> Continu verbeteren van processen > Record to Report Journaalpost > SAP S/4HANA

Verbeter Record to Report - journaalposten

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van journaalposten in SAP S/4HANA
Verbeter Record to Report - journaalposten
Record to Report - Journaalpost
SAP S/4HANA

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Optimaliseer journaalposten in Record to Report met SAP S/4HANA

Journaalposten zijn essentieel voor een betrouwbare financiële verslaglegging, maar verborgen bottlenecks en compliancerisico’s komen vaak voor. Ons platform laat zien waar vertragingen ontstaan, zodat je goedkeuringsprocessen kunt verbeteren en de datakwaliteit kunt verhogen. Ontdek hoe je inefficiënties opspoort en het proces verbetert.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Record to Report - Journaalpost optimaliseren?

Het Record to Report-proces voor journaalposten, oftewel R2R, vormt een belangrijk onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. Het heeft direct invloed op de nauwkeurigheid en tijdigheid van financiële rapportages. In SAP S/4HANA kunnen inefficiënte processen voor journaalposten leiden tot langere afsluitingen, onjuiste financiële overzichten, meer auditrisico’s en onnodige kosten. Elke handmatige stap, vertraagde goedkeuring of correctieronde kost tijd en middelen. Daardoor wordt het lastiger om tijdig beslissingen te nemen op basis van data. Dit proces verbeteren gaat niet alleen om kosten besparen. Het helpt ook om de financiële functie nauwkeuriger en wendbaarder te maken, zodat die de groei van de organisatie kan ondersteunen.

Zonder helder beeld van het werkelijke proces kunnen verborgen bottlenecks en tekortkomingen in compliance blijven bestaan. Dat leidt tot herstelwerk en frustratie bij de financiële teams. Om verbeterkansen te vinden, moet je het volledige verloop van elke journaalpost in SAP S/4HANA begrijpen, van aanmaak tot uiteindelijke afstemming. Met deze analyse kun je verder kijken dan losse ervaringen en precies vaststellen waar de efficiëntie omhoog kan en risico’s omlaag kunnen.

Hoe process mining inzicht geeft in journaalposten

Process mining biedt een datagedreven manier om het Record to Report-proces voor journaalposten te onderzoeken. Met event logs uit SAP S/4HANA, waaronder de tabellen BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA en GLT0, reconstrueert process mining de exacte volgorde van activiteiten voor elke journaalpost-ID. Zo zie je hoe het proces werkelijk verloopt, niet alleen hoe het op papier is bedoeld. Je kunt elke stap volgen, van ‘Journaalpost aangemaakt’ tot ‘Journaalpost geboekt’ en ‘Journaalpost afgestemd’.

Met deze analyse zie je waar journaalposten vastlopen, bijvoorbeeld tijdens een bepaalde controle, in afwachting van goedkeuring of door herhaalde afwijzingen. Je kunt de doorlooptijd per activiteit en voor de volledige levenscyclus van een journaalpost meten, prestaties vergelijken en verbeteringen volgen. Door attributen zoals journaalposttype, bedrijfsnummer, aangemaakt door en bedrag te analyseren, brengt process mining de oorzaken van vertragingen en afwijkingen van compliance aan het licht. Zo kun je nagaan of bepaalde typen journaalposten steeds langer op goedkeuring wachten, of dat specifieke gebruikers te veel controletaken hebben. Dat kan helpen de doorlooptijd van het Record to Report-proces voor journaalposten te verkorten.

Belangrijke verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Inzichten uit process mining laten zien waar je het Record to Report-proces voor journaalposten kunt verbeteren:

  • Goedkeuringsworkflows verbeteren: Breng de werkelijke goedkeuringsroutes in kaart en vind onnodige lussen, bottlenecks door afhankelijkheid van één persoon en mogelijkheden voor parallelle goedkeuring. Zo kun je workflows in SAP S/4HANA aanpassen en de doorvoer verhogen zonder interne controles te verzwakken.
  • Herstelwerk en correcties verminderen: Onderzoek waarom journaalposten vaak worden afgewezen of gecorrigeerd. Ontbreekt er onderbouwing, zijn de indieningsrichtlijnen onduidelijk of worden gegevens verkeerd ingevoerd? Door de oorzaken aan te pakken, verminder je handmatig werk en verbeter je de datakwaliteit.
  • Compliance en controles versterken: Maak afwijkingen van standaardprocedures of compliancebeleid zichtbaar, zoals wijzigingen zonder autorisatie of overgeslagen goedkeuringsstappen. Zo kun je functiescheiding beter bewaken en interne controles in SAP S/4HANA versterken.
  • Middelen beter verdelen: Bekijk hoe het werk over de financiële teams is verdeeld. Stel vast of bepaalde personen of afdelingen bottlenecks vormen. Dat helpt bij de personeelsplanning en bij het bepalen welke terugkerende taken je kunt automatiseren.
  • Boeking en afstemming versnellen: Vind vertragingen tussen het aanmaken van een journaalpost en de uiteindelijke boeking of afstemming. Onderzoek de oorzaken om de financiële afsluiting te versnellen.

Verwachte resultaten van het verbeteren van journaalposten

Met process mining kun je het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA verbeteren en resultaten meten:

  • Kortere financiële afsluiting: Versnel de maand-, kwartaal- en jaarafsluiting door vertragingen bij het verwerken van journaalposten weg te nemen.
  • Nauwkeurigere data: Beperk fouten en handmatige correcties en verhoog de betrouwbaarheid van financiële data. Dat leidt tot nauwkeurigere financiële overzichten.
  • Betere compliance en minder auditrisico: Zorg dat interne beleidsregels en externe voorschriften consequent worden gevolgd. Zo verlopen audits soepeler en efficiënter.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: Maak tijd vrij voor de financiële teams door terugkerende, handmatige taken te verminderen. Zo kunnen zij zich richten op werk dat meer oplevert.
  • Lagere kosten: Beperk de kosten van herstelwerk, handmatige tussenkomst en lange verwerkingstijden.

Een efficiënter en nauwkeuriger Record to Report-proces voor journaalposten geeft je organisatie meer inzicht in de financiën en helpt sneller te reageren.

Aan de slag met het verbeteren van Record to Report - Journaalpost

Je kunt eenvoudig beginnen met process mining om het Record to Report-proces voor journaalposten te verbeteren. Gebruik de bestaande data uit SAP S/4HANA om snel te zien hoe het proces nu verloopt en waar verbetering mogelijk is. Zo krijg je een duidelijke basis om de prestaties van het proces te verbeteren en data om te zetten in onderbouwde beslissingen. Begin vandaag met het verbeteren van de financiële processen en haal meer uit je SAP S/4HANA-investering.

Record to Report - Journaalpost Beheer van journaalposten Financiële administratie Grootboek R2R-optimalisatie Boekhoudkundige processen Financiële afsluiting Compliancemonitoring Efficiëntie verbeteren R2R Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Journaalposten doorlopen vaak lange goedkeuringsrondes, waardoor financiële boekingen vertraging oplopen. Dit heeft direct invloed op de nauwkeurigheid van realtime financiële rapportages en kan de financiële afsluiting verlengen. Daardoor ontstaan bottlenecks in het hele Record to Report-proces. ProcessMind analyseert de tijd tussen indiening en goedkeuring en laat zien waar vertraging ontstaat. Zo zie je welke gebruikers, rollen of organisatieonderdelen bottlenecks vormen in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA en kun je gericht verbeteringen aanbrengen.

Veel afwijzingen of correctieverzoeken wijzen op problemen met de datakwaliteit, ontbrekende informatie of onduidelijke richtlijnen voor het aanmaken van journaalposten. Dit leidt tot herstelwerk, meer handmatige inspanning en langere verwerkingstijden, en belemmert een efficiënte financiële bedrijfsvoering. ProcessMind brengt afwijzingslussen in kaart en vindt de oorzaken door te analyseren hoe journaalposten worden afgewezen en opnieuw ingediend. Met deze analyse kun je de kwaliteit van de eerste invoer verbeteren, indieningsrichtlijnen aanscherpen en het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA verbeteren.

Een lange periode tussen het aanmaken en definitief boeken van een journaalpost maakt het lastig om de werkelijke financiële positie van het bedrijf te bepalen. Financiële overzichten kunnen daardoor verouderde informatie bevatten. Dat bemoeilijkt besluitvorming en kan leiden tot het missen van rapportagedeadlines. ProcessMind toont het volledige verloop van elke journaalpost, van ‘Journaalpost aangemaakt’ tot ‘Journaalpost geboekt’, en laat precies zien waar de wachttijden het langst zijn. Dit overzicht van de levenscyclus van het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA helpt doorlooptijden te verkorten en rapportages sneller beschikbaar te maken.

Afwijkingen van standaard- of verplichte processen voor journaalposten, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of boekingen zonder autorisatie, brengen aanzienlijke compliance- en auditrisico’s met zich mee. Zulke afwijkingen kunnen leiden tot onjuiste financiële rapportages, sancties en zwakkere interne controles. ProcessMind vergelijkt de werkelijke uitvoering van journaalpostprocessen automatisch met vooraf vastgelegde modellen die aan de regels voldoen en markeert elke afwijking. Zo kan je organisatie workflows die niet aan de regels voldoen in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA tijdig opsporen en corrigeren, en zich voorbereiden op audits.

Als je niet kunt zien wat de status en voortgang van afzonderlijke journaalposten zijn, wordt het lastig om werk te verdelen, bottlenecks te vinden en betrouwbare statusupdates te geven. Dit gebrek aan inzicht leidt vaak tot gemiste deadlines en problemen die pas achteraf worden aangepakt. ProcessMind geeft realtime inzicht in het volledige verloop van elke journaalpost, van aanmaak tot afstemming. Je ziet de huidige status, openstaande acties en verwerkingstijden van het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA. Zo wordt duidelijk wat er in de processen gebeurt.

Het afstemmen van journaalposten kost vaak veel tijd en gebeurt handmatig. Daardoor kunnen fouten ontstaan die de nauwkeurigheid van het grootboek beïnvloeden. Dit verlengt de financiële afsluiting en kan verschillen opleveren die tijdrovend en kostbaar onderzoek vereisen. ProcessMind analyseert de activiteiten ‘Journaalpost geboekt’, ‘Boeking gecontroleerd’ en ‘Journaalpost afgestemd’ en vindt patronen van vertraging en herstelwerk. Zo kun je het afstemmingsdeel van het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA verbeteren, handmatig werk verminderen en de integriteit van de data verhogen.

Regelmatige handmatige aanpassingen, correcties en dubbele invoer bij journaalposten kosten tijd en vergroten de kans op menselijke fouten. Veel handmatige handelingen verhogen de bedrijfskosten en vertragen het hele Record to Report-proces. ProcessMind laat zien waar in het Record to Report-proces voor journaalposten onevenredig veel handmatig werk nodig is, bijvoorbeeld door herhaalde correcties en nieuwe indieningen. Zo ontdek je waar automatisering en standaardisatie in SAP S/4HANA mogelijk zijn en waar onnodige handmatige stappen kunnen vervallen.

Bepaalde gebruikers, rollen of afdelingen binnen de financiële organisatie kunnen onbedoeld bottlenecks vormen en controles of goedkeuringen vertragen. Een ongelijke werkverdeling of te weinig capaciteit op bepaalde plekken beïnvloedt de efficiëntie van het hele proces en de tijdigheid van rapportages. ProcessMind laat precies zien welke rollen ‘Aangemaakt door’ of ‘Goedgekeurd door’ vertraging veroorzaken. Zo kun je gericht training aanbieden of middelen anders verdelen. Dit inzicht helpt de doorvoer van het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA te verbeteren.

Onnodige tegenboekingen of dubbele journaalposten wijzen op onduidelijkheid in het proces of ontoereikende controles. Ze verhogen het aantal transacties, vragen meer afstemmingswerk en kunnen de integriteit van financiële gegevens aantasten. ProcessMind vindt gevallen waarin ‘Tegenboeking journaalpost verwerkt’ zonder duidelijke reden voorkomt of kort na de oorspronkelijke boeking volgt. Zo worden overbodige activiteiten in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA zichtbaar en kun je ze terugdringen.

Als controlepunten, zoals verplichte beoordelingen of specifieke goedkeuringshiërarchieën, niet consequent worden toegepast of vaak worden overgeslagen, komen de integriteit en compliance van journaalposten in gevaar. Dit vergroot het risico op fraude, fouten die zich verder verspreiden en het niet voldoen aan interne of externe auditvereisten. ProcessMind toont alle werkelijke procesroutes en laat zien waar verwachte activiteiten zoals ‘Journaalpost beoordeeld’ of ‘Journaalpost goedgekeurd’ worden overgeslagen of in de verkeerde volgorde plaatsvinden. Zo kun je de controles in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA versterken.

Ontbrekende of te laat toegevoegde onderbouwing bij journaalposten kan de goedkeuring stilleggen. Dat leidt tot vertraging en onvolledige auditsporen. Het heeft direct gevolgen voor compliance en maakt het lastig om boekingen te onderbouwen of te controleren wanneer dat nodig is. ProcessMind analyseert wanneer de activiteit ‘Onderbouwing toegevoegd’ plaatsvindt ten opzichte van ‘Journaalpost ter beoordeling ingediend’ of ‘Journaalpost aangemaakt’. Zo zie je waar onvolledige documentatie vertraging veroorzaakt in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA.

Veel informele of niet-geautoriseerde manieren om journaalposten te verwerken leiden tot inconsistente uitvoering, maken het moeilijker om nieuwe medewerkers in te werken en verhogen het operationele risico. Zonder standaardwerkwijze wordt procesverbetering lastiger en verliezen controles aan effectiviteit. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke varianten in het Record to Report-proces voor journaalposten. Je ziet hoe verschillende gebruikers of typen journaalposten afwijken van de bedoelde route. Dat inzicht helpt om het proceslandschap in SAP S/4HANA te standaardiseren en te verbeteren.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringstijden voor journaalposten vertragen de financiële afsluiting en beïnvloeden de nauwkeurigheid van rapportages. Door deze doorlooptijd te verkorten, zijn financiële overzichten sneller beschikbaar en kunnen operationele beslissingen eerder worden genomen. Ook worden grootboekgegevens tijdig bijgewerkt en rapportagedeadlines beter nageleefd. Zo worden financiële rapportages sneller en betrouwbaarder.
ProcessMind vindt en meet bottlenecks in het goedkeuringsproces en laat zien welke stappen of gebruikers vertraging veroorzaken. Door de stroom van journaalposten in SAP S/4HANA te analyseren, kan het systeem mogelijkheden voor een betere routering en parallelle afhandeling zichtbaar maken. Daarmee kunnen goedkeuringstijden mogelijk met 20-40% dalen. Meet het resultaat aan de hand van de gemiddelde tijd tussen indiening en goedkeuring van R2R-journaalposten.

Veel afgewezen journaalposten wijzen op inefficiëntie, herstelwerk en mogelijke fouten bij het aanmaken of beoordelen van de posten. Minder afwijzingen betekent minder dubbel werk, snellere boekingen en betere datakwaliteit. Dat verhoogt de nauwkeurigheid van financiële gegevens en verlaagt de werkdruk voor financiële teams.
ProcessMind vindt de oorzaken van afwijzingen, zoals terugkerende fouten, ontbrekende informatie of specifieke gebruikers of afdelingen die onjuiste journaalposten aanmaken in SAP S/4HANA. Je ziet welke stappen vóór goedkeuring versterking nodig hebben. Zo kun je afwijzingen mogelijk met 15-30% terugdringen en het aantal journaalposten verhogen dat in één keer goed wordt ingediend binnen het Record to Report-proces.

Lange vertragingen tussen het aanmaken en definitief boeken van journaalposten beperken het realtime inzicht in de financiën en vertragen de financiële afsluiting. Sneller boeken zorgt ervoor dat financiële data actueel is en klaarstaat voor analyse en rapportage. Dat verbetert de besluitvorming en maakt de financiële functie wendbaarder.
ProcessMind brengt het volledige verloop van aanmaak tot boeking in kaart en toont alle tussenliggende activiteiten en hun doorlooptijden in SAP S/4HANA. Het maakt verborgen wachttijden en opeenvolgende afhankelijkheden zichtbaar. Zo kun je het proces opnieuw inrichten en journaalposten voor Record to Report mogelijk 25-50% sneller boeken door workflows en de verdeling van middelen te verbeteren.

Workflows voor journaalposten die niet aan de regels voldoen, brengen aanzienlijke auditrisico’s met zich mee en kunnen leiden tot financiële sancties of onjuiste rapportages. Het is belangrijk om regelgeving en intern beleid strikt te volgen, de integriteit van financiële gegevens te bewaken, juridische problemen te voorkomen en het vertrouwen in de organisatie te behouden.
ProcessMind signaleert automatisch afwijkingen van vooraf vastgelegde workflows die aan de regels voldoen. Het markeert afwijkende routes en activiteiten zonder autorisatie in het SAP S/4HANA Record to Report-proces. Voor elke journaalpost wordt een controleerbaar auditspoor bijgehouden. Zo kan je organisatie compliance bewaken en het aantal auditbevindingen mogelijk met maximaal 60% verlagen.

Zonder goed zicht op de volledige levenscyclus van journaalposten is het lastig om inefficiënties te vinden, de voortgang te volgen en verantwoordelijkheid vast te stellen. Meer inzicht geeft betrokkenen realtime informatie en helpt om financiële processen beter te beheren en te controleren.
ProcessMind toont het volledige verloop van elke journaalpost in SAP S/4HANA, van aanmaak tot afstemming. Teams zien waar bottlenecks ontstaan, kunnen prestaties volgen aan de hand van KPI’s en vinden punten die verbetering vragen. Zo wordt het Record to Report-proces volledig inzichtelijk.

Inefficiënte afstemming van journaalposten vertraagt de financiële afsluiting en vergroot de kans op boekhoudkundige fouten. Door deze laatste stap te verbeteren, verhoog je de datakwaliteit, beperk je handmatig werk en verkort je de financiële rapportagecyclus. Zo kan de afsluiting sneller verlopen.
ProcessMind analyseert de activiteiten die voorafgaan aan en deel uitmaken van de afstemming van journaalposten in SAP S/4HANA. Het vindt handmatige stappen, herstelwerk en vertragingen. Door het werkelijke proces in kaart te brengen, zie je waar taken kunnen worden geautomatiseerd of vereenvoudigd. De afstemming van journaalposten voor Record to Report kan zo mogelijk 30-50% minder tijd kosten.

Veel handmatige handelingen bij journaalposten vergroten de kans op menselijke fouten, verhogen de bedrijfskosten en vertragen de doorvoer. Door terugkerende taken of stappen op basis van vaste regels te automatiseren, komt er tijd vrij voor werk dat meer oplevert en neemt de nauwkeurigheid toe.
ProcessMind vindt handmatige activiteiten en beslismomenten in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA die mogelijk geschikt zijn voor automatisering. Door de frequentie en duur van deze handelingen te tonen, helpt het systeem bij de invoering van robotic process automation (RPA) of verbeteringen aan het systeem. Zo kan handmatig werk mogelijk met 20-40% afnemen.

Bottlenecks door specifieke gebruikers, teams of systeemconfiguraties kunnen de stroom van journaalposten ernstig vertragen. Dat leidt tot vertragingen en gemiste deadlines. Door deze knelpunten op te sporen en op te lossen, houd je de bedrijfsvoering efficiënt en voorkom je achterstanden.
ProcessMind brengt nauwkeurig in kaart welke routes journaalposten door SAP S/4HANA afleggen. Zo zie je waar werk zich ophoopt en welke bronnen of processtappen voor vertraging zorgen. Het platform berekent de impact van deze bottlenecks, zodat je gericht kunt ingrijpen en de doorvoer in het Record to Report-proces met 10-25% kunt verbeteren.

Terugboekingen en dubbele journaalposten wijzen op onderliggende fouten of problemen in het proces. Ze leiden tot herstelwerk, onjuiste financiële cijfers en meer werk tijdens audits. Door deze gevallen terug te dringen, verbeter je de dataintegriteit en de efficiëntie van de bedrijfsvoering en bespaar je tijd en middelen.
ProcessMind spoort de oorzaken van terugboekingen en dubbele journaalposten op door de voorafgaande activiteiten en omstandigheden in SAP S/4HANA te analyseren. Het platform laat zien waar in het Record to Report-proces deze problemen ontstaan en welke patronen erbij horen. Zo kun je ze met gerichte procesverbeteringen en controles met 10-20% terugdringen.

Onvoldoende controle op het journaalpostproces vergroot het risico op fraude, fouten en non-compliance. Met goede controles zorg je dat alle journaalposten aan het beleid voldoen. Dat verbetert de financiële beheersing en de betrouwbaarheid van de data.
ProcessMind legt alle activiteiten vast in een auditspoor en brengt afwijkingen van de vastgestelde controleroutes in SAP S/4HANA in kaart. Het platform berekent hoe vaak ongeautoriseerde wijzigingen of ontbrekende controles voorkomen en wat de impact ervan is. Zo kun je preventieve en detectieve controles aanscherpen en de effectiviteit van controles met 20-30% verbeteren.

Ontbrekende of te laat aangeleverde documenten bij journaalposten kunnen goedkeuring vertragen, complianceproblemen veroorzaken en tot bevindingen bij audits leiden. Tijdige en volledige documentatie is belangrijk voor financiële transparantie, een correcte administratie en soepel verlopende audits.
ProcessMind analyseert wanneer ondersteunende documenten worden toegevoegd en of dat gebeurt vóór of na het aanmaken en indienen van journaalposten in SAP S/4HANA. Je ziet waar documentatie ontbreekt of te laat is, zodat je controles vóór indiening kunt aanscherpen en de naleving in de Record to Report-cyclus met 15-25% kunt verbeteren.

Ongecontroleerde verschillen tussen workflows voor journaalposten leiden tot inconsistente verwerking, meer fouten en problemen bij het opschalen van de bedrijfsvoering. Door deze processen te standaardiseren, zorg je voor een consistente werkwijze, minder trainingsbehoefte en een efficiëntere, betrouwbaardere verwerking.
ProcessMind ontdekt automatisch alle varianten van het journaalpostproces in SAP S/4HANA en vergelijkt die met de gewenste modellen. Het platform berekent hoe vaak elke afwijking voorkomt en wat die kost. Zo zie je welke varianten je kunt samenvoegen en kun je de complexiteit van journaalposten binnen Record to Report met 30-50% terugdringen.

Het verbetertraject in 6 stappen voor journaalposten binnen Record to Report

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Houd het proces in de gaten
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel-template voor het extraheren van journaalpostdata uit SAP S/4HANA. Zo krijgt je procesdata de juiste structuur.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template heeft je data een uniforme structuur en is die geschikt voor een nauwkeurige en efficiënte analyse in ProcessMind.

Verwacht resultaat

Een kant-en-klare datatemplate met de juiste kolomkoppen en indeling voor journaalpostdata.

DIT LEVERT HET OP

Ontdek verborgen bottlenecks in R2R-journaalposten

ProcessMind brengt de werkelijke processtroom van journaalposten in beeld en laat precies zien waar vertragingen ontstaan. Met heldere visualisaties zie je waar goedkeuringen beter kunnen en hoe je de datakwaliteit bewaakt.
  • Breng het volledige proces van journaalposten in beeld
  • Spoor verborgen vertragingen en bottlenecks op
  • Verbeter de goedkeuringsworkflows voor journaalposten
  • Verbeter de datakwaliteit en compliance
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Efficiëntie en compliance verbeteren bij journaalposten

Deze resultaten laten zien hoe organisaties de efficiëntie en compliance verbeteren door process mining in te zetten voor journaalposten binnen Record to Report in SAP S/4HANA.

0 %
Snellere goedkeuring

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Maak het goedkeuringsproces voor journaalposten efficiënter door bottlenecks op te sporen en weg te nemen. Zo sluit je de financiële administratie sneller af en verbeter je de efficiëntie van de bedrijfsvoering.
0 %
Minder afwijzingen

Minder afgewezen journaalposten

Spoor de oorzaken van afgewezen journaalposten op, zoals onjuiste data of ontbrekende documentatie. Minder afwijzingen betekent minder herstelwerk en sneller boeken.
0 %
Sneller boeken

Snellere verwerking van begin tot eind

Verbeter de hele levenscyclus van journaalposten, van aanmaak tot definitieve boeking, door verborgen vertragingen en inefficiënties op te sporen. Zo is financiële data eerder beschikbaar voor analyse.
0 percentage points
Betere naleving

Betere naleving van normen

Volg en bevorder de naleving van vastgestelde workflows voor journaalposten en wettelijke vereisten. Zo beperk je auditrisico’s en blijft de data van alle journaalposten betrouwbaar.
0 %
Meer automatisering

Minder handmatig boekingswerk

Spoor handmatige stappen op die geschikt zijn voor automatisering, zoals gegevensinvoer of terugkerende goedkeuringen. Zo komt er tijd vrij en neemt het aantal menselijke fouten af.
0 %
Minder terugboekingen

Lagere kosten voor foutcorrectie

Spoor de oorzaken van terugboekingen op. Die kunnen wijzen op fouten of zwakke controles tijdens het boeken. Minder terugboekingen verbeteren de nauwkeurigheid van financiële data en verlagen de kosten voor herverwerking.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers geven verbeteringen weer die bij implementaties vaak worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de analyse daarna zo nodig uit.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatie van een financiële journaalpost. Dit is de belangrijkste case-identificatie voor het proces.

Waarom dit belangrijk is

Dit ID koppelt alle bijbehorende processtappen aan elkaar. Zo kun je het volledige verloop van elke journaalpost analyseren.

De naam van de bedrijfsactiviteit die op een bepaald moment in het journaalpostproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut beschrijft de processtappen. Daarmee kun je proceskaarten maken en workflowpatronen analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit voor de journaalpost plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Die volgorde is nodig om doorlooptijden en andere tijdsmetrieken te berekenen en het verloop van het proces te begrijpen.

De gebruikers-ID van degene die de journaalpost heeft aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je prestaties analyseren, de werklast verdelen en zien waar training nodig is.

De unieke identificatie van het bedrijf of de juridische entiteit waarvoor de journaalpost wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om het journaalpostproces voor verschillende juridische entiteiten of bedrijfseenheden binnen de organisatie te filteren en te vergelijken.

Deelt journaalposten in op basis van hun zakelijke doel, zoals een activaboeking, leveranciersfactuur of grootboekboeking.

Waarom dit belangrijk is

Deelt boekingen in op basis van hun zakelijke context, zodat je procesverschillen en prestaties voor verschillende financiële transacties kunt analyseren.

De datum waarop de journaalpost in het grootboek wordt geboekt en die daarmee de financiële periode bepaalt.

Waarom dit belangrijk is

Geeft financiële context en maakt het mogelijk om procesprestaties binnen specifieke boekingsperioden te analyseren, zoals aan het einde van een maand of boekjaar.

De totale waarde van de journaalpost, uitgedrukt in de lokale valuta van de bedrijfscode.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de financiële waarde van de boeking weer, zodat je kunt analyseren hoe het procesgedrag verandert naargelang het bedrag.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert het moment waarop een journaalpostdocument voor het eerst in het systeem wordt aangemaakt. De kopgegevens worden opgeslagen in de tabel BKPF, maar de journaalpost is nog niet in het grootboek geboekt. Dit is het begin van de levenscyclus van de journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het proces. De tijd tussen deze gebeurtenis en de boeking laat zien wat de totale doorlooptijd is en helpt vertragingen bij de eerste gegevensinvoer op te sporen.

De maker van de journaalpost dient het document formeel in voor beoordeling en goedkeuring. Deze activiteit markeert de overdracht van gegevensinvoer naar het formele controleproces en start de goedkeuringscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het begin van de goedkeuringsdoorlooptijd. Door vanaf dit moment te meten tot de definitieve goedkeuring of afwijzing, zie je waar bottlenecks ontstaan tijdens de beoordeling en goedkeuring.

Een bevoegde manager keurt de journaalpost definitief goed en bevestigt daarmee dat deze geldig en correct is. Dit is de laatste controle voordat het document in het grootboek kan worden geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit belangrijke moment sluit de goedkeuringscyclus af. De tijd tot deze stap vormt een groot deel van de totale procesduur en geeft aan hoe efficiënt goedkeurders werken.

De journaalpost wordt officieel vastgelegd in het grootboek en heeft invloed op de financiële overzichten van het bedrijf. Vanaf dit moment is het document een permanent financieel record.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het belangrijkste moment waarop het proces succesvol is afgerond. Het markeert het einde van de verwerkingscyclus. De doorvoer van geboekte journaalposten en de tijd tot deze stap zijn belangrijke metrieken voor process mining.

Een open regelpost in een journaalpost wordt afgeboekt met een andere boeking, bijvoorbeeld wanneer een betaling een factuur vereffent. Deze activiteit markeert de afstemming van specifieke regelposten en sluit ze af.

Waarom dit belangrijk is

Voor veel journaalposten is dit de laatste stap in de afstemming, vooral bij tussenrekeningen of rekeningen die met open posten werken. Door de tijd tussen boeken en vereffenen te meten, zie je hoe efficiënt de afstemming verloopt.

Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggeboekt door een nieuw document met omgekeerde boekingen aan te maken. Dit is een expliciete, auditeerbare transactie om fouten in geboekte documenten te corrigeren.

Waarom dit belangrijk is

Terugboekingen wijzen op een fout in een geboekt document. Veel terugboekingen kunnen duiden op problemen met het goedkeuringsproces of de kwaliteit van de gegevensinvoer. Door ze te volgen, verbeter je de nauwkeurigheid in één keer.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de werkelijke data over journaalposten uit SAP S/4HANA. Je ziet hoe workflows verlopen en waar ze afwijken. Zo spoor je bottlenecks op, zoals lange goedkeuringstijden, veel afwijzingen en handmatige handelingen. Met dit inzicht kun je verbeteringen onderbouwen met data, de efficiëntie verhogen, compliance waarborgen en de hele Record to Report-cyclus efficiënter maken.

Om te beginnen heb je vooral event log-data nodig met het ID van de journaalpost, de namen van activiteiten en timestamps uit SAP S/4HANA. Daarmee kun je de volledige levenscyclus van elke journaalpost reconstrueren. We helpen je de juiste tabellen en velden te vinden, zoals BKPF voor kopgegevens en BSEG voor regelitems, zodat je de data kunt extraheren.

Je krijgt zicht op de werkelijke huidige status van het journaalpostproces en kunt specifieke inefficiënties en tekortkomingen op het gebied van compliance opsporen. Vaak leidt dit tot kortere goedkeuringsdoorlooptijden, minder afwijzingen en meer automatisering van handmatige stappen. Met deze inzichten kun je gericht verbeteren, kosten besparen en de nauwkeurigheid van financiële rapportages verhogen.

Meestal heb je beveiligde, alleen-lezen toegang nodig tot specifieke tabellen in SAP S/4HANA. Veel process mining-oplossingen bieden standaardkoppelingen voor data-extractie, zoals directe databaseverbindingen, RFC of OData-services. Na de eerste configuratie is doorgaans weinig inzet van IT nodig om de data synchroon te houden.

Process mining geeft je een feitelijke basis voor verbetering door te laten zien waar en waarom inefficiënties ontstaan. Met die inzichten kun je nieuwe, efficiëntere workflows ontwerpen en simuleren in de tool. Daarna kun je op het platform blijven volgen wat het effect is van doorgevoerde wijzigingen. Zo zie je of ze het gewenste resultaat opleveren en voorkom je dat het proces terugvalt.

Voor de eerste data-extractie heb je enige technische kennis van SAP S/4HANA nodig. De analysetools zelf zijn gebruiksvriendelijk opgezet. Veel platforms bieden voorgebouwde koppelingen en templates voor gangbare SAP-processen. We maken de configuratie eenvoudiger, zodat je snel inzichten krijgt zonder veel maatwerk.

Ja. Process mining helpt de oorzaken van veel afwijzingen op te sporen. Door de routes van journaalposten en de activiteiten vóór een afwijzing te analyseren, zie je patronen, veelvoorkomende fouten en betrokken goedkeurders. Met die data kun je gerichte trainingen of aanpassingen aan de workflow doorvoeren en het aantal afwijzingen flink terugdringen.

Databeveiliging staat tijdens de hele levenscyclus van process mining voorop. Tools werken doorgaans met alleen-lezen toegang tot SAP S/4HANA, zodat de live data niet wordt gewijzigd. Tijdens het extraheren en opslaan kun je data anonimiseren of pseudonimiseren. Zo voldoe je aan de privacywetgeving en blijft vertrouwelijke informatie beschermd.

De terugverdientijd hangt af van de omvang en complexiteit van het proces. Vaak zijn binnen enkele weken na de eerste data-analyse al verbeterkansen zichtbaar. Snel inzicht in bottlenecks en afwijkingen maakt snelle verbeteringen en gerichte acties mogelijk. Door het proces daarna continu te volgen, blijven de verbeteringen behouden en levert een efficiëntere werkwijze blijvend voordeel op, met betere naleving van compliance-eisen.

Maak Record to Report-journaalposten efficiënter

Verbeter het proces en verkort de doorlooptijd van Record to Report-journaalposten met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig. Binnen enkele minuten ingesteld.