> Kontinuierliche Prozessoptimierung > Procure to Pay – Rechnungsverarbeitung > Microsoft Dynamics 365

Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung

Rechnungsverarbeitung in Dynamics 365 optimieren: 6-Schritte-Leitfaden.
Datenvorlage herunterladen
Optimieren Sie Ihre Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung
Herausforderungen (11) Ziele (11) 6-Schritte-Plan Einblicke Resultate Daten FAQs (5)

Rechnungsverarbeitung in Dynamics 365 für schnellere Zahlungen optimieren

Die Rechnungsverarbeitung kann erhebliche Verzögerungen, Compliance-Risiken und verschwendete Ressourcen in Ihre Abläufe bringen. Unsere Plattform bietet klare Einblicke, die Ihnen helfen, verborgene Ineffizienzen in Ihren Workflows zu identifizieren. Decken Sie mühelos Engpässe auf und transformieren Sie Ihre Prozesse, um eine schnellere, präzisere Ausführung zu erreichen. Dies führt zu verbesserter Finanzkontrolle und operativer Effizienz.

Laden Sie unsere vorkonfigurierte Datenvorlage herunter und gehen Sie häufige Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Befolgen Sie unseren Sechs-Schritte-Verbesserungsplan und einsetzen Sie den Leitfaden zur Datenvorlage, um Ihre Abläufe zu optimieren.

Detaillierte Beschreibung anzeigen

Warum die Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung optimieren?

Eine effiziente Rechnungsverarbeitung ist das Rückgrat eines gesunden Procure-to-Pay (P2P)-Zyklus. Für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 nutzen, kann die Steuerung des Rechnungsflusses vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung komplex sein. Ineffizienzen in diesem kritischen Prozess führen zu greifbaren geschäftlichen Herausforderungen, darunter höhere Betriebskosten, Verzugsstrafen, verpasste Skonti und angespannte Lieferantenbeziehungen. Manuelle Eingriffe, Genehmigungsengpässe und Compliance-Verstöße verlangsamen nicht nur den Cashflow, sondern bergen auch erhebliche Risiken und schmälern das Betriebskapital.

Das Verständnis des tatsächlichen Weges, den eine Rechnung in Ihrer Microsoft Dynamics 365-Umgebung nimmt, anstatt nur des geplanten Weges, ist entscheidend für eine effektive Prozessoptimierung. Ohne diese klare Einsicht wird die Identifizierung der Grundursachen für Verzögerungen, wie verlängerte Genehmigungszeiten oder wiederholte Zahlungsblockaden, zu einer fast unmöglichen Aufgabe. Dies führt oft zu einer reaktiven Problemlösung, die systemische Probleme nicht angeht und einen Zyklus der Ineffizienz in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung aufrechterhält.

Wie Process Mining die Analyse der Rechnungsverarbeitung verbessert

Process Mining bietet einen leistungsstarken, datengesteuerten Ansatz, um Ihre Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 zu zerlegen und zu verstehen. Durch die Extraktion von Event Logs direkt aus Ihrem System erstellt Process Mining eine präzise, objektive Karte der Reise jeder Rechnung. Mithilfe der Rechnungsnummer als zentralen Fallidentifikator können Sie den gesamten Lebenszyklus visualisieren, vom „Rechnungseingang“ bis zur „Zahlung ausgeführt“, einschließlich aller Zwischenaktivitäten wie „Rechnung kontiert“, „Rechnung zur Genehmigung gesendet“ und „Abweichung bei Abstimmung bearbeitet“.

Diese analytische Perspektive ermöglicht es Ihnen, über Annahmen hinauszugehen und den tatsächlichen Prozessfluss aufzudecken. Sie können genau identifizieren, wo Rechnungen vom Standard abweichen, unerwartete Nacharbeiten erkennen und die genaue Zeit quantifizieren, die in jeder Aktivität oder beim Warten auf den nächsten Schritt verbracht wird. Dies bietet eine beispiellose Klarheit in Genehmigungsworkflows, identifiziert Compliance-Lücken und deckt Engpässe auf, die eine effiziente Verarbeitung behindern – alles innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft Dynamics 365-Einrichtung.

Wesentliche Verbesserungsbereiche durch Process Mining aufgedeckt

Die Anwendung von Process Mining auf die Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung hebt oft mehrere gemeinsame Bereiche hervor, die reif für Verbesserungen sind:

  • Optimierung des Genehmigungsworkflows: Entdecken Sie verborgene Verzögerungen in Genehmigungsschritten, identifizieren Sie, welche Genehmiger konsequent Engpässe verursachen, oder decken Sie Instanzen auf, bei denen Rechnungen an falsche Abteilungen oder Personen weitergeleitet werden. Diese Einsicht ermöglicht gezielte Anpassungen Ihrer Microsoft Dynamics 365 Genehmigungskonfigurationen.
  • Behebung von Abstimmungsabweichungen: Analysieren Sie die Häufigkeit und Dauer von Aktivitäten wie „Abweichung bei Abstimmung bearbeitet“. Das Verständnis, warum und wo Abweichungen auftreten, kann zu Verbesserungen bei der Bestellungs-(PO)-Erstellung, Wareneingangsprozessen oder Rechnungsdatenerfassung führen, um den manuellen Abgleich zu reduzieren.
  • Management von Zahlungsblockaden: Verfolgen Sie den Lebenszyklus von Zahlungsblockaden, einschließlich „Zahlungsblockade gesetzt“ und „Zahlungsblockade aufgehoben“. Identifizieren Sie wiederkehrende Gründe für Blockaden und entwickeln Sie Strategien, um diese zu verhindern, wodurch sichergestellt wird, dass Rechnungen pünktlich und ohne unnötige Verzögerungen bezahlt werden.
  • Automatisierungsmöglichkeiten: Identifizieren Sie manuelle Schritte oder repetitive Aufgaben, die erhebliche Ressourcen verbrauchen und Kandidaten für die Automatisierung sind. Die Rationalisierung dieser Aktivitäten innerhalb von Microsoft Dynamics 365 kann die Bearbeitungszeit und Kosten erheblich reduzieren.

Erwartete Ergebnisse der Prozessoptimierung

Durch die Anwendung von Process Mining auf Ihre Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung können Sie erhebliche, messbare Verbesserungen erzielen:

  • Reduzierte Durchlaufzeit: Verkürzen Sie die durchschnittliche Zeit, die für die Bearbeitung einer Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung benötigt wird, erheblich. Dies wirkt sich direkt auf das Betriebskapital aus und verbessert die finanzielle Agilität.
  • Kosteneinsparungen: Minimieren Sie den manuellen Aufwand, reduzieren Sie Nacharbeiten und vermeiden Sie Verzugsstrafen, was zu erheblichen Reduzierungen der Betriebskosten führt.
  • Verbesserte Compliance: Stellen Sie die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sicher, indem Sie Prozessabweichungen identifizieren und korrigieren, wodurch Ihr Kontrollumfeld innerhalb von Microsoft Dynamics 365 gestärkt wird.
  • Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Schnellere, genauere Zahlungen fördern stärkere Beziehungen zu Ihren Lieferanten, was potenziell bessere Zahlungsbedingungen oder Skonti erhalten kann.
  • Optimiertes Betriebskapital: Durch die Beschleunigung der Rechnungszahlungen und die Reduzierung der Bearbeitungskosten setzen Sie Kapital für andere strategische Investitionen frei.

Beginnen Sie Ihre Reise zur Optimierung der Rechnungsverarbeitung

Die Kontrolle über Ihre Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 beginnt mit dem Verständnis des Ist-Zustands. Dieser detaillierte analytische Ansatz, unterstützt durch Process Mining, liefert die notwendigen Erkenntnisse, um gezielte, wirkungsvolle Verbesserungen voranzutreiben. Sie können noch heute damit beginnen, diese verborgenen Engpässe und Ineffizienzen aufzudecken, um Ihre Rechnungs-Workflows zu transformieren und schnellere, präzisere Bearbeitungsergebnisse zu erzielen.

Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung Rechnungsautomatisierung Kreditorenbuchhaltung P2P-Prozess Rechnungsgenehmigung Lieferantenzahlungen Cashflow-Optimierung 3-Wege-Abgleich Compliance

Häufige Probleme & Herausforderungen

Identifizieren Sie, welche Herausforderungen Sie beeinträchtigen.

Rechnungen bleiben häufig in Genehmigungs-Workflows hängen, was zu erheblichen Zahlungsverzögerungen, potenziellen Verzugsgebühren und angespannten Lieferantenbeziehungen führt. Dies wirkt sich direkt auf das Betriebskapital und die gesamte betriebliche Effizienz aus und verursacht Frustration bei internen Teams und externen Partnern.
ProcessMind visualisiert alle Genehmigungswege innerhalb Ihres Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitungszyklus, identifiziert spezifische Genehmiger oder Schritte, die Engpässe in Microsoft Dynamics 365 verursachen. Es hebt nicht-standardmäßige Routen hervor und liefert datengestützte Erkenntnisse zur Optimierung der Genehmigungsprozesse, um eine schnellere und Compliance-konforme Rechnungsverarbeitung sicherzustellen.

Die manuelle Erfassung, Verifizierung und Zuordnung von Rechnungsdaten ist sehr zeitaufwendig und anfällig für menschliche Fehler. Dies führt zu häufiger Nacharbeit, Abstimmungsproblemen und erhöhten Betriebskosten, wodurch der gesamte Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitungszyklus verlangsamt wird.
ProcessMind kartiert die Aktivität 'Rechnungsdaten erfasst' und nachfolgende Schritte in Microsoft Dynamics 365, quantifiziert den manuellen Aufwand und identifiziert Fehlerquellen. Es zeigt Möglichkeiten für Automatisierung und verbesserte Datenintegrität auf, was die Effizienz der Rechnungsverarbeitung erheblich steigert und kostspielige Fehler reduziert.

Abweichungen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen führen dazu, dass Rechnungen auf unbestimmte Zeit zurückgehalten werden, was umfangreiche manuelle Untersuchung und Behebung erfordert. Dies führt direkt zu Zahlungsverzögerungen, erhöhtem Verwaltungsaufwand und potenziellen Compliance-Problemen innerhalb Ihres P2P-Prozesses.
ProcessMind analysiert die Aktivitäten 'Rechnung mit Bestellung abgeglichen' und 'Abweichung bei Abstimmung bearbeitet' in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung und identifiziert die Grundursachen für Nichtübereinstimmungen in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert spezifische Lieferanten, Abteilungen oder Prozessschritte, die zu diesen Problemen beitragen, was eine proaktive Lösung und reibungslosere Rechnungsflüsse ermöglicht.

Die Gesamtzeit vom Rechnungseingang bis zur finalen Zahlung ist oft übermäßig lang, was zu Liquiditätsproblemen und verpassten Skontoabzügen führt. Dieser langwierige Zyklus kann auch zu verspäteten Zahlungsstrafen und Unzufriedenheit unter Lieferanten führen.
ProcessMind bietet eine End-to-End-Sicht auf Ihren Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitungszyklus in Microsoft Dynamics 365 und zeigt genaue Dauern zwischen allen Aktivitäten. Es identifiziert Engpässe und ineffiziente Abläufe, die den Zyklus verlängern, und bietet datengestützte Erkenntnisse zur Beschleunigung der Verarbeitung und Optimierung des Betriebskapitals.

Rechnungen werden häufig außerhalb der vereinbarten Zahlungsbedingungen bezahlt, was entscheidende Lieferantenbeziehungen schädigt, möglicherweise Strafen nach sich zieht und dazu führt, dass Ihre Organisation wertvolle Skonti verpasst. Dies wirkt sich auf die finanzielle Gesundheit und den Ruf aus.
ProcessMind verfolgt die Aktivitäten 'Fälligkeitsdatum der Zahlung' und 'Zahlung ausgeführt' innerhalb der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365. Es deckt Muster von verspäteten Zahlungen auf und kennzeichnet Fälle, in denen Zahlungsbedingungen nicht eingehalten werden, was Ihnen hilft, die Compliance sicherzustellen und das Cashflow-Management zu optimieren.

Eine erhebliche Anzahl von Rechnungen wird während des Genehmigungsprozesses aufgrund fehlerhafter Daten, fehlender Informationen oder Richtlinienverstöße abgelehnt. Dies verursacht erheblichen Nacharbeitsaufwand für Kreditorenbuchhaltungsteams und verzögert kritische Lieferantenzahlungen.
ProcessMind analysiert 'Rechnung abgelehnt'-Events in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung, identifiziert häufige Ablehnungsgründe und die spezifischen Punkte im Microsoft Dynamics 365 Workflow, an denen sie auftreten. Diese Einsicht hilft, Grundursachen zu beheben und künftige Rechnungsablehnungen erheblich zu reduzieren, wodurch die Prozesseffizienz verbessert wird.

Inkonsistente oder inkorrekte Sachkontenkontierung und Verzögerungen bei der Rechnungsbuchung können zu ungenauer Finanzberichterstattung, komplexen Abstimmungsherausforderungen und langsamere Monatsabschlussprozessen führen. Dies gefährdet die Integrität der Finanzdaten.
ProcessMind prüft die Aktivitäten 'Rechnung kontiert' und 'Rechnung gebucht' und korreliert sie mit den 'Sachkonten'-Attributen in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es deckt Variationen und Fehler in der Kontierung auf und optimiert den Buchungsprozess für eine verbesserte finanzielle Genauigkeit.

Rechnungen unterliegen oft aus verschiedenen Gründen Zahlungsblockaden, was manuelle Eingriffe zur Untersuchung und Freigabe erfordert. Dies stört Zahlungspläne, erhöht den administrativen Aufwand und kann zu verspäteten Zahlungen führen.
ProcessMind verfolgt Instanzen von 'Zahlungsblockade gesetzt' und 'Zahlungsblockade aufgehoben' in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung und analysiert zugehörige 'Zahlungsblockadegrund'-Attribute in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert wiederkehrende Blockadegründe und Engpässe im Freigabeprozess, was eine proaktive Entschärfung ermöglicht.

Interessengruppen mangelt es oft an Echtzeit-Transparenz über den aktuellen Status und den genauen Standort von Rechnungen innerhalb des Procure-to-Pay-Prozesses. Dies führt zu häufigen Anfragen, interner Frustration und der Unfähigkeit, Liquiditätsabflüsse genau vorherzusagen oder Lieferantenerwartungen zu steuern.
ProcessMind bietet eine umfassende Visualisierung des Weges jeder Rechnung durch die Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365, vom 'Rechnungseingang' bis zur 'Zahlung ausgeführt'. Es bietet einen klaren Echtzeit-Überblick über den Status, hilft, Problemen vorzubeugen und die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern.

Rechnungen umgehen häufig Standard-Genehmigungswege oder folgen ad-hoc, undokumentierten Pfaden. Dies birgt erhebliche Compliance-Risiken, erschwert Audits und führt zu einem Mangel an zentralisierter Kontrolle über Ausgaben und Prozesseinhaltung.
ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Wege, die Rechnungen während der Aktivitäten 'Rechnung zur Genehmigung gesendet' und 'Rechnung genehmigt' in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung innerhalb von Microsoft Dynamics 365 nehmen. Es zeigt Abweichungen von dokumentierten Prozessen auf, was die Durchsetzung von Compliance und Prozessstandardisierung ermöglicht.

Bei Abweichungen im Abgleich zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen ist die Bearbeitungszeit oft übermäßig lang. Dies führt zu erheblichen und vermeidbaren Verzögerungen in der Rechnungsverarbeitung, was pünktliche Lieferantenzahlungen direkt beeinträchtigt.
ProcessMind misst die Dauer zwischen den Aktivitäten 'Rechnung mit Bestellung abgeglichen' und 'Abgleichabweichung behoben' im Purchase-to-Pay – Rechnungsbearbeitungsprozess in Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert die spezifischen Schritte oder Teams, die für verlängerte Lösungszeiten verantwortlich sind, und ermöglicht so gezielte Verbesserungen im Abweichungsmanagement.

Typische Ziele

Definieren Sie, wie Erfolg aussieht

Rechnungs-Genehmigungsengpässe verzögern Zahlungen erheblich und führen zu potenziellen Verzugszinsen und angespannte Lieferantenbeziehungen. Schnellere Genehmigungszyklen zu erreichen, verbessert das Betriebskapitalmanagement und stärkt den finanziellen Goodwill. Durch die Optimierung dieses kritischen Schrittes in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung können Organisationen erhebliche operative Vorteile und Kosteneinsparungen realisieren. ProcessMind bietet detaillierte Einblicke in Genehmigungsworkflows innerhalb von Microsoft Dynamics 365, identifiziert genaue Engpässe und langsame Genehmiger. Es misst durchschnittliche Genehmigungszeiten und zeigt Abweichungen von optimalen Pfaden auf. Dies ermöglicht gezielte Interventionen, um die Durchlaufzeiten um 20-30% zu reduzieren, was zu schnelleren Zahlungen und einem verbesserten Cashflow führt.

Die manuelle Dateneingabe im Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung ist eine Hauptfehlerquelle, die zu Nacharbeit, Zahlungsverzögerungen und Abstimmungsproblemen führt. Die Eliminierung dieser Fehler gewährleistet von Anfang an Datengenauigkeit, verhindert nachgelagerte Probleme und erhöht die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung. Dies wirkt sich direkt auf die Effizienz und Compliance innerhalb von Microsoft Dynamics 365 aus.ProcessMind deckt auf, wo und wie manuelle Fehler im Rechnungsverarbeitungsfluss auftreten, und korreliert sie mit spezifischen Aktivitäten oder Benutzergruppen. Durch die Analyse von Event Logs zeigt es Muster auf, die zu Ungenauigkeiten beitragen, und hilft bei der Implementierung von Automatisierungs- und Validierungsschritten. Dies kann den Nacharbeitsaufwand um 15-25 % reduzieren und die allgemeine Datenqualität verbessern.

Häufige Abstimmungsabweichungen, insbesondere in 3-Wege-Abstimmungsszenarien, verursachen erheblichen Nacharbeitsaufwand und Zahlungsverzögerungen in der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung. Die Reduzierung dieser Abweichungen optimiert den Verifizierungsprozess und stellt sicher, dass Rechnungen korrekt mit Bestellungen und Wareneingängen übereinstimmen. Dies verbessert die Finanzkontrolle und beschleunigt die Zahlungsbereitschaft. ProcessMind bildet den vollständigen Abgleichsprozess innerhalb von Microsoft Dynamics 365 ab, identifiziert die Grundursachen für Abweichungen wie Dateneingabefehler oder PO/WE-Inkonsistenzen. Es identifiziert Aktivitäten, die häufig zu Nichtübereinstimmungen führen, und quantifiziert deren Auswirkungen auf Durchlaufzeit und Kosten. ProcessMind kann dazu beitragen, die Abstimmungsausnahmen um 10-20% zu reduzieren, was zu einer reibungsloseren Verarbeitung führt.

Lange Durchlaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung führen zu höheren Betriebskosten, verpassten Skontoabzügen und einem erhöhten Risiko von Zahlungsverzögerungen. Die Verkürzung des End-to-End Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitungszyklus ist entscheidend für die Verbesserung der Effizienz, die Optimierung des Betriebskapitals und die Sicherstellung zeitnaher Finanzoperationen. Dieses Ziel beeinflusst den gesamten P2P-Prozess.ProcessMind bietet einen umfassenden Überblick über den gesamten Rechnungslebenszyklus in Microsoft Dynamics 365, vom Eingang bis zur Zahlung. Es identifiziert die längsten Pfade, Engpässe und Nacharbeitsschleifen, die zu längeren Zykluszeiten beitragen. Durch die Analyse von Aktivitätsdauern und Übergaben kann es dazu beitragen, die gesamte Verarbeitungszeit um 15-20 % zu reduzieren und die Ressourcenauslastung zu optimieren.

Die Nichteinhaltung von Zahlungsbedingungen kann Lieferantenbeziehungen schädigen, Verzugsgebühren verursachen und den Ruf eines Unternehmens beeinträchtigen. Die Verbesserung der Compliance stellt sicher, dass Rechnungen pünktlich gemäß den vereinbarten Bedingungen bezahlt werden, was Vertrauen fördert und potenziell bessere zukünftige Zahlungsbedingungen sichert. Dies ist entscheidend für eine leistungsstarke finanzielle Gesundheit im Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung.ProcessMind analysiert den gesamten Rechnungszyklus und hebt Fälle hervor, in denen Zahlungsfälligkeiten in Microsoft Dynamics 365 verpasst oder fast verpasst werden. Es identifiziert die spezifischen Verzögerungen oder Aktivitäten, die nicht-Compliance-konformen Zahlungen vorausgehen, wie z.B. verlängerte Genehmigungen oder Zahlungssperren. Dies ermöglicht Unternehmen, die Pünktlichkeitsrate bei Zahlungen um 10-15 % zu verbessern und unnötige Strafen zu vermeiden.

Ein hoher Anteil abgelehnter Rechnungen weist auf zugrunde liegende Probleme im Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitungsfluss hin, die Nacharbeit, Verzögerungen und Frustration sowohl bei internen Teams als auch bei Lieferanten verursachen. Sinkende Ablehnungsraten bedeuten einen robusteren und genaueren Prozess, der die Effizienz verbessert und den administrativen Aufwand im Zusammenhang mit erneuten Einreichungen reduziert. ProcessMind hilft, die häufigen Gründe und Fehlerquellen aufzudecken, die zu Rechnungsablehnungen in Microsoft Dynamics 365 führen. Es kann Muster im Zusammenhang mit spezifischen Lieferanten, Abteilungen oder Genehmigungsstufen identifizieren, die zu Ablehnungen beitragen. Durch das Verständnis dieser Grundursachen ermöglicht ProcessMind eine Reduzierung der Ablehnungsraten um 5-10%, wodurch die initiale Verarbeitungsphase optimiert wird.

Ineffiziente Rechnungszuordnung und Hauptbuchbuchung können zu Ungenauigkeiten in Finanzunterlagen, verzögerter Berichterstattung und Compliance-Risiken führen. Die Optimierung dieser Schritte gewährleistet die korrekte Zuordnung von Ausgaben und zeitnahe Aktualisierungen des Hauptbuchs, was entscheidend für eine genaue Finanzanalyse und Entscheidungsfindung innerhalb der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung ist. ProcessMind bildet die gesamte Kontierungs- und Buchungssequenz innerhalb von Microsoft Dynamics 365 ab und identifiziert, wo Verzögerungen oder Fehler häufig auftreten. Es kann ineffiziente Weiterleitung, unnötige Überprüfungsschritte oder inkonsistente Anwendung von Kontierungsregeln aufdecken. Diese Analyse ermöglicht eine Prozessneugestaltung zur Optimierung von Kontierung und Buchung, wodurch der Aufwand um 10% reduziert und die Genauigkeit verbessert wird.

Die häufige Nutzung von Zahlungsblockaden weist auf zugrunde liegende Probleme im Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitungs-Workflow hin, die pünktliche Zahlungen verhindern, was zu Verzögerungen und potenziellen Strafen führt. Die Minimierung dieser Vorkommnisse optimiert den Zahlungsprozess, sorgt für reibungslose Transaktionen und pflegt positive Lieferantenbeziehungen. ProcessMind identifiziert, wann und warum Zahlungsblockaden in Microsoft Dynamics 365 angewendet werden, indem es diese mit vorhergehenden Aktivitäten oder Datenabweichungen verknüpft. Es analysiert die Dauer von Blockaden und den Prozess für deren Freigabe und zeigt Ineffizienzen auf. Dies ermöglicht es Organisationen, proaktiv Grundursachen zu beheben, die Häufigkeit von Zahlungsblockaden um 15-25% zu reduzieren und Zahlungen zu beschleunigen.

Ein Mangel an Transparenz des Rechnungsstatus schafft Unsicherheit, führt zu redundanten Anfragen und behindert das proaktive Management von Zahlungen. Die Verbesserung der Echtzeit-Rechnungstransparenz bietet Stakeholdern sofortige Updates, was bessere Prognosen, schnellere Problemlösungen und eine verbesserte Entscheidungsfindung über den gesamten Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitungszyklus ermöglicht. ProcessMind konstruiert eine umfassende End-to-End-Ansicht der Reise jeder Rechnung innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es liefert sofortige Einblicke in den aktuellen Status einer Rechnung, ausstehende Aktivitäten und potenzielle Verzögerungen. Diese erhöhte Transparenz ermöglicht es Teams, Rechnungen proaktiv zu verfolgen, wodurch die Zeit für Statusanfragen um 20% reduziert und die Stakeholder-Kommunikation verbessert wird.

Inkonsistente Genehmigungsworkflows führen zu Verwirrung, Verzögerungen und Compliance-Risiken, insbesondere wenn Abweichungen auftreten. Die Standardisierung von Rechnungs-Genehmigungspfaden stellt sicher, dass alle Rechnungen einen vorhersehbaren, effizienten und konformen Weg nehmen, wodurch die Prozessvariabilität reduziert und die internen Kontrollen innerhalb der Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung gestärkt werden. ProcessMind entdeckt automatisch alle tatsächlichen Genehmigungspfade, die Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 nehmen, und zeigt gängige Abweichungen von den beabsichtigten Prozessen auf. Es quantifiziert die Auswirkungen dieser Variationen auf Durchlaufzeit und Ressourcenzuweisung. Durch die Visualisierung dieser Abläufe hilft ProcessMind, Genehmigungspfade zu standardisieren, die Prozesseinhaltung um 10-15% zu erhöhen und die Vorhersehbarkeit zu verbessern.

Die verzögerte Bearbeitung von 3-Wege-Abweichungen ist ein großer Engpass, der die Zahlungsabwicklung von Rechnungen verhindert. Eine Beschleunigung dieser Lösung ist entscheidend, um eine effiziente Procure-to-Pay - Rechnungsverarbeitung aufrechtzuerhalten, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden und den Ressourcenaufwand für das Management von Ausnahmen zu minimieren. ProcessMind identifiziert genau, wo 3-Wege-Abweichungen auftreten, und verfolgt den gesamten Lösungsprozess innerhalb von Microsoft Dynamics 365. Es identifiziert die durchschnittliche Lösungszeit und zeigt spezifische Aktivitäten oder verantwortliche Parteien auf, die Verzögerungen verursachen. Diese Einsicht hilft, die Lösungszeit für Abweichungen um 15-20% zu reduzieren, wodurch die gesamte Rechnungsverarbeitung beschleunigt wird.

Der 6-Schritte-Verbesserungspfad für Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung

1

Vorlage herunterladen
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Laden Sie Ihren Datensatz hoch
4

Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Überwachen Sie Ihren Prozess
1

Vorlage herunterladen

Was ist zu tun

Beschaffen Sie die vorkonfigurierte Excel-Vorlage, die speziell für Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitungsdaten aus Microsoft Dynamics 365 zugeschnitten ist. Dies stellt sicher, dass Ihre Daten mit der Analyse-Struktur von ProcessMind übereinstimmen.

Datenvorlagen-Leitfaden anzeigen Vorlage herunterladen
Bedeutung

Die Verwendung der richtigen Datenstruktur von Anfang an verhindert Fehler und beschleunigt Ihre Analyse, wodurch eine solide Grundlage für präzise Einblicke in Rechnungs-Workflows gelegt wird.

Erwartetes Ergebnis

Eine strukturierte Excel-Vorlage, bereit zur Befüllung mit Ihren Microsoft Dynamics 365 Rechnungsverarbeitungsdaten.

IHRE ERKENNTNISSE

Entdecken Sie die Wahrheiten Ihrer Dynamics 365 Rechnungsverarbeitung

ProcessMind enthüllt den wahren Weg Ihrer Rechnungen in Dynamics 365 und zeigt Ihnen genau, wo Ineffizienzen liegen. Erhalten Sie klare Visualisierungen und datengestützte Erkenntnisse, um jeden Schritt zu optimieren.
  • Tatsächliche Rechnungsverarbeitungswege visualisieren.
  • Engpässe identifizieren, die Zahlungsverzögerungen verursachen.
  • Compliance-Risiken in Rechnungs-Workflows identifizieren.
  • Auswirkungen von Prozessverbesserungen quantifizieren.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Greifbare Verbesserungen in der Rechnungsverarbeitung

Diese Ergebnisse zeigen die tiefgreifenden Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen, die Unternehmen durch die Optimierung ihrer Procure-to-Pay-Rechnungsverarbeitung erzielen. Durch Process Mining von Microsoft Dynamics 365-Daten gewinnen Unternehmen entscheidende Erkenntnisse, die es ihnen ermöglichen, Engpässe zu identifizieren und zu beheben, um Abläufe zu optimieren.

0 %
Schnellere Rechnungsbearbeitung

Durchschnittliche Verkürzung der Durchlaufzeit

Process Mining identifiziert Engpässe und Nacharbeit, was zu einer erheblich schnelleren Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur Zahlung führt. Dies steigert die operative Effizienz und den Cashflow.
0 %
Reduzierte Fehlerraten

Weniger Rechnungsablehnungen und Abweichungen

Durch die genaue Identifizierung der Grundursachen für Ablehnungen und Abstimmungsprobleme implementieren Unternehmen gezielte Verbesserungen der Datenqualität und Prozessschritte, was zu weniger manuellen Eingriffen und kostspieliger Nacharbeit führt.
0 %
Niedrigere Bearbeitungskosten

Kostenreduzierung pro Rechnung

Die Optimierung des End-to-End-Rechnungsflusses, die Reduzierung von Nacharbeit und die Verbesserung der Automatisierung senken direkt die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung jeder Rechnung.
0 %
Verbesserte pünktliche Zahlungen

Bessere Einhaltung der Zahlungsbedingungen

Durch die Identifizierung und Behebung von Verzögerungen im Zahlungsprozess stellen Unternehmen sicher, dass mehr Rechnungen am oder vor ihrem Fälligkeitsdatum bezahlt werden, was die Lieferantenbeziehungen stärkt und Verzugsstrafen vermeidet.
0 %
Schnellere Freigabezyklen

Reduzierte Zeit für Rechnungsfreigaben

Process Mining deckt Engpässe und Abweichungen in Genehmigungs-Workflows auf, wodurch Unternehmen Prozesse standardisieren und die Zeit für die Genehmigung von Rechnungen beschleunigen können.

Die Ergebnisse variieren je nach Prozesskomplexität, Datenqualität und spezifischen Unternehmenszielen. Diese Zahlen stellen typische Verbesserungen dar, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit Schlüsselattributen und -aktivitäten und erweitern Sie diese bei Bedarf für tiefere Einblicke.
Neu bei Event-Logs? Erfahren Sie wie Sie ein Process-Mining-Event-Log erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse erfassen

Der eindeutige Identifikator für jede Lieferantenrechnung, der als primäre Case ID zur Verfolgung ihres Lebenszyklus dient.

Bedeutung

Dies ist die essentielle Case ID, die alle zugehörigen Ereignisse verbindet und es ermöglicht, den gesamten Lebenszyklus jeder einzelnen Rechnung zu analysieren.

Der Name des spezifischen Geschäftsereignisses oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb des Rechnungsverarbeitungszyklus aufgetreten ist.

Bedeutung

Es definiert die Schritte in der Prozesslandkarte, was die Visualisierung des Prozessablaufs und die Analyse von Übergängen zwischen verschiedenen Aktivitäten ermöglicht.

Der genaue Zeitstempel, der angibt, wann eine spezifische Aktivität oder ein Ereignis stattfand.

Bedeutung

Dieser Timestamp ist unerlässlich für die Sortierung von Ereignissen, die Berechnung aller Zykluszeiten und Dauern sowie die Identifizierung von Prozessengpässen.

Der eindeutige Identifikator für den Lieferanten oder Anbieter, der die Rechnung eingereicht hat.

Bedeutung

Ermöglicht die Filterung und Ursachenanalyse nach Lieferant, um Leistungsprobleme oder Muster bei bestimmten Lieferanten zu identifizieren.

Der Identifikator der Bestellung (PO), auf die sich die Rechnung bezieht.

Bedeutung

Es unterscheidet bestellbezogene Rechnungen von nicht-bestellbezogenen Rechnungen, was ein Haupttreiber für Prozessvariationen ist und für die Abgleichsanalyse entscheidend ist.

Der monetäre Gesamtwert der Rechnung.

Bedeutung

Ermöglicht die Analyse basierend auf dem Finanzwert, hilft bei der Priorisierung von Prozessverbesserungsmaßnahmen bei Rechnungen mit hohem Wert und beim Verständnis von Kostentreibern.

Die User-ID oder der Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Bedeutung

Es ermöglicht die Analyse von Leistung und Arbeitslast nach Benutzer oder Team und hilft, Automatisierungsgrade und Quellen für Nacharbeit zu identifizieren.

Der aktuelle Status der Rechnung zum Zeitpunkt der Datenextraktion.

Bedeutung

Bietet einen Überblick über den aktuellen Status aller Rechnungen, wesentlich für operatives Monitoring, Workload-Management und die Identifizierung aktueller Engpässe.

Das Datum, bis zu dem die Rechnung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen bezahlt werden sollte.

Bedeutung

Dies ist der Benchmark für die Messung der Pünktlichkeitsrate bei Zahlungen, ein Schlüssel-KPI für die finanzielle Gesundheit und Lieferantenbeziehungen.

Der genaue Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis abgeschlossen wurde.

Bedeutung

Ermöglicht die direkte Berechnung von Bearbeitungszeiten für Aktivitäten, was grundlegend ist, um die zeitaufwendigsten Schritte im Prozess zu identifizieren.

Aktivitäten

Prozessschritte zur Verfolgung und Optimierung

Dies ist die initiale Erfassung einer Rechnung im System, die einen Platzhalterdatensatz erstellt, bevor alle Details verarbeitet werden. Diese Aktivität wird erfasst, wenn ein neuer Datensatz im Lieferantenrechnungsregisterjournal erstellt wird.

Bedeutung

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn des Rechnungsverarbeitungszyklus. Die Analyse der Zeit ab diesem Punkt hilft, die Gesamtverarbeitungsdauer zu messen und Verzögerungen in der Frühphase zu identifizieren.

Stellt den erfolgreichen Abschluss des Abgleichsprozesses dar, bei dem die Rechnungsdetails mit der Bestellung und den Wareneingangsinformationen übereinstimmen. Dieses Ereignis wird abgeleitet, wenn der Abgleichsstatus der Rechnung auf 'Bestanden' aktualisiert wird.

Bedeutung

Ein erfolgreicher Abgleich ist ein Schlüsselmeilenstein für bestellbezogene Rechnungen, der die Gültigkeit der Forderung vor der Zahlung bestätigt. Er ist wesentlich für die Verfolgung der Abgleichseffizienz und Automatisierungsraten.

Diese Aktivität kennzeichnet die formale Übermittlung einer Rechnung in einen Workflow zur Überprüfung und Genehmigung. Die Dynamics 365 Workflow-Engine protokolliert dieses Einreichungsereignis explizit.

Bedeutung

Dies ist der Startpunkt für die Messung des gesamten Genehmigungszyklus. Es hilft zu identifizieren, wie lange Rechnungen warten, bevor der Genehmigungsprozess überhaupt beginnt, und ist der Auslöser für genehmigungsbezogene KPIs.

Stellt die endgültige, erfolgreiche Genehmigung der Rechnung innerhalb des Workflows dar, die sie zur Buchung und Zahlung freigibt. Dies ist ein explizites Ereignis, das von der Workflow-Engine nach Abschluss protokolliert wird.

Bedeutung

Dies ist ein kritischer Meilenstein, der den Genehmigungsprozess abschließt. Die Zeit von 'Rechnung zur Genehmigung gesendet' bis zu diesem Ereignis ist ein Schlüsselmaß für die Genehmigungseffizienz und hilft, Engpässe zu identifizieren.

Dies ist das formale Buchungsereignis, bei dem die genehmigte Rechnung im Hauptbuch erfasst wird und eine Verbindlichkeit entsteht. Dies ist ein explizites, transaktionales Ereignis im System.

Bedeutung

Die Buchung ist der letzte Schritt vor der Zahlung und ein wichtiger finanzieller Kontrollpunkt. Die Zeit von 'Rechnung genehmigt' bis 'Rechnung gebucht' misst die Effizienz der abschließenden Buchungsschritte.

Dies ist die finale Aktivität, die die Buchung des Payment Journals repräsentiert, das die Zahlung erstellt und die Rechnung begleicht. Dies ist ein explizites Transaktionsereignis, das den Rechnungslebenszyklus abschließt.

Bedeutung

Diese Aktivität markiert das erfolgreiche Ende des Rechnung-zu-Zahlung-Prozesses. Sie ist die Basis für die Messung der 'On-Time Payment Rate' und der gesamten End-to-End-Zykluszeit.

FAQs

Häufig gestellte Fragen

Process Mining nutzt Ihre vorhandenen Microsoft Dynamics 365 Event Log-Daten, um den tatsächlichen Ablauf Ihrer Rechnungsverarbeitung zu visualisieren und zu analysieren. Es deckt Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen auf, die durch traditionelle Berichterstattung möglicherweise nicht sichtbar wären. Dieser objektive, datengestützte Ansatz hilft Ihnen zu verstehen, wie der Prozess wirklich funktioniert.

Durch die Analyse von Event Logs aus Dynamics 365 rekonstruiert Process Mining jeden Schritt, den eine Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung durchläuft. Es zeigt häufige Probleme wie Genehmigungsengpässe, übermäßige manuelle Eingriffe und Abweichungen von Standard-Workflows auf. Diese granulare Sichtbarkeit hilft, die Grundursachen für Verzögerungen und Fehler genau zu identifizieren.

Sie benötigen typischerweise Event Log Daten, die sich auf Ihre Rechnungsverarbeitung beziehen, einschließlich der Rechnungsnummer als Case Identifier, Aktivitätsnamen und Timestamps für jede Aktion. Relevante Tabellen umfassen oft jene, die Rechnungserstellung, Genehmigungen, Abgleich, Buchung und Zahlung verfolgen. Spezifische Felder wie Benutzer-IDs und Status sind ebenfalls wertvoll.

Sie können erwarten, Genehmigungszyklen für Rechnungen zu beschleunigen, manuelle Dateneingabefehler zu reduzieren und die gesamten Bearbeitungszeiten erheblich zu verkürzen. Viele Unternehmen erreichen eine verbesserte Einhaltung der Zahlungsbedingungen und reduzieren die Rechnungsablehnungsraten. Es verbessert zudem die Echtzeit-Sichtbarkeit des Rechnungsstatus.

Die initiale Einrichtung und Datenextraktion aus Microsoft Dynamics 365 dauert in der Regel einige Wochen, abhängig von Datenverfügbarkeit und -komplexität. Sobald die Daten geladen sind, können Sie oft innerhalb weniger Tage erste Erkenntnisse und Prozessvisualisierungen sehen. Tiefergehende Analysen und umsetzbare Empfehlungen folgen kurz darauf.

Grundlegende Kenntnisse der Datenstrukturen von Dynamics 365 sind zwar vorteilhaft, doch bieten viele Process-Mining-Tools Konnektoren oder Anleitungen zur Datenextraktion. Ihr IT-Team kann Sie bei der Identifizierung der relevanten Tabellen und Felder sowie beim Export der benötigten Event Logs unterstützen. Eine fortgeschrittene Programmierung ist in der Regel nicht erforderlich.

Ja, Process Mining ermöglicht es Ihnen, Compliance-Regeln anhand Ihrer tatsächlichen Rechnungsverarbeitungspfade zu definieren und zu überwachen. Es identifiziert automatisch Fälle, in denen Zahlungsbedingungen verletzt werden oder Genehmigungs-Workflows von etablierten Richtlinien abweichen. Dies hilft, nicht-konformes Verhalten proaktiv anzugehen.

Die meisten Lösungen sind cloudbasiert und erfordern Internetzugang sowie Berechtigungen zur Verbindung mit Ihrer Dynamics 365-Datenquelle, oft über APIs oder direkten Datenbankzugriff für die Datenextraktion. On-Premise-Lösungen würden Serverinfrastruktur erfordern. Datenspeicher und Verarbeitungsleistung variieren je nach Lösung und Datenvolumen.

Obwohl Process-Mining-Tools in einem transaktionalen Sinne typischerweise nicht "integrieren", verbinden sie sich mit Dynamics 365, um die notwendigen Event Log Daten zu extrahieren. Diese Verbindung ermöglicht automatisierte Datenaktualisierungen, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre Prozesseinblicke stets auf den aktuellsten operativen Daten basieren.

Process Mining zeigt auf, wo häufig manuelle Eingriffe erfolgen und wo Rechnungen aufgrund von Abgleichsproblemen hängenbleiben. Durch die Visualisierung dieser Schwachstellen können Sie Möglichkeiten zur Automatisierung identifizieren, die Stammdatenqualität verbessern und Abgleichsregeln verfeinern, wodurch Fehler und manueller Aufwand reduziert werden.

Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihrer Procure-to-Pay – Rechnungsverarbeitung

Ineffizienzen aufdecken und die Rechnungszykluszeit um 30 % oder mehr reduzieren.

Kostenlosen Test starten

Keine Kreditkarte erforderlich. Starten Sie in wenigen Minuten.