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Améliorez votre processus Record to Report : clôture de période et rapprochement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la clôture de période dans Dynamics 365.
Améliorez votre processus Record to Report : clôture de période et rapprochement
Comptabilisation, clôture périodique et rapprochement
Microsoft Dynamics 365

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Processus disponibles
Processus générique 1 Achats au paiement : traitement des factures 8 Clôture comptable, de l’enregistrement au reporting : écritures comptables 7 Comptes clients 7 Cycle de vie des employés, de l’embauche au départ à la retraite 8 Cycle de vie du développement logiciel 6 De la commande à l’encaissement : facturation et émission des factures 8 De la prospection à l’encaissement 7 Du processus d’achat au paiement : bon de commande 8 Gestion de la chaîne logistique 7 Gestion de la qualité 6 Gestion des contrats 6 Gestion des demandes de service 7 Gestion des dépenses 6 Gestion des entrepôts 6 Gestion des incidents 6 Gestion des problèmes 6 Gestion des stocks 7 Gestion du changement 6 Gestion du crédit et recouvrement 7 Gestion du cycle de revenus 6 Gestion du transport 6 Intégration des clients KYC 6 Intégration des employés 6 Maintenance des équipements 6 Modèle de données : Planification de la production 6 Octroi de prêts 6 Order to Cash : traitement des commandes clients 8 Parcours de l’embauche au départ à la retraite : gestion des postes 4 Parcours du patient 6 Purchase to Pay - Demande d’achat 8 Record to Report : clôture de période et rapprochements 7 Recrutement et acquisition de talents 6 Service client 7 Traitement de la paie 7 Traitement des factures fournisseurs 7 Traitement des paiements 7 Traitement des paiements fournisseurs 7 Traitement des retours et remboursements 7 Traitement des sinistres 6
Systèmes disponibles
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Optimisez la clôture périodique et les rapprochements dans Dynamics 365

Les processus de clôture de période et de rapprochement entraînent souvent des retards et des risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à repérer précisément les goulots d’étranglement dans votre processus Record to Report, de la collecte initiale des données aux approbations finales. Analysez les temps de cycle de clôture financière et optimisez l’affectation des ressources pour accélérer la production des rapports et en améliorer la précision, sans expertise technique approfondie.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et découvrez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi optimiser le processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement

Le processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement constitue un fondement essentiel de la santé financière et des décisions stratégiques de toute organisation. Dans Microsoft Dynamics 365 Finance, une gestion efficace de ce processus permet de produire des états financiers exacts, de respecter les échéances réglementaires et de fournir rapidement des analyses à la direction. Toutefois, la complexité du processus, ses nombreuses interdépendances et les étapes souvent manuelles de collecte des données, de comptabilisation des transactions, de calcul des charges à payer, d’élimination des opérations intersociétés et de rapprochement des comptes peuvent créer d’importants goulots d’étranglement. Ces inefficacités retardent la clôture financière, augmentent le risque d’erreur et compliquent le respect continu de normes de reporting strictes, comme les IFRS ou les GAAP. Une clôture inefficace coûte plus que du temps : elle alourdit les frais d’audit, mobilise les équipes et retarde les décisions fondées sur les données.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité de la comptabilisation dans Microsoft Dynamics 365

Le Process Mining permet d’analyser de manière objective et fondée sur les données le processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365. En examinant les journaux d’événements générés par votre système, il reconstitue le déroulement de chaque activité et de chaque décision tout au long du cycle de reporting financier. Cette approche est particulièrement utile pour les processus complexes comme la clôture périodique, qui mobilisent plusieurs utilisateurs, services et parfois des systèmes externes. Vous visualisez clairement le parcours, de « Clôture périodique lancée » à « États financiers approuvés », puis à « Clôture périodique terminée ».

Au lieu de vous fier à des témoignages subjectifs ou à des diagrammes statiques, vous voyez comment vos processus se déroulent réellement. L’analyse repère précisément les retards et met en évidence les étapes qui deviennent régulièrement des goulots d’étranglement, comme « Rapprochement intersociétés effectué » ou « Rapprochement des comptes du bilan lancé ». Vous pouvez analyser les temps de cycle de chaque activité et de l’ensemble du processus de clôture, puis repérer les variantes et les parcours non conformes qui s’écartent du fonctionnement prévu. Vous comprenez ainsi les causes des reprises, des ajustements tardifs ou des étapes de vérification et d’approbation trop longues, afin de cibler les améliorations.

Principaux axes d’amélioration de la clôture périodique

Le Process Mining appliqué à votre processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 peut mettre en évidence plusieurs axes d’optimisation :

  • Accélérer les rapprochements : repérez les comptes du grand livre ou les catégories de rapprochement qui entraînent régulièrement des retards. Comprenez pourquoi le « Rapprochement des comptes du bilan lancé » prend beaucoup plus de temps pour certaines entités ou certains comptes. Vous pourrez ainsi simplifier les flux de rapprochement et résorber les retards accumulés.
  • Optimiser la gestion des écritures comptables : analysez le moment et le volume des « Écritures d’ajustement comptabilisées ». Déterminez si certains ajustements sont régulièrement effectués tard dans le cycle de clôture, ce qui peut révéler des problèmes en amont ou une qualité insuffisante des données dans Dynamics 365.
  • Simplifier les flux d’approbation : examinez les étapes de vérification et d’approbation, de « Rapprochement vérifié et approuvé » à « États financiers approuvés ». Repérez les goulots d’étranglement lors des transferts entre utilisateurs ou services responsables, ainsi que les approbations qui prennent inutilement du temps.
  • Renforcer la conformité et les contrôles : repérez les écarts par rapport aux procédures ou aux politiques, par exemple les activités effectuées dans le mauvais ordre ou par des utilisateurs non autorisés. Vous pourrez ainsi mieux respecter les contrôles financiers et les exigences d’audit.
  • Réduire les tâches manuelles : repérez les activités souvent répétées ou nécessitant de nombreuses interventions manuelles, afin d’identifier les possibilités d’automatisation ou de refonte du processus dans Dynamics 365.

Résultats attendus de l’optimisation du processus de comptabilisation

Les analyses issues du Process Mining se traduisent directement par des avantages concrets pour votre organisation. En corrigeant les goulots d’étranglement et les inefficacités de votre processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement, vous pouvez vous attendre à :

  • Réduire les temps de cycle de clôture financière : diminuez sensiblement le nombre de jours nécessaires à la clôture financière et accédez plus rapidement aux données financières essentielles.
  • Améliorer l’exactitude et la qualité : limitez les erreurs et les ajustements de dernière minute, et améliorez l’exactitude globale de vos états financiers.
  • Réduire les coûts opérationnels : diminuez les efforts manuels, les heures supplémentaires et les ressources consacrées à la clôture, pour réaliser des économies importantes.
  • Renforcer la conformité et la préparation aux audits : veillez au respect constant des politiques internes et des réglementations externes, simplifiez les audits et réduisez les risques de non-conformité.
  • Mieux répartir les ressources : optimisez les effectifs et la répartition de la charge de travail en comprenant où et pourquoi les retards surviennent. Les compétences de votre équipe financière seront ainsi mieux utilisées.
  • Améliorer la transparence financière : fournissez à la direction des informations financières fiables et disponibles en temps utile pour éclairer la planification stratégique et la prise de décision.

Commencer le Process Mining pour la comptabilisation

Vous n’avez pas besoin d’une grande expérience du Process Mining pour améliorer votre processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365. Cette solution vous guide dans l’analyse et présente des résultats clairs, sans modélisation complexe des données ni compétences techniques spécialisées. Commencez dès aujourd’hui à optimiser vos processus et faites de la clôture financière une activité plus efficace et plus facile à maîtriser.

Comptabilisation, clôture périodique et rapprochement Clôture financière Grand livre Rapprochement des comptes Rapports financiers Compliance Amélioration de l’efficacité Service financier Clôture de fin de mois Fin de période Comptabilisation Rapprochement financier Comptabilité

Problèmes et difficultés courants

Repérez les difficultés qui vous concernent

Les retards dans les activités de clôture périodique compromettent directement la publication des rapports financiers dans les délais. Lorsque les cycles de clôture s’allongent, les analyses financières essentielles ne sont pas disponibles au bon moment, ce qui freine les décisions stratégiques et peut entraîner le non-respect des échéances réglementaires. Les équipes financières subissent alors une pression accrue et les coûts opérationnels augmentent.
ProcessMind analyse l’ensemble du processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365. Il repère précisément les activités et les utilisateurs associés aux durées excessives. La visualisation du processus de bout en bout met en évidence les goulots d’étranglement qui prolongent le cycle de clôture et fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser le processus.

Les étapes manuelles de rapprochement et les longs flux d’approbation créent souvent des goulots d’étranglement, en particulier lors des clôtures de fin de mois ou de trimestre. Ces retards peuvent précipiter les vérifications, accroître le risque d’erreur et empêcher le respect des échéances de reporting financier, tout en générant de la frustration et des risques de non-conformité.
ProcessMind repère précisément les blocages dans les rapprochements et les approbations de Microsoft Dynamics 365, en s’appuyant sur la perspective de la période financière. Il met en évidence les comptes, services ou utilisateurs qui contribuent aux retards du processus de comptabilisation, afin de cibler les mesures nécessaires, de simplifier les flux de travail et de réduire les temps de cycle.

Un grand nombre d’écritures d’ajustement après la préparation initiale de la balance de vérification peut révéler des inexactitudes ou des données incomplètes aux premières étapes du processus de comptabilisation. Cela alourdit la charge de travail des équipes comptables et soulève des questions sur l’intégrité des données, la traçabilité des audits et l’exactitude globale des états financiers.
ProcessMind mesure la fréquence et l’incidence des écritures d’ajustement dans Microsoft Dynamics 365 pour chaque période financière. En retraçant l’ensemble du processus de clôture périodique et de rapprochement, il repère les activités qui précèdent régulièrement ces ajustements. Les organisations peuvent ainsi s’attaquer aux causes profondes et limiter les corrections à venir.

Lorsque les équipes ou les entités exécutent différemment les activités de clôture périodique, des inefficacités et des erreurs apparaissent. Sans procédures standardisées pour la comptabilisation, la clôture périodique et le rapprochement, les organisations peinent à garantir une qualité constante, à comparer les résultats avec précision et à respecter les exigences de conformité à chaque cycle de reporting financier.
ProcessMind cartographie visuellement toutes les variantes réelles du processus de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 et met en évidence les écarts par rapport au parcours prévu. Cette analyse révèle les activités non standard et aide les responsables financiers à repérer les bonnes pratiques, à harmoniser les flux de travail et à réduire la complexité opérationnelle des clôtures.

Le non-respect des exigences réglementaires ou des normes de contrôle interne pendant la clôture financière expose l’organisation à des risques importants de non-conformité, à des sanctions potentielles et à des conclusions défavorables lors des audits. Ces problèmes peuvent nuire à sa réputation et éroder la confiance des parties prenantes.
ProcessMind compare le processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 à des règles prédéfinies et à des modèles de processus de référence. Il repère automatiquement les activités obligatoires omises, les approbations manquantes et les écarts par rapport aux règles de conformité, afin de vous aider à réduire les risques en amont et à préparer les audits.

Une répartition inefficace des tâches pendant la comptabilisation, la clôture périodique et le rapprochement peut surcharger régulièrement certains membres de l’équipe ou certains services, tandis que d’autres sont sous-utilisés. Ce déséquilibre entraîne de l’épuisement, des retards et une utilisation moins efficace des ressources financières.
ProcessMind montre clairement la répartition des ressources et de la charge de travail entre les activités de clôture périodique dans Microsoft Dynamics 365. Il indique qui effectue quelles tâches, la charge de chacun et les goulots d’étranglement dus à une répartition inégale, afin d’améliorer la planification des ressources et la gestion des capacités.

La collecte et l’intégration des données sources nécessaires dans Microsoft Dynamics 365 prennent parfois beaucoup de temps, ce qui retarde le processus de comptabilisation. Ce goulot d’étranglement initial se répercute sur les étapes suivantes, repoussant les rapprochements et la production des états financiers, et nuisant au respect des délais.
ProcessMind mesure précisément la durée de l’activité « Données sources collectées » et ses dépendances au sein de chaque période financière. L’analyse du flux met en évidence les difficultés d’intégration des données et permet de cibler les améliorations nécessaires pour accélérer cette première étape essentielle du processus de clôture périodique et de rapprochement.

Les tâches manuelles, les vérifications approfondies et les reprises souvent nécessaires pour la comptabilisation, la clôture périodique et le rapprochement peuvent faire grimper considérablement les coûts opérationnels. Ces dépenses cachées pèsent sur la rentabilité et mobilisent des ressources qui pourraient être consacrées à des analyses à plus forte valeur ajoutée, au détriment de l’efficacité financière globale.
ProcessMind mesure le temps consacré aux différentes activités du processus de clôture dans Microsoft Dynamics 365 et repère les tâches manuelles nombreuses ainsi que les reprises. En mettant en évidence les inefficacités et les possibilités d’automatisation ou de simplification des flux de travail, il aide les organisations à réduire le coût total de la clôture périodique et des rapprochements.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l’avancement des activités de clôture de chaque période financière, les équipes financières peinent à anticiper les retards et les problèmes à venir. Elles doivent alors réagir au lieu d’agir en amont, risquent de manquer les échéances et ont du mal à maîtriser efficacement le processus de comptabilisation.
ProcessMind propose une vue interactive en temps réel du processus de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365. Il suit le statut de toutes les activités pour chaque période financière et signale immédiatement les goulots d’étranglement, les étapes terminées et celles qui restent à effectuer, pour améliorer le suivi et la maîtrise du processus.

Les étapes de vérification et d’approbation des rapprochements des comptes de bilan et de résultat entraînent souvent des retards importants dans le processus de comptabilisation. Les délais d’attente prolongés pour obtenir les validations freinent l’ensemble de la clôture financière et repoussent les étapes suivantes, comme la préparation de la balance de vérification et la production des états financiers.
ProcessMind suit avec précision la durée des activités « Rapprochement vérifié et approuvé » et « États financiers vérifiés/approuvés » dans Microsoft Dynamics 365. Il repère les approbateurs ou les services qui entraînent régulièrement des retards et fournit des données concrètes pour simplifier les flux d’autorisation et accélérer la clôture périodique et les rapprochements.

Des problèmes de qualité des données, comme des écritures de transactions incomplètes ou inexactes, peuvent compliquer et prolonger considérablement les rapprochements du processus de comptabilisation. Les équipes financières consacrent alors trop de temps à examiner les écarts, à effectuer des corrections manuelles et à passer de nombreuses écritures d’ajustement.
ProcessMind n’analyse pas directement le contenu des données, mais l’attribut « Nombre d’ajustements » et l’activité « Écritures d’ajustement comptabilisées » dans Microsoft Dynamics 365 révèlent les signes d’une qualité insuffisante. Ces éléments indiquent où les problèmes apparaissent dans le flux de travail de clôture périodique et de rapprochement et permettent d’examiner les sources de données en amont.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le temps total nécessaire à la clôture périodique et au rapprochement pour chaque période financière. Une clôture plus rapide réduit les retards de reporting, donne accès plus tôt aux analyses financières et facilite des décisions plus réactives. Elle allège également la pression sur les équipes financières. ProcessMind repère les goulots d’étranglement et les activités les plus longues dans votre processus de clôture périodique sous Microsoft Dynamics 365. La visualisation des parcours réels permet de localiser les retards et pourrait réduire le temps de cycle global de 15 à 25 %.

L’approbation rapide des rapprochements est essentielle pour clôturer les périodes dans les délais. Cet objectif consiste à réduire le temps consacré à la vérification et à l’approbation des rapprochements des comptes de bilan et de résultat, sans compromettre leur exactitude. Il influe directement sur l’échéance finale de clôture. ProcessMind cartographie le flux d’approbation des rapprochements dans Microsoft Dynamics 365 et met en évidence les écarts et les boucles de reprise. Il repère les étapes d’approbation qui entraînent des retards, afin de vous aider à optimiser les flux de travail et à réduire potentiellement les délais d’approbation de 20 à 30 %.

Un grand nombre d’écritures d’ajustement après la clôture d’une période peut révéler des problèmes sous-jacents dans le processus de comptabilisation ou dans la qualité des données. Cet objectif vise à repérer et à corriger les causes profondes, afin de garantir l’exactitude et l’exhaustivité des données avant la clôture et d’améliorer la fiabilité des rapports. En analysant le moment et le type des écritures d’ajustement, ProcessMind révèle les activités ou les sources de données de Microsoft Dynamics 365 sujettes aux erreurs. Vous pouvez ainsi intervenir en amont, réduire potentiellement les ajustements de 10 à 20 % et améliorer l’exactitude des rapports dès la première production.

Des procédures incohérentes entraînent des inefficacités, des erreurs et des risques de non-conformité. Cet objectif consiste à définir et à appliquer des flux de travail standardisés pour toutes les activités de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement, afin d’obtenir des résultats reproductibles et de qualité à chaque période financière. ProcessMind repère toutes les variantes réelles du processus de clôture périodique dans Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les parcours non conformes et les écarts par rapport aux procédures standard, afin de vous aider à appliquer les bonnes pratiques et à réduire la variabilité du processus jusqu’à 40 %.

Toutes les activités de reporting financier doivent respecter les exigences réglementaires et les politiques internes. Cet objectif vise à repérer et à réduire en amont les risques de non-conformité dans le processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement, afin d’éviter les sanctions et les atteintes à la réputation. ProcessMind vérifie automatiquement l’exécution des étapes soumises à des exigences de conformité dans Microsoft Dynamics 365, notamment la séparation des tâches et les hiérarchies d’approbation. Il signale les cas de non-conformité pour vous aider à renforcer les contrôles et à préparer les audits.

Une charge de travail inégalement répartie pendant la clôture peut entraîner de l’épuisement, des erreurs et des retards. Cet objectif consiste à analyser et à répartir les tâches plus efficacement au sein de l’équipe financière, pour faciliter le processus de comptabilisation, de clôture périodique et de rapprochement. ProcessMind montre la répartition des ressources et la durée des activités pour chaque utilisateur dans Microsoft Dynamics 365. Il repère les goulots d’étranglement causés par des personnes ou des équipes surchargées, afin de mieux répartir les tâches et d’améliorer de 10 à 15 % l’efficacité globale de l’équipe.

La collecte en temps utile de toutes les données sources nécessaires est indispensable à une clôture périodique et à des rapprochements efficaces. Tout retard à cette étape se répercute sur l’ensemble du processus. Cet objectif vise à repérer et à éliminer les obstacles à l’acquisition des données, afin que les informations soient disponibles au bon moment. ProcessMind cartographie les activités préalables à la clôture qui permettent de disposer des données sources dans Microsoft Dynamics 365. Il révèle les dépendances et les retards liés à la saisie des données, afin de cibler les mesures nécessaires et d’accélérer leur disponibilité, avec une réduction potentielle des temps d’attente de 10 à 20 %.

Le processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report peut mobiliser beaucoup de ressources. L’objectif est de repérer les inefficacités, les tâches manuelles et les reprises qui alourdissent les coûts opérationnels, afin d’optimiser les opérations et de réaliser des économies importantes. ProcessMind mesure le temps et les ressources consacrés aux différentes activités de clôture dans Microsoft Dynamics 365. En repérant les étapes redondantes et les possibilités d’automatisation, vous pouvez réduire les tâches manuelles et potentiellement diminuer les dépenses opérationnelles de 5 à 10 %.

Sans visibilité en temps réel sur l’avancement du processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report, il est difficile d’intervenir rapidement et de résoudre les problèmes. L’objectif est de mettre en place un suivi continu qui donne un état à jour de toutes les activités de clôture. ProcessMind propose des Dashboards dynamiques et des contrôles de conformité qui affichent en temps réel l’état des activités de clôture périodique dans Microsoft Dynamics 365. Les responsables financiers peuvent ainsi suivre l’avancement, repérer immédiatement les écarts et prendre des décisions fondées sur les données.

La revue finale et l’approbation des états financiers peuvent prendre du temps et retarder les publications externes. L’objectif est d’optimiser cette étape essentielle du processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report, sans compromettre la rigueur ni entraîner de retards inutiles. ProcessMind analyse le flux de travail et la durée des étapes de revue et d’approbation des états financiers dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme met en évidence les boucles successives et les délais de transmission, afin de vous aider à repenser le processus et à raccourcir le cycle de revue jusqu’à 15 %.

Une mauvaise qualité des données complique les rapprochements de comptes et nuit à leur exactitude, entraînant des reprises et des erreurs. L’objectif est de repérer les sources d’écarts et de mettre en place des solutions pour fiabiliser les données financières. Dans Microsoft Dynamics 365, ProcessMind repère les problèmes de qualité des données dans le processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report, notamment en reliant les échecs de rapprochement à certains types de transactions ou points de saisie. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations de la gouvernance des données.

Les 6 étapes pour améliorer la clôture périodique et le rapprochement Record to Report

1
Téléchargez le modèle
2
Exportez vos données
3
Importez votre jeu de données
4
Analysez votre processus
5
Mettez en œuvre les améliorations
6
Suivez votre processus
1

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Que faire

Récupérez le modèle Excel préconfiguré pour les données du processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report dans Microsoft Dynamics 365.

Consulter le guide du modèle de données Télécharger le modèle

Pourquoi est-ce important ?

Un modèle standardisé garantit la cohérence et l’exactitude des données, simplifie l’analyse qui suit et évite les erreurs courantes de préparation.

Résultat attendu

Vous disposerez du modèle Excel adapté, prêt à être rempli avec les données de clôture de votre période financière.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Repérez les retards cachés dans vos clôtures financières

ProcessMind représente l’ensemble de votre cycle Record to Report et met en évidence chaque étape et chaque interaction. Vous obtenez ainsi une vision claire, fondée sur les données, des activités de clôture périodique dans Dynamics 365.
  • Cartographiez le déroulement réel de votre processus Record to Report
  • Repérez les goulots d’étranglement dans les activités de clôture périodique
  • Analysez les temps de cycle de vos clôtures financières
  • Améliorez la précision des rapprochements et la conformité
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Améliorez la clôture périodique et les rapprochements

Ces résultats illustrent les gains d’efficacité et les améliorations mesurables que les organisations obtiennent généralement en optimisant leurs processus Record to Report, de clôture périodique et de rapprochement. Associé aux données de Microsoft Dynamics 365, le Process Mining permet de repérer et de résoudre les goulots d’étranglement, pour produire des rapports financiers plus rapidement et avec plus d’exactitude.

0 %
Accélérez la clôture périodique

Réduction moyenne du temps de cycle

Réduisez le temps total nécessaire à la clôture d’une période financière pour publier les rapports financiers et prendre des décisions plus rapidement.
0 %
Simplifiez les rapprochements

Réduction du temps d’approbation

Accélérez la revue et l’approbation des rapprochements de comptes afin de vérifier les soldes plus rapidement et de limiter les retards.
0 %
Réduisez les ajustements après clôture

Diminution des ajustements nécessaires

Limitez les écritures correctives après la clôture pour améliorer l’exactitude des données et réduire les reprises coûteuses.
0 %
Améliorez la conformité du processus

Respect des flux de travail standard

Augmentez la part des clôtures financières qui suivent systématiquement les procédures opérationnelles standard définies, afin d’améliorer la cohérence et la préparation aux audits.
0 %
Améliorez la visibilité sur la clôture

Analyses du processus en temps réel

Suivez en temps réel l’avancement de la clôture périodique et les goulots d’étranglement pour intervenir rapidement et prendre des décisions éclairées tout au long du cycle.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées lors des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et les activités les plus importants, puis ajoutez-en d’autres selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? Découvrez comment créer un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Les principales données à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du cycle de reporting financier, par exemple « 2023-12 » pour décembre 2023. Il sert d’identifiant de cas principal et regroupe toutes les activités liées à la fin de période.

Pourquoi est-ce important ?

Cet identifiant de cas essentiel définit le périmètre de l’analyse. Il permet d’évaluer l’ensemble du processus de clôture périodique, du début à la fin, pour chaque cycle de reporting.

Nom d’un événement métier ou d’une tâche survenu pendant le processus de clôture périodique, par exemple « Balance de vérification préparée » ou « Début du rapprochement de compte ».

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut constitue la base de la carte du processus. Il permet de visualiser et d’analyser l’ordre des étapes, les goulots d’étranglement et les écarts au cours du cycle de clôture périodique.

Date et heure précises auxquelles une activité de clôture périodique a été exécutée ou achevée.

Pourquoi est-ce important ?

Cet attribut est essentiel pour toutes les analyses temporelles, notamment le calcul des temps de cycle, le repérage des goulots d’étranglement et la compréhension de l’ordre des événements.

Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a exécuté l’activité.

Pourquoi est-ce important ?

Permet d’analyser la répartition de la charge de travail, les performances des utilisateurs et l’affectation des ressources, afin de repérer les équipes ou les personnes surchargées.

Identifiant de l’entité juridique ou de la société pour laquelle la clôture de période est effectuée.

Pourquoi est-ce important ?

Cette dimension principale permet de filtrer et de comparer les performances de clôture de période entre différentes entités juridiques.

Département fonctionnel associé à l’activité ou à l’utilisateur qui l’effectue, par exemple « Finance », « Contrôle de gestion » ou « Comptabilité fournisseurs ».

Pourquoi est-ce important ?

Apporte un contexte organisationnel et permet d’analyser les performances du processus ainsi que la répartition de la charge de travail par fonction.

Numéro du compte précis du grand livre concerné par l’activité, par exemple lors de la comptabilisation d’une écriture ou d’un rapprochement.

Pourquoi est-ce important ?

Permet une analyse financière détaillée et aide à repérer les comptes problématiques, caractérisés par de nombreux ajustements ou des rapprochements longs.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début de la clôture financière pour une période donnée. Elle est généralement déduite de la création d’un calendrier de clôture dans l’espace de travail Financial close ou du premier changement d’état de la période comptable.

Pourquoi est-ce important ?

En tant qu’événement de début, cette activité est essentielle pour mesurer le temps de cycle total de la clôture périodique. Le temps écoulé depuis cet événement permet d’évaluer la durée globale du processus et le respect des échéances.

Cette activité indique qu’un responsable ou un réviseur a examiné et approuvé un rapprochement de compte préparé. Elle est généralement enregistrée comme la mise à jour finale de l’état d’une tâche dans l’espace de travail Financial close.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante clôt le rapprochement d’un compte. Elle est essentielle pour calculer l’indicateur de temps moyen d’approbation des rapprochements et repérer les goulots d’étranglement liés aux approbations.

Cette étape importante marque le moment où tous les ajustements connus ont été comptabilisés et où une balance de vérification préliminaire est prête à être examinée. Cet événement déduit marque la fin de la saisie des données.

Pourquoi est-ce important ?

Cette activité constitue un point de contrôle essentiel avant la production des états financiers. Elle marque le passage de la phase de correction des données à celle de production et de revue des rapports.

Cette étape marque l’approbation finale : la direction a examiné et validé les états financiers de la période. Elle est souvent enregistrée au moyen d’une tâche dans l’espace de travail Financial close.

Pourquoi est-ce important ?

Cette étape importante pour l’entreprise clôt la phase de revue. Elle est essentielle pour mesurer le temps de revue des états financiers et évaluer la gouvernance globale du processus.

Dernière activité du processus, elle correspond à la clôture officielle de la période du grand livre général, qui empêche toute nouvelle comptabilisation. Il s’agit d’un changement d’état explicite et vérifiable dans Dynamics 365.

Pourquoi est-ce important ?

En tant qu’événement de fin définitif, cette activité est essentielle pour calculer le temps de cycle moyen de clôture périodique. Elle marque la clôture finale et irréversible de la période financière.

FAQ

Foire aux questions

Le Process Mining analyse les journaux d’événements de Microsoft Dynamics 365 pour visualiser le processus réel de clôture périodique et de rapprochement. Il repère les goulots d’étranglement, les écarts par rapport aux procédures standard et les étapes à l’origine de retards ou de problèmes de conformité. Vous pouvez ainsi déterminer précisément où se produisent les inefficacités et leurs conséquences sur vos rapports financiers.

En analysant les horodatages et l’ordre des activités dans vos données Dynamics 365, les outils de Process Mining reconstituent le parcours complet de chaque clôture financière. Ils mettent en évidence les activités longues ou fréquemment reprises, révélant les principaux goulots d’étranglement et leurs causes dans les étapes de rapprochement et d’approbation. Cette visibilité détaillée vous aide à prioriser les améliorations.

Vous avez généralement besoin des données du journal d’événements, avec un identifiant de cas, un nom d’activité et un horodatage pour chaque action. Pour la clôture périodique, la période financière peut servir d’ID de cas. Il faut également inclure les activités pertinentes, comme les écritures de journal, les rapprochements et les approbations, ainsi que leurs heures d’exécution. L’accès aux tables contenant l’historique des transactions et des audits est essentiel.

La configuration initiale, qui comprend l’extraction des données et la configuration du modèle, peut souvent être réalisée en quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Les premières analyses sont généralement disponibles peu après l’importation des données. Une analyse continue permet ensuite de repérer d’autres possibilités d’optimisation et de mesurer les améliorations.

Vous pouvez accélérer la clôture de vos périodes financières, réduire les écritures d’ajustement après clôture et simplifier l’approbation des rapprochements de comptes. Le Process Mining améliore aussi la visibilité en temps réel et aide à standardiser les flux de travail de clôture, ce qui réduit les coûts opérationnels et améliore la conformité. Vous obtenez ainsi une clôture financière plus efficace et plus exacte.

Oui. Le Process Mining peut comparer l’exécution réelle du processus aux règles de conformité et aux procédures opérationnelles standard définies. Il repère automatiquement les écarts et permet de vérifier que toutes les étapes requises ont été suivies et que les approbations nécessaires ont été obtenues. Vous renforcez ainsi la conformité de vos rapports financiers et réduisez les risques de non-conformité et de constatations d’audit.

L’extraction des données dépend de votre configuration de Dynamics 365 et des tables concernées. Toutefois, Dynamics 365 propose différents outils d’intégration et API qui facilitent l’accès aux données de transaction et aux journaux d’audit. Votre équipe informatique ou un spécialiste du Process Mining peut vous aider à réaliser cette étape efficacement.

Le Process Mining met en évidence les problèmes de qualité des données en révélant les incohérences et les événements manquants dans le flux du processus. Par exemple, si des étapes de rapprochement sont omises ou mal enregistrées, l’outil visualise ces anomalies et vous permet d’examiner puis d’améliorer les pratiques de saisie. Les données financières gagnent ainsi en fiabilité et en exactitude.

Non. Le Process Mining est une méthode d’analyse non intrusive. Il s’appuie sur les données historiques extraites de Dynamics 365 et n’interfère pas avec les opérations en cours. La mise en place porte sur l’analyse des données et la production d’analyses, et non sur des modifications directes du système, ce qui permet d’assurer la continuité des activités.

Oui. En analysant qui réalise chaque activité et le temps qu’elle prend, le Process Mining peut mettre en évidence une répartition inégale de la charge de travail et repérer les personnes ou les équipes régulièrement surchargées ou sous-utilisées. Ces données permettent de mieux répartir les ressources, d’améliorer l’efficacité et de réduire la pression pendant les périodes de pointe.

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