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Verbessern Sie Ihre Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess

Rechnungsverarbeitung in Dynamics 365 optimieren: Anleitung in 6 Schritten.
Verbessern Sie Ihre Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess
Purchase-to-Pay: Rechnungsverarbeitung
Microsoft Dynamics 365

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Optimieren Sie die Rechnungsverarbeitung in Dynamics 365 und beschleunigen Sie Zahlungen

Die Rechnungsverarbeitung kann zu erheblichen Verzögerungen, Compliance-Risiken und unnötigem Ressourceneinsatz führen. Unsere Plattform liefert klare Erkenntnisse und hilft Ihnen, verborgene Ineffizienzen in Ihren Workflows aufzudecken. Ermitteln Sie Engpässe und verbessern Sie Ihre Prozesse, damit Rechnungen schneller und genauer bearbeitet werden. So stärken Sie die finanzielle Kontrolle und die operative Effizienz.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess optimieren?

Eine effiziente Rechnungsverarbeitung ist die Grundlage für einen reibungslosen Purchase-to-Pay-Zyklus (P2P). Für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 einsetzen, kann es komplex sein, Rechnungen vom Eingang bis zur endgültigen Zahlung zu verwalten. Ineffizienzen in diesem wichtigen Prozess führen zu konkreten geschäftlichen Problemen: höhere Betriebskosten, Verzugsgebühren, entgangene Skonti und belastete Lieferantenbeziehungen. Manuelle Eingriffe, Engpässe bei Freigaben und Compliance-Abweichungen verzögern nicht nur den Cashflow, sondern erhöhen auch das Risiko und binden Betriebskapital.

Für eine wirksame Prozessoptimierung müssen Sie wissen, welchen Weg Rechnungen in Ihrer Microsoft-Dynamics-365-Umgebung tatsächlich nehmen, statt sich nur auf den vorgesehenen Ablauf zu verlassen. Ohne diese Klarheit lassen sich die Ursachen für Verzögerungen, etwa lange Freigabezeiten oder wiederholte Zahlungssperren, kaum ermitteln. Häufig werden Probleme dann nur reaktiv gelöst. Die strukturellen Ursachen bleiben bestehen und die Ineffizienzen in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses setzen sich fort.

Wie Process Mining die Analyse der Rechnungsverarbeitung verbessert

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess in Microsoft Dynamics 365 detailliert zu untersuchen. Durch die direkte Extraktion von Event Logs aus Ihrem System erstellt Process Mining eine präzise, objektive Darstellung des Wegs jeder Rechnung. Mit der Rechnungsnummer als zentraler Case-ID können Sie den gesamten Ablauf visualisieren, vom „Rechnung eingegangen“ bis zur „Zahlung ausgeführt“. Dazu gehören auch Zwischenschritte wie „Rechnung kontiert“, „Rechnung zur Freigabe gesendet“ und „Abweichung beim Abgleich bearbeitet“.

So können Sie Annahmen hinter sich lassen und den tatsächlichen Prozessablauf nachvollziehen. Sie erkennen, wo Rechnungen vom Standardprozess abweichen, entdecken unerwartete Nacharbeit und ermitteln genau, wie viel Zeit einzelne Aktivitäten oder Wartezeiten bis zum nächsten Schritt beanspruchen. Das schafft Klarheit über Freigabe-Workflows, zeigt Compliance-Lücken und macht Engpässe sichtbar, die eine effiziente Verarbeitung behindern. Dafür können Sie Ihre bestehende Microsoft-Dynamics-365-Umgebung verwenden.

Welche Verbesserungsmöglichkeiten Process Mining aufzeigt

Bei der Analyse der Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess mit Process Mining zeigen sich häufig folgende Verbesserungsmöglichkeiten:

  • Freigabe-Workflows optimieren: Entdecken Sie verborgene Verzögerungen bei Freigaben und ermitteln Sie, welche Freigebenden regelmäßig Engpässe verursachen. Sie sehen auch, wenn Rechnungen an die falschen Abteilungen oder Personen weitergeleitet werden. Mit diesen Erkenntnissen können Sie die Freigabeeinstellungen in Microsoft Dynamics 365 gezielt anpassen.
  • Abweichungen beim Abgleich beheben: Analysieren Sie Häufigkeit und Dauer von Aktivitäten wie „Abweichung beim Abgleich bearbeitet“. Wenn Sie wissen, warum und wo Abweichungen auftreten, können Sie Bestellungen (PO), Wareneingänge oder die Erfassung von Rechnungsdaten verbessern und so den manuellen Abgleich reduzieren.
  • Zahlungssperren verwalten: Verfolgen Sie den gesamten Ablauf von Zahlungssperren, einschließlich „Zahlungssperre gesetzt“ und „Zahlungssperre aufgehoben“. Ermitteln Sie wiederkehrende Ursachen und entwickeln Sie Maßnahmen, um Sperren zu vermeiden. So können Rechnungen pünktlich und ohne unnötige Verzögerungen bezahlt werden.
  • Automatisierungsmöglichkeiten erkennen: Ermitteln Sie manuelle oder wiederkehrende Aufgaben, die viele Ressourcen beanspruchen und sich für eine Automatisierung eignen. Wenn Sie diese Aktivitäten in Microsoft Dynamics 365 vereinfachen, können Sie Verarbeitungszeiten und Kosten deutlich senken.

Welche Ergebnisse die Prozessoptimierung ermöglicht

Mit Process Mining können Sie die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess deutlich und messbar verbessern:

  • Durchlaufzeit verkürzen: Verringern Sie die durchschnittliche Zeit von Rechnungseingang bis Zahlung deutlich. Das wirkt sich direkt auf das Betriebskapital aus und verbessert Ihre finanzielle Handlungsfähigkeit.
  • Kosten senken: Reduzieren Sie den manuellen Aufwand und Nacharbeit und vermeiden Sie Verzugsgebühren. So sinken die Betriebskosten erheblich.
  • Compliance verbessern: Ermitteln und beheben Sie Prozessabweichungen, damit interne Richtlinien und externe Vorschriften eingehalten werden. Das stärkt Ihr Kontrollumfeld in Microsoft Dynamics 365.
  • Lieferantenbeziehungen verbessern: Schnellere und genauere Zahlungen stärken die Beziehungen zu Ihren Lieferanten und können bessere Zahlungsbedingungen oder Skonti ermöglichen.
  • Betriebskapital optimieren: Wenn Sie Rechnungen schneller bezahlen und Verarbeitungskosten senken, steht Kapital für andere strategische Investitionen zur Verfügung.

So starten Sie mit der Verbesserung Ihrer Rechnungsverarbeitung

Um die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess in Microsoft Dynamics 365 gezielt zu verbessern, sollten Sie zunächst den aktuellen Zustand verstehen. Process Mining liefert die dafür erforderlichen Erkenntnisse und schafft die Grundlage für gezielte, wirksame Verbesserungen. Beginnen Sie noch heute damit, verborgene Engpässe und Ineffizienzen aufzudecken, Ihre Rechnungs-Workflows zu verbessern und Rechnungen schneller und genauer zu verarbeiten.

Purchase-to-Pay: Rechnungsverarbeitung Rechnungsautomatisierung Kreditorenbuchhaltung P2P-Prozess Rechnungsfreigabe Lieferantenzahlungen Optimierung des Cashflows Drei-Wege-Abgleich Compliance Procure-to-Pay P2P Lieferantenmanagement Rechnungsabgleich

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Rechnungen bleiben häufig in Freigabe-Workflows hängen. Das führt zu erheblichen Zahlungsverzögerungen, möglichen Verzugsgebühren und belasteten Lieferantenbeziehungen. Dies bindet Betriebskapital und beeinträchtigt die betriebliche Effizienz. Sowohl interne Teams als auch externe Partner sind davon betroffen.
ProcessMind visualisiert alle Freigabewege in Ihrem Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung und zeigt, welche Freigebenden oder Prozessschritte in Microsoft Dynamics 365 Verzögerungen verursachen. Die Analyse macht Abweichungen von den Standardabläufen sichtbar und liefert datengetriebene Erkenntnisse, mit denen Sie Freigabeprozesse verbessern und Rechnungen schneller und regelkonformer verarbeiten können.

Die manuelle Erfassung, Prüfung und Kontierung von Rechnungsdaten kostet viel Zeit und ist anfällig für menschliche Fehler. Das führt zu häufiger Nacharbeit, Problemen beim Abgleich und höheren Betriebskosten. Der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung verlangsamt sich.
ProcessMind bildet die Aktivität „Rechnungsdaten erfasst“ und die nachfolgenden Schritte in Microsoft Dynamics 365 ab. So können Sie den manuellen Aufwand beziffern und Fehlerquellen ermitteln. Die Analyse zeigt Möglichkeiten zur Automatisierung und Verbesserung der Datenintegrität auf. Dadurch lässt sich die Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten und die Zahl kostspieliger Fehler senken.

Abweichungen zwischen Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen können dazu führen, dass Rechnungen auf unbestimmte Zeit zurückgehalten werden. Ihre Klärung erfordert oft umfangreiche manuelle Prüfungen. Das verzögert Zahlungen, erhöht den Verwaltungsaufwand und kann Compliance-Probleme in Ihrem P2P-Prozess verursachen.
ProcessMind analysiert die Aktivitäten „Rechnung mit Bestellung abgeglichen“ und „Abweichung beim Abgleich bearbeitet“ in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. So lassen sich die Ursachen für Abweichungen in Microsoft Dynamics 365 ermitteln. Die Analyse zeigt, welche Lieferanten, Abteilungen oder Prozessschritte dazu beitragen. Damit können Sie Probleme frühzeitig beheben und den Rechnungsablauf verbessern.

Von der Rechnungseingang bis zur endgültigen Zahlung vergeht oft zu viel Zeit. Das belastet den Cashflow und führt dazu, dass Skonti ungenutzt bleiben. Lange Durchlaufzeiten können außerdem Verzugsgebühren und Unzufriedenheit bei Lieferanten nach sich ziehen.
ProcessMind zeigt den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 und die genaue Dauer zwischen den einzelnen Aktivitäten. Sie erkennen Engpässe und ineffiziente Abläufe, die den Prozess verlängern. Die datengetriebenen Erkenntnisse helfen Ihnen, die Verarbeitung zu beschleunigen und das Betriebskapital zu optimieren.

Rechnungen werden häufig nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfristen bezahlt. Das belastet wichtige Lieferantenbeziehungen, kann zu Verzugsgebühren führen und lässt Ihr Unternehmen wertvolle Skonti verpassen. Auch die finanzielle Lage und der Ruf Ihres Unternehmens können darunter leiden.
ProcessMind vergleicht das Attribut „Zahlungsziel“ mit der Aktivität „Zahlung ausgeführt“ in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses in Microsoft Dynamics 365. Die Analyse zeigt Muster bei verspäteten Zahlungen und Fälle, in denen Zahlungsbedingungen nicht eingehalten werden. So können Sie die Compliance sichern und Ihren Cashflow besser steuern.

Viele Rechnungen werden während der Freigabe abgelehnt, weil Daten fehlerhaft oder unvollständig sind oder Richtlinien nicht eingehalten werden. Das verursacht erhebliche Nacharbeit für die Kreditorenbuchhaltung und verzögert wichtige Lieferantenzahlungen.
ProcessMind analysiert Ereignisse wie „Rechnung abgelehnt“ in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. Die Analyse zeigt häufige Ablehnungsgründe und die Stellen im Workflow von Microsoft Dynamics 365, an denen sie auftreten. So können Sie die Ursachen beheben, künftige Ablehnungen deutlich reduzieren und die Prozesseffizienz verbessern.

Uneinheitliche oder fehlerhafte Kontierungen im Hauptbuch und Verzögerungen bei der Rechnungsbuchung können zu ungenauer Finanzberichterstattung, aufwendigen Abstimmungen und längeren Monatsabschlüssen führen. Dadurch leidet die Integrität der Finanzdaten.
ProcessMind untersucht die Aktivitäten „Rechnung kontiert“ und „Rechnung gebucht“ und setzt sie mit Attributen wie „Hauptbuchkonto“ in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses in Microsoft Dynamics 365 in Beziehung. So werden Abweichungen und Kontierungsfehler sichtbar. Die Buchung lässt sich dadurch vereinfachen und die Genauigkeit der Finanzdaten verbessern.

Rechnungen werden aus verschiedenen Gründen häufig für Zahlungen gesperrt. Ihre Prüfung und Freigabe erfordern manuelle Eingriffe. Das stört Zahlungspläne, erhöht den Verwaltungsaufwand und kann zu verspäteten Zahlungen führen.
ProcessMind verfolgt die Ereignisse „Zahlungssperre gesetzt“ und „Zahlungssperre aufgehoben“ in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses und analysiert die zugehörigen Attribute wie „Grund der Zahlungssperre“ in Microsoft Dynamics 365. So erkennen Sie wiederkehrende Sperrgründe und Engpässe bei der Aufhebung und können ihnen gezielt vorbeugen.

Beteiligten fehlt häufig der aktuelle und genaue Überblick darüber, wo sich Rechnungen im Purchase-to-Pay-Prozess befinden. Das führt zu häufigen Rückfragen und Frustration im Unternehmen. Zudem lassen sich Zahlungsausgänge nur schwer vorhersagen und die Erwartungen von Lieferanten kaum steuern.
ProcessMind visualisiert den gesamten Weg jeder Rechnung durch die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess in Microsoft Dynamics 365, vom „Rechnung eingegangen“ bis zur „Zahlung ausgeführt“. Die aktuelle Übersicht über den Status hilft Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Abstimmung zwischen den Abteilungen zu verbessern.

Rechnungen umgehen häufig die vorgesehenen Freigabewege oder folgen nicht dokumentierten Abläufen. Das birgt erhebliche Compliance-Risiken, erschwert Audits und schwächt die zentrale Kontrolle über Ausgaben und die Einhaltung von Prozessen.
ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlichen Wege, die Rechnungen bei den Aktivitäten „Rechnung zur Freigabe gesendet“ und „Rechnung freigegeben“ in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses in Microsoft Dynamics 365 nehmen. Die Analyse macht Abweichungen von dokumentierten Prozessen sichtbar. So können Sie die Compliance sichern und Prozesse standardisieren.

Wenn beim Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Wareneingängen Abweichungen auftreten, dauert ihre Klärung oft zu lange. Dadurch verzögert sich die Rechnungsverarbeitung unnötig und Lieferantenzahlungen gehen später ein.
ProcessMind misst die Zeit zwischen den Aktivitäten „Rechnung mit Bestellung abgeglichen“ und „Abweichung beim Abgleich bearbeitet“ in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses in Microsoft Dynamics 365. Die Analyse zeigt, welche Schritte oder Teams für lange Klärungszeiten verantwortlich sind. So können Sie das Abweichungsmanagement gezielt verbessern.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Engpässe bei der Rechnungsfreigabe verzögern Zahlungen erheblich. Mögliche Folgen sind Verzugsgebühren und belastete Lieferantenbeziehungen. Schnellere Freigaben verbessern das Betriebskapitalmanagement und stärken das Vertrauen in Ihre Finanzprozesse. Wenn Unternehmen diesen wichtigen Schritt im Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung vereinfachen, profitieren sie von deutlichen betrieblichen Verbesserungen und Kosteneinsparungen. ProcessMind zeigt die Freigabe-Workflows in Microsoft Dynamics 365 detailliert und ermittelt genau, an welchen Stellen Verzögerungen entstehen und welche Freigebenden langsam arbeiten. Die Analyse misst die durchschnittlichen Freigabezeiten und macht Abweichungen von optimalen Abläufen sichtbar. So können Sie gezielt eingreifen und die Durchlaufzeiten um 20-30% senken. Das ermöglicht schnellere Zahlungen und verbessert den Cashflow.

Manuelle Dateneingaben sind eine wesentliche Fehlerquelle in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. Fehler führen zu Nacharbeit, Zahlungsverzögerungen und Problemen beim Abgleich. Wenn Sie sie vermeiden, sind die Daten von Anfang an korrekt. Das verhindert Folgeprobleme und verbessert die Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung. So steigen Effizienz und Compliance in Microsoft Dynamics 365. ProcessMind zeigt, wo und wie bei der Rechnungsverarbeitung manuelle Fehler auftreten, und setzt sie mit bestimmten Aktivitäten oder Benutzergruppen in Beziehung. Die Analyse der Event Logs macht Muster sichtbar, die zu Ungenauigkeiten führen. So können Sie Automatisierungs- und Validierungsschritte einführen. Dadurch lässt sich der Nacharbeitsaufwand um 15-25% senken und die Datenqualität insgesamt verbessern.

Häufige Abweichungen beim Abgleich, insbesondere beim Drei-Wege-Abgleich, verursachen in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses erhebliche Nacharbeit und Zahlungsverzögerungen. Wenn Sie diese Abweichungen reduzieren, wird die Prüfung einfacher und Rechnungen lassen sich korrekt mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. Das verbessert die Finanzkontrolle und beschleunigt die Zahlungsfreigabe. ProcessMind bildet den gesamten Abgleich in Microsoft Dynamics 365 ab und ermittelt die Ursachen für Abweichungen, etwa Fehler bei der Dateneingabe oder Unstimmigkeiten zwischen Bestellungen und Wareneingängen. Die Analyse zeigt, welche Aktivitäten häufig zu Abweichungen führen und wie sie sich auf Durchlaufzeit und Kosten auswirken. ProcessMind kann dazu beitragen, Ausnahmen beim Abgleich um 10-20% zu reduzieren und die Verarbeitung zu vereinfachen.

Lange Durchlaufzeiten bei der Rechnungsverarbeitung erhöhen die Betriebskosten, lassen Skonti ungenutzt und steigern das Risiko verspäteter Zahlungen. Eine kürzere Durchlaufzeit im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung ist entscheidend für mehr Effizienz, ein optimiertes Betriebskapital und pünktliche Finanzabläufe. Dieses Ziel betrifft den gesamten P2P-Prozess. ProcessMind zeigt den gesamten Lebenszyklus jeder Rechnung in Microsoft Dynamics 365, vom Eingang bis zur Zahlung. Die Analyse ermittelt die längsten Abläufe, Engpässe und Nacharbeitsschleifen, die den Prozess verlängern. Durch die Auswertung von Aktivitätsdauern und Übergaben kann die gesamte Verarbeitungszeit um 15-20% sinken. So setzen Sie Ihre Ressourcen effizienter ein.

Werden Zahlungsbedingungen nicht eingehalten, kann das Lieferantenbeziehungen belasten, Verzugsgebühren verursachen und dem Ruf eines Unternehmens schaden. Wenn Sie Rechnungen gemäß den vereinbarten Bedingungen pünktlich bezahlen, stärken Sie das Vertrauen und können künftig bessere Zahlungsbedingungen aushandeln. Das ist wichtig für eine solide Finanzlage in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind analysiert den gesamten Weg jeder Rechnung und zeigt in Microsoft Dynamics 365, wann Zahlungsziele überschritten werden oder eine Überschreitung droht. Die Analyse ermittelt Verzögerungen und Aktivitäten vor verspäteten Zahlungen, etwa lange Freigaben oder Zahlungssperren. So können Unternehmen den Anteil pünktlicher Zahlungen um 10-15% erhöhen und unnötige Gebühren vermeiden.

Ein hoher Anteil abgelehnter Rechnungen weist auf grundlegende Probleme in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses hin. Die Folgen sind Nacharbeit, Verzögerungen und Frustration bei internen Teams und Lieferanten. Eine niedrigere Ablehnungsquote steht für einen genaueren und effizienteren Prozess und verringert den Verwaltungsaufwand für erneute Einreichungen. ProcessMind zeigt häufige Gründe und Prozessschritte auf, die in Microsoft Dynamics 365 zu Rechnungsablehnungen führen. Die Analyse ermittelt Muster bei bestimmten Lieferanten, Abteilungen oder Freigabestufen. Wenn Sie die Ursachen kennen, können Sie die Ablehnungsquote um 5-10% senken und die anfängliche Verarbeitung vereinfachen.

Ineffiziente Rechnungskontierung und Buchungen im Hauptbuch können zu fehlerhaften Finanzdaten, verspäteter Berichterstattung und Compliance-Risiken führen. Wenn Sie diese Schritte optimieren, werden Ausgaben korrekt zugeordnet und zeitnah im Hauptbuch erfasst. Das ist entscheidend für genaue Finanzanalysen und fundierte Entscheidungen in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind bildet den gesamten Ablauf von Kontierung und Buchung in Microsoft Dynamics 365 ab und zeigt, wo häufig Verzögerungen oder Fehler auftreten. Die Analyse macht ineffiziente Weiterleitungen, unnötige Prüfschritte und uneinheitliche Kontierungsregeln sichtbar. Auf dieser Grundlage können Sie den Prozess neu gestalten, den Aufwand um 10% senken und die Genauigkeit verbessern.

Häufige Zahlungssperren weisen auf grundlegende Probleme im Workflow der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses hin. Sie verhindern pünktliche Zahlungen und können Verzögerungen und Gebühren verursachen. Wenn Sie die Zahl der Sperren verringern, vereinfachen Sie den Zahlungsprozess und stärken die Lieferantenbeziehungen. ProcessMind zeigt, wann und warum in Microsoft Dynamics 365 Zahlungssperren gesetzt werden, und setzt sie mit vorhergehenden Aktivitäten oder Datenabweichungen in Beziehung. Die Analyse ermittelt die Dauer der Sperren und den Ablauf ihrer Aufhebung. So können Unternehmen die Ursachen frühzeitig beheben, die Zahl der Zahlungssperren um 15-25% senken und Zahlungen beschleunigen.

Fehlt der Überblick über den Rechnungsstatus, entsteht Unsicherheit. Rückfragen häufen sich und Zahlungen lassen sich nur schwer vorausschauend steuern. Ein aktueller Überblick über Rechnungen versorgt Beteiligte mit sofortigen Statusinformationen. Das erleichtert Prognosen, beschleunigt die Klärung von Problemen und verbessert Entscheidungen im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess der Rechnungsverarbeitung. ProcessMind bildet den gesamten Weg jeder Rechnung in Microsoft Dynamics 365 ab. Sie sehen sofort den aktuellen Status, ausstehende Aktivitäten und mögliche Verzögerungen. Dank dieser Transparenz können Teams Rechnungen vorausschauend verfolgen, Rückfragen zum Status um 20% reduzieren und die Abstimmung zwischen Beteiligten verbessern.

Uneinheitliche Freigabe-Workflows führen zu Unklarheiten, Verzögerungen und Compliance-Risiken, insbesondere wenn Abweichungen auftreten. Standardisierte Freigabewege sorgen dafür, dass alle Rechnungen einen vorhersehbaren, effizienten und regelkonformen Ablauf durchlaufen. Das verringert Schwankungen bei der Verarbeitung und stärkt die internen Kontrollen in der Rechnungsverarbeitung des Purchase-to-Pay-Prozesses. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlichen Freigabewege von Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 und macht häufige Abweichungen von den vorgesehenen Abläufen sichtbar. Die Analyse beziffert die Auswirkungen dieser Abweichungen auf Durchlaufzeiten und Ressourceneinsatz. Durch die Visualisierung der Abläufe unterstützt ProcessMind die Standardisierung der Freigabewege. So lässt sich die Prozesseinhaltung um 10-15% verbessern und die Vorhersehbarkeit erhöhen.

Verzögerungen bei der Klärung von Abweichungen beim Drei-Wege-Abgleich sind ein wesentlicher Engpass. Sie verhindern, dass Rechnungen zur Zahlung verarbeitet werden. Eine schnellere Klärung ist entscheidend für eine effiziente Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess. So vermeiden Sie verspätete Zahlungen und verringern den Aufwand für die Bearbeitung von Ausnahmen. ProcessMind zeigt genau, wo Abweichungen beim Drei-Wege-Abgleich auftreten, und verfolgt den gesamten Klärungsprozess in Microsoft Dynamics 365. Die Analyse ermittelt die durchschnittliche Klärungsdauer und zeigt, welche Aktivitäten oder Verantwortlichen Verzögerungen verursachen. So lässt sich die Klärungszeit um 15-20% senken und die Rechnungsverarbeitung insgesamt beschleunigen.

Der Verbesserungsprozess in 6 Schritten für die Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess

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Laden Sie das Template herunter
2

Exportieren Sie Ihre Daten
3

Ihren Datensatz hochladen
4

Ihren Prozess analysieren
5

Verbesserungen umsetzen
6

Ihren Prozess überwachen
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Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für Rechnungsverarbeitungsdaten aus Microsoft Dynamics 365 herunter. So entspricht Ihre Datenstruktur dem Analysemodell von ProcessMind.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Mit der richtigen Datenstruktur von Anfang an vermeiden Sie Fehler und beschleunigen Ihre Analyse. So schaffen Sie eine solide Grundlage für genaue Erkenntnisse zu Rechnungs-Workflows.

Erwartetes Ergebnis

Ein strukturiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren Rechnungsverarbeitungsdaten aus Microsoft Dynamics 365 befüllen können.

IHRE ERKENNTNISSE

So läuft die Rechnungsverarbeitung in Dynamics 365 tatsächlich ab

ProcessMind zeigt Ihnen, welchen Weg Ihre Rechnungen in Dynamics 365 tatsächlich nehmen und an welchen Stellen Ineffizienzen entstehen. Visualisierungen und datengetriebene Erkenntnisse helfen Ihnen, jeden Prozessschritt zu optimieren.
  • Tatsächliche Wege der Rechnungsverarbeitung visualisieren.
  • Engpässe ermitteln, die Zahlungsverzögerungen verursachen.
  • Compliance-Risiken in Rechnungs-Workflows erkennen.
  • Auswirkungen von Prozessverbesserungen quantifizieren.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Messbare Verbesserungen bei der Rechnungsverarbeitung

Diese Ergebnisse zeigen, wie Unternehmen durch die Optimierung ihrer Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess Effizienz steigern und Kosten senken. Process Mining mit Daten aus Microsoft Dynamics 365 liefert wichtige Erkenntnisse, mit denen Unternehmen Engpässe erkennen und beheben können, um ihre Abläufe zu verbessern.

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Schnellere Rechnungsverarbeitung

Durchschnittliche Verkürzung der Gesamtdurchlaufzeit

Process Mining erkennt Engpässe und Nacharbeit. Dadurch können Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung deutlich schneller verarbeitet werden. Das steigert die betriebliche Effizienz und verbessert den Cashflow.
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Weniger Fehler

Weniger abgelehnte Rechnungen und Abweichungen

Wenn Unternehmen die Ursachen für Ablehnungen und Abgleichsprobleme ermitteln, können sie gezielte Verbesserungen an der Datenqualität und den Prozessschritten umsetzen. Das verringert manuelle Eingriffe und kostspielige Nacharbeit.
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Geringere Verarbeitungskosten

Kostensenkung pro Rechnung

Ein optimierter Rechnungsprozess, weniger Nacharbeit und eine bessere Automatisierung senken direkt die durchschnittlichen Kosten für die Verarbeitung jeder Rechnung.
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Mehr pünktliche Zahlungen

Zahlungsbedingungen werden besser eingehalten

Wenn Unternehmen Verzögerungen im Zahlungsprozess erkennen und beheben, werden mehr Rechnungen fristgerecht oder vor dem Fälligkeitsdatum bezahlt. Das stärkt die Beziehungen zu Lieferanten und vermeidet Verzugsgebühren.
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Schnellere Freigabezyklen

Kürzere Freigabezeiten für Rechnungen

Process Mining macht Engpässe und Abweichungen in Freigabe-Workflows sichtbar. Unternehmen können ihre Prozesse dadurch standardisieren und Rechnungen schneller freigeben.

Die Ergebnisse hängen von der Prozesskomplexität, der Datenqualität und den konkreten Unternehmenszielen ab. Die Angaben zeigen typische Verbesserungen aus unterschiedlichen Implementierungen.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten. Ergänzen Sie die Daten bei Bedarf für detailliertere Erkenntnisse.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Die eindeutige Kennung jeder Lieferantenrechnung. Sie dient als primäre Case-ID, um den gesamten Prozessverlauf nachzuverfolgen.

Warum das wichtig ist

Diese wichtige Case-ID verknüpft alle zugehörigen Ereignisse und ermöglicht die Analyse des gesamten Verlaufs jeder einzelnen Rechnung.

Der Name des konkreten Geschäftsvorgangs oder der Aufgabe, die zu einem bestimmten Zeitpunkt im Rechnungsverarbeitungsprozess stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut definiert die Schritte in der Prozesslandkarte. So lässt sich der Prozessablauf visualisieren und der Übergang zwischen verschiedenen Aktivitäten analysieren.

Der genaue Timestamp, der angibt, wann eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis stattgefunden hat.

Warum das wichtig ist

Dieser Timestamp ist entscheidend, um Ereignisse zu ordnen, Zykluszeiten und Zeiträume zu berechnen und Prozessengpässe zu erkennen.

Eindeutige Kennung des Lieferanten, der die Rechnung eingereicht hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht Filterung und Ursachenanalyse nach Lieferant, um Leistungsprobleme oder Muster bei bestimmten Lieferanten zu erkennen.

Kennung der Bestellung (PO), auf die sich die Rechnung bezieht.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Rechnungen mit Bestellbezug von Rechnungen ohne Bestellbezug unterscheiden. Das ist ein wesentlicher Grund für Prozessabweichungen und entscheidend für die Analyse des Abgleichs.

Der Gesamtbetrag der Rechnung.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht Analysen nach Rechnungswert. So können Verbesserungsmaßnahmen auf Rechnungen mit hohem Wert ausgerichtet und Kostentreiber untersucht werden.

Benutzer-ID oder Name der Person, die die Aktivität ausgeführt hat.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die Analyse von Leistung und Arbeitsaufkommen nach Benutzer oder Team und hilft, den Automatisierungsgrad sowie Ursachen für Nacharbeit zu erkennen.

Aktueller Status der Rechnung zum Zeitpunkt der Datenextraktion.

Warum das wichtig ist

Zeigt den aktuellen Status aller Rechnungen an und ist damit wichtig für die operative Überwachung, die Steuerung des Arbeitsaufkommens und das Erkennen aktueller Engpässe.

Datum, bis zu dem die Rechnung gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen bezahlt werden soll.

Warum das wichtig ist

Dient als Maßstab für die Pünktlichkeit von Zahlungen und ist eine wichtige KPI für die finanzielle Gesundheit und die Lieferantenbeziehungen.

Der genaue Timestamp, zu dem eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis abgeschlossen wurde.

Warum das wichtig ist

Ermöglicht die direkte Berechnung der Verarbeitungszeiten einzelner Aktivitäten. Das ist grundlegend, um die zeitaufwendigsten Prozessschritte zu erkennen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Zu Beginn wird eine Rechnung im System erfasst. Dabei entsteht ein Platzhalterdatensatz, bevor die vollständigen Angaben verarbeitet werden. Die Aktivität wird erfasst, wenn ein neuer Datensatz im Journal für das Lieferantenrechnungsregister angelegt wird.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den offiziellen Beginn der Rechnungsverarbeitung. Die Zeit ab diesem Punkt zeigt die gesamte Verarbeitungsdauer und macht Verzögerungen in frühen Prozessphasen sichtbar.

Diese Aktivität bezeichnet den erfolgreichen Abschluss des Abgleichs, bei dem die Rechnungsdaten mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmen. Das Ereignis wird abgeleitet, wenn der Abgleichsstatus der Rechnung auf „Bestanden“ gesetzt wird.

Warum das wichtig ist

Ein erfolgreicher Abgleich ist ein wichtiger Meilenstein bei Rechnungen mit Bestellbezug. Er bestätigt die Richtigkeit der Forderung vor der Zahlung und ist entscheidend, um die Effizienz und den Automatisierungsgrad des Abgleichs zu verfolgen.

Diese Aktivität markiert die formelle Einreichung einer Rechnung in einen Workflow zur Prüfung und Freigabe. Die Workflow-Engine von Dynamics 365 protokolliert dieses Einreichungsereignis ausdrücklich.

Warum das wichtig ist

Dieser Zeitpunkt bildet den Ausgangspunkt für die Messung des gesamten Freigabezyklus. Er zeigt, wie lange Rechnungen warten, bevor die Freigabe überhaupt beginnt, und dient als Auslöser für Kennzahlen zur Freigabe.

Diese Aktivität bezeichnet die endgültige, erfolgreiche Freigabe der Rechnung im Workflow. Damit ist sie zur Buchung und Zahlung berechtigt. Die Workflow-Engine protokolliert dieses Ereignis ausdrücklich nach Abschluss des Workflows.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein schließt den Freigabeprozess ab. Die Zeit zwischen „Rechnung zur Freigabe eingereicht“ und diesem Ereignis ist eine wichtige Kennzahl für die Effizienz der Freigabe und hilft, Engpässe zu erkennen.

Bei diesem formellen Buchungsvorgang wird die freigegebene Rechnung im Hauptbuch erfasst und eine Verbindlichkeit angelegt. Das System protokolliert dieses Transaktionsereignis ausdrücklich.

Warum das wichtig ist

Die Buchung ist der letzte Schritt vor der Zahlung und ein wichtiger Kontrollpunkt im Finanzwesen. Die Zeit zwischen „Rechnung freigegeben“ und „Rechnung gebucht“ zeigt, wie effizient die abschließenden Buchungsschritte ablaufen.

Dies ist die letzte Aktivität. Sie bezeichnet die Buchung des Zahlungsjournals, durch die die Zahlung erstellt und die Rechnung ausgeglichen wird. Dieses explizite Transaktionsereignis schließt den Rechnungsprozess ab.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität markiert den erfolgreichen Abschluss des Rechnungszahlungsprozesses. Sie bildet die Grundlage für die Messung der „Pünktlichkeitsquote bei Zahlungen“ und der gesamten Durchlaufzeit.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining nutzt die vorhandenen Event-Log-Daten aus Microsoft Dynamics 365, um den tatsächlichen Ablauf Ihrer Rechnungsverarbeitung zu visualisieren und zu analysieren. Dabei werden Engpässe, Abweichungen und Ineffizienzen sichtbar, die in herkömmlichen Berichten möglicherweise nicht auffallen. Dieser objektive, datengetriebene Ansatz zeigt Ihnen, wie der Prozess tatsächlich abläuft.

Process Mining analysiert Event Logs aus Dynamics 365 und rekonstruiert jeden Schritt einer Rechnung, vom Eingang bis zur Zahlung. Dabei werden häufige Probleme wie Engpässe bei Freigaben, übermäßige manuelle Eingriffe und Abweichungen von standardisierten Workflows sichtbar. Diese detaillierte Transparenz hilft, die Ursachen von Verzögerungen und Fehlern zu ermitteln.

In der Regel benötigen Sie Event-Log-Daten zur Rechnungsverarbeitung. Dazu gehören die Rechnungsnummer als Case-ID, Aktivitätsnamen und Timestamps für jeden Vorgang. Relevante Tabellen enthalten häufig Daten zur Rechnungserstellung, Freigabe, zum Abgleich, zur Buchung und zur Zahlung. Auch Felder wie Benutzer-IDs und Statusangaben sind hilfreich.

Sie können Freigabezyklen für Rechnungen beschleunigen, manuelle Eingabefehler verringern und die gesamte Verarbeitungszeit deutlich verkürzen. Viele Unternehmen verbessern dadurch die Einhaltung von Zahlungsbedingungen und senken die Ablehnungsquote von Rechnungen. Außerdem erhalten sie einen besseren Überblick über den aktuellen Rechnungsstatus.

Die Ersteinrichtung und der Datenexport aus Microsoft Dynamics 365 dauern in der Regel einige Wochen. Wie lange es genau dauert, hängt von der Verfügbarkeit und Komplexität der Daten ab. Nach dem Laden der Daten sind erste Erkenntnisse und Prozessvisualisierungen oft schon nach wenigen Tagen verfügbar. Eine detailliertere Analyse und konkrete Empfehlungen folgen kurz darauf.

Grundkenntnisse der Datenstrukturen in Dynamics 365 sind hilfreich. Viele Process-Mining-Tools bieten jedoch Konnektoren oder Anleitungen für den Datenexport. Ihr IT-Team kann die relevanten Tabellen und Felder ermitteln und die benötigten Event Logs exportieren. Fortgeschrittene Programmierkenntnisse sind in der Regel nicht erforderlich.

Ja. Mit Process Mining können Sie Compliance-Regeln für die tatsächlichen Abläufe der Rechnungsverarbeitung definieren und überwachen. Das System erkennt automatisch Fälle, in denen Zahlungsbedingungen verletzt werden oder Freigabe-Workflows von festgelegten Richtlinien abweichen. So können Sie Regelverstöße frühzeitig angehen.

Die meisten Lösungen werden in der Cloud betrieben. Sie benötigen einen Internetzugang und Berechtigungen für den Zugriff auf Ihre Dynamics-365-Datenquelle, häufig über APIs oder einen direkten Datenbankzugriff für den Datenexport. Für On-Premises-Lösungen ist eine Serverinfrastruktur erforderlich. Anforderungen an Datenspeicher und Rechenleistung hängen von der jeweiligen Lösung und dem Datenvolumen ab.

Process-Mining-Tools sind in der Regel nicht im transaktionalen Sinn in Dynamics 365 integriert. Sie stellen jedoch eine Verbindung zu Dynamics 365 her, um die benötigten Event-Log-Daten zu exportieren. Dadurch lassen sich Daten automatisch aktualisieren, sodass Ihre Prozesserkenntnisse stets auf aktuellen Betriebsdaten beruhen.

Process Mining zeigt, an welchen Stellen häufig manuelle Eingriffe erforderlich sind und wo Rechnungen aufgrund von Problemen beim Abgleich liegen bleiben. Anhand dieser Schwachstellen können Sie Automatisierungsmöglichkeiten erkennen, die Stammdatenqualität verbessern und Abgleichsregeln anpassen. So lassen sich Fehler und manueller Aufwand verringern.

Optimieren Sie noch heute Ihre Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess

Decken Sie Ineffizienzen auf und verkürzen Sie die Durchlaufzeit von Rechnungen um mindestens 30 %.

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