> Continu verbeteren van processen > Inkoopaanvraagproces > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Purchase-to-Pay-proces voor inkoopaanvragen

Gids in 6 stappen voor het optimaliseren van inkoopaanvragen in Dynamics 365.
Verbeter je Purchase-to-Pay-proces voor inkoopaanvragen
Inkoopaanvraagproces
Microsoft Dynamics 365

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (11) Doelen (10) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (4)

Verwerk inkoopaanvragen in Dynamics 365 sneller met kortere goedkeuringsrondes

Bij inkoopaanvragen ontstaan vaak frustrerende vertragingen bij goedkeuringen en problemen met compliance. Ons platform laat snel zien waar bottlenecks ontstaan bij het aanmaken en goedkeuren van aanvragen. Als je deze inefficiënties opspoort, kun je praktische verbeteringen doorvoeren. Zo verloopt de inkoop efficiënter en worden aanvragen binnen de hele organisatie op tijd afgehandeld.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom het verbeteren van het inkoopaanvraagproces belangrijk is

Het inkoopaanvraagproces is de eerste stap in de inkoopcyclus van een organisatie. Hier worden zakelijke behoeften omgezet in formele aanvragen voor goederen en diensten. Een efficiënt, compliant en transparant aanvraagproces draagt bij aan goed financieel beheer en een wendbare bedrijfsvoering. In Microsoft Dynamics 365 kan het beheer van aanvragen soms lastig zijn door complexe workflows, meerdere goedkeuringsstappen en grote aantallen aanvragen.

Inefficiënties in deze fase kunnen doorwerken in het hele inkoopproces en flinke gevolgen hebben voor de organisatie. Vertraging bij de goedkeuring betekent dat benodigde goederen en diensten later beschikbaar zijn. Dat kan projecten verstoren, de productie hinderen en de klanttevredenheid schaden. Ook kan een gebrek aan inzicht leiden tot uitgaven die niet aan het beleid voldoen, gemiste besparingen en onnodig administratief werk. Door het inkoopaanvraagproces te begrijpen en te verbeteren, kun je sneller inkopen, kosten verlagen en de financiële controle versterken.

Hoe process mining de analyse van aanvragen verbetert

Traditionele analyses van procesprestaties zijn vaak gebaseerd op aannames of handmatig verzamelde data. Daardoor blijft het beeld onvolledig. Process mining gebruikt de werkelijke event log-data uit Microsoft Dynamics 365. Zo zie je op basis van data hoe het inkoopaanvraagproces echt verloopt.

ProcessMind haalt de belangrijkste activiteiten en attributen van elke inkoopaanvraag op, vanaf het aanmaken tot en met de afhandeling. Zo ontstaat een visueel overzicht van elk traject. Door de data uit Dynamics 365 te analyseren, zie je verschillen in goedkeuringsroutes, verborgen bottlenecks en herstelwerk of ongeautoriseerde wijzigingen. Process mining laat zien waar en waarom vertragingen, afwijzingen of afwijkingen van de standaardprocedures ontstaan. Je hoeft dus niet af te gaan op losse ervaringen.

Waar je de workflow voor aanvragen kunt verbeteren

Process mining levert concrete aanknopingspunten op voor verschillende onderdelen van het inkoopaanvraagproces:

  • Kortere goedkeuringsrondes: Vind de stappen en personen die vertraging veroorzaken. Spoor aanvragen op die lang op goedkeuring wachten, bijvoorbeeld door complexe workflows met meerdere niveaus of specifieke goedkeurders. Met die informatie kun je gericht ingrijpen en het goedkeuringsproces verbeteren.
  • Compliance bewaken: Spoor automatisch aanvragen op die afwijken van het inkoopbeleid, bijvoorbeeld doordat verplichte goedkeuringsstappen worden overgeslagen, uitgavenlimieten zonder toestemming worden overschreden of gegevens verkeerd zijn ingevoerd. Controleer of aanvragen voldoen aan interne controles en wettelijke eisen in Microsoft Dynamics 365.
  • Aanvragen eenvoudiger indienen: Onderzoek waarom aanvragen vaak worden aangepast of al vroeg in het proces worden afgewezen. Zo kun je opleidingsbehoeften herkennen, indieningsrichtlijnen verduidelijken of formuliervelden vereenvoudigen. Dat helpt fouten en herstelwerk aan het begin van het inkoopproces te voorkomen.
  • Middelen beter inzetten: Bekijk waar medewerkers onnodig handmatig werk doen, taken herhalen of aanvragen steeds moeten opvolgen. Door dit werk te verminderen, houden ze meer tijd over voor taken die aandacht vragen.

Meetbare resultaten behalen

Met de inzichten uit process mining kun je het inkoopaanvraagproces op meetbare punten verbeteren:

  • Kortere doorlooptijd van aanvraag tot inkooporder: Versnel het inkoopproces, zodat goederen en diensten eerder beschikbaar zijn.
  • Lagere bedrijfskosten: Beperk administratief werk en herstelwerk en pak inefficiënties aan die tijd en middelen kosten.
  • Betere compliance: Controleer proactief of aanvragen voldoen aan bedrijfsbeleid en wettelijke eisen. Zo beperk je auditrisico’s en verbeter je de beheersing.
  • Tevreden betrokkenen: Snellere goedkeuringen en een transparanter proces zorgen voor meer tevredenheid bij aanvragers, goedkeurders en inkoopteams.
  • Betere onderbouwde keuzes: Gebruik betrouwbare inzichten op basis van data bij toekomstige procesverbeteringen en investeringen in technologie binnen Microsoft Dynamics 365.

Begin vandaag met het verbeteren van je aanvraagproces

Stop met gissen naar de oorzaken van vertragingen en complianceproblemen bij aanvragen. Met process mining zie je wat er gebeurt en waar je kunt ingrijpen om het inkoopaanvraagproces in Microsoft Dynamics 365 te verbeteren. Zet de eerste stap naar efficiëntere inkoop, betere compliance en lagere kosten door data te gebruiken. Ontdek waar verbetering mogelijk is en werk continu aan betere processen in de hele organisatie.

Inkoopaanvraagproces Inkoopaanvraag in het inkoopproces Goedkeuring van inkoopaanvragen Efficiënt inkopen Compliance met inkoopbeleid Supplychainbeheer Inkoopafdeling Levenscyclus van een inkoopaanvraag Van inkoop tot betaling Uitgavenbeheer Budgetbeheer

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Aanvragen blijven vaak in wachtrijen voor goedkeuring staan. Daardoor worden deadlines gemist en duurt het langer voordat goederen en diensten beschikbaar zijn. Dit schaadt de efficiëntie en kan relaties met leveranciers onder druk zetten of belangrijke bedrijfsactiviteiten vertragen. ProcessMind laat zien welke goedkeuringsstappen of goedkeurders bottlenecks veroorzaken in het inkoopaanvraagproces. Zo zie je waar je workflows kunt verbeteren en aanvragen in Microsoft Dynamics 365 sneller kunt afhandelen.

Veel aanvragen worden na de eerste indiening meerdere keren aangepast. Dat kan wijzen op fouten, ontbrekende informatie of veranderende eisen. Dit herstelwerk kost tijd en middelen, verlengt het inkoopproces en zorgt voor extra administratief werk. ProcessMind brengt wijzigingsrondes in kaart en vindt veelvoorkomende oorzaken in het inkoopaanvraagproces. Zo kun je formuliervelden en goedkeuringsvoorwaarden verbeteren en de nauwkeurigheid in Microsoft Dynamics 365 verhogen.

Aanvragen slaan soms verplichte goedkeuringsstappen over of volgen een afwijkende route. Dat brengt compliance- en financiële risico’s met zich mee en kan leiden tot tekortkomingen bij audits. Ook verzwakt het de interne controle en wordt het lastiger om naleving van beleid te bewaken. ProcessMind vergelijkt alle werkelijke routes met het vastgestelde beleid voor het inkoopaanvraagproces. Zo zie je afwijkingen en goedkeuringen die niet aan de regels voldoen in Microsoft Dynamics 365.

Veel aanvragen vragen om onnodig handmatig werk of herhaalde gegevensinvoer. Daardoor verloopt de verwerking niet zonder tussenkomst en neemt de kans op fouten toe. Dit leidt tot inefficiëntie en hogere bedrijfskosten, en kost tijd die medewerkers aan andere taken kunnen besteden. ProcessMind analyseert activiteiten om mogelijkheden voor automatisering in het inkoopaanvraagproces te vinden. Zo kun je handmatige handelingen verminderen en aanvragen in Microsoft Dynamics 365 sneller opstarten.

Een groot aantal aanvragen wordt in verschillende goedkeuringsfasen afgewezen. Aanvragers moeten hun aanvraag dan opnieuw indienen of helemaal opnieuw beginnen. Dat frustreert alle betrokkenen, vertraagt de inkoop van benodigde goederen en kost zowel aanvragers als goedkeurders extra werk. ProcessMind laat zien waarom en in welke fasen aanvragen in het inkoopaanvraagproces vaak worden afgewezen. Zo kun je gerichte training geven of het beleid aanpassen in Microsoft Dynamics 365.

Na goedkeuring duurt het vaak lang voordat de bijbehorende inkooporder wordt aangemaakt. Dat heeft gevolgen voor leveringsschema’s en afspraken met leveranciers. Deze bottleneck kan leiden tot voorraadtekorten, gemiste kansen en verstoringen in de bedrijfsvoering. ProcessMind meet de tijd tussen de goedkeuring van een aanvraag en het aanmaken van de inkooporder. Zo vind je de oorzaken van deze vertragingen in Microsoft Dynamics 365.

Sommige goedkeuringsstappen of goedkeurders veroorzaken steeds opnieuw bottlenecks, waardoor aanvragen onnodig lang wachten. Dit vertraagt het hele inkoopproces, frustreert betrokkenen en vermindert de efficiëntie van de inkoopafdeling. ProcessMind brengt goedkeuringsroutes in beeld en laat zien welke stappen of personen vertraging veroorzaken in het inkoopaanvraagproces. Zo kun je gericht ingrijpen in Microsoft Dynamics 365.

Veel aanvragen worden na indiening of gedeeltelijke goedkeuring ingetrokken. Dat kan komen door veranderende behoeften, onjuiste aanvragen of lange wachttijden. De inkoopafdeling heeft dan tijd en middelen besteed aan aanvragen die uiteindelijk niet doorgaan. ProcessMind analyseert welke patronen tot intrekkingen leiden. Zo krijg je zicht op de onderliggende problemen en kun je de kwaliteit van aanvragen verbeteren in Microsoft Dynamics 365.

Aanvragen volgen vaak allerlei niet-gedocumenteerde en inefficiënte routes die sterk afwijken van het standaardproces. Dat maakt de uitkomst onvoorspelbaar, vergroot compliancerisico’s en maakt het lastiger om de prestaties te beheren. ProcessMind brengt alle werkelijke varianten van het inkoopaanvraagproces in kaart. Je ziet waar ze afwijken van de gewenste route en waar standaardisatie mogelijk is in Microsoft Dynamics 365.

Aanvragers markeren aanvragen regelmatig als ‘urgent’, ook als daar geen goede reden voor is. Zo slaan ze de standaardwachtrij over en raken de kanalen voor aanvragen met hoge prioriteit overbelast. Daardoor verliest urgentie zijn betekenis, worden echt urgente aanvragen minder efficiënt afgehandeld en werkt de prioritering niet meer goed. ProcessMind vergelijkt urgentieniveaus met de werkelijke verwerkingstijden en vindt patronen van oneigenlijk gebruik in het inkoopaanvraagproces in Microsoft Dynamics 365.

Bij het aanvraagproces is vaak veel heen-en-weercommunicatie nodig, bijvoorbeeld om aanvullende informatie op te vragen of herhaaldelijk wijzigingen door te voeren. Dat verlengt de doorlooptijd, frustreert betrokkenen en verlaagt de tevredenheid over het inkoopproces. ProcessMind vindt de stappen en attributen die deze herhaalde rondes veroorzaken. Zo kun je de ervaring van aanvragers verbeteren in Microsoft Dynamics 365.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen het indienen van een inkoopaanvraag en de definitieve goedkeuring. Daardoor wordt de doorlooptijd van de inkoop korter en zijn benodigde goederen en diensten sneller beschikbaar. Dat heeft rechtstreeks invloed op projectplanningen en de continuïteit van de bedrijfsvoering in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyseert het volledige goedkeuringstraject en laat zien welke activiteiten, gebruikers of afdelingen vertraging veroorzaken. Door varianten en bottlenecks in beeld te brengen, helpt ProcessMind goedkeuringsworkflows te verbeteren. Mogelijk kun je de goedkeuringsduur met 20-40% verkorten door stappen aan te passen of middelen anders in te zetten.

Het doel is om meer aanvragen goed te keuren zonder wijzigingen of een nieuwe indiening. Een hoger percentage goedkeuringen in één keer beperkt herstelwerk en administratieve lasten en voorkomt vertraging in het inkoopproces. Zo verloopt de inkoop in Microsoft Dynamics 365 efficiënter.
ProcessMind analyseert event logs om veelvoorkomende redenen voor afwijzingen en wijzigingen te vinden. Het brengt patronen in de aanvraagdata aan het licht, bijvoorbeeld bij bepaalde afdelingen of productcategorieën die vaak leiden tot ontbrekende gegevens of afwijkingen van het beleid. Zo kun je gericht trainen en het proces aanpassen om meer aanvragen in één keer goed te keuren.

Dit doel is gericht op het terugdringen van niet-officiële routes en afwijkingen, zodat alle aanvragen hetzelfde en efficiënt worden verwerkt. Een gestandaardiseerd proces is voorspelbaarder, voorkomt fouten en verbetert de compliance gedurende de hele levenscyclus van inkoopaanvragen in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind brengt automatisch alle werkelijke procesvarianten in kaart en vergelijkt ze met de gewenste modellen. Je ziet hoe vaak afwijkingen voorkomen en wat hun impact is. Zo kun je de oorzaken van afwijkend gedrag vinden en goede werkwijzen invoeren voor een meer gestandaardiseerde workflow voor aanvragen.

Dit doel is gericht op het verkorten van de tijd tussen de definitieve goedkeuring van een aanvraag en het aanmaken van de bijbehorende inkooporder. Door deze belangrijke overdracht te versnellen, voorkom je vertraging bij de inkoop, worden zakelijke behoeften op tijd ingevuld en verloopt het inkoopproces in Microsoft Dynamics 365 efficiënter.
ProcessMind brengt het hele traject van goedgekeurde aanvraag tot inkooporder in kaart. Je ziet welke wachtrijen, handmatige overdrachten of voorwaarden vertraging veroorzaken. Met deze inzichten kun je de overdracht verbeteren en de omzetting mogelijk tot 30% versnellen.

Het doel is ervoor te zorgen dat alle inkoopaanvragen voldoen aan het vastgestelde inkoopbeleid en de wettelijke eisen. Betere naleving beperkt financiële risico’s, voorkomt ongeautoriseerde uitgaven en versterkt de interne controle op het inkoopaanvraagproces in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind controleert elke stap in de levenscyclus van een aanvraag aan de hand van vooraf ingestelde regels en beleid. Het systeem signaleert automatisch routes en activiteiten die niet aan de regels voldoen. Je ziet waar goedkeuringen verplichte stappen overslaan of gegevens ontbreken. Dat levert duidelijke informatie voor audits op en helpt om naleving proactief te bewaken.

Dit doel is gericht op het terugdringen van wijzigingen aan inkoopaanvragen na de eerste indiening. Minder wijzigingen betekenen minder herstelwerk, kortere verwerkingstijden en een efficiënter proces. Zo bespaart de inkoopafdeling tijd en middelen met Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind laat zien waar in het proces wijzigingen ontstaan en wat de oorzaken zijn, zoals onjuiste gegevens bij de eerste invoer of onduidelijke eisen. Door deze patronen te analyseren, kun je de datakwaliteit aan het begin van het proces verbeteren, formulieren aanpassen of medewerkers beter trainen. Zo pak je de oorzaken aan en neemt het aantal wijzigingen af.

Het doel is om onnodige handmatige handelingen in het aanvraagproces op te sporen en te schrappen, en ze te vervangen door geautomatiseerde workflows. Door terugkerende taken te automatiseren, neemt het aantal menselijke fouten af, verloopt de verwerking sneller en komt er tijd vrij voor werk met meer toegevoegde waarde in de GL-module van Microsoft Dynamics 365 Finance.
ProcessMind brengt alle handmatige contactmomenten en activiteiten in het proces van aanvraag tot betaling visueel in kaart. Het berekent hoeveel tijd en middelen deze handmatige stappen kosten en laat zien welke stappen het meest geschikt zijn voor automatisering. Ook helpt ProcessMind om het effect van automatiseringsinitiatieven te meten en de efficiëntiewinst te toetsen.

Dit doel richt zich op het opsporen en oplossen van specifieke goedkeuringsstappen of betrokkenen die het aanvraagproces steeds vertragen. Door deze knelpunten gericht aan te pakken, verloopt de goedkeuring sneller en soepeler en blijven aanvragen niet steken op belangrijke momenten in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind laat per activiteit zien hoe lang die duurt en hoeveel wachttijd er tussen stappen zit. Zo worden knelpunten in de goedkeuringsworkflow zichtbaar. Je ziet welke goedkeuringsstappen of goedkeurders aanvragen vaak vertragen. Organisaties kunnen vervolgens gericht ingrijpen, bijvoorbeeld door de werkdruk anders te verdelen of extra training te geven.

Het doel is om urgentieniveaus voor aanvragen passend en effectief in te zetten, zodat ze niet onterecht worden gebruikt om aanvragen voorrang te geven. Een passend gebruik van urgentieniveaus versnelt belangrijke inkopen, terwijl alle aanvragen eerlijk worden behandeld in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind analyseert het verband tussen de toegekende urgentieniveaus en de werkelijke verwerkingstijden. Zo zie je wanneer een hoge urgentie niet tot snellere verwerking leidt, of wanneer aanvragen met een lage urgentie toch voorrang krijgen. De analyse brengt patronen in het gebruik aan het licht en levert gegevens om het beleid aan te scherpen, zodat urgentieniveaus aansluiten bij de behoeften van de organisatie.

Het doel is om het aantal inkoopaanvragen dat na indiening wordt ingetrokken te verlagen. Een lager intrekkingspercentage wijst op een betere inschatting van de behoefte vooraf en een efficiënter proces. Zo voorkom je verspilde tijd en middelen in de eerste fasen van het inkoopproces in Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind volgt de routes van ingetrokken aanvragen en brengt in kaart welke activiteiten of vertragingen vaak aan een intrekking voorafgaan. Met die informatie kunnen organisaties de oorzaken aanpakken, zoals lange goedkeuringsrondes of wijzigingen in de projectomvang, en zo het aantal ingetrokken aanvragen terugdringen.

Het verbetertraject in 6 stappen voor aanvragen tot betaling

1

Download de datatemplate
2

Exporteer de P2P-data
3

Upload de aanvraagdata
4

Analyseer het P2P-proces
5

Voer verbeteringen in het P2P-proces door
6

Volg de voortgang van het P2P-proces
1

Download de datatemplate

Wat je moet doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel-template voor data-extractie, speciaal voor aanvraagprocessen in Microsoft Dynamics 365.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Zo verzamel je alle benodigde datapunten in de juiste structuur uit Microsoft Dynamics 365 en kun je de analyse eenvoudiger opzetten.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde datatemplate als leidraad voor data-extractie uit Microsoft Dynamics 365.

WAT JE KRIJGT

Ontdek bottlenecks in Dynamics 365-aanvragen

ProcessMind laat zien hoe inkoopaanvragen echt door het proces gaan. Je ziet precies waar vertraging ontstaat en goedkeuringen blijven liggen. Bekijk elke stap, van aanmaak tot afronding.
  • Visualiseer de werkelijke flow van het aanvraagproces
  • Breng vertragingen en bottlenecks bij goedkeuringen in kaart
  • Spoor complianceproblemen in aanvragen op
  • Verkort de doorlooptijd van Purchase to Pay
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Efficiëntere verwerking van inkoopaanvragen

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen organisaties doorgaans bereiken door met process mining de workflows voor aanvragen tot betaling in Microsoft Dynamics 365 te analyseren en te verbeteren. Door knelpunten op te sporen en weg te nemen, kunnen organisaties de tijd van aanvraag tot bestelling verkorten.

0 %
Kortere goedkeuringsronde

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Verbeter het goedkeuringsproces voor aanvragen door knelpunten op te sporen en weg te nemen. Zo worden aanvragen sneller goedgekeurd en kan de inkoop eerder van start.
0 %
Meer aanvragen in één keer goedgekeurd

Toename van het aantal aanvragen dat meteen wordt goedgekeurd

Verbeter de kwaliteit van aanvragen bij indiening door veelvoorkomende redenen voor afwijzing te achterhalen. Zo beperk je herstelwerk voor zowel aanvragers als goedkeurders en verbeter je de efficiëntie en medewerkerstevredenheid.
0 %
Betere naleving van procesafspraken

Minder afwijkende routes

Zorg dat aanvragen het vastgestelde inkoopbeleid en de standaardworkflows volgen. Process mining brengt afwijkingen aan het licht, zodat je gericht training kunt geven en controles kunt verbeteren.
0 days
Snellere omzetting naar inkooporders

Kortere tijd van aanvraag tot inkooporder

Verkort de kritieke route van een goedgekeurde aanvraag naar een aangemaakte inkooporder. Zo kan de inkoop sneller worden afgerond en worden goederen en diensten op tijd geleverd.
0 %
Minder herstelwerk aan aanvragen

Minder wijzigingen

Beperk het aantal keren dat aanvragen worden gewijzigd of afgewezen. Dat scheelt handmatig werk en tijd en verlaagt de operationele kosten van herstelwerk.

De resultaten hangen af van de procescomplexiteit, de datakwaliteit en de inspanningen voor de implementatie. De cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij verschillende implementaties van processen voor aanvragen tot betaling zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg later meer toe als dat nodig is.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van een inkoopaanvraag, die als primaire case-ID dient.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut is nodig om alle bijbehorende events in één procesinstantie te groeperen en de volledige levenscyclus van elke aanvraag te analyseren.

De naam van de specifieke bedrijfsgebeurtenis of stap in het aanvraagproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart, zodat je de workflow van aanvragen kunt visualiseren, analyseren en begrijpen.

De exacte timestamp waarop een activiteit of event plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut geeft de chronologische volgorde van events aan. Die volgorde is nodig om procesduren te berekenen, knelpunten op te sporen en prestaties in de tijd te analyseren.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je gedrag, werkdruk en prestaties per gebruiker analyseren. Dat helpt bij het verdelen van middelen en het opsporen van opleidingsmogelijkheden.

De afdeling van de aanvrager of de kostenplaats die bij de aanvraag hoort.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je procesprestaties voor verschillende bedrijfseenheden filteren en vergelijken. Zo worden afdelingsspecifieke patronen, knelpunten en inefficiënties zichtbaar.

De huidige of definitieve status van de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

De status geeft voor elke case een duidelijke uitkomst. Zo kun je het percentage goedgekeurde, afgewezen en ingetrokken aanvragen analyseren. Dit zijn belangrijke prestatie-indicatoren.

De totale geldwaarde van de inkoopaanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Het voegt een financiële dimensie toe aan de analyse. Zo kun je aanvragen met een hoge waarde prioriteit geven en nagaan hoe de geldwaarde het procesverloop beïnvloedt.

Een indeling van de urgentie van de aanvraag, bijvoorbeeld ‘Hoog’, ‘Gemiddeld’ of ‘Laag’.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt nagaan of prioriteitsinstellingen urgente aanvragen sneller afhandelen en mogelijk misbruik van de urgentieclassificatie opsporen.

De naam of fase van een specifieke goedkeuringsstap in de workflow.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt de goedkeuringsworkflow gedetailleerd analyseren en specifieke fases opsporen die voor bottlenecks zorgen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit event markeert het aanmaken van de inkoopaanvraag als concept. Het wordt vastgelegd aan de hand van de aanmaaktimestamp van de aanvraagkop.

Waarom dit belangrijk is

Als start van het proces is deze activiteit nodig om de totale doorlooptijd van aanvragen te meten en het dagelijkse aantal verwerkte aanvragen te analyseren.

De gebruiker dient de ingevulde aanvraag in. Daarmee start de formele goedkeuringsworkflow. De actie wordt expliciet vastgelegd door de workflow-engine van het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is een belangrijk moment waarop de goedkeuringsronde begint. Dit is het startpunt voor het meten van de 'Doorlooptijd goedkeuring inkoopaanvraag' en het 'Percentage aanvragen in één keer goedgekeurd'.

Een goedkeurder rondt de toegewezen taak af en keurt de aanvraag goed voor deze processtap. Daarna gaat de aanvraag naar de volgende stap of naar de definitieve goedkeuring.

Waarom dit belangrijk is

Meet de verwerkingstijd per goedkeuringsfase en helpt efficiënte delen van de workflow op te sporen. Dit is een belangrijk onderdeel van variantanalyse.

De aanvraag heeft alle vereiste goedkeuringsstappen in de workflow doorlopen. Deze activiteit wordt vastgelegd wanneer de workflowinstantie wordt afgerond met de status Goedgekeurd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment: de goedkeuringsronde is afgerond en de inkoopfase begint. Dit is het eindevent voor de KPI 'Doorlooptijd goedkeuring inkoopaanvraag'.

De aanvraag is tijdens de goedkeuringsworkflow afgewezen en wordt niet verder verwerkt. Dit is een definitieve afwijzing van de aanvraag.

Waarom dit belangrijk is

Dit eindevent is belangrijk om het totale afwijzingspercentage te analyseren en de financiële of operationele gevolgen van afgewezen aanvragen te begrijpen.

Een goedgekeurde regel van een inkoopaanvraag wordt omgezet in een regel van een inkooporder. Dit markeert de overdracht aan het inkoopteam. Je kunt dit vastleggen door de aanvraagregel aan een inkooporderregel te koppelen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment dat de aanvraag verbindt met het vervolgproces voor inkoop. Het is nodig om de KPI 'Doorlooptijd van aanvraag tot inkooporder' te meten.

De volledige inkoopaanvraag is afgerond. Alle regels zijn verwerkt in inkooporders of geannuleerd. Dit is een definitieve, succesvolle eindstatus.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de succesvolle afronding van de levenscyclus van de aanvraag. Dit is het eindpunt voor het meten van de totale doorlooptijd van het proces.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de Purchase Requisition ID-data uit Dynamics 365 en brengt de werkelijke route van aanvragen in beeld. Het spoort knelpunten, stappen die niet aan de regels voldoen en herstelwerk op, bijvoorbeeld door lange goedkeuringsrondes of veelvuldige wijzigingen. Zo begrijp je de oorzaken en kun je gericht werken aan meer efficiëntie en lagere kosten.

Voor een goede analyse van het proces voor aanvragen tot betaling hebben we vooral event logs nodig die bij de Purchase Requisition ID horen. Belangrijke gegevens zijn het event-ID, de activiteitsnaam, de timestamp en de verantwoordelijke gebruiker of het systeem. Daarmee kunnen we de precieze volgorde van stappen voor elke aanvraag reconstrueren.

Je kunt data meestal ophalen met standaardrapportages, aangepaste query’s of rechtstreekse toegang tot de database in Dynamics 365. We richten ons op tabellen met gegevens over het aanmaken van aanvragen, statuswijzigingen, goedkeuringen en de omzetting naar inkooporders. Onze experts kunnen je IT-team hierbij begeleiden en helpen de data-integriteit te waarborgen.

Je kunt rekenen op kortere goedkeuringsrondes en meer aanvragen die in één keer worden goedgekeurd. Process mining helpt procesroutes te standaardiseren, aanvragen sneller om te zetten in inkooporders en het inkoopbeleid beter na te leven. Dat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en lagere kosten.

De eerste fase, waarin data wordt opgehaald en de analyse wordt ingericht, duurt meestal enkele weken. De duur hangt af van de beschikbaarheid van data en de systeemconfiguratie. Zodra de data is geladen en gemodelleerd, levert de analyse binnen enkele dagen bruikbare inzichten op. Doorlopende monitoring kan daarna nieuwe mogelijkheden voor optimalisatie aan het licht brengen.

Ja. Process mining brengt in beeld hoeveel tijd elke goedkeuringsstap kost en welke routes aanvragen volgen. Zo zie je waar aanvragen vaak vertraging oplopen of worden omgeleid, bijvoorbeeld bij specifieke goedkeuringsstappen of betrokkenen. Met die informatie kun je gericht ingrijpen en de goedkeuringsrondes verbeteren.

Process mining is nuttig voor organisaties van elke omvang die herhaalbare processen met veel data uitvoeren, zoals aanvragen tot betaling. Grote ondernemingen hebben misschien complexere processen, maar ook kleinere organisaties kunnen hun kernprocessen efficiënter maken en kosten besparen. Voorwaarde is dat er voldoende eventdata beschikbaar is voor analyse.

De belangrijkste technische vereiste is toegang tot de Dynamics 365-event logs voor de Purchase Requisition ID, meestal in een gestructureerd formaat zoals CSV of SQL-tabellen. Daarnaast heb je een process mining-tool nodig, in de cloud of op locatie, en basisfuncties voor datakoppeling. Meestal is complexe code niet nodig.

Optimaliseer Purchase to Pay-aanvragen voor snellere goedkeuringen

Voorkom vertraging en verkort de doorlooptijd in Dynamics 365 met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.