Melhore seu Record to Report - Fechamento do Período e Reconciliação
Otimize o Record to Report no Workiva para um fechamento do período mais rápido
As ineficiências do processo podem prejudicar seu ciclo de relatórios financeiros, causando atrasos e problemas de precisão. Nossa plataforma ajuda você a identificar gargalos em toda a operação. Encontre facilmente pontos em que os processos de reconciliação podem ser simplificados e acelere o fechamento do período para obter mais eficiência e conformidade.
Baixe nosso Template de dados pré-configurado e enfrente desafios comuns para alcançar suas metas de eficiência. Siga nosso plano de melhoria em seis etapas e consulte o Guia do Template de dados para transformar suas operações.
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Por que otimizar seu processo de Record to Report - Fechamento do período e reconciliação?
O processo de Record to Report, ou R2R, de fechamento do período e reconciliação é um pilar das operações financeiras e impacta diretamente a capacidade da organização de gerar demonstrações financeiras precisas e dentro do prazo. Embora plataformas como a Workiva simplifiquem significativamente vários aspectos dos relatórios financeiros e da conformidade, o processo subjacente ainda pode conter ineficiências, dependências manuais e gargalos ocultos. Atrasos no fechamento dos períodos ou imprecisões nas reconciliações não apenas sobrecarregam as equipes financeiras, como também podem levar à perda de prazos de reporte, riscos de conformidade e falta de confiança nos dados financeiros. O custo de um ciclo R2R ineficiente vai além da mão de obra, afetando a tomada de decisões estratégicas e o relacionamento com investidores.
Otimizar seu processo de Record to Report - Fechamento do período e reconciliação não significa apenas acelerar as atividades. Significa aumentar a confiabilidade e a integridade dos seus relatórios financeiros. Isso envolve entender o fluxo real das atividades, desde o início do fechamento do período até sua conclusão, incluindo todas as etapas relacionadas à coleta de dados, lançamentos de transações, apropriações, reconciliações intercompany, reconciliações de balanço patrimonial e de contas de resultado, ajustes e aprovações finais. Ao obter insights profundos sobre essas sequências complexas, você consegue identificar exatamente onde o processo falha e implementar melhorias direcionadas que geram benefícios significativos.
Como o Process Mining transforma as operações de R2R na Workiva
O Process Mining oferece uma abordagem poderosa e orientada por dados para analisar e entender a execução real do seu processo de Record to Report - Fechamento do período e reconciliação na Workiva. Em vez de depender de evidências anedóticas ou mapas de processo estáticos, o Process Mining usa Event Logs do seu ambiente Workiva e dos sistemas integrados para reconstruir a jornada completa do fechamento de cada período financeiro. Essa visão de ponta a ponta oferece uma visibilidade sem precedentes de todo o ciclo de vida, desde o momento em que o fechamento do período é iniciado até a aprovação das demonstrações financeiras e a conclusão do período.
Ao acompanhar as atividades de cada período financeiro, que funciona como identificador do caso, o Process Mining consegue apontar áreas específicas de atraso. Você pode analisar os tempos de ciclo reais de atividades críticas, como 'Reconciliação da conta do balanço patrimonial iniciada' ou 'Reconciliação revisada e aprovada'. Também pode descobrir com que frequência determinadas atividades são repetidas, indicando retrabalho, ou identificar desvios do processo padronizado. Por exemplo, você pode descobrir que 'Lançamentos contábeis de ajuste registrados' ocorre frequentemente depois de 'Demonstrações financeiras geradas', o que sugere a necessidade de uma intervenção mais cedo. Esse recurso é essencial para identificar gargalos nos processos de reconciliação e ajuste, que muitas vezes impedem um fechamento rápido, e para garantir que todas as etapas estejam em conformidade com os padrões estabelecidos de relatórios financeiros.
Principais áreas de melhoria identificadas pelo Process Mining
Aplicar Process Mining ao seu processo de Record to Report - Fechamento do período e reconciliação orientado pela Workiva destaca várias áreas importantes com potencial de melhoria:
- Acelerar a reconciliação: Identifique as contas, categorias de reconciliação ou departamentos específicos que apresentam os ciclos de reconciliação mais longos. Descubra as causas dos atrasos, como dados de origem ausentes, várias rodadas de revisão ou envio tardio de documentos de suporte. Esse insight permite simplificar essas etapas críticas e reduzir o tempo total do ciclo de fechamento do período.
- Otimizar os lançamentos contábeis de ajuste: Analise o momento, a frequência e a natureza dos lançamentos contábeis de ajuste. O Process Mining pode revelar se os ajustes estão sendo feitos tarde demais no ciclo, causando retrabalho, ou se determinados tipos de ajuste apresentam problemas recorrentes. Isso permite uma gestão proativa e, potencialmente, uma intervenção mais cedo.
- Simplificar os ciclos de revisão e aprovação: Identifique gargalos nas etapas de revisão e aprovação de reconciliações e demonstrações financeiras. Entenda por que determinadas revisões demoram mais ou envolvem mais partes interessadas do que o necessário, permitindo otimizar os Workflows e reduzir os tempos de ciclo de aprovação.
- Fortalecer a conformidade e a preparação para auditorias: Ao visualizar o fluxo real do processo, você consegue verificar a aderência aos controles internos e aos requisitos regulatórios. Identifique situações em que atividades são ignoradas ou executadas fora de sequência, sinalizando possíveis riscos de conformidade e fortalecendo sua trilha de auditoria.
Resultados esperados e benefícios mensuráveis
Ao usar Process Mining para otimizar seu processo de Record to Report - Fechamento do período e reconciliação na Workiva, você pode esperar uma série de benefícios concretos:
- Redução do tempo do ciclo de fechamento financeiro: Diminua significativamente o tempo necessário para concluir cada fechamento financeiro, acelerando a geração das demonstrações financeiras e melhorando a capacidade de resposta.
- Mais precisão e confiabilidade: Minimize erros e a necessidade de ajustes pós-fechamento identificando e tratando mais cedo as causas das imprecisões no processo, o que resulta em relatórios financeiros mais confiáveis.
- Melhor alocação de recursos: Entenda com clareza onde os recursos estão sendo consumidos de forma ineficiente, permitindo alocar melhor as pessoas e otimizar a carga de trabalho entre os departamentos.
- Conformidade fortalecida: Garanta uma aderência consistente às políticas internas e às regulamentações externas, reduzindo o risco de não conformidade e oferecendo uma defesa de auditoria mais sólida.
- Mais visibilidade e controle: Obtenha transparência sem precedentes sobre todo o seu processo de Record to Report, permitindo uma gestão proativa e iniciativas contínuas de melhoria de processos.
Como começar a otimizar o fechamento do período de Record to Report
Adote uma abordagem orientada por dados para transformar seu processo de Record to Report - Fechamento do período e reconciliação. Ao analisar o fluxo completo das atividades na Workiva, você consegue identificar ineficiências ocultas, eliminar gargalos e melhorar significativamente o tempo de ciclo e a precisão dos seus relatórios financeiros. Comece hoje sua jornada rumo a um fechamento financeiro mais eficiente, em conformidade e transparente.
O caminho de melhoria em 6 etapas para Record to Report: Fechamento do período e Reconciliação
Baixe o Template
O que fazer
Obtenha o Template do Excel pré-configurado para seu processo de Record to Report. Esse Template garante que os dados do Workiva estejam estruturados corretamente para uma análise e um mapeamento ideais.
Por que isso importa
Usar a estrutura de dados correta desde o início é essencial para mapear o processo com precisão e identificar insights relevantes nas atividades de fechamento do período.
Resultado esperado
Um Template do Excel padronizado, pronto para ser preenchido com seus dados de R2R do Workiva.
Exporte seus dados do Workiva
O que fazer
Extraia diretamente da plataforma Workiva de 3 a 6 meses de dados históricos de fechamento do período e reconciliação. Preencha o Template baixado com esses dados operacionais reais.
Por que isso importa
Os dados históricos oferecem uma visão abrangente da performance passada, revelando gargalos recorrentes e desafios de conformidade no seu ciclo de Record to Report.
Resultado esperado
Um Template do Excel preenchido com seus dados históricos de fechamento do período no Workiva.
Carregue seu conjunto de dados
O que fazer
Carregue com segurança seu Template de dados do Workiva preenchido no ProcessMind. Nossa plataforma processa e prepara automaticamente seus dados para uma análise aprofundada.
Por que isso importa
Um carregamento rápido e seguro inicia o mecanismo de Process Mining, transformando dados brutos em fluxos visuais acionáveis do processo, sem intervenção manual.
Resultado esperado
Seus dados de Record to Report do Workiva foram carregados com segurança e estão prontos para análise automatizada.
Analise seu processo de R2R
O que fazer
Explore os Dashboards gerados automaticamente e os insights detalhados específicos do seu processo de Fechamento e Reconciliação do período no Workiva. Use recomendações baseadas em IA para otimização.
Por que isso importa
Visualizar o fluxo do processo revela atrasos ocultos, riscos de conformidade e áreas de ineficiência, permitindo decisões fundamentadas em dados para simplificar as operações.
Resultado esperado
Uma compreensão clara dos gargalos, dos tempos de ciclo e das recomendações de melhoria baseadas em IA no seu processo de R2R.
Implemente melhorias em R2R
O que fazer
Priorize e implemente as oportunidades de otimização identificadas no seu Workflow de Fechamento e Reconciliação do período no Workiva. Tome medidas concretas com base nos insights do processo.
Por que isso importa
Agir com base nos insights se traduz diretamente em melhorias concretas, como ciclos de fechamento do período mais rápidos, menos esforço manual e maior precisão dos dados no Workiva.
Resultado esperado
Mudanças acionáveis aplicadas ao seu processo de Fechamento e Reconciliação do período no Workiva.
Monitore o progresso de R2R
O que fazer
Recarregue periodicamente os dados atualizados do Workiva no ProcessMind para acompanhar continuamente o impacto das suas melhorias e medir as mudanças nos principais indicadores de performance ao longo do tempo.
Por que isso importa
O monitoramento contínuo garante ganhos de eficiência sustentados e permite ajustes no momento certo, mantendo a melhor performance nos seus processos de relatórios financeiros.
Resultado esperado
Visibilidade contínua da performance do processo de R2R e melhorias mensuráveis nos principais KPIs de relatórios financeiros.
O QUE VOCÊ VAI OBTER
Acelere o fechamento do período e a reconciliação na Workiva
- Identifique gargalos e atrasos no R2R
- Simplifique as etapas de reconciliação na Workiva
- Acelere os tempos de ciclo do fechamento do período
- Garanta a conformidade dos relatórios financeiros
RESULTADOS TÍPICOS
Alcançando a excelência em Record to Report com o Workiva
Esses resultados mostram os benefícios concretos que as organizações podem obter ao aplicar process mining aos processos de Record to Report, Period Close & Reconciliation. Usando dados do Workiva, essas melhorias são alcançadas por meio da identificação de gargalos e da otimização de Workflows para aumentar a eficiência do fechamento financeiro.
Redução do tempo de ciclo de ponta a ponta
As organizações normalmente reduzem o tempo total necessário para concluir o processo de fechamento do período, resultando em relatórios e análises financeiras mais pontuais.
Menor taxa de ajustes após a reconciliação
Ao melhorar a qualidade das reconciliações e a consistência dos dados, as empresas observam uma queda significativa no número de ajustes manuais necessários após o fechamento inicial, aumentando a precisão.
Menos variações de processo entre entidades
O process mining ajuda a identificar e eliminar desvios não padronizados no processo de fechamento, levando a mais consistência e facilitando a expansão em toda a organização.
Aumento no número de períodos que cumprem os prazos
As organizações aumentam sua capacidade de concluir o fechamento financeiro até a data prevista, garantindo conformidade regulatória e comunicação pontual com as partes interessadas.
Redução do tempo para aprovações críticas
Os gargalos nas etapas de revisão e aprovação das demonstrações financeiras e reconciliações são identificados e resolvidos, acelerando significativamente a aprovação final.
Distribuição mais justa das tarefas
Insights sobre a variação do volume de atividades por usuário permitem uma melhor alocação de recursos, reduzindo gargalos causados pela distribuição desigual da carga de trabalho e melhorando a satisfação dos colaboradores.
Os resultados podem variar de acordo com a complexidade específica dos seus processos e a qualidade dos seus dados. Os números apresentados aqui representam melhorias típicas observadas em diferentes implementações.
Dados recomendados
Perguntas frequentes
Perguntas frequentes
O Process Mining analisa os dados reais da execução do processo para visualizar gargalos, identificar as causas raiz dos atrasos e revelar desvios dos procedimentos padrão. Ele oferece uma visão objetiva e orientada por dados do seu fechamento do período, destacando áreas para ganhos de eficiência e melhoria da conformidade.
Ao ingerir dados de Event Log do Workiva, o Process Mining reconstrói toda a sequência de atividades de cada período financeiro. Em seguida, visualiza o fluxo, mostrando onde as tarefas demoram mais do que o esperado, onde ocorre retrabalho e quais etapas mais contribuem para o aumento dos tempos de ciclo. Isso ajuda a localizar exatamente as áreas que causam atrasos.
Para fazer Process Mining em Record to Report, normalmente você precisa de Event Logs contendo um identificador de caso, o nome da atividade e o registro de data e hora. No Workiva, isso significa extrair dados relacionados às ações do período financeiro, aos status das reconciliações, à conclusão de tarefas e às interações dos usuários. Atributos adicionais, como usuário, centro de custo ou ID do documento, podem enriquecer a análise.
Você pode esperar acelerar o tempo de ciclo do Fechamento do período, simplificar os Workflows de reconciliação e reduzir significativamente os ajustes pós-reconciliação. O Process Mining também ajuda a padronizar os processos de fechamento entre as entidades e melhorar a adesão à conformidade. No fim, isso resulta na geração mais rápida e precisa das demonstrações financeiras.
Começar geralmente envolve uma etapa inicial de extração e conexão dos dados, que pode levar algumas semanas, dependendo da disponibilidade e da complexidade dos dados. Depois que os dados são carregados, os primeiros insights e as visualizações do processo podem ser gerados rapidamente, muitas vezes em poucos dias. Análises mais profundas e recomendações acionáveis normalmente surgem em 1 a 2 meses.
Sim. O Process Mining é muito eficaz para revelar variações nos processos entre diferentes unidades organizacionais. Ao comparar os caminhos de execução de atividades semelhantes entre as entidades, ele destaca onde falta padronização e onde as boas práticas podem ser aplicadas. Isso ajuda a garantir procedimentos de fechamento consistentes e eficientes em toda a empresa.
O principal requisito técnico é conseguir extrair dados históricos de Event Log do Workiva em um formato estruturado, como CSV ou tabelas de banco de dados. Esses dados normalmente incluem o registro de data e hora de cada atividade, um identificador exclusivo para cada período financeiro e o nome da atividade. Os métodos de integração geralmente envolvem conexões por API, exportações diretas do banco de dados ou carregamento de arquivos simples.
O Process Mining é uma técnica de análise não invasiva que usa dados históricos existentes. Ele não interfere no sistema Workiva em produção nem nas operações em andamento. A extração de dados normalmente é uma configuração única ou uma tarefa agendada, e a análise ocorre externamente, sem interromper suas atividades diárias de fechamento do período.
O Process Mining identifica as causas raiz dos ajustes analisando o processo que os antecede. Ele pode destacar onde surgem inconsistências nos dados, onde aprovações são perdidas ou onde reconciliações são executadas incorretamente. Ao resolver esses problemas nas etapas anteriores, a necessidade de ajustes pós-reconciliação dispendiosos é reduzida significativamente.
Com certeza. O Process Mining permite definir e visualizar seus caminhos ideais de conformidade e comparar automaticamente esses modelos com as execuções reais do processo. Ele identifica rapidamente casos em que etapas foram ignoradas, ocorreram desvios sem aprovação ou controles obrigatórios não foram cumpridos, fornecendo evidências claras para auditorias.
Otimize agora o fechamento e a reconciliação de Record to Report
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Não é necessário cartão de crédito