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Mejore su proceso Record to Report - Asiento contable

Su guía de 6 pasos para optimizar los asientos contables en SAP S/4HANA
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Optimice los asientos contables de Record to Report en SAP S/4HANA

Los asientos contables son fundamentales para elaborar informes financieros precisos, pero a menudo presentan cuellos de botella ocultos y riesgos de cumplimiento. Nuestra plataforma le ayuda a localizar retrasos, agilizar las aprobaciones y mejorar la precisión de los datos. Descubra cómo transformar su proceso y alcanzar la excelencia operativa mediante la identificación de ineficiencias.

Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.

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¿Por qué optimizar el proceso de registro a informe de asientos contables?

El proceso de registro a informe, R2R, de asientos contables es un pilar de las operaciones financieras y afecta directamente a la precisión y puntualidad de los informes financieros. En entornos SAP S/4HANA, un procesamiento ineficiente de los asientos contables puede desencadenar numerosos efectos negativos: ciclos de cierre financiero más largos, estados financieros imprecisos, mayor riesgo de auditoría y costes operativos innecesarios. Cada intervención manual, demora en una aprobación o ciclo de corrección consume tiempo y recursos valiosos, y limita su capacidad para tomar decisiones oportunas basadas en datos. Optimizar este proceso crítico no consiste solo en reducir costes, sino en crear una función financiera más sólida, precisa y ágil, capaz de respaldar el crecimiento estratégico.

Sin una comprensión clara del flujo real del proceso, los cuellos de botella ocultos y las brechas de cumplimiento pueden persistir, lo que genera retrabajo y frustración en sus equipos contables. Comprender el recorrido real de cada asiento contable de principio a fin, desde su creación hasta la conciliación final en SAP S/4HANA, es esencial para identificar oportunidades de mejora relevantes. Este análisis detallado permite a las organizaciones ir más allá de las percepciones y localizar con precisión las áreas en las que pueden mejorar la eficiencia y mitigar los riesgos.

Cómo Process Mining aporta información sobre los asientos contables

Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para analizar y comprender su proceso de registro a informe de asientos contables. Al utilizar los registros de eventos de su sistema SAP S/4HANA, incluidas tablas como BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA y GLT0, Process Mining reconstruye la secuencia exacta de actividades de cada ID de asiento contable. Esta visión integral muestra los flujos reales del proceso, no solo los teóricos, y permite visualizar cada paso desde «Asiento contable creado» hasta «Asiento contable contabilizado» y «Asiento contable conciliado».

Esta capacidad analítica permite identificar dónde se atascan los asientos contables, ya sea en una etapa concreta de revisión, a la espera de aprobación o debido a rechazos frecuentes. Puede medir con precisión el tiempo de ciclo de cada actividad y de todo el ciclo de vida del asiento contable, comparar el rendimiento y realizar un seguimiento de las mejoras a lo largo del tiempo. Al analizar atributos como el tipo de asiento contable, la sociedad, el usuario que lo creó y el importe, Process Mining descubre las causas raíz de las demoras y los incumplimientos. Por ejemplo, puede determinar si ciertos tipos de asientos contables afrontan sistemáticamente tiempos de aprobación más largos o si algunos usuarios están sobrecargados con tareas de revisión, lo que afecta a su capacidad para reducir el tiempo de ciclo del proceso de registro a informe de asientos contables.

Principales áreas de mejora identificadas mediante Process Mining

La información obtenida con Process Mining pone de manifiesto áreas críticas para optimizar el proceso de registro a informe de asientos contables:

  • Flujos de aprobación más ágiles: Al representar las rutas de aprobación reales, puede identificar bucles innecesarios, cuellos de botella causados por puntos únicos de fallo u oportunidades para realizar aprobaciones en paralelo. Esto permite rediseñar los flujos de trabajo en SAP S/4HANA para acelerar el procesamiento sin comprometer los controles internos.
  • Menos retrabajo y correcciones: Analice por qué los asientos contables se rechazan con frecuencia o requieren correcciones. ¿Se debe a documentación justificativa insuficiente, instrucciones de envío poco claras o errores de introducción de datos? Abordar directamente estas causas raíz reduce el esfuerzo manual y mejora la calidad de los datos.
  • Mayor cumplimiento y mejores controles: Visualice las desviaciones respecto de los procedimientos operativos estándar o las políticas de cumplimiento, como cambios no autorizados o saltos de pasos de aprobación. Esto ayuda a reforzar la segregación de funciones y fortalecer los controles internos en su entorno SAP S/4HANA.
  • Asignación optimizada de recursos: Comprenda cómo se distribuye la carga de trabajo entre sus equipos contables. Identifique si determinadas personas o departamentos actúan como cuellos de botella para mejorar la planificación de recursos y automatizar potencialmente las tareas repetitivas.
  • Contabilización y conciliación más rápidas: Localice las demoras entre la creación del asiento contable y su contabilización o conciliación final, e investigue sus causas para acelerar el cierre financiero.

Resultados esperados de la optimización de los asientos contables

Optimizar su proceso de registro a informe de asientos contables con Process Mining en SAP S/4HANA ofrece beneficios tangibles y medibles:

  • Reducción significativa del tiempo del ciclo de cierre financiero: Acelere los procesos de cierre mensual, trimestral y anual eliminando las demoras en el procesamiento de asientos contables.
  • Mayor precisión y calidad de los datos: Minimice los errores, reduzca la necesidad de correcciones manuales y mejore la fiabilidad de sus datos financieros para obtener estados financieros más precisos.
  • Cumplimiento más sólido y menor riesgo de auditoría: Garantice el cumplimiento constante de las políticas internas y las normativas externas, y haga que las auditorías sean más ágiles y eficientes.
  • Mayor eficiencia operativa: Libere recursos valiosos de sus equipos contables de las tareas manuales y repetitivas para que puedan centrarse en actividades más estratégicas.
  • Ahorro de costes: Reduzca los costes operativos asociados al retrabajo, la intervención manual y los tiempos de procesamiento prolongados.

En última instancia, un proceso de registro a informe de asientos contables más eficiente y preciso proporciona a su organización mayor transparencia y agilidad financiera.

Cómo empezar a optimizar el proceso de registro a informe de asientos contables

Iniciar su recorrido de optimización del proceso de registro a informe de asientos contables con Process Mining es sencillo. Al aprovechar los datos existentes de SAP S/4HANA, puede obtener rápidamente información detallada y útil sobre sus procesos actuales. Este enfoque ofrece una hoja de ruta clara para mejorar el rendimiento del proceso de registro a informe de asientos contables y convertir los datos en decisiones estratégicas. Empiece hoy a transformar sus operaciones financieras y aproveche todo el potencial de su inversión en SAP S/4HANA.

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Problemas y desafíos habituales

Identifique los desafíos que le afectan

Los asientos contables suelen afrontar ciclos de aprobación prolongados, lo que provoca demoras importantes en las contabilizaciones financieras. Esto afecta directamente a la precisión de los informes financieros en tiempo real y puede alargar el cierre financiero, creando cuellos de botella posteriores en todo el proceso de registro a informe. ProcessMind descubre dónde se producen las demoras de aprobación al analizar el tiempo transcurrido entre las actividades de envío y aprobación. Destaca los usuarios, roles o unidades organizativas concretos que generan cuellos de botella en su proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA, lo que permite una optimización específica.

Una elevada tasa de rechazos de asientos contables o de solicitudes de corrección indica problemas subyacentes de calidad de datos, información incompleta o falta de directrices claras para crear los asientos. Esto genera un retrabajo considerable, aumenta el esfuerzo manual y prolonga los tiempos de procesamiento, lo que dificulta unas operaciones financieras eficientes. ProcessMind representa los bucles de rechazo e identifica sus causas raíz al analizar los flujos de actividades en los que los asientos se rechazan y se vuelven a enviar. Este análisis detallado ayuda a mejorar la calidad inicial de los datos, perfeccionar los protocolos de envío y agilizar el proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA.

Una demora considerable entre la creación de un asiento contable y su contabilización final puede ocultar la verdadera situación financiera de la empresa. Esto puede provocar que los estados financieros contengan información desactualizada, afectar a la toma de decisiones y causar incumplimientos de los plazos de presentación de informes. ProcessMind visualiza el recorrido completo de cada asiento contable, desde «Asiento contable creado» hasta «Asiento contable contabilizado», y señala exactamente dónde se producen los tiempos de espera más largos. Esta visión clara del ciclo de vida del proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA ayuda a reducir los plazos y acelerar los informes.

Las desviaciones respecto de los procesos estándar u obligatorios de asientos contables, como saltarse pasos de aprobación o realizar contabilizaciones no autorizadas, introducen riesgos importantes de cumplimiento y auditoría. Estas rutas no conformes pueden provocar errores en los estados financieros, sanciones normativas y un entorno de control interno debilitado. ProcessMind compara automáticamente las ejecuciones reales del proceso de asientos contables con modelos predefinidos que cumplen las normas y destaca cada desviación. Esto permite a las organizaciones identificar y corregir de forma proactiva los flujos de trabajo que no cumplen las normas en su proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA, garantizando la preparación para auditorías.

La falta de transparencia sobre el estado y el progreso de cada asiento contable dificulta la gestión de cargas de trabajo, la identificación de cuellos de botella y la comunicación de actualizaciones precisas. Esta falta de visibilidad suele provocar incumplimientos de plazos y una resolución reactiva de problemas, en lugar de una gestión proactiva del proceso. ProcessMind ofrece una visión integral y en tiempo real del recorrido de cada asiento contable, desde su creación hasta la conciliación. Muestra los estados actuales, las acciones pendientes y los tiempos de procesamiento del proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA, y convierte unas operaciones opacas en información clara.

La conciliación de asientos contables suele ser un proceso manual y lento, susceptible de errores que pueden afectar a la precisión del libro mayor. Esta ineficiencia prolonga el ciclo de cierre financiero y puede generar discrepancias que requieren investigaciones costosas y laboriosas. ProcessMind analiza las actividades «Asiento contable contabilizado», «Contabilización verificada» y «Asiento contable conciliado», e identifica patrones de demora y retrabajo. Le ayuda a agilizar el segmento de conciliación de su proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA, reduciendo el esfuerzo manual y mejorando la integridad de los datos.

Los ajustes manuales, las correcciones o la introducción redundante de datos frecuentes dentro del proceso de asientos contables consumen recursos valiosos y aumentan la probabilidad de errores humanos. Este alto grado de intervención manual puede elevar los costes operativos y ralentizar todo el ciclo de registro a informe. ProcessMind identifica los puntos del proceso de registro a informe de asientos contables en los que el esfuerzo manual es desproporcionadamente alto, como las correcciones y los reenvíos repetidos. Así revela oportunidades de automatización y estandarización en SAP S/4HANA, y minimiza las intervenciones humanas innecesarias.

Ciertos usuarios, roles o departamentos de la organización financiera pueden convertirse involuntariamente en cuellos de botella y provocar demoras en las etapas de revisión o aprobación. Esta distribución desigual de la carga de trabajo o la falta de recursos adecuados en áreas concretas afecta a la eficiencia general del proceso y a la puntualidad de los informes. ProcessMind identifica exactamente qué roles de «Usuario que creó» o «Usuario que aprobó» causan demoras, lo que permite orientar la formación o reasignar recursos. Esta información detallada optimiza el flujo del proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA y mejora el rendimiento.

La aparición de anulaciones innecesarias de asientos contables o la creación de asientos duplicados apunta a una confusión subyacente en el proceso o a controles insuficientes. Esto no solo aumenta el volumen de transacciones, sino que también incrementa el esfuerzo de conciliación y puede provocar problemas de integridad de los datos en los registros financieros. ProcessMind descubre casos en los que «Anulación del asiento contable procesada» se produce sin una justificación clara o después de una contabilización original de corta duración. Destaca los patrones de redundancia en el proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA y ayuda a eliminar actividades innecesarias.

Si los controles, como las revisiones obligatorias o determinadas jerarquías de aprobación, se aplican de forma incoherente o se omiten con frecuencia, se comprometen la integridad y el cumplimiento de los asientos contables. Esto crea riesgos de fraude, propagación de errores e incumplimiento de los requisitos de auditoría internos o externos. ProcessMind visualiza todas las rutas reales del proceso e identifica dónde se omiten las actividades esperadas «Asiento contable revisado» o «Asiento contable aprobado», o dónde se ejecutan fuera de secuencia. Este análisis refuerza los mecanismos de control del proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA.

La ausencia o el archivo tardío de la documentación justificativa necesaria para los asientos contables puede detener el proceso de aprobación, provocar demoras importantes y dejar pistas de auditoría incompletas. Esto afecta directamente al cumplimiento y dificulta justificar o verificar las contabilizaciones cuando sea necesario. ProcessMind analiza el momento de la actividad «Documentación justificativa adjunta» en relación con «Asiento contable enviado para revisión» o «Asiento contable creado». Destaca dónde se producen demoras debido a documentación incompleta en su proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA.

La existencia de numerosas formas informales o no autorizadas de procesar asientos contables provoca una ejecución incoherente, dificulta la formación del personal nuevo y aumenta el riesgo operativo. Esta falta de estandarización complica las iniciativas de mejora del proceso y reduce la eficacia de los controles. ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes reales del proceso dentro del ciclo de registro a informe de asientos contables y muestra cómo distintos usuarios o tipos de asiento se desvían de la ruta prevista. Esta información permite estandarizar y optimizar el entorno de procesos de SAP S/4HANA.

Objetivos habituales

Defina cómo es el éxito

Los tiempos prolongados de aprobación de los asientos contables retrasan el cierre financiero y afectan a la precisión de los informes. Reducir este tiempo de ciclo mejora directamente la velocidad de elaboración de los estados financieros y la toma de decisiones operativas, garantiza actualizaciones puntuales del libro mayor y favorece el cumplimiento de los plazos de presentación de informes. En última instancia, este objetivo contribuye a unos informes financieros más rápidos y fiables.
ProcessMind identifica y cuantifica los cuellos de botella de aprobación, y destaca las etapas o los usuarios que causan demoras. Al analizar el flujo de los asientos contables en SAP S/4HANA, puede sugerir rutas y ejecuciones en paralelo óptimas, con una posible reducción de los tiempos de aprobación del 20 al 40 %. El éxito se mide mediante el seguimiento del tiempo medio entre el envío y la aprobación de los asientos contables de registro a informe.

Las altas tasas de rechazo de asientos contables indican ineficiencias, retrabajo y posibles errores en la creación o revisión inicial del asiento. Reducir los rechazos minimiza el trabajo redundante, acelera la contabilización y mejora la calidad de los datos, lo que afecta directamente a la precisión de los registros financieros y reduce la carga de los equipos contables.
ProcessMind localiza las causas raíz de los rechazos e identifica errores frecuentes, información ausente o usuarios o departamentos concretos que generan asientos incorrectos en SAP S/4HANA. Proporciona información sobre los pasos previos a la aprobación que deben reforzarse, ayuda a reducir los rechazos entre un 15 y un 30 % y mejora los envíos correctos a la primera dentro del proceso de registro a informe.

Las demoras prolongadas entre la creación de un asiento contable y su contabilización final afectan a la visibilidad financiera en tiempo real y ralentizan el cierre financiero. Lograr una contabilización más rápida garantiza que los datos financieros estén actualizados y listos para el análisis y los informes, lo que mejora considerablemente la toma de decisiones y la agilidad financiera general.
ProcessMind representa todo el recorrido desde la creación hasta la contabilización, e identifica todas las actividades intermedias y su duración en SAP S/4HANA. Descubre tiempos de espera ocultos y dependencias secuenciales, lo que permite rediseñar el proceso para acelerar la contabilización entre un 25 y un 50 % mediante la optimización de los flujos de trabajo y la asignación de recursos para los asientos contables de registro a informe.

Los flujos de trabajo de asientos contables que no cumplen las normas plantean riesgos importantes de auditoría y pueden provocar sanciones financieras o errores en los estados financieros. Garantizar el cumplimiento estricto de las normativas y políticas internas es fundamental para mantener la integridad financiera, evitar problemas legales y preservar la credibilidad de la organización.
ProcessMind detecta automáticamente las desviaciones respecto de los flujos de trabajo predefinidos que cumplen las normas y señala las rutas no estándar o las actividades no autorizadas en el proceso de registro a informe de SAP S/4HANA. Proporciona pistas de auditoría de cada asiento contable, lo que permite a las organizaciones hacer cumplir las normas y reducir hasta un 60 % los hallazgos de auditoría.

Sin una visibilidad clara de todo el ciclo de vida de los asientos contables, resulta difícil identificar ineficiencias, realizar un seguimiento del progreso y garantizar la responsabilidad. Una mayor visibilidad proporciona a las partes interesadas información en tiempo real y favorece una mejor gestión y control de los procesos financieros críticos.
ProcessMind ofrece una visualización completa y de principio a fin del recorrido de cada asiento contable, desde su creación hasta la conciliación en SAP S/4HANA. Esto permite a los equipos comprender los cuellos de botella, supervisar el rendimiento respecto de los KPI e identificar áreas de mejora, con una transparencia total del proceso de registro a informe.

Los procesos ineficientes de conciliación de asientos contables provocan cierres financieros tardíos y aumentan el riesgo de errores contables. Agilizar este último paso crítico mejora la precisión de los datos, reduce el esfuerzo manual y acelera considerablemente el ciclo general de elaboración de informes financieros, lo que contribuye a un cierre más rápido.
ProcessMind analiza las actividades previas y relacionadas con la conciliación de asientos contables, e identifica pasos manuales, retrabajos y demoras en SAP S/4HANA. Al representar el proceso real, revela oportunidades para automatizar o simplificar tareas y puede reducir entre un 30 y un 50 % el tiempo de conciliación de los asientos contables de registro a informe.

Los altos niveles de intervención manual en los procesos de asientos contables son propensos a errores humanos, aumentan los costes operativos y ralentizan el rendimiento. Automatizar los pasos repetitivos o basados en reglas libera al personal contable para que se concentre en tareas más estratégicas y mejora la precisión general.
ProcessMind identifica las actividades manuales y los puntos de decisión concretos del proceso de registro a informe de asientos contables en SAP S/4HANA que pueden automatizarse. Al visualizar la frecuencia y duración de estas intervenciones manuales, orienta la implementación de automatización robótica de procesos (RPA) o mejoras del sistema, y reduce el esfuerzo manual entre un 20 y un 40 %.

Los cuellos de botella causados por usuarios, equipos o configuraciones específicas del sistema pueden obstaculizar gravemente el flujo de los asientos contables, lo que provoca retrasos e incumplimiento de plazos. Identificar y resolver estos puntos críticos es esencial para mantener unas operaciones eficientes y evitar acumulaciones.
ProcessMind traza con precisión las rutas reales que siguen los asientos contables en SAP S/4HANA, muestra dónde se acumula el trabajo e identifica los recursos o pasos concretos que provocan retrasos. Cuantifica el impacto de estos cuellos de botella y permite aplicar medidas específicas para mejorar el rendimiento entre un 10 % y un 25 % en todo el proceso Record to Report.

Las anulaciones y los asientos duplicados revelan errores subyacentes o fallos del proceso, que generan retrabajo, errores en los estados financieros y una mayor complejidad de auditoría. Reducir estas incidencias mejora la integridad de los datos y la eficiencia operativa, y permite ahorrar tiempo y recursos valiosos.
ProcessMind descubre las causas raíz de las anulaciones y los duplicados mediante el análisis de las actividades y condiciones previas en SAP S/4HANA. Identifica patrones y puntos concretos del proceso Record to Report donde se originan estos problemas, lo que ayuda a reducir su frecuencia entre un 10 % y un 20 % mediante mejoras y controles específicos.

Un control ineficaz del proceso de asientos contables aumenta el riesgo de fraude, errores e incumplimiento. Establecer controles sólidos garantiza que todos los asientos cumplan las políticas, mejora la gobernanza financiera y aumenta la fiabilidad e integridad general de los datos.
ProcessMind proporciona un registro de auditoría completo e identifica todas las desviaciones respecto de las rutas de control definidas en SAP S/4HANA. Cuantifica la frecuencia y el impacto de los cambios no autorizados o de los controles omitidos, lo que permite implantar controles preventivos y detectivos más sólidos y mejorar su eficacia entre un 20 % y un 30 %.

La falta de documentación justificativa o los retrasos en su incorporación a los asientos contables pueden provocar demoras en las aprobaciones, problemas de cumplimiento y hallazgos de auditoría. Garantizar una documentación completa y puntual es fundamental para la transparencia financiera, la conservación precisa de los registros y unas auditorías ágiles.
ProcessMind analiza el momento y la presencia de las actividades relacionadas con la documentación justificativa en relación con la creación y el envío de asientos contables en SAP S/4HANA. Destaca los casos en los que la documentación falta o llega tarde, lo que permite reforzar las comprobaciones previas al envío y mejorar el cumplimiento entre un 15 % y un 25 % en el ciclo Record to Report.

Las variaciones no controladas en los Workflow de asientos contables provocan un procesamiento incoherente, más errores y dificultades para ampliar las operaciones. Estandarizar estos procesos garantiza la coherencia, reduce las necesidades de formación y mejora la eficiencia y la fiabilidad generales.
ProcessMind descubre automáticamente todas las variantes reales del proceso de asientos contables en SAP S/4HANA y las contrasta con los modelos ideales. Cuantifica la frecuencia y el coste de cada desviación, y ofrece información clara para consolidar variantes y reducir entre un 30 % y un 50 % la complejidad del proceso de asientos contables de Record to Report.

La ruta de mejora en 6 pasos para Registro a informe - Asiento contable

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Descargar el Template
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Exportar sus datos
3

Cargar su conjunto de datos
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Analizar su proceso
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Implementar mejoras
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Supervisar su proceso
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Qué hacer

Obtenga el Template de Excel preconfigurado y adaptado para extraer datos de asientos contables de SAP S/4HANA, con el fin de estructurar correctamente los datos de su proceso.

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Por qué es importante

Utilizar el Template correcto garantiza que sus datos tengan una estructura uniforme, lo que los hace compatibles con ProcessMind para realizar un análisis preciso y eficiente.

Resultado esperado

Un Template de datos listo para usar, con las cabeceras de columna y el formato correctos para sus datos de asientos contables.

LO QUE OBTENDRÁ

Descubra cuellos de botella ocultos en R2R Journal Entry

ProcessMind revela el flujo real de su proceso Journal Entry y señala exactamente dónde se producen las demoras. Obtenga visualizaciones claras para agilizar las aprobaciones y garantizar la precisión de los datos.
  • Visualice el proceso Journal Entry de principio a fin
  • Identifique demoras y cuellos de botella ocultos
  • Agilice los Workflow de aprobación de Journal Entry
  • Mejore la precisión de los datos y el cumplimiento
Discover your actual process flow
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Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RESULTADOS HABITUALES

Impulsar la eficiencia y el cumplimiento en los asientos contables

Estos resultados ponen de manifiesto las importantes mejoras de eficiencia y cumplimiento que experimentan las organizaciones al utilizar process mining para optimizar sus operaciones de asientos contables de Record to Report en SAP S/4HANA.

0 %
Ciclo de aprobación más rápido

Reducción media del tiempo de aprobación

Agilice el proceso de aprobación de los asientos contables identificando y eliminando cuellos de botella. Esto permite cerrar las cuentas más rápido y mejorar la eficiencia operativa.
0 %
Menor tasa de rechazo

Menos asientos contables rechazados

Identifique las causas raíz de los rechazos de asientos contables, como datos incorrectos o documentación ausente. Reducir los rechazos ahorra un esfuerzo considerable de retrabajo y acelera la contabilización.
0 %
Contabilización acelerada

Procesamiento integral más rápido

Optimice todo el ciclo de vida del asiento contable, desde su creación hasta la contabilización final, descubriendo retrasos e ineficiencias ocultos. Así, los datos financieros estarán disponibles antes para su análisis.
0 percentage points
Mayor conformidad

Mayor cumplimiento de los estándares

Supervise y haga cumplir el cumplimiento de los Workflow de asientos contables predefinidos y de los requisitos normativos. Esto reduce los riesgos de auditoría y garantiza la integridad de los datos en todos los asientos.
0 %
Mayor automatización

Menor esfuerzo de contabilización manual

Identifique los pasos manuales del proceso de asientos contables que pueden automatizarse, como la introducción de datos o las aprobaciones repetitivas. Así liberará recursos y reducirá los errores humanos.
0 %
Menos anulaciones

Menores costes de corrección de errores

Localice las causas de las anulaciones de asientos contables, que pueden indicar errores o debilidades de control en el proceso de contabilización. Minimizar las anulaciones mejora la precisión de los datos financieros y reduce los costes de reprocesamiento.

Los resultados varían según la complejidad del proceso y la calidad de los datos. Estas cifras representan mejoras habituales observadas en distintas implantaciones.

Datos recomendados

Comience con los atributos y las actividades más importantes y amplíe el análisis según sea necesario para obtener una visión completa.
¿Es nuevo en los registros de eventos? Aprenda a crear un registro de eventos de Process Mining.

Atributos

Datos clave que debe recopilar para el análisis

Identificador único de un asiento contable financiero, que actúa como identificador principal del caso en el proceso.

Por qué es importante

Este identificador conecta todos los pasos relacionados del proceso y permite analizar el recorrido integral de cada asiento contable.

Nombre de la actividad empresarial que tuvo lugar en un momento concreto del proceso de asientos contables.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso y permite visualizar los mapas de procesos y analizar los patrones del Workflow.

Marca de tiempo que indica cuándo tuvo lugar una actividad concreta del asiento contable.

Por qué es importante

Proporciona el orden cronológico de los eventos, esencial para calcular todas las métricas basadas en la duración y comprender la línea temporal del proceso.

El ID de usuario de la persona que creó el asiento contable.

Por qué es importante

Asigna las actividades del proceso a usuarios concretos, lo que permite analizar el rendimiento, equilibrar la carga de trabajo e identificar oportunidades de formación.

El identificador único de la empresa o entidad jurídica para la que se registra el asiento contable.

Por qué es importante

Permite filtrar y comparar el proceso de asientos contables entre distintas entidades jurídicas o unidades de negocio de la organización.

Clasifica el asiento contable según su finalidad empresarial, como un registro de activo, una factura de proveedor o un asiento del libro mayor.

Por qué es importante

Clasifica los asientos según su contexto empresarial y permite analizar las variaciones y el rendimiento del proceso para distintos tipos de transacciones financieras.

La fecha en la que el asiento contable se registra en el libro mayor y que determina el periodo financiero.

Por qué es importante

Es fundamental para contextualizar la información financiera y permite analizar el rendimiento del proceso en periodos contables concretos, como el cierre mensual o anual.

El valor total del asiento contable expresado en la moneda local de la sociedad.

Por qué es importante

Proporciona el valor financiero del asiento y permite analizar cómo cambia el comportamiento del proceso en función del importe en juego.

Actividades

Pasos del proceso que debe supervisar y optimizar

Esta actividad marca la creación inicial de un documento de asiento contable en el sistema. El registro se crea en la tabla de cabecera (BKPF), pero todavía no se ha contabilizado en el libro mayor. Este es el punto de partida del ciclo de vida del asiento contable.

Por qué es importante

Este es el evento de inicio principal del proceso. Analizar el tiempo transcurrido desde este evento hasta la contabilización es fundamental para medir el tiempo total del ciclo e identificar retrasos iniciales en la introducción de datos.

La persona creadora del asiento contable envía formalmente el documento al Workflow de revisión y aprobación. Esta actividad representa el traspaso de la introducción de datos al proceso formal de control e inicia el ciclo de aprobación.

Por qué es importante

Este punto marca el inicio del tiempo del ciclo de aprobación. Medir desde aquí hasta la aprobación o el rechazo final ayuda a aislar los cuellos de botella específicos de las etapas de revisión y aprobación.

El asiento contable recibe la aprobación final de una persona responsable autorizada, que confirma su validez y exactitud. Esta actividad es el último control antes de que el documento pueda contabilizarse en el libro mayor.

Por qué es importante

Este es un hito crítico que concluye el ciclo de aprobación. El tiempo necesario para llegar a este paso constituye una parte importante de la duración total del proceso y un indicador clave de la eficiencia de las personas aprobadoras.

El asiento contable se registra oficialmente en el libro mayor y afecta a los estados financieros de la empresa. Este es el momento en que el documento se convierte en un registro financiero permanente.

Por qué es importante

Este es el principal hito de éxito y marca el final del ciclo central de procesamiento. Analizar el volumen de asientos contabilizados y el tiempo necesario para llegar a esta etapa son métricas fundamentales de process mining.

Una posición abierta de un asiento contable se compensa con otra contabilización, como un pago que compensa una factura. Esta actividad marca la conciliación de posiciones concretas y las cierra efectivamente.

Por qué es importante

Esta actividad representa el paso final de conciliación de muchos asientos contables, especialmente los relacionados con cuentas transitorias o gestionadas por posiciones abiertas. Analizar el tiempo transcurrido desde la contabilización hasta la compensación ayuda a medir la eficiencia de la conciliación.

Un asiento contable contabilizado previamente se anula mediante la creación de un nuevo documento con contabilizaciones inversas. Esta acción se realiza para corregir errores en documentos contabilizados y constituye una transacción explícita y auditable.

Por qué es importante

Las anulaciones indican que se cometió un error en un documento contabilizado. Una tasa de anulación elevada sugiere problemas subyacentes en el proceso de aprobación o en la calidad de la introducción de datos, y su seguimiento ayuda a mejorar la precisión desde el primer intento.

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Process Mining analiza los datos reales de su proceso de asientos contables en SAP S/4HANA para visualizar los Workflows e identificar desviaciones. Ayuda a localizar cuellos de botella, como tiempos de aprobación excesivos, rechazos frecuentes e intervenciones manuales. Esta visibilidad permite optimizar el proceso basándose en datos, mejorar la eficiencia, garantizar el cumplimiento y agilizar todo el ciclo de registro a informe.

Para comenzar, necesita principalmente datos de un Registro de eventos relacionados con el ID del asiento contable, los nombres de las actividades y las marcas de tiempo de su sistema SAP S/4HANA. Estos datos ayudan a reconstruir el ciclo de vida completo de cada asiento contable. Podemos orientarle para identificar las tablas y los campos relevantes, como BKPF para los datos de cabecera y BSEG para las posiciones, y extraerlos.

Puede descubrir el estado actual real de su proceso de asientos contables e identificar ineficiencias concretas y brechas de cumplimiento. Entre los resultados habituales se incluyen ciclos de aprobación más cortos, menores tasas de rechazo y una mayor automatización de los pasos manuales. Esta información permite realizar mejoras específicas, con ahorros de costes tangibles y una mayor precisión de los informes financieros.

Normalmente necesitará acceso seguro de solo lectura a tablas específicas de su instancia de SAP S/4HANA. Muchas soluciones de Process Mining ofrecen conectores estándar, como conexiones directas a bases de datos, RFC o servicios OData, para facilitar la extracción de datos. Tras la configuración inicial, normalmente se requiere una intervención mínima de TI para mantener la sincronización continua de los datos.

Process Mining proporciona la base objetiva para mejorar el proceso al mostrar dónde y por qué se producen las ineficiencias. La información obtenida le permite diseñar y simular nuevos Workflows optimizados dentro de la herramienta. Después puede utilizar la plataforma para supervisar continuamente el impacto de los cambios implementados, comprobar que logran los resultados deseados y evitar que el proceso vuelva a deteriorarse.

Aunque la extracción inicial de datos requiere ciertos conocimientos técnicos de SAP S/4HANA, las propias herramientas de análisis están diseñadas para facilitar su uso. Muchas plataformas ofrecen conectores y Templates prediseñados para procesos habituales de SAP. Simplificamos la configuración para ayudarle a obtener información rápidamente, sin necesidad de realizar configuraciones personalizadas y complejas.

Sí. Process Mining es muy eficaz para localizar las causas raíz de problemas concretos, como los rechazos frecuentes. Al analizar las rutas que siguen los asientos y las actividades que preceden al rechazo, puede identificar patrones, errores comunes o las personas aprobadoras implicadas. Estos datos le permiten aplicar formación específica o ajustar el Workflow, reduciendo considerablemente los rechazos.

La seguridad de los datos es una prioridad durante todo el ciclo de vida de Process Mining. Normalmente, las herramientas funcionan con acceso de solo lectura a su sistema SAP S/4HANA, por lo que no realizan cambios en sus datos activos. Los datos pueden anonimizarse o seudonimizarse durante la extracción y el almacenamiento, lo que garantiza el cumplimiento de las normativas de privacidad y mantiene la confidencialidad.

El tiempo necesario para obtener el retorno de la inversión varía según la escala y la complejidad del proceso, pero a menudo es posible identificar mejoras significativas en las semanas posteriores al análisis inicial de los datos. La información rápida sobre cuellos de botella y desviaciones permite conseguir resultados inmediatos y aplicar intervenciones específicas. A más largo plazo, la supervisión continua mantiene estas mejoras y genera valor constante mediante ganancias de eficiencia y un mayor cumplimiento.

Agilice Record to Report Journal Entry para alcanzar la máxima eficiencia

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