니다.

요청의 긴급도를 '높음', '보통', '낮음' 등으로 분류한 값입니다.

중요한 이유

우선순위 설정에 따라 긴급한 요청이 실제로 더 빨리 처리되는지 평가하고, 긴급도 분류가 잘못 사용되는 경우를 파악할 수 있습니다.

워크플로의 특정 승인 단계 이름 또는 단계입니다.

중요한 이유

승인 워크플로를 세부적으로 분석해 병목을 일으키는 단계를 구체적으로 찾을 수 있습니다.

활동

추적하고 최적화할 프로세스 단계

이 이벤트는 구매 요청 레코드가 초안 상태로 처음 생성된 시점을 나타냅니다. 구매 요청 헤더의 생성 타임스탬프를 확인해 기록합니다.

중요한 이유

프로세스의 시작 활동으로, 전체 구매 요청 처리 기간과 일별 요청 처리량을 분석하는 데 필요합니다.

사용자가 작성이 완료된 구매 요청을 제출하면 공식 승인 워크플로가 시작됩니다. 시스템의 워크플로 엔진에 명시적으로 기록되는 작업입니다.

중요한 이유

이 활동은 승인 주기가 시작되는 중요한 시점입니다. '구매 요청 승인 주기 시간'과 '최초 승인율'을 측정하는 기준이 됩니다.

승인자가 할당된 작업을 완료하고 해당 프로세스 단계에서 구매 요청을 승인합니다. 이후 요청은 다음 단계로 이동하거나 최종 승인을 받습니다.

중요한 이유

각 승인 단계의 처리 시간을 측정하고 워크플로에서 효율적으로 진행되는 부분을 찾는 데 도움이 됩니다. 프로세스 변형 분석의 주요 요소입니다.

구매 요청이 워크플로에서 필요한 모든 승인 단계를 통과했습니다. 워크플로 인스턴스가 최종 승인 상태로 완료될 때 이 활동을 기록합니다.

중요한 이유

승인 주기가 끝나고 구매 단계가 시작되는 중요한 시점입니다. '구매 요청 승인 주기 시간' KPI의 종료 이벤트입니다.

승인 워크플로에서 구매 요청이 반려되어 더 이상 처리되지 않습니다. 구매 요청이 최종적으로 실패한 상태입니다.

중요한 이유

이 종료 이벤트는 전체 반려율을 분석하고 요청 실패가 재무 또는 운영에 미치는 영향을 파악하는 데 중요합니다.

승인된 구매 요청 항목이 구매 주문 항목으로 전환되면서 구매팀으로 전달됩니다. 구매 요청 항목과 구매 주문 항목을 연결해 기록합니다.

중요한 이유

구매 요청과 후속 구매 프로세스를 연결하는 중요한 시점입니다. '구매 요청에서 구매 주문까지의 전환 시간' KPI를 측정하는 데 필요합니다.

구매 요청의 모든 항목이 구매 주문으로 처리되거나 취소되어 전체 요청이 완료된 상태입니다. 성공적으로 마무리된 최종 상태입니다.

중요한 이유

이 활동은 구매 요청의 전체 처리 과정이 성공적으로 완료된 시점을 나타냅니다. 처음부터 끝까지 걸린 총 시간을 측정하는 최종 지점입니다.

자주 묻는 질문

process mining은 Microsoft Dynamics 365의 구매 요청부터 대금 지급까지의 프로세스를 어떻게 개선하나요?

process mining은 Dynamics 365의 구매 요청 ID 데이터를 분석해 실제 구매 요청 흐름을 시각화합니다. 승인 주기 지연이나 잦은 수정과 같은 병목, 규정을 준수하지 않는 단계, 재작업을 찾아냅니다. 이를 통해 근본 원인을 파악하고 효율성 향상과 비용 절감이 필요한 영역을 구체적으로 개선할 수 있습니다.

Microsoft Dynamics 365에서 구매 요청 프로세스를 process mining으로 분석하려면 어떤 데이터가 필요한가요?

구매 요청부터 대금 지급까지의 프로세스를 효과적으로 분석하려면 구매 요청 ID와 관련된 이벤트 로그가 필요합니다. 주요 데이터는 이벤트 ID, 활동명, 타임스탬프, 담당 사용자 또는 시스템입니다. 이 데이터를 바탕으로 각 구매 요청의 정확한 처리 순서를 재구성할 수 있습니다.

process mining에 필요한 이벤트 데이터를 Dynamics 365에서 어떻게 추출하나요?

일반적으로 Dynamics 365 환경의 표준 보고 도구, 사용자 지정 쿼리 또는 데이터베이스 직접 접근을 통해 데이터를 추출할 수 있습니다. 구매 요청 생성, 상태 변경, 승인 이벤트, 구매 주문 전환 정보가 포함된 테이블을 중심으로 추출합니다. 데이터 무결성을 확보할 수 있도록 전문가가 IT 팀의 추출 작업을 안내할 수 있습니다.

구매 요청 프로세스를 process mining으로 분석하면 어떤 개선 효과를 기대할 수 있나요?

구매 요청 승인 주기가 크게 단축되고 최초 승인율이 높아지는 효과를 기대할 수 있습니다. process mining을 활용하면 프로세스 흐름을 표준화하고 구매 요청의 구매 주문 전환을 앞당기며 구매 정책 준수 수준을 높일 수 있습니다. 그 결과 운영 효율이 향상되고 비용을 절감할 수 있습니다.

구매 요청부터 대금 지급까지의 프로세스를 process mining으로 분석하는 데 보통 얼마나 걸리나요?

초기 데이터 추출과 설정에는 데이터 가용성과 시스템 구성에 따라 보통 몇 주가 걸립니다. 데이터를 불러와 모델링한 뒤에는 며칠 안에 분석 결과를 바탕으로 조치를 시작할 수 있습니다. 이후 지속적으로 모니터링하면 추가 최적화 기회를 계속 찾을 수 있습니다.

process mining으로 Dynamics 365 워크플로의 특정 승인 병목을 찾을 수 있나요?

네. process mining은 각 승인 단계에서 실제로 소요된 시간과 구매 요청의 처리 경로를 시각화해 특정 승인 병목을 찾아냅니다. 특정 승인 단계나 담당자 때문에 요청이 자주 지연되거나 다른 경로로 전달되는 경우도 확인할 수 있습니다. 이 인사이트를 바탕으로 승인 주기를 단축하기 위한 조치를 구체적으로 마련할 수 있습니다.

process mining은 대기업에만 적합한가요, 규모가 작은 조직도 활용할 수 있나요?

구매 요청부터 대금 지급까지처럼 반복적이고 데이터가 충분한 프로세스를 운영하는 조직이라면 규모와 관계없이 process mining을 활용할 수 있습니다. 대기업은 프로세스가 더 복잡할 수 있지만, 규모가 작은 조직도 주요 운영 프로세스를 개선해 효율을 높이고 비용을 절감할 수 있습니다. 분석에 필요한 이벤트 데이터가 충분히 확보되어야 합니다.

process mining 솔루션을 도입할 때 일반적으로 필요한 기술 요건은 무엇인가요?

주요 요건은 구매 요청 ID와 관련된 Dynamics 365 이벤트 로그에 접근할 수 있어야 한다는 점입니다. 데이터는 일반적으로 CSV나 SQL 테이블과 같은 구조화된 형식으로 제공됩니다. 이외에 클라우드 또는 온프레미스 방식의 process mining 도구와 기본적인 데이터 통합 기능이 필요합니다. 일반적으로 복잡한 코딩은 필요하지 않습니다.

승인을 앞당기도록 구매부터 지급까지의 구매 요청 프로세스 개선

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