Zlepšete proces od nákupu po platbu, zpracování faktur

Proč zlepšovat proces Purchase to Pay - zpracování faktur?

Efektivní zpracování faktur je základem dobře fungujícího cyklu Purchase to Pay (P2P). Organizace používající Microsoft Dynamics 365 musí zvládnout celý tok faktur od přijetí až po konečnou platbu. Neefektivní postupy v tomto procesu mají konkrétní dopady: zvyšují provozní náklady, vedou k poplatkům za pozdní platby, připravují vás o slevy za včasnou úhradu a zhoršují vztahy s dodavateli. Ruční zásahy, zdržení při schvalování a odchylky od pravidel zpomalují tok peněz, zvyšují rizika a vážou provozní kapitál.

Pro účinné zlepšování procesu je důležité znát skutečnou cestu faktury v prostředí Microsoft Dynamics 365, nejen tu plánovanou. Bez tohoto přehledu je téměř nemožné zjistit příčiny zpoždění, například dlouhé schvalování nebo opakované blokace plateb. Organizace pak často řeší problémy až ve chvíli, kdy nastanou, aniž by odstranily jejich systémové příčiny. Neefektivita v procesu Purchase to Pay - zpracování faktur tak přetrvává.

Jak process mining pomáhá analyzovat zpracování faktur

Process mining nabízí datový přístup k analýze procesu Purchase to Pay - zpracování faktur v Microsoft Dynamics 365. Na základě záznamů událostí získaných přímo ze systému sestaví přesnou a objektivní mapu cesty každé faktury. Jako identifikátor případu použijete číslo faktury a zobrazíte celý její životní cyklus od „Faktura přijata“ po „Platba provedena“ včetně mezikroků, jako jsou „Faktura zaúčtována“, „Faktura odeslána ke schválení“ nebo „Vyřešen nesoulad při párování“.

Díky této analýze se můžete opřít o skutečný průběh procesu, ne o předpoklady. Zjistíte, kde se faktury odchylují od standardního postupu, odhalíte opakovanou práci a změříte přesný čas strávený jednotlivými aktivitami i čekáním na další krok. Získáte jasný přehled o schvalovacím workflow, odhalíte nedostatky v dodržování pravidel a najdete úzká místa, která brzdí zpracování. To vše ve stávajícím prostředí Microsoft Dynamics 365.

Kde process mining pomáhá zlepšit proces

Analýza procesu Purchase to Pay - zpracování faktur pomocí process mining často odhalí několik oblastí, které stojí za pozornost:

• Zlepšení schvalovacího workflow: Odhalte skrytá zpoždění při schvalování, zjistěte, kteří schvalovatelé opakovaně způsobují úzká místa, a najděte případy, kdy jsou faktury směrovány na nesprávná oddělení nebo osoby. Na základě těchto zjištění můžete upravit nastavení schvalování v Microsoft Dynamics 365.
• Řešení nesouladu při párování: Analyzujte četnost a dobu trvání aktivit, jako je „Vyřešen nesoulad při párování“. Zjistěte, proč a kde nesoulady vznikají, a zlepšete vytváření objednávek (PO), příjem zboží nebo zachycení údajů z faktur, abyste omezili ruční odsouhlasování.
• Správa blokací plateb: Sledujte celý průběh blokací plateb, včetně aktivit „Blokace platby nastavena“ a „Blokace platby uvolněna“. Zjistěte opakující se příčiny blokací a najděte způsoby, jak jim předcházet. Faktury tak můžete platit včas a bez zbytečných prodlev.
• Možnosti automatizace: Najděte ruční kroky a opakující se úkoly, které spotřebovávají značné zdroje a lze je automatizovat. Zlepšení těchto aktivit v Microsoft Dynamics 365 může výrazně zkrátit dobu zpracování a snížit náklady.

Jaké výsledky může zlepšení procesu přinést

Díky process mining můžete v procesu Purchase to Pay - zpracování faktur dosáhnout výrazných a měřitelných zlepšení:

• Kratší doba zpracování: Výrazně zkraťte průměrnou dobu od přijetí faktury po její zaplacení. Zlepšíte tak řízení provozního kapitálu i finanční pružnost.
• Nižší náklady: Omezte ruční práci a její opakování a vyhněte se poplatkům za pozdní platby. Tím snížíte provozní náklady.
• Lepší shoda: Odhalte a napravte odchylky od interních pravidel a externích předpisů. Posílíte tak kontrolní prostředí v Microsoft Dynamics 365.
• Lepší vztahy s dodavateli: Rychlejší a přesnější platby posilují vztahy s dodavateli a mohou vám pomoci získat výhodnější platební podmínky nebo slevy.
• Lepší využití provozního kapitálu: Zrychlením plateb faktur a snížením nákladů na jejich zpracování uvolníte prostředky pro další investice.

Jak začít zlepšovat zpracování faktur

Zlepšování procesu Purchase to Pay - zpracování faktur v Microsoft Dynamics 365 začíná pochopením jeho současného stavu. Podrobná analýza pomocí process mining vám poskytne potřebné informace pro cílená a účinná zlepšení. Začněte hledat skrytá úzká místa a neefektivní postupy, zlepšete workflow faktur a dosáhněte rychlejšího a přesnějšího zpracování.