Cải thiện quy trình mua hàng đến thanh toán hóa đơn
Chọn quy trình
Chọn quy trình để tiếp tục làm việc trong không gian làm việc đã kết nối.
Tối ưu xử lý hóa đơn trong Dynamics 365 để thanh toán nhanh hơn
Quy trình xử lý hóa đơn có thể gây chậm trễ đáng kể, tăng rủi ro về tuân thủ và lãng phí tài nguyên vận hành. Nền tảng của chúng tôi giúp bạn nhìn rõ quy trình và phát hiện những khâu kém hiệu quả đang bị che khuất. Dễ dàng tìm ra điểm nghẽn và cải tiến quy trình để xử lý nhanh hơn, chính xác hơn. Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát tài chính tốt hơn và nâng cao hiệu quả vận hành.
Tải xuống mẫu dữ liệu đã cấu hình sẵn để xử lý các thách thức thường gặp và đạt mục tiêu về hiệu quả. Làm theo kế hoạch cải tiến 6 bước và xem hướng dẫn mẫu dữ liệu để cải thiện hoạt động vận hành.
Hiện mô tả chi tiết
Vì sao nên tối ưu quy trình mua hàng đến thanh toán: xử lý hóa đơn?
Xử lý hóa đơn hiệu quả là nền tảng của một chu trình mua hàng đến thanh toán (P2P) lành mạnh. Với các tổ chức sử dụng Microsoft Dynamics 365, việc quản lý luồng hóa đơn từ lúc nhận đến khi thanh toán xong có thể phức tạp. Quy trình kém hiệu quả này gây ra những vấn đề cụ thể: chi phí vận hành tăng, phí trả chậm, bỏ lỡ chiết khấu thanh toán sớm và quan hệ với nhà cung cấp bị ảnh hưởng. Các thao tác thủ công, điểm nghẽn trong khâu phê duyệt và sai lệch về tuân thủ không chỉ làm chậm dòng tiền mà còn tăng rủi ro đáng kể và làm giảm vốn lưu động.
Để cải tiến quy trình hiệu quả, bạn cần hiểu hóa đơn thực sự đi qua những bước nào trong Microsoft Dynamics 365, thay vì chỉ nhìn vào luồng được thiết kế. Nếu thiếu thông tin rõ ràng này, gần như không thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ của chậm trễ, chẳng hạn như thời gian phê duyệt kéo dài hoặc hóa đơn liên tục bị chặn thanh toán. Khi đó, việc xử lý vấn đề thường chỉ mang tính đối phó, không giải quyết được nguyên nhân hệ thống và khiến quy trình xử lý hóa đơn tiếp tục kém hiệu quả.
Process mining giúp phân tích quy trình xử lý hóa đơn như thế nào?
Process mining giúp phân tích quy trình mua hàng đến thanh toán: xử lý hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365 dựa trên dữ liệu. Bằng cách trích xuất nhật ký sự kiện trực tiếp từ hệ thống, process mining dựng bản đồ chính xác, khách quan về hành trình của từng hóa đơn. Dùng Số hóa đơn làm mã định danh trường hợp, bạn có thể xem toàn bộ vòng đời, từ "Đã nhận hóa đơn" đến "Đã thực hiện thanh toán", cùng các hoạt động trung gian như "Đã mã hóa hóa đơn", "Đã gửi hóa đơn để phê duyệt" và "Đã xử lý sai lệch đối chiếu".
Cách phân tích này giúp bạn nhìn thấy luồng quy trình thực tế thay vì dựa vào giả định. Bạn có thể xác định hóa đơn đi lệch khỏi quy trình chuẩn ở đâu, tìm các lần làm lại ngoài dự kiến và đo chính xác thời gian xử lý từng hoạt động hoặc chờ bước tiếp theo. Nhờ đó, bạn hiểu rõ hơn về quy trình phê duyệt, phát hiện lỗ hổng tuân thủ và tìm ra điểm nghẽn cản trở việc xử lý hiệu quả, ngay trong Microsoft Dynamics 365 hiện có.
Các cơ hội cải tiến process mining có thể phát hiện
Khi áp dụng process mining cho quy trình mua hàng đến thanh toán: xử lý hóa đơn, bạn thường có thể tìm ra một số khâu cần cải tiến:
- Tối ưu quy trình phê duyệt: Phát hiện chậm trễ tiềm ẩn trong các bước phê duyệt, xác định người phê duyệt thường xuyên gây điểm nghẽn hoặc tìm trường hợp hóa đơn được chuyển nhầm đến phòng ban hay cá nhân. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh cấu hình phê duyệt trong Microsoft Dynamics 365 một cách có trọng tâm.
- Xử lý sai lệch đối chiếu: Phân tích tần suất và thời gian xử lý các hoạt động như "Đã xử lý sai lệch đối chiếu". Hiểu được sai lệch xảy ra ở đâu và vì sao sẽ giúp cải tiến khâu tạo đơn đặt hàng (PO), nhận hàng hoặc ghi nhận dữ liệu hóa đơn, qua đó giảm đối chiếu thủ công.
- Quản lý chặn thanh toán: Theo dõi vòng đời của các trường hợp chặn thanh toán, gồm "Đã chặn thanh toán" và "Đã gỡ chặn thanh toán". Xác định nguyên nhân lặp lại và xây dựng cách ngăn ngừa để hóa đơn được thanh toán đúng hạn, không bị giữ lại không cần thiết.
- Cơ hội tự động hóa: Xác định các bước thủ công hoặc công việc lặp lại tiêu tốn nhiều tài nguyên và có thể tự động hóa. Tinh gọn các hoạt động này trong Microsoft Dynamics 365 có thể giảm đáng kể thời gian xử lý và chi phí.
Kết quả có thể đạt được khi tối ưu quy trình
Áp dụng process mining cho quy trình mua hàng đến thanh toán: xử lý hóa đơn có thể giúp bạn đạt được những cải thiện đáng kể và đo lường được:
- Rút ngắn thời gian xử lý: Giảm đáng kể thời gian trung bình từ lúc nhận hóa đơn đến khi thanh toán. Điều này tác động trực tiếp đến vốn lưu động và giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn về tài chính.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm công việc thủ công và việc làm lại, đồng thời tránh phí trả chậm để cắt giảm đáng kể chi phí vận hành.
- Tăng cường tuân thủ: Phát hiện và khắc phục sai lệch quy trình để đảm bảo tuân thủ chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, đồng thời củng cố cơ chế kiểm soát trong Microsoft Dynamics 365.
- Cải thiện quan hệ với nhà cung cấp: Thanh toán nhanh và chính xác giúp xây dựng quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp, đồng thời có thể giúp bạn nhận được điều khoản thanh toán hoặc chiết khấu tốt hơn.
- Tối ưu vốn lưu động: Thanh toán hóa đơn nhanh hơn và giảm chi phí xử lý giúp bạn dành vốn cho các khoản đầu tư chiến lược khác.
Bắt đầu cải tiến quy trình xử lý hóa đơn
Để kiểm soát quy trình mua hàng đến thanh toán: xử lý hóa đơn trong Microsoft Dynamics 365, trước tiên bạn cần hiểu rõ hiện trạng. Cách phân tích chi tiết bằng process mining cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện các cải tiến có trọng tâm và tạo tác động rõ rệt. Bạn có thể bắt đầu tìm điểm nghẽn và khâu kém hiệu quả ngay hôm nay để cải tiến quy trình xử lý hóa đơn, giúp xử lý nhanh và chính xác hơn.
Lộ trình cải tiến 6 bước cho quy trình mua hàng đến thanh toán: xử lý hóa đơn
Tải mẫu
Việc cần làm
Tải mẫu Excel được cấu hình sẵn cho dữ liệu xử lý hóa đơn từ Microsoft Dynamics 365. Mẫu này giúp dữ liệu của bạn phù hợp với cấu trúc phân tích của ProcessMind.
Vì sao điều này quan trọng
Dùng đúng cấu trúc dữ liệu ngay từ đầu giúp tránh lỗi và đẩy nhanh quá trình phân tích, tạo nền tảng vững chắc để hiểu chính xác quy trình xử lý hóa đơn.
Kết quả dự kiến
Mẫu Excel có cấu trúc sẵn, bạn chỉ cần điền dữ liệu xử lý hóa đơn từ Microsoft Dynamics 365.
Xuất dữ liệu
Việc cần làm
Trích xuất dữ liệu xử lý hóa đơn trong 3-6 tháng gần nhất từ Microsoft Dynamics 365, tập trung vào phân hệ Sổ cái tổng hợp. Điền dữ liệu vận hành thực tế này vào mẫu đã tải.
Vì sao điều này quan trọng
Dữ liệu lịch sử đầy đủ giúp bạn nhận diện các mẫu, điểm nghẽn và vấn đề tuân thủ trong toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn.
Kết quả dự kiến
Mẫu Excel đã điền thông tin về các hoạt động xử lý hóa đơn trong quá khứ và các thuộc tính tương ứng từ Microsoft Dynamics 365.
Tải tập dữ liệu lên
Việc cần làm
Tải mẫu Excel đã điền lên nền tảng ProcessMind một cách an toàn. Hệ thống sẽ tự động bắt đầu chuẩn bị và phân tích dữ liệu hóa đơn của bạn.
Vì sao điều này quan trọng
Nạp dữ liệu liền mạch và phân tích tự động giúp tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công để bạn nhanh chóng chuyển từ thu thập dữ liệu sang tìm hiểu thông tin hữu ích.
Kết quả dự kiến
Dữ liệu xử lý hóa đơn đã được tải thành công lên ProcessMind, sẵn sàng cho quá trình phân tích tự động.
Phân tích quy trình của bạn
Việc cần làm
Khám phá các bảng điều khiển, sơ đồ quy trình và chỉ số hiệu suất được tạo tự động trong ProcessMind. Dùng các đề xuất dựa trên AI để xác định những điểm cần cải thiện.
Vì sao điều này quan trọng
Sơ đồ hóa toàn bộ hành trình xử lý hóa đơn giúp bạn thấy những điểm kém hiệu quả, lỗ hổng tuân thủ và cơ hội tinh gọn vận hành để thanh toán nhanh hơn.
Kết quả dự kiến
Hiểu rõ hiệu suất xử lý hóa đơn hiện tại, bao gồm các điểm nghẽn và nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ.
Triển khai cải tiến
Việc cần làm
Ưu tiên và hành động dựa trên thông tin thu được từ phân tích quy trình. Điều chỉnh quy trình làm việc xử lý hóa đơn hoặc cấu hình trong Microsoft Dynamics 365.
Vì sao điều này quan trọng
Áp dụng kết quả phân tích vào thực tế giúp xử lý trực tiếp các điểm kém hiệu quả, giảm thao tác thủ công và cải thiện các chỉ số hiệu suất chính như thời gian chu kỳ và mức độ tuân thủ.
Kết quả dự kiến
Các thay đổi có định hướng được triển khai trong môi trường Microsoft Dynamics 365, tập trung vào những điểm nghẽn đã xác định trong quy trình xử lý hóa đơn.
Theo dõi quy trình của bạn
Việc cần làm
Định kỳ tải lại dữ liệu xử lý hóa đơn đã cập nhật từ Microsoft Dynamics 365 lên ProcessMind để liên tục theo dõi tác động của những thay đổi đã triển khai.
Vì sao điều này quan trọng
Theo dõi thường xuyên giúp duy trì kết quả cải tiến, điều chỉnh linh hoạt và liên tục tối ưu hóa quy trình hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán.
Kết quả dự kiến
Bằng chứng có thể kiểm chứng về cải tiến quy trình, thời gian chu kỳ được rút ngắn và hiệu quả xử lý hóa đơn được nâng cao.
NHỮNG GÌ BẠN KHÁM PHÁ
Khám phá thực tế xử lý hóa đơn trong Dynamics 365
- Xem các luồng xử lý hóa đơn thực tế.
- Xác định điểm nghẽn khiến thanh toán chậm trễ.
- Phát hiện rủi ro về tuân thủ trong quy trình xử lý hóa đơn.
- Đo lường tác động của các cải tiến quy trình.
KẾT QUẢ THƯỜNG ĐẠT ĐƯỢC
Cải thiện rõ rệt quy trình xử lý hóa đơn
Những kết quả này cho thấy tổ chức có thể nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí ra sao khi tối ưu quy trình xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán. Dùng process mining để phân tích dữ liệu Microsoft Dynamics 365 giúp doanh nghiệp có thông tin cần thiết để xác định và xử lý điểm nghẽn, từ đó tinh gọn vận hành.
Mức giảm trung bình của thời gian xử lý từ đầu đến cuối
Process mining phát hiện điểm nghẽn và công việc phải làm lại, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hóa đơn từ lúc nhận đến khi thanh toán. Nhờ đó, hiệu quả vận hành và dòng tiền được cải thiện.
Ít hóa đơn bị từ chối và ít sai lệch hơn
Khi xác định được nguyên nhân gốc rễ khiến hóa đơn bị từ chối hoặc đối chiếu không khớp, tổ chức có thể cải thiện đúng trọng tâm chất lượng dữ liệu và các bước trong quy trình. Nhờ đó, số lần can thiệp thủ công và công việc phải làm lại tốn kém đều giảm.
Mức giảm chi phí trên mỗi hóa đơn
Tối ưu luồng xử lý hóa đơn từ đầu đến cuối, giảm công việc phải làm lại và cải thiện tự động hóa giúp giảm trực tiếp chi phí trung bình để xử lý mỗi hóa đơn.
Tuân thủ điều khoản thanh toán tốt hơn
Bằng cách xác định và xử lý các khâu gây chậm thanh toán, tổ chức có thể thanh toán nhiều hóa đơn đúng hoặc trước hạn hơn, củng cố quan hệ với nhà cung cấp và tránh phí trả chậm.
Giảm thời gian phê duyệt hóa đơn
Process mining phát hiện điểm nghẽn và sai lệch trong quy trình làm việc phê duyệt, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và rút ngắn thời gian phê duyệt hóa đơn.
Kết quả tùy thuộc vào độ phức tạp của quy trình, chất lượng dữ liệu và mục tiêu cụ thể của tổ chức. Các số liệu này thể hiện mức cải thiện thường thấy ở nhiều đợt triển khai khác nhau.
Dữ liệu nên dùng
Câu hỏi thường gặp
Các câu hỏi thường gặp
process mining sử dụng dữ liệu nhật ký sự kiện sẵn có từ Microsoft Dynamics 365 để sơ đồ hóa và phân tích luồng xử lý hóa đơn thực tế. Công cụ cho thấy các điểm nghẽn, sai lệch và khâu kém hiệu quả mà báo cáo thông thường có thể bỏ sót. Cách tiếp cận khách quan dựa trên dữ liệu này giúp bạn hiểu quy trình thực sự diễn ra như thế nào.
Bằng cách phân tích nhật ký sự kiện từ Dynamics 365, process mining dựng lại từng bước của hóa đơn, từ lúc nhận đến khi thanh toán. Công cụ chỉ ra các vấn đề thường gặp như điểm nghẽn phê duyệt, quá nhiều thao tác thủ công và sai lệch so với quy trình làm việc chuẩn. Nhờ thấy rõ từng bước, bạn có thể xác định nguyên nhân gốc rễ gây chậm trễ và sai sót.
Thông thường, bạn cần dữ liệu nhật ký sự kiện liên quan đến xử lý hóa đơn, gồm số hóa đơn làm mã định danh trường hợp, tên hoạt động và dấu thời gian của từng thao tác. Các bảng liên quan thường ghi nhận việc tạo hóa đơn, phê duyệt, đối chiếu, ghi sổ và thanh toán. ID người dùng và trạng thái cũng là những trường dữ liệu hữu ích.
Bạn có thể rút ngắn thời gian phê duyệt hóa đơn, giảm lỗi nhập liệu thủ công và đáng kể thời gian xử lý tổng thể. Nhiều tổ chức cải thiện mức độ tuân thủ điều khoản thanh toán và giảm tỷ lệ hóa đơn bị từ chối. Bạn cũng có thể theo dõi trạng thái hóa đơn gần như theo thời gian thực.
Việc thiết lập ban đầu và trích xuất dữ liệu từ Microsoft Dynamics 365 thường mất vài tuần, tùy vào mức độ sẵn có và độ phức tạp của dữ liệu. Sau khi tải dữ liệu lên, bạn thường có thể xem thông tin ban đầu và sơ đồ quy trình trong vài ngày. Tiếp đó là phân tích sâu hơn và các đề xuất có thể áp dụng.
Biết cơ bản về cấu trúc dữ liệu Dynamics 365 sẽ hữu ích, nhưng nhiều công cụ process mining có sẵn trình kết nối hoặc hướng dẫn trích xuất dữ liệu. Đội ngũ CNTT có thể giúp xác định các bảng và trường cần thiết, sau đó xuất nhật ký sự kiện. Thông thường, bạn không cần lập trình nâng cao.
Có. process mining cho phép bạn thiết lập quy tắc tuân thủ và đối chiếu chúng với các luồng xử lý hóa đơn thực tế. Công cụ tự động phát hiện trường hợp vi phạm điều khoản thanh toán hoặc quy trình phê duyệt đi chệch chính sách đã đặt ra. Nhờ đó, bạn có thể chủ động xử lý các trường hợp không tuân thủ.
Phần lớn giải pháp hoạt động trên đám mây, cần có kết nối internet và quyền truy cập nguồn dữ liệu Dynamics 365, thường qua API hoặc kết nối trực tiếp với cơ sở dữ liệu để trích xuất dữ liệu. Giải pháp cài đặt tại chỗ cần có hạ tầng máy chủ. Nhu cầu lưu trữ và năng lực xử lý tùy thuộc vào giải pháp và khối lượng dữ liệu.
Các công cụ process mining thường không “tích hợp” theo nghĩa xử lý giao dịch, nhưng có thể kết nối với Dynamics 365 để trích xuất dữ liệu nhật ký sự kiện cần thiết. Kết nối này cho phép tự động làm mới dữ liệu, giúp thông tin phân tích quy trình luôn dựa trên dữ liệu vận hành mới nhất.
Process mining cho thấy những khâu thường xuyên cần can thiệp thủ công và những trường hợp hóa đơn bị mắc lại do vấn đề đối chiếu. Khi đã thấy rõ các điểm vướng, bạn có thể tìm cơ hội tự động hóa, cải thiện chất lượng dữ liệu chủ và điều chỉnh quy tắc đối chiếu để giảm sai sót cũng như thao tác thủ công.
Bắt đầu tối ưu quy trình xử lý hóa đơn từ mua hàng đến thanh toán ngay hôm nay
Phát hiện khâu kém hiệu quả và rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn từ 30% trở lên.
Không cần thẻ tín dụng. Bắt đầu chỉ trong vài phút.