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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

Ihre Anleitung in sechs Schritten zur Optimierung von Bestellanforderungen in Dynamics 365.
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Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen
Purchase to Pay - Requisition
Microsoft Dynamics 365
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Bedarfsanforderungen in Dynamics 365 für schnellere Genehmigungen optimieren

Bei Prozessen für Bestellanforderungen kommt es häufig zu frustrierenden Verzögerungen bei Genehmigungen und zu Compliance-Problemen. Unsere Plattform zeigt schnell, an welchen Stellen diese Engpässe bei der Erstellung und Genehmigung von Bestellanforderungen entstehen. Wenn Sie diese Ineffizienzen erkennen, können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen, die die Effizienz steigern und eine fristgerechte Beschaffung in Ihrem Unternehmen unterstützen.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und bewältigen Sie häufige Herausforderungen, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem sechsstufigen Verbesserungsplan und nutzen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

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Warum die Optimierung Ihres Bestellanforderungsprozesses entscheidend ist

Der Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess ist der entscheidende erste Schritt im Beschaffungszyklus Ihres Unternehmens. Hier werden geschäftliche Bedarfe in formelle Anfragen für Waren und Dienstleistungen überführt. Ein effizienter, konformer und transparenter Requisitionsprozess bildet die Grundlage für ein wirksames Finanzmanagement und eine flexible operative Steuerung. In Microsoft Dynamics 365 kann die effiziente Verwaltung dieser Bestellanforderungen aufgrund komplexer Workflows, mehrerer Genehmigungsstufen und des hohen Anfragevolumens eine Herausforderung darstellen.

Ineffizienzen in dieser Phase können sich durch den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess fortsetzen und erhebliche Auswirkungen auf das Geschäft haben. Verzögerungen bei der Genehmigung von Bestellanforderungen führen dazu, dass benötigte Ressourcen später beschafft werden. Das kann Projekte stören, die Produktion beeinträchtigen oder sogar die Customer Experience verschlechtern. Fehlende Transparenz kann außerdem zu nicht konformen Ausgaben, ungenutzten Einsparpotenzialen und unnötigem Verwaltungsaufwand führen. Wenn Sie Ihren Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess verstehen und verbessern, beschleunigen Sie Abläufe, senken Kosten und stärken die Finanzkontrolle.

Wie Process Mining die Analyse von Bestellanforderungen verändert

Herkömmliche Methoden zur Analyse der Prozessleistung beruhen häufig auf Annahmen oder einer manuellen Datenerfassung und liefern dadurch nur ein unvollständiges Bild. Process Mining nutzt stattdessen die tatsächlichen Event-Log-Daten aus Ihrem Microsoft-Dynamics-365-System. Anstelle von Vermutungen erhalten Sie eine objektive, datengetriebene Sicht darauf, wie Ihr Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess tatsächlich abläuft.

Unsere Lösung extrahiert die wichtigsten Aktivitäten und Attribute jeder Bestellanforderung, von der Erstellung bis zum abschließenden Ergebnis, und erstellt eine umfassende visuelle Darstellung jedes Prozessverlaufs. Die detaillierte Analyse Ihrer Dynamics-365-Daten zeigt Abweichungen in Genehmigungspfaden, verborgene Engpässe sowie Schleifen durch Nacharbeit oder nicht autorisierte Änderungen. Durch die Darstellung des tatsächlichen Ablaufs können Sie sich von Einzelbeobachtungen lösen und genau erkennen, wann und warum Verzögerungen, Ablehnungen oder Abweichungen von Ihren Standardprozessen entstehen.

Zentrale Verbesserungsbereiche in Ihrem Requisitionsworkflow

Process Mining liefert konkrete Erkenntnisse zu mehreren kritischen Aspekten Ihres Purchase-to-Pay-Requisitionsprozesses:

  • Genehmigungszeiten verkürzen: Identifizieren Sie die genauen Stufen und Personen, die Verzögerungen in der Genehmigungskette verursachen. Erkennen Sie Bestellanforderungen, die übermäßig lange auf eine Genehmigung warten, etwa aufgrund komplexer mehrstufiger Workflows oder einzelner Genehmiger. Dieses Wissen ermöglicht gezielte Maßnahmen zur Beschleunigung Ihres Genehmigungsprozesses.
  • Compliance sicherstellen: Erkennen Sie automatisch Fälle, in denen Bestellanforderungen von etablierten Beschaffungsrichtlinien abweichen, etwa durch das Überspringen erforderlicher Genehmigungsschritte, das Überschreiten von Ausgabenlimits ohne entsprechende Freigabe oder fehlerhafte Dateneingaben. Stellen Sie sicher, dass alle Bestellanforderungen in Microsoft Dynamics 365 Ihren internen Kontrollen und regulatorischen Anforderungen entsprechen.
  • Erstellung von Bestellanforderungen vereinfachen: Verstehen Sie, warum manche Bestellanforderungen mehrfach geändert oder früh im Prozess abgelehnt werden. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Schulungslücken zu schließen, Einreichungsrichtlinien zu präzisieren oder Formularfelder zu vereinfachen. So reduzieren Sie Fehler und Nacharbeit bereits am Anfang des P2P-Zyklus.
  • Ressourcen gezielter einsetzen: Die Visualisierung des Ablaufs zeigt, wo personelle Ressourcen ineffizient eingesetzt werden, etwa durch unnötige manuelle Eingriffe, wiederkehrende Aufgaben oder ständige Rückfragen. Wenn Sie diese Bereiche optimieren, schaffen Sie Zeit für strategische Aufgaben.

Messbare Ergebnisse und Vorteile erzielen

Wenn Sie die Erkenntnisse aus dem Process Mining auf Ihren Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess anwenden, können Sie deutliche und messbare Verbesserungen erreichen:

  • Durchlaufzeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung verkürzen: Beschleunigen Sie den gesamten Beschaffungsprozess und erhalten Sie Waren und Dienstleistungen schneller.
  • Betriebskosten senken: Reduzieren Sie Verwaltungsaufwand und Nacharbeit. Beseitigen Sie Ineffizienzen, die Ressourcen binden, und erzielen Sie direkte Kosteneinsparungen.
  • Compliance-Quote verbessern: Stellen Sie proaktiv sicher, dass alle Bestellanforderungen Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen entsprechen. So senken Sie Prüfungsrisiken und verbessern die Governance.
  • Zufriedenheit der Beteiligten steigern: Schnellere Genehmigungen und ein transparenterer Prozess sorgen bei Anforderern, Genehmigern und Einkaufsteams für mehr Zufriedenheit.
  • Strategische Entscheidungen verbessern: Gewinnen Sie zuverlässige, datengetriebene Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen zur künftigen Prozessgestaltung und zu Technologieinvestitionen in Microsoft Dynamics 365.

Beginnen Sie heute mit der Optimierung Ihrer Bestellanforderungen

Vermuten Sie nicht länger die Ursachen von Verzögerungen und Compliance-Problemen bei Bestellanforderungen. Unser Process-Mining-Ansatz liefert die Klarheit und konkreten Erkenntnisse, die Sie benötigen, um Ihren Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess in Microsoft Dynamics 365 zu verbessern. Machen Sie den ersten Schritt zu einer effizienteren, konformen und kostengünstigen Beschaffung. Nutzen Sie Daten, um verborgene Potenziale zu erkennen und die kontinuierliche Verbesserung in Ihrem gesamten Unternehmen voranzutreiben.

Purchase to Pay - Requisition P2P-Bedarfsanforderung Genehmigung der Bedarfsanforderung Effizienz in der Beschaffung Compliance der Einkaufsrichtlinien Supply-Chain-Management Einkaufsabteilung Lebenszyklus der Bedarfsanforderung Procure to Pay Ausgabenmanagement Budgetkontrolle

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Bestellanforderungen bleiben häufig in Genehmigungswarteschlangen stecken. Dadurch werden Fristen verpasst und die Durchlaufzeiten für Waren und Dienstleistungen verlängert. Das beeinträchtigt die operative Effizienz, kann Lieferantenbeziehungen belasten und wichtige Geschäftsaktivitäten verzögern. ProcessMind identifiziert die konkreten Genehmigungsschritte oder einzelnen Genehmiger, die in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess Engpässe verursachen. So erkennen Sie, wo Sie Workflows vereinfachen und die Bearbeitung von Anfragen in Microsoft Dynamics 365 beschleunigen können.

Viele Bestellanforderungen werden nach der ersten Einreichung mehrfach geändert. Das deutet auf anfängliche Fehler, fehlende Informationen oder veränderte Anforderungen hin. Diese wiederholte Nacharbeit bindet wertvolle Zeit und Ressourcen, verlängert den Beschaffungszyklus und erhöht den Verwaltungsaufwand. ProcessMind bildet Änderungsschleifen ab und identifiziert häufige Ursachen in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess. So können Sie Formularfelder und Genehmigungsbedingungen in Microsoft Dynamics 365 gezielt verbessern.

Bestellanforderungen umgehen möglicherweise erforderliche Genehmigungsschritte oder folgen nicht standardisierten Pfaden. Dadurch entstehen Compliance-Risiken, unautorisierte Ausgaben und Mängel bei Prüfungen. Dies schwächt interne Kontrollen, setzt das Unternehmen finanziellen Risiken aus und erschwert die Einhaltung von Richtlinien. ProcessMind stellt alle tatsächlichen Pfade von Bestellanforderungen den definierten Richtlinien in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess gegenüber und hebt Abweichungen sowie nicht konforme Genehmigungen in Microsoft Dynamics 365 hervor.

Viele Bestellanforderungen erfordern unnötige manuelle Eingriffe oder wiederholte Dateneingaben. Das verhindert eine durchgängige Verarbeitung und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. Die Folge sind erhebliche Ineffizienzen, höhere Betriebskosten und weniger Zeit für strategische Aufgaben. ProcessMind analysiert die Aktivitäten in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess, identifiziert Automatisierungsmöglichkeiten, reduziert manuelle Kontaktpunkte und beschleunigt die Einleitung in Microsoft Dynamics 365.

Eine beträchtliche Zahl von Bestellanforderungen wird in verschiedenen Genehmigungsstufen abgelehnt. Anforderer müssen ihre Anfragen dadurch neu starten oder erneut einreichen. Das frustriert alle Beteiligten, verzögert die Beschaffung benötigter Artikel und verursacht zusätzlichen Aufwand für Anforderer und Genehmiger. ProcessMind identifiziert die Gründe und Prozessstufen häufiger Ablehnungen in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess. So können Sie Schulungen oder Richtlinien in Microsoft Dynamics 365 gezielt anpassen.

Nach der Genehmigung kommt es häufig zu erheblichen Verzögerungen, bevor die zugehörige Bestellung erstellt wird. Das beeinträchtigt Liefertermine und Zusagen gegenüber Lieferanten. Dieser Engpass kann zu Fehlbeständen, verpassten Chancen und letztlich zu Beeinträchtigungen der betrieblichen Kontinuität führen. ProcessMind misst die Zeit zwischen der Genehmigung der Bestellanforderung und der Erstellung der Bestellung in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess und macht die Ursachen dieser kritischen Verzögerungen in Microsoft Dynamics 365 sichtbar.

Bestimmte Genehmigungsschritte oder einzelne Genehmiger verursachen wiederholt Engpässe und führen zu unverhältnismäßig langen Wartezeiten für Bestellanforderungen. Dadurch verlangsamt sich der gesamte Beschaffungszyklus, die Beteiligten werden belastet und die Effizienz des Einkaufs sinkt. ProcessMind visualisiert Genehmigungsworkflow-Pfade und identifiziert die konkreten Schritte oder Personen, die Verzögerungen in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess verursachen. So können Sie in Microsoft Dynamics 365 gezielt gegensteuern.

Viele Bestellanforderungen werden nach der Einreichung oder einer teilweisen Genehmigung zurückgezogen. Das kann auf veränderte Geschäftsanforderungen, fehlerhafte ursprüngliche Anfragen oder übermäßige Verzögerungen hindeuten. Dadurch werden im Einkauf Ressourcen für Anfragen gebunden, die letztlich nicht weiterverfolgt werden. ProcessMind analysiert Muster, die zum Zurückziehen von Bestellanforderungen in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess führen. So verstehen Sie die zugrunde liegenden Probleme besser und verbessern die Qualität der ursprünglichen Anfragen in Microsoft Dynamics 365.

Bestellanforderungen folgen häufig zahlreichen nicht dokumentierten und ineffizienten Pfaden und weichen deutlich vom etablierten Standardprozess ab. Diese fehlende Standardisierung führt zu Unvorhersehbarkeit, erhöhten Compliance-Risiken und größerer operativer Komplexität. Dadurch wird die Steuerung der Prozessleistung erschwert. ProcessMind erkennt alle tatsächlichen Prozessvarianten in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess, macht Abweichungen vom idealen Pfad sichtbar und identifiziert Bereiche für eine Standardisierung in Microsoft Dynamics 365.

Anforderer kennzeichnen Bestellanforderungen häufig als „dringend“, obwohl dies nicht gerechtfertigt ist. Dadurch umgehen sie Standardwarteschlangen und überlasten Kanäle für hohe Prioritäten. Die eigentliche Bedeutung der Dringlichkeit wird verwässert, berechtigt dringende Anfragen werden weniger effizient bearbeitet und die etablierte Priorisierung kann aus dem Gleichgewicht geraten. ProcessMind setzt Dringlichkeitsstufen mit tatsächlichen Bearbeitungszeiten in Beziehung und identifiziert Muster eines Missbrauchs in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess in Microsoft Dynamics 365.

Der Requisitionsprozess umfasst häufig umfangreiche Abstimmungen zwischen Anforderern und Genehmigern, etwa Anfragen nach zusätzlichen Informationen oder wiederholte Änderungen. Das verlängert Durchlaufzeiten, frustriert alle Beteiligten und beeinträchtigt die Zufriedenheit mit dem Einkaufsprozess deutlich. ProcessMind identifiziert die Schritte und Attribute, die in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess wiederholte Schleifen verursachen. So können Sie die Customer Experience der Anforderer in Microsoft Dynamics 365 verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie Erfolg messen

Dieses Ziel besteht darin, die Zeit von der Einreichung einer Bestellanforderung bis zur endgültigen Genehmigung zu verkürzen. Dadurch sinken die Durchlaufzeiten in der Beschaffung deutlich. Benötigte Waren und Dienstleistungen stehen schneller zur Verfügung, was sich unmittelbar auf Projekttermine und die betriebliche Kontinuität in Microsoft Dynamics 365 auswirkt.
ProcessMind analysiert den durchgängigen Genehmigungsablauf der Bestellanforderung und identifiziert Aktivitäten, Benutzer oder Abteilungen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Visualisierung von Varianten und die Identifikation von Engpässen unterstützt ProcessMind die Optimierung von Genehmigungsworkflows. So lassen sich durch vereinfachte Schritte oder eine neue Ressourcenverteilung möglicherweise 20 bis 40 % der Genehmigungszeit einsparen.

Ziel ist es, den Anteil der Bestellanforderungen zu erhöhen, die ohne Änderungen oder erneute Einreichung genehmigt werden. Eine höhere Erstgenehmigungsquote reduziert Nacharbeit und Verwaltungsaufwand und verhindert Verzögerungen im Purchase-to-Pay-Prozess. Das führt zu effizienteren Beschaffungsabläufen in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind identifiziert durch die Analyse von Event Logs die häufigsten Gründe für Ablehnungen und Änderungen. Die Lösung zeigt Muster in den Daten der Bestellanforderungen, etwa bestimmte Abteilungen oder Artikelkategorien, die besonders häufig zu Verstößen gegen Compliance-Vorgaben oder unvollständigen Einreichungen führen. So können Sie Schulungen und Prozesse gezielt anpassen und die Erstgenehmigungsquote erhöhen.

Dieses Ziel konzentriert sich darauf, die Zahl inoffizieller oder abweichender Pfade einer Bestellanforderung zu reduzieren und einen konsistenten, effizienten Ablauf für alle Anforderungen sicherzustellen. Standardisierte Prozesse verbessern die Planbarkeit, reduzieren Fehler und stärken die Compliance über den gesamten Purchase-to-Pay-Requisitionslebenszyklus in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind erkennt automatisch alle tatsächlichen Prozessvarianten und vergleicht sie mit idealen Modellen. Die Lösung visualisiert Häufigkeit und Auswirkungen jeder Abweichung und hilft, die Ursachen nicht standardkonformen Verhaltens zu identifizieren. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Unternehmen, Best Practices durchzusetzen und standardisierte Requisitionsworkflows zu gestalten.

Dieses Ziel besteht darin, die Zeit zwischen der endgültigen Genehmigung einer Bestellanforderung und der Erstellung der zugehörigen Bestellung zu verkürzen. Eine schnellere Übergabe reduziert Verzögerungen bei der eigentlichen Beschaffung, stellt die rechtzeitige Erfüllung geschäftlicher Anforderungen sicher und verbessert die Effizienz des Purchase-to-Pay-Prozesses in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind bildet den vollständigen Weg von der genehmigten Bestellanforderung bis zur Erstellung der Bestellung ab. Dabei identifiziert die Lösung Warteschlangen, manuelle Übergaben oder bestimmte Bedingungen, die Verzögerungen verursachen. Durch die Sichtbarkeit dieser Übergabeengpässe erhalten Sie konkrete Erkenntnisse zur Optimierung. So lassen sich Umwandlungszeiten möglicherweise um bis zu 30 % verkürzen.

Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Bestellanforderungen den etablierten Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens und regulatorischen Anforderungen strikt entsprechen. Eine höhere Compliance reduziert finanzielle Risiken, verhindert unautorisierte Ausgaben und stärkt die internen Kontrollen im Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind überwacht jeden Schritt des Requisitionslebenszyklus anhand vordefinierter Regeln und Richtlinien und erkennt automatisch nicht konforme Pfade oder Aktivitäten. Die Lösung identifiziert konkrete Fälle, in denen Genehmigungen erforderliche Schritte umgehen oder Daten unvollständig sind. Dadurch erhalten Sie klare Nachweise für Prüfungen und können Compliance-Standards proaktiv durchsetzen.

Dieses Ziel besteht darin, die Häufigkeit von Änderungen an Bestellanforderungen nach der ersten Einreichung zu reduzieren. Weniger Änderungen bedeuten weniger Nacharbeit, kürzere Bearbeitungszeiten und höhere Effizienz. Dadurch spart die Einkaufsabteilung, die Microsoft Dynamics 365 einsetzt, Zeit und Ressourcen.
ProcessMind macht die konkreten Prozessstellen und zugrunde liegenden Gründe für Änderungen sichtbar, etwa fehlerhafte ursprüngliche Dateneingaben oder unklare Anforderungen. Durch die Analyse dieser Muster erkennen Sie Möglichkeiten für eine bessere Datenqualität in vorgelagerten Prozessschritten, eine optimierte Formulargestaltung oder gezielte Schulungen. So senken Sie die Änderungsquote, indem Sie die Ursachen beheben.

Ziel ist es, unnötige manuelle Eingriffe im Requisitionsprozess zu identifizieren und durch automatisierte Workflows zu ersetzen. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben reduziert menschliche Fehler, beschleunigt die Bearbeitung und schafft im Microsoft Dynamics 365 Finance GL-Modul Kapazitäten für anspruchsvollere Tätigkeiten.
ProcessMind stellt alle manuellen Kontaktpunkte und Aktivitäten in Ihrem Purchase-to-Pay-Requisitionsprozess visuell dar. Die Lösung quantifiziert den Zeit- und Ressourcenaufwand dieser manuellen Schritte und zeigt besonders geeignete Automatisierungskandidaten. Außerdem unterstützt ProcessMind Sie dabei, die Auswirkungen von Automatisierungsinitiativen zu messen und Effizienzgewinne zu belegen.

Dieses Ziel konzentriert sich auf die Identifikation und Beseitigung bestimmter Genehmigungsschritte oder Personen, die im Requisitionsworkflow wiederholt Verzögerungen verursachen. Wenn Sie diese gezielten Engpässe beseitigen, beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess und verhindern, dass Bestellanforderungen an kritischen Stellen in Microsoft Dynamics 365 stecken bleiben.
ProcessMind liefert detaillierte Erkenntnisse zur Dauer einzelner Aktivitäten und zu Wartezeiten zwischen den Schritten. So identifizieren Sie Engpässe im Genehmigungsworkflow präzise. Die Lösung kann konkrete Genehmigungsschritte oder Genehmiger hervorheben, die Bestellanforderungen häufig verzögern. Dadurch können Sie gezielte Maßnahmen wie eine ausgewogenere Arbeitsverteilung oder zusätzliche Schulungen umsetzen.

Ziel ist es, Dringlichkeitsstufen bei Bestellanforderungen angemessen und wirksam einzusetzen und eine unbegründete Beschleunigung zu verhindern. Ein sachgerechter Einsatz der Dringlichkeitsstufen beschleunigt kritische Beschaffungen und gewährleistet zugleich eine faire Bearbeitung aller Bestellanforderungen in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analysiert den Zusammenhang zwischen zugewiesenen Dringlichkeitsstufen und tatsächlichen Bearbeitungszeiten. Die Lösung zeigt Fälle, in denen eine hohe Dringlichkeit nicht zu einer entsprechend schnelleren Bearbeitung führt oder Anforderungen mit niedriger Dringlichkeit bevorzugt bearbeitet werden. So erkennen Sie Missbrauchsmuster und erhalten datengetriebene Erkenntnisse, um Richtlinien zu präzisieren und Dringlichkeitsstufen am tatsächlichen Geschäftsbedarf auszurichten.

Dieses Ziel besteht darin, die Anzahl der Bestellanforderungen zu verringern, die nach ihrer Einreichung zurückgezogen werden. Eine niedrigere Rückzugsquote weist auf eine präzisere Bedarfsermittlung zu Beginn und einen effizienteren Prozess hin. Dadurch lassen sich unnötiger Aufwand und Ressourcenverbrauch in den frühen Phasen der Beschaffung mit Microsoft Dynamics 365 vermeiden.
ProcessMind verfolgt die Pfade zurückgezogener Bestellanforderungen und identifiziert die Aktivitäten oder Verzögerungen, die einem Rückzug am häufigsten vorausgehen. Wenn Unternehmen diese vorausgehenden Ereignisse verstehen, können sie die Ursachen gezielt angehen, etwa lange Genehmigungszyklen oder Änderungen des Projektumfangs, und so die Rückzugsquote senken.

Der Verbesserungsweg in 6 Schritten für Purchase to Pay, Requisition

1

Datentemplate herunterladen
2

P2P-Daten exportieren
3

Requisitionsdaten hochladen
4

P2P-Prozess analysieren
5

P2P-Optimierungen umsetzen
6

P2P-Fortschritt überwachen
1

Datentemplate herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Datentemplate herunter, das speziell für Purchase-to-Pay-Requisitionsprozesse in Microsoft Dynamics 365 entwickelt wurde.

Leitfaden zum Daten-Template anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

So erfassen Sie alle erforderlichen Datenpunkte aus Microsoft Dynamics 365 in der richtigen Struktur und vereinfachen die Einrichtung Ihrer Analyse.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Datentemplate, das Sie bei der Datenextraktion aus Microsoft Dynamics 365 unterstützt.

DAS ERHALTEN SIE

Engpässe bei Bestellanforderungen in Dynamics 365 sichtbar machen

ProcessMind zeigt den tatsächlichen Verlauf Ihrer Bestellanforderungen und macht genau sichtbar, wo Verzögerungen entstehen und Genehmigungen ins Stocken geraten. Sie erhalten eine klare visuelle Darstellung jedes Schritts, von der Erstellung bis zum Abschluss.
  • Tatsächlichen Ablauf von Bestellanforderungen visualisieren
  • Verzögerungen und Engpässe bei Genehmigungen präzise erkennen
  • Compliance-Lücken bei Bestellanforderungen identifizieren
  • Durchlaufzeiten im Purchase-to-Pay-Prozess verkürzen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Effizienz von Bestellanforderungen steigern

Diese Ergebnisse zeigen die deutlichen Verbesserungen, die Organisationen typischerweise erzielen, wenn sie Process Mining zur Analyse und Optimierung ihrer Purchase-to-Pay-Bestellanforderungs-Workflows in Microsoft Dynamics 365 einsetzen. Durch das Erkennen und Beseitigen von Engpässen können Unternehmen den Zyklus von der Bestellanforderung bis zur Bestellung effizienter gestalten.

0 %
Schnellerer Genehmigungszyklus

Durchschnittliche Verkürzung der Genehmigungszeit

Optimieren Sie Ihren Genehmigungsprozess für Bestellanforderungen, indem Sie Engpässe erkennen und beseitigen. So erhalten Sie schneller Genehmigungen und können Beschaffungsvorgänge früher starten.
0 %
Höhere Erstgenehmigungsquote

Anstieg der zunächst genehmigten Bestellanforderungen

Verbessern Sie die Qualität der ersten Einreichungen, indem Sie häufige Ablehnungsgründe verstehen. Dadurch reduzieren Sie die Nacharbeit für Antragsteller und Genehmigende, steigern die Effizienz und erhöhen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
0 %
Verbesserte Prozesseinhaltung

Weniger nicht standardisierte Prozesspfade

Stellen Sie sicher, dass Bestellanforderungen den festgelegten Einkaufsrichtlinien und Standard-Workflows folgen. Process Mining deckt Abweichungen auf und ermöglicht gezielte Schulungen sowie Verbesserungen an Kontrollen.
0 days
Beschleunigte Umwandlung in Bestellungen

Verkürzung der Zeit von der Bestellanforderung bis zur Bestellung

Verkürzen Sie den kritischen Pfad von der genehmigten Bestellanforderung bis zur erstellten Bestellung. So beschleunigen Sie die Beschaffung und unterstützen die termingerechte Lieferung von Waren und Dienstleistungen.
0 %
Weniger Nacharbeit bei Bestellanforderungen

Rückgang der Änderungsquote

Reduzieren Sie die Anzahl der Änderungen oder Ablehnungen von Bestellanforderungen. Das verringert den manuellen Aufwand deutlich, spart Zeit und senkt die mit Nacharbeit verbundenen Betriebskosten.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und dem konkreten Implementierungsaufwand ab. Die genannten Werte entsprechen typischen Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen für Purchase to Pay, Bestellanforderung, beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und erweitern Sie den Umfang bei Bedarf.
Neu bei Event Logs? Lernen Sie, wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung einer Bestellanforderung, die als primäre Case-ID dient.

Warum das wichtig ist

Das Attribut ist entscheidend, um alle zugehörigen Ereignisse zu einer einzelnen Prozessinstanz zusammenzufassen und eine vollständige End-to-End-Analyse des Lebenszyklus jeder Bestellanforderung zu ermöglichen.

Der Name des konkreten Geschäftserignisses oder Prozessschritts, der im Bestellanforderungsprozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut definiert die Schritte im Prozessmodell und ermöglicht es, den Workflow für Bestellanforderungen zu visualisieren, zu analysieren und zu verstehen.

Der genaue Timestamp, zu dem eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Es liefert die chronologische Reihenfolge der Ereignisse. Diese ist erforderlich, um Prozessdauern zu berechnen, Engpässe zu erkennen und die Leistung im Zeitverlauf zu analysieren.

Die Benutzer-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die Analyse benutzerspezifischen Verhaltens, der Arbeitslast und der Leistung. Das ist entscheidend für das Ressourcenmanagement und die Erkennung von Schulungsmöglichkeiten.

Die Abteilung des Antragstellers oder die mit der Bestellanforderung verbundene Kostenstelle.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht, die Prozessleistung verschiedener Geschäftsbereiche zu filtern und zu vergleichen und dabei abteilungsspezifische Muster, Engpässe oder Ineffizienzen sichtbar zu machen.

Der aktuelle oder finale Status der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Es liefert ein eindeutiges Ergebnis für jeden Case und ermöglicht die Analyse von Genehmigungs-, Ablehnungs- und Rückzugsquoten, die wichtige Leistungskennzahlen sind.

Der gesamte Geldwert der Bestellanforderung.

Warum das wichtig ist

Es ergänzt die Analyse um eine finanzielle Dimension. Dadurch lassen sich wertvolle Cases priorisieren und die Auswirkungen des Geldwerts auf das Prozessverhalten verstehen.

Eine Klassifizierung der Dringlichkeit einer Bestellanforderung, zum Beispiel „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich beurteilen, ob Prioritätseinstellungen kritische Anforderungen tatsächlich beschleunigen. Außerdem werden mögliche Fehlverwendungen der Dringlichkeitsklassifizierung sichtbar.

Die Bezeichnung oder Stufe eines bestimmten Genehmigungsschritts im Workflow.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht eine detaillierte Analyse des Genehmigungsworkflows und macht bestimmte Stufen sichtbar, die Engpässe verursachen.

Aktivitäten

Zu verfolgende und zu optimierende Prozessschritte

Dieses Ereignis kennzeichnet die erstmalige Erstellung des Datensatzes einer Bestellanforderung im Entwurfsstatus. Es wird anhand des Erstellungs-Timestamps des Kopfdatensatzes der Bestellanforderung erfasst.

Warum das wichtig ist

Als Prozessbeginn ist diese Aktivität entscheidend, um die gesamte Lebenszyklusdauer von Bestellanforderungen zu messen und das tägliche Bearbeitungsvolumen zu analysieren.

Der Benutzer reicht die ausgefüllte Bestellanforderung ein und startet damit den formellen Genehmigungs-Workflow. Das System protokolliert diese ausdrückliche Aktion über seine Workflow-Engine.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist ein wichtiger Meilenstein und leitet den Genehmigungszyklus ein. Sie bildet den Ausgangspunkt für die Messung der 'Requisition Approval Cycle Time' und der 'First-Pass Approval Rate'.

Ein Genehmigender schließt seine zugewiesene Aufgabe ab und genehmigt die Bestellanforderung für seine Prozessstufe. Dadurch wird die Bestellanforderung zur nächsten Stufe oder zur abschließenden Genehmigung weitergeleitet.

Warum das wichtig ist

Misst die Bearbeitungszeit jeder Genehmigungsstufe und hilft dabei, effiziente Bereiche des Workflows zu erkennen. Die Aktivität ist ein wichtiger Bestandteil der Variantenanalyse.

Die Bestellanforderung hat alle erforderlichen Genehmigungsstufen des Workflows erfolgreich durchlaufen. Diese Aktivität wird erfasst, wenn die Workflow-Instanz mit dem finalen Status 'Approved' abgeschlossen wird.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein: Der Genehmigungszyklus endet und die Beschaffungsphase beginnt. Die Aktivität bildet das Endereignis für den KPI 'Requisition Approval Cycle Time'.

Die Bestellanforderung wurde während des Genehmigungs-Workflows abgelehnt und wird nicht weiterbearbeitet. Damit befindet sie sich in einem endgültigen Fehlerstatus.

Warum das wichtig ist

Dieses Endereignis ist entscheidend, um die Gesamtablehnungsquote zu analysieren und die finanziellen oder operativen Auswirkungen abgelehnter Anforderungen zu verstehen.

Eine genehmigte Bestellanforderungszeile wird in eine Bestellzeile umgewandelt und signalisiert damit die Übergabe an das Beschaffungsteam. Dies wird durch die Verknüpfung der Bestellanforderungszeile mit einer Bestellzeile erfasst.

Warum das wichtig ist

Dies ist ein wichtiger Meilenstein, der die Bestellanforderung mit dem nachgelagerten Beschaffungsprozess verbindet. Er ist entscheidend für die Messung des KPIs 'Requisition to PO Conversion Time'.

Die gesamte Bestellanforderung gilt als abgeschlossen. Alle ihre Zeilen wurden in Bestellungen überführt oder storniert. Dies ist ein erfolgreicher finaler Endstatus.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität kennzeichnet den erfolgreichen Abschluss des Lebenszyklus der Bestellanforderung. Sie ist der Endpunkt für die Messung der gesamten Durchlaufzeit des Prozesses.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Ihre Purchase-Requisition-ID-Daten aus Dynamics 365 und visualisiert den tatsächlichen Ablauf Ihres Requisitionsprozesses. Es identifiziert Engpässe, nicht konforme Schritte und Nacharbeit, etwa lange Genehmigungszyklen oder häufige Änderungen. So verstehen Sie die Ursachen und können gezielt Bereiche für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen bearbeiten.

Für eine wirksame Analyse des Purchase-to-Pay-Requisitionsprozesses benötigen wir vor allem Event Logs zur Purchase-Requisition-ID. Zu den wichtigen Daten gehören Event-ID, Aktivitätsname, Timestamp sowie der verantwortliche Benutzer oder das verantwortliche System. Damit lässt sich die genaue Abfolge der Schritte für jede Requisition rekonstruieren.

Die Datenextraktion kann normalerweise über Standard-Reporting-Tools, benutzerdefinierte Abfragen oder direkten Datenbankzugriff in Ihrer Dynamics-365-Umgebung erfolgen. Im Mittelpunkt stehen Tabellen mit Daten zur Erstellung von Requisitions, Statusänderungen, Genehmigungsereignissen und der Umwandlung in Purchase Orders. Unsere Experten können Ihr IT-Team durch diesen Prozess führen und die Datenintegrität sicherstellen.

Sie können mit deutlich kürzeren Genehmigungsdurchlaufzeiten für Requisitions und einer höheren Erstgenehmigungsquote rechnen. Process Mining hilft, Prozessabläufe zu standardisieren, die Umwandlung von Requisition zu PO zu beschleunigen und die Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien zu verbessern. Das steigert die operative Effizienz und senkt die Kosten.

Die anfängliche Datenextraktion und Einrichtungsphase dauert in der Regel einige Wochen, abhängig von der Datenverfügbarkeit und Ihrer Systemkonfiguration. Sobald die Daten geladen und modelliert sind, kann die Analyse innerhalb weniger Tage verwertbare Erkenntnisse liefern. Eine kontinuierliche Überwachung zeigt anschließend fortlaufend Möglichkeiten zur Optimierung auf.

Ja, Process Mining identifiziert spezifische Genehmigungsengpässe, indem es die tatsächlich benötigte Zeit für jeden Genehmigungsschritt und die von Anforderungen durchlaufenen Pfade visualisiert. Es zeigt auf, an welchen Stellen Anforderungen häufig verzögert oder umgeleitet werden, etwa bei bestimmten Genehmigungsschritten oder durch einzelne Personen. Diese Erkenntnisse ermöglichen gezielte Maßnahmen, um Ihre Genehmigungszyklen zu verkürzen.

Process Mining eignet sich für Organisationen jeder Größe, die wiederholbare, datenreiche Prozesse wie Purchase to Pay Requisition bearbeiten. Großunternehmen verfügen möglicherweise über komplexere Prozesse. Auch kleinere Organisationen können jedoch durch die Optimierung ihrer Kernprozesse deutliche Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen erzielen. Entscheidend sind ausreichende Event-Daten für die Analyse.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist der Zugriff auf Ihre Dynamics-365-Event-Logs zur Purchase Requisition ID, in der Regel in einem strukturierten Format wie CSV oder SQL-Tabellen. Darüber hinaus benötigen Sie ein Process-Mining-Tool, das cloudbasiert oder On-Premises betrieben werden kann, sowie grundlegende Möglichkeiten zur Datenintegration. Komplexe Programmierkenntnisse sind normalerweise nicht erforderlich.

Optimieren Sie Purchase to Pay für Bestellanforderungen und beschleunigen Sie Genehmigungen

Beseitigen Sie Verzögerungen und verkürzen Sie die Durchlaufzeiten in Dynamics 365 um 30 %.

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