ปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีถึงการรายงาน: รายการสมุดรายวัน

เหตุใดจึงควรปรับปรุงกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชี?

กระบวนการ Record to Report หรือ R2R สำหรับรายการบันทึกบัญชีเป็นส่วนสำคัญของการปฏิบัติงานด้านการเงิน และส่งผลโดยตรงต่อความถูกต้องและความรวดเร็วของรายงานการเงิน ในระบบ SAP S/4HANA การประมวลผลรายการบันทึกบัญชีที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้เกิดปัญหาต่อเนื่อง ทั้งรอบปิดบัญชีที่ยาวนาน งบการเงินคลาดเคลื่อน ความเสี่ยงจากการตรวจสอบที่เพิ่มขึ้น และต้นทุนการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็น ทุกขั้นตอนที่ต้องทำด้วยมือ ความล่าช้าในการอนุมัติ หรือการแก้ไขซ้ำ ล้วนใช้เวลาและทรัพยากรที่มีค่า ทำให้ตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลได้ไม่ทันเวลา การปรับปรุงกระบวนการสำคัญนี้ไม่ได้มีเป้าหมายแค่ลดต้นทุน แต่ยังช่วยให้ฝ่ายการเงินทำงานได้อย่างแม่นยำ ยืดหยุ่น และพร้อมสนับสนุนการเติบโตเชิงกลยุทธ์

หากไม่เข้าใจขั้นตอนการทำงานจริงอย่างชัดเจน คอขวดและช่องว่างด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่มองไม่เห็นอาจยังคงอยู่ ส่งผลให้ทีมบัญชีต้องทำงานซ้ำและเกิดความติดขัด การเข้าใจเส้นทางทั้งหมดของรายการบันทึกบัญชีแต่ละรายการ ตั้งแต่การสร้างจนถึงการกระทบยอดขั้นสุดท้ายใน SAP S/4HANA เป็นสิ่งสำคัญต่อการค้นหาโอกาสในการปรับปรุงที่เห็นผล การวิเคราะห์อย่างละเอียดช่วยให้องค์กรก้าวข้ามการคาดเดาจากประสบการณ์เฉพาะบุคคล และระบุจุดที่ควรเพิ่มประสิทธิภาพหรือลดความเสี่ยงได้อย่างตรงจุด

process mining ช่วยให้เห็นข้อมูลเชิงลึกของรายการบันทึกบัญชีได้อย่างไร

process mining ช่วยวิเคราะห์และทำความเข้าใจกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชีโดยอาศัยข้อมูลจริงจากระบบ เมื่อใช้บันทึกเหตุการณ์จาก SAP S/4HANA รวมถึงตาราง BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA และ GLT0 ระบบจะสร้างลำดับกิจกรรมจริงของ Journal Entry ID แต่ละรายการขึ้นใหม่ มุมมองนี้แสดงขั้นตอนที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่แค่ขั้นตอนตามทฤษฎี คุณจึงเห็นทุกขั้นตั้งแต่ "Journal Entry Created" ไปจนถึง "Journal Entry Posted" และ "Journal Entry Reconciled"

การวิเคราะห์นี้ช่วยให้คุณเห็นว่ารายการบันทึกบัญชีติดขัดตรงไหน ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนตรวจสอบเฉพาะจุด การรออนุมัติ หรือการถูกปฏิเสธบ่อยครั้ง คุณวัดระยะเวลาของแต่ละกิจกรรมและวงจรชีวิตทั้งหมดของรายการได้อย่างแม่นยำ พร้อมเปรียบเทียบผลการดำเนินงานและติดตามการเปลี่ยนแปลงตามเวลา เมื่อวิเคราะห์แอตทริบิวต์ เช่น Journal Entry Type, Company Code, Created By User และ Amount process mining จะช่วยค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของความล่าช้าและการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่ารายการบันทึกบัญชีบางประเภทใช้เวลาอนุมัตินานกว่าประเภทอื่นเป็นประจำ หรือผู้ใช้บางรายมีงานตรวจสอบมากเกินไป จนทำให้ลดระยะเวลาของกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชีได้ยาก

จุดที่ควรปรับปรุงซึ่ง process mining ช่วยให้เห็น

ข้อมูลเชิงลึกจาก process mining ช่วยชี้จุดสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชี:

• ปรับขั้นตอนอนุมัติให้คล่องตัว: เมื่อทำแผนที่เส้นทางอนุมัติที่เกิดขึ้นจริง คุณจะเห็นขั้นตอนวนซ้ำที่ไม่จำเป็น คอขวดที่เกิดจากการพึ่งพาจุดเดียว หรือโอกาสในการอนุมัติหลายรายการพร้อมกัน ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณปรับเวิร์กโฟลว์ใน SAP S/4HANA เพื่อให้งานเดินหน้าเร็วขึ้นโดยไม่ลดทอนการควบคุมภายใน
• ลดงานแก้ไขและทำซ้ำ: วิเคราะห์สาเหตุที่รายการบันทึกบัญชีถูกปฏิเสธหรือต้องแก้ไขบ่อยครั้ง เกิดจากเอกสารประกอบไม่เพียงพอ แนวทางการส่งรายการไม่ชัดเจน หรือการป้อนข้อมูลผิดพลาดหรือไม่? การแก้ที่ต้นเหตุช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือและเพิ่มคุณภาพข้อมูล
• เพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการควบคุม: ดูจุดที่เบี่ยงเบนจากขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐานหรือนโยบาย เช่น การเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือการข้ามขั้นตอนอนุมัติ ซึ่งช่วยส่งเสริมการแบ่งแยกหน้าที่และเสริมการควบคุมภายในในระบบ SAP S/4HANA
• จัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสม: ทำความเข้าใจการกระจายภาระงานในทีมบัญชี ระบุว่าบุคคลหรือแผนกใดเป็นคอขวด เพื่อวางแผนทรัพยากรได้ดีขึ้นและพิจารณาทำงานซ้ำๆ ให้เป็นระบบอัตโนมัติ
• ลงบัญชีและกระทบยอดได้เร็วขึ้น: ระบุความล่าช้าระหว่างการสร้างรายการบันทึกบัญชีกับการลงบัญชีหรือกระทบยอดขั้นสุดท้าย แล้วตรวจสอบสาเหตุเพื่อเร่งการปิดบัญชีการเงิน

ผลลัพธ์ที่คาดหวังจากการปรับปรุงรายการบันทึกบัญชี

การใช้ process mining เพื่อปรับปรุงกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชีใน SAP S/4HANA ช่วยให้เกิดผลลัพธ์ที่จับต้องและวัดผลได้:

• ลดระยะเวลารอบปิดบัญชีการเงินได้อย่างชัดเจน: เร่งการปิดบัญชีรายเดือน รายไตรมาส และรายปี ด้วยการลดความล่าช้าในการประมวลผลรายการบันทึกบัญชี
• เพิ่มความถูกต้องและคุณภาพข้อมูล: ลดข้อผิดพลาด ลดการแก้ไขด้วยมือ และเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูลการเงิน เพื่อให้งบการเงินถูกต้องยิ่งขึ้น
• เสริมการปฏิบัติตามข้อกำหนดและลดความเสี่ยงจากการตรวจสอบ: ช่วยให้ปฏิบัติตามนโยบายภายในและข้อบังคับภายนอกอย่างสม่ำเสมอ ทำให้การตรวจสอบเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพขึ้น
• เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน: ลดงานซ้ำๆ ที่ต้องทำด้วยมือ เพื่อให้ทีมบัญชีมีทรัพยากรไปทำงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น
• ประหยัดต้นทุน: ลดต้นทุนการปฏิบัติงานที่เกิดจากการทำงานซ้ำ การแทรกแซงด้วยมือ และเวลาประมวลผลที่ยาวนาน

ท้ายที่สุด กระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชีที่มีประสิทธิภาพและถูกต้องยิ่งขึ้นจะช่วยให้องค์กรมองเห็นข้อมูลการเงินได้ชัดเจนและปรับตัวได้คล่องตัวขึ้น

เริ่มต้นปรับปรุงกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชี

การเริ่มปรับปรุงกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชีด้วย process mining ทำได้ไม่ยุ่งยาก คุณสามารถใช้ข้อมูล SAP S/4HANA ที่มีอยู่เพื่อทำความเข้าใจกระบวนการปัจจุบันและค้นหาข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริง แนวทางนี้ช่วยให้เห็นทิศทางการปรับปรุงผลการดำเนินงานของกระบวนการ Record to Report - รายการบันทึกบัญชี และเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ เริ่มปรับปรุงการปฏิบัติงานด้านการเงินได้วันนี้ พร้อมใช้ประโยชน์จากการลงทุนใน SAP S/4HANA ให้เต็มที่.