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Améliorez votre processus Record to Report, clôture de période et rapprochement

Votre guide en 6 étapes pour optimiser la clôture de période dans Dynamics 365.
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Record to Report - Clôture de période et rapprochement
Microsoft Dynamics 365
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Optimiser la clôture de période et le rapprochement dans Dynamics 365

Les processus de clôture de période et de rapprochement entraînent souvent des retards et des risques de non-conformité. Notre plateforme vous aide à identifier précisément les goulots d’étranglement de votre processus Record to Report, de la collecte initiale des données aux approbations finales. Analysez les délais de votre cycle de clôture financière et optimisez l’allocation des ressources pour accélérer le reporting et améliorer la précision, sans expertise technique approfondie.

Téléchargez notre modèle de données préconfiguré et relevez les défis courants pour atteindre vos objectifs d’efficacité. Suivez notre plan d’amélioration en six étapes et consultez le guide du modèle de données pour transformer vos opérations.

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Pourquoi il est essentiel d’optimiser Record to Report - clôture de période et rapprochement

Le processus Record to Report, R2R, clôture de période et rapprochement constitue une base essentielle de la santé financière et de la prise de décision stratégique de toute organisation. Dans Microsoft Dynamics 365 Finance, sa gestion efficace consiste à garantir l’exactitude des états financiers, à respecter les échéances réglementaires et à fournir rapidement aux dirigeants les informations nécessaires. Toutefois, la complexité inhérente du processus, ses nombreuses interdépendances et les étapes souvent manuelles liées à la collecte des données, à la comptabilisation des transactions, aux provisions, aux éliminations intersociétés et aux rapprochements de comptes peuvent créer des goulots d’étranglement importants. Ces inefficacités peuvent retarder la clôture financière, accroître le risque d’erreur et rendre difficile le respect continu de normes de reporting strictes, telles que les IFRS ou les GAAP. Le coût d’une clôture inefficace ne se limite pas au temps consacré au processus. Il se répercute aussi sur les honoraires d’audit, la charge pesant sur les ressources et la capacité à prendre rapidement des décisions fondées sur les données.

Comment le Process Mining améliore l’efficacité de R2R dans Microsoft Dynamics 365

Le Process Mining propose une approche fondée sur les données pour clarifier le processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans Microsoft Dynamics 365. En analysant les journaux d’événements générés par votre système, il construit une vue objective et de bout en bout de chaque activité et de chaque point de décision de votre cycle de reporting financier. Cette approche est particulièrement utile pour les processus complexes comme la clôture de période, dont les activités mobilisent plusieurs utilisateurs, services et parfois des systèmes externes. Vous bénéficiez d’une visibilité claire sur le parcours réel, de « Période de clôture initiée » à « États financiers approuvés » puis « Période de clôture terminée ».

Au lieu de vous appuyer sur des descriptions subjectives ou des diagrammes de processus statiques, le Process Mining révèle le fonctionnement réel de vos processus. Il identifie précisément les points de retard et met en évidence les étapes qui deviennent régulièrement des goulots d’étranglement, comme « Rapprochement intersociétés effectué » ou « Rapprochement du compte de bilan commencé ». Vous pouvez analyser les temps de cycle des activités individuelles et de l’ensemble du processus de clôture, puis repérer les variations et les parcours non conformes qui s’écartent de la conception prévue. Cette capacité est essentielle pour comprendre les causes profondes des reprises, des ajustements tardifs ou de l’allongement des phases de contrôle et d’approbation, et pour cibler efficacement les améliorations.

Principaux domaines d’amélioration de votre clôture de période

L’utilisation du Process Mining pour votre processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 peut mettre en évidence plusieurs domaines d’optimisation importants :

  • Accélérer les processus de rapprochement : identifiez les comptes GL ou les catégories de rapprochement qui entraînent régulièrement des retards. Comprenez pourquoi « Rapprochement du compte de bilan commencé » peut prendre beaucoup plus de temps pour certaines entités ou certains comptes GL. Vous pourrez ainsi optimiser les flux de travail de rapprochement et réduire les retards accumulés.
  • Optimiser la gestion des écritures comptables : analysez le moment et le volume des « Écritures d’ajustement comptabilisées ». Déterminez si certains types d’ajustements sont régulièrement effectués tard dans le cycle de clôture, ce qui peut révéler des problèmes dans les processus en amont ou dans la qualité des données de Dynamics 365.
  • Optimiser les flux de travail d’approbation : analysez les étapes de contrôle et d’approbation, de « Rapprochement contrôlé et approuvé » à « États financiers approuvés ». Identifiez les goulots d’étranglement lors des transferts entre utilisateurs responsables ou entre services, ainsi que les situations où les cycles d’approbation se prolongent inutilement.
  • Renforcer la conformité et le contrôle : repérez les écarts par rapport aux procédures ou politiques opérationnelles standard, par exemple les activités réalisées dans le mauvais ordre ou par des utilisateurs non autorisés. Vous garantirez ainsi un meilleur respect des contrôles financiers et des exigences d’audit.
  • Réduire les efforts manuels : repérez les activités fréquemment répétées ou nécessitant trop d’interventions manuelles, afin d’identifier les possibilités d’automatisation ou de refonte du processus dans Dynamics 365.

Résultats attendus de l’optimisation du processus R2R

Les analyses issues du Process Mining se traduisent directement par des bénéfices concrets pour votre organisation. En traitant les goulots d’étranglement et les inefficacités identifiés dans votre processus Record to Report - clôture de période et rapprochement, vous pouvez obtenir les résultats suivants :

  • Réduire les temps de cycle de la clôture financière : diminuez sensiblement le nombre de jours nécessaires à la clôture financière afin d’accéder plus rapidement aux données financières essentielles.
  • Améliorer l’exactitude et la qualité : réduisez les erreurs, limitez les ajustements de dernière minute et améliorez l’exactitude globale de vos états financiers.
  • Réduire les coûts opérationnels : diminuez les efforts manuels, les heures supplémentaires et les ressources consacrées au processus de clôture, pour réaliser des économies importantes.
  • Renforcer la conformité et la préparation aux audits : garantissez le respect constant des politiques internes et des réglementations externes, simplifiez les audits et réduisez les risques de non-conformité.
  • Améliorer la répartition des ressources : optimisez les effectifs et la répartition de la charge de travail en comprenant où et pourquoi les retards surviennent, pour utiliser plus efficacement l’expertise de votre équipe financière.
  • Accroître la transparence financière : fournissez aux dirigeants des informations financières fiables et disponibles à temps pour éclairer la planification stratégique et la prise de décision.

Commencer avec le Process Mining appliqué à Record to Report

Améliorer votre processus Record to Report - clôture de période et rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 ne nécessite pas une expertise approfondie en Process Mining. Cette solution vous guide dans l’analyse et fournit des résultats clairs et concrets, sans modélisation complexe des données ni compétences techniques spécialisées. Commencez dès aujourd’hui à optimiser vos processus et transformez votre clôture financière, d’une difficulté récurrente en une opération optimisée et efficace.

Record to Report - Clôture de période et rapprochement Clôture financière Grand livre Rapprochement des comptes Reporting financier Compliance Amélioration de l’efficacité Service financier Clôture mensuelle Fin de période R2R Rapprochement financier Comptabilité

Problèmes et défis courants

Identifiez les défis qui vous concernent

Les retards dans l’achèvement des activités de clôture périodique ont une incidence directe sur la ponctualité de l’information financière. Des cycles de clôture prolongés signifient que les analyses financières essentielles ne sont pas disponibles au moment voulu, ce qui entrave les décisions stratégiques et peut entraîner le non-respect des échéances réglementaires. Cette situation accroît la pression exercée sur les équipes financières et les coûts opérationnels.
ProcessMind analyse l’intégralité du processus Record to Report de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365, en identifiant précisément les activités et les utilisateurs responsables des durées excessives. La plateforme visualise le flux de bout en bout, met en évidence les goulots d’étranglement qui prolongent le cycle de clôture et fournit des analyses fondées sur les données pour optimiser le processus.

Les étapes manuelles de rapprochement et les flux de travail d’approbation prolongés créent fréquemment des goulots d’étranglement, en particulier lors des clôtures mensuelles ou trimestrielles. Ces retards peuvent entraîner des contrôles précipités, accroître le risque d’erreur et empêcher le respect des échéances essentielles du reporting financier, avec à la clé frustration et risques de non-conformité.
ProcessMind révèle précisément les points de blocage des processus de rapprochement et d’approbation dans Microsoft Dynamics 365, en s’appuyant sur la perspective Financial Period. Il met en évidence les comptes, services ou utilisateurs qui contribuent aux retards du processus Record to Report, afin de permettre des interventions ciblées, d’optimiser les flux de travail et de réduire les temps de cycle.

Un volume élevé d’écritures comptables d’ajustement après la préparation initiale de la balance générale indique des données inexactes ou incomplètes lors des étapes précédentes du processus Record to Report. Cela accroît la charge de travail des équipes comptables et soulève des questions concernant l’intégrité des données, l’auditabilité et l’exactitude globale des états financiers.
ProcessMind quantifie la fréquence et l’incidence des écritures d’ajustement dans Microsoft Dynamics 365, pour chaque période financière. En cartographiant l’ensemble du parcours de clôture périodique et de rapprochement, la plateforme identifie les activités précédentes qui entraînent régulièrement des ajustements. Les organisations peuvent ainsi traiter les causes profondes et réduire les corrections futures.

Les différences dans l’exécution des activités de clôture de période par les équipes ou entités entraînent des inefficacités et des erreurs. En l’absence de procédures standardisées pour la clôture de période et le rapprochement Record to Report, les organisations peinent à maintenir une qualité constante, à effectuer des comparaisons fiables et à garantir la conformité pour tous les cycles de reporting financier.
ProcessMind cartographie visuellement toutes les variantes réelles du processus de clôture de période et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365 et révèle les écarts par rapport au parcours cible. Cette analyse met en évidence les activités non standard. Les responsables financiers peuvent ainsi repérer les bonnes pratiques, imposer des flux de travail cohérents et réduire la complexité opérationnelle de leurs processus de clôture.

Le non-respect des exigences réglementaires ou des normes de contrôle interne pendant le processus de clôture financière expose l’organisation à d’importants risques de conformité, à d’éventuelles sanctions et à des constats d’audit défavorables. Ces problèmes peuvent nuire à sa réputation et éroder la confiance des parties prenantes.
ProcessMind contrôle le processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report dans Microsoft Dynamics 365 au regard de règles prédéfinies et de modèles de processus cibles. La plateforme identifie automatiquement les cas où des activités requises sont ignorées, où des approbations manquent ou où les processus s’écartent des exigences de conformité, afin de permettre une réduction proactive des risques et une préparation efficace des audits.

Une répartition inefficace des tâches lors de la clôture périodique et du rapprochement Record to Report peut surcharger régulièrement certains membres de l’équipe ou certains services, tandis que d’autres restent sous-utilisés. Ce déséquilibre entraîne épuisement, retards et utilisation moins efficace des ressources financières disponibles.
ProcessMind offre une visibilité claire sur l’affectation des ressources et la répartition de la charge de travail pour toutes les activités du processus de clôture périodique dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme indique qui réalise quelles tâches, la charge correspondante et les points où des goulots d’étranglement apparaissent en raison d’une répartition déséquilibrée, afin d’améliorer la planification des ressources et la gestion des capacités.

Les délais prolongés de collecte et d’intégration des données sources nécessaires dans Microsoft Dynamics 365 pour le processus Record to Report sont une cause fréquente de retard de clôture. Ce goulot d’étranglement initial se répercute sur les activités suivantes, repoussant les rapprochements et la production des états financiers, et nuisant à la ponctualité globale.
ProcessMind identifie précisément la durée et les dépendances de l’activité « Source Data Collected » ainsi que des étapes qui la précèdent pour chaque Financial Period. En analysant le flux, la plateforme met en évidence les difficultés d’intégration des données et permet de cibler les améliorations nécessaires pour accélérer cette phase initiale essentielle du processus de clôture périodique et de rapprochement.

Les efforts manuels, les contrôles approfondis et les reprises souvent nécessaires pour la clôture de période et le rapprochement Record to Report peuvent augmenter considérablement les coûts opérationnels. Ces dépenses cachées réduisent la rentabilité et mobilisent des ressources qui pourraient être consacrées à des tâches d’analyse créatrices de valeur, ce qui diminue l’efficacité globale de la fonction finance.
ProcessMind quantifie le temps consacré aux différentes activités du processus de clôture dans Microsoft Dynamics 365 et identifie les domaines qui nécessitent beaucoup d’efforts manuels et de reprises. En repérant les inefficacités et les possibilités d’automatisation ou d’optimisation des flux de travail, il aide les organisations à réduire le coût total de leur clôture de période et de leur rapprochement.

Sans visibilité claire et en temps réel sur l’avancement des activités de clôture de chaque période financière, les équipes financières peinent à gérer les retards de manière proactive ou à repérer les problèmes imminents. Ce manque de visibilité entraîne une résolution réactive des problèmes, des échéances manquées et une incapacité générale à maîtriser efficacement le processus Record to Report.
ProcessMind propose une vue interactive en temps réel, sous forme de Dashboard, du processus de clôture périodique et de rapprochement dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme suit l’état de toutes les activités pour chaque Financial Period et fournit immédiatement des informations sur les goulots d’étranglement, les étapes terminées et les tâches restantes, améliorant ainsi considérablement le contrôle et le suivi.

Les étapes de revue et d’approbation des rapprochements du bilan et du compte de résultat introduisent souvent des retards importants dans le processus Record to Report. Les délais d’attente prolongés avant validation ralentissent l’ensemble de la clôture financière et repoussent les activités suivantes, comme la préparation de la balance générale et la production des états financiers.
ProcessMind suit avec précision la durée des activités « Rapprochement révisé et approuvé » et « États financiers révisés et approuvés » dans Microsoft Dynamics 365. Il identifie les approbateurs ou les services qui sont régulièrement à l’origine de retards, en fournissant des données concrètes pour optimiser les flux d’autorisation et accélérer la clôture de période et les rapprochements.

Les problèmes de qualité des données sous-jacents, comme des écritures de transactions incomplètes ou inexactes, peuvent considérablement compliquer et prolonger les activités de rapprochement du processus Record to Report. Les équipes financières doivent alors consacrer beaucoup de temps à l’analyse des écarts, aux corrections manuelles et à la saisie de nombreuses écritures d’ajustement.
Sans analyser directement le contenu des données, ProcessMind s’appuie sur l’attribut « Nombre d’ajustements » et l’activité « Écritures de journal d’ajustement comptabilisées » dans Microsoft Dynamics 365 pour mettre en évidence les symptômes d’une mauvaise qualité des données. Il indique où ces problèmes apparaissent dans le flux de travail de clôture de période et de rapprochement, afin de faciliter l’analyse des sources de données en amont.

Objectifs habituels

Définissez les critères de réussite

Cet objectif vise à réduire le temps total nécessaire à l’achèvement du processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report pour chaque période financière. Sa réalisation réduit les délais de production de l’information financière, permet d’accéder plus rapidement aux analyses financières et favorise des décisions plus agiles. Des clôtures plus rapides diminuent également la pression exercée sur les équipes financières.
ProcessMind identifie les goulots d’étranglement et les activités les plus longues du processus de clôture dans Microsoft Dynamics 365. En visualisant les parcours réels, vous pouvez repérer les retards et potentiellement réduire de 15 à 25 % la durée globale du cycle.

L’approbation efficace des rapprochements est essentielle pour clôturer les périodes dans les délais. Cet objectif vise à réduire le temps nécessaire à la revue et à l’approbation des rapprochements des comptes de bilan et de résultat, tout en garantissant leur exactitude. Il a une incidence directe sur la date de clôture finale. ProcessMind cartographie le flux d’approbation des rapprochements dans Microsoft Dynamics 365, en mettant en évidence les écarts et les boucles de reprise. Il identifie les étapes d’approbation qui provoquent des retards, afin de vous aider à optimiser les flux de travail et à réduire potentiellement les délais d’approbation de 20 à 30 %.

Un volume élevé d’écritures d’ajustement après la clôture d’une période révèle des problèmes sous-jacents dans le processus Record to Report ou dans la qualité des données. Cet objectif vise à identifier et à traiter les causes profondes, afin de garantir l’exactitude et l’exhaustivité des données avant la clôture et d’améliorer la fiabilité des rapports.
En analysant le moment et la nature des écritures d’ajustement, ProcessMind révèle les activités ou les sources de données de Microsoft Dynamics 365 les plus susceptibles de générer des erreurs. Cette analyse permet d’intervenir en amont, de réduire potentiellement de 10 à 20 % le nombre d’ajustements et d’améliorer la production de rapports corrects dès la première exécution.

Des procédures incohérentes entraînent des inefficacités, des erreurs et des risques de non-conformité. Cet objectif vise à établir et à faire respecter des flux de travail standardisés pour toutes les activités de clôture de période et de rapprochement du processus Record to Report, afin d’obtenir des résultats homogènes et de qualité à chaque période financière. ProcessMind identifie toutes les variantes observées dans votre processus de clôture de période Microsoft Dynamics 365. Il repère les parcours non conformes et les écarts par rapport aux procédures opérationnelles standard, afin de vous permettre d’appliquer les bonnes pratiques et de réduire la variabilité du processus jusqu’à 40 %.

Il est essentiel de veiller à ce que toutes les activités d’information financière respectent les exigences réglementaires et les politiques internes. Cet objectif vise à identifier et à réduire de manière proactive les risques de conformité du processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report, afin d’éviter les sanctions et les atteintes à la réputation.
ProcessMind audite automatiquement l’exécution des étapes essentielles à la conformité dans Microsoft Dynamics 365, notamment la séparation des tâches et les hiérarchies d’approbation. La plateforme met en évidence les cas de non-conformité, afin de vous aider à renforcer les contrôles et à rester prêt pour les audits.

Une répartition inégale de la charge de travail pendant la clôture peut entraîner épuisement, erreurs et retards. Cet objectif consiste à analyser et à réaffecter les tâches plus efficacement au sein de l’équipe financière, afin de rendre le processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report plus régulier et moins stressant.
ProcessMind offre une visibilité sur l’affectation des ressources et la durée des activités pour chaque utilisateur de Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les goulots d’étranglement causés par des personnes ou des équipes surchargées, afin de rééquilibrer les tâches et d’améliorer de 10 à 15 % l’efficacité globale de l’équipe.

La collecte ponctuelle de toutes les données sources nécessaires est fondamentale pour assurer l’efficacité de la clôture périodique et du rapprochement Record to Report. Tout retard à ce stade se répercute sur l’ensemble du processus. Cet objectif vise à identifier et à supprimer les obstacles liés à l’acquisition des données, afin que les informations soient disponibles au moment voulu.
ProcessMind cartographie les activités précédant la clôture et menant à la disponibilité des données sources dans Microsoft Dynamics 365. La plateforme révèle les dépendances et les retards des processus de saisie des données, afin de permettre des interventions ciblées, d’accélérer leur disponibilité et de réduire potentiellement de 10 à 20 % les temps d’attente.

Le processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report peut mobiliser d’importantes ressources. Cet objectif consiste à identifier les inefficacités, les efforts manuels et les reprises qui contribuent à l’augmentation des coûts opérationnels, afin de simplifier les opérations et de réaliser des économies significatives.
ProcessMind quantifie le temps et les ressources consacrés aux différentes activités de votre processus de clôture dans Microsoft Dynamics 365. En identifiant les étapes redondantes ou les possibilités d’automatisation, vous pouvez réduire les efforts manuels et potentiellement diminuer de 5 à 10 % les dépenses opérationnelles.

L’absence d’informations en temps réel sur l’avancement du processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report entrave la gestion proactive et la résolution des problèmes. Cet objectif vise à mettre en place un suivi continu, avec un état actualisé de toutes les activités de clôture.
ProcessMind propose des Dashboards dynamiques et un contrôle de conformité pour afficher l’état en direct des activités de clôture dans Microsoft Dynamics 365. Les responsables financiers peuvent ainsi suivre l’avancement, repérer immédiatement les écarts et prendre des décisions fondées sur les données.

La revue et l’approbation finales des états financiers peuvent prendre beaucoup de temps et retarder le reporting externe. Cet objectif vise à optimiser cette phase importante de la clôture de période et des rapprochements du processus Record to Report, en garantissant une revue approfondie sans délais inutiles. ProcessMind analyse le flux de travail et la durée des étapes de revue et d’approbation des états financiers dans Microsoft Dynamics 365. Il met en évidence les boucles itératives et les retards lors des transmissions, afin de permettre une refonte du processus et de raccourcir le cycle de revue jusqu’à 15 %.

Une qualité insuffisante des données constitue un obstacle majeur à un rapprochement des comptes exact et efficace, et entraîne reprises et erreurs. Cet objectif consiste à identifier les sources des écarts de données et à mettre en œuvre des solutions pour améliorer la fiabilité des données financières.
ProcessMind aide à identifier les points où les problèmes de qualité des données apparaissent dans le processus de clôture périodique et de rapprochement Record to Report de Microsoft Dynamics 365, notamment en corrélant les échecs de rapprochement avec certains types de transactions ou points de saisie. Vous pouvez ainsi cibler les améliorations de la gouvernance des données.

Le parcours d’amélioration en 6 étapes pour Record to Report, clôture de période et rapprochement

1

Téléchargez le modèle
2

Exportez vos données
3

Importez votre jeu de données
4

Analysez votre processus
5

Mettez en œuvre les améliorations
6

Suivez votre processus
1

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Que faire

Obtenez le modèle Excel préconfiguré, spécialement conçu pour les données du processus Record to Report, clôture de période et rapprochement dans Microsoft Dynamics 365.

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Pourquoi c’est important

Un modèle standardisé garantit la cohérence et l’exactitude des données, simplifie l’analyse qui suit et évite les erreurs courantes de préparation.

Résultat attendu

Vous disposez du modèle Excel approprié, prêt à recevoir vos données financières de clôture de période.

CE QUE VOUS OBTIENDREZ

Identifiez les retards cachés de votre clôture financière

ProcessMind visualise l’ensemble de votre cycle Record to Report et révèle chaque étape ainsi que chaque interaction. Vous disposez ainsi d’une vision claire, fondée sur les données, de vos activités de clôture de période dans Dynamics 365.
  • Cartographiez le flux réel de votre processus Record to Report
  • Identifiez précisément les goulots d’étranglement des activités de clôture de période
  • Analysez les délais du cycle de clôture financière
  • Améliorez la précision des rapprochements et la conformité
Discover your actual process flow
Discover your actual process flow
Identify bottlenecks and delays
Identify bottlenecks and delays
Analyze process variants
Analyze process variants
Design your optimized process
Design your optimized process

RÉSULTATS HABITUELS

Atteindre l’excellence en matière de clôture périodique et de rapprochement

Ces résultats illustrent les gains d’efficacité et les améliorations mesurables que les organisations obtiennent généralement en optimisant leurs processus Record to Report, de clôture périodique et de rapprochement. Associé aux données de Microsoft Dynamics 365, le Process Mining permet d’identifier et de résoudre les goulots d’étranglement, pour une information financière plus rapide et plus exacte.

0 %
Clôture périodique plus rapide

Réduction de la durée moyenne du cycle

Réduire le temps total nécessaire à l’achèvement du processus de clôture de la période financière afin d’accélérer la production de l’information financière et la prise de décision.
0 %
Rapprochements simplifiés

Réduction du délai d’approbation

Accélérer le contrôle et l’approbation des rapprochements de comptes afin de vérifier les soldes plus rapidement et avec moins de retards.
0 %
Moins d’ajustements après la clôture

Réduction du nombre d’ajustements nécessaires

Réduire le recours aux écritures comptables correctives après la clôture, améliorer l’exactitude des données et limiter les reprises coûteuses.
0 %
Meilleure conformité du processus

Respect des flux de travail standard

Augmenter la proportion de clôtures financières qui suivent systématiquement les procédures opérationnelles standard définies, afin d’améliorer la cohérence et la préparation aux audits.
0 %
Meilleure visibilité sur la clôture

Analyses du processus en temps réel

Obtenir des analyses en temps réel sur l’avancement et les goulots d’étranglement de la clôture périodique afin d’assurer une gestion proactive et de prendre des décisions éclairées tout au long du cycle.

Les résultats varient selon la complexité du processus et la qualité des données. Ces chiffres correspondent aux améliorations généralement observées dans le cadre des mises en œuvre.

Données recommandées

Commencez par les attributs et activités les plus importants, puis complétez-les selon vos besoins.
Vous découvrez les journaux d’événements ? En savoir plus sur la création d’un journal d’événements pour le Process Mining.

Attributs

Données clés à recueillir pour l’analyse

Identifiant unique du cycle de reporting financier, par exemple « 2023-12 » pour décembre 2023. Il sert d’identifiant principal du cas et regroupe toutes les activités liées à la fin de la période.

Pourquoi c’est important

Il s’agit de l’identifiant essentiel du cas qui structure l’analyse et permet d’évaluer l’ensemble du processus de clôture de la période, du début à la fin, pour chaque cycle de reporting distinct.

Nom d’un événement métier ou d’une tâche précise survenue dans le processus de clôture de la période, par exemple « Trial Balance Prepared » ou « Account Reconciliation Started ».

Pourquoi c’est important

Cet attribut constitue la base de la carte du processus. Il permet de visualiser et d’analyser la séquence des étapes, les goulots d’étranglement et les écarts du cycle de clôture de période.

Date et heure précises auxquelles une activité donnée de clôture de la période a été exécutée ou terminée.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’un attribut essentiel pour toutes les analyses fondées sur le temps, notamment le calcul des temps de cycle, l’identification des goulots d’étranglement et la compréhension de la séquence des événements.

Identifiant ou nom de l’utilisateur qui a exécuté l’activité.

Pourquoi c’est important

Permet d’analyser la répartition de la charge de travail, la performance des utilisateurs et l’allocation des ressources, afin d’identifier les équipes ou les personnes surchargées.

Identifiant de l’entité juridique ou de la société pour laquelle la clôture de la période est effectuée.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une dimension principale pour le filtrage et la comparaison, qui permet d’analyser la performance de la clôture de la période entre différentes entités juridiques.

Département fonctionnel associé à l’activité ou à l’utilisateur qui l’exécute, par exemple « Finance », « Controlling » ou « AP ».

Pourquoi c’est important

Fournit un contexte organisationnel et permet d’analyser la performance du processus ainsi que la répartition de la charge de travail par fonction.

Numéro du compte du grand livre général concerné par l’activité, par exemple une comptabilisation ou un rapprochement.

Pourquoi c’est important

Permet une analyse financière détaillée et aide à repérer les comptes problématiques présentant un taux élevé d’ajustements ou des durées de rapprochement importantes.

Activités

Étapes du processus à suivre et à optimiser

Cette activité marque le début du processus de clôture financière pour une période donnée. Elle est généralement déduite de la création d’un calendrier de clôture dans l’espace de travail Financial close ou du premier changement d’état de la période comptable.

Pourquoi c’est important

En tant qu’événement de début, elle est essentielle pour mesurer la durée totale du cycle de clôture périodique. L’analyse du délai à partir de cet événement permet d’évaluer la durée globale du processus et le respect des calendriers.

Cette activité indique qu’un rapprochement de compte préparé a été examiné et approuvé par un responsable ou un réviseur. Elle est généralement enregistrée comme la mise à jour finale du statut d’une tâche dans l’espace de travail Financial close.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape importante qui clôt le rapprochement d’un compte. Elle est essentielle au calcul de l’indicateur « Temps moyen d’approbation des rapprochements » et à l’identification des goulots d’étranglement liés aux approbations.

Étape importante correspondant au moment où tous les ajustements connus ont été comptabilisés et où une balance générale préliminaire est prête à être examinée. Il s’agit d’un événement déduit qui marque la fin de la saisie des données.

Pourquoi c’est important

Cette activité constitue un point de contrôle important avant la production des états financiers. Elle sépare la phase de correction des données de la phase de reporting et d’examen.

Il s’agit de l’étape d’approbation finale, qui indique que la direction a examiné les états financiers de la période et les a validés. Cet événement est souvent enregistré au moyen d’une tâche dans l’espace de travail Financial close.

Pourquoi c’est important

Il s’agit d’une étape métier importante qui clôt la phase d’examen. Elle est essentielle pour mesurer le Financial Statement Review Time et la gouvernance globale du processus.

Dernière activité du processus, au cours de laquelle la période du grand livre général est officiellement clôturée, ce qui empêche toute nouvelle comptabilisation. Il s’agit d’un changement de statut explicite et auditable dans Dynamics 365.

Pourquoi c’est important

En tant qu’événement de fin définitif, cette activité est essentielle au calcul de l’Average Period Close Cycle Time. Elle représente l’achèvement final et irréversible de la période financière.

FAQ

Questions fréquemment posées

Le Process Mining analyse les journaux d’événements de votre système Microsoft Dynamics 365 afin de visualiser le processus réel de clôture de période et de rapprochement. Il identifie les goulots d’étranglement, les écarts par rapport aux procédures standard et les domaines à l’origine des retards ou de la non-conformité. Vous pouvez ainsi localiser précisément les inefficacités et comprendre leur incidence sur votre reporting financier.

En analysant les horodatages et la séquence des activités dans vos données Dynamics 365, les outils de Process Mining reconstituent le parcours de bout en bout de chaque clôture de période financière. Ils mettent en évidence les activités de longue durée ou faisant fréquemment l’objet de reprises, et révèlent ainsi les principaux goulots d’étranglement ainsi que leurs causes profondes dans les étapes de rapprochement et d’approbation. Cette visibilité détaillée vous aide à hiérarchiser les efforts d’amélioration.

Vous avez généralement besoin de données de journal d’événements comprenant un identifiant de cas, un nom d’activité et un horodatage pour chaque action. Pour la clôture de période, la période financière peut servir d’identifiant de cas, avec des activités pertinentes telles que les écritures de journal, les rapprochements et les approbations, ainsi que leurs heures d’exécution. L’accès aux tables contenant l’historique des transactions et des audits est essentiel.

La configuration initiale, qui comprend l’extraction des données et la configuration du modèle, peut souvent être réalisée en quelques semaines, selon la disponibilité et la complexité des données. Les premières analyses peuvent généralement être produites peu après l’importation des données. Une analyse continue fournit des possibilités d’optimisation régulières et des améliorations mesurables.

Vous pouvez accélérer votre cycle de clôture financière, réduire les écritures d’ajustement postérieures à la clôture et simplifier l’approbation des rapprochements de comptes. Le Process Mining améliore également la visibilité en temps réel et contribue à standardiser les flux de travail de clôture de période, ce qui permet de réduire les coûts opérationnels et d’améliorer la conformité. Ces avantages contribuent à une clôture financière plus efficace et plus précise.

Oui. Le Process Mining peut comparer l’exécution réelle du processus à des règles de conformité et à des procédures opératoires standard prédéfinies. Il identifie automatiquement les écarts, vérifie que toutes les étapes requises sont suivies et que les approbations sont obtenues, renforçant ainsi votre niveau de conformité en matière de reporting financier. Le risque de non-conformité et de constats d’audit s’en trouve réduit.

L’extraction des données peut varier selon votre configuration Dynamics 365 et les tables concernées. Toutefois, Dynamics 365 propose différents outils d’intégration et API qui simplifient l’accès aux données de transaction et aux journaux d’audit. La collaboration avec votre équipe informatique ou un spécialiste du Process Mining peut faciliter efficacement cette étape.

Le Process Mining met indirectement en évidence les problèmes de qualité des données en révélant les incohérences ou les événements manquants dans le flux du processus. Par exemple, si des étapes de rapprochement sont ignorées ou enregistrées incorrectement, l’outil visualise ces anomalies et invite à examiner puis à améliorer les pratiques de capture des données. Vous obtenez ainsi des données financières plus fiables et plus exactes.

Non. Le Process Mining est une technique d’analyse non intrusive. Il fonctionne à partir de données historiques extraites de votre système Dynamics 365, sans interférer avec les opérations en cours. Sa mise en œuvre porte sur l’analyse des données et la production d’analyses, et non sur des modifications directes du système, ce qui garantit la continuité de l’activité.

Absolument. En analysant les personnes qui réalisent chaque activité et les durées associées, le Process Mining met en évidence les déséquilibres de charge et identifie les personnes ou les équipes régulièrement surchargées ou sous-utilisées. Ces données permettent de mieux répartir les ressources, d’améliorer l’efficacité et de réduire la pression pendant les périodes de pointe.

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