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Melhore seu Purchase to Pay - Requisition

Seu guia de 6 etapas para otimizar requisições no Dynamics 365.
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Purchase to Pay - Requisição
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Otimize as requisições de compra no Dynamics 365 para aprovações mais rápidas

Os processos de requisição costumam sofrer com atrasos frustrantes nas aprovações e problemas de Conformidade. Nossa plataforma ajuda você a identificar rapidamente onde esses gargalos ocorrem nos Workflows de criação e aprovação de requisições. Ao identificar essas ineficiências, você pode implementar melhorias práticas para aumentar a eficiência e garantir ações de compras no prazo em toda a organização.

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Por que otimizar seu processo de requisição de compra é essencial

O processo de Purchase to Pay - Requisição é a primeira etapa essencial do ciclo de compras da sua organização. É nele que as necessidades do negócio se transformam em solicitações formais de produtos e serviços. Um processo de requisição eficiente, conforme e transparente é fundamental para uma gestão financeira eficaz e para a agilidade operacional. No Microsoft Dynamics 365, gerenciar essas requisições com eficiência pode ser desafiador devido à complexidade dos Workflows, às várias etapas de aprovação e ao grande volume de solicitações.

As ineficiências nessa etapa podem se espalhar por todo o processo de Purchase to Pay, gerando impactos significativos para o negócio. Atrasos na aprovação das requisições significam atrasos na obtenção dos recursos necessários, o que pode interromper projetos, prejudicar a produção ou até afetar a satisfação dos clientes. Além disso, a falta de visibilidade pode resultar em gastos fora das regras de conformidade, perda de oportunidades de redução de custos e excesso de trabalho administrativo. Entender e melhorar seu processo de Purchase to Pay - Requisição se traduz diretamente em operações mais rápidas, custos menores e controles financeiros mais sólidos.

Como o Process Mining transforma a análise de requisições

Os métodos tradicionais de análise da performance dos processos geralmente dependem de suposições ou da coleta manual de dados, oferecendo uma visão incompleta. O Process Mining propõe uma abordagem transformadora ao usar os dados reais do Event Log do seu sistema Microsoft Dynamics 365. Em vez de apenas fazer suposições, você obtém uma visão objetiva e orientada por dados de como seu processo de Purchase to Pay - Requisição realmente funciona.

Nossa solução extrai as principais atividades e os atributos relacionados a cada requisição de compra, desde a criação até a conclusão, oferecendo um mapa visual completo de cada jornada. Essa análise detalhada dos seus dados do Dynamics 365 permite identificar com precisão as variações nos caminhos de aprovação, revelar gargalos ocultos que atrasam o processo e detectar ciclos de retrabalho ou alterações não autorizadas que podem estar ocorrendo sem serem percebidos. Ao mostrar o fluxo real, o Process Mining ajuda você a ir além de evidências anedóticas e localizar exatamente quando e por que ocorrem atrasos, rejeições ou desvios dos procedimentos operacionais padrão.

Principais áreas de melhoria no seu Workflow de requisições

O Process Mining revela insights práticos em várias dimensões críticas do seu processo de Purchase to Pay - Requisição:

  • Redução do tempo do ciclo de aprovação: localize as etapas e as pessoas exatas que causam atrasos na cadeia de aprovação. Identifique as requisições que passam tempo demais aguardando aprovação, seja por causa de Workflows complexos e multiníveis, seja por causa de aprovadores específicos. Esse entendimento permite intervenções direcionadas para simplificar seu processo de aprovação.
  • Garantia de conformidade: detecte automaticamente casos em que as requisições se desviam das políticas de compras estabelecidas, como ignorar etapas de aprovação obrigatórias, ultrapassar limites de gastos sem a autorização adequada ou inserir dados incorretamente. Garanta que todas as requisições sigam os controles internos e os requisitos regulatórios da sua organização no Microsoft Dynamics 365.
  • Simplificação da criação de requisições: entenda por que algumas requisições exigem várias alterações ou são rejeitadas com frequência no início do processo. Esse insight ajuda a identificar lacunas de treinamento, esclarecer as orientações de envio ou simplificar os campos dos formulários para reduzir erros e retrabalho logo no início do ciclo P2P.
  • Otimização da alocação de recursos: ao visualizar o fluxo, você consegue ver onde os recursos humanos estão sendo usados de forma ineficiente, seja por intervenções manuais desnecessárias, tarefas repetitivas ou acompanhamentos constantes. Otimizar essas áreas libera tempo valioso para atividades estratégicas.

Resultados e benefícios mensuráveis

Ao aplicar os insights obtidos com o Process Mining ao seu processo de Purchase to Pay - Requisição, você pode alcançar melhorias significativas e mensuráveis:

  • Redução do tempo do ciclo entre requisição e pedido de compra: acelere o processo geral de compras, levando à aquisição mais rápida de produtos e serviços.
  • Redução dos custos operacionais: minimize o trabalho administrativo, reduza o retrabalho e elimine ineficiências que consomem recursos, gerando economia direta.
  • Melhores índices de conformidade: garanta proativamente que todas as requisições sigam as políticas da empresa e os requisitos regulatórios, reduzindo riscos de auditoria e fortalecendo a governança.
  • Maior satisfação das partes envolvidas: aprovações mais rápidas e um processo mais transparente geram maior satisfação para solicitantes, aprovadores e equipes de compras.
  • Decisões estratégicas melhores: obtenha insights confiáveis e orientados por dados para apoiar decisões informadas sobre o desenho futuro dos processos e os investimentos em tecnologia no Microsoft Dynamics 365.

Comece hoje sua jornada de otimização de requisições

Pare de tentar adivinhar as causas dos atrasos e dos problemas de conformidade nas requisições. Nossa abordagem de Process Mining oferece a clareza e a inteligência prática necessárias para transformar seu processo de Purchase to Pay - Requisição no Microsoft Dynamics 365. Dê o primeiro passo rumo a uma operação de compras mais eficiente, conforme e econômica usando o poder dos dados. Revele valor oculto e promova a melhoria contínua em toda a sua organização.

Purchase to Pay - Requisição Requisição P2P Aprovação da requisição Eficiência de compras Conformidade com a política de compras Gestão da cadeia de suprimentos Departamento de compras Ciclo de vida da requisição Procure to Pay Gestão de gastos Controle orçamentário

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As requisições frequentemente ficam paradas nas filas de aprovação, causando perda de prazos e aumentando os tempos de entrega de produtos e serviços. Isso prejudica a eficiência operacional, pode afetar o relacionamento com fornecedores e atrasar atividades essenciais do negócio. O ProcessMind identifica as etapas específicas de aprovação ou os aprovadores que causam gargalos no seu processo de Purchase to Pay, Requisição, mostrando onde simplificar os Workflows e acelerar o atendimento das solicitações no Microsoft Dynamics 365.

Muitas requisições são alteradas várias vezes após o envio inicial, indicando erros iniciais, informações ausentes ou mudanças nos requisitos. Esse retrabalho consome tempo e recursos valiosos, prolonga o ciclo de compras e aumenta o trabalho administrativo. O ProcessMind mapeia os ciclos de alteração e identifica as causas mais comuns no processo de Purchase to Pay, Requisição, ajudando a otimizar os campos dos formulários e as condições de aprovação para aumentar a precisão no Microsoft Dynamics 365.

As requisições podem ignorar etapas de aprovação obrigatórias ou seguir caminhos fora do padrão, gerando riscos de conformidade, gastos não autorizados e deficiências de auditoria. Isso enfraquece os controles internos, expõe a organização a riscos financeiros e dificulta o cumprimento das políticas. O ProcessMind visualiza todos os caminhos reais das requisições em comparação com as políticas definidas no seu processo de Purchase to Pay, Requisição, destacando desvios e aprovações fora de conformidade no Microsoft Dynamics 365.

Muitas requisições passam por intervenções manuais desnecessárias ou pela inserção repetida de dados, impedindo o processamento direto e introduzindo possíveis erros. Isso gera ineficiências significativas, aumenta os custos operacionais e consome tempo que poderia ser dedicado a atividades estratégicas. O ProcessMind analisa as atividades para identificar oportunidades de automação no processo de Purchase to Pay, Requisição, reduzindo os pontos de contato manuais e acelerando o início do processo no Microsoft Dynamics 365.

Um número significativo de requisições é rejeitado em diferentes etapas de aprovação, obrigando os solicitantes a reiniciar ou reenviar suas solicitações. Isso gera frustração para todos os envolvidos, atrasa a compra dos itens necessários e desperdiça o esforço de solicitantes e aprovadores. O ProcessMind identifica os motivos e as etapas com rejeições frequentes no processo de Purchase to Pay, Requisição, permitindo treinamentos direcionados ou ajustes nas políticas do Microsoft Dynamics 365.

As requisições aprovadas frequentemente enfrentam atrasos significativos até a criação do pedido de compra correspondente, afetando os prazos de entrega e os compromissos com fornecedores. Esse gargalo pode causar falta de estoque, perda de oportunidades e, em última instância, afetar a continuidade operacional. O ProcessMind mede o tempo entre a aprovação da requisição e a criação do pedido de compra no seu processo de Purchase to Pay, Requisição, revelando as causas desses atrasos críticos no Microsoft Dynamics 365.

Determinadas etapas de aprovação ou aprovadores específicos criam gargalos de forma recorrente, gerando tempos de espera desproporcionalmente longos para as requisições. Isso desacelera todo o ciclo de compras, causa frustração entre as partes envolvidas e afeta a eficiência geral da função de compras. O ProcessMind visualiza os caminhos do Workflow de aprovação e identifica as etapas ou pessoas responsáveis pelos atrasos no processo de Purchase to Pay, Requisição, permitindo intervenções direcionadas no Microsoft Dynamics 365.

Muitas requisições são retiradas depois de enviadas ou parcialmente aprovadas, indicando mudanças nas necessidades do negócio, solicitações iniciais incorretas ou atrasos excessivos. Isso representa desperdício de esforço e alocação ineficiente de recursos na equipe de compras, que investiu tempo em solicitações que acabaram não avançando. O ProcessMind analisa os padrões que levam à retirada de requisições no processo de Purchase to Pay, Requisição, ajudando a entender os problemas subjacentes e melhorar a qualidade das solicitações iniciais no Microsoft Dynamics 365.

As requisições frequentemente seguem diversos caminhos não documentados e ineficientes, desviando significativamente do fluxo padrão estabelecido. Essa falta de padronização gera imprevisibilidade, aumenta os riscos de conformidade e eleva a complexidade operacional, dificultando a gestão da performance. O ProcessMind descobre todas as variantes reais do processo de Purchase to Pay, Requisição, expondo os desvios do caminho ideal e identificando áreas para padronização no Microsoft Dynamics 365.

Os solicitantes frequentemente marcam as requisições como "urgentes" mesmo quando não há uma justificativa real, ignorando as filas padrão e sobrecarregando os canais de alta prioridade. Isso dilui o verdadeiro significado da urgência, cria ineficiências para solicitações realmente urgentes e pode levar ao enfraquecimento da priorização estabelecida. O ProcessMind relaciona os níveis de urgência aos tempos reais de processamento e identifica padrões de uso indevido no seu processo de Purchase to Pay, Requisição, no Microsoft Dynamics 365.

O processo de requisição frequentemente envolve muita comunicação de ida e volta, como pedidos de informações adicionais ou alterações repetidas, entre solicitantes e aprovadores. Isso prolonga os prazos, causa frustração para todos os envolvidos e reduz significativamente a satisfação geral dos usuários com o processo de compras. O ProcessMind identifica as etapas e os atributos que causam ciclos iterativos no processo de Purchase to Pay, Requisição, ajudando a melhorar a experiência geral dos solicitantes no Microsoft Dynamics 365.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Este objetivo busca reduzir o tempo necessário para que as requisições de compra avancem do envio até a aprovação final. Alcançar esse resultado reduz significativamente os prazos de compras, garantindo que os produtos e serviços necessários sejam adquiridos mais rapidamente, o que impacta diretamente os cronogramas dos projetos e a continuidade operacional no Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind analisa o fluxo de aprovação de requisições de ponta a ponta, identificando as atividades, os usuários ou os departamentos específicos que causam atrasos. Ao visualizar as variações e identificar os gargalos, o ProcessMind ajuda a otimizar os Workflows de aprovação, podendo reduzir o tempo de aprovação em 20% a 40% ao revelar oportunidades para simplificar etapas ou realocar recursos.

O objetivo é aumentar o percentual de requisições aprovadas sem alterações ou reenvios. Uma taxa maior de aprovação na primeira análise minimiza o retrabalho, reduz a carga administrativa e evita atrasos no processo de Purchase to Pay, resultando em operações de compras mais eficientes no Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind identifica os motivos mais comuns de rejeições e alterações analisando os Event Logs. Ele destaca padrões nos dados das requisições, como departamentos ou categorias de itens específicos que frequentemente levam a problemas de conformidade ou envios incompletos, permitindo treinamentos direcionados e ajustes no processo para aumentar as aprovações na primeira análise.

Este objetivo se concentra em reduzir o número de caminhos não oficiais ou desviados seguidos por uma requisição, garantindo um processo consistente e eficiente para todas as requisições. Processos padronizados aumentam a previsibilidade, reduzem erros e fortalecem a conformidade em todo o ciclo de vida de Purchase to Pay - Requisição no Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind descobre automaticamente todas as variações reais do processo e as compara com os modelos ideais. Ele visualiza a frequência e o impacto de cada desvio, ajudando a identificar as causas dos comportamentos fora do padrão. Esse insight permite que as organizações adotem as melhores práticas e criem Workflows de requisição mais robustos e padronizados.

Este objetivo busca reduzir o intervalo entre a aprovação final de uma requisição e a criação do pedido de compra correspondente. Acelerar essa transferência crítica minimiza atrasos nas compras, garante o atendimento pontual das necessidades do negócio e otimiza a eficiência geral do processo de Purchase to Pay no Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind mapeia a jornada completa da requisição aprovada até a criação do PO, identificando filas, transferências manuais ou condições específicas que causam atrasos. Ao destacar esses gargalos de transição, o ProcessMind oferece insights práticos para simplificar a transferência, podendo reduzir o tempo de conversão em até 30%.

O objetivo é garantir que todas as requisições de compra sigam rigorosamente as políticas de compras estabelecidas pela empresa e os requisitos regulatórios. Uma conformidade maior reduz riscos financeiros, evita gastos não autorizados e fortalece os controles internos no processo de Purchase to Pay - Requisição do Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind monitora cada etapa do ciclo de vida da requisição em comparação com regras e políticas predefinidas, detectando automaticamente caminhos ou atividades fora de conformidade. Ele identifica casos específicos em que as aprovações ignoram etapas obrigatórias ou os dados estão incompletos, oferecendo evidências claras para auditorias e permitindo a aplicação proativa dos padrões de conformidade.

Este objetivo busca reduzir a frequência com que as requisições de compra são modificadas após o envio inicial. Menos alterações significam menos retrabalho, tempos de processamento menores e maior eficiência, economizando tempo e recursos do departamento de compras que usa o Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind revela os pontos específicos do processo e os motivos subjacentes que provocam alterações, como a inserção inicial incorreta de dados ou requisitos pouco claros. Ao analisar esses padrões, o ProcessMind ajuda a identificar oportunidades para melhorar a qualidade dos dados nas etapas anteriores, aprimorar o design dos formulários ou reforçar os treinamentos, reduzindo a taxa de alterações ao atuar sobre as causas principais.

O objetivo é identificar e eliminar intervenções manuais desnecessárias no processo de requisição, substituindo-as por Workflows automatizados. Automatizar tarefas repetitivas reduz erros humanos, acelera o processamento e libera a equipe para atividades de maior valor no módulo Microsoft Dynamics 365 Finance GL.
O ProcessMind representa visualmente todos os pontos de contato e as atividades manuais do processo de Purchase to Pay - Requisição. Ele quantifica o tempo e os recursos consumidos por essas etapas manuais, destacando os principais candidatos à automação. O ProcessMind também ajuda a medir o impacto das iniciativas de automação, validando os ganhos de eficiência.

Este objetivo se concentra em identificar e resolver as etapas de aprovação ou as pessoas que causam atrasos recorrentes no Workflow de requisições. Eliminar esses gargalos direcionados garante um processo de aprovação mais fluido e rápido, evitando que as requisições fiquem paradas em pontos críticos do Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind oferece insights detalhados sobre a duração de cada atividade e os tempos de espera entre as etapas, localizando os gargalos exatos no caminho do Workflow de aprovação. Ele pode destacar etapas ou aprovadores específicos que atrasam as requisições com frequência, permitindo que as organizações implementem soluções direcionadas, como redistribuição de carga de trabalho ou treinamentos adicionais.

Este objetivo busca garantir que os níveis de urgência atribuídos às requisições sejam usados de forma adequada e eficaz, evitando seu uso indevido para acelerar solicitações sem justificativa. O uso correto dos níveis de urgência simplifica as compras críticas e mantém um processamento justo para todas as requisições no Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind analisa a relação entre os níveis de urgência atribuídos e os tempos reais de processamento, revelando casos em que uma urgência alta é aplicada sem uma aceleração correspondente ou em que itens de baixa urgência são processados rapidamente. Ele ajuda a identificar padrões de uso indevido e oferece insights orientados por dados para aprimorar as políticas e garantir que os níveis de urgência reflitam de fato a necessidade do negócio.

Este objetivo busca reduzir o número de requisições de compra retiradas após o envio. Uma taxa menor de retirada indica uma avaliação inicial das necessidades mais precisa e um processo mais eficiente, evitando desperdício de esforço e recursos nas primeiras etapas das compras no Microsoft Dynamics 365.
O ProcessMind rastreia os caminhos das requisições retiradas, identificando as atividades ou os atrasos que mais frequentemente antecedem uma retirada. Ao entender esses eventos anteriores, as organizações podem tratar as causas-raiz, como ciclos de aprovação longos ou mudanças no escopo do projeto, para reduzir a taxa de requisições retiradas.

A jornada de melhoria em 6 etapas para Purchase to Pay - Requisição

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Exporte seus dados P2P
3

Carregue seus dados de requisições
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Analise seu processo P2P
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Implemente otimizações P2P
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Monitore seu progresso P2P
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O que fazer

Acesse e baixe o Template de extração de dados do Excel pré-configurado, desenvolvido especificamente para processos de Purchase to Pay - Requisição no Microsoft Dynamics 365.

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Por que isso importa

Isso garante a coleta de todos os dados necessários na estrutura correta do Microsoft Dynamics 365, simplificando a configuração da sua análise.

Resultado esperado

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O QUE VOCÊ OBTÉM

Descubra os gargalos das requisições no Dynamics 365

O ProcessMind revela a jornada real das suas requisições de compra, mostrando exatamente onde os atrasos acontecem e as aprovações ficam paradas. Obtenha insights visuais claros de cada etapa, da criação à finalização.
  • Visualize o fluxo real do processo de requisição
  • Identifique atrasos e gargalos nas aprovações
  • Identifique lacunas de Conformidade nas requisições
  • Acelere os tempos de ciclo de Purchase to Pay
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Transformando a eficiência das Purchase Requisitions

Esses resultados destacam as melhorias significativas que as organizações normalmente alcançam ao usar process mining para analisar e otimizar seus Workflows de Purchase to Pay - Requisition no Microsoft Dynamics 365. Ao identificar e eliminar gargalos, as empresas podem simplificar o ciclo entre requisição e pedido.

0 %
Ciclo de aprovação mais rápido

Redução média no tempo de aprovação

Simplifique o processo de aprovação das suas requisições identificando e eliminando gargalos, resultando em aprovações mais rápidas e no início antecipado das atividades de compras.
0 %
Mais aprovações na primeira tentativa

Aumento nas requisições aprovadas inicialmente

Melhore a qualidade do envio inicial das requisições entendendo os motivos mais comuns de rejeição e reduzindo o retrabalho para solicitantes e aprovadores. Isso aumenta a eficiência e a satisfação dos colaboradores.
0 %
Melhor conformidade do processo

Redução nos caminhos fora do padrão

Garanta que as requisições sigam as políticas de compras estabelecidas e os Workflows padrão. O process mining revela desvios, permitindo treinamentos direcionados e melhorias nos controles.
0 days
Conversão em pedidos de compra mais rápida

Redução no tempo entre a requisição e o pedido de compra

Encurte o caminho crítico entre uma requisição aprovada e a geração de um pedido de compra. Isso acelera as compras e ajuda a garantir a entrega pontual de bens e serviços.
0 %
Menos retrabalho nas requisições

Redução na taxa de alterações

Minimize o número de vezes que as requisições são alteradas ou rejeitadas. Isso reduz significativamente o esforço manual, economiza tempo e diminui os custos operacionais associados ao retrabalho.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e os esforços específicos de implementação. Esses números representam melhorias típicas observadas em diversas implementações de Purchase to Pay - Requisition.

Dados recomendados

Comece pelos atributos e atividades mais importantes e amplie conforme necessário.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de uma requisição de compra, usado como identificador principal do caso.

Por que isso importa

Ele é essencial para agrupar todos os eventos relacionados em uma única instância de processo, permitindo uma análise completa, de ponta a ponta, do ciclo de vida de cada requisição.

O nome do evento ou da etapa específica de negócio que ocorreu no processo de requisição.

Por que isso importa

Este atributo define as etapas do mapa de processo, permitindo visualizar, analisar e entender o Workflow de requisição.

A data e hora exatas em que uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Ele fornece a ordem cronológica dos eventos, necessária para calcular as durações do processo, identificar gargalos e analisar a performance ao longo do tempo.

O ID ou nome do usuário que realizou a atividade.

Por que isso importa

Ele permite analisar o comportamento, a carga de trabalho e a performance específicos de cada usuário, aspectos essenciais para a gestão de recursos e a identificação de oportunidades de treinamento.

O departamento do solicitante ou o centro de custo associado à requisição.

Por que isso importa

Ele permite filtrar e comparar a performance do processo entre diferentes unidades de negócio, revelando padrões, gargalos ou ineficiências específicos de cada departamento.

O status atual ou final da requisição de compra.

Por que isso importa

Ele fornece um resultado claro para cada caso, permitindo analisar as taxas de aprovação, rejeição e retirada, que são indicadores importantes de performance.

O valor monetário total da requisição de compra.

Por que isso importa

Ele adiciona uma dimensão financeira à análise, permitindo priorizar casos de alto valor e entender como o valor monetário afeta o comportamento do processo.

Uma classificação da urgência da requisição, como “Alta”, “Média” ou “Baixa”.

Por que isso importa

Ele ajuda a avaliar se as configurações de prioridade aceleram efetivamente as solicitações críticas e revela possíveis usos incorretos da classificação de urgência.

O nome ou estágio de uma etapa específica de aprovação no Workflow.

Por que isso importa

Ele permite uma análise detalhada do Workflow de aprovação, facilitando a identificação de estágios específicos que estão causando gargalos.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Este evento marca a criação inicial do registro da requisição de compra em estado de rascunho. Ele é capturado identificando a data e hora de criação do cabeçalho da requisição de compra.

Por que isso importa

Como início do processo, esta atividade é essencial para medir o tempo total do ciclo de vida da requisição e analisar os volumes diários processados.

O usuário envia a requisição preenchida, iniciando o Workflow formal de aprovação. Essa é uma ação explícita registrada pelo mecanismo de Workflow do sistema.

Por que isso importa

Esta atividade é um marco essencial que inicia o ciclo de aprovação. Ela é o ponto de partida para medir o 'Requisition Approval Cycle Time' e a 'First-Pass Approval Rate'.

Um aprovador conclui a tarefa atribuída, aprovando a requisição na sua etapa do processo. Isso move a requisição para a próxima etapa ou para a aprovação final.

Por que isso importa

Mede o tempo de processamento de cada etapa de aprovação e ajuda a identificar as partes eficientes do Workflow. É um componente essencial da análise de variantes.

A requisição passou com sucesso por todas as etapas de aprovação exigidas no Workflow. Esta atividade é capturada quando a instância do Workflow é concluída com status final aprovado.

Por que isso importa

Este é um marco importante, que marca o fim do ciclo de aprovação e o início da etapa de compras. É o evento final do KPI 'Requisition Approval Cycle Time'.

A requisição foi rejeitada durante o Workflow de aprovação e não será processada novamente. Isso representa um estado terminal de falha da requisição.

Por que isso importa

Este evento final é essencial para analisar as taxas gerais de rejeição e entender o impacto financeiro ou operacional de solicitações malsucedidas.

Uma linha de requisição de compra aprovada é convertida em uma linha de pedido de compra, sinalizando a transferência para a equipe de compras. Isso é capturado vinculando a linha da requisição à linha do pedido de compra.

Por que isso importa

Este é um marco essencial que conecta a requisição ao processo de compras subsequente. É indispensável para medir o KPI 'Requisition to PO Conversion Time'.

A requisição de compra inteira é considerada concluída, o que significa que todas as suas linhas foram processadas em pedidos de compra ou canceladas. Este é um estado final de sucesso.

Por que isso importa

Esta atividade marca a conclusão bem-sucedida do ciclo de vida da requisição. É o ponto final para medir a duração total do processo de ponta a ponta.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining analisa os dados do ID da Requisição de compra no Dynamics 365 para visualizar o fluxo real do seu processo de requisições. Ele identifica gargalos, etapas em não conformidade e retrabalho, como ciclos longos de aprovação ou alterações frequentes. Isso permite entender as causas raiz e direcionar ações para ganhos de eficiência e redução de custos.

Para analisar com eficácia o processo de Purchase to Pay - Requisição, precisamos principalmente de Event Logs relacionados ao ID da Requisição de compra. Os principais dados incluem ID do evento, nome da atividade, data e hora e o usuário ou sistema responsável. Isso permite reconstruir a sequência precisa de etapas de cada requisição.

A extração de dados normalmente pode ser feita usando ferramentas de relatórios padrão, consultas personalizadas ou acesso direto ao banco de dados no ambiente do Dynamics 365. Nós nos concentramos nas tabelas que contêm a criação das requisições, alterações de status, eventos de aprovação e conversão em Pedidos de compra. Nossos especialistas podem orientar sua equipe de TI durante o processo para garantir a integridade dos dados.

Você pode esperar uma redução significativa nos tempos de ciclo de aprovação das requisições e um aumento nas taxas de aprovação na primeira tentativa. O Process Mining ajuda a padronizar os fluxos do processo, acelerar a conversão de requisições em Pedidos de compra e aumentar a Conformidade com as políticas de compras. Essas melhorias geram mais eficiência operacional e economia de custos.

A fase inicial de extração e configuração dos dados geralmente leva algumas semanas, dependendo da disponibilidade dos dados e da configuração do seu sistema. A análise em si pode gerar insights acionáveis em poucos dias, assim que os dados forem carregados e modelados. O monitoramento contínuo pode então revelar novas oportunidades de otimização.

Sim. O Process Mining é especialmente eficaz para identificar gargalos específicos nas aprovações, visualizando o tempo real gasto em cada etapa de aprovação e os caminhos percorridos pelas requisições. Ele pode destacar onde as requisições sofrem atrasos frequentes ou são redirecionadas, como em determinadas etapas de aprovação ou com pessoas específicas. Esse insight permite intervenções direcionadas para agilizar seus ciclos de aprovação.

O Process Mining é útil para organizações de todos os tamanhos que lidam com processos repetíveis e ricos em dados, como Purchase to Pay Requisition. Embora grandes empresas possam ter processos mais complexos, organizações menores também podem obter ganhos significativos de eficiência e redução de custos ao otimizar suas operações principais. O essencial é ter dados de eventos suficientes para análise.

O principal requisito técnico é ter acesso aos Event Logs do Dynamics 365 referentes ao ID da Purchase Requisition, normalmente em um formato estruturado, como CSV ou tabelas SQL. Além dos dados, você precisará de uma ferramenta de Process Mining, que pode ser baseada na nuvem ou instalada localmente, e de recursos básicos de integração de dados. Normalmente, não é necessário escrever códigos complexos.

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