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Améliorez votre processus Purchase to Pay, traitement des factures

Optimisez le traitement des factures dans Dynamics 365 : guide en 6 étapes.
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Achats au paiement, traitement des factures
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Optimisez le traitement des factures dans Dynamics 365 pour accélérer les paiements

Le traitement des factures peut entraîner des retards importants, des risques de conformité et une mobilisation inutile des ressources. Notre plateforme fournit des analyses claires pour vous aider à identifier les inefficacités cachées dans vos flux de travail. Repérez facilement les goulots d’étranglement et transformez vos processus afin d’obtenir une exécution plus rapide et plus précise. Vous renforcerez ainsi le contrôle financier et l’efficacité opérationnelle.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser Purchase to Pay - Traitement des factures ?

Un traitement efficace des factures constitue le socle d’un cycle Purchase to Pay (P2P sain. Pour les organisations qui utilisent Microsoft Dynamics 365, gérer le parcours des factures, de leur réception à leur paiement final, peut être complexe. Les inefficacités de ce processus important entraînent des difficultés concrètes : hausse des coûts opérationnels, pénalités de retard, pertes de remises pour paiement anticipé et relations tendues avec les fournisseurs. Les interventions manuelles, les goulots d’étranglement lors des approbations et les écarts de conformité ralentissent la trésorerie, augmentent fortement les risques et réduisent le fonds de roulement.

Pour optimiser efficacement le processus, il est essentiel de comprendre le véritable parcours d’une facture dans votre environnement Microsoft Dynamics 365, plutôt que le parcours prévu. Sans cette visibilité, il devient presque impossible d’identifier les causes profondes des retards, comme des délais d’approbation prolongés ou des blocages de paiement répétés. Il en résulte souvent une résolution réactive des problèmes, qui ne traite pas les difficultés systémiques et entretient un cycle d’inefficacité dans Purchase to Pay - Traitement des factures.

Comment le Process Mining améliore l’analyse du traitement des factures

Le Process Mining propose une approche fondée sur les données pour examiner et comprendre votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365. En extrayant directement les journaux d’événements de votre système, il construit une carte précise et objective du parcours de chaque facture. En utilisant le numéro de facture comme identifiant central du cas, vous pouvez visualiser l’intégralité du cycle de vie, de « Facture reçue » à « Paiement exécuté », en incluant les activités intermédiaires telles que « Facture codifiée », « Facture envoyée pour approbation » et « Écart de rapprochement traité ».

Cette perspective analytique vous permet de dépasser les suppositions et de révéler le flux réel du processus. Vous pouvez repérer les écarts par rapport au processus standard, identifier les reprises inattendues et mesurer précisément le temps consacré à chaque activité ou à l’attente de l’étape suivante. Vous obtenez ainsi une visibilité détaillée sur les flux de travail d’approbation, les lacunes de conformité et les goulots d’étranglement qui nuisent à l’efficacité du traitement, le tout dans votre environnement Microsoft Dynamics 365 existant.

Principaux domaines d’amélioration révélés par le Process Mining

L’application du Process Mining à Purchase to Pay - Traitement des factures met souvent en évidence plusieurs domaines présentant un potentiel d’amélioration :

  • Optimisation du flux de travail d’approbation : repérez les retards cachés dans les étapes d’approbation, identifiez les approbateurs qui créent régulièrement des goulots d’étranglement ou détectez les cas où les factures sont orientées vers les mauvais services ou les mauvaises personnes. Ces analyses permettent d’ajuster précisément les configurations d’approbation de Microsoft Dynamics 365.
  • Résolution des écarts de rapprochement : analysez la fréquence et la durée d’activités telles que « Écart de rapprochement traité ». Comprendre pourquoi et où les écarts apparaissent peut conduire à améliorer la création des commandes d’achat, la réception des marchandises ou la capture des données de facture afin de réduire les rapprochements manuels.
  • Gestion des blocages de paiement : suivez le cycle de vie des blocages de paiement, notamment « Blocage de paiement appliqué » et « Blocage de paiement levé ». Identifiez les motifs récurrents de ces blocages et élaborez des mesures préventives pour garantir le paiement des factures dans les délais, sans retenues inutiles.
  • Possibilités d’automatisation : identifiez les étapes manuelles ou les tâches répétitives qui mobilisent beaucoup de ressources et qui pourraient être automatisées. L’optimisation de ces activités dans Microsoft Dynamics 365 peut réduire considérablement la durée et le coût du traitement.

Résultats attendus de l’optimisation des processus

En appliquant le Process Mining à votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures, vous pouvez obtenir des améliorations importantes et mesurables :

  • Réduction du temps de cycle : diminuez sensiblement le temps moyen nécessaire au traitement d’une facture, de sa réception à son paiement. Cette amélioration agit directement sur le fonds de roulement et renforce l’agilité financière.
  • Réduction des coûts : minimisez les efforts manuels, réduisez les reprises et évitez les pénalités de retard afin de diminuer sensiblement les coûts opérationnels.
  • Amélioration de la conformité : assurez le respect des politiques internes et des réglementations externes en identifiant et en corrigeant les écarts de processus, ce qui renforce votre environnement de contrôle dans Microsoft Dynamics 365.
  • Amélioration des relations avec les fournisseurs : des paiements plus rapides et plus précis renforcent les relations avec vos fournisseurs et peuvent permettre d’obtenir de meilleures conditions de paiement ou des remises.
  • Optimisation du fonds de roulement : en accélérant les paiements de factures et en réduisant les coûts de traitement, vous libérez des capitaux pour d’autres investissements stratégiques.

Premiers pas dans l’amélioration du traitement de vos factures

Pour reprendre le contrôle de votre processus Purchase to Pay - Traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365, commencez par comprendre son état actuel. Cette approche analytique détaillée, fondée sur le Process Mining, fournit les analyses nécessaires pour mener des améliorations ciblées et concrètes. Commencez dès aujourd’hui à révéler les goulots d’étranglement et les inefficacités cachés afin de transformer vos flux de travail de traitement des factures et d’obtenir des résultats plus rapides et plus précis.

Achats au paiement, traitement des factures Automatisation du traitement des factures Comptabilité fournisseurs Processus P2P Approbation des factures Paiements des fournisseurs Optimisation des flux de trésorerie Rapprochement à trois niveaux Compliance Procure to Pay P2P Gestion des fournisseurs Rapprochement des factures

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les factures restent souvent bloquées dans les flux de travail d’approbation, ce qui entraîne des retards de paiement importants, d’éventuelles pénalités de retard et des relations tendues avec les fournisseurs. Cette situation affecte directement le fonds de roulement et l’efficacité opérationnelle globale, tout en créant de la frustration pour les équipes internes comme pour les partenaires externes.
ProcessMind visualise tous les chemins d’approbation de votre cycle Purchase to Pay - Traitement des factures et identifie les approbateurs ou les étapes responsables des blocages dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les chemins non standard et fournit des analyses fondées sur les données pour simplifier les processus d’approbation, afin d’accélérer le traitement des factures tout en renforçant la conformité.

La saisie, la vérification et le codage manuels des données de facture sont très chronophages et sujets aux erreurs humaines. Il en résulte des reprises fréquentes, des difficultés de rapprochement et une hausse des coûts opérationnels, ce qui ralentit l’ensemble du cycle de traitement des factures Purchase to Pay.
ProcessMind cartographie l’activité « Invoice Data Captured » et les étapes suivantes dans Microsoft Dynamics 365, quantifie l’effort manuel et identifie les zones où les erreurs sont les plus fréquentes. La plateforme révèle les possibilités d’automatisation et d’amélioration de l’intégrité des données, ce qui accroît sensiblement l’efficacité du traitement des factures et réduit les erreurs coûteuses.

Les écarts entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises bloquent parfois les factures indéfiniment et nécessitent une investigation et une résolution manuelles approfondies. Ils entraînent directement des retards de paiement, une hausse de la charge administrative et d’éventuels problèmes de Conformité dans votre processus P2P.
ProcessMind analyse les activités « Invoice Matched to Purchase Order » et « Matching Discrepancy Handled » dans le traitement des factures Purchase to Pay, afin d’identifier les causes profondes des écarts dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme repère les fournisseurs, services ou étapes de processus concernés, ce qui permet de résoudre les problèmes en amont et de rendre le parcours des factures plus régulier.

Le délai global entre la réception d’une facture et son paiement final est souvent excessif, ce qui entraîne des difficultés de trésorerie et la perte de possibilités de remise pour paiement anticipé. Ce cycle prolongé peut également provoquer des pénalités de retard et mécontenter les fournisseurs.
ProcessMind fournit une vue de bout en bout de votre cycle de traitement des factures Purchase to Pay dans Microsoft Dynamics 365 et affiche la durée exacte entre toutes les activités. La plateforme identifie les goulots d’étranglement et les séquences inefficaces qui prolongent le cycle, puis fournit des analyses fondées sur les données pour accélérer le traitement et optimiser le fonds de roulement.

Les factures sont souvent payées en dehors des conditions convenues, ce qui détériore les relations avec les fournisseurs, peut entraîner des pénalités et prive votre organisation de remises intéressantes pour paiement anticipé. Cette situation affecte sa santé financière et sa réputation.
ProcessMind compare « Payment Due Date » et « Payment Executed » dans le traitement des factures Purchase to Pay de Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les tendances de retard de paiement et signale les cas où les conditions ne sont pas respectées, afin de vous aider à renforcer la Conformité et à optimiser la gestion des flux de trésorerie.

Un nombre important de factures sont rejetées pendant le processus d’approbation en raison de données incorrectes, d’informations manquantes ou du non-respect des politiques. Cette situation entraîne de nombreuses reprises pour les équipes chargées des comptes fournisseurs et retarde les paiements importants destinés aux fournisseurs.
ProcessMind analyse les événements « Facture rejetée » dans Purchase to Pay - Traitement des factures, identifie les motifs de rejet les plus fréquents et repère les points précis du flux de travail Microsoft Dynamics 365 où ils se produisent. Ces analyses permettent de traiter les causes profondes et de réduire considérablement les futurs rejets de factures, tout en améliorant l’efficacité du processus.

Un codage incohérent ou incorrect des comptes du grand livre, ainsi que des retards dans la comptabilisation des factures, peuvent entraîner des rapports financiers inexacts, des rapprochements complexes et une clôture mensuelle plus lente. L’intégrité des données financières s’en trouve compromise.
ProcessMind examine les activités « Invoice Coded » et « Invoice Posted », puis les met en relation avec les Attributs « General Ledger Account » dans le traitement des factures Purchase to Pay de Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les variations et les erreurs de codage et optimise le processus de comptabilisation afin d’améliorer la précision financière.

Les factures font souvent l’objet de blocages de paiement pour diverses raisons, ce qui nécessite une intervention manuelle pour les examiner et les lever. Cette situation perturbe les échéanciers de paiement, accroît la charge administrative et peut entraîner des retards de paiement.
ProcessMind suit les occurrences de « Payment Block Set » et de « Payment Block Released » dans le traitement des factures Purchase to Pay et analyse les Attributs « Payment Block Reason » dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme identifie les motifs récurrents de blocage et les goulots d’étranglement du processus de levée, afin de permettre une prévention en amont.

Les parties prenantes manquent souvent de visibilité en temps réel sur le statut actuel et l’emplacement exact des factures dans le processus Purchase to Pay. Cette situation entraîne de nombreuses demandes de suivi, de la frustration en interne et l’impossibilité de prévoir précisément les sorties de trésorerie ou de gérer les attentes des fournisseurs.
ProcessMind visualise intégralement le parcours de chaque facture dans le traitement des factures Purchase to Pay de Microsoft Dynamics 365, de « Invoice Received » à « Payment Executed ». La plateforme fournit une vue claire et actualisée du statut des factures, ce qui aide à anticiper les problèmes et à améliorer la communication entre les services.

Les factures contournent souvent les parcours d’approbation standard ou suivent des chemins ponctuels et non documentés. Cela crée d’importants risques de non-conformité, complique les audits et réduit le contrôle centralisé des dépenses et du respect des processus.
ProcessMind détecte automatiquement tous les parcours réellement suivis par les factures lors des activités « Invoice Sent for Approval » et « Invoice Approved » dans le traitement des factures Purchase to Pay de Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les écarts par rapport aux processus documentés, afin de renforcer la Conformité et la standardisation des processus.

Lorsque des écarts apparaissent entre les factures, les bons de commande et les réceptions de marchandises, leur résolution prend souvent trop de temps. Cela provoque des retards importants et évitables dans le traitement des factures et empêche directement les paiements fournisseurs dans les délais.
ProcessMind mesure la durée entre les activités « Invoice Matched to Purchase Order » et « Matching Discrepancy Handled » dans le traitement des factures Purchase to Pay de Microsoft Dynamics 365. La plateforme identifie les étapes ou les équipes responsables des délais de résolution prolongés, afin de permettre des améliorations ciblées de la gestion des écarts.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Les goulots d’étranglement dans l’approbation des factures retardent fortement les paiements, ce qui peut entraîner des pénalités de retard et détériorer les relations avec les fournisseurs. Des cycles d’approbation plus rapides améliorent la gestion du fonds de roulement et renforcent la confiance financière. En optimisant cette étape importante de Purchase to Pay - Traitement des factures, les organisations peuvent obtenir des gains opérationnels et des réductions de coûts considérables. ProcessMind offre une visibilité détaillée sur les flux de travail d’approbation dans Microsoft Dynamics 365, en identifiant les points de blocage précis et les approbateurs les plus lents. La plateforme mesure les temps d’approbation moyens et met en évidence les écarts par rapport aux chemins optimaux. Vous pouvez ainsi mener des actions ciblées pour réduire les temps de cycle de 20 à 30 %, accélérer les paiements et améliorer la trésorerie.

La saisie manuelle des données dans le traitement des factures Purchase to Pay constitue une source majeure d’erreurs, qui entraîne des reprises, des retards de paiement et des difficultés de rapprochement. Éliminer ces erreurs garantit l’exactitude des données dès le départ, prévient les problèmes en aval et améliore la fiabilité des rapports financiers. Cela a un effet direct sur l’efficacité et la Conformité dans Microsoft Dynamics 365. ProcessMind révèle où et comment les erreurs manuelles apparaissent dans le flux de traitement des factures et les met en relation avec des activités ou des groupes d’utilisateurs précis. L’analyse des journaux d’événements fait ressortir les tendances à l’origine des inexactitudes et aide à mettre en place des étapes d’automatisation et de validation. Vous pouvez ainsi réduire les reprises de 15 à 25 % et améliorer la qualité globale des données.

Les écarts fréquents lors du rapprochement, notamment dans les scénarios de rapprochement à trois niveaux, entraînent de nombreuses reprises et des retards de paiement dans le traitement des factures Purchase to Pay. Les réduire simplifie le processus de vérification et garantit la concordance des factures avec les bons de commande et les réceptions de marchandises. Cela renforce le contrôle financier et accélère la préparation des paiements. ProcessMind cartographie l’intégralité du processus de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 et identifie les causes profondes des écarts, comme les erreurs de saisie ou les incohérences entre les bons de commande et les réceptions de marchandises. La plateforme repère les activités qui génèrent fréquemment des écarts et mesure leur incidence sur le délai et le coût du cycle. ProcessMind peut contribuer à réduire les exceptions de rapprochement de 10 à 20 %, pour un traitement plus régulier.

Des délais de traitement des factures trop longs se traduisent par des coûts opérationnels plus élevés, la perte de remises pour paiement anticipé et un risque accru de retards de paiement. Réduire le cycle de traitement des factures Purchase to Pay de bout en bout est essentiel pour améliorer l’efficacité, optimiser le fonds de roulement et garantir la ponctualité des opérations financières. Cet objectif concerne l’ensemble du processus P2P. ProcessMind fournit une vue complète du cycle de vie des factures dans Microsoft Dynamics 365, de leur réception à leur paiement. La plateforme identifie les parcours les plus longs, les goulots d’étranglement et les boucles de reprise qui prolongent les délais. En analysant la durée des activités et les transferts, elle peut contribuer à réduire le temps total de traitement de 15 à 20 % et à optimiser l’utilisation des Ressources.

Le non-respect des conditions de paiement peut détériorer les relations avec les fournisseurs, entraîner des pénalités de retard et nuire à la réputation de l’entreprise. Améliorer la Conformité garantit le paiement des factures dans les délais convenus, renforce la confiance et peut permettre d’obtenir de meilleures conditions à l’avenir. Il s’agit d’un enjeu essentiel pour la santé financière du traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind analyse l’intégralité du parcours des factures et met en évidence les cas où les dates d’échéance sont dépassées ou presque dépassées dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme identifie les retards ou les activités précédant les paiements non conformes, comme des approbations prolongées ou des blocages de paiement. Les organisations peuvent ainsi améliorer leur taux de paiement à temps de 10 à 15 % et éviter les pénalités inutiles.

Un taux élevé de rejet des factures révèle des problèmes sous-jacents dans le traitement des factures Purchase to Pay, qui entraînent des reprises, des retards et de la frustration pour les équipes internes comme pour les fournisseurs. Réduire ce taux témoigne d’un processus plus fiable et plus précis, améliore l’efficacité et diminue la charge administrative liée aux nouvelles soumissions. ProcessMind met au jour les motifs courants et les points de défaillance à l’origine des rejets de factures dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme peut identifier les tendances liées à certains fournisseurs, services ou étapes d’approbation. En comprenant ces causes profondes, ProcessMind permet de réduire le taux de rejet de 5 à 10 % et d’optimiser la phase initiale de traitement.

Un codage et une comptabilisation des factures dans le grand livre inefficaces peuvent entraîner des inexactitudes dans les documents financiers, des retards de reporting et des risques de non-conformité. L’optimisation de ces étapes garantit l’affectation correcte des dépenses et la mise à jour du grand livre dans les délais, deux conditions essentielles à la précision de l’analyse financière et de la prise de décision dans le traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind cartographie l’ensemble de la séquence de codage et de comptabilisation dans Microsoft Dynamics 365 et identifie les points où les retards ou les erreurs surviennent fréquemment. La plateforme peut révéler un routage inefficace, des étapes de contrôle superflues ou une application incohérente des règles de codage. Cette analyse permet de repenser le processus, de réduire l’effort de 10 % et d’améliorer la précision.

L’utilisation fréquente des blocages de paiement révèle des problèmes sous-jacents dans le flux de travail Purchase to Pay - Traitement des factures, qui empêchent les paiements dans les délais et entraînent des retards ainsi que d’éventuelles pénalités. Réduire ces occurrences simplifie le processus de paiement, garantit le bon déroulement des transactions et préserve de bonnes relations avec les fournisseurs. ProcessMind identifie quand et pourquoi les blocages de paiement sont appliqués dans Microsoft Dynamics 365 et les relie aux activités précédentes ou aux écarts de données. La plateforme analyse la durée des blocages et le processus de leur levée afin de mettre en évidence les inefficacités. Les organisations peuvent ainsi traiter les causes profondes de manière proactive, réduire la fréquence des blocages de 15 à 25 % et accélérer les paiements.

Le manque de visibilité sur le statut des factures crée de l’incertitude, entraîne des demandes de suivi répétées et empêche une gestion proactive des paiements. Une meilleure visibilité en temps réel fournit aux parties prenantes des mises à jour immédiates, améliore les prévisions, accélère la résolution des problèmes et facilite la prise de décision dans l’ensemble du cycle de traitement des factures Purchase to Pay. ProcessMind reconstitue une vue complète, de bout en bout, du parcours de chaque facture dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme fournit immédiatement le statut actuel d’une facture, les activités en attente et les retards potentiels. Cette transparence accrue permet aux équipes de suivre les factures de manière proactive, de réduire de 20 % le temps consacré aux demandes de statut et d’améliorer la communication avec les parties prenantes.

Des flux de travail d’approbation incohérents créent de la confusion, des retards et des risques de conformité, en particulier lorsque des écarts apparaissent. La standardisation des chemins d’approbation des factures garantit que toutes les factures suivent un parcours prévisible, efficace et conforme, ce qui réduit la variabilité du traitement et renforce les contrôles internes dans Purchase to Pay - Traitement des factures. ProcessMind détecte automatiquement tous les chemins d’approbation réellement suivis par les factures dans Microsoft Dynamics 365 et met en évidence les écarts fréquents par rapport aux processus prévus. La plateforme mesure l’impact de ces variations sur le temps de cycle et la répartition des ressources. En visualisant ces flux, ProcessMind vous aide à standardiser les chemins d’approbation, à augmenter le respect des processus de 10 à 15 % et à améliorer la prévisibilité.

Le traitement tardif des écarts de rapprochement à trois niveaux constitue un goulot d’étranglement majeur et empêche la mise en paiement des factures. Accélérer leur résolution est essentiel pour maintenir un traitement efficace des factures Purchase to Pay, éviter les retards de paiement et limiter les Ressources consacrées à la gestion des exceptions. ProcessMind identifie précisément l’origine des écarts de rapprochement à trois niveaux et suit l’intégralité du processus de résolution dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme mesure le délai moyen de résolution et met en évidence les activités ou les responsables à l’origine des retards. Ces analyses peuvent contribuer à réduire le délai de résolution des écarts de 15 à 20 % et à accélérer l’ensemble du traitement des factures.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du processus Purchase to Pay, traitement des factures

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Télécharger le modèle
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Exporter vos données
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Importer votre jeu de données
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Analyser votre processus
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Mettre en œuvre les améliorations
6

Surveiller votre processus
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Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré adapté aux données de traitement des factures Purchase to Pay de Microsoft Dynamics 365. Il garantit l’alignement de vos données sur la structure d’analyse de ProcessMind.

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Pourquoi c’est important

L’utilisation de la bonne structure de données dès le départ évite les erreurs et accélère votre analyse, en établissant une base solide pour obtenir des analyses précises des flux de travail de traitement des factures.

Résultat attendu

Un modèle Excel structuré, prêt à être renseigné avec vos données de traitement des factures dans Microsoft Dynamics 365.

VOS DÉCOUVERTES

Découvrez la réalité de votre traitement des factures dans Dynamics 365

ProcessMind révèle le parcours réel de vos factures dans Dynamics 365 et vous montre précisément où se trouvent les inefficacités. Visualisez clairement vos processus et appuyez-vous sur les données pour optimiser chaque étape.
  • Visualisez les parcours réels de traitement des factures.
  • Identifiez les goulots d’étranglement à l’origine des retards de paiement.
  • Identifiez les risques de conformité dans les flux de travail de traitement des factures.
  • Mesurez l’impact des améliorations apportées au processus.
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
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Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Améliorations concrètes du traitement des factures

Ces résultats illustrent les gains d’efficacité et les économies que les organisations obtiennent en optimisant le traitement de leurs factures dans le processus Purchase to Pay. Grâce au Process Mining appliqué aux données de Microsoft Dynamics 365, les entreprises disposent d’analyses essentielles pour identifier et résoudre les goulots d’étranglement et optimiser leurs opérations.

0 %
Traitement plus rapide des factures

Réduction moyenne du délai de bout en bout

Le Process Mining identifie les goulots d’étranglement et les reprises, ce qui accélère sensiblement le traitement des factures, de leur réception à leur paiement. Cela améliore l’efficacité opérationnelle et la trésorerie.
0 %
Réduction du taux d’erreur

Moins de rejets et d’écarts sur les factures

En identifiant précisément les causes profondes des rejets et des problèmes de rapprochement, les organisations mettent en place des améliorations ciblées de la qualité des données et des étapes du processus. Elles réduisent ainsi les interventions manuelles et les reprises coûteuses.
0 %
Réduction du coût de traitement

Réduction du coût par facture

L’optimisation du parcours de la facture de bout en bout, la réduction des reprises et l’amélioration de l’automatisation diminuent directement le coût moyen de traitement de chaque facture.
0 %
Amélioration des paiements à échéance

Meilleur respect des conditions de paiement

En identifiant et en résolvant les retards du processus de paiement, les organisations s’assurent qu’un plus grand nombre de factures sont réglées à leur échéance ou avant celle-ci. Elles renforcent ainsi leurs relations avec les fournisseurs et évitent les pénalités de retard.
0 %
Cycles d’approbation plus courts

Réduction du délai d’approbation des factures

Le Process Mining révèle les goulots d’étranglement et les écarts dans les flux de travail d’approbation. Les entreprises peuvent ainsi standardiser leurs processus et réduire le temps nécessaire à l’approbation des factures.

Les résultats varient selon la complexité du processus, la qualité des données et les objectifs propres à chaque organisation. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans des mises en œuvre variées.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités essentiels, puis élargissez l’analyse selon vos besoins pour obtenir des analyses plus détaillées.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique de chaque facture fournisseur, utilisé comme identifiant principal du dossier pour suivre son cycle de vie.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du Case ID essentiel qui relie tous les événements associés et permet d’analyser l’ensemble du cycle de vie de chaque facture.

Nom de l’événement métier ou de la tâche spécifique survenu à un moment donné du cycle de traitement de la facture.

Pourquoi c’est important

Il définit les étapes de la cartographie du processus, ce qui permet de visualiser le parcours et d’analyser les transitions entre les différentes activités.

Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement donné s’est produit.

Pourquoi c’est important

Cet horodatage est essentiel pour ordonner les événements, calculer tous les délais et toutes les durées, et identifier les goulots d’étranglement du processus.

Identifiant unique du fournisseur qui a soumis la facture.

Pourquoi c’est important

Il permet de filtrer les données et d’analyser les causes profondes par fournisseur, afin d’identifier les problèmes de performance ou les tendances propres à certains fournisseurs.

Identifiant du bon de commande auquel la facture est associée.

Pourquoi c’est important

Il distingue les factures associées à un bon de commande des factures qui ne le sont pas. Cette distinction est une source majeure de variation du processus et un élément essentiel de l’analyse du rapprochement.

Valeur monétaire totale de la facture.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les factures selon leur valeur financière, de prioriser les efforts d’amélioration sur les factures de montant élevé et de comprendre les facteurs de coût.

Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a effectué l’activité.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser les performances et la charge de travail par utilisateur ou par équipe, et d’identifier le niveau d’automatisation ainsi que les sources de reprise.

Statut actuel de la facture au moment de l’extraction des données.

Pourquoi c’est important

Fournit une vue de l’état actuel de toutes les factures, essentielle au suivi des opérations, à la gestion de la charge de travail et à l’identification des goulots d’étranglement actuels.

Date à laquelle la facture doit être payée conformément aux conditions de paiement convenues.

Pourquoi c’est important

Sert de référence pour mesurer la performance des paiements à temps, un KPI important pour la santé financière et les relations avec les fournisseurs.

Horodatage précis indiquant le moment où une activité ou un événement donné a été terminé.

Pourquoi c’est important

Permet de calculer directement la durée de traitement des activités, ce qui est fondamental pour identifier les étapes les plus chronophages du processus.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Il s’agit de la première saisie d’une facture dans le système. Un enregistrement provisoire est créé avant le traitement de l’ensemble des informations. Cette activité est enregistrée lorsqu’un nouveau document est créé dans le journal du registre des factures fournisseurs.

Pourquoi c’est important

Cette activité marque le début officiel du cycle de traitement de la facture. L’analyse du délai à partir de ce point permet de mesurer la durée totale du traitement et d’identifier les retards survenant au début du processus.

Cette activité correspond à la fin réussie du rapprochement, lorsque les informations de la facture concordent avec celles du bon de commande et de la réception des marchandises. L’événement est déduit lorsque le statut de rapprochement de la facture passe à « Passed ».

Pourquoi c’est important

La réussite du rapprochement constitue une étape importante pour les factures associées à un bon de commande. Elle confirme la validité de la dépense avant le paiement. Son suivi est essentiel pour mesurer l’efficacité du rapprochement et les taux d’automatisation.

Cette activité marque la soumission officielle d’une facture dans un flux de travail pour examen et approbation. Le moteur de flux de travail de Dynamics 365 enregistre explicitement cet événement de soumission.

Pourquoi c’est important

Il s’agit du point de départ pour mesurer l’ensemble du cycle d’approbation. Cette mesure permet d’identifier le temps d’attente des factures avant même le début du processus d’approbation et sert de référence aux KPI liés à l’approbation.

Représente l’approbation finale et réussie de la facture dans le flux de travail, qui l’autorise à être comptabilisée et payée. Il s’agit d’un événement explicite enregistré par le moteur de flux de travail à la fin du processus.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui clôt le processus d’approbation. Le délai entre « Invoice Sent for Approval » et cet événement constitue une mesure essentielle de l’efficacité de l’approbation et aide à identifier les goulots d’étranglement.

Il s’agit de l’événement comptable officiel au cours duquel la facture approuvée est enregistrée dans le General Ledger, ce qui crée une dette. Il s’agit d’un événement transactionnel explicite dans le système.

Pourquoi c’est important

La comptabilisation est la dernière étape avant le paiement et constitue un point de contrôle financier important. Le délai entre « Invoice Approved » et « Invoice Posted » mesure l’efficacité des dernières étapes comptables.

Il s’agit de l’activité finale. Elle correspond à la comptabilisation du journal de paiement, qui crée le paiement et règle la facture. Cet événement transactionnel explicite clôt le cycle de vie de la facture.

Pourquoi c’est important

Cette activité marque la fin réussie du processus de la facture au paiement. Elle sert de base au calcul du « On-Time Payment Rate » et du délai total de traitement de bout en bout.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining utilise les données existantes du journal d’événements de Microsoft Dynamics 365 pour visualiser et analyser le flux réel de votre traitement des factures. Il révèle les goulots d’étranglement, les écarts et les inefficacités qui peuvent rester invisibles dans les rapports traditionnels. Cette approche objective et fondée sur les données vous aide à comprendre le fonctionnement réel du processus.

En analysant les journaux d’événements de Dynamics 365, le Process Mining reconstitue chaque étape du parcours d’une facture, de sa réception à son paiement. Il met en évidence les problèmes courants, comme les goulots d’étranglement lors des approbations, les interventions manuelles excessives et les écarts par rapport aux flux de travail standard. Cette visibilité détaillée aide à repérer les causes profondes des retards et des erreurs.

Vous avez généralement besoin des données du journal d’événements liées au traitement de vos factures, notamment du numéro de facture comme identifiant de cas, des noms d’activités et des horodatages de chaque action. Les tables pertinentes comprennent souvent celles qui suivent la création, les approbations, le rapprochement, la comptabilisation et le paiement des factures. Des champs précis, comme les identifiants utilisateur et les statuts, sont également utiles.

Vous pouvez accélérer les cycles d’approbation des factures, réduire les erreurs de saisie manuelle et raccourcir considérablement les temps de cycle globaux du traitement. De nombreuses organisations améliorent le respect des conditions de paiement et réduisent le taux de rejet des factures. Vous bénéficiez également d’une meilleure visibilité en temps réel sur le statut des factures.

La configuration initiale et l’extraction des données depuis Microsoft Dynamics 365 prennent généralement quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Une fois les données chargées, vous pouvez souvent obtenir les premières analyses et visualisations des processus en quelques jours. Des analyses plus approfondies et des recommandations concrètes suivent peu après.

Une connaissance de base des structures de données de Dynamics 365 est utile, mais de nombreux outils de Process Mining proposent des connecteurs ou des conseils pour l’extraction des données. Votre équipe informatique peut vous aider à identifier les tables et les champs pertinents, puis à exporter les journaux d’événements nécessaires. Une programmation avancée n’est généralement pas requise.

Oui, le Process Mining vous permet de définir et de surveiller des règles de conformité par rapport aux parcours réels de traitement des factures. Il identifie automatiquement les cas où les conditions de paiement ne sont pas respectées ou où les flux de travail d’approbation s’écartent des politiques établies. Vous pouvez ainsi traiter de manière proactive les comportements non conformes.

La plupart des solutions sont basées dans le cloud. Elles nécessitent un accès à Internet ainsi que les autorisations permettant de se connecter à votre source de données Dynamics 365, souvent via des API ou un accès direct à la base de données pour l’extraction. Les solutions sur site nécessitent une infrastructure serveur. Le stockage et la puissance de traitement varient selon la solution et le volume de données.

Les outils de Process Mining ne s’« intègrent » généralement pas au sens transactionnel du terme. Ils se connectent plutôt à Dynamics 365 pour extraire les données nécessaires du journal d’événements. Cette connexion permet d’actualiser automatiquement les données et de garantir que vos analyses de processus reposent toujours sur les informations opérationnelles les plus récentes.

Le Process Mining met en évidence les étapes qui nécessitent fréquemment une intervention manuelle ainsi que les factures bloquées en raison de problèmes de rapprochement. En visualisant ces points de friction, vous pouvez repérer les possibilités d’automatisation, améliorer la qualité des données de référence et affiner les règles de rapprochement, ce qui réduit les erreurs et les efforts manuels.

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