> Continue procesverbetering > Record to Report periodeafsluiting en afstemming > Workiva

Verbeter je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie

Je 6-stappengids voor het optimaliseren van Workiva Record to Report.
Datatemplate downloaden
Verbeter je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie
Record to Report - periodeafsluiting en afstemming
Workiva
Processen
Systemen
Selecteer een proces.
259 Processen
Annuleren
Selecteren
Uitdagingen (12) Doelen (11) 6 stappen Voorbeeld Resultaten Data Veelgestelde vragen (5)

Record to Report in Workiva optimaliseren voor een snellere periodeafsluiting

Inefficiënte processen kunnen je financiële rapportagecyclus vertragen en zorgen voor vertragingen en problemen met de nauwkeurigheid. Met ons platform zie je snel waar de knelpunten in je bedrijfsvoering zitten. Je ontdekt eenvoudig waar reconciliatieprocessen efficiënter kunnen en versnelt je periodeafsluiting voor betere efficiëntie en compliance.

Download onze voorgeconfigureerde datatemplate en pak veelvoorkomende uitdagingen aan om je efficiëntiedoelen te behalen. Volg ons 6-stappenplan voor verbetering en bekijk de gids voor de datatemplate om je bedrijfsvoering te verbeteren.

Gedetailleerde beschrijving tonen

Waarom je Record to Report - periodeafsluiting en reconciliatie moet optimaliseren?

Het Record to Report-proces, oftewel R2R, voor periodeafsluiting en reconciliatie vormt een belangrijk onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. Het heeft direct invloed op het vermogen van een organisatie om nauwkeurige financiële overzichten op tijd op te leveren. Platforms zoals Workiva maken verschillende onderdelen van financiële rapportage en compliance efficiënter, maar ook daar kunnen inefficiënties, handmatig werk en verborgen knelpunten in het onderliggende proces blijven bestaan. Vertragingen bij het afsluiten van perioden of fouten in reconciliaties zorgen niet alleen voor extra druk op financiële teams. Ze kunnen ook leiden tot gemiste rapportagedeadlines, compliancerisico's en minder vertrouwen in financiële data. De kosten van een inefficiënte R2R-cyclus gaan verder dan extra werkuren. Ook strategische besluitvorming en relaties met investeerders kunnen eronder lijden.

Het optimaliseren van je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie gaat niet alleen over sneller werken. Het gaat erom dat je financiële rapportage betrouwbaarder en consistenter wordt. Daarvoor moet je de werkelijke stroom van activiteiten begrijpen, vanaf de start van een periodeafsluiting tot de definitieve afronding. Denk aan dataverzameling, transacties boeken, overlopende posten, intercompany-reconciliaties, reconciliaties van balans- en winst-en-verliesrekeningen, correcties en de laatste goedkeuringen. Met een helder beeld van deze opeenvolgende stappen zie je precies waar het proces vastloopt en kun je gerichte verbeteringen doorvoeren.

Hoe process mining de Workiva R2R-bedrijfsvoering verandert

Process mining biedt een datagedreven manier om de werkelijke uitvoering van je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva te onderzoeken. In plaats van te vertrouwen op anekdotes of statische procesmodellen gebruikt process mining event logs uit je Workiva-omgeving en gekoppelde systemen om het volledige verloop van elke financiële periode te reconstrueren. Zo krijg je zicht op de hele levenscyclus, vanaf het moment waarop de periodeafsluiting start tot het moment waarop de financiële overzichten zijn goedgekeurd en de periode is afgerond.

Door activiteiten per financiële periode te volgen, waarbij de periode als case-identificatie dient, kan process mining specifieke vertragingen aanwijzen. Je kunt de werkelijke doorlooptijden analyseren van belangrijke activiteiten, zoals 'Balance Sheet Account Reconciliation Started' of 'Reconciliation Reviewed & Approved'. Ook zie je hoe vaak activiteiten worden herhaald, wat kan wijzen op herstelwerk, en waar het proces afwijkt van de standaard. Misschien blijkt bijvoorbeeld dat 'Adjusting Journal Entries Posted' vaak na 'Financial Statements Generated' plaatsvindt. Dat kan betekenen dat eerder ingrijpen nodig is. Deze mogelijkheid helpt je om knelpunten in reconciliatie- en correctieprocessen te vinden. Zulke knelpunten staan een snelle afsluiting vaak in de weg. Daarnaast kun je controleren of alle stappen voldoen aan de geldende standaarden voor financiële rapportage.

Belangrijke verbeterpunten die process mining zichtbaar maakt

Als je process mining toepast op je door Workiva ondersteunde Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie, komen verschillende verbeterpunten naar voren:

  • Reconciliaties versnellen: Identificeer rekeningen, reconciliatiecategorieën of afdelingen met de langste reconciliatiecycli. Breng oorzaken van vertragingen aan het licht, zoals ontbrekende brondata, meerdere beoordelingsrondes of te laat aangeleverde onderliggende documenten. Met deze informatie kun je deze belangrijke stappen verbeteren en de totale doorlooptijd van de periodeafsluiting verkorten.
  • Corrigerende journaalposten optimaliseren: Analyseer het moment, de frequentie en het type corrigerende journaalposten. Process mining kan laten zien of correcties te laat in de cyclus worden geboekt en daardoor herstelwerk veroorzaken, of dat bepaalde soorten correcties steeds problemen opleveren. Zo kun je eerder bijsturen.
  • Beoordelings- en goedkeuringscycli efficiënter maken: Breng knelpunten in de beoordeling en goedkeuring van reconciliaties en financiële overzichten in kaart. Begrijp waarom bepaalde beoordelingen langer duren of meer betrokkenen hebben dan nodig. Daarna kun je workflows aanpassen en goedkeuringscycli verkorten.
  • Compliance en auditgereedheid verbeteren: Door de werkelijke processtroom te visualiseren, controleer je of interne controles en wettelijke vereisten worden gevolgd. Identificeer activiteiten die worden overgeslagen of in de verkeerde volgorde worden uitgevoerd. Zo signaleer je mogelijke compliancerisico's en versterk je je audittrail.

Verwachte resultaten en meetbare voordelen

Met process mining kun je Record to Report voor periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva op verschillende manieren verbeteren:

  • Kortere doorlooptijd van de financiële afsluiting: Verkort de tijd die nodig is om elke financiële afsluiting af te ronden. Zo genereer je financiële overzichten sneller en kun je vlotter reageren.
  • Meer nauwkeurigheid en betrouwbaarheid: Verminder fouten en correcties na de afsluiting door de oorzaken van onnauwkeurigheden eerder in het proces te vinden en aan te pakken. Dat leidt tot betrouwbaardere financiële rapportages.
  • Betere inzet van capaciteit: Krijg helder waar capaciteit inefficiënt wordt ingezet. Zo kun je medewerkers beter verdelen en de werkdruk tussen afdelingen evenwichtiger maken.
  • Sterkere compliance: Zorg dat interne beleidsregels en externe regelgeving consequent worden gevolgd. Daarmee verlaag je het compliancerisico en sta je sterker tijdens audits.
  • Meer overzicht en controle: Krijg volledig zicht op je Record to Report-proces. Zo kun je eerder bijsturen en continu aan procesverbetering werken.

Aan de slag met optimalisatie van de Record to Report-periodeafsluiting

Kies voor een datagedreven aanpak om je Record to Report-proces voor periodeafsluiting en reconciliatie te verbeteren. Door de volledige activiteitenstroom in Workiva te analyseren, vind je verborgen inefficiënties, pak je knelpunten aan en verbeter je de doorlooptijd en nauwkeurigheid van je financiële rapportage. Zet vandaag de eerste stap naar een efficiëntere, compliant en transparante financiële afsluiting.

Record to Report - periodeafsluiting en afstemming Optimalisatie van de periodeafsluiting Compliance van financiële rapportages Reconciliatie van rekeningen Beheer van de financiële cyclus Verbetering van het R2R-proces Controller Afdeling financiën Efficiëntie van het afsluitingsproces R2R Maandafsluiting Financiële afstemming Boekhouding

Veelvoorkomende problemen en uitdagingen

Bepaal welke uitdagingen invloed op je hebben

Vertragingen bij het afronden van de periodeafsluiting hebben direct invloed op tijdige financiële rapportage en besluitvorming. Langere cycli leiden tot gemiste deadlines en een gehaast beoordelingsproces. Daardoor neemt het risico op fouten toe en zijn meer bronnen nodig.
ProcessMind analyseert het volledige Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces en identificeert de activiteiten of fasen die bottlenecks veroorzaken. Je ziet de onderliggende oorzaken van vertragingen in Workiva, zodat je gericht kunt optimaliseren en de periode sneller kunt afsluiten.

Inefficiënte reconciliatie, vooral bij complexe rekeningen of intercompany-transacties, vertraagt het Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces aanzienlijk. Deze bottlenecks kunnen de voorbereiding van proefbalansen en financiële overzichten vertragen. Dat heeft gevolgen voor de nauwkeurigheid en tijdigheid van de rapportage.
ProcessMind brengt de reconciliatieworkflows binnen Workiva nauwkeurig in kaart en identificeert rekeningen, categorieën of gebruikers die steeds vertraging veroorzaken. Zo kun je de goedkeuring van reconciliaties versnellen en de afsluiting efficiënter maken.

Journaalposten voor correcties die laat in de financiële afsluitingscyclus worden geboekt, kunnen het proces verstoren. Ze leiden tot herstelwerk en vergroten het risico op onnauwkeurigheden in financiële overzichten. Ook kan de inzet van bronnen inefficiënt worden en kunnen complianceproblemen ontstaan.
ProcessMind volgt het moment en volume van correctiejournaalposten binnen Workiva's Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces. Je ziet patronen in late correcties en de activiteiten die eraan voorafgaan. Zo kun je de onderliggende oorzaken van herstelwerk eerder aanpakken.

Wanneer het Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces zonder de juiste goedkeuring afwijkt van standaardwerkwijzen, ontstaan inconsistenties, compliancerisico's en mogelijke fouten. Door dit gebrek aan controle is gestandaardiseerde financiële rapportage moeilijk te waarborgen.
ProcessMind geeft een visuele kaart van alle procespaden die in Workiva daadwerkelijk zijn gevolgd. Je ziet waar de afwijkingen van de ideale flow ontstaan en waarom niet-goedgekeurde varianten voorkomen. Zo houd je meer controle en verbeter je compliance.

Complexe intercompany-transacties leiden vaak tot langdurige reconciliatie, vooral wanneer verschillende entiteiten of systemen data aan Workiva leveren. Deze inefficiënties veroorzaken aanzienlijke vertragingen in het Period Close & Reconciliation-proces en kunnen leiden tot onopgeloste verschillen.
ProcessMind analyseert de volledige intercompany-reconciliatieworkflow. Je ziet welke entiteiten, transactietypen of goedkeuringsstappen voor vertraging en extra werk zorgen. Zo verbeter je de nauwkeurigheid en snelheid van de wereldwijde rapportage.

Tijdens het Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces kunnen bepaalde teamleden of afdelingen een onevenredig hoge werkdruk hebben. Dat leidt tot overbelasting, fouten en vertragingen. Ook wordt de inzet van bronnen minder efficiënt en neemt de totale efficiëntie van de afsluiting binnen Workiva af.
ProcessMind maakt de verdeling van bronnen over alle afsluitingsactiviteiten zichtbaar. Je ziet welke personen of teams overbelast zijn en waar taken en personeelsinzet beter kunnen worden verdeeld tijdens drukke periodes. Zo voorkom je overbelasting.

Vertragingen bij het beoordelen en goedkeuren van reconciliaties, proefbalansen of financiële overzichten verlengen de totale doorlooptijd van het Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces. Trage goedkeuringen kunnen ontstaan door bottlenecks in specifieke beoordelingsfasen of doordat eigenaarschap niet duidelijk is. Dat belemmert tijdige ondertekening in Workiva.
ProcessMind volgt de duur en overdrachten van elke beoordelings- en goedkeuringsactiviteit. Je ziet welke fasen of goedkeurders vertraging veroorzaken. Zo kun je financiële overzichten sneller afronden en de doorlooptijden verkorten.

Problemen met de kwaliteit of volledigheid van brondata die voor of tijdens de Period Close & Reconciliation in Workiva wordt verzameld, kunnen leiden tot veel herstelwerk, handmatige correcties en langdurige reconciliatie. Dat beïnvloedt de nauwkeurigheid van financiële rapportages en kost extra tijd om verschillen op te lossen.
ProcessMind identificeert waar en wanneer problemen met datakwaliteit in het proces ontstaan. Je ziet welke reconciliatieactiviteiten het meest worden geraakt en welke oorzaken stroomopwaarts tot inconsistente data leiden. Zo verminder je handmatig werk.

Vertrouwen op handmatige workarounds om activiteiten binnen het Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces af te ronden, vooral bij gebruik van Workiva, leidt tot inconsistenties, auditrisico's en een groter risico op niet-naleving van financiële regelgeving. Deze niet-gestandaardiseerde stappen zijn moeilijk te traceren.
ProcessMind detecteert en kwantificeert automatisch hoe vaak handmatige interventies of niet-goedgekeurde ad-hocactiviteiten voorkomen. Zo worden verborgen compliancerisico's zichtbaar en zie je waar automatisering of standaardisatie mogelijk is voor betere beheersing.

De laatste stappen voor het voorbereiden en genereren van financiële overzichten kunnen verrassend inefficiënt zijn, vooral wanneer eerdere reconciliatie- of correctiestappen vertraagd of onnauwkeurig waren. Dat heeft direct gevolgen voor het halen van externe rapportagedeadlines en het tijdig leveren van inzichten.
ProcessMind analyseert de volledige reeks activiteiten die in Workiva voorafgaat aan het genereren van financiële overzichten. Je ziet welke voorafgaande activiteiten steeds voor vertraging zorgen, zodat je het volledige Period Close & Reconciliation-proces efficiënter kunt maken.

Een structureel hoog aantal correctiejournaalposten na de eerste reconciliaties wijst op onderliggende problemen met datanauwkeurigheid, procesuitvoering of de eerste boeking van transacties. Daardoor nemen de benodigde inspanning en tijd voor het Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces toe en kunnen fouten ontstaan.
ProcessMind kwantificeert het volume en moment van correcties in Workiva en koppelt deze aan specifieke reconciliatiecategorieën of problemen met brondata. Zo kun je de onderliggende oorzaken proactief corrigeren en de efficiëntie verbeteren.

Wanneer verschillende bedrijfs codes of afdelingen uiteenlopende procedures volgen voor het Record to Report - Period Close & Reconciliation-proces, ontstaan inefficiënties, problemen bij consolidatie en grotere compliancerisico's. Door het gebrek aan standaardisatie is het lastig om best practices op te schalen.
ProcessMind vergelijkt afsluitingsprocessen tussen verschillende bedrijfscodes en afdelingen binnen Workiva. Je ziet waar en hoe processen van elkaar afwijken. Zo kun je best practices afdwingen en standaardiseren voor een efficiëntere afsluiting met betere compliance.

Typische doelen

Bepaal hoe succes eruitziet

Dit doel is gericht op een flinke verkorting van de totale tijd die nodig is om alle Record to Report - Period Close- en Reconciliation-activiteiten binnen Workiva af te ronden. Een snellere afsluitingscyclus maakt eerdere financiële rapportage mogelijk, verhoogt de wendbaarheid van de bedrijfsvoering en vermindert de druk op financiële teams. Zo houden zij meer tijd over voor strategische analyse in plaats van operationele piekbelasting. ProcessMind identificeert de activiteiten en bottlenecks die vertraging veroorzaken bij de financiële periodeafsluiting. Door de werkelijke procesflow en doorlooptijden per stap zichtbaar te maken, zie je waar wachttijd ontstaat, waar werk zich opstapelt en waar bronnen onder druk staan. Zo kun je gericht verbeteren en dagen of weken van de afsluitingskalender afhalen.

De reconciliatieworkflow optimaliseren betekent dat je de volgorde en uitvoering van taken voor het reconciliëren van rekeningen tijdens Record to Report - Period Close verbetert. Zo verminder je vertraging en herstelwerk en zorg je dat balans- en winst-en-verliesrekeningen binnen Workiva efficiënt en nauwkeurig worden gereconcilieerd. Dat is belangrijk voor het tijdig genereren van financiële overzichten. ProcessMind geeft een gedetailleerd overzicht van alle reconciliatieactiviteiten. Je ziet de werkelijk gevolgde paden, afwijkingen van de standaard en knelpunten. Ook wordt de impact van handmatige stappen en overdrachten gekwantificeerd. Zo kun je workflows opnieuw inrichten, repetitieve taken automatiseren en onnodige stappen verwijderen.

Dit doel richt zich op het verminderen van het aantal en volume van correctiejournaalposten die na de eerste reconciliaties worden geboekt, vooral binnen Workiva. Veel late correcties wijzen op mogelijke problemen eerder in het proces. Ze beïnvloeden de nauwkeurigheid van de rapportage, vragen extra bronnen en leiden tot herstelwerk en mogelijke compliancerisico's. ProcessMind helpt de onderliggende oorzaken van veelvuldige correcties te vinden door vanaf de activiteit "Adjusting Journal Entries Posted" terug te kijken naar eerdere stappen. Je ziet patronen, veelvoorkomende fouten en specifieke grootboekrekeningen of afdelingen die steeds correcties veroorzaken. Zo kun je problemen met datakwaliteit of proceshiaten aanpakken voordat ze groter worden.

Organisatiebrede standaardisatie zorgt ervoor dat alle entiteiten binnen Workiva een consistent en goedgekeurd Record to Report - Period Close- en Reconciliation-proces volgen. Dat vermindert fouten, verbetert compliance, vereenvoudigt audits en zorgt voor een voorspelbare afsluiting. Ook wordt vergelijken binnen de organisatie eenvoudiger. ProcessMind ontdekt automatisch alle werkelijke procesvarianten en maakt afwijkingen van het ideale of bedoelde afsluitingsproces zichtbaar. Je ziet welke entiteiten of afdelingen het meest afwijken en wat het effect daarvan is op doorlooptijd en kosten. Zo heb je de onderbouwing om best practices af te dwingen en processen echt op elkaar af te stemmen.

Dit doel richt zich op een snellere en nauwkeurigere intercompany-reconciliatie binnen de Record to Report-cyclus, vooral wanneer Workiva hiervoor wordt gebruikt. Efficiënte intercompany-reconciliatie is belangrijk voor geconsolideerde financiële overzichten. Het voorkomt vertragingen en vermindert verschillen, terwijl je blijft voldoen aan internationale verslaggevingsstandaarden. ProcessMind brengt de complexe paden van intercompany-reconciliatie in kaart. Je ziet lussen, handmatige interventies en vertragingen die de efficiëntie beperken. Door de flow van de activiteiten "Intercompany Reconciliation Performed" te analyseren, worden specifieke matchingproblemen, datainconsistenties of communicatieproblemen tussen entiteiten zichtbaar. Zo kun je dit complexe onderdeel van de afsluiting gericht versnellen.

Een evenwichtige werkverdeling zorgt ervoor dat taken en verantwoordelijkheden tijdens het Record to Report - Period Close- en Reconciliation-proces eerlijk worden verdeeld over teamleden die Workiva gebruiken. Zo voorkom je overbelasting, verbeter je de medewerkerstevredenheid en voorkom je vertraging van belangrijke activiteiten door bottlenecks in de bezetting of afhankelijkheid van enkele personen. ProcessMind analyseert eigenaarschap van activiteiten en de verdeling van bronnen over het volledige afsluitingsproces. Je ziet welke gebruikers of afdelingen in bepaalde fasen structureel overbelast of juist niet volledig ingezet zijn. Zo kunnen managers taken herverdelen, medewerkers breder opleiden of overdrachten verbeteren voor een efficiëntere en beter vol te houden afsluiting.

Dit doel is gericht op het verkorten van de duur van beoordelings- en goedkeuringsactiviteiten voor reconciliaties en financiële overzichten binnen Workiva's Record to Report-proces. Snellere goedkeuringen versnellen de totale afsluiting, verbeteren de reactiesnelheid en verkleinen het risico op vertragingen in de laatste fase die rapportagedeadlines en zakelijke beslissingen kunnen beïnvloeden. ProcessMind maakt de volledige activiteiten "Reconciliation Reviewed & Approved", "Financial Statements Reviewed" en "Financial Statements Approved" zichtbaar. Je ziet precies waar vertraging in de goedkeuringsketen ontstaat. Ook worden bottlenecks door specifieke goedkeurders, ontbrekende informatie of complexe goedkeuringshiërarchieën zichtbaar, zodat je de volledige beoordelingscyclus gericht kunt verbeteren.

De consistentie van brondata verbeteren betekent dat financiële data voor Record to Report - Period Close in alle systemen die data aan Workiva leveren uniform, nauwkeurig en volledig is. Inconsistente data leidt tot reconciliatieproblemen, fouten en veel herstelwerk. Daardoor wordt de afsluitingscyclus langer en neemt de betrouwbaarheid van rapportages af. ProcessMind analyseert activiteiten zoals "Source Data Collected" en "Transactions Posted" en helpt specifieke databronnen of datatypen te identificeren die vaak tot verschillen of handmatige correcties leiden. ProcessMind maakt data niet rechtstreeks schoon, maar laat wel zien waar problemen met datakwaliteit in het proces ontstaan. Zo kun je invoer, integraties of systeemconfiguraties stroomopwaarts corrigeren.

Het doel is om niet-goedgekeurde handmatige workarounds en afwijkingen van het standaard Record to Report - Period Close- en Reconciliation-proces binnen Workiva te verwijderen. Handmatige workarounds veroorzaken vaak fouten, vergroten compliancerisico's, verlagen de efficiëntie en maken de afsluiting onvoorspelbaar. Dat belemmert de voorbereiding op audits. ProcessMind geeft volledig inzicht in alle uitgevoerde activiteiten en ontdekt automatisch waar handmatige stappen of niet-goedgekeurde varianten voorkomen. Door de werkelijke "happy path" met alle afwijkingen te vergelijken, zie je hoe vaak ze voorkomen en wat hun impact is. Zo kun je noodzakelijke workarounds formaliseren of inefficiënte en risicovolle handmatige stappen verwijderen.

Dit doel richt zich op een flinke versnelling van het opstellen van definitieve financiële overzichten nadat alle activiteiten voor de periodeafsluiting, waaronder reconciliatie en correcties, in Workiva zijn afgerond. Snellere generatie zorgt voor tijdige wettelijke aangiften, geeft het management actuele financiële inzichten en vermindert de druk van krappe rapportagedeadlines. ProcessMind isoleert de activiteiten tot en met "Financial Statements Generated" en "Financial Statements Reviewed". Je ziet welke eerdere vertragingen doorwerken in de laatste rapportagefase. Zo worden bottlenecks bij data-aggregatie, rapportopmaak of eindvalidatie zichtbaar en kun je de Workiva-rapportageworkflow en gerelateerde processen gericht verbeteren.

Compliance verbeteren betekent dat alle Record to Report - Period Close- en Reconciliation-activiteiten in Workiva consequent voldoen aan vastgestelde wettelijke eisen, interne beleidsregels en boekhoudkundige standaarden. Dat verkleint het risico op auditbevindingen, financiële sancties en reputatieschade en versterkt het vertrouwen in financiële rapportage. ProcessMind vergelijkt de werkelijke uitvoering van het periodeafsluitingsproces automatisch met vastgelegde complianceregels en ideale procesmodellen. Je ziet elke afwijking, niet-goedgekeurde stap of ontbrekende controle. Auditors en financiële managers krijgen zo een helder, objectief beeld van compliancetekorten en kunnen naleving in alle financiële periodes beter afdwingen.

Het 6-stappenverbeterpad voor Record to Report, periodeafsluiting en reconciliatie

1

Download de template
2

Exporteer je Workiva-data
3

Upload je dataset
4

Analyseer je R2R-proces
5

Voer R2R-verbeteringen door
6

Volg de voortgang van R2R
1

Download de template

Wat je moet doen

Download de voorgeconfigureerde Excel-template voor je Record to Report-proces. Deze template zorgt ervoor dat je Workiva-data goed is gestructureerd voor analyse en mapping.

Gids voor de datatemplate bekijken Template downloaden
Waarom dit belangrijk is

Met de juiste datastructuur vanaf het begin krijg je een nauwkeurige procesmapping en vind je relevante inzichten in je activiteiten rond de periodeafsluiting.

Verwacht resultaat

Een gestandaardiseerde Excel-template die klaar is om met je Workiva R2R-data te vullen.

DIT KRIJG JE

Snellere periodeafsluiting en reconciliatie in Workiva

ProcessMind zet complexe Workiva Record to Report-data om in duidelijke inzichten waar je meteen mee aan de slag kunt. Bekijk elke stap, ontdek inefficiënties en versnel je financiële rapportagecyclus.
  • Krijg zicht op knelpunten en vertragingen in R2R
  • Maak reconciliatiestappen in Workiva efficiënter
  • Verkort de doorlooptijden van je periodeafsluiting
  • Zorg dat je financiële rapportage aan de compliance-eisen voldoet
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

TYPISCHE RESULTATEN

Uitmuntende Record to Report-resultaten met Workiva

Deze resultaten laten de concrete voordelen zien die organisaties kunnen behalen door process mining toe te passen op hun Record to Report-, Period Close- en Reconciliation-processen. Door data uit Workiva te gebruiken, worden deze verbeteringen bereikt door bottlenecks te identificeren en workflows te optimaliseren voor een efficiëntere financiële afsluiting.

0 %
Snellere periodeafsluiting

Kortere end-to-end-doorlooptijd

Organisaties verkorten meestal de totale tijd die nodig is om het periodeafsluitingsproces af te ronden. Daardoor zijn financiële rapportage en analyse sneller beschikbaar.
0 %
Minder correcties

Lager percentage correcties na reconciliatie

Door de kwaliteit van reconciliaties en de consistentie van data te verbeteren, zien organisaties een duidelijke daling in het aantal handmatige correcties na de eerste afsluiting. Dat verbetert de nauwkeurigheid.
0 %
Gestandaardiseerde processen

Minder procesvarianten tussen entiteiten

Process mining helpt om niet-standaardafwijkingen in het afsluitingsproces te identificeren en te verwijderen. Zo ontstaat meer consistentie en kun je best practices eenvoudiger in de hele organisatie toepassen.
0 %
Betere tijdige afsluiting

Meer periodes die deadlines halen

Organisaties vergroten hun vermogen om de financiële afsluiting vóór de geplande datum af te ronden. Zo voldoen ze aan wettelijke eisen en kunnen ze stakeholders tijdig informeren.
0 %
Snellere beoordeling en goedkeuring

Minder tijd voor belangrijke goedkeuringen

Bottlenecks in de beoordelings- en goedkeuringsfasen van financiële overzichten en reconciliaties worden geïdentificeerd en opgelost. Daardoor verloopt de definitieve goedkeuring aanzienlijk sneller.
0 %
Evenwichtige werkdruk

Eerlijkere verdeling van taken

Inzicht in verschillen in activiteitenvolume per gebruiker helpt om bronnen beter te verdelen. Zo verminder je bottlenecks door een ongelijke werkdruk en verbeter je de medewerkerstevredenheid.

Resultaten kunnen verschillen afhankelijk van de complexiteit van je processen en de kwaliteit van je data. De cijfers hier zijn gebaseerd op typische verbeteringen die bij verschillende implementaties zijn waargenomen.

Aanbevolen data

Begin met de belangrijkste attributen en activiteiten en breid dit uit wanneer dat nodig is.
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining-event log maakt.

Attributen

Belangrijke datapunten voor analyse

De unieke identificatie voor een specifieke financiële rapportagecyclus, zoals een maand of kwartaal. Deze dient als case voor het proces van de periodeafsluiting.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste case-identificatie voor de analyse. Hiermee kun je de afsluitingscyclus van elke periode end-to-end meten en vergelijken.

De naam van de specifieke taak of gebeurtenis die binnen het periodeafsluitingsproces heeft plaatsgevonden.

Waarom dit belangrijk is

Dit attribuut vormt de kern van de procesmap. Hiermee kun je de volgorde van stappen in de afsluitingscyclus visualiseren en analyseren.

De exacte datum en tijd waarop een specifieke activiteit of gebeurtenis is vastgelegd.

Waarom dit belangrijk is

Deze geeft de chronologische volgorde van gebeurtenissen. Dat is nodig om alle tijdsgebonden KPI's, zoals doorlooptijden, te berekenen en procesvertragingen te identificeren.

De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd of aan wie deze is toegewezen.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de verdeling van werkbelasting, gebruikersprestaties en capaciteit analyseren. Dat is belangrijk om de efficiëntie van het team te beheren.

De afdeling of het functionele team dat verantwoordelijk is voor de activiteit.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je het proces per bedrijfsgebied analyseren. Zo kun je prestaties vergelijken en afdelingsspecifieke problemen identificeren.

Een unieke identificatie voor de juridische entiteit waarvoor de financiële afsluiting wordt uitgevoerd.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de efficiëntie en compliance van het afsluitingsproces tussen verschillende juridische entiteiten binnen de organisatie vergelijken.

Het nummer van de grootboekrekening die wordt aangesloten of gecorrigeerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit geeft een gedetailleerd beeld van de prestaties van aansluitingen. Zo kun je problematische rekeningen identificeren die vertraging veroorzaken of vaak correcties nodig hebben.

De huidige status van een rekeningafstemming.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de voortgang van aansluitingen in real time volgen en vastgelopen items identificeren en aanpakken, zodat de afsluiting op schema blijft.

De categorie of het type rekening dat wordt aangesloten, zoals bankrekening of intercompany.

Waarom dit belangrijk is

Hiermee kun je de prestaties van aansluitingen voor verschillende rekeningtypen groeperen en vergelijken, zodat bottlenecks per categorie zichtbaar worden.

Activiteiten

Processtappen om te volgen en optimaliseren

Deze activiteit markeert de officiële start van het financiële afsluitingsproces voor een specifieke periode. Meestal wordt de activiteit gestart wanneer een gebruiker de checklist of workflow voor de periodeafsluiting in Workiva aanmaakt of start.

Waarom dit belangrijk is

Dit is het primaire startevent voor het end-to-end-proces. Hiermee kun je de totale end-to-end-doorlooptijd van de periodeafsluiting nauwkeurig meten en vaststellen wanneer het proces officieel begint.

Een belangrijk meetpunt waarop een manager of beoordelaar de voorbereide aansluiting formeel goedkeurt en de juistheid bevestigt. Dit wordt meestal vastgelegd wanneer een taak de status 'Goedgekeurd' of 'Voltooid' krijgt.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van de gemiddelde doorlooptijd van aansluitingen en de gemiddelde doorlooptijd van beoordeling en goedkeuring. Hiermee bevestig je dat een kwaliteitscontrole in het proces is afgerond.

Geeft aan dat een correctieboeking is aangemaakt en geboekt op basis van bevindingen tijdens het aansluitingsproces. Workiva kan journaalposten en hun status volgen.

Waarom dit belangrijk is

Deze activiteit is belangrijk voor de KPI Correctiepercentage na aansluiting. Een groot aantal correcties na goedkeuring van de aansluiting kan wijzen op problemen met de kwaliteit van de brond data of met procescontroles.

Dit meetpunt markeert het moment waarop de proefbalans als definitief en klaar voor het opstellen van financiële overzichten wordt beschouwd. Je kunt dit afleiden wanneer een specifieke taak is voltooid of een rapport is gegenereerd.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijke voorwaarde voor het opstellen van financiële overzichten. Door de tijd vanaf dit moment te meten, kun je de efficiëntie van de laatste rapportagefasen analyseren.

Geeft aan dat de conceptfinanciële overzichten zijn aangemaakt, zoals de balans, winst-en-verliesrekening en kasstroomoverzicht. Dit wordt vastgelegd wanneer de rapportdocumenten in Workiva worden gegenereerd.

Waarom dit belangrijk is

De timing van deze activiteit is belangrijk voor de KPI Vertraging bij het genereren van financiële overzichten. Dit markeert de overgang van data verzamelen naar het opstellen van het definitieve rapport.

De definitieve goedkeuring van de financiële overzichten door het senior management of de auditcommissie. Dit is de laatste grote goedkeuring voordat de periode officieel wordt afgesloten.

Waarom dit belangrijk is

Dit is een belangrijk meetpunt dat aangeeft dat de rapporten definitief zijn. Het is nodig om de gemiddelde doorlooptijd van beoordeling en goedkeuring van de overzichten te meten.

Deze activiteit markeert de formele voltooiing van het volledige Record-to-Report-proces voor de financiële periode. Dit is de laatste stap in de Workiva-workflow.

Waarom dit belangrijk is

Dit is de belangrijkste eindgebeurtenis van het proces. Hiermee kun je de totale end-to-end-doorlooptijd van de periodeafsluiting en het percentage tijdig afgesloten periodes nauwkeurig meten.

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Process mining analyseert data over de daadwerkelijke uitvoering van je proces. Het visualiseert bottlenecks, brengt oorzaken van vertragingen aan het licht en toont afwijkingen van standaardprocedures. Je krijgt een objectief overzicht van je periodeafsluiting op basis van data, met aandacht voor efficiëntie en compliance.

Process mining gebruikt event log-data uit Workiva om de volledige reeks activiteiten voor elke financiële periode te reconstrueren. Vervolgens visualiseert het de flow. Je ziet waar taken langer duren dan verwacht, waar herstelwerk ontstaat en welke stappen de doorlooptijd het meest verlengen. Zo vind je precies waar vertragingen ontstaan.

Voor process mining van Record to Report heb je meestal event logs nodig met een case-identificatie, activiteitsnaam en timestamp. Voor Workiva gaat het om data over acties in financiële perioden, reconciliatiestatussen, voltooide taken en gebruikersinteracties. Extra attributen, zoals gebruiker, kostenplaats of document-ID, kunnen de analyse verdiepen.

Je kunt de doorlooptijd van je periodeafsluiting verkorten, reconciliatieworkflows verbeteren en het aantal correcties na reconciliatie sterk verminderen. Process mining helpt ook om afsluitingsprocessen voor verschillende entiteiten te standaardiseren en compliance te verbeteren. Uiteindelijk stel je financiële overzichten sneller en nauwkeuriger op.

De eerste data-extractie en verbinding met de bron kunnen enkele weken duren, afhankelijk van de beschikbaarheid en complexiteit van de data. Zodra de data is geladen, kun je vaak binnen enkele dagen de eerste inzichten en procesvisualisaties genereren. Een diepere analyse en concrete aanbevelingen volgen meestal binnen 1 tot 2 maanden.

Ja. Process mining maakt variatie tussen verschillende organisatieonderdelen zichtbaar. Door de uitvoeringspaden van vergelijkbare activiteiten bij verschillende entiteiten te vergelijken, zie je waar standaardisatie ontbreekt en waar best practices kunnen worden ingevoerd. Zo zorg je voor consistente en efficiënte afsluitingsprocedures in de hele organisatie.

De belangrijkste technische vereiste is dat je historische event log-data uit Workiva kunt exporteren in een gestructureerd formaat, zoals CSV of databasetabellen. Deze data bevat meestal timestamps voor elke activiteit, een unieke identificatie voor elke financiële periode en de naam van de activiteit. Integratie verloopt meestal via API-koppelingen, rechtstreekse database-export of uploads van platte bestanden.

Process mining is een niet-invasieve analysetechniek die bestaande historische data gebruikt. Het heeft geen invloed op je actieve Workiva-systeem of lopende bedrijfsvoering. Data-extractie is meestal een eenmalige inrichting of geplande taak. De analyse vindt extern plaats, zodat je dagelijkse activiteiten rond de periodeafsluiting gewoon doorgaan.

Process mining brengt de oorzaken van correcties aan het licht door het voorafgaande proces te analyseren. Het kan laten zien waar datainconsistenties ontstaan, waar goedkeuringen worden overgeslagen of waar reconciliaties verkeerd worden uitgevoerd. Door deze problemen eerder in het proces aan te pakken, neemt de behoefte aan kostbare correcties na reconciliatie sterk af.

Zeker. Met process mining definieer en visualiseer je de gewenste compliancepaden. Vervolgens vergelijk je deze modellen automatisch met de daadwerkelijke procesuitvoering. Het systeem signaleert snel overgeslagen stappen, niet-goedgekeurde afwijkingen en ontbrekende controles. Zo heb je duidelijke onderbouwing voor audits.

Optimaliseer je Record to Report-afsluiting en reconciliatie nu

Vind knelpunten, maak je proces efficiënter en verkort je doorlooptijd met 30%.

Start je gratis proefperiode

Je hebt geen creditcard nodig