Mejore su proceso Record to Report: cierre del periodo y conciliación
Optimice Record to Report en Workiva para lograr un cierre del periodo más rápido
Las ineficiencias del proceso pueden obstaculizar su ciclo de informes financieros y provocar retrasos y problemas de precisión. Nuestra plataforma le ayuda a localizar cuellos de botella en sus operaciones. Identifique fácilmente las áreas en las que puede agilizar los procesos de conciliación y acelerar el cierre del periodo para lograr una mayor eficiencia y cumplimiento.
Descargue nuestro Template de datos preconfigurado y aborde los desafíos habituales para alcanzar sus objetivos de eficiencia. Siga nuestro plan de mejora de seis pasos y consulte la guía del Template de datos para transformar sus operaciones.
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¿Por qué optimizar Record to Report: cierre de período y conciliación?
El proceso de Record to Report, R2R, cierre de período y conciliación es un pilar de las operaciones financieras, ya que afecta directamente a la capacidad de una organización para generar estados financieros precisos y puntuales. Aunque plataformas como Workiva agilizan considerablemente distintos aspectos de los informes financieros y el cumplimiento, el proceso subyacente aún puede contener ineficiencias, dependencias manuales y cuellos de botella ocultos. Los retrasos en el cierre de períodos o las imprecisiones en las conciliaciones no solo sobrecargan a los equipos financieros, sino que también pueden provocar incumplimientos de plazos de información, riesgos de cumplimiento y falta de confianza en los datos financieros. El coste de un ciclo R2R ineficiente va más allá de la mano de obra: también afecta a la toma de decisiones estratégicas y a las relaciones con los inversores.
Optimizar Record to Report: cierre de período y conciliación no consiste simplemente en acelerar las tareas, sino en mejorar la fiabilidad y la integridad de los informes financieros. Para ello, es necesario comprender el flujo real de las actividades desde el inicio del cierre de período hasta su finalización, incluidos todos los pasos relacionados con la recopilación de datos, la contabilización de transacciones, las periodificaciones, las conciliaciones intercompañía, las conciliaciones de cuentas de balance y de pérdidas y ganancias, los ajustes y las aprobaciones finales. Al obtener una visión profunda de estas secuencias complejas, puede identificar con precisión dónde falla el proceso y aplicar mejoras específicas que generen beneficios significativos.
Cómo Process Mining transforma las operaciones R2R en Workiva
Process Mining ofrece un enfoque potente y basado en datos para desglosar y comprender la ejecución real de su proceso de Record to Report: cierre de período y conciliación en Workiva. En lugar de depender de evidencias anecdóticas o mapas de procesos estáticos, Process Mining utiliza registros de eventos de su entorno Workiva y de los sistemas integrados para reconstruir el recorrido completo del cierre de cada período financiero. Esta visión integral proporciona una visibilidad excepcional de todo el ciclo de vida, desde el momento en que se inicia el cierre de período hasta que se aprueban los estados financieros y se completa el período.
Al realizar un seguimiento de las actividades de cada período financiero, que actúa como identificador del caso, Process Mining puede localizar áreas concretas de retraso. Permite analizar los tiempos de ciclo reales de actividades críticas como 'Conciliación de cuenta de balance iniciada' o 'Conciliación revisada y aprobada'. Puede descubrir con qué frecuencia se repiten determinadas actividades, lo que indica reprocesos, o identificar desviaciones respecto al proceso estandarizado. Por ejemplo, podría descubrir que 'Asientos contables de ajuste contabilizados' ocurre con frecuencia después de 'Estados financieros generados', lo que sugiere la necesidad de intervenir antes. Esta capacidad es fundamental para identificar cuellos de botella en los procesos de conciliación y ajuste, que a menudo impiden un cierre rápido, y para garantizar que todos los pasos cumplan las normas establecidas de información financiera.
Principales áreas de mejora identificadas mediante Process Mining
La aplicación de Process Mining al proceso de Record to Report: cierre de período y conciliación basado en Workiva pone de relieve varias áreas clave con un gran potencial de mejora:
- Acelerar la conciliación: Identifique las cuentas, categorías de conciliación o departamentos concretos que presentan los ciclos de conciliación más largos. Descubra las causas raíz de los retrasos, como datos de origen ausentes, varias iteraciones de revisión o el envío tardío de documentos justificativos. Esta información le permite agilizar estos pasos críticos y reducir el tiempo total del ciclo de cierre de período.
- Optimizar los asientos contables de ajuste: Analice el momento, la frecuencia y la naturaleza de los asientos contables de ajuste. Process Mining puede revelar si los ajustes se realizan demasiado tarde en el ciclo, lo que provoca reprocesos, o si determinados tipos de ajuste generan problemas de forma sistemática. Esto permite una gestión proactiva y, potencialmente, una intervención más temprana.
- Agilizar los ciclos de revisión y aprobación: Localice los cuellos de botella en las fases de revisión y aprobación de conciliaciones y estados financieros. Comprenda por qué determinadas revisiones tardan más o implican a más partes interesadas de las necesarias para optimizar los workflows y reducir los tiempos de ciclo de aprobación.
- Mejorar el cumplimiento y la preparación para auditorías: Al visualizar el flujo real del proceso, puede verificar el cumplimiento de los controles internos y los requisitos normativos. Identifique los casos en que se omiten actividades o se ejecutan fuera de secuencia, señale posibles riesgos de cumplimiento y refuerce su pista de auditoría.
Resultados esperados y beneficios cuantificables
Al utilizar Process Mining para optimizar Record to Report: cierre de período y conciliación en Workiva, puede esperar una serie de beneficios tangibles:
- Reducir el tiempo del ciclo de cierre financiero: Acorte significativamente el tiempo necesario para completar cada cierre financiero, acelere la generación de estados financieros y mejore la capacidad de respuesta.
- Mejorar la precisión y la fiabilidad: Minimice los errores y la necesidad de ajustes posteriores al cierre identificando y abordando antes las causas raíz de las imprecisiones, lo que dará lugar a informes financieros más fiables.
- Optimizar la asignación de recursos: Obtenga una visión clara de dónde se consumen los recursos de forma ineficiente para asignar mejor al personal y optimizar la carga de trabajo entre departamentos.
- Reforzar el cumplimiento: Garantice el cumplimiento constante de las políticas internas y las normativas externas, reduzca el riesgo de incumplimiento y proporcione una defensa más sólida ante las auditorías.
- Aumentar la visibilidad y el control: Obtenga una transparencia excepcional sobre todo su proceso de Record to Report, lo que permitirá una gestión proactiva y esfuerzos continuos de mejora del proceso.
Cómo empezar a optimizar el cierre de período de Record to Report
Adopte un enfoque basado en datos para transformar su proceso de Record to Report: cierre de período y conciliación. Al analizar el flujo completo de actividades en Workiva, puede identificar ineficiencias ocultas, eliminar cuellos de botella y mejorar significativamente el tiempo de ciclo y la precisión de sus informes financieros. Comience hoy su camino hacia un cierre financiero más eficiente, conforme y transparente.
La ruta de mejora en 6 pasos para Record to Report: cierre de periodo y conciliación
Descargue el Template
Qué hacer
Obtenga el Template de Excel preconfigurado para su proceso de Record to Report. Este Template garantiza que los datos de Workiva estén estructurados correctamente para un análisis y un mapeo óptimos.
Por qué es importante
Utilizar desde el principio la estructura de datos adecuada es fundamental para realizar un mapeo preciso del proceso e identificar conclusiones relevantes en sus actividades de cierre de periodo.
Resultado esperado
Un Template de Excel estandarizado, listo para completar con sus datos R2R de Workiva.
Exporte sus datos de Workiva
Qué hacer
Extraiga directamente de su plataforma Workiva entre 3 y 6 meses de datos históricos de cierre de periodo y conciliación. Complete el Template descargado con estos datos operativos reales.
Por qué es importante
Los datos históricos ofrecen una visión completa del rendimiento pasado y revelan cuellos de botella recurrentes y desafíos de cumplimiento en su ciclo de Record to Report.
Resultado esperado
Un Template de Excel completado con sus datos históricos de cierre de periodo de Workiva.
Cargue su conjunto de datos
Qué hacer
Cargue de forma segura en ProcessMind su Template de datos de Workiva completado. Nuestra plataforma procesa y prepara automáticamente sus datos para un análisis detallado.
Por qué es importante
Una carga rápida y segura activa el motor de Process Mining, que transforma los datos sin procesar en flujos de proceso visuales y útiles para la acción, sin intervención manual.
Resultado esperado
Sus datos de Record to Report de Workiva se han cargado de forma segura y están listos para el análisis automatizado.
Analice su proceso R2R
Qué hacer
Explore los Dashboards generados automáticamente y las conclusiones detalladas específicas de su proceso de cierre de periodo y conciliación en Workiva. Aproveche las recomendaciones basadas en IA para optimizarlo.
Por qué es importante
Visualizar el flujo de su proceso revela retrasos ocultos, riesgos de cumplimiento y áreas ineficientes, lo que permite tomar decisiones basadas en datos para agilizar las operaciones.
Resultado esperado
Una comprensión clara de los cuellos de botella, los tiempos de ciclo y las recomendaciones de mejora basadas en IA de su proceso R2R.
Implemente mejoras en R2R
Qué hacer
Priorice e implemente las oportunidades de optimización identificadas en su Workflow de cierre de periodo y conciliación de Workiva. Tome medidas concretas basadas en las conclusiones del proceso.
Por qué es importante
Actuar a partir de las conclusiones se traduce directamente en mejoras tangibles, como ciclos de cierre de periodo más rápidos, menos trabajo manual y mayor precisión de los datos en Workiva.
Resultado esperado
Cambios útiles para la acción aplicados a su proceso de cierre de periodo y conciliación de Workiva.
Supervise el progreso de R2R
Qué hacer
Vuelva a cargar periódicamente los datos actualizados de Workiva en ProcessMind para hacer un seguimiento continuo del impacto de sus mejoras y medir los cambios en los KPI a lo largo del tiempo.
Por qué es importante
La supervisión continua garantiza mejoras de eficiencia sostenidas y permite realizar ajustes oportunos para mantener un rendimiento óptimo en sus procesos de información financiera.
Resultado esperado
Visibilidad continua del rendimiento del proceso R2R y mejoras medibles en los KPI clave de información financiera.
LO QUE OBTENDRÁ
Acelere el cierre del periodo y la conciliación en Workiva
- Localice cuellos de botella y retrasos en R2R
- Agilice los pasos de conciliación en Workiva
- Acelere los tiempos de ciclo del cierre del periodo
- Garantice el cumplimiento de los informes financieros
RESULTADOS HABITUALES
Alcanzar la excelencia en Record to Report con Workiva
Estos resultados muestran los beneficios tangibles que las organizaciones pueden obtener al aplicar Process Mining a sus procesos Record to Report, Period Close & Reconciliation. Al aprovechar los datos de Workiva, estas mejoras se logran identificando cuellos de botella y optimizando los Workflow para aumentar la eficiencia del cierre financiero.
Reducción del tiempo de ciclo de principio a fin
Las organizaciones suelen reducir el tiempo total necesario para completar el proceso de cierre del periodo, lo que permite elaborar informes y análisis financieros más oportunos.
Menor tasa de ajustes posteriores a la conciliación
Al mejorar la calidad de las conciliaciones y la coherencia de los datos, las empresas reducen considerablemente el número de ajustes manuales necesarios después del cierre inicial y mejoran la precisión.
Menos variantes del proceso entre entidades
El Process Mining ayuda a identificar y eliminar las desviaciones no estándar del proceso de cierre, lo que aumenta la coherencia y facilita la ampliación del proceso en toda la organización.
Aumento de los periodos que cumplen los plazos
Las organizaciones mejoran su capacidad para completar el cierre financiero en la fecha prevista, garantizando el cumplimiento normativo y una comunicación oportuna con las partes interesadas.
Menor tiempo para las aprobaciones críticas
Se identifican y resuelven los cuellos de botella en las etapas de revisión y aprobación de los estados financieros y las conciliaciones, lo que acelera considerablemente la aprobación final.
Distribución más equitativa de las tareas
La información sobre las variaciones en el volumen de actividades por usuario permite asignar mejor los recursos, reducir los cuellos de botella causados por una distribución desigual de la carga de trabajo y mejorar la satisfacción del personal.
Los resultados pueden variar según la complejidad específica de sus procesos y la calidad de sus datos. Las cifras que se presentan aquí representan mejoras habituales observadas en distintas implementaciones.
Datos recomendados
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
El Process Mining analiza los datos reales de ejecución de su proceso para visualizar cuellos de botella, identificar las causas raíz de los retrasos y detectar desviaciones de los procedimientos estándar. Proporciona una visión objetiva y basada en datos de su cierre de periodo, destacando áreas de mejora de la eficiencia y el cumplimiento.
Al incorporar datos del Registro de eventos de Workiva, el Process Mining reconstruye la secuencia completa de actividades de cada periodo financiero. Después visualiza el flujo y muestra dónde las tareas tardan más de lo previsto, dónde se produce retrabajo y qué pasos contribuyen más a prolongar los tiempos de ciclo. Esto ayuda a localizar las áreas exactas que provocan retrasos.
Para realizar Process Mining en Record to Report, normalmente se necesitan Registros de eventos que contengan un identificador de caso, el nombre de la actividad y una marca de tiempo. En Workiva, esto implica extraer datos relacionados con las acciones del periodo financiero, los estados de conciliación, la finalización de tareas y las interacciones de los usuarios. Atributos adicionales, como el usuario, el centro de coste o el ID del documento, pueden enriquecer el análisis.
Puede acelerar el tiempo de ciclo del cierre de periodo, agilizar los Workflows de conciliación y reducir considerablemente los ajustes posteriores a la conciliación. El Process Mining también ayuda a estandarizar los procesos de cierre entre entidades y mejorar el cumplimiento. En última instancia, permite generar estados financieros con mayor rapidez y precisión.
El inicio suele incluir una fase inicial de extracción y conexión de datos, que puede tardar unas semanas según la disponibilidad y la complejidad de los datos. Una vez cargados, las primeras conclusiones y visualizaciones del proceso pueden generarse rápidamente, a menudo en cuestión de días. El análisis más profundo y las recomendaciones útiles para la acción suelen llegar en un plazo de 1 a 2 meses.
Sí. El Process Mining es muy eficaz para revelar variaciones entre los procesos de distintas unidades organizativas. Al comparar las rutas de ejecución de actividades similares entre entidades, muestra dónde falta estandarización y dónde pueden aplicarse las mejores prácticas. Esto ayuda a garantizar procedimientos de cierre coherentes y eficientes en toda la empresa.
El principal requisito técnico es poder extraer datos históricos del Registro de eventos de Workiva en un formato estructurado, como CSV o tablas de base de datos. Estos datos suelen incluir las marcas de tiempo de cada actividad, un identificador único para cada periodo financiero y el nombre de la actividad. Los métodos de integración suelen incluir conexiones mediante API, exportaciones directas de bases de datos o cargas de archivos planos.
El Process Mining es una técnica de análisis no invasiva que utiliza datos históricos existentes. No interfiere con su sistema Workiva activo ni con las operaciones en curso. La extracción de datos suele ser una configuración única o una tarea programada, y el análisis se realiza externamente para garantizar que no se interrumpan sus actividades diarias de cierre de periodo.
El Process Mining identifica las causas raíz de los ajustes mediante el análisis del proceso que los precede. Puede mostrar dónde se originan las incoherencias de datos, dónde se omiten aprobaciones o dónde se realizan incorrectamente las conciliaciones. Al abordar estos problemas previos, se reduce considerablemente la necesidad de realizar costosos ajustes posteriores a la conciliación.
Por supuesto. El Process Mining permite definir y visualizar sus rutas ideales de cumplimiento y compararlas automáticamente con las ejecuciones reales del proceso. Puede señalar rápidamente los casos en los que se omitieron pasos, se produjeron desviaciones sin aprobación o no se cumplieron los controles requeridos, proporcionando pruebas claras para las auditorías.
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