Mejore su proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación

¿Por qué optimizar el proceso de registro a informe: cierre del periodo y conciliación?

El proceso de registro a informe (R2R), cierre del periodo y conciliación es fundamental para las operaciones financieras, ya que influye directamente en la capacidad de una organización para generar estados financieros precisos y puntuales. Aunque plataformas como Workiva agilizan considerablemente distintos aspectos de los informes financieros y el cumplimiento, el proceso subyacente aún puede presentar ineficiencias, dependencias manuales y cuellos de botella ocultos. Las demoras en el cierre de los periodos o las imprecisiones en las conciliaciones no solo sobrecargan a los equipos de Finanzas, sino que también pueden provocar incumplimientos de los plazos de presentación de informes, riesgos de cumplimiento y falta de confianza en los datos financieros. El coste de un ciclo R2R ineficiente va más allá de la mano de obra y afecta a las decisiones estratégicas y a las relaciones con los inversionistas.

Optimizar el proceso de registro a informe, cierre del periodo y conciliación no consiste simplemente en acelerar las tareas, sino en mejorar la fiabilidad y la integridad de los informes financieros. Para ello, es necesario comprender el flujo real de actividades desde el inicio del cierre del periodo hasta su finalización, incluidos todos los pasos relacionados con la recopilación de datos, la contabilización de transacciones, las periodificaciones, las conciliaciones entre empresas, las conciliaciones de las cuentas del balance y de pérdidas y ganancias, los ajustes y las aprobaciones finales. Al conocer en profundidad estas secuencias complejas, podrá identificar exactamente dónde falla el proceso y aplicar mejoras específicas que aporten beneficios importantes.

Cómo transforma Process Mining las operaciones R2R de Workiva

Process Mining ofrece un enfoque basado en datos para analizar y comprender cómo se ejecuta realmente en Workiva el proceso de registro a informe, cierre del periodo y conciliación. En lugar de depender de testimonios aislados o mapas de procesos estáticos, Process Mining utiliza los registros de eventos de su entorno Workiva y de los sistemas integrados para reconstruir el recorrido completo del cierre de cada periodo financiero. Esta perspectiva integral ofrece una visibilidad excepcional de todo el ciclo de vida, desde el inicio del cierre del periodo hasta la aprobación de los estados financieros y la finalización del periodo.

Al hacer un seguimiento de las actividades de cada periodo financiero, que sirve como identificador del caso, Process Mining puede localizar áreas concretas de demora. Permite analizar los tiempos de ciclo reales de actividades críticas, como 'Balance Sheet Account Reconciliation Started' o 'Reconciliation Reviewed & Approved'. Puede descubrir con qué frecuencia se repiten ciertas actividades, lo que indica reprocesos, o identificar desviaciones respecto del proceso estandarizado. Por ejemplo, podría descubrir que 'Adjusting Journal Entries Posted' suele ocurrir después de 'Financial Statements Generated', lo que sugiere que convendría intervenir antes. Esta capacidad es fundamental para detectar cuellos de botella en los procesos de conciliación y ajuste, que a menudo retrasan el cierre, y para garantizar que todos los pasos cumplan con los estándares establecidos para los informes financieros.

Principales áreas de mejora que identifica Process Mining

La aplicación de Process Mining al proceso de registro a informe, cierre del periodo y conciliación basado en Workiva permite detectar varias áreas clave con potencial de mejora:

• Agilizar las conciliaciones: Identifique las cuentas, las categorías de conciliación o los departamentos específicos cuyos ciclos de conciliación son más largos. Descubra las causas de las demoras, como la falta de datos de origen, las múltiples rondas de revisión o la entrega tardía de documentos justificativos. Esta información le permite agilizar estos pasos críticos y reducir el tiempo total de ciclo del cierre del periodo.
• Optimizar los asientos de ajuste: Analice el momento, la frecuencia y la naturaleza de los asientos de ajuste. Process Mining puede revelar si los ajustes se realizan demasiado tarde en el ciclo y provocan reprocesos, o si ciertos tipos de ajustes presentan problemas de forma recurrente. Esto permite una gestión proactiva y, posiblemente, una intervención más temprana.
• Agilizar los ciclos de revisión y aprobación: Localice cuellos de botella en las etapas de revisión y aprobación de conciliaciones y estados financieros. Comprenda por qué algunas revisiones tardan más o implican a más personas de las necesarias para optimizar los flujos de trabajo y reducir los tiempos de ciclo de aprobación.
• Mejorar el cumplimiento y la preparación para auditorías: Al visualizar el flujo real del proceso, puede verificar el cumplimiento de los controles internos y los requisitos normativos. Identifique los casos en que se omiten actividades o se realizan fuera de secuencia, señale posibles riesgos de cumplimiento y refuerce el registro de auditoría.

Resultados esperados y beneficios medibles

Al utilizar Process Mining para optimizar en Workiva el proceso de registro a informe, cierre del periodo y conciliación, puede obtener beneficios concretos:

• Reducir el tiempo de ciclo del cierre financiero: Acorte considerablemente el tiempo necesario para completar cada cierre financiero, genere los estados financieros con mayor rapidez y mejore la capacidad de respuesta.
• Mejorar la precisión y la fiabilidad: Reduzca los errores y la necesidad de realizar ajustes posteriores al cierre al identificar y abordar antes las causas de las imprecisiones, lo que dará lugar a informes financieros más fiables.
• Asignar mejor los recursos: Comprenda con claridad dónde se utilizan los recursos de forma ineficiente para distribuir mejor el personal y optimizar la carga de trabajo entre departamentos.
• Reforzar el cumplimiento: Garantice el cumplimiento constante de las políticas internas y las normativas externas, reduzca los riesgos de incumplimiento y refuerce la defensa ante auditorías.
• Aumentar la visibilidad y el control: Obtenga una transparencia excepcional de todo el proceso de registro a informe para gestionar de forma proactiva y mejorar continuamente los procesos.

Cómo comenzar a optimizar el cierre del periodo del proceso de registro a informe

Adopte un enfoque basado en datos para transformar el proceso de registro a informe, cierre del periodo y conciliación. Al analizar el flujo completo de actividades en Workiva, podrá detectar ineficiencias ocultas, eliminar cuellos de botella y mejorar considerablemente el tiempo de ciclo y la precisión de los informes financieros. Comience hoy a avanzar hacia un cierre financiero más eficiente, conforme y transparente.