> Continue procesverbetering > Record to Report journal entry > SAP S/4HANA

Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van journaalposten in SAP S/4HANA
Datatemplate downloaden
Verbeter je Record to Report-proces voor journaalposten
Record to Report - journal entry
SAP S/4HANA
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (12) Doelen (12) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Record to Report-journal entries in SAP S/4HANA optimaliseren

Journaalposten zijn belangrijk voor betrouwbare financiële rapportages, maar bevatten vaak verborgen knelpunten en compliancerisico's. Met ons platform zie je waar vertragingen ontstaan, verbeter je goedkeuringen en verhoog je de datakwaliteit. Ontdek hoe je je proces verbetert en inefficiënties opspoort.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Record to Report - Journaalpost optimaliseren?

Het Record to Report-proces voor journaalposten, oftewel R2R, vormt een belangrijk onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. Het heeft direct invloed op de nauwkeurigheid en tijdigheid van je financiële rapportages. In SAP S/4HANA-omgevingen kan een inefficiënt proces voor journaalposten leiden tot een reeks problemen: langere afsluitcycli, onjuiste financiële overzichten, grotere auditrisico's en onnodige operationele kosten. Elke handmatige stap, vertraagde goedkeuring of correctieronde kost tijd en bronnen. Daardoor wordt het lastiger om op tijd beslissingen te nemen op basis van data. Dit proces optimaliseren gaat dus niet alleen over kosten besparen. Je bouwt ook aan een financiële functie die nauwkeuriger en flexibeler werkt en groei beter ondersteunt.

Zonder helder beeld van de werkelijke procesflow kunnen verborgen knelpunten en compliancehiaten blijven bestaan. Dat leidt tot herstelwerk en frustratie bij je boekhoudteams. Om goede verbeteringen te vinden, moet je de volledige reis van elke journaalpost binnen SAP S/4HANA begrijpen, van aanmaak tot definitieve reconciliatie. Met zo'n analyse ga je verder dan aannames en zie je precies waar je efficiëntie kunt verbeteren en risico's kunt beperken.

Hoe process mining inzichten geeft in journaalposten

Process mining biedt een datagedreven manier om je Record to Report-proces voor journaalposten te onderzoeken en te begrijpen. Op basis van event logs uit je SAP S/4HANA-systeem, met tabellen zoals BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA en GLT0, reconstrueert process mining de exacte volgorde van activiteiten voor elke Journal Entry ID. Zo zie je de werkelijke procesflows, niet alleen de theoretische. Je kunt elke stap volgen, van "Journal Entry Created" tot "Journal Entry Posted" en "Journal Entry Reconciled".

Met deze analyse zie je waar journaalposten vastlopen, bijvoorbeeld in een specifieke beoordelingsfase, tijdens het wachten op goedkeuring of door terugkerende afwijzingen. Je meet de doorlooptijd per activiteit en voor de volledige levenscyclus van een journaalpost. Zo kun je prestaties vergelijken en verbeteringen in de tijd volgen. Door attributen zoals Journal Entry Type, Company Code, Created By User en Amount te analyseren, brengt process mining de oorzaken van vertragingen en non-compliance aan het licht. Je kunt bijvoorbeeld ontdekken of bepaalde typen journaalposten steeds langer op goedkeuring wachten of dat specifieke gebruikers te veel beoordelingstaken hebben. Dat helpt je de doorlooptijd van Record to Report - Journaalpost te verkorten.

Belangrijkste verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

De inzichten uit process mining laten zien waar je Record to Report - Journaalpost kunt verbeteren:

  • Goedkeuringsworkflows verbeteren: Door de werkelijke goedkeuringsroutes in kaart te brengen, zie je onnodige lussen, knelpunten door single points of failure en mogelijkheden voor parallelle goedkeuring. Zo kun je workflows in SAP S/4HANA aanpassen en de doorstroming versnellen zonder interne controles te verzwakken.
  • Minder herstelwerk en correcties: Analyseer waarom journaalposten vaak worden afgewezen of gecorrigeerd. Ligt dat aan ontbrekende onderbouwing, onduidelijke indieningsrichtlijnen of invoerfouten? Door de oorzaken aan te pakken, verminder je handmatig werk en verbeter je de datakwaliteit.
  • Betere compliance en controles: Maak afwijkingen van standaardprocedures of compliancebeleid zichtbaar, zoals ongeautoriseerde wijzigingen of overgeslagen goedkeuringsstappen. Zo versterk je functiescheiding en interne controles in je SAP S/4HANA-omgeving.
  • Capaciteit beter verdelen: Krijg inzicht in de verdeling van het werk binnen je boekhoudteams. Zie welke personen of afdelingen een bottleneck vormen. Dat helpt bij capaciteitsplanning en kan aanleiding geven om terugkerende taken te automatiseren.
  • Sneller boeken en reconciliëren: Breng vertragingen tussen het aanmaken en definitief boeken of reconciliëren van journaalposten in beeld. Onderzoek de oorzaken en versnel zo je financiële afsluiting.

Verwachte resultaten van optimalisatie van journaalposten

Met process mining in SAP S/4HANA levert het optimaliseren van je Record to Report-proces voor journaalposten meetbare resultaten op:

  • Kortere doorlooptijd van de financiële afsluiting: Versnel maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen door vertragingen in de verwerking van journaalposten weg te nemen.
  • Betere nauwkeurigheid en datakwaliteit: Beperk fouten, verminder handmatige correcties en maak je financiële data betrouwbaarder. Dat leidt tot nauwkeurigere financiële overzichten.
  • Sterkere compliance en minder auditrisico: Zorg dat interne beleidsregels en externe regelgeving consequent worden gevolgd. Zo verlopen audits soepeler en efficiënter.
  • Efficiëntere bedrijfsvoering: Maak capaciteit vrij bij je boekhoudteam door terugkerende handmatige taken te verminderen. Zo blijft meer tijd over voor werk met grotere waarde.
  • Kostenbesparing: Verlaag kosten voor herstelwerk, handmatige interventies en lange verwerkingstijden.

Uiteindelijk geeft een efficiënter en nauwkeuriger Record to Report-proces voor journaalposten je organisatie meer financiële transparantie en flexibiliteit.

Aan de slag met optimalisatie van Record to Report - Journaalpost

Met process mining aan de slag gaan voor je Record to Report-proces voor journaalposten is eenvoudig. Je gebruikt je bestaande SAP S/4HANA-data om snel inzicht te krijgen in je huidige processen. Zo krijg je een duidelijke routekaart om de prestaties van Record to Report - Journaalpost te verbeteren en data om te zetten in concrete beslissingen. Begin vandaag met het verbeteren van je financiële bedrijfsvoering en haal meer uit je SAP S/4HANA-investering.

Record to Report - journal entry Beheer van journal entries Financiële administratie Grootboek R2R-optimalisatie Boekhoudkundige bedrijfsvoering Financiële afsluiting Compliancemonitoring Efficiëntieverbetering R2R Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Journaalposten doorlopen vaak lange goedkeuringscycli, waardoor financiële boekingen aanzienlijk vertragen. Dit heeft direct invloed op de nauwkeurigheid van financiële rapportages en kan de financiële afsluiting verlengen. Daardoor ontstaan verderop in het Record to Report-proces nieuwe knelpunten. ProcessMind laat zien waar goedkeuringen vertragen door de tijd tussen indiening en goedkeuring te analyseren. Je ziet welke gebruikers, rollen of organisatieonderdelen knelpunten veroorzaken in je Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA. Zo kun je gericht verbeteren.

Veel afwijzingen of correctieverzoeken bij journaalposten wijzen op problemen met datakwaliteit, ontbrekende informatie of onduidelijke richtlijnen voor het aanmaken van posten. Dat leidt tot veel herstelwerk, extra handmatige inspanning en langere verwerkingstijden. Zo komt een efficiënte financiële bedrijfsvoering onder druk te staan. ProcessMind brengt afwijzingslussen in kaart en vindt de oorzaken door activity flows te analyseren waarin posten worden afgewezen en opnieuw ingediend. Met dit inzicht verbeter je de datakwaliteit aan het begin, verfijn je indieningsprocedures en verbeter je het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA.

Een lange periode tussen het aanmaken en definitief boeken van een journaalpost kan het werkelijke financiële beeld vertroebelen. Financiële overzichten bevatten dan verouderde informatie. Dat bemoeilijkt besluitvorming en kan ertoe leiden dat rapportagedeadlines niet worden gehaald. ProcessMind visualiseert de volledige reis van elke journaalpost, van "Journal Entry Created" tot "Journal Entry Posted", en laat precies zien waar de langste wachttijden ontstaan. Dit heldere beeld van de levenscyclus van Record to Report - Journaalpost in SAP S/4HANA helpt je doorlooptijden te verkorten en sneller te rapporteren.

Afwijkingen van standaard- of verplichte processen voor journaalposten, zoals overgeslagen goedkeuringsstappen of ongeautoriseerde boekingen, brengen aanzienlijke compliance- en auditrisico's met zich mee. Zulke afwijkende routes kunnen leiden tot onjuiste financiële cijfers, sancties en zwakkere interne controles. ProcessMind vergelijkt werkelijke uitvoeringen van journaalposten automatisch met vooraf gedefinieerde compliant modellen en markeert elke afwijking. Zo kunnen organisaties niet-compliant workflows in hun Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA vroegtijdig opsporen en corrigeren. Dat helpt je auditklaar te blijven.

Zonder transparantie over de status en voortgang van afzonderlijke journaalposten is het lastig om werk te verdelen, knelpunten te vinden en betrouwbare statusupdates te geven. Dit gebrek aan overzicht leidt vaak tot gemiste deadlines en reactief probleembeheer in plaats van proactieve processturing. ProcessMind geeft een realtime end-to-endbeeld van elke journaalpost, van aanmaak tot reconciliatie. Je ziet de huidige status, openstaande acties en verwerkingstijden voor het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA. Zo verandert een ondoorzichtig proces in een helder overzicht.

Het reconciliëren van journaalposten is vaak tijdrovend en handmatig. Daardoor kunnen fouten ontstaan die de nauwkeurigheid van het grootboek aantasten. Deze inefficiëntie verlengt de financiële afsluiting en kan verschillen veroorzaken die veel tijd en geld kosten om te onderzoeken. ProcessMind analyseert de activiteiten "Journal Entry Posted", "Posting Verified" en "Journal Entry Reconciled" en identificeert patronen van vertraging en herstelwerk. Zo verbeter je het reconciliatiegedeelte van je Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA, met minder handmatig werk en betere dataintegriteit.

Veel handmatige aanpassingen, correcties of dubbele data-invoer in het proces voor journaalposten kosten capaciteit en vergroten de kans op menselijke fouten. Door deze hoge mate van handmatig werk stijgen de operationele kosten en vertraagt de volledige Record to Report-cyclus. ProcessMind identificeert de punten in het Record to Report-proces voor journaalposten waar handmatige inspanning onevenredig hoog is, zoals bij herhaalde correcties en nieuwe indieningen. Je ziet waar automatisering en standaardisatie in SAP S/4HANA kunnen helpen en onnodige handmatige stappen verdwijnen.

Bepaalde gebruikers, rollen of afdelingen binnen de financiële organisatie kunnen onbedoeld een bottleneck worden. Daardoor lopen beoordelings- of goedkeuringsstappen vertraging op. Een ongelijke werkverdeling of onvoldoende capaciteit op specifieke plekken heeft invloed op de efficiëntie van het hele proces en op tijdige rapportage. ProcessMind laat precies zien welke rollen van "Created By User" of "Approved By User" vertraging veroorzaken. Zo kun je gericht trainen of capaciteit anders verdelen. Dit gedetailleerde inzicht verbetert de flow van je Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA.

Onnodige tegenboekingen van journaalposten of dubbele posten wijzen op onduidelijkheid in het proces of onvoldoende controles. Hierdoor neemt het transactievolume toe, is meer reconciliatiewerk nodig en kunnen problemen met de dataintegriteit van financiële gegevens ontstaan. ProcessMind vindt situaties waarin "Journal Entry Reversal Processed" zonder duidelijke reden voorkomt of kort na een oorspronkelijke boeking volgt. Je ziet patronen van dubbel werk in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA en kunt verspillende activiteiten verminderen.

Als controlepunten, zoals verplichte beoordelingen of specifieke goedkeuringshiërarchieën, niet consequent worden toegepast of vaak worden overgeslagen, komen de integriteit en compliance van journaalposten in gevaar. Dat verhoogt het risico op fraude, fouten en het niet halen van interne of externe auditvereisten. ProcessMind visualiseert alle werkelijke procesroutes en laat zien waar verwachte activiteiten zoals "Journal Entry Reviewed" of "Journal Entry Approved" worden overgeslagen of in de verkeerde volgorde plaatsvinden. Deze analyse versterkt de controles in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA.

Ontbrekende of laat toegevoegde onderbouwende documentatie bij journaalposten kan het goedkeuringsproces stilleggen. Dat leidt tot aanzienlijke vertragingen en onvolledige audit trails. Ook wordt het lastiger om boekingen later te onderbouwen of te controleren. ProcessMind analyseert het tijdstip van de activiteit "Supporting Documentation Attached" ten opzichte van "Journal Entry Submitted for Review" of "Journal Entry Created". Je ziet waar ontbrekende documentatie vertraging veroorzaakt in je Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA.

Veel informele of ongeautoriseerde manieren om journaalposten te verwerken leiden tot een inconsistente uitvoering, maken het lastiger om nieuwe medewerkers in te werken en verhogen het operationele risico. Door het gebrek aan standaardisatie worden verbeterinitiatieven moeilijker en verliezen controles aan kracht. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten binnen de Record to Report-cyclus voor journaalposten. Je ziet hoe verschillende gebruikers of typen journaalposten afwijken van de bedoelde route. Dat helpt je het SAP S/4HANA-proceslandschap te standaardiseren en te verbeteren.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Lange goedkeuringstijden voor journaalposten vertragen de financiële afsluiting en hebben invloed op de nauwkeurigheid van rapportages. Door deze doorlooptijd te verkorten, verschijnen financiële overzichten sneller en kunnen beslissingen eerder worden genomen. Ook worden grootboekupdates tijdiger verwerkt en blijven rapportagedeadlines haalbaar. ProcessMind identificeert en kwantificeert goedkeuringsknelpunten en laat zien welke stappen of gebruikers vertraging veroorzaken. Door de flow van journaalposten in SAP S/4HANA te analyseren, kan het optimale routering en parallelle verwerking voorstellen. Daarmee kunnen goedkeuringstijden mogelijk met 20-40% dalen. Je meet het resultaat aan de hand van de gemiddelde tijd tussen indiening en goedkeuring van Record to Report-journaalposten.

Een hoog afwijzingspercentage bij journaalposten wijst op inefficiëntie, herstelwerk en mogelijke fouten bij het aanmaken of beoordelen van posten. Minder afwijzingen betekent minder dubbel werk, sneller boeken en betere datakwaliteit. Dat verbetert de nauwkeurigheid van financiële gegevens en verlaagt de druk op boekhoudteams. ProcessMind brengt de oorzaken van afwijzingen aan het licht. Je ziet veelvoorkomende fouten, ontbrekende informatie en gebruikers of afdelingen die in SAP S/4HANA vaker onjuiste posten aanmaken. Zo kun je stappen vóór goedkeuring verbeteren, het aantal afwijzingen mogelijk met 15-30% verlagen en het aantal keer-goed-indieningen binnen Record to Report verhogen.

Lange vertragingen tussen het aanmaken en definitief boeken van journaalposten beperken realtime inzicht in de financiën en vertragen de financiële afsluiting. Sneller boeken zorgt dat financiële data actueel beschikbaar is voor analyse en rapportage. Dat verbetert de besluitvorming en de flexibiliteit van de financiële functie. ProcessMind brengt de volledige route van aanmaak tot boeking in kaart en toont alle tussenliggende activiteiten en hun doorlooptijden in SAP S/4HANA. Je ontdekt verborgen wachttijden en afhankelijkheden tussen opeenvolgende stappen. Daarmee kun je het proces opnieuw inrichten en journaalposten binnen Record to Report mogelijk 25-50% sneller boeken.

Niet-compliant workflows voor journaalposten brengen aanzienlijke auditrisico's met zich mee en kunnen leiden tot financiële sancties of onjuiste cijfers. Strikte naleving van regelgeving en interne beleidsregels is belangrijk voor de integriteit van je financiële administratie, het voorkomen van juridische problemen en het vertrouwen in je organisatie. ProcessMind detecteert automatisch afwijkingen van vooraf gedefinieerde compliant workflows. Niet-standaardroutes en ongeautoriseerde activiteiten in het SAP S/4HANA Record to Report-proces worden gemarkeerd. Je krijgt controleerbare audit trails van elke journaalpost, zodat je compliance kunt afdwingen en auditbevindingen mogelijk met maximaal 60% kunt verminderen.

Zonder helder inzicht in de volledige levenscyclus van journaalposten is het lastig om inefficiëntie te vinden, voortgang te volgen en verantwoordelijkheid vast te leggen. Meer transparantie geeft betrokkenen realtime inzicht en helpt bij het beheren en controleren van belangrijke financiële processen. ProcessMind visualiseert de volledige end-to-endreis van elke journaalpost, van aanmaak tot reconciliatie in SAP S/4HANA. Teams begrijpen zo waar knelpunten zitten, volgen prestaties aan de hand van KPI's en vinden verbeterpunten. Dat geeft volledige transparantie in het Record to Report-proces.

Inefficiënte reconciliatie van journaalposten leidt tot vertraagde financiële afsluitingen en een groter risico op boekhoudkundige fouten. Door deze laatste belangrijke stap te verbeteren, verhoog je de datanauwkeurigheid, verminder je handmatig werk en versnel je de financiële rapportagecyclus. ProcessMind analyseert de activiteiten vóór en tijdens de reconciliatie van journaalposten en identificeert handmatige stappen, herstelwerk en vertragingen in SAP S/4HANA. Door het werkelijke proces in kaart te brengen, zie je waar taken kunnen worden geautomatiseerd of vereenvoudigd. De reconciliatietijd kan voor Record to Report-journaalposten mogelijk met 30-50% dalen.

Veel handmatige interventie in processen voor journaalposten vergroot de kans op menselijke fouten, verhoogt de operationele kosten en vertraagt de doorstroming. Door terugkerende of regelgebaseerde stappen te automatiseren, maak je capaciteit vrij bij boekhoudmedewerkers en verbeter je de nauwkeurigheid. ProcessMind identificeert handmatige activiteiten en beslispunten in het Record to Report-proces voor journaalposten in SAP S/4HANA die geschikt zijn voor automatisering. Door de frequentie en duur van deze handmatige interventies zichtbaar te maken, helpt het bij de invoering van robotic process automation (RPA) of systeemverbeteringen. Zo kun je handmatig werk mogelijk met 20-40% verminderen.

Knelpunten die worden veroorzaakt door specifieke gebruikers, teams of systeemconfiguraties kunnen de doorstroming van journaalposten ernstig belemmeren. Dat leidt tot vertragingen en gemiste deadlines. Het is essentieel om deze knelpunten te herkennen en op te lossen, zodat de bedrijfsvoering efficiënt blijft en achterstanden worden voorkomen.
ProcessMind brengt de werkelijke routes van journaalposten door SAP S/4HANA nauwkeurig in kaart. Zo zie je waar werk zich ophoopt en welke specifieke bronnen of stappen vertraging veroorzaken. De impact van deze knelpunten wordt gekwantificeerd, zodat je gericht kunt ingrijpen en de verwerkingscapaciteit binnen het Record to Report-proces met 10-25% kunt verbeteren.

Terugboekingen en dubbele journaalposten wijzen op onderliggende fouten of problemen in het proces. Ze leiden tot herstelwerk, onjuiste financiële rapportages en meer complexiteit bij audits. Door deze gevallen te verminderen, verbeter je de dataintegriteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering en bespaar je tijd en middelen.
ProcessMind brengt de oorzaken van terugboekingen en dubbele journaalposten aan het licht door de voorafgaande activiteiten en omstandigheden in SAP S/4HANA te analyseren. Het identificeert patronen en specifieke punten in het Record to Report-proces waar deze problemen ontstaan. Met gerichte procesverbeteringen en controles kun je de frequentie ervan met 10-20% verlagen.

Ineffectieve beheersing van het journaalpostproces vergroot het risico op fraude, fouten en non-compliance. Met goede controles zorg je dat alle journaalposten aan het beleid voldoen. Dat verbetert de financiële governance en de betrouwbaarheid van de data.
ProcessMind biedt een volledig auditspoor en identificeert alle afwijkingen van vastgelegde controlepaden in SAP S/4HANA. Het kwantificeert de frequentie en impact van ongeautoriseerde wijzigingen of ontbrekende controles. Zo kun je preventieve en detectieve controles versterken en de effectiviteit ervan met 20-30% verbeteren.

Ontbrekende of vertraagde ondersteunende documentatie bij journaalposten kan leiden tot vertraging bij goedkeuringen, complianceproblemen en auditbevindingen. Tijdige en volledige documentatie is belangrijk voor financiële transparantie, een correcte administratie en soepel verlopende audits.
ProcessMind analyseert wanneer ondersteunende documenten worden toegevoegd en of ze aanwezig zijn in relatie tot het aanmaken en indienen van journaalposten in SAP S/4HANA. Het markeert gevallen waarin documentatie ontbreekt of te laat is toegevoegd. Zo kun je betere controles vóór indiening invoeren en de naleving binnen de Record to Report-cyclus met 15-25% verbeteren.

Ongecontroleerde variatie in workflows voor journaalposten leidt tot inconsistente verwerking, meer fouten en problemen bij het opschalen van de bedrijfsvoering. Door deze processen te standaardiseren, werk je consistenter, is minder training nodig en verbeter je de efficiëntie en betrouwbaarheid.
ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten voor journaalposten in SAP S/4HANA en vergelijkt ze met ideale modellen. Het kwantificeert de frequentie en kosten van elke afwijking. Zo krijg je een helder overzicht van welke varianten je kunt samenvoegen en kun je de procescomplexiteit van Record to Report-journaalposten met 30-50% verlagen.

Het 6-stappenverbeterpad voor Record to Report, journaalposten

1

Download de template
2

Exporteer de data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het proces
5

Voer verbeteringen door
6

Monitor het proces
1

Download de template

Wat je moet doen

Gebruik de voorgeconfigureerde Excel-template voor data-extractie van journaalposten uit SAP S/4HANA. Zo structureer je de procesdata op de juiste manier.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste template heeft de data overal dezelfde structuur. Daardoor is deze geschikt voor ProcessMind en krijg je een nauwkeurige, efficiënte analyse.

Verwacht resultaat

Een direct te gebruiken datatemplate met de juiste kolomkoppen en indeling voor data over journaalposten.

DIT KRIJG JE

Ontdek verborgen knelpunten in R2R Journal Entry

ProcessMind laat de werkelijke flow van je Journal Entry-proces zien en maakt precies duidelijk waar vertraging ontstaat. Krijg een helder overzicht om goedkeuringen efficiënter te maken en de datakwaliteit te bewaken.
  • Breng het volledige Journal Entry-proces in kaart
  • Maak verborgen vertragingen en knelpunten zichtbaar
  • Maak goedkeuringsworkflows voor Journal Entry efficiënter
  • Verbeter datakwaliteit en compliance
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Meer efficiëntie en compliance bij journaalposten

Deze resultaten laten zien welke verbeteringen in efficiëntie en compliance organisaties behalen door process mining in te zetten voor hun Record to Report-bedrijfsvoering rond journaalposten in SAP S/4HANA.

0 %
Snellere goedkeuringscyclus

Gemiddelde verkorting van de goedkeuringstijd

Maak het goedkeuringsproces voor journaalposten efficiënter door knelpunten te vinden en weg te nemen. Zo sluit je de financiële administratie sneller af en verbeter je de efficiëntie van de bedrijfsvoering.
0 %
Minder afwijzingen

Minder afgewezen journaalposten

Vind de oorzaken van afgewezen journaalposten, zoals onjuiste data of ontbrekende documentatie. Minder afwijzingen betekent minder herstelwerk en sneller boeken.
0 %
Sneller boeken

Snellere verwerking van begin tot eind

Optimaliseer de volledige levenscyclus van een journaalpost, van aanmaak tot definitieve boeking, door verborgen vertragingen en inefficiënties zichtbaar te maken. Zo is financiële data eerder beschikbaar voor analyse.
0 percentage points
Betere naleving

Betere naleving van standaarden

Monitor en handhaaf de naleving van vooraf vastgelegde workflows voor journaalposten en wettelijke vereisten. Zo verlaag je auditrisico's en blijft de data van alle journaalposten betrouwbaar.
0 %
Meer automatisering

Minder handmatig boekingswerk

Vind handmatige stappen in het journaalpostproces die geschikt zijn voor automatisering, zoals data-invoer of terugkerende goedkeuringen. Zo komt tijd vrij en neemt het risico op menselijke fouten af.
0 %
Minder terugboekingen

Lagere kosten voor foutcorrectie

Breng de oorzaken van terugboekingen van journaalposten aan het licht. Ze kunnen wijzen op fouten of zwakke controles in het boekingsproces. Minder terugboekingen verbetert de nauwkeurigheid van financiële data en verlaagt de kosten van herverwerking.

Resultaten verschillen per procescomplexiteit en datakwaliteit. Deze cijfers zijn gebaseerd op typische verbeteringen die bij implementaties worden gezien.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten. Breid de dataset daarna uit als je een volledige analyse nodig hebt.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie van een financiële journaalpost. Deze dient als primaire case-identificatie voor het proces.

Waarom dit belangrijk is

Deze identificatie koppelt alle gerelateerde processtappen. Daardoor kun je de volledige route van elke journaalpost analyseren.

De naam van de bedrijfsactiviteit die op een specifiek moment in het journaalpostproces plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het definieert de processtappen, zodat je proceskaarten kunt visualiseren en workflowpatronen kunt analyseren.

De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit voor de journaalpost plaatsvond.

Waarom dit belangrijk is

Het geeft de chronologische volgorde van events. Die is nodig om alle metrics op basis van tijdsduur te berekenen en de tijdlijn van het proces te begrijpen.

De gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft aangemaakt.

Waarom dit belangrijk is

Koppelt procesactiviteiten aan specifieke gebruikers. Zo kun je prestaties analyseren, werk verdelen en zien waar training nodig is.

De unieke identificatie van het bedrijf of de juridische entiteit waarvoor de journaalpost wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Maakt het mogelijk om het proces voor journaalposten bij verschillende juridische entiteiten of bedrijfsonderdelen binnen de organisatie te filteren en te vergelijken.

Classificeert de journaalpost op basis van het bedrijfsdoel, zoals een activaboeking, leveranciersfactuur of grootboekboeking.

Waarom dit belangrijk is

Deelt boekingen in op bedrijfscontext. Zo kun je procesverschillen en prestaties voor verschillende financiële transacties analyseren.

De datum waarop de journaalpost in het grootboek wordt geregistreerd en die daarmee de financiële periode bepaalt.

Waarom dit belangrijk is

Belangrijk voor de financiële context. Hiermee kun je procesprestaties binnen specifieke boekhoudperioden analyseren, zoals de maand- of jaarafsluiting.

De totale waarde van de journaalpost, uitgedrukt in de lokale valuta van het bedrijfsnummer.

Waarom dit belangrijk is

Geeft de financiële waarde van de boeking weer. Zo kun je analyseren hoe het procesgedrag verandert naarmate het bedrag groter of kleiner is.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert het eerste moment waarop een journaalpostdocument in het systeem wordt aangemaakt. De registratie staat in de kopgegevenstabel (BKPF), maar is nog niet naar het grootboek geboekt. Dit is het begin van de levenscyclus van de journaalpost.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het primaire startevent van het proces. De tijd tussen dit event en de boeking is belangrijk om de totale doorlooptijd te meten en vertragingen bij de eerste data-invoer te vinden.

De maker van de journaalpost dient het document formeel in voor de controle- en goedkeuringsworkflow. Deze activiteit markeert de overdracht van data-invoer naar het formele controleproces en start de goedkeuringscyclus.

Waarom dit belangrijk is

Dit markeert het begin van de doorlooptijd van de goedkeuringscyclus. Door vanaf dit moment tot de definitieve goedkeuring of afwijzing te meten, zie je welke knelpunten specifiek in de controle- en goedkeuringsfasen zitten.

De journaalpost krijgt definitieve goedkeuring van een bevoegde manager, die de geldigheid en juistheid bevestigt. Dit is de laatste controle voordat het document naar het grootboek kan worden geboekt.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk mijlpaal die de goedkeuringscyclus afsluit. De tijd tot deze stap vormt een groot deel van de totale procesduur en is een belangrijke indicator voor de efficiëntie van goedkeurders.

De journaalpost wordt officieel vastgelegd in het grootboek en heeft invloed op de financiële overzichten van het bedrijf. Vanaf dit moment is het document een permanent financieel record.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste succesmijlpaal en markeert het einde van de kernverwerkingscyclus. De verwerkingscapaciteit van geboekte posten en de tijd tot deze fase zijn fundamentele process mining-metrics.

Een open regelitem binnen een journaalpost wordt gecompenseerd door een andere boeking, zoals een betaling die een factuur vereffent. Deze activiteit markeert de afstemming van specifieke regelitems en sluit ze feitelijk af.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is voor veel journaalposten de laatste afstemmingsstap, vooral bij tussenrekeningen of rekeningen die met open posten werken. Door de tijd tussen boeken en vereffenen te analyseren, meet je de efficiëntie van de afstemming.

Een eerder geboekte journaalpost wordt teruggeboekt door een nieuw document met tegengestelde boekingen aan te maken. Dit gebeurt om fouten in geboekte documenten te corrigeren. Het is een expliciete transactie die kan worden gecontroleerd.

Waarom dit belangrijk is

Terugboekingen wijzen erop dat er een fout is gemaakt in een geboekt document. Een hoog terugboekingspercentage kan duiden op problemen in het goedkeuringsproces of met de kwaliteit van de data-invoer. Door dit te volgen, verbeter je de juistheid in één keer.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert de werkelijke data over journaalposten uit SAP S/4HANA, visualiseert workflows en maakt afwijkingen zichtbaar. Je ziet bottlenecks zoals lange goedkeuringstijden, veel afwijzingen en handmatige interventies. Met dit inzicht kun je het proces gericht optimaliseren, de efficiëntie verbeteren, compliance borgen en de volledige Record to Report-cyclus efficiënter maken.

Je hebt vooral event log-data nodig met het ID van de journaalpost, activiteitsnamen en timestamps uit SAP S/4HANA. Daarmee reconstrueer je de volledige levenscyclus van elke journaalpost. We kunnen helpen bij het vinden van de juiste tabellen en velden, zoals BKPF voor kopgegevens en BSEG voor regelitems.

Je krijgt zicht op de werkelijke huidige staat van het journaalpostproces en ziet specifieke inefficiënties en compliancegaten. Typische resultaten zijn kortere goedkeuringsdoorlooptijden, minder afwijzingen en meer automatisering van handmatige stappen. Met deze inzichten kun je gericht verbeteren, kosten besparen en de nauwkeurigheid van financiële rapportages verhogen.

Meestal heb je beveiligde alleen-lezen-toegang nodig tot specifieke tabellen in de SAP S/4HANA-instantie. Veel process mining-oplossingen bieden standaardconnectors, zoals directe databaseverbindingen, RFC of OData-services, voor data-extractie. Na de eerste inrichting is doorgaans weinig IT-ondersteuning nodig voor de synchronisatie van nieuwe data.

Process mining geeft een feitelijke basis voor verbetering door te laten zien waar en waarom inefficiënties ontstaan. Met de inzichten kun je nieuwe, geoptimaliseerde workflows ontwerpen en simuleren in de tool. Daarna kun je het effect van wijzigingen blijven monitoren, zodat je ziet of ze het gewenste resultaat opleveren en terugval voorkomt.

Voor de eerste data-extractie heb je enige technische kennis van SAP S/4HANA nodig, maar de analysetools zelf zijn gebruiksvriendelijk opgezet. Veel platforms bieden voorgebouwde connectors en templates voor veelgebruikte SAP-processen. Wij vereenvoudigen de inrichting, zodat je snel inzichten krijgt zonder uitgebreide maatwerkconfiguratie.

Ja. Process mining helpt goed bij het vinden van de oorzaken van specifieke problemen, zoals veel afwijzingen. Door de routes van journaalposten en de activiteiten vóór een afwijzing te analyseren, zie je patronen, veelgemaakte fouten en betrokken goedkeurders. Met die data kun je gerichte training of workflowaanpassingen doorvoeren en het aantal afwijzingen sterk verlagen.

Dataveiligheid staat tijdens de hele levenscyclus van process mining voorop. Tools werken meestal met alleen-lezen-toegang tot SAP S/4HANA, zodat de live data niet wordt gewijzigd. Tijdens extractie en opslag kan data worden geanonimiseerd of gepseudonimiseerd. Zo voldoe je aan privacywetgeving, waaronder de AVG, en blijft de data vertrouwelijk.

De tijd tot ROI verschilt per schaal en complexiteit van het proces. Toch zijn belangrijke verbeteringen vaak al binnen enkele weken na de eerste data-analyse zichtbaar. Snel inzicht in bottlenecks en afwijkingen maakt snelle verbeteringen en gerichte interventies mogelijk. Op langere termijn houden doorlopende monitoring en efficiëntiewinst de waarde op peil en ondersteun je compliance.

Maak Record to Report Journal Entry efficiënter

Verbeter je proces en verkort de doorlooptijd van Record to Report-journal entries met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig. Je bent in een paar minuten ingesteld.