> Continu verbeteren van processen > Record to Report: periodeafsluiting en afstemming > Workiva

Verbeter Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van Workiva Record to Report.
Verbeter Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie
Record to Report: periodeafsluiting en afstemming
Workiva

Selecteer een proces

Kies een proces om verder te werken in de gekoppelde workspace.

Beschikbare processen
Beschikbare systemen
259 Processen
Uitdagingen (12) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Verbeter Record to Report in Workiva voor een snellere periodeafsluiting

Inefficiënte processen kunnen de financiële rapportagecyclus vertragen en de nauwkeurigheid onder druk zetten. Ons platform laat zien waar bottlenecks in de bedrijfsvoering zitten. Breng eenvoudig in kaart waar reconciliatieprocessen efficiënter kunnen en verkort de periodeafsluiting, met meer efficiëntie en compliance als resultaat.

Download onze vooraf ingestelde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntie-doelen te bereiken. Volg ons verbeterplan in zes stappen en raadpleeg de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom Record to Report: periodeafsluiting en afstemming verbeteren?

Record to Report, oftewel R2R, voor periodeafsluiting en afstemming vormt een belangrijk onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. Het heeft direct invloed op het vermogen van een organisatie om tijdige en nauwkeurige financiële overzichten op te stellen. Platforms zoals Workiva maken verschillende onderdelen van financiële rapportage en compliance een stuk efficiënter. Toch kunnen in het onderliggende proces inefficiënties, handmatige afhankelijkheden en verborgen bottlenecks blijven bestaan. Vertragingen bij het afsluiten van perioden of onnauwkeurigheden in afstemmingen zetten financiële teams onder druk. Ze kunnen ook leiden tot gemiste rapportagedeadlines, compliancerisico’s en minder vertrouwen in financiële data. De gevolgen van een inefficiënte R2R-cyclus beperken zich niet tot extra werkuren, maar raken ook strategische besluitvorming en de relatie met investeerders.

Record to Report voor periodeafsluiting en afstemming verbeteren gaat niet alleen om sneller werken. Het gaat ook om betrouwbare financiële rapportage. Daarvoor moet je begrijpen hoe activiteiten werkelijk verlopen, vanaf de start van een periodeafsluiting tot de afronding ervan. Denk aan dataverzameling, het boeken van transacties en overlopende posten, intercompany-afstemmingen, afstemmingen van de balans en winst-en-verliesrekening, correcties en de uiteindelijke goedkeuringen. Door deze stappen goed in beeld te brengen, zie je precies waar het proces vastloopt en kun je gerichte verbeteringen doorvoeren.

Hoe process mining de R2R-processen in Workiva in beeld brengt

Process mining biedt een datagedreven manier om te onderzoeken hoe Record to Report voor periodeafsluiting en afstemming in Workiva werkelijk verloopt. In plaats van af te gaan op ervaringen van medewerkers of statische procesmodellen, gebruikt process mining event logs uit Workiva en gekoppelde systemen om het volledige verloop van elke financiële periode te reconstrueren. Zo zie je het hele proces, vanaf de start van de periodeafsluiting tot de goedkeuring van de financiële overzichten en de afronding van de periode.

Door activiteiten per financiële periode te volgen, die als case-ID dient, kun je precies zien waar vertraging ontstaat. Analyseer bijvoorbeeld de werkelijke doorlooptijden van belangrijke activiteiten zoals 'Balansrekeningafstemming gestart' of 'Afstemming beoordeeld en goedgekeurd'. Je ziet hoe vaak activiteiten worden herhaald, wat kan wijzen op herstelwerk, en waar het proces afwijkt van de standaard. Zo kan blijken dat 'Correctieboekingen verwerkt' vaak plaatsvindt nadat 'Financiële overzichten gegenereerd' is. Dat kan erop wijzen dat eerder ingrijpen nodig is. Zo spoor je bottlenecks bij afstemmingen en correcties op, die een snelle afsluiting vaak in de weg staan. Ook controleer je of alle stappen voldoen aan de vastgestelde normen voor financiële rapportage.

Verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Process mining laat verschillende mogelijkheden zien om Record to Report voor periodeafsluiting en afstemming in Workiva te verbeteren:

  • Afstemmingen versnellen: Breng rekeningen, afstemmingscategorieën of afdelingen in kaart waar afstemmingen het langst duren. Zoek naar oorzaken van vertraging, zoals ontbrekende brondata, meerdere beoordelingsrondes of laat ingediende bewijsstukken. Met die informatie kun je deze belangrijke stappen verbeteren en de totale doorlooptijd van de periodeafsluiting verkorten.
  • Correctieboekingen verbeteren: Analyseer wanneer en hoe vaak correctieboekingen plaatsvinden en om welke boekingen het gaat. Process mining kan laten zien of correcties laat in de cyclus worden verwerkt en daardoor herstelwerk veroorzaken, of dat bepaalde soorten correcties steeds problemen opleveren. Zo kun je eerder bijsturen.
  • Beoordelings- en goedkeuringsrondes verbeteren: Spoor bottlenecks op bij de beoordeling en goedkeuring van afstemmingen en financiële overzichten. Onderzoek waarom bepaalde beoordelingen langer duren of meer betrokkenen nodig hebben dan verwacht. Zo kun je workflows verbeteren en de doorlooptijd van goedkeuringen verkorten.
  • Compliance en auditvoorbereiding verbeteren: Met een beeld van het werkelijke procesverloop controleer je of interne controles en wettelijke vereisten worden nageleefd. Spoor overgeslagen activiteiten en afwijkingen van de juiste volgorde op. Zo herken je mogelijke compliancerisico’s en versterk je het auditspoor.

Verwachte resultaten en meetbare voordelen

Met process mining kun je Record to Report voor periodeafsluiting en afstemming in Workiva op verschillende punten verbeteren:

  • Kortere doorlooptijd van de financiële afsluiting: Rond elke financiële afsluiting sneller af, genereer financiële overzichten eerder en reageer sneller op veranderingen.
  • Nauwkeurigere en betrouwbaardere rapportage: Spoor oorzaken van onnauwkeurigheden eerder op en pak ze aan. Zo beperk je fouten en correcties na de afsluiting en worden financiële rapporten betrouwbaarder.
  • Betere inzet van medewerkers en middelen: Zie waar middelen inefficiënt worden ingezet. Zo kun je medewerkers beter verdelen en de werkdruk tussen afdelingen beter afstemmen.
  • Sterkere compliance: Zorg dat interne richtlijnen en externe regelgeving consequent worden nageleefd. Zo beperk je compliancerisico’s en kun je audits beter onderbouwen.
  • Meer inzicht en controle: Krijg een helder beeld van het volledige Record to Report-proces. Zo kun je eerder bijsturen en processen voortdurend verbeteren.

Aan de slag met het verbeteren van de periodeafsluiting

Gebruik data om Record to Report voor periodeafsluiting en afstemming te verbeteren. Door het volledige verloop van activiteiten in Workiva te analyseren, spoor je verborgen inefficiënties en bottlenecks op en verbeter je de doorlooptijd en nauwkeurigheid van de financiële rapportage. Begin vandaag met een efficiëntere, compliant en transparante financiële afsluiting.

Record to Report: periodeafsluiting en afstemming Periodeafsluiting optimaliseren Compliance van financiële rapportage Rekeningafstemming Beheer van de financiële cyclus R2R-proces verbeteren Controller Financiële afdeling Efficiëntie van het afsluitproces R2R Maandafsluiting Financiële afstemming Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bekijk welke uitdagingen voor jou spelen

Vertraging bij het afronden van de periodeafsluiting heeft direct gevolgen voor tijdige financiële rapportage en besluitvorming. Langere cycli leiden tot gemiste deadlines en gehaaste controles, waardoor de kans op fouten toeneemt en meer bronnen nodig zijn.
ProcessMind analyseert het volledige Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie. Zo worden de activiteiten en processtappen zichtbaar die bottlenecks veroorzaken. Ook brengt het de oorzaken van vertragingen in Workiva aan het licht, zodat je gericht kunt optimaliseren en de afsluiting sneller kunt afronden.

Inefficiënte reconciliatie, vooral bij complexe rekeningen of intercompanytransacties, vertraagt het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie aanzienlijk. Deze bottlenecks kunnen de voorbereiding van proefbalansen en financiële overzichten vertragen, wat de nauwkeurigheid en tijdigheid van de rapportage beïnvloedt.
ProcessMind brengt de reconciliatieworkflows in Workiva nauwkeurig in kaart. Je ziet welke rekeningen, categorieën of gebruikers steeds weer voor vertraging zorgen. Zo kun je de goedkeuring van reconciliaties versnellen en de afsluiting efficiënter laten verlopen.

Journaalposten die laat in de financiële afsluitingscyclus worden geboekt, kunnen het proces verstoren. Ze leiden tot herstelwerk en vergroten de kans op onjuistheden in financiële overzichten. Ook worden bronnen minder efficiënt ingezet en kunnen complianceproblemen ontstaan.
ProcessMind volgt wanneer en hoe vaak correctieboekingen voorkomen in het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva. Zo worden patronen van late correcties en de voorafgaande activiteiten zichtbaar. Daarmee kun je de onderliggende oorzaken van herstelwerk proactief aanpakken.

Als het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie zonder de juiste goedkeuring afwijkt van de standaardprocedures, ontstaan inconsistenties, compliancerisico’s en mogelijke fouten. Door dit gebrek aan controle is het lastig om consistente financiële rapportages te waarborgen.
ProcessMind toont alle procespaden die in Workiva daadwerkelijk zijn gevolgd. Je ziet waar ze afwijken van de ideale route en waar en waarom niet-goedgekeurde varianten voorkomen. Zo houd je meer grip op het proces en de compliance.

Complexe intercompanytransacties leiden vaak tot langdurige reconciliaties, vooral wanneer verschillende entiteiten of systemen gegevens aan Workiva leveren. Dit vertraagt het proces voor periodeafsluiting en reconciliatie aanzienlijk en kan ervoor zorgen dat verschillen onopgelost blijven.
ProcessMind analyseert de volledige workflow voor intercompanyreconciliatie. Je ziet welke entiteiten, transactietypen of goedkeuringsstappen voor vertraging zorgen. Zo verbeter je de nauwkeurigheid en snelheid van de wereldwijde rapportage.

Tijdens het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie kunnen sommige teamleden of afdelingen onevenredig veel werk krijgen. Dat kan leiden tot overbelasting, fouten en vertragingen. Een ongelijke verdeling maakt het lastiger om bronnen efficiënt in te zetten en belemmert een vlotte afsluiting in Workiva.
ProcessMind laat zien hoe het werk over alle afsluitingsactiviteiten is verdeeld. Je ziet welke medewerkers of teams overbelast zijn en waar taken en bezetting tijdens drukke periodes beter verdeeld kunnen worden. Zo voorkom je overbelasting.

Vertraging bij het controleren en goedkeuren van reconciliaties, proefbalansen of financiële overzichten verlengt de totale doorlooptijd van het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie. Goedkeuringen kunnen vertraging oplopen door bottlenecks in bepaalde controlestappen of doordat niet duidelijk is wie verantwoordelijk is. Dat belemmert tijdige goedkeuring in Workiva.
ProcessMind volgt de duur en overdrachten van elke controle- en goedkeuringsactiviteit. Zo zie je welke stappen of goedkeurders vertraging veroorzaken. Daarmee kun je financiële overzichten sneller afronden en de doorlooptijden verkorten.

Problemen met de kwaliteit of volledigheid van brondata die vóór of tijdens de periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva wordt verzameld, kunnen leiden tot veel herstelwerk, handmatige correcties en langdurige reconciliaties. Dit beïnvloedt de nauwkeurigheid van financiële rapportages en kost extra tijd om verschillen op te lossen.
ProcessMind laat zien waar en wanneer problemen met datakwaliteit in het proces ontstaan. Je ziet welke reconciliatieactiviteiten er het meest door worden geraakt en wat de oorzaken van inconsistente data zijn. Zo beperk je handmatig werk.

Handmatige workarounds om activiteiten in het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie af te ronden, vooral in Workiva, leiden tot inconsistenties, risico’s bij audits en een grotere kans op niet-naleving van financiële regelgeving. Deze niet-gestandaardiseerde stappen zijn niet goed te volgen.
ProcessMind detecteert en kwantificeert automatisch hoe vaak handmatige ingrepen of niet-goedgekeurde ad-hocactiviteiten voorkomen. Zo worden verborgen compliancerisico’s zichtbaar, net als kansen om stappen te automatiseren of te standaardiseren en de governance te verbeteren.

De laatste stappen voor het opstellen en genereren van financiële overzichten kunnen verrassend inefficiënt verlopen, vooral als eerdere reconciliaties of correcties vertraagd of onjuist waren. Daardoor kunnen externe rapportagedeadlines in gevaar komen en zijn inzichten later beschikbaar.
ProcessMind analyseert de volledige reeks activiteiten die voorafgaat aan het genereren van financiële overzichten in Workiva. Je ziet welke eerdere activiteiten dit belangrijke eindresultaat steeds weer vertragen. Zo kun je het hele proces voor periodeafsluiting en reconciliatie efficiënter maken.

Een aanhoudend hoog aantal correctieboekingen na de eerste reconciliaties wijst op onderliggende problemen met de nauwkeurigheid van data, de uitvoering van het proces of de eerste boeking van transacties. Hierdoor kost het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie meer tijd en werk, en neemt de kans op fouten toe.
ProcessMind kwantificeert het aantal en de timing van correcties in Workiva en koppelt die aan specifieke reconciliatiecategorieën of problemen met brondata. Zo kun je de oorzaken proactief verhelpen en efficiënter werken.

Als verschillende bedrijfscodes of afdelingen uiteenlopende procedures volgen voor het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie, leidt dat tot inefficiëntie, problemen bij consolidatie en grotere compliancerisico’s. Zonder standaardisatie is het lastig om best practices op grotere schaal toe te passen.
ProcessMind vergelijkt de afsluitingsprocessen van verschillende bedrijfscodes en afdelingen in Workiva. Je ziet waar en hoe de processen uiteenlopen. Zo kun je best practices invoeren en processen standaardiseren voor een efficiëntere afsluiting die beter aan de regels voldoet.

Veelvoorkomende doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is erop gericht de totale tijd te verkorten die nodig is om alle activiteiten voor periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva af te ronden. Een kortere afsluitingscyclus zorgt voor eerdere financiële rapportages, maakt de bedrijfsvoering wendbaarder en verlaagt de druk op financiële teams. Daardoor blijft er meer tijd over voor strategische analyses en minder voor de dagelijkse hectiek. ProcessMind laat zien welke activiteiten en bottlenecks de financiële periodeafsluiting vertragen. Door de werkelijke processtroom en doorlooptijden per stap in beeld te brengen, zie je waar werk stilligt, wachtrijen ontstaan en de capaciteit onder druk staat. Zo kun je gericht verbeteringen doorvoeren en dagen of weken van de afsluitingskalender afhalen.

Een efficiëntere reconciliatieworkflow begint met het optimaliseren van de volgorde en uitvoering van taken voor het reconciliëren van rekeningen tijdens de periodeafsluiting. Zo beperk je vertragingen en herstelwerk en zorg je ervoor dat balans- en winst-en-verliesrekeningen in Workiva efficiënt en nauwkeurig worden gereconcilieerd. Dat is belangrijk om financiële overzichten op tijd te genereren. ProcessMind geeft een gedetailleerd beeld van alle reconciliatieactiviteiten. Je ziet welke routes in de praktijk worden gevolgd, waar die afwijken van de standaard en waar de knelpunten zitten. Ook wordt duidelijk hoeveel tijd handmatige stappen en overdrachten kosten. Zo kunnen organisaties workflows aanpassen, terugkerende taken automatiseren en onnodige stappen schrappen.

Dit doel is gericht op het verminderen van het aantal en de omvang van correctieboekingen na de eerste reconciliaties, vooral in Workiva. Veel late correcties wijzen op mogelijke problemen eerder in het proces. Ze beïnvloeden de nauwkeurigheid van rapportages, vragen om extra bronnen en leiden tot herstelwerk en mogelijke compliancerisico’s. ProcessMind helpt de oorzaken van terugkerende correcties te vinden door vanaf de activiteit ‘Correctieboekingen geboekt’ terug te kijken naar eerdere stappen. Je ziet patronen, veelvoorkomende fouten en specifieke grootboekrekeningen of afdelingen die steeds weer correcties veroorzaken. Zo kun je problemen met datakwaliteit of hiaten in het proces aanpakken voordat ze groter worden.

Met standaardisatie in de hele organisatie volgen alle entiteiten hetzelfde goedgekeurde Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva. Dat vermindert fouten, verbetert compliance, vereenvoudigt audits en maakt de afsluiting voorspelbaarder. Ook kunnen resultaten binnen de organisatie beter worden vergeleken. ProcessMind brengt automatisch alle procesvarianten in de praktijk in kaart en toont waar ze afwijken van het beoogde afsluitingsproces. Je ziet welke entiteiten of afdelingen het meest afwijken en wat dat betekent voor doorlooptijd en kosten. Zo heb je de onderbouwing om best practices in te voeren en processen op elkaar af te stemmen.

Dit doel is gericht op een snellere en nauwkeurigere intercompanyreconciliatie binnen de Record to Report-cyclus, vooral wanneer die via Workiva verloopt. Efficiënte intercompanyreconciliatie is belangrijk voor geconsolideerde financiële overzichten. Zo voorkom je vertragingen en verschillen en voldoe je aan internationale boekhoudnormen. ProcessMind brengt de complexe routes van intercompanyreconciliaties in kaart en laat lussen, handmatige ingrepen en vertragingen zien. Door de activiteiten voor ‘Intercompanyreconciliatie uitgevoerd’ te analyseren, kun je specifieke problemen met matching, inconsistente data of gebrekkige communicatie tussen entiteiten opsporen. Zo kun je dit complexe deel van de afsluiting gericht versnellen.

Een evenwichtige werkverdeling zorgt ervoor dat taken en verantwoordelijkheden tijdens het Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie eerlijk worden verdeeld onder teamleden die Workiva gebruiken. Zo voorkom je overbelasting, verbeter je het werkplezier en voorkom je dat belangrijke activiteiten vertraging oplopen doordat de capaciteit tekortschiet of het werk te veel op één persoon leunt. ProcessMind analyseert wie verantwoordelijk is voor activiteiten en hoe bronnen tijdens het hele afsluitingsproces worden ingezet. Je ziet welke gebruikers of afdelingen in bepaalde fases steeds te veel of juist te weinig werk hebben. Met die informatie kunnen managers taken herverdelen, medewerkers op meerdere taken inwerken of overdrachten verbeteren. Zo wordt de afsluiting efficiënter en beter vol te houden.

Dit doel is gericht op het verkorten van de controle- en goedkeuringsactiviteiten voor reconciliaties en financiële overzichten in het Record to Report-proces van Workiva. Snellere goedkeuringen versnellen de hele afsluiting, verbeteren de reactiesnelheid en verkleinen de kans op vertragingen in de laatste fase die rapportagedeadlines en zakelijke beslissingen kunnen beïnvloeden. ProcessMind brengt de activiteiten ‘Reconciliatie gecontroleerd en goedgekeurd’, ‘Financiële overzichten gecontroleerd’ en ‘Financiële overzichten goedgekeurd’ volledig in beeld. Je ziet precies waar de goedkeuringsketen vertraging oploopt. Ook worden bottlenecks zichtbaar die ontstaan door specifieke goedkeurders, ontbrekende informatie of complexe goedkeuringshiërarchieën. Zo kun je de hele controlecyclus op basis van data verbeteren.

Consistente brondata betekent dat financiële data voor de periodeafsluiting in alle systemen die gegevens aan Workiva leveren uniform, nauwkeurig en volledig is. Inconsistente data leidt tot problemen bij reconciliaties, fouten en veel herstelwerk. Dat verlengt de afsluitingscyclus en maakt rapportages minder betrouwbaar. Door activiteiten zoals ‘Brondata verzameld’ en ‘Transacties geboekt’ te analyseren, helpt ProcessMind je specifieke databronnen of datatypen te vinden die vaak tot verschillen of handmatige correcties leiden. ProcessMind schoont de data niet zelf op, maar laat zien waar problemen met datakwaliteit in het proces ontstaan. Zo kun je de invoer, integratie of systeeminstellingen eerder in de keten aanpassen.

Het doel is om niet-goedgekeurde handmatige workarounds en afwijkingen van het standaard Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva te voorkomen. Workarounds kunnen fouten veroorzaken, compliancerisico’s vergroten, de efficiëntie verlagen en de afsluiting onvoorspelbaar maken. Dat bemoeilijkt de voorbereiding op audits. ProcessMind maakt alle uitgevoerde activiteiten inzichtelijk en ontdekt automatisch waar handmatige stappen of niet-goedgekeurde varianten voorkomen. Door de ideale route met alle afwijkingen te vergelijken, zie je hoe vaak ze voorkomen en wat hun impact is. Zo kunnen organisaties noodzakelijke workarounds formaliseren of inefficiënte en risicovolle handmatige stappen schrappen om compliance en controle te verbeteren.

Dit doel is erop gericht financiële overzichten sneller op te stellen nadat alle activiteiten voor de periodeafsluiting, waaronder reconciliaties en correcties, in Workiva zijn afgerond. Snellere rapportages helpen je wettelijke deadlines te halen, geven het management actuele financiële inzichten en verlagen de druk van krappe rapportagetermijnen. ProcessMind brengt de activiteiten vóór en tijdens ‘Financiële overzichten gegenereerd’ en ‘Financiële overzichten gecontroleerd’ afzonderlijk in beeld. Zo zie je welke eerdere vertragingen doorwerken in de laatste rapportagefase. Ook worden bottlenecks zichtbaar bij het samenvoegen van data, de opmaak van rapporten of de laatste controles. Daarmee kun je de rapportageworkflow in Workiva en aanverwante processen gericht verbeteren.

Betere naleving betekent dat alle activiteiten voor periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva voldoen aan de geldende regelgeving, interne beleidsregels en boekhoudnormen. Zo verklein je de kans op auditbevindingen, financiële sancties en reputatieschade en vergroot je het vertrouwen in financiële rapportages. ProcessMind vergelijkt de daadwerkelijke uitvoering van het afsluitingsproces automatisch met vastgestelde complianceregels en ideale procesmodellen. Je ziet elke afwijking, niet-goedgekeurde stap en ontbrekende controle. Zo krijgen auditors en financiële managers een helder, objectief beeld van tekortkomingen en kunnen ze naleving in elke financiële periode beter bewaken.

Het verbetertraject in 6 stappen voor Record to Report: periodeafsluiting en reconciliatie

1

Download de template
2

Exporteer de Workiva-data
3

Upload de dataset
4

Analyseer het R2R-proces
5

Voer verbeteringen door in R2R
6

Volg de voortgang van R2R
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de vooraf geconfigureerde Excel-template voor het Record to Report-proces. De template zorgt ervoor dat Workiva-data goed is gestructureerd voor een nauwkeurige analyse en procesmapping.

Handleiding voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

De juiste datastructuur vanaf het begin is belangrijk om processen nauwkeurig in kaart te brengen en relevante inzichten uit de activiteiten voor periodeafsluiting te halen.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template die klaar is voor de Workiva R2R-data.

DIT LEVERT HET OP

Verkort de periodeafsluiting en verbeter de reconciliatie in Workiva

ProcessMind zet complexe Workiva Record to Report-data om in heldere inzichten waar je mee aan de slag kunt. Breng elke stap in beeld, ontdek inefficiënties en versnel de financiële rapportagecyclus.
  • Breng bottlenecks en vertragingen in R2R in beeld
  • Maak reconciliatiestappen in Workiva efficiënter
  • Verkort de doorlooptijd van de periodeafsluiting
  • Zorg dat de financiële rapportage aan de compliance-eisen voldoet
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

GEBRUIKELIJKE RESULTATEN

Record to Report verbeteren met Workiva

Deze resultaten laten zien welke concrete voordelen organisaties kunnen behalen door process mining toe te passen op hun Record to Report-processen voor periodeafsluiting en reconciliatie. Met data uit Workiva worden bottlenecks opgespoord en workflows verbeterd, zodat de financiële afsluiting efficiënter verloopt.

0 %
Snellere periodeafsluiting

Kortere doorlooptijd van begin tot eind

Organisaties verkorten doorgaans de totale tijd die nodig is om de periodeafsluiting af te ronden. Daardoor kunnen financiële rapportages en analyses eerder worden opgeleverd.
0 %
Minder correcties

Minder correcties na reconciliatie

Door de kwaliteit van reconciliaties en de consistentie van data te verbeteren, hebben bedrijven na de eerste afsluiting veel minder handmatige correcties nodig. Dat verhoogt de nauwkeurigheid.
0 %
Gestandaardiseerde processen

Minder procesvarianten tussen entiteiten

Process mining helpt afwijkingen van de standaard in het afsluitingsproces op te sporen en weg te nemen. Zo worden processen consistenter en eenvoudiger op te schalen binnen de organisatie.
0 %
De afsluiting vaker op tijd afronden

Meer periodes afgerond vóór de deadline

Organisaties kunnen de financiële afsluiting vaker vóór de streefdatum afronden. Zo voldoen ze aan regelgeving en kunnen ze belanghebbenden op tijd informeren.
0 %
Snellere controle en goedkeuring

Minder tijd nodig voor belangrijke goedkeuringen

Bottlenecks bij de controle en goedkeuring van financiële overzichten en reconciliaties worden opgespoord en aangepakt. Daardoor verloopt de definitieve goedkeuring een stuk sneller.
0 %
Evenwichtige werkverdeling

Taken eerlijker verdelen

Inzicht in verschillen in het aantal activiteiten per gebruiker helpt om bronnen beter te verdelen. Zo verminder je bottlenecks door een ongelijke werkverdeling en verbeter je het werkplezier.

De resultaten hangen af van de complexiteit van je processen en de kwaliteit van je data. De cijfers hier laten verbeteringen zien die bij verschillende implementaties vaak voorkomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en voeg zo nodig meer toe.
Nieuw met event logs? Lees hoe je een event log voor process mining maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor de analyse

De unieke identificatiecode voor een specifieke financiële rapportagecyclus, zoals een maand of kwartaal. Deze dient als case voor het afsluitingsproces aan het einde van de periode.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de essentiële case-identificatiecode voor de analyse. Hiermee kun je de afsluitingscyclus van elke periode van begin tot eind meten en vergelijken.

De naam van de specifieke taak of gebeurtenis die plaatsvond tijdens het periodeafsluitingsproces.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut vormt de kern van de proceskaart en maakt het mogelijk de volgorde van stappen in de afsluitingscyclus te visualiseren en analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis is vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

De timestamp bepaalt de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Dat is nodig om alle tijdsgebonden metrieken, zoals doorlooptijden, te berekenen en procesvertragingen op te sporen.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd of eraan is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verdeling van de werkbelasting, gebruikersprestaties en de inzet van medewerkers analyseren. Dat helpt om de efficiëntie van het team te bewaken.

De afdeling of het functionele team dat verantwoordelijk is voor de activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Je kunt de procesanalyse opdelen naar bedrijfsgebied, prestaties vergelijken en afdelingsspecifieke problemen opsporen.

Een unieke identificatiecode voor de juridische entiteit waarvoor de financiële afsluiting wordt uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de efficiëntie en compliance van afsluitingsprocessen bij verschillende juridische entiteiten binnen de organisatie vergelijken.

Het nummer van de grootboekrekening die wordt gereconcilieerd of aangepast.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft gedetailleerd inzicht in de prestaties van reconciliaties en helpt rekeningen op te sporen die vertraging veroorzaken of vaak aanpassingen vereisen.

De huidige status van een accountreconciliatie.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de voortgang van reconciliaties realtime volgen en vastgelopen items opsporen en aanpakken, zodat de afsluiting op koers blijft.

De categorie of het type rekening dat wordt gereconcilieerd, zoals bankrekening of intercompany.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van reconciliaties voor verschillende soorten rekeningen samenvoegen en vergelijken, zodat bottlenecks per categorie zichtbaar worden.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en te optimaliseren

Deze activiteit markeert de officiële start van de financiële afsluiting voor een bepaalde periode. Meestal begint die wanneer een gebruiker in Workiva de checklist of workflow voor de periodeafsluiting aanmaakt of start.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste startgebeurtenis van het volledige proces. Hiermee kun je de totale doorlooptijd van begin tot eind van de periodeafsluiting nauwkeurig meten en vaststellen wanneer het proces officieel begint.

Een belangrijke mijlpaal waarop een manager of beoordelaar de voorbereide reconciliatie formeel goedkeurt en de juistheid ervan bevestigt. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een taak de status ‘Approved’ of ‘Completed’ krijgt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van de gemiddelde doorlooptijd van reconciliaties en de gemiddelde doorlooptijd van beoordeling en goedkeuring. Ze bevestigt dat een kwaliteitscontrole in het proces is afgerond.

Geeft aan dat op basis van bevindingen tijdens de reconciliatie een correctieboeking is aangemaakt en geboekt. Workiva kan journaalposten en hun status volgen.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is van groot belang voor de KPI voor het percentage aanpassingen na reconciliatie. Veel aanpassingen na goedkeuring van de reconciliatie kunnen wijzen op problemen met de kwaliteit van de brond gegevens of de procescontroles.

Deze mijlpaal markeert het moment waarop de proefbalans definitief is en klaar voor gebruik bij het opstellen van de financiële overzichten. Dit kan worden afgeleid wanneer een specifieke taak is afgerond of een rapport is gegenereerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een essentiële voorwaarde voor het opstellen van financiële overzichten. Door de tijd vanaf dit moment te meten, kun je de efficiëntie van de laatste rapportagestappen analyseren.

Geeft aan dat conceptversies van de financiële overzichten zijn aangemaakt, zoals de balans, winst-en-verliesrekening en het kasstroomoverzicht. Dit wordt vastgelegd wanneer de rapportdocumenten in Workiva worden gegenereerd.

Waarom dit belangrijk is

Het tijdstip van deze activiteit is belangrijk voor de KPI voor de vertraging bij het genereren van financiële overzichten. Het markeert de overgang van gegevens verzamelen naar de productie van de definitieve rapporten.

De definitieve goedkeuring van de financiële overzichten door het senior management of de auditcommissie. Dit is de laatste grote goedkeuring voordat de periode officieel wordt afgesloten.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal die aangeeft dat de rapporten definitief zijn. De mijlpaal is nodig om de gemiddelde doorlooptijd van beoordeling en goedkeuring van de overzichten te meten.

Deze activiteit markeert de formele afronding van het volledige Record to Report-proces voor de financiële periode. Dit is de laatste stap in de Workiva-workflow.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis van het proces. Hiermee kun je de totale doorlooptijd van begin tot eind voor de periodeafsluiting en het percentage tijdige periodeafsluitingen nauwkeurig meten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert data over de daadwerkelijke uitvoering van je processen. Je ziet bottlenecks, ontdekt de oorzaken van vertragingen en brengt afwijkingen van standaardprocedures aan het licht. Zo krijg je een objectief beeld van de periodeafsluiting op basis van data, met aandacht voor efficiëntie en compliance.

Process mining leest event log-data uit Workiva in en reconstrueert de volledige reeks activiteiten voor elke financiële periode. De visualisatie laat zien waar taken langer duren dan verwacht, waar herstelwerk voorkomt en welke stappen de doorlooptijd het meest verlengen. Zo vind je precies waar vertragingen ontstaan.

Voor process mining van Record to Report heb je doorgaans event logs nodig met een case-ID, activiteitsnaam en timestamp. In Workiva gaat het om data over financiële periodeactiviteiten, reconciliatiestatussen, afgeronde taken en gebruikersinteracties. Extra attributen, zoals gebruiker, kostenplaats of document-ID, kunnen de analyse verder verrijken.

Je kunt de doorlooptijd van de periodeafsluiting verkorten, reconciliatieworkflows efficiënter maken en het aantal correcties na reconciliatie flink terugdringen. Process mining helpt ook om afsluitingsprocessen tussen entiteiten te standaardiseren en de naleving te verbeteren. Uiteindelijk worden financiële overzichten sneller en nauwkeuriger opgesteld.

Om te beginnen moet je meestal eerst data extraheren en een verbinding instellen. Dat kan enkele weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is geladen, kun je vaak binnen enkele dagen de eerste inzichten en procesvisualisaties genereren. Een grondigere analyse en concrete aanbevelingen volgen meestal binnen 1 tot 2 maanden.

Ja. Process mining brengt verschillen tussen processen van verschillende organisatieonderdelen goed aan het licht. Door de uitvoeringspaden van vergelijkbare activiteiten tussen entiteiten te vergelijken, zie je waar standaardisatie ontbreekt en waar best practices kunnen worden ingevoerd. Zo zorg je voor consistente en efficiënte afsluitingsprocedures in de hele organisatie.

De belangrijkste technische vereiste is dat je historische event log-data uit Workiva kunt halen in een gestructureerd formaat, zoals CSV of databasetabellen. Deze data bevat doorgaans timestamps voor elke activiteit, een unieke identificatie voor elke financiële periode en de naam van de activiteit. Koppelingen verlopen meestal via API-verbindingen, rechtstreekse database-export of het uploaden van platte bestanden.

Process mining is een niet-invasieve analysetechniek die bestaande historische data gebruikt. De analyse heeft geen invloed op het actieve Workiva-systeem of de lopende bedrijfsvoering. Data-extractie is meestal een eenmalige instelling of een geplande taak. De analyse vindt extern plaats, zodat de dagelijkse activiteiten voor periodeafsluiting gewoon doorgaan.

Process mining vindt de oorzaken van correcties door het proces dat eraan voorafgaat te analyseren. Je ziet waar inconsistente data ontstaat, waar goedkeuringen ontbreken en waar reconciliaties niet goed worden uitgevoerd. Door deze problemen eerder in het proces aan te pakken, neemt de behoefte aan kostbare correcties na reconciliatie flink af.

Zeker. Met process mining kun je de ideale routes voor compliance vastleggen en visualiseren. Vervolgens vergelijk je die modellen automatisch met de daadwerkelijke procesuitvoering. Het systeem signaleert snel overgeslagen stappen, niet-goedgekeurde afwijkingen en ontbrekende controles. Zo beschik je over duidelijke onderbouwing voor audits.

Optimaliseer nu de afsluiting en reconciliatie van Record to Report

Breng bottlenecks in beeld, maak processen efficiënter en verkort de doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Geen creditcard nodig