> Průběžné zlepšování procesů > Od zaúčtování k výkaznictví: účetní doklad > SAP S/4HANA

Zlepšete proces od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů

Průvodce v 6 krocích, jak zlepšit účtování zápisů v SAP S/4HANA
Zlepšete proces od záznamu po výkaznictví: účtování zápisů
Od zaúčtování k výkaznictví: účetní doklad
SAP S/4HANA

Vyberte proces

Vyberte proces a pokračujte v práci v připojeném pracovním prostoru.

Dostupné procesy
Obecný proces 1 Cesta pacienta 6 Nábor a získávání talentů 6 Nákup až platba: požadavek 8 Nástup zaměstnance 6 Od kontaktu k platbě 7 Od nákupu k platbě: objednávka 8 Od objednávky k úhradě: fakturace a vystavování faktur 8 Onboarding zákazníků KYC 6 Order to Cash – zpracování zákaznických objednávek 8 Plánování výroby 6 Pohledávky 7 Poskytování úvěrů 6 Pracovní cyklus zaměstnance od nástupu po odchod 8 Proces od nástupu po odchod zaměstnance: správa pracovních pozic 4 Record to Report - účetní zápis 7 Record to Report: uzávěrka období a odsouhlasování 7 Řízení dodavatelského řetězce 7 Řízení kvality 6 Řízení přepravy 6 Řízení skladu 6 Řízení zásob 7 Řízení změn 6 Správa incidentů 6 Správa problémů 6 Správa servisních požadavků 7 Správa smluv 6 Správa úvěrů a vymáhání pohledávek 7 Správa výdajů 6 Správa výnosového cyklu 6 Údržba majetku 6 Zákaznický servis 7 Životní cyklus vývoje softwaru 6 Zpracování faktur v procesu od nákupu po platbu 8 Zpracování mezd 7 Zpracování plateb 7 Zpracování plateb závazků vůči dodavatelům 7 Zpracování pojistných událostí 6 Zpracování přijatých faktur 7 Zpracování vrácení zboží a refundací 7
Dostupné systémy
Problémy(12)Cíle(12)6 krokůNáhledVýsledkyDataČasté dotazy(5)

Zlepšete zpracování účetních dokladů v procesu od zaúčtování k výkaznictví v SAP S/4HANA

Účetní zápisy jsou zásadní pro přesné finanční výkaznictví, často se však potýkají se skrytými úzkými místy a riziky v oblasti shody. Naše platforma vám pomůže odhalit zpoždění, zjednodušit schvalování a zvýšit přesnost dat. Zjistěte, jak zlepšit proces a dosáhnout lepších provozních výsledků tím, že odhalíte neefektivní postupy.

Stáhněte si naši předpřipravenou datovou šablonu a řešte běžné problémy, abyste dosáhli svých cílů v oblasti efektivity. Postupujte podle našeho plánu zlepšování v šesti krocích a při změnách provozu využijte průvodce datovou šablonou.

Zobrazit podrobný popis

Proč zlepšovat proces od zaúčtování k výkaznictví: účetní doklad?

Proces od zaúčtování k výkaznictví, tedy R2R, patří k základním finančním procesům. Přímo ovlivňuje přesnost a včasnost finančního výkaznictví. V prostředí SAP S/4HANA může neefektivní zpracování účetních dokladů prodlužovat uzávěrku, vést k nepřesným výkazům, zvyšovat riziko při auditu a přinášet zbytečné provozní náklady. Každý ruční zásah, prodleva při schvalování nebo opakovaná oprava spotřebovává čas a zdroje a ztěžuje včasné rozhodování na základě dat. Zlepšení tohoto procesu proto neznamená jen snížení nákladů. Pomáhá vytvořit odolnější, přesnější a pružnější finanční funkci, která dokáže podpořit strategický růst.

Pokud neznáte skutečný průběh procesu, mohou skrytá úzká místa a nedostatky v oblasti shody přetrvávat a přinášet účetním týmům další práci i frustraci. Pro nalezení smysluplných možností zlepšení je důležité porozumět celé cestě každého účetního dokladu v SAP S/4HANA, od jeho vytvoření až po závěrečné odsouhlasení. Podrobná analýza vám umožní opřít se o skutečná data místo dojmů a přesně určit, kde lze zvýšit efektivitu a omezit rizika.

Jak process mining pomáhá analyzovat účetní doklady

Process mining umožňuje analyzovat proces od zaúčtování k výkaznictví na základě dat. Využívá záznamy událostí ze systému SAP S/4HANA, mimo jiné z tabulek BKPF, BSEG, ACDOCA, FAGLFLEXA a GLT0, a rekonstruuje přesné pořadí aktivit u každého ID účetního dokladu. Zobrazí skutečný průběh procesu, nikoli jen jeho teoretický model, a ukáže jednotlivé kroky od „Účetní doklad vytvořen“ přes „Účetní doklad zaúčtován“ až po „Účetní doklad odsouhlasen“.

Díky této analýze zjistíte, kde se účetní doklady zdržují, například při konkrétní kontrole, čekání na schválení nebo opakovaném zamítnutí. Můžete přesně měřit dobu zpracování jednotlivých aktivit i celého životního cyklu dokladu, porovnávat výsledky a sledovat změny v čase. Analýza atributů, jako jsou typ účetního dokladu, kód společnosti, uživatel, který doklad vytvořil, a částka, pomáhá odhalit příčiny prodlev a nedodržení pravidel. Můžete například zjistit, zda se některé typy dokladů schvalují déle nebo zda jsou konkrétní uživatelé přetíženi kontrolními úkoly. Tyto poznatky vám pomohou zkrátit dobu zpracování účetních dokladů v procesu od zaúčtování k výkaznictví.

Kde process mining odhalí příležitosti ke zlepšení

Poznatky z process mining pomáhají určit oblasti, ve kterých lze zlepšit proces účetního dokladu od zaúčtování k výkaznictví:

  • Plynulejší schvalování: Zmapováním skutečných schvalovacích cest odhalíte zbytečné smyčky, úzká místa způsobená závislostí na jedné osobě nebo možnost schvalovat souběžně. Na základě těchto zjištění můžete upravit workflow v SAP S/4HANA a zrychlit průchod dokladů, aniž byste oslabili interní kontroly.
  • Méně opakované práce a oprav: Analyzujte, proč se účetní doklady často zamítají nebo opravují. Příčinou může být chybějící dokumentace, nejasné pokyny k zadávání nebo chyby při vkládání dat. Odstraněním příčin omezíte ruční práci a zlepšíte kvalitu dat.
  • Lepší shoda a kontroly: Zobrazte odchylky od standardních postupů nebo pravidel shody, například neoprávněné změny či obcházení schvalovacích kroků. Pomůžete tak posílit oddělení pravomocí a interní kontroly v prostředí SAP S/4HANA.
  • Lepší rozdělení práce: Zjistěte, jak je práce rozdělena mezi účetní týmy. Pokud se někteří zaměstnanci nebo oddělení stávají úzkým místem, můžete lépe plánovat zdroje a zvážit automatizaci opakujících se úkolů.
  • Rychlejší zaúčtování a odsouhlasení: Určete prodlevy mezi vytvořením účetního dokladu a jeho zaúčtováním či odsouhlasením a zjistěte jejich příčiny. Získáte tak podklady pro zrychlení finanční uzávěrky.

Očekávané výsledky zlepšení zpracování účetních dokladů

Zlepšení procesu účetního dokladu od zaúčtování k výkaznictví pomocí process mining v SAP S/4HANA přináší měřitelné výsledky:

  • Kratší finanční uzávěrka: Zrychlete měsíční, čtvrtletní i roční uzávěrky tím, že omezíte prodlevy při zpracování účetních dokladů.
  • Přesnější data: Omezte chyby a potřebu ručních oprav a zvyšte spolehlivost finančních dat. Výsledkem budou přesnější finanční výkazy.
  • Lepší shoda a nižší riziko při auditu: Podpořte důsledné dodržování interních pravidel a externích předpisů, aby audity probíhaly hladčeji a efektivněji.
  • Efektivnější provoz: Uvolněte kapacitu účetních týmů, které se díky menšímu množství opakujících se ručních úkolů mohou věnovat důležitější práci.
  • Nižší náklady: Omezte provozní náklady spojené s opakovanou prací, ručními zásahy a dlouhou dobou zpracování.

Efektivnější a přesnější proces účetního dokladu od zaúčtování k výkaznictví přináší organizaci lepší přehled o financích a větší schopnost reagovat na změny.

Jak začít se zlepšováním procesu účetních dokladů

Se zlepšováním procesu účetního dokladu od zaúčtování k výkaznictví pomocí process mining můžete začít jednoduše. Využijte stávající data ze SAP S/4HANA a rychle získáte konkrétní poznatky o tom, jak proces skutečně probíhá. Na jejich základě určíte, jak zlepšit jeho výkonnost, a proměníte data v podklady pro rozhodování. Začněte zlepšovat finanční provoz a využijte možnosti, které vám investice do SAP S/4HANA nabízí.

Od zaúčtování k výkaznictví: účetní doklad Správa účetních dokladů Finanční účetnictví Hlavní kniha Zlepšování R2R Účetní provoz Uzávěrka účetnictví Sledování shody Zvyšování efektivity R2R Účetnictví

Časté problémy a výzvy

Zjistěte, které výzvy se vás týkají

Dlouhé schvalování účetních dokladů výrazně zpožďuje jejich zaúčtování. To přímo ovlivňuje přesnost aktuálního finančního výkaznictví a může prodloužit uzávěrku, čímž vznikají další úzká místa v celém procesu od zaúčtování k výkaznictví. ProcessMind analyzuje dobu mezi odesláním a schválením a ukáže, kde prodlevy vznikají. Určí konkrétní uživatele, role nebo organizační jednotky, které zpomalují proces účetního dokladu v SAP S/4HANA, abyste mohli cíleně hledat možnosti zlepšení.

Časté zamítání účetních dokladů nebo žádosti o opravu poukazují na problémy s kvalitou dat, neúplné informace nebo nejasné pokyny k vytváření dokladů. Výsledkem je opakovaná práce, více ručních zásahů a delší zpracování, což komplikuje finanční provoz. ProcessMind zmapuje opakované cykly zamítnutí a na základě průběhu aktivit určí jejich příčiny. Díky těmto poznatkům můžete zlepšit kvalitu dat při prvním zadání, upravit pokyny k odesílání a zjednodušit proces účetního dokladu v SAP S/4HANA.

Dlouhá doba mezi vytvořením účetního dokladu a jeho zaúčtováním znesnadňuje zjištění skutečného finančního stavu společnosti. Výkazy mohou obsahovat zastaralé informace, což ovlivňuje rozhodování a může vést k nedodržení termínů výkaznictví. ProcessMind zobrazí celou cestu každého účetního dokladu od „Účetní doklad vytvořen“ po „Účetní doklad zaúčtován“ a přesně určí, kde vzniká nejdelší čekání. Díky přehledu o životním cyklu účetního dokladu v SAP S/4HANA můžete zkrátit dobu zpracování a urychlit výkaznictví.

Odchylky od standardního nebo předepsaného postupu, například vynechané schvalovací kroky či neoprávněná zaúčtování, zvyšují riziko problémů při auditu a nedodržení pravidel. Takové odchylky mohou vést k nesprávným finančním výkazům, sankcím ze strany regulátorů a oslabení interních kontrol. ProcessMind automaticky porovnává skutečný průběh zpracování účetních dokladů s předem definovanými modely odpovídajícími pravidlům a upozorňuje na každou odchylku. Organizace tak mohou včas odhalit a napravit nedodržování pravidel v procesu účetního dokladu v SAP S/4HANA a lépe se připravit na audit.

Pokud nemáte přehled o stavu a průběhu jednotlivých účetních dokladů, obtížně se řídí pracovní zátěž, hledají úzká místa a poskytují přesné informace o stavu. Nedostatek přehledu často vede k nedodržení termínů a řešení problémů až ve chvíli, kdy nastanou, místo jejich včasného předcházení. ProcessMind poskytuje aktuální přehled o celé cestě každého účetního dokladu od vytvoření po odsouhlasení. Ukazuje aktuální stav, čekající úkoly i dobu zpracování v procesu účetního dokladu v SAP S/4HANA, takže místo neprůhledného provozu získáte konkrétní informace.

Odsouhlasování účetních dokladů bývá časově náročné a často se provádí ručně. Chyby mohou ovlivnit přesnost hlavní knihy, prodloužit finanční uzávěrku a způsobit nesrovnalosti, jejichž prověřování je nákladné a zdlouhavé. ProcessMind analyzuje aktivity „Účetní doklad zaúčtován“, „Zaúčtování ověřeno“ a „Účetní doklad odsouhlasen“ a odhaluje prodlevy i opakovanou práci. Pomáhá zlepšit část procesu účetního dokladu v SAP S/4HANA, která se týká odsouhlasování, omezit ruční práci a zvýšit spolehlivost dat.

Časté ruční úpravy, opravy a opakované zadávání dat při zpracování účetních dokladů spotřebovávají cenné zdroje a zvyšují riziko lidské chyby. Množství ručních zásahů může zvýšit provozní náklady a zpomalit celý proces od zaúčtování k výkaznictví. ProcessMind určí místa, kde je ruční práce při zpracování účetních dokladů nepřiměřeně vysoká, například opakované opravy a opětovné odesílání. Odhalí možnosti automatizace a sjednocení postupů v SAP S/4HANA, které mohou omezit zbytečné ruční zásahy.

Někteří uživatelé, role nebo oddělení ve finanční organizaci se mohou stát úzkým místem a zdržovat kontrolu či schvalování. Nerovnoměrné rozdělení práce nebo nedostatek zdrojů v určitých oblastech snižují efektivitu procesu a zpožďují výkaznictví. ProcessMind přesně určí, které role „Vytvořil uživatel“ nebo „Schválil uživatel“ způsobují prodlevy. Můžete pak cíleně zajistit školení nebo přerozdělit zdroje. Podrobný přehled pomáhá zlepšit průchod účetních dokladů v procesu od zaúčtování k výkaznictví v SAP S/4HANA.

Zbytečná storna účetních dokladů nebo vytváření duplicitních dokladů mohou ukazovat na nejasný postup či nedostatečné kontroly. Zvyšují počet transakcí, náročnost odsouhlasování a riziko problémů s integritou finančních záznamů. ProcessMind odhalí případy, kdy se událost „Storno účetního dokladu zpracováno“ objeví bez zjevného důvodu nebo krátce po původním zaúčtování. Ukáže opakující se zbytečné kroky v procesu účetního dokladu v SAP S/4HANA, abyste mohli omezit plýtvání.

Pokud se kontrolní kroky, například povinné kontroly nebo stanovené schvalovací hierarchie, neuplatňují důsledně nebo se často obcházejí, je ohrožena správnost účetních dokladů i dodržování pravidel. Roste tak riziko podvodu, šíření chyb a nesplnění interních či externích požadavků na audit. ProcessMind zobrazí skutečné cesty procesem a určí, kde se očekávané aktivity „Účetní doklad zkontrolován“ nebo „Účetní doklad schválen“ vynechávají či probíhají v nesprávném pořadí. Tato analýza pomáhá posílit kontrolní mechanismy v procesu účetního dokladu v SAP S/4HANA.

Chybějící nebo pozdě připojené podklady k účetním dokladům mohou zastavit schvalování, způsobit výrazné prodlevy a zanechat neúplnou auditní stopu. To přímo ovlivňuje dodržování pravidel a ztěžuje pozdější zdůvodnění či ověření zaúčtování. ProcessMind analyzuje, kdy došlo k aktivitě „Podklady připojeny“ v porovnání s aktivitami „Účetní doklad odeslán ke kontrole“ nebo „Účetní doklad vytvořen“. Ukáže, kde neúplná dokumentace zdržuje proces účetního dokladu v SAP S/4HANA.

Mnoho neformálních nebo neoprávněných způsobů zpracování účetních dokladů vede k nejednotnému provádění, ztěžuje zaškolování nových zaměstnanců a zvyšuje provozní riziko. Bez jednotného postupu se obtížně zavádějí zlepšení a kontroly ztrácejí účinnost. ProcessMind automaticky odhalí všechny skutečné varianty procesu účetního dokladu od zaúčtování k výkaznictví a ukáže, jak se postupy různých uživatelů nebo typů dokladů liší od zamýšleného průběhu. Tyto poznatky pomáhají sjednotit a zlepšit procesní krajinu SAP S/4HANA.

Typické cíle

Určete, jak vypadá úspěch

Dlouhé schvalování účetních dokladů zdržuje finanční uzávěrku a ovlivňuje přesnost výkaznictví. Zkrácení této doby urychluje přípravu finančních výkazů i provozní rozhodování a pomáhá včas aktualizovat hlavní knihu a dodržet termíny výkaznictví. Přispívá tak k rychlejšímu a spolehlivějšímu finančnímu výkaznictví.
ProcessMind určí a změří úzká místa při schvalování a ukáže, které fáze nebo uživatelé způsobují prodlevy. Analýza průchodu účetních dokladů v SAP S/4HANA může pomoci najít vhodnější směrování a možnosti souběžného schvalování. Doba schvalování se tak může zkrátit o 20–40 %. Úspěch měřte podle průměrné doby od odeslání ke schválení účetních dokladů v procesu od zaúčtování k výkaznictví.

Časté zamítání účetních dokladů ukazuje na neefektivitu, opakovanou práci nebo chyby při prvotním zadání či kontrole. Méně zamítnutí znamená méně zbytečné práce, rychlejší zaúčtování a kvalitnější data. Zlepšuje se tak přesnost finančních záznamů a snižuje zátěž účetních týmů.
ProcessMind určí příčiny zamítnutí a odhalí časté chyby, chybějící informace i konkrétní uživatele nebo oddělení, která vytvářejí chybné doklady v SAP S/4HANA. Ukáže, které kroky před schválením je třeba posílit. Míru zamítnutí tak můžete snížit o 15–30 % a zvýšit podíl dokladů správně zpracovaných hned napoprvé v procesu od zaúčtování k výkaznictví.

Dlouhé prodlevy mezi vytvořením účetního dokladu a jeho zaúčtováním omezují aktuální přehled o financích a zpomalují uzávěrku. Rychlejší zaúčtování zajistí, že finanční data budou aktuální a připravená k analýze i vykazování. Zlepší se tak rozhodování i schopnost finančního oddělení reagovat na změny.
ProcessMind zmapuje celou cestu od vytvoření po zaúčtování a zobrazí všechny mezilehlé aktivity i jejich trvání v SAP S/4HANA. Odhalí skryté čekání a závislosti mezi kroky. Na základě těchto zjištění můžete upravit proces, zlepšit workflow a rozdělení zdrojů a zkrátit dobu zaúčtování účetních dokladů v procesu od zaúčtování k výkaznictví o 25–50 %.

Nedodržování pravidel při zpracování účetních dokladů zvyšuje riziko problémů při auditu a může vést k finančním sankcím nebo nesprávným výkazům. Důsledné dodržování předpisů a interních pravidel je zásadní pro zachování správnosti finančních údajů, předcházení právním problémům a důvěryhodnost organizace.
ProcessMind automaticky odhaluje odchylky od předem definovaných workflow odpovídajících pravidlům a označuje nestandardní postupy nebo neoprávněné aktivity v procesu od zaúčtování k výkaznictví v SAP S/4HANA. Poskytuje auditní stopu každého účetního dokladu, která organizacím pomáhá prosazovat dodržování pravidel a snížit počet zjištění při auditu až o 60 %.

Bez přehledu o celém životním cyklu účetních dokladů je obtížné odhalovat neefektivitu, sledovat průběh a určit odpovědnost. Lepší přehled poskytuje zúčastněným stranám aktuální informace a usnadňuje řízení i kontrolu důležitých finančních procesů.
ProcessMind zobrazí celou cestu každého účetního dokladu v SAP S/4HANA, od vytvoření po odsouhlasení. Týmy tak mohou porozumět úzkým místům, sledovat výsledky podle KPI a určit oblasti ke zlepšení. Získají úplný přehled o procesu od zaúčtování k výkaznictví.

Neefektivní odsouhlasování účetních dokladů prodlužuje finanční uzávěrku a zvyšuje riziko účetních chyb. Zlepšení tohoto závěrečného kroku zpřesňuje data, omezuje ruční práci a zkracuje celý cyklus finančního výkaznictví.
ProcessMind analyzuje aktivity, které předcházejí odsouhlasení účetních dokladů a tvoří jeho součást, a v SAP S/4HANA odhaluje ruční kroky, opakovanou práci i prodlevy. Zmapováním skutečného průběhu procesu ukáže, které úkoly lze automatizovat nebo zjednodušit. Dobu odsouhlasování účetních dokladů v procesu od zaúčtování k výkaznictví tak můžete zkrátit o 30–50 %.

Časté ruční zásahy při zpracování účetních dokladů zvyšují riziko lidských chyb a provozní náklady a zpomalují průchod dokladů. Automatizace opakujících se kroků nebo kroků založených na pravidlech uvolní účetním pracovníkům čas na důležitější úkoly a může zvýšit přesnost.
ProcessMind určí ruční aktivity a rozhodovací body v procesu účetního dokladu od zaúčtování k výkaznictví v SAP S/4HANA, které se hodí k automatizaci. Zobrazí četnost i dobu trvání těchto zásahů a poskytne podklady pro zavedení robotické automatizace procesů (RPA) nebo úpravy systému. Ruční práci tak můžete omezit o 20–40 %.

Úzká místa způsobená konkrétními uživateli, týmy nebo nastavením systému mohou výrazně zpomalit tok účetních zápisů. Výsledkem jsou prodlevy a nedodržené termíny. Pro zachování efektivního provozu a předcházení hromadění práce je nutné tato místa najít a odstranit.
ProcessMind přesně mapuje skutečné cesty účetních zápisů v SAP S/4HANA. Ukazuje, kde se práce hromadí, a pomáhá určit konkrétní zdroje nebo kroky, které způsobují zpoždění. Vyčísluje dopad těchto úzkých míst, takže můžete cílenými zásahy zvýšit průchodnost procesu Record to Report o 10–25 %.

Storna a duplicitní účetní zápisy poukazují na chyby nebo problémy v procesu. Vedou k opakované práci, nesprávným finančním výkazům a složitějším auditům. Když jejich počet snížíte, zlepšíte integritu dat i efektivitu provozu a ušetříte čas a zdroje.
ProcessMind analyzuje předcházející činnosti a podmínky v SAP S/4HANA, aby odhalil příčiny storen a duplicit. Ukáže vzorce i konkrétní místa v procesu Record to Report, kde tyto problémy vznikají. Cíleným zlepšením procesů a kontrol můžete jejich četnost snížit o 10–20 %.

Nedostatečná kontrola účetních zápisů zvyšuje riziko podvodů, chyb a nedodržení pravidel. Důsledné kontroly zajistí, že všechny zápisy odpovídají stanoveným zásadám, a zlepší finanční řízení i spolehlivost dat.
ProcessMind poskytuje úplnou auditní stopu a identifikuje všechny odchylky od definovaných kontrolních postupů v SAP S/4HANA. Vyčíslí četnost i dopad neoprávněných změn nebo chybějících kontrol. Díky tomu můžete zavést účinnější preventivní i detekční kontroly a zvýšit jejich účinnost o 20–30 %.

Chybějící nebo opožděné podpůrné dokumenty k účetním zápisům mohou zdržet schvalování, způsobit problémy se shodou a vést k auditním zjištěním. Včasná a úplná dokumentace je důležitá pro transparentní finanční výkaznictví, přesnou evidenci i hladký průběh auditu.
ProcessMind analyzuje, kdy se podpůrné dokumenty přikládají a zda jsou k dispozici při vytváření a odesílání účetních zápisů v SAP S/4HANA. Upozorní na chybějící nebo opožděnou dokumentaci, abyste mohli zavést důslednější kontroly před odesláním. V cyklu Record to Report tak můžete zvýšit dodržování požadavků na dokumentaci o 15–25 %.

Nekontrolované rozdíly ve workflow účetních zápisů vedou k nejednotnému zpracování, vyšší chybovosti a obtížnějšímu rozšiřování provozu. Sjednocení postupů zajistí konzistentní zpracování, sníží nároky na školení a zlepší celkovou efektivitu i spolehlivost.
ProcessMind automaticky odhalí všechny skutečné varianty procesu pro účetní zápisy v SAP S/4HANA a porovná je s ideálními modely. Vyčíslí četnost i náklady jednotlivých odchylek a ukáže, které varianty lze sjednotit. U účetních zápisů v procesu Record to Report tak můžete snížit složitost procesu o 30–50 %.

Šest kroků ke zlepšení procesu Record to Report: účetní zápisy

1
Stáhněte si šablonu
2
Exportujte data
3
Nahrajte datovou sadu
4
Analyzujte proces
5
Zaveďte zlepšení
6
Sledujte proces
1

Stáhněte si šablonu

Co dělat

Získejte přednastavenou excelovou šablonu pro extrakci dat o účetních zápisech ze SAP S/4HANA. Pomůže vám správně uspořádat procesní data.

Zobrazit průvodce šablonou dat Stáhnout šablonu

Proč je to důležité

Správná šablona zajistí jednotnou strukturu dat a jejich kompatibilitu s ProcessMind pro přesnou a efektivní analýzu.

Očekávaný výsledek

Připravená šablona s odpovídajícími názvy sloupců a formátem pro data o účetních zápisech.

CO ZÍSKÁTE

Odhalte skrytá úzká místa při účtování zápisů v procesu R2R

ProcessMind ukáže skutečný průběh účtování zápisů a přesně určí, kde dochází ke zpožděním. Přehledné vizualizace vám pomohou zjednodušit schvalování a zajistit přesnost dat.
  • Zobrazte celý proces účtování zápisů od začátku do konce
  • Odhalte skrytá zpoždění a úzká místa
  • Zjednodušte workflow schvalování účetních zápisů
  • Zvyšte přesnost dat a zajistěte shodu
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

OBVYKLÉ VÝSLEDKY

Vyšší efektivita a lepší shoda při zpracování účetních zápisů

Tyto výsledky ukazují, jaké zvýšení efektivity a zlepšení shody organizace dosahují, když pomocí process miningu zlepšují zpracování účetních zápisů v procesu Record to Report v SAP S/4HANA.

0 %
Rychlejší schvalování

Průměrné zkrácení doby schvalování

Najděte a odstraňte úzká místa ve schvalování účetních zápisů. Zrychlíte tak finanční uzávěrku a zlepšíte efektivitu provozu.
0 %
Méně zamítnutí

Méně zamítnutých účetních zápisů

Odhalte příčiny zamítání účetních zápisů, například nesprávná data nebo chybějící dokumentaci. Méně zamítnutí znamená méně oprav a rychlejší zaúčtování.
0 %
Rychlejší zaúčtování

Rychlejší zpracování od začátku do konce

Zlepšete celý životní cyklus účetního zápisu od vytvoření až po konečné zaúčtování. Odhalte skrytá zpoždění a neefektivity, aby byla finanční data dříve k dispozici pro analýzu.
0 percentage points
Lepší dodržování pravidel

Vyšší míra dodržování standardů

Sledujte a podporujte dodržování předem stanovených workflow účetních zápisů a regulatorních požadavků. Snížíte tak rizika při auditu a zajistíte integritu všech zápisů.
0 %
Vyšší míra automatizace

Méně ruční práce při zaúčtování

Najděte v procesu účetních zápisů ruční kroky vhodné k automatizaci, například zadávání dat nebo opakované schvalování. Uvolníte tak zdroje a snížíte riziko lidské chyby.
0 %
Méně storen

Nižší náklady na opravy chyb

Odhalte příčiny storen účetních zápisů, která mohou poukazovat na chyby nebo nedostatky kontrol při zaúčtování. Méně storen zvyšuje přesnost finančních dat a snižuje náklady na opakované zpracování.

Výsledky se liší podle složitosti procesu a kvality dat. Uvedené hodnoty odpovídají obvyklým zlepšením zaznamenaným při nasazení.

Doporučená data

Začněte s nejdůležitějšími atributy a aktivitami. Podle potřeby je pak rozšiřte, abyste získali ucelený přehled.
Pracujete se záznamy událostí poprvé? Přečtěte si, jak vytvořit záznam událostí pro process mining.

Atributy

Důležité údaje pro analýzu

Jedinečný identifikátor účetního zápisu, který slouží jako hlavní identifikátor případu v procesu.

Proč je to důležité

Tento identifikátor propojuje všechny související kroky procesu a umožňuje analyzovat celý průběh každého účetního zápisu.

Název obchodní činnosti, která proběhla v konkrétním okamžiku procesu účetního zápisu.

Proč je to důležité

Určuje jednotlivé kroky procesu, takže lze zobrazit mapy procesů a analyzovat vzorce ve workflow.

Časové razítko udávající, kdy v procesu účetního zápisu proběhla konkrétní činnost.

Proč je to důležité

Určuje chronologické pořadí událostí. To je nezbytné pro výpočet všech časových ukazatelů a pochopení průběhu procesu.

ID uživatele, který vytvořil účetní zápis.

Proč je to důležité

Přiřazuje aktivity v procesu konkrétním uživatelům. Umožňuje analyzovat výkonnost, vyvažovat pracovní zátěž a hledat příležitosti ke školení.

Jedinečný identifikátor společnosti nebo právnické osoby, pro kterou se účetní zápis účtuje.

Proč je to důležité

Umožňuje filtrovat a porovnávat proces účetních zápisů mezi různými právnickými osobami nebo obchodními jednotkami organizace.

Rozděluje účetní zápisy podle jejich účelu, například na zaúčtování majetku, fakturu dodavatele nebo zápis do hlavní knihy.

Proč je to důležité

Rozděluje zápisy podle obchodního kontextu a umožňuje analyzovat rozdíly v průběhu a výkonnosti procesu u různých typů finančních transakcí.

Datum, kdy je účetní zápis zaznamenán v hlavní knize a přiřazen k účetnímu období.

Proč je to důležité

Poskytuje finanční kontext a umožňuje analyzovat výkonnost procesu v konkrétních účetních obdobích, například při měsíční nebo roční uzávěrce.

Celková hodnota účetního zápisu vyjádřená v místní měně kódu společnosti.

Proč je to důležité

Udává finanční hodnotu zápisu a umožňuje sledovat, jak se průběh procesu mění podle výše částky.

Aktivity

Kroky procesu ke sledování a optimalizaci

Tato činnost označuje vytvoření účetního dokladu v systému. Záznam se uloží do hlavičkové tabulky (BKPF), ale zatím není zaúčtován do hlavní knihy. Tím začíná životní cyklus účetního zápisu.

Proč je to důležité

Jde o hlavní počáteční událost procesu. Doba od této události do zaúčtování je důležitá pro měření celkové doby zpracování a odhalení počátečních prodlev při zadávání dat.

Autor účetního zápisu formálně odešle doklad ke kontrole a schválení ve workflow. Tím se předává práce od zadávání dat do formálního kontrolního procesu a začíná schvalovací cyklus.

Proč je to důležité

Tímto okamžikem začíná běžet doba schvalování. Měření času od tohoto bodu do konečného schválení nebo zamítnutí pomáhá určit úzká místa přímo ve fázi kontroly a schvalování.

Oprávněný vedoucí pracovník udělí účetnímu zápisu konečné schválení a potvrdí jeho platnost a správnost. Jde o poslední kontrolní krok před zaúčtováním dokladu do hlavní knihy.

Proč je to důležité

Tento důležitý milník uzavírá schvalovací cyklus. Doba do jeho dosažení tvoří významnou část celkové doby procesu a ukazuje, jak efektivně schvalovatelé pracují.

Účetní zápis je oficiálně zaevidován v hlavní knize a ovlivňuje finanční výkazy společnosti. V tomto okamžiku se z dokladu stává trvalý finanční záznam.

Proč je to důležité

Jde o hlavní milník úspěšného dokončení a konec základního cyklu zpracování. Průchodnost zaúčtovaných zápisů a doba potřebná k dosažení této fáze patří mezi základní ukazatele process miningu.

Otevřená položka účetního zápisu se vyrovná jiným zaúčtováním, například když platba vyrovná fakturu. Tato činnost označuje odsouhlasení konkrétních položek a jejich uzavření.

Proč je to důležité

U mnoha účetních zápisů, zejména u zápisů na účtech s otevřenými položkami nebo na přechodných účtech, jde o závěrečný krok odsouhlasení. Doba od zaúčtování do vyrovnání ukazuje efektivitu odsouhlasování.

Dříve zaúčtovaný účetní zápis se stornuje vytvořením nového dokladu s opačnými zápisy. Tato výslovná a auditovatelná transakce slouží k opravě chyb v zaúčtovaných dokladech.

Proč je to důležité

Storno znamená, že v zaúčtovaném dokladu došlo k chybě. Vysoký počet storen může poukazovat na problémy ve schvalování nebo kvalitě zadávání dat. Jejich sledování pomáhá zvýšit přesnost zpracování hned napoprvé.

Časté dotazy

Nejčastější otázky

Process mining analyzuje skutečná data o účetních zápisech ze SAP S/4HANA, vizualizuje workflow a odhaluje odchylky. Pomáhá najít úzká místa, například dlouhé schvalování, častá zamítnutí nebo ruční zásahy. Díky tomuto přehledu můžete proces zlepšovat na základě dat, zvýšit efektivitu, zajistit shodu a zjednodušit celý cyklus Record to Report.

Na začátku potřebujete především záznam událostí obsahující ID účetního zápisu, názvy činností a časová razítka ze systému SAP S/4HANA. Z těchto dat lze sestavit celý životní cyklus každého zápisu. Pomůžeme vám určit vhodné tabulky a pole pro extrakci, například BKPF pro hlavičková data a BSEG pro položky.

Získáte přehled o skutečném stavu procesu účetních zápisů a zjistíte konkrétní neefektivity i nedostatky v oblasti shody. Mezi obvyklé výsledky patří kratší schvalování, méně zamítnutí a vyšší míra automatizace ručních kroků. Tyto poznatky vám umožní cíleně zlepšovat proces, snižovat náklady a zpřesnit finanční výkaznictví.

Obvykle potřebujete zabezpečený přístup pouze pro čtení ke konkrétním tabulkám v systému SAP S/4HANA. Mnoho řešení process mining nabízí standardní konektory pro extrakci dat, například přímé databázové připojení, RFC nebo služby OData. Po úvodním nastavení bývá pro průběžnou synchronizaci dat potřeba jen minimální podpora IT.

Process mining poskytuje faktický základ pro zlepšování tím, že ukazuje, kde a proč vznikají neefektivity. Na základě získaných poznatků můžete navrhnout a simulovat nové, efektivnější workflow přímo v nástroji. Poté můžete na platformě průběžně sledovat dopad zavedených změn a ověřit, zda přinášejí očekávané výsledky a zda se proces nevrací k původnímu stavu.

Úvodní extrakce dat vyžaduje určitou znalost SAP S/4HANA, samotné analytické nástroje jsou ale navržené tak, aby se snadno používaly. Mnoho platforem nabízí předpřipravené konektory a šablony pro běžné procesy SAP. Nastavení vám zjednodušíme, abyste rychle získali potřebné poznatky bez rozsáhlých úprav na míru.

Ano. Process mining účinně odhaluje příčiny konkrétních problémů, například častých zamítnutí. Analýza cest účetních zápisů a činností, které zamítnutí předcházejí, pomůže najít opakující se vzorce, běžné chyby nebo konkrétní schvalovatele. Na základě těchto dat můžete cíleně upravit školení nebo workflow a počet zamítnutí výrazně snížit.

Bezpečnost dat je důležitá v každé fázi process miningu. Nástroje obvykle přistupují k systému SAP S/4HANA pouze pro čtení, takže živá data nijak nemění. Při extrakci a ukládání lze data anonymizovat nebo pseudonymizovat, aby byla zachována důvěrnost a dodrženy předpisy na ochranu osobních údajů.

Doba návratnosti závisí na rozsahu a složitosti procesu. Významné příležitosti ke zlepšení se ale často ukážou už během několika týdnů od úvodní analýzy dat. Rychlé odhalení úzkých míst a odchylek umožňuje zavést rychlá zlepšení a cílená opatření. Dlouhodobě pomáhá průběžné sledování udržet dosažené výsledky a přináší další přínosy díky vyšší efektivitě a dodržování požadavků.

Zefektivněte účtování zápisů v procesu od záznamu po výkaznictví

Zlepšete proces a zkraťte dobu účtování zápisů v procesu od záznamu po výkaznictví o 30 %.

Spusťte bezplatnou zkušební verzi

Platební kartu nepotřebujete. Nastavení zabere jen několik minut.