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Améliorez votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat

Votre guide en 6 étapes pour optimiser les demandes d’achat dans Dynamics 365.
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Améliorez votre processus Purchase to Pay, demandes d’achat
Purchase to Pay - Requisition
Microsoft Dynamics 365
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Optimisez les demandes d’achat dans Dynamics 365 pour accélérer les approbations

Les processus de demande d’achat peuvent souvent être affectés par des retards d’approbation frustrants et des problèmes de conformité. Notre plateforme vous aide à localiser rapidement les goulots d’étranglement qui surviennent lors de la création et de l’approbation des demandes d’achat. En identifiant ces inefficacités, vous pouvez mettre en œuvre des améliorations concrètes pour accroître l’efficacité et garantir le traitement rapide des achats dans toute votre organisation.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi l’optimisation de votre processus de demande d’achat est essentielle

Le processus Purchase to Pay - Demande d’achat constitue la première étape du cycle d’approvisionnement de votre organisation. C’est à ce stade que les besoins de l’entreprise sont transformés en demandes officielles de biens et de services. Un processus de demande d’achat efficace, conforme et transparent est indispensable à une gestion financière rigoureuse et à l’agilité opérationnelle. Dans Microsoft Dynamics 365, la gestion de ces demandes peut toutefois s’avérer complexe en raison de flux de travail élaborés, de multiples étapes d’approbation et du volume important de demandes.

Les inefficacités à ce stade peuvent se répercuter sur l’ensemble du processus Purchase to Pay et avoir des conséquences importantes pour l’entreprise. Les retards d’approbation entraînent des retards dans l’acquisition des ressources nécessaires, ce qui peut perturber les projets, ralentir la production ou même nuire à la satisfaction des clients. Par ailleurs, un manque de visibilité peut favoriser des dépenses non conformes, la perte d’occasions de réduire les coûts et une charge administrative inutile. Comprendre et améliorer votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat se traduit directement par des opérations plus rapides, une baisse des coûts et un meilleur contrôle financier.

Comment le Process Mining transforme l’analyse des demandes d’achat

Les méthodes traditionnelles d’analyse de la performance des processus reposent souvent sur des hypothèses ou sur une collecte manuelle des données, ce qui donne une vision incomplète. Le Process Mining propose une approche différente, fondée sur les données réelles du journal d’événements de votre système Microsoft Dynamics 365. Vous ne vous contentez plus d’estimer le fonctionnement du processus Purchase to Pay - Demande d’achat, vous disposez d’une vision objective fondée sur les données.

Notre solution extrait les activités et les attributs clés associés à chaque demande d’achat, de sa création à son traitement final, afin de fournir une représentation visuelle complète de chaque parcours. L’examen détaillé de vos données Dynamics 365 vous permet d’identifier précisément les variations des circuits d’approbation, de repérer les goulots d’étranglement qui ralentissent le processus et de détecter les boucles de reprise ou les modifications non autorisées qui pourraient passer inaperçues. En représentant le déroulement réel du processus, le Process Mining vous aide à dépasser les informations anecdotiques et à déterminer exactement à quel moment et pour quelles raisons surviennent les retards, les rejets ou les écarts par rapport à vos procédures opérationnelles standard.

Principaux leviers d’amélioration de votre flux de travail de demande d’achat

Le Process Mining met en évidence des analyses concrètes dans plusieurs dimensions importantes de votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat :

  • Réduire le temps de cycle des approbations : repérez précisément les étapes et les personnes à l’origine des retards dans la chaîne d’approbation. Identifiez les demandes qui restent trop longtemps en attente, que ce soit en raison de flux de travail complexes à plusieurs niveaux ou de certains approbateurs. Vous pouvez ainsi mettre en place des mesures ciblées pour optimiser le processus d’approbation.
  • Garantir la conformité : détectez automatiquement les cas où les demandes s’écartent des politiques d’achat établies, par exemple lorsqu’elles contournent des étapes d’approbation obligatoires, dépassent les plafonds de dépenses sans autorisation appropriée ou contiennent des erreurs de saisie. Vérifiez que toutes les demandes respectent les contrôles internes et les exigences réglementaires de votre organisation dans Microsoft Dynamics 365.
  • Simplifier la création des demandes d’achat : comprenez pourquoi certaines demandes nécessitent plusieurs modifications ou sont fréquemment rejetées dès le début du processus. Ces informations permettent de repérer les besoins de formation, de clarifier les consignes de soumission ou de simplifier les champs des formulaires afin de réduire les erreurs et les reprises dès le début du cycle P2P.
  • Optimiser l’affectation des ressources : visualisez les situations dans lesquelles les ressources humaines sont utilisées de manière inefficace, notamment en raison d’interventions manuelles superflues, de tâches répétitives ou de relances constantes. L’optimisation de ces activités libère du temps pour les tâches stratégiques.

Des résultats et des bénéfices mesurables

En appliquant les analyses issues du Process Mining à votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat, vous pouvez obtenir des améliorations importantes et mesurables :

  • Réduire le temps de cycle entre la demande d’achat et le bon de commande : accélérez l’ensemble du processus d’approvisionnement afin d’acquérir plus rapidement les biens et les services nécessaires.
  • Diminuer les coûts opérationnels : réduisez la charge administrative, limitez les reprises et éliminez les inefficacités qui mobilisent inutilement les ressources, pour réaliser des économies directes.
  • Améliorer le taux de conformité : veillez de manière proactive au respect des politiques de l’entreprise et des exigences réglementaires par toutes les demandes, afin de réduire les risques d’audit et d’améliorer la gouvernance.
  • Renforcer la satisfaction des parties prenantes : des approbations plus rapides et un processus plus transparent améliorent la satisfaction des demandeurs, des approbateurs et des équipes achats.
  • Prendre de meilleures décisions stratégiques : bénéficiez d’analyses fiables fondées sur les données pour éclairer les décisions relatives à la conception future des processus et aux investissements technologiques dans Microsoft Dynamics 365.

Commencez dès aujourd’hui à optimiser vos demandes d’achat

Ne vous contentez plus de rechercher les causes des retards et des problèmes de conformité dans vos demandes d’achat. Notre approche de Process Mining vous apporte la visibilité et les analyses nécessaires pour transformer votre processus Purchase to Pay - Demande d’achat dans Microsoft Dynamics 365. Faites le premier pas vers des opérations d’approvisionnement plus efficaces, conformes et économiques en vous appuyant sur vos données. Identifiez les possibilités d’amélioration et inscrivez votre organisation dans une démarche d’amélioration continue.

Purchase to Pay - Requisition P2P Requisition Approbation de la demande d’achat Efficacité des achats Conformité aux politiques d’achat Gestion de la chaîne d’approvisionnement Service des achats Cycle de vie de la demande d’achat Procure to Pay Gestion des dépenses Contrôle budgétaire

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les demandes d’achat restent souvent bloquées dans les files d’attente d’approbation, ce qui entraîne des échéances manquées et allonge les délais d’acquisition des biens et des services. Cette situation nuit à l’efficacité opérationnelle, peut détériorer les relations avec les fournisseurs et retarder des activités essentielles. ProcessMind identifie les étapes d’approbation ou les approbateurs à l’origine des goulots d’étranglement dans votre processus Purchase to Pay, Demande d’achat, et vous indique où optimiser les flux de travail pour accélérer le traitement des demandes dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes d’achat sont modifiées plusieurs fois après leur soumission initiale, ce qui révèle des erreurs initiales, des informations manquantes ou une évolution des besoins. Ces reprises successives mobilisent du temps et des Ressources, prolongent le cycle d’approvisionnement et augmentent la charge administrative. ProcessMind cartographie les boucles de modification et identifie leurs causes fréquentes dans le processus Purchase to Pay, demande d’achat, afin d’optimiser les champs des formulaires et les conditions d’approbation dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandes d’achat peuvent contourner des étapes d’approbation obligatoires ou suivre des circuits non standard, ce qui crée des risques de Conformité, des dépenses non autorisées et des insuffisances lors des audits. Cette situation affaiblit les contrôles internes, expose l’organisation à un risque financier et complique le respect des politiques. ProcessMind compare tous les parcours réels des demandes d’achat aux politiques définies dans votre processus Purchase to Pay, demande d’achat, et met en évidence les écarts ainsi que les approbations non conformes dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes d’achat nécessitent des interventions manuelles inutiles ou des saisies répétées, ce qui empêche un traitement entièrement automatisé et augmente le risque d’erreur. Il en résulte des inefficacités importantes, des coûts opérationnels plus élevés et une perte de temps au détriment des tâches stratégiques. ProcessMind analyse les activités pour repérer les possibilités d’automatisation dans le processus Purchase to Pay, demande d’achat, réduire les interventions manuelles et accélérer le lancement du processus dans Microsoft Dynamics 365.

Un nombre important de demandes d’achat sont rejetées à différents stades d’approbation, obligeant les demandeurs à recommencer ou à soumettre de nouveau leur demande. Cette situation crée de la frustration, retarde l’achat des articles nécessaires et gaspille les efforts des demandeurs comme des approbateurs. ProcessMind identifie les motifs et les étapes associés aux rejets fréquents dans le processus Purchase to Pay, demande d’achat, afin de permettre des formations ciblées ou des ajustements des politiques dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandes d’achat approuvées subissent souvent des retards importants avant la création de la commande correspondante, ce qui affecte les calendriers de livraison et les engagements envers les fournisseurs. Ce goulot d’étranglement peut entraîner des ruptures de stock, des occasions manquées et, à terme, nuire à la continuité des opérations. ProcessMind mesure le délai entre l’approbation de la demande d’achat et la création de la commande dans votre processus Purchase to Pay, demande d’achat, afin de révéler les causes profondes de ces retards importants dans Microsoft Dynamics 365.

Certaines étapes d’approbation ou certains approbateurs créent régulièrement des goulots d’étranglement, ce qui entraîne des temps d’attente disproportionnés pour les demandes d’achat. Le cycle d’approvisionnement dans son ensemble ralentit, les parties prenantes sont frustrées et l’efficacité globale de la fonction achats diminue. ProcessMind visualise les circuits du flux de travail d’approbation et identifie les étapes ou les personnes responsables des retards dans le processus Purchase to Pay, Demande d’achat, afin de permettre des mesures ciblées dans Microsoft Dynamics 365.

De nombreuses demandes d’achat sont retirées après leur soumission ou leur approbation partielle, ce qui peut indiquer une évolution des besoins, des demandes initiales incorrectes ou des délais excessifs. Cela représente un gaspillage d’efforts et une mauvaise affectation des Ressources au sein de l’équipe achats, qui a consacré du temps à des demandes n’aboutissant finalement pas. ProcessMind analyse les schémas conduisant au retrait des demandes d’achat dans le processus Purchase to Pay, demande d’achat, afin de comprendre les problèmes sous-jacents et d’améliorer la qualité des demandes initiales dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandes d’achat suivent souvent de nombreux parcours non documentés et inefficaces, très éloignés du flux standard établi. Ce manque de standardisation rend les résultats imprévisibles, augmente les risques de Conformité et complexifie les opérations, ce qui complique le pilotage de la performance. ProcessMind découvre toutes les variantes réelles du processus Purchase to Pay, demande d’achat, révèle les écarts par rapport au parcours cible et identifie les possibilités de standardisation dans Microsoft Dynamics 365.

Les demandeurs indiquent fréquemment qu’une demande d’achat est « urgente » alors que la situation ne le justifie pas réellement, contournant ainsi les files standard et saturant les circuits prioritaires. Cette pratique dilue la véritable signification de l’urgence, complique le traitement des demandes réellement urgentes et peut désorganiser les règles de priorisation établies. ProcessMind met en relation les niveaux d’urgence et les délais de traitement réels afin d’identifier les schémas d’utilisation abusive dans votre processus Purchase to Pay, demande d’achat, au sein de Microsoft Dynamics 365.

Le processus de demande d’achat implique souvent de nombreux échanges, par exemple pour demander des informations complémentaires ou effectuer plusieurs modifications, entre les demandeurs et les approbateurs. Cela allonge les délais, crée de la frustration et réduit sensiblement la satisfaction globale des utilisateurs à l’égard du processus achats. ProcessMind identifie les étapes et les Attributs à l’origine de ces cycles répétitifs dans le processus Purchase to Pay, demande d’achat, afin d’améliorer l’expérience des demandeurs dans Microsoft Dynamics 365.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le temps nécessaire pour qu’une demande d’achat passe de sa soumission à son approbation finale. Sa réalisation réduit sensiblement les délais d’approvisionnement et garantit l’acquisition plus rapide des biens et des services nécessaires, avec un effet direct sur les calendriers des projets et la continuité des opérations dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyse le flux d’approbation de la demande d’achat de bout en bout et identifie les activités, les utilisateurs ou les services à l’origine des retards. En visualisant les variations et en repérant les goulots d’étranglement, ProcessMind aide à optimiser les flux de travail d’approbation et peut réduire les délais d’approbation de 20 à 40 % en identifiant les possibilités de simplification des étapes ou de réaffectation des ressources.

L’objectif est d’augmenter la proportion de demandes d’achat approuvées sans modification ni nouvelle soumission. Un taux d’approbation élevé dès la première soumission réduit les reprises, allège la charge administrative et évite les retards dans le processus Purchase to Pay, pour des opérations d’approvisionnement plus efficaces dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind identifie les causes fréquentes des rejets et des modifications en analysant les journaux d’événements. Il met en évidence les schémas présents dans les données des demandes d’achat, par exemple certains services ou catégories d’articles qui entraînent souvent des manquements à la Conformité ou des soumissions incomplètes, afin de permettre des formations ciblées et des ajustements du processus.

Cet objectif consiste à réduire le nombre de circuits officieux ou déviants suivis par une demande d’achat, afin de garantir un processus cohérent et efficace pour toutes les demandes. La standardisation des processus améliore la prévisibilité, réduit les erreurs et renforce la conformité sur l’ensemble du cycle de vie Purchase to Pay - Demande d’achat dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind détecte automatiquement toutes les variations réelles du processus et les compare aux modèles attendus. La solution visualise la fréquence et l’impact de chaque écart, ce qui aide à en identifier les causes profondes. Ces informations permettent aux organisations d’appliquer les bonnes pratiques et de concevoir des flux de travail de demande d’achat plus fiables et standardisés.

Cet objectif vise à réduire le délai entre l’approbation finale d’une demande d’achat et la création de la commande correspondante. L’accélération de ce transfert essentiel limite les retards d’achat, garantit une réponse rapide aux besoins de l’entreprise et améliore l’efficacité globale du processus Purchase to Pay dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind cartographie le parcours complet entre la demande d’achat approuvée et la création de la commande, en identifiant les files d’attente, les transferts manuels ou les conditions particulières à l’origine des retards. En mettant en évidence ces goulots d’étranglement lors de la transition, ProcessMind fournit des analyses concrètes pour simplifier le transfert et peut réduire les délais de conversion jusqu’à 30 %.

L’objectif est de garantir que toutes les demandes d’achat respectent strictement les politiques d’achat de l’entreprise et les exigences réglementaires établies. Une meilleure Conformité réduit les risques financiers, prévient les dépenses non autorisées et renforce les contrôles internes dans le processus Purchase to Pay, demande d’achat, de Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind surveille chaque étape du cycle de vie des demandes d’achat au regard de règles et de politiques prédéfinies, et détecte automatiquement les parcours ou les activités non conformes. Il identifie les cas précis où des approbations contournent des étapes obligatoires ou où des données sont incomplètes, fournissant des éléments clairs pour les audits et permettant d’appliquer la Conformité de manière proactive.

Cet objectif vise à réduire la fréquence à laquelle les demandes d’achat sont modifiées après leur soumission initiale. Moins de modifications signifie moins de reprises, des délais de traitement plus courts et une meilleure efficacité, ce qui permet au service achats utilisant Microsoft Dynamics 365 d’économiser du temps et des Ressources.
ProcessMind révèle les étapes précises du processus et les causes sous-jacentes qui déclenchent les modifications, comme une saisie initiale incorrecte ou des exigences peu claires. En analysant ces schémas, ProcessMind aide à repérer les possibilités d’amélioration de la qualité des données en amont, de conception des formulaires ou de formation, afin de réduire les modifications en s’attaquant à leurs causes profondes.

L’objectif est d’identifier et d’éliminer les interventions manuelles inutiles dans le processus de demande d’achat en les remplaçant par des flux de travail automatisés. L’automatisation des tâches répétitives réduit les erreurs humaines, accélère le traitement et libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée dans le module Microsoft Dynamics 365 Finance GL.
ProcessMind représente visuellement tous les points de contact et toutes les activités manuelles du processus Purchase to Pay - Demande d’achat. La solution quantifie le temps et les ressources mobilisés par ces étapes manuelles et met en évidence les meilleures candidates à l’automatisation. ProcessMind aide également à mesurer l’impact des initiatives d’automatisation et à confirmer les gains d’efficacité.

Cet objectif vise à identifier et à résoudre les étapes d’approbation ou les personnes qui provoquent régulièrement des retards dans le flux de travail de demande d’achat. L’élimination de ces goulots d’étranglement ciblés garantit un processus d’approbation plus rapide et plus régulier, et évite que les demandes ne restent bloquées à des étapes importantes dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind fournit des analyses détaillées de la durée de chaque activité et des temps d’attente entre les étapes, afin de localiser précisément les goulots d’étranglement du circuit d’approbation. La solution peut mettre en évidence les étapes ou les approbateurs qui retardent fréquemment les demandes et vous permettre de mettre en œuvre des mesures ciblées, comme une répartition différente de la charge ou une formation complémentaire.

Cet objectif vise à garantir une utilisation appropriée et efficace des niveaux d’urgence attribués aux demandes d’achat, afin d’éviter leur emploi abusif pour accélérer sans justification le traitement de certaines demandes. Une utilisation adéquate des niveaux d’urgence accélère les achats prioritaires tout en maintenant un traitement équitable de l’ensemble des demandes dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyse la corrélation entre les niveaux d’urgence attribués et les délais de traitement réels. Il révèle les cas où un niveau d’urgence élevé n’entraîne pas d’accélération correspondante, ou ceux où des demandes peu urgentes sont traitées en priorité. Il aide à repérer les schémas d’utilisation abusive et fournit des analyses fondées sur les données pour affiner les politiques et garantir que les niveaux d’urgence reflètent réellement les besoins de l’entreprise.

Cet objectif vise à réduire le nombre de demandes d’achat retirées après leur soumission. Un taux de retrait plus faible indique une évaluation initiale des besoins plus précise et un processus plus efficace, en évitant de gaspiller du temps et des ressources aux premières étapes des achats dans Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind retrace le parcours des demandes retirées et identifie les activités ou les délais qui précèdent le plus souvent un retrait. En comprenant ces événements préalables, les organisations peuvent traiter les causes profondes, telles que des cycles d’approbation trop longs ou des changements de périmètre de projet, afin de réduire le taux de demandes retirées.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du processus Purchase to Pay, Requisition

1

Télécharger le modèle de données
2

Exporter vos données P2P
3

Importer vos données de réquisition
4

Analyser votre processus P2P
5

Mettre en œuvre les optimisations P2P
6

Suivre vos progrès P2P
1

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Que faire

Accédez au modèle Excel préconfiguré d’extraction des données, conçu spécifiquement pour les processus Purchase to Pay Requisition dans Microsoft Dynamics 365, puis téléchargez-le.

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Pourquoi c’est important

Vous recueillerez ainsi toutes les données nécessaires dans la structure appropriée depuis Microsoft Dynamics 365 et pourrez préparer votre analyse plus simplement.

Résultat attendu

Un modèle de données structuré, prêt à guider votre extraction depuis Microsoft Dynamics 365.

CE QUE VOUS OBTENEZ

Identifiez les goulots d’étranglement des demandes d’achat dans Dynamics 365

ProcessMind révèle le parcours réel de vos demandes d’achat et vous montre précisément où les délais apparaissent et où les approbations se bloquent. Vous bénéficiez d’une vue visuelle claire de chaque étape, de la création à la finalisation.
  • Visualisez le flux réel du processus de demande d’achat
  • Repérez les délais d’approbation et les goulots d’étranglement
  • Identifiez les écarts de conformité dans les demandes d’achat
  • Réduisez les temps de cycle Purchase to Pay
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Transformer l’efficacité des demandes d’achat

Ces résultats illustrent les améliorations importantes que les organisations obtiennent généralement en utilisant le Process Mining pour analyser et optimiser leurs flux de travail Purchase to Pay - Demande d’achat dans Microsoft Dynamics 365. En identifiant et en éliminant les goulots d’étranglement, les entreprises peuvent optimiser le cycle entre la demande d’achat et la commande.

0 %
Cycle d’approbation plus rapide

Réduction moyenne du délai d’approbation

Optimisez votre processus d’approbation des demandes d’achat en identifiant et en éliminant les goulots d’étranglement. Vous accélérerez ainsi les approbations et le lancement des activités d’achat.
0 %
Davantage d’approbations dès la première soumission

Augmentation du nombre de demandes approuvées dès la première soumission

Améliorez la qualité des demandes d’achat initiales en comprenant les motifs fréquents de rejet, afin de réduire les reprises pour les demandeurs comme pour les approbateurs. Vous renforcez ainsi l’efficacité et la satisfaction des collaborateurs.
0 %
Meilleure conformité du processus

Réduction des parcours non standard

Veillez à ce que les demandes d’achat respectent les politiques d’achat établies et les flux de travail standard. Le Process Mining révèle les écarts et permet de cibler la formation ainsi que le renforcement des contrôles.
0 days
Conversion accélérée en commande d’achat

Réduction du délai entre la demande d’achat et la commande

Réduisez le chemin critique entre l’approbation d’une demande d’achat et la création d’une commande. Vous accélérez ainsi les achats et favorisez la livraison des biens et services dans les délais.
0 %
Moins de reprises des demandes d’achat

Réduction du taux de modification

Réduisez le nombre de modifications ou de rejets des demandes d’achat. Vous diminuez ainsi sensiblement les tâches manuelles, gagnez du temps et réduisez les coûts opérationnels liés aux reprises.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les efforts consacrés à la mise en œuvre. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre de Purchase to Pay, demandes d’achat.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’une demande d’achat, utilisé comme identifiant principal du cas.

Pourquoi c’est important

Il est essentiel pour regrouper tous les événements associés au sein d’une même instance de processus et permettre une analyse complète du cycle de vie de chaque demande d’achat, de bout en bout.

Nom de l’événement métier ou de l’étape précise survenu dans le processus de demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Cet attribut définit les étapes de la cartographie du processus et permet de visualiser, d’analyser et de comprendre le flux de travail de demande d’achat.

Horodatage précis auquel une activité ou un événement donné s’est produit.

Pourquoi c’est important

Il fournit l’ordre chronologique des événements, nécessaire pour calculer les durées des processus, identifier les goulots d’étranglement et analyser la performance au fil du temps.

Identifiant ou nom de l’utilisateur ayant réalisé l’activité.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les comportements, la charge de travail et la performance propres à chaque utilisateur, ce qui est essentiel pour la gestion des ressources et l’identification des besoins de formation.

Service du demandeur ou centre de coûts associé à la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il permet de filtrer et de comparer la performance du processus entre différentes unités opérationnelles, afin de révéler les tendances, les goulots d’étranglement ou les inefficacités propres à chaque service.

Statut actuel ou final de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il fournit un résultat clair pour chaque cas et permet d’analyser les taux d’approbation, de rejet et de retrait, qui constituent des indicateurs clés de performance.

Valeur monétaire totale de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il ajoute une dimension financière à l’analyse, permettant de prioriser les cas de montant élevé et de comprendre l’influence de la valeur monétaire sur le comportement du processus.

Classification du niveau d’urgence de la demande d’achat, par exemple « Élevé », « Moyen » ou « Faible ».

Pourquoi c’est important

Il permet d’évaluer si les paramètres de priorité accélèrent effectivement le traitement des demandes urgentes et de détecter une éventuelle mauvaise utilisation de la classification de l’urgence.

Le nom ou l’étape d’une étape d’approbation donnée dans le flux de travail.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser le flux de travail d’approbation avec précision et d’identifier les étapes qui provoquent des goulots d’étranglement.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cet événement marque la création initiale de l’enregistrement de la demande d’achat à l’état brouillon. Il est identifié à partir de l’horodatage de création de l’en-tête de la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

En tant que point de départ du processus, cette activité est essentielle pour mesurer la durée globale du cycle de vie des demandes d’achat et analyser les volumes quotidiens traités.

L’utilisateur soumet la demande d’achat finalisée, ce qui déclenche le flux de travail d’approbation officiel. Il s’agit d’une action explicite enregistrée par le moteur de flux de travail du système.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue une étape importante qui lance le cycle d’approbation. Elle sert de point de départ pour mesurer le « Requisition Approval Cycle Time » et le « First-Pass Approval Rate ».

L’approbateur termine la tâche qui lui a été attribuée et approuve la demande d’achat pour son étape du processus. La demande passe alors à l’étape suivante ou à l’approbation finale.

Pourquoi c’est important

Mesure le temps de traitement de chaque étape d’approbation et aide à repérer les parties efficaces du flux de travail. Il s’agit d’un élément clé de l’analyse des variantes.

La demande d’achat a franchi avec succès toutes les étapes d’approbation requises du flux de travail. Cette activité est enregistrée lorsque l’instance de flux de travail se termine avec un statut final approuvé.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape majeure, qui marque la fin du cycle d’approbation et le début de la phase d’achat. Elle constitue l’événement de fin du KPI « Requisition Approval Cycle Time ».

La demande d’achat a été rejetée au cours du flux de travail d’approbation et ne sera pas traitée davantage. Il s’agit d’un état d’échec final pour la demande d’achat.

Pourquoi c’est important

Cet événement de fin est essentiel pour analyser le taux global de rejet et comprendre l’impact financier ou opérationnel des demandes échouées.

Une ligne approuvée de demande d’achat est convertie en ligne de commande d’achat, ce qui marque le transfert vers l’équipe chargée des achats. L’événement est identifié en reliant la ligne de demande à une ligne de commande d’achat.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle qui relie la demande d’achat au processus d’achat en aval. Elle est indispensable pour mesurer le KPI « Requisition to PO Conversion Time ».

La demande d’achat complète est considérée comme terminée, car toutes ses lignes ont été traitées dans des commandes d’achat ou annulées. Il s’agit d’un état final positif.

Pourquoi c’est important

Cette activité marque la fin réussie du cycle de vie de la demande d’achat. Elle constitue le point final pour mesurer la durée totale du processus de bout en bout.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les données de votre Purchase Requisition ID dans Dynamics 365 afin de visualiser le flux réel de votre processus de réquisition. Il identifie les goulots d’étranglement, les étapes non conformes et les reprises, comme les cycles d’approbation longs ou les modifications fréquentes. Vous pouvez ainsi comprendre les causes profondes et cibler les domaines où gagner en efficacité et réduire les coûts.

Pour analyser efficacement le processus Purchase to Pay Requisition, nous avons principalement besoin des journaux d’événements associés au Purchase Requisition ID. Les données clés comprennent l’identifiant de l’événement, le nom de l’activité, l’horodatage et l’utilisateur ou le système responsable. Elles permettent de reconstituer précisément la séquence des étapes de chaque réquisition.

L’extraction des données peut généralement être réalisée à l’aide des outils de reporting standards, de requêtes personnalisées ou d’un accès direct à la base de données de votre environnement Dynamics 365. Nous nous concentrons sur les tables contenant la création des réquisitions, les changements de statut, les événements d’approbation et la conversion en Purchase Orders. Nos experts peuvent accompagner votre équipe informatique afin de garantir l’intégrité des données.

Vous pouvez vous attendre à une réduction significative des temps de cycle d’approbation des réquisitions et à une hausse du taux d’approbation dès la première soumission. Le Process Mining aide à standardiser les flux de processus, à accélérer la conversion des réquisitions en POs et à renforcer la conformité aux politiques d’achat. Ces améliorations accroissent l’efficacité opérationnelle et génèrent des économies.

La phase initiale d’extraction et de préparation des données prend généralement quelques semaines, selon la disponibilité des données et la configuration de votre système. Une fois les données chargées et modélisées, l’analyse elle-même peut fournir des résultats concrets en quelques jours. Une surveillance continue permet ensuite d’identifier régulièrement de nouvelles possibilités d’optimisation.

Oui, le Process Mining permet d’identifier précisément les goulots d’étranglement liés aux approbations en visualisant le temps réellement consacré à chaque étape et les parcours suivis par les demandes d’achat. Il peut mettre en évidence les étapes ou les personnes qui entraînent fréquemment des retards ou des réorientations. Ces informations permettent de cibler les mesures à prendre pour optimiser les cycles d’approbation.

Le Process Mining est utile aux organisations de toutes tailles qui gèrent des processus répétitifs et riches en données, comme le processus Purchase to Pay Requisition. Les grandes entreprises disposent parfois de processus plus complexes, mais les organisations plus petites peuvent elles aussi réaliser des gains d’efficacité et réduire leurs coûts en optimisant leurs opérations essentielles. L’essentiel est de disposer de suffisamment de données d’événements à analyser.

La principale exigence technique consiste à accéder aux journaux d’événements Dynamics 365 associés à l’identifiant de la demande d’achat, généralement dans un format structuré tel que des fichiers CSV ou des tables SQL. Au-delà des données, vous aurez besoin d’un outil de Process Mining, hébergé dans le cloud ou sur site, ainsi que de capacités élémentaires d’intégration des données. Aucun développement complexe n’est généralement nécessaire.

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