> Perbaikan proses berkelanjutan > Pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran > Microsoft Dynamics 365

Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran untuk pemrosesan faktur

Optimalkan pemrosesan faktur di Dynamics 365: panduan 6 langkah.

Unduh templat data

Tingkatkan proses pembelian hingga pembayaran untuk pemrosesan faktur

Pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran

Microsoft Dynamics 365

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia

Sistem yang tersedia

Tantangan(11)Target(11)6 langkah Pratinjau Hasil Data FAQ(5)

Optimalkan pemrosesan faktur di Dynamics 365 agar pembayaran lebih cepat

Pemrosesan faktur dapat menyebabkan keterlambatan, risiko kepatuhan, dan pemborosan sumber daya dalam operasional Anda. Platform kami menyajikan informasi yang jelas agar Anda dapat menemukan inefisiensi tersembunyi dalam alur kerja. Temukan hambatan dengan mudah dan perbaiki proses agar faktur diproses lebih cepat dan akurat. Hasilnya, kendali keuangan dan efisiensi operasional Anda meningkat.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran?

Pemrosesan faktur yang efisien menjadi dasar siklus pengadaan hingga pembayaran (P2P) yang sehat. Bagi organisasi yang menggunakan Microsoft Dynamics 365, mengelola alur faktur sejak diterima hingga dibayar bisa menjadi rumit. Inefisiensi dalam proses penting ini menimbulkan dampak nyata, seperti biaya operasional yang meningkat, denda keterlambatan, diskon pembayaran awal yang terlewat, dan hubungan dengan pemasok yang memburuk. Penanganan manual, hambatan persetujuan, dan penyimpangan dari ketentuan kepatuhan tidak hanya memperlambat arus kas, tetapi juga meningkatkan risiko dan mengurangi modal kerja.

Untuk mengoptimalkan proses, Anda perlu memahami jalur yang benar-benar dilalui faktur di Microsoft Dynamics 365, bukan hanya jalur yang dirancang. Tanpa gambaran yang jelas, sulit menemukan penyebab keterlambatan, seperti persetujuan yang terlalu lama atau pemblokiran pembayaran berulang. Akibatnya, masalah sering ditangani setelah terjadi, tanpa menyelesaikan persoalan mendasar. Siklus inefisiensi dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran pun berlanjut.

Cara process mining membantu menganalisis pemrosesan faktur

Process mining membantu Anda menganalisis pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365 berdasarkan data. Dengan mengambil log peristiwa langsung dari sistem, process mining menyusun peta objektif dan akurat tentang perjalanan setiap faktur. Gunakan Nomor Faktur sebagai pengenal kasus utama untuk melihat seluruh siklus, dari "Faktur Diterima" hingga "Pembayaran Dilaksanakan", termasuk aktivitas seperti "Data Faktur Dicatat", "Faktur Dikirim untuk Persetujuan", dan "Ketidaksesuaian Pencocokan Ditangani".

Dengan analisis ini, Anda dapat melihat alur proses yang sebenarnya, bukan sekadar mengandalkan asumsi. Temukan penyimpangan dari proses standar, pengerjaan ulang yang tidak terduga, serta waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas atau menunggu langkah berikutnya. Hasilnya, Anda mendapat gambaran yang jelas tentang alur kerja persetujuan, celah kepatuhan, dan hambatan yang memperlambat pemrosesan, tanpa perlu mengganti Microsoft Dynamics 365 yang sudah digunakan.

Area utama yang dapat ditingkatkan dengan process mining

Process mining pada pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran sering menunjukkan beberapa area yang dapat diperbaiki:

Optimalisasi alur kerja persetujuan: Temukan keterlambatan tersembunyi dalam tahapan persetujuan, identifikasi pemberi persetujuan yang kerap menghambat proses, atau cari tahu apakah faktur dikirim ke departemen atau orang yang keliru. Gunakan temuan ini untuk menyesuaikan konfigurasi persetujuan di Microsoft Dynamics 365.
Penanganan ketidaksesuaian pencocokan: Analisis frekuensi dan durasi aktivitas seperti "Ketidaksesuaian Pencocokan Ditangani". Dengan memahami penyebab dan lokasi ketidaksesuaian, Anda dapat memperbaiki pembuatan Pesanan Pembelian (PO), penerimaan barang, atau pencatatan data faktur untuk mengurangi rekonsiliasi manual.
Pengelolaan pemblokiran pembayaran: Lacak siklus pemblokiran pembayaran, termasuk "Pemblokiran Pembayaran Ditetapkan" dan "Pemblokiran Pembayaran Dilepas". Temukan penyebab pemblokiran yang berulang dan susun cara untuk mencegahnya agar faktur dibayar tepat waktu tanpa penundaan yang tidak perlu.
Peluang otomatisasi: Temukan langkah manual atau tugas berulang yang menyita banyak sumber daya dan berpotensi diotomatisasi. Menyederhanakan aktivitas ini di Microsoft Dynamics 365 dapat mengurangi waktu pemrosesan dan biaya secara signifikan.

Hasil yang diharapkan dari optimalisasi proses

Dengan menerapkan process mining pada pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran, Anda dapat mencapai peningkatan yang terukur:

Waktu siklus lebih singkat: Kurangi waktu rata-rata pemrosesan faktur secara signifikan, sejak diterima hingga dibayar. Hal ini berdampak langsung pada modal kerja dan meningkatkan keluwesan keuangan.
Penghematan biaya: Kurangi pekerjaan manual dan pengerjaan ulang, serta hindari denda keterlambatan untuk menekan biaya operasional.
Kepatuhan yang lebih baik: Pastikan kebijakan internal dan peraturan eksternal dipatuhi dengan menemukan dan memperbaiki penyimpangan proses. Dengan begitu, kontrol di Microsoft Dynamics 365 menjadi lebih kuat.
Hubungan dengan pemasok yang lebih baik: Pembayaran yang lebih cepat dan akurat memperkuat hubungan dengan pemasok dan berpotensi membuka peluang untuk mendapatkan ketentuan pembayaran atau diskon yang lebih baik.
Modal kerja yang lebih optimal: Percepat pembayaran faktur dan kurangi biaya pemrosesan agar dana dapat digunakan untuk investasi strategis lainnya.

Mulai tingkatkan pemrosesan faktur

Untuk mengendalikan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365, mulailah dengan memahami kondisi saat ini. Analisis terperinci dengan process mining memberi Anda wawasan untuk melakukan perbaikan yang tepat sasaran dan berdampak. Temukan hambatan dan inefisiensi yang tersembunyi sekarang, lalu perbaiki alur kerja faktur agar pemrosesan lebih cepat dan akurat.

Pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran Otomatisasi faktur Utang usaha Proses P2P Persetujuan faktur Pembayaran pemasok Optimalisasi arus kas Pencocokan 3 arah Compliance Pengadaan hingga pembayaran P2P Manajemen pemasok Pencocokan faktur

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Faktur sering tertahan dalam alur kerja persetujuan. Akibatnya, pembayaran terlambat, denda dapat timbul, dan hubungan dengan pemasok memburuk. Hal ini langsung memengaruhi modal kerja dan efisiensi operasional, serta membuat tim internal dan mitra eksternal frustrasi.
ProcessMind menampilkan semua jalur persetujuan dalam siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Di Microsoft Dynamics 365, ProcessMind menunjukkan pemberi persetujuan atau langkah tertentu yang menyebabkan penundaan. Anda juga dapat melihat jalur yang tidak standar dan menggunakan temuan berbasis data untuk menyederhanakan persetujuan, sehingga faktur diproses lebih cepat dan sesuai ketentuan.

Pencatatan, verifikasi, dan pengodean data faktur secara manual menyita banyak waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Akibatnya, pekerjaan perlu diulang, rekonsiliasi bermasalah, dan biaya operasional meningkat. Seluruh siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran pun melambat.
ProcessMind memetakan aktivitas 'Data Faktur Dicatat' dan langkah-langkah berikutnya di Microsoft Dynamics 365. Platform ini mengukur upaya manual dan menemukan titik yang sering menimbulkan kesalahan. Anda dapat melihat peluang otomatisasi dan perbaikan kualitas data untuk meningkatkan efisiensi pemrosesan faktur dan mengurangi kesalahan yang merugikan.

Ketidaksesuaian antara faktur, pesanan pembelian, dan penerimaan barang dapat membuat faktur tertahan tanpa batas waktu. Tim harus melakukan penyelidikan dan penanganan manual yang panjang. Akibatnya, pembayaran terlambat, beban administrasi meningkat, dan kepatuhan dalam proses P2P dapat terganggu.
ProcessMind menganalisis aktivitas 'Faktur Dicocokkan dengan Pesanan Pembelian' dan 'Ketidaksesuaian Pencocokan Ditangani' dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Platform ini menemukan penyebab utama ketidakcocokan di Microsoft Dynamics 365 dan menunjukkan pemasok, departemen, atau langkah proses yang berkontribusi. Dengan begitu, Anda dapat menangani masalah lebih awal dan melancarkan alur faktur.

Waktu sejak faktur diterima hingga pembayaran dilakukan sering kali terlalu lama. Hal ini dapat mengganggu arus kas dan membuat organisasi kehilangan diskon pembayaran awal. Siklus yang panjang juga dapat menimbulkan denda keterlambatan dan membuat pemasok tidak puas.
ProcessMind menampilkan seluruh siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365, termasuk durasi pasti di antara setiap aktivitas. Platform ini menemukan hambatan dan urutan langkah yang tidak efisien sehingga siklus menjadi panjang. Gunakan temuan berbasis data untuk mempercepat pemrosesan dan mengoptimalkan modal kerja.

Faktur sering dibayar di luar ketentuan yang telah disepakati. Hal ini merusak hubungan penting dengan pemasok, berpotensi menimbulkan denda, dan membuat organisasi kehilangan diskon pembayaran awal. Kondisi ini berdampak pada kesehatan keuangan dan reputasi.
ProcessMind membandingkan 'Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran' dengan aktivitas 'Pembayaran Dilaksanakan' dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365. Platform ini menunjukkan pola keterlambatan dan menandai pembayaran yang tidak memenuhi ketentuan, sehingga Anda dapat memastikan kepatuhan dan mengelola arus kas dengan lebih baik.

Banyak faktur ditolak saat proses persetujuan karena data yang salah, informasi yang tidak lengkap, atau pelanggaran kebijakan. Tim utang usaha harus mengulang banyak pekerjaan, sementara pembayaran penting kepada pemasok tertunda.
ProcessMind menganalisis peristiwa 'Faktur Ditolak' dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Platform ini menemukan alasan penolakan yang umum dan titik dalam alur kerja Microsoft Dynamics 365 tempat penolakan terjadi. Dengan memahami penyebabnya, Anda dapat mengurangi penolakan faktur dan meningkatkan efisiensi proses.

Pengodean akun buku besar (GL) yang tidak konsisten atau keliru, serta keterlambatan pencatatan faktur, dapat menyebabkan laporan keuangan tidak akurat, rekonsiliasi yang rumit, dan penutupan akhir bulan yang lebih lambat. Hal ini mengurangi keandalan data keuangan.
ProcessMind menelaah aktivitas 'Faktur Dikodekan' dan 'Faktur Dicatat', lalu menghubungkannya dengan atribut 'Akun Buku Besar' dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365. Platform ini menemukan variasi dan kesalahan pengodean agar proses pencatatan lebih lancar dan data keuangan lebih akurat.

Faktur sering diblokir dari pembayaran karena berbagai alasan. Tim perlu turun tangan untuk menyelidiki dan melepas blokir. Hal ini mengganggu jadwal pembayaran, menambah beban administrasi, dan dapat menyebabkan keterlambatan.
ProcessMind melacak aktivitas 'Pemblokiran Pembayaran Ditetapkan' dan 'Pemblokiran Pembayaran Dilepas' dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Platform ini menganalisis atribut 'Alasan Pemblokiran Pembayaran' di Microsoft Dynamics 365, lalu menemukan penyebab pemblokiran berulang dan hambatan dalam proses pelepasan agar Anda dapat mencegahnya.

Pihak terkait sering tidak mengetahui status terkini dan lokasi faktur dalam proses pengadaan hingga pembayaran. Akibatnya, mereka kerap menanyakan status, tim internal merasa frustrasi, dan organisasi kesulitan memperkirakan arus kas keluar atau mengelola ekspektasi pemasok.
ProcessMind menampilkan perjalanan setiap faktur dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365, dari 'Faktur Diterima' hingga 'Pembayaran Dilaksanakan'. Gambaran status yang jelas dan terkini membantu Anda mengantisipasi masalah dan meningkatkan komunikasi antar departemen.

Faktur sering melewati jalur persetujuan standar atau mengikuti jalur ad hoc yang tidak terdokumentasi. Hal ini meningkatkan risiko kepatuhan, menyulitkan audit, dan mengurangi kendali terpusat atas pengeluaran serta kepatuhan terhadap proses.
ProcessMind menemukan semua jalur yang benar-benar dilalui faktur saat aktivitas 'Faktur Dikirim untuk Persetujuan' dan 'Faktur Disetujui' berlangsung dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365. Platform ini menunjukkan penyimpangan dari proses yang terdokumentasi agar Anda dapat memperkuat kepatuhan dan menyeragamkan proses.

Ketika faktur, pesanan pembelian, dan penerimaan barang tidak cocok, penanganan ketidaksesuaian sering memakan waktu terlalu lama. Akibatnya, pemrosesan faktur tertunda dan pembayaran kepada pemasok tidak dapat dilakukan tepat waktu.
ProcessMind mengukur durasi antara aktivitas 'Faktur Dicocokkan dengan Pesanan Pembelian' dan 'Ketidaksesuaian Pencocokan Ditangani' dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365. Platform ini menunjukkan langkah atau tim yang menyebabkan penanganan berlarut-larut agar Anda dapat memperbaiki pengelolaan ketidaksesuaian secara tepat sasaran.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Hambatan dalam persetujuan faktur menunda pembayaran, berpotensi menimbulkan denda keterlambatan, dan merusak hubungan dengan pemasok. Siklus persetujuan yang lebih cepat membantu mengelola modal kerja dan memperkuat kepercayaan dalam urusan keuangan. Dengan menyederhanakan langkah penting dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran, organisasi dapat meningkatkan operasional dan menghemat biaya secara signifikan. ProcessMind menampilkan alur kerja persetujuan di Microsoft Dynamics 365 secara terperinci, termasuk titik yang menghambat dan pemberi persetujuan yang lambat. Platform ini mengukur rata-rata waktu persetujuan dan menunjukkan penyimpangan dari jalur yang optimal. Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran untuk memangkas waktu siklus sebesar 20-30%, mempercepat pembayaran, dan memperbaiki arus kas.

Entri data manual menjadi salah satu sumber utama kesalahan dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Kesalahan ini menyebabkan pekerjaan diulang, pembayaran tertunda, dan rekonsiliasi bermasalah. Menguranginya membantu menjaga keakuratan data sejak awal, mencegah masalah lanjutan, dan meningkatkan keandalan laporan keuangan. Hal ini juga berdampak langsung pada efisiensi dan kepatuhan di Microsoft Dynamics 365. ProcessMind menemukan lokasi dan cara terjadinya kesalahan manual dalam alur pemrosesan faktur, lalu menghubungkannya dengan aktivitas atau kelompok pengguna tertentu. Analisis log peristiwa menunjukkan pola yang menyebabkan ketidakakuratan, sehingga Anda dapat menerapkan otomatisasi dan langkah validasi. Upaya pengerjaan ulang dapat berkurang 15-25% dan kualitas data meningkat.

Ketidaksesuaian pencocokan yang sering terjadi, terutama dalam pencocokan 3 arah, menambah pekerjaan ulang dan menunda pembayaran dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Mengurangi ketidaksesuaian akan menyederhanakan verifikasi dan memastikan faktur sesuai dengan pesanan pembelian serta penerimaan barang. Hasilnya, kontrol keuangan meningkat dan faktur lebih cepat siap dibayar. ProcessMind memetakan seluruh proses pencocokan di Microsoft Dynamics 365 dan menemukan penyebab utama ketidaksesuaian, seperti kesalahan entri data atau ketidakcocokan PO/GR. Platform ini menunjukkan aktivitas yang kerap menyebabkan ketidakcocokan dan mengukur dampaknya pada waktu siklus serta biaya. ProcessMind dapat membantu mengurangi pengecualian pencocokan sebesar 10-20% agar pemrosesan lebih lancar.

Siklus pemrosesan faktur yang panjang meningkatkan biaya operasional, membuat organisasi kehilangan diskon pembayaran awal, dan memperbesar risiko keterlambatan pembayaran. Memperpendek siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran sangat penting untuk meningkatkan efisiensi, mengoptimalkan modal kerja, dan memastikan operasional keuangan berjalan tepat waktu. Sasaran ini mencakup seluruh proses P2P. ProcessMind menampilkan seluruh siklus faktur di Microsoft Dynamics 365, dari penerimaan hingga pembayaran. Platform ini menemukan jalur terpanjang, hambatan, dan pengulangan kerja yang memperpanjang waktu siklus. Dengan menganalisis durasi aktivitas dan serah terima, ProcessMind dapat membantu mengurangi total waktu pemrosesan sebesar 15-20% dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya.

Ketidakpatuhan terhadap ketentuan pembayaran dapat merusak hubungan dengan pemasok, menimbulkan denda keterlambatan, dan mencoreng reputasi perusahaan. Dengan meningkatkan kepatuhan, faktur dibayar tepat waktu sesuai kesepakatan. Hal ini membangun kepercayaan dan berpotensi membuka peluang untuk mendapatkan ketentuan pembayaran yang lebih baik. Kepatuhan sangat penting bagi kesehatan keuangan dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. ProcessMind menganalisis seluruh perjalanan faktur dan menunjukkan pembayaran yang melewati atau hampir melewati tanggal jatuh tempo di Microsoft Dynamics 365. Platform ini menemukan keterlambatan atau aktivitas yang mendahului pembayaran yang tidak sesuai ketentuan, seperti persetujuan yang berlarut-larut atau pemblokiran pembayaran. Dengan begitu, organisasi dapat meningkatkan tingkat pembayaran tepat waktu sebesar 10-15% dan menghindari denda yang tidak perlu.

Tingginya jumlah faktur yang ditolak menunjukkan adanya masalah dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Akibatnya, pekerjaan harus diulang, proses tertunda, dan tim internal maupun pemasok merasa frustrasi. Mengurangi penolakan berarti proses lebih andal dan akurat, efisiensi meningkat, serta beban administrasi untuk mengirim ulang faktur berkurang. ProcessMind membantu menemukan alasan umum dan titik kegagalan yang menyebabkan faktur ditolak di Microsoft Dynamics 365. Platform ini dapat menunjukkan pola yang terkait dengan pemasok, departemen, atau tahap persetujuan tertentu. Dengan memahami penyebabnya, ProcessMind membantu mengurangi tingkat penolakan sebesar 5-10% dan menyederhanakan tahap pemrosesan awal.

Pengodean faktur dan pencatatan ke buku besar (GL) yang tidak efisien dapat menyebabkan catatan keuangan tidak akurat, pelaporan tertunda, dan risiko kepatuhan. Mengoptimalkan langkah ini memastikan biaya dialokasikan dengan benar dan buku besar diperbarui tepat waktu. Keduanya penting untuk analisis dan pengambilan keputusan keuangan yang akurat dalam pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. ProcessMind memetakan seluruh urutan pengodean dan pencatatan di Microsoft Dynamics 365, lalu menemukan titik yang kerap mengalami keterlambatan atau kesalahan. Platform ini dapat menunjukkan perutean yang tidak efisien, langkah peninjauan yang tidak perlu, atau penerapan aturan pengodean yang tidak konsisten. Gunakan hasil analisis untuk merancang ulang proses, mengurangi upaya sebesar 10%, dan meningkatkan akurasi.

Pemblokiran pembayaran yang sering terjadi menunjukkan adanya masalah mendasar dalam alur kerja pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. Masalah ini menghalangi pembayaran tepat waktu, menyebabkan keterlambatan, dan berpotensi menimbulkan denda. Mengurangi pemblokiran akan melancarkan pembayaran dan menjaga hubungan baik dengan pemasok. ProcessMind menemukan kapan dan mengapa pembayaran diblokir di Microsoft Dynamics 365, lalu menghubungkannya dengan aktivitas sebelumnya atau ketidaksesuaian data. Platform ini menganalisis durasi pemblokiran dan proses pelepasannya untuk menemukan inefisiensi. Dengan begitu, organisasi dapat menangani penyebab utama lebih awal, mengurangi frekuensi pemblokiran sebesar 15-25%, dan mempercepat pembayaran.

Status faktur yang tidak terlihat jelas menimbulkan ketidakpastian, pertanyaan berulang, dan menyulitkan pengelolaan pembayaran secara proaktif. Visibilitas faktur secara real-time memberi pihak terkait informasi terkini, sehingga mereka dapat membuat perkiraan yang lebih baik, menangani masalah lebih cepat, dan mengambil keputusan dengan lebih tepat sepanjang siklus pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran. ProcessMind menampilkan perjalanan setiap faktur di Microsoft Dynamics 365 dari awal hingga akhir. Anda dapat langsung melihat status terkini, aktivitas yang masih menunggu, dan potensi keterlambatan. Transparansi ini membantu tim melacak faktur secara proaktif, mengurangi waktu untuk menanyakan status sebesar 20%, dan meningkatkan komunikasi dengan pihak terkait.

Alur kerja persetujuan yang tidak konsisten menimbulkan kebingungan, keterlambatan, dan risiko kepatuhan, terutama saat terjadi penyimpangan. Jalur persetujuan faktur yang seragam membuat semua faktur mengikuti proses yang jelas, efisien, dan sesuai ketentuan. Hal ini mengurangi variasi pemrosesan dan memperkuat kontrol internal dalam proses pengadaan hingga pembayaran. ProcessMind menemukan semua jalur persetujuan yang benar-benar dilalui faktur di Microsoft Dynamics 365 dan menunjukkan penyimpangan umum dari proses yang direncanakan. Platform ini mengukur dampak variasi tersebut pada waktu siklus dan alokasi sumber daya. Dengan melihat alurnya, Anda dapat menyeragamkan jalur persetujuan, meningkatkan kepatuhan terhadap proses sebesar 10-15%, dan membuat hasil lebih mudah diperkirakan.

Keterlambatan menangani ketidaksesuaian pencocokan 3 arah menjadi hambatan utama yang membuat faktur tidak dapat diproses untuk pembayaran. Penanganan yang lebih cepat penting untuk menjaga efisiensi pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran, menghindari keterlambatan pembayaran, dan mengurangi sumber daya yang digunakan untuk menangani pengecualian. ProcessMind menunjukkan lokasi terjadinya ketidaksesuaian pencocokan 3 arah dan melacak seluruh proses penanganannya di Microsoft Dynamics 365. Platform ini mengukur rata-rata waktu penyelesaian dan menunjukkan aktivitas atau pihak yang menyebabkan keterlambatan. Gunakan temuan ini untuk mengurangi waktu penanganan ketidaksesuaian sebesar 15-20% dan mempercepat pemrosesan faktur secara keseluruhan.

6 langkah untuk meningkatkan pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang telah disiapkan untuk data pemrosesan faktur dari pengadaan hingga pembayaran di Microsoft Dynamics 365. Templat ini memastikan struktur data Anda sesuai dengan kebutuhan analisis ProcessMind.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang tepat sejak awal mencegah kesalahan dan mempercepat analisis. Dengan begitu, Anda memiliki dasar yang kuat untuk mendapatkan wawasan akurat tentang alur kerja faktur.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel terstruktur yang siap diisi dengan data pemrosesan faktur Microsoft Dynamics 365 Anda.

TEMUAN ANDA

Temukan kondisi sebenarnya dari pemrosesan faktur di Dynamics 365

ProcessMind menunjukkan alur faktur yang sebenarnya di Dynamics 365 dan lokasi terjadinya inefisiensi. Lihat visualisasi yang jelas dan temuan berbasis data untuk mengoptimalkan setiap langkah.

Lihat alur pemrosesan faktur yang sebenarnya.
Temukan hambatan yang menyebabkan keterlambatan pembayaran.
Temukan risiko kepatuhan dalam alur kerja faktur.
Ukur dampak perbaikan proses.

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Perbaikan nyata dalam pengolahan faktur

Hasil ini menunjukkan peningkatan efisiensi dan penghematan biaya yang dapat dicapai organisasi dengan mengoptimalkan pengolahan faktur Purchase to Pay. Dengan menganalisis data Microsoft Dynamics 365 menggunakan process mining, perusahaan memperoleh insight penting untuk menemukan dan mengatasi hambatan serta memperlancar operasional.

0 %

Pengolahan faktur lebih cepat

Rata-rata pengurangan waktu dari awal hingga akhir

Process mining menemukan hambatan dan pekerjaan ulang, sehingga pengolahan faktur dari penerimaan hingga pembayaran dapat berlangsung jauh lebih cepat. Hal ini meningkatkan efisiensi operasional dan arus kas.

0 %

Tingkat kesalahan lebih rendah

Lebih sedikit faktur ditolak dan selisih ditemukan

Dengan menemukan penyebab utama penolakan dan masalah pencocokan, organisasi dapat melakukan perbaikan terarah pada kualitas data dan langkah proses. Hasilnya, intervensi manual dan pekerjaan ulang yang mahal berkurang.

0 %

Biaya pengolahan lebih rendah

Pengurangan biaya per faktur

Optimalisasi alur faktur dari awal hingga akhir, pengurangan pekerjaan ulang, dan peningkatan otomatisasi langsung menekan biaya rata-rata untuk mengolah setiap faktur.

0 %

Pembayaran tepat waktu meningkat

Kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran meningkat

Dengan menemukan dan mengatasi keterlambatan dalam proses pembayaran, organisasi dapat membayar lebih banyak faktur tepat waktu atau sebelum jatuh tempo. Hal ini memperkuat hubungan dengan pemasok dan menghindari denda keterlambatan.

0 %

Siklus persetujuan lebih cepat

Waktu persetujuan faktur berkurang

Process mining menemukan hambatan dan penyimpangan dalam alur kerja persetujuan. Dengan begitu, perusahaan dapat menstandarkan proses dan mempercepat persetujuan faktur.

Hasil dapat berbeda bergantung pada kompleksitas proses, kualitas data, dan sasaran organisasi. Angka ini menunjukkan perbaikan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas utama, lalu tambahkan data lain sesuai kebutuhan untuk mendapatkan analisis lebih mendalam.

Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk setiap faktur pemasok, yang berfungsi sebagai ID kasus utama untuk melacak seluruh prosesnya.

Mengapa ini penting

Ini adalah ID kasus utama yang menghubungkan semua peristiwa terkait, sehingga seluruh proses setiap faktur dapat dianalisis.

Nama peristiwa bisnis atau tugas tertentu yang terjadi pada waktu tertentu dalam proses pengolahan faktur.

Mengapa ini penting

Atribut ini menentukan langkah-langkah dalam peta proses, sehingga alur proses dapat divisualisasikan dan perpindahan antaraktivitas dapat dianalisis.

Stempel waktu yang menunjukkan secara tepat kapan aktivitas atau peristiwa tertentu terjadi.

Mengapa ini penting

Stempel waktu ini penting untuk mengurutkan peristiwa, menghitung semua waktu siklus dan durasi, serta menemukan hambatan proses.

Pengenal unik vendor atau pemasok yang mengirimkan faktur.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penyaringan dan analisis akar masalah berdasarkan vendor, sehingga masalah kinerja atau pola yang terkait dengan pemasok tertentu dapat diketahui.

Pengenal Purchase Order (PO) yang terkait dengan faktur.

Mengapa ini penting

Membedakan faktur yang didukung PO dari faktur tanpa PO. Perbedaan ini menjadi penyebab utama variasi proses dan penting dalam analisis pencocokan.

Nilai total faktur.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis berdasarkan nilai keuangan, membantu memprioritaskan perbaikan proses untuk faktur bernilai tinggi dan memahami faktor penyebab biaya.

ID pengguna atau nama orang yang melakukan aktivitas.

Mengapa ini penting

Memungkinkan analisis kinerja dan beban kerja berdasarkan pengguna atau tim, serta membantu mengetahui tingkat otomatisasi dan sumber pengerjaan ulang.

Status faktur saat ini ketika data diekstrak.

Mengapa ini penting

Menampilkan kondisi terkini semua faktur, yang penting untuk pemantauan operasional, pengelolaan beban kerja, dan mengetahui hambatan saat ini.

Tanggal batas pembayaran faktur sesuai dengan ketentuan pembayaran yang disepakati.

Mengapa ini penting

Menjadi acuan untuk mengukur ketepatan waktu pembayaran, KPI penting bagi kesehatan keuangan dan hubungan dengan vendor.

Stempel waktu yang menunjukkan secara tepat kapan aktivitas atau peristiwa tertentu selesai.

Mengapa ini penting

Memungkinkan penghitungan langsung waktu pemrosesan aktivitas, yang menjadi dasar untuk menemukan langkah proses yang paling lama.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Ini adalah pencatatan awal faktur ke dalam sistem, yang membuat catatan sementara sebelum detail lengkapnya diproses. Aktivitas ini tercatat saat catatan baru dibuat di jurnal register faktur pemasok.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai dimulainya proses pengolahan faktur secara resmi. Dengan menganalisis waktu sejak tahap ini, Anda dapat mengukur total durasi pengolahan dan menemukan keterlambatan pada tahap awal.

Menandai selesainya proses pencocokan, saat detail faktur sesuai dengan pesanan pembelian dan informasi penerimaan barang. Peristiwa ini disimpulkan saat status pencocokan faktur diperbarui menjadi 'Lulus'.

Mengapa ini penting

Pencocokan yang berhasil menjadi tonggak penting bagi faktur yang terkait dengan PO. Ini memastikan keabsahan tagihan sebelum pembayaran dan penting untuk memantau efisiensi serta tingkat otomatisasi pencocokan.

Aktivitas ini menandai pengajuan resmi faktur ke alur kerja untuk ditinjau dan disetujui. Mesin alur kerja Dynamics 365 mencatat peristiwa pengajuan ini secara eksplisit.

Mengapa ini penting

Ini menjadi titik awal untuk mengukur seluruh siklus persetujuan. Anda dapat mengetahui berapa lama faktur menunggu sebelum proses persetujuan dimulai dan menggunakannya sebagai pemicu KPI terkait persetujuan.

Menandai persetujuan akhir faktur dalam alur kerja, yang mengizinkan faktur dibukukan dan dibayar. Mesin alur kerja mencatat peristiwa ini secara eksplisit saat proses selesai.

Mengapa ini penting

Ini adalah tonggak penting yang mengakhiri proses persetujuan. Waktu dari 'Faktur dikirim untuk persetujuan' hingga peristiwa ini menjadi ukuran utama efisiensi persetujuan dan membantu menemukan hambatan.

Ini adalah peristiwa akuntansi resmi saat faktur yang disetujui dicatat di General Ledger dan membentuk kewajiban. Peristiwa transaksi ini tercatat secara eksplisit di sistem.

Mengapa ini penting

Pembukuan adalah langkah terakhir sebelum pembayaran dan menjadi titik kontrol keuangan yang penting. Waktu dari 'Faktur disetujui' hingga 'Faktur dibukukan' mengukur efisiensi langkah akuntansi terakhir.

Ini adalah aktivitas terakhir, yaitu pembukuan jurnal pembayaran yang membuat pembayaran dan melunasi faktur. Peristiwa transaksi ini tercatat secara eksplisit dan menutup proses faktur.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini menandai berakhirnya proses faktur hingga pembayaran. Data ini menjadi dasar untuk mengukur 'Tingkat pembayaran tepat waktu' dan total waktu siklus dari awal hingga akhir.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu process mining untuk pengolahan faktur Purchase to Pay?

Process mining menggunakan data event log Microsoft Dynamics 365 yang sudah tersedia untuk memvisualisasikan dan menganalisis alur pengolahan faktur yang sebenarnya. Anda dapat melihat hambatan, penyimpangan, dan inefisiensi yang mungkin tidak tampak dalam laporan biasa. Pendekatan objektif berbasis data ini membantu Anda memahami cara kerja proses yang sesungguhnya.

Bagaimana process mining menemukan masalah dalam pengolahan faktur di Dynamics 365?

Dengan menganalisis event log dari Dynamics 365, process mining merekonstruksi setiap langkah yang dilalui faktur, mulai dari penerimaan hingga pembayaran. Analisis ini menyoroti masalah umum seperti hambatan persetujuan, terlalu banyak intervensi manual, dan penyimpangan dari alur kerja standar. Visibilitas terperinci ini membantu menemukan penyebab utama keterlambatan dan kesalahan.

Data apa yang saya perlukan dari Microsoft Dynamics 365 untuk process mining?

Biasanya, Anda memerlukan data event log terkait pengolahan faktur, termasuk nomor faktur sebagai ID kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu setiap tindakan. Tabel yang relevan biasanya mencakup data pembuatan faktur, persetujuan, pencocokan, pembukuan, dan pembayaran. Kolom tertentu seperti ID pengguna dan status juga berguna.

Perbaikan apa yang bisa saya harapkan dari process mining untuk faktur P2P?

Anda dapat mempercepat siklus persetujuan faktur, mengurangi kesalahan input data manual, dan memangkas waktu siklus pengolahan secara keseluruhan. Banyak organisasi juga meningkatkan kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran dan mengurangi penolakan faktur. Selain itu, Anda mendapat visibilitas status faktur secara real-time.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memulai dan melihat hasil awal?

Penyiapan awal dan ekstraksi data dari Microsoft Dynamics 365 biasanya memerlukan beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Setelah data dimuat, Anda sering kali dapat melihat insight awal dan visualisasi proses dalam hitungan hari. Analisis lebih mendalam dan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti akan menyusul.

Apakah perlu keahlian teknis khusus untuk mengekstrak data dari Dynamics 365?

Pengetahuan dasar tentang struktur data Dynamics 365 akan membantu, tetapi banyak alat process mining menyediakan konektor atau panduan untuk ekstraksi data. Tim TI Anda dapat membantu menentukan tabel dan kolom yang relevan, lalu mengekspor event log yang diperlukan. Biasanya, Anda tidak memerlukan kemampuan pemrograman tingkat lanjut.

Apakah process mining dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap ketentuan pembayaran dan kebijakan internal?

Ya. Dengan process mining, Anda dapat menetapkan dan memantau aturan kepatuhan berdasarkan alur pengolahan faktur yang sebenarnya. Sistem dapat menemukan kasus ketika ketentuan pembayaran dilanggar atau alur kerja persetujuan menyimpang dari kebijakan yang berlaku. Dengan begitu, Anda dapat menangani ketidakpatuhan lebih awal.

Apa saja persyaratan teknis umum untuk solusi process mining?

Sebagian besar solusi berbasis cloud. Anda memerlukan akses internet dan izin untuk terhubung ke sumber data Dynamics 365, biasanya melalui API atau akses langsung ke database untuk mengekstrak data. Solusi yang dipasang di server lokal memerlukan infrastruktur server. Kebutuhan penyimpanan dan daya pemrosesan bergantung pada solusi dan volume data.

Apakah process mining dapat terhubung langsung ke Microsoft Dynamics 365?

Alat process mining biasanya tidak terintegrasi untuk menjalankan transaksi, tetapi dapat terhubung ke Dynamics 365 untuk mengekstrak data event log yang diperlukan. Koneksi ini memungkinkan pembaruan data otomatis, sehingga insight proses Anda selalu didasarkan pada data operasional terbaru.

Bagaimana process mining membantu mengurangi input data manual dan selisih pencocokan?

Process mining menunjukkan bagian proses yang sering memerlukan intervensi manual dan titik saat faktur tertahan karena masalah pencocokan. Dengan melihat titik-titik masalah ini, Anda dapat menemukan peluang otomatisasi, meningkatkan kualitas data induk, dan menyempurnakan aturan pencocokan. Hasilnya, kesalahan dan pekerjaan manual berkurang.

Mulai optimalkan pemrosesan faktur untuk pembelian hingga pembayaran hari ini

Temukan inefisiensi dan pangkas waktu siklus faktur hingga 30% atau lebih.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit. Mulai dalam hitungan menit.