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Améliorez votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser Workiva Record to Report.
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Record to Report - Clôture de période et rapprochement
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Optimiser le processus Record to Report dans Workiva pour accélérer la clôture de période

Les inefficacités des processus peuvent ralentir votre cycle de reporting financier et entraîner des retards ainsi que des problèmes de fiabilité. Notre plateforme vous aide à repérer les goulots d'étranglement dans vos opérations. Identifiez facilement les points où les processus de rapprochement peuvent être optimisés et accélérez votre clôture de période pour gagner en efficacité et renforcer la Conformité.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement ?

Le processus Record to Report, ou R2R, de clôture de période et de rapprochement constitue un pilier des opérations financières. Il influe directement sur la capacité d’une organisation à produire des états financiers exacts dans les délais. Si des plateformes comme Workiva simplifient considérablement certains aspects du reporting financier et de la conformité, le processus sous-jacent peut encore comporter des inefficacités, des dépendances manuelles et des goulots d’étranglement cachés. Les retards de clôture ou les erreurs de rapprochement mettent les équipes financières sous pression et peuvent entraîner des échéances de reporting manquées, des risques de non-conformité et une perte de confiance dans les données financières. Le coût d’un cycle R2R inefficace dépasse la seule charge de travail : il affecte aussi les décisions stratégiques et les relations avec les investisseurs.

Optimiser votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement ne consiste pas uniquement à aller plus vite. Il s’agit aussi d’améliorer la fiabilité et l’intégrité de vos reportings financiers. Cela suppose de comprendre le déroulement réel des activités, du lancement de la clôture de période à son achèvement, en incluant la collecte des données, la comptabilisation des transactions, les charges à payer, les rapprochements intersociétés, les rapprochements des comptes de bilan et de résultat, les ajustements et les approbations finales. En analysant précisément ces séquences complexes, vous pouvez déterminer où le processus rencontre des difficultés et mettre en place des améliorations ciblées qui produisent des bénéfices significatifs.

Comment le Process Mining transforme les opérations R2R dans Workiva

Le Process Mining propose une approche fondée sur les données pour examiner et comprendre l’exécution réelle de votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans Workiva. Plutôt que de s’appuyer sur des témoignages isolés ou des cartographies statiques, il utilise les journaux d’événements de votre environnement Workiva et des systèmes intégrés pour reconstituer le parcours complet de chaque clôture de période financière. Cette vision de bout en bout offre une visibilité exceptionnelle sur tout le cycle de vie, du lancement de la clôture à l’approbation des états financiers et à la finalisation de la période.

En suivant les activités de chaque période financière, qui sert d’identifiant du cas, le Process Mining peut localiser précisément les retards. Vous pouvez analyser les temps de cycle réels d’activités essentielles comme « Balance Sheet Account Reconciliation Started » ou « Reconciliation Reviewed & Approved ». Vous pouvez également mesurer la fréquence de répétition de certaines activités, signe de reprises, ou repérer les écarts par rapport au processus standardisé. Vous pourriez par exemple constater que « Adjusting Journal Entries Posted » intervient souvent après « Financial Statements Generated », ce qui indique qu’une intervention plus précoce serait nécessaire. Cette capacité est essentielle pour repérer les goulots d’étranglement des processus de rapprochement et d’ajustement, qui ralentissent souvent la clôture, et pour vérifier que toutes les étapes respectent les normes établies de reporting financier.

Principaux axes d’amélioration identifiés grâce au Process Mining

L’application du Process Mining à votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement piloté par Workiva met en évidence plusieurs axes d’amélioration :

  • Accélérer les rapprochements : identifiez les comptes, les catégories de rapprochement ou les services dont les cycles de rapprochement sont les plus longs. Recherchez les causes des retards, comme l’absence de données sources, la répétition des contrôles ou la transmission tardive des pièces justificatives. Vous pourrez ainsi optimiser ces étapes essentielles et réduire la durée globale du cycle de clôture.
  • Optimiser les écritures d’ajustement : analysez le calendrier, la fréquence et la nature des écritures d’ajustement. Le Process Mining peut révéler si les ajustements sont effectués trop tard dans le cycle, ce qui entraîne des reprises, ou si certains types d’ajustement posent régulièrement problème. Vous pourrez alors intervenir plus tôt et mieux piloter le processus.
  • Simplifier les cycles de contrôle et d’approbation : localisez les goulots d’étranglement des étapes de contrôle et d’approbation des rapprochements et des états financiers. Comprenez pourquoi certains contrôles prennent plus de temps ou mobilisent davantage d’intervenants que nécessaire, afin d’optimiser les flux de travail et de réduire les temps de cycle d’approbation.
  • Renforcer la conformité et la préparation aux audits : visualisez le déroulement réel du processus pour vérifier le respect des contrôles internes et des exigences réglementaires. Identifiez les activités ignorées ou exécutées dans le désordre, signalez les risques de non-conformité et consolidez votre piste d’audit.

Résultats attendus et bénéfices mesurables

En utilisant le Process Mining pour optimiser votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans Workiva, vous pouvez obtenir plusieurs bénéfices concrets :

  • Réduire la durée du cycle de clôture financière : raccourcissez sensiblement le temps nécessaire à chaque clôture, accélérez la production des états financiers et améliorez votre réactivité.
  • Améliorer l’exactitude et la fiabilité : réduisez les erreurs et les ajustements postérieurs à la clôture en identifiant et en corrigeant plus tôt les causes des écarts, afin de produire des rapports financiers plus fiables.
  • Mieux répartir les ressources : comprenez clairement où les ressources sont mobilisées de manière inefficace, puis répartissez mieux les effectifs et la charge de travail entre les services.
  • Renforcer la conformité : assurez un respect constant des politiques internes et des réglementations externes, réduisez les risques de non-conformité et disposez d’une meilleure défense lors des audits.
  • Accroître la visibilité et le contrôle : bénéficiez d’une transparence complète sur l’ensemble de votre processus Record to Report, afin de piloter les opérations de manière proactive et d’améliorer continuellement les processus.

Commencer l’optimisation de la clôture de période Record to Report

Adoptez une approche fondée sur les données pour transformer votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. En analysant le déroulement complet des activités dans Workiva, vous pouvez révéler les inefficacités cachées, éliminer les goulots d’étranglement et améliorer sensiblement la durée et l’exactitude de votre cycle de reporting financier. Commencez dès aujourd’hui à rendre votre clôture financière plus efficace, conforme et transparente.

Record to Report - Clôture de période et rapprochement Optimisation de la clôture de période Conformité du reporting financier Rapprochement des comptes Gestion du cycle financier Amélioration du processus R2R Responsable du contrôle financier Service financier Efficacité du processus de clôture R2R Clôture mensuelle Rapprochement financier Comptabilité

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards dans la clôture de la période ont une incidence directe sur la production des rapports financiers et la prise de décision dans les délais prévus. Des cycles prolongés entraînent des échéances manquées et accélèrent la phase de revue, ce qui augmente le risque d’erreurs et la mobilisation des ressources.
ProcessMind analyse le processus de bout en bout Record to Report - clôture de période et rapprochement, afin d’identifier les activités ou les étapes précises à l’origine des goulots d’étranglement. La plateforme met en évidence les causes profondes des retards dans Workiva, ce qui permet de cibler les optimisations et d’accélérer les clôtures.

Les rapprochements inefficaces, en particulier pour les comptes complexes ou les transactions intersociétés, ralentissent considérablement le processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. Ces goulots d’étranglement peuvent retarder la préparation des balances de vérification et des états financiers, et affecter l’exactitude et le respect des délais de reporting.
ProcessMind cartographie précisément les flux de travail de rapprochement dans Workiva et identifie les comptes, les catégories ou les utilisateurs qui provoquent régulièrement des retards. Vous pouvez ainsi accélérer l’approbation des rapprochements et améliorer l’efficacité de la clôture.

Les écritures d’ajustement comptabilisées tardivement dans le cycle de clôture financière peuvent perturber le processus. Elles nécessitent des reprises et augmentent le risque d’inexactitudes dans les états financiers, ce qui entraîne une affectation inefficace des ressources et d’éventuels problèmes de conformité.
ProcessMind suit le calendrier et le volume des écritures d’ajustement dans le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement de Workiva. La plateforme révèle les schémas d’ajustements tardifs et les activités qui les précèdent, afin de traiter en amont les problèmes à l’origine des reprises.

Lorsque le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement s’écarte des procédures opérationnelles standard sans autorisation appropriée, il crée des incohérences, des risques de non-conformité et des erreurs potentielles. Ce manque de contrôle complique la mise en place d’un reporting financier standardisé.
ProcessMind fournit une cartographie visuelle de tous les chemins réellement suivis dans Workiva. La plateforme met en évidence les écarts par rapport au flux cible et identifie où et pourquoi des variations non autorisées surviennent, pour renforcer le contrôle et la conformité.

Les transactions intersociétés complexes entraînent souvent des rapprochements prolongés, notamment entre différentes entités ou différents systèmes alimentant Workiva. Ces inefficacités provoquent des retards importants dans le processus de clôture de période et de rapprochement et peuvent laisser des écarts non résolus.
ProcessMind analyse l’intégralité du flux de travail de rapprochement intersociétés et identifie les entités, les types de transaction ou les étapes d’approbation qui créent des difficultés et des retards. Vous améliorez ainsi la rapidité et l’exactitude du reporting à l’échelle du groupe.

Pendant le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement, certains membres de l’équipe ou services peuvent supporter une charge disproportionnée, ce qui entraîne épuisement, erreurs et retards. Cette répartition déséquilibrée empêche une utilisation efficace des ressources et nuit à l’efficacité globale de la clôture dans Workiva.
ProcessMind visualise l’affectation des ressources pour toutes les activités de clôture. La plateforme identifie les personnes ou équipes surchargées et met en évidence les possibilités de rééquilibrage des tâches et d’optimisation des effectifs pendant les périodes sensibles, afin de prévenir l’épuisement professionnel.

Les retards dans la revue et l’approbation des rapprochements, des balances de vérification ou des états financiers prolongent la durée globale du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement. Des approbations lentes peuvent être dues à des goulots d’étranglement à certaines étapes de revue ou à une absence de responsabilité clairement définie, ce qui retarde la validation dans Workiva.
ProcessMind suit la durée et les transferts pour chaque activité de revue et d’approbation. La plateforme met en évidence les étapes ou approbateurs à l’origine des retards, afin d’accélérer la finalisation des états financiers et de réduire les temps de cycle.

Les problèmes de qualité ou d’exhaustivité des données sources collectées avant ou pendant la clôture de période et le rapprochement dans Workiva peuvent entraîner d’importantes reprises, des ajustements manuels et des rapprochements prolongés. Ils nuisent à l’exactitude des rapports financiers et nécessitent davantage de temps pour résoudre les divergences.
ProcessMind identifie où et quand les problèmes de qualité des données apparaissent dans le processus. La plateforme montre quelles activités de rapprochement sont les plus touchées ainsi que les causes en amont des incohérences, ce qui réduit les efforts manuels.

Le recours à des solutions manuelles de contournement pour réaliser les activités du processus Record to Report - clôture de période et rapprochement, notamment dans Workiva, introduit des incohérences, fragilise la piste d’audit et augmente les risques de non-conformité aux réglementations financières. Ces étapes non standardisées sont difficiles à tracer.
ProcessMind détecte et quantifie automatiquement la fréquence des interventions manuelles ou des activités ad hoc non approuvées. La plateforme révèle les risques de conformité cachés et les possibilités d’automatisation ou de standardisation pour renforcer la gouvernance.

Les dernières étapes de préparation et de production des états financiers peuvent se révéler étonnamment inefficaces, notamment lorsque les rapprochements ou ajustements précédents ont été retardés ou réalisés de manière inexacte. Cela compromet directement le respect des échéances de reporting externe et la disponibilité d’analyses à jour.
ProcessMind analyse toute la séquence qui précède la production des états financiers dans Workiva. La plateforme identifie les activités en amont qui retardent régulièrement ce résultat final essentiel et contribue à optimiser l’ensemble du processus de clôture et de rapprochement.

Un nombre constamment élevé d’écritures d’ajustement après les premiers rapprochements révèle des problèmes sous-jacents liés à l’exactitude des données, à l’exécution du processus ou à la comptabilisation initiale des transactions. Cela augmente le temps et les efforts nécessaires au processus Record to Report - clôture de période et rapprochement, avec un risque accru d’erreurs.
ProcessMind quantifie le volume et le calendrier des ajustements dans Workiva et les relie à des catégories de rapprochement ou à des problèmes de données sources précis. Vous pouvez ainsi corriger en amont les causes profondes et améliorer l’efficacité.

Lorsque différents codes société ou services appliquent des procédures variées pour le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement, cela entraîne des inefficacités, complique la consolidation et augmente les risques de non-conformité. Cette absence de standardisation rend difficile la généralisation des bonnes pratiques.
ProcessMind compare les processus de clôture entre les différents codes société et services dans Workiva et identifie où et comment ils divergent. Vous pouvez ainsi faire appliquer les bonnes pratiques et standardiser les processus pour une clôture plus efficace et conforme.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire considérablement le temps total nécessaire à la réalisation de toutes les activités Record to Report de clôture de période et de rapprochement dans Workiva. Un cycle de clôture plus rapide permet de produire les rapports financiers plus tôt, améliore l’agilité de l’entreprise et réduit la pression exercée sur les équipes financières. Celles-ci disposent ainsi de davantage de temps pour l’analyse stratégique plutôt que pour gérer les urgences opérationnelles. ProcessMind identifie les activités et les goulots d’étranglement précis à l’origine des retards de clôture. En visualisant le flux réel du processus et les temps de cycle de chaque étape, la plateforme montre où se produisent les temps d’attente, où les files de travail s’accumulent et où les ressources sont sous tension, afin de cibler les améliorations et de réduire de plusieurs jours ou semaines le calendrier de clôture.

Optimiser le flux de travail des rapprochements consiste à améliorer l’enchaînement et l’exécution des tâches nécessaires au rapprochement des comptes pendant la clôture de période Record to Report. Cela réduit les retards et les reprises, et garantit que les comptes de bilan et de résultat sont rapprochés efficacement et avec exactitude dans Workiva, condition essentielle à la production des états financiers dans les délais. ProcessMind fournit une vue détaillée de toutes les activités de rapprochement, révèle les parcours réellement suivis et les écarts par rapport au processus standard, et localise les points de blocage. La plateforme mesure l’impact des étapes manuelles et des transferts de responsabilité, afin de permettre aux organisations de repenser leurs flux de travail, d’automatiser les tâches répétitives et de supprimer les étapes inutiles pour gagner nettement en efficacité.

Cet objectif consiste à réduire le nombre et le volume des écritures d’ajustement effectuées après les premiers rapprochements, notamment dans Workiva. Un volume élevé d’ajustements tardifs révèle des problèmes potentiels en amont du processus. Il nuit à l’exactitude du reporting, nécessite des ressources supplémentaires, entraîne des reprises et peut créer des risques de non-conformité. ProcessMind identifie les causes profondes des ajustements fréquents en remontant de l’activité « Adjusting Journal Entries Posted » vers les étapes précédentes. La plateforme révèle les schémas récurrents, les erreurs fréquentes et les comptes GL ou services qui déclenchent régulièrement des ajustements, afin de corriger les problèmes de qualité des données ou les lacunes du processus avant qu’ils ne s’aggravent.

La standardisation à l’échelle de l’entreprise garantit que toutes les entités suivent un processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement cohérent et approuvé dans Workiva. Elle réduit les erreurs, renforce la conformité, simplifie les audits et crée un environnement de clôture prévisible, pour une meilleure efficacité et une comparabilité accrue dans toute l’organisation. ProcessMind découvre automatiquement toutes les variations réellement observées dans le processus et met en évidence les écarts par rapport au processus de clôture cible ou prévu. La plateforme visualise les entités ou services qui s’en écartent le plus et quantifie l’impact de ces variations sur le temps de cycle et les coûts, en fournissant les éléments nécessaires à l’application des bonnes pratiques et à une véritable harmonisation des processus.

Cet objectif vise à améliorer la rapidité et l’exactitude des rapprochements intersociétés au cours du cycle Record to Report, notamment lorsqu’ils sont gérés dans Workiva. Un rapprochement intersociétés efficace est essentiel à la production des états financiers consolidés. Il prévient les retards, réduit les divergences et contribue au respect des normes comptables internationales. ProcessMind cartographie les chemins complexes des rapprochements intersociétés et identifie les boucles, les interventions manuelles et les retards qui nuisent à l’efficacité. En analysant le flux des activités « Intercompany Reconciliation Performed », la plateforme peut repérer les problèmes de rapprochement, les incohérences de données ou les ruptures de communication entre entités, afin de cibler les améliorations et d’accélérer cette phase complexe de la clôture.

Équilibrer la charge de travail garantit une répartition équitable des tâches et responsabilités liées au processus Record to Report de clôture de période et de rapprochement entre les membres de l’équipe utilisant Workiva. Cela prévient l’épuisement professionnel, améliore le moral des équipes et évite que des activités essentielles soient retardées en raison de goulots d’étranglement liés aux ressources ou d’une dépendance excessive à certaines personnes. ProcessMind analyse la responsabilité des activités et l’affectation des ressources dans l’ensemble du processus de clôture. La plateforme identifie les utilisateurs ou services régulièrement surchargés ou inoccupés pendant certaines phases et révèle les schémas de répartition déséquilibrée. Les responsables peuvent ainsi réaffecter les tâches, former les collaborateurs à plusieurs activités ou optimiser les transferts pour créer un environnement de clôture plus efficace et durable.

Cet objectif vise à raccourcir la durée des activités de revue et d’approbation des rapprochements et des états financiers dans le processus Record to Report de Workiva. Des approbations plus rapides accélèrent la clôture globale, améliorent la réactivité et réduisent le risque de retards en fin de processus susceptibles de compromettre les échéances de reporting et les décisions de l’entreprise. ProcessMind visualise l’ensemble des activités « Reconciliation Reviewed & Approved », « Financial Statements Reviewed » et « Financial Statements Approved » et indique précisément où les retards surviennent dans la chaîne d’approbation. La plateforme identifie les goulots d’étranglement liés à certains approbateurs, à des informations manquantes ou à des hiérarchies d’approbation complexes, afin de fournir des analyses fondées sur les données et d’optimiser tout le cycle de revue.

Améliorer la cohérence des données sources consiste à garantir que les données financières collectées pour la clôture de période Record to Report sont homogènes, exactes et complètes dans tous les systèmes alimentant Workiva. Des données incohérentes entraînent des problèmes de rapprochement, des erreurs et d’importantes reprises, ce qui prolonge le cycle de clôture et compromet la fiabilité des rapports. En analysant des activités telles que « Source Data Collected » et « Transactions Posted », ProcessMind peut identifier les sources ou types de données qui entraînent fréquemment des divergences ou nécessitent des ajustements manuels. La plateforme ne nettoie pas directement les données, mais localise les problèmes de qualité dans le processus afin de permettre des corrections en amont de la saisie, de l’intégration ou de la configuration des systèmes.

L’objectif est de supprimer les solutions manuelles de contournement non approuvées et les écarts par rapport au processus Record to Report standard de clôture de période et de rapprochement dans Workiva. Ces solutions introduisent souvent des erreurs, augmentent les risques de non-conformité, réduisent l’efficacité et créent un environnement de clôture imprévisible, ce qui nuit à la préparation des audits. ProcessMind offre une visibilité complète sur toutes les activités réalisées et détecte automatiquement les cas où des étapes manuelles ou des variations non approuvées surviennent. En cartographiant le « happy path » réel et l’ensemble des écarts, la plateforme en quantifie la fréquence et l’impact. Les organisations peuvent ainsi formaliser les contournements nécessaires ou supprimer les étapes manuelles inefficaces et risquées pour améliorer la conformité et le contrôle.

Cet objectif vise à accélérer sensiblement la production des états financiers définitifs une fois toutes les activités de clôture de période, y compris les rapprochements et les ajustements, terminées dans Workiva. Une génération plus rapide facilite les déclarations réglementaires dans les délais, fournit à la direction des analyses financières à jour et réduit la pression liée aux échéances de reporting serrées. ProcessMind isole les activités qui précèdent et incluent « Financial Statements Generated » et « Financial Statements Reviewed », puis identifie les retards en amont qui se répercutent sur la phase finale du reporting. La plateforme aide à repérer les goulots d’étranglement liés à l’agrégation des données, à la mise en forme des rapports ou à la validation finale, afin d’optimiser précisément le flux de travail de reporting Workiva et les processus associés et d’accélérer la diffusion des résultats.

Améliorer le respect des exigences de conformité consiste à garantir que toutes les activités Record to Report de clôture de période et de rapprochement dans Workiva suivent systématiquement les exigences réglementaires, les politiques internes et les normes comptables établies. Cela réduit le risque de constats d’audit, de sanctions financières et d’atteinte à la réputation, tout en renforçant la confiance dans le reporting financier. ProcessMind compare automatiquement l’exécution réelle du processus de clôture de période aux règles de conformité définies et aux modèles de processus cibles. La plateforme met en évidence chaque écart, étape non approuvée ou point de contrôle manquant, offrant aux auditeurs et aux responsables financiers une vision claire et objective des lacunes de conformité et leur permettant d’imposer un respect plus strict des exigences pour toutes les périodes financières.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données Workiva
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus R2R
5

Mettez en œuvre les améliorations R2R
6

Suivez l’avancement de votre processus R2R
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré pour votre processus Record to Report. Ce modèle garantit que vos données Workiva sont correctement structurées pour une analyse et une association optimales.

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Pourquoi c’est important

Utiliser dès le départ la bonne structure de données est essentiel pour réaliser une association précise du processus et identifier des analyses pertinentes dans vos activités de clôture de période.

Résultat attendu

Un modèle Excel standardisé, prêt à être rempli avec vos données R2R Workiva.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Accélérez votre clôture de période et vos rapprochements Workiva

ProcessMind transforme les données complexes de Workiva Record to Report en analyses claires et concrètes. Visualisez chaque étape pour repérer les inefficacités et accélérer votre cycle de reporting financier.
  • Repérez les goulots d'étranglement et les retards du processus R2R
  • Optimisez les étapes de rapprochement dans Workiva
  • Réduisez la durée des cycles de clôture de période
  • Garantissez la Conformité du reporting financier
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Atteindre l’excellence dans le processus Record to Report avec Workiva

Ces résultats illustrent les bénéfices concrets que les organisations peuvent obtenir en appliquant le Process Mining à leurs processus Record to Report, clôture de période et rapprochement. En utilisant les données de Workiva, ces améliorations reposent sur l’identification des goulots d’étranglement et l’optimisation des flux de travail pour rendre la clôture financière plus efficace.

0 %
Clôture de période plus rapide

Réduction du temps de cycle de bout en bout

Les organisations réduisent généralement le temps total nécessaire à la clôture de période, ce qui permet de produire plus rapidement les rapports financiers et les analyses.
0 %
Moins d’ajustements

Réduction du taux d’ajustements après rapprochement

En améliorant la qualité des rapprochements et la cohérence des données, les entreprises constatent une baisse sensible du nombre d’ajustements manuels nécessaires après la clôture initiale, ce qui renforce l’exactitude.
0 %
Des processus standardisés

Moins de variantes de processus entre les entités

Le Process Mining aide à identifier et à éliminer les écarts non standard du processus de clôture, pour une plus grande cohérence et une mise à l’échelle plus simple dans toute l’organisation.
0 %
Une clôture réalisée plus souvent dans les délais

Augmentation du nombre de périodes clôturées dans les délais

Les organisations améliorent leur capacité à terminer la clôture financière à la date cible, ce qui contribue au respect des exigences réglementaires et à une communication rapide avec les parties prenantes.
0 %
Des revues et approbations plus rapides

Réduction du délai des approbations essentielles

Les goulots d’étranglement des étapes de revue et d’approbation des états financiers et des rapprochements sont identifiés et résolus, ce qui accélère considérablement la validation finale.
0 %
Des charges de travail équilibrées

Une répartition plus équitable des tâches

Les analyses de la variation du volume d’activités par utilisateur permettent de mieux affecter les ressources, de réduire les goulots d’étranglement liés à une charge inégale et d’améliorer la satisfaction des collaborateurs.

Les résultats peuvent varier selon la complexité de vos processus et la qualité de vos données. Les chiffres présentés ici correspondent aux améliorations généralement observées dans différentes mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis élargissez l'analyse selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique d’un cycle de reporting financier donné, tel qu’un mois ou un trimestre, qui sert de cas pour le processus de clôture de fin de période.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant de cas essentiel qui structure l’analyse et permet de mesurer et de comparer de bout en bout chaque cycle de clôture de période.

Nom de la tâche ou de l’événement spécifique survenu dans le processus de clôture de période.

Pourquoi c’est important

Cet attribut constitue le cœur de la cartographie du processus et permet de visualiser et d’analyser la séquence des étapes du cycle de clôture.

Date et heure précises auxquelles une activité ou un événement donné a été enregistré.

Pourquoi c’est important

Il fournit l’ordre chronologique des événements, essentiel pour calculer toutes les métriques temporelles, comme les temps de cycle, et identifier les retards du processus.

Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a réalisé l’activité ou auquel elle est attribuée.

Pourquoi c’est important

Il permet d’analyser la répartition de la charge de travail, la performance des utilisateurs et l’allocation des ressources, des éléments essentiels à la gestion de l’efficacité de l’équipe.

Service ou équipe fonctionnelle responsable de l’activité.

Pourquoi c’est important

Il permet de segmenter l’analyse du processus par domaine d’activité, afin de comparer les performances et d’identifier les problèmes propres à chaque service.

Identifiant unique de l’entité juridique pour laquelle la clôture financière est réalisée.

Pourquoi c’est important

Il permet de comparer l’efficacité et la conformité du processus de clôture entre les différentes entités juridiques de l’organisation.

Numéro du compte du grand livre faisant l’objet d’un rapprochement ou d’un ajustement.

Pourquoi c’est important

Il offre une vue détaillée de la performance des rapprochements et aide à identifier les comptes problématiques qui provoquent des retards ou nécessitent des ajustements fréquents.

Statut actuel d’un rapprochement de compte.

Pourquoi c’est important

Il permet de suivre en temps réel l’avancement des rapprochements, d’identifier les éléments bloqués et de les traiter afin de maintenir la clôture dans les délais.

Catégorie ou type du compte faisant l’objet du rapprochement, par exemple Bank Account ou Intercompany.

Pourquoi c’est important

Il permet d’agréger et de comparer les performances des rapprochements selon différents types de comptes, et de révéler les goulots d’étranglement propres à chaque catégorie.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début officiel du processus de clôture financière pour une période donnée. Elle est généralement déclenchée lorsqu’un utilisateur crée ou démarre la liste de contrôle ou le flux de travail de clôture de période dans Workiva.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de début principal du processus de bout en bout. Il permet de mesurer précisément le temps de cycle total de la clôture de période de bout en bout et d’identifier le moment où le processus démarre officiellement.

Étape importante au cours de laquelle un responsable ou un réviseur approuve officiellement le rapprochement préparé et en confirme l’exactitude. Elle est généralement enregistrée lorsqu’une tâche passe au statut « Approved » ou « Completed ».

Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour calculer le temps de cycle moyen du rapprochement et le temps de cycle moyen de révision et d’approbation. Elle confirme l’achèvement d’un contrôle qualité dans le processus.

Représente la création et la comptabilisation d’une écriture corrective à partir des constats effectués pendant le processus de rapprochement. Workiva peut suivre les écritures comptables et leur statut.

Pourquoi c’est important

Cette activité est essentielle pour l’indicateur KPI du taux d’ajustements postérieurs au rapprochement. Un volume élevé d’ajustements après l’approbation du rapprochement peut révéler des problèmes de qualité des données sources ou de contrôles du processus.

Cette étape marque le moment où la balance générale est considérée comme définitive et prête à servir à l’établissement des états financiers. Elle peut être déduite de l’achèvement d’une tâche donnée ou de la génération d’un rapport.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un prérequis essentiel à l’établissement des états financiers. Mesurer le temps écoulé à partir de ce point permet d’analyser l’efficacité des dernières étapes du reporting.

Représente la création des projets d’états financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Cet événement est enregistré lorsque les documents de reporting sont générés dans Workiva.

Pourquoi c’est important

Le moment où cette activité intervient est essentiel pour l’indicateur KPI du délai de génération des états financiers. Il marque le passage de l’agrégation des données à la production du rapport final.

Approbation finale des états financiers par la direction générale ou le comité d’audit. Elle représente la dernière validation importante avant la clôture officielle de la période.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape essentielle qui indique que les rapports sont finalisés. Elle est nécessaire pour mesurer le temps de cycle moyen de révision et d’approbation des états financiers eux-mêmes.

Cette activité marque l’achèvement officiel de l’ensemble du processus Record to Report pour la période financière. Il s’agit de la dernière étape du flux de travail Workiva.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’événement de fin principal du processus. Il permet de mesurer précisément le temps de cycle de bout en bout de la clôture de période et le taux de clôture de période dans les délais.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les données réelles d’exécution de votre processus afin de visualiser les goulots d’étranglement, d’identifier les causes profondes des retards et de révéler les écarts par rapport aux procédures standard. Il fournit une vue objective du processus de clôture de période, fondée sur les données, et met en évidence les possibilités d’amélioration de l’efficacité et de la conformité.

En intégrant les données du journal d’événements de Workiva, le Process Mining reconstitue la séquence complète des activités pour chaque période financière. Il visualise ensuite le flux et montre les tâches qui prennent plus de temps que prévu, les endroits où des reprises se produisent et les étapes qui contribuent le plus à l’allongement des temps de cycle. Vous pouvez ainsi localiser précisément les causes des retards.

Pour réaliser un Process Mining du processus Record to Report, vous avez généralement besoin de journaux d’événements contenant un identifiant de cas, le nom de l’activité et un horodatage. Dans Workiva, cela signifie extraire les données liées aux actions de la période financière, aux statuts des rapprochements, à l’achèvement des tâches et aux interactions des utilisateurs. Des attributs supplémentaires, comme l’utilisateur, le centre de coûts ou l’identifiant du document, peuvent enrichir l’analyse.

Vous pouvez accélérer le temps de cycle de votre clôture de période, optimiser les flux de travail de rapprochement et réduire sensiblement les ajustements postérieurs aux rapprochements. Le Process Mining contribue également à standardiser les processus de clôture entre les entités et à améliorer le respect des exigences de conformité. Au final, vous produisez plus rapidement des états financiers plus exacts.

Le démarrage comprend souvent une phase initiale d’extraction et de connexion aux données, qui peut prendre quelques semaines selon leur disponibilité et leur complexité. Une fois les données chargées, les premières analyses et visualisations du processus peuvent être générées rapidement, souvent en quelques jours. Une analyse plus approfondie et des recommandations concrètes suivent généralement dans un délai d’un à deux mois.

Oui. Le Process Mining est particulièrement efficace pour révéler les variations entre les processus de différentes unités organisationnelles. En comparant les parcours d’exécution d’activités similaires entre les entités, il met en évidence les domaines où la standardisation fait défaut et où les bonnes pratiques peuvent être appliquées. Vous pouvez ainsi garantir des procédures de clôture cohérentes et efficaces dans toute l’entreprise.

La principale exigence technique consiste à pouvoir extraire les données historiques du journal d’événements de Workiva dans un format structuré, comme un fichier CSV ou des tables de base de données. Ces données comprennent généralement l’horodatage de chaque activité, un identifiant unique pour chaque période financière et le nom de l’activité. Les méthodes d’intégration reposent habituellement sur des connexions API, des exports directs de bases de données ou l’importation de fichiers plats.

Le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive qui utilise des données historiques existantes. Il n’interfère ni avec votre système Workiva en production ni avec vos opérations en cours. L’extraction des données est généralement réalisée une seule fois ou selon une planification, tandis que l’analyse s’effectue à l’extérieur du système, sans perturber vos activités quotidiennes de clôture de période.

Le Process Mining identifie les causes profondes des ajustements en analysant le processus qui les précède. Il peut révéler l’origine des incohérences de données, les approbations manquées ou les rapprochements incorrectement réalisés. En traitant ces problèmes en amont, vous réduisez considérablement le besoin d’effectuer des ajustements coûteux après les rapprochements.

Absolument. Le Process Mining vous permet de définir et de visualiser vos parcours de conformité cibles, puis de comparer automatiquement ces modèles aux exécutions réelles du processus. Il peut rapidement signaler les cas où des étapes ont été ignorées, où des écarts non approuvés se sont produits ou où les contrôles requis n’ont pas été respectés, en fournissant des éléments clairs pour les audits.

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