Verbessern Sie Ihren Purchase-to-Pay-Prozess für Bestellanforderungen

Warum die Optimierung Ihres Bestellanforderungsprozesses entscheidend ist

Der Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess ist der erste wichtige Schritt im Beschaffungszyklus Ihres Unternehmens. Hier werden geschäftliche Bedarfe in formelle Anforderungen für Waren und Dienstleistungen überführt. Ein effizienter, regelkonformer und transparenter Anforderungsprozess ist entscheidend für ein wirksames Finanzmanagement und flexible Abläufe. In Microsoft Dynamics 365 kann die effiziente Verwaltung dieser Anforderungen aufgrund komplexer Workflows, mehrerer Genehmigungsstufen und einer großen Zahl von Anfragen eine Herausforderung sein.

Ineffizienzen in dieser Phase wirken sich auf den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess aus und können erhebliche geschäftliche Folgen haben. Verzögerungen bei der Genehmigung von Anforderungen führen dazu, dass benötigte Ressourcen später beschafft werden. Das kann Projekte stören, die Produktion beeinträchtigen oder sogar die Kundenzufriedenheit mindern. Fehlende Transparenz kann außerdem zu nicht richtlinienkonformen Ausgaben, verpassten Einsparmöglichkeiten und unnötigem Verwaltungsaufwand führen. Wenn Sie Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess verstehen und verbessern, können Sie Abläufe beschleunigen, Kosten senken und die Finanzkontrolle stärken.

Wie Process Mining die Analyse von Anforderungen verändert

Herkömmliche Methoden zur Analyse der Prozessleistung stützen sich oft auf Annahmen oder manuelle Datenerhebung und liefern daher nur ein unvollständiges Bild. Process Mining wertet stattdessen die tatsächlichen Event-Log-Daten aus Ihrem Microsoft-Dynamics-365-System aus. So erhalten Sie eine objektive, datengetriebene Sicht darauf, wie Ihr Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess tatsächlich abläuft.

Unsere Lösung erfasst wichtige Aktivitäten und Attribute jeder Bestellanforderung, von der Erstellung bis zum Abschluss, und stellt den gesamten Ablauf visuell dar. Die Detailanalyse Ihrer Dynamics-365-Daten zeigt Unterschiede bei Genehmigungswegen, verborgene Engpässe und Schleifen mit wiederholter Bearbeitung. Auch nicht autorisierte Änderungen, die sonst unbemerkt bleiben könnten, werden sichtbar. Process Mining bildet den tatsächlichen Ablauf ab. So können Sie über Einzelfallberichte hinausgehen und genau feststellen, wann und warum Verzögerungen, Ablehnungen oder Abweichungen von Ihren Standardarbeitsanweisungen auftreten.

Wichtige Ansatzpunkte zur Verbesserung Ihres Anforderungs-Workflows

Process Mining liefert konkrete Erkenntnisse zu mehreren wichtigen Bereichen Ihres Purchase-to-Pay-Anforderungsprozesses:

• Zykluszeit für Genehmigungen verkürzen: Ermitteln Sie genau, an welchen Stellen und durch welche Personen sich Genehmigungen verzögern. Finden Sie Anforderungen, die übermäßig lange auf eine Freigabe warten, etwa aufgrund komplexer mehrstufiger Workflows oder bestimmter Genehmigender. Mit diesen Erkenntnissen können Sie gezielt eingreifen und den Genehmigungsprozess vereinfachen.
• Compliance sicherstellen: Erkennen Sie automatisch Fälle, in denen Anforderungen von den geltenden Einkaufsrichtlinien abweichen, etwa wenn vorgeschriebene Genehmigungsschritte umgangen, Ausgabenlimits ohne entsprechende Freigabe überschritten oder Daten falsch eingegeben werden. Stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen in Microsoft Dynamics 365 die internen Kontrollen und regulatorischen Vorgaben Ihres Unternehmens einhalten.
• Erstellung von Anforderungen vereinfachen: Finden Sie heraus, warum Anforderungen mehrfach geändert oder bereits früh im Prozess häufig abgelehnt werden. Die Erkenntnisse helfen Ihnen, Schulungsbedarf zu erkennen, Einreichungsrichtlinien klarer zu formulieren oder Formularfelder zu vereinfachen. So lassen sich Fehler und Nacharbeit von Beginn des P2P-Zyklus an reduzieren.
• Ressourcen gezielter einsetzen: Die Visualisierung des Ablaufs zeigt, wo Mitarbeitende durch unnötige manuelle Eingriffe, wiederkehrende Aufgaben oder häufige Nachfragen gebunden sind. Wenn Sie diese Bereiche optimieren, gewinnen Sie Zeit für strategische Aufgaben.

Messbare Ergebnisse und Vorteile erzielen

Wenn Sie die Erkenntnisse aus Process Mining auf Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess anwenden, können Sie deutliche und messbare Verbesserungen erreichen:

• Zykluszeit von der Anforderung bis zur Bestellung verkürzen: Beschleunigen Sie den gesamten Beschaffungsprozess, damit Waren und Dienstleistungen schneller verfügbar sind.
• Betriebskosten senken: Verringern Sie den Verwaltungsaufwand und Nacharbeit. Beseitigen Sie Ineffizienzen, die Ressourcen binden, und senken Sie so direkt die Kosten.
• Compliance-Quote erhöhen: Stellen Sie proaktiv sicher, dass alle Anforderungen die Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Vorgaben einhalten. So reduzieren Sie Prüfungsrisiken und verbessern die Governance.
• Zufriedenheit der Beteiligten steigern: Schnellere Genehmigungen und ein transparenterer Prozess erhöhen die Zufriedenheit von Anforderern, Genehmigenden und Beschaffungsteams.
• Fundiertere strategische Entscheidungen treffen: Gewinnen Sie verlässliche, datengetriebene Erkenntnisse, die fundierte Entscheidungen zur künftigen Prozessgestaltung und zu Technologieinvestitionen in Microsoft Dynamics 365 unterstützen.

Starten Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Anforderungen

Vermutungen über die Ursachen von Verzögerungen und Compliance-Problemen bei Anforderungen sind nicht nötig. Unser Process-Mining-Ansatz schafft Klarheit und liefert konkrete Erkenntnisse, mit denen Sie Ihren Purchase-to-Pay-Anforderungsprozess in Microsoft Dynamics 365 verbessern können. Machen Sie den ersten Schritt zu einer effizienteren, regelkonformen und kostengünstigeren Beschaffung, indem Sie Ihre Daten auswerten. Entdecken Sie verborgene Potenziale und verbessern Sie Ihre Abläufe kontinuierlich im gesamten Unternehmen.