> Continue procesverbetering > Purchase to pay factuurverwerking > Microsoft Dynamics 365

Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking

Optimaliseer factuurverwerking in Dynamics 365: 6-stappengids.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Purchase to Pay-factuurverwerking
Purchase-to-pay - factuurverwerking
Microsoft Dynamics 365
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (11) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Factuurverwerking in Dynamics 365 optimaliseren voor snellere betalingen

Factuurverwerking kan aanzienlijke vertragingen, compliancerisico's en verspilling in je bedrijfsvoering veroorzaken. Ons platform geeft je een helder overzicht, zodat je verborgen inefficiënties in je workflows kunt vinden. Breng knelpunten eenvoudig aan het licht en verbeter je processen voor een snellere en nauwkeurigere uitvoering. Zo krijg je meer grip op je financiën en wordt je bedrijfsvoering efficiënter.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Purchase to Pay-factuurverwerking optimaliseren?

Efficiënte factuurverwerking vormt de basis van een gezonde Procure to Pay-cyclus (P2P). Voor organisaties die Microsoft Dynamics 365 gebruiken, kan het beheren van facturen van ontvangst tot betaling complex zijn. Inefficiënties in dit belangrijke proces leiden tot concrete bedrijfsproblemen, zoals hogere bedrijfskosten, boetes voor te late betalingen, gemiste kortingen voor vroeg betalen en gespannen relaties met leveranciers. Handmatige interventies, knelpunten in goedkeuringen en afwijkingen van compliance-eisen vertragen niet alleen de cashflow, maar brengen ook aanzienlijke risico's met zich mee en leggen beslag op werkkapitaal.

Voor effectieve procesoptimalisatie moet je begrijpen welke route een factuur werkelijk aflegt binnen je Microsoft Dynamics 365-omgeving, in plaats van alleen de ontworpen route te bekijken. Zonder dat inzicht is het bijna onmogelijk om de oorzaken van vertragingen te vinden, zoals lange goedkeuringstijden of terugkerende betalingsblokkades. Daardoor worden problemen vaak pas achteraf opgelost, zonder de structurele oorzaken aan te pakken. Zo blijft de inefficiëntie in Purchase to Pay-factuurverwerking zich herhalen.

Hoe process mining de analyse van factuurverwerking verbetert

Process mining biedt een datagedreven manier om je Purchase to Pay-factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365 te onderzoeken en begrijpen. Door event logs rechtstreeks uit je systeem te halen, maakt process mining een nauwkeurige en objectieve kaart van de route van elke factuur. Met het factuurnummer als centrale case-identificatie kun je de volledige levenscyclus bekijken, van "Invoice Received" tot "Payment Executed", inclusief tussenstappen zoals "Invoice Coded", "Invoice Sent for Approval" en "Matching Discrepancy Handled".

Met deze analytische blik kijk je verder dan aannames en zie je hoe het proces werkelijk verloopt. Je kunt zien waar facturen afwijken van de standaard, onverwachte herstelacties herkennen en precies meten hoeveel tijd elke activiteit kost of hoe lang een factuur op de volgende stap wacht. Zo krijg je helder zicht op goedkeuringsworkflows, ontdek je compliance-gaten en vind je knelpunten die een efficiënte verwerking in de weg staan, allemaal binnen je bestaande Microsoft Dynamics 365-omgeving.

Belangrijkste verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Wanneer je process mining toepast op Purchase to Pay-factuurverwerking, komen vaak de volgende verbeterpunten naar voren:

  • Goedkeuringsworkflow optimaliseren: ontdek verborgen vertragingen in goedkeuringsstappen, zie welke goedkeurders steeds knelpunten veroorzaken en vind gevallen waarin facturen naar de verkeerde afdeling of persoon worden gestuurd. Met dit inzicht kun je de goedkeuringsinstellingen in Microsoft Dynamics 365 gericht aanpassen.
  • Afwijkingen bij matching oplossen: analyseer hoe vaak en hoe lang activiteiten zoals "Matching Discrepancy Handled" duren. Als je begrijpt waarom en waar afwijkingen ontstaan, kun je de aanmaak van inkooporders (PO), het proces voor goederenontvangst of het vastleggen van factuurdata verbeteren en handmatige afstemming beperken.
  • Betalingsblokkades beheren: volg de volledige levenscyclus van betalingsblokkades, waaronder "Payment Block Set" en "Payment Block Released". Vind terugkerende oorzaken en ontwikkel maatregelen om blokkades te voorkomen. Zo betaal je facturen op tijd, zonder onnodige vertraging.
  • Kansen voor automatisering vinden: identificeer handmatige stappen en repetitieve taken die veel bronnen kosten en geschikt zijn voor automatisering. Door deze activiteiten binnen Microsoft Dynamics 365 te verbeteren, kun je verwerkingstijd en kosten flink verlagen.

Verwachte resultaten van procesoptimalisatie

Met process mining voor je Purchase to Pay-factuurverwerking kun je duidelijke, meetbare verbeteringen realiseren:

  • Kortere doorlooptijden: verkort de gemiddelde tijd van factuurontvangst tot betaling aanzienlijk. Dat heeft direct effect op je werkkapitaal en financiële wendbaarheid.
  • Kostenbesparing: beperk handmatig werk, verminder herstelwerk en voorkom boetes voor te late betalingen. Zo dalen je bedrijfskosten.
  • Betere compliance: zorg dat interne beleidsregels en externe regelgeving worden nageleefd door procesafwijkingen te vinden en te corrigeren. Daarmee versterk je de beheersing binnen Microsoft Dynamics 365.
  • Betere relaties met leveranciers: snellere en nauwkeurigere betalingen versterken de relatie met leveranciers en kunnen leiden tot betere betalingsvoorwaarden of kortingen.
  • Geoptimaliseerd werkkapitaal: door facturen sneller te betalen en verwerkingskosten te verlagen, komt kapitaal vrij voor andere strategische investeringen.

Aan de slag met het verbeteren van je factuurverwerking

Grip krijgen op je Purchase to Pay-factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365 begint met inzicht in de huidige situatie. Deze grondige analyse met process mining levert de inzichten die je nodig hebt voor gerichte verbeteringen met effect. Je kunt vandaag nog verborgen knelpunten en inefficiënties vinden, je factuurworkflows verbeteren en facturen sneller en nauwkeuriger verwerken.

Purchase-to-pay - factuurverwerking Factuurautomatisering Crediteurenadministratie P2P-proces Factuurgoedkeuring Leveranciersbetalingen Cashflowoptimalisatie 3-way matching Compliance Procure to Pay P2P Leveranciersbeheer Factuurmatching

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Facturen blijven vaak hangen in goedkeuringsworkflows. Dat leidt tot flinke betalingsvertragingen, mogelijke boetes voor te late betaling en gespannen relaties met leveranciers. Dit raakt direct je werkkapitaal en de efficiëntie van je bedrijfsvoering, en zorgt voor frustratie bij interne teams en externe partners.
ProcessMind visualiseert alle goedkeuringsroutes binnen je Purchase to Pay-factuurverwerkingscyclus. Zo zie je welke goedkeurders of stappen in Microsoft Dynamics 365 vertraging veroorzaken. Het platform maakt afwijkende routes zichtbaar en geeft datagedreven inzichten om goedkeuringsprocessen te verbeteren, zodat facturen sneller en volgens de compliance-eisen worden verwerkt.

Het handmatig vastleggen, controleren en coderen van factuurdata kost veel tijd en is foutgevoelig. Dat leidt tot regelmatig herstelwerk, problemen bij de afstemming en hogere bedrijfskosten. De hele Purchase to Pay-factuurverwerkingscyclus vertraagt daardoor.
ProcessMind brengt de activiteit 'Invoice Data Captured' en de vervolgstappen in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet hoeveel handmatig werk nodig is en waar fouten zich concentreren. Zo ontdek je kansen voor automatisering en betere datakwaliteit, waardoor factuurverwerking efficiënter wordt en kostbare fouten afnemen.

Afwijkingen tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten zorgen ervoor dat facturen soms onbeperkt blijven liggen. Er is dan veel handmatig onderzoek en herstelwerk nodig. Dat leidt rechtstreeks tot betalingsvertragingen, meer administratief werk en mogelijke complianceproblemen binnen je P2P-proces.
ProcessMind analyseert de activiteiten 'Invoice Matched to Purchase Order' en 'Matching Discrepancy Handled' in Purchase to Pay-factuurverwerking. Zo vind je de oorzaken van mismatches in Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke leveranciers, afdelingen of processtappen bijdragen aan deze problemen en kunt ze proactief oplossen voor een soepelere factuurstroom.

De totale tijd van factuurontvangst tot betaling is vaak te lang. Dat veroorzaakt cashflowproblemen en zorgt ervoor dat kansen op kortingen voor vroeg betalen worden gemist. Een lange cyclus kan ook leiden tot boetes voor te late betaling en ontevreden leveranciers.
ProcessMind geeft je een end-to-end-overzicht van je Purchase to Pay-factuurverwerkingscyclus in Microsoft Dynamics 365, met de exacte duur tussen alle activiteiten. Het platform vindt knelpunten en inefficiënte volgordes die de cyclus verlengen. Zo krijg je datagedreven inzichten om de verwerking te versnellen en je werkkapitaal beter te beheren.

Facturen worden regelmatig buiten de afgesproken betalingstermijn betaald. Dat schaadt belangrijke leveranciersrelaties, kan boetes veroorzaken en zorgt ervoor dat je organisatie waardevolle kortingen voor vroeg betalen misloopt. Dit heeft gevolgen voor je financiële gezondheid en reputatie.
ProcessMind vergelijkt 'Payment Due Date' met de activiteit 'Payment Executed' binnen Purchase to Pay-factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365. Je ziet patronen in te late betalingen en gevallen waarin betalingstermijnen niet worden gehaald. Zo kun je compliance verbeteren en je cashflow beter beheren.

Een aanzienlijk aantal facturen wordt tijdens het goedkeuringsproces afgewezen door onjuiste data, ontbrekende informatie of overtreding van beleidsregels. Dat zorgt voor veel herstelwerk bij crediteurenteams en vertraagt belangrijke betalingen aan leveranciers.
ProcessMind analyseert 'Invoice Rejected'-events in Purchase to Pay-factuurverwerking. Je ziet veelvoorkomende redenen voor afwijzing en de specifieke punten in de Microsoft Dynamics 365-workflow waar ze ontstaan. Met dit inzicht pak je de oorzaken aan en verminder je toekomstige afwijzingen aanzienlijk, waardoor het proces efficiënter wordt.

Inconsistente of onjuiste codering van grootboekrekeningen en vertragingen bij het boeken van facturen kunnen leiden tot onjuiste financiële rapportages, lastige afstemmingen en een tragere maandafsluiting. Dat tast de betrouwbaarheid van je financiële data aan.
ProcessMind onderzoekt de activiteiten 'Invoice Coded' en 'Invoice Posted' en koppelt deze aan attributen van 'General Ledger Account' in Purchase to Pay-factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365. Je ontdekt variaties en fouten in de codering en kunt het boekingsproces verbeteren voor nauwkeurigere financiële informatie.

Facturen krijgen om verschillende redenen vaak een betalingsblokkade. Daardoor is handmatige interventie nodig om de blokkade te onderzoeken en op te heffen. Dit verstoort betalingsschema's, verhoogt de administratieve last en kan leiden tot te late betalingen.
ProcessMind volgt de momenten waarop 'Payment Block Set' en 'Payment Block Released' voorkomen in Purchase to Pay-factuurverwerking. Het analyseert de bijbehorende attributen van 'Payment Block Reason' in Microsoft Dynamics 365. Zo zie je terugkerende redenen en knelpunten bij het opheffen van blokkades en kun je problemen vooraf aanpakken.

Belanghebbenden hebben vaak geen actueel zicht op de status en exacte locatie van facturen binnen het Purchase to Pay-proces. Dat leidt tot veel vragen, frustratie binnen de organisatie en weinig grip op toekomstige uitgaande betalingen of verwachtingen van leveranciers.
ProcessMind visualiseert de volledige route van elke factuur door Purchase to Pay-factuurverwerking in Microsoft Dynamics 365, van 'Invoice Received' tot 'Payment Executed'. Je krijgt een helder, actueel overzicht van de status. Zo kun je problemen eerder signaleren en de communicatie tussen afdelingen verbeteren.

Facturen slaan regelmatig standaardgoedkeuringsroutes over of volgen ad-hocroutes die niet zijn vastgelegd. Dat brengt aanzienlijke compliancerisico's met zich mee, maakt audits lastiger en vermindert de centrale controle op uitgaven en naleving van het proces.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke routes die facturen volgen tijdens de activiteiten 'Invoice Sent for Approval' en 'Invoice Approved' in Purchase to Pay-factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365. Het platform maakt afwijkingen van vastgelegde processen zichtbaar, zodat je compliance en standaardisatie kunt verbeteren.

Wanneer er afwijkingen ontstaan tussen facturen, inkooporders en goederenontvangsten, duurt het vaak te lang om ze op te lossen. Dat veroorzaakt aanzienlijke en vermijdbare vertragingen in de factuurverwerking en belemmert tijdige betalingen aan leveranciers.
ProcessMind meet de tijd tussen de activiteiten 'Invoice Matched to Purchase Order' en 'Matching Discrepancy Handled' in Purchase to Pay-factuurverwerking binnen Microsoft Dynamics 365. Je ziet welke stappen of teams verantwoordelijk zijn voor lange oplostijden en kunt gerichte verbeteringen doorvoeren in het beheer van afwijkingen.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Knelpunten in factuurgoedkeuringen vertragen betalingen aanzienlijk. Dat kan leiden tot boetes voor te late betaling en gespannen relaties met leveranciers. Snellere goedkeuringscycli verbeteren het beheer van werkkapitaal en versterken het vertrouwen van leveranciers. Door deze belangrijke stap in Purchase to Pay-factuurverwerking te verbeteren, kan je organisatie flink besparen op tijd en kosten.
ProcessMind geeft gedetailleerd inzicht in goedkeuringsworkflows binnen Microsoft Dynamics 365. Je ziet precies waar het proces vastloopt en welke goedkeurders traag zijn. Het platform meet gemiddelde goedkeuringstijden en maakt afwijkingen van optimale routes zichtbaar. Zo kun je gericht ingrijpen en doorlooptijden met 20-30% verkorten, voor snellere betalingen en een betere cashflow.

Handmatige data-invoer in Purchase to Pay-factuurverwerking is een belangrijke foutbron. Dat leidt tot herstelwerk, betalingsvertragingen en problemen bij de afstemming. Door deze fouten te voorkomen, klopt de data vanaf het begin. Zo voorkom je problemen in vervolgstappen en worden financiële rapportages betrouwbaarder. Dit heeft direct effect op efficiëntie en compliance binnen Microsoft Dynamics 365.
ProcessMind maakt zichtbaar waar en hoe handmatige fouten ontstaan in de factuurstroom en koppelt ze aan specifieke activiteiten of gebruikersgroepen. Door event logs te analyseren, ontdek je patronen die onnauwkeurigheden veroorzaken. Daarmee kun je automatisering en controles invoeren. Dit kan het herstelwerk met 15-25% verminderen en de algehele datakwaliteit verbeteren.

Regelmatige afwijkingen bij matching, vooral bij 3-way matching, veroorzaken veel herstelwerk en betalingsvertragingen in Purchase to Pay-factuurverwerking. Door deze afwijkingen te verminderen, verloopt de controle efficiënter en sluiten facturen beter aan op inkooporders en goederenontvangsten. Dat verbetert de financiële beheersing en versnelt de voorbereiding op betaling.
ProcessMind brengt het volledige matchingproces binnen Microsoft Dynamics 365 in kaart en vindt de oorzaken van afwijkingen, zoals fouten bij data-invoer of verschillen tussen PO en GR. Je ziet welke activiteiten vaak tot mismatches leiden en wat hun effect is op doorlooptijd en kosten. ProcessMind kan helpen het aantal matchinguitzonderingen met 10-20% te verlagen, voor een soepelere verwerking.

Lange doorlooptijden voor factuurverwerking leiden tot hogere bedrijfskosten, gemiste kortingen voor vroeg betalen en een groter risico op te late betalingen. Door de end-to-end Purchase to Pay-factuurverwerkingscyclus te verkorten, verbeter je de efficiëntie, optimaliseer je het werkkapitaal en zorg je voor tijdige financiële verwerking. Dit doel raakt het hele P2P-proces.
ProcessMind geeft een volledig overzicht van de levenscyclus van elke factuur in Microsoft Dynamics 365, van ontvangst tot betaling. Je ziet de langste routes, knelpunten en herstel-lussen die de doorlooptijd verlengen. Door activiteitsduren en overdrachten te analyseren, kan het platform helpen de totale verwerkingstijd met 15-20% te verlagen en de inzet van bronnen te verbeteren.

Het niet naleven van betalingstermijnen kan relaties met leveranciers schaden, boetes veroorzaken en de reputatie van je bedrijf aantasten. Betere naleving zorgt ervoor dat facturen volgens de afgesproken voorwaarden op tijd worden betaald. Dat versterkt het vertrouwen en kan in de toekomst betere betalingsvoorwaarden opleveren. Dit is belangrijk voor een gezonde financiële bedrijfsvoering binnen Purchase to Pay-factuurverwerking.
ProcessMind analyseert de volledige factuurroute en maakt zichtbaar wanneer betalingstermijnen in Microsoft Dynamics 365 worden gemist of bijna worden gemist. Je ziet welke vertragingen of activiteiten voorafgaan aan betalingen die niet aan de voorwaarden voldoen, zoals lange goedkeuringen of betalingsblokkades. Zo kan je organisatie het percentage tijdige betalingen met 10-15% verbeteren en onnodige boetes voorkomen.

Een hoog percentage afgewezen facturen wijst op onderliggende problemen in de Purchase to Pay-factuurverwerkingsstroom. Dat veroorzaakt herstelwerk, vertragingen en frustratie bij interne teams en leveranciers. Minder afwijzingen wijzen op een nauwkeuriger proces, met meer efficiëntie en minder administratieve last door opnieuw ingediende facturen.
ProcessMind maakt de veelvoorkomende redenen en faalpunten achter factuurafwijzingen in Microsoft Dynamics 365 zichtbaar. Je ontdekt patronen bij specifieke leveranciers, afdelingen of goedkeuringsfasen die tot afwijzingen leiden. Door deze oorzaken te begrijpen, kan ProcessMind helpen het afwijzingspercentage met 5-10% te verlagen en de eerste verwerkingsfase efficiënter te maken.

Inefficiënte factuurcodering en boekingen op het grootboek kunnen leiden tot fouten in financiële gegevens, vertraagde rapportages en compliancerisico's. Door deze stappen te optimaliseren, worden kosten correct toegewezen en wordt het grootboek op tijd bijgewerkt. Dat is belangrijk voor betrouwbare financiële analyses en beslissingen binnen Purchase to Pay-factuurverwerking.
ProcessMind brengt de volledige volgorde van coderen en boeken in Microsoft Dynamics 365 in kaart. Je ziet waar vertragingen of fouten vaak ontstaan. Het platform kan inefficiënte routering, onnodige controlestappen of inconsistente toepassing van coderingsregels zichtbaar maken. Met deze analyse kun je het proces opnieuw ontwerpen, de inspanning met 10% verlagen en de nauwkeurigheid verbeteren.

Veelvuldig gebruik van betalingsblokkades wijst op onderliggende problemen in de Purchase to Pay-factuurverwerkingsworkflow die tijdige betalingen verhinderen. Dat leidt tot vertragingen en mogelijke boetes. Door deze blokkades te beperken, verloopt het betalingsproces efficiënter en blijven relaties met leveranciers goed.
ProcessMind maakt zichtbaar wanneer en waarom betalingsblokkades in Microsoft Dynamics 365 worden ingesteld en koppelt ze aan eerdere activiteiten of dataverschillen. Het analyseert hoe lang blokkades duren en hoe ze worden opgeheven, zodat je inefficiënties ziet. Daarmee kan je organisatie de oorzaken proactief aanpakken, het aantal betalingsblokkades met 15-25% verlagen en betalingen versnellen.

Zonder goed zicht op de factuurstatus ontstaat onzekerheid, komen er onnodig veel vragen en wordt proactief betalingsbeheer lastiger. Met actueel inzicht in facturen krijgen belanghebbenden meteen updates. Dat helpt bij prognoses, een snellere oplossing van problemen en betere beslissingen in de hele Purchase to Pay-factuurverwerkingscyclus.
ProcessMind maakt een volledig overzicht van de route van elke factuur binnen Microsoft Dynamics 365, van begin tot eind. Je ziet meteen de huidige status, openstaande activiteiten en mogelijke vertragingen. Dankzij deze transparantie kunnen teams facturen proactief volgen, de tijd die aan statusvragen wordt besteed met 20% verlagen en de communicatie met belanghebbenden verbeteren.

Inconsistente goedkeuringsworkflows leiden tot verwarring, vertragingen en compliancerisico's, vooral wanneer er afwijkingen ontstaan. Door goedkeuringsroutes voor facturen te standaardiseren, volgen alle facturen een voorspelbare, efficiënte en compliant route. Zo verminder je variatie in de verwerking en versterk je interne controles binnen Purchase to Pay-factuurverwerking.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke goedkeuringsroutes die facturen in Microsoft Dynamics 365 volgen en maakt veelvoorkomende afwijkingen van het bedoelde proces zichtbaar. Je ziet wat deze variaties betekenen voor doorlooptijd en inzet van bronnen. Door deze routes te visualiseren helpt ProcessMind je goedkeuringspaden te standaardiseren, de naleving van het proces met 10-15% te verhogen en de voorspelbaarheid te verbeteren.

Een vertraagde afhandeling van afwijkingen bij 3-way matching vormt een belangrijk knelpunt. Facturen kunnen daardoor niet worden klaargemaakt voor betaling. Een snellere oplossing is belangrijk voor efficiënte Purchase to Pay-factuurverwerking, het voorkomen van te late betalingen en het beperken van bronnen die nodig zijn voor uitzonderingen.
ProcessMind maakt precies zichtbaar waar afwijkingen bij 3-way matching ontstaan en volgt het volledige oplossingsproces binnen Microsoft Dynamics 365. Je ziet de gemiddelde oplostijd en welke activiteiten of verantwoordelijken vertraging veroorzaken. Met dit inzicht kun je de oplostijd van afwijkingen met 15-20% verlagen en de factuurverwerking versnellen.

Het 6-stappenverbeterpad voor Purchase to Pay, factuurverwerking

1

Template downloaden
2

Data exporteren
3

Dataset uploaden
4

Proces analyseren
5

Verbeteringen doorvoeren
6

Proces monitoren
1

Template downloaden

Wat je moet doen

Download de voorgeconfigureerde Excel-template voor Purchase to Pay-factuurverwerkingsdata uit Microsoft Dynamics 365. Zo sluit de data aan op de analysestructuur van ProcessMind.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

De juiste datastructuur vanaf het begin voorkomt fouten en versnelt de analyse. Zo leg je een goede basis voor nauwkeurige inzichten in factuurworkflows.

Verwacht resultaat

Een gestructureerde Excel-template die klaar is om te vullen met factuurverwerkingsdata uit Microsoft Dynamics 365.

JOUW ONTDEKKINGEN

Ontdek hoe je factuurverwerking in Dynamics 365 echt verloopt

ProcessMind laat zien welke route je facturen binnen Dynamics 365 werkelijk volgen en waar inefficiënties ontstaan. Krijg een helder visueel overzicht en inzichten op basis van data om elke stap te optimaliseren.
  • Breng de werkelijke routes van facturen in kaart.
  • Breng bottlenecks in kaart die betalingsvertragingen veroorzaken.
  • Identificeer compliancerisico's in workflows voor factuurverwerking.
  • Maak de impact van procesverbeteringen meetbaar.
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Concrete verbeteringen in de factuurverwerking

Deze resultaten laten zien welke efficiëntiewinst en kostenbesparingen organisaties behalen door hun Purchase to Pay-factuurproces te optimaliseren. Met process mining van Microsoft Dynamics 365-data krijgen bedrijven helder inzicht en kunnen ze bottlenecks vinden en oplossen voor een efficiëntere bedrijfsvoering.

0 %
Snellere factuurverwerking

Gemiddelde verkorting van de totale doorlooptijd

Process mining identificeert bottlenecks en herstelwerk. Daardoor worden facturen aanzienlijk sneller verwerkt, van ontvangst tot betaling. Dat verbetert de efficiëntie van de bedrijfsvoering en de kasstroom.
0 %
Minder fouten

Minder afgewezen facturen en verschillen

Door de oorzaken van afwijzingen en matchingsproblemen precies te vinden, kunnen organisaties gerichte verbeteringen doorvoeren in de datakwaliteit en processtappen. Dat leidt tot minder handmatige interventies en duur herstelwerk.
0 %
Lagere verwerkingskosten

Kostenbesparing per factuur

Door de factuurstroom van begin tot eind te optimaliseren, herstelwerk te verminderen en automatisering te verbeteren, dalen de gemiddelde kosten per verwerkte factuur rechtstreeks.
0 %
Meer betalingen op tijd

Beter voldoen aan betalingstermijnen

Door vertragingen in het betaalproces te vinden en op te lossen, betalen organisaties meer facturen op of vóór de vervaldatum. Dat versterkt de relatie met leveranciers en voorkomt boetes voor te late betaling.
0 %
Snellere goedkeuringscycli

Minder tijd nodig voor factuurgoedkeuringen

Process mining brengt bottlenecks en afwijkingen in goedkeuringsworkflows aan het licht. Zo kunnen bedrijven processen standaardiseren en facturen sneller laten goedkeuren.

De resultaten verschillen per procescomplexiteit, datakwaliteit en organisatiedoelen. Deze cijfers laten typische verbeteringen zien die in uiteenlopende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid de analyse uit wanneer dat nodig is voor meer inzicht.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van elke leveranciersfactuur, die als primaire case-ID dient om de levenscyclus te volgen.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-ID die alle gerelateerde events koppelt. Zo kun je de volledige levenscyclus van elke afzonderlijke factuur analyseren.

De naam van het specifieke bedrijfsevent of de specifieke taak die op een bepaald moment in de levenscyclus van de factuur plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het bepaalt de stappen in de proceskaart, zodat je de procesflow kunt visualiseren en overgangen tussen verschillende activiteiten kunt analyseren.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of event plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Deze timestamp is nodig om events te ordenen, alle doorlooptijden en tijdsduur te berekenen en bottlenecks in het proces te vinden.

De unieke identificatie van de leverancier die de factuur heeft ingediend.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je filteren en oorzaken analyseren per leverancier. Zo vind je prestatieproblemen of patronen die aan specifieke leveranciers zijn gekoppeld.

De identificatie van de inkooporder (PO) waaraan de factuur is gekoppeld.

Waarom dit belangrijk is

Het onderscheidt facturen met een inkooporder van facturen zonder inkooporder. Dat is een belangrijke oorzaak van procesvariatie en van groot belang voor matchinganalyses.

De totale geldwaarde van de factuur.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je analyseren op basis van financiële waarde. Zo kun je verbeteracties prioriteren voor facturen met een hoge waarde en begrijpen welke factoren de kosten bepalen.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je prestaties en werkbelasting per gebruiker of team analyseren. Ook helpt het om de automatiseringsgraad en bronnen van herstelwerk te vinden.

De huidige status van de factuur op het moment dat de data wordt geëxtraheerd.

Waarom dit belangrijk is

Geeft een actueel overzicht van alle facturen. Dit is essentieel voor monitoring van de bedrijfsvoering, werkvoorraadbeheer en het herkennen van huidige knelpunten.

De datum waarop de factuur volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden moet zijn betaald.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de benchmark voor het meten van tijdige betalingen, een belangrijke KPI voor financiële gezondheid en leveranciersrelaties.

De precieze timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis is afgerond.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om de verwerkingstijd per activiteit rechtstreeks te berekenen. Dat is de basis voor het herkennen van de tijdrovendste processtappen.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Dit is de eerste registratie van een factuur in het systeem. Er wordt een voorlopig record aangemaakt voordat alle details zijn verwerkt. Deze activiteit wordt vastgelegd wanneer een nieuw record wordt aangemaakt in het journaal voor het leveranciersfactuurregister.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert de officiële start van de levenscyclus van de factuur. Door de tijd vanaf dit moment te analyseren, kun je de totale verwerkingsduur meten en vertragingen aan het begin van het proces vinden.

Dit staat voor het succesvol afronden van het matchingproces. De factuurgegevens komen dan overeen met de inkooporder en de ontvangst van de goederen. Dit event wordt afgeleid wanneer de matchingstatus van de factuur wordt bijgewerkt naar 'Passed'.

Waarom dit belangrijk is

Een succesvolle match is een belangrijk moment voor facturen met een inkooporder. Het bevestigt dat de kosten kloppen voordat de factuur wordt betaald. Dit is belangrijk om de efficiëntie van matching en de automatiseringsgraad te volgen.

Deze activiteit markeert het formeel indienen van een factuur in een workflow voor controle en goedkeuring. De workflow-engine van Dynamics 365 registreert dit indienevent expliciet.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het startpunt voor het meten van de volledige goedkeuringscyclus. Je ziet hiermee hoe lang facturen wachten voordat het goedkeuringsproces begint. Het event vormt ook de basis voor KPI's rond goedkeuring.

Dit staat voor de definitieve, succesvolle goedkeuring van de factuur in de workflow. De factuur is daarmee goedgekeurd voor boeking en betaling. De workflow-engine registreert dit expliciet bij het afronden van de workflow.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk moment dat het goedkeuringsproces afsluit. De tijd tussen 'Factuur ter goedkeuring verzonden' en dit event is een belangrijke maatstaf voor de efficiëntie van goedkeuring en helpt bottlenecks te vinden.

Dit is het formele boekhoudkundige event waarbij de goedgekeurde factuur in het grootboek wordt opgenomen en een verplichting ontstaat. Het is een expliciet transactioneel event in het systeem.

Waarom dit belangrijk is

Boeken is de laatste stap vóór betaling en een belangrijk financieel controlemoment. De tijd tussen 'Factuur goedgekeurd' en 'Factuur geboekt' meet de efficiëntie van de laatste boekhoudkundige stappen.

Dit is de laatste activiteit. Het betalingsjournaal wordt geboekt, de betaling wordt aangemaakt en de factuur wordt afgeletterd. Dit expliciete transactionele event sluit de levenscyclus van de factuur af.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit markeert het succesvolle einde van het factuur-tot-betalingsproces. De activiteit vormt de basis voor het meten van het 'Percentage betalingen op tijd' en de totale end-to-enddoorlooptijd.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining gebruikt bestaande event log-data uit Microsoft Dynamics 365 om de werkelijke flow van je factuurverwerking zichtbaar te maken en te analyseren. Je ziet bottlenecks, afwijkingen en inefficiënties die in traditionele rapportages verborgen kunnen blijven. Deze objectieve, datagedreven aanpak laat zien hoe het proces werkelijk werkt.

Door event logs uit Dynamics 365 te analyseren, reconstrueert process mining elke stap die een factuur doorloopt, van ontvangst tot betaling. Het markeert veelvoorkomende problemen, zoals bottlenecks bij goedkeuringen, veel handmatige interventies en afwijkingen van standaardworkflows. Zo zie je de grondoorzaken van vertragingen en fouten.

Meestal heb je event log-data over de factuurverwerking nodig, met het factuurnummer als case-identifier, activiteitnamen en timestamps per actie. Relevante tabellen bevatten vaak gegevens over het aanmaken, goedkeuren, matchen, boeken en betalen van facturen. Specifieke datavelden, zoals gebruikers-ID’s en statussen, zijn ook waardevol.

Je kunt rekenen op kortere goedkeuringscycli voor facturen, minder fouten bij handmatige gegevensinvoer en aanzienlijk kortere totale doorlooptijden. Veel organisaties voldoen daardoor beter aan betalingsvoorwaarden en zien minder afgewezen facturen. Ook krijg je realtime inzicht in de status van facturen.

De eerste inrichting en data-extractie uit Microsoft Dynamics 365 duren meestal enkele weken, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is geladen, zie je vaak binnen enkele dagen de eerste inzichten en procesvisualisaties. Kort daarna volgen diepgaandere analyses en concrete aanbevelingen.

Basiskennis van de datastructuur van Dynamics 365 is handig, maar veel process mining-tools bieden connectors of begeleiding voor data-extractie. Je IT-team kan helpen bij het identificeren van de juiste tabellen en velden en vervolgens de benodigde event logs exporteren. Geavanceerde programmeerkennis is meestal niet nodig.

Ja. Met process mining kun je compliance-regels definiëren en controleren aan de hand van de werkelijke routes van facturen. Het systeem identificeert automatisch gevallen waarin betalingsvoorwaarden worden geschonden of goedkeuringsworkflows afwijken van vastgesteld beleid. Zo kun je afwijkingen proactief aanpakken.

De meeste oplossingen zijn cloudgebaseerd. Je hebt internettoegang en toestemming nodig om verbinding te maken met de Dynamics 365-databron, vaak via API’s of directe databasetoegang voor data-extractie. Voor oplossingen op locatie is serverinfrastructuur nodig. De benodigde opslag en rekenkracht hangen af van de oplossing en de hoeveelheid data.

Process mining-tools integreren meestal niet in transactionele zin, maar maken verbinding met Dynamics 365 om de benodigde event log-data te extraheren. Daardoor kun je data automatisch vernieuwen en zijn je procesinzichten gebaseerd op de meest actuele data uit de bedrijfsvoering.

Process mining laat zien waar vaak handmatig wordt ingegrepen en waar facturen vastlopen door matchingproblemen. Door deze knelpunten zichtbaar te maken, kun je mogelijkheden voor automatisering vinden, de kwaliteit van stamdata verbeteren en matchingregels aanscherpen. Zo verminder je fouten en handmatig werk.

Begin vandaag met het optimaliseren van Purchase to Pay - Invoice Processing

Breng inefficiënties aan het licht en verkort de doorlooptijd van facturen met 30% of meer.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je kunt binnen enkele minuten aan de slag.