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Melhore seu processo de Purchase to Pay - Invoice Processing

Otimize o processamento de faturas no Dynamics 365: guia em 6 etapas.
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Otimize o processamento de faturas no Dynamics 365 para pagamentos mais rápidos

O processamento de faturas pode introduzir atrasos significativos, riscos de conformidade e desperdício de recursos nas suas operações. Nossa plataforma fornece insights claros, ajudando você a identificar ineficiências ocultas nos seus Workflows. Encontre gargalos com facilidade e transforme seus processos para alcançar uma execução mais rápida e precisa. Isso resultará em maior controle financeiro e eficiência operacional.

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Por que otimizar Purchase to Pay - Processamento de faturas?

O processamento eficiente de faturas é a base de um ciclo saudável de Purchase to Pay (P2P). Para organizações que utilizam o Microsoft Dynamics 365, gerenciar o fluxo de faturas desde o recebimento até o pagamento final pode ser complexo. As ineficiências nesse processo crítico geram desafios concretos para o negócio, incluindo aumento dos custos operacionais, multas por atraso, perda de descontos por pagamento antecipado e relações desgastadas com fornecedores. Intervenções manuais, gargalos nas aprovações e desvios de conformidade não apenas desaceleram o fluxo de caixa, mas também aumentam significativamente os riscos e comprometem o capital de giro.

Entender o caminho real percorrido por uma fatura no ambiente do Microsoft Dynamics 365, em vez de analisar apenas o caminho planejado, é essencial para otimizar o processo de forma eficaz. Sem esse insight claro, identificar as causas dos atrasos, como aprovações demoradas ou bloqueios de pagamento recorrentes, torna-se quase impossível. Isso costuma levar a uma resolução reativa de problemas, que não trata as questões sistêmicas e perpetua um ciclo de ineficiência no Purchase to Pay - Processamento de faturas.

Como o Process Mining aprimora a análise do processamento de faturas

O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para analisar e entender o Purchase to Pay - Processamento de faturas no Microsoft Dynamics 365. Extraindo Event Logs diretamente do seu sistema, o Process Mining cria um mapa preciso e objetivo da jornada de cada fatura. Usando o número da fatura como identificador central do caso, você consegue visualizar todo o ciclo de vida, de "Invoice Received" a "Payment Executed", incluindo atividades intermediárias como "Invoice Coded", "Invoice Sent for Approval" e "Matching Discrepancy Handled".

Essa perspectiva analítica permite ir além das suposições e descobrir o fluxo real do processo. Você pode identificar onde as faturas se desviam do padrão, encontrar retrabalhos inesperados e quantificar o tempo exato gasto em cada atividade ou aguardando a próxima etapa. Isso oferece uma clareza incomparável sobre os Workflows de aprovação, identifica lacunas de conformidade e revela gargalos que prejudicam o processamento eficiente, tudo dentro da sua configuração atual do Microsoft Dynamics 365.

Principais áreas de melhoria identificadas pelo Process Mining

Aplicar Process Mining ao Purchase to Pay - Processamento de faturas costuma destacar várias áreas comuns com potencial de melhoria:

  • Otimização do Workflow de aprovação: descubra atrasos ocultos nas etapas de aprovação, identifique quais aprovadores criam gargalos de forma recorrente ou revele casos em que as faturas são encaminhadas para departamentos ou pessoas incorretas. Esse insight permite fazer ajustes direcionados nas configurações de aprovação do Microsoft Dynamics 365.
  • Resolução de divergências na conferência: analise a frequência e a duração de atividades como "Matching Discrepancy Handled". Entender por que e onde as divergências ocorrem pode levar a melhorias na criação de pedidos de compra (PO), nos processos de recebimento de mercadorias ou na captura de dados das faturas, reduzindo a necessidade de conciliação manual.
  • Gestão de bloqueios de pagamento: acompanhe o ciclo de vida dos bloqueios de pagamento, incluindo "Payment Block Set" e "Payment Block Released". Identifique os motivos recorrentes dos bloqueios e desenvolva estratégias para evitá-los, garantindo que as faturas sejam pagas no prazo e sem retenções desnecessárias.
  • Oportunidades de automação: identifique etapas manuais ou tarefas repetitivas que consomem muitos recursos e podem ser automatizadas. Simplificar essas atividades no Microsoft Dynamics 365 pode reduzir significativamente o tempo e os custos de processamento.

Resultados esperados da otimização do processo

Ao aplicar Process Mining ao Purchase to Pay - Processamento de faturas, você pode alcançar melhorias substanciais e mensuráveis:

  • Redução do tempo de ciclo: diminua significativamente o tempo médio necessário para processar uma fatura, do recebimento ao pagamento. Isso impacta diretamente o capital de giro e melhora a agilidade financeira.
  • Redução de custos: minimize o esforço manual, reduza o retrabalho e evite multas por atraso, gerando uma redução considerável dos custos operacionais.
  • Conformidade aprimorada: garanta a adesão às políticas internas e às regulamentações externas identificando e corrigindo desvios do processo, fortalecendo seu ambiente de controles no Microsoft Dynamics 365.
  • Melhores relações com fornecedores: pagamentos mais rápidos e precisos fortalecem o relacionamento com seus fornecedores e podem abrir espaço para melhores condições ou descontos.
  • Capital de giro otimizado: ao acelerar os pagamentos de faturas e reduzir os custos de processamento, você libera capital para outros investimentos estratégicos.

Como começar sua jornada de melhoria do processamento de faturas

Assumir o controle do Purchase to Pay - Processamento de faturas no Microsoft Dynamics 365 começa pela compreensão do estado atual. Essa abordagem analítica detalhada, orientada por Process Mining, fornece os insights necessários para promover melhorias direcionadas e relevantes. Você pode começar hoje a revelar gargalos e ineficiências ocultos, transformando seus Workflows de faturas e alcançando resultados de processamento mais rápidos e precisos.

Compras ao pagamento - processamento de faturas Automação de faturas Contas a pagar Processo P2P Aprovação de faturas Pagamentos a fornecedores Otimização do fluxo de caixa Conciliação de três vias Compliance Procure to Pay P2P Gestão de fornecedores Conciliação de faturas

Problemas e desafios comuns

Identifique quais desafios estão afetando você

As faturas frequentemente ficam paradas nos Workflows de aprovação, causando atrasos significativos nos pagamentos, possíveis multas por atraso e relações desgastadas com fornecedores. Isso impacta diretamente o capital de giro e a eficiência operacional geral, gerando frustração tanto para as equipes internas quanto para os parceiros externos.
O ProcessMind visualiza todos os caminhos de aprovação no seu ciclo de Purchase to Pay - Processamento de faturas, identificando os aprovadores ou as etapas específicas que causam retenções no Microsoft Dynamics 365. A plataforma destaca rotas fora do padrão e oferece insights orientados por dados para simplificar os processos de aprovação, garantindo um processamento de faturas mais rápido e em conformidade.

A captura, a verificação e a codificação manuais dos dados das faturas consomem muito tempo e estão sujeitas a erros humanos. Isso gera retrabalho frequente, problemas de conciliação e aumento dos custos operacionais, desacelerando todo o ciclo de Purchase to Pay - Processamento de faturas.
O ProcessMind mapeia a atividade "Invoice Data Captured" e as etapas seguintes no Microsoft Dynamics 365, quantificando o esforço manual e identificando pontos críticos de erro. A plataforma revela oportunidades de automação e melhoria da integridade dos dados, aumentando significativamente a eficiência do processamento de faturas e reduzindo erros dispendiosos.

Divergências entre faturas, pedidos de compra e recebimentos de mercadorias fazem com que as faturas fiquem retidas indefinidamente, exigindo investigação e resolução manuais extensas. Isso resulta diretamente em atrasos nos pagamentos, aumento da carga administrativa e possíveis problemas de conformidade no seu processo P2P.
O ProcessMind analisa as atividades "Invoice Matched to Purchase Order" e "Matching Discrepancy Handled" no Purchase to Pay - Processamento de faturas, identificando as causas das divergências no Microsoft Dynamics 365. A plataforma aponta fornecedores, departamentos ou etapas do processo específicos que contribuem para esses problemas, permitindo uma resolução proativa e fluxos de faturas mais eficientes.

O tempo total entre o recebimento de uma fatura e seu pagamento final costuma ser excessivo, gerando problemas de fluxo de caixa e perda de oportunidades de descontos por pagamento antecipado. Esse ciclo prolongado também pode resultar em multas por atraso e insatisfação dos fornecedores.
O ProcessMind oferece uma visão de ponta a ponta do seu ciclo de Purchase to Pay - Processamento de faturas no Microsoft Dynamics 365, mostrando a duração exata entre todas as atividades. A plataforma identifica gargalos e sequências ineficientes que prolongam o ciclo, oferecendo insights orientados por dados para acelerar o processamento e otimizar o capital de giro.

As faturas são frequentemente pagas fora dos prazos acordados, prejudicando relações importantes com fornecedores, podendo gerar multas e fazendo com que sua organização perca descontos valiosos por pagamento antecipado. Isso afeta a saúde financeira e a reputação da empresa.
O ProcessMind compara "Payment Due Date" com as atividades "Payment Executed" no Purchase to Pay - Processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365. A plataforma revela padrões de pagamentos atrasados e sinaliza casos em que os prazos não são cumpridos, ajudando você a garantir a conformidade e otimizar a gestão do fluxo de caixa.

Um número significativo de faturas é rejeitado durante o processo de aprovação devido a dados incorretos, informações ausentes ou violações de políticas. Isso gera retrabalho considerável para as equipes de contas a pagar e atrasa pagamentos importantes aos fornecedores.
O ProcessMind analisa os eventos "Invoice Rejected" no Purchase to Pay - Processamento de faturas, identificando os motivos mais comuns das rejeições e os pontos específicos do Workflow do Microsoft Dynamics 365 em que elas ocorrem. Esse insight ajuda a tratar as causas-raiz e reduzir significativamente futuras rejeições de faturas, melhorando a eficiência do processo.

A codificação inconsistente ou incorreta das contas do General Ledger e os atrasos no lançamento de faturas podem gerar relatórios financeiros imprecisos, desafios complexos de conciliação e um fechamento mensal mais lento. Isso compromete a integridade dos dados financeiros.
O ProcessMind analisa as atividades "Invoice Coded" e "Invoice Posted", relacionando-as aos atributos "General Ledger Account" no Purchase to Pay - Processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365. A plataforma identifica variações e erros de codificação, simplificando o processo de lançamento para aumentar a precisão financeira.

As faturas são frequentemente submetidas a bloqueios de pagamento por diversos motivos, exigindo intervenção manual para investigação e liberação. Isso interrompe os cronogramas de pagamento, aumenta a carga administrativa e pode levar a pagamentos atrasados.
O ProcessMind acompanha as ocorrências de "Payment Block Set" e "Payment Block Released" no Purchase to Pay - Processamento de faturas, analisando os atributos associados de "Payment Block Reason" no Microsoft Dynamics 365. A plataforma identifica motivos recorrentes de bloqueio e gargalos no processo de liberação, permitindo uma mitigação proativa.

As partes interessadas frequentemente não têm transparência em tempo real sobre o status atual e a localização exata das faturas no processo de Purchase to Pay. Isso gera consultas frequentes, frustração interna e dificuldade para prever com precisão as saídas de caixa ou gerenciar as expectativas dos fornecedores.
O ProcessMind oferece uma visualização completa da jornada de cada fatura no Purchase to Pay - Processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365, de "Invoice Received" a "Payment Executed". A plataforma fornece uma visão clara e em tempo real do status, ajudando a antecipar problemas e melhorar a comunicação entre os departamentos.

As faturas frequentemente ignoram as rotas padrão de aprovação ou seguem caminhos improvisados e não documentados. Isso introduz riscos significativos de conformidade, complica as auditorias e resulta em falta de controle centralizado sobre os gastos e a adesão ao processo.
O ProcessMind descobre automaticamente todos os caminhos reais percorridos pelas faturas durante as atividades "Invoice Sent for Approval" e "Invoice Approved" no Purchase to Pay - Processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365. A plataforma destaca desvios em relação aos processos documentados, permitindo reforçar a conformidade e padronizar o processo.

Quando surgem divergências entre faturas, pedidos de compra e recebimentos de mercadorias, o tempo necessário para resolvê-las costuma ser excessivo. Isso causa atrasos significativos e evitáveis no processamento de faturas, prejudicando diretamente os pagamentos pontuais aos fornecedores.
O ProcessMind mede a duração entre as atividades "Invoice Matched to Purchase Order" e "Matching Discrepancy Handled" no Purchase to Pay - Processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365. A plataforma identifica as etapas ou os times responsáveis pelos tempos prolongados de resolução, permitindo melhorias direcionadas na gestão das divergências.

Metas típicas

Defina como é o sucesso

Os gargalos na aprovação de faturas atrasam significativamente os pagamentos, podendo gerar multas por atraso e desgastar as relações com fornecedores. Ciclos de aprovação mais rápidos melhoram a gestão do capital de giro e fortalecem a confiança financeira. Ao simplificar essa etapa crítica do Purchase to Pay - Processamento de faturas, as organizações podem obter ganhos operacionais e reduzir custos de forma significativa. O ProcessMind oferece visibilidade detalhada dos Workflows de aprovação no Microsoft Dynamics 365, identificando os pontos exatos de retenção e os aprovadores mais lentos. A plataforma mede os tempos médios de aprovação e destaca desvios em relação aos caminhos ideais. Isso permite intervenções direcionadas para reduzir os tempos de ciclo em 20% a 30%, resultando em pagamentos mais rápidos e melhor fluxo de caixa.

A digitação manual no Purchase to Pay - Processamento de faturas é uma das principais fontes de erros, gerando retrabalho, atrasos nos pagamentos e problemas de conciliação. Eliminar esses erros garante a precisão dos dados desde o início, evitando problemas nas etapas seguintes e aumentando a confiabilidade dos relatórios financeiros. Isso impacta diretamente a eficiência e a conformidade no Microsoft Dynamics 365. O ProcessMind identifica onde e como os erros manuais ocorrem no fluxo de processamento de faturas, relacionando-os a atividades ou grupos de usuários específicos. Ao analisar Event Logs, a plataforma revela padrões que contribuem para imprecisões, ajudando você a implementar etapas de automação e validação. Isso pode reduzir o retrabalho em 15% a 25% e melhorar a qualidade geral dos dados.

Divergências frequentes na conferência, especialmente em cenários de conferência de 3 vias, geram retrabalho significativo e atrasos nos pagamentos no Purchase to Pay - Processamento de faturas. Reduzir essas divergências simplifica o processo de verificação, garantindo que as faturas estejam corretamente alinhadas aos pedidos de compra e aos recebimentos de mercadorias. Isso fortalece o controle financeiro e acelera a liberação para pagamento. O ProcessMind mapeia todo o processo de conferência no Microsoft Dynamics 365, identificando as causas-raiz das divergências, como erros de digitação ou inconsistências entre PO e GR. A plataforma identifica as atividades que frequentemente levam a divergências e quantifica seu impacto no tempo de ciclo e nos custos. O ProcessMind pode ajudar a reduzir as exceções de conferência em 10% a 20%, resultando em um processamento mais fluido.

Tempos longos no ciclo de processamento de faturas resultam em custos operacionais maiores, perda de descontos por pagamento antecipado e aumento do risco de pagamentos atrasados. Reduzir o ciclo completo do Purchase to Pay - Processamento de faturas é essencial para melhorar a eficiência, otimizar o capital de giro e garantir operações financeiras pontuais. Esse objetivo impacta todo o processo P2P. O ProcessMind oferece uma visão completa de todo o ciclo de vida das faturas no Microsoft Dynamics 365, do recebimento ao pagamento. A plataforma identifica os caminhos mais longos, os gargalos e os ciclos de retrabalho que contribuem para tempos de ciclo maiores. Ao analisar a duração das atividades e as transferências entre responsáveis, pode ajudar a reduzir o tempo total de processamento em 15% a 20%, otimizando o uso dos recursos.

O descumprimento dos prazos de pagamento pode prejudicar as relações com fornecedores, gerar multas por atraso e afetar a reputação da empresa. Melhorar a conformidade garante que as faturas sejam pagas no prazo acordado, fortalecendo a confiança e podendo assegurar condições de pagamento melhores no futuro. Isso é essencial para uma saúde financeira sólida no Purchase to Pay - Processamento de faturas. O ProcessMind analisa toda a jornada das faturas, destacando casos em que as datas de vencimento são perdidas ou quase perdidas no Microsoft Dynamics 365. A plataforma identifica os atrasos ou as atividades específicas que antecedem pagamentos fora da conformidade, como aprovações demoradas ou bloqueios de pagamento. Isso permite aumentar a taxa de pagamentos pontuais em 10% a 15%, evitando multas desnecessárias.

Um percentual alto de faturas rejeitadas indica problemas subjacentes no fluxo de Purchase to Pay - Processamento de faturas, causando retrabalho, atrasos e frustração para as equipes internas e os fornecedores. Reduzir as rejeições indica um processo mais sólido e preciso, melhorando a eficiência e diminuindo a carga administrativa associada aos reenvios. O ProcessMind ajuda a identificar os motivos comuns e os pontos de falha que levam à rejeição de faturas no Microsoft Dynamics 365. A plataforma pode encontrar padrões relacionados a fornecedores, departamentos ou etapas de aprovação específicos que contribuem para as rejeições. Ao entender essas causas-raiz, o ProcessMind permite reduzir as taxas de rejeição em 5% a 10%, simplificando a etapa inicial do processamento.

A codificação e o lançamento contábil ineficientes de faturas podem gerar imprecisões nos registros financeiros, atrasos nos relatórios e riscos de conformidade. Otimizar essas etapas garante a alocação correta das despesas e atualizações pontuais no General Ledger, algo essencial para análises financeiras e decisões precisas no Purchase to Pay - Processamento de faturas. O ProcessMind mapeia toda a sequência de codificação e lançamento no Microsoft Dynamics 365, identificando onde atrasos ou erros ocorrem com frequência. A plataforma pode revelar encaminhamentos ineficientes, etapas de revisão desnecessárias ou aplicação inconsistente das regras de codificação. Essa análise permite redesenhar o processo para otimizar a codificação e o lançamento, reduzindo o esforço em 10% e melhorando a precisão.

O uso frequente de bloqueios de pagamento indica problemas subjacentes no Workflow de Purchase to Pay - Processamento de faturas que impedem pagamentos pontuais, gerando atrasos e possíveis multas. Minimizar essas ocorrências simplifica o processo de pagamento, garantindo transações mais fluidas e relações positivas com os fornecedores. O ProcessMind identifica quando e por que os bloqueios de pagamento são aplicados no Microsoft Dynamics 365, relacionando-os às atividades anteriores ou às divergências nos dados. A plataforma analisa a duração dos bloqueios e o processo de liberação, destacando ineficiências. Isso permite tratar as causas-raiz de forma proativa, reduzindo a frequência dos bloqueios de pagamento em 15% a 25% e acelerando os pagamentos.

A falta de visibilidade sobre o status das faturas gera incerteza, consultas redundantes e dificulta a gestão proativa dos pagamentos. Aumentar a visibilidade em tempo real fornece atualizações instantâneas às partes interessadas, permitindo previsões melhores, resolução mais rápida de problemas e decisões mais precisas em todo o ciclo de Purchase to Pay - Processamento de faturas. O ProcessMind cria uma visão completa, de ponta a ponta, da jornada de cada fatura no Microsoft Dynamics 365. A plataforma oferece insights imediatos sobre o status atual da fatura, as atividades pendentes e os possíveis atrasos. Essa transparência aprimorada permite que as equipes acompanhem as faturas de forma proativa, reduzindo em 20% o tempo gasto em consultas sobre status e melhorando a comunicação com as partes interessadas.

Workflows de aprovação inconsistentes geram confusão, atrasos e riscos de conformidade, especialmente quando ocorrem desvios. Padronizar os caminhos de aprovação garante que todas as faturas sigam uma rota previsível, eficiente e em conformidade, reduzindo a variabilidade do processamento e fortalecendo os controles internos no Purchase to Pay - Processamento de faturas. O ProcessMind descobre automaticamente todos os caminhos reais de aprovação percorridos pelas faturas no Microsoft Dynamics 365, destacando desvios comuns em relação aos processos planejados. A plataforma quantifica o impacto dessas variações no tempo de ciclo e na alocação de recursos. Ao visualizar esses fluxos, o ProcessMind ajuda a padronizar os caminhos de aprovação, aumentando a adesão ao processo em 10% a 15% e melhorando a previsibilidade.

O tratamento demorado das divergências na conferência de 3 vias é um gargalo importante que impede o processamento das faturas para pagamento. Acelerar essa resolução é essencial para manter um Purchase to Pay - Processamento de faturas eficiente, evitar pagamentos atrasados e minimizar os recursos gastos na gestão de exceções. O ProcessMind identifica exatamente onde surgem as divergências na conferência de 3 vias e acompanha todo o processo de resolução no Microsoft Dynamics 365. A plataforma identifica o tempo médio de resolução e destaca as atividades específicas ou os responsáveis que causam atrasos. Esse insight ajuda a reduzir o tempo de resolução das divergências em 15% a 20%, acelerando o processamento geral das faturas.

O caminho de melhoria em 6 etapas para Compras a Pagamento, processamento de faturas

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O que fazer

Obtenha o Template do Excel pré-configurado e adaptado aos dados de processamento de faturas de Compras a Pagamento do Microsoft Dynamics 365. Isso garante que seus dados estejam alinhados à estrutura de análise do ProcessMind.

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Por que isso importa

Usar a estrutura de dados correta desde o início evita erros e acelera sua análise, criando uma base sólida para obter insights precisos sobre os Workflows de faturas.

Resultado esperado

Um Template do Excel estruturado e pronto para ser preenchido com os dados de processamento de faturas do Microsoft Dynamics 365.

SUAS DESCOBERTAS

Descubra a realidade do processamento de faturas no seu Dynamics 365

O ProcessMind revela o caminho real das suas faturas no Dynamics 365 e mostra exatamente onde estão as ineficiências. Tenha visualizações claras e insights baseados em dados para otimizar cada etapa.
  • Visualize os caminhos reais do processamento de faturas.
  • Identifique os gargalos que causam atrasos nos pagamentos.
  • Identifique riscos de conformidade nos Workflows de faturas.
  • Quantifique o impacto das melhorias no processo.
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
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Design your optimized process
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RESULTADOS TÍPICOS

Melhorias concretas no processamento de faturas

Esses resultados mostram os ganhos expressivos de eficiência e as economias que as organizações obtêm ao otimizar o processamento de faturas de Purchase to Pay. Com o Process Mining dos dados do Microsoft Dynamics 365, as empresas obtêm insights importantes para identificar e resolver gargalos, tornando as operações mais eficientes.

0 %
Processamento mais rápido de faturas

Redução média do tempo de ponta a ponta

O Process Mining identifica gargalos e retrabalho, acelerando significativamente o processamento das faturas, do recebimento ao pagamento. Isso melhora a eficiência operacional e o fluxo de caixa.
0 %
Menores taxas de erro

Menos rejeições e divergências nas faturas

Ao identificar as causas-raiz das rejeições e dos problemas de conciliação, as organizações implementam melhorias direcionadas na qualidade dos dados e nas etapas do processo, reduzindo as intervenções manuais e o retrabalho dispendioso.
0 %
Menor custo de processamento

Redução do custo por fatura

Otimizar o fluxo completo das faturas, reduzir o retrabalho e melhorar a automação diminui diretamente o custo médio de processamento de cada fatura.
0 %
Mais pagamentos no prazo

Maior conformidade com os prazos de pagamento

Ao identificar e resolver atrasos no processo de pagamento, as organizações garantem que mais faturas sejam pagas na data de vencimento ou antes dela, fortalecendo o relacionamento com os fornecedores e evitando multas por atraso.
0 %
Ciclos de aprovação mais rápidos

Menor tempo para aprovar faturas

O Process Mining revela gargalos e desvios nos Workflows de aprovação, permitindo que as empresas padronizem os processos e reduzam o tempo necessário para aprovar as faturas.

Os resultados variam conforme a complexidade do processo, a qualidade dos dados e os objetivos específicos de cada organização. Esses números representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.

Dados recomendados

Comece pelos principais atributos e atividades e amplie a análise conforme necessário para obter insights mais profundos.
Novo em Event Logs? Aprenda como criar um Event Log de Process Mining.

Atributos

Principais dados a capturar para análise

O identificador exclusivo de cada fatura de fornecedor, usado como o Case ID principal para acompanhar seu ciclo de vida.

Por que isso importa

Este é o Case ID essencial que conecta todos os eventos relacionados, permitindo analisar o ciclo de vida completo de cada fatura individual.

O nome do evento de negócio ou da tarefa específica que ocorreu em determinado momento do ciclo de vida do processamento da fatura.

Por que isso importa

Ele define as etapas no mapa do processo, permitindo visualizar o fluxo e analisar as transições entre diferentes atividades.

O timestamp preciso que indica quando uma atividade ou evento específico ocorreu.

Por que isso importa

Esse timestamp é essencial para ordenar os eventos, calcular todos os tempos de ciclo e as durações e identificar gargalos no processo.

O identificador exclusivo do fornecedor que enviou a fatura.

Por que isso importa

Permite filtrar e analisar causas-raiz por fornecedor, ajudando a identificar problemas de performance ou padrões associados a fornecedores específicos.

O identificador do pedido de compra (PO) ao qual a fatura está relacionada.

Por que isso importa

Ele diferencia as faturas vinculadas a pedidos de compra das faturas sem pedido, um dos principais fatores de variação do processo e um elemento essencial para a análise de conciliação.

O valor monetário total da fatura.

Por que isso importa

Permite analisar os dados com base no valor financeiro, ajudando a priorizar melhorias de processo em faturas de alto valor e a entender os fatores que geram custos.

O ID ou nome do usuário que executou a atividade.

Por que isso importa

Permite analisar a performance e a carga de trabalho por usuário ou equipe, além de ajudar a identificar os níveis de automação e as fontes de retrabalho.

O status atual da fatura no momento da extração dos dados.

Por que isso importa

Fornece uma visão do estado atual de todas as faturas, essencial para o monitoramento operacional, o gerenciamento da carga de trabalho e a identificação dos gargalos atuais.

A data até a qual a fatura deve ser paga de acordo com as condições de pagamento acordadas.

Por que isso importa

É a referência para medir a performance de pagamentos no prazo, um KPI importante para a saúde financeira e o relacionamento com fornecedores.

O registro preciso de data e hora que indica quando uma atividade ou evento específico foi concluído.

Por que isso importa

Permite calcular diretamente os tempos de processamento das atividades, algo fundamental para identificar as etapas que mais consomem tempo no processo.

Atividades

Etapas do processo a acompanhar e otimizar

Esta é a entrada inicial de uma fatura no sistema, criando um registro provisório antes que todos os detalhes sejam processados. A atividade é capturada quando um novo registro é criado no diário de registro de faturas de fornecedores.

Por que isso importa

Esta atividade marca o início oficial do ciclo de vida do processamento da fatura. Analisar o tempo a partir desse ponto ajuda a medir a duração total do processamento e a identificar atrasos nas primeiras etapas.

Representa a conclusão bem-sucedida do processo de conciliação, quando os detalhes da fatura correspondem às informações do pedido de compra e do recebimento de mercadorias. Esse evento é inferido quando o status de conciliação da fatura é atualizado para “Passed”.

Por que isso importa

Uma conciliação bem-sucedida é um marco importante para faturas vinculadas a pedidos de compra, pois confirma a validade da cobrança antes do pagamento. Acompanhar a eficiência da conciliação e as taxas de automação é essencial.

Esta atividade marca o envio formal de uma fatura para um Workflow de análise e aprovação. O mecanismo de Workflow do Dynamics 365 registra explicitamente esse evento de envio.

Por que isso importa

Este é o ponto de partida para medir todo o ciclo de aprovação. Ele ajuda a identificar quanto tempo as faturas aguardam antes mesmo de o processo de aprovação começar e serve como gatilho para os KPIs relacionados à aprovação.

Representa a aprovação final e bem-sucedida da fatura no Workflow, autorizando seu lançamento e pagamento. Este é um evento explícito registrado pelo mecanismo de Workflow após a conclusão.

Por que isso importa

Este é um marco crítico que encerra o processo de aprovação. O tempo entre “Invoice Sent for Approval” e este evento é uma medida importante da eficiência da aprovação e ajuda a identificar gargalos.

Este é o evento contábil formal em que a fatura aprovada é registrada no General Ledger, criando um passivo. Trata-se de um evento transacional explícito no sistema.

Por que isso importa

O lançamento é a etapa final antes do pagamento e um ponto de controle financeiro importante. O tempo entre “Invoice Approved” e “Invoice Posted” mede a eficiência das etapas contábeis finais.

Esta é a atividade final, representando o lançamento do diário de pagamentos que cria o pagamento e liquida a fatura. Trata-se de um evento transacional explícito que encerra o ciclo de vida da fatura.

Por que isso importa

Esta atividade marca o fim bem-sucedido do processo de invoice-to-pay. Ela serve de base para medir a “On-Time Payment Rate” e o tempo total do ciclo de ponta a ponta.

Perguntas frequentes

Perguntas frequentes

O Process Mining usa os dados existentes do Event Log do Microsoft Dynamics 365 para visualizar e analisar o fluxo real do processamento das suas faturas. Ele revela gargalos, desvios e ineficiências que podem não aparecer nos relatórios tradicionais. Essa abordagem objetiva e baseada em dados ajuda você a entender como o processo realmente funciona.

Ao analisar os Event Logs do Dynamics 365, o Process Mining reconstrói cada etapa percorrida por uma fatura, do recebimento ao pagamento. Ele destaca problemas comuns, como gargalos de aprovação, excesso de intervenções manuais e desvios dos Workflows padrão. Essa visibilidade detalhada ajuda a identificar as causas raiz de atrasos e erros.

Normalmente, você precisa de dados do Event Log relacionados ao processamento das suas faturas, incluindo o número da fatura como identificador de caso, nomes das atividades e registros de data e hora de cada ação. As tabelas relevantes geralmente incluem aquelas que registram a criação, as aprovações, a correspondência, o lançamento e o pagamento das faturas. Campos específicos, como IDs de usuários e status, também são valiosos.

Você pode esperar ciclos de aprovação de faturas mais rápidos, menos erros na entrada manual de dados e uma redução significativa no tempo total de processamento. Muitas organizações alcançam maior conformidade com os prazos de pagamento e reduzem as taxas de rejeição de faturas. A visibilidade em tempo real do status das faturas também melhora.

A configuração inicial e a extração de dados do Microsoft Dynamics 365 normalmente levam algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois que os dados são carregados, você geralmente consegue visualizar os primeiros insights e as visualizações do processo em poucos dias. Em seguida, vêm análises mais aprofundadas e recomendações acionáveis.

Embora seja útil ter conhecimentos básicos sobre as estruturas de dados do Dynamics 365, muitas ferramentas de Process Mining oferecem conectores ou orientações para a extração de dados. Sua equipe de TI pode ajudar a identificar as tabelas e os campos relevantes e, depois, exportar os Event Logs necessários. Normalmente, não é preciso ter conhecimentos avançados de programação.

Sim. O Process Mining permite definir e monitorar regras de conformidade com base nos caminhos reais de processamento das faturas. Ele identifica automaticamente os casos em que os prazos de pagamento são descumpridos ou em que os Workflows de aprovação se desviam das políticas estabelecidas. Isso ajuda a corrigir proativamente comportamentos que não estão em conformidade.

A maioria das soluções é baseada na nuvem e exige acesso à internet, além de permissões para se conectar à fonte de dados do Dynamics 365, geralmente por meio de APIs ou acesso direto ao banco de dados para a extração de dados. Soluções locais exigem infraestrutura de servidores. O armazenamento e a capacidade de processamento variam conforme a solução e o volume de dados.

Embora as ferramentas de Process Mining normalmente não façam uma "integração" no sentido transacional, elas se conectam ao Dynamics 365 para extrair os dados necessários do Event Log. Essa conexão permite atualizações automáticas dos dados, garantindo que seus insights sobre o processo estejam sempre baseados nos dados operacionais mais recentes.

O Process Mining destaca onde as intervenções manuais ocorrem com frequência e onde as faturas ficam paradas por causa de problemas na conferência. Ao visualizar esses pontos críticos, você consegue identificar oportunidades de automação, melhorar a qualidade dos dados mestres e aperfeiçoar as regras de conferência, reduzindo erros e esforço manual.

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