> Continue procesverbetering > Purchase to Pay Requisition > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Purchase to Pay-aanvragen

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van aanvragen in Dynamics 365.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Purchase to Pay-aanvragen
Purchase to Pay - Requisition
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Optimaliseer inkoopaanvragen in Dynamics 365 voor snellere goedkeuring

Aanvraagprocessen hebben vaak last van frustrerende vertragingen bij goedkeuringen en complianceproblemen. Ons platform laat je snel zien waar deze knelpunten ontstaan bij het aanmaken en goedkeuren van aanvragen. Zo kun je gerichte verbeteringen doorvoeren, de efficiëntie verhogen en inkoopacties binnen je organisatie op tijd uitvoeren.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het optimaliseren van je Purchase Requisition-proces belangrijk is

Het Purchase to Pay - Requisition-proces is de eerste stap in de inkoopcyclus van je organisatie. Hier worden zakelijke behoeften omgezet in formele aanvragen voor goederen en diensten. Een efficiënt, compliant en transparant requisition-proces is de basis voor goed financieel beheer en een wendbare bedrijfsvoering. Binnen Microsoft Dynamics 365 kan het soms lastig zijn om requisitions efficiënt te beheren door complexe workflows, meerdere goedkeuringsfasen en het grote aantal aanvragen.

Inefficiënties in deze fase werken door in het hele Purchase to Pay-proces. Ze leiden tot grote gevolgen voor de organisatie. Vertragingen bij de goedkeuring van requisitions zorgen ervoor dat noodzakelijke bronnen later beschikbaar zijn. Daardoor kunnen projecten vertraging oplopen, kan de productie worden gehinderd en kan zelfs de klanttevredenheid afnemen. Een gebrek aan overzicht kan bovendien leiden tot uitgaven die niet aan het beleid voldoen, gemiste besparingsmogelijkheden en onnodige administratieve lasten. Als je je Purchase to Pay - Requisition-proces begrijpt en verbetert, verlopen processen sneller, dalen de kosten en krijg je meer grip op de financiën.

Hoe process mining requisition-analyse verandert

Traditionele methoden om procesprestaties te analyseren zijn vaak gebaseerd op aannames of handmatig verzamelde data. Daardoor krijg je geen volledig beeld. Process mining gebruikt de werkelijke data uit het event log van je Microsoft Dynamics 365-systeem. In plaats van te gissen, krijg je een objectief beeld op basis van data van hoe je Purchase to Pay - Requisition-proces echt verloopt.

Onze oplossing haalt de belangrijkste activiteiten en attributen van elke purchase requisition uit de data, van aanmaak tot uiteindelijke afhandeling. Zo krijg je een volledig visueel overzicht van elke route. Met deze analyse van je Dynamics 365-data zie je precies welke variaties er in goedkeuringsroutes zijn, waar verborgen knelpunten zitten en of er ongemerkt herwerklussen of ongeautoriseerde wijzigingen plaatsvinden. Omdat je de werkelijke processtroom ziet, kun je verder kijken dan losse ervaringen en precies bepalen wanneer en waarom vertragingen, afwijzingen of afwijkingen van standaardprocedures ontstaan.

Belangrijke verbeterpunten in je requisition-workflow

Process mining laat zien waar je in verschillende onderdelen van je Purchase to Pay - Requisition-proces kunt verbeteren:

  • Doorlooptijd van goedkeuring verkorten: Vind de exacte stappen en personen die vertraging veroorzaken in de goedkeuringsketen. Herken requisitions die onnodig lang op goedkeuring wachten, bijvoorbeeld door complexe workflows met meerdere niveaus of specifieke goedkeurders. Met dit inzicht kun je gericht ingrijpen en je goedkeuringsproces verbeteren.
  • Compliance bewaken: Detecteer automatisch wanneer requisitions afwijken van vastgesteld inkoopbeleid, bijvoorbeeld doordat verplichte goedkeuringsstappen worden overgeslagen, bestedingslimieten zonder de juiste toestemming worden overschreden of data verkeerd wordt ingevoerd. Zo voldoen alle requisitions binnen Microsoft Dynamics 365 aan je interne controles en wettelijke vereisten.
  • Requisitions eenvoudiger aanmaken: Begrijp waarom sommige requisitions meerdere wijzigingen nodig hebben of vroeg in het proces vaak worden afgewezen. Dit inzicht helpt je opleidingshiaten te vinden, indieningsrichtlijnen te verduidelijken of formuliervelden eenvoudiger te maken. Zo verminder je fouten en herwerk aan het begin van de P2P-cyclus.
  • Middelen beter inzetten: Door de processtroom te visualiseren zie je waar mensen niet efficiënt worden ingezet, bijvoorbeeld door onnodige handmatige ingrepen, herhaalde taken of voortdurend opvolgen. Door deze onderdelen te verbeteren, komt tijd vrij voor werk met meer waarde.

Meetbare resultaten en voordelen behalen

Door inzichten uit process mining toe te passen op je Purchase to Pay - Requisition-proces, kun je duidelijke verbeteringen realiseren:

  • Kortere doorlooptijd van requisition tot Purchase Order: Versnel het volledige inkoopproces, zodat goederen en diensten sneller beschikbaar zijn.
  • Lagere bedrijfskosten: Beperk administratieve lasten, verminder herwerk en haal inefficiënties uit het proces. Dat levert directe besparingen op.
  • Hogere complianceratio's: Zorg er proactief voor dat alle requisitions voldoen aan bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten. Zo beperk je auditrisico's en verbeter je de governance.
  • Hogere tevredenheid bij betrokkenen: Snellere goedkeuringen en een transparanter proces zorgen voor meer tevredenheid bij aanvragers, goedkeurders en inkoopteams.
  • Betere strategische beslissingen: Krijg betrouwbare inzichten op basis van data om onderbouwde beslissingen te nemen over toekomstig procesontwerp en technologie-investeringen binnen Microsoft Dynamics 365.

Begin vandaag met het optimaliseren van je requisition-proces

Stop met gissen naar de oorzaken van vertragingen en complianceproblemen bij requisitions. Met onze process mining-aanpak krijg je het overzicht en de concrete inzichten die je nodig hebt om je Purchase to Pay - Requisition-proces binnen Microsoft Dynamics 365 te verbeteren. Zet de eerste stap naar een efficiënter, compliant en kosteneffectief inkoopproces door je data te gebruiken. Ontdek waar nog waarde zit en werk continu aan verbetering in je hele organisatie.

Purchase to Pay - Requisition P2P Requisition Goedkeuring van aanvraag Inkoopefficiëntie Naleving van inkoopbeleid Supplychainmanagement Inkoopafdeling Levenscyclus van een inkoopaanvraag Procure to Pay Uitgavenbeheer Budgetbeheer

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Requisitions blijven vaak hangen in goedkeuringswachtrijen. Daardoor worden deadlines gemist en lopen de doorlooptijden voor goederen en diensten op. Dit verlaagt de efficiëntie van de bedrijfsvoering, kan leveranciersrelaties onder druk zetten en belangrijke bedrijfsactiviteiten vertragen. ProcessMind laat zien welke goedkeuringsstappen of goedkeurders knelpunten veroorzaken in je Purchase to Pay - Requisition-proces. Zo zie je waar je workflows kunt verbeteren en aanvragen sneller kunt afhandelen in Microsoft Dynamics 365.

Veel requisitions worden na de eerste indiening meerdere keren gewijzigd. Dat wijst op fouten, ontbrekende informatie of veranderende vereisten. Dit herwerk kost tijd en middelen, verlengt de inkoopcyclus en verhoogt de administratieve lasten. ProcessMind brengt wijzigingslussen in kaart en laat veelvoorkomende oorzaken in je Purchase to Pay - Requisition-proces zien. Zo kun je formuliervelden en goedkeuringsvoorwaarden verbeteren voor meer nauwkeurigheid in Microsoft Dynamics 365.

Requisitions slaan soms verplichte goedkeuringsstappen over of volgen afwijkende routes. Dat leidt tot compliancerisico's, ongeautoriseerde uitgaven en tekortkomingen bij audits. Hierdoor verzwakken interne controles, loopt de organisatie financiële risico's en wordt het lastiger om naleving van beleid te bewaken. ProcessMind visualiseert alle werkelijke routes van requisitions en vergelijkt deze met vastgesteld beleid in je Purchase to Pay - Requisition-proces. Zo worden afwijkingen en niet-compliant goedkeuringen in Microsoft Dynamics 365 zichtbaar.

Veel requisitions bevatten onnodige handmatige ingrepen of herhaalde data-invoer. Daardoor is straight-through processing niet mogelijk en ontstaan sneller fouten. Dit leidt tot grote inefficiënties, hogere kosten voor de bedrijfsvoering en minder tijd voor werk met meer waarde. ProcessMind analyseert activiteiten en laat zien waar automatisering mogelijk is binnen je Purchase to Pay - Requisition-proces. Zo verminder je handmatige overdrachtsmomenten en start je requisitions sneller in Microsoft Dynamics 365.

Een aanzienlijk aantal requisitions wordt in verschillende goedkeuringsfasen afgewezen. Aanvragers moeten hun aanvraag dan opnieuw starten of indienen. Dat zorgt voor frustratie, vertraagt de inkoop van noodzakelijke artikelen en verspilt tijd van zowel aanvragers als goedkeurders. ProcessMind laat zien waarom en in welke fasen afwijzingen vaak voorkomen in het Purchase to Pay - Requisition-proces. Zo kun je gerichte trainingen geven of beleid aanpassen in Microsoft Dynamics 365.

Na goedkeuring duurt het vaak lang voordat een bijbehorende Purchase Order wordt aangemaakt. Dat heeft gevolgen voor leveringsschema's en afspraken met leveranciers. Dit knelpunt kan leiden tot voorraadtekorten, gemiste kansen en uiteindelijk problemen met de continuïteit van de bedrijfsvoering. ProcessMind meet de tijd tussen goedkeuring van de requisition en het aanmaken van de Purchase Order in je Purchase to Pay - Requisition-proces. Zo ontdek je de oorzaken van deze belangrijke vertragingen in Microsoft Dynamics 365.

Bepaalde goedkeuringsstappen of goedkeurders veroorzaken steeds opnieuw knelpunten. Daardoor wachten requisitions onevenredig lang. Dit vertraagt de hele inkoopcyclus, zorgt voor frustratie bij betrokkenen en verlaagt de efficiëntie van de inkoopfunctie. ProcessMind visualiseert goedkeuringsroutes en laat zien welke stappen of personen vertraging veroorzaken in het Purchase to Pay - Requisition-proces. Zo kun je gericht ingrijpen in Microsoft Dynamics 365.

Veel requisitions worden ingetrokken nadat ze zijn ingediend of gedeeltelijk goedgekeurd. Dat kan wijzen op veranderende behoeften, onjuiste aanvragen of te lange vertragingen. Dit betekent verspilde inspanning en een inefficiënte inzet van middelen binnen het inkoopteam, omdat tijd is besteed aan aanvragen die uiteindelijk niet doorgaan. ProcessMind analyseert patronen die leiden tot het intrekken van requisitions in het Purchase to Pay - Requisition-proces. Zo krijg je inzicht in onderliggende problemen en verbeter je de kwaliteit van eerste aanvragen in Microsoft Dynamics 365.

Aanvragen volgen vaak allerlei niet-gedocumenteerde en inefficiënte routes en wijken daarbij sterk af van de vastgestelde standaardprocesflow. Door dit gebrek aan standaardisatie worden prestaties onvoorspelbaar, nemen compliancerisico's toe en wordt de bedrijfsvoering complexer. ProcessMind brengt alle werkelijke procesvarianten binnen het Purchase to Pay-proces voor aanvragen in kaart. Zo worden afwijkingen van de ideale route zichtbaar en zie je waar standaardisatie nodig is in Microsoft Dynamics 365.

Aanvragers markeren aanvragen vaak als 'urgent', ook als daar geen goede reden voor is. Zo omzeilen ze standaardwachtrijen en raken kanalen voor hoge prioriteit overbelast. Hierdoor verliest urgentie zijn betekenis, worden legitiem urgente aanvragen minder efficiënt behandeld en kan de bestaande prioritering vastlopen. ProcessMind legt het verband tussen urgentieniveaus en werkelijke verwerkingstijden en brengt patronen van onjuist gebruik in kaart binnen je Purchase to Pay-proces voor aanvragen in Microsoft Dynamics 365.

Bij het aanvraagproces is vaak veel heen-en-weercommunicatie nodig, bijvoorbeeld wanneer aanvragers en goedkeurders aanvullende informatie opvragen of aanvragen meerdere keren aanpassen. Dit verlengt de doorlooptijden, zorgt bij alle betrokkenen voor frustratie en verlaagt de tevredenheid over het inkoopproces aanzienlijk. ProcessMind identificeert de stappen en attributen die deze herhaalde cycli veroorzaken in het Purchase to Pay-proces voor aanvragen. Zo kun je de ervaring van aanvragers in Microsoft Dynamics 365 verbeteren.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen het indienen van een inkoopaanvraag en de definitieve goedkeuring. Daarmee verkort je de doorlooptijd van inkoop aanzienlijk. Benodigde goederen en diensten zijn sneller beschikbaar, wat rechtstreeks invloed heeft op projectplanningen en de continuïteit van de bedrijfsvoering in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyseert de volledige goedkeuringsflow van aanvragen en brengt activiteiten, gebruikers of afdelingen in kaart die vertraging veroorzaken. Door varianten zichtbaar te maken en bottlenecks te vinden, helpt ProcessMind je goedkeuringsworkflows te optimaliseren. Mogelijk verkort je de goedkeuringstijd met 20-40% door stappen aan te passen of capaciteit anders te verdelen.

Het doel is om het percentage aanvragen te verhogen dat zonder aanpassingen of opnieuw indienen wordt goedgekeurd. Een hoger percentage goedkeuringen in één keer beperkt herstelwerk, verlaagt de administratieve last en voorkomt vertraging in het Purchase to Pay-proces. Zo wordt de inkoop efficiënter in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind brengt met event logs de meest voorkomende redenen voor afwijzingen en aanpassingen in kaart. Het laat patronen in aanvraagdata zien, bijvoorbeeld bij specifieke afdelingen of artikelcategorieën, die vaak leiden tot non-compliance of onvolledige aanvragen. Daarmee kun je gerichte trainingen en procesaanpassingen inzetten om het percentage goedkeuringen in één keer te verhogen.

Dit doel richt zich op het verminderen van het aantal onofficiële of afwijkende routes die een aanvraag volgt. Zo ontstaat een consistent en efficiënt proces voor alle aanvragen. Gestandaardiseerde processen maken prestaties voorspelbaarder, beperken fouten en verbeteren compliance gedurende de volledige levenscyclus van aanvragen binnen Purchase to Pay in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten en vergelijkt die met ideale modellen. Het maakt de frequentie en impact van elke afwijking zichtbaar en helpt de oorzaken van afwijkend gedrag te vinden. Met deze inzichten kunnen organisaties best practices toepassen en meer gestandaardiseerde workflows voor aanvragen ontwerpen.

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen de definitieve goedkeuring van een aanvraag en het aanmaken van de bijbehorende inkooporder. Een snellere overdracht beperkt vertraging bij de daadwerkelijke inkoop, zorgt dat bedrijfsbehoeften op tijd worden ingevuld en verbetert de efficiëntie van het Purchase to Pay-proces in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind brengt de volledige route van goedgekeurde aanvraag naar het aanmaken van de inkooporder in kaart. Het identificeert wachtrijen, handmatige overdrachten en specifieke voorwaarden die vertraging veroorzaken. Door deze bottlenecks in de overgang zichtbaar te maken, geeft ProcessMind concrete inzichten om de overdracht te verbeteren. Zo kun je de omzettingstijd mogelijk met maximaal 30% verkorten.

Het doel is om ervoor te zorgen dat alle inkoopaanvragen voldoen aan het vastgestelde inkoopbeleid van de organisatie en aan wettelijke vereisten. Betere compliance beperkt financiële risico's, voorkomt ongeautoriseerde uitgaven en versterkt interne controles binnen het Purchase to Pay-proces voor aanvragen in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind controleert elke stap in de levenscyclus van een aanvraag aan de hand van vooraf gedefinieerde regels en beleidskaders. Het detecteert automatisch niet-conforme routes en activiteiten. Ook brengt het specifieke gevallen in kaart waarin goedkeuringen verplichte stappen overslaan of data onvolledig is. Zo krijg je duidelijke onderbouwing voor audits en kun je compliancestandaarden proactief handhaven.

Dit doel is gericht op het verminderen van het aantal wijzigingen aan inkoopaanvragen na de eerste indiening. Minder aanpassingen betekenen minder herstelwerk, snellere verwerking en meer efficiëntie. Uiteindelijk bespaart dit tijd en bronnen voor de inkoopafdeling die Microsoft Dynamics 365 gebruikt.
ProcessMind brengt de specifieke processtappen en onderliggende redenen in kaart die aanpassingen veroorzaken, zoals onjuiste invoer of onduidelijke vereisten. Door deze patronen te analyseren, helpt ProcessMind je de datakwaliteit aan het begin van het proces te verbeteren, formulieren beter in te richten en trainingen aan te scherpen. Zo verlaag je het aantal aanpassingen door de oorzaken aan te pakken.

Het doel is om onnodige handmatige handelingen in het aanvraagproces te vinden en te vervangen door geautomatiseerde workflows. Door terugkerende taken te automatiseren, beperk je menselijke fouten, versnel je de verwerking en houd je medewerkers tijd over voor werk met meer waarde binnen de Microsoft Dynamics 365 Finance GL-module.
ProcessMind maakt alle handmatige contactmomenten en activiteiten binnen het Purchase to Pay-proces voor aanvragen zichtbaar. Het berekent hoeveel tijd en bronnen deze handmatige stappen kosten en laat zien welke stappen het meest geschikt zijn voor automatisering. Ook helpt ProcessMind je het effect van automatiseringsinitiatieven te meten en efficiëntiewinst te onderbouwen.

Dit doel richt zich op het vinden en oplossen van specifieke goedkeuringsstappen of personen die in de aanvraagworkflow steeds vertraging veroorzaken. Door deze gerichte bottlenecks weg te nemen, verloopt de goedkeuring sneller en soepeler en blijven aanvragen niet steken op kritieke momenten in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind geeft inzicht in de duur van elke activiteit en de wachttijd tussen stappen. Zo worden exacte bottlenecks in de goedkeuringsroute zichtbaar. Het kan specifieke goedkeuringsstappen of goedkeurders aanwijzen die aanvragen vaak vertragen. Daarmee kunnen organisaties gerichte oplossingen invoeren, zoals een betere verdeling van werk of aanvullende training.

Dit doel zorgt ervoor dat urgentieniveaus voor aanvragen passend en effectief worden gebruikt en niet onterecht worden ingezet om aanvragen voorrang te geven. Goed gebruik van urgentieniveaus versnelt belangrijke inkopen en houdt de verwerking van alle aanvragen eerlijk in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyseert het verband tussen toegewezen urgentieniveaus en werkelijke verwerkingstijden. Het laat zien wanneer een hoge urgentie niet leidt tot snellere verwerking of wanneer aanvragen met een lage urgentie toch met voorrang worden behandeld. Zo herken je patronen van onjuist gebruik en krijg je data-onderbouwde inzichten om beleid aan te scherpen en urgentieniveaus beter te laten aansluiten op de bedrijfsbehoefte.

Dit doel is gericht op het verlagen van het aantal inkoopaanvragen dat na indiening wordt ingetrokken. Een lager intrekkingspercentage wijst op een betere eerste inschatting van de behoefte en een efficiënter proces. Zo voorkom je verspilde inspanning en bronnen in de eerste fase van de inkoop in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind brengt de routes van ingetrokken aanvragen in kaart en laat zien welke activiteiten of vertragingen meestal aan een intrekking voorafgaan. Als je deze voorafgaande events begrijpt, kun je de oorzaken aanpakken, zoals lange goedkeuringscycli of wijzigingen in de projectscope. Zo verlaag je het aantal ingetrokken aanvragen.

Het 6-stappenverbeterpad voor Purchase to Pay - Requisition

1

Download de datatemplate
2

Exporteer de P2P-data
3

Upload de requisition-data
4

Analyseer het P2P-proces
5

P2P-optimalisaties doorvoeren
6

Volg de voortgang van P2P
1

Download de datatemplate

Wat je moet doen

Open en download de vooraf geconfigureerde Excel-datatemplate voor Purchase to Pay Requisition-processen in Microsoft Dynamics 365.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Zo verzamel je alle benodigde datapunten uit Microsoft Dynamics 365 in de juiste structuur en richt je de analyse efficiënter in.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde datatemplate die je helpt bij de data-extractie uit Microsoft Dynamics 365.

DIT KRIJG JE

Ontdek knelpunten in Dynamics 365-aanvragen

ProcessMind laat het werkelijke verloop van je inkoopaanvragen zien, inclusief de plekken waar vertraging ontstaat en goedkeuringen blijven hangen. Je krijgt een helder visueel overzicht van elke stap, van aanmaak tot afronding.
  • Visualiseer het werkelijke verloop van aanvragen
  • Breng vertragingen en knelpunten bij goedkeuringen in kaart
  • Vind compliancehiaten in aanvragen
  • Verkort de doorlooptijden van Purchase to Pay
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Efficiëntere inkoopaanvragen

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties meestal behalen door process mining in te zetten voor de analyse en optimalisatie van hun Purchase to Pay-aanvraagworkflows in Microsoft Dynamics 365. Door knelpunten te vinden en weg te nemen, kunnen bedrijven de route van aanvraag naar order efficiënter maken.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Maak je goedkeuringsproces voor aanvragen efficiënter door knelpunten te vinden en weg te nemen. Zo krijg je sneller goedkeuring en kunnen inkoopactiviteiten eerder starten.
0 %
Meer goedkeuringen in één keer

Toename van het aantal aanvragen dat direct wordt goedgekeurd

Verbeter de kwaliteit van de eerste aanvraag door veelvoorkomende redenen voor afwijzing te begrijpen. Zo verminder je herstelwerk voor zowel aanvragers als goedkeurders en verbeter je de efficiëntie en medewerkerstevredenheid.
0 %
Betere procescompliance

Minder afwijkende routes

Zorg dat aanvragen het vastgestelde inkoopbeleid en de standaardworkflows volgen. Process mining maakt afwijkingen zichtbaar, zodat je gerichte training en betere controles kunt inzetten.
0 days
Snellere omzetting naar PO

Verkorting van de doorlooptijd van aanvraag naar PO

Verkort de kritieke route van een goedgekeurde aanvraag naar een aangemaakte inkooporder. Zo verloopt de inkoop sneller en kunnen goederen en diensten op tijd worden geleverd.
0 %
Minder herstelwerk bij aanvragen

Daling van het wijzigingspercentage

Beperk het aantal keren dat aanvragen worden gewijzigd of afgewezen. Zo verminder je handmatig werk, bespaar je tijd en verlaag je de kosten van herstelwerk.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit, datakwaliteit en de manier waarop verbeteringen worden doorgevoerd. Deze cijfers zijn gebaseerd op typische verbeteringen bij verschillende Purchase to Pay-aanvraagimplementaties.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een inkoopaanvraag, die dient als de primaire case-identificatie.

Waarom dit belangrijk is

Dit is nodig om alle gerelateerde events aan één procesinstantie te koppelen. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke inkoopaanvraag analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap die in het proces van de inkoopaanvraag heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen in de procesmap. Daarmee kun je de workflow van de inkoopaanvraag visualiseren, analyseren en begrijpen.

De exacte timestamp waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft de chronologische volgorde van events weer. Die is nodig om procesduren te berekenen, bottlenecks te vinden en prestaties door de tijd heen te analyseren.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je gedrag, werkbelasting en prestaties per gebruiker analyseren. Dat helpt bij gebruikersbeheer en het vinden van trainingsmogelijkheden.

De afdeling van de aanvrager of het kostenplaatsnummer dat aan de inkoopaanvraag is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt hiermee procesprestaties tussen verschillende bedrijfsonderdelen filteren en vergelijken. Zo worden afdelingsspecifieke patronen, bottlenecks en inefficiënties zichtbaar.

De huidige of definitieve status van de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft elke case een duidelijke uitkomst. Zo kun je goedkeurings-, afwijzings- en intrekkingspercentages analyseren, belangrijke KPI's voor de procesprestaties.

De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Het voegt een financiële dimensie toe aan de analyse. Zo kun je cases met een hoge waarde prioriteren en begrijpen hoe geldwaarde het procesgedrag beïnvloedt.

Een classificatie van de urgentie van de inkoopaanvraag, zoals 'High', 'Medium' of 'Low'.

Waarom dit belangrijk is

Het helpt beoordelen of prioriteitsinstellingen kritieke aanvragen echt sneller laten verlopen en maakt mogelijk misbruik van de urgentieclassificatie zichtbaar.

De naam of fase van een specifieke goedkeuringsstap in de workflow.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt hiermee de goedkeuringsworkflow gedetailleerd analyseren en specifieke fases vinden die bottlenecks veroorzaken.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Dit event markeert het moment waarop de inkoopaanvraag voor het eerst als conceptrecord wordt aangemaakt. Je legt het vast aan de hand van de aanmaaktimestamp van de kop van de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Als start van het proces is deze activiteit belangrijk voor het meten van de totale doorlooptijd van de aanvraag en het analyseren van het dagelijkse aantal verwerkte aanvragen.

De gebruiker dient de ingevulde aanvraag in. Daarmee start de formele goedkeuringsworkflow. Het systeem registreert deze expliciete actie in de workflow-engine.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk meetpunt aan het begin van de goedkeuringscyclus. Vanaf hier meet je de 'Requisition Approval Cycle Time' en de 'First-Pass Approval Rate'.

Een goedkeurder rondt de toegewezen taak af en keurt de aanvraag voor zijn of haar fase van het proces goed. De aanvraag gaat daarna naar de volgende stap of naar de definitieve goedkeuring.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee meet je de verwerkingstijd per goedkeuringsfase en zie je welke delen van de workflow efficiënt verlopen. Het is een belangrijk onderdeel van variantanalyse.

De aanvraag heeft alle verplichte goedkeuringsstappen in de workflow doorlopen. Je legt deze activiteit vast wanneer de workflowinstantie wordt afgerond met de definitieve status 'Approved'.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt: het einde van de goedkeuringscyclus en het begin van de inkoopfase. Het is het eindevent voor de KPI 'Requisition Approval Cycle Time'.

De aanvraag is tijdens de goedkeuringsworkflow afgewezen en wordt niet verder verwerkt. Dit is een eindstatus waarin de aanvraag niet slaagt.

Waarom dit belangrijk is

Dit eindevent is belangrijk voor het analyseren van het totale afwijzingspercentage en de financiële of operationele impact van mislukte aanvragen.

Een goedgekeurde regel van de inkoopaanvraag wordt omgezet in een regel van een inkooporder. Daarmee gaat de aanvraag over naar het inkoopteam. Dit wordt vastgelegd door de regel van de inkoopaanvraag te koppelen aan een inkooporderregel.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk mijlpaal die de inkoopaanvraag koppelt aan het daaropvolgende inkoopproces. De mijlpaal is nodig om de KPI 'Requisition to PO Conversion Time' te meten.

De volledige inkoopaanvraag is afgerond. Alle regels zijn verwerkt in inkooporders of geannuleerd. Dit is een definitieve, succesvolle eindstatus.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het succesvolle einde van de levenscyclus van de inkoopaanvraag. Dit is het eindpunt voor het meten van de totale doorlooptijd van het proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de Purchase Requisition-ID-data uit Dynamics 365 en visualiseert de werkelijke flow van je requisition-proces. Het identificeert bottlenecks, niet-conforme stappen en herstelwerk, zoals lange goedkeuringscycli of veelvuldige wijzigingen. Zo begrijp je de onderliggende oorzaken en kun je gericht werken aan meer efficiëntie en lagere kosten.

Voor een goede analyse van het Purchase to Pay Requisition-proces hebben we vooral event logs nodig die aan de Purchase Requisition-ID zijn gekoppeld. Belangrijke data bestaat uit event-ID, activiteitsnaam, timestamp en de verantwoordelijke gebruiker of het verantwoordelijke systeem. Daarmee reconstrueren we de precieze volgorde van stappen voor elke requisition.

Data-extractie kan meestal met standaardrapportages, aangepaste queries of rechtstreekse databasetoegang binnen je Dynamics 365-omgeving. We richten ons op tabellen met het aanmaken van requisitions, statuswijzigingen, goedkeuringsgebeurtenissen en de omzetting naar inkooporders. Onze experts kunnen je IT-team hierbij begeleiden en helpen de dataintegriteit te bewaken.

Je kunt een duidelijke verkorting van de goedkeuringsdoorlooptijden van requisitions en een hoger percentage goedkeuringen in één keer verwachten. Process mining helpt procesflows te standaardiseren, requisitions sneller om te zetten naar PO’s en compliance met inkoopbeleid te verbeteren. Dat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en lagere kosten.

De eerste data-extractie en configuratie duurt meestal een paar weken, afhankelijk van de beschikbaarheid van de data en je systeemconfiguratie. Zodra de data is geladen en gemodelleerd, kan de analyse binnen enkele dagen bruikbare inzichten opleveren. Met continue monitoring zie je vervolgens waar verdere optimalisatie mogelijk is.

Ja, process mining brengt specifieke goedkeuringsbottlenecks goed in beeld. Je ziet hoeveel tijd elke goedkeuringsstap werkelijk kost en welke routes inkoopaanvragen volgen. Zo wordt duidelijk waar aanvragen vaak vertraging oplopen of worden doorgestuurd, bijvoorbeeld bij specifieke goedkeuringsstappen of personen. Op basis daarvan kun je gericht ingrijpen en goedkeuringscycli verkorten.

Process mining is waardevol voor organisaties van elke omvang die herhaalbare, datarijke processen uitvoeren, zoals Purchase to Pay Requisition. Grote ondernemingen hebben misschien complexere processen, maar ook kleinere organisaties kunnen hun bedrijfsvoering efficiënter maken en kosten besparen door kernprocessen te optimaliseren. Het belangrijkste is dat er voldoende event data beschikbaar is voor analyse.

De belangrijkste technische vereiste is toegang tot de Dynamics 365-event logs voor de Purchase Requisition ID, meestal in een gestructureerd formaat zoals CSV of SQL-tabellen. Daarnaast heb je een process mining-tool nodig, in de cloud of on-premises, plus basisfunctionaliteit voor data-integratie. Complexe code is meestal niet nodig.

Optimaliseer Purchase to Pay-aanvragen voor snellere goedkeuringen

Verminder vertragingen en verkort de doorlooptijden in Dynamics 365 met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in enkele minuten klaar met de installatie.