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Verbessern Sie Ihren Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Kontenabstimmung

Ihre Anleitung in 6 Schritten zur Optimierung des Workiva-Record-to-Report-Prozesses.
Verbessern Sie Ihren Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Kontenabstimmung
Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung
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Optimieren Sie den Record-to-Report-Prozess in Workiva für einen schnelleren Periodenabschluss

Ineffiziente Abläufe können Ihren Finanzberichtszyklus verzögern und die Genauigkeit beeinträchtigen. Unsere Plattform zeigt Ihnen Engpässe in Ihren Abläufen. Erkennen Sie, wo sich Kontenabstimmungen vereinfachen lassen, und beschleunigen Sie den Periodenabschluss, um Effizienz und Compliance zu verbessern.

Laden Sie unser vorkonfiguriertes Daten-Template herunter und gehen Sie typische Herausforderungen an, um Ihre Effizienz-Ziele zu erreichen. Folgen Sie unserem Verbesserungsplan in sechs Schritten und lesen Sie den Leitfaden zum Daten-Template, um Ihre Abläufe zu verbessern.

Ausführliche Beschreibung anzeigen

Warum sollten Sie Ihren Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung optimieren?

Der Record-to-Report-Prozess, kurz R2R, für Periodenabschluss und Abstimmung ist ein zentraler Bestandteil des Finanzwesens. Er wirkt sich unmittelbar darauf aus, ob eine Organisation korrekte Finanzberichte fristgerecht erstellen kann. Plattformen wie Workiva vereinfachen zwar viele Aspekte der Finanzberichterstattung und Compliance, doch auch der zugrunde liegende Prozess kann ineffizient sein, von manuellen Arbeitsschritten abhängen und verborgene Engpässe aufweisen. Verzögerungen beim Periodenabschluss oder ungenaue Abstimmungen belasten nicht nur die Finanzteams. Sie können auch dazu führen, dass Berichtstermine verpasst werden, Compliance-Risiken entstehen und das Vertrauen in Finanzdaten sinkt. Die Kosten eines ineffizienten R2R-Zyklus gehen über den Arbeitsaufwand hinaus und beeinträchtigen strategische Entscheidungen sowie die Beziehungen zu Investoren.

Bei der Optimierung Ihres Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung geht es nicht nur darum, Abläufe zu beschleunigen. Ziel ist auch, die Zuverlässigkeit und Integrität Ihrer Finanzberichterstattung zu verbessern. Dazu müssen Sie den tatsächlichen Ablauf vom Beginn bis zum Abschluss einer Periode verstehen. Dazu gehören die Datenerfassung, das Buchen von Geschäftsvorfällen, Abgrenzungen, konzerninterne Abstimmungen, Abstimmungen von Bilanz- und Gewinn-und-Verlust-Konten, Anpassungen und abschließende Freigaben. Wenn Sie diese komplexen Abläufe genau untersuchen, können Sie erkennen, wo der Prozess ins Stocken gerät, und gezielte Verbesserungen umsetzen, die spürbare Vorteile bringen.

Wie Process Mining den R2R-Prozess in Workiva verändert

Process Mining bietet einen datengetriebenen Ansatz, um die tatsächliche Ausführung Ihres Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung in Workiva zu untersuchen und zu verstehen. Statt sich auf Einzelfallberichte oder statische Prozessmodelle zu verlassen, verwendet Process Mining Event Logs aus Ihrer Workiva-Umgebung und integrierten Systemen, um den vollständigen Ablauf des Abschlusses jeder Finanzperiode zu rekonstruieren. Diese durchgängige Sicht zeigt den gesamten Prozesslebenszyklus, vom Start des Periodenabschlusses bis zur Freigabe der Finanzberichte und dem Abschluss der Periode.

Wenn Process Mining die Aktivitäten jeder Finanzperiode verfolgt, die als Fall-ID dient, lassen sich konkrete Verzögerungen lokalisieren. Sie können die tatsächlichen Zykluszeiten wichtiger Aktivitäten analysieren, etwa „Abstimmung eines Bilanzkontos gestartet“ oder „Abstimmung geprüft und freigegeben“. Außerdem können Sie feststellen, wie oft Aktivitäten wiederholt werden, was auf Nacharbeit hindeutet, oder Abweichungen vom standardisierten Prozess erkennen. So kann sich beispielsweise zeigen, dass „Anpassungsbuchungen vorgenommen“ häufig erst nach „Finanzberichte erstellt“ erfolgt. Das kann darauf hindeuten, dass früher eingegriffen werden sollte. Diese Funktion hilft, Engpässe bei Abstimmungen und Anpassungen aufzudecken, die einen zügigen Abschluss oft verzögern, und zu prüfen, ob alle Schritte den geltenden Standards für die Finanzberichterstattung entsprechen.

Wichtige Verbesserungsbereiche, die Process Mining aufdeckt

Der Einsatz von Process Mining im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Workiva zeigt mehrere Bereiche mit Verbesserungspotenzial:

  • Abstimmungen beschleunigen: Ermitteln Sie Konten, Abstimmungskategorien oder Fachabteilungen mit besonders langen Abstimmungszyklen. Finden Sie die Ursachen für Verzögerungen, etwa fehlende Quelldaten, mehrere Prüfrunden oder verspätet eingereichte Belege. Mit diesen Erkenntnissen können Sie wichtige Arbeitsschritte vereinfachen und die Zykluszeit des Periodenabschlusses insgesamt verkürzen.
  • Anpassungsbuchungen optimieren: Analysieren Sie Zeitpunkt, Häufigkeit und Art der Anpassungsbuchungen. Process Mining kann zeigen, ob Anpassungen zu spät im Zyklus vorgenommen werden und dadurch Nacharbeit entsteht oder bestimmte Anpassungsarten regelmäßig Probleme verursachen. So können Sie frühzeitig gegensteuern.
  • Prüfungs- und Freigabezyklen vereinfachen: Lokalisieren Sie Engpässe bei der Prüfung und Freigabe von Abstimmungen und Finanzberichten. Finden Sie heraus, warum bestimmte Prüfungen länger dauern oder mehr Beteiligte einbeziehen als nötig. So können Sie Workflows optimieren und Freigabezyklen verkürzen.
  • Compliance und Audit-Bereitschaft verbessern: Visualisieren Sie den tatsächlichen Prozessablauf, um die Einhaltung interner Kontrollen und regulatorischer Anforderungen zu prüfen. Erkennen Sie übersprungene oder in der falschen Reihenfolge ausgeführte Aktivitäten, um mögliche Compliance-Risiken aufzudecken und Ihren Audit-Trail zu stärken.

Erwartete Ergebnisse und messbare Vorteile

Wenn Sie Process Mining einsetzen, um Ihren Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung in Workiva zu optimieren, können Sie mit konkreten Vorteilen rechnen:

  • Zykluszeit des Finanzabschlusses verkürzen: Schließen Sie jede Finanzperiode deutlich schneller ab, erstellen Sie Finanzberichte früher und reagieren Sie flexibler.
  • Genauigkeit und Zuverlässigkeit erhöhen: Erkennen und beheben Sie die Ursachen von Ungenauigkeiten früher im Prozess. So verringern Sie Fehler und nachträgliche Anpassungen und erhalten zuverlässigere Finanzberichte.
  • Ressourcen besser einsetzen: Erkennen Sie, wo Ressourcen ineffizient gebunden sind. So können Sie Personal gezielter einsetzen und die Arbeitslast zwischen Fachabteilungen besser verteilen.
  • Compliance stärken: Stellen Sie sicher, dass interne Richtlinien und externe Vorschriften konsequent eingehalten werden. Das senkt Compliance-Risiken und verbessert die Nachvollziehbarkeit bei Audits.
  • Transparenz und Kontrolle verbessern: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über Ihren gesamten Record-to-Report-Prozess. So können Sie Abläufe vorausschauend steuern und kontinuierlich verbessern.

Einstieg in die Optimierung des Periodenabschlusses im Record-to-Report-Prozess

Nutzen Sie einen datengetriebenen Ansatz, um Ihren Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung zu verbessern. Analysieren Sie den vollständigen Ablauf der Aktivitäten in Workiva, um verborgene Ineffizienzen und Engpässe aufzudecken und die Zykluszeit sowie die Genauigkeit Ihrer Finanzberichterstattung deutlich zu verbessern. Beginnen Sie noch heute mit der Optimierung Ihres Finanzabschlusses, damit er effizienter, Compliance-gerecht und transparenter abläuft.

Record-to-Report-Prozess: Periodenabschluss und Abstimmung Optimierung des Periodenabschlusses Compliance in der Finanzberichterstattung Kontenabstimmung Steuerung des Finanzzyklus Verbesserung des R2R-Prozesses Controller Finanzabteilung Effizienz des Abschlussprozesses R2R Monatsabschluss Finanzielle Abstimmung Buchhaltung

Häufige Probleme und Herausforderungen

Ermitteln Sie, welche Herausforderungen Sie betreffen

Verzögerungen beim Periodenabschluss wirken sich unmittelbar auf die fristgerechte Finanzberichterstattung und fundierte Entscheidungen aus. Längere Abschlusszyklen führen zu verpassten Fristen und verkürzten Prüfungen. Dadurch steigt das Fehlerrisiko und es werden mehr Ressourcen benötigt.
ProcessMind analysiert den gesamten Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung und ermittelt, welche Aktivitäten oder Phasen Engpässe verursachen. Die Analyse zeigt die Ursachen für Verzögerungen in Workiva auf. So können Sie gezielt optimieren und den Abschluss beschleunigen.

Ineffiziente Abstimmungen, insbesondere bei komplexen Konten oder konzerninternen Transaktionen, verlangsamen den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung erheblich. Diese Engpässe können die Erstellung von Saldenübersichten und Finanzberichten verzögern und damit deren Genauigkeit und fristgerechte Bereitstellung beeinträchtigen.
ProcessMind bildet die Abstimmungs-Workflows in Workiva präzise ab und zeigt, welche Konten, Kategorien oder Benutzer wiederholt Verzögerungen verursachen. So können Sie Freigaben für Abstimmungen vereinfachen und den Abschluss effizienter gestalten.

Werden Buchungsanpassungen erst spät im Abschlusszyklus vorgenommen, kann das den Ablauf stören. Nacharbeiten werden nötig und das Risiko fehlerhafter Finanzberichte steigt. Zudem werden Ressourcen ineffizient eingesetzt und Compliance-Probleme können entstehen.
ProcessMind erfasst Zeitpunkt und Umfang der Buchungsanpassungen im Workiva-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung. So werden Muster bei verspäteten Anpassungen und die vorausgehenden Aktivitäten sichtbar. Damit lassen sich die Ursachen für Nacharbeiten frühzeitig angehen.

Weicht der Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung ohne ordnungsgemäße Freigabe von den Standardarbeitsanweisungen ab, entstehen Inkonsistenzen, Compliance-Risiken und mögliche Fehler. Ohne ausreichende Kontrolle lässt sich eine einheitliche Finanzberichterstattung nur schwer sicherstellen.
ProcessMind visualisiert alle tatsächlich durchlaufenen Prozesspfade in Workiva. Die Analyse hebt Abweichungen vom Sollprozess hervor und zeigt, wo und warum nicht genehmigte Varianten auftreten. So verbessern Sie Kontrolle und Compliance.

Komplexe konzerninterne Transaktionen führen häufig zu langwierigen Abstimmungen, insbesondere wenn verschiedene Einheiten oder Systeme Daten an Workiva liefern. Das verzögert den Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung erheblich und kann dazu führen, dass Differenzen ungeklärt bleiben.
ProcessMind analysiert den gesamten Workflow für konzerninterne Abstimmungen und zeigt, welche Einheiten, Transaktionsarten oder Freigabeschritte Reibungsverluste und Verzögerungen verursachen. Das verbessert die Genauigkeit und Geschwindigkeit der konzernweiten Berichterstattung.

Beim Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung können einzelne Teammitglieder oder Abteilungen überproportional stark belastet sein. Das kann zu Überlastung, Fehlern und Verzögerungen führen. Eine unausgewogene Verteilung erschwert den effizienten Ressourceneinsatz und beeinträchtigt die Effizienz des Abschlusses in Workiva.
ProcessMind visualisiert die Ressourcenverteilung über alle Abschlussaktivitäten hinweg. So erkennen Sie überlastete Personen oder Teams und können Aufgaben und Personal in arbeitsintensiven Phasen besser verteilen, um Überlastung vorzubeugen.

Verzögerungen bei der Prüfung und Freigabe von Abstimmungen, Saldenübersichten oder Finanzberichten verlängern den gesamten Zeitraum für den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung. Langsame Freigaben können durch Engpässe in bestimmten Prüfungsphasen oder unklare Zuständigkeiten entstehen. Das verzögert die fristgerechte Freigabe in Workiva.
ProcessMind erfasst Dauer und Übergaben bei jeder Prüfungs- und Freigabeaktivität. So werden Phasen und Freigebende sichtbar, die Verzögerungen verursachen. Das beschleunigt die Fertigstellung der Finanzberichte und verkürzt die Zykluszeiten.

Mängel bei Qualität oder Vollständigkeit der Quelldaten, die vor oder während des Periodenabschlusses und der Abstimmung in Workiva erfasst werden, können zu erheblicher Nacharbeit, manuellen Anpassungen und langwierigen Abstimmungen führen. Das beeinträchtigt die Genauigkeit der Finanzberichte und kostet zusätzliche Zeit bei der Klärung von Differenzen.
ProcessMind zeigt, wo und wann im Prozess Probleme mit der Datenqualität auftreten, welche Abstimmungsaktivitäten besonders betroffen sind und welche vorgelagerten Ursachen zu inkonsistenten Daten führen. So lässt sich der manuelle Aufwand verringern.

Werden Aktivitäten im Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung manuell umgangen, insbesondere bei der Arbeit mit Workiva, entstehen Inkonsistenzen und Schwachstellen bei der Prüfung. Außerdem steigt das Risiko, Finanzvorschriften nicht einzuhalten. Solche nicht standardisierten Schritte sind schwer nachzuverfolgen.
ProcessMind erkennt und quantifiziert automatisch manuelle Eingriffe und nicht genehmigte Ad-hoc-Aktivitäten. So werden verborgene Compliance-Risiken sowie Möglichkeiten zur Automatisierung oder Standardisierung für eine bessere Governance sichtbar.

Die letzten Schritte zur Erstellung der Finanzberichte können überraschend ineffizient sein, insbesondere wenn vorherige Abstimmungen oder Anpassungen verspätet oder fehlerhaft waren. Das erschwert die Einhaltung externer Berichtstermine und die zeitnahe Bereitstellung von Erkenntnissen.
ProcessMind analysiert die gesamte Abfolge bis zur Erstellung der Finanzberichte in Workiva. So werden vorgelagerte Aktivitäten sichtbar, die diesen wichtigen letzten Schritt wiederholt verzögern. Das hilft, den gesamten Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung effizienter zu gestalten.

Eine dauerhaft hohe Zahl von Buchungsanpassungen nach den ersten Abstimmungen weist auf grundlegende Probleme mit der Datengenauigkeit, der Prozessausführung oder der ursprünglichen Buchung von Transaktionen hin. Dadurch steigen Aufwand und Dauer des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung, und das Fehlerrisiko nimmt zu.
ProcessMind quantifiziert Umfang und Zeitpunkt der Anpassungen in Workiva und stellt Bezüge zu bestimmten Abstimmungskategorien oder Problemen mit Quelldaten her. So können Sie Ursachen frühzeitig beheben und die Effizienz verbessern.

Wenn verschiedene Buchungskreise oder Abteilungen unterschiedliche Vorgehensweisen für den Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung anwenden, entstehen Ineffizienzen, die Konsolidierung wird schwieriger und Compliance-Risiken nehmen zu. Ohne Standardisierung lassen sich bewährte Vorgehensweisen nur schwer ausweiten.
ProcessMind vergleicht die Abschlussprozesse verschiedener Buchungskreise und Abteilungen in Workiva und zeigt, wo und wie sie voneinander abweichen. So können Sie bewährte Vorgehensweisen durchsetzen und Prozesse standardisieren, um den Abschluss effizienter und regelkonform zu gestalten.

Typische Ziele

Definieren Sie, woran Sie den Erfolg erkennen

Ziel ist es, die Gesamtzeit für alle Aktivitäten des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung in Workiva deutlich zu verkürzen. Ein kürzerer Abschlusszyklus ermöglicht eine frühere Finanzberichterstattung, erhöht die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens und entlastet die Finanzteams. So bleibt mehr Zeit für strategische Analysen statt für operative Aufgaben unter Zeitdruck. ProcessMind ermittelt genau, welche Aktivitäten und Engpässe den Periodenabschluss verzögern. Die Visualisierung des tatsächlichen Prozessablaufs und der Zykluszeiten für jeden Schritt zeigt, wo Wartezeiten entstehen, sich Arbeitsrückstände bilden und Ressourcen knapp werden. So können Sie gezielt Verbesserungen umsetzen und den Abschlusskalender um Tage oder Wochen verkürzen.

Einen Abstimmungs-Workflow effizienter zu gestalten bedeutet, die Abfolge und Ausführung der Aufgaben zur Abstimmung von Konten während des Record-to-Report-Prozesses für den Periodenabschluss zu optimieren. Das verringert Verzögerungen und Nacharbeiten. Bilanz- sowie Gewinn- und Verlustkonten lassen sich in Workiva effizient und korrekt abstimmen, eine wichtige Voraussetzung für die fristgerechte Erstellung von Finanzberichten. ProcessMind bietet einen detaillierten Überblick über alle Abstimmungsaktivitäten. Die Analyse zeigt die tatsächlich durchlaufenen Pfade, Abweichungen vom Standard und Engpässe. Sie quantifiziert die Auswirkungen manueller Schritte und Übergaben. So können Unternehmen Workflows neu gestalten, wiederkehrende Aufgaben automatisieren und unnötige Schritte beseitigen, um Abstimmungen deutlich effizienter zu machen.

Ziel ist es, die Zahl und den Umfang der Buchungsanpassungen zu verringern, die insbesondere in Workiva nach den ersten Abstimmungen vorgenommen werden. Viele verspätete Anpassungen weisen auf mögliche Probleme in früheren Prozessschritten hin. Sie beeinträchtigen die Genauigkeit der Berichterstattung, erfordern zusätzliche Ressourcen und führen zu Nacharbeit sowie möglichen Compliance-Risiken. ProcessMind ermittelt die Ursachen häufiger Anpassungen, indem die Analyse von der Aktivität „Buchungsanpassungen vorgenommen“ zu den vorherigen Schritten zurückverfolgt wird. Sie zeigt Muster, häufige Fehler und bestimmte Sachkonten oder Abteilungen, die wiederholt Anpassungen auslösen. So können Sie Probleme mit der Datenqualität oder Lücken im Prozess beheben, bevor sie sich ausweiten.

Eine unternehmensweite Standardisierung stellt sicher, dass alle Einheiten in Workiva denselben freigegebenen Record-to-Report-Prozess für Periodenabschluss und Abstimmung befolgen. Das verringert Fehler, verbessert die Compliance, vereinfacht Prüfungen und schafft einen planbaren Abschluss. Zudem steigen Effizienz und Vergleichbarkeit im gesamten Unternehmen. ProcessMind ermittelt automatisch alle tatsächlich auftretenden Prozessvarianten und hebt Abweichungen vom vorgesehenen Abschlussprozess hervor. Die Analyse zeigt, welche Einheiten oder Abteilungen am stärksten abweichen und wie sich diese Varianten auf Zykluszeit und Kosten auswirken. So erhalten Sie eine fundierte Grundlage, um bewährte Vorgehensweisen durchzusetzen und Prozesse unternehmensweit zu harmonisieren.

Ziel ist es, die Geschwindigkeit und Genauigkeit konzerninterner Abstimmungen im Record-to-Report-Zyklus zu verbessern, insbesondere bei der Abwicklung über Workiva. Effiziente konzerninterne Abstimmungen sind entscheidend für konsolidierte Finanzberichte. Sie vermeiden Verzögerungen und Differenzen und unterstützen die Einhaltung internationaler Rechnungslegungsstandards. ProcessMind bildet die komplexen Abläufe konzerninterner Abstimmungen ab und zeigt Schleifen, manuelle Eingriffe und Verzögerungen, die die Effizienz beeinträchtigen. Die Analyse der Aktivitäten „Konzerninterne Abstimmung durchgeführt“ zeigt konkrete Probleme beim Abgleich, Dateninkonsistenzen oder Kommunikationsprobleme zwischen Einheiten. So können Sie gezielte Verbesserungen umsetzen und diesen komplexen Teil des Abschlusses beschleunigen.

Eine ausgewogene Arbeitslast stellt sicher, dass Aufgaben und Zuständigkeiten während des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung unter den Teammitgliedern verteilt sind, die mit Workiva arbeiten. Das beugt Überlastung vor, verbessert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und verhindert, dass wichtige Aktivitäten wegen knapper Ressourcen oder der Abhängigkeit von einzelnen Personen verzögert werden. ProcessMind analysiert Zuständigkeiten und Ressourceneinsatz im gesamten Abschlussprozess. So erkennen Sie Benutzer oder Abteilungen, die in bestimmten Phasen dauerhaft überlastet oder wenig ausgelastet sind, und sehen, wo die Arbeitslast ungleich verteilt ist. Diese Erkenntnisse helfen Führungskräften, Aufgaben neu zu verteilen, Mitarbeitende bereichsübergreifend einzuarbeiten oder Übergaben zu verbessern. So entsteht ein effizienterer und nachhaltigerer Abschlussprozess.

Ziel ist es, die Dauer von Prüfungs- und Freigabeaktivitäten für Abstimmungen und Finanzberichte im Record-to-Report-Prozess von Workiva zu verkürzen. Schnellere Freigaben beschleunigen den gesamten Abschluss, verbessern die Reaktionsfähigkeit und verringern das Risiko später Verzögerungen, die Berichtstermine und Geschäftsentscheidungen beeinträchtigen können. ProcessMind visualisiert die Aktivitäten „Abstimmung geprüft und freigegeben“, „Finanzberichte geprüft“ und „Finanzberichte freigegeben“ vollständig und zeigt genau, an welchen Stellen der Freigabekette Verzögerungen auftreten. Die Analyse ermittelt Engpässe durch bestimmte Freigebende, fehlende Informationen oder komplexe Freigabehierarchien. Datenbasierte Erkenntnisse helfen Ihnen, den gesamten Prüfungs- und Freigabeprozess zu vereinfachen.

Konsistente Quelldaten sind für den Record-to-Report-Prozess zum Periodenabschluss einheitlich, korrekt und vollständig, und zwar in allen Systemen, die Daten an Workiva liefern. Inkonsistente Daten führen zu Problemen bei Abstimmungen, Fehlern und erheblicher Nacharbeit. Dadurch verlängert sich der Abschlusszyklus und die Zuverlässigkeit der Berichte leidet. ProcessMind analysiert Aktivitäten wie „Quelldaten erfasst“ und „Transaktionen gebucht“ und zeigt, welche Datenquellen oder Datentypen häufig Differenzen verursachen oder manuelle Anpassungen erfordern. Die Daten selbst werden dabei nicht bereinigt. ProcessMind zeigt jedoch, wo im Prozess Probleme mit der Datenqualität auftreten, sodass Sie Dateneingaben, Integrationen oder Systemkonfigurationen vorgelagert korrigieren können.

Ziel ist es, nicht genehmigte manuelle Umgehungslösungen und Abweichungen vom Standardprozess für Periodenabschluss und Abstimmung im Record-to-Report-Prozess von Workiva zu beseitigen. Manuelle Umgehungslösungen verursachen häufig Fehler, erhöhen Compliance-Risiken, verringern die Effizienz und machen den Abschluss unberechenbar. Das erschwert die Prüfungsvorbereitung. ProcessMind schafft vollständige Transparenz über alle ausgeführten Aktivitäten und ermittelt automatisch manuelle Schritte und nicht genehmigte Varianten. Durch den Vergleich des tatsächlichen „Happy Path“ mit allen Abweichungen quantifiziert die Analyse deren Häufigkeit und Auswirkungen. So können Unternehmen notwendige Umgehungslösungen formalisieren oder ineffiziente und riskante manuelle Schritte beseitigen, um Compliance und Kontrolle zu verbessern.

Ziel ist es, die Erstellung der endgültigen Finanzberichte in Workiva deutlich zu beschleunigen, sobald alle Aktivitäten des Periodenabschlusses einschließlich Abstimmungen und Anpassungen abgeschlossen sind. Eine schnellere Erstellung ermöglicht fristgerechte regulatorische Meldungen, versorgt das Management zeitnah mit aktuellen Finanzinformationen und verringert den Druck bei engen Berichtsterminen. ProcessMind analysiert die Aktivitäten vor und einschließlich „Finanzberichte erstellt“ und „Finanzberichte geprüft“. So werden vorgelagerte Verzögerungen sichtbar, die sich bis in die abschließende Berichtsphase fortsetzen. Die Analyse deckt Engpässe bei der Datenaggregation, der Formatierung von Berichten oder der abschließenden Validierung auf. Damit können Sie den Workiva-Berichts-Workflow und zugehörige Prozesse gezielt optimieren und die Bereitstellung beschleunigen.

Compliance konsequent einzuhalten bedeutet, dass alle Aktivitäten des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung in Workiva den geltenden regulatorischen Anforderungen, internen Richtlinien und Rechnungslegungsstandards entsprechen. Das verringert das Risiko von Prüfungsfeststellungen, finanziellen Sanktionen und Reputationsschäden und stärkt das Vertrauen in die Finanzberichterstattung. ProcessMind vergleicht die tatsächliche Ausführung des Periodenabschlusses automatisch mit festgelegten Compliance-Regeln und Sollprozessmodellen. Die Analyse hebt jede Abweichung, jeden nicht genehmigten Schritt und jede fehlende Kontrolle hervor. So erhalten Prüfende und Finanzverantwortliche einen klaren, objektiven Überblick über Compliance-Lücken und können die Einhaltung in allen Berichtsperioden konsequenter sicherstellen.

Der 6-Schritte-Pfad zur Verbesserung des Record-to-Report-Prozesses für Periodenabschluss und Abstimmung

1

Template herunterladen
2

Workiva-Daten exportieren
3

Datensatz hochladen
4

R2R-Prozess analysieren
5

R2R-Prozess verbessern
6

Fortschritt im R2R-Prozess überwachen
1

Template herunterladen

Was zu tun ist

Laden Sie das vorkonfigurierte Excel-Template für Ihren Record-to-Report-Prozess herunter. Damit strukturieren Sie Ihre Workiva-Daten korrekt und schaffen die Grundlage für eine aussagekräftige Analyse und Prozessabbildung.

Leitfaden zum Datentemplate anzeigen Template herunterladen
Warum das wichtig ist

Eine passende Datenstruktur von Anfang an ist entscheidend, um Prozesse korrekt abzubilden und aussagekräftige Erkenntnisse zu Ihren Aktivitäten beim Periodenabschluss zu gewinnen.

Erwartetes Ergebnis

Ein standardisiertes Excel-Template, das Sie mit Ihren Workiva-R2R-Daten befüllen können.

DAS ERWARTET SIE

Periodenabschluss und Kontenabstimmung in Workiva beschleunigen

ProcessMind wandelt komplexe Workiva-Record-to-Report-Daten in klare, umsetzbare Erkenntnisse um. Visualisieren Sie jeden Schritt, um Ineffizienzen aufzudecken und Ihren Finanzberichtszyklus zu beschleunigen.
  • Engpässe und Verzögerungen im R2R-Prozess erkennen
  • Kontenabstimmungen in Workiva vereinfachen
  • Durchlaufzeiten des Periodenabschlusses verkürzen
  • Compliance bei der Finanzberichterstattung sicherstellen
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE ERGEBNISSE

Record-to-Report-Prozesse mit Workiva verbessern

Diese Ergebnisse zeigen, welche konkreten Vorteile Unternehmen durch Process Mining für ihre Record-to-Report-Prozesse für Periodenabschluss und Abstimmung erzielen können. Die Analyse von Workiva-Daten macht Engpässe sichtbar und hilft, Workflows zu optimieren. So wird der Finanzabschluss effizienter.

0 %
Periodenabschluss beschleunigen

Kürzere End-to-End-Zykluszeit

Unternehmen verkürzen in der Regel die Gesamtzeit für den Periodenabschluss. Dadurch können sie Finanzberichte und Analysen früher bereitstellen.
0 %
Weniger Anpassungen

Geringere Quote nachträglicher Anpassungen

Eine bessere Abstimmungsqualität und konsistentere Daten verringern die Zahl der manuellen Anpassungen nach dem ersten Abschluss deutlich und erhöhen die Genauigkeit.
0 %
Standardisierte Prozesse

Weniger Prozessvarianten in verschiedenen Einheiten

Process Mining hilft, nicht standardisierte Abweichungen im Abschlussprozess zu erkennen und zu beseitigen. Das sorgt für mehr Einheitlichkeit und erleichtert die Ausweitung bewährter Vorgehensweisen im Unternehmen.
0 %
Abschluss häufiger fristgerecht fertigstellen

Mehr Berichtsperioden fristgerecht abgeschlossen

Unternehmen können den Finanzabschluss häufiger bis zum geplanten Termin fertigstellen. So halten sie regulatorische Vorgaben ein und informieren Beteiligte rechtzeitig.
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Prüfungen und Freigaben beschleunigen

Kürzere Dauer wichtiger Freigaben

Engpässe bei der Prüfung und Freigabe von Finanzberichten und Abstimmungen werden erkannt und behoben. Dadurch lässt sich die abschließende Freigabe deutlich beschleunigen.
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Ausgewogene Arbeitslast

Aufgaben gerechter verteilen

Erkenntnisse zu Unterschieden beim Aktivitätsvolumen einzelner Benutzer helfen, Ressourcen besser zu verteilen. So lassen sich Engpässe durch eine ungleiche Arbeitslast verringern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden verbessern.

Die Ergebnisse hängen von der Komplexität Ihrer Prozesse und der Qualität Ihrer Daten ab. Die hier gezeigten Werte stehen für typische Verbesserungen, die bei verschiedenen Implementierungen beobachtet wurden.

Empfohlene Daten

Beginnen Sie mit den wichtigsten Attributen und Aktivitäten und ergänzen Sie bei Bedarf weitere.
Neu bei Event Logs? Erfahren Sie, wie Sie ein Event Log für Process Mining erstellen.

Attribute

Wichtige Datenpunkte für die Analyse

Eindeutige Kennung eines bestimmten Finanzberichtszeitraums, etwa eines Monats oder Quartals. Sie dient als Case für den Periodenabschlussprozess.

Warum das wichtig ist

Diese zentrale Case-Kennung bildet die Grundlage der Analyse und ermöglicht die durchgängige Messung und den Vergleich jedes Periodenabschlusszyklus.

Name der konkreten Aufgabe oder des Ereignisses im Periodenabschlussprozess.

Warum das wichtig ist

Dieses Attribut bildet den Kern der Prozesslandkarte und ermöglicht es, die Abfolge der Schritte im Abschlusszyklus sichtbar zu machen und zu analysieren.

Das genaue Datum und die genaue Uhrzeit, zu denen eine bestimmte Aktivität oder ein Ereignis erfasst wurde.

Warum das wichtig ist

Er gibt die chronologische Reihenfolge der Ereignisse an. Das ist entscheidend, um zeitbezogene Kennzahlen wie Zykluszeiten zu berechnen und Prozessverzögerungen zu erkennen.

Benutzer-ID oder Name der Person, die eine Aktivität ausgeführt hat oder dafür zuständig ist.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Arbeitslastverteilung, Benutzerleistung und Ressourcenzuweisung analysieren. Das ist wichtig, um die Effizienz des Teams zu steuern.

Die Abteilung oder das Funktionsteam, das für die Aktivität verantwortlich ist.

Warum das wichtig ist

Damit lässt sich der Prozess nach Geschäftsbereich aufschlüsseln. So können Sie die Leistung vergleichen und abteilungsspezifische Probleme erkennen.

Eindeutige Kennung der juristischen Person, für die der Finanzabschluss erstellt wird.

Warum das wichtig ist

Damit lassen sich Effizienz und Compliance der Abschlussprozesse für verschiedene juristische Personen im Unternehmen vergleichen.

Nummer des Hauptbuchkontos, das abgeglichen oder angepasst wird.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht eine detaillierte Analyse der Abgleichsleistung und hilft, problematische Konten zu erkennen, die Verzögerungen verursachen oder häufige Anpassungen erfordern.

Aktueller Status eines Kontenabgleichs.

Warum das wichtig ist

Es ermöglicht die laufende Überwachung des Fortschritts bei Kontenabgleichen. So lassen sich ins Stocken geratene Aufgaben erkennen und bearbeiten, damit der Abschluss im Plan bleibt.

Kategorie oder Art des abgeglichenen Kontos, zum Beispiel Bankkonto oder konzerninternes Konto.

Warum das wichtig ist

Damit können Sie die Leistung bei verschiedenen Arten von Kontenabgleichen zusammenfassen und vergleichen und so kategoriespezifische Engpässe erkennen.

Aktivitäten

Prozessschritte, die Sie verfolgen und optimieren sollten

Diese Aktivität kennzeichnet den offiziellen Beginn des Finanzabschlusses für einen bestimmten Zeitraum. Sie wird üblicherweise ausgelöst, wenn ein Benutzer in Workiva die Checkliste oder den Workflow für den Periodenabschluss erstellt oder startet.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Start-Event des End-to-End-Prozesses. Es ermöglicht eine genaue Messung der gesamten End-to-End-Zykluszeit des Periodenabschlusses und zeigt, wann der Prozess offiziell beginnt.

Ein wichtiger Meilenstein: Eine Führungskraft oder prüfende Person gibt den vorbereiteten Abgleich formell frei und bestätigt damit seine Richtigkeit. Erfasst wird dies in der Regel, wenn eine Aufgabe den Status „Genehmigt“ oder „Abgeschlossen“ erhält.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist entscheidend für die Berechnung der durchschnittlichen Zykluszeit des Kontenabgleichs sowie der durchschnittlichen Prüf- und Freigabezykluszeit. Sie bestätigt, dass die Qualitätsprüfung im Prozess abgeschlossen ist.

Kennzeichnet das Erstellen und Buchen einer Korrekturbuchung aufgrund von Feststellungen während des Abgleichs. Workiva kann Buchungssätze und deren Status erfassen.

Warum das wichtig ist

Diese Aktivität ist wichtig für die KPI „Korrekturquote nach dem Abgleich“. Viele Anpassungen nach der Freigabe des Abgleichs können auf Probleme mit der Qualität der Quelldaten oder den Prozesskontrollen hinweisen.

Dieser Meilenstein kennzeichnet den Zeitpunkt, zu dem die Saldenliste als endgültig gilt und für die Erstellung des Jahresabschlusses bereitsteht. Er lässt sich möglicherweise daran erkennen, dass eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen oder ein Bericht erstellt wurde.

Warum das wichtig ist

Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die Erstellung des Jahresabschlusses. Wenn Sie die Zeit ab diesem Punkt messen, können Sie die Effizienz der abschließenden Berichtsphasen analysieren.

Kennzeichnet die Erstellung des Entwurfs des Jahresabschlusses, etwa von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung. Erfasst wird dies, wenn die Berichtsdokumente in Workiva erstellt werden.

Warum das wichtig ist

Der Zeitpunkt dieser Aktivität ist entscheidend für die KPI „Verzögerung bei der Erstellung des Jahresabschlusses“. Er markiert den Übergang von der Datenaggregation zur Erstellung des endgültigen Berichts.

Die abschließende Freigabe des Jahresabschlusses durch die Geschäftsleitung oder den Prüfungsausschuss. Sie ist die letzte wesentliche Bestätigung, bevor der Zeitraum offiziell abgeschlossen wird.

Warum das wichtig ist

Dieser wichtige Meilenstein zeigt an, dass die Berichte finalisiert sind. Er ist entscheidend für die Messung der durchschnittlichen Prüf- und Freigabezykluszeit des Jahresabschlusses.

Diese Aktivität kennzeichnet den formellen Abschluss des gesamten Record-to-Report-Prozesses für den Finanzzeitraum. Sie ist der letzte Schritt im Workiva-Prozessworkflow.

Warum das wichtig ist

Dies ist das zentrale Endereignis des Prozesses. Es ermöglicht die genaue Messung der gesamten durchgängigen Zykluszeit des Periodenabschlusses und der Quote fristgerecht abgeschlossener Perioden.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen

Process Mining analysiert Daten zur tatsächlichen Prozessausführung. So werden Engpässe sichtbar, Ursachen für Verzögerungen ermittelt und Abweichungen von Standardverfahren aufgedeckt. Die Analyse liefert einen objektiven, datenbasierten Überblick über Ihren Periodenabschluss und zeigt Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Compliance auf.

Process Mining übernimmt Event-Log-Daten aus Workiva und rekonstruiert daraus die vollständige Abfolge der Aktivitäten für jede Berichtsperiode. Die Visualisierung zeigt, wo Aufgaben länger als erwartet dauern, Nacharbeit entsteht und einzelne Schritte die Zykluszeit besonders stark verlängern. So lassen sich die genauen Ursachen für Verzögerungen ermitteln.

Für Process Mining im Record-to-Report-Prozess benötigen Sie in der Regel Event Logs mit einer Case-Kennung, einem Aktivitätsnamen und einem Timestamp. In Workiva umfasst das beispielsweise Daten zu Aktivitäten im Finanzzeitraum, Abstimmungsstatus, abgeschlossenen Aufgaben und Benutzerinteraktionen. Zusätzliche Attribute wie Benutzer, Kostenstelle oder Dokument-ID können die Analyse ergänzen.

Sie können die Zykluszeit des Periodenabschlusses verkürzen, Abstimmungs-Workflows effizienter gestalten und Anpassungen nach der Abstimmung deutlich reduzieren. Process Mining hilft außerdem, Abschlussprozesse in verschiedenen Einheiten zu standardisieren und die Compliance zu verbessern. So lassen sich Finanzberichte schneller und genauer erstellen.

Zu Beginn müssen meist Daten extrahiert und Verbindungen eingerichtet werden. Je nach Verfügbarkeit und Komplexität der Daten kann das einige Wochen dauern. Sobald die Daten geladen sind, lassen sich erste Erkenntnisse und Prozessvisualisierungen schnell erstellen, oft innerhalb weniger Tage. Eine vertiefte Analyse und konkrete Empfehlungen folgen in der Regel innerhalb von 1 bis 2 Monaten.

Ja. Process Mining macht Prozessvarianten in verschiedenen Organisationseinheiten besonders gut sichtbar. Der Vergleich der Ausführungspfade ähnlicher Aktivitäten in verschiedenen Einheiten zeigt, wo eine Standardisierung fehlt und bewährte Vorgehensweisen eingeführt werden können. So lassen sich unternehmensweit einheitliche und effiziente Abschlussverfahren sicherstellen.

Die wichtigste technische Voraussetzung ist, dass historische Event-Log-Daten aus Workiva in einem strukturierten Format wie CSV oder als Datenbanktabellen exportiert werden können. Diese Daten enthalten üblicherweise Timestamps für jede Aktivität, eine eindeutige Kennung für jeden Finanzzeitraum und den Namen der jeweiligen Aktivität. Für die Integration kommen meist API-Verbindungen, direkte Datenbankexporte oder Uploads von Dateien zum Einsatz.

Process Mining ist eine nicht invasive Analysemethode, die vorhandene historische Daten verwendet. Das laufende Workiva-System und der operative Betrieb bleiben davon unberührt. Die Datenextraktion wird in der Regel einmalig eingerichtet oder als geplante Aufgabe ausgeführt. Die Analyse findet extern statt und stört Ihre täglichen Aktivitäten beim Periodenabschluss nicht.

Process Mining ermittelt die Ursachen für Anpassungen, indem es den vorausgehenden Prozess analysiert. Die Analyse zeigt, wo Dateninkonsistenzen entstehen, Freigaben ausbleiben oder Abstimmungen fehlerhaft durchgeführt werden. Wenn Sie diese vorgelagerten Probleme beheben, sinkt der Bedarf an kostspieligen Anpassungen nach der Abstimmung deutlich.

Ja. Sie können Sollprozesse für die Compliance festlegen und visualisieren und sie anschließend automatisch mit der tatsächlichen Prozessausführung vergleichen. Process Mining kennzeichnet Fälle, in denen Schritte übersprungen, nicht genehmigte Abweichungen vorgenommen oder erforderliche Kontrollen nicht eingehalten wurden. So erhalten Sie klare Nachweise für Prüfungen.

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