ปรับปรุงกระบวนการบันทึกบัญชีจนถึงการรายงาน: ปิดงวดและกระทบยอด

เหตุใดจึงควรปรับปรุงกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอด?

กระบวนการ Record to Report หรือ R2R สำหรับปิดงวดและกระทบยอดเป็นส่วนสำคัญของการปฏิบัติการด้านการเงิน เพราะส่งผลโดยตรงต่อความสามารถขององค์กรในการจัดทำงบการเงินที่ถูกต้องและตรงเวลา แม้แพลตฟอร์มอย่าง Workiva จะช่วยให้การรายงานทางการเงินและการปฏิบัติตามข้อกำหนดหลายด้านคล่องตัวขึ้น แต่กระบวนการเบื้องหลังยังอาจมีขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพ ต้องพึ่งพาการทำงานด้วยมือ และมีคอขวดที่มองไม่เห็น ความล่าช้าในการปิดงวดหรือความคลาดเคลื่อนในการกระทบยอดไม่เพียงเพิ่มภาระให้ทีมการเงิน แต่อาจทำให้พลาดกำหนดส่งรายงาน เพิ่มความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และลดความเชื่อมั่นในข้อมูลทางการเงิน ต้นทุนจากรอบ R2R ที่ไม่มีประสิทธิภาพไม่ได้จำกัดอยู่แค่ค่าแรง แต่ยังกระทบต่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และความสัมพันธ์กับนักลงทุน

การปรับปรุงกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอด ไม่ได้หมายถึงแค่ทำงานให้เร็วขึ้น แต่ยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและความถูกต้องของการรายงานทางการเงิน คุณต้องเข้าใจลำดับกิจกรรมจริงตั้งแต่เริ่มปิดงวดจนเสร็จสิ้น รวมถึงการรวบรวมข้อมูล การลงรายการธุรกรรม รายการค้างรับค้างจ่าย การกระทบยอดระหว่างบริษัท การกระทบยอดบัญชีงบดุลและบัญชีกำไรขาดทุน รายการปรับปรุง และการอนุมัติขั้นสุดท้าย เมื่อเห็นลำดับงานเหล่านี้อย่างชัดเจน คุณจะระบุได้ว่ากระบวนการติดขัดตรงไหน และปรับปรุงจุดนั้นได้ตรงเป้าเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

process mining ช่วยปรับปรุงการปฏิบัติงาน R2R ใน Workiva อย่างไร

process mining ช่วยวิเคราะห์และทำความเข้าใจการดำเนินงานจริงของกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดใน Workiva โดยอาศัยข้อมูล แทนการพึ่งคำบอกเล่าหรือแผนผังกระบวนการที่ไม่ได้อัปเดต process mining ใช้บันทึกเหตุการณ์จากสภาพแวดล้อม Workiva และระบบที่เชื่อมต่อกัน เพื่อสร้างลำดับการปิดบัญชีของแต่ละงวดการเงินขึ้นใหม่ มุมมองตั้งแต่ต้นจนจบนี้ช่วยให้เห็นวงจรทั้งหมด ตั้งแต่เริ่มปิดงวดไปจนถึงอนุมัติงบการเงินและปิดงวดเสร็จสมบูรณ์

เมื่อติดตามกิจกรรมของแต่ละงวดการเงิน ซึ่งใช้เป็นรหัสเคส process mining จะช่วยระบุจุดที่ล่าช้าได้อย่างชัดเจน คุณสามารถวิเคราะห์เวลาที่ใช้จริงกับกิจกรรมสำคัญ เช่น 'เริ่มกระทบยอดบัญชีงบดุล' หรือ 'ตรวจสอบและอนุมัติการกระทบยอด' นอกจากนี้ยังตรวจพบได้ว่ากิจกรรมใดเกิดซ้ำ ซึ่งอาจบ่งชี้ว่าต้องทำงานซ้ำ หรือพบขั้นตอนที่เบี่ยงเบนจากกระบวนการมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบว่ามีการ 'ลงรายการบัญชีปรับปรุง' หลังจาก 'จัดทำงบการเงิน' อยู่บ่อยครั้ง ซึ่งอาจแสดงว่าควรเริ่มจัดการปัญหาให้เร็วกว่านี้ ความสามารถนี้ช่วยค้นหาคอขวดในขั้นตอนการกระทบยอดและการปรับปรุง ซึ่งมักทำให้ปิดงวดล่าช้า และช่วยตรวจสอบว่าทุกขั้นตอนเป็นไปตามมาตรฐานการรายงานทางการเงินที่กำหนด

จุดที่ process mining ช่วยให้ปรับปรุงได้

เมื่อนำ process mining มาใช้กับกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดที่ทำงานบน Workiva จะเห็นจุดสำคัญหลายด้านที่ควรปรับปรุง:

• เร่งการกระทบยอด: ระบุบัญชี หมวดหมู่การกระทบยอด หรือฝ่ายที่ใช้เวลานานที่สุด ค้นหาสาเหตุของความล่าช้า เช่น ข้อมูลต้นทางไม่ครบ ต้องตรวจสอบหลายรอบ หรือส่งเอกสารประกอบล่าช้า ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณปรับขั้นตอนสำคัญให้คล่องตัวและลดเวลารวมของรอบปิดงวด
• ปรับปรุงรายการบัญชีปรับปรุง: วิเคราะห์เวลา ความถี่ และลักษณะของรายการบัญชีปรับปรุง process mining ช่วยแสดงให้เห็นว่ามีการปรับปรุงล่าช้าในรอบงานจนต้องทำซ้ำหรือไม่ หรือรายการปรับปรุงบางประเภทมีปัญหาเกิดขึ้นเป็นประจำหรือไม่ คุณจึงจัดการเชิงรุกและเริ่มแก้ไขได้เร็วขึ้น
• ปรับขั้นตอนตรวจสอบและอนุมัติให้คล่องตัว: ระบุคอขวดในขั้นตอนตรวจสอบและอนุมัติการกระทบยอดกับงบการเงิน ทำความเข้าใจว่าเหตุใดบางรายการจึงใช้เวลาตรวจสอบนานหรือมีผู้เกี่ยวข้องมากเกินจำเป็น แล้วปรับเวิร์กโฟลว์เพื่อลดเวลาการอนุมัติ
• เสริมการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความพร้อมสำหรับการตรวจสอบ: ดูแผนผังกระบวนการที่เกิดขึ้นจริงเพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามการควบคุมภายในและข้อกำหนดทางกฎหมาย ระบุกรณีที่ข้ามขั้นตอนหรือทำงานผิดลำดับ ซึ่งอาจเป็นความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และช่วยให้มีหลักฐานการตรวจสอบที่ชัดเจนขึ้น

ผลลัพธ์และประโยชน์ที่วัดผลได้

เมื่อนำ process mining มาปรับปรุงกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอดใน Workiva คุณจะได้รับประโยชน์ที่เห็นผลได้หลายด้าน:

• ลดเวลารอบการปิดบัญชีการเงิน: ลดเวลาที่ใช้ปิดบัญชีการเงินแต่ละรอบได้อย่างมาก ช่วยให้จัดทำงบการเงินเร็วขึ้นและตอบสนองได้ทันท่วงที
• เพิ่มความถูกต้องและความน่าเชื่อถือ: ลดข้อผิดพลาดและความจำเป็นในการปรับปรุงหลังปิดงวด ด้วยการค้นหาและแก้สาเหตุของความคลาดเคลื่อนตั้งแต่เนิ่น ๆ ทำให้รายงานทางการเงินน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น
• จัดสรรทรัพยากรได้ดีขึ้น: เห็นชัดว่าทรัพยากรถูกใช้ไปกับงานใดอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ช่วยจัดสรรบุคลากรและปรับภาระงานระหว่างฝ่ายได้เหมาะสมขึ้น
• เสริมการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ช่วยให้ปฏิบัติตามนโยบายภายในและข้อกำหนดภายนอกอย่างสม่ำเสมอ ลดความเสี่ยงและเพิ่มความพร้อมในการตรวจสอบ
• เห็นภาพและควบคุมกระบวนการได้ดีขึ้น: มองเห็นกระบวนการ Record to Report ทั้งหมดอย่างโปร่งใส ช่วยให้จัดการเชิงรุกและปรับปรุงกระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง

เริ่มปรับปรุงการปิดงวด Record to Report

ใช้ข้อมูลจริงเพื่อปรับปรุงกระบวนการ Record to Report: ปิดงวดและกระทบยอด เมื่อวิเคราะห์ลำดับกิจกรรมทั้งหมดใน Workiva คุณจะค้นพบจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งซ่อนอยู่ ระบุคอขวด และลดเวลารอบการรายงานทางการเงินพร้อมเพิ่มความถูกต้อง เริ่มปรับปรุงการปิดบัญชีการเงินให้มีประสิทธิภาพ ปฏิบัติตามข้อกำหนด และโปร่งใสยิ่งขึ้นได้วันนี้.