> Folyamatos folyamatfejlesztés > Beszerzéstől a fizetésig: számlafeldolgozás > Microsoft Dynamics 365

Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozási folyamatot

Számlafeldolgozás optimalizálása a Dynamics 365-ben: 6 lépéses útmutató.
Fejlessze a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozási folyamatot
Beszerzéstől a fizetésig: számlafeldolgozás
Microsoft Dynamics 365

Válasszon folyamatot

Válasszon folyamatot, hogy a csatlakoztatott munkaterületen folytathassa a munkát.

Elérhető folyamatok
Általános folyamat 1 Alkalmazottak beléptetése 6 Bérszámfejtés 7 Beszerzéstől a fizetésig, beszerzési rendelés 8 Beszerzéstől a fizetésig: kérelmek 8 Beszerzéstől a kifizetésig: számlafeldolgozás 8 Betegellátási folyamat 6 Bevételciklus-kezelés 6 Ellátásilánc-menedzsment 7 Érdeklődőtől a pénz beérkezéséig 7 Eszközkarbantartás 6 Felvételtől a kilépésig, az alkalmazotti életciklus 8 Felvételtől a kilépésig: munkakör-kezelés 4 Fizetésfeldolgozás 7 Hitelkezelés és követeléskezelés 7 Hitelkihelyezés 6 Incidenskezelés 6 Kárigények feldolgozása 6 Készletgazdálkodás 7 Költségelszámolás 6 KYC-ügyfélbeléptetés 6 Minőségirányítás 6 Problémakezelés 6 Raktárirányítás 6 Record to Report – naplóbejegyzés 7 Record to Report, időszaki zárás és egyeztetés 7 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: számlázás és számlakiállítás 8 Rendeléstől a pénz beérkezéséig: vevői rendelések feldolgozása 8 Szállítmányozás 6 Szállítói számlák feldolgozása 7 Szállítói számlák kifizetésének feldolgozása 7 Szerződéskezelés 6 Szoftverfejlesztési életciklus 6 Szolgáltatási kérelmek kezelése 7 Termeléstervezés 6 Toborzás és tehetségszerzés 6 Ügyfélszolgálat 7 Változáskezelés 6 Vevőkövetelés-kezelés 7 Visszáru- és visszatérítés-feldolgozás 7
Elérhető rendszerek
Kihívások(11)Célok(11)6 lépésElőnézetEredményekAdatokGYIK(5)

Gyorsítsa fel a számlafeldolgozást a Dynamics 365-ben

A számlafeldolgozás jelentős késedelmeket, megfelelési kockázatokat és erőforrás-pazarlást okozhat a működésben. Platformunk segít feltárni a munkafolyamatok rejtett hatékonysági problémáit. Könnyen azonosíthatja a szűk keresztmetszeteket, és fejlesztheti a folyamatokat, hogy gyorsabban és pontosabban működjenek. Ezzel javíthatja a pénzügyi kontrollt és a működési hatékonyságot.

Töltse le az előre beállított adatsablont, és kezelje a gyakori kihívásokat a hatékonysági célok eléréséhez. Kövesse a hatlépéses fejlesztési tervet, és használja az Adatsablon útmutatóját a működés fejlesztéséhez.

Részletes leírás megjelenítése

Miért érdemes fejleszteni a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozást?

A hatékony számlafeldolgozás a beszerzéstől a fizetésig tartó (P2P) folyamat alapja. A Microsoft Dynamics 365-öt használó szervezetek számára összetett feladat lehet a számlák útjának kezelése a beérkezéstől a végső kifizetésig. A folyamat hatékonysági problémái kézzelfogható üzleti nehézségeket okoznak: növelik a működési költségeket, késedelmi díjakhoz és az előrehozott fizetéshez kapcsolódó kedvezmények elvesztéséhez vezetnek, valamint rontják a beszállítói kapcsolatokat. A kézi beavatkozások, a jóváhagyás szűk keresztmetszetei és a megfelelési eltérések lassítják a pénzforgalmat, jelentős kockázatot teremtenek, és lekötik a működő tőkét.

A hatékony folyamatfejlesztéshez nem elég ismerni a tervezett útvonalat, azt is látni kell, hogy a számla ténylegesen milyen utat jár be a Microsoft Dynamics 365-ben. E nélkül szinte lehetetlen feltárni a késedelmek okait, például a hosszan tartó jóváhagyást vagy az ismétlődő fizetési zárolásokat. Így a problémamegoldás gyakran csak a tünetekre reagál, a rendszerszintű gondokat nem orvosolja, és a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás továbbra is hatékonytalan marad.

Hogyan segíti a process mining a számlafeldolgozás elemzését?

A process mining adatvezérelt módszert kínál a Microsoft Dynamics 365-ben zajló, beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás részletes elemzésére. A rendszerből közvetlenül kinyert eseménynaplók alapján pontos, objektív térképet készít minden számla útjáról. A számlaszámot esetazonosítóként használva megjelenítheti a teljes folyamatot a „Számla beérkezett” eseménytől a „Kifizetés megtörtént” eseményig, beleértve a köztes tevékenységeket, például a „Számla kontírozva”, a „Számla jóváhagyásra elküldve” és az „Egyeztetési eltérés kezelve” lépéseket.

Az elemzés megmutatja a tényleges folyamatot, így feltételezések helyett adatokra támaszkodhat. Megállapíthatja, hol térnek el a számlák a megszokott útvonaltól, hol történik váratlan újramunka, és pontosan mennyi időt vesz igénybe egy-egy tevékenység vagy a következő lépésre való várakozás. Így tisztábban láthatja a jóváhagyási munkafolyamatokat, feltárhatja a megfelelési hiányosságokat és azonosíthatja a hatékony feldolgozást akadályozó szűk keresztmetszeteket, mindezt a meglévő Microsoft Dynamics 365-környezetben.

Milyen fejlesztési lehetőségeket tár fel a process mining?

A process mining alkalmazása a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban gyakran több olyan területet is megmutat, ahol érdemes fejleszteni:

  • A jóváhagyási munkafolyamat fejlesztése: Tárja fel a jóváhagyási lépések rejtett késedelmeit, azonosítsa a rendszeresen szűk keresztmetszetet okozó jóváhagyókat, és derítse ki, ha a számlák nem megfelelő részleghez vagy személyhez kerülnek. Az eredmények alapján célzottan módosíthatja a Microsoft Dynamics 365 jóváhagyási beállításait.
  • Az egyeztetési eltérések rendezése: Elemezze az olyan tevékenységek gyakoriságát és időtartamát, mint az „Egyeztetési eltérés kezelve”. Ha megérti, miért és hol keletkeznek eltérések, javíthatja a beszerzési rendelések (PO) létrehozását, az áruátvételt vagy a számlaadatok rögzítését, és csökkentheti a kézi egyeztetés szükségességét.
  • A fizetési zárolások kezelése: Kövesse nyomon a zárolások teljes életciklusát, beleértve a „Fizetési zárolás beállítva” és a „Fizetési zárolás feloldva” eseményeket. Azonosítsa a zárolások visszatérő okait, és dolgozzon ki megelőző intézkedéseket, hogy a számlákat időben, felesleges várakozás nélkül fizethesse ki.
  • Automatizálási lehetőségek: Azonosítsa azokat a kézi lépéseket és ismétlődő feladatokat, amelyek sok erőforrást igényelnek, és alkalmasak lehetnek automatizálásra. Ezek egyszerűsítése a Microsoft Dynamics 365-ben jelentősen csökkentheti a feldolgozási időt és a költségeket.

Milyen eredményeket hozhat a folyamatfejlesztés?

A process mining segítségével jelentős, mérhető javulást érhet el a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban:

  • Rövidebb átfutási idő: Jelentősen csökkentheti a számla beérkezésétől a kifizetéséig tartó átlagos időt. Ez közvetlenül javítja a működőtőke-helyzetet és a pénzügyi mozgásteret.
  • Költségmegtakarítás: Csökkentheti a kézi munkát és az újramunkát, valamint elkerülheti a késedelmi díjakat, így mérsékelheti a működési költségeket.
  • Jobb megfelelés: A folyamattól való eltérések feltárásával és javításával biztosíthatja a belső szabályzatok és a külső előírások betartását, és erősítheti a Microsoft Dynamics 365-ben működő kontrollokat.
  • Jobb beszállítói kapcsolatok: A gyorsabb és pontosabb kifizetések erősítik a beszállítói kapcsolatokat, és kedvezőbb fizetési feltételeket vagy kedvezményeket tehetnek lehetővé.
  • A működő tőke hatékonyabb felhasználása: A számlák gyorsabb kifizetésével és a feldolgozási költségek csökkentésével más stratégiai beruházásokra fordítható tőkét szabadíthat fel.

Így kezdheti el a számlafeldolgozás fejlesztését

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás fejlesztése a Microsoft Dynamics 365-ben a jelenlegi állapot megismerésével kezdődik. A process mining által támogatott részletes elemzés megadja a célzott, érdemi fejlesztésekhez szükséges információkat. Már ma feltárhatja a rejtett szűk keresztmetszeteket és hatékonysági problémákat, hogy gördülékenyebbé tegye a számlák munkafolyamatait, és gyorsabb, pontosabb feldolgozást érjen el.

Beszerzéstől a fizetésig: számlafeldolgozás Számlák automatizálása Szállítói számlák kezelése P2P-folyamat Számlajóváhagyás Szállítói kifizetések Pénzforgalom optimalizálása Háromoldalú egyeztetés Compliance Beszerzéstől a fizetésig P2P Beszállítók kezelése Számlák egyeztetése

Gyakori problémák és kihívások

Azonosítsa, mely kihívások érintik Önt

A számlák gyakran elakadnak a jóváhagyási munkafolyamatokban, ami jelentős fizetési késedelmekhez, esetleges késedelmi díjakhoz és feszült beszállítói kapcsolatokhoz vezet. Ez közvetlenül érinti a működő tőkét és a működés hatékonyságát, és a belső csapatoknak, valamint a külső partnereknek is kellemetlenséget okoz.
A ProcessMind megjeleníti a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás összes jóváhagyási útvonalát, és azonosítja a Microsoft Dynamics 365-ben a késedelmet okozó jóváhagyókat és lépéseket. Feltárja a szokásostól eltérő útvonalakat, és adatokkal segíti a jóváhagyási folyamat egyszerűsítését, hogy a számlák gyorsabban és a szabályoknak megfelelően kerüljenek feldolgozásra.

A számlaadatok kézi rögzítése, ellenőrzése és kontírozása sok időt vesz igénybe, és gyakran emberi hibához vezet. Emiatt rendszeresen újra kell végezni a munkát, egyeztetési problémák merülnek fel, és nőnek a működési költségek, miközben a beszerzéstől a fizetésig tartó teljes számlafeldolgozás lelassul.
A ProcessMind feltérképezi a „Számlaadatok rögzítve” tevékenységet és az azt követő lépéseket a Microsoft Dynamics 365-ben, számszerűsíti a kézi munkát, és megmutatja, hol fordulnak elő gyakran hibák. Feltárja az automatizálás és az adatok pontosságának javítására kínálkozó lehetőségeket, így hatékonyabbá teheti a számlafeldolgozást és csökkentheti a költséges hibákat.

A számlák, a beszerzési rendelések és az áruátvételek közötti eltérések miatt a számlák hosszú időre elakadhatnak, és alapos kézi vizsgálatra, valamint rendezésre lehet szükség. Ez késlelteti a kifizetéseket, növeli az adminisztrációs terheket, és megfelelési problémákat okozhat a P2P-folyamatban.
A ProcessMind elemzi a „Számla egyeztetve a beszerzési rendeléssel” és az „Egyeztetési eltérés kezelve” tevékenységeket a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban, és feltárja a Microsoft Dynamics 365-ben jelentkező eltérések okait. Megmutatja, mely beszállítók, részlegek vagy folyamatlépések járulnak hozzá a problémákhoz, így azok még időben rendezhetők, a számlák útja pedig gördülékenyebbé válik.

A számla beérkezésétől a végső kifizetésig gyakran túl sok idő telik el. Ez pénzforgalmi problémákhoz és az előrehozott fizetéshez kapcsolódó kedvezmények elvesztéséhez vezethet. A hosszú átfutás késedelmi díjakat is eredményezhet, és elégedetlenné teheti a beszállítókat.
A ProcessMind végigköveti a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozást a Microsoft Dynamics 365-ben, és megmutatja az egyes tevékenységek közötti pontos időtartamot. Azonosítja a folyamatot elnyújtó szűk keresztmetszeteket és hatékonytalan lépéssorokat, így adatokkal segíti a feldolgozás felgyorsítását és a működő tőke hatékonyabb felhasználását.

A számlákat gyakran a megállapodott fizetési határidőn kívül rendezik. Ez rontja a beszállítói kapcsolatokat, késedelmi díjakat vonhat maga után, és értékes, előrehozott fizetéshez kapcsolódó kedvezmények elvesztéséhez vezethet. Mindez a szervezet pénzügyi helyzetére és hírnevére is hatással van.
A ProcessMind összeveti a „Fizetési határidő” dátumát a „Kifizetés megtörtént” tevékenységgel a Microsoft Dynamics 365 beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásában. Feltárja a késedelmes fizetések mintázatait, és jelzi azokat az eseteket, amikor nem tartják be a fizetési feltételeket. Így javíthatja a megfelelést és a pénzforgalom kezelését.

A jóváhagyási folyamat során sok számlát utasítanak vissza hibás adatok, hiányzó információk vagy szabályszegés miatt. Ez jelentős újramunkát okoz a szállítói számlákat kezelő csapatoknak, és késlelteti a beszállítók kifizetését.
A ProcessMind elemzi a „Számla visszautasítva” eseményeket a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban, és feltárja a visszautasítások gyakori okait, valamint azt, hogy a Microsoft Dynamics 365 munkafolyamatának mely pontjain fordulnak elő. Az eredmények segítenek kezelni a kiváltó okokat, jelentősen csökkenteni a későbbi visszautasításokat és hatékonyabbá tenni a folyamatot.

A főkönyvi számlák következetlen vagy hibás használata, valamint a számlák könyvelésének késedelme pontatlan pénzügyi kimutatásokhoz, bonyolult egyeztetéshez és lassabb hónapzáráshoz vezethet. Ez veszélyezteti a pénzügyi adatok megbízhatóságát.
A ProcessMind elemzi a „Számla kontírozva” és a „Számla könyvelve” tevékenységeket, és összekapcsolja őket a „Főkönyvi számla” attribútummal a Microsoft Dynamics 365 beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásában. Feltárja a kontírozás eltéréseit és hibáit, így egyszerűsítheti a könyvelést és javíthatja a pénzügyi adatok pontosságát.

A számlákat gyakran különböző okokból zárolják, ezért a zárolás kivizsgálásához és feloldásához kézi beavatkozásra van szükség. Ez felborítja a fizetési ütemezést, növeli az adminisztrációs terheket, és késedelmes kifizetésekhez vezethet.
A ProcessMind nyomon követi a „Fizetési zárolás beállítva” és a „Fizetési zárolás feloldva” eseményeket a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban, és elemzi a Microsoft Dynamics 365 „Fizetési zárolás oka” attribútumát. Feltárja a visszatérő okokat és a feloldási folyamat szűk keresztmetszeteit, így megelőző intézkedéseket tehet.

Az érintettek gyakran nem látják valós időben, hogy éppen hol tartanak a számlák a beszerzéstől a fizetésig tartó folyamatban. Emiatt sok a státuszra vonatkozó kérdés, nő a belső elégedetlenség, és nehéz pontosan előre jelezni a pénzkiáramlást vagy kezelni a beszállítói elvárásokat.
A ProcessMind megjeleníti a számlák teljes útját a Microsoft Dynamics 365 beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásában, a „Számla beérkezett” eseménytől a „Kifizetés megtörtént” eseményig. Valós idejű, áttekinthető képet ad a számlák állapotáról, így előre felismerheti a problémákat, és javíthatja a részlegek közötti kommunikációt.

A számlák gyakran megkerülik a szokásos jóváhagyási útvonalakat, vagy eseti, nem dokumentált útvonalakon haladnak. Ez komoly megfelelési kockázatot jelent, megnehezíti az ellenőrzéseket, és gyengíti a kiadások, valamint a folyamat betartásának központi felügyeletét.
A ProcessMind automatikusan feltárja a számlák tényleges útvonalait a „Számla jóváhagyásra elküldve” és a „Számla jóváhagyva” tevékenységek során a Microsoft Dynamics 365 beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásában. Megmutatja a dokumentált folyamattól való eltéréseket, így elősegíti a szabályok betartását és a folyamat egységesítését.

Ha eltérés van a számlák, a beszerzési rendelések és az áruátvételek között, annak rendezése gyakran túl sokáig tart. Ez jelentős, elkerülhető késedelmet okoz a számlafeldolgozásban, és közvetlenül akadályozza a beszállítók időben történő kifizetését.
A ProcessMind méri a „Számla egyeztetve a beszerzési rendeléssel” és az „Egyeztetési eltérés kezelve” tevékenységek közötti időt a Microsoft Dynamics 365 beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásában. Megmutatja, mely lépések vagy csapatok felelősek a hosszú rendezési időért, így célzottan fejlesztheti az eltérések kezelését.

Jellemző célok

Határozza meg, mit jelent a siker

A számlajóváhagyás szűk keresztmetszetei jelentősen késleltetik a kifizetéseket, ami késedelmi díjakhoz és feszült beszállítói kapcsolatokhoz vezethet. A jóváhagyási idő csökkentése javítja a működőtőke-kezelést és erősíti a pénzügyi bizalmat. A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás e fontos lépésének egyszerűsítésével a szervezetek jelentős működési előnyöket és költségmegtakarítást érhetnek el.A ProcessMind részletes képet ad a Microsoft Dynamics 365 jóváhagyási munkafolyamatairól, és azonosítja a pontos elakadási pontokat, valamint a lassan dolgozó jóváhagyókat. Megméri az átlagos jóváhagyási időt, és jelzi az optimális útvonaltól való eltéréseket. Így célzott intézkedésekkel 20-30%-kal csökkentheti az átfutási időt, gyorsíthatja a kifizetéseket és javíthatja a pénzforgalmat.

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban a kézi adatbevitel a hibák egyik fő forrása. Újramunkához, fizetési késedelmekhez és egyeztetési problémákhoz vezet. A hibák kiküszöbölése már a folyamat elején biztosítja az adatok pontosságát, megelőzi a későbbi problémákat, és megbízhatóbbá teszi a pénzügyi kimutatásokat. Ez közvetlenül javítja a hatékonyságot és a megfelelést a Microsoft Dynamics 365-ben.A ProcessMind feltárja, hol és hogyan keletkeznek kézi hibák a számlafeldolgozás során, és összekapcsolja őket az egyes tevékenységekkel vagy felhasználói csoportokkal. Az eseménynaplók elemzésével megmutatja a pontatlanságokhoz vezető mintázatokat, így bevezethet automatizálási és ellenőrzési lépéseket. Ezzel 15-25%-kal csökkentheti az újramunkát, és javíthatja az adatok minőségét.

A gyakori egyeztetési eltérések, különösen a háromoldalú egyeztetés során, jelentős újramunkát és fizetési késedelmeket okoznak a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban. Az eltérések csökkentésével egyszerűsíthető az ellenőrzés, és biztosítható, hogy a számlák megfelelően egyezzenek a beszerzési rendelésekkel és az áruátvételekkel. Ez javítja a pénzügyi kontrollt, és gyorsítja a számlák kifizetésre való előkészítését.A ProcessMind feltérképezi a teljes egyeztetési folyamatot a Microsoft Dynamics 365-ben, és feltárja az eltérések kiváltó okait, például az adatbeviteli hibákat vagy a beszerzési rendelések és az áruátvételek közötti eltéréseket. Azonosítja azokat a tevékenységeket, amelyek gyakran vezetnek egyezési problémákhoz, és számszerűsíti a hatásukat az átfutási időre és a költségekre. A ProcessMind segítségével 10-20%-kal csökkentheti az egyeztetési kivételeket, és gördülékenyebbé teheti a feldolgozást.

A hosszú számlafeldolgozási idő növeli a működési költségeket, az előrehozott fizetéshez kapcsolódó kedvezmények elvesztéséhez vezet, és fokozza a késedelmes fizetés kockázatát. A beszerzéstől a fizetésig tartó teljes számlafeldolgozási idő csökkentése javítja a hatékonyságot, segíti a működő tőke hatékony felhasználását, és biztosítja a pénzügyi folyamatok időben történő lebonyolítását. Ez a cél a teljes P2P-folyamatot érinti.A ProcessMind a Microsoft Dynamics 365-ben a számla teljes életciklusát megmutatja a beérkezéstől a kifizetésig. Feltárja a leghosszabb útvonalakat, a szűk keresztmetszeteket és az újramunkát okozó köröket. A tevékenységek időtartamának és az átadásoknak az elemzésével 15-20%-kal csökkentheti a teljes feldolgozási időt, és hatékonyabban használhatja fel az erőforrásokat.

A fizetési feltételek be nem tartása ronthatja a beszállítói kapcsolatokat, késedelmi díjakat vonhat maga után, és árthat a vállalat hírnevének. A feltételek betartásával a számlákat a megállapodás szerint, időben fizetheti ki, bizalmat építhet, és a jövőben kedvezőbb fizetési feltételeket érhet el. Ez elengedhetetlen a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás pénzügyi stabilitásához.A ProcessMind elemzi a számlák teljes útját, és megmutatja, ha a Microsoft Dynamics 365-ben nem tartják be vagy csaknem elmulasztják a fizetési határidőket. Azonosítja a nem megfelelő időben teljesített kifizetéseket megelőző késedelmeket és tevékenységeket, például a hosszan tartó jóváhagyást vagy a fizetési zárolásokat. Így 10-15%-kal javíthatja az időben teljesített kifizetések arányát, és elkerülheti a szükségtelen díjakat.

A visszautasított számlák magas aránya a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás mögöttes problémáira utal. Újramunkát, késedelmet és elégedetlenséget okoz a belső csapatok és a beszállítók körében. Az elutasítások csökkentése megbízhatóbb és pontosabb folyamatot jelez, javítja a hatékonyságot, és mérsékli az újbóli benyújtással járó adminisztrációt.A ProcessMind feltárja a számlák visszautasításának gyakori okait és azokat a pontokat, ahol a Microsoft Dynamics 365-ben hibák történnek. Megmutatja, ha bizonyos beszállítók, részlegek vagy jóváhagyási szakaszok gyakrabban vezetnek visszautasításhoz. A kiváltó okok megértésével 5-10%-kal csökkentheti a visszautasítások arányát, és egyszerűsítheti a feldolgozás kezdeti szakaszát.

A számlák hatékonytalan kontírozása és főkönyvi könyvelése pontatlan pénzügyi nyilvántartásokhoz, késedelmes jelentésekhez és megfelelési kockázatokhoz vezethet. E lépések fejlesztése biztosítja a költségek helyes elszámolását és a főkönyv időben történő frissítését, ami elengedhetetlen a pontos pénzügyi elemzéshez és döntéshozatalhoz a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban.A ProcessMind feltérképezi a teljes kontírozási és könyvelési folyamatot a Microsoft Dynamics 365-ben, és megmutatja, hol fordulnak elő gyakran késedelmek vagy hibák. Feltárhatja a hatékonytalan útvonalakat, a szükségtelen ellenőrzési lépéseket és a kontírozási szabályok következetlen alkalmazását. Az elemzés alapján átalakíthatja a folyamatot, 10%-kal csökkentheti a ráfordítást, és javíthatja a pontosságot.

A gyakori fizetési zárolások a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás olyan problémáira utalnak, amelyek akadályozzák az időben történő kifizetést, késedelmet és esetleges díjakat okozva. A zárolások számának csökkentése gördülékenyebbé teszi a fizetést, biztosítja a zavartalan tranzakciókat, és segít megőrizni a jó beszállítói kapcsolatokat.A ProcessMind megmutatja, mikor és miért állítanak be fizetési zárolást a Microsoft Dynamics 365-ben, és összekapcsolja azokat a megelőző tevékenységekkel vagy adatok közötti eltérésekkel. Elemzi a zárolások időtartamát és feloldásuk menetét, így feltárja a hatékonysági problémákat. A kiváltó okok megelőző kezelésével 15-25%-kal csökkentheti a fizetési zárolások gyakoriságát, és gyorsíthatja a kifizetéseket.

Ha nem látható a számlák állapota, bizonytalanság alakul ki, ismétlődnek a státuszkérdések, és nehezebbé válik a kifizetések előzetes kezelése. A számlák valós idejű követésével az érintettek azonnal értesülnek a változásokról, pontosabban tervezhetnek, gyorsabban oldhatják meg a problémákat, és megalapozottabb döntéseket hozhatnak a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban.A ProcessMind teljes képet ad a számlák Microsoft Dynamics 365-ben megtett útjáról. Azonnal megmutatja az aktuális állapotot, a függőben lévő tevékenységeket és a lehetséges késedelmeket. Az átláthatóság révén a csapatok proaktívan követhetik a számlákat, 20%-kal csökkenthetik az állapotra vonatkozó kérdések kezelésére fordított időt, és javíthatják az érintettek közötti kommunikációt.

Az eltérő jóváhagyási munkafolyamatok zavart, késedelmet és megfelelési kockázatot okoznak, különösen akkor, ha a számlák eltérnek a szokásos útvonaltól. Az egységes jóváhagyási útvonalak kiszámítható, hatékony és szabályos feldolgozást biztosítanak minden számlánál, csökkentik a folyamat változékonyságát, és erősítik a belső kontrollokat a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozásban.A ProcessMind automatikusan feltárja a számlák tényleges jóváhagyási útvonalait a Microsoft Dynamics 365-ben, és megmutatja a tervezett folyamattól való gyakori eltéréseket. Számszerűsíti ezek hatását az átfutási időre és az erőforrások elosztására. Az útvonalak megjelenítésével segít egységesíteni a jóváhagyást, 10-15%-kal növelni a folyamat betartását, és kiszámíthatóbbá tenni a működést.

A háromoldalú egyeztetés eltéréseinek lassú rendezése komoly szűk keresztmetszetet jelent, és megakadályozza, hogy a számlák eljussanak a kifizetésig. A rendezés felgyorsítása elengedhetetlen a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás hatékonyságához, a késedelmes fizetések elkerüléséhez és a kivételek kezelésére fordított erőforrások csökkentéséhez.A ProcessMind pontosan megmutatja, hol keletkeznek a háromoldalú egyeztetés eltérései, és végigköveti a rendezés teljes folyamatát a Microsoft Dynamics 365-ben. Kiszámítja az átlagos rendezési időt, és feltárja a késedelmet okozó tevékenységeket, illetve felelősöket. Az eredmények alapján 15-20%-kal csökkentheti az eltérések rendezési idejét, és gyorsíthatja a teljes számlafeldolgozást.

A beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozás fejlesztésének 6 lépése

1
Töltse le a sablont
2
Exportálja az adatokat
3
Töltse fel az adatkészletet
4
Elemezze a folyamatot
5
Vezesse be a fejlesztéseket
6
Kövesse nyomon a folyamatot
1

Töltse le a sablont

Teendők

Töltse le a Microsoft Dynamics 365 számlafeldolgozási adataihoz előre beállított Excel-sablont. Így az adatok a ProcessMind elemzési struktúrájához igazodnak.

Adatsablon-útmutató megtekintése Sablon letöltése

Miért fontos?

Ha már az elején a megfelelő adatszerkezetet használja, elkerülheti a hibákat, és gyorsabban kezdheti meg az elemzést. Ez megbízható alapot ad a számlák munkafolyamatainak pontos elemzéséhez.

Várható eredmény

Előre elkészített Excel-sablon, amelybe betöltheti a Microsoft Dynamics 365 számlafeldolgozási adatait.

FELTÁRT EREDMÉNYEK

Ismerje meg, hogyan zajlik valójában a számlafeldolgozás a Dynamics 365-ben

A ProcessMind megmutatja, milyen útvonalon haladnak a számlák a Dynamics 365-ben, és hol jelentkeznek hatékonysági problémák. A vizualizációk és az adatokra épülő elemzések segítenek a folyamat minden lépésének fejlesztésében.
  • Jelenítse meg a számlák tényleges feldolgozási útvonalait.
  • Azonosítsa a fizetési késedelmeket okozó szűk keresztmetszeteket.
  • Tárja fel a számlafeldolgozási munkafolyamatok megfelelési kockázatait.
  • Mérje fel a folyamatfejlesztések hatását.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

JELLEMZŐ EREDMÉNYEK

Kézzelfogható javulás a számlafeldolgozásban

Ezek az eredmények jól mutatják, milyen hatékonyságjavulást és költségmegtakarítást érhetnek el a szervezetek a Purchase to Pay számlafeldolgozásának optimalizálásával. A Microsoft Dynamics 365 adatain végzett process mining elemzés segít feltárni és megszüntetni a szűk keresztmetszeteket, így gördülékenyebbé válik a működés.

0 %
Gyorsabb számlafeldolgozás

A teljes átfutási idő átlagos csökkenése

A process mining feltárja a szűk keresztmetszeteket és az ismételt munkát, így a számlák a beérkezéstől a kifizetésig jóval gyorsabban feldolgozhatók. Ez javítja a működés hatékonyságát és a pénzáramlást.
0 %
Kevesebb hiba

Kevesebb elutasított számla és egyeztetési eltérés

Az elutasítások és az egyeztetési problémák kiváltó okainak feltárásával a szervezetek célzottan javíthatják az adatminőséget és a folyamat lépéseit. Ennek eredményeként kevesebb kézi beavatkozásra és költséges ismételt munkára van szükség.
0 %
Alacsonyabb feldolgozási költség

Az egy számlára jutó költség csökkenése

A számlafeldolgozás teljes folyamatának optimalizálása, az ismételt munka csökkentése és az automatizálás javítása közvetlenül mérsékli az egy számla feldolgozásának átlagos költségét.
0 %
Több határidőre teljesített kifizetés

A fizetési feltételek következetesebb betartása

A fizetési folyamat késéseinek feltárásával és megszüntetésével több számla fizethető ki a határidő napján vagy korábban. Ez erősíti a beszállítói kapcsolatokat, és segít elkerülni a késedelmi díjakat.
0 %
Gyorsabb jóváhagyás

Rövidebb számlajóváhagyási idő

A process mining feltárja a jóváhagyási munkafolyamatok szűk keresztmetszeteit és eltéréseit. Ez lehetővé teszi a folyamatok egységesítését és a számlák jóváhagyásához szükséges idő csökkentését.

Az eredmények a folyamat összetettségétől, az adatok minőségétől és a szervezet céljaitól függően változnak. Az itt szereplő értékek különböző bevezetések során megfigyelt, jellemző javulást mutatnak.

Javasolt adatok

Kezdje a legfontosabb attribútumokkal és tevékenységekkel, majd bővítse az adatkört, ha részletesebb elemzésre van szüksége.
Most ismerkedik az eseménynaplókkal? Tudja meg, hogyan készíthet process mining eseménynaplót.

Attribútumok

Az elemzéshez szükséges főbb adatok

Az egyes szállítói számlák egyedi azonosítója, amely a számla életciklusának nyomon követésére szolgáló elsődleges esetazonosító.

Miért fontos?

Ez az alapvető esetazonosító kapcsolja össze az összes kapcsolódó eseményt, így minden egyes számla teljes életciklusa elemezhető.

A számlafeldolgozás egy adott időpontjában végrehajtott üzleti esemény vagy feladat neve.

Miért fontos?

Meghatározza a folyamattérkép lépéseit, így megjeleníthető a folyamat menete, és elemezhetők a tevékenységek közötti átmenetek.

Az adott tevékenység vagy esemény pontos időpontját jelző időbélyeg.

Miért fontos?

Ez az időbélyeg szükséges az események sorrendbe állításához, a ciklusidők és időtartamok kiszámításához, valamint a folyamat szűk keresztmetszeteinek feltárásához.

A számlát benyújtó eladó vagy beszállító egyedi azonosítója.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a beszállító szerinti szűrést és a kiváltó okok elemzését, így feltárhatók az egyes beszállítókhoz köthető teljesítményproblémák és mintázatok.

Annak a megrendelésnek (PO) az azonosítója, amelyhez a számla tartozik.

Miért fontos?

Megkülönbözteti a megrendeléshez kapcsolódó és az anélküli számlákat. Ez a folyamatok eltérésének egyik fő oka, és az egyeztetés elemzéséhez is nélkülözhetetlen.

A számla teljes összege.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a pénzügyi érték szerinti elemzést, így a folyamatfejlesztési erőfeszítések a nagy összegű számlákra összpontosíthatók, és feltárhatók a költségek fő mozgatórugói.

A tevékenységet végrehajtó személy felhasználói azonosítója vagy neve.

Miért fontos?

Lehetővé teszi a teljesítmény és a munkaterhelés felhasználó vagy csapat szerinti elemzését, valamint segít feltárni az automatizálás mértékét és az újramunkálás forrásait.

A számla aktuális állapota az adatok kinyerésének időpontjában.

Miért fontos?

Az összes számla aktuális állapotát mutatja. Ez elengedhetetlen a működés nyomon követéséhez, a munkaterhelés kezeléséhez és az aktuális szűk keresztmetszetek feltárásához.

Az a dátum, ameddig a megállapodott fizetési feltételek szerint ki kell fizetni a számlát.

Miért fontos?

Ez az időben történő fizetés mércéje, amely a pénzügyi helyzet és a beszállítói kapcsolatok egyik fontos KPI-ja.

Az a pontos időbélyeg, amely megadja, mikor fejeződött be egy adott tevékenység vagy esemény.

Miért fontos?

Közvetlenül kiszámíthatóvá teszi a tevékenységek feldolgozási idejét, ami alapvető a folyamat legidőigényesebb lépéseinek feltárásához.

Tevékenységek

Követendő és optimalizálandó folyamatlépések

A számla első rendszerbeli rögzítésekor létrejön egy előzetes rekord, amelyet később töltenek fel a teljes adatokkal. A tevékenység akkor rögzíthető, amikor új rekord jön létre a szállítói számlák nyilvántartási naplójában.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli a számlafeldolgozás hivatalos kezdetét. Az ettől a ponttól eltelt idő megmutatja a teljes feldolgozási időt, és segít feltárni a folyamat elején jelentkező késéseket.

Az egyeztetés sikeres befejezését jelzi: a számla adatai megegyeznek a megrendelés és az áruátvétel adataival. Az esemény abból következtethető ki, hogy a számla egyeztetési állapota „Sikeres” értékre vált.

Miért fontos?

A sikeres egyeztetés fontos mérföldkő a megrendeléshez kapcsolódó számláknál, mert a kifizetés előtt igazolja a számlázott összeget. Az egyeztetés hatékonyságának és automatizáltságának méréséhez is szükséges.

Ez a tevékenység jelöli, hogy a számlát hivatalosan beküldték egy ellenőrzési és jóváhagyási munkafolyamatba. A Dynamics 365 munkafolyamat-kezelője külön eseményként rögzíti a beküldést.

Miért fontos?

Ez a teljes jóváhagyási ciklus mérésének kezdőpontja. Segít megállapítani, mennyi ideig várakoznak a számlák a jóváhagyási folyamat megkezdése előtt, és ez indítja el a jóváhagyáshoz kapcsolódó KPI-k mérését.

A számla munkafolyamaton belüli végleges, sikeres jóváhagyását jelzi, amely lehetővé teszi a könyvelést és a kifizetést. A munkafolyamat-kezelő a folyamat befejezésekor külön eseményként rögzíti.

Miért fontos?

Ez a jóváhagyási folyamat fontos mérföldköve és lezárása. A „Számla jóváhagyásra elküldve” eseménytől eddig a pontig eltelt idő a jóváhagyás hatékonyságának fontos mérőszáma, és segít feltárni a szűk keresztmetszeteket.

Ez a hivatalos könyvelési esemény, amelynek során a jóváhagyott számlát rögzítik a főkönyvben, és kötelezettség keletkezik. A rendszer ezt külön tranzakciós eseményként rögzíti.

Miért fontos?

A könyvelés a kifizetés előtti utolsó lépés, és fontos pénzügyi ellenőrzési pont. A „Számla jóváhagyva” és a „Számla könyvelve” esemény közötti idő a záró könyvelési lépések hatékonyságát mutatja.

Ez az utolsó tevékenység: a fizetési napló könyvelése létrehozza a kifizetést, és rendezi a számlát. Ez a külön rögzített tranzakciós esemény zárja le a számla életciklusát.

Miért fontos?

Ez a tevékenység jelöli a számlától a kifizetésig tartó folyamat sikeres végét. Ez az „Határidőre teljesített kifizetések aránya” KPI és a teljes átfutási idő mérésének alapja.

GYIK

Gyakran ismételt kérdések

A process mining a Microsoft Dynamics 365 meglévő eseménynapló-adataiból jeleníti meg és elemzi a számlafeldolgozás tényleges menetét. Feltárja azokat a szűk keresztmetszeteket, eltéréseket és hatékonysági problémákat, amelyek a hagyományos jelentésekből nem feltétlenül látszanak. Ez az objektív, adatokra épülő megközelítés segít megérteni, hogyan működik valójában a folyamat.

A Dynamics 365 eseménynaplóinak elemzésével a process mining rekonstruálja a számla útját a beérkezéstől a kifizetésig. Megmutatja a gyakori problémákat, például a jóváhagyási szűk keresztmetszeteket, a túl sok kézi beavatkozást és a szabványos munkafolyamatoktól való eltéréseket. A részletes áttekintés segít megtalálni a késések és hibák kiváltó okait.

Általában a számlafeldolgozáshoz kapcsolódó eseménynapló-adatokra van szükség. Ezek közé tartozik az esetazonosítóként használt számlaszám, a tevékenységek neve és az egyes műveletek időbélyege. A releváns táblák gyakran a számlák létrehozását, jóváhagyását, egyeztetését, könyvelését és kifizetését követik nyomon. A felhasználói azonosítók és az állapotok is hasznosak.

Felgyorsíthatja a számlák jóváhagyását, csökkentheti a kézi adatbevitelből eredő hibákat, és jelentősen rövidítheti a teljes feldolgozási ciklusidőt. Sok szervezetnél javul a fizetési feltételek betartása, és csökken az elutasított számlák aránya. Emellett valós időben követhetővé válik a számlák állapota.

A kezdeti beállítás és az adatok kinyerése a Microsoft Dynamics 365 rendszerből általában néhány hetet vesz igénybe, az adatok elérhetőségétől és összetettségétől függően. Az adatok betöltése után gyakran már néhány napon belül megtekinthetők az első megállapítások és folyamatábrák. Ezt rövidesen részletesebb elemzés és megvalósítható javaslatok követik.

A Dynamics 365 adatstruktúráinak alapszintű ismerete hasznos, de számos process mining eszköz kínál adatkinyerési csatlakozót vagy útmutatást. Az IT-csapat segíthet a megfelelő táblák és mezők azonosításában, majd a szükséges eseménynaplók exportálásában. Általában nincs szükség haladó programozási ismeretekre.

Igen. A process mining segítségével szabályokat határozhat meg, és ellenőrizheti, hogy a tényleges számlafeldolgozási útvonalak megfelelnek-e ezeknek. Automatikusan azonosítja azokat az eseteket, amikor sérülnek a fizetési feltételek, vagy a jóváhagyási munkafolyamat eltér a rögzített szabályoktól. Így időben kezelheti a szabályoknak nem megfelelő működést.

A legtöbb megoldás felhőalapú. Használatához internetkapcsolat és hozzáférési jogosultság szükséges a Dynamics 365 adatforráshoz, az adatok kinyerése pedig gyakran API-n vagy közvetlen adatbázis-hozzáférésen keresztül történik. A helyben telepített megoldásokhoz szerverinfrastruktúra kell. Az adattárolási és feldolgozási igény a megoldástól és az adatmennyiségtől függ.

A process mining eszközök általában nem tranzakciós értelemben vett integrációt kínálnak, hanem kapcsolódnak a Dynamics 365 rendszerhez, és kinyerik a szükséges eseménynapló-adatokat. A kapcsolat lehetővé teszi az adatok automatikus frissítését, így a folyamatelemzés mindig a legfrissebb működési adatokon alapul.

A process mining megmutatja, hol van gyakran szükség kézi beavatkozásra, és hol akadnak el a számlák egyeztetési problémák miatt. A problémás pontok megjelenítésével azonosíthatja az automatizálás lehetőségeit, javíthatja a törzsadatok minőségét, és finomíthatja az egyeztetési szabályokat. Ezzel csökkentheti a hibák és a kézi munka mennyiségét.

Kezdje el még ma fejleszteni a beszerzéstől a fizetésig tartó számlafeldolgozást

Tárja fel a hatékonysági problémákat, és csökkentse legalább 30%-kal a számlák átfutási idejét.

Próbálja ki ingyen

Nincs szükség bankkártyára. Percek alatt elkezdheti.