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Améliorez votre processus achats-paiements, traitement des factures

Optimisez le traitement des factures dans Dynamics 365 : guide en 6 étapes.
Améliorez votre processus achats-paiements, traitement des factures
Traitement des factures dans Purchase to Pay
Microsoft Dynamics 365

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
Défis(11)Objectifs(11)6 étapesAperçuRésultatsDonnéesFAQ(5)

Accélérez les paiements en optimisant le traitement des factures dans Dynamics 365

Le traitement des factures peut entraîner des retards importants, des risques de non-conformité et une perte de ressources. Notre plateforme vous aide à repérer les inefficacités qui se cachent dans vos flux de travail. Identifiez facilement les goulots d’étranglement et améliorez vos processus pour traiter les factures plus rapidement et avec davantage de précision. Vous renforcerez ainsi le contrôle financier et l’efficacité opérationnelle.

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Pourquoi optimiser le traitement des factures dans Purchase to Pay ?

Un traitement efficace des factures est essentiel au bon fonctionnement du cycle Purchase to Pay (P2P). Pour les organisations qui utilisent Microsoft Dynamics 365, gérer le parcours des factures, de leur réception à leur paiement, peut s’avérer complexe. Les inefficacités de ce processus entraînent des difficultés concrètes : hausse des coûts opérationnels, pénalités de retard, remises pour paiement anticipé manquées et relations fournisseurs fragilisées. Les interventions manuelles, les goulots d’étranglement lors des approbations et les écarts de conformité ralentissent la trésorerie, augmentent les risques et pèsent sur le fonds de roulement.

Pour optimiser le processus, il est essentiel de comprendre le parcours réellement suivi par une facture dans votre environnement Microsoft Dynamics 365, et pas seulement celui qui était prévu. Sans cette visibilité, il est presque impossible d’identifier les causes profondes des retards, comme des approbations qui s’éternisent ou des blocages de paiement répétés. Les équipes finissent alors par résoudre les problèmes au cas par cas, sans traiter les causes systémiques, et le traitement des factures dans Purchase to Pay reste inefficace.

Comment le Process Mining améliore l’analyse du traitement des factures

Le Process Mining permet d’analyser le traitement des factures dans Purchase to Pay au sein de Microsoft Dynamics 365 à partir des données. En extrayant directement les journaux d’événements de votre système, il reconstitue le parcours de chaque facture sous la forme d’une cartographie précise et objective. En utilisant le numéro de facture comme identifiant de cas, vous pouvez visualiser l’ensemble du cycle, de « Facture reçue » à « Paiement effectué », en passant par des activités comme « Facture codifiée », « Facture envoyée pour approbation » et « Écart de rapprochement traité ».

Cette analyse vous permet de dépasser les suppositions et d’examiner le déroulement réel du processus. Vous pouvez repérer les écarts par rapport au processus standard, détecter les reprises inattendues et mesurer précisément le temps consacré à chaque activité ou passé en attente de l’étape suivante. Vous obtenez ainsi une vision claire des flux d’approbation, des lacunes de conformité et des goulots d’étranglement qui ralentissent le traitement, sans quitter votre environnement Microsoft Dynamics 365.

Principaux axes d’amélioration repérés grâce au Process Mining

L’analyse du traitement des factures dans Purchase to Pay met souvent en évidence plusieurs pistes d’amélioration :

  • Optimisation des flux d’approbation : Repérez les retards cachés dans les étapes d’approbation, identifiez les approbateurs qui créent régulièrement des goulots d’étranglement et détectez les factures envoyées aux mauvais services ou aux mauvaises personnes. Ces constats vous permettent d’ajuster précisément les paramètres d’approbation dans Microsoft Dynamics 365.
  • Résolution des écarts de rapprochement : Analysez la fréquence et la durée d’activités comme « Écart de rapprochement traité ». Comprendre pourquoi et où les écarts surviennent peut vous aider à améliorer la création des bons de commande (PO), la réception des marchandises ou la saisie des données de facture, afin de réduire les rapprochements manuels.
  • Gestion des blocages de paiement : Suivez le cycle de vie des blocages de paiement, notamment « Blocage de paiement appliqué » et « Blocage de paiement levé ». Repérez les causes récurrentes et définissez des mesures pour les prévenir, afin de payer les factures à temps et sans attente inutile.
  • Possibilités d’automatisation : Repérez les étapes manuelles ou répétitives qui mobilisent beaucoup de ressources et pourraient être automatisées. L’optimisation de ces activités dans Microsoft Dynamics 365 peut réduire considérablement les délais et les coûts de traitement.

Résultats attendus de l’optimisation des processus

L’application du Process Mining au traitement des factures dans Purchase to Pay peut produire des améliorations importantes et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : Réduisez considérablement le délai moyen de traitement d’une facture, de sa réception à son paiement. Vous améliorez ainsi directement le fonds de roulement et la souplesse financière.
  • Réduction des coûts : Limitez les tâches manuelles et les reprises, et évitez les pénalités de retard pour réduire sensiblement les coûts opérationnels.
  • Amélioration de la conformité : Repérez et corrigez les écarts de processus pour respecter les politiques internes et les réglementations externes, et renforcer votre dispositif de contrôle dans Microsoft Dynamics 365.
  • Amélioration des relations fournisseurs : Des paiements plus rapides et plus précis renforcent les relations avec vos fournisseurs et peuvent vous permettre d’obtenir de meilleures conditions ou des remises.
  • Optimisation du fonds de roulement : En accélérant les paiements et en réduisant les coûts de traitement, vous libérez des capitaux pour d’autres investissements stratégiques.

Par où commencer pour améliorer le traitement de vos factures

Pour maîtriser le traitement des factures dans Purchase to Pay sur Microsoft Dynamics 365, commencez par comprendre la situation actuelle. Cette analyse détaillée, fondée sur le Process Mining, vous apporte les éléments nécessaires pour mener des améliorations ciblées et concrètes. Repérez dès aujourd’hui les goulots d’étranglement et les inefficacités cachés afin d’améliorer vos flux de traitement des factures et d’obtenir des résultats plus rapides et plus précis.

Traitement des factures dans Purchase to Pay Automatisation du traitement des factures Comptes fournisseurs Processus P2P Approbation des factures Paiements aux fournisseurs Optimisation de la trésorerie Rapprochement à trois voies Compliance Procure to Pay P2P Gestion des fournisseurs Rapprochement des factures

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les flux d’approbation, ce qui retarde considérablement les paiements, entraîne parfois des pénalités de retard et fragilise les relations fournisseurs. Le fonds de roulement et l’efficacité opérationnelle s’en ressentent, au grand dam des équipes internes comme des partenaires externes.
ProcessMind visualise tous les parcours d’approbation du cycle de traitement des factures dans Purchase to Pay et repère les approbateurs ou les étapes qui provoquent des retards dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les parcours inhabituels et fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser les approbations, accélérer le traitement des factures et veiller à la conformité.

La saisie, la vérification et le codage manuels des données de facture prennent beaucoup de temps et sont sujets aux erreurs humaines. Ils entraînent des reprises fréquentes, des problèmes de rapprochement et une hausse des coûts opérationnels, tout en ralentissant l’ensemble du cycle de traitement des factures dans Purchase to Pay.
ProcessMind cartographie l’activité « Données de facture saisies » et les étapes suivantes dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme mesure le travail manuel et repère les principales sources d’erreurs. Elle met en évidence les possibilités d’automatisation et d’amélioration de l’intégrité des données, ce qui accroît l’efficacité du traitement des factures et réduit les erreurs coûteuses.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises peuvent bloquer les factures indéfiniment et nécessiter de longues recherches et corrections manuelles. Ils retardent les paiements, alourdissent les tâches administratives et peuvent entraîner des problèmes de conformité dans votre processus P2P.
ProcessMind analyse les activités « Facture rapprochée avec le bon de commande » et « Écart de rapprochement traité » dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay, afin d’identifier les causes profondes des écarts dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme repère les fournisseurs, les services ou les étapes du processus concernés, pour vous aider à résoudre les problèmes en amont et à améliorer le traitement des factures.

Le délai entre la réception d’une facture et son paiement est souvent trop long. Cela peut créer des problèmes de trésorerie et faire perdre des remises pour paiement anticipé. Un cycle prolongé peut également entraîner des pénalités de retard et mécontenter les fournisseurs.
ProcessMind offre une vue de bout en bout du cycle de traitement des factures dans Purchase to Pay sur Microsoft Dynamics 365 et indique la durée exacte de chaque intervalle entre les activités. La plateforme repère les goulots d’étranglement et les séquences inefficaces qui allongent le cycle, et fournit des analyses fondées sur les données pour accélérer le traitement et optimiser le fonds de roulement.

Les factures sont souvent payées après la date prévue par les conditions convenues. Cela nuit aux relations avec les fournisseurs, peut entraîner des pénalités et prive votre organisation de remises intéressantes pour paiement anticipé. La santé financière et la réputation de l’entreprise en pâtissent.
Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind compare la « Date d’échéance du paiement » à l’activité « Paiement effectué » dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay. La plateforme repère les retards récurrents et signale les cas où les conditions de paiement ne sont pas respectées, afin de vous aider à veiller à la conformité et à mieux gérer la trésorerie.

De nombreuses factures sont rejetées lors de l’approbation en raison de données incorrectes, d’informations manquantes ou du non-respect des règles. Les équipes des comptes fournisseurs doivent alors effectuer de nombreuses reprises, ce qui retarde des paiements importants aux fournisseurs.
ProcessMind analyse les événements « Facture rejetée » dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay. La plateforme repère les motifs de rejet les plus fréquents et les étapes du flux de travail Microsoft Dynamics 365 où ils surviennent. Ces constats vous aident à traiter les causes profondes, à réduire les rejets et à améliorer l’efficacité du processus.

Un codage incohérent ou incorrect des comptes du grand livre, ainsi que des retards dans la comptabilisation des factures, peuvent fausser les rapports financiers, compliquer les rapprochements et retarder les clôtures mensuelles. L’intégrité des données financières est alors compromise.
ProcessMind examine les activités « Facture codifiée » et « Facture comptabilisée » et les met en relation avec les attributs « Compte du grand livre » dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay sur Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les variations et les erreurs de codage, et aide à optimiser la comptabilisation pour améliorer la précision financière.

Les factures sont souvent bloquées pour diverses raisons, ce qui nécessite une intervention manuelle pour examiner la situation et lever le blocage. Ces blocages perturbent les échéanciers de paiement, alourdissent les tâches administratives et peuvent entraîner des retards.
ProcessMind suit les événements « Blocage de paiement appliqué » et « Blocage de paiement levé » dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay, puis analyse les attributs « Motif du blocage de paiement » dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme repère les motifs récurrents et les goulots d’étranglement lors de la levée des blocages, afin de vous aider à agir en amont.

Les parties prenantes ne savent souvent pas précisément où en sont les factures ni où elles se trouvent dans le processus Purchase to Pay. Cela entraîne de nombreuses demandes de renseignements, des frustrations en interne et des difficultés à prévoir les sorties de trésorerie ou à gérer les attentes des fournisseurs.
ProcessMind visualise le parcours de chaque facture dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay sur Microsoft Dynamics 365, de « Facture reçue » à « Paiement effectué ». La plateforme donne une vue claire et à jour de l’état des factures, ce qui permet d’anticiper les problèmes et d’améliorer la communication entre les services.

Les factures contournent souvent les circuits d’approbation habituels ou suivent des parcours ponctuels qui ne sont pas documentés. Cela crée des risques importants de non-conformité, complique les audits et réduit le contrôle centralisé des dépenses et du respect des processus.
ProcessMind découvre automatiquement tous les parcours réellement suivis par les factures lors des activités « Facture envoyée pour approbation » et « Facture approuvée » dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay sur Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux processus documentés, afin de vous aider à faire respecter les règles et à standardiser les processus.

Lorsqu’un écart survient entre une facture, un bon de commande et une réception de marchandises, sa résolution prend souvent trop de temps. Cela retarde inutilement le traitement des factures et empêche de payer les fournisseurs à temps.
ProcessMind mesure le délai entre les activités « Facture rapprochée avec le bon de commande » et « Écart de rapprochement traité » dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay sur Microsoft Dynamics 365. La plateforme repère les étapes ou les équipes responsables des délais de résolution, afin de vous aider à améliorer la gestion des écarts de façon ciblée.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les goulots d’étranglement lors de l’approbation des factures retardent considérablement les paiements, ce qui peut entraîner des pénalités de retard et fragiliser les relations fournisseurs. Des approbations plus rapides améliorent la gestion du fonds de roulement et renforcent la confiance des partenaires. En optimisant cette étape essentielle du traitement des factures dans Purchase to Pay, les organisations peuvent réduire leurs coûts et améliorer leurs opérations. ProcessMind donne une visibilité détaillée sur les flux d’approbation dans Microsoft Dynamics 365 et repère précisément les points de blocage et les approbateurs qui prennent le plus de temps. La plateforme mesure les délais moyens d’approbation et met en évidence les écarts par rapport aux parcours optimaux. Vous pouvez ainsi intervenir de façon ciblée pour réduire les temps de cycle de 20 à 30 %, accélérer les paiements et améliorer la trésorerie.

Dans le traitement des factures de Purchase to Pay, la saisie manuelle est une source majeure d’erreurs, de reprises, de retards de paiement et de problèmes de rapprochement. Éliminer ces erreurs dès le départ garantit l’exactitude des données, prévient les problèmes en aval et améliore la fiabilité des rapports financiers. Cela contribue directement à l’efficacité et à la conformité dans Microsoft Dynamics 365. ProcessMind repère où et comment les erreurs manuelles surviennent dans le flux de traitement des factures et les met en relation avec des activités ou des groupes d’utilisateurs précis. L’analyse des journaux d’événements révèle les tendances à l’origine des inexactitudes et aide à mettre en place des étapes d’automatisation et de validation. Vous pouvez ainsi réduire les reprises de 15 à 25 % et améliorer la qualité globale des données.

Les écarts fréquents lors du rapprochement, notamment dans les scénarios de rapprochement à trois voies, entraînent de nombreuses reprises et des retards de paiement dans le traitement des factures de Purchase to Pay. Les réduire simplifie la vérification et permet de faire correspondre correctement les factures aux bons de commande et aux réceptions de marchandises. Le contrôle financier s’en trouve renforcé et les factures sont prêtes à être payées plus rapidement. ProcessMind cartographie l’ensemble du processus de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 et repère les causes profondes des écarts, comme les erreurs de saisie ou les incohérences entre les bons de commande et les réceptions de marchandises. La plateforme identifie les activités qui entraînent souvent des écarts et mesure leurs effets sur le temps de cycle et les coûts. ProcessMind peut contribuer à réduire les exceptions de rapprochement de 10 à 20 % et à simplifier le traitement.

Des temps de cycle trop longs pour le traitement des factures augmentent les coûts opérationnels, font perdre des remises pour paiement anticipé et accroissent le risque de retard de paiement. Réduire le cycle de traitement des factures de bout en bout dans Purchase to Pay est essentiel pour gagner en efficacité, optimiser le fonds de roulement et assurer le bon déroulement des opérations financières. Cet objectif concerne l’ensemble du processus P2P. ProcessMind offre une vue complète du cycle de vie des factures dans Microsoft Dynamics 365, de leur réception à leur paiement. La plateforme repère les parcours les plus longs, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise qui allongent les temps de cycle. L’analyse de la durée des activités et des transferts de responsabilité peut contribuer à réduire le temps total de traitement de 15 à 20 % et à mieux répartir les ressources.

Le non-respect des conditions de paiement peut nuire aux relations fournisseurs, entraîner des pénalités de retard et ternir la réputation de l’entreprise. Les respecter permet de payer les factures à temps, conformément aux accords, de renforcer la confiance et, éventuellement, d’obtenir de meilleures conditions à l’avenir. C’est essentiel à la santé financière du processus de traitement des factures dans Purchase to Pay. ProcessMind analyse l’ensemble du parcours des factures et repère, dans Microsoft Dynamics 365, les échéances de paiement dépassées ou sur le point de l’être. La plateforme identifie les retards ou les activités qui précèdent les paiements non conformes, comme les approbations prolongées ou les blocages de paiement. Les organisations peuvent ainsi améliorer de 10 à 15 % leur taux de paiement à temps et éviter des pénalités inutiles.

Un taux élevé de rejet des factures révèle des problèmes sous-jacents dans le flux de traitement des factures de Purchase to Pay. Il entraîne des reprises, des retards et de la frustration pour les équipes internes comme pour les fournisseurs. Réduire les rejets témoigne d’un processus plus fiable et plus précis, améliore l’efficacité et allège les tâches administratives liées aux nouvelles soumissions. ProcessMind vous aide à repérer les motifs de rejet les plus fréquents et les étapes où les factures échouent dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme peut détecter les tendances liées à certains fournisseurs, services ou niveaux d’approbation. En comprenant ces causes profondes, vous pouvez réduire le taux de rejet de 5 à 10 % et simplifier le traitement initial.

Un codage et une comptabilisation inefficaces des factures dans le grand livre peuvent fausser les documents financiers, retarder les rapports et créer des risques de non-conformité. L’optimisation de ces étapes garantit une affectation correcte des dépenses et une mise à jour rapide du grand livre, deux conditions essentielles à l’analyse financière et à la prise de décision dans le traitement des factures de Purchase to Pay. ProcessMind cartographie l’ensemble de la séquence de codage et de comptabilisation dans Microsoft Dynamics 365 et repère les retards et les erreurs récurrents. La plateforme peut révéler des circuits inefficaces, des étapes de vérification superflues ou une application incohérente des règles de codage. Cette analyse vous permet de repenser le processus, de réduire les efforts de 10 % et d’améliorer la précision.

Des blocages de paiement fréquents signalent des problèmes sous-jacents dans le flux de travail de traitement des factures de Purchase to Pay. Ils empêchent les paiements à temps, entraînent des retards et peuvent donner lieu à des pénalités. Réduire ces blocages simplifie le processus de paiement et contribue à préserver de bonnes relations avec les fournisseurs. ProcessMind repère quand et pourquoi les paiements sont bloqués dans Microsoft Dynamics 365 et met ces blocages en relation avec les activités précédentes ou les écarts dans les données. La plateforme analyse leur durée et le processus de levée, puis met en évidence les inefficacités. Les organisations peuvent ainsi traiter les causes profondes en amont, réduire la fréquence des blocages de 15 à 25 % et accélérer les paiements.

Sans visibilité sur l’état des factures, les équipes manquent de certitude, multiplient les demandes de renseignements et peinent à gérer les paiements de façon proactive. Une meilleure visibilité en temps réel fournit aux parties prenantes des mises à jour immédiates, facilite les prévisions, accélère la résolution des problèmes et améliore la prise de décision tout au long du cycle de traitement des factures dans Purchase to Pay. ProcessMind reconstitue le parcours complet de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme indique immédiatement son état, les activités en attente et les retards possibles. Les équipes peuvent ainsi suivre les factures de façon proactive, réduire de 20 % le temps consacré aux demandes de renseignements et améliorer la communication entre les parties prenantes.

Des flux d’approbation incohérents créent de la confusion, des retards et des risques de non-conformité, en particulier lorsque des écarts surviennent. Standardiser les circuits d’approbation permet à toutes les factures de suivre un parcours prévisible, efficace et conforme. Vous réduisez ainsi les variations de traitement et renforcez les contrôles internes dans le processus de traitement des factures de Purchase to Pay. ProcessMind découvre automatiquement tous les circuits d’approbation réellement suivis par les factures dans Microsoft Dynamics 365 et met en évidence les écarts fréquents par rapport aux processus prévus. La plateforme mesure les effets de ces variations sur le temps de cycle et la répartition des ressources. En visualisant ces parcours, vous pouvez standardiser les approbations, améliorer le respect des processus de 10 à 15 % et gagner en prévisibilité.

Le traitement tardif des écarts de rapprochement à trois voies constitue un goulot d’étranglement majeur et empêche les factures d’être préparées pour le paiement. Résoudre ces écarts rapidement est essentiel pour maintenir l’efficacité du traitement des factures dans Purchase to Pay, éviter les retards de paiement et limiter les ressources consacrées à la gestion des exceptions. ProcessMind repère précisément où surviennent les écarts de rapprochement à trois voies et suit l’ensemble de leur résolution dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme mesure le délai moyen de résolution et identifie les activités ou les personnes responsables des retards. Ces constats peuvent contribuer à réduire le délai de résolution de 15 à 20 % et à accélérer le traitement global des factures.

Les 6 étapes pour améliorer le traitement des factures dans Purchase to Pay

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données
3
Importer votre jeu de données
4
Analysez votre processus
5
Mettez en œuvre des améliorations
6
Suivez votre processus
1

Téléchargez le modèle

Que faire

Récupérez le modèle Excel préconfiguré pour les données de traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365. Il vous permet de structurer vos données conformément au format d’analyse de ProcessMind.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

En utilisant dès le départ la bonne structure de données, vous évitez les erreurs et accélérez l’analyse. Vous posez ainsi des bases solides pour obtenir des analyses précises des flux de traitement des factures.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré, prêt à recevoir vos données de traitement des factures issues de Microsoft Dynamics 365.

VOS DÉCOUVERTES

Découvrez le parcours réel de vos factures dans Dynamics 365

ProcessMind révèle le parcours réel de vos factures dans Dynamics 365 et vous montre précisément où se trouvent les inefficacités. Consultez des visualisations claires et des analyses fondées sur les données pour optimiser chaque étape.
  • Visualisez les parcours réels de traitement des factures.
  • Repérez les goulots d’étranglement qui retardent les paiements.
  • Identifiez les risques de non-conformité dans les flux de travail de traitement des factures.
  • Mesurez les effets des améliorations apportées au processus.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Des améliorations concrètes du traitement des factures

Ces résultats illustrent les gains d’efficacité et les économies que les organisations peuvent réaliser en optimisant le traitement des factures du cycle Purchase to Pay. L’analyse des données de Microsoft Dynamics 365 par Process Mining leur apporte des éléments utiles pour repérer et corriger les goulots d’étranglement et améliorer leurs opérations.

0 %
Traitement plus rapide des factures

Réduction moyenne du temps de traitement de bout en bout

Le Process Mining repère les goulots d’étranglement et les reprises, ce qui permet d’accélérer sensiblement le traitement des factures, de leur réception à leur paiement. L’efficacité opérationnelle et la trésorerie s’en trouvent améliorées.
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Moins d’erreurs

Moins de rejets et d’écarts sur les factures

En identifiant les causes profondes des rejets et des problèmes de rapprochement, les organisations peuvent améliorer de façon ciblée la qualité des données et les étapes du processus. Elles réduisent ainsi les interventions manuelles et les reprises coûteuses.
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Réduction des coûts de traitement

Réduction du coût par facture

L’optimisation du traitement des factures de bout en bout, la réduction des reprises et l’amélioration de l’automatisation diminuent directement le coût moyen de traitement de chaque facture.
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Paiements effectués dans les délais

Meilleur respect des délais de paiement

En repérant et en résolvant les retards du processus de paiement, les organisations règlent davantage de factures à la date d’échéance ou avant celle-ci. Elles renforcent ainsi leurs relations avec les fournisseurs et évitent les pénalités de retard.
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Cycles d’approbation plus courts

Réduction du temps d’approbation des factures

Le Process Mining met en évidence les goulots d’étranglement et les écarts dans les flux de travail d’approbation. Les entreprises peuvent ainsi standardiser leurs processus et réduire le temps nécessaire à l’approbation des factures.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les objectifs propres à chaque organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités essentiels, puis ajoutez-en selon vos besoins pour approfondir l’analyse.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture fournisseur, utilisé comme identifiant principal du cas pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui relie tous les événements associés et permet d’analyser le cycle de vie complet de chaque facture.

Nom de l’événement métier ou de la tâche qui s’est produit à un moment donné du traitement de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Il définit les étapes de la carte du processus, ce qui permet de visualiser son déroulement et d’analyser les transitions entre les différentes activités.

Horodatage précis indiquant quand une activité ou un événement s’est produit.

Pourquoi est-ce important ?

Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements, calculer les temps de cycle et les durées, et repérer les goulots d’étranglement du processus.

Identifiant unique du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de filtrer les données et d’analyser les causes profondes par fournisseur afin de repérer les problèmes de performance ou les tendances propres à certains fournisseurs.

Identifiant de la commande d’achat (PO) à laquelle la facture se rapporte.

Pourquoi est-ce important ?

Il distingue les factures associées à une commande d’achat des autres factures, une différence qui explique en grande partie les variations du processus et qui est essentielle à l’analyse du rapprochement.

Montant total de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les processus selon leur valeur financière, de prioriser les améliorations concernant les factures de montant élevé et de mieux comprendre les facteurs de coût.

Identifiant ou nom de la personne qui a effectué l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser les performances et la charge de travail par utilisateur ou par équipe, et aide à repérer le niveau d’automatisation ainsi que les sources de reprises.

Statut de la facture au moment de l’extraction des données.

Pourquoi est-ce important ?

Donne une vue de l’état actuel de toutes les factures, essentielle au suivi des opérations, à la gestion de la charge de travail et au repérage des goulots d’étranglement.

Date à laquelle la facture doit être payée, conformément aux conditions de paiement convenues.

Pourquoi est-ce important ?

Sert de référence pour mesurer le respect des délais de paiement, un indicateur clé de la santé financière et des relations avec les fournisseurs.

Horodatage précis indiquant la fin d’une activité ou d’un événement.

Pourquoi est-ce important ?

Permet de calculer directement la durée de traitement des activités, ce qui est essentiel pour repérer les étapes les plus longues du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette étape correspond à la première saisie d’une facture dans le système. Un enregistrement provisoire est créé avant le traitement de toutes les informations. L’activité est enregistrée lors de la création d’une nouvelle ligne dans le journal du registre des factures fournisseurs.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque le début officiel du traitement de la facture. Le temps écoulé à partir de cette étape permet de mesurer la durée totale du traitement et de repérer les retards initiaux.

Cette étape correspond à la réussite du rapprochement : les informations de la facture concordent avec celles du bon de commande et de la réception des marchandises. L’événement est déduit lorsque le statut de rapprochement de la facture passe à « Passed ».

Pourquoi est-ce important ?

Pour les factures associées à un bon de commande, la réussite du rapprochement constitue une étape importante : elle confirme la validité des frais avant le paiement. Elle est essentielle pour suivre l’efficacité du rapprochement et les taux d’automatisation.

Cette activité marque l’envoi officiel d’une facture dans un flux de travail pour examen et approbation. Le moteur de flux de travail de Dynamics 365 enregistre explicitement cet envoi.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape sert de point de départ pour mesurer l’ensemble du cycle d’approbation. Elle permet de déterminer combien de temps les factures attendent avant le début de l’approbation et déclenche les indicateurs liés à celle-ci.

Cette étape correspond à l’approbation finale de la facture dans le flux de travail, qui autorise sa comptabilisation et son paiement. Le moteur de flux de travail consigne explicitement cet événement à la fin du processus.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante clôt le processus d’approbation. Le temps écoulé entre « Facture envoyée pour approbation » et cet événement mesure l’efficacité de l’approbation et aide à repérer les goulots d’étranglement.

Il s’agit de l’opération comptable officielle par laquelle la facture approuvée est inscrite dans le grand livre, ce qui crée une dette. Cet événement transactionnel est explicitement enregistré dans le système.

Pourquoi est-ce important ?

La comptabilisation est la dernière étape avant le paiement et constitue un point de contrôle financier important. Le temps écoulé entre « Facture approuvée » et « Facture comptabilisée » mesure l’efficacité des dernières étapes comptables.

Cette dernière activité correspond à la comptabilisation du journal de paiement, qui crée le paiement et règle la facture. Cet événement transactionnel explicite clôt le cycle de traitement de la facture.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité marque la fin du processus de traitement de la facture jusqu’au paiement. Elle sert de base au calcul du « Taux de paiement dans les délais » et du temps de cycle total de bout en bout.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining s’appuie sur les données du journal d’événements de Microsoft Dynamics 365 pour visualiser et analyser le déroulement réel du traitement des factures. Il révèle les goulots d’étranglement, les écarts et les inefficacités que les rapports classiques ne montrent pas toujours. Cette approche objective, fondée sur les données, vous aide à comprendre comment le processus fonctionne réellement.

En analysant les journaux d’événements de Dynamics 365, le Process Mining reconstitue chaque étape du parcours d’une facture, de sa réception à son paiement. Il met en évidence les problèmes fréquents, comme les retards d’approbation, les interventions manuelles excessives et les écarts par rapport aux flux de travail habituels. Cette visibilité détaillée permet de cerner les causes profondes des retards et des erreurs.

Vous avez généralement besoin des données du journal d’événements liées au traitement des factures : numéro de facture servant d’identifiant de cas, noms des activités et horodatages de chaque action. Les tables pertinentes comprennent souvent celles qui suivent la création, l’approbation, le rapprochement, la comptabilisation et le paiement des factures. Des champs comme les identifiants utilisateur et les statuts sont également utiles.

Vous pouvez accélérer les cycles d’approbation, réduire les erreurs de saisie manuelle et raccourcir sensiblement le temps de cycle global du traitement. De nombreuses organisations améliorent le respect des délais de paiement et réduisent le taux de rejet des factures. Elles bénéficient aussi d’une meilleure visibilité en temps réel sur leur statut.

La configuration initiale et l’extraction des données de Microsoft Dynamics 365 prennent généralement quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois celles-ci chargées, vous pouvez souvent consulter les premières analyses et visualisations du processus en quelques jours. Des analyses plus approfondies et des recommandations concrètes suivent peu après.

Une connaissance de base des structures de données de Dynamics 365 est utile, mais de nombreux outils de Process Mining proposent des connecteurs ou des conseils pour l’extraction des données. Votre équipe informatique peut vous aider à repérer les tables et les champs pertinents, puis à exporter les journaux d’événements nécessaires. En général, aucune programmation avancée n’est requise.

Oui. Le Process Mining vous permet de définir des règles de conformité et de vérifier leur respect dans les parcours réels de traitement des factures. Il repère automatiquement les cas où les délais de paiement ne sont pas respectés ou où les flux de travail d’approbation s’écartent des politiques établies. Vous pouvez ainsi intervenir de manière préventive en cas de non-conformité.

La plupart des solutions sont hébergées dans le cloud. Elles nécessitent un accès à Internet et des autorisations pour se connecter à votre source de données Dynamics 365, souvent par API ou par accès direct à la base de données pour extraire les données. Une solution installée sur site nécessite une infrastructure serveur. Les besoins en stockage et en puissance de traitement varient selon la solution et le volume de données.

Les outils de Process Mining ne s’intègrent généralement pas à Dynamics 365 au sens transactionnel du terme, mais s’y connectent pour extraire les données nécessaires du journal d’événements. Cette connexion permet d’actualiser automatiquement les données, afin que vos analyses reposent toujours sur les informations opérationnelles les plus récentes.

Le Process Mining montre où les interventions manuelles sont fréquentes et où les factures restent bloquées en raison de problèmes de rapprochement. En visualisant ces points de friction, vous pouvez repérer les possibilités d’automatisation, améliorer la qualité des données de référence et affiner les règles de rapprochement, ce qui réduit les erreurs et les tâches manuelles.

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