> Perbaikan proses berkelanjutan > Record to Report, Penutupan Periode & Rekonsiliasi > Workiva

Tingkatkan proses Record to Report, penutupan periode dan rekonsiliasi

Panduan 6 langkah untuk mengoptimalkan proses Record to Report di Workiva.
Tingkatkan proses Record to Report, penutupan periode dan rekonsiliasi
Record to Report, Penutupan Periode & Rekonsiliasi
Workiva

Pilih proses

Pilih proses untuk melanjutkan pekerjaan di ruang kerja yang terhubung.

Proses yang tersedia
Proses umum 1 Dari prospek hingga pembayaran 7 Layanan pelanggan 7 Manajemen gudang 6 Manajemen kualitas 6 Manajemen Siklus Pendapatan 6 Order to Cash - Pemrosesan pesanan penjualan 8 Order to Cash, penagihan dan faktur 8 Orientasi karyawan 6 Orientasi pelanggan KYC 6 Pembelian hingga pembayaran, pesanan pembelian 8 Pemeliharaan aset 6 Pemrosesan faktur utang usaha 7 Pemrosesan invoice dari pengadaan hingga pembayaran 8 Pemrosesan pembayaran 7 Pemrosesan pembayaran utang usaha 7 Pemrosesan penggajian 7 Pemrosesan retur dan pengembalian dana 7 Penanganan klaim 6 Pengajuan pinjaman 6 Pengelolaan insiden 6 Pengelolaan kontrak 6 Pengelolaan kredit dan penagihan 7 Pengelolaan masalah 6 Pengelolaan pengeluaran 6 Pengelolaan Permintaan Layanan 7 Pengelolaan persediaan 7 Pengelolaan perubahan 6 Pengelolaan rantai pasok 7 Pengelolaan transportasi 6 Perencanaan produksi 6 Perjalanan pasien 6 Piutang Usaha 7 Purchase to Pay - Permintaan pembelian 8 Record to Report - Jurnal 7 Record to Report, penutupan periode, dan rekonsiliasi 7 Rekrutmen dan akuisisi talenta 6 Rekrutmen hingga pensiun, manajemen posisi 4 Siklus hidup pengembangan perangkat lunak 6 Siklus karyawan dari perekrutan hingga pensiun 8
Sistem yang tersedia
Tantangan(12)Target(11)6 langkahPratinjauHasilDataFAQ(5)

Optimalkan Record to Report di Workiva agar Penutupan Periode Lebih Cepat

Ketidakefisienan proses dapat menghambat siklus pelaporan keuangan, menyebabkan keterlambatan dan masalah akurasi. Platform kami membantu Anda menemukan hambatan dalam operasional. Temukan area yang dapat menyederhanakan proses rekonsiliasi dan mempercepat penutupan periode agar lebih efisien dan patuh.

Unduh templat data yang telah disiapkan dan atasi tantangan umum untuk mencapai target efisiensi Anda. Ikuti rencana perbaikan enam langkah dan lihat Panduan Templat Data untuk meningkatkan operasional Anda.

Tampilkan deskripsi lengkap

Mengapa mengoptimalkan proses Record to Report, Penutupan Periode & Rekonsiliasi?

Proses Record to Report (R2R), Penutupan Periode dan Rekonsiliasi menjadi bagian penting dalam operasional keuangan. Proses ini berpengaruh langsung pada kemampuan organisasi menyusun laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. Platform seperti Workiva dapat menyederhanakan berbagai aspek pelaporan keuangan dan kepatuhan. Namun, proses yang mendasarinya masih bisa mengandung inefisiensi, ketergantungan pada pekerjaan manual, dan hambatan tersembunyi. Keterlambatan penutupan periode atau rekonsiliasi yang tidak akurat membebani tim keuangan. Dampaknya juga bisa berupa tenggat pelaporan yang terlewat, risiko kepatuhan, dan berkurangnya kepercayaan terhadap data keuangan. Siklus R2R yang tidak efisien bukan hanya menambah biaya tenaga kerja, tetapi juga memengaruhi keputusan strategis dan hubungan dengan investor.

Mengoptimalkan Record to Report, Penutupan Periode dan Rekonsiliasi bukan sekadar mempercepat proses. Tujuannya juga meningkatkan keandalan dan integritas pelaporan keuangan. Untuk itu, Anda perlu memahami alur aktivitas yang sebenarnya, sejak penutupan periode dimulai hingga selesai. Ini mencakup pengumpulan data, pembukuan transaksi, akrual, rekonsiliasi antarperusahaan, rekonsiliasi neraca dan laporan laba rugi, penyesuaian, serta persetujuan akhir. Dengan memahami urutan aktivitas ini secara terperinci, Anda dapat menemukan titik masalah dan menerapkan perbaikan yang tepat untuk memperoleh hasil nyata.

Cara process mining mengubah operasional R2R Workiva

Process mining membantu Anda mengurai dan memahami pelaksanaan proses Record to Report, Penutupan Periode dan Rekonsiliasi yang sebenarnya di Workiva dengan menggunakan data. Alih-alih mengandalkan cerita dari pengguna atau peta proses statis, process mining menggunakan log peristiwa dari lingkungan Workiva dan sistem terintegrasi untuk menyusun kembali perjalanan penutupan setiap periode keuangan. Tampilan menyeluruh ini memperlihatkan seluruh siklus, sejak penutupan periode dimulai hingga laporan keuangan disetujui dan periode dinyatakan selesai.

Dengan melacak aktivitas untuk setiap periode keuangan yang berfungsi sebagai ID kasus, process mining dapat menunjukkan titik keterlambatan secara spesifik. Anda dapat menganalisis waktu siklus aktual untuk aktivitas penting, seperti 'Rekonsiliasi Akun Neraca Dimulai' atau 'Rekonsiliasi Ditinjau & Disetujui'. Anda juga dapat melihat seberapa sering aktivitas diulang, yang bisa menandakan pengerjaan ulang, atau menemukan penyimpangan dari proses standar. Misalnya, Anda mungkin mendapati bahwa 'Entri Jurnal Penyesuaian Dibukukan' sering terjadi setelah 'Laporan Keuangan Dibuat'. Ini dapat menunjukkan perlunya tindakan lebih awal. Kemampuan ini membantu menemukan hambatan dalam proses rekonsiliasi dan penyesuaian yang kerap memperlambat penutupan, serta memastikan setiap langkah mematuhi standar pelaporan keuangan yang berlaku.

Area utama untuk perbaikan melalui process mining

Penerapan process mining pada proses Record to Report, Penutupan Periode dan Rekonsiliasi yang didukung Workiva dapat menunjukkan beberapa area utama yang perlu diperbaiki:

  • Mempercepat rekonsiliasi: Temukan akun, kategori rekonsiliasi, atau departemen tertentu yang memiliki siklus rekonsiliasi paling lama. Cari penyebab keterlambatan, seperti data sumber yang belum tersedia, peninjauan berulang, atau dokumen pendukung yang terlambat diserahkan. Temuan ini membantu menyederhanakan langkah penting dan memangkas waktu siklus penutupan periode secara keseluruhan.
  • Mengoptimalkan entri jurnal penyesuaian: Analisis waktu, frekuensi, dan jenis entri jurnal penyesuaian. Process mining dapat menunjukkan apakah penyesuaian dilakukan terlalu lambat sehingga memicu pengerjaan ulang, atau apakah jenis penyesuaian tertentu kerap bermasalah. Dengan begitu, Anda dapat mengelolanya lebih awal dan mengambil tindakan sebelum terlambat.
  • Menyederhanakan siklus peninjauan dan persetujuan: Temukan hambatan dalam tahap peninjauan dan persetujuan rekonsiliasi serta laporan keuangan. Pahami alasan peninjauan tertentu memerlukan waktu lebih lama atau melibatkan lebih banyak pihak dari yang diperlukan. Setelah itu, Anda dapat menyempurnakan workflow dan mempersingkat siklus persetujuan.
  • Memperkuat kepatuhan dan kesiapan audit: Lihat alur proses yang sebenarnya untuk memeriksa kepatuhan terhadap kontrol internal dan persyaratan peraturan. Temukan aktivitas yang dilewati atau dilakukan tidak sesuai urutan, tandai potensi risiko kepatuhan, dan perkuat jejak audit.

Hasil yang diharapkan dan manfaat terukur

Dengan menggunakan process mining untuk mengoptimalkan proses Record to Report, Penutupan Periode dan Rekonsiliasi di Workiva, Anda dapat memperoleh manfaat nyata berikut:

  • Memangkas waktu siklus penutupan keuangan: Persingkat waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap penutupan keuangan. Dengan begitu, laporan keuangan dapat dibuat lebih cepat dan tim dapat merespons dengan lebih sigap.
  • Meningkatkan akurasi dan keandalan: Kurangi kesalahan dan kebutuhan akan penyesuaian setelah penutupan dengan menemukan dan menangani penyebab ketidakakuratan lebih awal. Hasilnya, laporan keuangan menjadi lebih andal.
  • Mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik: Pahami dengan jelas bagian proses yang menggunakan sumber daya secara tidak efisien. Informasi ini membantu Anda mengalokasikan personel dan membagi beban kerja antar departemen dengan lebih baik.
  • Memperkuat kepatuhan: Pastikan kebijakan internal dan peraturan eksternal dipatuhi secara konsisten. Langkah ini mengurangi risiko kepatuhan dan memperkuat kesiapan audit.
  • Meningkatkan visibilitas dan kendali: Dapatkan gambaran yang jelas tentang seluruh proses Record to Report agar Anda dapat mengelolanya secara proaktif dan terus memperbaikinya.

Memulai optimalisasi penutupan periode Record to Report

Gunakan pendekatan berbasis data untuk meningkatkan proses Record to Report, Penutupan Periode dan Rekonsiliasi. Dengan menganalisis seluruh alur aktivitas di Workiva, Anda dapat menemukan inefisiensi tersembunyi, mengatasi hambatan, serta meningkatkan kecepatan dan akurasi pelaporan keuangan. Mulailah meningkatkan efisiensi, kepatuhan, dan transparansi penutupan keuangan Anda hari ini.

Record to Report, Penutupan Periode & Rekonsiliasi Optimalisasi Penutupan Periode Kepatuhan Pelaporan Keuangan Rekonsiliasi Akun Pengelolaan Siklus Keuangan Perbaikan Proses R2R Controller Departemen Keuangan Efisiensi Proses Penutupan R2R Penutupan Akhir Bulan Rekonsiliasi Keuangan Akuntansi

Masalah dan tantangan umum

Tentukan tantangan yang Anda hadapi

Keterlambatan menyelesaikan proses tutup buku berdampak langsung pada ketepatan waktu pelaporan keuangan dan pengambilan keputusan. Siklus yang lebih panjang membuat tenggat terlewat dan proses peninjauan harus dilakukan terburu-buru. Akibatnya, risiko kesalahan meningkat dan kebutuhan sumber daya bertambah.
ProcessMind menganalisis seluruh proses Record to Report - Period Close & Reconciliation untuk menemukan aktivitas atau tahapan tertentu yang menjadi hambatan. ProcessMind mengungkap akar keterlambatan di Workiva sehingga Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran dan mempercepat tutup buku.

Rekonsiliasi yang tidak efisien, terutama untuk akun kompleks atau transaksi antarperusahaan, sangat memperlambat proses Record to Report - Period Close & Reconciliation. Hambatan ini dapat menunda penyusunan neraca saldo dan laporan keuangan, sehingga akurasi dan ketepatan waktu pelaporan ikut terdampak.
ProcessMind memetakan alur kerja rekonsiliasi di Workiva secara terperinci untuk menemukan akun, kategori, atau pengguna tertentu yang berulang kali menyebabkan keterlambatan. Temuan ini membantu menyederhanakan persetujuan rekonsiliasi dan memperlancar proses tutup buku.

Jurnal penyesuaian yang dibukukan terlambat dalam siklus tutup buku dapat mengganggu proses, memicu pengerjaan ulang, dan meningkatkan risiko ketidakakuratan laporan keuangan. Hal ini membuat penggunaan sumber daya kurang efisien dan berpotensi menimbulkan masalah kepatuhan.
ProcessMind melacak waktu dan jumlah jurnal penyesuaian dalam proses Record to Report - Period Close & Reconciliation di Workiva. Anda dapat melihat pola penyesuaian yang terlambat beserta aktivitas sebelumnya, lalu menangani lebih awal masalah yang menjadi penyebab pengerjaan ulang.

Jika proses Record to Report - Period Close & Reconciliation menyimpang dari prosedur operasi standar tanpa persetujuan yang semestinya, hasilnya bisa tidak konsisten, risiko kepatuhan meningkat, dan kesalahan dapat terjadi. Tanpa kendali yang memadai, pelaporan keuangan yang seragam sulit dipastikan.
ProcessMind menampilkan peta visual semua jalur proses yang benar-benar terjadi di Workiva. Peta ini menyoroti penyimpangan dari alur yang diharapkan dan menunjukkan lokasi serta penyebab variasi tanpa persetujuan, sehingga kendali dan kepatuhan dapat ditingkatkan.

Transaksi antarperusahaan yang kompleks sering membuat rekonsiliasi berlangsung lama, terutama jika melibatkan berbagai entitas atau sistem yang memasok data ke Workiva. Inefisiensi ini sangat menunda proses Period Close & Reconciliation dan dapat menyisakan selisih yang belum terselesaikan.
ProcessMind menganalisis seluruh alur kerja rekonsiliasi antarperusahaan untuk menemukan entitas, jenis transaksi, atau tahapan persetujuan tertentu yang menimbulkan hambatan dan keterlambatan. Hasilnya membantu meningkatkan akurasi dan kecepatan pelaporan global.

Dalam proses Record to Report - Period Close & Reconciliation, beban kerja anggota tim atau departemen tertentu bisa jauh lebih besar. Kondisi ini dapat menyebabkan kelelahan, kesalahan, dan keterlambatan. Pembagian yang tidak merata juga menghambat pemanfaatan sumber daya secara efisien dan mengurangi kelancaran tutup buku di Workiva.
ProcessMind memvisualisasikan alokasi sumber daya untuk seluruh aktivitas tutup buku. Anda dapat menemukan individu atau tim yang kelebihan beban, lalu melihat peluang untuk membagi tugas dan menyesuaikan jumlah staf pada periode sibuk agar kelelahan dapat dicegah.

Keterlambatan meninjau dan menyetujui rekonsiliasi, neraca saldo, atau laporan keuangan memperpanjang proses Record to Report - Period Close & Reconciliation. Persetujuan yang lambat bisa disebabkan hambatan pada tahap peninjauan tertentu atau penanggung jawab yang tidak jelas, sehingga persetujuan akhir di Workiva terlambat.
ProcessMind melacak durasi dan serah terima untuk setiap aktivitas peninjauan dan persetujuan. Anda dapat melihat tahapan atau pemberi persetujuan yang menyebabkan keterlambatan, mempercepat finalisasi laporan keuangan, dan mempersingkat waktu siklus.

Masalah kualitas atau kelengkapan data sumber yang dikumpulkan sebelum atau selama Period Close & Reconciliation di Workiva dapat memicu pengerjaan ulang, penyesuaian manual, dan rekonsiliasi yang berkepanjangan. Akurasi laporan keuangan pun terdampak, sementara waktu tambahan diperlukan untuk menyelesaikan selisih.
ProcessMind dapat menunjukkan kapan dan di bagian mana masalah kualitas data muncul dalam proses. Anda dapat melihat aktivitas rekonsiliasi yang paling terdampak serta penyebab awal ketidakkonsistenan data, sehingga pekerjaan manual berkurang.

Ketergantungan pada solusi manual untuk menyelesaikan aktivitas dalam proses Record to Report - Period Close & Reconciliation, terutama saat menggunakan Workiva, dapat menimbulkan ketidakkonsistenan, celah audit, dan risiko ketidakpatuhan yang lebih tinggi terhadap peraturan keuangan. Langkah yang tidak terstandar ini juga sulit ditelusuri.
ProcessMind mendeteksi dan menghitung frekuensi intervensi manual atau aktivitas ad hoc tanpa persetujuan secara otomatis. Dengan begitu, risiko kepatuhan yang tersembunyi dan peluang untuk mengotomatiskan atau menstandarkan proses demi tata kelola yang lebih baik dapat terlihat.

Tahap akhir penyusunan dan pembuatan laporan keuangan bisa jadi kurang efisien, terutama jika rekonsiliasi atau penyesuaian sebelumnya terlambat atau tidak akurat. Hal ini langsung memengaruhi kemampuan Anda memenuhi tenggat pelaporan eksternal dan menyajikan informasi tepat waktu.
ProcessMind menganalisis seluruh rangkaian aktivitas sebelum laporan keuangan dibuat di Workiva. Anda dapat menemukan aktivitas sebelumnya yang berulang kali menunda hasil akhir yang penting ini dan memperlancar seluruh proses Period Close & Reconciliation.

Jumlah jurnal penyesuaian yang terus tinggi setelah rekonsiliasi awal menunjukkan adanya masalah mendasar pada akurasi data, pelaksanaan proses, atau pencatatan transaksi awal. Hal ini menambah waktu dan upaya yang diperlukan untuk Record to Report - Period Close & Reconciliation, sekaligus meningkatkan potensi kesalahan.
ProcessMind menghitung jumlah dan waktu penyesuaian di Workiva, lalu mengaitkannya dengan kategori rekonsiliasi tertentu atau masalah data sumber. Dengan begitu, Anda dapat memperbaiki akar masalah lebih awal dan meningkatkan efisiensi.

Jika kode perusahaan atau departemen yang berbeda menjalankan prosedur Record to Report - Period Close & Reconciliation yang beragam, proses menjadi kurang efisien, konsolidasi lebih sulit, dan risiko kepatuhan meningkat. Tanpa standardisasi, praktik terbaik juga sulit diterapkan secara luas.
ProcessMind membandingkan proses tutup buku di berbagai kode perusahaan dan departemen dalam Workiva untuk menunjukkan lokasi dan bentuk perbedaannya. Temuan ini membantu menerapkan praktik terbaik dan standardisasi agar tutup buku lebih efisien dan patuh.

Tujuan umum

Tentukan seperti apa keberhasilan itu

Tujuan ini adalah memangkas waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh aktivitas Record to Report - Period Close and Reconciliation di Workiva. Siklus tutup buku yang lebih cepat memungkinkan pelaporan keuangan dilakukan lebih awal, meningkatkan kelincahan bisnis, dan mengurangi beban tim keuangan. Dengan begitu, tim punya lebih banyak waktu untuk analisis strategis, bukan hanya mengejar pekerjaan operasional.
ProcessMind menemukan aktivitas dan hambatan yang menyebabkan keterlambatan tutup buku. Dengan memvisualisasikan alur proses yang sebenarnya dan waktu siklus setiap langkah, ProcessMind membantu Anda mengetahui waktu tunggu, antrean pekerjaan, dan sumber daya yang kewalahan. Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran untuk memangkas hari atau minggu dari jadwal tutup buku.

Menyederhanakan alur kerja rekonsiliasi berarti mengoptimalkan urutan dan pelaksanaan tugas untuk merekonsiliasi akun selama Record to Report - Period Close. Langkah ini mengurangi keterlambatan dan pengerjaan ulang, serta membantu memastikan akun neraca dan laba rugi direkonsiliasi secara efisien dan akurat di Workiva. Hal ini penting agar laporan keuangan dapat dibuat tepat waktu.
ProcessMind menampilkan seluruh aktivitas rekonsiliasi secara terperinci, termasuk jalur yang benar-benar ditempuh, penyimpangan dari prosedur standar, dan titik hambatan. ProcessMind mengukur dampak langkah manual dan serah terima, sehingga organisasi dapat merancang ulang alur kerja, mengotomatiskan tugas berulang, dan menghapus langkah yang tidak perlu untuk meningkatkan efisiensi rekonsiliasi.

Tujuan ini berfokus pada pengurangan jumlah dan nilai jurnal penyesuaian setelah rekonsiliasi awal selesai, terutama di Workiva. Banyaknya penyesuaian yang terlambat dapat menandakan masalah pada tahap sebelumnya. Akurasi pelaporan terdampak, kebutuhan sumber daya bertambah, dan pengerjaan ulang serta risiko kepatuhan dapat meningkat.
ProcessMind membantu menemukan akar penyebab penyesuaian yang berulang dengan menelusuri aktivitas "Adjusting Journal Entries Posted" ke langkah-langkah sebelumnya. Anda dapat melihat pola, kesalahan umum, serta akun GL atau departemen yang berulang kali memicu penyesuaian. Temuan ini memungkinkan Anda memperbaiki masalah kualitas data atau celah proses sebelum dampaknya meluas.

Standardisasi di seluruh perusahaan memastikan semua entitas menjalankan proses Record to Report - Period Close and Reconciliation yang konsisten dan disetujui di Workiva. Langkah ini mengurangi kesalahan, memperkuat kepatuhan, menyederhanakan audit, dan membuat proses tutup buku lebih mudah diprediksi. Efisiensi dan keterbandingan antarbagian organisasi pun meningkat.
ProcessMind menemukan semua variasi proses yang benar-benar terjadi secara otomatis dan menyoroti penyimpangan dari proses tutup buku yang diharapkan. Anda dapat melihat entitas atau departemen yang paling banyak menyimpang serta mengukur dampaknya terhadap waktu siklus dan biaya. Bukti ini membantu menerapkan praktik terbaik dan menyelaraskan proses.

Tujuan ini adalah meningkatkan kecepatan dan akurasi rekonsiliasi antarperusahaan dalam siklus Record to Report, terutama jika prosesnya dilakukan melalui Workiva. Rekonsiliasi antarperusahaan yang efisien penting untuk menyusun laporan keuangan konsolidasi, mencegah keterlambatan, mengurangi selisih, dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi global.
ProcessMind memetakan jalur rekonsiliasi antarperusahaan yang kompleks dan menemukan pengulangan, intervensi manual, serta keterlambatan yang menghambat efisiensi. Dengan menganalisis alur aktivitas "Intercompany Reconciliation Performed", ProcessMind dapat menemukan masalah pencocokan, ketidakkonsistenan data, atau kendala komunikasi antarentitas. Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran untuk mempercepat bagian proses tutup buku yang kompleks ini.

Beban kerja yang seimbang memastikan tugas dan tanggung jawab selama proses Record to Report - Period Close and Reconciliation dibagi secara adil di antara anggota tim yang menggunakan Workiva. Hal ini mencegah kelelahan, meningkatkan semangat kerja, dan memastikan aktivitas penting tidak tertunda karena keterbatasan sumber daya atau ketergantungan berlebihan pada orang tertentu.
ProcessMind menganalisis penanggung jawab aktivitas dan alokasi sumber daya di seluruh proses tutup buku. ProcessMind menemukan pengguna atau departemen yang terus-menerus kelebihan beban atau tidak banyak bekerja pada tahap tertentu, serta menunjukkan pola pembagian yang tidak merata. Wawasan ini membantu manajer membagi ulang tugas, melatih staf lintas fungsi, atau memperbaiki serah terima agar proses tutup buku lebih efisien dan berkelanjutan.

Tujuan ini adalah mempersingkat durasi peninjauan dan persetujuan rekonsiliasi serta laporan keuangan dalam proses Record to Report di Workiva. Persetujuan yang lebih cepat mempercepat seluruh proses tutup buku, meningkatkan responsivitas, dan mengurangi risiko keterlambatan pada tahap akhir yang dapat memengaruhi tenggat pelaporan dan keputusan bisnis.
ProcessMind memvisualisasikan seluruh aktivitas "Reconciliation Reviewed & Approved", "Financial Statements Reviewed", dan "Financial Statements Approved" untuk menunjukkan dengan tepat lokasi keterlambatan dalam rangkaian persetujuan. ProcessMind dapat menemukan hambatan yang disebabkan pemberi persetujuan tertentu, informasi yang kurang, atau hierarki persetujuan yang rumit. Wawasan berbasis data ini membantu memperlancar seluruh proses peninjauan.

Meningkatkan konsistensi data sumber berarti memastikan data keuangan yang dikumpulkan untuk Record to Report - Period Close seragam, akurat, dan lengkap di semua sistem yang memasok data ke Workiva. Data yang tidak konsisten memicu masalah rekonsiliasi, kesalahan, dan pengerjaan ulang yang signifikan. Akibatnya, siklus tutup buku lebih lama dan keandalan laporan menurun.
Dengan menganalisis aktivitas seperti "Source Data Collected" dan "Transactions Posted", ProcessMind dapat membantu menemukan sumber atau jenis data tertentu yang sering menimbulkan selisih atau memerlukan penyesuaian manual. ProcessMind tidak membersihkan data secara langsung, tetapi menunjukkan bagian proses tempat masalah kualitas data muncul. Anda dapat menggunakan temuan ini untuk memperbaiki input data, integrasi, atau konfigurasi sistem pada tahap sebelumnya.

Tujuannya adalah menghapus solusi manual tanpa persetujuan dan penyimpangan dari proses standar Record to Report - Period Close and Reconciliation di Workiva. Solusi manual sering memicu kesalahan, meningkatkan risiko kepatuhan, mengurangi efisiensi, dan membuat proses tutup buku sulit diprediksi. Kondisi ini juga menyulitkan persiapan audit.
ProcessMind memberikan gambaran lengkap tentang semua aktivitas yang dilakukan dan secara otomatis menemukan langkah manual atau variasi tanpa persetujuan. Dengan memetakan jalur proses yang diharapkan dan membandingkannya dengan semua penyimpangan, ProcessMind mengukur frekuensi serta dampaknya. Organisasi dapat menetapkan solusi manual yang memang diperlukan sebagai prosedur resmi atau menghapus langkah manual yang tidak efisien dan berisiko untuk meningkatkan kepatuhan dan kendali.

Tujuan ini adalah mempercepat penyusunan laporan keuangan final setelah seluruh aktivitas tutup buku, termasuk rekonsiliasi dan penyesuaian, selesai di Workiva. Laporan yang lebih cepat membantu memenuhi tenggat pelaporan regulator, memberi manajemen informasi keuangan terkini, dan mengurangi tekanan akibat tenggat pelaporan yang ketat.
ProcessMind mengisolasi aktivitas sebelum dan termasuk "Financial Statements Generated" serta "Financial Statements Reviewed" untuk menemukan keterlambatan sebelumnya yang berimbas pada tahap pelaporan akhir. ProcessMind membantu menemukan hambatan dalam penggabungan data, pemformatan laporan, atau validasi akhir. Anda dapat melakukan perbaikan yang tepat sasaran pada alur kerja pelaporan Workiva dan proses terkait agar laporan selesai lebih cepat.

Meningkatkan kepatuhan berarti memastikan semua aktivitas Record to Report - Period Close and Reconciliation di Workiva selalu mengikuti persyaratan regulator, kebijakan internal, dan standar akuntansi yang berlaku. Langkah ini mengurangi risiko temuan audit, sanksi keuangan, dan kerusakan reputasi, sekaligus meningkatkan kepercayaan terhadap pelaporan keuangan.
ProcessMind secara otomatis membandingkan pelaksanaan proses tutup buku yang sebenarnya dengan aturan kepatuhan dan model proses yang ditetapkan. ProcessMind menyoroti setiap penyimpangan, langkah tanpa persetujuan, atau titik kendali yang terlewat. Auditor dan manajer keuangan mendapat gambaran yang jelas dan objektif tentang kesenjangan kepatuhan, sehingga penerapan aturan dapat diperketat di setiap periode keuangan.

6 langkah perbaikan untuk Record to Report - Period Close & Reconciliation

1
Unduh templat
2
Ekspor data Workiva Anda
3
Unggah kumpulan data Anda
4
Analisis proses R2R Anda
5
Terapkan perbaikan R2R
6
Pantau perkembangan R2R
1

Unduh templat

Yang perlu dilakukan

Dapatkan templat Excel yang sudah dikonfigurasi untuk proses Record to Report Anda. Templat ini memastikan data Workiva tersusun dengan benar agar analisis dan pemetaan proses berjalan optimal.

Lihat panduan template data Unduh template

Mengapa ini penting

Struktur data yang tepat sejak awal penting untuk memetakan proses secara akurat dan menemukan wawasan yang berguna dari aktivitas tutup buku Anda.

Hasil yang diharapkan

Templat Excel standar yang siap diisi dengan data R2R Workiva Anda.

YANG AKAN ANDA DAPATKAN

Percepat penutupan periode dan rekonsiliasi di Workiva

ProcessMind mengubah data Record to Report Workiva yang rumit menjadi wawasan yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Lihat setiap langkah untuk menemukan ketidakefisienan dan mempercepat siklus pelaporan keuangan.
  • Temukan hambatan dan keterlambatan dalam proses R2R
  • Sederhanakan langkah rekonsiliasi di Workiva
  • Percepat waktu siklus penutupan periode
  • Pastikan kepatuhan pelaporan keuangan
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

HASIL YANG UMUM DICAPAI

Meningkatkan kinerja Record to Report dengan Workiva

Hasil ini menunjukkan manfaat nyata yang dapat diperoleh organisasi dengan menerapkan process mining pada proses Record to Report, Period Close & Reconciliation. Dengan memanfaatkan data Workiva, organisasi dapat menemukan hambatan dan mengoptimalkan alur kerja untuk meningkatkan efisiensi tutup buku keuangan.

0 %
Tutup buku lebih cepat

Pengurangan waktu siklus dari awal hingga akhir

Organisasi biasanya dapat mengurangi total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses tutup buku. Pelaporan dan analisis keuangan pun dapat dilakukan lebih tepat waktu.
0 %
Penyesuaian berkurang

Penurunan tingkat penyesuaian setelah rekonsiliasi

Dengan meningkatkan kualitas rekonsiliasi dan konsistensi data, perusahaan dapat mengurangi secara signifikan jumlah penyesuaian manual setelah tutup buku awal, sekaligus meningkatkan akurasi.
0 %
Proses terstandar

Lebih sedikit variasi proses antarentitas

Process mining membantu menemukan dan menghilangkan penyimpangan dari proses tutup buku standar. Hasilnya, proses menjadi lebih konsisten dan lebih mudah diterapkan di seluruh organisasi.
0 %
Tutup buku tepat waktu

Lebih banyak periode selesai sesuai tenggat

Organisasi dapat meningkatkan kemampuan menyelesaikan tutup buku keuangan sesuai tanggal yang ditetapkan. Dengan begitu, kepatuhan terhadap peraturan terjaga dan pemangku kepentingan mendapat informasi tepat waktu.
0 %
Peninjauan dan persetujuan lebih cepat

Waktu persetujuan penting berkurang

Hambatan pada tahap peninjauan dan persetujuan laporan keuangan serta rekonsiliasi dapat ditemukan dan diatasi. Proses persetujuan akhir pun berlangsung jauh lebih cepat.
0 %
Beban kerja seimbang

Pembagian tugas lebih merata

Wawasan tentang perbedaan volume aktivitas antar pengguna membantu mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik. Hal ini mengurangi hambatan akibat pembagian beban kerja yang tidak merata dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Hasil dapat berbeda, bergantung pada kompleksitas proses dan kualitas data Anda. Angka yang ditampilkan di sini mencerminkan peningkatan yang umum terlihat dalam berbagai penerapan.

Data yang disarankan

Mulai dari atribut dan aktivitas terpenting, lalu tambahkan sesuai kebutuhan.
Baru mengenal log peristiwa? Pelajari cara membuat log peristiwa process mining.

Atribut

Data penting untuk dikumpulkan saat analisis

Pengenal unik untuk siklus pelaporan keuangan tertentu, seperti bulan atau kuartal. Pengenal ini menjadi kasus untuk proses penutupan akhir periode.

Mengapa ini penting

Pengenal kasus utama ini menjadi dasar analisis, sehingga setiap siklus penutupan periode dapat diukur dan dibandingkan dari awal hingga akhir.

Nama tugas atau peristiwa tertentu yang terjadi dalam proses penutupan periode.

Mengapa ini penting

Atribut ini menjadi inti peta proses, sehingga urutan langkah dalam siklus penutupan dapat divisualisasikan dan dianalisis.

Tanggal dan waktu tepat saat aktivitas atau peristiwa tertentu tercatat.

Mengapa ini penting

Informasi ini menunjukkan urutan kronologis peristiwa. Urutan tersebut penting untuk menghitung metrik berbasis waktu, seperti waktu siklus, dan menemukan keterlambatan proses.

ID atau nama pengguna yang melakukan atau ditugaskan untuk aktivitas tersebut.

Mengapa ini penting

Informasi ini memungkinkan analisis distribusi beban kerja, kinerja pengguna, dan alokasi sumber daya, yang penting untuk mengelola efisiensi tim.

Departemen atau tim fungsional yang bertanggung jawab atas aktivitas tersebut.

Mengapa ini penting

Informasi ini memungkinkan analisis proses dikelompokkan berdasarkan area bisnis, sehingga kinerja dapat dibandingkan dan masalah khusus departemen dapat ditemukan.

Pengenal unik untuk badan hukum yang menjalani proses penutupan keuangan.

Mengapa ini penting

Informasi ini memungkinkan perbandingan efisiensi dan kepatuhan proses penutupan di berbagai badan hukum dalam organisasi.

Nomor akun buku besar yang direkonsiliasi atau disesuaikan.

Mengapa ini penting

Informasi ini memberikan gambaran terperinci tentang kinerja rekonsiliasi dan membantu menemukan akun bermasalah yang menyebabkan keterlambatan atau sering memerlukan penyesuaian.

Status terkini rekonsiliasi akun.

Mengapa ini penting

Informasi ini memungkinkan pemantauan kemajuan rekonsiliasi secara langsung dan membantu menemukan serta menangani item yang terhenti agar proses penutupan tetap sesuai jadwal.

Kategori atau jenis akun yang direkonsiliasi, seperti rekening bank atau antarperusahaan.

Mengapa ini penting

Informasi ini memungkinkan kinerja rekonsiliasi untuk berbagai jenis akun dikelompokkan dan dibandingkan, sehingga hambatan khusus kategori dapat ditemukan.

Aktivitas

Langkah proses yang perlu dilacak dan dioptimalkan

Aktivitas ini menandai dimulainya proses tutup buku keuangan secara resmi untuk periode tertentu. Biasanya, proses dimulai saat pengguna membuat atau memulai daftar periksa atau alur kerja tutup buku di Workiva.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa awal utama untuk keseluruhan proses. Peristiwa ini memungkinkan pengukuran akurat atas waktu siklus Period Close dari awal hingga akhir dan menunjukkan kapan proses resmi dimulai.

Tonggak penting saat manajer atau peninjau secara resmi menyetujui rekonsiliasi yang telah disiapkan dan memastikan keakuratannya. Biasanya, aktivitas ini tercatat saat status tugas berubah menjadi 'Disetujui' atau 'Selesai'.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk menghitung Rata-rata Waktu Siklus Rekonsiliasi dan Rata-rata Waktu Siklus Peninjauan dan Persetujuan. Aktivitas ini menandai selesainya pemeriksaan kualitas dalam proses.

Menandai pembuatan dan pembukuan jurnal koreksi berdasarkan temuan selama proses rekonsiliasi. Workiva dapat melacak jurnal dan statusnya.

Mengapa ini penting

Aktivitas ini penting untuk KPI Tingkat Penyesuaian Setelah Rekonsiliasi. Banyaknya penyesuaian setelah rekonsiliasi disetujui dapat mengindikasikan masalah pada kualitas data sumber atau pengendalian proses.

Tonggak ini menandai saat saldo percobaan dianggap final dan siap digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Aktivitas ini dapat disimpulkan saat tugas tertentu selesai atau laporan dibuat.

Mengapa ini penting

Tahap ini merupakan prasyarat penting untuk menyusun laporan keuangan. Mengukur waktu sejak tahap ini membantu menganalisis efisiensi tahap akhir pelaporan.

Menandai pembuatan draf laporan keuangan, seperti Neraca, Laporan Laba Rugi, dan Laporan Arus Kas. Aktivitas ini tercatat saat dokumen laporan dibuat di Workiva.

Mengapa ini penting

Waktu aktivitas ini penting untuk KPI Jeda Pembuatan Laporan Keuangan. Aktivitas ini menandai peralihan dari pengumpulan data ke penyusunan laporan final.

Persetujuan akhir laporan keuangan oleh manajemen senior atau komite audit. Ini merupakan persetujuan penting terakhir sebelum periode resmi ditutup.

Mengapa ini penting

Tonggak penting ini menandakan laporan telah difinalisasi. Data ini diperlukan untuk mengukur Rata-rata Waktu Siklus Peninjauan dan Persetujuan laporan.

Aktivitas ini menandai selesainya seluruh proses Pencatatan hingga Pelaporan untuk periode keuangan tersebut. Ini merupakan langkah terakhir dalam alur kerja proses Workiva.

Mengapa ini penting

Ini adalah peristiwa akhir utama dalam proses. Data ini memungkinkan pengukuran yang akurat atas Total Waktu Siklus Penutupan Periode dari Awal hingga Akhir dan Tingkat Penutupan Periode Tepat Waktu.

FAQ

Pertanyaan yang sering diajukan

Process mining menganalisis data pelaksanaan proses yang sebenarnya untuk memvisualisasikan hambatan, menemukan akar penyebab keterlambatan, dan mengungkap penyimpangan dari prosedur standar. Hasilnya, Anda mendapat gambaran objektif berbasis data tentang proses tutup buku, termasuk peluang untuk meningkatkan efisiensi dan kepatuhan.

Dengan mengambil data log peristiwa dari Workiva, process mining merekonstruksi seluruh rangkaian aktivitas untuk setiap periode keuangan. Process mining lalu memvisualisasikan alurnya untuk menunjukkan tugas yang memakan waktu lebih lama dari perkiraan, pengerjaan ulang, dan langkah yang paling memperpanjang waktu siklus. Dengan begitu, Anda dapat menemukan bagian yang tepat sebagai penyebab keterlambatan.

Untuk melakukan process mining pada Record to Report, biasanya Anda memerlukan log peristiwa yang berisi ID kasus, nama aktivitas, dan stempel waktu. Untuk Workiva, data ini mencakup tindakan terkait periode keuangan, status rekonsiliasi, penyelesaian tugas, dan interaksi pengguna. Atribut tambahan seperti pengguna, pusat biaya, atau ID dokumen dapat memperkaya analisis.

Anda dapat mempercepat siklus Period Close, memperlancar alur kerja rekonsiliasi, dan mengurangi penyesuaian setelah rekonsiliasi secara signifikan. Process mining juga membantu menstandarkan proses tutup buku antarentitas dan meningkatkan kepatuhan. Hasil akhirnya, laporan keuangan dapat dibuat lebih cepat dan akurat.

Tahap awal biasanya mencakup ekstraksi data dan penyiapan koneksi, yang dapat memakan waktu beberapa minggu, bergantung pada ketersediaan dan kompleksitas data. Setelah data dimuat, wawasan awal dan visualisasi proses dapat dibuat dengan cepat, sering kali dalam hitungan hari. Analisis lebih mendalam dan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti biasanya menyusul dalam 1-2 bulan.

Ya. Process mining efektif untuk mengungkap variasi proses di berbagai unit organisasi. Dengan membandingkan jalur pelaksanaan aktivitas serupa antarentitas, Anda dapat melihat bagian yang belum terstandar dan tempat praktik terbaik dapat diterapkan. Hal ini membantu memastikan prosedur tutup buku yang konsisten dan efisien di seluruh perusahaan.

Persyaratan teknis utamanya adalah kemampuan mengekstrak data log peristiwa historis dari Workiva dalam format terstruktur, seperti CSV atau tabel basis data. Data ini biasanya mencakup stempel waktu setiap aktivitas, ID unik untuk setiap periode keuangan, dan nama aktivitas. Metode integrasi umumnya menggunakan koneksi API, ekspor basis data langsung, atau unggahan file datar.

Process mining adalah teknik analisis non-invasif yang menggunakan data historis yang sudah tersedia. Teknik ini tidak mengganggu sistem Workiva yang sedang digunakan atau operasional yang berjalan. Ekstraksi data biasanya hanya perlu disiapkan sekali atau dijadwalkan, sementara analisis dilakukan secara terpisah. Jadi, aktivitas tutup buku harian Anda tetap berjalan tanpa gangguan.

Process mining menemukan akar penyebab penyesuaian dengan menganalisis proses yang mendahuluinya. Process mining dapat menunjukkan sumber ketidakkonsistenan data, persetujuan yang terlewat, atau rekonsiliasi yang dilakukan secara keliru. Dengan menangani masalah pada tahap sebelumnya, kebutuhan akan penyesuaian setelah rekonsiliasi yang mahal dapat dikurangi secara signifikan.

Tentu. Anda dapat menetapkan dan memvisualisasikan jalur kepatuhan yang diharapkan, lalu membandingkan model tersebut secara otomatis dengan pelaksanaan proses yang sebenarnya. Process mining dapat dengan cepat menandai langkah yang dilewati, penyimpangan tanpa persetujuan, atau kendali wajib yang tidak terpenuhi. Hasilnya menjadi bukti yang jelas untuk keperluan audit.

Optimalkan proses penutupan dan rekonsiliasi Record to Report sekarang

Temukan hambatan, sederhanakan proses, dan pangkas waktu siklus hingga 30%.

Mulai uji coba gratis

Tidak perlu kartu kredit