> Ciągłe doskonalenie procesów > Record to Report: zapisy księgowe > SAP S/4HANA

Usprawnij proces Record to Report, księgowanie

6 kroków do optymalizacji księgowania w SAP S/4HANA

Pobierz szablon danych

Usprawnij proces Record to Report, księgowanie

Record to Report: zapisy księgowe

SAP S/4HANA

Wybierz proces

Wybierz proces, aby kontynuować pracę w połączonym obszarze roboczym.

Dostępne procesy

Dostępne systemy

Wyzwania(12)Cele(12)6 kroków Podgląd Wyniki Dane FAQ(5)

Usprawnij obsługę zapisów księgowych w procesie Record to Report w SAP S/4HANA

Zapisy księgowe mają zasadnicze znaczenie dla rzetelnej sprawozdawczości finansowej, ale często kryją się w nich opóźnienia i ryzyko naruszenia zgodności. Nasza platforma pomaga wskazać miejsca przestojów, usprawnić akceptację i poprawić jakość danych. Sprawdź, jak analizować przebieg procesu i wykrywać nieefektywności.

Pobierz gotowy szablon danych i poznaj częste wyzwania, które utrudniają osiągnięcie celów efektywnościowych. Skorzystaj z planu doskonalenia w sześciu krokach oraz przewodnika po szablonie danych, aby usprawnić operacje.

Pokaż szczegółowy opis

Dlaczego warto usprawnić proces Record to Report: zapisy księgowe?

Proces Record to Report (R2R) obejmujący zapisy księgowe stanowi ważną część operacji finansowych. Bezpośrednio wpływa na dokładność i terminowość raportowania. W środowisku SAP S/4HANA nieefektywna obsługa zapisów księgowych może wydłużać zamknięcie okresu, prowadzić do błędnych sprawozdań finansowych, zwiększać ryzyko audytowe i generować niepotrzebne koszty operacyjne. Każda ręczna czynność, opóźnienie w zatwierdzaniu czy kolejna korekta pochłania czas i zasoby, utrudniając podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych danych. Usprawnienie tego procesu nie polega wyłącznie na ograniczaniu kosztów. Pozwala też zwiększyć odporność, dokładność i elastyczność funkcji finansowej, tak aby mogła wspierać rozwój firmy.

Bez jasnego obrazu rzeczywistego przebiegu procesu mogą utrzymywać się ukryte wąskie gardła i luki w zgodności, prowadząc do ponownej pracy i frustracji zespołów księgowych. Aby znaleźć realne możliwości usprawnień, trzeba poznać pełną drogę każdego zapisu księgowego w SAP S/4HANA, od utworzenia po końcowe uzgodnienie. Szczegółowa analiza pozwala odejść od przypuszczeń i wskazać konkretne miejsca, w których można zwiększyć efektywność i ograniczyć ryzyko.

Jak process mining pomaga analizować zapisy księgowe

Process mining pozwala analizować proces Record to Report: zapisy księgowe na podstawie danych. Wykorzystując dzienniki zdarzeń z SAP S/4HANA, w tym dane z tabel BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA i GLT0, odtwarza dokładną kolejność działań dla każdego identyfikatora zapisu księgowego. Dzięki temu widać rzeczywisty przebieg procesu, a nie tylko jego założony model, oraz każdy etap od „Utworzono zapis księgowy” przez „Zaksięgowano zapis księgowy” po „Uzgodniono zapis księgowy”.

Analiza pokazuje, gdzie zapisy księgowe utknęły, na przykład na etapie weryfikacji, w oczekiwaniu na zatwierdzenie lub po częstym odrzuceniu. Można dokładnie zmierzyć czas trwania poszczególnych działań i całego cyklu obsługi zapisu, porównać wyniki i śledzić zmiany w czasie. Analiza atrybutów takich jak typ zapisu księgowego, kod spółki, użytkownik tworzący i kwota pomaga ustalić przyczyny opóźnień oraz niezgodności. Można na przykład sprawdzić, czy zatwierdzanie określonych typów zapisów trwa dłużej albo czy konkretni użytkownicy mają zbyt wiele zadań weryfikacyjnych, co wydłuża cykl Record to Report: zapisy księgowe.

Obszary do usprawnienia wskazywane przez process mining

Wyniki analizy process mining pomagają wskazać obszary, w których można usprawnić proces Record to Report: zapisy księgowe:

Sprawniejsze zatwierdzanie: Mapowanie rzeczywistych ścieżek zatwierdzania pozwala wykryć zbędne pętle, wąskie gardła wynikające z zależności od jednej osoby oraz możliwości równoległego zatwierdzania. Na tej podstawie można przeprojektować workflow w SAP S/4HANA i skrócić czas obsługi bez osłabiania kontroli wewnętrznych.
Mniej ponownej pracy i korekt: Warto sprawdzić, dlaczego zapisy księgowe są często odrzucane lub wymagają korekty. Przyczyną może być brak dokumentów potwierdzających, niejasne instrukcje lub błędy przy wprowadzaniu danych. Usunięcie źródeł problemu ogranicza pracę ręczną i poprawia jakość danych.
Lepsza zgodność i kontrola: Można wykrywać odstępstwa od standardowych procedur i zasad zgodności, takie jak nieuprawnione zmiany lub pomijanie etapów zatwierdzania. Ułatwia to egzekwowanie rozdziału obowiązków i wzmacnia kontrolę wewnętrzną w środowisku SAP S/4HANA.
Lepsze planowanie zasobów: Analiza rozkładu obciążenia w zespołach księgowych pozwala sprawdzić, czy konkretne osoby lub działy stają się wąskim gardłem. Ułatwia to planowanie zasobów i ocenę możliwości automatyzacji powtarzalnych zadań.
Szybsze księgowanie i uzgadnianie: Można wskazać opóźnienia między utworzeniem zapisu księgowego a jego zaksięgowaniem lub uzgodnieniem, a następnie zbadać ich przyczyny, aby przyspieszyć zamknięcie okresu.

Oczekiwane efekty usprawnienia obsługi zapisów księgowych

Usprawnienie procesu Record to Report: zapisy księgowe za pomocą process mining w SAP S/4HANA może przynieść wymierne korzyści:

Krótsze zamknięcie okresu finansowego: Ograniczenie opóźnień w obsłudze zapisów księgowych przyspiesza zamknięcie miesiąca, kwartału i roku.
Większa dokładność i lepsza jakość danych: Mniej błędów i ręcznych korekt zwiększa wiarygodność danych finansowych i poprawia dokładność sprawozdań.
Lepsza zgodność i mniejsze ryzyko audytowe: Przestrzeganie zasad wewnętrznych i przepisów zewnętrznych ułatwia sprawny przebieg audytu.
Większa efektywność operacyjna: Ograniczenie powtarzalnych zadań ręcznych pozwala zespołom księgowym skupić się na pracy o większym znaczeniu.
Niższe koszty: Mniej ponownej pracy, ręcznych interwencji i opóźnień ogranicza koszty operacyjne.

Sprawniejszy i dokładniejszy proces Record to Report: zapisy księgowe zapewnia większą przejrzystość finansową i ułatwia reagowanie na zmiany.

Jak rozpocząć usprawnianie procesu Record to Report: zapisy księgowe

Rozpoczęcie usprawniania procesu Record to Report: zapisy księgowe za pomocą process mining jest proste. Wykorzystując istniejące dane z SAP S/4HANA, można szybko uzyskać konkretne informacje o przebiegu procesu. Analiza wskazuje, jak poprawić jego wyniki i przełożyć dane na decyzje. Można zacząć od usprawnienia operacji finansowych i lepiej wykorzystać możliwości SAP S/4HANA.

Record to Report: zapisy księgowe Zarządzanie zapisami księgowymi Rachunkowość finansowa Księga główna Optymalizacja R2R Operacje księgowe Zamknięcie okresu finansowego Monitorowanie zgodności Poprawa efektywności R2R Księgowość

Typowe problemy i wyzwania

Wskaż wyzwania, które Państwa dotyczą

Zapisy księgowe często długo czekają na zatwierdzenie, co opóźnia księgowanie i wpływa na dokładność bieżącego raportowania finansowego. Może to wydłużyć zamknięcie okresu i tworzyć kolejne wąskie gardła w całym procesie Record to Report. ProcessMind analizuje czas między przesłaniem zapisu a jego zatwierdzeniem, aby wskazać miejsca opóźnień. Pokazuje, które osoby, role lub jednostki organizacyjne powodują zatory w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA, co pozwala zaplanować ukierunkowane usprawnienia.

Częste odrzucanie zapisów księgowych lub prośby o korektę mogą wskazywać na problemy z jakością danych, niekompletne informacje albo niejasne zasady tworzenia zapisów. Prowadzi to do ponownej pracy, większego nakładu pracy ręcznej i dłuższego przetwarzania, utrudniając sprawne prowadzenie operacji finansowych. ProcessMind mapuje pętle odrzuceń i pomaga ustalić ich przyczyny, analizując przebieg działań, w których zapisy są odrzucane i przesyłane ponownie. Wyniki analizy pomagają poprawić jakość danych już przy pierwszym wprowadzeniu, doprecyzować zasady przesyłania i usprawnić proces Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA.

Długi czas między utworzeniem zapisu księgowego a jego zaksięgowaniem utrudnia ocenę bieżącej sytuacji finansowej firmy. Opóźnienie może sprawić, że sprawozdania będą zawierać nieaktualne dane, co utrudnia podejmowanie decyzji i może prowadzić do niedotrzymania terminów raportowania. ProcessMind pokazuje pełną drogę każdego zapisu księgowego, od „Utworzono zapis księgowy” do „Zaksięgowano zapis księgowy”, i wskazuje miejsca najdłuższego oczekiwania. Taki obraz cyklu Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA pomaga skrócić czas realizacji i przyspieszyć raportowanie.

Odstępstwa od standardowych lub wymaganych procedur obsługi zapisów księgowych, takie jak pomijanie zatwierdzeń czy nieuprawnione księgowania, zwiększają ryzyko niezgodności i problemów podczas audytu. Takie ścieżki mogą prowadzić do błędów w sprawozdaniach finansowych, kar regulacyjnych i osłabienia kontroli wewnętrznej. ProcessMind automatycznie porównuje rzeczywisty przebieg zapisów księgowych z wcześniej zdefiniowanymi modelami zgodnymi z zasadami i wskazuje każde odstępstwo. Dzięki temu można wcześniej wykrywać i korygować niezgodne workflow w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA oraz lepiej przygotować się do audytu.

Brak przejrzystych informacji o statusie i postępach poszczególnych zapisów księgowych utrudnia zarządzanie obciążeniem, wykrywanie wąskich gardeł i przekazywanie rzetelnych informacji o stanie prac. Może to prowadzić do niedotrzymania terminów i reagowania dopiero po wystąpieniu problemu. ProcessMind pokazuje na bieżąco pełną drogę każdego zapisu księgowego, od utworzenia do uzgodnienia. Ujawnia aktualny status, oczekujące działania i czas przetwarzania w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA, zapewniając przejrzysty obraz operacji.

Uzgadnianie zapisów księgowych często wymaga dużo czasu i pracy ręcznej. Błędy mogą wpływać na dokładność księgi głównej. Nieefektywny przebieg wydłuża zamknięcie okresu i może powodować rozbieżności, których wyjaśnienie jest kosztowne i czasochłonne. ProcessMind analizuje działania „Zaksięgowano zapis księgowy”, „Zweryfikowano księgowanie” i „Uzgodniono zapis księgowy”, wskazując opóźnienia i ponowną pracę. Pomaga usprawnić etap uzgadniania w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA, ograniczyć pracę ręczną i poprawić spójność danych.

Częste ręczne korekty, poprawki i ponowne wprowadzanie tych samych danych pochłaniają zasoby i zwiększają ryzyko błędu. Duży udział pracy ręcznej podnosi koszty operacyjne i spowalnia cały cykl Record to Report. ProcessMind wskazuje miejsca w procesie Record to Report: zapisy księgowe, w których pracy ręcznej jest szczególnie dużo, na przykład powtarzające się korekty i ponowne przesyłanie zapisów. Pokazuje możliwości automatyzacji i standaryzacji w SAP S/4HANA, pomagając ograniczyć zbędne czynności wykonywane przez użytkowników.

Niektóre osoby, role lub działy finansowe mogą nieumyślnie stać się wąskim gardłem i opóźniać weryfikację lub zatwierdzanie. Nierównomierne obciążenie pracą albo niedobór zasobów w wybranych obszarach obniża efektywność procesu i opóźnia raportowanie. ProcessMind wskazuje, które role „Użytkownik tworzący” lub „Użytkownik zatwierdzający” powodują opóźnienia. Ułatwia to zaplanowanie szkoleń lub przesunięcie zasobów. Szczegółowa analiza przepływu procesu Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA pomaga zwiększyć jego przepustowość.

Niepotrzebne storna zapisów księgowych lub tworzenie duplikatów mogą wskazywać na niejasny przebieg procesu albo niewystarczające kontrole. Zwiększają liczbę transakcji, wymagają dodatkowego uzgadniania i mogą naruszać spójność danych finansowych. ProcessMind wykrywa przypadki, w których zdarzenie „Przetworzono storno zapisu księgowego” nie ma jasnego uzasadnienia lub następuje krótko po pierwotnym księgowaniu. Pokazuje powtarzające się działania w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA, co pomaga ograniczyć zbędną pracę.

Jeśli obowiązkowe weryfikacje lub określone ścieżki zatwierdzania są stosowane niekonsekwentnie albo często pomijane, zagrożone są rzetelność zapisów księgowych i zgodność. Zwiększa to ryzyko nadużyć, powielania błędów i niespełnienia wymagań audytu wewnętrznego lub zewnętrznego. ProcessMind pokazuje rzeczywiste ścieżki procesu i wskazuje, gdzie pominięto działania „Zweryfikowano zapis księgowy” lub „Zatwierdzono zapis księgowy” albo wykonano je w niewłaściwej kolejności. Analiza pomaga wzmocnić mechanizmy kontroli w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA.

Brak wymaganych dokumentów potwierdzających zapis księgowy lub ich późniejsze dołączenie może wstrzymać zatwierdzanie, powodować opóźnienia i pozostawiać niekompletną ścieżkę audytową. Utrudnia to zachowanie zgodności oraz uzasadnienie lub weryfikację księgowań. ProcessMind analizuje, kiedy wykonano działanie „Dołączono dokumentację potwierdzającą” w stosunku do „Przesłano zapis księgowy do weryfikacji” lub „Utworzono zapis księgowy”. Wskazuje opóźnienia wynikające z niekompletnej dokumentacji w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA.

Wiele nieformalnych lub nieuprawnionych sposobów obsługi zapisów księgowych prowadzi do niespójnego przebiegu pracy, utrudnia szkolenie nowych pracowników i zwiększa ryzyko operacyjne. Brak standaryzacji utrudnia usprawnianie procesu i osłabia skuteczność kontroli. ProcessMind automatycznie wykrywa wszystkie rzeczywiste warianty cyklu Record to Report: zapisy księgowe i pokazuje, jak różni użytkownicy lub typy zapisów odbiegają od założonej ścieżki. Wyniki pomagają standaryzować i usprawniać krajobraz procesów w SAP S/4HANA.

Typowe cele

Określ, jak wygląda sukces

Długi czas zatwierdzania zapisów księgowych opóźnia zamknięcie okresu i obniża dokładność raportowania. Skrócenie tego czasu przyspiesza przygotowanie sprawozdań finansowych i podejmowanie decyzji operacyjnych, a także pozwala terminowo aktualizować księgę i dotrzymywać terminów raportowania. W efekcie raportowanie finansowe staje się szybsze i bardziej przewidywalne.
ProcessMind mierzy opóźnienia w zatwierdzaniu i wskazuje etapy lub użytkowników, którzy je powodują. Analiza przepływu zapisów księgowych w SAP S/4HANA może pomóc w doborze ścieżek przekazywania i równoległym prowadzeniu zadań, co potencjalnie skraca czas zatwierdzania o 20-40%. Wynik można mierzyć, śledząc średni czas od przesłania do zatwierdzenia zapisów księgowych w procesie Record to Report.

Częste odrzucanie zapisów księgowych wskazuje na nieefektywność, konieczność ponownej pracy i możliwe błędy przy tworzeniu lub weryfikacji zapisów. Mniej odrzuceń oznacza mniej zbędnych czynności, szybsze księgowanie i lepszą jakość danych. Wpływa to bezpośrednio na rzetelność dokumentacji finansowej i zmniejsza obciążenie zespołów księgowych.
ProcessMind pomaga ustalić przyczyny odrzuceń, wskazując typowe błędy, brakujące informacje oraz osoby lub działy, które tworzą błędne zapisy w SAP S/4HANA. Pokazuje, które działania przed zatwierdzeniem wymagają poprawy. Może to pomóc ograniczyć liczbę odrzuceń o 15-30% i zwiększyć odsetek zapisów poprawnych za pierwszym razem w procesie Record to Report.

Długie opóźnienia między utworzeniem zapisu księgowego a jego zaksięgowaniem ograniczają bieżący wgląd w finanse i spowalniają zamknięcie okresu. Szybsze księgowanie zapewnia aktualne dane finansowe gotowe do analizy i raportowania, co ułatwia podejmowanie decyzji i zwiększa elastyczność finansową.
ProcessMind mapuje całą drogę od utworzenia do zaksięgowania zapisu i pokazuje działania pośrednie oraz czas ich trwania w SAP S/4HANA. Ujawnia ukryte okresy oczekiwania i zależności między kolejnymi etapami. Na tej podstawie można przeprojektować proces i potencjalnie skrócić czas księgowania o 25-50%, usprawniając workflow i przydział zasobów dla zapisów księgowych w procesie Record to Report.

Workflow zapisów księgowych niezgodne z zasadami zwiększają ryzyko audytowe i mogą prowadzić do kar finansowych lub błędów w sprawozdaniach. Przestrzeganie przepisów i zasad wewnętrznych jest niezbędne, aby chronić rzetelność finansową, unikać problemów prawnych i utrzymać wiarygodność organizacji.
ProcessMind automatycznie wykrywa odstępstwa od wcześniej zdefiniowanych workflow zgodnych z zasadami i oznacza niestandardowe ścieżki lub nieuprawnione działania w procesie Record to Report w SAP S/4HANA. Zapewnia ścieżkę audytową dla każdego zapisu księgowego, pomagając egzekwować zgodność i ograniczyć liczbę ustaleń audytowych nawet o 60%.

Bez pełnego obrazu cyklu życia zapisów księgowych trudno wykrywać nieefektywność, śledzić postępy i przypisywać odpowiedzialność. Lepszy wgląd zapewnia osobom zaangażowanym aktualne informacje, ułatwiając zarządzanie i kontrolę nad procesami finansowymi.
ProcessMind pokazuje pełną drogę każdego zapisu księgowego w SAP S/4HANA, od utworzenia do uzgodnienia. Zespoły mogą analizować wąskie gardła, monitorować wyniki względem KPI i wskazywać obszary do usprawnienia, uzyskując pełny wgląd w proces Record to Report.

Nieefektywne uzgadnianie zapisów księgowych opóźnia zamknięcie okresu i zwiększa ryzyko błędów księgowych. Usprawnienie tego końcowego etapu poprawia dokładność danych, ogranicza pracę ręczną i przyspiesza cały cykl raportowania finansowego.
ProcessMind analizuje działania poprzedzające uzgodnienie zapisów księgowych i składające się na ten etap, wskazując czynności ręczne, ponowną pracę i opóźnienia w SAP S/4HANA. Mapa rzeczywistego przebiegu procesu pokazuje możliwości automatyzacji lub uproszczenia zadań, co może skrócić czas uzgadniania zapisów księgowych w procesie Record to Report o 30-50%.

Duży udział pracy ręcznej przy obsłudze zapisów księgowych zwiększa ryzyko błędów, podnosi koszty operacyjne i spowalnia realizację procesu. Automatyzacja powtarzalnych zadań lub czynności opartych na regułach pozwala zespołom księgowym skupić się na ważniejszych zadaniach i poprawia dokładność.
ProcessMind wskazuje konkretne czynności ręczne i punkty decyzyjne w procesie Record to Report: zapisy księgowe w SAP S/4HANA, które można zautomatyzować. Pokazując częstotliwość i czas trwania tych czynności, pomaga zaplanować wdrożenie robotic process automation (RPA) lub usprawnień systemowych, co może ograniczyć pracę ręczną o 20-40%.

Wąskie gardła związane z konkretnymi użytkownikami, zespołami lub konfiguracją systemu mogą znacznie spowalniać obieg zapisów księgowych, powodując opóźnienia i niedotrzymywanie terminów. Ich wykrycie i usunięcie jest niezbędne, aby utrzymać sprawność operacji i zapobiegać powstawaniu zaległości.
ProcessMind dokładnie odwzorowuje rzeczywiste ścieżki zapisów księgowych w SAP S/4HANA. Pokazuje, gdzie gromadzi się praca, i wskazuje konkretne zasoby lub etapy powodujące opóźnienia. Mierzy wpływ tych wąskich gardeł, dzięki czemu można podejmować ukierunkowane działania i zwiększyć przepustowość procesu Record to Report o 10–25%.

Storna i zduplikowane zapisy księgowe wskazują na błędy lub zakłócenia w procesie. Prowadzą do ponownej pracy, nieprawidłowości w sprawozdaniach finansowych i większego nakładu pracy podczas audytu. Ograniczenie takich przypadków poprawia jakość danych i sprawność operacji, oszczędzając czas i zasoby.
ProcessMind wykrywa przyczyny storna i duplikatów, analizując wcześniejsze działania i warunki w SAP S/4HANA. Wskazuje wzorce oraz konkretne miejsca w procesie Record to Report, w których pojawiają się problemy. Dzięki ukierunkowanym usprawnieniom i kontrolom można ograniczyć ich częstotliwość o 10–20%.

Nieskuteczna kontrola procesu zapisów księgowych zwiększa ryzyko nadużyć, błędów i niezgodności. Solidne mechanizmy kontrolne pomagają zapewnić, że wszystkie zapisy są zgodne z przyjętymi zasadami, co poprawia nadzór finansowy oraz wiarygodność danych.
ProcessMind zapewnia pełną ścieżkę audytową i wskazuje wszystkie odstępstwa od zdefiniowanych ścieżek kontrolnych w SAP S/4HANA. Mierzy częstotliwość i wpływ nieautoryzowanych zmian oraz pominiętych kontroli. Dzięki tym informacjom można wdrożyć skuteczniejsze kontrole zapobiegawcze i wykrywające, poprawiając efektywność kontroli o 20–30%.

Brak dokumentów potwierdzających zapisy księgowe lub ich opóźnione dostarczenie może wydłużać akceptację, powodować problemy ze zgodnością i prowadzić do zastrzeżeń audytowych. Terminowa i kompletna dokumentacja ma zasadnicze znaczenie dla przejrzystości finansowej, rzetelnej ewidencji i sprawnego przebiegu audytu.
ProcessMind analizuje, kiedy dodawane są dokumenty potwierdzające, i sprawdza, czy są dostępne na etapie tworzenia i przesyłania zapisów księgowych w SAP S/4HANA. Wskazuje brakujące lub spóźnione dokumenty, dzięki czemu można wprowadzić skuteczniejsze kontrole przed wysłaniem i poprawić przestrzeganie zasad o 15–25% w cyklu Record to Report.

Niekontrolowane różnice w workflow zapisów księgowych prowadzą do niespójnej obsługi, większej liczby błędów i trudności ze skalowaniem operacji. Ujednolicenie procesu zapewnia spójność, ogranicza potrzebę szkoleń i poprawia sprawność oraz niezawodność.
ProcessMind automatycznie wykrywa wszystkie rzeczywiste warianty procesu obsługi zapisów księgowych w SAP S/4HANA i porównuje je z modelami docelowymi. Mierzy częstotliwość i koszt każdego odstępstwa, dostarczając informacji potrzebnych do ograniczenia liczby wariantów i zmniejszenia złożoności procesu obsługi zapisów księgowych w Record to Report o 30–50%.

6 kroków do usprawnienia procesu Record to Report: zapisy księgowe

Pobierz szablon

Wyeksportuj dane

Prześlij zestaw danych

Przeanalizuj proces

Wprowadź usprawnienia

Monitoruj proces

Pobierz szablon

Co zrobić

Pobierz przygotowany szablon Excel do ekstrakcji danych o zapisach księgowych z SAP S/4HANA. Ułatwi to prawidłowe uporządkowanie danych o procesie.

Zobacz przewodnik po szablonie danych Pobierz szablon

Dlaczego to ważne

Właściwy szablon zapewnia jednolitą strukturę danych i ich zgodność z ProcessMind, co pozwala przeprowadzić dokładną i sprawną analizę.

Oczekiwany rezultat

Gotowy szablon danych z odpowiednimi nagłówkami kolumn i formatem dla zapisów księgowych.

CO ZYSKAJĄ PAŃSTWO

Wykryj ukryte wąskie gardła w księgowaniu R2R

ProcessMind pokazuje rzeczywisty przebieg procesu księgowania i wskazuje, gdzie dokładnie powstają opóźnienia. Czytelne wizualizacje pomagają usprawnić akceptację i zadbać o jakość danych.

Wizualizacja procesu księgowania od początku do końca
Wykrywanie ukrytych opóźnień i wąskich gardeł
Usprawnienie workflow akceptacji księgowań
Poprawa jakości danych i zgodności

Discover your actual process flow

Identify bottlenecks and delays

Analyze process variants

Design your optimized process

TYPOWE WYNIKI

Większa sprawność i zgodność w obsłudze zapisów księgowych

Wyniki te pokazują, jak process mining pomaga organizacjom zwiększyć sprawność i poprawić zgodność dzięki optymalizacji obsługi zapisów księgowych w procesie Record to Report w SAP S/4HANA.

0 %

Krótszy cykl akceptacji

Średnie skrócenie czasu akceptacji

Usprawnij akceptację zapisów księgowych, wykrywając i usuwając wąskie gardła. Dzięki temu zamknięcie okresu finansowego przebiega szybciej, a operacje są sprawniejsze.

0 %

Mniej odrzuceń

Mniej odrzuconych zapisów księgowych

Ustal przyczyny odrzucania zapisów księgowych, takie jak nieprawidłowe dane lub brak dokumentacji. Ograniczenie odrzuceń zmniejsza nakład pracy związanej z poprawkami i przyspiesza księgowanie.

0 %

Szybsze księgowanie

Szybsza obsługa od początku do końca

Usprawnij cały cykl obsługi zapisów księgowych, od utworzenia po zaksięgowanie, wykrywając ukryte opóźnienia i nieefektywności. Dzięki temu dane finansowe będą szybciej dostępne do analizy.

0 percentage points

Większa zgodność z zasadami

Lepsze przestrzeganie standardów

Monitoruj i egzekwuj przestrzeganie ustalonych workflow zapisów księgowych oraz wymogów regulacyjnych. Ogranicza to ryzyko audytowe i pomaga zachować integralność wszystkich zapisów.

0 %

Większa automatyzacja

Mniej ręcznej pracy przy księgowaniu

Wskaż ręczne etapy procesu obsługi zapisów księgowych, które można zautomatyzować, takie jak wprowadzanie danych czy powtarzalne akceptacje. Pozwoli to odciążyć zasoby i ograniczyć błędy ludzkie.

0 %

Mniej storna

Niższe koszty korekty błędów

Ustal przyczyny storna zapisów księgowych, które mogą wskazywać na błędy lub słabe punkty kontroli procesu księgowania. Ograniczenie storna poprawia dokładność danych finansowych i zmniejsza koszty ponownego przetwarzania.

Wyniki zależą od złożoności procesu i jakości danych. Podane wartości odzwierciedlają typowe usprawnienia obserwowane podczas wdrożeń.

Zalecane dane

Na początek uwzględnij najważniejsze atrybuty i działania. W razie potrzeby można rozszerzyć analizę o kolejne dane.

Pierwszy raz spotykają się Państwo z dziennikiem zdarzeń? Dowiedz się jak utworzyć dziennik zdarzeń na potrzeby process mining.

Atrybuty

Najważniejsze dane do zebrania na potrzeby analizy

Unikatowy identyfikator zapisu księgowego, który służy jako główny identyfikator case w procesie.

Dlaczego to ważne

Ten identyfikator łączy wszystkie powiązane etapy procesu, umożliwiając analizę pełnego przebiegu każdego zapisu księgowego.

Nazwa działania biznesowego, które miało miejsce na określonym etapie procesu obsługi zapisu księgowego.

Dlaczego to ważne

Określa etapy procesu, umożliwiając tworzenie map procesów i analizę wzorców workflow.

Znacznik czasu wskazujący, kiedy miało miejsce określone działanie dotyczące zapisu księgowego.

Dlaczego to ważne

Określa chronologiczną kolejność zdarzeń, niezbędną do obliczania wszystkich miar czasu i analizy przebiegu procesu.

Identyfikator użytkownika, który utworzył dekret.

Dlaczego to ważne

Przypisuje działania w procesie konkretnym użytkownikom, umożliwiając analizę wyników, równoważenie obciążenia pracą i identyfikację potrzeb szkoleniowych.

Unikalny identyfikator spółki lub jednostki prawnej, dla której księgowany jest dekret.

Dlaczego to ważne

Umożliwia filtrowanie i porównywanie procesu dekretowania w różnych jednostkach prawnych lub jednostkach biznesowych organizacji.

Klasyfikuje dekret według celu biznesowego, na przykład księgowania środka trwałego, faktury dostawcy lub zapisu w księdze głównej.

Dlaczego to ważne

Klasyfikuje dekrety według kontekstu biznesowego, umożliwiając analizę różnic w przebiegu i wynikach procesu dla różnych rodzajów transakcji finansowych.

Data zaksięgowania dekretu w księdze głównej, która wpływa na okres sprawozdawczy.

Dlaczego to ważne

Pozwala analizować wyniki procesu w określonych okresach księgowych, na przykład przy zamknięciu miesiąca lub roku.

Łączna wartość dekretu wyrażona w walucie lokalnej kodu spółki.

Dlaczego to ważne

Podaje wartość finansową dekretu, co pozwala sprawdzić, jak przebieg procesu zależy od kwoty transakcji.

Działania

Kroki procesu do monitorowania i optymalizacji

To działanie oznacza utworzenie dokumentu zapisu księgowego w systemie. Rekord trafia do tabeli nagłówkowej (BKPF), ale nie został jeszcze zaksięgowany w księdze głównej. Jest to początek cyklu życia zapisu księgowego.

Dlaczego to ważne

To główne zdarzenie rozpoczynające proces. Analiza czasu od tego zdarzenia do zaksięgowania ma zasadnicze znaczenie dla pomiaru całkowitego czasu cyklu i wykrywania opóźnień na etapie wprowadzania danych.

Osoba tworząca zapis księgowy formalnie przesyła dokument do workflow weryfikacji i akceptacji. To działanie oznacza przekazanie dokumentu z etapu wprowadzania danych do formalnego procesu kontrolnego i rozpoczyna cykl akceptacji.

Dlaczego to ważne

To początek pomiaru czasu cyklu akceptacji. Pomiar od tego momentu do ostatecznej akceptacji lub odrzucenia pozwala wskazać wąskie gardła na etapach weryfikacji i akceptacji.

Upoważniony kierownik ostatecznie akceptuje zapis księgowy, potwierdzając jego prawidłowość i poprawność. Jest to ostatni etap kontroli przed zaksięgowaniem dokumentu w księdze głównej.

Dlaczego to ważne

To ważny etap kończący cykl akceptacji. Czas potrzebny na jego osiągnięcie stanowi znaczną część całkowitego czasu procesu i jest istotnym wskaźnikiem sprawności osób akceptujących.

Zapis księgowy zostaje oficjalnie ujęty w księdze głównej i wpływa na sprawozdania finansowe firmy. Od tego momentu dokument staje się trwałym zapisem finansowym.

Dlaczego to ważne

To główny etap potwierdzający pomyślne zakończenie procesu i zamykający podstawowy cykl obsługi. Przepustowość zaksięgowanych zapisów oraz czas potrzebny na dotarcie do tego etapu to podstawowe miary w process mining.

Otwarta pozycja zapisu księgowego zostaje skompensowana innym księgowaniem, na przykład płatność rozlicza fakturę. To działanie oznacza uzgodnienie konkretnych pozycji i ich zamknięcie.

Dlaczego to ważne

To działanie oznacza końcowy etap uzgadniania wielu zapisów księgowych, zwłaszcza dotyczących kont przejściowych lub zarządzanych na podstawie otwartych pozycji. Pomiar czasu od zaksięgowania do rozliczenia pozwala ocenić sprawność uzgadniania.

Wcześniej zaksięgowany zapis księgowy zostaje odwrócony przez utworzenie nowego dokumentu z przeciwnymi zapisami. Tę jawną i podlegającą audytowi transakcję wykonuje się w celu skorygowania błędów w zaksięgowanych dokumentach.

Dlaczego to ważne

Storno wskazuje, że w zaksięgowanym dokumencie wystąpił błąd. Wysoki odsetek storna może świadczyć o problemach z procesem akceptacji lub jakością wprowadzanych danych. Śledzenie tych przypadków pomaga poprawić dokładność za pierwszym razem.

FAQ

Często zadawane pytania

Jak process mining może usprawnić obsługę zapisów księgowych w SAP S/4HANA?

Process mining analizuje rzeczywiste dane o zapisach księgowych z SAP S/4HANA, aby pokazać przebieg procesu i wykryć odstępstwa. Pomaga wskazać wąskie gardła, takie jak zbyt długi czas akceptacji, częste odrzucenia i ręczne działania. Taka widoczność umożliwia optymalizację opartą na danych, poprawę sprawności i zgodności oraz usprawnienie całego cyklu Record to Report.

Jakich danych potrzebujemy, aby rozpocząć process mining zapisów księgowych w SAP S/4HANA?

Na początek potrzebne są przede wszystkim dane z dziennika zdarzeń dotyczące identyfikatora zapisu księgowego, nazw działań i znaczników czasu z systemu SAP S/4HANA. Pozwalają one odtworzyć pełny przebieg każdego zapisu. Możemy pomóc wskazać odpowiednie tabele i pola do ekstrakcji, na przykład BKPF z danymi nagłówkowymi i BSEG z pozycjami.

Jakich wyników można oczekiwać po analizie procesu obsługi zapisów księgowych metodą process mining?

Analiza pozwala poznać rzeczywisty stan procesu obsługi zapisów księgowych i wskazać konkretne nieefektywności oraz luki w zakresie zgodności. Typowe efekty to krótszy cykl akceptacji, mniej odrzuceń i większa automatyzacja ręcznych etapów. Wnioski umożliwiają ukierunkowane usprawnienia, które przekładają się na oszczędności i większą dokładność sprawozdawczości finansowej.

Jakie wymagania techniczne trzeba spełnić, aby połączyć narzędzia process mining z SAP S/4HANA?

Zazwyczaj potrzebny jest bezpieczny dostęp tylko do odczytu do wybranych tabel w instancji SAP S/4HANA. Wiele rozwiązań process mining udostępnia standardowe konektory, takie jak bezpośrednie połączenie z bazą danych, RFC lub usługi OData, które ułatwiają ekstrakcję danych. Po wstępnej konfiguracji bieżąca synchronizacja danych zwykle wymaga niewielkiego zaangażowania działu IT.

Jak process mining pomaga wdrożyć rozwiązania po wykryciu wąskich gardeł?

Process mining dostarcza podstaw do usprawnień, pokazując, gdzie i dlaczego pojawiają się nieefektywności. Na podstawie uzyskanych informacji można zaprojektować i zasymulować nowe, usprawnione workflow w narzędziu. Następnie platforma pozwala stale monitorować wpływ wprowadzonych zmian, sprawdzać, czy przynoszą oczekiwane efekty, i zapobiegać pogorszeniu wyników procesu.

Czy wdrożenie process mining do analizy zapisów księgowych w SAP S/4HANA jest skomplikowane?

Wstępna ekstrakcja danych wymaga pewnej znajomości technicznej SAP S/4HANA, ale narzędzia analityczne są projektowane z myślą o łatwej obsłudze. Wiele platform udostępnia gotowe konektory i szablony dla typowych procesów SAP. Ułatwiamy konfigurację, aby można było szybko uzyskać wnioski bez rozbudowanych, niestandardowych prac.

Czy process mining pomoże rozwiązać konkretne problemy, takie jak częste odrzucanie zapisów księgowych?

Tak. Process mining skutecznie pomaga ustalić przyczyny konkretnych problemów, takich jak częste odrzucenia. Analiza ścieżek zapisów i działań poprzedzających odrzucenie pozwala wykryć powtarzające się wzorce, typowe błędy lub zaangażowanych akceptujących. Na tej podstawie można wprowadzić ukierunkowane szkolenia lub zmiany w workflow i znacząco ograniczyć liczbę odrzuceń.

Jak podczas analizy process mining są chronione wrażliwe dane finansowe?

Bezpieczeństwo danych jest priorytetem na każdym etapie analizy process mining. Narzędzia zazwyczaj korzystają z dostępu tylko do odczytu do systemu SAP S/4HANA, więc nie zmieniają danych produkcyjnych. Podczas ekstrakcji i przechowywania dane można anonimizować lub pseudonimizować, aby zachować poufność i zgodność z przepisami o ochronie danych.

Jak szybko można uzyskać zwrot z inwestycji w process mining procesu obsługi zapisów księgowych?

Czas uzyskania zwrotu z inwestycji zależy od skali i złożoności procesu, ale istotne możliwości usprawnień często można wskazać już w ciągu kilku tygodni od pierwszej analizy danych. Szybkie wykrycie wąskich gardeł i odstępstw pozwala wprowadzić doraźne usprawnienia i ukierunkowane działania. Długofalowo stałe monitorowanie pomaga utrzymać efekty i przynosić dalsze korzyści dzięki większej sprawności i zgodności.

Usprawnij księgowanie w procesie Record to Report i skróć czas realizacji

Usprawnij proces i skróć cykl księgowania w Record to Report o 30%.

Rozpocznij okres próbny

Karta kredytowa nie jest wymagana. Konfiguracja zajmuje kilka minut.