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Améliorez votre processus Purchase-to-Pay : demandes d’achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d’achat dans Dynamics 365.
Améliorez votre processus Purchase-to-Pay : demandes d’achat
Demande d’achat au paiement
Microsoft Dynamics 365

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Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
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Défis(11)Objectifs(10)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(4)

Accélérez l’approbation des demandes d’achat dans Dynamics 365

Les processus de demande d’achat sont souvent ralentis par des délais d’approbation frustrants et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à repérer rapidement les goulots d’étranglement dans la création des demandes et les flux de travail d’approbation. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez mettre en place des améliorations concrètes pour gagner en efficacité et assurer le traitement des achats dans les délais au sein de votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus de demande d’achat

Le processus de demande d’achat au paiement constitue la première étape du cycle d’approvisionnement de votre organisation. C’est à ce stade que les besoins de l’entreprise deviennent des demandes formelles de biens et de services. Un processus efficace, conforme et transparent est indispensable à une bonne gestion financière et au bon fonctionnement des opérations. Dans Microsoft Dynamics 365, la gestion des demandes peut parfois s’avérer complexe en raison de flux de travail élaborés, de plusieurs étapes d’approbation et d’un volume élevé de demandes.

Les inefficacités à cette étape peuvent se répercuter sur l’ensemble du processus d’achat au paiement et avoir des conséquences importantes pour l’entreprise. Les retards d’approbation retardent l’acquisition des ressources nécessaires, ce qui peut perturber les projets, ralentir la production ou nuire à la satisfaction des clients. De plus, le manque de visibilité peut entraîner des dépenses non conformes, faire manquer des occasions de réduire les coûts et alourdir inutilement les tâches administratives. Comprendre et améliorer le processus de demande d’achat au paiement permet d’accélérer les opérations, de réduire les coûts et de renforcer le contrôle financier.

Comment le Process Mining améliore l’analyse des demandes d’achat

Les méthodes traditionnelles d’analyse des performances reposent souvent sur des suppositions ou sur une collecte manuelle des données, et ne donnent qu’une vision partielle du processus. Le Process Mining propose une autre approche, fondée sur les données réelles du journal d’événements de votre système Microsoft Dynamics 365. Vous obtenez ainsi une vision objective, étayée par les données, du fonctionnement réel de votre processus de demande d’achat au paiement.

Notre solution extrait les principales activités et les attributs associés à chaque demande d’achat, de sa création à sa clôture, et reconstitue visuellement chaque parcours. L’analyse détaillée des données de Dynamics 365 permet de repérer précisément les variations des circuits d’approbation, les goulots d’étranglement qui ralentissent le processus, ainsi que les boucles de reprise ou les modifications non autorisées qui pourraient passer inaperçues. En montrant le déroulement réel du processus, le Process Mining vous aide à dépasser les témoignages isolés et à déterminer précisément quand et pourquoi surviennent les retards, les refus ou les écarts par rapport aux procédures établies.

Principaux axes d’amélioration du flux de travail des demandes d’achat

Le Process Mining met en évidence des pistes d’amélioration concrètes dans plusieurs domaines de votre processus de demande d’achat au paiement :

  • Réduire le temps de cycle des approbations : repérez les étapes et les personnes qui retardent le circuit d’approbation. Identifiez les demandes qui attendent trop longtemps, en raison d’un flux de travail à plusieurs niveaux ou de certains approbateurs. Ces informations vous permettent de cibler les mesures à prendre pour simplifier le processus d’approbation.
  • Veiller à la conformité : détectez automatiquement les demandes qui s’écartent des politiques d’achat établies, par exemple lorsqu’une étape d’approbation obligatoire est contournée, qu’un plafond de dépenses est dépassé sans autorisation ou que des données sont saisies incorrectement. Vérifiez que toutes les demandes respectent les contrôles internes et les exigences réglementaires dans Microsoft Dynamics 365.
  • Simplifier la création des demandes : comprenez pourquoi certaines demandes sont modifiées à plusieurs reprises ou souvent rejetées dès le début du processus. Ces informations permettent de repérer les besoins de formation, de clarifier les consignes de soumission ou de simplifier les champs des formulaires afin de réduire les erreurs et les reprises dès le début du cycle d’achat au paiement.
  • Mieux répartir les ressources : la visualisation du flux montre où le temps des équipes est mal utilisé, par exemple en raison d’interventions manuelles inutiles, de tâches répétitives ou de relances constantes. En améliorant ces étapes, vous libérez du temps pour les activités stratégiques.

Des résultats et des avantages mesurables

En appliquant les enseignements du Process Mining à votre processus de demande d’achat au paiement, vous pouvez obtenir des améliorations importantes et mesurables :

  • Réduire le temps de cycle entre la demande d’achat et le bon de commande : accélérez l’ensemble du processus d’approvisionnement pour obtenir plus rapidement les biens et les services nécessaires.
  • Réduire les coûts opérationnels : limitez les tâches administratives, réduisez les reprises et éliminez les inefficacités qui mobilisent inutilement les ressources, afin de diminuer directement les coûts.
  • Améliorer le respect des règles : veillez à ce que toutes les demandes respectent les politiques de l’entreprise et les exigences réglementaires, réduisez les risques liés aux audits et renforcez la gouvernance.
  • Améliorer la satisfaction des parties prenantes : des approbations plus rapides et un processus plus transparent améliorent la satisfaction des demandeurs, des approbateurs et des équipes achats.
  • Prendre de meilleures décisions stratégiques : appuyez vos décisions sur des analyses fiables fondées sur les données, pour concevoir les futurs processus et orienter les investissements technologiques dans Microsoft Dynamics 365.

Commencez à optimiser vos demandes d’achat

Ne vous contentez plus de supposer ce qui provoque les retards et les problèmes de conformité. Le Process Mining vous donne la visibilité et les informations nécessaires pour transformer votre processus de demande d’achat au paiement dans Microsoft Dynamics 365. Faites le premier pas vers des achats plus efficaces, conformes et économiques en vous appuyant sur vos données. Repérez les possibilités d’amélioration encore inexploitées et améliorez continuellement les processus de votre organisation.

Demande d’achat au paiement Demande d’achat au paiement Approbation de la demande d’achat Efficacité des achats Conformité à la politique d’achat Gestion de la chaîne d’approvisionnement Service des achats Cycle de vie de la demande d’achat Approvisionnement au paiement Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les demandes d’achat restent souvent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui entraîne des échéances manquées et allonge les délais d’obtention des biens et des services. L’efficacité opérationnelle s’en trouve réduite, les relations avec les fournisseurs peuvent en pâtir et des activités importantes pour l’entreprise sont retardées. ProcessMind repère les étapes d’approbation ou les approbateurs qui créent des goulots d’étranglement dans votre processus de demande d’achat au paiement. Vous voyez ainsi où simplifier les flux de travail et accélérer le traitement des demandes dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes sont modifiées plusieurs fois après leur soumission initiale, ce qui peut révéler des erreurs, des informations manquantes ou une évolution des besoins. Ces reprises successives mobilisent du temps et des ressources, prolongent le cycle d’approvisionnement et alourdissent les tâches administratives. ProcessMind cartographie les boucles de modification et en repère les causes courantes dans le processus de demande d’achat au paiement. Vous pouvez ainsi améliorer les champs des formulaires et les conditions d’approbation dans Microsoft Dynamics 365.

Certaines demandes d’achat peuvent contourner des étapes d’approbation obligatoires ou suivre des circuits non standard, ce qui crée des risques de non-conformité, des dépenses non autorisées et des lacunes lors des audits. Cela affaiblit les contrôles internes, expose l’organisation à des risques financiers et complique le respect des politiques. ProcessMind compare les circuits réels aux politiques définies pour votre processus de demande d’achat au paiement et met en évidence les écarts ainsi que les approbations non conformes dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes nécessitent des interventions manuelles inutiles ou des saisies répétées, ce qui empêche leur traitement de bout en bout et augmente le risque d’erreur. Il en résulte des inefficacités importantes, des coûts opérationnels plus élevés et moins de temps pour les tâches stratégiques. ProcessMind analyse les activités pour repérer les possibilités d’automatisation dans le processus de demande d’achat au paiement, réduire les interventions manuelles et accélérer le lancement du processus dans Microsoft Dynamics 365.

Un grand nombre de demandes sont rejetées à différentes étapes d’approbation, obligeant les demandeurs à recommencer ou à soumettre de nouveau leur demande. Cette situation est frustrante pour toutes les personnes concernées, retarde l’achat des articles nécessaires et fait perdre du temps aux demandeurs comme aux approbateurs. ProcessMind repère les motifs et les étapes associés aux rejets fréquents dans le processus de demande d’achat au paiement, afin de cibler les formations ou d’ajuster les politiques dans Microsoft Dynamics 365.

Après leur approbation, les demandes d’achat attendent souvent longtemps avant qu’un bon de commande correspondant soit créé, ce qui compromet les calendriers de livraison et les engagements envers les fournisseurs. Ce goulot d’étranglement peut entraîner des ruptures de stock, des occasions manquées et, à terme, perturber la continuité des opérations. ProcessMind mesure le délai entre l’approbation d’une demande et la création du bon de commande dans votre processus de demande d’achat au paiement, et met au jour les causes de ces retards importants dans Microsoft Dynamics 365.

Certaines étapes ou certains approbateurs créent régulièrement des goulots d’étranglement et allongent considérablement le temps d’attente des demandes. Le cycle d’approvisionnement ralentit, les parties prenantes sont frustrées et l’efficacité globale des achats diminue. ProcessMind visualise les circuits d’approbation et repère les étapes ou les personnes à l’origine des retards dans le processus de demande d’achat au paiement, afin de cibler les mesures à prendre dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes sont retirées après leur soumission ou leur approbation partielle, ce qui peut traduire une évolution des besoins de l’entreprise, une demande initiale incorrecte ou des délais excessifs. Les équipes achats consacrent ainsi du temps et des ressources à des demandes qui n’aboutissent pas. ProcessMind analyse les facteurs associés au retrait des demandes dans le processus de demande d’achat au paiement, afin de mieux comprendre les problèmes sous-jacents et d’améliorer la qualité des demandes initiales dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandes d’achat suivent souvent de nombreux circuits non documentés et inefficaces, qui s’écartent nettement du processus standard établi. Ce manque de standardisation rend le processus imprévisible, augmente les risques de non-conformité et complique les opérations, ce qui rend le suivi des performances difficile. ProcessMind découvre toutes les variantes réelles du processus de demande d’achat au paiement, met en évidence les écarts par rapport au parcours prévu et repère les possibilités de standardisation dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandeurs indiquent souvent qu’une demande est « urgente » sans justification réelle, contournant ainsi les files d’attente habituelles et saturant les circuits prioritaires. Le sens de l’urgence s’en trouve dilué, les demandes réellement urgentes sont moins bien traitées et les règles de priorité risquent de perdre leur efficacité. ProcessMind compare les niveaux d’urgence aux durées réelles de traitement et repère les utilisations abusives dans votre processus de demande d’achat au paiement sous Microsoft Dynamics 365.

Le processus de demande d’achat donne souvent lieu à de nombreux échanges entre demandeurs et approbateurs, par exemple pour obtenir des informations complémentaires ou demander plusieurs modifications. Ces allers-retours allongent les délais, frustrent les personnes concernées et réduisent nettement la satisfaction globale à l’égard du processus d’achat. ProcessMind repère les étapes et les attributs à l’origine de ces cycles répétés dans le processus de demande d’achat au paiement, afin d’améliorer l’expérience des demandeurs dans Microsoft Dynamics 365.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

L’objectif est de réduire le temps écoulé entre la soumission d’une demande d’achat et son approbation finale. Vous raccourcissez ainsi les délais d’approvisionnement et obtenez plus rapidement les biens et les services nécessaires, ce qui a un effet direct sur les calendriers des projets et la continuité des opérations dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyse le circuit d’approbation des demandes de bout en bout et repère les activités, les utilisateurs ou les services à l’origine des retards. En visualisant les variations et les goulots d’étranglement, ProcessMind vous aide à optimiser les flux de travail d’approbation. L’analyse peut révéler des possibilités de simplification des étapes ou de réaffectation des ressources, avec une réduction potentielle des délais d’approbation de 20 à 40 %.

L’objectif est d’augmenter la part des demandes approuvées sans modification ni nouvelle soumission. Un taux d’approbation plus élevé dès la première soumission réduit les reprises et la charge administrative, et évite les retards dans le processus d’achat au paiement. Les opérations d’approvisionnement gagnent ainsi en efficacité dans Microsoft Dynamics 365.
En analysant les journaux d’événements, ProcessMind repère les causes courantes de rejet et de modification. La solution met en évidence les caractéristiques des demandes, comme certains services ou certaines catégories d’articles, souvent associées à des manquements à la conformité ou à des dossiers incomplets. Vous pouvez alors cibler les formations et adapter le processus pour augmenter le taux d’approbation dès la première soumission.

L’objectif est de réduire le nombre de circuits non officiels ou déviants et d’assurer un processus cohérent et efficace pour toutes les demandes. La standardisation améliore la prévisibilité, réduit les erreurs et renforce la conformité tout au long du cycle de vie des demandes d’achat au paiement dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind découvre automatiquement les variantes réelles du processus et les compare aux modèles de référence. La solution visualise la fréquence et l’incidence de chaque écart, ce qui aide à en repérer les causes. Ces informations permettent aux organisations de faire appliquer les bonnes pratiques et de concevoir des flux de travail de demande d’achat plus fiables et standardisés.

L’objectif est de réduire le délai entre l’approbation finale d’une demande d’achat et la création du bon de commande correspondant. Accélérer ce transfert permet de limiter les retards d’achat, de répondre aux besoins de l’entreprise dans les délais et d’améliorer l’efficacité globale du processus d’achat au paiement dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind cartographie le parcours complet, de l’approbation de la demande à la création du bon de commande, et repère les files d’attente, les transferts manuels ou les conditions qui provoquent des retards. En mettant en évidence les goulots d’étranglement à ces étapes, ProcessMind vous aide à simplifier le transfert et peut contribuer à réduire les délais de conversion jusqu’à 30 %.

L’objectif est de veiller à ce que toutes les demandes d’achat respectent strictement les politiques d’achat de l’entreprise et les exigences réglementaires. Un meilleur respect des règles réduit les risques financiers, prévient les dépenses non autorisées et renforce les contrôles internes dans le processus de demande d’achat au paiement sous Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind suit chaque étape du cycle de vie des demandes au regard de règles et de politiques prédéfinies, et détecte automatiquement les circuits ou les activités non conformes. La solution repère les cas où une approbation contourne une étape obligatoire ou où des données sont incomplètes. Vous disposez ainsi d’éléments clairs pour les audits et pouvez faire respecter les règles de manière proactive.

L’objectif est de réduire la fréquence des modifications apportées aux demandes d’achat après leur soumission initiale. Moins de modifications signifie moins de reprises, des délais de traitement plus courts et une meilleure efficacité, ce qui permet au service des achats d’économiser du temps et des ressources dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind repère les étapes du processus et les causes sous-jacentes qui entraînent des modifications, comme une erreur de saisie initiale ou des exigences peu claires. L’analyse de ces tendances permet de repérer les possibilités d’améliorer la qualité des données en amont, la conception des formulaires ou la formation, en s’attaquant aux causes des modifications.

L’objectif est de repérer et de supprimer les interventions manuelles inutiles dans le processus de demande d’achat, en les remplaçant par des flux de travail automatisés. L’automatisation des tâches répétitives réduit les erreurs humaines, accélère le traitement et permet aux équipes de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée dans le module GL de Microsoft Dynamics 365 Finance.
ProcessMind représente visuellement tous les points de contact et toutes les activités manuels du processus Purchase to Pay - Demande d’achat. La plateforme mesure le temps et les ressources consacrés à ces étapes manuelles et met en évidence celles qui se prêtent le mieux à l’automatisation. Elle permet également de mesurer les effets des initiatives d’automatisation et de vérifier les gains d’efficacité.

Cet objectif consiste à repérer et à résoudre les étapes d’approbation ou les interventions de personnes qui entraînent régulièrement des retards dans le flux de travail des demandes d’achat. La suppression de ces goulots d’étranglement ciblés accélère et simplifie le processus d’approbation, et évite que les demandes ne restent bloquées à des étapes importantes dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind détaille la durée de chaque activité et les temps d’attente entre les étapes, afin de localiser précisément les goulots d’étranglement dans le parcours d’approbation. La plateforme peut mettre en évidence les étapes ou les approbateurs qui retardent fréquemment les demandes. Les organisations peuvent alors mettre en place des mesures ciblées, comme une meilleure répartition de la charge de travail ou des formations complémentaires.

L’objectif est de veiller à ce que les niveaux d’urgence attribués aux demandes d’achat soient utilisés à bon escient, et non pour accélérer indûment leur traitement. Une utilisation adaptée permet de traiter rapidement les achats urgents tout en garantissant un traitement équitable de toutes les demandes dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyse le lien entre les niveaux d’urgence attribués et les délais de traitement réels. La plateforme révèle les cas où une urgence élevée ne s’accompagne pas d’un traitement plus rapide, ou ceux où des demandes peu urgentes sont accélérées. Elle aide à repérer les usages inappropriés et fournit des éléments concrets pour ajuster les règles et faire en sorte que les niveaux d’urgence correspondent réellement aux besoins de l’organisation.

L’objectif est de réduire le nombre de demandes d’achat retirées après leur soumission. Un taux de retrait plus faible témoigne d’une meilleure évaluation initiale des besoins et d’un processus plus efficace. Il évite de mobiliser inutilement du temps et des ressources au début du processus d’achat dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind retrace le parcours des demandes retirées et repère les activités ou les retards qui précèdent le plus souvent leur retrait. En comprenant ces événements, les organisations peuvent s’attaquer aux causes profondes, comme des cycles d’approbation trop longs ou des changements de périmètre du projet, et réduire le nombre de demandes retirées.

Les 6 étapes pour améliorer le processus Purchase to Pay - Demande d’achat

1
Télécharger le modèle de données
2
Exporter vos données P2P
3
Importer les données de vos demandes d’achat
4
Analyser votre processus P2P
5
Mettre en œuvre les optimisations P2P
6
Suivre l’évolution de votre processus P2P
1

Télécharger le modèle de données

Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré, conçu pour extraire les données des processus Purchase to Pay - Demande d’achat dans Microsoft Dynamics 365, puis téléchargez-le.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Vous pourrez ainsi recueillir toutes les données nécessaires dans la structure attendue par Microsoft Dynamics 365 et préparer plus facilement votre analyse.

Résultat attendu

Un modèle de données structuré pour vous guider dans l’extraction des données de Microsoft Dynamics 365.

CE QUE VOUS OBTENEZ

Repérez les goulots d’étranglement des demandes d’achat dans Dynamics 365

ProcessMind retrace le parcours réel de vos demandes d’achat et vous montre précisément où les retards surviennent et où les approbations s’enlisent. Visualisez clairement chaque étape, de la création à la clôture.
  • Visualisez le flux réel des demandes d’achat
  • Repérez les retards d’approbation et les goulots d’étranglement
  • Identifiez les écarts de conformité dans les demandes d’achat
  • Réduisez les temps de cycle du processus Purchase to Pay
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Améliorer l’efficacité des demandes d’achat

Ces résultats illustrent les améliorations que les organisations obtiennent généralement en analysant et en optimisant avec le Process Mining leurs flux de travail Purchase to Pay - Demande d’achat dans Microsoft Dynamics 365. En repérant et en supprimant les goulots d’étranglement, elles peuvent raccourcir le cycle entre la demande et la commande.

0 %
Des approbations plus rapides

Réduction moyenne du délai d’approbation

Repérez et supprimez les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation des demandes d’achat pour accélérer les validations et le lancement des achats.
0 %
Davantage d’approbations dès la première soumission

Hausse du nombre de demandes approuvées dès la première soumission

Améliorez la qualité des demandes initiales en comprenant les motifs de rejet les plus fréquents. Vous réduirez ainsi les reprises pour les demandeurs comme pour les approbateurs, tout en améliorant l’efficacité et la satisfaction des équipes.
0 %
Meilleure conformité des processus

Réduction du nombre de parcours non standard

Veillez à ce que les demandes respectent les règles d’achat et les flux de travail établis. Le Process Mining révèle les écarts et permet de cibler les formations et les contrôles à renforcer.
0 days
Conversion accélérée en commande d’achat

Réduction du délai entre la demande d’achat et la commande

Réduisez le délai entre l’approbation d’une demande et la création de la commande d’achat. Les achats sont ainsi lancés plus rapidement, ce qui contribue à la livraison des biens et des services dans les délais.
0 %
Moins de reprises des demandes d’achat

Baisse du taux de modification

Limitez les modifications et les rejets des demandes d’achat. Vous réduirez ainsi les tâches manuelles, gagnerez du temps et diminuerez les coûts opérationnels liés aux reprises.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les mesures mises en œuvre. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différents déploiements du processus Purchase to Pay - Demande d’achat.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en au besoin.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une demande d’achat, utilisé comme identifiant principal du cas.

Pourquoi est-ce important ?

Il est indispensable pour regrouper tous les événements associés dans une seule instance de processus et analyser le cycle de vie complet de chaque demande.

Nom de l’événement métier ou de l’étape qui s’est produit dans le processus de demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut définit les étapes de la carte de processus et permet de visualiser, d’analyser et de comprendre le flux de travail des demandes d’achat.

Horodatage précis auquel une activité ou un événement s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Il indique l’ordre chronologique des événements, nécessaire pour calculer la durée des processus, repérer les goulots d’étranglement et analyser les performances dans le temps.

Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a réalisé l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser les comportements, la charge de travail et les performances propres à chaque utilisateur, ce qui est essentiel à la gestion des ressources et au repérage des besoins de formation.

Service du demandeur ou centre de coûts associé à la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de filtrer et de comparer les performances des processus entre différentes unités opérationnelles, afin de repérer les tendances, les goulots d’étranglement et les inefficacités propres à chaque service.

Statut actuel ou final de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il indique clairement le résultat de chaque cas et permet d’analyser les taux d’approbation, de rejet et de retrait, qui sont des indicateurs clés de performance.

Valeur monétaire totale de la demande d’achat.

Pourquoi est-ce important ?

Il ajoute une dimension financière à l’analyse, ce qui permet de prioriser les cas de montant élevé et de comprendre l’incidence de la valeur monétaire sur le déroulement du processus.

Classement du degré d’urgence de la demande, par exemple « Élevé », « Moyen » ou « Faible ».

Pourquoi est-ce important ?

Il permet de vérifier si les paramètres de priorité accélèrent effectivement le traitement des demandes urgentes et de repérer les éventuels usages inappropriés de la classification par niveau d’urgence.

Nom ou étape d’une étape d’approbation précise du flux de travail.

Pourquoi est-ce important ?

Il permet d’analyser en détail le flux de travail d’approbation et de repérer les étapes précises à l’origine des goulots d’étranglement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement correspond à la création initiale de la demande d’achat, qui est alors à l’état de brouillon. Il est repéré à partir de l’horodatage de création de l’en-tête de la demande.

Pourquoi est-ce important ?

En tant que point de départ du processus, cette activité est essentielle pour mesurer la durée totale du cycle de vie des demandes et analyser leur volume quotidien.

L’utilisateur soumet la demande remplie, ce qui lance le processus formel d’approbation. Le moteur de flux de travail du système consigne explicitement cette action.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque une étape importante : elle lance le cycle d’approbation. Elle sert de point de départ au calcul du « délai d’approbation des demandes d’achat » et du « taux d’approbation dès la première soumission ».

L’approbateur termine la tâche qui lui a été attribuée et approuve la demande à cette étape du processus. La demande passe alors à l’étape suivante ou à l’approbation finale.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité mesure le temps de traitement de chaque étape d’approbation et aide à repérer les étapes du flux de travail qui se déroulent efficacement. Elle joue un rôle important dans l’analyse des variantes.

La demande a franchi avec succès toutes les étapes d’approbation requises dans le flux de travail. Cette activité est enregistrée lorsque l’instance du flux de travail se termine avec le statut final approuvé.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante marque la fin du cycle d’approbation et le début du processus d’achat. Elle correspond à l’événement de fin du KPI « délai d’approbation des demandes d’achat ».

La demande a été rejetée pendant le processus d’approbation et ne sera pas traitée davantage. Elle se trouve alors dans un état d’échec définitif.

Pourquoi est-ce important ?

Cet événement de fin est essentiel pour analyser le taux global de rejet et comprendre les conséquences financières ou opérationnelles des demandes refusées.

Une ligne approuvée de la demande d’achat est convertie en ligne de commande d’achat, ce qui marque le transfert à l’équipe chargée des achats. L’événement est repéré en reliant la ligne de demande à la ligne de commande correspondante.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante relie la demande au processus d’achat en aval. Elle est indispensable pour mesurer le KPI « délai de conversion d’une demande d’achat en commande ».

La demande d’achat est considérée comme terminée lorsque toutes ses lignes ont été converties en commandes d’achat ou annulées. Il s’agit de l’état final de réussite.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin du cycle de vie de la demande. Elle constitue le point final pour mesurer la durée totale du processus, de bout en bout.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les données d’identifiant des demandes d’achat de Dynamics 365 pour visualiser le déroulement réel du processus. Il repère les goulots d’étranglement, les étapes non conformes et les reprises, par exemple les cycles d’approbation trop longs ou les modifications fréquentes. Vous pouvez ainsi comprendre les causes profondes et cibler les améliorations qui réduiront les délais et les coûts.

Pour analyser efficacement le processus Purchase to Pay - Demande d’achat, nous avons principalement besoin des journaux d’événements associés à l’identifiant de la demande d’achat. Les données essentielles comprennent l’identifiant de l’événement, le nom de l’activité, l’horodatage et l’utilisateur ou le système responsable. Elles permettent de reconstituer précisément la séquence des étapes de chaque demande.

Les données peuvent généralement être extraites à l’aide des outils de reporting standard, de requêtes personnalisées ou d’un accès direct à la base de données de votre environnement Dynamics 365. Nous ciblons les tables qui contiennent la création des demandes, les changements de statut, les événements d’approbation et la conversion en commandes d’achat. Nos spécialistes peuvent accompagner votre équipe informatique pour garantir l’intégrité des données.

Vous pouvez vous attendre à une réduction notable des délais d’approbation et à une hausse du taux d’approbation dès la première soumission. Le Process Mining aide à standardiser les flux de processus, à accélérer la conversion des demandes d’achat en commandes et à mieux respecter les règles d’achat. Ces améliorations renforcent l’efficacité opérationnelle et réduisent les coûts.

L’extraction initiale des données et la configuration prennent généralement quelques semaines, selon la disponibilité des données et la configuration de votre système. Une fois les données chargées et modélisées, l’analyse peut fournir des résultats concrets en quelques jours. Un suivi continu permet ensuite de repérer d’autres possibilités d’optimisation.

Oui. Le Process Mining permet de repérer les goulots d’étranglement dans les approbations en visualisant le temps réellement consacré à chaque étape et les parcours suivis par les demandes. Il peut montrer à quelles étapes ou auprès de quelles personnes les demandes sont souvent retardées ou réorientées. Ces résultats permettent de prendre des mesures ciblées et de réduire les délais d’approbation.

Le Process Mining est utile aux organisations de toutes tailles qui gèrent des processus répétitifs générant beaucoup de données, comme Purchase to Pay - Demande d’achat. Les processus des grandes entreprises sont parfois plus complexes, mais les organisations plus petites peuvent elles aussi gagner en efficacité et réduire leurs coûts en optimisant leurs activités principales. Il faut avant tout disposer de suffisamment de données d’événements pour mener l’analyse.

La principale exigence technique est de pouvoir accéder aux journaux d’événements de Dynamics 365 associés à l’identifiant de la demande d’achat, généralement dans un format structuré comme des fichiers CSV ou des tables SQL. Il vous faut également un outil de Process Mining, hébergé dans le cloud ou installé sur site, ainsi que des capacités élémentaires d’intégration des données. Aucune programmation complexe n’est généralement nécessaire.

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