Melhore seu processo de registro ao relatório: fechamento do período e conciliação

Por que otimizar o processo de Record to Report: fechamento do período e conciliação?

O processo de Record to Report, ou R2R, de fechamento do período e conciliação é fundamental para as operações financeiras e afeta diretamente a capacidade de uma organização de gerar demonstrações financeiras precisas e dentro do prazo. Embora plataformas como a Workiva simplifiquem bastante vários aspectos dos relatórios financeiros e da Conformidade, o processo subjacente ainda pode ter ineficiências, dependências de tarefas manuais e gargalos ocultos. Atrasos no fechamento dos períodos ou imprecisões nas conciliações sobrecarregam as equipes financeiras e podem levar à perda de prazos de divulgação, a riscos de Conformidade e à falta de confiança nos dados financeiros. O custo de um ciclo R2R ineficiente vai além da mão de obra e afeta as decisões estratégicas e o relacionamento com investidores.

Otimizar o processo de Record to Report: fechamento do período e conciliação não significa apenas acelerar as atividades. Também significa aumentar a confiabilidade e a integridade dos relatórios financeiros. Para isso, é preciso entender o fluxo real das atividades, desde o início do fechamento até sua conclusão, incluindo todas as etapas de coleta de dados, lançamento de transações, apropriações, conciliações entre empresas, conciliações de balanço patrimonial e de lucros e perdas, ajustes e aprovações finais. Com uma visão detalhada dessas sequências complexas, você identifica exatamente onde o processo falha e pode implementar melhorias direcionadas, com benefícios significativos.

Como o Process Mining transforma as operações de R2R na Workiva

O Process Mining oferece uma abordagem baseada em dados para examinar e entender como o processo de Record to Report: fechamento do período e conciliação realmente acontece na Workiva. Em vez de depender de relatos pontuais ou mapas de processo estáticos, o Process Mining usa Event Logs do seu ambiente Workiva e dos sistemas integrados para reconstruir o percurso completo do fechamento de cada período financeiro. Essa visão de ponta a ponta mostra todo o ciclo de vida, desde o início do fechamento até a aprovação das demonstrações financeiras e a conclusão do período.

Ao acompanhar as atividades de cada período financeiro, que funciona como identificador do caso, o Process Mining ajuda a localizar pontos específicos de atraso. Você pode analisar os tempos de ciclo reais de atividades importantes, como 'Conciliação de conta do balanço iniciada' ou 'Conciliação revisada e aprovada'. Também pode descobrir com que frequência certas atividades se repetem, indicando retrabalho, ou identificar desvios do processo padronizado. Por exemplo, você pode descobrir que 'Lançamentos contábeis de ajuste registrados' ocorre com frequência depois de 'Demonstrações financeiras geradas', o que pode indicar a necessidade de agir mais cedo. Esse recurso é essencial para identificar gargalos nos processos de conciliação e ajuste, que muitas vezes atrasam o fechamento, e para garantir que todas as etapas sigam os padrões estabelecidos para relatórios financeiros.

Principais oportunidades de melhoria identificadas com Process Mining

A aplicação de Process Mining ao processo de Record to Report: fechamento do período e conciliação na Workiva destaca várias oportunidades importantes de melhoria:

• Acelere a conciliação: Identifique as contas, categorias de conciliação ou departamentos com os ciclos de conciliação mais longos. Descubra as causas raiz dos atrasos, como dados de origem ausentes, várias rodadas de revisão ou envio tardio de documentos comprobatórios. Esse insight ajuda você a simplificar essas etapas essenciais e reduzir o tempo de ciclo total do fechamento do período.
• Otimize os lançamentos contábeis de ajuste: Analise o momento, a frequência e a natureza dos lançamentos contábeis de ajuste. O Process Mining pode revelar se os ajustes estão sendo feitos tarde demais no ciclo, causando retrabalho, ou se determinados tipos de ajuste geram problemas recorrentes. Assim, você pode agir de forma proativa e, se necessário, intervir mais cedo.
• Simplifique os ciclos de revisão e aprovação: Identifique gargalos nas etapas de revisão e aprovação de conciliações e demonstrações financeiras. Entenda por que algumas revisões demoram mais ou envolvem mais pessoas do que o necessário. Com essas informações, você pode otimizar os fluxos de trabalho e reduzir o tempo de ciclo das aprovações.
• Fortaleça a Conformidade e a preparação para auditorias: Visualize o fluxo real do processo para verificar se os controles internos e os requisitos regulatórios estão sendo cumpridos. Identifique atividades ignoradas ou realizadas fora de ordem, sinalizando possíveis riscos de Conformidade e fortalecendo a trilha de auditoria.

Resultados esperados e benefícios mensuráveis

Ao usar Process Mining para otimizar o processo de Record to Report: fechamento do período e conciliação na Workiva, você pode obter benefícios concretos:

• Redução do tempo de ciclo do fechamento financeiro: Reduza significativamente o tempo necessário para concluir cada fechamento financeiro, acelerando a geração de demonstrações financeiras e melhorando a capacidade de resposta.
• Mais precisão e confiabilidade: Minimize erros e a necessidade de ajustes pós-fechamento ao identificar e tratar as causas raiz das imprecisões mais cedo no processo, gerando relatórios financeiros mais confiáveis.
• Melhor alocação de recursos: Entenda claramente onde os recursos estão sendo usados de forma ineficiente e distribua melhor as pessoas e a carga de trabalho entre os departamentos.
• Conformidade fortalecida: Garanta o cumprimento consistente das políticas internas e das regulamentações externas, reduza os riscos de Conformidade e fortaleça a preparação para auditorias.
• Mais visibilidade e controle: Tenha transparência sobre todo o processo de Record to Report para gerenciá-lo de forma proativa e promover melhorias contínuas.

Como começar a otimizar o fechamento do período de Record to Report

Adote uma abordagem baseada em dados para transformar seu processo de Record to Report: fechamento do período e conciliação. Ao analisar o fluxo completo das atividades na Workiva, você pode identificar ineficiências ocultas, eliminar gargalos e melhorar significativamente o tempo de ciclo e a precisão dos relatórios financeiros. Comece hoje a tornar o fechamento financeiro mais eficiente, em conformidade e transparente.