Cải thiện quy trình Record to Report, khóa sổ kỳ và đối chiếu

Vì sao nên tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát?

Quy trình ghi nhận đến báo cáo, hay R2R, bao gồm chốt kỳ và đối soát, là một phần cốt lõi trong vận hành tài chính. Quy trình này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lập báo cáo tài chính chính xác và đúng hạn của tổ chức. Các nền tảng như Workiva giúp tinh gọn nhiều khâu báo cáo tài chính và tuân thủ, nhưng quy trình phía sau vẫn có thể kém hiệu quả, phụ thuộc vào thao tác thủ công và tồn tại những điểm nghẽn khó thấy. Chốt kỳ chậm hoặc đối soát thiếu chính xác không chỉ gây áp lực cho đội ngũ tài chính mà còn có thể khiến tổ chức lỡ hạn báo cáo, gặp rủi ro tuân thủ và giảm niềm tin vào dữ liệu tài chính. Chi phí của một chu kỳ R2R kém hiệu quả không chỉ nằm ở nhân công, mà còn ảnh hưởng đến quyết định chiến lược và quan hệ với nhà đầu tư.

Tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát không chỉ là làm nhanh hơn. Mục tiêu còn là nâng cao độ tin cậy và tính toàn vẹn của báo cáo tài chính. Bạn cần hiểu rõ các hoạt động thực tế diễn ra từ lúc bắt đầu chốt kỳ đến khi hoàn tất, bao gồm thu thập dữ liệu, ghi nhận giao dịch, hạch toán khoản trích trước, đối soát liên công ty, đối soát bảng cân đối kế toán và báo cáo lãi lỗ, điều chỉnh và phê duyệt cuối cùng. Khi hiểu rõ trình tự phức tạp này, bạn có thể xác định chính xác khâu nào đang trục trặc và đưa ra cải tiến phù hợp để tạo ra kết quả rõ rệt.

Process mining giúp cải thiện vận hành R2R trên Workiva như thế nào

Process mining cung cấp cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để phân tích và hiểu cách quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát thực sự diễn ra trong Workiva. Thay vì dựa vào thông tin truyền miệng hoặc sơ đồ quy trình tĩnh, process mining dùng nhật ký sự kiện từ môi trường Workiva và các hệ thống tích hợp để dựng lại toàn bộ hành trình chốt sổ của từng kỳ tài chính. Góc nhìn từ đầu đến cuối này giúp bạn theo dõi toàn bộ vòng đời, từ lúc bắt đầu chốt kỳ đến khi báo cáo tài chính được phê duyệt và kỳ được hoàn tất.

Bằng cách theo dõi hoạt động của từng kỳ tài chính, vốn đóng vai trò mã định danh hồ sơ, process mining có thể chỉ ra chính xác khâu nào đang chậm. Bạn có thể phân tích thời gian chu kỳ thực tế của các hoạt động quan trọng như 'Bắt đầu đối soát tài khoản bảng cân đối kế toán' hoặc 'Đã rà soát và phê duyệt đối soát'. Bạn cũng có thể phát hiện hoạt động nào thường bị lặp lại, cho thấy có việc phải làm lại, hoặc tìm ra sai lệch so với quy trình chuẩn. Chẳng hạn, bạn có thể phát hiện 'Đã ghi nhận bút toán điều chỉnh' thường diễn ra sau 'Đã tạo báo cáo tài chính', cho thấy cần can thiệp sớm hơn. Khả năng này giúp xác định điểm nghẽn trong khâu đối soát và điều chỉnh, vốn thường làm chậm quá trình chốt sổ, đồng thời kiểm tra xem các bước có tuân thủ chuẩn mực báo cáo tài chính đã đặt ra hay không.

Các khâu có thể cải thiện nhờ process mining

Khi áp dụng process mining vào quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát trên Workiva, bạn có thể xác định một số khâu cần ưu tiên cải thiện:

• Đẩy nhanh đối soát: Xác định tài khoản, nhóm đối soát hoặc phòng ban có chu kỳ đối soát dài nhất. Tìm nguyên nhân chậm trễ, chẳng hạn thiếu dữ liệu nguồn, phải rà soát nhiều lần hoặc nộp chứng từ hỗ trợ muộn. Từ đó, bạn có thể tinh gọn các bước quan trọng này và rút ngắn tổng thời gian chốt kỳ.
• Tối ưu bút toán điều chỉnh: Phân tích thời điểm, tần suất và nội dung của các bút toán điều chỉnh. Process mining có thể cho thấy liệu điều chỉnh có được thực hiện quá muộn trong chu kỳ, dẫn đến phải làm lại, hoặc một số loại điều chỉnh có thường xuyên gây vấn đề hay không. Nhờ đó, bạn có thể chủ động quản lý và can thiệp sớm hơn khi cần.
• Tinh gọn các vòng rà soát và phê duyệt: Xác định điểm nghẽn trong các bước rà soát và phê duyệt đối soát, báo cáo tài chính. Tìm hiểu vì sao một số lượt rà soát mất nhiều thời gian hơn hoặc cần nhiều bên tham gia hơn mức cần thiết, từ đó tối ưu quy trình làm việc và rút ngắn thời gian phê duyệt.
• Tăng cường tuân thủ và sẵn sàng kiểm toán: Xem luồng quy trình thực tế để kiểm tra việc tuân thủ kiểm soát nội bộ và yêu cầu pháp lý. Phát hiện các trường hợp bỏ qua bước hoặc thực hiện sai thứ tự, qua đó nhận diện rủi ro tuân thủ và củng cố dấu vết kiểm toán.

Kết quả dự kiến và lợi ích có thể đo lường

Khi dùng process mining để tối ưu quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát trên Workiva, bạn có thể đạt được những lợi ích cụ thể sau:

• Rút ngắn chu kỳ chốt sổ tài chính: Giảm đáng kể thời gian cần thiết để hoàn tất mỗi kỳ chốt sổ, đẩy nhanh việc lập báo cáo tài chính và phản hồi nhanh hơn.
• Tăng độ chính xác và tin cậy: Giảm lỗi và nhu cầu điều chỉnh sau khi chốt bằng cách xác định, xử lý sớm nguyên nhân gốc rễ của sai lệch, từ đó tạo ra báo cáo tài chính đáng tin cậy hơn.
• Phân bổ tài nguyên hợp lý hơn: Hiểu rõ tài nguyên đang được sử dụng kém hiệu quả ở đâu, từ đó phân công nhân sự tốt hơn và cân đối khối lượng công việc giữa các phòng ban.
• Tăng cường tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ nhất quán các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, giảm rủi ro tuân thủ và củng cố hồ sơ kiểm toán.
• Tăng khả năng quan sát và kiểm soát: Nắm rõ toàn bộ quy trình ghi nhận đến báo cáo, chủ động quản lý và liên tục cải tiến quy trình.

Bắt đầu tối ưu quy trình chốt kỳ ghi nhận đến báo cáo

Áp dụng cách tiếp cận dựa trên dữ liệu để cải thiện quy trình ghi nhận đến báo cáo, chốt kỳ và đối soát. Phân tích toàn bộ luồng hoạt động trong Workiva giúp bạn tìm ra điểm kém hiệu quả khó thấy, loại bỏ điểm nghẽn và cải thiện đáng kể thời gian cũng như độ chính xác của chu kỳ báo cáo tài chính. Bắt đầu cải thiện quy trình chốt sổ tài chính để vận hành hiệu quả, tuân thủ và minh bạch hơn ngay hôm nay.