Cải tiến quy trình ghi nhận đến báo cáo, bút toán nhật ký

Vì sao nên tối ưu quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán?

Quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán, hay R2R, là một phần cốt lõi trong hoạt động tài chính. Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác và tính kịp thời của báo cáo tài chính. Trên SAP S/4HANA, xử lý bút toán kém hiệu quả có thể kéo dài thời gian khóa sổ, làm sai lệch báo cáo tài chính, tăng rủi ro kiểm toán và phát sinh chi phí vận hành không cần thiết. Mỗi thao tác thủ công, lần phê duyệt chậm hay vòng chỉnh sửa đều tiêu tốn thời gian và tài nguyên, khiến bạn khó đưa ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu. Tối ưu quy trình quan trọng này không chỉ giúp giảm chi phí. Đây còn là cách xây dựng bộ phận tài chính linh hoạt, chính xác và vững vàng hơn để hỗ trợ tăng trưởng.

Khi chưa hiểu rõ quy trình thực tế, điểm nghẽn và lỗ hổng tuân thủ có thể kéo dài, gây thêm việc và khiến đội ngũ kế toán nản lòng. Để tìm ra cơ hội cải tiến thiết thực, bạn cần hiểu hành trình thực tế của từng bút toán từ lúc tạo đến khi đối chiếu xong trên SAP S/4HANA. Phân tích chi tiết giúp tổ chức không còn dựa vào những nhận định rời rạc mà xác định chính xác khâu nào cần nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

Process mining giúp phân tích quy trình bút toán như thế nào?

Process mining dùng dữ liệu để phân tích và làm rõ quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán. Dựa trên nhật ký sự kiện từ SAP S/4HANA, bao gồm các bảng như BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA và GLT0, process mining dựng lại chính xác trình tự hoạt động của từng ID bút toán. Nhờ đó, bạn thấy được luồng quy trình thực tế thay vì chỉ xem quy trình trên lý thuyết, từ bước "Bút toán được tạo" đến "Bút toán đã hạch toán" và "Bút toán đã đối chiếu".

Bạn có thể xác định bút toán bị mắc ở đâu, chẳng hạn tại một bước rà soát cụ thể, khi chờ phê duyệt hoặc do thường xuyên bị từ chối. Bạn cũng có thể đo chính xác thời gian xử lý của từng hoạt động và toàn bộ vòng đời bút toán, so sánh hiệu suất và theo dõi cải tiến theo thời gian. Khi phân tích các thuộc tính như loại bút toán, mã công ty, người tạo và số tiền, process mining giúp tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tình trạng chậm trễ và không tuân thủ. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện một số loại bút toán thường mất nhiều thời gian phê duyệt hơn, hoặc một số người dùng bị quá tải với công việc rà soát, khiến thời gian xử lý quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán khó rút ngắn.

Các cơ hội cải tiến chính được phát hiện qua process mining

Thông tin từ process mining giúp làm rõ những khâu cần ưu tiên tối ưu trong quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán:

• Cải thiện quy trình phê duyệt: Khi sơ đồ hóa các luồng phê duyệt thực tế, bạn có thể phát hiện vòng lặp không cần thiết, điểm nghẽn do phụ thuộc vào một cá nhân hoặc cơ hội phê duyệt song song. Từ đó, bạn có thể thiết kế lại workflow trên SAP S/4HANA để xử lý nhanh hơn mà vẫn duy trì kiểm soát nội bộ.
• Giảm việc làm lại và chỉnh sửa: Phân tích lý do bút toán thường bị từ chối hoặc cần chỉnh sửa. Nguyên nhân có thể là thiếu tài liệu hỗ trợ, hướng dẫn gửi chưa rõ hoặc nhập sai dữ liệu. Xử lý đúng nguyên nhân giúp giảm thao tác thủ công và nâng cao chất lượng dữ liệu.
• Tăng cường tuân thủ và kiểm soát: Xem các trường hợp không theo quy trình vận hành chuẩn hoặc chính sách tuân thủ, chẳng hạn thay đổi trái phép hay bỏ qua bước phê duyệt. Nhờ đó, bạn có thể củng cố phân tách nhiệm vụ và kiểm soát nội bộ trên SAP S/4HANA.
• Phân bổ tài nguyên hợp lý: Tìm hiểu cách phân bổ khối lượng công việc giữa các đội kế toán. Xác định cá nhân hoặc phòng ban nào đang trở thành điểm nghẽn để lập kế hoạch tài nguyên tốt hơn và cân nhắc tự động hóa các tác vụ lặp lại.
• Hạch toán và đối chiếu nhanh hơn: Xác định chậm trễ giữa lúc tạo bút toán và khi hạch toán hoặc đối chiếu xong, sau đó tìm nguyên nhân để rút ngắn thời gian khóa sổ tài chính.

Kết quả kỳ vọng khi tối ưu quy trình bút toán

Tối ưu quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán bằng process mining trên SAP S/4HANA có thể mang lại những lợi ích cụ thể, đo lường được:

• Rút ngắn đáng kể thời gian khóa sổ tài chính: Đẩy nhanh quy trình khóa sổ tháng, quý và năm bằng cách loại bỏ chậm trễ trong xử lý bút toán.
• Nâng cao độ chính xác và chất lượng dữ liệu: Giảm lỗi, hạn chế chỉnh sửa thủ công và tăng độ tin cậy của dữ liệu tài chính để lập báo cáo chính xác hơn.
• Tăng cường tuân thủ, giảm rủi ro kiểm toán: Đảm bảo tuân thủ nhất quán các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, giúp việc kiểm toán thuận lợi và hiệu quả hơn.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Giảm các tác vụ thủ công, lặp lại để đội ngũ kế toán có thêm thời gian tập trung vào công việc mang tính chiến lược.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí vận hành do làm lại, can thiệp thủ công và thời gian xử lý kéo dài.

Quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán hiệu quả và chính xác hơn giúp tổ chức minh bạch hơn về tài chính và phản ứng linh hoạt hơn.

Bắt đầu tối ưu quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán

Bạn có thể bắt đầu tối ưu quy trình từ ghi nhận đến báo cáo bút toán bằng process mining một cách đơn giản. Tận dụng dữ liệu SAP S/4HANA hiện có để nhanh chóng hiểu rõ quy trình đang diễn ra. Cách tiếp cận này giúp bạn xác định hướng cải thiện hiệu suất, biến dữ liệu thành quyết định thiết thực. Bắt đầu cải tiến hoạt động tài chính ngay hôm nay và khai thác tốt hơn khoản đầu tư vào SAP S/4HANA.