Cải thiện quy trình yêu cầu mua hàng trong Purchase to Pay

Vì sao cần tối ưu quy trình yêu cầu mua hàng

Quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán là bước đầu tiên quan trọng trong chu kỳ mua sắm của tổ chức. Đây là lúc nhu cầu kinh doanh được chuyển thành yêu cầu chính thức về hàng hóa và dịch vụ. Quy trình yêu cầu mua hàng hiệu quả, tuân thủ và minh bạch là nền tảng cho quản lý tài chính tốt và vận hành linh hoạt. Trong Microsoft Dynamics 365, việc xử lý yêu cầu có thể gặp khó khăn do quy trình làm việc phức tạp, nhiều cấp phê duyệt và số lượng yêu cầu lớn.

Điểm kém hiệu quả ở giai đoạn này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán. Phê duyệt chậm khiến việc mua tài nguyên cần thiết bị trì hoãn, làm gián đoạn dự án, cản trở sản xuất hoặc ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Thiếu khả năng theo dõi cũng có thể dẫn đến chi tiêu không tuân thủ, bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm và phát sinh thêm công việc hành chính. Hiểu và cải thiện quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán giúp xử lý nhanh hơn, giảm chi phí và kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn.

Process mining giúp phân tích yêu cầu mua hàng như thế nào

Các cách phân tích hiệu quả quy trình truyền thống thường dựa vào giả định hoặc thu thập dữ liệu thủ công, nên chưa phản ánh đầy đủ thực tế. Process mining sử dụng dữ liệu nhật ký sự kiện thực tế từ Microsoft Dynamics 365 để cho bạn góc nhìn khách quan, dựa trên dữ liệu về cách quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán đang diễn ra.

Giải pháp trích xuất các hoạt động và thuộc tính chính của từng yêu cầu mua hàng, từ lúc tạo đến khi hoàn tất, rồi thể hiện trực quan toàn bộ hành trình. Phân tích sâu dữ liệu Dynamics 365 giúp bạn xác định chính xác các khác biệt trong luồng phê duyệt, tìm ra điểm nghẽn khó thấy đang làm chậm tiến độ, cũng như phát hiện vòng lặp làm lại hoặc thay đổi không được phép. Khi cho thấy luồng công việc thực tế, process mining giúp bạn vượt qua những nhận định dựa trên trải nghiệm cá nhân để xác định chính xác thời điểm và nguyên nhân gây chậm trễ, từ chối hoặc sai lệch so với quy trình chuẩn.

Những điểm cần cải thiện trong quy trình yêu cầu mua hàng

Process mining cung cấp thông tin hữu ích trên nhiều khía cạnh quan trọng của quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán:

• Rút ngắn thời gian phê duyệt: Xác định chính xác bước hoặc người gây chậm trễ trong chuỗi phê duyệt. Tìm các yêu cầu phải chờ quá lâu, dù nguyên nhân là quy trình nhiều cấp phức tạp hay một người phê duyệt cụ thể. Từ đó, bạn có thể tập trung cải thiện đúng khâu để tinh gọn quy trình phê duyệt.
• Đảm bảo tuân thủ: Tự động phát hiện yêu cầu đi chệch chính sách mua sắm đã đặt ra, chẳng hạn bỏ qua bước phê duyệt bắt buộc, vượt hạn mức chi tiêu khi chưa được phép hoặc nhập sai dữ liệu. Đảm bảo mọi yêu cầu tuân thủ kiểm soát nội bộ và quy định áp dụng trong Microsoft Dynamics 365.
• Tinh gọn khâu tạo yêu cầu: Tìm hiểu vì sao một số yêu cầu phải sửa nhiều lần hoặc thường bị từ chối ngay từ đầu. Thông tin này giúp bạn xác định nhu cầu đào tạo, làm rõ hướng dẫn gửi yêu cầu hoặc đơn giản hóa các trường biểu mẫu để giảm lỗi và việc làm lại từ đầu chu kỳ yêu cầu mua hàng đến thanh toán.
• Phân bổ tài nguyên hiệu quả hơn: Khi trực quan hóa luồng quy trình, bạn có thể thấy tài nguyên nhân lực đang được sử dụng chưa hiệu quả ở đâu, do can thiệp thủ công không cần thiết, tác vụ lặp lại hay phải liên tục theo dõi. Cải thiện những khâu này giúp dành thêm thời gian cho công việc chiến lược.

Kết quả và lợi ích có thể đo lường

Áp dụng thông tin từ process mining vào quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán có thể giúp bạn đạt được những cải thiện đáng kể, đo lường được:

• Rút ngắn thời gian từ yêu cầu mua hàng đến đơn đặt hàng: Đẩy nhanh toàn bộ quy trình mua sắm để nhận hàng hóa và dịch vụ sớm hơn.
• Giảm chi phí vận hành: Giảm công việc hành chính, hạn chế làm lại và loại bỏ những điểm kém hiệu quả gây lãng phí tài nguyên, từ đó tiết kiệm chi phí trực tiếp.
• Nâng cao mức độ tuân thủ: Chủ động đảm bảo mọi yêu cầu tuân thủ chính sách công ty và quy định áp dụng, giảm rủi ro kiểm toán và cải thiện công tác quản trị.
• Tăng sự hài lòng của các bên liên quan: Phê duyệt nhanh hơn và quy trình minh bạch hơn giúp người yêu cầu, người phê duyệt và đội ngũ mua sắm hài lòng hơn.
• Ra quyết định chiến lược tốt hơn: Có được thông tin đáng tin cậy, dựa trên dữ liệu để hỗ trợ quyết định về thiết kế quy trình và đầu tư công nghệ trong tương lai trên Microsoft Dynamics 365.

Bắt đầu tối ưu quy trình yêu cầu mua hàng ngay hôm nay

Đừng phỏng đoán nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm trễ và vấn đề tuân thủ trong quy trình yêu cầu mua hàng. Cách tiếp cận process mining giúp bạn hiểu rõ tình hình và có thông tin thiết thực để cải thiện quy trình yêu cầu mua hàng đến thanh toán trong Microsoft Dynamics 365. Hãy bắt đầu xây dựng hoạt động mua sắm hiệu quả, tuân thủ và tiết kiệm chi phí hơn bằng cách khai thác dữ liệu. Tìm ra giá trị còn tiềm ẩn và liên tục cải tiến trên toàn tổ chức.