Améliorez votre processus de clôture et de rapprochement, de l’enregistrement au reporting

Pourquoi optimiser votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement ?

Le processus Record to Report, ou R2R, qui couvre la clôture de période et les rapprochements, est au cœur des opérations financières. Il influe directement sur la capacité d’une organisation à produire des états financiers exacts dans les délais. Même si des plateformes comme Workiva simplifient considérablement différents aspects du reporting financier et de la conformité, le processus sous-jacent peut encore comporter des inefficacités, des dépendances manuelles et des goulots d’étranglement cachés. Les retards de clôture ou les erreurs de rapprochement mettent les équipes financières sous pression et peuvent entraîner des échéances de reporting manquées, des risques de conformité et une perte de confiance dans les données financières. Le coût d’un cycle R2R inefficace ne se limite pas au temps de travail : il pèse aussi sur les décisions stratégiques et les relations avec les investisseurs.

Optimiser votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement, ne consiste pas simplement à accélérer les opérations. Il s’agit aussi de rendre vos rapports financiers plus fiables et plus rigoureux. Pour cela, il faut comprendre le déroulement réel des activités, depuis le lancement de la clôture jusqu’à son achèvement, en tenant compte de toutes les étapes : collecte des données, comptabilisation des transactions, charges à payer, rapprochements intersociétés, rapprochements des comptes de bilan et de résultat, ajustements et approbations finales. L’analyse détaillée de ces séquences vous permet de repérer précisément les points de blocage et de mettre en place des améliorations ciblées, aux effets mesurables.

Comment le Process Mining transforme les opérations R2R dans Workiva

Le Process Mining offre une approche fondée sur les données pour examiner et comprendre le déroulement réel de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement, dans Workiva. Plutôt que de vous appuyer sur des témoignages ou des cartographies statiques, vous pouvez utiliser les journaux d’événements de votre environnement Workiva et des systèmes intégrés pour reconstituer le parcours complet de chaque clôture de période financière. Cette vue de bout en bout donne une visibilité sur l’ensemble du cycle, depuis le lancement de la clôture jusqu’à l’approbation des états financiers et la clôture de la période.

En suivant les activités de chaque période financière, qui sert d’identifiant de cas, le Process Mining permet de localiser les retards. Vous pouvez analyser les temps de cycle réels d’activités essentielles, comme « Rapprochement d’un compte de bilan commencé » ou « Rapprochement examiné et approuvé ». Vous pouvez également repérer les activités répétées, signe de reprises, ou les écarts par rapport au processus standard. Par exemple, vous pourriez constater que les « Écritures comptables d’ajustement comptabilisées » interviennent souvent après la « Génération des états financiers », ce qui indique qu’une intervention plus précoce serait nécessaire. Cette analyse aide à repérer les goulots d’étranglement dans les rapprochements et les ajustements, qui retardent souvent la clôture, et à vérifier que chaque étape respecte les normes établies en matière de reporting financier.

Principaux axes d’amélioration mis en évidence par le Process Mining

L’application du Process Mining à votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement, dans Workiva, fait ressortir plusieurs axes d’amélioration :

• Accélérer les rapprochements : Repérez les comptes, les catégories de rapprochement ou les services dont les cycles de rapprochement sont les plus longs. Identifiez les causes des retards, comme l’absence de données sources, les multiples cycles de révision ou la transmission tardive des pièces justificatives. Vous pourrez ainsi optimiser ces étapes essentielles et réduire le temps de cycle global de la clôture.
• Optimiser les écritures comptables d’ajustement : Analysez le calendrier, la fréquence et la nature des écritures d’ajustement. Le Process Mining peut révéler si des ajustements sont effectués trop tard dans le cycle et entraînent des reprises, ou si certains types d’ajustement posent régulièrement problème. Vous pouvez alors intervenir plus tôt et gérer ces opérations de manière proactive.
• Optimiser les cycles de révision et d’approbation : Repérez les goulots d’étranglement lors de la révision et de l’approbation des rapprochements et des états financiers. Comprenez pourquoi certaines révisions prennent plus de temps ou mobilisent plus d’intervenants que nécessaire, afin d’optimiser les flux de travail et de réduire les temps de cycle d’approbation.
• Renforcer la conformité et la préparation aux audits : La visualisation du déroulement réel du processus vous permet de vérifier le respect des contrôles internes et des exigences réglementaires. Repérez les activités omises ou exécutées dans le désordre, afin de signaler les risques de conformité et de renforcer votre piste d’audit.

Résultats attendus et avantages mesurables

En utilisant le Process Mining pour optimiser votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement, dans Workiva, vous pouvez en attendre plusieurs avantages concrets :

• Réduire le temps de cycle de clôture financière : Raccourcissez sensiblement le délai nécessaire à chaque clôture financière, accélérez la production des états financiers et améliorez votre réactivité.
• Améliorer l’exactitude et la fiabilité : Réduisez les erreurs et les ajustements postérieurs à la clôture en repérant et en traitant plus tôt leurs causes, pour produire des rapports financiers plus fiables.
• Mieux répartir les ressources : Repérez les activités qui mobilisent des ressources de manière inefficace afin de mieux répartir les effectifs et la charge de travail entre les services.
• Renforcer la conformité : Veillez au respect constant des politiques internes et des réglementations externes, réduisez les risques de conformité et consolidez vos éléments de preuve en cas d’audit.
• Améliorer la visibilité et le contrôle : Obtenez une vue transparente de l’ensemble de votre processus Record to Report pour le gérer de manière proactive et l’améliorer en continu.

Commencer à optimiser la clôture de période Record to Report

Adoptez une approche fondée sur les données pour transformer votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. En analysant l’ensemble des activités dans Workiva, vous pouvez repérer les inefficacités cachées, éliminer les goulots d’étranglement et améliorer sensiblement le temps de cycle et l’exactitude de vos rapports financiers. Engagez dès aujourd’hui votre démarche vers une clôture financière plus efficace, conforme et transparente.