> Continu verbeteren van processen > Factuurverwerking van inkoop tot betaling > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking

Factuurverwerking in Dynamics 365 optimaliseren: gids in 6 stappen.

Datatemplate downloaden

Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking

Factuurverwerking van inkoop tot betaling

Microsoft Dynamics 365

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen

Beschikbare systemen

Uitdagingen(11)Doelen(11)6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen(5)

Verwerk facturen sneller in Dynamics 365

Factuurverwerking kan voor flinke vertragingen, compliancerisico’s en verspilling in je bedrijfsvoering zorgen. Ons platform laat duidelijk zien waar inefficiënties in workflows verborgen zitten. Spoor bottlenecks op en verbeter processen, zodat facturen sneller en nauwkeuriger worden verwerkt. Zo krijg je meer grip op de financiën en wordt de bedrijfsvoering efficiënter.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom de factuurverwerking van inkoop tot betaling verbeteren?

Efficiënte factuurverwerking is de basis van een goed lopend inkoop-tot-betalingsproces (P2P). Voor organisaties die Microsoft Dynamics 365 gebruiken, kan het beheer van facturen vanaf ontvangst tot betaling ingewikkeld zijn. Inefficiënties in dit proces leiden tot hogere bedrijfskosten, boetes voor te late betalingen, misgelopen kortingen voor vroeg betalen en onder druk staande relaties met leveranciers. Handmatige stappen, bottlenecks bij goedkeuringen en afwijkingen van compliance-eisen vertragen de cashflow. Ze brengen ook risico’s met zich mee en leggen beslag op werkkapitaal.

Voor een effectieve procesverbetering moet je weten welke route een factuur in Microsoft Dynamics 365 daadwerkelijk aflegt, niet alleen welke route is ontworpen. Zonder dat inzicht is het bijna onmogelijk om de oorzaken van vertragingen te vinden, zoals lange goedkeuringstijden of herhaaldelijke betalingsblokkades. Daardoor worden problemen vaak pas aangepakt als ze zich voordoen. De onderliggende oorzaken blijven bestaan en de factuurverwerking van inkoop tot betaling blijft inefficiënt.

Hoe process mining de analyse van factuurverwerking verbetert

Met process mining analyseer je de factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365 op basis van data. Door event logs rechtstreeks uit het systeem te halen, brengt process mining de route van elke factuur nauwkeurig en objectief in kaart. Gebruik het factuurnummer als case-ID om het volledige traject te bekijken, van ‘Factuur ontvangen’ tot ‘Betaling uitgevoerd’. Ook tussenliggende activiteiten, zoals ‘Factuur gecodeerd’, ‘Factuur ter goedkeuring verzonden’ en ‘Afwijking bij matching afgehandeld’, worden zichtbaar.

Zo zie je hoe het proces werkelijk verloopt, zonder af te gaan op aannames. Je kunt nagaan waar facturen afwijken van de standaardroute, onverwacht herstelwerk opsporen en precies meten hoeveel tijd elke activiteit kost of hoe lang een factuur op de volgende stap wacht. Dat geeft helder inzicht in goedkeuringsworkflows, maakt complianceproblemen zichtbaar en laat zien welke bottlenecks de verwerking vertragen, allemaal binnen je bestaande Microsoft Dynamics 365-omgeving.

Waar process mining verbeterkansen laat zien

Process mining brengt bij de factuurverwerking van inkoop tot betaling vaak verschillende kansen voor verbetering aan het licht:

Goedkeuringsworkflows verbeteren: Spoor verborgen vertragingen bij goedkeuringen op, ontdek welke goedkeurders steeds voor bottlenecks zorgen en zie wanneer facturen naar de verkeerde afdeling of persoon worden gestuurd. Met die informatie kun je de goedkeuringsinstellingen in Microsoft Dynamics 365 gericht aanpassen.
Afwijkingen bij matching oplossen: Analyseer hoe vaak activiteiten zoals ‘Afwijking bij matching afgehandeld’ voorkomen en hoelang ze duren. Als je weet waar en waarom afwijkingen ontstaan, kun je de aanmaak van inkooporders (PO’s), de goederenontvangst of het vastleggen van factuurdata verbeteren en handmatige afstemming beperken.
Betalingsblokkades beheren: Volg het verloop van betalingsblokkades, van ‘Betalingsblokkade ingesteld’ tot ‘Betalingsblokkade opgeheven’. Zoek terugkerende oorzaken en bedenk hoe je blokkades kunt voorkomen, zodat facturen op tijd en zonder onnodige vertraging worden betaald.
Kansen voor automatisering vinden: Zoek handmatige stappen en terugkerende taken die veel middelen kosten en mogelijk geautomatiseerd kunnen worden. Door deze activiteiten in Microsoft Dynamics 365 te vereenvoudigen, kun je de verwerkingstijd en kosten flink verlagen.

Wat procesverbetering kan opleveren

Met process mining voor de factuurverwerking van inkoop tot betaling kun je meetbare verbeteringen realiseren:

Kortere doorlooptijd: Verkort de gemiddelde tijd tussen de ontvangst en betaling van een factuur. Dat heeft direct effect op het werkkapitaal en maakt je financiële bedrijfsvoering flexibeler.
Lagere kosten: Beperk handmatig werk en herstelwerk en voorkom boetes voor te late betalingen. Zo dalen de bedrijfskosten.
Betere compliance: Spoor procesafwijkingen op en corrigeer ze, zodat je interne beleidsregels en externe voorschriften naleeft. Zo versterk je de beheersing binnen Microsoft Dynamics 365.
Betere relaties met leveranciers: Snellere, nauwkeurigere betalingen versterken de relatie met leveranciers en kunnen leiden tot gunstigere betalingsvoorwaarden of kortingen.
Meer werkkapitaal beschikbaar: Door facturen sneller te betalen en de verwerkingskosten te verlagen, houd je kapitaal over voor andere investeringen.

Aan de slag met het verbeteren van de factuurverwerking

De eerste stap naar meer grip op de factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365 is inzicht krijgen in de huidige situatie. Process mining geeft je de informatie die je nodig hebt om gerichte verbeteringen door te voeren. Spoor bottlenecks en inefficiënties op en pas factuurworkflows aan voor een snellere en nauwkeurigere verwerking.

Factuurverwerking van inkoop tot betaling Factuurautomatisering Crediteurenadministratie P2P-proces Factuurgoedkeuring Betalingen aan leveranciers Optimalisatie van de cashflow 3-way matching Compliance Van inkoop tot betaling P2P Leveranciersbeheer Factuurmatching

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Facturen blijven vaak hangen in goedkeuringsworkflows. Dat leidt tot flinke betalingsvertragingen, mogelijke boetes en onder druk staande relaties met leveranciers. Het werkkapitaal en de efficiëntie van de bedrijfsvoering komen hierdoor onder druk te staan. Dat is frustrerend voor zowel interne teams als externe partners.
ProcessMind brengt alle goedkeuringsroutes in de cyclus voor factuurverwerking van inkoop tot betaling in beeld. Zo zie je welke goedkeurders of stappen in Microsoft Dynamics 365 voor vertraging zorgen. Het platform laat afwijkende routes zien en geeft op basis van data inzicht in hoe je goedkeuringen kunt verbeteren. Zo worden facturen sneller verwerkt en voldoe je beter aan de compliance-eisen.

Factuurdata handmatig vastleggen, controleren en coderen kost veel tijd en leidt gemakkelijk tot menselijke fouten. Dat veroorzaakt herstelwerk en problemen bij de afstemming, verhoogt de bedrijfskosten en vertraagt de hele cyclus voor factuurverwerking van inkoop tot betaling.
ProcessMind brengt de activiteit ‘Factuurdata vastgelegd’ en de daaropvolgende stappen in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet hoeveel handmatig werk ermee gemoeid is en waar fouten vaak voorkomen. Zo ontdek je kansen voor automatisering en een betere datakwaliteit, waardoor facturen efficiënter worden verwerkt en kostbare fouten afnemen.

Afwijkingen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten kunnen facturen langdurig blokkeren. Vaak is uitgebreid handmatig onderzoek nodig om ze op te lossen. Dat vertraagt betalingen, verhoogt de administratieve werklast en kan binnen het P2P-proces tot complianceproblemen leiden.
ProcessMind analyseert de activiteiten ‘Factuur gematcht met inkooporder’ en ‘Afwijking bij matching afgehandeld’ in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Zo ontdek je de oorzaken van afwijkingen in Microsoft Dynamics 365 en zie je welke leveranciers, afdelingen of processtappen eraan bijdragen. Daarmee kun je problemen eerder oplossen en facturen vlotter verwerken.

De tijd tussen ontvangst en uiteindelijke betaling van een factuur is vaak te lang. Dat kan problemen met de cashflow veroorzaken en kortingen voor vroeg betalen kosten. Een lange doorlooptijd kan ook leiden tot boetes voor te late betalingen en ontevreden leveranciers.
ProcessMind geeft je een end-to-end-overzicht van de cyclus voor factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365. Je ziet precies hoeveel tijd er tussen activiteiten zit. Het platform spoort bottlenecks en inefficiënte procesroutes op die de doorlooptijd verlengen. Met die inzichten kun je de verwerking versnellen en het werkkapitaal beter beheren.

Facturen worden vaak niet binnen de afgesproken betalingstermijn betaald. Dat schaadt belangrijke relaties met leveranciers, kan boetes opleveren en zorgt ervoor dat je organisatie kortingen voor vroeg betalen misloopt. Dit heeft gevolgen voor de financiële gezondheid en reputatie.
ProcessMind vergelijkt de ‘Vervaldatum betaling’ met de activiteit ‘Betaling uitgevoerd’ in de factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365. Je ziet patronen in te late betalingen en gevallen waarin betalingstermijnen niet worden nageleefd. Zo kun je compliance bewaken en de cashflow beter beheren.

Een groot aantal facturen wordt tijdens de goedkeuring afgewezen vanwege onjuiste data, ontbrekende informatie of overtredingen van beleidsregels. Dit zorgt voor veel herstelwerk bij de crediteurenadministratie en vertraagt belangrijke betalingen aan leveranciers.
ProcessMind analyseert gebeurtenissen waarbij facturen worden afgewezen in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Je ziet veelvoorkomende redenen voor afwijzing en waar in de workflow van Microsoft Dynamics 365 die zich voordoen. Met dit inzicht kun je de oorzaken aanpakken en toekomstige afwijzingen terugdringen, zodat het proces efficiënter verloopt.

Inconsistente of onjuiste codering van grootboekrekeningen en vertragingen bij het boeken van facturen kunnen leiden tot onjuiste financiële rapportages, ingewikkelde afstemmingsproblemen en een trager maandafsluitingsproces. Ook komt hierdoor de betrouwbaarheid van financiële data in gevaar.
ProcessMind analyseert de activiteiten ‘Factuur gecodeerd’ en ‘Factuur geboekt’ en vergelijkt deze met de attributen van de grootboekrekening in de factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365. Zo worden verschillen en coderingsfouten zichtbaar en kun je het boekingsproces verbeteren voor nauwkeurigere financiële data.

Facturen worden om verschillende redenen geblokkeerd voor betaling. Vaak is handmatig onderzoek nodig om de blokkade op te heffen. Dit verstoort betalingsschema’s, verhoogt de administratieve werklast en kan tot te late betalingen leiden.
ProcessMind volgt wanneer een ‘Betalingsblokkade ingesteld’ en ‘Betalingsblokkade opgeheven’ wordt in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Ook analyseert het de bijbehorende attributen voor de reden van de betalingsblokkade in Microsoft Dynamics 365. Zo ontdek je terugkerende oorzaken en bottlenecks bij het opheffen van blokkades en kun je problemen eerder aanpakken.

Betrokkenen weten vaak niet wat de actuele status is of waar een factuur zich precies bevindt in het inkoop-tot-betalingsproces. Dat leidt tot veel vragen, frustratie binnen de organisatie en onzekerheid over toekomstige uitgaven en verwachtingen van leveranciers.
ProcessMind brengt het volledige traject van elke factuur in de factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365 in beeld, van ‘Factuur ontvangen’ tot ‘Betaling uitgevoerd’. Je krijgt realtime inzicht in de status, zodat je problemen eerder kunt zien en de communicatie tussen afdelingen kunt verbeteren.

Facturen volgen vaak niet de standaardroute voor goedkeuring, maar gaan via ad-hocroutes die niet zijn vastgelegd. Dat brengt aanzienlijke compliancerisico’s met zich mee, maakt audits ingewikkelder en bemoeilijkt de centrale controle op uitgaven en naleving van processen.
ProcessMind ontdekt automatisch alle routes die facturen daadwerkelijk volgen tussen de activiteiten ‘Factuur ter goedkeuring verzonden’ en ‘Factuur goedgekeurd’ in de factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365. Het platform laat afwijkingen van vastgelegde processen zien, zodat je compliance kunt bewaken en processen kunt standaardiseren.

Als er afwijkingen zijn tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten, duurt het vaak te lang om die op te lossen. Dat veroorzaakt onnodige vertragingen bij de factuurverwerking en belemmert tijdige betalingen aan leveranciers.
ProcessMind meet de tijd tussen de activiteiten ‘Factuur gematcht met inkooporder’ en ‘Afwijking bij matching afgehandeld’ in de factuurverwerking van inkoop tot betaling in Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke stappen of teams verantwoordelijk zijn voor lange afhandelingstijden. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren in het beheer van afwijkingen.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Bottlenecks bij de goedkeuring van facturen vertragen betalingen aanzienlijk. Dat kan leiden tot boetes en onder druk staande relaties met leveranciers. Met kortere goedkeuringscycli beheer je het werkkapitaal beter en versterk je de relatie met leveranciers. Door deze belangrijke stap in de factuurverwerking van inkoop tot betaling te verbeteren, kan je organisatie de bedrijfsvoering efficiënter maken en kosten besparen. ProcessMind laat de goedkeuringsworkflows in Microsoft Dynamics 365 in detail zien. Je ontdekt precies waar het proces vastloopt en welke goedkeurders vertraging veroorzaken. Het platform meet de gemiddelde goedkeuringstijd en laat afwijkingen van de beste routes zien. Zo kun je gericht ingrijpen en de doorlooptijd met 20-30% verkorten, voor snellere betalingen en een betere cashflow.

Handmatige data-invoer is een belangrijke oorzaak van fouten in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Dat leidt tot herstelwerk, betalingsvertragingen en problemen bij de afstemming. Door deze fouten te voorkomen, klopt de data vanaf het begin. Zo voorkom je problemen verderop in het proces en worden financiële rapportages betrouwbaarder. Dit verbetert de efficiëntie en compliance in Microsoft Dynamics 365. ProcessMind laat zien waar en hoe fouten door handmatige invoer ontstaan en vergelijkt ze met specifieke activiteiten of gebruikersgroepen. Door event logs te analyseren, ontdek je patronen die tot onjuiste data leiden. Daarmee kun je automatisering en controles invoeren. Dit kan het herstelwerk met 15-25% verminderen en de datakwaliteit verbeteren.

Regelmatige afwijkingen bij matching, vooral bij 3-way matching, leiden tot veel herstelwerk en betalingsvertragingen in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Door deze afwijkingen te beperken, verloopt de controle efficiënter en sluiten facturen beter aan op inkooporders en goederenontvangsten. Dat verbetert de financiële controle en zorgt dat facturen sneller klaar zijn voor betaling. ProcessMind brengt het volledige matchingproces in Microsoft Dynamics 365 in kaart en spoort de oorzaken van afwijkingen op, zoals fouten bij data-invoer of verschillen tussen inkooporders en goederenontvangsten. Je ziet welke activiteiten vaak tot afwijkingen leiden en wat het effect is op de doorlooptijd en kosten. ProcessMind kan helpen het aantal uitzonderingen bij matching met 10-20% te verlagen, zodat de verwerking soepeler verloopt.

Lange doorlooptijden bij factuurverwerking leiden tot hogere bedrijfskosten, misgelopen kortingen voor vroeg betalen en meer kans op te late betalingen. Een kortere doorlooptijd voor de volledige factuurverwerking van inkoop tot betaling verbetert de efficiëntie, helpt het werkkapitaal te beheren en zorgt voor tijdige financiële processen. Dit doel raakt het hele P2P-proces. ProcessMind geeft je in Microsoft Dynamics 365 een volledig beeld van de levenscyclus van elke factuur, van ontvangst tot betaling. Je ziet welke routes het langst duren en welke bottlenecks en herstelrondes de doorlooptijd verlengen. Door de duur van activiteiten en overdrachten te analyseren, kan het platform helpen de totale verwerkingstijd met 15-20% te verkorten en middelen doelmatiger in te zetten.

Als betalingstermijnen niet worden nageleefd, kan dat relaties met leveranciers schaden, boetes opleveren en de reputatie van een bedrijf aantasten. Door de afspraken na te komen, betaal je facturen op tijd en bouw je vertrouwen op. Mogelijk kun je ook gunstigere betalingsvoorwaarden afspreken. Dit is belangrijk voor een gezonde financiële bedrijfsvoering bij de factuurverwerking van inkoop tot betaling. ProcessMind analyseert het volledige factuurtraject en laat in Microsoft Dynamics 365 zien wanneer betalingstermijnen worden overschreden of bijna worden overschreden. Je ontdekt welke vertragingen of activiteiten hieraan voorafgaan, zoals lange goedkeuringen of betalingsblokkades. Zo kan je organisatie het percentage tijdige betalingen met 10-15% verhogen en onnodige boetes voorkomen.

Een hoog percentage afgewezen facturen wijst op onderliggende problemen in de factuurverwerking van inkoop tot betaling. Dat leidt tot herstelwerk, vertragingen en frustratie bij interne teams en leveranciers. Minder afwijzingen wijzen op een nauwkeuriger proces dat efficiënter verloopt en minder administratieve handelingen vraagt bij het opnieuw indienen van facturen. ProcessMind helpt je de veelvoorkomende redenen en momenten te vinden waarop facturen in Microsoft Dynamics 365 worden afgewezen. Je ontdekt patronen bij specifieke leveranciers, afdelingen of goedkeuringsstappen. Door de oorzaken aan te pakken, kan ProcessMind het aantal afwijzingen met 5-10% helpen verlagen en de eerste verwerkingsstappen verbeteren.

Inefficiënte factuurcodering en boeking in het grootboek kunnen leiden tot onjuiste financiële gegevens, vertraagde rapportages en compliancerisico’s. Door deze stappen te verbeteren, worden kosten correct toegewezen en gegevens tijdig in het grootboek bijgewerkt. Dat is belangrijk voor nauwkeurige financiële analyses en beslissingen over de factuurverwerking van inkoop tot betaling. ProcessMind brengt de volledige reeks stappen voor codering en boeking in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet waar vertragingen of fouten vaak voorkomen en ontdekt inefficiënte routering, onnodige controles of inconsistente toepassing van coderingsregels. Met deze analyse kun je het proces aanpassen, de benodigde inspanning met 10% verlagen en de nauwkeurigheid verbeteren.

Regelmatige betalingsblokkades wijzen op onderliggende problemen in de workflow voor factuurverwerking van inkoop tot betaling. Ze verhinderen tijdige betalingen en kunnen vertragingen en boetes veroorzaken. Door het aantal blokkades te beperken, verloopt het betalingsproces soepeler en blijven relaties met leveranciers goed. ProcessMind laat in Microsoft Dynamics 365 zien wanneer en waarom betalingsblokkades worden ingesteld en koppelt ze aan eerdere activiteiten of afwijkingen in de data. Het platform analyseert hoelang blokkades duren en hoe ze worden opgeheven, zodat je inefficiënties kunt opsporen. Zo kan je organisatie de oorzaken aanpakken, het aantal betalingsblokkades met 15-25% verlagen en betalingen versnellen.

Als je niet weet wat de status van een factuur is, ontstaat onzekerheid. Dat leidt tot overbodige vragen en maakt het lastig om betalingen proactief te beheren. Met realtime inzicht in facturen krijgen betrokkenen meteen updates. Dat helpt bij het maken van prognoses, het sneller oplossen van problemen en het nemen van betere beslissingen tijdens de factuurverwerking van inkoop tot betaling. ProcessMind brengt het volledige traject van elke factuur in Microsoft Dynamics 365 in beeld. Je ziet meteen wat de huidige status is, welke activiteiten nog openstaan en waar vertraging kan ontstaan. Zo kunnen teams facturen proactief volgen, de tijd die ze aan statusvragen besteden met 20% verminderen en de communicatie met betrokkenen verbeteren.

Inconsistente goedkeuringsworkflows leiden tot verwarring, vertragingen en compliancerisico’s, vooral als facturen van de standaardroute afwijken. Met vaste goedkeuringsroutes volgen alle facturen een voorspelbaar, efficiënt proces dat aan de eisen voldoet. Zo beperk je verschillen in de verwerking en versterk je de interne controle op de factuurverwerking van inkoop tot betaling. ProcessMind ontdekt automatisch alle goedkeuringsroutes die facturen daadwerkelijk volgen in Microsoft Dynamics 365 en laat veelvoorkomende afwijkingen van het beoogde proces zien. Het platform meet het effect van die verschillen op de doorlooptijd en de inzet van middelen. Door de routes in beeld te brengen, helpt ProcessMind ze te standaardiseren, de naleving van processen met 10-15% te verhogen en de voorspelbaarheid te verbeteren.

Een trage afhandeling van afwijkingen bij 3-way matching is een belangrijke bottleneck. Facturen kunnen daardoor niet worden verwerkt voor betaling. Een snellere afhandeling is belangrijk voor een efficiënt proces van inkoop tot betaling, tijdige betalingen en minder werk aan uitzonderingen. ProcessMind laat precies zien waar afwijkingen bij 3-way matching ontstaan en volgt het volledige afhandelingsproces in Microsoft Dynamics 365. Je ziet hoelang de afhandeling gemiddeld duurt en welke activiteiten of betrokkenen voor vertraging zorgen. Met dit inzicht kun je de afhandelingstijd van afwijkingen met 15-20% verkorten en de factuurverwerking versnellen.

Het verbetertraject in 6 stappen voor factuurverwerking van inkoop tot betaling

Voer verbeteringen door

Volg het proces

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel-template voor factuurdata uit Microsoft Dynamics 365. Zo sluit de data aan op de structuur die ProcessMind voor de analyse gebruikt.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden

Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur voorkom je vanaf het begin fouten en kun je sneller analyseren. Zo leg je een goede basis voor nauwkeurige inzichten in factuurworkflows.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die klaar is voor de factuurdata uit Microsoft Dynamics 365.

JOUW ONTDEKKINGEN

Ontdek hoe factuurverwerking in Dynamics 365 echt verloopt

ProcessMind laat zien welke route facturen in Dynamics 365 afleggen en waar inefficiënties zitten. Bekijk de processtromen en data om elke stap te optimaliseren.

Breng de werkelijke routes van facturen in kaart.
Spoor bottlenecks op die betalingen vertragen.
Breng compliancerisico’s in workflows voor factuurverwerking aan het licht.
Meet het effect van procesverbeteringen.

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Concrete verbeteringen in de factuurverwerking

Deze resultaten laten zien hoeveel efficiënter organisaties werken en hoeveel kosten ze besparen door de factuurverwerking van Purchase to Pay te verbeteren. Met process mining op basis van Microsoft Dynamics 365-data krijgen bedrijven inzicht in bottlenecks en kunnen ze die aanpakken om de bedrijfsvoering te verbeteren.

0 %

Snellere factuurverwerking

Gemiddelde verkorting van de totale doorlooptijd

Process mining vindt bottlenecks en herstelwerk, zodat facturen van ontvangst tot betaling veel sneller worden verwerkt. Dat verbetert de efficiëntie van de bedrijfsvoering en de cashflow.

0 %

Minder fouten

Minder afgewezen facturen en verschillen

Door de oorzaken van afwijzingen en problemen bij het matchen te vinden, kunnen organisaties de datakwaliteit en processtappen gericht verbeteren. Dat leidt tot minder handmatige handelingen en kostbaar herstelwerk.

0 %

Lagere verwerkingskosten

Kostenbesparing per factuur

Door de volledige factuurstroom te verbeteren, herstelwerk te beperken en automatisering te verhogen, dalen de gemiddelde kosten per verwerkte factuur.

0 %

Meer betalingen op tijd

Betere naleving van betalingstermijnen

Door vertragingen in het betalingsproces te vinden en op te lossen, betalen organisaties meer facturen op of vóór de vervaldatum. Dat versterkt de relatie met leveranciers en voorkomt boetes voor te late betaling.

0 %

Snellere goedkeuringsrondes

Minder tijd nodig voor factuurgoedkeuring

Process mining brengt bottlenecks en afwijkingen in workflows voor goedkeuring aan het licht. Zo kunnen bedrijven processen standaardiseren en facturen sneller goedkeuren.

Resultaten verschillen per organisatie en hangen af van de procescomplexiteit, datakwaliteit en doelen. De cijfers geven gebruikelijke verbeteringen weer die bij uiteenlopende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Voeg waar nodig meer toe voor een grondigere analyse.

Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode van elke leveranciersfactuur. Deze dient als primaire case-ID om de levenscyclus van de factuur te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-ID die alle bijbehorende gebeurtenissen verbindt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke factuur analyseren.

De naam van de bedrijfsgebeurtenis of taak die op een bepaald moment tijdens de factuurverwerking plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de stappen op de proceskaart. Zo kun je de processtroom visualiseren en overgangen tussen activiteiten analyseren.

De precieze timestamp waarop een activiteit of gebeurtenis plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om gebeurtenissen op volgorde te zetten, doorlooptijden en tijdsduren te berekenen en bottlenecks in het proces te vinden.

De unieke identificatiecode van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je filteren en oorzaakanalyses per leverancier uitvoeren, zodat je prestatieproblemen of patronen bij specifieke leveranciers kunt herkennen.

De identificatiecode van de inkooporder (PO) waaraan de factuur is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Het onderscheidt facturen met een inkooporder van facturen zonder inkooporder. Dat is een belangrijke oorzaak van procesvariatie en essentieel voor analyses van het matchproces.

Het totale bedrag van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyses uitvoeren op basis van financiële waarde, verbeteringen prioriteren voor facturen met hoge bedragen en inzicht krijgen in de kostenfactoren.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties en werkdruk per gebruiker of team analyseren. Ook helpt het om de mate van automatisering en oorzaken van herstelwerk te herkennen.

De huidige status van de factuur op het moment dat de data wordt geëxtraheerd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een actueel overzicht van alle facturen. Dat is nodig om de bedrijfsvoering en werkvoorraad te bewaken en huidige bottlenecks te herkennen.

De datum waarop de factuur volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden moet zijn betaald.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de maatstaf voor tijdige betalingen en een belangrijke KPI voor de financiële gezondheid en de relatie met leveranciers.

De exacte timestamp waarop een activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verwerkingstijd van activiteiten rechtstreeks berekenen. Dat is nodig om te bepalen welke processtappen de meeste tijd kosten.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Dit is de eerste registratie van een factuur in het systeem. Er wordt een voorlopig record aangemaakt voordat alle gegevens zijn verwerkt. Deze activiteit wordt vastgelegd wanneer een nieuw record wordt aangemaakt in het journaal voor het leveranciersfactuurregister.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het officiële begin van de factuurverwerking. Door de tijd vanaf dit moment te meten, zie je de totale verwerkingsduur en eventuele vertragingen in een vroeg stadium.

Dit geeft aan dat het matchen is geslaagd: de factuurgegevens komen overeen met de inkooporder en de goederenontvangst. De gebeurtenis wordt afgeleid wanneer de matchstatus van de factuur wordt bijgewerkt naar ‘Geslaagd’.

Waarom dit belangrijk is

Een geslaagde match is een belangrijke mijlpaal voor facturen met een inkooporder. De match bevestigt dat de kosten kloppen voordat de factuur wordt betaald. Dit is belangrijk om de efficiëntie en automatiseringsgraad van het matchen te volgen.

Deze activiteit markeert het formeel indienen van een factuur in een workflow voor controle en goedkeuring. De workflow-engine van Dynamics 365 legt deze indiening expliciet vast.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de volledige goedkeuringsronde. Je ziet hoelang facturen wachten voordat de goedkeuring begint. Ook vormt dit het startpunt voor KPI’s over goedkeuring.

Dit geeft aan dat de factuur in de workflow definitief is goedgekeurd en klaar is om te worden geboekt en betaald. De workflow-engine legt deze gebeurtenis expliciet vast wanneer de workflow is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die de goedkeuring afrondt. De tijd tussen ‘Factuur ter goedkeuring ingediend’ en deze gebeurtenis is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van de goedkeuring en helpt bottlenecks te vinden.

Dit is de formele boekhoudkundige gebeurtenis waarbij de goedgekeurde factuur in het grootboek wordt opgenomen en een verplichting ontstaat. Dit is een expliciete transactie in het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Boeken is de laatste stap vóór betaling en een belangrijk financieel controlepunt. De tijd tussen ‘Factuur goedgekeurd’ en ‘Factuur geboekt’ laat zien hoe efficiënt de laatste boekhoudkundige stappen verlopen.

Dit is de laatste activiteit. Het betalingsjournaal wordt geboekt, waarmee de betaling wordt aangemaakt en de factuur wordt afgehandeld. Deze expliciete transactie sluit de levenscyclus van de factuur af.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het succesvolle einde van het proces van factuur tot betaling. De activiteit vormt de basis voor het meten van het ‘Percentage betalingen op tijd’ en de totale doorlooptijd.

Veelgestelde vragen

Wat is process mining voor de factuurverwerking van Purchase to Pay?

Process mining gebruikt bestaande event log-data uit Microsoft Dynamics 365 om de werkelijke stroom van facturen te visualiseren en analyseren. Zo worden bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties zichtbaar die in gewone rapportages mogelijk verborgen blijven. Met deze objectieve, datagedreven aanpak zie je hoe het proces echt verloopt.

Hoe vindt process mining problemen in de factuurverwerking in Dynamics 365?

Process mining analyseert event logs uit Dynamics 365 en reconstrueert elke stap die een factuur doorloopt, van ontvangst tot betaling. Zo worden veelvoorkomende problemen zichtbaar, zoals bottlenecks bij goedkeuring, veel handmatige handelingen en afwijkingen van standaardworkflows. Dit gedetailleerde overzicht helpt de oorzaken van vertragingen en fouten te vinden.

Welke data uit Microsoft Dynamics 365 heb ik nodig voor process mining?

Meestal heb je event log-data over de factuurverwerking nodig. Denk aan het factuurnummer als case-ID, activiteitsnamen en timestamps van elke handeling. Relevante tabellen bevatten vaak gegevens over het aanmaken, goedkeuren, matchen, boeken en betalen van facturen. Ook datavelden zoals gebruikers-ID’s en statussen zijn nuttig.

Welke verbeteringen kan process mining opleveren voor P2P-facturen?

Je kunt facturen sneller laten goedkeuren, fouten bij handmatige gegevensinvoer verminderen en de totale doorlooptijd van de verwerking flink verkorten. Veel organisaties voldoen hierdoor beter aan betalingstermijnen en krijgen minder afgewezen facturen. Ook zie je realtime de status van facturen.

Hoe lang duurt het om te beginnen en de eerste resultaten te zien?

De eerste inrichting en data-extractie uit Microsoft Dynamics 365 duren meestal enkele weken, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is geladen, zie je vaak binnen enkele dagen de eerste inzichten en procesvisualisaties. Kort daarna volgen verdere analyses en concrete aanbevelingen.

Is specifieke technische kennis nodig om data uit Dynamics 365 te halen?

Basiskennis van de datastructuur van Dynamics 365 is handig, maar veel process mining-tools bieden connectors of begeleiding bij data-extractie. Het IT-team kan helpen de relevante tabellen en datavelden te vinden en de benodigde event logs te exporteren. Geavanceerde programmeerkennis is meestal niet nodig.

Kan process mining helpen om naleving van betalingstermijnen en intern beleid te waarborgen?

Ja. Met process mining kun je compliance-regels vastleggen en toetsen aan de werkelijke factuurverwerking. Het systeem vindt automatisch gevallen waarin betalingstermijnen worden overschreden of workflows voor goedkeuring afwijken van het vastgestelde beleid. Zo kun je afwijkingen proactief aanpakken.

Wat zijn de gebruikelijke technische vereisten voor een process mining-oplossing?

De meeste oplossingen werken in de cloud. Je hebt internettoegang en toestemming nodig om verbinding te maken met de databron in Dynamics 365, vaak via API’s of rechtstreekse databasetoegang voor data-extractie. Voor oplossingen op locatie is serverinfrastructuur nodig. De benodigde opslagruimte en rekenkracht hangen af van de oplossing en de hoeveelheid data.

Kan process mining rechtstreeks verbinding maken met Microsoft Dynamics 365?

Process mining-tools maken meestal geen transactionele integratie met Dynamics 365, maar halen er wel de benodigde event log-data uit. Dankzij die verbinding kan de data automatisch worden vernieuwd, zodat procesinzichten gebaseerd zijn op actuele data uit de bedrijfsvoering.

Hoe helpt process mining om handmatige gegevensinvoer en verschillen bij het matchen te verminderen?

Process mining laat zien waar vaak handmatig moet worden ingegrepen en waar facturen vastlopen door problemen bij het matchen. Door deze knelpunten zichtbaar te maken, kun je kansen voor automatisering vinden, de kwaliteit van stamgegevens verbeteren en matchregels aanscherpen. Zo verminder je fouten en handmatig werk.

Optimaliseer vandaag nog Purchase to Pay-factuurverwerking

Spoor inefficiënties op en verkort de doorlooptijd van facturen met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.