> Ciągłe doskonalenie procesów > Od zakupu do płatności: zapotrzebowanie > Microsoft Dynamics 365

Usprawnij proces obsługi zapotrzebowań w cyklu Purchase-to-Pay

6 kroków do optymalizacji obsługi zapotrzebowań w Dynamics 365.
Usprawnij proces obsługi zapotrzebowań w cyklu Purchase-to-Pay
Od zakupu do płatności: zapotrzebowanie
Microsoft Dynamics 365

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy
Proces ogólny 1 Cykl życia wytwarzania oprogramowania 6 Należności 7 Obsługa faktur w procesie od zakupu do płatności 8 Obsługa faktur zobowiązań 7 Obsługa klienta 7 Obsługa listy płac 7 Obsługa płatności 7 Obsługa płatności zobowiązań 7 Obsługa roszczeń 6 Obsługa wydatków 6 Obsługa zgłoszeń serwisowych 7 Obsługa zwrotów i zwrotów środków 7 Od leada do płatności 7 Od zakupu do płatności: zamówienie zakupu 8 Od zamówienia do płatności: fakturowanie i wystawianie faktur 8 Onboarding klientów KYC 6 Onboarding pracownika 6 Order to Cash: obsługa zleceń sprzedaży 8 Planowanie produkcji 6 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika 8 Proces od zatrudnienia do odejścia pracownika: zarządzanie stanowiskami 4 Purchase to Pay: zapotrzebowania 8 Record to Report, zapisy księgowe 7 Record to Report: zamknięcie okresu i uzgodnienia 7 Rekrutacja i pozyskiwanie talentów 6 Ścieżka pacjenta 6 Udzielanie kredytów 6 Utrzymanie majątku 6 Zarządzanie cyklem przychodów 6 Zarządzanie incydentami 6 Zarządzanie jakością 6 Zarządzanie kredytami i windykacja należności 7 Zarządzanie łańcuchem dostaw 7 Zarządzanie magazynem 6 Zarządzanie problemami 6 Zarządzanie transportem 6 Zarządzanie umowami 6 Zarządzanie zapasami 7 Zarządzanie zmianami 6
Dostępne systemy
Wyzwania(11)Cele(10)6 krokówPodglądWynikiDaneFAQ(4)

Przyspiesz zatwierdzanie zapotrzebowań zakupowych w Dynamics 365

Proces obsługi zapotrzebowań często wiąże się z opóźnieniami w zatwierdzaniu i problemami z zachowaniem zgodności. Nasza platforma pomaga szybko wskazać wąskie gardła przy tworzeniu i zatwierdzaniu zapotrzebowań. Dzięki wykryciu nieefektywnych działań można wprowadzić praktyczne usprawnienia, zwiększyć efektywność i zapewnić terminową realizację zakupów w całej organizacji.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić proces obsługi zapotrzebowań zakupowych

Obsługa zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności to pierwszy etap cyklu zakupowego w organizacji. Na tym etapie potrzeby biznesowe przybierają formę formalnych wniosków o towary i usługi. Sprawny, zgodny z zasadami i przejrzysty proces obsługi zapotrzebowań wspiera skuteczne zarządzanie finansami i elastyczne działanie firmy. W Microsoft Dynamics 365 zarządzanie zapotrzebowaniami może być trudne ze względu na złożone workflow, wiele etapów zatwierdzania i dużą liczbę wniosków.

Nieefektywności na tym etapie mogą wpływać na cały proces od zakupu do płatności. Opóźnienia w zatwierdzaniu zapotrzebowań wstrzymują zakup potrzebnych zasobów, co może zakłócić realizację projektów, ograniczyć produkcję, a nawet obniżyć zadowolenie klientów. Brak przejrzystości może też prowadzić do wydatków niezgodnych z zasadami, utraty możliwości oszczędności i niepotrzebnej pracy administracyjnej. Zrozumienie i usprawnienie obsługi zapotrzebowań przekłada się na szybsze operacje, niższe koszty i lepszą kontrolę finansową.

Jak process mining ułatwia analizę zapotrzebowań

Tradycyjna analiza wyników procesu często opiera się na założeniach lub ręcznym zbieraniu danych, przez co obraz bywa niepełny. Process mining wykorzystuje rzeczywiste dane z dziennika zdarzeń systemu Microsoft Dynamics 365, aby pokazać przebieg procesu na podstawie faktów. Zamiast polegać na przypuszczeniach, można zobaczyć, jak w praktyce przebiega obsługa zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności.

Nasze rozwiązanie pobiera dane o najważniejszych czynnościach i atrybutach każdego zapotrzebowania, od jego utworzenia po zakończenie obsługi, i przedstawia przebieg każdej sprawy na mapie. Analiza danych z Dynamics 365 pozwala dokładnie porównać ścieżki zatwierdzania, znaleźć ukryte wąskie gardła oraz wykryć pętle poprawek i nieautoryzowane zmiany, które mogły pozostać niezauważone. Process mining pokazuje rzeczywisty przebieg pracy, dzięki czemu można odejść od anegdotycznych obserwacji i ustalić, kiedy oraz dlaczego dochodzi do opóźnień, odrzuceń lub odstępstw od standardowych procedur.

Obszary, które warto usprawnić w workflow obsługi zapotrzebowań

Process mining dostarcza praktycznych informacji o kilku istotnych obszarach procesu obsługi zapotrzebowań w ramach procesu od zakupu do płatności:

  • Skrócenie czasu zatwierdzania: Można wskazać etapy i osoby powodujące opóźnienia w ścieżce zatwierdzania. Analiza pokazuje, które zapotrzebowania zbyt długo czekają na decyzję, na przykład z powodu wielopoziomowego workflow lub obciążenia konkretnych zatwierdzających. Ta wiedza pomaga odpowiednio usprawnić proces zatwierdzania.
  • Zapewnienie zgodności: Można automatycznie wykrywać przypadki niezgodności z polityką zakupową, takie jak pominięcie wymaganych etapów zatwierdzania, przekroczenie limitów wydatków bez odpowiedniej zgody lub błędne dane. Pozwala to sprawdzić, czy zapotrzebowania w Microsoft Dynamics 365 spełniają wymagania kontroli wewnętrznej i przepisy.
  • Usprawnienie tworzenia zapotrzebowań: Można ustalić, dlaczego niektóre zapotrzebowania wymagają wielu poprawek lub są często odrzucane na wczesnym etapie. Wnioski pomagają wskazać potrzeby szkoleniowe, doprecyzować instrukcje składania wniosków lub uprościć formularze, aby ograniczyć błędy i poprawki na początku cyklu P2P.
  • Lepsze wykorzystanie zasobów: Mapa procesu pokazuje, gdzie zasoby ludzkie są wykorzystywane nieefektywnie, na przykład przez zbędne ręczne działania, powtarzalne zadania lub częste ponaglenia. Usprawnienie tych obszarów pozwala przeznaczyć więcej czasu na zadania strategiczne.

Mierzalne wyniki i korzyści

Wykorzystanie wniosków z process mining do usprawnienia obsługi zapotrzebowań może przynieść wymierne efekty:

  • Krótszy czas od zapotrzebowania do zamówienia zakupu: Przyspieszenie całego procesu zakupowego pozwala szybciej pozyskiwać towary i usługi.
  • Niższe koszty operacyjne: Mniej pracy administracyjnej i poprawek oraz ograniczenie nieefektywności pozwalają zmniejszyć zużycie zasobów i bezpośrednie koszty.
  • Większa zgodność: Można proaktywnie sprawdzać, czy zapotrzebowania spełniają wymagania firmy i przepisy, ograniczając ryzyko audytowe i usprawniając nadzór.
  • Większe zadowolenie interesariuszy: Szybsze zatwierdzanie i bardziej przejrzysty proces poprawiają doświadczenia osób zgłaszających zapotrzebowania, zatwierdzających i zespołów zakupowych.
  • Lepsze decyzje strategiczne: Wiarygodne wnioski oparte na danych wspierają podejmowanie decyzji dotyczących przyszłego kształtu procesu i inwestycji technologicznych w Microsoft Dynamics 365.

Rozpocznij usprawnianie obsługi zapotrzebowań

Zamiast zgadywać, skąd biorą się opóźnienia i problemy ze zgodnością, można przeanalizować rzeczywisty przebieg procesu. Process mining pokazuje, co dzieje się w obsłudze zapotrzebowań w Microsoft Dynamics 365 i pomaga wskazać konkretne działania. Dane pozwalają usprawnić zakupy, ograniczyć koszty i zadbać o zgodność. Wnioski z analizy mogą pomóc wprowadzać dalsze usprawnienia w całej organizacji.

Od zakupu do płatności: zapotrzebowanie Zapotrzebowanie P2P Zatwierdzanie zapotrzebowań Efektywność zakupów Zgodność z polityką zakupową Zarządzanie łańcuchem dostaw Dział zakupów Cykl życia zapotrzebowania Proces od zakupu do płatności Zarządzanie wydatkami Kontrola budżetu

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Zapotrzebowania często czekają w kolejkach na zatwierdzenie. Powoduje to niedotrzymanie terminów i wydłuża czas dostawy towarów oraz usług. Obniża to efektywność operacyjną, może pogorszyć relacje z dostawcami i opóźnić ważne działania biznesowe. ProcessMind wskazuje etapy zatwierdzania lub osoby powodujące wąskie gardła w obsłudze zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności. Pokazuje, gdzie można usprawnić workflow i przyspieszyć realizację wniosków w Microsoft Dynamics 365.

Wiele zapotrzebowań jest wielokrotnie poprawianych po pierwszym złożeniu. Może to wskazywać na błędy, brakujące informacje lub zmieniające się wymagania. Kolejne poprawki pochłaniają czas i zasoby, wydłużają cykl zakupowy i zwiększają nakład pracy administracyjnej. ProcessMind mapuje pętle poprawek i wskazuje ich częste przyczyny w obsłudze zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności. Dzięki temu można usprawnić formularze i warunki zatwierdzania oraz poprawić jakość danych w Microsoft Dynamics 365.

Zapotrzebowania mogą omijać wymagane etapy zatwierdzania lub przebiegać niestandardową ścieżką. Zwiększa to ryzyko niezgodności, nieautoryzowanych wydatków i nieprawidłowości wykrywanych podczas audytu. Osłabia kontrolę wewnętrzną, naraża organizację na ryzyko finansowe i utrudnia egzekwowanie zasad. ProcessMind pokazuje rzeczywiste ścieżki obsługi zapotrzebowań na tle ustalonych zasad w procesie od zakupu do płatności, wskazując odstępstwa i niezgodne zatwierdzenia w Microsoft Dynamics 365.

Wiele zapotrzebowań wymaga zbędnych ręcznych działań lub wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Utrudnia to płynną obsługę i zwiększa ryzyko błędów. Prowadzi to do nieefektywności i wyższych kosztów operacyjnych, a także odbiera czas potrzebny na zadania strategiczne. ProcessMind analizuje czynności, aby wskazać możliwości automatyzacji w obsłudze zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności. Ograniczenie ręcznej obsługi może przyspieszyć rozpoczęcie procesu w Microsoft Dynamics 365.

Wiele zapotrzebowań jest odrzucanych na różnych etapach zatwierdzania, przez co osoby zgłaszające muszą ponownie składać wnioski. Frustruje to wszystkie zaangażowane strony, opóźnia zakup potrzebnych produktów i usług oraz powoduje dodatkową pracę po stronie zgłaszających i zatwierdzających. ProcessMind wskazuje przyczyny i etapy częstych odrzuceń w obsłudze zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności. Ułatwia to zaplanowanie szkoleń lub zmian zasad w Microsoft Dynamics 365.

Po zatwierdzeniu zapotrzebowania utworzenie odpowiadającego mu zamówienia zakupu często się opóźnia. Może to wpłynąć na terminy dostaw i zobowiązania wobec dostawców. Takie wąskie gardło może prowadzić do braków magazynowych, utraty okazji i zakłóceń w ciągłości działania. ProcessMind mierzy czas od zatwierdzenia zapotrzebowania do utworzenia zamówienia zakupu w procesie od zakupu do płatności i pomaga ustalić przyczyny opóźnień w Microsoft Dynamics 365.

Niektóre etapy zatwierdzania lub konkretne osoby regularnie powodują wąskie gardła, przez co zapotrzebowania długo czekają na decyzję. Spowalnia to cały cykl zakupowy, frustruje interesariuszy i obniża efektywność zakupów. ProcessMind pokazuje ścieżki workflow zatwierdzania i wskazuje etapy lub osoby odpowiedzialne za opóźnienia w obsłudze zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności. Dzięki temu można podjąć ukierunkowane działania w Microsoft Dynamics 365.

Wiele zapotrzebowań jest wycofywanych po złożeniu lub częściowym zatwierdzeniu. Może to wynikać ze zmiany potrzeb biznesowych, błędnego wniosku lub nadmiernych opóźnień. Zespół zakupowy traci czas i nieefektywnie wykorzystuje zasoby, obsługując wnioski, które ostatecznie nie są realizowane. ProcessMind analizuje przyczyny wycofywania zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności, pomagając zrozumieć problemy i poprawić jakość wniosków składanych w Microsoft Dynamics 365.

Zapotrzebowania często przebiegają wieloma nieudokumentowanymi i nieefektywnymi ścieżkami, które znacznie odbiegają od ustalonego standardu. Brak ujednolicenia utrudnia przewidywanie wyników, zwiększa ryzyko niezgodności i komplikuje zarządzanie efektywnością. ProcessMind wykrywa wszystkie rzeczywiste warianty obsługi zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności, pokazuje odstępstwa od zalecanej ścieżki i wskazuje obszary do ujednolicenia w Microsoft Dynamics 365.

Osoby zgłaszające często oznaczają zapotrzebowania jako „pilne”, mimo że nie ma ku temu uzasadnienia. W ten sposób omijają standardowe kolejki i obciążają kanały obsługi zgłoszeń o wysokim priorytecie. Osłabia to znaczenie oznaczenia „pilne”, utrudnia obsługę rzeczywiście pilnych wniosków i zaburza ustalanie priorytetów. ProcessMind porównuje poziom pilności z rzeczywistym czasem obsługi i wykrywa wzorce nadużyć w procesie obsługi zapotrzebowań w Microsoft Dynamics 365.

Obsługa zapotrzebowań często wymaga wielu kontaktów między osobami zgłaszającymi a zatwierdzającymi, na przykład w celu uzupełnienia informacji lub wprowadzenia kolejnych poprawek. Wydłuża to czas realizacji, frustruje zaangażowane osoby i obniża ich zadowolenie z procesu zakupowego. ProcessMind wskazuje etapy i atrybuty powodujące powtarzające się cykle w obsłudze zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności. Wnioski pomagają poprawić doświadczenia osób zgłaszających zapotrzebowania w Microsoft Dynamics 365.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Celem jest skrócenie czasu od złożenia zapotrzebowania zakupowego do jego ostatecznego zatwierdzenia. Krótszy czas zatwierdzania przyspiesza zakupy potrzebnych towarów i usług, co bezpośrednio wpływa na harmonogramy projektów i ciągłość działania w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analizuje cały przebieg zatwierdzania zapotrzebowań i wskazuje czynności, użytkowników lub działy powodujące opóźnienia. Wizualizacja różnic i wąskich gardeł pomaga usprawnić workflow zatwierdzania. Można w ten sposób znaleźć możliwości skrócenia czasu zatwierdzania o 20-40%, na przykład przez uproszczenie etapów lub zmianę przydziału zasobów.

Celem jest zwiększenie odsetka zapotrzebowań zatwierdzanych bez poprawek i ponownego składania. Więcej zatwierdzeń za pierwszym razem oznacza mniej dodatkowej pracy, mniejsze obciążenie administracyjne i mniej opóźnień w procesie od zakupu do płatności. Usprawnia to zakupy w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analizuje dzienniki zdarzeń, aby wskazać częste przyczyny odrzuceń i poprawek. Ujawnia wzorce w danych o zapotrzebowaniach, na przykład dotyczące konkretnych działów lub kategorii produktów, które często prowadzą do niezgodności lub niekompletnych wniosków. Dzięki temu można zaplanować szkolenia i dostosować proces, aby zwiększyć odsetek zatwierdzeń za pierwszym razem.

Celem jest ograniczenie liczby nieoficjalnych ścieżek i odstępstw, tak aby wszystkie zapotrzebowania były obsługiwane w spójny i efektywny sposób. Ujednolicony proces zwiększa przewidywalność, ogranicza błędy i poprawia zgodność na każdym etapie obsługi zapotrzebowań w procesie od zakupu do płatności w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind automatycznie wykrywa rzeczywiste warianty procesu i porównuje je z modelami docelowymi. Pokazuje częstotliwość i wpływ poszczególnych odstępstw, co pomaga ustalić przyczyny niestandardowego przebiegu. Na tej podstawie można wdrażać dobre praktyki i projektować bardziej spójne workflow obsługi zapotrzebowań.

Celem jest skrócenie czasu między ostatecznym zatwierdzeniem zapotrzebowania a utworzeniem odpowiadającego mu zamówienia zakupu. Przyspieszenie tego przekazania ogranicza opóźnienia w zakupach, pozwala terminowo zaspokajać potrzeby firmy i zwiększa efektywność procesu od zakupu do płatności w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind mapuje cały przebieg od zatwierdzenia zapotrzebowania do utworzenia zamówienia zakupu. Wskazuje kolejki, ręczne przekazywanie danych i warunki powodujące opóźnienia. Analiza tych wąskich gardeł pomaga usprawnić przekazanie i może skrócić czas przekształcania zapotrzebowań w zamówienia nawet o 30%.

Celem jest zapewnienie, że wszystkie zapotrzebowania zakupowe są zgodne z polityką zakupową firmy i wymogami prawnymi. Większa zgodność ogranicza ryzyko finansowe, zapobiega nieautoryzowanym wydatkom i wzmacnia kontrolę wewnętrzną w procesie obsługi zapotrzebowań w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind monitoruje każdy etap obsługi zapotrzebowania pod kątem wcześniej określonych zasad i reguł, automatycznie wykrywając niezgodne ścieżki i czynności. Wskazuje przypadki pominięcia wymaganych zatwierdzeń lub niekompletnych danych, dostarczając dowodów na potrzeby audytu i ułatwiając proaktywne egzekwowanie standardów zgodności.

Celem jest ograniczenie liczby zmian wprowadzanych do zapotrzebowań zakupowych po ich pierwszym złożeniu. Mniej poprawek oznacza mniej dodatkowej pracy, krótszy czas obsługi i większą efektywność. Pozwala to oszczędzać czas i zasoby działu zakupów korzystającego z Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind wskazuje etapy procesu i przyczyny prowadzące do poprawek, takie jak błędne dane wprowadzone na początku lub niejasne wymagania. Analiza tych wzorców pomaga poprawić jakość danych na wcześniejszych etapach, usprawnić formularze i lepiej przygotować użytkowników. Skupienie się na przyczynach pozwala ograniczyć liczbę poprawek.

Celem jest ograniczenie zbędnych ręcznych czynności w procesie zgłaszania zapotrzebowania i zastąpienie ich zautomatyzowanymi workflow. Automatyzacja powtarzalnych zadań zmniejsza ryzyko błędów, przyspiesza obsługę i pozwala pracownikom skupić się na zadaniach przynoszących większą wartość w module Finance GL systemu Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind przedstawia na mapie wszystkie ręczne czynności i punkty kontaktu w procesie od zapotrzebowania do płatności, na etapie zgłaszania zapotrzebowania. Pokazuje czas i zasoby potrzebne do wykonania tych czynności, wskazując obszary, które warto zautomatyzować. Pomaga też mierzyć efekty wdrożonych zmian i sprawdzać, czy przynoszą oczekiwane usprawnienia.

Celem jest wskazanie konkretnych etapów akceptacji lub osób, które regularnie opóźniają obsługę zapotrzebowań, i rozwiązanie tych problemów. Usunięcie przyczyn opóźnień usprawnia i przyspiesza akceptację, dzięki czemu zapotrzebowania nie zatrzymują się na ważnych etapach w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind pokazuje czas trwania poszczególnych czynności i oczekiwania między nimi, co pozwala dokładnie wskazać wąskie gardła w ścieżce akceptacji. Ujawnia etapy lub osoby akceptujące, które często opóźniają zapotrzebowania. Dzięki temu można wdrożyć odpowiednie rozwiązania, na przykład lepiej rozłożyć obciążenie pracą lub zapewnić dodatkowe szkolenia.

Celem jest właściwe i skuteczne stosowanie poziomów pilności zapotrzebowań, tak aby nie używać ich bez uzasadnienia do przyspieszania obsługi. Odpowiednie przypisywanie poziomów pilności usprawnia realizację pilnych zakupów, a jednocześnie zapewnia równe traktowanie wszystkich zapotrzebowań w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analizuje zależność między przypisanym poziomem pilności a rzeczywistym czasem obsługi. Pokazuje przypadki, w których wysoki poziom pilności nie przyspiesza realizacji, albo zapotrzebowania o niskim priorytecie są obsługiwane szybciej. Pomaga wykryć nieprawidłowości i dostarcza danych, które ułatwiają dopracowanie zasad oraz lepsze dopasowanie poziomów pilności do potrzeb firmy.

Celem jest zmniejszenie liczby zapotrzebowań zakupowych wycofywanych po złożeniu. Niższy odsetek wycofań może świadczyć o trafniejszym określaniu potrzeb i sprawniejszym procesie. Pozwala też ograniczyć niepotrzebną pracę i zużycie zasobów na wczesnych etapach zakupów w Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind odtwarza przebieg wycofanych zapotrzebowań i wskazuje czynności lub opóźnienia, które najczęściej poprzedzają wycofanie. Znajomość tych zdarzeń pomaga usuwać przyczyny problemów, takie jak długie cykle akceptacji czy zmiany zakresu projektu, i ograniczać liczbę wycofanych zapotrzebowań.

6 kroków do usprawnienia procesu od zapotrzebowania do płatności

1
Pobierz szablon danych
2
Wyeksportuj dane P2P
3
Prześlij dane o zapotrzebowaniach
4
Przeanalizuj proces P2P
5
Wprowadź usprawnienia w P2P
6
Monitoruj postępy w P2P
1

Pobierz szablon danych

Co zrobić

Pobierz gotowy szablon Excel do ekstrakcji danych, przygotowany z myślą o procesie zgłaszania zapotrzebowań zakupowych w Microsoft Dynamics 365.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Szablon pomaga zebrać wszystkie potrzebne dane z Microsoft Dynamics 365 w odpowiedniej strukturze i sprawniej przygotować analizę.

Oczekiwany rezultat

Ustrukturyzowany szablon, który ułatwia ekstrakcję danych z Microsoft Dynamics 365.

CO ZYSKUJĄ PAŃSTWO

Wykryj wąskie gardła w procesie zapotrzebowań zakupowych w Dynamics 365

ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg zapotrzebowań zakupowych i wskazuje, gdzie pojawiają się opóźnienia, a akceptacje się przeciągają. Zobaczą Państwo każdy etap procesu, od utworzenia zapotrzebowania po jego zamknięcie.
  • Zobacz rzeczywisty przebieg procesu zapotrzebowań zakupowych
  • Wskaż opóźnienia w akceptacji i wąskie gardła
  • Wykryj luki w zgodności procesu zapotrzebowań
  • Skróć czas realizacji procesu Purchase to Pay
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPOWE EFEKTY

Sprawniejsza obsługa zapotrzebowań zakupowych

Poniższe przykłady pokazują usprawnienia, które organizacje zwykle osiągają, analizując i optymalizując za pomocą process mining workflow obsługi zapotrzebowań w Microsoft Dynamics 365. Wykrycie i usunięcie wąskich gardeł pozwala skrócić cykl od zgłoszenia zapotrzebowania do złożenia zamówienia.

0 %
Krótszy cykl akceptacji

Średnie skrócenie czasu akceptacji

Usprawnij akceptację zapotrzebowań, wykrywając i usuwając wąskie gardła. Dzięki temu zapotrzebowania będą szybciej akceptowane, a zakupy będą mogły rozpocząć się wcześniej.
0 %
Więcej akceptacji za pierwszym razem

Wzrost odsetka zapotrzebowań zaakceptowanych przy pierwszym zgłoszeniu

Popraw jakość zgłoszeń, poznając najczęstsze przyczyny odrzucenia. Ograniczy to konieczność ponownej pracy zarówno po stronie zgłaszających, jak i osób akceptujących, zwiększając efektywność i zadowolenie pracowników.
0 %
Lepsza zgodność procesu z zasadami

Mniej niestandardowych ścieżek

Zadbaj o to, by zapotrzebowania były obsługiwane zgodnie z przyjętymi zasadami zakupowymi i standardowym workflow. Process mining wykrywa odstępstwa, co pozwala lepiej ukierunkować szkolenia i usprawnić mechanizmy kontroli.
0 days
Szybsze przekształcanie w zamówienia zakupu

Skrócenie czasu od zapotrzebowania do zamówienia zakupu

Skróć czas od akceptacji zapotrzebowania do utworzenia zamówienia zakupu. Przyspieszy to zakupy i pomoże zapewnić terminową dostawę towarów i usług.
0 %
Mniej poprawek zapotrzebowań

Spadek odsetka zapotrzebowań wymagających zmian

Ogranicz liczbę zmian i odrzuceń zapotrzebowań. Zmniejszy to nakład ręcznej pracy, pozwoli zaoszczędzić czas i obniży koszty operacyjne związane z poprawkami.

Wyniki zależą od złożoności procesu, jakości danych i zakresu wdrożonych zmian. Podane wartości odzwierciedlają typowe usprawnienia obserwowane w różnych wdrożeniach dotyczących procesu od zapotrzebowania do płatności.

Zalecane dane

Zacznijcie od najważniejszych atrybutów i działań, a w razie potrzeby rozszerzcie zakres analizy.
Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikatowy identyfikator zapotrzebowania zakupowego, używany jako główny identyfikator sprawy.

Dlaczego to ważne

Atrybut ten jest niezbędny do grupowania wszystkich powiązanych zdarzeń w jedną instancję procesu i przeprowadzenia pełnej analizy cyklu życia każdego zapotrzebowania.

Nazwa konkretnego zdarzenia biznesowego lub kroku, który wystąpił w procesie obsługi zapotrzebowania.

Dlaczego to ważne

Ten atrybut określa kroki na mapie procesu, umożliwiając wizualizację, analizę i zrozumienie workflow obsługi zapotrzebowań.

Dokładny timestamp wystąpienia danej czynności lub zdarzenia.

Dlaczego to ważne

Pozwala ustalić chronologiczną kolejność zdarzeń, niezbędną do obliczania czasu trwania procesu, wykrywania wąskich gardeł i analizy wyników w czasie.

Identyfikator lub nazwa użytkownika, który wykonał daną czynność.

Dlaczego to ważne

Umożliwia analizę zachowań, obciążenia pracą i wyników poszczególnych użytkowników, co pomaga zarządzać zasobami i wskazywać potrzeby szkoleniowe.

Dział osoby zgłaszającej lub centrum kosztów powiązane z zapotrzebowaniem.

Dlaczego to ważne

Pozwala filtrować i porównywać wyniki procesu w różnych jednostkach firmy oraz wykrywać charakterystyczne dla poszczególnych działów wzorce, wąskie gardła i nieefektywne działania.

Bieżący lub końcowy status zapotrzebowania zakupu.

Dlaczego to ważne

Wskazuje wynik każdej sprawy, dzięki czemu można analizować odsetek zatwierdzeń, odrzuceń i wycofań. Są to ważne KPI.

Łączna wartość pieniężna zapotrzebowania zakupu.

Dlaczego to ważne

Uwzględnia wymiar finansowy w analizie, co pozwala nadawać priorytet sprawom o wysokiej wartości i sprawdzać, jak kwota wpływa na przebieg procesu.

Klasyfikacja pilności zapotrzebowania, na przykład „Wysoka”, „Średnia” lub „Niska”.

Dlaczego to ważne

Pozwala ocenić, czy ustawienia priorytetów przyspieszają obsługę pilnych zapotrzebowań, i wykryć niewłaściwe użycie klasyfikacji pilności.

Nazwa lub etap konkretnego kroku zatwierdzania w workflow.

Dlaczego to ważne

Umożliwia szczegółową analizę workflow zatwierdzania i wskazanie konkretnych etapów powodujących wąskie gardła.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To zdarzenie oznacza utworzenie rekordu zapotrzebowania zakupowego w wersji roboczej. Jest rejestrowane na podstawie timestampu utworzenia nagłówka zapotrzebowania.

Dlaczego to ważne

Jako początek procesu ta czynność jest niezbędna do pomiaru całkowitego czasu obsługi zapotrzebowania i analizy dziennej liczby obsługiwanych zapotrzebowań.

Użytkownik przesyła wypełnione zapotrzebowanie, rozpoczynając formalny workflow akceptacji. System rejestruje tę czynność jako jawne zdarzenie w silniku workflow.

Dlaczego to ważne

To ważny etap, który rozpoczyna cykl akceptacji. Stanowi punkt początkowy do pomiaru KPI „Czas cyklu akceptacji zapotrzebowania” i „Odsetek akceptacji za pierwszym razem”.

Osoba akceptująca wykonuje przypisane zadanie i akceptuje zapotrzebowanie na danym etapie procesu. Zapotrzebowanie przechodzi wtedy do kolejnego etapu lub do końcowej akceptacji.

Dlaczego to ważne

Pozwala zmierzyć czas realizacji każdego etapu akceptacji i wskazać sprawnie działające części workflow. Jest też ważnym elementem analizy wariantów procesu.

Zapotrzebowanie przeszło wszystkie wymagane etapy akceptacji w workflow. Zdarzenie jest rejestrowane po zakończeniu instancji workflow ze statusem końcowym „Approved”.

Dlaczego to ważne

To ważny etap, który kończy cykl akceptacji i rozpoczyna fazę zakupów. Jest zdarzeniem końcowym dla KPI „Czas cyklu akceptacji zapotrzebowania”.

Zapotrzebowanie zostało odrzucone w trakcie workflow akceptacji i nie będzie dalej obsługiwane. Jest to końcowy status niepowodzenia dla danego zapotrzebowania.

Dlaczego to ważne

To zdarzenie końcowe jest niezbędne do analizy ogólnego odsetka odrzuceń oraz oceny finansowych i operacyjnych skutków niezaakceptowanych zapotrzebowań.

Zaakceptowana pozycja zapotrzebowania zakupowego zostaje przekształcona w pozycję zamówienia zakupu, co oznacza przekazanie sprawy do zespołu zakupowego. Zdarzenie można wykryć, łącząc pozycję zapotrzebowania z pozycją zamówienia zakupu.

Dlaczego to ważne

To ważny etap łączący zapotrzebowanie z dalszym procesem zakupowym. Jest niezbędny do pomiaru KPI „Czas od zapotrzebowania do zamówienia zakupu”.

Całe zapotrzebowanie zakupowe uznaje się za zakończone, gdy wszystkie jego pozycje zostały przekształcone w zamówienia zakupu lub anulowane. Jest to końcowy status pomyślnej realizacji.

Dlaczego to ważne

Ta czynność oznacza pomyślne zakończenie cyklu życia zapotrzebowania. Stanowi końcowy punkt pomiaru całkowitego czasu procesu.

FAQ

Często zadawane pytania

Process mining analizuje dane Purchase Requisition ID z Dynamics 365 i przedstawia rzeczywisty przebieg procesu obsługi zapotrzebowań. Wykrywa wąskie gardła, kroki niezgodne z zasadami i konieczność ponownego wykonywania pracy, na przykład długie cykle akceptacji lub częste poprawki. Dzięki temu można ustalić przyczyny problemów i skupić się na konkretnych obszarach, aby zwiększyć efektywność i ograniczyć koszty.

Do skutecznej analizy procesu od zapotrzebowania do płatności potrzebujemy przede wszystkim dzienników zdarzeń powiązanych z Purchase Requisition ID. Najważniejsze dane to identyfikator zdarzenia, nazwa czynności, timestamp oraz użytkownik lub system odpowiedzialny za jej wykonanie. Pozwalają one odtworzyć dokładną kolejność kroków dla każdego zapotrzebowania.

Dane można zwykle wyodrębnić za pomocą standardowych narzędzi raportowych, własnych zapytań lub bezpośredniego dostępu do bazy danych w środowisku Dynamics 365. Potrzebne są tabele zawierające informacje o utworzeniu zapotrzebowania, zmianach jego statusu, akceptacji i przekształceniu w zamówienie zakupu. Nasi eksperci mogą przeprowadzić zespół IT przez ten proces, aby zadbać o poprawność danych.

Można oczekiwać skrócenia czasu akceptacji zapotrzebowań i zwiększenia odsetka zapotrzebowań zaakceptowanych za pierwszym razem. Process mining pomaga ujednolicić przebieg procesu, przyspieszyć przekształcanie zapotrzebowań w zamówienia zakupu i poprawić zgodność z zasadami zakupowymi. Przekłada się to na sprawniejsze operacje i niższe koszty.

Wstępna ekstrakcja danych i konfiguracja zajmują zwykle kilka tygodni, zależnie od dostępności danych i konfiguracji systemu. Po wczytaniu i zamodelowaniu danych analiza może dostarczyć praktycznych wniosków w ciągu kilku dni. Późniejszy monitoring pozwala na bieżąco wykrywać kolejne możliwości usprawnień.

Tak. Process mining pokazuje rzeczywisty czas oczekiwania na każdym etapie akceptacji oraz ścieżki, którymi przechodzą zapotrzebowania. Ujawnia miejsca, w których zapotrzebowania często się opóźniają lub są przekierowywane, na przykład konkretne etapy lub osoby akceptujące. Dzięki tym informacjom można podjąć ukierunkowane działania i usprawnić cykl akceptacji.

Process mining może przynieść korzyści organizacjom każdej wielkości, które obsługują powtarzalne procesy generujące dużo danych, takie jak proces od zapotrzebowania do płatności. Duże firmy mogą mieć bardziej złożone procesy, ale także mniejsze organizacje mogą zwiększyć efektywność i ograniczyć koszty, usprawniając podstawowe operacje. Potrzebne są przede wszystkim wystarczające dane o zdarzeniach do przeprowadzenia analizy.

Podstawowym wymaganiem jest dostęp do dzienników zdarzeń Dynamics 365 powiązanych z Purchase Requisition ID, zwykle w ustrukturyzowanym formacie, takim jak CSV lub tabele SQL. Potrzebne jest również narzędzie process mining, działające w chmurze lub lokalnie, oraz podstawowe możliwości integracji danych. Zazwyczaj nie jest wymagane zaawansowane programowanie.

Usprawnij proces Purchase to Pay - Requisition i przyspiesz akceptacje

Ogranicz opóźnienia i skróć czas realizacji procesu w Dynamics 365 o 30%.

Rozpocznij bezpłatny okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje kilka minut.